tutaj - BIP - Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi

Łódź, dnia 28 listopada 2012 roku
Pani
Mariola Hernas
Wójt Gminy
Konopnica
WK – 6020/69/2012
Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku
o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r.,
poz. 1113) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi
przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień
publicznych w Gminie Konopnica. Kontrolą objęto lata 2011-2012 i wybrane
zagadnienia z lat wcześniejszych dotyczące przede wszystkim: prowadzenia
rachunkowości, zadłużenia jednostki, sporządzania sprawozdań finansowych,
realizacji dochodów z podatków, realizacji dochodów z majątku, udzielania
zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych, ewidencji oraz inwentaryzacji
majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości
i uchybienia wynikały z nieprzestrzegania obowiązujących przepisów. Wykazane
uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:
W zakresie podstawowych wskaźników finansowych
Z przeprowadzonej analizy finansowej wynikało, że maksymalny wskaźnik spłat
kredytów i pożyczek wraz z odsetkami, wykupów papierów wartościowych oraz
potencjalnych spłat kwot wynikających z udzielonych poręczeń i gwarancji,
wyliczony na podstawie art.243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach
publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240 ze zm.), jako średnia arytmetyczna z lat:
2009, 2010, 2011 (plan 3 kwartały) wynosił dla 2012 roku 4,77%. Wskaźnik ten
był wyższy, w sytuacji przyjęcia zamiast planu z trzech kwartałów za 2011 rok,
danych z wykonania za 2011 rok - wartość wskaźnika 5,93%.
Planowany wskaźnik spłat kredytów i pożyczek wraz z odsetkami, wykupów
papierów wartościowych oraz potencjalnych spłat kwot wynikających z udzielonych
poręczeń i gwarancji wyliczony dla 2012 roku wynosił 9,33%, a po wyłączeniu
spłat rat z tytułu zobowiązań dłużnych zaciągniętych na realizację projektów
finansowanych ze środków europejskich - 7,11%.
1
Planowany wskaźnik spłat kredytów i pożyczek wraz z odsetkami,
wykupów papierów wartościowych oraz potencjalnych spłat kwot
wynikających z udzielonych poręczeń i gwarancji – po dokonaniu
stosownych wyłączeń - wyliczony na podstawie art.243 ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych jest niższy, a zatem gdyby
wskazany art. 243 ww. ustawy obowiązywał w 2012 roku (zacznie
obowiązywać przy uchwaleniu budżetu na 2014 rok) Gmina nie mogłaby
uchwalić budżetu.
W zakresie spraw organizacyjnych
Stan liczbowy jednostek organizacyjnych gminy wynikający z „Wykazu gminnych
jednostek organizacyjnych”, stanowiącego załącznik nr 3 do Statutu Gminy
Konopnica, przyjętego uchwałą nr V/27/03 Rady Gminy Konopnica z dnia
25 marca 2003 roku, był niezgodny ze stanem faktycznym. W ww. wykazie nadal
figurowały dwie zlikwidowane już jednostki organizacyjne, tj. Samodzielny
Publiczny Zakład Podstawowej Opieki Zdrowotnej w Konopnicy (zlikwidowany
uchwałą nr XVII/87/04 Rady Gminy Konopnica z dnia 25 sierpnia 2004 roku) oraz
Gospodarstwo Pomocnicze przy Urzędzie Gminy Konopnica (zlikwidowane
zarządzeniem nr 44/07 Wójta Gminy Konopnica z dnia 22 listopada 2007 roku).
W
zakresie
ewidencji
rozrachunków i roszczeń
księgowej
i
sprawozdawczości
oraz
1.
Zarządzeniem nr 257/2010 z dnia 10 grudnia 2010 roku Wójt Gminy
Konopnica wprowadził zasady rachunkowości do stosowania w Urzędzie
Gminy Konopnica oraz w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Konopnicy
i w Gminnym Zespole Ekonomiczno - Administracyjnym Szkół w Konopnicy.
Tymczasem, zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku
o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 r., Dz. U. nr 152, poz. 1223 ze zm.)
to kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację
opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości. W związku
z powyższym, ustalenie zasad rachunkowości w Gminnym Ośrodku Pomocy
Społecznej i w Gminnym Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół było
obowiązkiem ich kierowników, a nie Wójta Gminy.
2.
Objęte kontrolą dowody księgowe dotyczące dostaw, robót i usług (poza
kilkoma przypadkami) nie zostały zaewidencjonowane na koncie 201 rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Ustalono, że w 2011 roku wszystkie
faktury w momencie zapłaty księgowano z pominięciem konta 201 rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, natomiast w okresach
sprawozdawczych, tj. na koniec każdego kwartału faktury dotyczące danego
kwartału, a zapłacone po danym kwartale ewidencjonowano na koncie 201.
W 2012 roku nadal dokonywano księgowań w momencie zapłaty
z pominięciem konta 201, z tym, że faktury dotyczące danego okresu
sprawozdawczego, jakim jest miesiąc, a zapłacone w następnym miesiącu
księgowano na koncie 201. Tymczasem, zgodnie z „Planem kont dla
jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych”,
stanowiącym załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. nr 128,
2
poz. 861 ze zm.) oraz przyjętymi przez jednostkę zasadami (polityką)
rachunkowości konto 201 - rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, służy do
ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu
dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót
i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów
finansowych.
3.
Ustalono, że w ewidencji konta 201 - rozrachunki z odbiorcami i dostawcami,
na dzień 30 czerwca 2012 roku, a także w sprawozdaniu budżetowym
z wykonania wydatków za ten okres, nie została ujęta faktura dotycząca
zdarzenia gospodarczego z czerwca, tj. faktura nr LFS+BC-2012-026 z dnia
30 czerwca 2012 roku na kwotę 1.317,60 zł, wystawiona przez LTC sp. z o.o.
z Wielunia za obsługę i publikację modułów internetowych. Faktura wpłynęła
w dniu 3 lipca 2012 roku i zapłacona została w dniu 24 lipca 2012 roku.
Stanowiło to naruszenie art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie
z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należało
wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym
okresie sprawozdawczym.
4.
W bilansie organu za 2011 rok po stronie aktywów w rubryce „Pozostałe
należności i rozliczenia” wykazano, m.in., kwotę 1.000,00 zł, wynikającą
z konta 224-15, którą stanowił udział Gminy Konopnica wniesiony do spółki
„WARTA” sp. z oo. z siedzibą w Sieradzu, zgodnie z oświadczeniem
w sprawie przystąpienia do ww. spółki, złożonym w formie aktu notarialnego
Rep. A. 2595/2002 z dnia 20 czerwca 2002 roku. Udział zaksięgowano
w organie konto Ma 133 - rachunek bieżący budżetu, Wn 224 - rozrachunki
z budżetami. Wskazać należy, że stosownie do przepisów nieobowiązującego
obecnie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych
jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752 ze
zmianami) oraz następujących po nim: rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 28 lipca 2006 roku i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca
2010 roku - ewidencja księgowa wniesionych przez gminę udziałów powinna
być prowadzona w jednostce budżetowej. W ewidencji księgowej Urzędu
ww. kwota winna zostać zaksięgowana po stronie Ma konta 130 - rachunek
bieżący jednostki, w korespondencji z kontem 030 po stronie
Wn - długoterminowe aktywa finansowe. Dane dotyczące wniesionych przez
Gminę udziałów winny być wykazane w sprawozdaniu bilans jednostki
budżetowej po stronie aktywów w rubrykach „Długoterminowe aktywa
finansowe” oraz „Akcje i udziały”.
