07/08.2005

Felietony Mistrza Trân Triêu Quân
Lipiec / Sierpień 2005
Tłumaczenie: Jacek Twardowski — Wrocławska Akademia Taekwon-do
Znaczenie informacji
Niektórzy z was zadają pytania i przedstawiają sugestie na temat tego w jaki sposób ITF wykorzystuje różne formy komunikacji, w szczególności naszą oficjalną stronę internetową.
Aby odpowiedzieć na te pytania, chciałbym wytłumaczyć wagę, jaką ma dla naszej organizacji przekazywanie informacji, jak również pomóc wam zrozumieć naszą strategię komunikowania się.
ITF wykorzystuje różne formy i środki przekazu informacji, kierowanych do naszych członków (osób i organizacji), jak również do potencjalnych członków oraz do tych, którzy po prostu szukają informacji na temat Taekwon-do i ITF. Chcemy im powiedzieć, czym zajmuje się
ITF, co osiągnęliśmy i czym planujemy się zająć w przyszłości.
Przekazujemy informacje w formie elektronicznej, na papierze czy też osobiście, ale bez
względu jakiej formy przekazu używamy, musimy zawsze pamiętać o tym, że jesteśmy
przedstawicielami ITF i postępować odpowiednio.
Komisja Komunikacji Międzynarodowej Federacji Taekwon-do
Jeszcze do niedawna biuro Prezydenta było odpowiedzialne za rozwój komunikacji. Wraz
z polepszaniem struktur organizacyjnych, podjęto decyzję o decentralizacji odpowiedzialności. W konsekwencji, kilka miesięcy temu wybrano członków Komisji Komunikacji Międzynarodowej Federacji Taekwon-do i przekazano jej obowiązki komunikowania się z Narodowymi Związkami, poszczególnymi adeptami oraz ze wszystkimi pozostałymi osobami i organizacjami. (Odpowiedzialność za przepływ informacji w strukturach ITF pozostaje wciąż po
stronie biura Prezydenta).
Jestem bardzo zadowolony, że udało nam się znaleźć odpowiednią osobę na stanowisko przewodniczącego tej komisji: Pana Jean-Marc Demers, kanadyjskiego prawnika, posiadacza
czarnego pasa, posiadającego duże doświadczenie w problematyce przekazu informacji. Komisja będzie potrzebowała trochę czasu, aby dopracować procedury niezbędne do wypełniania swoich zadań, oraz aby nawiązać współpracę z pozostałymi komisjami i wypracować
formy tej współpracy.
Komisja dokonała już przeglądu oficjalnej strony ITF. Wyniki tej analizy zostały zaprezentowane członkom Zarządu i będą przedmiotem dyskusji w najbliższym czasie.
Komisja liczy na wsparcie ze strony naszych członków, szczególnie oczekuje sugestii w sprawie poprawy jej funkcjonowania, a wszystkie sugestie zostaną poddane szczegółowemu rozpatrzeniu.
Już wkrótce przekażemy Narodowym Związkom ankietę na temat oczekiwań, potrzeb i wymagań. Wyniki ankiety pomogą nam nakierować nasze starania i wysiłki, dostosować priorytety i ustalić cele. Zachęcam wszystkie Związki Narodowe do wzięcia udziału w ankiecie.
Środki przekazu
ITF wykorzystuje trzy kategorie środków przekazu:
Elektroniczne
Oficjalna strona internetowa ITF ma ogromne znaczenie. Coraz więcej osób z całego
świata posiada dostęp do internetu. Średnia, miesięczna ilość odwiedzin na naszej
stronie to ok. jeden milion. Plany na przyszłość zawierają: użycie strony internetowej
w celu usprawnienia funkcji administracyjnych (przesyłanie aplikacji członkowskich,
aplikacji na stopnie mistrzowskie, itp.), rozwinięcie możliwości interaktywnej komunikacji, oraz dostarczanie informacji i narzędzi szkoleniowych w dziale dostępnym
tylko dla posiadaczy oficjalnej licencji ITF.
