Instrukcja użytkownika programu Kasa w formacie PDF

CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
Program Kasa
CuBe© 2016
Czyli kasa dla każdego …
Lista najważniejszych cech programu :
 Wygodny, niezależny program który można zastosować w każdej firmie, urzędzie,
szkole, stowarzyszeniu ...
 Prosta, intuicyjna, pełna obsługa kasy
 Przejrzysty, czytelny układ menu i okien aplikacji
 Szybka i wygodna rejestracja operacji kasowych
 Wartości na dokumentach mogą być obliczane przez sumowanie ilości nominałów
 Aktywne zabezpieczenie chroniące przed przekroczeniem stanu kasy
 Czytelne wydruki dokumentów i raportów kasowych, każdy wydruk można przed
wydrukowaniem obejrzeć na ekranie komputera
 W każdej chwili jest dostępna informacja o stanie gotówki w kasie
 Długie opisy operacji kasowych (przy opisie operacji kasowych)
 Łatwe wyszukiwanie zapisanych operacji kasowych wg różnych kryteriów
 Kartoteka kontrahentów-pracowników oraz kartoteka najczęściej stosowanych tytułów
operacji kasowych pozwalają na skrócenie czasu zapisu operacji kasowych i mniejszą
podatność na błędy przy wprowadzaniu danych
 Dowolna ilość obsługiwanych kas (do obsługi więcej niż jednej kasy, wymagany jest
zakup odpowiedniej licencji)
 Dostęp do danych programu jest chroniony nazwą i hasłem użytkownika
 Możliwość precyzyjnego określenia uprawnień użytkownika do funkcji programu
i dostępu do poszczególnych kas
 Możliwość współdzielenia danych i pracy w sieci lokalnej na kilku komputerach
 Niewielkie wymagania sprzętowe i systemowe Windows XP SP2, Vista, Windows 7,
Windows 8
 Łatwa instalacja i konfiguracja
 Wygodna archiwizacja i odtwarzanie danych z archiwum
 Do budowy programu została wykorzystana sprawdzona, nowoczesna, technologia
Microsoft gwarantująca najlepszą współpracę programu z systemem operacyjnym.
© CuBe 2016
Ten dokument jest objęty ochroną własności intelektualnej i przeznaczony jest wyłącznie dla użytkowników
Programu Kasa dla Windows. Jakiekolwiek inne wykorzystanie tego opracowania lub jego fragmentów wymaga pisemnej zgody
autora.
- 1-
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
Spis treści
Skrócony opis programu.......................................................................................................................4
Instalacja...............................................................................................................................................5
Uruchomienie programu.......................................................................................................................6
Jak się zalogować ?..............................................................................................................................6
Przed rozpoczęciem pracy z programem.........................................................................................6
Aktywacja zakupionej licencji.............................................................................................................6
Budowa ewidencji - definicje...............................................................................................................7
Kasa.................................................................................................................................................7
Tworzenie nowej kasy.....................................................................................................................7
Wybór kasy domyślnej....................................................................................................................7
Zmiana bieżącej kasy.......................................................................................................................7
Raport kasowy......................................................................................................................................7
Rejestr/lista raportów kasowych .....................................................................................................8
Tworzenie nowego raportu kasowego.............................................................................................8
Zmiana stanu początkowego raportu kasowego..............................................................................9
Zamykanie raportu kasowego..........................................................................................................9
Otwieranie ostatniego zamkniętego raportu kasowego ..................................................................9
Wydruk raportu kasowego...............................................................................................................9
Eksport danych raportu kasowego do pliku CSV............................................................................9
Dokumenty kasowe/operacje..............................................................................................................10
Zakres listy prezentowanych dokumentów kasowych...................................................................10
Operacje gotówkowe.....................................................................................................................10
Zasady wypełniana danych na dokumencie.......................................................................................11
Lista operacji kasowych.................................................................................................................11
[Nowa operacja] ............................................................................................................................11
[Aktualizacja operacji/dokumentu kasowego]...............................................................................12
[Anulowanie/Przywracanie operacji kasowej]..............................................................................12
[Drukowanie operacji]...................................................................................................................12
[Drukowanie polecenia przelewu].................................................................................................12
[Wyszukiwanie operacji]...............................................................................................................13
Jak zobaczyć listę wszystkich dokumentów w kasie ?..................................................................13
Lista kontrahentów/pracowników......................................................................................................14
Obsługa kartoteki kontrahentów/pracowników.............................................................................14
Wyszukiwanie w kartotece kontrahentów-pracowników .............................................................14
Wydawnictwa programu....................................................................................................................15
Zestawienie obrotów kasowych.........................................................................................................15
Funkcje administracyjne.....................................................................................................................16
Dane firmowe................................................................................................................................16
Lista użytkowników programu......................................................................................................16
Dodawanie nowego użytkownika..................................................................................................16
Uprawnienia użytkowników..........................................................................................................17
Uprawnienia użytkowników do kas programu..............................................................................17
Uprawnienia początkowe użytkownika.........................................................................................17
Zmiana hasła użytkownika programu............................................................................................17
Zmiana hasła użytkownika przez administratora systemu............................................................17
Usuwanie użytkownika..................................................................................................................17
Numeracja dokumentów................................................................................................................18
Tytuły operacji kasowych..............................................................................................................18
Lista obsługiwanych kas................................................................................................................18
Wybór/Zmiana położenia bazy danych.........................................................................................19
- 2-
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
Zmiana konfiguracji programu......................................................................................................20
Archiwizacja danych......................................................................................................................21
Przeglądanie konfiguracji..............................................................................................................21
Definicje własnych operacji gotówkowych...................................................................................21
Pozostałe.............................................................................................................................................23
Komputer / Podstawowa konfiguracja do pracy z programem......................................................23
Wersje programu Kasa i zasady ich licencjonowania...................................................................24
- 3-
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
Skrócony opis programu
Kasa gotówkowa dla Windows to program który niezależnie od innych aplikacji wspomaga
prowadzenie ewidencji kasy gotówkowej.
Program został tak zaprojektowany i wykonany aby, bezpośrednio po instalacji można było
rozpocząć pracę.
Stanowi on przemyślane narzędzie pozwalające na, bieżącą kontrolę stanu kasy,
usprawnienie pracy kasjera, przyspieszenie czasochłonnych i podatnych na błędy
czynności ewidencyjnych, wydruk dokumentów, raportów oraz zestawień operacji
kasowych.
Każda operacja może być szczegółowo opisana co znacząco wpływa na czytelność i
przejrzystość prowadzonej ewidencji.
Dzięki prostemu i intuicyjnemu sposobowi obsługi, użytkownicy szybko nabierają wprawy
w korzystaniu z programu.
Działanie programu można łatwo
nieskomplikowaną zmianę konfiguracji.
dostosować
do
potrzeb
użytkownika
przez
Rozbudowany system uprawnień użytkowników pozwala na znaczne zwiększenie
bezpieczeństwa danych i poprawienia komfortu użytkowników.
Aktywny system ochrony danych, zapobiega przypadkowej zmianie danych.
Na bieżąco sygnalizowane są sytuacje wymagające szczególnej uwagi użytkownika.