5.
W sprawozdaniu finansowym - bilans jednostki budżetowej na dzień
31 grudnia 2011 roku, w rubryce „Pozostałe należności” wykazano kwotę
34.651,43 zł, na którą złożyła się, między innymi, kwota 6.445,63 zł,
dotycząca podatku VAT należnego, ewidencjonowanego w kontrolowanej
jednostce na koncie 201 - rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Zgodnie
z planem kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów
budżetowych, stanowiącym załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej
Polskiej, a także unormowaniami wewnętrznymi – tj. zasadami
rachunkowości, przyjętymi do stosowania zarządzeniem nr 257/10 Wójta
3
Gminy Konopnica z dnia 10 grudnia 2010 roku, do ewidencji rozrachunków
z budżetami w szczególności z tytułu dotacji, podatków, nadwyżek środków
obrotowych, nadpłat w rozliczeniach z budżetami, służy konto 225 rozrachunki z budżetami.
6.
Na
7.
W zakresie prawidłowości wykazania w sprawozdaniach Rb-PDP i Rb-27S za
2011 rok skutków finansowych zwolnień i ulg udzielonych przez Radę Gminy
kontrolujące ustaliły, że do obliczenia skutków finansowych udzielonych ulg
i zwolnień w zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych przyjęto
wartość budowli związanych z dostarczaniem wody, oczyszczaniem ścieków
oraz składowaniem odpadów w kwocie 10.640.705,40 zł, natomiast zgodnie
z ewidencją księgową środków trwałych, wartość wskazanych budowli
wynosiła kwotę 10.593.192,67 zł. Z tytułu przyjęcia błędnej podstawy
opodatkowania skutki ulg i zwolnień udzielonych przez Radę Gminy
Konopnica zostały zawyżone w 2011 roku o kwotę 952,25 zł
(10.640.705,40 zł - 10.593.192,67 zł) x 2%).
8.
W zakresie prawidłowości wykazania w sprawozdaniu budżetowym Rb-PDP
skutków finansowych umorzeń zaległości podatkowych ustalono, że
w sprawozdaniu za 2011 rok skutki umorzeń zaległości podatkowych zostały
zawyżone o kwotę 1.706,00 zł (w zakresie podatku od nieruchomości),
w związku z ujęciem w sprawozdaniu 2 decyzji w sprawie umorzenia odsetek
od zaległości podatkowych. W sprawozdaniu za I półrocze 2012 roku skutki
umorzeń zaległości podatkowych zostały zaniżone o kwotę 295,00 zł (w tym:
w zakresie podatku od nieruchomości o kwotę 73,00 zł, w zakresie podatku
rolnego o kwotę 211,00 zł i w zakresie podatku leśnego o kwotę 11,00 zł),
w związku z pominięciem w sprawozdaniu decyzji wydanych w I kwartale
2012 roku.
koncie 240 - pozostałe rozrachunki, zaewidencjonowano polecenie
wyjazdu służbowego wystawione dla Sekretarza Gminy na kwotę 134,16 zł,
stanowiącą na dzień 31 grudnia 2011 roku zobowiązanie wobec
ww. pracownika. Na wskazanym koncie ewidencjonowano również pożyczki
z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W świetle przepisów
wskazanego powyżej rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczypospolitej Polskiej, wydatki wyłożone przez pracowników jednostki
oraz należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń
socjalnych ujmuje się na koncie 234 - pozostałe rozrachunki z pracownikami.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1.
W 2011 roku deklaracje podatkowe po obowiązującym terminie złożyło
3 podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych, a w 2012 roku
1 podatnik. Zgodnie z art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku
o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2010 r., Dz. U. nr 95,
poz. 613 ze zm.) - osoby prawne oraz spółki niemające osobowości prawnej,
jednostki organizacyjne Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa, a także
jednostki organizacyjne Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy
Państwowe do 2011 roku obowiązane były składać deklaracje na podatek od
nieruchomości na formularzu według ustalonego wzoru – w terminie do dnia
15 stycznia za dany rok, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu
– w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających
4
powstanie tego obowiązku. Po zmianie ww. ustawy wprowadzonej ustawą
z dnia 16 września 2011 roku o redukcji niektórych obowiązków obywateli
i przedsiębiorców (Dz. U. nr 232, poz. 1378) - począwszy od 2012 roku
deklaracje na podatek powinny być składane do dnia 31 stycznia każdego
roku.
2.
W wyniku analizy kart kontowych podatników i dowodów wpłat stwierdzono
niepobranie odsetek za zwłokę w zapłacie należnych rat podatku od
podatnika (…)1. W ww. przypadkach wpłaty podatników nie pokrywały kwoty
zaległości podatkowej i stosownie do art. 55 § 2 ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa tekst jednolity Dz. U. z 2012 r.,
poz. 749 ze zm.) powinny być zaliczone proporcjonalnie na poczet kwoty
zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę, w stosunku w jakim
w dniu wpłaty pozostawała kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za
zwłokę. Dokonane przez podatników wpłaty zostały przez organ podatkowy
w całości zaliczone na poczet zaległości podatkowej. Niepobranie odsetek od
wpłat dokonanych po terminie, w sytuacji gdy one przysługiwały stanowiło
naruszenie art. 53 § 1 ustawy Ordynacja Podatkowa.
3.
W przypadku podatnika (…)2, prowadzącego działalność gospodarczą,
stwierdzono, że w informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych
wykazał, oprócz gruntów i budynków związanych z działalnością
gospodarczą, budynki pozostałe o powierzchni 220 m² i grunty pozostałe o
powierzchni 1.250 m². Dla wskazanych gruntów i budynków organ
podatkowy zastosował do celów wymiaru podatku niższe stawki podatku
ustalone przez Radę Gminy dla „budynków pozostałych” i „gruntów
pozostałych”. Organ podatkowy przed wydaniem decyzji o wysokości
zobowiązania podatkowego nie dokonał czynności sprawdzających na
podstawie art. 272 ustawy Ordynacja Podatkowa, mających na celu
sprawdzenie poprawności złożonej informacji podatkowej przez ww.
podatnika. Czynności sprawdzające należało przeprowadzić w celu ustalenia
prawidłowej podstawy opodatkowania, biorąc pod uwagę definicję legalną
gruntów, budynków i budowli związanych z prowadzeniem działalności
gospodarczej, wynikającą z art. 1a ust.1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach
lokalnych. Zgodnie z powołanym przepisem – grunty, budynki i budowle
związane z prowadzeniem działalności gospodarczej to grunty, budynki
i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu
prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych
oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów, o których
mowa w art. 5 ust.1 pkt.1 lit. b ustawy (dotyczy gruntów pod jeziorami,
zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych), chyba że
przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do
prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. Z dokumentacji
zgromadzonej przez organ podatkowy nie wynikało, że w opisywanym
przypadku zaistniała przesłanka niemożności wykorzystania budynków do
prowadzenia działalności gospodarczych ze względów technicznych.
