Protokół z II posiedzenia zespołu ds. rozwoju

Legionowo, 29 stycznia 2014 r.
Rm.0540.2.2013
Protokół z II posiedzenia zespołu ds. rozwoju czytelnictwa i Biblioteki w Legionowie, które
odbyło się 13 listopada 2013 roku.
W środę 29 stycznia 2014 r. odbyło się II posiedzenie zespołu ds. Rozwoju czytelnictwa i Biblioteki
w Legionowie. W obradach wzięli udział członkowie zespołu, obserwatorzy, zaproszeni goście oraz
pracownicy Referatu Marketingu Urzędu Miasta w Legionowie.
II Lista obecności na posiedzeniu Zespołu:
Członkowie Zespołu:
1. Ewa Narożna - Towarzystwo Przyjaciół Legionowa
2. Renata Sowińska - Dyskusyjny Klub Książki "Ścieżki" w Legionowie
3. Kamil Stępkowski - Miejska i Powiatowa Biblioteka Publiczna w Legionowie
4. Lidia Maj - Komisja Międzyzakładowa NSZZ Solidarność w Miejskiej i Powiatowej Bibliotece
Publicznej w Legionowie
5. Zdzisław Koryś - Radny Rady Miasta Legionowo
6. Matylda Durka - Radna Rady Powiatu Legionowskiego
7. Jacek Szczepański - Radny Rady Powiatu Legionowskiego
8. Karolina Błaszczak - Stowarzyszenie "W Centrum"
9. Joanna Bartoszewicz - Stowarzyszenie STOP Likwidacji Biblioteki na Sowińskiego w Legionowie
10. Barbara Słupek - Stowarzyszenie STOP Likwidacji Biblioteki na Sowińskiego w Legionowie
11. Anna Szczepłek - Kierownik Referatu Marketingu w Urzędzie Miasta w Legionowie
Obserwatorzy: Marcin Mizgalski, Tamara Mytkowska, Maciej Modzelewski, Iwona Wymazał, Robert
Górski, Katarzyna Dubska
Zaproszeni goście: Jan Grabiec – Starosta Powiatu Legionowskiego, Danuta Masiak – Dyrektor Miejskiej
i Powiatowej Biblioteki w Legionowie
Pracownicy Referatu Marketingu: Łukasz Konstantynowicz
III Przebieg spotkania.
1. Koordynator prac Zespołu Anna Szczepłek powitała zebranych gości na drugim posiedzeniu
Zespołu ds. rozwoju czytelnictwa i Biblioteki w Legionowie. Podziękowała za przybycie oraz
przyjęcie zaproszenia przez Starostę Powiatu Legionowskiego Jana Grabca oraz Dyrektor Miejskiej
i Powiatowej Biblioteki w Legionowie Danutę Masiak.
2. Na wniosek koordynatorki poddano pod głosowanie kwestię formy pracy nad dokumentami. Na
pytanie czy Zespół wyraża chęć przeprowadzenia analizy SWOT poprzez pracę warsztatów,
większość osób biorących udział w głosowaniu odrzuciła tę formę współpracy jako sposób
wypracowania wniosków podczas analizy dokumentów.
3. Następnie koordynatorka Zespołu zapoznała uczestników spotkania ze źródłami informacji:
- Danymi z Biblioteki. Na prośbę MiPBP termin nadesłania materiałów został wydłużony do
24 stycznia. Odpowiedzi na pytania wpłynęły do Urzędu 24 stycznia i tego samego dnia zostały
udostępnione członkom w postaci skanów. Materiały, które zostały wysłane drogą elektroniczną
były nieczytelne dlatego na spotkanie zostały przygotowane także pliki w formie pdf. Dokumenty
były także rozdystrybuowane w formie ksera dokumentów.
1
- Drugi komplet informacji stanowiły wyniki ankiety przeprowadzonej wśród mieszkańców.
Ankieta była dystrybuowana w formie papierowej we wszystkich filiach i oddziałach Biblioteki,
Urzędzie Miasta Legionowo, instytucjach miejskich, szkołach oraz drogą elektroniczną na stronie
Urzędu Miasta Legionowo, profilu Stowarzyszenia STOP Likwidacji Biblioteki na Sowińskiego
w Legionowie oraz w późniejszym terminie na stronie Miejskiej i Powiatowej Biblioteki Publicznej
w Legionowie. W ankiecie wzięło udział ponad 1000 osób. Na obraz czytelnictwa duży wpływ miał
wiek respondentów, ponieważ większość ankiet papierowych została uzupełniona przez uczniów
szkół.
- O trzeci komplet informacji zwrócono się do Starostwa Powiatu Legionowskiego. Starosta
poinformował, że odpowiedź na zadane pytania przez Zespół na chwilę obecną byłaby nieaktualna.
Na większość pytań odpowiedzi powinien udzielić dyrektor instytucji.
IV Starosta Legionowski Jan Grabiec podziękował za zaproszenie na spotkanie oraz wytłumaczył,
że odpowiedzi na pytania zadane ponad miesiąc temu byłyby obecnie nieaktualne, dlatego
zdecydował się osobiście odpowiedzieć na wszystkie pytania Zespołu. Pytania w główniej mierze
dotyczyły organizacji Powiatowej Instytucji Kultury (PIK): wątpliwości związane były z zakresem
funkcjonowania przyszłej placówki oraz strukturą księgozbioru.
Pytania dot. listu intencyjnego, który został podpisany w sprawie stworzenia powiatowej
biblioteki w miejscu obecnie istniejącej Filii nr 1:
1. Czy obecni pracownicy Filii nr 1 znajdą zatrudnienie w bibliotece powiatowej?
To pytanie do Dyrektora PIK. Z analiz wstępnych budżetu, przeprowadzonych przez pracowników
starostwa powiatu legionowskiego wynika, że do poprowadzenia działalności wypożyczalni
w takim zakresie, w jakim jest ona obecnie prowadzona, nie są niezbędne aż cztery etaty. Powyższa
analiza wykazała, że przy obecnych zasobach potrzebne jest oszczędne gospodarowanie
funduszami, a przyszły Dyrektor podejmie decyzję ilu pracowników w ramach dotacji starostwa
zostanie zatrudnionych. Będzie to liczba etatów, która umożliwi w co najmniej takim samym
zakresie, jaki jest obecnie, realizowany dostęp czytelników do księgozbioru.