Użytkownik ma zawsze prawo podjęcia ostatecznej decyzji.
Wbudowane kartoteki kontrahentów-pracowników oraz, tytułów operacji kasowych
pozwalają na uproszczenie i skrócenie czynności ewidencyjnych a także eliminują
podatność na błędy użytkowników.
Program drukuje dokumenty kasowe, raporty kasowe, polecenia przelewu oraz
zestawienia obrotu gotówkowego którego parametry mogą być precyzyjnie określane
przez użytkownika.
Możliwe jest też wyeksportowanie danych do pliku tekstowego w celu ich opracowania
przy pomocy zewnętrznych narzędzi takich jak : MS Excel, Open Office, itp.
W trakcie projektowania programu staraliśmy się uwzględnić pewne ograniczenia swobody
w postępowaniu użytkowników programu na rzecz podniesienia wiarygodności wyników
pracy programu. Ma to duże znaczenie w sytuacjach kiedy z dokumentacji wytworzonej
przez program, korzystają osoby weryfikujące prawidłowość funkcjonowania gospodarki
kasowej.
Program został napisany z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi programistycznych
- 4-
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
gwarantujących niezawodność i bezpieczeństwo danych.
Instalacja
Program Kasa jest typową aplikacją systemu operacyjnego Windows,
dlatego instalacja nie powinna sprawiać żadnych problemów.
Dla pewności przed instalacją zalecamy wykonanie poniższych czynności :
1. Sprawdzenie przy pomocy programu antywirusowego czy do systemu nie dostało
się niebezpieczne oprogramowanie.
2. Zeskanowanie dysku komputera w celu wykrycia i naprawy błędów
3. Wykonanie defragmentacji dysku
Należy zadbać o wcześniejsze pobranie i zainstalowanie biblioteki
Microsoft .NET Framework 4.0
W czasie pisania tego dokumentu była ona dostępna pod adresem :
(http://www.microsoft.com/pl-pl/download/details.aspx?id=17718).
Ważne jest także, zamknięcie na czas instalacji innych uruchomionych programów, oraz
wyłączenie oprogramowania antywirusowego które może zakłócać lub blokować proces
instalacji programu.
Ze względu na to że program instalacyjny tworzy na dysku komputera bazę danych, należy
go uruchomić jako użytkownik z najwyższymi uprawnieniami w systemie operacyjnym
przez kliknięcie prawego przycisku myszki [Uruchom jako] w systemie XP należy wybrać
użytkownika z uprawnieniami administratora systemu. W systemie Windows 8 należy
kliknąć Uruchom jako administrator.
Program instalacyjny precyzyjnie prowadzi użytkownika przez proces instalacji.
Po pomyślnym zakończeniu instalacji na pulpicie powinna pojawić się ikona programu.
- 5-
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
Uruchomienie programu
Uruchomienie następuje po kliknięciu ikony programu.
Po uruchomieniu program prosi o podanie nazwy użytkownika oraz hasła, ten proces
nazywa się logowaniem użytkownika (Patrz niżej).
Jak się zalogować ?
Standardowa nazwa użytkownika to : admin, a hasło: demo. (małe litery) (ustawienia
fabryczne)
Trzykrotne nieudane logowanie spowoduje automatyczne zakończenie pracy programu.
Domyślnie bieżącą kasą jest Kasa główna.
W płatnych wersjach licencji umożliwiających pracę z większą ilością kas, automatycznie
wybierana jest kasa zaznaczona na liście jako kasa domyślna zalogowanego użytkownika.
Przed rozpoczęciem pracy z programem
Przed rozpoczęciem pracy z programem należy wykonać następujące czynności :
1. Zmienić i zapamiętać nowe hasło administratora programu.
2. Wprowadzić dane firmy takie jak : nazwa, adres i identyfikator NIP
3. Wpisać dane pieczątki firmowej która będzie drukowana na dokumentach
kasowych.
4. Założyć konta pozostałych użytkowników programu nazwy, hasła dostępu oraz
zdefiniować uprawnienia do funkcji programu i dostęp do kas.
5. Aktywować zakupioną licencję (nie dotyczy wersji darmowej)
6. Zdefiniować listę obsługiwanych kas. (wersje z wykupioną i aktywowaną licencją)
7. Ustawić numerację początkową dokumentów operacji i raportów kasowych
Uwaga: Aby móc dodawać lub zmieniać dane użytkowników programu, definiować
kolejne kasy albo zmieniać konfigurację programu użytkownik musi posiadać uprawnienia
administratora.
Aktywacja zakupionej licencji
Aby korzystać z pełnej funkcjonalności zakupionej licencji, należy przeprowadzić jej
aktywację. Do aktywacji zakupionej licencji potrzebny jest otrzymany kod aktywacyjny.
Przed aktywacją licencji, warto upewnić się że dane firmy-użytkownika [ Opcje]>[Dane
nagłówkowe użytkownika/firmy] są prawidłowe. Należy zwrócić szczególną uwagę na
prawidłowe wprowadzenie identyfikatora NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej).
W celu przeprowadzenia aktywacji zakupionej licencji należy, skorzystać z opcji menu
głównego [Opcje]>[Zarządzanie licencjami]>[Dodaj/Aktywuj licencję], która otworzy okno
przeznaczone do wpisania kodu aktywacyjnego. (można posłużyć się mechanizmem schowka
systemowego, kopiując zaznaczony tekst, oraz wklejając tekst do pola formularza)
Po kliknięciu przycisku aktywuj, nastąpi weryfikacja poprawności wpisanego kodu.
Po wykonaniu aktywacji należy zamknąć i ponownie uruchomić program.
Po ponownym uruchomieniu programu, dostępne będą funkcje aktywowanej licencji.
Po aktywowaniu programu na wydrukach pojawi się informacja o posiadanej licencji oraz
zostanie wyłączone drukowanie znaku wodnego producenta.
- 6-
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
Budowa ewidencji - definicje
Kasa
Kasa jest centralnym elementem ewidencji, do którego odnoszą się wszystkie zapisy.
W trakcie pracy programu, zawsze wybrana jest jedna kasa.
Domyślnie program posiada zdefiniowaną Kasę Główną. (nazwę kasy można zmienić
[Opcje]>[Lista obsługiwanych kas]>[Aktualizacja])
W przypadku licencji komercyjnych które mogą prowadzić ewidencję więcej niż jednej
kasy, można tak ustawić konfigurację programu że po zalogowaniu się użytkownika
automatycznie wybierana jest kasa oznaczona jako domyślna dla zalogowanego
użytkownika.
Tworzenie nowej kasy
Z wyłączeniem licencji bezpłatnej, program pozwala na obsługę dowolnej ilości kas.
Dodanie nowej kasy [Menu główne]>[Opcje]>[Lista obsługiwanych kas]
Należy kliknąć przycisk [Nowa kasa] i wypełnić wyświetlony formularz danymi dla nowej
kasy.
Wybór kasy domyślnej
Po zalogowaniu się użytkownika, bieżącą (wybraną automatycznie) kasą jest kasa
domyślna. To która kasa jest domyślna, ma znaczenie w przypadku licencji dających
możliwość pracy z więcej niż jedną kasą.