1
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu
podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
2
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu
podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
5
Potencjalna kwota należnego podatku z tytułu zaniżenia stawek podatku dla
wskazanego podatnika wynosiła: [1] w 2011 roku 2.308,00 zł (grunty
pozostałe 1250 m² x różnica w stawce opodatkowania 0,35 zł + budynki
pozostałe 220 m² x różnica w stawce opodatkowania 8,50 zł); w 2012 roku
2.482,00 zł (grunty pozostałe 1250 m² x różnica w stawce opodatkowania
0,37 zł + budynki pozostałe 220 m² x różnica w stawce opodatkowania
9,18 zł).
4.
W wyniku kontroli terminowości podejmowania czynności windykacyjnych
w odniesieniu do zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości
i w podatku rolnym stwierdzono, że w większości przypadków upomnienia
o zapłatę w odniesieniu do podatników objętych kontrolą zostały wysłane
z opóźnieniem. Terminy wysłania upomnień mieściły w przedziale czasowym
od 31 do 289 dni od upływu terminu płatności raty podatku. Terminy
dostarczenia tytułów wykonawczych do Urzędu Skarbowego mieściły się
w przedziale czasowym od 13 do 34 dni po upływie terminu doręczenia
upomnienia. Stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów
ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U nr 137, poz.
1542 ze zm.) - wierzyciel zobowiązany jest do systematycznej kontroli
terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność
nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym
z przepisów prawa - wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie,
z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia
upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu
wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do
egzekucji.
5.
Wójt Gminy Konopnica Pan Wacław Szumigaj, za zgodą Rady Gminy
Konopnica, wyrażoną w uchwale nr XIV/99/08 z dnia 25 kwietnia 2008 roku,
sprzedał w drodze bezprzetargowej działkę nr 469/54 o powierzchni
0,0622 ha, położoną w Konopnicy, na rzecz osób fizycznych,
z przeznaczeniem na poprawienie warunków zagospodarowania przyległej
nieruchomości, za cenę 8.708,00 zł plus podatek VAT. Sprzedana działka
nr 469/54 powstała w wyniku podziału działki nr 469/38, zabudowanej
budynkiem
Gminnego
Ośrodka
Zdrowia,
otrzymanej
od
Powiatu
Wieluńskiego w formie darowizny, aktem notarialnym Rep. A. 1339/2002
z dnia 9 kwietnia 2002 roku, z przeznaczeniem na cele publiczne w zakresie
ochrony zdrowia. W związku ze sprzedażą ww. działki, co było niezgodne
z umową darowizny oraz w związku z odwołaniem darowizny przez Zarząd
Powiatu, Gmina Konopnica dokonała zwrotu nieuzasadnionych korzyści
z tytułu dochodów ze sprzedaży ww. nieruchomości. Skutkiem decyzji
o sprzedaży ww. nieruchomości na cel inny niż określony w umowie
darowizny, było nie tylko pozbycie się ww. działki i nieuzyskanie z tego tytułu
żadnego dochodu, ale też poniesienie przy tym nieuzasadnionych kosztów
(co najmniej na kwotę 1.897,76 zł), związanych m.in. z podziałem
nieruchomości, wykonaniem operatu szacunkowego i ogłoszeniem w prasie
lokalnej informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości w siedzibie Urzędu.
6.
W wyniku oględzin w dniu 6 września 2012 roku działki nr 469/54 przy
ul. Parkowej w Konopnicy kontrolujące ustaliły, że we władaniu ww. osób
fizycznych znajduje się również działka nr 469/24, o powierzchni 0,02 ha,
należąca do Gminy Konopnica i wskazana w ewidencji geodezyjnej jako rów,
który winien rozgraniczać działkę nr 469/9 od działek nr 469/37 i nr 469/54.
Z wyjaśnienia Pani Anny Glapy Sekretarza Gminy wynikało, że nie była na tej
działce przed jej zbyciem i nie wiedziała, że są tam zlokalizowane urządzenia
6
melioracyjne. Według jej wiedzy do tej działki nie przylega i nigdy nie
przylegał żaden rów - ciek wodny, który by rozgraniczał działki sąsiadujące.
Z wyjaśnienia ww. wynikało także, że o działce, stanowiącej urządzenia
melioracyjne, dowiedziała się w czasie weryfikacji dokumentów dotyczących
uchwały o sprzedaży nieruchomości, natomiast nie wiadomo jej czy były
prowadzone uzgodnienia przez byłego Wójta Gminy z osobami fizycznymi, co
do sposobu użytkowania i konserwowania rowu melioracyjnego.
7.
Przy sprzedaży nieruchomości ceny wywoławcze do I przetargu ustalano,
zgodnie z art. 67 ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku
o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2010 r., Dz. U. nr 102,
poz. 651 ze zm.) - w wysokości nie mniejszej niż wartość nieruchomości.
Nieruchomości sprzedawane były najczęściej za cenę wywoławczą plus jedno
postąpienie w wysokości nie mniejszej niż 1% ceny wywoławczej. W wyniku
kontroli dokumentacji ze sprzedaży nieruchomości ustalono, że Gmina
ponosiła koszty związane, m.in., z podziałem nieruchomości, sporządzeniem
operatów szacunkowych, publikacją w prasie lokalnej informacji o
wywieszeniu wykazu i ogłoszeń o przetargach, co nie pozostawało bez
wpływu na rzeczywistą wysokość uzyskanych dochodów z tytułu sprzedaży
tych nieruchomości. Podkreślić należy, że przywołany artykuł ustawy o
gospodarce nieruchomości wskazuje, że cena wywoławcza powinna być nie
mniejsza niż wartość nieruchomości, ale nie określa jej górnego pułapu.
Ustalając
cenę
wywoławczą
nieruchomości
jednostka
samorządu
terytorialnego powinna mieć na uwadze wskazany przepis ustawy, jak
również możliwość uwzględnienia w cenie poniżonych kosztów związanych
z przygotowaniem nieruchomości do zbycia.
8.
Zwrotu wadium osobie, która przystąpiła do przetargu na sprzedaż
nieruchomości gruntowej, położonej w miejscowości Strobin, w dniu
10 listopada 2009 roku i nie wygrała tego przetargu, dokonano w dniu
31 grudnia 2009 roku, tj. z naruszeniem terminu określonego w § 4 ust. 7
pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku
w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na
zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108 ze zm.). W świetle
wskazanego przepisu, wadium zwraca się niezwłocznie po odwołaniu albo
zamknięciu przetargu, jednak nie później niż przed upływem 3 dni od dnia,
odpowiednio zamknięcia lub odwołania przetargu.
9.
Umowy zawarte w dniu 30 kwietnia 2008 roku na okres 3 lat z osobami
fizycznymi zostały przedłużone aneksami do dnia 31 lipca 2011 roku, tj.
o 3 miesiące, a umowa zawarta z Bankiem Polskiej Spółdzielczości S.A.
z siedzibą w Warszawie do dnia 31 sierpnia 2011 roku, tj. o 4 miesiące.
Przedłużenie okresu obowiązywania umowy na okres dłuższy niż 3 lata
nastąpiło bez zgody Rady Gminy Konopnica, wyrażonej w uchwale.