Dyrektor Miejskiej i Powiatowej Biblioteki w Legionowie wraz z Prezydentem Piotrem Zadrożnym
wystąpili do Zarządu Powiatu z wnioskiem o utrzymanie obecnych etatów dla pracowników
Filii nr 1 w nowo powstałej placówce. Formalnie na to pismo starostwo jeszcze nie odpowiedziało,
możliwe to będzie po zbilansowaniu budżetu. Sama procedura naboru dla pracowników Fili nr 1
prawdopodobnie zostanie przeprowadzona w formie quasi konkursu, w ramach którego pracodawca
określi oczekiwania, a potencjalny pracownik będzie mógł się do nich odnieść – czy aby chce w
taki sposób pracować. Profil działalności PIK będzie inny niż obecny Filii Nr 1. Oferta pracy
zostanie skierowana do obecnie zatrudnionych, ponieważ to właśnie oni maja niezbędną wiedzę do
prowadzenia oraz rozwoju tego typu placówki, znają też księgozbiór i czytelników.
2. Ilu pracowników będzie zatrudnionych w nowej instytucji?
W oparciu o plany Komisji Oświaty i Kultury Rady Powiatu, oprócz działalności biblioteki
w PIK prowadzona będzie także działalność związana z promocją turystyki oraz aktywnością
kulturalną na terenie całego powiatu. Nie będzie to najbliżej położona placówka biblioteczna
miejsca zamieszkania w której mieszkańcy powiatu będą mogli wypożyczyć książki. W ramach
sekcji PIK prowadzona będzie działalność biblioteczna.
3. W jaki sposób zostanie wyłonione kierownictwo nowo powstałej placówki?
Ustawa o prowadzeniu działalności kulturalnej nie wymaga przeprowadzenia konkursu dla tego
typu placówek. Zarząd Powiatu Legionowskiego zdecydował, aby przeprowadzić konkurs w formie
2
otwartego naboru, w ramach którego oceni pomysły i koncepcje zgłoszone przez zainteresowanych
(oferty wpływały do piątku 24 stycznia). Po ocenie nastąpi decyzja, która ze względu na
harmonogram będzie ogłoszona w przeciągu kilku, kilkunastu dni.
4. Jaki budżet przewidziano dla nowo powstającej placówki?
Zgodnie z uchwałą Rady Powiatu Legionowskiego podjętą w grudniu 2013 r. wysokość dotacji
wynosi 200 tys. zł. Jeżeli plan finansowy dyrektora PIK przekona Zarząd, aby przekazać więcej
środków na konkretne zadania, to istnieje wówczas możliwość zwiększenia budżetu dla tej
instytucji. Styczeń i luty są wyjątkowo ciężkimi miesiącami dla Starostwa, ponieważ w tym okresie
następuje spiętrzenie różnych projektów, nadzwyczajnych wydatków. Prawdopodobnie
w marcu, po zbilansowaniu wydatków, budżetów inwestycyjnych, starostwo będzie posiadało
większą wiedzę, czy możliwe będzie przesunięcie dodatkowych środków dla PIK. Wielkość
budżetu zależy także od tego, czy uda się pozyskać środki zewnętrzne na realizację innych
projektów celów starostwa. Budżet to system naczyń połączonych.
5. Jaki jest harmonogram przejęcia miejskiej instytucji kultury przez powiat?
Placówka w obecnym kształcie będzie funkcjonować do końca stycznia. W lutym przeprowadzona
zostanie inwentaryzacja. Przejmując budynek w ramach porozumienia niezbędne będą dane
wyjściowe, informacje odnośnie posiadanych zasobów Filii Nr 1. Pod koniec lutego, jeżeli będzie
to możliwe starostwo przejmie budynek i całe zaplecze. Liczymy, że 1 marca nastąpi uruchomienie
części bibliotecznej dla czytelników. Będzie to bardzo trudne ponieważ w PIK na chwilę obecną nie
jest zatrudniony żaden pracownik: dyrektor, księgowa/y, pracownicy biblioteczni a dla jednostki
budżetowej kluczowa jest księgowość - bez księgowej nie ma planu finansowego, bez planu nie ma
pracowników nie można wypłacić im wynagrodzenia. Ostatni miesiąc wykorzystany został na
przygotowanie dokumentów i regulaminów, które pozwolą płynnie w ciągu lutego zrealizować
plany starostwa. Jeżeli czas na to pozwoli, odświeżone zostaną pomieszczenia jeszcze w lutym.
W innym wypadku nastąpi to w miesiącach wakacyjnych.
6. Jakie działania zamierza prowadzić powiatowa biblioteka?
Są to głównie plany Zarządu i Rady Powiatu. Zależy to także od koncepcji kandydatów na
dyrektora, może w swoich wizjach rozszerzą zakres działalności. Przez pierwsze miesiące PIK
skupi się na działalności bibliotecznej, bo musi być ona ciągła. Musi być rozwijana współpraca z
kluczowymi instytucjami, bibliotekami gminnymi, szkolnymi, muzeum historycznym oraz centrami
informacji turystycznej. Kolejne miesiące to przygotowanie Instytucji pod kontem sezonu letniego.
Rozmowa bez dyrektora nie będzie efektywna ponieważ to on ubierze koncepcje w plan finansowy
i harmonogram działań.
7. Czy są przewidziane jakieś zmiany techniczne w obecnym budynku Filii nr 1?
Po zapoznaniu się z planem architektonicznym Filii Nr 1 okazało się, że budynek jest zbyt mały jak
na aspiracje powiatu legionowskiego co do PIK, a dokumentacja budynku wysoce niepewna.