W przypadku gdy obsługiwanych jest więcej kas, każdemu użytkownikowi można przypisać
kasę która będzie automatycznie wybrana po zalogowaniu do programu.
Aby ustawić kasę domyślną użytkownika należy:
1. Wybrać przez kliknięcie w menu głównym [Opcje]>Użytkownicy programu
2. Na wyświetlonej liście użytkowników zaznaczyć użytkownika któremu chcemy
przypisać lub zmienić kasę domyślną
3. Kliknąć przycisk [Uprawnienia do kas] a następnie w wyświetlonej liście kas
zaznaczyć wiersz wybranej kasy, po czym należy kliknąć przycisk [Ustaw jako
domyślną/startową]
4. Kliknąć przycisk [Zapisz]
Zmiana bieżącej kasy
Najprostszym sposobem zmiany bieżącej
kasy, wyświetlanej po lewej stronie na
zostanie lista dostępnych kas, dwukrotne
wybór.
W tym miejscu warto przypomnieć że
posiadanej licencji.
kasy jest kliknięcie nazwy aktualnie wybranej
głównym formularzu programu, wyświetlona
kliknięcie wiersza z nazwą kasy spowoduje jej
ilość obsługiwanych kas zależy od rodzaju
Raport kasowy
Raport kasowy jest zbiorem zapisanych operacji kasowych, przypisanych do danej kasy i
pochodzących z określonego przedziału czasu. Przedział czasowy obejmuje okres od daty
otwarcia raportu, do daty zamknięcia raportu, lub do daty wystawienia ostatniego
dokumentu
kasowego. Po utworzeniu Raport Kasowy ma status [OTWARTY] i
zanotowaną datę otwarcia.
- 7-
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
Raport kasowy może znajdować się jednym z dwóch stanów :
– OTWARTY (do raportu mogą być dopisywane nowe operacje, można poprawiać już wprowadzone
operacje, a także anulować niepotrzebne (błędne) operacje)
– ZAMKNIĘTY (nie można zmieniać ani anulować przypisanych do raportu operacji)
O tym w jakim stanie jest aktualnie raport kasowy, informuje pole statusu.
Jeżeli Raport kasowy jest [OTWARTY] wtedy wszystkie kolejne operacje kasowe
(dokumenty) są przypisywane do tego raportu.
Do czasu zamknięcia raportu kasowego można wprowadzać nowe dokumenty,
aktualizować lub anulować, istniejące zapisy.
Po zamknięciu raportu kasowego możliwość wszelkich zmian jest wyłączona.
Rejestr/lista raportów kasowych
Rejestr jest uporządkowaną chronologicznie listą (od najnowszego do najstarszego
raportu), tzn. że na pierwszym miejscu listy znajduje się najnowszy raport, a na ostatnim
(na końcu listy) najstarszy.
Przed rozpoczęciem rejestracji operacji kasowych konieczne jest utworzenie raportu
kasowego do którego będą przypisane kolejno zapisywane operacje/dokumenty.
Tworzenie nowego raportu kasowego
Generalna zasada jest taka że, w tym samym czasie może być otwarty tylko
jeden raport kasowy.
Utworzenie nowego raportu kasowego jest możliwe na kilka sposobów :
1. W trakcie zakładania nowego dokumentu kasowego, jeżeli nie istnieje otwarty raport
kasowy, a zalogowany użytkownik posiada prawa do otwierania raportów kasowych.
Wówczas program automatycznie zapyta użytkownika o to czy utworzyć nowy raport
kasowy.
Po udzieleniu twierdzącej odpowiedzi zostanie wyświetlony formularz z ustawieniami dla
otwieranego właśnie raportu kasowego.
2. Poprzez listę raportów kasowych.
W celu otwarcia nowego raportu kasowego należy, kliknąć przycisk Raporty kasowe,
znajdujący się w głównym ekranie programu. Po otwarciu formularza z listą raportów
kasowych należy kliknąć przycisk Nowy raport. Jeżeli w danym momencie istnieje już
otwarty Raport kasowy, program poprosi o zamknięcie otwartego RK, przed otwarciem
nowego raportu.
Data otwarcia raportu kasowego powinna być ustawiona tak aby nie nakładały się okresy
ewidencyjne z wcześniej zapisanymi raportami. Możliwość zmiany daty początkowej
raportu kasowego daje okazję wprowadzenia do kasy tzw (zaszłości ewidencyjnych) np. w
celu uporządkowania dokumentacji kasowej. Domyślnie jako data otwarcia nowego
raportu kasowego podpowiadana jest bieżąca data zegara komputera. Nie zaleca się
- 8-
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
otwierania raportu kasowego z datą zamknięcia poprzedniego RK ponieważ prowadzi to do
niejednoznaczności w ustaleniu wartości stanu dziennego gotówki.
Zmiana stanu początkowego raportu kasowego
Normalnie wartość początkowa raportu kasowego jest wartością przeniesioną z zamknięcia
poprzedniego raportu kasowego, w niektórych przypadkach (np. wdrożenie) istnieje
możliwość zmiany wartości początkowej raportu. W tym celu należy kliknąć przycisk
[Zmień stan początkowy raportu], w wyświetlonym formularzu należy wprowadzić wartość
początkową raportu i zatwierdzić zmianę klikając przycisk [Zapisz]. Należy wspomnieć że
zmiana wartości początkowej unieważnia wcześniejszy wydruk raportu kasowego.
Zamykanie raportu kasowego
Wykonanie tego polecenia zmienia status raportu na „ZAMKNIĘTY”, co skutkuje
wyłączeniem możliwości dodawania nowych dokumentów, wprowadzania zmian,
anulowania zapisanych wcześniej dokumentów. Po zamknięciu RK wyłączana jest także
możliwość zmiany wartości początkowej raportu.
Otwieranie ostatniego zamkniętego raportu kasowego
(Ta opcja dotyczy tylko licencji profesjonalnej.)
W przypadku (omyłkowego) zamknięcia raportu kasowego możliwe jest ponowne otwarcie
zamkniętego ostatniego (najnowszego) raportu kasowego. Ta operacja nie powiedzie się
jeżeli po zamknięciu raportu został otwarty kolejny nowy raport.
Wydruk raportu kasowego
Wydruk raportu kasowego wykorzystuje standardowe mechanizmy druku Windows.
Drukowanie raportu kasowego nastąpi po kliknięciu przycisku [Wydruk raportu ].
Możliwe jest przeglądanie wydruku w takiej postaci w jakiej zostanie on wydrukowany na
papierze lub, bezpośredni wydruk na drukarce [Drukuj].
Każdy wydruk raportu kasowego na papierze jest rejestrowany przez program (kolumna
listy RK „Ostatni wydruk”). Jeżeli po wydrukowaniu raportu kasowego, użytkownik będzie
próbował wprowadzić do RK zmianę polegającą na :
– dodaniu nowego dokumentu,
– wprowadzeniu aktualizacji
– anulowania istniejącego dokumentu
Program po wyświetleniu odpowiedniego komunikatu unieważni (usunie zapisane dane o
ostatnim wydruku) ostatni wydruk RK. Oznaczać to będzie że, przechowywany na papierze
wydruk różni się od bieżącego stanu ewidencji i należy go zastąpić nowym aktualnym
wydrukiem uwzględniającym wprowadzone zmiany.
