Instrukcja użytkownika

Instrukcja użytkownika
Administrator - Zakładanie kont dla
użytkowników zewnętrznych
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego
Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
(Priorytet V, Działanie 5.1, Poddziałanie 5.1.1)
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego
Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
(Priorytet V, Działanie 5.1, Poddziałanie 5.1.1)
Zawartość
1.
Logowanie ....................................................................................................................................... 3
2.
Podmioty ......................................................................................................................................... 3
3.
2.1.
Przeglądanie i wyszukiwanie podmiotów ............................................................................... 3
2.2.
Tworzenie podmiotów ............................................................................................................ 4
Użytkownicy .................................................................................................................................... 6
3.1.
Przeglądanie i wyszukiwanie użytkowników ........................................................................... 6
3.2.
Tworzenie użytkowników ........................................................................................................ 7
4. Przypisanie użytkowników do grup SharePoint .............................. Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Strona 2 z 9
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego
Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
(Priorytet V, Działanie 5.1, Poddziałanie 5.1.1)
1. Logowanie
W celu zalogowania do aplikacji służącej do zarządzania użytkownikami zewnętrznymi, należy
wprowadzić swój login i hasło, a następnie wybrać opcję Zaloguj.
2. Podmioty
Aby móc przeglądać listę podmiotów oraz tworzyć nowe, należy wybrać z menu zakładkę Podmioty.
2.1. Przeglądanie i wyszukiwanie podmiotów
Aplikacja umożliwia wyszukiwanie podmiotów z uwzględnieniem następujących kryteriów:
•
•
•
•
nazwa podmiotu,
kategoria podmiotu (wybór z listy),
typ podmiotu w ramach wybranej kategorii (wybór z listy),
województwo (wybór z listy)
Po wprowadzeniu kryteriów, w celu wyszukania podmiotów należy wybrać Znajdź.
Strona 3 z 9
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego
Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
(Priorytet V, Działanie 5.1, Poddziałanie 5.1.1)
Spowoduje to wyświetlenie listy podmiotów, spełniających wprowadzone kryteria. Aby przejść do
podglądu wybranego podmiotu należy wybrać opcję Zobacz, znajdującą się przy jego nazwie.
Spowoduje to wyświetlenie wszystkich informacji dotyczących wybranego podmiotu wraz z
możliwością ich edycji. W przypadku zmiany danych, należy je potwierdzić wybierając Zapisz.
2.2. Tworzenie podmiotów
Aby utworzyć nowy podmiot należy wybrać opcję Utwórz nowy podmiot, znajdującą się poniżej
kryteriów wyszukiwania podmiotów.
Strona 4 z 9
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego
Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
(Priorytet V, Działanie 5.1, Poddziałanie 5.1.1)
Spowoduje to przejście do formularza dodawania nowego podmiotu, w którym należy wprowadzić
wszystkie niezbędne informacje, a mianowicie:
•
•
•
•
•
•
nazwa podmiotu,
kategoria (wybór z listy),
typ (wybór z listy),
województwo (wybór z listy),
adres,
klasyfikacja budżetowa.
Aby zapisać wprowadzone dane należy wybrać opcję Zapisz.
Powyższe czynności spowodują utworzenie nowego podmiotu, dla którego następnie należy
utworzyć użytkownika (Patrz pkt. 3.2.).
W przypadku gdy w jednostce występuje więcej niż jeden rozdział klasyfikacji budżetowej, należy
stworzyć odrębne podmioty zgodnie z poniższym przykładem:
Jednostka: Urząd Statystyczny w Białymstoku
Podmiot nr 1: Urząd Statystyczny w Białymstoku – z klasyfikacją budżetową: część 58,
dział 720, rozdział 72002,
Podmiot nr 2: Urząd Statystyczny w Białymstoku – z klasyfikacją budżetową: część 58,
dział 750, rozdział 75007,
Strona 5 z 9
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego
Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
(Priorytet V, Działanie 5.1, Poddziałanie 5.1.1)
3. UŜytkownicy
Aby móc przeglądać dotychczasowych i tworzyć nowych użytkowników, należy wybrać z menu
zakładkę Użytkownicy.
3.1. Przeglądanie i wyszukiwanie uŜytkowników
Aplikacja umożliwia wyszukiwanie istniejących użytkowników, za pomocą następujących kryteriów:
•
•
•
•
imię i nazwisko,
login,
nazwa podmiotu,
e-mail.
Aby wyszukać użytkowników za pomocą wskazanych kryteriów, należy wybrać opcję Znajdź.