Należy ocenić funkcjonalność w szczególności pomieszczeń, które nie są obecnie używane, a trzeba
je będzie dostosować dla nowych celów stałego przebywania i działalności PIK. Wystąpimy także
z prośbą do partnerów o wykorzystanie od MOK sali widowiskowej w Ratuszu, do Urzędu Miasta
Legionowo o salę konferencyjną. Z pewnością wykorzystane zostaną także możliwości, jakie
stwarza LO im. Marii Konopnickiej, które jest jednostką powiatową. Powiat chciałby aby
w perspektywie kilku lat przy wykorzystaniu środków zewnętrznych powstał nowy obiekt.
Poszukiwane są możliwe źródła finansowania m. in środki norweskie, szwajcarskie, które powiat
będzie starał się pozyskać przy pomocy miasta.
3
V Pytania dot. księgozbioru:
•
•
•
W jaki sposób zostanie uzupełniony księgozbiór nowo powstałej powiatowej jednostki?
Czy księgozbiory będą zgodne z założeniami biblioteki miejskiej oraz powiatowej?
W jaki sposób podejmowane będą decyzje o zakupach nowych pozycji książkowych?
Decyzja należeć będzie do dyrektor PIK zgodnie z koncepcją działalności tej instytucji w oparciu
o opinie ekspertów, bibliotekarzy w ramach budżetu, który zapewni powiat. Przemodelowanie
księgozbioru nastąpi ze środków starostwa oraz źródeł zewnętrznych. Powstanie czytelnia naukowa
zgodnie z potrzebami czytelników. Będą ankietowani mieszkańcy, powiatu czego im obecnie
brakuje i co się powinno znaleźć.
W ramach podsumowania mam prośbę do Zespołu o zaproszenie dyrektora PIK wybranego przez
Zarząd Powiatu, aby wraz z pracownikami i obsadą, bibliotekarzami zostali zaproszeni na następne
spotkanie. Propozycja została przyjęta. Nowa instytucja ma być jednostką otwartą, po to aby
pracownicy mogli sprostać oczekiwaniom mieszkańców oraz Zespołu. Wtedy rada programowa,
zespół, który będzie koncepcyjnie pracował nad przyszłością tej instytucji będzie miał bardzo
mocne podstawy. Jeżeli byłaby omawiana strategia funkcjonowania strategi biblioteki instytucji to
mogłaby zostać także omówiona strategia PIK w ramach funkcjonowania tego zespołu. Wówczas
dyrektorzy będą odbiorcami uwag. Działania instytucji powinny być synergiczne, uzupełniające się.
Mamy przykłady z innych dziedzin, dla przykładu gimnazjum prowadzone będzie w ramach
porozumienia przez powiat w LO im. Marii Konopnickiej. Takie były potrzeby, możliwości
kadrowe i oczekiwania mieszkańców. Starostwo podjęło działania po to, aby wzbogacić ofertę.
MOK, Biblioteka Miejska i szkolne, gminne oraz muzeum historyczne powinny współpracować
razem. Jest potencjał, który powinien zostać wykorzystany. Starosta zaproponował również, aby
dyrektor PIK, który zostanie wybrany, dołączył do Zespołu.
VI Pytania do Starosty
Joanna Bartoszewicz: W 2009 r. została powołana decyzją Starosty i Prezydenta – Miejska
i Powiatowa Biblioteka w Legionowie. Jak zaznaczyła się działalność tej placówki zostanie to
podsumowane w odpowiedzi, którą dostaliśmy. Na chwilę obecną zdumiewa mnie tempo
przekształceń. Podejmowane są działania natury finansowej, administracyjnej, organizacyjnej.
Dziwi mnie, że nie usłyszeliśmy do tej pory nic na temat płaszczyzny merytorycznej, która jest
najbardziej istotną sprawą w działaniach Zespołu. Do tej pory nie otrzymałam materiałów: jaki jest
zakres obowiązków i działań biblioteki miejskiej i powiatowej. Nie istotne jest, czy są one złączone
czy rozdzielne. Rozumiem, że biblioteka powiatowa to placówka, która jest o szczebel wyżej niż
biblioteka miejska oraz, że ma szerszy i inny zakres działania. Z materiałów które otrzymałam nie
mam wiedzy, ile bibliotek funkcjonuje na terenie powiatu. Jeśli powołuje się bibliotekę powiatową,
to logiczne wydaje się, że sprawuje ona piecze nad miejskimi. Z powodu likwidacji Filli Nr 1
i buntu czytelników powstaje pomysł o utworzeniu Biblioteki Miejskiej i Biblioteki Powiatowej,
w której rozrośnie się liczba etatów. Księgowanie w jednej i drugiej placówce. A co do etatów
bibliotekarzy, trudno mi sobie wyobrazić aby cztery osoby miały zajmować się księgozbiorem
biblioteki powiatowej, które zawierają się w statucie.
Kolejna kwestia: dzisiaj dowiedziałam się przypadkiem o konkursie na dyrektora PIK. Jak donosi
Gazeta Miejscowa, do 24 stycznia należało złożyć dokumenty do konkursu, zgłosiły się dwie osoby.
Na poprzednim posiedzeniu Zespołu w ogóle nie słyszeliśmy, że jest już planowany konkurs.
• Gdzie były anonse o konkursie? Spodziewałabym się, że muszą być co najmniej 2 - 3
komunikaty o naborze zamieszczone w tytułach ogólnopolskich. Jesteśmy blisko stolicy.
Gdzie te komunikaty zostały umieszczone?
• Kto zasiada w komisji decydującej o wyborze dyrektora? Najważniejsza jest sprawa
merytoryczna. W tej komisji powinni zasiadać eksperci, fachowcy, bibliotekarze np.
przedstawiciel z Biblioteki Wojewódzkiej czy z Biblioteki Narodowej. Wiem, że nadzór
4
nad bibliotekami prowadzi Biblioteka Wojewódzka, czy jest ona informowana o podziale
biblioteki w Legionowie?
Sprawa budynku i sprawa podziału księgozbioru – spisywany jest księgozbiór, który materialnie
przejmie starostwo,
•
czy w powiatowej bibliotece nie należy się zastanowić, jak ma być zbudowany księgozbiór?
