Zapytanie ofertowe PRANA - Prana-pack

Transkrypt

Warszawa, 01.11.2014
Nr Sprawy: 01/01/PRANA/POIG/2014
ZAPYTANIE OFERTOWE
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
Zakup kompleksowych usług informatycznych i technicznych, wartości
niematerialnych i prawnych, nowych środków trwałych, a także zakup
usług eksperckich, promocji projektu oraz szkoleń specjalistycznych dla
potrzeb realizacji projektu:
„Budowa platformy danych B2B
usprawniającej procesy biznesowe pomiędzy
firma PRANA-PACK a partnerami
handlowymi”
ZAMAWIAJĄCY:
Paweł Majchrzak "PRANA-PACK"
Morzywół 40, 26-225 Gowarczów
NIP: 658-185-15-52
ZATWIERDZIŁ:
Paweł Majchrzak - Właściciel
Dotacje na Innowacje
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
1.
OPIS SPOSPOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz podpisana (lub
parafowana) przez osobę (osoby) upoważnione do występowania w imieniu
wykonawcy.
Oferta musi być trwale zespolona.
Każdy wykonawca może złożyć wyłącznie jedną ofertę, w której musi być
zaoferowana tylko jedna ostateczna cena.
Ofertę należy złożyć na formularzu stanowiącym załącznik do niniejszego
zapytania.
2.
DOKUMENTY WYMAGANE OD WYKONAWCÓW:
Oświadczenie oferenta na formularzu stanowiącym załącznik do niniejszego
zapytania.
3.
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia są następujące działania:
1) Nabycie wartości niematerialnych i prawnych:
a. Zakup 2 systemów operacyjnych Linux w wariancie rocznego wsparcia
technicznego
b. Zakup licencji do obsługi Panelu 1 B2B (Moduł KLIENCI, Moduł
PARTNERZY). PANEL 1 B2B - obszar pozwoli na zautomatyzowanie procesu
biznesowego - zarządzanie relacjami z klientem. Jest to proces, który ma na
celu zdobycie i utrzymanie najlepszej wiedzy o kliencie, jego oczekiwaniach i
potencjale z punktu widzenia możliwości utrzymania i zwiększenia sprzedaży.
Wymaga to nie tylko skutecznego pozyskania nowych klientów, ale też
podtrzymania dobrych relacji z klientami istniejącymi, a także przywrócenia
klientów utraconych. Jednocześnie przyjęte metody działania pozwalają
obniżyć koszty marketingu i obsługi klienta.
Działania te realizuje się przy użyciu technologii, które pozwalają na realizację
zautomatyzowanych i zsynchronizowanych procesów sprzedażowych i
marketingowych, planowania i rozliczania sprzedaży oraz działań personelu
zespołów sprzedażowych. Drugim procesem, jaki zostanie objęty
funkcjonalnościami modułów w obrębie Panelu 1 B2B jest proces związany z
koordynacją działań partnerskich. Panel 1 B2B zawiera Moduł KLIENCI,
Moduł PARTNERZY.
MODUŁ KLIENCI - zawiera funkcjonalność dającą możliwość przesyłania
danych o klientach, dla których wspólnie z Partnerami są realizowane
zamówienia.
Moduł ten wyposażony jest w funkcję zarządzania informacjami o klientach.
Zarówno Partner jak i Wnioskodawca będzie miał możliwość podglądu,
wprowadzania i edycji danych o klientach oraz o przeprowadzonych
transakcjach. Podobnie, Wnioskodawca i Partnerzy będą mieli bieżący
podgląd statusu realizacji określonego zamówienia dla konkretnego klienta.
Moduł dodatkowo zawiera funkcjonalność pozwalającą na pozyskanie i
utrzymanie wiedzy o klientach (dane adresowe, kontakty, liczba i rodzaj
złożonych zamówień, stopień realizacji, etc.), co stanowić będzie wsparcie w
sprzedaży - pozwoli na generowanie dokumentów, sprawne zarządzanie
cennikami, naliczanymi rabatami przy współpracy z funkcjonalnościami
Modułu ZAMÓWIENIA. Ponadto będzie można dodawać różnego rodzaju
notatki, określić poziom zadowolenia, a nawet informacje związane z limitami
logistycznymi czy warunkami dostaw. Liczne słowniki wykorzystywane w
danych klientów będą definiowane przez użytkowników systemu i
dostosowane do specyfiki firmy.
Moduł będzie zawierał liczne narzędzia umożliwiające zarządzanie bazą
kontrahentów. Dostępne będą funkcje pozwalające na segmentację klientów
wg różnych kryteriów opisujących ich specyfikę czy profil, co pomoże firmie
PRANA PACK realizować w pełni wprowadzoną politykę CMR. Ponadto
możliwe będzie tworzenie grup osób kontaktowych kontrahentów, które mogą
być następnie wykorzystywane w różnego rodzaju akcjach reklamowych,
korespondencji, mailingach - w funkcjonalnościach związanych z obsługą
Panelu 3 B2B, zawierającego m. in. Moduł ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ O
PRODUKCIE I PROMOCJA. Moduł wspomoże funkcje drukowania etykiet
adresowych. W ramach tego Modułu powstanie funkcjonalność importowania
danych o klientach, pozwalającą pobierać dane z zewnętrznych źródeł
danych, takich jak baza danych programu MS Outlook lub MS Outlook
Express. Dane będą też importowane z plików o ustalonym formacie CSV.
