Planowanie dokumentu

PROCES TWORZENIA DOKUMENTU
1. PLANOWANIE
2. ANALIZA ASPEKTÓW PRAWNYCH I ETYCZNYCH
3. GROMADZENIE INFORMACJI
4. ORGANIZOWANIE (STRUKTURALIZOWANIE)
INFORMACJI
5. TWORZENIE PLANU (STRUKTURY) DOKUMENTU
6. TWORZENIE TEKSTU
7. WŁĄCZANIE ELEMENTÓW GRAFICZNYCH
8. FORMATOWANIE
9. SPRAWDZANIE I POPRAWIANIE
A.Kraśniewski
Planowanie dokumentu
3.1
PLANOWANIE DOKUMENTU
Y
SFORMUŁOWANIE CELU
Y
ZDEFINIOWANIE ADRESATA (CZYTELNIKA)
Y
ANALIZA OGRANICZEŃ
Y
WYBÓR RODZAJU (FORMY) DOKUMENTU
Y
OKREŚLENIE ZAKRESU TEMATYCZNEGO
Y
WYBÓR STYLU I JĘZYKA DOKUMENTU
Y
USTALENIE HARMONOGRAMU I PODZIAŁ
ZADAŃ
A.Kraśniewski
Planowanie dokumentu
3.2
SFORMUŁOWANIE CELU
przykłady:
- przeprowadzenie analizy i przedstawienie propozycji
rozwiązań lub decyzji, np. przedstawienie nowego algorytmu
- wyjaśnienie, jak działa system, urządzenie itp.
- podanie wskazówek, jak coś zrobić (instrukcja
postępowania lub obsługi)
- poinformowanie o postępie prac (sprawozdanie dla
zwierzchników)
- sformułowanie projektu realizacji przedsięwzięcia i
uzasadnienie konieczności jego finansowania
- ...
dobra zasada:
Cel dokumentu powinien być sformułowany w jego
treści - tak, aby łatwo go było „wyłowić” (zwykle na
początku)
A.Kraśniewski
Planowanie dokumentu
3.3
ZDEFINIOWANIE ADRESATA
Y
przygotowanie ogólne (wykształcenie,
zainteresowania)
Y
przygotowanie specjalistyczne
Y
funkcja w organizacji, zakres obowiązków
•
•
•
•
Y
potrzeby, sposób wykorzystania dokumentu
•
•
•
•
•
•
A.Kraśniewski
osoba zewnętrzna (np. konsument)
menedżer, pracownik administracyjny
pracownik techniczny (operator, pracownik serwisu)
specjalista, ekspert
badania naukowe
projektowanie
produkcja, utrzymanie
zarządzanie, administracja
marketing, reklama
popularyzacja, promocja
Planowanie dokumentu
3.4
ZDEFINIOWANIE ADRESATA (cd.)
Y
oczekiwany sposób potraktowania dokumentu
•
•
•
•
Y
odłożenie na półkę
przekartkowanie
przeczytanie fragmentów
dokładna analiza treści
cechy indywidualne
• wiek, płeć
• charakter, preferencje
• stosunek do tematu i autora
Y
zróżnicowanie w grupie adresatów
Y
aspekty międzynarodowe, różnice kulturowe
Y
środowisko fizyczne (ograniczenia powierzchni,
słabe oświetlenie itp.)
A.Kraśniewski
Planowanie dokumentu
3.5
ANALIZA OGRANICZEŃ
Y
dostępność informacji
Y
liczebność zespołu, możliwości poszczególnych
autorów (ograniczenia czasowe)
Y
termin
Y
koszt (przygotowania, wydrukowania,
powielenia)
Y
wymagania wydawcy (objętość, format)
Y
przewidywany okres wykorzystywania
A.Kraśniewski
Planowanie dokumentu
3.6
CEL
ADRESAT
OGRANICZENIA
A.Kraśniewski
•
•
•
•
•
•
rodzaj (forma)
zakres tematyczny
zawartość (treść)
struktura
styl
język
Planowanie dokumentu
3.7
WYBÓR RODZAJU (FORMY)
Rodzaj (forma) dokumentu
Y dokumentacja projektu
Y raport techniczny/naukowy
Y artykuł naukowy
Y instrukcja obsługi
Y wniosek racjonalizatorski
Y notatka służbowa, list
Y ulotka reklamowa
Y ...
A.Kraśniewski
Planowanie dokumentu
3.8
WYBÓR STYLU I JĘZYKA
STYL DOKUMENTU (formalny, półformalny,
nieformalny) charakteryzuje
strona (czynna, bierna)
forma osobowa (pierwsza, druga, trzecia osoba)
lub bezosobowa
JĘZYK DOKUMENTU charakteryzuje
długość zdań
system pojęciowy i słownictwo (terminologia
techniczna, skróty, ...)
A.Kraśniewski
Planowanie dokumentu
3.9
USTALENIE HARMONOGRAMU
I PODZIAŁ ZADAŃ
harmonogram
dotyczy czynności (kroków) występujących w
PROCESIE TWORZENIA DOKUMENTU
– mogą być nakładki i pętle
przykład harmonogramu: wykres Gantta
A.Kraśniewski
Planowanie dokumentu
3.10
USTALENIE HARMONOGRAMU
I PODZIAŁ ZADAŃ (cd.)
harmonogram - wykres Gantta
tydzień
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
planowanie
analiza aspektów
prawnych i etycz.
gromadzenie
informacji
organizowanie
informacji
tworzenie planu
dokumentu
tworzenie tekstu
elementy
graficzne
formatowanie
poprawianie
A.Kraśniewski
Planowanie dokumentu
3.11
USTALENIE HARMONOGRAMU
I PODZIAŁ ZADAŃ (cd.)
"norma" w przemyśle USA – 6.5 godz./strona
(cały proces tworzenia dokumentu, nie tylko pisanie)
praca zespołowa – 20-30% dłużej
A.Kraśniewski
Planowanie dokumentu
3.12