HNB Nieobecności

System Zarządzania Forte
moduł Nieobecności
Podręcznik użytkownika
Wersja 2010
Windows
jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation.
®
Microsoft SQL Server
jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation.
Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi
firmy Adobe Systems Inc.
System Zarządzania Forte jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o.
Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o.
Warszawa lipiec 2009
Symbol dokumentu MXHNBV2010P0001
©
Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.
All Rights Reserved.
Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody
firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.
Spis treści
Spis treści
Wstęp
I
0-1
Dokumentacja modułu ................................................................................................................... 0-1
Korzystanie z podręczników elektronicznych.............................................................................. 0-1
Korzystanie z pomocy kontekstowej ........................................................................................... 0-1
Pomoc techniczna .......................................................................................................................... 0-2
Zastrzeżenia ................................................................................................................................... 0-2
Aktualne informacje ........................................................................................................................ 0-2
Praca z modułem Nieobecności
1-1
Obieg nieobecności w firmie ......................................................................................................... 1-1
Składanie wniosku ...................................................................................................................... 1-2
Akceptacja wniosków .................................................................................................................. 1-4
Kalendarz .................................................................................................................................... 1-5
Raporty ........................................................................................................................................ 1-6
Nadawanie uprawnień osobom zajmującym się nieobecnościami ............................................. 1-7
Procesy............................................................................................................................................. 1-9
Podręcznik ..................................................................................................................................... 1-11
Użytkownika .............................................................................................................................. 1-11
Wstęp
System Zarządzania Forte to rozwiązanie klasy ERP pozwalające osiągnąć przedsiębiorstwom trwałe
i wymierne korzyści biznesowe. Wspiera zarządzanie strategicznymi obszarami i procesami zachodzącymi w organizacji, przyczynia się do wzrostu efektywności i optymalizacji kosztów jej funkcjonowania. Szybki dostęp do wiarygodnej i spójnej informacji zarządczej pozwala elastycznie reagować na
zmiany rynkowe, wpływa na zwiększenie przewagi konkurencyjnej oraz obniża ogólne ryzyko działalności. System Zarządzania Forte jest zintegrowanym systemem o budowie modułowej, który obejmuje
swoim zakresem strategiczne obszary i procesy w organizacji - finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, sprzedaż i marketing oraz analizy i zarządzanie informacją. Zaawansowane rozwiązania oraz
wykorzystywana baza Microsoft SQL Server pozwalają na bezpieczny rozwój poszczególnych modułów, integrację z innymi systemami oraz tworzenie nowych raportów i zestawień dostosowanych do
specyfiki i potrzeb firmy. Forte Nieobecności jest jednym z modułów Systemu Zarządzania Forte.
Dokumentacja modułu
W skład dokumentacji modułu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie .PDF inne dokumenty w
tym formacie, dokumenty pomocnicze w formacie .RTF oraz pliki pomocy kontekstowej.
Korzystanie z podręczników elektronicznych
Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o module. Podręczniki elektroniczne są
tworzone w formacie .PDF. Oprócz tego do modułu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w module zmiany.
Do korzystania z dokumentów w formacie .PDF niezbędne jest zainstalowanie w systemie przeglądarki Acrobat Reader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta
(link do strony producenta w języku polskim: http://adobe.com/pl/.
Korzystanie z pomocy kontekstowej
Moduł posiada typową dla większości aplikacji Windows dodatkową instrukcję obsługi nazywaną pomocą kontekstową. Wywoływana jest przez naciśnięcie klawisza F1. Pomoc przypomina trochę suflera, który podpowiada potrzebną akurat kwestię. Użyciu klawiszy Shift+F1, powoduje zmianę kształtu
kursora na
. Kliknięcie takim kursorem na dowolnym elemencie okna programu otwiera pomoc
kontekstową w miejscu dotyczącym tego elementu.
W modułach Systemu Forte została dodatkowo zastosowana pomoc kontekstowa opisująca dostarczone z modułem raporty i język, w którym zostały napisane. Pomoc ta jest dostępna w oknach związanych z tworzeniem i wykonywaniem raportów po wybraniu klawiszy Ctrl+F1.