MODUŁ PARTNERZY - Moduł ten pozwala na zarządzanie bazą partnerów i
na definiowanie uprawnień dla każdego z nich w systemie B2B CRM. Moduł
pozwala także na definiowanie rabatów na całe gałęzie produktów dla
dowolnych grup partnerów, co jest szczególnie istotne, zważywszy na
planowane rozszerzenie systemu B2B o kolejnych kluczowych Partnerów w
miarę rozwoju firmy PRANA PACK. Podstawowe wstępnie zidentyfikowane
funkcjonalności modułu, skupiające się na opcjach dostępu bądź limitowania
tego dostępu do wybranych funkcjonalności - części projektowanego systemu
B2B:
• limitowanie dostępu do systemy B2B - dostęp do wybranych części
systemu, ustawienia dot. autoryzacji,
• limitowanie dostępu do galerii produktów - dostęp do wybranych grup
produktów,
• limitowanie dostępu do dokumentacji - dostęp do dokumentacji
technicznych, cenników - będzie wymagać autoryzacji od
Użytkowników systemu B2B,
• możliwość definiowania dowolnej polityki cenowej - funkcjonalność
umożliwia definicję dowolnych rabatów na wybrane grupy
asortymentowe dla określonych Partnerów (a w przyszłości grup
c. Zakup licencji do obsługi Panelu 2 B2B (Moduł ZAMÓWIENIA, Moduł
DOKUMENTACJA, Moduł MOBILNI HANDLOWCY). PANEL 2 B2B – obszar
dający bieżący podgląd realizacji zamówienia. Zarówno Wnioskodawca, jak i
jego Partnerzy będą mieli dostęp do aktualnego stanu realizacji
poszczególnych zamówień, co pozwoli na śledzenie pełnego procesu
zamówienia i prowadzenie kwestii rozliczeniowych między partnerami
biznesowymi, a także na monitoring jego prawidłowości. Na podstawie danych
zawartych w tym obszarze możliwe będzie wygenerowanie pełnej
dokumentacji poszczególnych zamówień bez konieczności ręcznego
wprowadzania danych. Panel jest obsługiwany przez dwa Moduły
funkcjonalne: Moduł ZAMÓWIENIA oraz Moduł DOKUMENTACJA, które
realizują proces biznesowy sprzedaży. Panel 2 będzie integralnie związany z
funkcjonalnościami Modułu MAGAZYN (Panel 4 B2B). Panel 2 B2B zawiera
Moduł ZAMÓWIENIA, Moduł DOKUMENTACJA, Moduł MOBILNI
HANDLOWCY.
MODUŁ ZAMÓWIENIA - Moduł Zamówienia, to element systemu B2B, który
służy do obsługi zamówień internetowych, jak i tych składanych przez
użytkowników systemu. Odpowiada za organizowanie koszyka zamówień,
potwierdzenia przyjęcia zamówienia oraz we współpracy z innymi modułami
systemu - za dalszą obsługę zamówień elektronicznych w ramach systemu
handlu elektronicznego. Moduł zamówienia będzie posiadał system
informowania klientów o bieżącym statusie zamówienia, jego realizacji, drogą
teleelektroniczną jaka wcześniej zostanie ustalona (email, link, sms, inne
dostępne), redukując dzięki temu ruch telefoniczny z działem obsługi klienta i
stworzeniu profesjonalnej realizacji zamówienia.
Moduł będzie zawierał import zewnętrznych zamówień w formacie EDI o
wcześniej ustalonej strukturze i formacie, co pozwoli na sprawną wymianę
danych pomiędzy systemami Partnerów i Wnioskodawcy. Po każdym imporcie
danych, zamówienia zostaną wprowadzone automatycznie do systemu, a
dalszy proces realizacji będzie uwzględniał zamówienia wcześniej złożone
przez innych użytkowników systemu. Moduł ZAMÓWIENIA, będzie miał
możliwość wystawienia wirtualnych zamówień na podstawie zapytań
ofertowych, czekających na akceptację – unikniemy dzięki temu niepotrzebnej
wymiany informacji o wysłanej ofercie klientowi pomiędzy pracownikami.
Zaakceptowane zamówienia, nie będą wymagały wprowadzania ich
ponownie, zostaną przeniesione z bufora jako złożone zamówienie.
Wnioskodawca wstępnie przewiduje uruchomienie kilku możliwości złożenia
zamówienia za pomocą wnioskowanego systemu B2B:
• zamówienie internetowe, pochodzące ze sklepu internetowego,
zintegrowanego z systemem CRM PRANA PACK
• zamówienie handlowca mobilnego – z systemu CRM PRANA PACK
Mobile Edition, składane bezpośrednio do bazy systemu CRM PRANA
PACK w czasie rzeczywistym
• zamówienie pochodzące z modułu telemarketing, składane podczas
rozmowy, składanej oferty potencjalnemu klientowi/lub klientowi
• zamówienie ręczne, pochodzące z kontaktu z klientem bezpośrednim
lub telefonicznym, mailowym
• automatyczne, na podstawie rezerwacji
• automatyczne, na podstawie wystawionej wcześniej oferty
MODUŁ DOKUMENTACJA - Moduł pozwala na zarządzanie dokumentami i
przeznaczony jest do gromadzenia, indeksowania, udostępniania i
wyszukiwania różnego rodzaju dokumentów powstających w firmie lub też
przychodzących do niej z zewnątrz.
Opracowanie wielu dokumentów, ofert czy projektów wymaga współpracy
kilku osób. W takim przypadku występują kłopoty z przekazywaniem sobie
pracy czy edycją różnych wersji dokumentu. Problemem jest również
składowanie plików, na których pracuje zespół, szczególnie w przypadku,
kiedy ważne jest przechowywanie kolejnych wersji dokumentów.
Głównym celem wdrożenia funkcjonalności Modułu DOKUMENTACJA jest
integracja całości dokumentacji Wnioskodawcy za pomocą repozytorium
danych (zaopatrzonych w kompletne meta informacje - meta dane,
mechanizm wersjonowania oraz oznaczonych jednoznacznym statusem).
Moduł Dokumentacja dostarcza funkcji pozwalających realizować wiele
działań, począwszy od rejestrowania dokumentów, przez ich porządkowanie,
klasyfikację, wersjonowanie, udostępnianie, archiwizację aż do zarządzania
ich obiegami. Zawiera możliwość precyzyjnego wyszukiwania dokumentów wg
różnych kryteriów. Moduł umożliwia zdefiniowanie i obsługę procesów
przepływu dokumentów.
