pobierz - pomorski urząd wojewódzki w gdańsku

POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Polityki Społecznej
PROTOKÓŁ
z kontroli problemowej wykorzystania przez organizacje
pozarządowe środków budżetowych przekazanych przez Pomorski
Urząd Wojewódzki w Gdańsku w na realizację zadań z zakresu
pomocy społecznej w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody
Pomorskiego na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy
społecznej – Edycja 2013 .
Kontrola przeprowadzona zgodnie z planem kontroli na rok 2014
2
I.
Zasady i warunki organizacji kontroli
Działając na podstawie art. 28 ustawy z dnia
23 stycznia 2009 r.
i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206
o wojewodzie
z późn. zm.), art. 17
ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
(jt. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536
z późn. zm.), w związku z art. 25 ust. 1 i ust. 5
ustawy z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej ( j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 182
z późń. zm.), rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej
z dnia 23 marca 2005 r.
w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.)
oraz umów zawartych w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego –
edycja 2013 r., przeprowadzona została kontrola problemowa w Zgromadzeniu Sióstr
Albertynek
Posługujących
Ubogim
w
Wejherowie
obejmująca
wykorzystanie
w 2013 r. środków budżetowych przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki
w Gdańsku na realizację zadań
z zakresu pomocy społecznej.
Kontrolę
przeprowadzono w siedzibie Zgromadzenia – Wejherowo, ul. Kopernika 16. Kontrola
obejmowała również działalność dwóch placówek, które prowadzi Zgromadzenie tj.
Łaźni i Noclegowni dla Osób Bezdomnych mieszczących się pod tym samym adresem, co
siedziba Zgromadzenia.
Celem kontroli była ocena realizacji zadania z zakresu pomocy społecznej przez
Zgromadzenie Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim w Wejherowie na podstawie
umowy zawartej w 2013 r. z Wojewodą Pomorskim.
Przedmiotem badania kontrolnego w szczególności było ustalenie:
- merytorycznej poprawności realizacji zadania,
- warunków realizacji zadania,
- prawidłowości gospodarowania środkami dotacyjnymi w zakresie zgodności realizowanego
zadania z zapisami umowy zawartej z Wojewodą ( w tym zachowanie określonego
w umowie poziomu udziału dotacji z budżetu Wojewody w całości kosztów zadania),
- prawidłowości ewidencji wydatkowanych środków dotacyjnych,
- efektów zrealizowanego projektu.
3
Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie:
ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 182
z późń. zm.),
ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r.
o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.),
rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r.
w sprawie ramowego wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji
zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z
2011 r. Nr 6, poz. 25),
ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240
z późn. zm.),
ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz.
1223 z późn. zm.)
Umowa
dotacyjna Nr 24/OW z dnia 17 czerwca 2013 r., zawarta pomiędzy
Wojewodą Pomorskim reprezentowanym przez Krystynę Kobylińską –
Zastępcę
Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkie
Zgromadzeniem
Sióstr
Albertynek
Posługujących
Ubogim
w
a
Wejherowie
reprezentowanym przez S. Klarę – Annę Szarafińska – Przełożoną Domu.
Kontrolę przeprowadziły w dniu 16 kwietnia 2014 r.:
- Małgorzata Szady – starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 94/2014
(PS-I.0030.94.2014) z dnia 10 kwietnia 2014r.,
- Ewa Szczypior
-
starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr. Nr 95/2014
(PS-I.0030.95.2014) z dnia 10 kwietnia 2014r.,
W toku kontroli wyjaśnień udzielały:
-s. Klara – Anna Szarafińska – Przełożona Domu,
–s. Daniela Dąbrowska -
Koordynator działań Łaźni i Noclegowni dla bezdomnych
prowadzonych przez Zgromadzenie,
4
- p. Mariola Kurkowska – opiekunka PKPS, opiekująca się chorymi, niepełnosprawnymi
podopiecznymi Noclegoni.
II.
Ustalenia kontrolne:
W 2013 r. Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku przekazał Zgromadzeniu Sióstr
Albertynek Posługujących Ubogim w Wejherowie
w wyniku rozstrzygnięć Otwartego
Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy
społecznej dotację w kwocie 10 000 zł na realizację programu:
„Prowadzenie Łaźni i Noclegowni dla bezdomnych”– zgodnie z umową Nr 24/OW
z dnia 17 czerwca 2013r.