Stosownie do postanowień art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. „a” ustawy z dnia 8 marca
1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142,
poz.1591 ze zm.) - do wyłącznej właściwości rady gminy należy
podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych gminy, przekraczających
zakres zwykłego zarządu, dotyczących: zasad nabywania, zbywania
i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na
czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony; do czasu
określenia zasad wójt może dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą
rady gminy. Uchwała rady wymagana jest także w przypadku, gdy po
umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat, strony zawierają kolejną
umowę, której przedmiotem jest ta sama nieruchomość.
10.
Oddając w najem lokale użytkowe na rzecz: Niepublicznego Zakładu Opieki
7
Zdrowotnej „Centrum Medyczne” z siedzibą w Konopnicy, Niepublicznego
Zakładu Opieki Zdrowotnej Poradnia Medycyny Rodzinnej s.c. w Klonowej
oraz osoby fizycznej, Wynajmujący nie podał do publicznej wiadomości
wykazu lokali użytkowych przeznaczonych do oddania w najem - zgodnie
z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wskazany przepis
stanowi, że właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości
wykaz
nieruchomości
przeznaczonych
do
sprzedaży,
do oddania
w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę. Wykaz ten
wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto
informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości
przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty
w danej miejscowości, a także na stronach internetowych właściwego
urzędu.
11.
W sytuacjach, gdy wykazy lokali przeznaczonych do oddania w najem zostały
sporządzone i podane do publicznej wiadomości, w ich treści zawierano
zapisy, że czynsz będzie podlegał corocznej aktualizacji o średnioroczny
wskaźnik wzrostu cen i usług konsumpcyjnych. Tymczasem, w niektórych
umowach nie zawarto zapisów, że czynsz będzie podlegał waloryzacji,
a także sposobu jego waloryzacji. W przypadku umów objętych kontrolą nie
dokonywano waloryzacji czynszów przez cały okres obowiązywania umowy.
12.
W wyniku kontroli terminowości regulowania przez najemców czynszów
i innych opłat stwierdzono w kilku przypadkach niepobranie lub pobranie
w nieprawidłowej wysokości odsetek ustawowych za zwłokę w zapłacie
należności na łączną kwotę 480,33 zł.
W zakresie wydatków budżetowych
1.
W oparciu o przedłożone informacje o stanie zatrudnienia oraz deklaracje
miesięcznych wpłat na rzecz Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób
Niepełnosprawnych (Dek-I-a), za miesiące styczeń-grudzień 2011 roku oraz
styczeń-czerwiec 2012 roku, stwierdzono w miesiącach styczeń i luty
2012
roku
różnicę
w
obliczeniu
wskaźnika
zatrudnienia
osób
niepełnosprawnych, co wynikało z zawyżenia w tych dwóch miesiącach
zatrudnienia ogółem o 1 etat. Skutkiem powyższego było zawyżenie wpłat na
Fundusz o łączną kwotę 166,00 zł, w tym: w styczniu 2012 roku - o kwotę
83,00 zł i w lutym 2012 roku o kwotę 83,00 zł. Nieprawidłowości
skorygowano w trakcie kontroli RIO w Łodzi.
2.
Zarówno sprawozdanie częściowe, jak i końcowe, z realizacji zadania
publicznego z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu, złożone
przez MLKS Konopnica w 2011 roku, do czasu rozpoczęcia kontroli przez
RIO w Łodzi (we wrześniu 2012 roku) nie zostało zweryfikowane przez
zleceniodawcę pod kątem prawidłowości wykorzystania dotacji. W wyniku
kontroli ustalono, że ww. sprawozdania były niekompletne, ponieważ nie
zawierały zestawienia faktur (rachunków), sporządzonego zgodnie ze
wzorem sprawozdania, stanowiącym załącznik nr 3 do rozporządzenia
Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 roku w sprawie
wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania
publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U.
z 2011 r., nr 6, poz. 25). Zleceniobiorca do sprawozdań merytorycznych
załączył kilka odręcznie sporządzonych kartek z poniesionymi wydatkami
w Klubach: Konopnica, Rychłocice i Wrońsko. Przy szeregu pozycji wydatków
brak było numeru faktury, daty faktury oraz daty poniesienia wydatku. Daty
faktur zamieszczone przy niektórych pozycjach wydatków wskazywały, że
8
część wydatków poniesiona została przed rozpoczęciem realizacji zadania
publicznego lub po jego zakończeniu. Z uwagi jednak na niekompletność
danych kontrolujące nie miały możliwości rzetelnego ustalenia, czy dotacja
wykorzystana została zgodnie z przeznaczeniem.
W trakcie kontroli RIO w Łodzi, w wyniku działań podjętych przez Sekretarza
Gminy Annę Glapa, Prezes MLKS w Konopnicy złożył w dniu 25 września
2012 roku korekty sprawozdań merytoryczno-finansowych za 2011 rok. Do
zestawienia faktur (rachunków) załączone zostały kopie tych dokumentów.
Dokonując sprawdzenia wykorzystania dotacji w oparciu o skorygowane
sprawozdanie końcowe z realizacji zadania i załączone dokumenty
stwierdzono:
−
ujęcie w rozliczeniu wydatków na obsługę medyczną w wysokości
1.236,83 zł, choć tego rodzaju kosztu nie przewidywała oferta złożona przez
MLKS Konopnica,
−
ujęcie do rozliczenia dotacji wydatków poniesionych przed rozpoczęciem
realizacji zleconego umową zadania publicznego (tj. przed dniem 11 kwietnia
2011 roku) lub po jego zakończeniu (tj. po 10 grudnia 2011 roku) na łączną
kwotę 10.538,20 zł (w tym: kwota 2.058,38 zł za wodę i ścieki dotycząca
faktury z dnia 22 lipca 2010 roku),
−
przyjęcia do rozliczenia dotacji poniesionego wydatku na zakup grilla ZEUS
na kwotę 99,99 zł na podstawie faktury nr 0324065 z dnia 29 czerwca
2011 roku, który to wydatek nie mieścił się w harmonogramie wydatków
realizowanego zadania publicznego,
−
ujęcie w rozliczeniu dotacji faktury nr 333/2011/B z dnia 7 grudnia
2011 roku za zakup nawozów sztucznych, tj. 1,2 tony saletrzaku i 1 tony
tarnogranu na łączną kwotę 2.640,00 zł.
W związku z ujęciem w rozliczeniu dotacji wydatku na zakup nawozów
w grudniu 2011 roku podkreślić należy, że dotacja została przekazana na
realizację zadania w okresie od dnia 11 kwietnia do dnia 10 grudnia
2011 roku. Ujęte w fakturze nawozy, ze względu na okres zakupu
(grudzień), a także dużą ilość (wystarczającą na kilka lat) nie mogły być
wykorzystane do utrzymania murawy w okresie realizacji zadania
publicznego w 2011 roku.
3.
W latach 2011-2012 Wójt Gminy Konopnica nie kontrolował (poprzez
upoważnionych pracowników) prawidłowości realizacji zadań zleconych
stowarzyszeniom (w tym stowarzyszeniu „ Nadzieja”, któremu powierzono
zadanie publiczne w zakresie prowadzenia środowiskowego domu
samopomocy). Zgodnie z art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia
2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst
jednolity z 2010 r., Dz. U. nr 234, poz. 1536 ze zm.) - organ administracji
publicznej zlecający zadanie (w tym przypadku Wójt Gminy) winien
dokonywać kontroli i oceny realizacji zadania, a w szczególności: stanu
realizacji zadania, efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania,
prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację
zadania, prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa
i w postanowieniach umowy.