Dokumenty przechowywane w module organizowane są w strukturę
drzewiastą i przedstawiane w postaci drzewa. Funkcje uporządkowane są w
klasycznym, rozwijanym menu. Umożliwia to wygodne ustalenie
hierarchicznego układu dokumentów dla każdego poziomu, czy też działu
Wnioskodawcy lub partnera. Zawartość dokumentów może być wyświetlana
bezpośrednio w oknie Modułu.
Istnieje szereg mechanizmów ułatwiających pracę z dokumentami oraz ich
wyszukiwanie. Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje
ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być rozszerzone o
nowe pozycje przez użytkownika systemu. Dokumenty mogą być również ze
sobą powiązane tworząc komplety niezależnie od miejsca w drzewie w którym
zostały zapisane. Moduł DOKUMENTACJA, pozwala również na wymianę
dokumentów z określonymi partnerami, przypisując odpowiednie uprawnienia
w systemie, dzięki czemu pozwoli to na utrzymaniu stanu bieżących
dokumentów w jednym miejscu, o zawsze aktualnej zawartości – zachowując
przy tym standardy bezpieczeństwa określone za pomocą Modułu
zarządzającego m. in. nadawaniem uprawnień (Moduł PARTNERZY),
przykładowo dokument nie widoczny dla innych partnerów biznesowych.
Moduł DOKUMENTACJA podnosi bezpieczeństwo, skraca czas dostępu do
informacji, co w efekcie przyspiesza i wspomaga procesy biznesowe.
Moduł DOKUMENTACJA będzie obsługiwany poprzez wdrożony
kwalifikowany bezpieczny podpis elektroniczny, co ma prowadzić do eliminacji
papierowego obiegu dokumentacji, do której ważności niezbędny jest podpis
odręczny lub równoznaczny z nim e-podpis certyfikowany.
MODUŁ MOBILNI HANDLOWCY - Moduł MOBILNI HANDLOWCY to idealne
rozwiązanie dla firmy, która posiada rozproszony terytorialnie dział sprzedaży
lub jej przedstawiciele pracują poza siedzibą przedsiębiorstwa. Jest to
aplikacja, która będzie globalnie wspierać proces sprzedaży realizowany
przez handlowców pracujących poza siedzibą firmy.
Specyfiką pracy handlowca jest konieczność stałego kontaktu z klientami, co
często wiąże się z podróżami. W tych kontaktach niezbędne są informacje o
historii transakcji, tego, co się znajduje aktualnie w magazynie, składanie
zamówień czy na temat danych finansowych. Z drugiej strony firma chce mieć
możliwości monitorowania aktywności pracownika.
Sprzedawca, znajdujący się w dowolnym punkcie w kraju przy wykorzystaniu
łącza internetowego, może pracować zdalnie z systemem.
Ponadto wprowadzanie wszystkich zamówień w czasie rzeczywistym daje
szerokie możliwości optymalizacji zarządzania zapasami, a z drugiej strony
umożliwia menadżerom odpowiedzialnym za sprzedaż na bieżącą kontrolę
wyników poszczególnych handlowców.
Zastosowanie modułu Mobilni Handlowcy przynosi wymierne korzyści:
• skrócenie czasu oczekiwania przez klienta na towar,
• usprawnienie pracy w magazynach poprzez rozłożenie realizacji i
obsługi zamówień w czasie,
• poprawę obiegu dokumentów w firmie i przyspieszenie przepływu
informacji,
• poprawę wizerunku firmy wśród kontrahentów,
• poprawę jakości obsługi klientów,
• wzrost sprzedaży dzięki informacji o aktualnym asortymencie
towarowym.
Moduł umożliwia wykonanie następujących transakcji:
• składanie zamówień w imieniu klienta,
• przeglądanie rozrachunków klientów,
• przeglądanie zamówień klientów,
• przeglądanie faktur klientów,
• wybór docelowego magazynu dla zamówień,
• przeglądanie aktualnych stanów magazynowych.
Program zapewnia pełną współpracę i jest w pełni zintegrowany z pozostałymi
częściami systemu B2B. Wszystkie transakcje są rejestrowane bezpośrednio
w systemie i dostępne natychmiast po ich wprowadzeniu dla innych
użytkowników programu.
Każda transakcja jest oznaczona wyróżnikiem danego handlowca, co
umożliwia proste rozliczenie sprzedawcy z wykonanej pracy.
Dodatkowo w celu organizacji jak najlepszych materiałów i dokumentów
przedstawianych klientom, zostanie stworzony dodatkowy system
ulotek/materiałów reklamowych, dzięki któremu, niezależnie gdzie znajduję się
sprzedawca będzie miał dostęp to materiałów z poziomu aplikacji mobilnej,
pozwoli to na ominięcie niepotrzebnej wizyty w siedzibie firmy w celu
przygotowania materiałów.
Dążąc do najlepszego rozplanowania czasu handlowców mobilnych, system
(aplikacja desktopowa) będzie pozwalała na sprawdzenie dostępności lub
określenie lokalizacji danego sprzedawcy poprzez system GPS znajdujący się
w urządzeniu mobilnym, który będzie wysyłał dane o położeniu danego
pracownika w terenie.
Podsumowując, najważniejszą cechą Modułu MOBILNI HANDLOWCY jest to,
by umożliwić Wnioskodawcy oraz Partnerom objętym wnioskowanym
systemem B2B zmierzenie sprzedaży, jej kosztów, zysków oraz w
konsekwencji optymalizacja kosztów operacyjnych i osobowych.
d. Zakup licencji do obsługi Panelu 3 B2B (Moduł ZARZĄDZANIE INFORMACJA
O PRODUKCIE I PROMOCJA, Moduł TELEMARKETING). PANEL 3 B2B - w
obrębie tego obszaru nastąpi automatyzacja realizacji dwóch procesów
biznesowych, jakim są - zarządzanie informacją o produkcie oraz marketing.