Flash News jest krótką notką informującą o tym, że na stronie ITF pojawiła się nowa
informacja. Te notki są wysyłane poprzez e-mail do ponad tysiąca subskrybentów.
Poczty elektroniczna (e-mail) jest szeroko wykorzystywana do komunikowania się
pomiędzy członkami ITF. Również notatki prasowe są rozprowadzane tą drogą.
Pisma
Pomimo że formy elektronicznego przekazu informacji są najczęściej używane, to
istotne jest posiadanie “drukowanych” materiałów na temat ITF w celu rozprowadzania ich poza organizacją. Oficjalny magazyn ITF TAEKWON-DO Generation, opublikowany w styczniu 2005, ma służyć jako swego rodzaju wizytówka.
Artykuły i wywiady w innych publikacjach, czy to skierowanych do środowisk sztuk
walki, czy też do szerszego kręgu odbiorców, podnoszą świadomość na temat Taekwon-Do i ITF.
Osobiste
Seminaria ITF, szczególnie Międzynarodowe Kursy Instruktorskie, odbywają się
w różnych miejscach na świecie i są bardzo cenione przez uczestników. Przygotowania i podróże na seminaria zabierają sporo czasu i wysiłku, ale wierzymy, że osobiste
wizyty są istotne. Seminaria często przynoszą efekt w postaci wywiadów dla lokalnych mediów i reklamy ITF oraz lokalnych organizatorów.
Wystąpienia Prezydenta i innych członków kierownictwa ITF podnoszą świadomość
na temat Taekwon-Do i ITF. Przykładowo, Prezydent często na spotkaniach porusza
problematykę praw człowieka w aspekcie filozofii Taekwon-Do.
Oficjalna strona internetowa ITF
Strona internetowa ITF daje nam możliwość przekazywania wiadomość całemu światu, jak
również możemy używać poczty elektronicznej, aby komunikować się z dużą grupą osób
prawie nieustannie. Jednakże te możliwości muszą być używane z rozsądkiem, aby zachować
reputację i wiarygodność.
Jakość naszej strony internetowej jest bardzo istotna, tak jak istotnym i znaczącym jest certyfikat mistrzowski ITF. Jest powszechnie wiadomym, że czarny pas ITF musi być zdobyty;
nie można kupić stopnia mistrzowskiego. Oczywiście moglibyśmy obniżyć nasze wymagania, aby przyznać stopnie mistrzowskie znacznie większej ilości kandydatów, ale jaką wartość miałby wtedy STOPIEŃ mistrzowski ITF? ITF zdobył swoją reputację dzięki jakości
i wartościom, i my nie odbierzemy blasku tej reputacji.
Dla przykładu — często upływa trochę czasu, zanim niektóre wiadomości ukażą się na naszej
stronie internetowej, ale to jedyny sposób, aby zapewnić, że informacja jest rzetelna. Nasza
strona internetowa zdobywa reputację jako autorytatywne i wiarygodne źródło informacji
i nie chcemy ryzykować jej utraty.
Tak więc jakie informacje powinny być publikowane na naszej stronie internetowej?
Wasz zespół ITF, szczególnie Komisja Komunikacji, stale pracują nad przygotowaniem wytycznych. Oto niektóre z pytań, które sami sobie stawiamy decydując, co powinno się znaleźć
na stronie internetowej:







Czy informacja jest rzetelna?
Czy wiarygodnie oddaje zasady filozofii TKD ITF?
Czy jest to informacja mogąca zainteresować członków ITF?
Czy będzie to pouczające i użyteczne?
Czy pomaga to wyjaśnić i promować naszą wizję przyszłości ITF?
Czy pomaga nam osiągnąć nasze cele jako organizacji?
Czy opublikowanie informacji w tym momencie zgadza się z naszymi podstawowymi
priorytetami?