0–2
Podręcznik użytkownika Forte Nieobecności
Pomoc techniczna
Jeżeli wystąpią trudności związane z modułem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla
użytkowników programów Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej.
Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika. Jest on otwierany poleceniem Podręcznik użytkownika z menu Podręczniki modułu.
Przeczytać plik zawierający najnowsze informacje, jego wersja elektroniczna znajduje się
w menu Start systemu operacyjnego, w katalogu Wszystkie programy/Sage/Forte dokumentacja.
Zgłosić problem wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu. W tym celu należy otworzyć menu Start w systemie operacyjnym, a następnie wybrać Wszystkie programy/Sage/Narzędzia/Zgłoszenie problemu.
Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z systemem pakietu
usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany na naszej stronie
w Internecie.
Zastrzeżenia
Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania modułu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie
zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą
istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów.
Autorzy zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej.
Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem modułu w momencie publikacji.
Moduł i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników.
Sage sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad.
Aktualne informacje
System jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w module, które nie
zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie
instalacji modułu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie.
MXHNBV2010P0001
Praca z modułem Nieobecności
Moduł Nieobecności, będący jednym z wielu modułów Systemu Zarządzania Forte, wspomaga proces zarządzania nieobecnościami pracowników. Powstał on w odpowiedzi na potrzeby Klientów,
świadomych zasobochłonności, a co za tym idzie kosztowności procesu.
Moduł pozwala pracownikom w sposób elektroniczny, a więc bez dokumentów papierowych, zgłaszać
wnioski urlopowe i uzyskiwać niezbędne i zdefiniowane wcześniej akceptacje. Przełożeni mogą dokonywać przeglądów nieobecności pracowników oraz sporządzać zestawienia i raporty planów urlopowych i ich realizacji, co zdecydowanie polepsza jakość zarządzania zasobami ludzkim.
Użytkownicy posiadający moduł Intranet mają wgląd w dane pracowników, a przy tym w ich nieobecności, poprzez strukturę organizacyjną firmy.
Funkcjonalności obsługujące moduł znajdują się w menu głównym w grupie Aplikacje.
Rys. 1-1 Moduł Forte Nieobecności menu główne.
Obieg nieobecności w firmie
Pracownik może składać wniosek dotyczący różnych, przewidzianych prawem rodzajów urlopów, m.i.:
urlopu wypoczynkowego, urlopu wypoczynkowego na żądanie, urlopu wypoczynkowego planowanego, urlopu bezpłatnego, urlopu okolicznościowego, nieobecności usprawiedliwionej
płatnej, nieobecności usprawiedliwionej bezpłatnej, urlopu wychowawczego, z tytułu przysposobienia dziecka oraz opieki nad dzieckiem.
Rodzaje urlopów dostępnych w module, są zdarzeniami predefiniowanymi w module Forte Kadry i
Płace.
1–2
Podręcznik użytkownika Forte Nieobecności
Rys. 1-2 Rodzaje urlopów dostępne w module Nieobecności.
UWAGA
Nieobecności pracowników mogą być wprowadzone do programu również przez osoby
do tego uprawnione.
Składanie wniosku
Rys. 1-3 Moduł Nieobecności, Grupa Aplikacje.
W module Nieobecności pracownik może zaplanować nieobecność z wyprzedzeniem. W przypadku
urlopu wypoczynkowego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę, urlopu na żądanie i opieki nad
dzieckiem do lat 14-tu, moduł przedstawia wymiar urlopu pracownika oraz jego saldo, dzięki czemu
każdy z pracowników może samodzielnie sprawdzić wymiar przysługującego mu urlopu oraz liczbę dni
urlopu wykorzystanego w danym roku. Nie ma możliwości wprowadzania sald urlopowych z modułu
Nieobecności, ponieważ są one wprowadzane do bazy z modułu Forte Kadry i Płace przy zatrudnianiu
pracowników, przez osoby do tego uprawnione i zgodnie z wymogami prawnymi.