Wyodrębnione dwa Moduły, będą posiadały funkcjonalności pozwalające na
optymalizacje, zwiększenie efektywności oraz obniżenie progu rentowności
działań przeprowadzanych w ramach w/w procesów. Moduł
TELEMARKETING dodatkowo będzie wspomagał proces biznesowy jakim
jest Zarządzanie relacjami z Klientem. Panel 3 B2B zawiera Moduł
ZARZĄDZANIE INFORMACJA O PRODUKCIE I PROMOCJA, Moduł
TELEMARKETING.
MODUŁ ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ O PRODUKCIE I PROMOCJA
Celem stworzenia Modułu jest realizacja dwóch procesów biznesowych: 1.
zarządzanie informacją o produkcie, 2. marketing. Cele biznesowe
wymienionych procesów skupiają się na udostępnianiu informacji
podstawowych (master data) o produktach oferowanych przez dostawcę za
pomocą elektronicznego katalogu produktów, zawierających szczegółowe
dane opisujące produkt, przygotowane w formie elektronicznej, udostępniane
Partnerom biznesowym oraz w dalszej kolejności klientom, w ramach e-
handlu. Dane w postaci elektronicznej, pochodzące od dostawcy, będącym ich
właścicielem stanowią dane o najwyższej wiarygodności oraz aktualności.
Zawierają informacje o cechach użytkowych, logistycznych, handlowych i
inne, niezbędne do utrzymania wiedzy o produkcie u wszystkich uczestników
handlu. Kluczową role w realizacji procesów synchronizacji danych o
produkcie pełnią standardy opisu tych informacji oraz standardy wymiany
danych. Poprawne funkcjonowanie tego procesu leży w interesie zarówno
dostawców, jak i odbiorców. Realizacja elementów procesu biznesowego
jakim jest marketing będzie się odbywać poprzez typowe narzędzia:
spersonalizowane akcje reklamowe prowadzone różnymi kanałami przekazu i
w różnych formach oraz akcje informacyjne kierowane do różnych grup
odbiorców. Eliminacja kosztów pośrednictwa w modelu dystrybucji treści
reklamowych jest dużą szansą dla przedsiębiorstw pokroju Wnioskodawcy.
Przy zastosowaniu technik informatycznych można optymalizować koszty nie
tylko samej reklamy sensu stricte, ale także innych kanałów dystrybucji.
Organizacja kampanii reklamowych - definiowanie grupy docelowej, dobór
odpowiednich mediów reklamowych, bazują w dużej mierze na czynniku
ludzkim, który jest kosztowny, dlatego też uzasadniona jest budowa systemu,
automatyzującego tego typu działania, co umożliwi obniżenie ich progu
rentowności.
Moduł ten odpowiedzialny jest za automatyczną wysyłkę ofert w postaci
spersonalizowanych kampanii e-mail oraz kampanii faksowych do
potencjalnych klientów. Moduł wyposażony będzie w intuicyjny kreator, który
w kilku krokach pozwoli przygotować kampanię e-maillową lub faksową do
wysyłki. Kreator kampanii e-mail zawierać będzie internetowy interfejs
użytkownika ułatwiający szybkie wprowadzanie danych o produkcie - edytor
WYSWIG (What You See Is What You Get) pozwalający na tworzenie
rozbudowanych kreacji e-mail w formacie HTML. Podobieństwo edytora do
popularnych i powszechnie używanych programów biurowych sprawi, że
nawet bez znajomości zasad programowania niemal każdy będzie mógł
stworzyć odpowiedni e-mailing. Kreator ten umożliwi również import
szablonów, edycję tematu, nadawcy oraz dowolną personalizacje wg danych z
bazy. Po zakończonej wysyłce e-mailingu będzie można sprawdzić raport
prezentujący ilość wysłanych maili, ilość otwarć maila, ilość kliknięć.
W przypadku kampanii faksowych kreator umożliwi import formularza
faksowego w formacie doc (docx), PDF i wysłanie go do określonej grupy
klientów. Wyniki kampanii można sprawdzić w raporcie, który prezentuje
wyniki w postaci ilości skutecznie dostarczonych faksów, błędnych lub
zajętych numerów. Najważniejsze wstępnie zidentyfikowane innowacyjne
funkcjonalności modułu to:
• dowolna personalizacja wysyłanych maili i faksów,
• intuicyjna obsługa na każdym poziomie pracy,
• wysyłki testowe oraz podgląd dokumentów,
• archiwum plików,
• prezentacja wyników czasie rzeczywistym,
• rozbudowane raporty dotyczące wyników kampanii promocyjnych,
• możliwość planowania i uruchamiania kampanii w czasie.
MODUŁ TELEMARKETING. Rozwiązania w zakresie telemarketingu oraz
systemów do zarządzania relacjami z klientami CRM, to jedne z najbardziej
efektywnych form dotarcia do nowych kontrahentów, a także utrzymania i
zachowania poprawnych relacji z bieżącymi klientami. Poprawiają one także w
znacznym poziom obsługi firmy.
Funkcjonalności Modułu będą się skupiać na wspomaganiu procesu
biznesowego, jakim jest Marketing. Celem tego procesu w sensie largo jest
badanie, identyfikacja i kreowanie potrzeb na produkty przedsiębiorstwa oraz
określenie i przeprowadzenie działań mających na celu jak najlepsze
spełnienie oczekiwań odbiorców produktów. Proces jest skierowany przede
wszystkim na otoczenie biznesowe przedsiębiorstwa, głównie na odbiorców
produktów - klientów.
Moduł TELEMARKETING będzie odpowiedzialny natomiast za automatyzację
elementu procesu marketingu, jakim jest gromadzenie i analiza wiedzy o
danych sprzedażowych posiadanych w przedsiębiorstwie w różnych okresach
czasowych i w różnych perspektywach informacyjnych.