Celem przedmiotowego zadania było zapewnienie osobom bezdomnym i ubogim godziwych
warunków kąpieli oraz udostępnienie
miejsc noclegowych
osobom pozbawionym
jakiegokolwiek schronienia, szczególnie w okresie jesienno-zimowym. Zadanie to
realizowane było na bazie prowadzonej przez Zgromadzenie Łaźni i Noclegowni.
Dzięki realizacji projektu 3 426 osób (w tym 3 354 mężczyzn i 72 kobiety) skorzystało
z kąpieli, a 64 osobom udzielono schronienia w Noclegowni.
Na potrzeby Łaźni i Noclegowni zaadaptowany został budynek gospodarczy mieszczący się
przy siedzibie Zgromadzenia. Jest to budynek dwukondygnacyjny. Na parterze znajdują się
pomieszczenia Łaźni (pomieszczenie z 2 kabinami prysznicowymi, WC, poczekalnia,
pomieszczenie na przebranie się, magazyny: żywnościowy, odzieżowy, chemiczny) oraz 1
pokój z 4 miejscami, który należy już do części noclegowej. Na piętrze umiejscowione są
pozostałe pomieszczenia Noclegowni:
3 pokoje, kuchnia, łazienka z kabinami
prysznicowymi, WC. Pomieszczenia Noclegowni wyposażone są w niezbędne sprzęty
( w pokojach głównie łóżka piętrowe).
Realizacja zadania, którego celem było objęcie interwencyjnym wsparciem osób bezdomnych
i ubogich nie posiadających odpowiednich warunków sanitarnych, zamieszkałych lub
przebywających na terenie Wejherowa i miejscowości ościennych obejmowała:
Prowadzenie Łaźni – placówka funkcjonowała w godzinach 13.00 – 17.00 wg
następującego harmonogramu:
- we wtorki i piątki z kąpieli korzystali mężczyźni,
- w poniedziałki i czwartki z kąpieli korzystały kobiety.
5
Jednak w razie potrzeby Łaźnia była otwarta w każdym dniu i czasie. Osoby przychodzące
do tej placówki miały możliwość skorzystania z kąpieli, ogolenia się, ostrzyżenia,
odwszawienia (gdy zachodziła taka konieczność), wymiany bielizny i odzieży wierzchniej
( w okresie zimowym otrzymywali również ciepłe kurtki, czapki, rękawice, buty). W razie
potrzeby udzielano też pomocy pielęgnacyjnej. Osoby korzystające z łaźni otrzymywały
również pomoc żywnościową w formie suchego prowiantu.
Funkcjonowanie Noclegowni dla osób bezdomnych – placówka dla mężczyzn czynna
całą dobę, posiadająca 20 miejsc noclegowych. Bezdomni mieli tu zapewnione
schronienie, 3 posiłki dziennie (w tym jeden ciepły), możliwość skorzystania z kąpieli,
wymiany odzieży, pomocy pielęgnacyjnej. Posiłki są sporządzane przez bezdomnych
samodzielnie. Pomoc medyczna realizowana była w zewnętrznych placówkach służby
zdrowia. Z Noclegowni mogły korzystać osoby trzeźwe – dlatego przed przyjęciem
dokonywano badania trzeźwości za pomocą alkomatu.
Koordynacją działań Noclegowni i Łaźni zajmuje się nieodpłatnie jedna z sióstr – s. Daniela
Dąbrowska wspierana przez Siostrę Klarę Szarafińską - Przełożoną Domu i
opiekunkę
PKPS-u – p. Mariolę Kurkowską.
W realizacji tego zadania Zgromadzenie ściśle współpracowało z policją, strażą miejską
i pracownikami socjalnymi MOPS Wejherowo (motywowanie bezdomnych do pracy,
leczenia odwykowego).