Nasza strategia informacyjna kładzie nacisk na pozytywne podejście; nie ma tu miejsca na
zamieszanie i na propagandę. Nasi członkowie chcą rzetelnej informacji i to jest to, co dostarczamy. ITF jest rozwojowy, nie reakcyjny, wykorzystujemy więc nasze możliwości przekazu
informacji, aby osiągać nasze cele, a nie, by odpowiadać na ataki lub na fałszywe informacje
rozprzestrzeniane przez innych.
Dla przykładu — niektórzy nakłaniali nas, abyśmy wykorzystali stronę internetową ITF, aby
zareagować na działania osób wspierających pana Chang Ung z Płn. Korei, który fałszywie
obwołuje siebie przywódcą ITF. To nie jest naszym priorytetem. Prowadzeni filozofią Ta-
ekwon-Do wybraliśmy, zamiast tego, skoncentrowanie się na pozytywach: prezentując, co
osiągnęliśmy i jakie mamy plany na przyszłość. Poza tym, takich ludzi nie da się powstrzymać, cokolwiek byśmy nie napisali, a uczestnicząc w awanturach i kłótniach, ryzykowalibyśmy utratą wiarygodności wobec naszych członków i osób postronnych. Możemy zrobić lepszy użytek z naszych ograniczonych zasobów czasu i energii tworząc najlepszy ITF dla naszych członków i wspierając ich w budowaniu pokojowego świata.
Inni mogą popisywać się efektami specjalnymi, ale my od początku koncentrujemy się na jakości. informacji — prawdziwej wartości każdej strony internetowej. Oczywiście nie oznacza
to, iż nie będziemy zamieszczać animacji, spotów video czy innych elementów interaktywnych w przyszłości. Obecnie naszą stronę internetowa odwiedza około 1 miliona osób miesięcznie. Wiele osób odwiedza naszą stronę i powracają tu wielokrotnie. Nasza strona internetowa wciąż się rozwija i wprowadzamy w niej ciągłe ulepszenia, aby dostosować ją do
zmieniających się potrzeb.
Powoli i starannie to najlepsza strategia sukcesu.
Nowa Komisja Powitalna
Jako część naszej strategii informacyjnej ostatnio została stworzona nowa Komisja Powitalna
(Welcome Committee) kierowana przez pana Juan Ferrando, Wice Prezydenta ITF z Hiszpanii. Zostały jej przekazane uprawnienia kontaktowania się z nowymi członkami ITF i spowodowania, by jak najszybciej czuli się "jak u siebie w domu" w ITF. Wszyscy, którzy wyrażą
chęć przystąpienia do ITF, są kierowani do tej komisji, która jest odpowiedzialna za odpowiedzi na wszystkie pytania.
Podsumowanie
Można się ze mną, jako Prezydentem ITF, kontaktować poprzez pocztę elektroniczną czy telefonicznie. W rzeczywistości codziennie otrzymuję około stu wiadomości e-mail. Niektóre
z nich są rzeczywiście pilne, ale chciałbym przypomnieć wam, że musimy respektować strukturę naszej organizacji i jej procedury, by być efektywnym i uczciwym wobec wszystkich.
Poświęcamy wiele czasu i wysiłków na rzecz komunikacji, gdyż dla organizacji takiej jak
ITF, posiadającej członków na całym świecie, efektywne przekazywanie informacji jest podstawą. Jako że większość prac jest wykonywana przez woluntariuszy, jest sprawą kluczową,
aby ich wysiłki były prawidłowo zorientowane i podzielone. Dlatego właśnie posiadamy strategię informacyjną — narzędzie, które zostało stworzone, aby wspierać nas w osiągnięciu postawionych celów, a w dłuższym horyzoncie czasowym zrealizować naszą wizję ITF.
Mam nadzieję, że ten felieton był interesujący i wartościowy, wierzę również, że zespół ITF
może liczyć na wasze wsparcie i współpracę.
Proszę przesyłajcie komentarze i sugestie do mnie lub bezpośrednio do Komisji
Komunikacji.
Mistrz Trân Triêu Quân VIII Dan
Prezydent ITF