Oto główne projektowane na dzień składania wniosku główne możliwości
omawianego Modułu:
• zarządzanie bazami klientów / kontrahentów
• zarządzanie bazami informacji (produkty/usługi/inne zdarzenia)
• zarządzanie baza telemarketerów
• prowadzenie historii zdarzeń (kontrahent – produkt/usługa)
• historia kontaktów z kontrahentami
• możliwość komunikacji SMS/Email
Moduł Telemarketing w systemie zostanie zaprojektowany z myślą o
zespołach sprzedawców lub grupach pracowników działu telemarketingu i
może być używany do wielu różnych działań, w tym również do wyszukiwania
potencjalnych klientów, przeprowadzania ankiet wśród klientów i prowadzenia
bezpośrednich kampanii marketingowych.
Efektywność telemarketingu zależy w dużej mierze od jakości potencjalnych
klientów wybranych do kampanii. System będzie pozwalał utworzyć listę
rozmów do przeprowadzenia na podstawie informacji o klientach
przechowywanych w systemie. Klientów i potencjalnych klientów można
wybierać na podstawie informacji uzupełniających lub dotyczących relacji z
klientami, na przykład okręgów sprzedaży, przychodów, typu relacji, segmentu
i dotychczasowych zachowań związanych ze sprzedażą. Personel działu
telemarketingu mogą korzystać z tych informacji uzupełniających w celu
bardziej efektywnego identyfikowania potrzeb klientów.
Każda rozmowa przeprowadzona za pomocą modułu Telemarketing może
zostać zarejestrowana w celu późniejszego wykorzystania w procesie
sprzedaży. Na podstawie tych informacji będzie można generować raporty
podsumowujące wyniki kampanii telemarketingowych. Te dane mogą też
służyć do generowania nowych list rozmów na potrzeby śledzenia określonych
typów rozmów, na przykład wymagających oddzwonienia do klienta.
Moduł telemarketingu będzie wyposażony dodatkowo w panel supervisora,
który będzie:
• przydzielał bazę klientów wg zadanego filtra do poszczególnych
telemarketerów/pracowników,
• tworzył skrypty rozmów telefoniczny, aby ułatwić telemarketerowi
rozmowę telefoniczną, analizować efektywność każdego telemarketera.
e. Zakup licencji do obsługi Panelu 4 B2B (Moduł ZARZĄDZANIE
MAGAZYNEM). PANEL 4 B2B - w obrębie obszaru nastąpi automatyzacja
procesu zarządzania gospodarką materiałową i procesu magazynowania
Wnioskodawcy poprzez rejestrację wszelkich zdarzeń i operacji
dokonywanych na magazynie. Dostarcza informacji o aktualnym stanie,
wartości i lokalizacji zapasów i materiałów, rejestrując transakcje magazynowe
i emisje związanych z nim dokumentów. System będzie obsługiwać dowolną
liczbę magazynów, także wirtualnych. Celem biznesowym procesu
magazynowania jest natomiast zarządzanie magazynowaniem z
wykorzystaniem technik komunikacji internetowych.
MODUŁ MAGAZYN. Moduł jako jeden z łańcuchów łączących wnioskodawcę
z partnerami, poprzez dostęp do globalnego stanu magazynowego, pozawala
na łatwiejsze zarządzanie produkcją jak i jej planowanie. Jako integralna
część wdrażanego systemu B2B jest w naturalny sposób wpleciony w obsługę
łańcucha logistycznego przedsiębiorstwa i odzwierciedla hierarchiczną
strukturę magazynu z dowolną ilością poziomów hierarchii, co jest szczególnie
ważne dla Wnioskodawcy przy zarządzaniu hala magazynową o powierzchni
około 1000 m2. Moduł MAGAZYN będzie realizować proces biznesowy
Magazynowania. Wnioskodawca planuje wykorzystać możliwości jakie daje
metoda elektronicznej wymiany danych EDI, która posłuży do przekazywania
danych logistycznych między nim a Partnerami biznesowymi we współpracy
handlowej. Funkcjonalności Modułu pozwolą na sprawną organizację
fizycznego przechowywania zaplanowanych w procesach planowania
zapasów materiałów, niezbędnych do działalności przedsiębiorstwa w
określonym czasie, z zachowaniem ekonomicznych reguł dostaw, rozchodów i
wielkości zapasów. Artykuły kojarzone z ich nośnikami magazynowymi mogą
być łatwo identyfikowane z dokładnością do partii towaru, dat produkcji, dat
ważności, numerów seryjnych, itp. Parametry miejsc magazynowych informują
m. in. o preferowanych i niedopuszczalnych artykułach dla danej lokalizacji.
Moduł będzie pozwalał na efektywną realizację działań, czynności i procedur
związanych z organizowaniem, przyjmowaniem, składowaniem i wydawaniem
produktów zgodnie z harmonogramem wyznaczonym dla poszczególnych
partii. Moduł będzie przede wszystkim zarządzał pełną obsługa przyjęć,
przesunięć magazynowych, inwentaryzacji, dostarczy informacji o bieżących
stanach magazynowych, lokalizacjach zapasu w miejscach ich fizycznego
składowania.
Funkcjonalności Modułu będą współpracować z Modułem odpowiedzialnym
za proces biznesowy Sprzedaży (Moduł ZAMÓWIENIA, Panel 2 B2B) system będzie posiadał możliwość rezerwacji produktu w przypadku braku na
stanie magazynowym. Rezerwacja w systemie, będzie rozumiana jako
zamówienie o statusie oczekującym na uzupełnienie braków magazynowych,
jednocześnie blokując wyznaczoną ilość na stanie magazynowym w
przypadku zmiany stanu magazynowego. Rezerwacja będzie określona
przedziałem czasowym, co pozwoli na uniknięcie realizacji zamówień w
przypadku dłuższego braku towaru w hurtowniach/fabrykach.
Wstępnie zidentyfikowane na dzień składania wniosku funkcjonalności Modułu
MAGAZYN to:
• tworzenie nieograniczonej ilości magazynów
• stany magazynowe w wielu jednostkach
• możliwość tworzenia dodatkowych atrybutów dla każdego produktu,
takich jak kolor, rozmiar itp.