Biblioteki i księgozbiory buduje się latami. Jakie są braki w miejskich placówkach nie
zostało jeszcze omówione. Wszystko tworzone jest w straszenie szybkim tempie i na
kolanie. Nie mogę zrozumieć dlaczego powstała inicjatywa stworzenia Powiatowej
Instytucji Kultury, czy jej dyrektor ma kierować biblioteką czy biblioteka powiatowa
Pikiem? Dla mnie są to zadania spokrewnione, ale odrębne. Promocja regionu z pewnością.
Ale jeżeli dyrektor ma kierować tą placówka to jest to ogrom zadań, aby to wszystko
merytorycznie poprowadzić. Cztery etaty, a może w przyszłości więcej. To jest nie do
udźwignięcia dla tych osób.
Starosta Powiatu Legionowskiego – Jan Grabiec
•
•
•
•
•
•
5
Charakter Powiatowej Instytucji Kultury - to jednostka, która obejmuje różne formy
działalności. Będzie to także centrum informacyjne, turystyczne. Dyrektor będzie kierował
jednostką budżetową w całym zakresie, nie tylko w zakresie biblioteki. Nie jest wykluczone,
że jeśli chodzi o bibliotekę od pierwszego marca rozważana będzie formuła, aby sekcja
biblioteki miała własnego kierownika, który będzie odpowiadał za bibliotekę powiatową.
Nie ma jednego modelu funkcjonowania bibliotek. Są przepisy ustawy, które określają
zadania biblioteki powiatowej i są one węższe niż miejskiej. Ich struktura przypomina swoją
formą strukturę oświatową, a nie hierarchicznie podporządkowaną. Zadanie biblioteki
powiatowej: udzielanie pomocy metodycznej, wymiany bibliotecznej, ale z pewnością
zadaniem nie jest wydawanie poleceń dyrektorom bibliotek gminnych. Zadania
wojewódzkiej są szersze i wyraźne. Są różne rozwiązania, różnie definiowane zarówno
rozbudowane etapowo jak i ograniczone. Środki powiatu są mniejsze w porównaniu do
gmin i sejmików.
Ogłoszenia o naborze zamieszczone były w dzienniku ogólnopolskim: Dzienniku Prawnym,
Biuletynie Informacji Publicznej oraz na stronie internetowej Starostwa Powiatowego w
Legionowie. Ogłoszenie o naborze musi mieć konkretną treść przez co jest obszerne. Nie
może to być tylko zajawka. Łącznie na ogłoszenia wydano 3 tys. zł. Opublikowanie tej
treści w ogólnopolskich dziennikach kilkukrotnie zwiększyłoby wydatki. Starostwu zależało
przede wszystkim na dotarciu do jak największej liczby ludzi zainteresowanych konkursem,
którzy pochodzą z terenu powiatu legionowskiego. Starostwo otrzymało także takie pytanie
od Stowarzyszenia.
W komisji konkursowej zasiada Zarząd Powiatu, który powołuje dyrektorów i dokonuje
oceny ich predyspozycji. Procedura jest taka, że ostateczną decyzję podejmuje starosta. To
on przyjmuje wniosek i może nie zatrudnić osoby proponowanej przez Zarząd, wtedy
ponownie zostanie rozpisany konkurs. Jeśli uda się powołać funkcję kierownika w sekcji
biblioteki PIK, to Zarząd skorzysta z proponowanych ekspertów, metodyków.
Będziemy starali się pozyskać z rynku jak najbardziej wartościowy księgozbiór dla
mieszkańców powiatu poprzez zapewnienie odpowiednich środków, a także darów od osób
prywatnych. Mamy zapewnienie od Prezydenta i Dyrektor Miejskiej i Powiatowej
Biblioteki, że będzie użyczony księgozbiór w stanie, w jakim on się obecnie znajduje.
Poddany zostanie on także rzetelnej ocenie ze względu na stan użyteczności.
Rozumiem, że brakuje Pani dyskusji merytorycznej – możliwe, że kolejne spotkanie
Zespołu odbędzie się z dyrektorem i merytorycznymi pracownikami PIK. Opinie należą do
fachowców, a po stronie starostwa zapewnienie warunków materialnych, budynku,
możliwości funkcjonowania w odpowiedniej formule.
Marcin Mizgalski
Jeżeli dobrze rozumiem Pana wypowiedź to otrzymałem niepokojący sygnał: Jest biblioteka, która
funkcjonuje w obecnym kształcie. Następnie zamyka się ją na miesiąc i przeprowadza
inwentaryzację tej placówki. Co teraz dzieje się z czytelnikami?
• Pozwoliłem użyć sobie kalkulatora – w Filii nr 1 w 2013 r. wypożyczono w przybliżeniu
94 tys. książek. Przyjąłem, że mamy 250 dni roboczych, a dziennie wypożycza się w niej
350 książek. Proszę sobie wyobrazić, że ta placówka jest zamknięta na okres miesiąca. Co
się teraz dzieje z czytelnikami. Chciałem przypomnieć, że Filia nr 1 obsługuje 65 %
wypożyczeń książek. Jak to jest możliwe, że powiat nie jest w stanie zrobić inwentaryzacji
w “locie”? Jak to jest, że rozmawiamy na temat przejęcia budynku Fili Nr 1 z Prezydentem
Miasta skoro właścicielem budynku jest KZB?
• Jestem zdziwiony, że starostwo powiatowe podejmuje decyzje nieprzemyślane. Wydaje mi
się, że w tym gronie możemy wymyślić sposób, aby nie zamykać biblioteki. Proszę sobie
wyobrazić 350 osób, które nie przychodzi po książki. Dla przykładu w legionowskim
Empiku, gdy weźmie się rachunek fiskalny, który naliczany jest codziennie od zera
przeprowadzonych jest 800 – 900 transakcji, jest to cała masa ludzi. Proszę sobie wyobrazić,
że ci ludzie nagle znikają i już nigdy nie wrócą. Każdy absolwent zarządzania jest w stanie
przeprowadzić inwentaryzacje w biegu. Powinniśmy wypracować w ramach zespołu
sposób: Jak to zrobić aby nie zamykać Biblioteki oraz nie tracić mieszkańców.
