Załącznik nr 1

Załącznik nr 1
do zarządzenia nr 69
Rektora z dnia 26.09.2002 r
Zakres działania
Działu Administracyjnego dla Ośrodków Dydaktycznych w Jastrzębiu Zdroju i Rybniku
I. Działania administracyjno - gospodarcze.
1. W zakresie zapewnienia prawidłowego funkcjonowania obiektów
a. nadzór nad utrzymaniem bezpiecznego i higienicznego stanu pomieszczeń, czystości
wewnątrz i na zewnątrz obiektów, zagospodarowaniem terenów zielonych,
b. skuteczne podejmowanie działań mających na celu utrzymanie sprawności
eksploatacyjnej obiektów wraz ze wszystkimi urządzeniami energetycznymi i
instalacyjnymi oraz ciągłą dostawę nośników energetycznych (ścisła współpraca z
Działem Rozliczeń i Eksploatacji Obiektów oraz z Działem Technicznym),
c. zgłaszanie potrzeb w zakresie niezbędnych remontów obiektów i urządzeń,
d. zgłaszanie potrzeb w zakresie zabezpieczenia w materiały, sprzęt biurowy,
komputerowy i inne wyposażenie dla prawidłowego funkcjonowania działu oraz w
zakresie doposażenia obiektów w celu organizowania warunków nauki studentom
oraz pracy pracownikom naukowo-dydaktycznym,
e. wnioskowanie o zapewnienie funkcjonowania umów serwisowych na wszelkie
profesjonalne usługi niezbędne dla prawidłowego wykonywania zadań działu.
2. W zakresie zabezpieczenia mienia Jednostki Organizacyjnej przed pożarem i kradzieżą.
a. zabezpieczenie mienia przed pożarem (ścisła współpraca z Inspektoratem BHP),
b. zabezpieczenie mienia przed kradzieżą i włamaniem (współpraca z sam.ref. ds.
ochrony mienia).
3. Nadzór nad prawidłowym gospodarowaniem powierzonym mieniem.
a. W zakresie gospodarki materiałowej:
- prowadzenie magazynów podręcznych zgodnie z aktualnie obowiązującymi
przepisami i instrukcjami dotyczących gospodarki materiałowej,
- utrzymanie w należytym stanie sanitarnym i porządkowym pomieszczeń
magazynowych tak aby zapasy były zabezpieczone przed kradzieżą, włamaniem,
zalaniem i pożarem,
b. W zakresie majątku trwałego:
- prowadzenie odrębnej ewidencji inwentarzowej w administrowanych obiektach dla
składników majątkowych będących własnością Uniwersytetu oraz dla składników
majątkowych oddanych we władanie Uczelni na podstawie odpowiednich umów
użyczenia, oznakowanie numerami inwentarzowymi środków trwałych będących na
stanie administratora obiektu,
- przygotowanie warunków do sprawnego przeprowadzenia inwentaryzacji
składników majątkowych, spisów z natury oraz uczestnictwo w spisach z natury
zarówno organizowanych przez Uniwersytet jak i Użyczającego,
- wnioskowanie do uczelnianej komisji kasacyjnej oraz do komisji kasacyjnej
Użyczającego o likwidację zniszczonych środków trwałych, przygotowanie sprzętu
do kasacji wraz z ekspertyzami, realizacja wniosków zawartych w protokołach
kasacji.
c. W zakresie realizacji obowiązujących w Uczelni zasad polityki finansowej:
a. przygotowanie danych dotyczących kosztów i dochodów obu Ośrodków
niezbędnych przy opracowywaniu prowizorium budżetowego oraz planu
rzeczowo - finansowego Wydziałów prowadzących dydaktykę w Ośrodkach,
b. zgłaszanie do uruchomienia wydatków ujętych w planie finansowym
uchwalonym przez Senat Uczelni zgodnie z obowiązującymi wewnętrznymi
uregulowaniami wydanymi w związku z ustawą o zamówieniach publicznych,
c. kontrola wszystkich wydatków związanych z kosztami funkcjonowania
obiektów - ścisłe przestrzeganie obowiązujących procedur kontroli
funkcjonalnej pionowej,
d. kontrola realizacji przychodów Ośrodków pochodzących z wynajmu
pomieszczeń i wyposażenia z uwzględnieniem stosownych zapisów zawartych
w umowach użyczenia z Gminami,
e. kontrola rzetelności prowadzenia ewidencji wydatków i dochodów.
d. W zakresie prowadzenia pokoi gościnnych w Ośrodku Działalności Dydaktycznej w
Jastrzębiu Zdroju:
a. prowadzenie administracji pokoi gościnnych oraz rozliczeń za korzystanie z
tych pokoi wg obowiązujących zasad,
b. zapewnianie odpowiednich warunków sanitarnych oraz stwarzanie
optymalnych warunków życia i odpoczynku mieszkańców.
e. Prowadzenie sprawozdawczości z zakresu pracy Działu.
II. Administracyjna obsługa toku studiów oraz spraw bytowych studentów współpraca z dziekanatami Wydziałów, Działem Nauczania, Działem Spraw
Studenckich.
1. Prowadzenie spraw administracyjnych studentów:
a. zapewnianie drożności kanałów przepływu informacji między studentami a
dziekanatami poszczególnych Wydziałów,
b. przygotowanie indeksów, legitymacji studenckich i dokumentacji dla celów
wojskowych,
c. przygotowanie protokołów egzaminacyjnych i zaliczeniowych oraz
indywidualnych kart egzaminacyjnych,
d. pobieranie, ewidencjonowanie, wydawanie i rozliczanie druków ścisłego
zarachowania,
e. współpraca z Działem Współpracy z Zagranicą, Działem Spraw Studenckich i
Kwesturą w sprawach dotyczących studentów cudzoziemców,
f. prowadzenie ewidencji i wydawanie zaświadczeń do kredytów studenckich,
zgodnie z obowiązującymi przepisami,
g. zgłaszanie, na wniosek studenta spełniającego warunki, do ubezpieczenia
zdrowotnego,
h. wystawianie zaświadczeń dla studentów na ich pisemny, uzasadniony wniosek.
2. Uczestnictwo w przygotowaniu obsady zajęć (harmonogram wykorzystania sal
dydaktycznych, umowy o wynajem sal itp.); optymalizacja wykorzystania
infrastruktury dydaktycznej.
3. Ewidencjonowanie spraw związanych z tokiem studiów wg programu
komputerowego "Dziekanat",
4. Przygotowanie dokumentów do obrony prac dyplomowych i wypisywanie
dyplomów,
5. Prowadzenie wykazu prac dyplomowych obronionych w Ośrodkach Dydaktycznych.
6. Przekazywanie do archiwum teczek absolwentów zgodnie z obowiązującymi
przepisami.
7. Administracyjna obsługa spraw związanych z pomocą materialną dla studentów oraz
ewidencjonowanie spraw związanych z udzielaniem pomocy materialnej dla
studentów w programie "Dziekanat".
8. Prowadzenie kroniki Ośrodków.
III. Administracja i zarządzanie lokalnymi sieciami komputerowymi.
1. Konserwacja i rozbudowa oraz utrzymanie bezawaryjnej pracy sieci komputerowych .
2. Bieżąca pomoc użytkownikom lokalnych sieci komputerowych.
3. Konsultowanie zakupu sprzętu i oprogramowania dla użytkowników lokalnych sieci
komputerowych.
4. Gromadzenie dokumentacji technicznej warstwy sprzętowej i oprogramowania
eksploatowanych sieci komputerowych.
Ostatnia modyfikacja strony: 10/11/2002 12:50:58