• transferowanie produktów między magazynami
• raporty stanów magazynowych
• automatyczne informowanie o wyczerpaniu górnej granicy limitu stanu
magazynowego (via email, SMS, inne doprecyzowane po
przeprowadzeniu analiz przedwdrożeniowych), dzięki czemu łatwo
będzie uzupełnić stan magazynowy danego produktu
Wprowadzenie systemu siatki magazynu, ułatwi w łatwy sposób znaleźć w
wielkich magazynach towar. Każdy magazyn będzie mógł zawierać unikalną
siatkę w zależności od jego struktury. W zależności od sposobu definiowania
siatki, będzie można utworzyć unikalny i łatwy do zastosowania system
definiowania pól siatki, przykładowo:
regał - sektor - pole – pomieszczenie
Wprowadzenie takiego systemu pozwoli uniknąć niepotrzebnej utraty czasu
pracownika na zidentyfikowanie miejsca towaru. W przypadku reorganizacji,
rozbudowy magazynu, system będzie pozwalał w prosty sposób rejestrować
zmiany położenia towaru.
W celu zachowania jak najlepszej informacji o stanach magazynowych,
zostanie utworzony specjalny moduł w systemie CRM Prana Pack Mobile
Edition, umożliwiający mobilną bieżącą inwentaryzację/przegląd stanu
magazynowego. Poprzez system mobilny, pracownik będzie mógł w czasie
rzeczywistym bez zbędnych papierowych dokumentów i ręcznego
zapisywania:
• uzupełnić rzeczywiste stany towarów w magazynie
• skorygować stany magazynowe
Aplikacja zarejestruje wszystkie zdarzenia i operacje dokonywane na
materiałach. Dostarcza informacji o aktualnym stanie, wartości i lokalizacji
zapasów i towarów, rejestrując transakcje magazynowe i emisje związanych z
nimi dokumentów. Pozwala identyfikować osoby wystawiające dokumenty,
przyjmujące i wydające pozycje z magazynów. Moduł automatyzuje proces
biznesowy - Zarządzanie Gospodarką Materiałową. Pełna integracja Modułu
MAGAZYN z pozostałymi aplikacjami systemu pozwala na automatyczne
tworzenie dokumentów magazynowych w oparciu o dokumenty powstające w
powiązanych modułach. System pozwala na dostosowanie dokumentów do
indywidualnych potrzeb użytkownika. Maksymalne bezpieczeństwo zapewnia
rozbudowany system przydzielania uprawnień do obsługi dokumentów.
f. Zakup licencji do obsługi Panelu 5 B2B (Moduł ANALITYCZNY, Moduł
WYMIANA DANYCH). PANEL 5 B2B - obszar, którego główna funkcjonalność
pozwala na globalną kontrolę i diagnozę stanu przedsiębiorstwa w kontekście
zachodzących w jego obrębie zdarzeń biznesowych.
MODUŁ ANALITYCZNY. Celem funkcjonalności jest kontrola procesów
przedsiębiorstwa z punktu widzenia realizacji założonych celów za pomocą
funkcjonalności do dynamicznego monitorowania i raportowania kluczowych
wskaźników realizowanych procesów biznesowych.
Funkcjonalność obejmuje raportowanie stanu procesów oraz tworzenie analiz
kosztów i przebiegu procesów poprzez planowanie i ewidencjonowanie
wszelkich zdarzeń gospodarczych. Generowane przez system zestawienia
przydatne będą m.in. do:
• planowania kierunku przyszłych działań
• planowania budżetu
• planowania sprzedaży
• planowania lepszego doboru i zawężenia grupy potencjalnych klientów
• planowania zarządzania zasobami magazynowymi
Moduł analityczny będzie podzielony na sekcję analiz i raportów, dotyczących:
• raporty dla klientów
• statystyki klientów
• raporty należności
• raporty pracowników
• raporty magazynu
• raporty kampanii reklamowych.
Każdy z raportów będzie można zapisać w formacie PDF, co umożliwi
przesłanie go pracownikowi lub umieszczenie wyników w formie prezentacji
graficznej.
MODUŁ WYMIANA DANYCH. Jego zadaniem jest integracja platformy z
systemami partnerów oraz standaryzacja danych Dzięki modułowi jest
możliwe przekazywanie danych z i do platformy z dowolnego systemu, dzięki
możliwości konfigurowania zależności między nimi. Wymiana danych będzie
odbywała się w synchronicznie w obu kierunkach (z i do platformy), w sposób
w pełni zautomatyzowany, nie wymagający po okresie integracji ingerencji
człowieka.
W wyniku prac zaplanowanych w ramach projektu zostanie określony wspólny
standard wymiany danych w formacie zgodnym z xml poprzez odpowiedni
bezpieczny kanał komunikacyjny.
System wymiany danych B2B musi być stworzony w taki sposób, aby
obsługiwał i generował komunikaty w w/w standardzie. Kanał komunikacyjny
musi zapewniać:
• bezpieczeństwo - aby uniemożliwić nieuprawnione próby dostępu,
• odporność na błędy - musi kontrolować poprawność komunikacji, a
także w razie wystąpienia problemów gromadzić komunikaty, wznawiać
komunikację, informować o nieprawidłowościach,
• otwartość - system musi być otwarty na kolejne integracje,
• wiarygodność - system musi nie tylko wysyłać komunikaty, ale także
przetwarzać potwierdzenia ich realizacji.
g. Zakup licencji do obsługi Panelu 6 B2B (Moduł E-LEARNING). PANEL 6 B2B obszar odpowiedzialny za podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników
za pomocą szkoleń przeprowadzanych drogą e-learningową, obsługiwany
przez Moduł E-LEARNING.
MODUŁ E-LEARNING. Główną funkcjonalnością tego Modułu jest kreator
szkoleń pozwalający na szybkie tworzenie i edytowanie szkoleń elearningowych oraz ich automatyczne przydzielanie pracownikom
Wnioskodawcy oraz Partnerów objętych projektowanym systemem B2B.