4.
Wypłacone wynagrodzenie za nieprzepracowany pełny miesiąc - czerwiec
2012 roku na rzecz Wójta Gminy Marioli Hernas zostało zaniżone o kwotę
243,02 zł, a pełniącej do dnia 4 czerwca 2012 roku obowiązki Wójta Gminy
Annie Glapa wynagrodzenie zostało zawyżone o kwotę 252,21 zł.
Jednocześnie, Pani Annie Glapa, zatrudnionej od dnia 5 czerwca 2012 roku
9
na stanowisku Sekretarza Gminy wynagrodzenie zostało zaniżone o kwotę
177,05 zł. Przy obliczaniu wynagrodzenia dla wskazanych osób nie
zastosowano przepisu § 12 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania
wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia
stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków
wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych
w Kodeksie pracy (Dz. U. z 1996 roku, nr 62, poz. 289 ze zm.). W świetle
wskazanego przepisu, w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce
miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli
pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż
niezdolność do pracy spowodowana chorobą, i za czas tej nieobecności nie
zachowuje prawa do wynagrodzenia - miesięczną stawkę wynagrodzenia
dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym
miesiącu i otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności
pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia
odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Ww. nieprawidłowości skorygowano w trakcie kontroli RIO w Łodzi.
5.
W oparciu o przedłożone dokumenty, w szczególności karty zarobkowe
i zasiłkowe pracowników za 2011 rok ustalono, że ujęta w sprawozdaniu
z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli kwota poniesionych wydatków
na wynagrodzenia w składnikach wskazanych w art. 30 ust. 1 Karty
Nauczyciela, w objętej kontrolą grupie nauczycieli mianowanych, została
zaniżona o 3.034,06 zł, z tytułu pominięcia w wydatkach na wynagrodzenia
kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconego jednemu
z pracowników. Skutkiem powyższego błędu była wypłata nauczycielom
mianowanym wyższych dodatków uzupełniających o kwotę 3.034,06 zł.
W zakresie udzielania zamówień publicznych i realizacji inwestycji
1.
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia na „Wykonanie podjazdu dla
niepełnosprawnych oraz dostosowanie dla niepełnosprawnych Ośrodka
Zdrowia w Konopnicy” opublikowane zostało w Biuletynie Urzędu Zamówień
Publicznych na portalu UZP w dniu 12 sierpnia 2008 roku, pod numerem
188736-2008, tj. 15 dni po podpisaniu umowy z wykonawcą. Zgodnie
z art. 95 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień
publicznych (tekst jednolity z 2010 r., Dz. U. nr 113, poz. 759 ze zm.) zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia
publicznego, przekazuje ogłoszenie o udzieleniu zamówienia do publikacji w
Biuletynie Zamówień Publicznych. Przekazanie ogłoszenia niezwłocznie, czyli
bez zbędnej zwłoki można uznać za dokonane, jeżeli następuje w następnym
dniu roboczym po zawarciu umowy. W innych przypadkach należy wykazać,
że przekazanie ogłoszenia zaraz po zawarciu umowy nie było możliwe.
Kontrolującym nie wykazano uzasadnionych przyczyn przesłania ogłoszenia
o udzieleniu zamówienia w późniejszym terminie.
2.
Do
kosztów
zadania
inwestycyjnego
„Wykonanie
podjazdu
dla
niepełnosprawnych oraz dostosowanie dla niepełnosprawnych Ośrodka
Zdrowia w Konopnicy” nie zostały wliczone: należność za wykonanie
kosztorysu inwestorskiego na kwotę 250,00 zł oraz kwota 2.343,00 zł
z tytułu podatku VAT od faktury za wykonaną dokumentację projektową.
W związku z powyższym zaniżono wartość środka trwałego uzyskanego
w wyniku inwestycji o kwotę 2.593,00 zł. Zgodnie z art. 28 ust.8 ustawy
o rachunkowości, koszt wytworzenia środków trwałych w budowie obejmuje
ogół ich kosztów poniesionych za okres budowy, montażu, przystosowania
10
i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym
niepodlegający odliczeniu podatek VAT oraz koszt obsługi zobowiązań
zaciągniętych na ich finansowanie.
3.
W przypadku umów na wykonanie dokumentacji projektowej i nadzoru
inwestorskiego, podpisanych w związku z realizacją zadania „Remont
Ośrodka Zdrowia” oraz objętych kontrolą inwestycji drogowych (zamówienia
o wartości poniżej 14.000 euro) kontrolującym nie przedłożono żadnego
udokumentowania, pozwalającego na ustalenie, że dokonano wyboru
najkorzystniejszej oferty. Zgodnie z art. 254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia
2009 roku o finansach publicznych, w toku wykonywania budżetu jednostki
samorządu terytorialnego zobowiązane są do dokonywania wydatków
w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem
prawidłowo
dokonanych
przeniesień
i
zgodnie
z
planowanym
przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady
uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Z kolei art. 254 pkt 4
wskazanej ustawy stanowi, że zlecanie zadań powinno następować na
zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty, z uwzględnieniem przepisów
o zamówieniach publicznych, a w odniesieniu do organizacji pozarządowych z odpowiednim zastosowaniem art. 43 i art. 221.
W zakresie ewidencji majątku i inwentaryzacji majątku
1.
Stwierdzono pięć przypadków niewprowadzenia składników majątku do
ewidencji księgowej w miesiącu przekazania ich do użytkowania lub nabycia:
[1] na podstawie dowodu OT nr 5/2011 z dnia 30 listopada 2011 roku –
przyjęto na stan środków trwałych „Modernizację drogi dojazdowej do
gruntów rolnych w m. Konopnica ul. Polna” na kwotę 236.199,96 zł, roboty
budowlane związane z realizacją ww. inwestycji zostały ostatecznie odebrane
w dniu 23 sierpnia 2011 roku, [2] na podstawie dowodu OT nr 6/2011 z dnia
30 listopada 2011 roku – przyjęto na stan środków trwałych „Przebudowę
ulicy Spółdzielczej w Konopnicy” na kwotę 605.846,42 zł, roboty budowlane
związane z realizacją ww. inwestycji zostały ostatecznie odebrane w dniu
28 października 2011 roku, [3] na podstawie dowodu OT nr 8/2011 z dnia
22 grudnia 2011 roku – przyjęto na stan środków trwałych działkę nr 469/72
o powierzchni 0,7983 ha o wartości 14.945,00 zł, w związku ze zrzeczeniem
się prawa użytkowania wieczystego przez Gminną Spółdzielnię „Samopomoc
Chłopska” w Konopnicy, podpisanym w formie aktu notarialnego Rep. A.