Starosta Powiatu Legionowskiego – Jan Grabiec
•
•
To co dotyczy działań Starostwa to kwestia dot. własności. Prowadzone są rozmowy dot.
umowy dzierżawy z KZB i są to koszty dla starostwa akceptowalne, wysoce preferencyjne,
zbliżone do tego co miała zaoferowane biblioteka miejska funkcjonująca w tym budynku.
Kwestia inwentaryzacji to proces, który musi trwać i nie da się tego zorganizować jak
w placówce komercyjnej np. wykorzystując pracowników nocami lub podczas weekendów.
Pracownicy samorządowi pracują na innych zasadach, na co nie mam wpływu. Podjęto
wyzwanie, aby zrobić to do początku marca. Inwentaryzacja będzie się odbywała w godz.
pracy jednostki administracyjnej.
Marcin Mizgalski
•
Chciałbym przedstawić problem czytelnictwa na przykładzie historii Filii nr 5. W roku 2011
było 7600 wypożyczeń, w 2012 zmniejszyły się o połowę do 4900 (może to był cięższy rok,
zewnętrzny przypadek). Następnie kierownictwo tej placówki w 2013 r. podejmuje decyzje
o zastąpieniu tej placówki punktem bibliotecznym na Husarskiej. Proszę sobie wyobrazić,
że w 2013 r. wypożyczono tam 470 książek. Nie ma retencji czytelników, nie przeszli do
innych placówek. Stawiam tezę, że Kierownictwo Biblioteki Miejskiej zabija czytelnictwo
w Legionowie, co więcej powyższe twarde dane raportuje te samo kierownictwo.
W związku z powyższym mam prośbę, aby w naszym imieniu zwrócił Pan uwagę
Prezydentowi Smogorzewskiemu o problemie zarządzania w Legionowie, czy on wie
w którą stronę zmierza Biblioteka w Legionowie.
Starosta Powiatu Legionowskiego – Jan Grabiec
Jako uczestnik debaty publicznej, procesów społecznych mogę powiedzieć, że trudno jest
rozmawiać z osobami, które obserwują pracę innych z zewnątrz (gdzie wszystko wydaje się
stosunkowo łatwe, gdzie nie o wszystkim można powiedzieć publicznie). Jako samorządowcy
musimy wyrobić umiejętności słuchania. Jakkolwiek jeżeli chodzi o Zespół uważam, że powinna
powstać płaszczyzna wymiany informacji, gdzie każdy będzie miał możliwość wyrażenia swojej
6
opinii w sposób bezpieczny, kiedy będzie mógł bronić swoich racji bez zbędnych ataków.
B. Słupek.
Zgłoszono wniosek o zaproszenie Prezydenta Miasta na następne spotkanie Zespołu. Czy
istnieją informacje na temat wielkości powierzchni zajmowanej przez Bibliotekę w Centrum
Komunikacyjnym? Z tego co zauważyłam wielkość Strefy Multimedialnej zwiększa się i zmniejsza
na potrzeby wypowiedzi poszczególnych osób.
A. Szczepłek
•
Jaką powierzchnię w Centrum Komunikacyjnym zajmować będzie Miejska i Powiatowa
Biblioteka w Legionowie? W budynku dworca realizowanym w ramach budowy Centrum
Komunikacyjnego planowane jest usytuowanie multimedialnej strefy pasażerskiej o łącznej
powierzchni 1.591,49 m2 (bez powierzchni klatek schodowych).
•
Ile pięter przewidzianych jest na pomieszczenia dla Biblioteki? Na potrzeby tej strefy
przeznaczone jest pierwsze piętro o powierzchni 799,10 m2 oraz drugie piętro budynku
o powierzchni 792,30 m2.
•
Czy są dostępne wizualizacje bądź projekty zagospodarowania pomieszczeń Biblioteki? Na
dzień dzisiejszy nie posiadamy aktualnych dostępnych wizualizacji z uwagi na konieczność
uzgodnienia międzybranżowego pomiędzy autorami projektu koncepcyjnego wystroju
wnętrza a jednostką projektową sprawującą nadzór autorski nad projektem podstawowym
budowy budynku dworca. Materiały te przekażemy po ich otrzymaniu od projektantów.
•
Kto w Urzędzie Miasta Legionowo podejmuje decyzje w sprawie zagospodarowania
Centrum Komunikacyjnego? Realizacja projektu podzielona jest na dwie części: Wydział
Inwestycji odpowiedzialny jest za budowę budynku oraz Referat Strategii, który pozyskał
środki na realizację i budowę, prowadzi dokumentacje związaną z rozliczeniem wniosku.
W sprawie pomieszczeń komercyjnych odbędą się konsultacje społeczne, jakiego typu
działalność usługowa ma się tam znaleźć. Określenie Strefy Multimedialnej jest określeniem
z projektu i dotyczy strefy przeznaczonej na działalność biblioteki.
Marcin Mizgalski
Rozumiem, że powstał wniosek dotacyjny. Czy podział jest zgodny z jego treścią ? Czy nie byłoby
zasadne aby otrzymać tę część wniosku, która mówi o programie kulturalnym realizowanym w tym
budynku? Słyszałem wiele wersji na temat powstającego budynku. Dlatego zwracam się z prośbą
o wersję opisową.
Starosta Powiatu Legionowskiego – Jan Grabiec
Może się okazać, że będzie to skomplikowane. Obecnie trwają ustalenia, aby doprecyzować treść
wniosku. Jak zdaje sobie Pan sprawę jest wiele kwestii, które w tego typu projektach są
doprecyzowane. Sam wniosek został złożony dawno, jednakże sama powierzchnia biblioteki nie
została prawdopodobnie ustalona, dlatego może się zwiększać bądź zmniejszać. Prawdopodobnie
jak Prezydent uzgodni ze stroną szwajcarską opinię rzeczową, to będzie miał pewną informację,
która zostanie Państwu podana do szerszej analizy. Przy funduszach zewnętrznych trzeba działać
wariantowo, jest to złożona sprawa. W umowach i aneksach muszą zostać uwzględnione
odpowiednie zapisy, które są sprawdzone i weryfikowane przy kontrolach wielokrotnie. To co
zostało inaczej nazwane mieści się w zakresie kontroli.