Moduł stanowi doskonałe wsparcie tradycyjnych szkoleń stacjonarnych. Jest
to wygodne narzędzie, które pozwala podnosić kwalifikacje pracowników.
Każdy pracownik może wziąć udział w szkoleniu o dowolnej godzinie z
dowolnego miejsca na świecie. Dzięki multimedialnym oraz interaktywnym
rozwiązaniom może aktualizować swoją wiedzę w sposób ciekawy i
przyjemny. Moduł ten pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. Pracodawca nie
musi zawsze korzystać z bardzo drogich szkoleń stacjonarnych.
Przygotowanie szkolenia e-learningowego wiąże się z poniesieniem tylko
jednorazowego kosztu utworzenia materiałów i uruchomienia szkolenia.
Można przeszkolić dowolną ilość osób bez ponoszenia znaczących kosztów.
Jest to szczególnie istotne w kontekście rozwoju firmy oraz zacieśniania
współpracy z Partnerami biznesowymi. Podnoszenie kwalifikacji pracowników
- inwestowanie w kapitał ludzki jest dla firmy PRANA-PACK sposobem na
zwiększenie przywiązania i zaangażowanie pracowników, stanowi dla nich
motywacje i jest czynnikiem zwiększającym ich lojalność w stosunku do firmy,
co stanowi również nieocenioną wartość dodaną całego projektu.
Wszystkie materiały edukacyjne są umieszczone na w systemie B2B.
Szkoleniowiec i pracodawca nadzorujący szkolenie może w dowolnym
momencie dokonać ich aktualizacji lub utworzyć nowe. Jest to szczególnie
istotne przy prowadzeniu instruktaży, które wymagają odświeżania wiedzy, np.
szkolenia sprzedażowe w firmie, gdzie często zmienia się oferta produktowa,
a handlowców i konsultantów należy instruować w możliwie najkrótszym
czasie. Kreator szkoleń e-learningowych umożliwia wykorzystanie grafik,
zdjęć, dźwięków i filmów oraz różnorodnych testów sprawdzających zdobytą
widzę. Dzięki rozbudowanej funkcji raportowania możliwe jest śledzenie
wyników oglądalności szkolenia oraz wyników testów dla poszczególnych
pracowników. Jeśli wyniki testów nie są zadowalające dla szkoleniowca
(pracodawcy) w każdej chwili może on ponownie skierować uczestnika na
powtórzenia e-szkolenia oraz rozwiązanie testu.
2) Zakup nowych środków trwałych:
a. Zakup serwera aplikacji - dla platformy B2B - 1 szt. Nie gorszy niż: Dell
PowerEdge R620, 2xIntel Xeon 2,5GHz, 4x16GB RAM, RAID 10 - PERC
1GB, 4x300GB HDD 15K,
b. Zakup serwera bazy danych - dla platformy B2B - 1 szt. Nie gorszy niż: Dell
PowerEdge R620, 2xIntel Xeon 3,30Ghz, 4x16GB RAM, RAID 10 - PERC
1GB, 6x300GB HDD 15K,
c. Szafa do serwera z osprzętem (switch + UPS) - 1 szt. Nie gorszy niż:
• Szafa serwerowa 19’’: głębokość 1000; szerokość 800; 42U, szyny do
poprowadzenia kabli napięciowych; szyby do poprowadzenia kabli
sieciowych; maskownice do przewodów; dwie listwy napięciowe; drzwi;
lewa, prawa, tylna ściana,
• Przełącznik z serii Dell PowerConnect 3500,
• UPS z zewnętrznymi ogniwami, montaż w szafie serwerowej. Moc ok.
2kWat, producent APC, Ever, Eaton, Fideltronik, Lestar, Mustek,
Orvaldi.
d. Zakup laptopów z oprogramowaniem dla potrzeb systemu B2B (2 szt.). Nie
gorszy niż: Dell Latitude E5430, 4GB RAM, 320 GB HDD, Windows 7 (64 bit).
e. Zakup 2 zestawów do kwalifikowanego podpisu elektronicznego z czytnikami
w wersji na 2 lata.
3) Zakup usług doradczych i eksperckich:
a. Analiza Analiza wstępna rozwiązań informatycznych dla celów wdrożenia
dedykowanej platformy B2B
b. Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Panelu 1 B2B (Moduł KLIENCI, Moduł
PARTNERZY)
c. Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Panelu 2 B2B (Moduł ZAMÓWIENIA,
Moduł DOKUMENTACJA, Moduł MOBILNI HANDLOWCY)
d. Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Panelu 3 B2B (Moduł ZARZĄDZANIE
INFORMACJA O PRODUKCIE I PROMOCJA, Moduł TELEMARKETING)
e. Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Panelu 4 B2B (Moduł ZARZADZANIE
MAGAZYNEM)
f. Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Panelu 5 B2B (Moduł ANALITYCZNY,
Moduł WYMIANA DANYCH)
g. Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Panelu 6 B2B (Moduł ELEARNING)
h. Raport powdrożeniowy w zakresie dedykowanego systemu B2B
4) Szkolenia specjalistyczne:
a. Przeszkolenie 5 prac. Wnioskodawcy, tematy: 1. instalacja i obsługa
dedykowanego systemu B2B, 2. Bezpiecz. w proc. wymiany danych, 3.