Więcej informacji na temat procesu zatrudniania pracowników i zasad powstawania sald urlopowych
znajduje się w dokumentacji do modułu Forte Kadry i Płace.
Aby złożyć wniosek dotyczący nieobecności, należy wybrać kolejno Aplikacje/Wnioski. W polu Saldo
dostępnego urlopu widoczny jest wymiar urlopu i jego saldo (ilość dni do wykorzystania), w tym ilość
dni urlopu na żądanie.
Jeżeli pracownik z jakiś przyczyn nie może osobiście wypełnić wniosku o udzielenie mu urlopu, może
to, w jego imieniu, zrobić upoważniony pracownik. Planowany urlop możne również wprowadzić bezpośrednio w module Forte Kadry i Płace upoważniony do tego pracownik. Tak wprowadzony urlop
przypisany do odpowiedniego pracownika pojawi się od razu w module Nieobecności, ponieważ moduły Forte Kadry i Płace oraz Nieobecności posiadają wspólną bazę danych.
Więcej informacji na temat wprowadzania urlopu bezpośrednio w module Forte Kadry i Płace znajduje
się w dokumentacji do tego modułu.
W formularzu Wniosek związany z nieobecnością ustalamy rodzaj nieobecności (dostępne rodzaje
urlopów pokazane są na rysunku 1-2) i korzystając z kalendarzy podręcznych dostępnych pod przyciskami Od, Do wybieramy początkową i końcową datę nieobecności. W polu poniżej można wpisać
ewentualne uwagi dotyczące nieobecności.
Następnie zgłaszamy wniosek wybierając przycisk Zgłoś.
MXHNBV2010P0001
Praca z modułem Nieobecności
1–3
Rys. 1-4 Wniosek związany z nieobecnością.
Zgłoszenie wniosku powoduje automatyczne przesłanie informacji do przełożonego pracownika celem
akceptacji. Wysłany email zawiera informacje o ilości dni urlopu wnioskowanego, czasie trwania urlopu oraz pokazuje saldo urlopu do wykorzystania. Wybranie opcji Akceptuje lub Odrzucam spowoduje
automatyczne zaakceptowanie lub odrzucenie wniosku urlopowego oraz wysłanie informacji do pracownika pocztą elektroniczną.
Jeżeli pracownik uzna, że w trakcie wypełniania wniosku urlopowego zrobił błąd, lub jego plany urlopowe uległy zmianie, wniosek może usunąć za pomocą przycisku
rekordu z danych wnioskiem.
Natomiast ikona
, widocznego z prawej strony
otwiera formatkę, na której widoczne są szczegóły dotyczące wniosku.
Rys. 1-5 Formatka ze szczegółami wniosku nieobecności oczekującego na akceptację.
1–4
Podręcznik użytkownika Forte Nieobecności
Akceptacja wniosków
Jeżeli przełożony chce przejrzeć i rozpatrzyć większą ilość wniosków, może skorzystać z opcji Aplikacje/Akceptacja. W polu akceptujący pojawi się jego nazwisko i jeżeli nie wypełni dalszych pól wyboru: Statusu i Pracownika, to po naciśnięciu przycisku Szukaj zostaną wyświetlone wszystkie wnioski, jakie złożyli przypisani mu pracownicy.
Rys. 1-6 Wyświetlanie wszystkich wniosków przypisanych do osoby akceptującej.
Jeżeli przełożony chce obejrzeć konkretny wniosek, może to zrobić wybierając odpowiednie opcje z
rozwijanych list: Status i Pracownik.
Rys. 1-7 Opcje dostępne na liście Status.
Wybranie przycisku Szukaj wyświetla formularz pracownika wybranego z listy według powyższych
kryteriów.
Rys. 1-8 Akceptacja wniosku związanego z nieobecnością.
MXHNBV2010P0001
Praca z modułem Nieobecności
1–5
Przy tej metodzie akceptowania wniosków urlopowych istnieje możliwość zamieszczania uwag.