Spowoduje to wyświetlenie listy użytkowników z możliwością wejścia do podglądu/edycji wybranego
za pomocą opcji Zobacz, znajdującej się przy nazwisku użytkownika.
Wejście do szczegółów wybranego użytkownika umożliwia wprowadzenie zmian w jego danych oraz
ich zapisanie za pomocą opcji Zapisz.
Strona 6 z 9
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego
Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
(Priorytet V, Działanie 5.1, Poddziałanie 5.1.1)
3.2. Tworzenie uŜytkowników
Aby utworzyć nowego użytkownika należy wybrać opcję Utwórz nowego użytkownika, znajdującą się
poniżej kryteriów wyszukiwania.
Spowoduje to przejście do formularza dodawania nowego użytkownika, który wymaga określenia
następujących informacji:
•
•
•
•
•
•
•
imię i nazwisko,
login,
e-mail,
hasło,
podmiot, do którego ma być przypisany (wybór z listy),
czy aktywny,
czy ma mieć możliwość tworzenia nowych użytkowników.
Wymagania dotyczące loginu:
•
•
•
login nie może zawierać polskich znaków oraz znaków specjalnych (np. !@#$%^&*, itp.),
login musi składać się z pierwszej litery imienia oraz pełnego nazwiska (w przypadku
nazwisk dwuczłonowych należy użyć tylko pierwszego członu) – np. Jan Nowak-Kowalski
– login: kowalski,
w przypadku pojawienia się komunikatu o występowaniu w aplikacji takiego loginu –
należy dodać kolejną literę imienia – np. jakowalski,
Strona 7 z 9
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego
Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
(Priorytet V, Działanie 5.1, Poddziałanie 5.1.1)
•
w przypadku gdy w jednostce występuje więcej niż jeden rozdział klasyfikacji budżetowej,
należy na końcu loginu dodać wyróżnik w postaci liczbowej odpowiadającej rozdziałowi
Przykład
Jednostka: Urząd Statystyczny w Białymstoku
Podmiot nr 1: Urząd Statystyczny w Białymstoku – z klasyfikacją budżetową: część 58,
dział 720, rozdział 72002,
Login: jkowalski72002;
Podmiot nr 2: Urząd Statystyczny w Białymstoku – z klasyfikacją budżetową: część 58,
dział 750, rozdział 75007,
Login: jkowalski75007.
Wymagania dotyczące hasła:
•
8 znaków długości,
w tym co najmniej:
•
jedną wielką literę (A-Z) oraz
•
jedną małą literę (a-z),
oraz co najmniej:
•
jedną cyfrę (0-9) lub
•
jeden znak specjalny (np. @).
Maksymalny okres ważności haseł wynosi:
•
30 dni.
Minimalny okres ważności haseł:
•
1 dzień.
Hasło nie może być tożsame z żadnym z 6 poprzednich haseł.
Nowe hasło musi różnić się od poprzedniego co najmniej 2 znakami.
Za przestrzeganie powyższych zasad odpowiedzialny jest użytkownik.
Podmiot, do którego użytkownik ma zostać przypisany jest wybierany z listy. Skład listy można
zawęzić poprzez określenie kategorii i typu podmiotu (1). Po wskazaniu w liście wybranego
podmiotu, poniżej jego nazwy zaprezentowana zostanie jego klasyfikacja budżetowa (2).
Pozwala to jednoznacznie i bez obawy pomyłki przypisać użytkownika do właściwego podmiotu.
Zaznaczenie opcji Może tworzyć nowych użytkowników, powoduje że użytkownik będzie miał
możliwość zalogowania się do aplikacji służącej do zarządzania użytkownikami i tworzenia
nowych podmiotów i użytkowników.
Aby zapisać wprowadzone dane i tym samym utworzyć użytkownika, należy wybrać opcję
Zapisz(3).
Strona 8 z 9
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego
Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
(Priorytet V, Działanie 5.1, Poddziałanie 5.1.1)
1
2
3
Powyższe czynności spowodują utworzenie nowego użytkownika w ramach wybranego podmiotu,
jednakże, aby użytkownik mógł zalogować się do aplikacji SWEZ_HR – będzie konieczna akceptacja
administratora systemu w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Akceptacja ta będzie mogła nastąpić po
przesłaniu przez urzędy informacji zbiorczej o zakończeniu procesu tworzenia kont dla użytkowników
w jednostkach podległych lub nadzorowanych – o której mowa w piśmie z dnia 4 listopada 2010 r.,
znak: DSC.WZ/3592-9(97)/10/MD.
Strona 9 z 9