Kontrola Rady Gminy w Łubiance

Bydgoszcz, 6.07.2015 r.
WOJEWODA KUJAWSKO-POMORSKI
WNK.DT.III.431.1.1.2015.JSz.EW
Pan
Zbigniew Cywiński
Przewodniczący Rady Gminy
w Łubiance
Al. Jana Pawła II nr 8
87-152 Łubianka
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 258 § 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks
postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267 ze zm.) w Radzie Gminy
w Łubiance (zwanej dalej Radą), adres: Al. Jana Pawła II nr 8, 87-152 Łubianka, w dniach
04-05.05.2015 r. Wojewoda Kujawsko-Pomorski przeprowadził kontrolę, zrealizowaną przez
J. S. – starszego inspektora wojewódzkiego w Wydziale Nadzoru i Kontroli KujawskoPomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy (upoważnienie
nr 312/2015) oraz
E. W. – sekretarkę w Wydziale Nadzoru i Kontroli Kujawsko-Pomorskiego Urzędu
Wojewódzkiego w Bydgoszczy (upoważnienie nr 311/2015).
Kontrolę przeprowadzono w zakresie przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków
w okresie od 28.11.2012 r. do 31.12.2014 r.
W wyniku przeprowadzonej kontroli działalność kontrolowana oceniona została
pozytywnie z nieprawidłowością.
Oceny dokonano na podstawie następujących ustaleń:
1. W Statucie Gminy Łubianka, będącym załącznikiem do uchwały Nr XXIX/223/2001
Rady Gminy w Łubiance z dnia 21.11.2001 r. - z późn. zm. stwierdzono następującą
regulację odnoszącą się do przedmiotu kontroli:
- § 15 ust. 5 pkt 5 Statutu – radni mają prawo i obowiązek utrzymywania stałej więzi
z wyborcami poprzez przyjmowanie postulatów, skarg i wniosków wyborców.
2. Rada nie posiada innych odrębnych regulacji wewnętrznych dotyczących sposobu oraz
zasad przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków, poza treścią wskazaną w punkcie
1 projektu.
3. W okresie objętym kontrolą nie były składane lub przekazywane do Rady skargi przez
posłów na Sejm, senatorów i radnych, nie były przyjmowane skargi ustne składane do
protokołu oraz nie był stosowany szczególny tryb postępowania skargowego.
4. Zgodnie z informacją umieszczoną na drzwiach pomieszczenia Biura Rady,
Przewodniczący Rady przyjmuje mieszkańców w sprawach skarg i wniosków
w każdy wtorek w godzinach 14:00 – 16:30. Dodatkowo podano dane imienne
inspektora Urzędu prowadzącego sprawy Rady Gminy, który przyjmuje skargi
i wnioski we wskazanym pomieszczeniu Rady Gminy.
5. W okresie objętym kontrolą do Rady wpłynęły 4 skargi. Ustalenia tego dokonano na
podstawie pisemnej informacji Przewodniczącego Rady, badania prowadzonego dla
Rady rejestru skarg i wniosków oraz wykazu uchwał podjętych w tym okresie przez
Radę (uchwały od nr XXII/153/2012 z dnia 14.12.2012 r. do III/24/2014 z dnia
30.12.2014 r.).
6. Skargi rozpatrzone zostały w sposób następujący:
- pozycja 1 rejestru: skarga na bezczynność Kierownika GOPS została rozpatrzona
i załatwiona przez Radę (uchwała nr XXXVII/269/2014 z 28.03.2014 r.). Skargę
uznano za zasadną, co skutkowało przeprowadzeniem rozmowy dyscyplinującej
z Kierownikiem GOPS i zobowiązaniem go do właściwego postępowania w zakresie
terminowości załatwiania spraw
w przyszłości. Skarżącego zawiadomiono
o sposobie załatwienia skargi przez przekazanie uchwały przy piśmie
Przewodniczącego Rady z 3.04.2014 r.,
- pozycja 2 rejestru: skarga na bezczynność Wójta Gminy została rozpatrzona
i załatwiona przez Radę (uchwała nr III/23/2014 z 30.12.2014 r.). Skargę uznano za
niezasadną. Skarżącego zawiadomiono o sposobie załatwienia skargi przez
przekazanie uchwały przy piśmie Przewodniczącego Rady z 7.01.2015 r.,
- pozycja 3 rejestru: skarga na działalność Wójta Gminy została rozpatrzona
i załatwiona przez Radę (uchwała nr XLVI/304/2014 z 10.11.2014 r.). Skargę uznano
w części za bezzasadną (brak zasadności zarzutów wymienionych w punktach 1-3
skargi) i w części zasadną (punkt 4 skargi). Skarżącego zawiadomiono o sposobie
załatwienia skargi przez przekazanie uchwały przy piśmie Przewodniczącego Rady
z 17.11.2014 r.,
- pozycja 4 rejestru: skarga na działalność Wójta Gminy została rozpatrzona
i załatwiona przez Radę (uchwała nr XLVI/303/2014 z 10.11.2014 r.). Skargę uznano
za bezzasadną i przekazano skarżącemu przy piśmie Przewodniczącego Rady
z 17.11.2014 r..