7
VII Prośba o odwrócenie kolejności tak aby, najpierw przedstawić wyniki ankiet,
a w kolejnej odsłonie odpowiedzi na pytania skierowanie do dyrektor MiPBP.
Przedstawiono wyniki ankiety dotyczącej czytelnictwa i oceny Biblioteki przeprowadzonej na
prośbę Zespołu w grudniu 2013 r. Badanie zostało podzielone na dwie części. W części
przeprowadzonej wśród internautów wzięły udział 284 osoby.
Profil internautów biorących udział w badaniu:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Osoby z woj. mazowieckiego.
Większość stanowią kobiety.
Wiek: 160 osób w przedziale wekowym 30 - 50.
Badani pochodzą z Legionowa.
Czy korzystasz z placówek Biblioteki w Legionowie? Jeżeli tak, to z których? Większość
korzystała z Biblioteki Głównej i Filii Nr 1.
Jak często korzystasz z Biblioteki w Legionowie? Blisko 50 % osób korzysta z Biblioteki raz
w miesiącu.
W jakim celu odwiedzasz Bibliotekę? Głównym celem odwiedzin biblioteki jest
wypożyczenie książek.
Dlaczego nie korzystasz z biblioteki miejskiej – większość udzieliła odpowiedzi, że posiada
swój własny księgozbiór bądź korzysta z innej biblioteki.
Czy korzystasz z książek w formie IBUKów dostępnych w ramach legionowskiej Biblioteki?
Blisko 88% ankietowanych nie korzysta z IBUKów .
W jaki sposób poszukujesz potrzebnych informacji w bibliotece? – bezpośrednie
przeglądanie regałów, konkretny tytuły książek,
W jaki sposób dowiadujesz się o spotkaniach i zajęciach organizowanych przez Bibliotekę?
ze strony internetowej instytucji miejskich oraz z plakatów i ogłoszeń zamieszczanych
w miejscach do tego przeznaczonych
Jakich spotkań i zajęć Biblioteka organizuje zbyt mało? Spotkań autorskich
Co Twoim zdaniem należałoby zmienić w funkcjonowaniu Biblioteki? Zakup większej ilości
nowych pozycji.
Jak czytelnik odbierał ostatnią wizytę i czego ona dotyczyła:
•
•
Skąd dowiadujesz się o książkach, które warto przeczytać? Marketing szeptany, koledzy
koleżanki, portale społecznościowe.
Jakiego rodzaju książki czytasz najchętniej? (wybierz maksymalnie 3 odpowiedzi). Książki
obyczajowe, historyczne oraz sensacyjne.
Joanna Bartoszewicz
Wydaje mi się, że lepiej będzie, jak każdy z nas podzieli się opinią na temat odpowiedzi
wynikających z ankiety niż jej referowanie. Będziemy mogli wtedy porównać wyniki
z odpowiedziami, które uzyskaliśmy od Biblioteki.
Marcin Mizgalski
Czy zasadne jest aby inwestować w Ibuki, na które w 2013 r. wydano 29 000 zł, a które zostały
pobrane jedynie przez 254 adresy IP. - tylu jest realnych użytkowników. Koszt na jednego
użytkownika wynosi 120 zł.
A. Szczepłek
8
•
•
•
•
Dzisiaj jest dopiero pierwsze spotkanie, podczas którego możemy pracować na materiałach
dostarczonych przez Bibliotekę.
Wyślemy Państwu mailem podsumowanie, jakie są wnioski z ankiety w szczególności
podział czytelników. Pełny profil dostaną Państwo w pigułce do raportu.
Jeżeli chodzi o wydatki na Ibuki. Powinniśmy się zastanowić: Czy to jest kwestia oferty
jaką posiada biblioteka czy słabej promocji.
Oprócz materiałów źródłowych przedstawione zostaną także Państwu skondensowane
informacje, skonfrontujemy odpowiedzi, wyznaczymy cele oraz zbadamy czego czytelnicy
oczekują. Zrobimy analizę SWOT na podstawie materiałów, które otrzymamy od Biblioteki.
Zdzisław Koryś:
•
•
•
•
•
Proponuje uproszczenie procedury. Ponieważ istotne są dla nas zmiany w czytelnictwie
oraz spadek zainteresowania czytelników.
Myślę, że władze miejskie wyciągając wniosek z tego, że ludzie nie czytają obniżają rangę
z filii do punktów bibliotecznych. Moim zdaniem należy spojrzeć na sieć biblioteczną jako
sieć, która jest nie wydolna. Chciałbym, aby Zespół rozmawiał na temat efektywnego
gospodarowania obecnymi zasobami. Zespół powinien zająć się optymalizacją sieci
bibliotek działających obecnie w Legionowie.
Jeżeli mamy coś do zaprojektowania merytorycznego to powinniśmy zastanowić się jak
wykorzystać Mediatekę. Chce zaznaczyć, że usytuowanie Mediateki w Centrum
Komunikacyjnym jest niewłaściwe.
Marzy mi się aby czytelnia naukowa o której wspomniał Pan Starosta była rzetelnie
zrealizowana.
Profil czytelnika powinna znać dyrektor bibloteki, wyniki ankiet są potrzebne ale nie
powinny być tak szczegółowo omawiane. Powinniśmy zarysować bardzo stanowczo szanse
naprawy ważnego elementu życia Legionowa.