2319/2011 z dnia 8 lipca 2011 roku, [4] na podstawie dowodu OT nr 12/10
z dnia 31 grudnia 2010 roku wprowadzono do ewidencji środków trwałych
wyremontowaną drogę gminną Szynkielów-Kolonia Podgórze na kwotę
380.500,96 zł, roboty budowlane związane z realizacją ww. inwestycji
zostały odebrane w dniu 31 sierpnia 2010 roku, [5] na podstawie dowodu OT
nr 10/11 z dnia 31 grudnia 2011 roku wprowadzono do ewidencji środków
trwałych zmodernizowaną drogę rolniczą Rychłocice-Kolonia Żabieniec na
kwotę 60.665,82 zł, roboty budowlane związane z realizacją ww. inwestycji
zostały odebrane w dniu 31 sierpnia 2010 roku.
2.
Wójt Gminy Konopnica zarządzeniem nr 58/11 z dnia 13 grudnia 2011 roku
zarządził
przeprowadzenie
inwentaryzacji
składników
majątkowych
w Urzędzie Gminy i w podległych Gminie jednostkach organizacyjnych, tj.
w jednostkach OSP, w Gminnym Ośrodku Kultury, Gminnej Bibliotece
Publicznej w Konopnicy i w filii w Szynkielowie, w szkołach podstawowych,
w
Publicznym
Gimnazjum,
w
Gminnym
Zespole
EkonomicznoAdministracyjnym Szkół i w Domu Nauczyciela oraz w Ośrodku Zdrowia.
Wskazać należy, że Wójt Gminy zarządzając przeprowadzenie inwentaryzacji
11
składników majątkowych w podległych Gminie jednostkach organizacyjnych
naruszył kompetencje przysługujące kierownikom tych jednostek. Zgodnie,
bowiem z art. 53 ust.1 ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialnym za
prowadzenie gospodarki finansowej, w tym za gospodarkę majątkiem jest
kierownik jednostki sektora finansów publicznych. Ponadto, na podstawie
art. 4 ust.5 ustawy o rachunkowości, zobowiązanym do zarządzenia
inwentaryzacji majątku w danej jednostce jest jej kierownik.
3.
Wartość gruntów według inwentaryzacji przeprowadzonej na dzień
31 grudnia 2011 roku oraz ewidencji księgowej, prowadzonej w księdze
inwentarzowej środków trwałych, była zgodna i wynosiła 520.768,95 zł.
Grunty o tej samej wartości zostały wykazane w sprawozdaniu bilans
jednostki budżetowej na dzień 31 grudnia 2011 roku. Tymczasem ustalono,
że wartość gruntów, wynikająca z informacji o stanie mienia gminy
Konopnica na dzień 31 grudnia 2011 roku, podpisanej przez pełniącą funkcję
Wójta Annę Glapa, stanowiła kwotę 586.357,00 zł, z tego: w bezpośrednim
zarządzaniu gminy - 481.181,00 zł, w użytkowaniu wieczystym 105.176,00 zł. Różnica pomiędzy danymi zawartymi w informacji o stanie
mienia a ewidencją księgową wynosiła 65.588,05 zł. Z wyjaśnienia złożonego
przez Skarbnika Gminy wynikało, że niezgodność danych powstała ponieważ
nie dokonano uzgodnienia poszczególnych kwot. W informacji o stanie
mienia w 2011 roku omyłkowo wykazano wartość gruntów oddanych
w użytkowanie wieczyste w kwocie wynikającej z wyceny do ustalenia kwoty
wieczystego użytkowania, a nie według wartości księgowej.
Biorąc pod uwagę ustalenia kontroli i wyjaśnienia Skarbnika Gminy o braku
uzgodnień kwot między ewidencją księgową a ewidencją zasobu
nieruchomości
gruntowych
zauważyć
należy,
że
w
wyniku
tak
przeprowadzonej inwentaryzacji nie osiągnięto celu inwentaryzacji, którym
powinno być ujawnienie ewentualnych różnic między stanem rzeczywistym
a stanem wykazanym w księgach rachunkowych i ujęcie ich w księgach
rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin
inwentaryzacji. Naruszone zostały przepisy art. 26 ust.1 pkt 3 ustawy
o rachunkowości, zgodnie z którymi - inwentaryzację gruntów przeprowadza
się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi
dokumentami i weryfikacji wartości tych składników oraz § 6 ust.6
rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej
Polskiej, zgodnie z którym - inwentaryzacja nieruchomości powinna zapewnić
porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją
odpowiednio
gminnego,
powiatowego
i
wojewódzkiego
zasobu
nieruchomości.
W zakresie innych ustaleń
1.
Plan finansowy Urzędu Gminy Konopnica, zawierający wszystkie wydatki
budżetowe nieujęte w planach finansowych innych samorządowych jednostek
budżetowych, a także jego zmiany, nie były wprowadzone zarządzeniami, ani
też innymi aktami wydanymi przez Wójta Gminy. Z wyjaśnienia złożonego
przez Skarbnika Gminy wynikało, że po uchwaleniu budżetu przez Radę
Gminy Konopnica, w szczegółowości zgodnej z uchwałą w sprawie trybu prac
nad projektem budżetu, jak również po każdej zmianie wprowadzonej do
budżetu, dokonuje ona w porozumieniu z Wójtem Gminy podziału planu
12
wydatków budżetowych na paragrafy i wprowadza te dane do programu
komputerowego „BESTIA”. Wygenerowane z programu „BESTIA” dokumenty,
stanowiące plan finansowy urzędu jednostki samorządu terytorialnego i jego
zmiany, podpisane przez Wójta Gminy lub Zastępcę Wójta Gminy załączano
do uchwał Rady Gminy w sprawie uchwalenia budżetu lub jego zmian,
a także do zarządzeń Wójta w sprawie zmian w budżecie gminy.
W związku z powyższymi ustaleniami wskazać należy, że zarządzenie jest
prawną formą działania, za której pomocą wójt może podejmować
rozstrzygnięcia. We wszystkich przypadkach, które mają na celu załatwienie
określonej sprawy (niebędącej sprawą rozstrzyganą w drodze decyzji
administracyjnej), niezależnie od tego, czy ustawodawca wprost wskazuje na
działanie w tej formie, organ wykonawczy gminy wydaje zarządzenie.
W rezultacie każdy akt pochodzący od wójta gminy jest zarządzeniem,
w stosunku do którego zachodzi możliwość objęcia go zarówno nadzorem
wojewody, regionalnej izby obrachunkowej, jak i kontrolą ze strony sądów
administracyjnych. Pogląd powyższy jest reprezentowany w orzecznictwie
sądów administracyjnych i przyjmowany w działalności organów nadzoru.
W orzeczeniu wydanym przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie
[wyrok WSA w Olsztynie z dnia 12 marca 2008 roku, sygn. II SA/Ol
1044/07], Sąd przyjął, podzielając poglądy zaprezentowane przez organy
nadzoru, że „przez zarządzenia wójta gminy należy rozumieć wszelkie akty
tego organu poza decyzjami administracyjnymi i postanowieniami, bez
względu na nazwę, jaką wójt nada swemu rozstrzygnięciu. Zarządzenia,
bowiem, są obok decyzji administracyjnych prawną formą, w jakiej wójt
może podejmować władcze rozstrzygnięcia”.
2.