7. Udzielone zawiadomienia o sposobie załatwienia powyższych skarg zawierały
uzasadnienia, nie zawierały natomiast pouczenia o treści wskazanej w art. 239 K.p.a.,
w związku z art. 238 § 1 K.p.a. – wymaganego w przypadku skarg uznanych
za bezzasadne. Stan ten potwierdzony został w pisemnych informacjach
i wyjaśnieniach Przewodniczącego Rady z 4 i 5.05.2015 r.
2
8. W odniesieniu do kontrolowanych skarg przekroczony został termin ich załatwiania
przez Radę, określony w art. 237 § 1 K.p.a., przy jednoczesnym braku zawiadamiania
przez ten organ skarżących o niezałatwieniu skarg w terminie, przyczynie zwłoki
i nowym terminie załatwienia - stosownie do art. 237 § 4 K.p.a.
Terminowość załatwiania skarg przedstawiała się następująco:
- skarga poz. 1: wpływ 27.02.2014 r., podjęcie uchwały w dniu 28.03.2014 r., pismo
przekazujące uchwałę skarżącemu z 03.04.2014 r.,
- skarga poz. 2: wpływ 08.05.2014 r., podjęcie uchwały w dniu 30.12.2014 r., pismo
przekazujące uchwałę skarżącemu z 07.01.2015 r.,
- skarga poz. 3: wpływ 09.09.2014 r., podjęcie uchwały w dniu 10.11.2014 r., pismo
przekazujące uchwałę skarżącemu z 17.11.2014 r.,
- skarga poz. 4: wpływ 06.10.2014 r., podjęcie uchwały w dniu 10.11.2014 r., pismo
przekazujące uchwałę skarżącemu z 17.11.2014 r.
Szczególnie odnotować należy przewlekłość rozpatrywania skargi z poz. 2 rejestru
skarg.
Zgodnie z pisemnymi wyjaśnieniami Przewodniczącego Rady z dnia 5.05.2015 r.:
− w odniesieniu do skargi z poz. 1 rejestru „Powodem nie załatwienia w terminie
skargi na bezczynność Kierownika GOPS złożonej w dniu 27.02.2014 r. było
przesunięcie terminu Sesji Rady Gminy. Sesja planowana do odbycia
w terminie wcześniejszym, musiała zostać przesunięta ze względu na
zobowiązania służbowe Wójta Gminy, na dzień 28.03.2014 r.”,
− w odniesieniu do skargi z poz. 2 rejestru „Powodem niezałatwienia w terminie
skargi na bezczynność Wójta Gminy złożonej w dniu 8.05.2014, był brak
wiedzy, zarówno u mnie jak i u pracownika obsługującego Radę Gminy, że
taka skarga wpłynęła. Z przyczyn nie do końca dla mnie jasnych, skarga
trafiła do biura Rady dopiero razem z innymi materiałami (projekty uchwał)
przygotowywanymi na Sesję Rady Gminy w dniu 30.12.2014 r. i na tej Sesji
została przez Radę Gminy rozpatrzona (…)”,
− w odniesieniu do skargi z poz. 3 rejestru „Powodem zwłoki w rozpatrzeniu
kolejnej skargi na działalność Wójta Gminy złożonej w dniu 9.09.2014. była
konieczność dokładnego zbadania przedmiotu skargi w terenie. Rada Gminy
na Sesji w dniu 9.10.2014r. (wcześniej nie odbywano Sesji) zleciła Komisji
Rewizyjnej kontrolę w zakresie opisanym w skardze . O planowanej wizji
lokalnej w terenie i tym samym przesunięciu terminu załatwienia skargi został
skarżący powiadomiony, o czym również świadczy jego udział w wizji lokalnej
(protokół Komisji Rewizyjnej). Ostatecznie Rada Gminy rozpatrzyła skargę na
kolejnej Sesji w dniu 10.11.2014 r.”,
− w odniesieniu do skargi z poz. 4 rejestru „Powodem nie załatwienia w terminie
ostatniej skargi na działalność Wójta Gminy złożonej w dniu 6.10.2014. był
fakt, że skarga również wymagała zbadania w terenie, więc nie mogła być
przedmiotem najbliższej Sesji odbywającej się w dniu 9.10.2014 r. (…) Rada
Gminy rozpatrzyła skargę na kolejnej Sesji w dniu 10.11.2014 r.”.