Eksport danych raportu kasowego do pliku CSV
Eksport danych raportu kasowego pozwala przenieść dane do arkusza kalkulacyjnego lub
innej aplikacji za pośrednictwem pliku tekstowego. Operacja dostępna jest dla
użytkowników licencji profesjonalnej. Należy tylko, wskazać miejsce (napęd i folder) do
którego zostanie zapisany wyjściowy plik tekstowy.
- 9-
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
Dokumenty kasowe/operacje
Nowo zakładane operacje kasowe są przypisywane do (bieżącego) „OTWARTEGO” Raportu
kasowego. Jeżeli raport kasowy jest „OTWARTY” możliwe jest też, nanoszenie zmian w
zapisanych wcześniej operacjach.
Zamknięcie raportu kasowego powoduje wyłączenie możliwości dokonywania zmian
na przypisanych do tego raportu dokumentach (operacjach) kasowych.
Rejestr operacji kasowych jest listą uporządkowaną podobnie jak Rejestr Raportów
kasowych chronologicznie od ostatnio zarejestrowanej operacji kasowej do najstarszej
operacji. (która znajduje się na dole listy)
Zakres listy prezentowanych dokumentów kasowych
Domyślnie lista operacji kasowych jest ograniczona do zbioru operacji bieżącego
(otwartego) raportu kasowego [Bieżący raport kasowy]. W razie potrzeby odnalezienia
wcześniejszej operacji można przestawić zaznaczenie wyboru zakresu listy, na [ Wszystkie
operacje kasowe], wówczas wyświetlona zostanie lista wszystkich zapisanych operacji
związanych z bieżącą kasą niezależnie od aktualnego raportu kasowego.
Operacje gotówkowe
Dokumenty kasowe przypisywane są do bieżącej kasy i otwartego raportu kasowego.
W celu zapewnienia większego komfortu i szybkości pracy z programem oprócz
tradycyjnego menu rozwijanego, w głównym oknie programu dodano przyciski
uruchamiające bezpośrednio najczęściej wykonywane operacje.
Po kliknięciu przycisku dodawania operacji kasowej nastąpi automatyczne, ustawienie
kierunku operacji (który w trakcie wypełniana formularza można zmienić). W ten sposób
czas potrzebny na zapisanie operacji ulega skróceniu.
Zestawienie danych na formularzu do wprowadzania oraz edycji operacji kasowej:
– Rodzaj operacji (kierunek) określa czy tworzony dokument jest operacją wpłaty
KP, czy wypłaty KW.
W wersji komercyjnej programu istnieje możliwość definiowania i zapisu własnych
(zdefiniowanych przez użytkownika) operacji kasowych. Wówczas po zaznaczeniu
wyboru (Inna : ) aktywna jest lista rozwijana operacji zdefiniowanych przez
użytkownika
– Data operacji jest faktyczną datą wykonania operacji kasowej, data ta nie może
być wcześniejsza od daty otwarcia Raportu kasowego.
– Aktualny stan kasy jest polem informacyjnym prezentującym aktualny stan
gotówki w kasie.
– Wartość operacji do tego pola wprowadzana jest wartość operacji kasowej, która
może być obliczona przez sumowanie ilości nominałów przycisk/opcja [Zlicz
nominałami]. W zależności od konfiguracji programu (domyślnie) wartość operacji
wypłaty z kasy nie może być większa od aktualnego stanu gotówki w kasie.
- 10 -
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
– Kontrahent/pracownik do tego pola można wpisać dowolny tekst o długości
maksymalnie 100 znaków który zostanie wydrukowany na dokumentach,
wprowadzany tekst nie musi być powiązany z kartoteką w programie (w przypadku
tzw. jednorazowego kontrahenta). Dwukrotne kliknięcie pola powoduje otwarcie
listy kontrahentów/pracowników z której można wybrać (lub dopisać i wybrać)
pozycję z kartoteki. W trakcie wpisywania danych program stara się dopasować
wprowadzany tekst do nazw zapisanych w kartotece kontrahentów/pracowników
jeżeli jakakolwiek (jedna lub więcej) pozycja w kartotece zawiera w nazwie
fragment wpisywanego tekstu, wyświetlana jest lista pozycji zawierających
wpisywany fragment tekstu, dwukrotne kliknięcie na wybraną pozycję tabeli
spowoduje jej wybranie. Ten sposób wprowadzania danych bardzo ułatwia i
przyspiesza zapis operacji kasowych. Jeżeli chcemy od razu wybrać zapisanego
kontrahenta lub pracownika można użyć przycisku [Przypisz] lub dwukrotnie kliknąć
pole, po czym wybrać z listy lub dopisać nowego kontrahenta i klikając dwukrotnie
wybrany wiersz, dołączyć dane do dokumentu kasowego. W przypadku kiedy
chcemy usunąć dane wybranego kontrahenta z dokumentu należy użyć przycisku
[Usuń], wtedy dane kontrahenta zostaną usunięte z dokumentu. (dotyczy to
oczywiście
bieżącego
dokumentu
kasowego
a
nie
ewidencji
kontrahentów/pracowników)
– Tytuł operacji może być dowolnie wpisanym tekstem o długości do 80 znaków
lub wybraną pozycją z listy tytułów zdefiniowanych w programie. Pole jest
podpowiadane na podstawie skojarzenia wpisywanego tekstu z listą zapisanych w
bazie danych tytułów operacji kasowych. Jego obsługa jest analogiczna do pola
kontrahent/pracownik.
– Opis operacji to dodatkowy opis którego długość to maksymalnie 80 znaków.
Tekst ten będzie w całości drukowany na dokumentach.
Do momentu kliknięcia przycisku [Zapisz] można zrezygnować z zapisu dokumentu przez
kliknięcie przycisku [Anuluj]. Po kliknięciu przycisku [ Zapisz] program sprawdza
poprawność (formalną) wpisanych danych, a w przypadku wykrycia błędu prosi o
poprawienie danych.
Zasady wypełniana danych na dokumencie
Lista operacji kasowych
Zapisane operacje kasowe tworzą uporządkowaną listę której kolumny zawierają
podstawowe dane operacji kasowych. Zaletą listy jest możliwość szybkiego przeglądania,
wyszukiwania, wydruku i aktualizacji zapisanej informacji. W górnej części formularza
znajdują się przyciski umożliwiające wykonywanie następujących operacji :
[Nowa operacja]
Tworzy nowy dokument kasowy (oraz ewentualnie jednocześnie otwiera nowy raport
kasowy)
- 11 -
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
[Aktualizacja operacji/dokumentu kasowego]
Pozwala na wprowadzenie zmian do zapisanego wcześniej dokumentu.
Aby wykonać aktualizację dokumentu należy dwukrotnie kliknąć wiersz dokumentu lub
kliknąć przycisk [Aktualizacja].