A. Szczepłek.
Pewne rzeczy musimy przedyskutować, żeby mieć rzetelny obraz sytuacji, która jest dla miasta
ważna. Stąd zaproszenie dla Starosty Powiatu Legionowskie. Mam nadzieje, że po zebraniu
informacji będziemy mogli popracować merytorycznie nad zagadnieniami: jaki kształt
w mieście powinna mieć sieć biblioteczna, jakie są oczekiwania i co należy zmienić, aby było
dobrze.
M. Mizgalski
Mamy do czynienia ze spadkiem czytelnictwa. Nowe spojrzenie na sieć biblioteczną która
zdecydowanie się kruszy. Powinniśmy rozmawiać na temat lepszej organizacji niż jest dotychczas.
Mamy problem z akumulowaniem wiedzy. Podczas sesji Rady Miasta Legionowo miałem okazję
rozmawiać z Prezesem Szymonem Rosiakiem na temat tego co się wydarzyło z LUTWem – mam
wrażenie że klient pokrywa się z czytelnikiem Filii Biblioteki Nr 1. W opinii Szymona Rosiaka
powstał pewien problem po przeniesieniu siedziby LUTW do budynku starego Ratusza przy
ul. Piłsudskiego. Po przeniesieniu lokalizacji wyparowała połowa ludzi. Ta odległość stanowi dla
ludzi starszych spory problem komunikacyjny i jest dość ryzykowna. To jest odsuwanie jednostki
kulturalnej od ludzi.
9
Starosta Powiatu Legionowskiego – Jan Grabiec
Nie zamykając dyskusji powinniśmy określić obszary, w ramach których powinna odbywać się
dyskusja zespołu:
-
-
-
Sieć biblioteczna (rozstrzygnięcie sporu) – jedna silna jednostka pod względem kadrowym,
wyposażenia, która obsługuje większość potrzeb większości mieszkańców czy tworzymy sieć
rozbudowaną przy tym samym budżecie będącą najbliżej czytelnika. Czy tracimy
czytelników? Warto w tym aspekcie sięgnąć do dyskusji ogólnopolskiej, poszukać
obiektywnie. Nie da się tego określić na przykładzie jednej Fili. Nie stać nas też na
wszystko. Należy przedstawić miastu różne wizje z konsekwencjami.
Mediateka na dworcu – nie jest to łatwa lokalizacja, ale być może pozwoli ona na
stworzenie centrum nowych możliwości. Daje z pewnością większe możliwości lokalowe,
zdaję sobie jednocześnie sprawę, że nie jest to najlepsze rozwiązanie. Powinniśmy
sprawdzić jaką szanse daje dworzec i jego powierzchnia?
Program pracy biblioteki – do kogo biblioteka adresuje swoje usługi, o jakiego czytelnika
walczy? Jak wybiera nowości? Do kogo kierowane są imprezy i wydarzenia kulturalne?
Jaki mają mieć charakter?
Brakuje przestrzeni, w której pani dyrektor mogłaby opowiedzieć o swojej wizji bezpiecznie,
kiedy nie czułaby się atakowana, na pewno taką wizję ma. Aby ruszyć merytorycznie do przodu
musimy mieć podstawy w postaci danych a uzyskamy je w ramach zbudowanego porozumienia
partnerskiego. Tak by decyzje popychały prace zespołu do przodu.
B. Słupek
Z odpowiedzi pisemnej pani dyrektor do Zespołu nie wynika nic. Rozbudowanie Biblioteki i wizja
to rozwój poprzez wybudowanie Mediateki? Zwracam się z wnioskiem o rozbudowanie
odpowiedzi na pytania zadane do Pani Dyrektor. Zostaliśmy zlekceważeni, ponieważ
odpowiedzi na pytania zrobione są po łebkach. Dla przykładu treść odpowiedzi w piśmie, a oferta
rozszerzona, która jest na stronie Biblioteki.
M. Mizgalski:
Zróbmy krok naprzód. Zapytajmy praktyków, bibliotekarzy czy jest możliwe przeprowadzenie
inwentaryzacji w krótszym czasie bez konieczności zamknięcia placówki.
L. Maj
Do tej pory nie było takiej sytuacji, w której inwentaryzacja przebiegałaby w “biegu”. To jest
konkretny spis książek w bibliotece i u czytelników, dlatego jak to będzie wyglądała w praktyce,
gdy już będzie wszystko jasne, do końca nie wiem, ale teoretycznie nie potrzeba zamknięcia.
Wydaje mi się, że miesiąc na inwentaryzacje to za długo. Trudno powiedzieć jak będzie przebiegał
sam proces przekazywania ponieważ nie znam ustaleń pomiędzy miastem a powiatem.
Inwentaryzacja w Legionowie nigdy nie była robiona bez zamknięcia biblioteki. Obecnie
frekwencja w Bibliotece jest bardzo duża ponieważ wszyscy chcą nabrać jak największą liczbę
książek na najbliższy miesiąc. Biorą na zapas ponieważ wiedzą, że w marcu Biblioteka będzie
ponownie otwarta. Mamy bardzo dużo chętnych - ponad 1000 osób było w tym roku mimo braku
nowości.
J. Bartoszewicz.
Mam wrażenie że nasze spotkanie się rozłazi. Mieliśmy do omówienia dwa główne punkty.
Powinniśmy się skupić nad ankietami i materiałami od Pani dyrektor plus obecność Pana Starosty
10
pozwoli nam usystematyzować wiedzę. Brakuje mi porządku w tej dyskusji. Jeżeli został powołany
Zespół, który wypracował pytania i prosi o dostarczanie materiałów by mógł je przeczytać
i konstruktywnie nad nimi myśleć, jestem jak najdalsza od oskarżeń, ale jeżeli w odpowiedzi na
skierowane pytania otrzymujemy materiał taki jaki otrzymaliśmy, to czuje że zostaliśmy
zlekceważeni. Chcę konstruktywnie budować przyszłość biblioteki. Jeżeli w Bibliotece jest
prowadzona dokumentacja jak należy, to odpowiedź powinna zająć nie dłużej niż 2 tygodnie.
Dostałam moc papierów, z których zrobiłam krotką analizę.
-
-
-
Czy biblioteka jest w posiadaniu strategii na najbliższe lata? Brak strategii.