Na podstawie udostępnionych w trakcie kontroli dokumentów finansowych sprawdzono
celowość wykorzystania przekazanej w 2013 r. przez Pomorski Urząd Wojewódzki dotacji
i stwierdzono, że środki zostały wydatkowane zgodnie z preliminarzem wydatków,
stanowiącym załącznik do zawartej umowy – dofinansowanie kosztów wyżywienia,
zakupu odzieży, bielizny i obuwia,
zabezpieczenia
schodów (poprawa bezpieczeństwa
budynku), mediów (gaz, woda i ścieki, energia elektryczna). Do prawidłowości rozliczeń
gazu, wody i prądu (bo nie ma osobnych liczników na Dom i placówki) Zgromadzenie
stosuje
odpowiednie
przeliczniki
(uwzględniające
powierzchnie
pomieszczeń
łaźni
i noclegowni oraz liczbę korzystających), które zostały skonsultowane z operatorami mediów.
Przeliczenia te stanowią materiał dowodowy kontroli.
Całkowity koszt realizacji tego projektu wyniósł ogółem 14 858,80 zł. Na sumę tę składają
się środki otrzymane PUW Gdańsk (10 000 zł – co stanowi 67%), środki finansowe własne
6
(1 858,80 zł – co stanowi 26%) oraz wyceniony wkład osobowy (1 000 zł – co stanowi 7%).
Stwierdzono, że Zgromadzenie nie przekroczyło określonego w umowie procentowego
udziału dotacji w całkowitych kosztach zrealizowanego zadania.
Szczegółowej kontroli poddane zostały wszystkie rachunki, które dotyczyły rozliczenia
zadania (zgodnie z zestawieniem zamieszczonym w sprawozdaniu z wykonania zadania).
Stwierdzono, iż wszystkie te dokumenty zawierają wszystkie niezbędne adnotacje,
podpisy i pieczęcie. Księgowość prowadzona jest ręcznie przez Przełożoną Domu w sposób
umożliwiający identyfikację środków finansowych pochodzących z dotacji (osobne konto Nr
762).
Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli:
1. Realizowany w 2013 r. przez Zgromadzenie Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim
w Wejherowie projekt przy wsparciu finansowym Wojewody Pomorskiego przyniósł
wymierne efekty:
-
umożliwiono
osobom
bezdomnym
i
pozbawionym
odpowiednich
warunków
mieszkaniowych skorzystanie z kąpieli i zabiegów higienicznych wraz z wymianą odzieży
i wsparciem żywnościowym – na bazie prowadzonej przez Zgromadzenie Łaźni,
- zapewniono osobom bezdomnym schronienie i wyżywienie
w ramach funkcjonowania
Noclegowni,
- poprzez podjęte działania interwencyjne (na bazie Łaźni i Noclegowni) zmniejszono
znacząco ryzyko zamarznięcia i dalszej degradacji osób bezdomnych przebywających
na terenie Wejherowa i gmin ościennych. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, kiedy
prowadzone przez Zgromadzenie placówki dla bezdomnych są jedynymi tego rodzaju
ośrodkami w Wejherowie.
2. Sposób realizacji projektu, w tym gospodarowanie środkami finansowymi uzyskanymi
z dotacji i prowadzenie dokumentacji finansowo – księgowej, nie budzi zastrzeżeń.
7
*
*
*
Na tym protokół z kontroli zakończono, sporządzając go w 2-ch jednobrzmiących
egzemplarzach, przy czym jeden jest przeznaczony dla kontrolowanej jednostki.
Kierownikowi (Przełożonej Domu) kontrolowanej jednostki zgodnie z § 16 Rozporządzenia
Ministra
Polityki
Społecznej
z
dnia
23
marca
2005
r.
w
sprawie
nadzoru
i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przysługuje prawo
zgłoszenia do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Gdańsku u w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego protokołu pisemnych uwag co
do zawartych w nim ustaleń.
Gdańsk, dnia 6 maja 2014 r.
Jednostka kontrolowana:
Zgromadzenie Sióstr Albertynek
84-200 Wejherowo, ul. Kopernika 16
Przełożona domu
/-/ s. Klara Anna Szarafińska
Kontrolujący:
Starszy Inspektor Wojewódzki
/-/ Małgorzata Szady
Starszy Inspektor Wojewódzki
/-/ Ewa Szczypior