Aktualizacja (nie pozwala na zmianę rodzaju i kierunku operacji np. z KW na KP i
odwrotnie) Jeżeli dokument był wcześniej wydrukowany (posiada status „Wydany”)
wówczas przed wprowadzeniem zmian program, wyświetli ostrzeżenie i zapytanie o to, czy
na pewno Aktualizacja tego dokumentu ma być wykonana.
[Anulowanie/Przywracanie operacji kasowej]
Ponieważ dokumenty operacji kasowych powinno się traktować jako druki ścisłego
zarachowania program nie pozwala na ich kasowanie.
Decyzja o anulowaniu dokumentu powinna być dobrze przemyślana i uzasadniona.
Anulowany dokument jest widoczny w liście operacji, a dla łatwiejszego odróżnienia dane
w wierszu tabeli są przekreślone.
Anulowanie dokumentu/operacji kasowej spowoduje że, nie będzie ona drukowana na
zestawieniach ani nie wpłynie na stan wartościowy kasy, dokument otrzyma status
„Anulowany”.
Decyzja o anulowaniu dokumentu kasowego może być cofnięta do czasu zamknięcia
bieżącego raportu kasowego.
Anulowany dokument zajmuje numerację w taki sposób że po anulowaniu operacji nie
można utworzyć dokumentu z takim samym numerem jak dokument anulowany.
Jeżeli dokument był wcześniej wydany odbiorcy (był wydrukowany, tzn. posiada status
„Wydany”), w trakcie próby anulowania program poprosi użytkownika o zwrócenie
szczególnej uwagi i potwierdzenie zamiaru anulowania dokumentu.
W module zestawień, program daje możliwość wydruku zestawienia anulowanych
dokumentów (Status operacji – trzeba zaznaczyć [ Operacje ANULOWANE]).
[Drukowanie operacji]
Wydruk dokumentu operacji kasowej może być wywoływany automatycznie zaraz po
zapisie danych tworzonego dokumentu, w zależności od ustawienia konfiguracji.
[Opcje]>[Zmiana konfiguracji programu]>[Parametry ogólne]>[03. Pytaj o wydruk po
utworzeniu nowego dokumentu kasowego].
W każdej chwili można wydrukować dokument kasowy ręcznie z poziomu [ Listy operacji
kasowych]>[Drukowanie operacji]. Wywołanie formularza drukowania pozwala na
przeglądanie wydruku w takiej postaci, w jakiej zostanie on wydrukowany na papierze.
Można natychmiast skierować wydruk bezpośrednio do drukarki [ Drukuj], zmieniając w
miarę potrzeby ilość kopii wydruku [w zakresie 1-9].
[Drukowanie polecenia przelewu]
Kiedy przenosimy fizycznie gotówkę z kasy do banku wystawiamy dokument wypłaty z
kasy możemy dodatkowo wydrukować polecenie przelewu do banku. Ta wygodna funkcja
daje nam pewność że dokumenty przelewu będą pozbawione błędów a czas ich
- 12 -
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
utworzenia będzie znacząco skrócony. Wydruk wypełnionego polecenia przelewu możemy
wykonać bazując na istniejącym dokumencie wypłaty z kasy, który ma przypisanego
kontrahenta z kartoteki.
Przypisany kontrahent musi mieć wypełniony numer rachunku bankowego, na który będzie
wykonany przelew. Oznacza to że, jeżeli chcemy wpłacić do banku pieniądze na własny
rachunek bankowy musimy zapisać dane własnej firmy w kartotece kontrahentów
(wypełniając pole nr rachunku) i wybierać pozycję z własnymi danymi za każdym razem
kiedy chcemy aby program tworzył wydruk polecenia przelewu. W ten sposób można
obsługiwać wiele rachunków bankowych, wystarczy zapisać tyle pozycji własnej firmy w
kartotece kontrahentów ile rachunków chcemy obsłużyć.
Przykładowo : możemy dodać do kartoteki kontrahentów, kontrahenta o nazwie :
– Nazwa firmy, mBank
– Nazwa firmy, PEKAO SA
– Nazwa firmy, ALIOR BANK
– itd.
Które będą zawierały numery kont bankowych firmy.
[Wyszukiwanie operacji]
Służy do odnajdowania dokumentów wg różnych kryteriów, numeru operacji kasowej,
fragmentu opisu operacji albo wartości operacji.
– Jeżeli chcemy znaleźć dokument o konkretnym numerze, wystarczy wpisać numer
i kliknąć przycisk [Szukaj] lub nacisnąć klawisz [Enter]
– Jeżeli szukamy fragmentu opisu wystarczy wpisać fragment i kliknąć przycisk
[Szukaj] lub nacisnąć klawisz [Enter]
– Jeżeli szukamy określonej kwoty operacji to należy wpisać ; (średnik) i zaraz
szukaną kwotę np. szukamy kwoty operacji 55,30 należy wpisać ;55,30 i kliknąć
przycisk [Szukaj] lub nacisnąć klawisz [Enter]
– Jeżeli chcemy z powrotem, zobaczyć całą listę operacji nieograniczoną do wyników
ostatniego wyszukiwania należy kliknąć przycisk [ Szukaj] i nie wpisując żadnego
tekstu do pola kryteriów wyszukiwania nacisnąć klawisz [ Enter] lub kliknąć przycisk
[Szukaj]
Jak zobaczyć listę wszystkich dokumentów w kasie ?
W tym przypadku wystarczy w oknie listy operacji kasowych [ w górnej części okna
formularza z prawej strony], wybrać zaznaczenie [Wszystkie operacje]
- 13 -
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
Lista kontrahentów/pracowników
Idea założenia i prowadzenia kartoteki kontrahentów/pracowników polega na tym
że, wystarczy raz zapisać w kartotece dane, aby móc później korzystać z tych danych
wielokrotnie we wszystkich miejscach programu gdzie istnieje odwołanie do tej kartoteki
np. przy wprowadzaniu nowej operacji kasowej albo przy tworzeniu zestawienia.
Obsługa kartoteki kontrahentów/pracowników
Obsługa kartoteki kontrahentów/pracowników jest podobna do obsługi pozostałych list w
programie. I tak :
[Nowy kontrahent] – dopisuje dane kolejnego kontrahenta lub pracownika do listy
Wypełnienie niektórych danych na formularzu jest konieczne i program będzie wymagał
ich wpisania.
Warto zastanowić się już na etapie zakładania kartoteki i przyjąć jednolity standard
wpisów to znaczy taki, który w przyszłości zagwarantuje przejrzystość zapisanej informacji
i pozwoli na szybkie wyszukiwanie potrzebnych danych. Przy zakładaniu nowego zapisu
warto zawsze sprawdzić czy dane które mamy zamiar dodać już w niej nie występują.
[Aktualizacja] – daje możliwość wprowadzenia zmian do zapisanych wcześniej danych.
[Przeglądaj] – wyświetla zapisane dane bez możliwości (i ryzyka) wprowadzania zmian.
[Szukaj] – pozwala na odszukanie danych jednego, lub grupy kontrahentów która spełnia
określone kryteria wyszukiwania.
