REGULAMIN PRACY ZESPOŁU DS. ZARZĄDZANIA PROJEKTEM

Załącznik do Zarządzenia Burmistrza
Nr 571/09 z dnia 13.02.2009r.
REGULAMIN PRACY ZESPOŁU DS. ZARZĄDZANIA PROJEKTEM
PN.” ŚLADAMI HISTORII MASZEWA” realizowanego w ramach poddziałania
5.1.1. Infrastruktura turystyki Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Zachodniopomorskiego.
§ 1. Ustala się tryb pracy oraz zakres obowiązków członków zespołu,
powołanych do zarządzania projektem, zwanym dalej „zespołem”.
§ 2. Postanowienia mają zastosowanie do pracy zespołu powołanych do;
1. Sporządzenia Planu WdroŜenia Projektu.
2. Wypełniania warunków przyznania dofinansowania zgodnie z
umową z Zarządem Województwa Zachodniopomorskiego.
3. Dokumentowania realizacji projektu w trakcie jego realizacji i po
jego zakończeniu.
4. Przechowywania dokumentacji przez okres waŜności umowy.
5. Zapewnienia wewnętrznej kontroli realizacji projektu.
6. Wydatkowania w ramach projektu zgodnie z zasadą refundacji
kosztów kwalifikowanych poniesionych i udokumentowanych.
7. Realizacja płatności, sporządzania wniosków o płatności okresowe i
płatność końcową.
8. Raportowania Projektu.
9. Promowania Projektu.
10.Utrzymywania stałego kontaktu z Instytucją Zarządzającą RPO
WZ,
której
funkcję
pełni
Zarząd
Województwa
Zachodniopomorskiego.
11.Wyłonienie inspektora nadzoru inwestorskiego nad realizacją
Projektu.
§ 3. Do zadań kierownika - koordynatora zespołu naleŜy:
1. Utrzymywanie stałego kontaktu z Instytucją Zarządzającą RPO WZ,
której funkcję pełni Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego.
2. Zarządzanie realizacją projektu.
3. Definiowanie zadań projektu na podstawie określonego zakresu
projektu.
4. Przydzielanie zadań uczestnikom projektu, nadzorowanie ich realizacji
i zatwierdzanie wykonania zadań.
5. Przygotowania Planu WdraŜania Projektu.
6. Zarządzanie ryzykiem w projekcie.
7. Zarządzanie zespołem projektowym.
8. Ustalanie standardów pracy i współpracy w zespole projektowym.
9. Podejmowanie decyzji w zakresie przekraczającym uprawnienia,
kompetencje lub odpowiedzialności uczestników projektu.
10.Rozwiązywanie konfliktów w zespole projektowym.
11.Kierowanie i koordynacja prac w zakresie płatności okresowych,
końcowych oraz raportowania Projektu.
12.Przygotowywania i udzielanie wyjaśnień dla Instytucji Zarządzającej.
13.Nadzór nad uzyskaniem rezultatów projektu.
14.Udostępnianie i udzielanie wyjaśnień dla instytucji kontrolnych i
audytu.
15.Ustalanie terminów pracy zespołu.
16.Koordynacja w sprawie zawarcia umowy o dofinansowanie.
17.Nadzór nad korzystaniem ze środków pomocowych zgodnie z celami
Projektu.
18.Współpraca z zespołem w przygotowaniu sprawozdań kwartalnych,
rocznych i końcowego.
19.Przygotowywanie wyjaśnień w przypadku stwierdzenia uchybień.
§ 4. Do zadań członków ds. finansowych zespołu naleŜy:
1. Praca przy opracowywaniu Planu WdraŜania Projektu.
2. Przygotowanie załączników do umowy dotyczących strony
finansowej.
3. Zapewnienie płynności finansowej Projektu.
4. Zapewnienie korzystania ze środków pomocowych zgodnie z celami
Projektu.