Czy są stworzone wzory i scenariusze rozwoju, do których zespół mógłby się odnieść?
Mamy się odnieść do ogólnie dostępnych źródeł informacyjnych
Do jakich "klientów" skierowane są działania biblioteki - jakie są to działania (ze względu
na grupę docelowa)? Szerokie grupy mieszkańców.
Przedstawienie dokumentów i wizji rozwoju biblioteki do 2015 r. Jaka jest wizja biblioteki
za 5 lat? Nie ma jednej wizji.
Informacje dot. powierzchni, jaką będzie miała Biblioteka w budynku Centrum
Komunikacyjnego w Legionowie (konkretny metraż, które piętro jest dla niej
przeznaczone). Standardy europejskie
Księgozbiór – zbiory specjalne
Jak układała się współpraca z innymi instytucjami kultury na terenie miasta? Ile było
zorganizowanych wspólnych imprez, wydarzeń kulturalnych od 2010 r.? Szkoły przedszkola
to najważniejsi klienci – dorośli mniej ważni.
Biblioteka nie prowadzi badania potrzeb czytelników.
Starosta Powiatu Legionowskiego – Jan Grabiec
Część problemu wynika z dużego zakresu, obszaru zadanych pytań. Mam konstruktywną
propozycję. Należy wybrać jeden obszar, potraktować odpowiedzi jako zalążek i go szczegółowość,
w oparciu o które powinny powstać tezy np. czy to kwestia spadku czytelnictwa powoduje mniejsze
zainteresowanie Biblioteką wśród czytelników. Jakie powinny być środki zaradcze. Model
legionowskiej Biblioteki i jej aktywność, koncepcja mediateki.
• Pani dyrektor o wizjach Biblioteki może odpowiedzieć w jednym zdaniu albo odpowiedzieć
na 30 stronach.
• Na podstawie uwag, o których Państwo mówili powinny powstać mocne tezy np.: czego
brakuje w bibliotece, tego rodzaju działalność. Poprosić o odniesienie się do tez biblioteki.
Jakie są konkretne przyczyny? Może braki finansowe, lokalowe. Wtedy należałoby zapytać
Bibliotekę o ocenę tej tezy.
• Kolejne pytania: Czy imprezy odpowiadają na potrzeby odbiorców, co w nich odpowiada,
do kogo są adresowane, jaka jest frekwencja? Do kogo trafia, a do kogo jest zaadresowana?
Tak postawione pytania powinny być tematem dyskusji. A na ich podstawie musi być
postawiona teza a w konsekwencji rekomendowany wniosek dla rozwoju Biblioteki.
• Hipoteza – spada czytelnictwo na terenie Legionowa i spróbujmy to zdiagnozować. Co ma
na to wpływ? Z czego to wynika i w jaki sposób można ten proces zahamować.
Odpowiedzi będą różne, w związku tym należy to przedyskutować.
J. Bartoszewicz
Chcielibyśmy znać konkrety i wiedzieć, dlaczego jest akurat tak. Kwestia Ibuków, przecież nie były
robione przez bibliotekę żadne badania.
A. Szczepłek
Nie skreślałabym Ibuków – powinniśmy się zastanowić co jest przyczyną, że jest tak małe
11
zainteresowanie nimi. Przesłuchując spotkanie, analizując odpowiedzi od biblioteki oraz wyniki
ankiet postaramy się postawić tezy, wypunktować je na najbliższe spotkanie.
M. Mizgalski:
Nie atakujemy nikogo, ale liczby wskazują nam na to, że mamy regres czytelnictwa
w Legionowie. Dlatego wydaje mi się, że celem grupy powinno być zatrzymanie następnych
decyzji Biblioteki. Każda kolejna decyzja powodowała odparowywanie kolejnych czytelników,
którzy lądują przed ekranami telewizorów. Nie mamy strategii. Dopiero od dziś na podstawie
ankiety mamy pierwsze syntetyczne ujęcie, kim jest czytelnik.
A. Szczepłek
Reasumując:
•
•
•
•
•
Zgłoszono wniosek o zaproszenie Prezydenta Miasta na następne spotkanie Zespołu oraz
Dyrektora Powiatowej Instytucji Kultury.
Referat Marketingu opracuje kompleksowy dokument, który przedyskutujemy na
następnym spotkaniu, a który pozwoli nam opracować konkretne tezy.
Najbliższe spotkanie odbędzie się za miesiąc.
Wniosek o przygotowanie obszarów, w których zwrócimy się o bardzo szczegółowe
informacje do Biblioteki.
Hipoteza – spada czytelnictwo na terenie Legionowa i spróbujmy to zdiagnozować –
jako temat następnego spotkania.
Dzisiaj na spotkaniu jest z nami także pan Robert Górski, który chciałby zostać członkiem zespołu.
Robert Górski
Jestem legionowianinem i korzystałem z bibliotek od momentu kiedy ukończyłem 6 lat. Warto jest
mówić o rzeczach, z którymi człowiek spotyka się na co dzień. Znam także legionowskie Filie,
które były zamykane. Mam doświadczenie w pracy z dziećmi i młodzieżą w Pałacu Młodzieży
w Warszawie. Mam także doświadczenia zagraniczne. Widzę od kilku lat spadek zainteresowania
czytelnictwem, dlatego chciałbym uczestniczyć w pracach zespołu.
Dalsza część podsumowania:
•
•
•
Na wniosek koordynator do grona Zespołu dołączyła Dyrektor Miejskiej i Powiatowej
Biblioteki Publicznej w Legionowie.
Do Zespołu przyjęto również Roberta Górskiego, mieszkańca Legionowa, pracownika
Biblioteki w Pałacu Młodzieży w Warszawie.
Ustalono datę kolejnego spotkania: 5 marca 2014 r, godz. 19.15, a jego tematem będzie
diagnoza spadku czytelnictwa w Legionowie i środki zaradcze.
Protokołował: Łukasz Konstantynowicz
Referat Marketingu, Urząd Miasta Legionowo
12