Opcja wyszukiwania danych jest bardzo elastyczna, dlatego wymaga szerszego opisu
ponieważ efekt wyszukiwania zależny jest od tego co wpiszemy do pola jako identyfikator
wyszukiwania.
Wyszukiwanie w kartotece kontrahentów-pracowników
W wyszukiwaniu wg nazwy wystarczy wpisać krótki charakterystyczny fragment nazwy
szukanego kontrahenta. Po kliknięciu przycisku [Szukaj] lub naciśnięciu klawisza [Enter]
program wyświetli listę pozycji które zawierają w nazwie wpisany przez nas fragment
tekstu. I tak jeżeli szukamy kontrahenta o imieniu i nazwisku np. „Jan Kowalski” to
wcale nie musimy wpisywać pełnego nazwiska ale wystarczy wpisać pierwsze litery
nazwiska lub imienia (w naszym przypadku wystarczy wpisać np. [ kowal]).
W przypadku kiedy mamy zamiar odnaleźć kontrahenta wpisując (Numer
Identyfikacji Podatkowej NIP) wystarczy wpisać tylko kilka pierwszych cyfr (można
wpisywać same cyfry bez kresek) potem kliknąć przycisk [ Szukaj] lub nacisnąć klawisz
[Enter], a program wyświetli listę pozycji spełniających podany warunek wyszukiwania.
Jeżeli chcemy powrócić do widoku całej listy i jej wszystkich pozycji, wówczas
wystarczy kliknąć ponownie przycisk [Szukaj] pozostawiając pole kryteriów wyszukiwania
puste, a następnie kliknąć przycisk [Szukaj] lub nacisnąć klawisz [Enter], wówczas
program wyświetli pełną listę kontrahentów.
- 14 -
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
Wydawnictwa programu
Wydawnictwa programu można drukować na drukarce, a przed wydrukiem na papierze
istnieje możliwość obejrzenia ich na ekranie monitora.
Zestawienie obrotów kasowych
Kiedy potrzebujemy wykonać analizę zapisanych operacji kasowych np. pod kątem ilości i
wartości operacji wykonanych z określonym kontrahentem lub pracownikiem w
określonym czasie, albo chcemy wydrukować listę wszystkich anulowanych operacji itd.
Wówczas powinniśmy skorzystać z generatora zestawień który umożliwia
wyselekcjonowanie i wydruk listy operacji według wybranych kryteriów.
Zestawienia korzystają z zapisanych danych niezależnie w od tego do którego raportu
kasowego należą.
Kryteria wyboru danych do zestawienia mogą być bardzo różne, w zależności od potrzeb
użytkownika i zawsze przed wydrukowaniem można obejrzeć gotowy raport na ekranie
monitora.
Wyniki można tradycyjnie wydrukować na papierze lub zapisać w postaci pliku tekstowego
w standardzie „csv” który można otworzyć np. w arkuszu kalkulacyjnym, warunkiem
takiego wykorzystania programu jest posiadanie odpowiedniej licencji.
- 15 -
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
Funkcje administracyjne
Funkcje administracyjne służą do zarządzania programem i mają zadanie dostosowania
funkcjonalności programu do aktualnych potrzeb użytkownika.
Dane firmowe
Dane firmy użytkownika programu są drukowane na dokumentach. Dostęp do formularza
danych firmowych użytkownika uzyskamy z menu głównego wybierając [ Opcje]>[Dane
firmowe]. Wypełnienie danych firmy jest konieczne, przed aktywacją zakupionej licencji.
Lista użytkowników programu
Z programu może korzystać wielu użytkowników.
Dostęp do programu i zapisanych w nim danych, chroniona jest przed nieuprawnionym
dostępem.
Do rozpoczęcia pracy z programem niezbędna jest znajomość nazwy użytkownika tzw.
loginu oraz hasła.
Po instalacji programu, nazwa użytkownika i hasło są zapisane standardowo
[Użytkownik=admin, Hasło=demo]. (małe litery)
Dla poprawienia ochrony, w pierwszej kolejności zmienić hasło użytkownika [ admin]
(Patrz. Zmiana hasła użytkownika). Użytkownik [admin] zawsze posiada pełne
uprawnienia do wszystkich funkcji programu, dlatego konto administratora powinno być
używane tylko do ważnych zadań konfiguracyjnych.
Do codziennej pracy zalecane jest utworzenie kont użytkowników ze zwykłymi
uprawnieniami które całkowicie wystarczają do realizacji większości zadań.
Ponieważ program zapamiętuje działania poszczególnych użytkowników, dobrze jest
utworzyć oddzielne konta dla każdej osoby posługującej się programem.
Każdy użytkownik do zabezpieczenia swojego konta powinien utworzyć i zapisać znane
tylko sobie hasło. (Patrz. Zmiana hasła użytkownika programu )
W przypadku licencji w wersjach standardowej i profesjonalnej administrator powinien, po
utworzeniu nowego konta użytkownika, ustalić prawa dostępu do poszczególnych kas oraz
listę uprawnień do poszczególnych funkcji programu.
Dla ułatwienia zadania można przy tym skorzystać z szablonów uprawnień.
Dodawanie nowego użytkownika
Aby dodawać nowych użytkowników trzeba dysponować uprawnieniami administratora.
W celu dodania nowego użytkownika, należy przejść w menu głównym programu do,
[Opcje]>[Użytkownicy programu] i na wyświetlonej liście użytkowników kliknąć przycisk
[Nowy], wyświetlony zostanie formularz z polami do których trzeba wpisać dane nowego
użytkownika.
Zalecane jest aby zaraz po pierwszym zalogowaniu nowy użytkownik zmienił
(utajnił) hasło, na znane tylko sobie. (Patrz. Zmiana hasła użytkownika programu )
- 16 -
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
Uprawnienia użytkowników
Uprawnienia użytkowników pozwalają na precyzyjne określenie dostępu do danych
programu i czynności które mogą oni wykonać. Pewne operacje są zarezerwowane tylko
dla użytkowników z uprawnieniami administratora. Uprawnienia może nadawać i odbierać
osoba z uprawnieniami administratora. W przypadku darmowej licencji zarządzanie
uprawnieniami użytkowników sprowadza się do przypisania użytkownika do określonej
grupy (ADMINISTRATOR lub UŻYTKOWNIK).
Dla licencji komercyjnych rozszerzono możliwości definiowania uprawnień użytkowników,
pozwalają one na ustalenie kas do których użytkownik ma dostęp (w tym kasy
domyślnej/startowej wybieranej automatycznie po zalogowaniu się do programu), oraz
zakresu operacji które może wykonać. Można utworzyć szablony uprawnień (oddzielnie dla
użytkowników i administratorów) które pozwalają szybko nadawać podstawowe
uprawnienia nowym użytkownikom, a następnie indywidualnie (każdemu użytkownikowi z
osobna) szczegółowo określać listę uprawnień.
Uprawnienia użytkowników do kas programu
W przypadku płatnych licencji można ustalić do których kas użytkownik ma dostęp i która
kasa jest kasą domyślną (otwartą po zalogowaniu) dla danego użytkownika.