5. Zapewnienie wewnętrznej kontroli realizacji Projektu.
6. Sporządzanie list płacy zespołu.
7. Przygotowanie dokumentacji finansowej na potrzeby zewnętrznej
kontroli i audytu.
8. Prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej dla celów Projektu.
9. Prowadzenie osobnego rachunku bankowego dla celów projektu.
10.Przygotowanie wniosków o płatność.
11.Realizacja płatności.
12.Przygotowywanie oświadczeń o VAT.
13.Przygotowanie sprawozdań kwartalnych, rocznych i końcowego.
14.Prowadzenie konta bankowego przez okres trwałości rezultatów
projektu.
15.Opisywanie wszystkich dokumentów księgowych zgodnie z
wymogami umowy i ustawą o rachunkowości.
16.Przygotowanie umów z członkami zespołu powołanego do zarządzania
projektem.
§ 5. Do zadań członków zespołu ds. technicznych naleŜy:
1. Nadzór techniczny nad realizacją zadania pod kątem rzeczowo –
finansowym.
2. Udział w odbiorach realizacji robót budowlanych.
3. Przygotowanie umowy z inspektorem nadzoru inwestorskiego.
4. Nadzór nad przygotowaniem pełnej dokumentacji przetargowej - SIWZ,
ogłoszenia w BZP.
5. Sporządzanie opisów w sprawie postępu w realizacji działań oraz
wskaźników projektu.
6. Zgłaszanie ewentualnych ryzyk i problemów prowadzących do nie
wykonania zadania projektu lub jego niewłaściwej realizacji.
7. Sygnalizowanie moŜliwych lub rzeczywistych przekroczeń budŜetu
projektu wykrytych w trakcie realizacji projektu.
8. Sygnalizowanie moŜliwych opóźnień w realizacji projektu.
9. Cykliczne raportowanie pracy wykonanej w realizowanym projekcie i
pracy pozostałej do zakończenia realizacji projektu.
10.Planowanie działań uzupełniających niezbędnych do realizacji projektu.
11.Kontrola nad zagospodarowaniem odpadów powstałych w trakcie
realizacji, wyegzekwowanie od wykonawcy robót dokumentów - karty
przekazania – przejęcia odpadu, protokołu przekazania- odbioru materiału
odpadowego, potwierdzenia sprzedaŜy.
§ 6. Do zadań członka zespołu ds. raportowania i promocji naleŜy:
1. Praca przy opracowywaniu Planu WdraŜania Projektu.
2. Przygotowanie raportów kwartalnych, rocznych i końcowego.
3. Zarządzanie działaniem w zakresie informacji i prowadzenia promocji
projektu, zgodnie z przepisami rozporządzeniem Komisji (WE) nr
1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającym szczegółowe zasady
wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr1083/2006 ustanawiającym
szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006
ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz
Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu
Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego.
4. Opracowanie treści tablic informacyjnych i pamiątkowych zgodnie z
wymogami.
5. Opracowanie ulotek, plakatów, ogłoszenia w prasie i stronie internetowej
Beneficjenta.
6. Sporządzanie wszystkich dokumentów w wersji elektronicznej.
§ 7. 1. Koszty związane z pracą zespołu pokrywane będą z środków
przeznaczonych na realizację projektu z działania – Koszty zarządzania
projektem, określone we wniosku i harmonogramie, pomniejszone
o koszty inspektora nadzoru inwestorskiego.
2. Za pracę związaną z realizacją projektu kaŜdy członek zespołu
otrzymywał będzie wynagrodzenie w okresach miesięcznych, zgodnie z
zawartą umową i harmonogramem projektu.
§ 8. Miesięczny czasookres pracy zespołu uzaleŜniony będzie od potrzeb
sporządzania dokumentów, jednakŜe nie mniej niŜ 15 godzin miesięcznie.
Spotkania zespołu odbywać się będą poza godzinami pracy w Urzędzie.
§ 9. Zmiana regulaminu zespołu następuje w trybie zarządzenia Burmistrza.