Następnie przełożony decyduje czy danych wniosek ma zostać zaakceptowany czy odrzucony. Po
zaznaczeniu odpowiedniej opcji na rozwijanej liście z prawej strony wniosku potwierdza swoją decyzję
przyciskiem OK. Do pracownika zostaje automatycznie wysłany e-mail potwierdzający decyzję przełożonego.
Szczegóły zaakceptowanego wniosku urlopowego znajdują się na formatce, którą można otworzyć za
pomocą ikony
, widocznej z prawej strony okna.
Rys. 1-9 Formatka ze szczegółami zaakceptowanego wniosku nieobecności.
Kalendarz
W module istnieje możliwość obejrzenia zgłoszonych nieobecności. W tym celu należy wejść w okno
Aplikacje/Kalendarz, gdzie można szukać interesujące Użytkownika nieobecności według kryteriów,
takich jak: Data, Komórka organizacyjna, Grupa, Typ planu i Nazwisko pracownika.
Typ planu może być dzienny, tygodniowy, miesięczny, kwartalny i roczny.
1–6
Podręcznik użytkownika Forte Nieobecności
Rys. 1-10 Kalendarz urlopów w widoku dziennym.
Raporty
Zestawienia nieobecności
Zestawienia nieobecności są zestawieniami dotyczącymi wszystkich pracowników w firmie, dostępnymi wyłącznie dla uprawnionych pracowników.
Aby otworzyć zestawienie nieobecności, należy wybrać kolejno Aplikacje/Raporty/Zestawienia nieobecności. Następnie należy wybrać kryteria wyszukiwania, dostępne w górnej części okna. Nieobecności można filtrować po ich Statusie, Rodzaju, nazwisku Pracownika oraz Miesiącu rozpoczęcia nieobecności.
Rys. 1-11 Rodzaje nieobecności, po jakich można filtrować dane w zestawieniach.
Okno prezentuje listę nieobecności pracownika, wraz z datą zgłoszenia i datami nieobecności, ilością
dni nieobecności, statusem oraz dodatkowymi informacjami: kto wniosek złożył i kto go akceptuje.
Formatka z danymi jest dostępna po kliknięciu na ikonę
W celu usunięcia wniosku należy wybrać przycisk
MXHNBV2010P0001
.
widoczny po prawej stronie okna.
Praca z modułem Nieobecności
1–7
Rys. 1-12 Zestawienie nieobecności.
Salda
Aby otworzyć salda nieobecności, należy wybrać kolejno Aplikacje/Raporty/Salda. Salda są zestawieniami dotyczącymi wszystkich pracowników w firmie, dostępnymi wyłącznie dla uprawnionych pracowników.
W oknie z saldami dostępne są informacje na temat wszystkich pracowników z saldami dotyczącymi
wszystkich rodzajów nieobecności.
Rys. 1-13 Salda nieobecności.
Nadawanie uprawnień osobom zajmującym się nieobecnościami
W celu poprawnego funkcjonowania ewidencji nieobecności pracowników konieczne jest nadanie
uprawnień osobom zajmującym się obsługą nieobecności (są to najczęściej pracownicy Działu Personalnego).
Aby nadać uprawnienia, należy wybrać Aplikacje/Funkcje i ustawienia, wybrać pracownika z listy
wszystkich zatrudnionych w firmie (lista w lewej części okna) a następnie dodać ją do listy z prawej
strony. Osoby te mają uprawnienia do:
akceptacji wniosków nieobecności w imieniu przełożonego
wprowadzania nieobecności związanych z chorobą pracownika (nieobecność usprawiedliwiona)
składania wniosków urlopowych w imieniu pracownika
1–8
Podręcznik użytkownika Forte Nieobecności
ustalania limitów nieobecności współpracowników
posiadają wyłączny dostęp do zestawień nieobecności.
Rys. 1-14 Nadawanie uprawnień osobom zajmującym się nieobecnościami.
Kliknięcie
umożliwia wybranie z listy pracownika, któremu chcemy nadać uprawnienia, a przycisk
Nadaj uprawnienia wprowadza go na listę uprawnionych.
W oknie możemy zdefiniować następujące kategorie osób uprawnionych:
Osoby zajmujące się nieobecnościami - osoby zajmujące się wszelkimi nieobecnościami
pracowników.