Licząc od daty wpływu do Urzędu Gminy, skargi zostały załatwione:
3
−
−
−
−
skarga z poz. 1 rejestru: na najbliższej sesji Rady,
skarga z poz. 2 rejestru: na 10 kolejnej sesji Rady,
skarga z poz. 3 rejestru: na 2 kolejnej sesji Rady,
skarga z poz. 4 rejestru: na 2 kolejnej sesji Rady.
9. Wszystkie kierowane do Rady Gminy skargi posiadały oznaczenie daty wpływu
dokumentu do Urzędu Gminy. Brak utrwalania dat wpływu do podmiotu
kontrolowanego skutkuje ustaleniem terminów załatwiania kontrolowanych skarg
w oparciu o daty oznaczone jako daty wpływu do Urzędu Gminy Łubianka.
Jako negatywny przykład takiego obiegu spraw skargowych należy wskazać sprawę
z pozycji 2 rejestru skarg, w której skarga, mimo zaadresowania jej przez skarżącego
bezpośrednio do Przewodniczącego Rady (na kopercie oraz w treści skargi), została
opatrzona wyłącznie pieczęcią wpływu do Urzędu Gminy i zadekretowana do
kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. W efekcie sprawa została
załatwiona przez Radę po upływie 7 miesięcy i 22 dni od dnia wpływu do Urzędu.
10. Wszystkie podjęte uchwały w sprawach skarg wraz z ich uzasadnieniem zostały
przekazane skarżącym przy pismach Przewodniczącego Rady.
Przekazania uchwał skarżącym w drodze doręczenia pocztowego dokonano w formie
korespondencji zwykłej, co uniemożliwia ustalenie faktycznej daty wysłania oraz
skutecznego doręczenia zawiadomień osobom skarżącym.
Wskazuje się następujący zakres, przyczyny i skutki stwierdzonej nieprawidłowości
i uchybienia:
− brak umieszczania w zawiadomieniach o sposobie załatwienia skargi – w przypadku
skarg bezzasadnych – pouczenia o trybie postępowania w sytuacji ponawiania skarg
bez wskazywania nowych okoliczności. Skutkiem tego może być sytuacja
generowania kolejnych skarg składanych do organu właściwego i tym samym nie
znajdującego uzasadnienia angażowania kolejnych środków i czasu w celu ich
rozpatrywania,
− w przypadku konieczności załatwiania skarg w terminie wykraczającym poza termin
określony w art. 237 § 1 K.p.a. brak informowania skarżących o przyczynie zwłoki
i nowym terminie załatwienia skargi – do czego zobowiązuje art. 237 § 4, w związku
z art. 36 § 1 K.p.a. Skutkiem tego może być sytuacja, w której skarżący nie posiadali
wiedzy o stanie lub sposobie rozpatrzenia skargi, w sytuacji jej załatwiania w terminie
dłuższym niż miesiąc,
− negatywnie należy odnieść się do funkcjonującego w Urzędzie Gminy Łubianka
systemu dekretowania i obiegu korespondencji, który daje możliwość pomijania
rzeczywistego adresata korespondencji (w tej kontroli - Przewodniczącego Rady)
i który nie odnotowuje dat wpływu spraw skargowych do Rady, co przyczynia się do
przewlekłości ich rozpatrywania przez ten organ.
Za stwierdzony w trakcie kontroli sposób postępowania w sprawie skarg i wniosków
odpowiedzialność ponosi Rada Gminy w Łubiance.
4
Do projektu wystąpienia pokontrolnego z 9.06.2015 r. nie zgłoszono pisemnych
zastrzeżeń, wobec czego nie dokonano w nim żadnych sprostowań, skreśleń lub uzupełnień.
W związku z ocenami, uwagami i wnioskami zawartymi w projekcie wystąpienia
pokontrolnego oraz niniejszym wystąpieniu, zalecam podjęcie następujących działań, w celu
wyeliminowania stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości:
− w przypadku skarg uznanych za bezzasadne, w zawiadomieniach o odmownym
sposobie załatwienia skargi należy zawierać pouczenie, o którym mowa w art. 238 § 1
K.p.a. o treści art. 239 K.p.a.,
− w przypadku rozpatrywania i załatwiania skarg w terminie dłuższym niż określony
w art. 237 K.p.a. należy zawiadamiać skarżących o przyczynie zwłoki i nowym
terminie załatwienia skargi przez Radę Gminy,
− rozważyć należy zmianę obiegu korespondencji dotyczącej spraw skargowych
kierowanych bezpośrednio do Rady Gminy, bądź do których rozpatrzenia właściwa
jest Rada Gminy.
Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach,
z których jeden egzemplarz otrzymuje podmiot kontrolowany, a drugi egzemplarz pozostaje
w aktach kontroli.
W terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego oczekuję
od Pana Przewodniczącego informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu
wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia
stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości.
WOJEWODA KUJAWSKO-POMORSKI
5