Uprawnienia początkowe użytkownika
Jeżeli administrator zdefiniował szablony uprawnień, to w czasie zakładania nowego
użytkownika program będzie domyślnie przypisywał uprawnienia z szablonu nowemu
użytkownikowi. Uprawnienia do kas należy nadać każdemu użytkownikowi indywidualnie.
Zmiana hasła użytkownika programu
Zmiana hasła użytkownika aktualnie zalogowanego do programu jest możliwa po
kliknięciu nazwy użytkownika na formularzu głównym programu. Program wyświetli okno
przeznaczone do zmiany hasła. Program dopuszcza puste niewypełnione hasła, jednak ze
względów bezpieczeństwa nie zaleca się ich stosowania.
Zmiana hasła użytkownika przez administratora systemu
W przypadku gdy użytkownik zapomni swoje hasło, wtedy administrator programu może
bez znajomości hasła użytkownika, utworzyć hasło tymczasowe pozwalające na
zalogowanie się użytkownika do programu. Po zalogowaniu użytkownik powinien zmienić
hasło na znane tylko sobie.
Usuwanie użytkownika
Usunięcie użytkownika z listy aktywnych użytkowników powoduje że, nie może się on
logować i korzystać z programu. Usunięty użytkownik jest nadal widoczny na liście
użytkowników programu ze statusem „U”-usunięty. W tym miejscu należy wspomnieć że
użytkownik [admin] jest użytkownikiem o specjalnych uprawnieniach i nie można go
usunąć, dlatego ważne jest aby nie używać tego konta do codziennej pracy.
- 17 -
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
Numeracja dokumentów
Program prowadzi numerację kolejną zapisywanych operacji/dokumentów oraz raportów
kasowych w każdej kasie oddzielnie. Zmiana numeracji początkowej pozwala na
dostosowanie ciągłości numeracji w ewidencji komputerowej, do dotychczas stosowanej.
Wprowadzenie zmian numeracji operacji kasowych przeprowadza się z menu głównego
przez [Opcje]>[Numeracja dokumentów]. Przed otwarciem właściwego okna zmiany
numeracji, program ostrzega przed wprowadzeniem przypadkowych zmian. W oknie
służącym do zmiany numeracji wyświetlana jest wartość numeracji dotychczasowej, pole
do wprowadzenia nowego numeru oraz wartość numeracji (nr jaki będzie miał następny
wystawiony dokument lub raport kasowy) dla następnego wystawianego dokumentu.
W przypadku obsługi przez program kilku kas, numerację dokumentów należy ustawić dla
każdej kasy oddzielnie.
Po dodaniu nowej kasy numeracja początkowa dokumentów (operacji) i raportów
kasowych jest automatycznie ustawiana na wartość 0 co oznacza że pierwszy wystawiony
dokument będzie miał nr 1.
Tytuły operacji kasowych
Dla powtarzających się operacji kasowych wystarczy raz zapisać tytuły (opisy) operacji
które przy wystawianiu dokumentów kasowych, można wygodnie bez potrzeby ich
ponownego wpisywania pobierać z listy dostępnych tytułów, przy pomocy jednego
kliknięcia.
Dostęp do listy z zapisanymi tytułami operacji kasowych jest możliwy z menu
[Opcje]>[Tytuły operacji kasowych].
Tytuły są pogrupowane wg rodzajów operacji kasowych (Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci).
Nowy tytuł operacji można również dodać do listy w trakcie wystawiania dokumentu
kasowego. Należy zadbać o to aby lista operacji kasowych była aktualna, ponieważ tylko
wtedy efektywnie wspomaga ona ewidencjonowanie operacji kasowych. Obsługa listy
operacji jest wyposażona w możliwość wyszukiwania operacji przez podanie fragmentu
tekstu opisu operacji. Przemyślane utworzenie listy tytułów operacji kasowych jest ważne
z jeszcze jednego powodu, a mianowicie można wykorzystać tytuły operacji przy tworzeniu
zestawień obrotu kasowego i np. wybierając tytuł „Wpłata czynszu” wykonać zestawienie
obrotów dla tego tytułu w określonym przedziale czasowym.
Lista obsługiwanych kas
W wersjach standardowej i profesjonalnej (wersje z wykupioną i aktywowaną licencją)
program daje możliwość obsługi więcej niż jednej kasy. Kolejne kasy można dodawać w
menu [Opcje]>[Lista obsługiwanych kas].
Po dodaniu nowej kasy numeracja początkowa dokumentów (operacji) i raportów
kasowych jest automatycznie ustawiana na wartość 0 co oznacza że pierwszy wystawiony
dokument będzie miał nr 1.
Zaznaczenie wybranej kasy jako tzw. [ kasa domyślna] powoduje że kasa ta, staje się kasą
bieżącą po zalogowaniu się do programu.
- 18 -
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wybór/Zmiana położenia bazy danych
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
Dla zwiększenia elastyczności konfiguracji plik zawierający bazę danych może być
umieszczony w dowolnym miejscu (domyślnie jest umieszczony na dysku komputera na
którym program został zainstalowany) dostępnym dla komputera na którym mamy zamiar
korzystać z programu, np. na serwerze firmowym lub innym komputerze w sieci lokalnej
dającym dostęp do plików z możliwością zapisu i odczytu. W takim przypadku, aby
program łączył się z bazą danych należy skorzystać z opcji zawartej w menu głównym
[Opcje]>[Wybór zmiana położenia bazy danych] po otwarciu okna należy wpisać lub
(wskazać) ścieżkę do pliku zawierającego bazę danych programu. (Wcześniej należy
skopiować plik bazy danych w wybrane miejsce) Po zmianie położenia bazy danych
program musi zostać zamknięty i ponownie uruchomiony. Tego typu zadania najlepiej
powierzyć osobie która jest zorientowana w konfiguracji sieci lokalnej, np.
administratorowi sieci lub nadwornemu informatykowi.
- 19 -
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
Zmiana konfiguracji programu
Ustawienia konfiguracyjne programu służą do dostosowania działania programu do
potrzeb użytkownika.
Aby mieć możliwość zmiany konfiguracji programu wymagane jest posiadanie uprawnień
administratora.
Dostęp do formularza konfiguracji [Opcje]>[Zmiana konfiguracji programu]
Ustawienie konfiguracji sprowadza się do zmiany zaznaczenia wybranej opcji.
Po zmianie konfiguracji, w celu zapamiętania aktualnych ustawień należy kliknąć przycisk
[Zapisz], jeżeli przed zapisem ustawień z jakiegoś powodu chcemy zrezygnować z
zapamiętywania zmian w konfiguracji programu , wystarczy kliknąć przycisk [ Wyjdź].
Ustawienia konfiguracyjne podzielono na dwa obszary :
<Parametry ogólne> oraz <Parametry wydruków>.
Parametry ogólne (zmieniają sposób działania programu) np.
– Zezwalaj na wypłaty przekraczające wartość stanu kasy – ustawienie tej opcji
powoduje że program zezwoli na wypłatę kwoty większej niż stan kasy po
wyświetleniu odpowiedniego zapytania.
– Po zalogowaniu się do programu lub zmianie kasy, otwieraj listę operacji kasowych
Ta opcja skraca czas dostępu do szczegółowych danych operacji kasowych oraz
operacji aktualizacji, wydruku itp.