MXHNBV2010P0001
Praca z modułem Nieobecności
1–9
Osoby powiadamiane o urlopach VIP-ów. - osoby powiadamiane o urlopach VIP-ów.
(osób, które w opisie stanowiska mają wyrazy: prezes lub dyrektor oraz nie mają słowa
asystent).
Osoby edytujące procesy – osoby mające prawo do edycji procesów w firmie.
W polu Powiadamianie o nieobecnościach można wpisać adres e-mail osoby powiadamianej o
nieobecnościach pracowników.
Za pomocą listy wyboru Przypisywanie typów nieobecności dla wyjazdów służbowych, możemy
określić, oddzielnie dla pracowników i współpracowników, typ urlopu, jaki jest domyślnie przypisywany
podczas wyjazdów służbowych.
W panelu Ścieżki akceptacji umieszczonym poniżej, możemy definiować ścieżki akceptacji. Naturalną ścieżką akceptacji jest akceptowanie nieobecności przez bezpośredniego przełożonego osoby
składającej wniosek. Program umożliwia zdefiniowanie niestandardowych ścieżek akceptacji. Można
je zdefiniować w grupie Ścieżki akceptacji. W pole nazwa można wpisać nazwę ścieżki akceptacji,
po kliknięciu
można z listy pierwszy akceptujący wybrać pracownika, który będzie uprawniony do
dokonywania akceptacji, a całą operację kończy naciśnięcie przycisku Wstaw.
Po zdefiniowaniu przynajmniej jednej ścieżki akceptacji, okno uprawnień wyświetli się w zmienionej
postaci. Pojawi się możliwość edycji ścieżek akceptacji. W grupie edycja ścieżki do akceptacji można dodawać i usuwać osoby akceptujące. W grupie dostępność systemów do edytowanej ścieżki
można decydować, które moduły systemu Forte mogą korzystać z określonych ścieżek akceptacji.
Procesy
W module Nieobecności możliwe jest definiowanie procesów przebiegających w firmie. W tym celu w
oknie Aplikacje/Procesy należy wpisać nazwę definiowanego procesu, jego opis, zaznaczyć minimalną liczbę osób, jaka bierze udział w procesie, oraz zaznaczyć w check boxie, czy proces jest aktywny. Naciśnięcie przycisku Wstaw spowoduje pojawienie się wprowadzonego procesu w dole okna.
Rys. 1-15 Okno definiowania procesów.
Podświetlenie wybranego procesu poprzez stanięcie na niego myszą powoduje otwarcie okna do edycji. Można tu zdefiniować pracowników odpowiedzialnych za obsługę danego procesu, oraz dokonać
ewentualnych zmian w jego nazwie i opisie. Wprowadzone zmiany zatwierdza się przyciskiem Zapisz
zmiany. W oknie tym można również proces wyczyścić lub usunąć.
1 – 10
Podręcznik użytkownika Forte Nieobecności
Rys. 1-16 Okno edycji procesów.
Procesy wprowadzone w powyższym oknie widoczne są w oknie Pulpit pracownika/Procesy.
Na stronie tej można dokonać subskrypcji procesów wybranych z listy tych, które są dostępne dla
poszczególnych pracowników.
Rys. 1-17 Okno subskrypcji powiadomień o procesach.
Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na wybranym procesie powoduje otwarcie formatki, z informacjami na temat procesów.
MXHNBV2010P0001
Praca z modułem Nieobecności
1 – 11
Rys. 1-18 Formularz subskrypcji informacji o procesach.
Kliknięcie na nazwisko osoby odpowiedzialnej za obsługę danego procesu otwiera okno z jej danymi,
takimi jak zajmowane stanowisko, podległość, dział w jakim pracuje, dane teleadresowe.
Podręcznik
Użytkownika
Po wybraniu z menu pozycji Podręczniki/Użytkownika otwiera się podręcznik użytkownika w formacie PDF. Aby móc skorzystać z tej opcji należy mieć zainstalowany program umożliwiający odczyt
plików w formacie PDF np. Acrobat Reader).