Funkcje sys. B2B w kontekście obsługi planowanych proc. współpracy
Partnerów, 4. Interfejsy współpracy (wymiany danych) z aplikacjami
Partnerów. L. dni 8dni * 8h
b. Zakup usług szkoleniowych - objecie 2 pracowników szkoleniami dla
administratorów systemu - 2 dni szkoleniowe * 6h
5) Nabycie usług informatycznych i technicznych
a. Instalacja systemu operacyjnego i konfiguracja serwerów
b. Prace wdrożeniowe związane z dostosowaniem systemów wewnętrznych
ERP do potrzeb platformy B2B w zakresie Panel 2 (Moduł ZAMÓWIENIA,
Moduł DOKUMENTACJA, Moduł MOBILNI HANDLOWCY)
c. Prace wdrożeniowe związane z dostosowaniem systemów wewnętrznych
ERP do potrzeb platformy B2B w zakresie Panel 4 B2B (Moduł
ZARZADZANIE MAGAZYNEM)
d. Prace wdrożeniowe związane z dostosowaniem systemów wewnętrznych
ANALITYCZNY, Moduł WYMIANA DANYCH)
e. Prace wdrożeniowe związane z dostosowaniem systemów wewnętrznych
ERP do potrzeb platformy B2B w zakresie Panel 6 B2B (Moduł E-LEARNING)
f. Naniesienie poprawek w systemie B2B
g. Prace wdrożeniowe - uruchomienie platformy B2B wraz z implementacja
podpisu elektronicznego
h. Testowanie aplikacji B2B
i. Prace wdrożeniowe związane z dostosowaniem systemów wewnętrznych
ERP do potrzeb platformy B2B w zakresie Panel 1 B2B (Moduł KLIENCI,
Moduł PARTNERZY)
j. Prace wdrożeniowe związane z dostosowaniem systemów wewnętrznych
ZARZĄDZANIE INFORMACJA O PRODUKCIE I PROMOCJA, Moduł
TELEMARKETING)
6) Promocja projektu:
a. Informacja o współfinansowaniu z funduszy UE – nabycie tablicy informacyjnej
oraz umieszczenie na stronie internetowej odpowiedniej grafiki i informacji o
realizowanym projekcie.
4.
TERMIN ZWIĄZANY Z OFERTĄ:
Minimalny termin związania ofertą wynosi 60 dni od daty złożenia oferty.
5.
WYMAGANY TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
Od dnia zawarcia umowy do końca trwania Projektu (tj. do dnia 30.09.2015).
6.
KRYTERIA OCENY OFERT:
Końcowa ocena oferty zostanie złożona z następujących kryteriów:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Cena netto za realizację nabycia wartości niematerialnych i prawnych: - 20 %
Cena netto za realizację zakupu nowych środków trwałych - 20 %
Cena netto za realizację usług doradczych i eksperckich – 20 %
Cena netto za realizację szkoleń specjalistycznych - 10 %
Cena netto za realizację usług informatycznych i technicznych -20 %
Cena netto za realizację promocji projektu -10 %
Obliczenie ceny oferty w ramach niniejszego kryterium nastąpi zgodnie z
następującym wzorem:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Kryterium pkt. 6 a): najniższa oferowana cena / oferowana cena 1 x 20
Kryterium pkt. 6 b): najniższa oferowana cena / oferowana cena 1 x 20
Kryterium pkt. 6 c): najniższa oferowana cena / oferowana cena 1 x 20
Kryterium pkt. 6 d): najniższa oferowana cena / oferowana cena 1 x 10
Kryterium pkt. 6 e): najniższa oferowana cena / oferowana cena 1 x 20
Kryterium pkt. 6 f): najniższa oferowana cena / oferowana cena 1 x 10
7.
OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY:
Oferowaną cenę brutto należy podać w rozbiciu na poszczególne działania.
Cena (brutto) = Cena netto + podatek VAT
Cena oferty powinna być podana cyfrowo i słownie.
8.
POSTANOWIENIA ISTOTNE DLA ZAMWIAJĄCEGO, KTÓRE ZOSTANĄ
WPROWADZONE DO UMOWY:
Z uwagi na fakt, iż projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego, w umowie zawarte zostaną następujące
uwarunkowania:
•
•
9.
obowiązek udostępnienia na każde żądanie dokumentacji, w tym
dokumentacji finansowej, związanej z realizacją zamówienia;
możliwość zmiany szczegółowego zakresu zamówienia w wyniku
zmiany wymogów formalnych związanych z realizacją projektu.
OFERTY CZĘŚCIOWE I WARIANTOWE
Nie dopuszcza się w niniejszym zapytaniu możliwości składania ofert
częściowych, tzn. oferujących realizację jedynie części przedmiotu
zamówienia.
Nie dopuszcza się w niniejszym zapytaniu możliwości składania ofert
wariantowych.
10. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT:
Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego nie później niż do dnia
22.11.2014 r. do godziny 17.00 drogą pocztową, osobiście, lub mailem (skan
podpisanej oferty wraz z wymaganymi załącznikami). Za datę złożenia oferty
uznana zostanie data wpływu oferty do Zamawiającego.
11. TRYB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ:
Wykonawca może zwrócić się na piśmie do Zamawiającego o wyjaśnienie
dotyczące zamówienia, a zamawiający udzieli niezwłocznie wyjaśnień
Wykonawcy. Zamawiający dopuszcza wszelkie formy składania zapytań, w
tym za pośrednictwem poczty elektronicznej.
12. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTOWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI:
Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami są:
− Paweł Majchrzak, nr tel.: 791111317, [email protected]
13. INNE:
Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z wykonawcą,
którego oferta zostanie wybrana oraz prawo do odstąpienia od udzielenia
zamówienia w wypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych
negocjacji.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego zapytania.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do odmowy udzielenia informacji o
złożonych ofertach, jeżeli oferent zastrzegł ochronę tajemnicy
przedsiębiorstwa (w rozumieniu Art. 11 ust. 4 Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993
r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) w stosunku do całości lub części
oferty.
14. ZAŁĄCZNIKI:
Załącznikiem do niniejszej specyfikacji jest formularz ofertowy oraz
oświadczenie oferenta o spełnianiu kryteriów uczestnictwa w postępowaniu.

Zapytanie ofertowe PRANA - Prana-pack

Transkrypt

Podobne dokumenty

Moduł 6N - podświetlany panel listy lok.

Zmiana załącznika Nr 2

pobierz

Ogłoszenie dot. licencji na system B2B

PROJEKT EDUKACYJNY - MATERIAŁY METODYCZNE Informuję

WIELKOPOLSKI INSTYTUT ROZWOJU PRZEDSIĘBIORCZOŚCI I