W Urzędzie Gminy Konopnica nie dokonywano księgowań planu finansowego
wydatków budżetowych na koncie 980 - plan finansowy wydatków
budżetowych, co naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, a także uregulowania
wewnętrzne zawarte w planie kont jednostki budżetowej, stanowiącym
załącznik nr 4 do zarządzenia nr 257/10 Wójta Gminy Konopnica z dnia
10 grudnia 2010 roku w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości,
zgodnie z którymi - do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych
dysponenta środków budżetowych służy konto 980 - plan finansowy
wydatków budżetowych. Na stronie Wn tego konta ujmuje się plan finansowy
wydatków budżetowych. Na stronie Ma konta 980 ujmuje się, m.in.:
równowartość
zrealizowanych
wydatków
budżetowych.
Ewidencja
szczegółowa do konta 980 powinna być prowadzona w szczegółowości planu
finansowego wydatków budżetowych.
3.
Rada Gminy w Konopnicy nie określiła w drodze uchwały szczegółowego
sposobu konsultowania z radami działalności pożytku publicznego lub
organizacjami pozarządowymi i podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3
ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, projektów aktów
prawa miejscowego w dziedzinach dotyczących działalności statutowej tych
organizacji - stosownie do art. 5 ust.5 ustawy o działalności pożytku
publicznego i o wolontariacie.
4.
Program współpracy Gminy Konopnica z organizacjami pozarządowymi oraz
podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na 2011 rok
został przyjęty przez Radę Gminy Konopnica uchwałą nr III/14/10 z dnia
13
29 grudnia 2010 roku. Tymczasem, zgodnie z art. 5a ust.1 ustawy
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, wskazany powyżej
program powinien zostać uchwalony do dnia 30 listopada roku
poprzedzającego okres obowiązywania programu.
5.
Do składu komisji konkursowej, powołanej w dniu 14 marca 2011 roku przez
Wójta Gminy do opiniowania ofert w otwartych konkursach ofert na
realizację zadań publicznych, nie weszły osoby reprezentujące organizacje
pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust.3 ustawy o działalności
pożytku publicznego i o wolontariacie. Zgodnie z art. 15 ust. 2d wskazanej
ustawy (według stanu prawnego dla okresu ogłoszenia konkursu
w 2011 roku) - w skład komisji konkursowej winny wejść osoby
reprezentujące organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3
ust.3, z wyłączeniem osób reprezentujących organizacje pozarządowe lub
podmioty wymienione w art. 3 ust.3 biorące udział w konkursie. Według
ustaleń inspektorów kontroli RIO w Łodzi, na terenie Gminy Konopnica
działała, co najmniej jedna organizacja pozarządowa nie biorąca udziału w
konkursie (tj. Stowarzyszenie na Rzecz Osób Niepełnosprawnych „Nadzieja”
w Strobinie).
Odpowiedzialność za powyższe uchybienia i nieprawidłowości ponoszą Wójt Gminy
oraz Skarbnik Gminy, jak również rzeczowo właściwi pracownicy wskazani
w protokole kontroli.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych
w wyniku kontroli proszę Panią Wójt o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz
zapobieżenia powstawaniu ich w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje
następujące wnioski pokontrolne:
1.
Podjąć zdecydowane działania mające na celu poprawę parametrów
finansowych umożliwiających spełnienie wskaźnika określonego w art.243
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. Zgodnie
z art.121 ust.2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku Przepisy wprowadzające
ustawę o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1241) - art. 243
i art. 244 ustawy o finansach publicznych mają zastosowanie po raz pierwszy
do uchwał budżetowych jednostek samorządu terytorialnego na 2014 rok.
2.
Podjąć czynności w celu uaktualnienia załącznika nr 3 do Statutu Gminy,
zawierającego wykaz gminnych jednostek organizacyjnych.
3.
Zaniechać ustalania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości dla
jednostek organizacyjnych Gminy Konopnica i zobowiązać do wykonywania
tej czynności kierowników tych jednostek, zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy
z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
4.
Prowadzić ewidencję księgową zobowiązań z tytułu dostaw, robót i usług na
koncie rozrachunkowym 201 - rozrachunki z odbiorcami i dostawcami,
w sposób określony w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
jednostek budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej
Polskiej oraz w uregulowaniach wewnętrznych zawartych w zakładowym
planie kont.
14
5.
Przestrzegać zasad rachunkowości określonych w art. 20 ust. 1 ustawy
o rachunkowości oraz w uregulowaniach wewnętrznych, ustalonych przez
kierownika jednostki, zgodnie z którymi - w księgach rachunkowych okresu
sprawozdawczego należy ujmować wszystkie zdarzenia gospodarcze, które
nastąpiły w tym okresie sprawozdawczym.
6.
Dokonać poprawnego ujęcia w księgach rachunkowych jednostki udziału
w kwocie 1.000,00 zł, wniesionego przez Gminę do spółki „WARTA” sp. z o.o.
z siedzibą w Sieradzu.
7.
Rozrachunki z budżetem z tytułu podatku VAT prowadzić zgodnie
z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, na koncie 225 rozrachunki z budżetami.
8.
Rozrachunki z pracownikami oraz z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu
świadczeń socjalnych prowadzić, zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia
Ministra Finansów na koncie 234 - pozostałe rozrachunki z pracownikami.
9.
Zapewnić prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach Rb-PDP - z wykonania
dochodów podatkowych i w sprawozdaniach Rb-27S - z wykonania planu
dochodów budżetowych danych o skutkach finansowych wynikających
z udzielonych zwolnień i ulg podatkowych przez Radę Gminy oraz o skutkach
finansowych decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy
Ordynacja Podatkowa, w zakresie umorzeń zaległości podatkowych, zgodnie
z przepisami Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 39
do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie
sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 20, poz. 103).
10.
Sporządzić korekty sprawozdań Rb-27S - z wykonania planu dochodów
budżetowych i sprawozdania PDP - z wykonania dochodów podatkowych,
w związku nieprawidłowym wykazaniem danych dotyczących skutków
udzielonych ulg i zwolnień przez Radę Gminy (sprawozdania za 2011 rok)
oraz skutków finansowych w zakresie umorzeń zaległości podatkowych
(sprawozdania za 2011 rok i za I półrocze 2012 roku3). Poprawione
sprawozdania przekazać do RIO w Łodzi wskazując przyczyny korekty.
11.
Egzekwować od podatników podatku od nieruchomości - osób prawnych
terminowe składanie deklaracji podatkowych.
12.
Wyegzekwować należne Gminie odsetki od podatników podatku od
nieruchomości, od użytkowników wieczystych i najemców lokali użytkowych
wymienionych w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego z tytułu
nieterminowych wpłat podatków i należności niepodatkowych.
13.
W przypadkach, gdy dokonana przez podatnika wpłata nie pokrywa
zaległości podatkowej i należnych odsetek za zwłokę przestrzegać
obowiązującego w tym zakresie art. 55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia
1997 roku Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym, jeżeli wpłata podatnika
nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej i kwoty odsetek za zwłokę,
wpłacona kwota powinna być zaliczona proporcjonalnie na poczet kwoty
zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku w jakim
3
W zakresie I półrocza 2012 roku wyłącznie sprawozdanie Rb-27S.
15
w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za
zwłokę.
14.