Parametry wydruków wpływają na wygląd (zawartość) wydawnictw tworzonych przez
program.
- 20 -
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
Archiwizacja danych
Archiwizacja polega na wykonaniu kopii danych programu na innym nośniku fizycznym niż
dysk komputera na którym normalnie są one przechowywane i przetwarzane.
Takie postępowanie w najlepszy sposób zabezpieczy nas przed utratą danych
spowodowaną np. uszkodzeniem dysku komputera lub awarią oprogramowania. Zaleca się
jak najczęstsze wykonywanie archiwizacji danych. Ponieważ, im częściej jest wykonywana
archiwizacja, tym mniej pracy będzie potrzebne do odtworzenia stanu danych sprzed
awarii.
Aby wykonać archiwizację danych należy skorzystać z opcji zawartej w menu głównym
[Opcje]>[Archiwizacja danych]. W wyświetlonym oknie trzeba określić miejsce docelowe
dla kopii danych. Powinien to być oddzielny nośnik fizyczny (np. dysk innego komputera w
sieci lokalnej, pen drive, płyta CD, itp.) który będzie dobrze zabezpieczony, a jednocześnie
łatwo dostępny w razie konieczności odtworzenia danych z archiwum. Ze względu na niski
koszt oraz niezawodność polecam wykonywanie kopii zapasowych programu, na
pamięciach półprzewodnikowych USB popularnie nazywanych pen drive. Miejsce w którym
utworzona została kopia danych, będzie domyślnie podpowiadane przy tworzeniu
następnej kopii archiwum.
Jeżeli program jest używany w wersji sieciowej na więcej niż jednym komputerze, przed
wykonaniem archiwizacji należy zadbać o zamknięcie programu na pozostałych
stanowiskach do czasu zakończenia archiwizacji.
Włączanie/wyłączenie przypomnień o konieczności wykonania archiwizacji
danych
Częste wykonywanie archiwizacji danych programu jest ważne z punktu widzenia
bezpieczeństwa.
Domyślnie po zainstalowaniu program jest tak skonfigurowany aby, w czasie uruchamiania
oraz zamykania aplikacji przypominać o konieczności archiwizacji danych co 3 dni
kalendarzowe.
Aby zmienić to ustawienie należy, w menu głównym [ Opcje]>[Zmiana konfiguracji
programu] w opcji [Regularnie przypominaj o konieczności wykonania kopii
bezpieczeństwa bazy danych] zmienić wartość (klikając górną lub dolną strzałkę, albo
wpisując bezpośrednio do pola wartość w zakresie od 0 do 9) odpowiadającą za to, co ile
dni kalendarzowych program będzie przypominał o konieczności wykonania archiwizacji.
W przypadku gdy nie chcemy aby pojawiały się przypomnienia o konieczności wykonania
archiwizacji (np. dane w firmie składowane są automatycznie przy użyciu oprogramowania
do automatycznej archiwizacji danych itp.) należy, ustawić ilość dni między kolejnymi
archiwizacjami na wartość 0.
Przeglądanie konfiguracji
Ta opcja pozwala na przegląd (ustawień) bieżącej konfiguracji programu.
Definicje własnych operacji gotówkowych
Wszystkie operacje gotówkowe są zdefiniowane w tabeli która określa rodzaj i kierunek
operacji. [Opcje]>[Definicje operacji gotówkowych]. Po zainstalowaniu programu
widoczne są dwa rodzaje operacji które są wbudowane do programu na stałe i nie można
ich zmieniać [KP], [KW]
- 21 -
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
Możliwość definiowania własnych operacji dostępna jest dla licencji profesjonalnej.
– Symbol nowej operacji może składać się maksymalnie z 10 znaków i musi być
niepowtarzalny. Po zapisaniu operacji nie można będzie zmieniać symbolu operacji.
– Nazwa opis/operacji może składać się z maksymalnie 50 znaków.
– Kierunek operacji definiuje operację jako wpłatę do kasy, lub wypłatę z kasy.
– Włączenie numeracji kolejnej spowoduje automatyczne nadawanie numerów w
czasie zapisu nowej operacji w raporcie kasowym.
– Własne definicje operacji działają w obrębie jednej kasy
- 22 -
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
Pozostałe
Komputer / Podstawowa konfiguracja do pracy z programem
Wymagania programu dotyczące konfiguracji komputera są następujące :
System operacyjny :
Windows XP SP3, Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 10
Zainstalowana biblioteka : Microsoft® .NET Framework w wersji 4.0
Pamięć operacyjna : 1GB
Miejsce na dysku twardym : około 100 MB
Drukarka graficzna : W systemie powinna być zainstalowana drukarka domyślna.
- 23 -
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
Wersje programu Kasa i zasady ich licencjonowania.
Wersja licencji
Opis funkcji
Sieciowa
Profesjonalna
Bezpłatna
Bez ograniczeń
Bez ograniczeń
1
Wydruk dokumentów kasowych
√
√
√
Wydruk raportów kasowych
√
√
√
Kartoteka
kontrahentów/pracowników
Bez ograniczeń
Bez ograniczeń
Ograniczona do 50
pozycji
Bez ograniczeń
Bez ograniczeń
Ograniczona do 50
pozycji
Nie jest drukowany
Nie jest drukowany
√
6 miesięcy
3 miesiące
Odpłatnie
Przeglądanie zestawienia obrotów
kasowych na ekranie
√
√
√
Wydruk zestawienia obrotów
kasowych na drukarce
√
√
Eksport zestawienia obrotów
kasowych do arkusza
kalkulacyjnego Excel
√
√
Otwieranie raportów kasowych z
datą wcześniejszą od bieżącej
√
√
Możliwość ponownego otwarcia
ostatniego zamkniętego raportu
kasowego
√
√
Tworzenie własnych definicji
operacji kasowych
√
√
Obsługa operacji specjalnych
√
√
Eksport danych raportu kasowego
do arkusza kalkulacyjnego Excel
√
√
Wydruk wypełnionego formularza
polecenia przelewu do dokumentu
wypłaty z kasy (kiedy chcemy gotówkę z
√
√
Możliwość
szczegółowego
definiowania
uprawnień
użytkowników do wykonywanych
czynności
ewidencyjnych
i
administracyjnych, oraz dostępu do
poszczególnych kas programu
√
√
Możliwość współdzielenia danych w
sieci
lokalnej
do
trzech
komputerów, w ramach jednego
oddziału Firmy
√
Ilość obsługiwanych kas
Kartoteka
kasowych
Znak
wodny
wydrukach
tytułów
operacji
producenta
na
Bezpłatne wsparcie techniczne
producenta
(dopisywanie zdefiniowanej operacji
kasowej do zamkniętego raportu kasowego)
kasy wpłacić do banku)
- 24 -
CuBe Program do prowadzenia Kasy gotówkowej
Wersja 6.00 z dnia 2016.12.18
Program Kasa jest licencjonowany na podmiot gospodarczy.
W przypadku pytań prosimy o kontakt telefoniczny (+48) 787 466 299
lub [email protected]
- 25 -