Podjąć czynności sprawdzające, zgodnie z art. 272 ustawy Ordynacja
podatkowa w odniesieniu do informacji o nieruchomościach złożonej przez
podatnika (…)4, w celu ustalenia prawidłowej podstawy opodatkowania i
wymiaru podatku od nieruchomości. W przypadku stwierdzenia niedopłaty
podatku podjąć działania w celu jej wyegzekwowania za okres nieobjęty
przedawnieniem.
15.
Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania
zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca
1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity
z Dz. U. z 2012 r., poz. 1015) oraz przepisy rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych
przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
16.
Przestrzegać art. 22 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce
nieruchomościami,
w
zakresie
gospodarowania
nieruchomościami
otrzymanymi od Skarbu Państwa, województwa lub powiatu w drodze
darowizny, w szczególności wykorzystywać przedmiot darowizny na cel, na
który zostały darowana.
17.
Podjąć działania w celu wyjaśnienia sytuacji użytkowania przez osobę
fizyczną należącej do gminy działki nr 469/24, stanowiącej rów melioracyjny.
18.
Wadia wpłacane w ramach przetargu na zbycie nieruchomości zwracać
w terminie określonym przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia
14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania
przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości.
19.
Wyegzekwować od pracowników odpowiedzialnych za pobór należności
z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste i czynszów za najem lokali
użytkowych obowiązek naliczania i pobierania odsetek ustawowych
w przypadku nieterminowych wpłat, zgodnie z przepisami ustawy z dnia
23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny oraz warunkami zawartych umów.
20.
Zapewnić przestrzeganie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. „a” ustawy z dnia 8 marca
1990 roku o samorządzie gminnym, zgodnie z którym - do wyłącznej
właściwości rady gminy należy podejmowanie uchwał w sprawach
majątkowych
gminy,
przekraczających
zakres
zwykłego
zarządu,
dotyczących: zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich
wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub
na czas nieoznaczony; do czasu określenia zasad wójt może dokonywać tych
czynności wyłącznie za zgodą rady gminy. Uchwała rady wymagana jest
także w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat,
strony zawierają kolejną umowę, której przedmiotem jest ta sama
nieruchomość.
21.
Zapewnić przestrzeganie art. 35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku
o gospodarce nieruchomościami, w zakresie obowiązku podawania do
publicznej wiadomości wykazu nieruchomości (także lokali użytkowych)
przeznaczonych do oddania w najem.
4
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu
podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
16
22.
W umowach zawieranych z najemcami dotyczących najmu lokali użytkowych
zabezpieczać interes gminy poprzez zapisy o corocznej waloryzacji czynszu
oraz zapewnić ich przestrzeganie.
23.
Zapewnić przestrzeganie art. 21 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku
o
rehabilitacji
zawodowej
i
społecznej
oraz
zatrudnianiu
osób
niepełnosprawnych (tekst jednolity z 2011 r., Dz. U. nr 127, poz. 721 ze
zm.), w zakresie obliczania wpłat na rzecz Państwowego Funduszu
Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
24.
Egzekwować
od
realizatorów
zadania
publicznego
w
zakresie
upowszechniania kultury fizycznej i sportu składanie sprawozdań,
sporządzonych z uwzględnieniem wzoru sprawozdania, stanowiącego
załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
15 grudnia 2010 roku w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy
dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania
z wykonania tego zadania.
25.
Podjąć czynności w celu rzetelnego rozliczenia dotacji udzielonej na rzecz
MLKS Konopnica, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części
wystąpienia pokontrolnego.
26.
W przypadku zlecania podmiotom spoza sektora finansów publicznych zadań
publicznych realizować obowiązki nałożone na organ administracji publicznej
przez art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku
publicznego i o wolontariacie, poprzez kontrolę nad prawidłowością
wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania oraz
nad prawidłowością prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach
prawa i w postanowieniach umowy o zleceniu zadania publicznego do
realizacji.
27.
W zakresie obliczania wynagrodzenia za nieprzepracowany pełny miesiąc
przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej
z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia
w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego
podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do
wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy.
28.
W zakresie ustalania wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli,
uwzględniać wszystkie składniki wynagrodzenia wskazane w art. 30 ust. 1
ustawy Karta Nauczyciela, w celu poprawnego ustalenia ewentualnej kwoty
dodatków uzupełniających.
29.
Zapewnić przestrzeganie art. 95 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku
Prawo zamówień publicznych, w zakresie obowiązku zamawiającego
przekazania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia do publikacji w Biuletynie
Zamówień Publicznych, niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie
zamówienia publicznego.
30.
Przy udzielaniu zamówień publicznych o wartości poniżej 14 000 euro
zapewnić dokumentowanie czynności związanych z wyborem wykonawcy,
pozwalające na ustalenie, że spełnione zostały wymogi wynikające z art. 254
pkt 3 i 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych.
31.
Dokonać korekty kosztów zadania inwestycyjnego pn. „Wykonanie podjazdu
dla osób niepełnosprawnych oraz dostosowanie dla niepełnosprawnych
Ośrodka Zdrowia w Konopnicy” oraz korekty wartości środka trwałego
uzyskanego w wyniku inwestycji.
17
32.
Wprowadzać składniki majątku do ewidencji środków trwałych w terminie
określonym w art. 16d ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku
dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2011 r., Dz. U. nr 74,
poz. 397 ze zm.).
33.
Przestrzegać kompetencji określonych w art. 4 ust.5 ustawy o
rachunkowości, przysługujących kierownikom podległych Gminie jednostek
organizacyjnych, w zakresie zarządzania inwentaryzacji składników
majątkowych.
34.
Przy przeprowadzeniu inwentaryzacji gruntów przestrzegać art. 26 ust.1
pkt 3 ustawy o rachunkowości, określającego sposób przeprowadzania
inwentaryzacji tych składników oraz § 6 ust.6 rozporządzenia Ministrów
z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej,
zgodnie z którym - inwentaryzacja nieruchomości powinna zapewnić
porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją
odpowiednio
gminnego,
powiatowego
i
wojewódzkiego
zasobu
nieruchomości.
35.
Plan finansowy Urzędu, a także jego zmiany, ustalać w drodze zarządzenia
Wójta Gminy.
36.
Zapewnić ujmowanie na koncie 980 - plan finansowy wydatków
budżetowych, operacji związanych z wykonaniem planu finansowego
wydatków budżetowych, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra
Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę
poza
granicami
Rzeczypospolitej
Polskiej
i
uregulowań
wewnętrznych.
37.
Zapewnić wejście do składu komisji konkursowej, opiniującej oferty
w otwartych konkursach ofert na realizację zadań publicznych, osób
reprezentujących organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione
w art. 3 ust.3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
stosownie do wymogu wynikającego z art. 15 ust. 2d ww. ustawy.
38.
Zapewnić podejmowanie przez Radę Gminy uchwały w sprawie Programu
współpracy Gminy Konopnica z organizacjami pozarządowymi oraz
podmiotami wymienionymi w art. 3 ust.3 ustawy o działalności pożytku
publicznego i o wolontariacie, w terminie wskazanym w art. 5a ust.1
ww. ustawy.
18
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy
o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Panią Wójt o przesłanie informacji
o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania
w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych
izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym
przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie
14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez
błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia
zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Gminy Konopnica
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Rady Gminy Konopnica
aa
19
20