Prawo kontrolera finansowego decret.dz

SPIS TREŚCI
AKT SPECJALNEGO KOMITETU: PRZEPISY FINANSOWE MAJĄCE
ZASTOSOWANIE DO WYDATKÓW FINANSOWANYCH POPRZEZ MECHANIZM
ATHENA
CZĘŚĆ I
Przepisy finansowe mające zastosowanie do wszystkich wydatków finansowanych poprzez
mechanizm ATHENA
Rozdział I - Zasady i uczestnicy działań finansowych
–
–
Sekcja 1
Sekcja 2
Ogólna organizacja
Księgowi
Rozdział II - Zarządzanie funduszami
Rozdział III - Przesunięcia środków
Rozdział IV - Przeniesienie środków
Rozdział V - Rachunkowość
CZĘŚĆ II
Przepisy dotyczące zamówień
Rozdział I - Zakres stosowania i zasada
Rozdział II - Wybór procedury
1
PL
Rozdział III - Przepisy mające zastosowanie do wszystkich procedur
– Sekcja 1
– Sekcja 2
– Sekcja 3
– Sekcja 4
Przepisy dla instytucji zamawiających
Warunki wymagane od kandydatów
Specyfikacje, kryteria selekcji i dowód możliwości kandydatów
Umowy
Rozdział IV - Przebieg procedur
–
–
–
–
–
Sekcja 1
Sekcja 2
Sekcja 3
Sekcja 4
Sekcja 5
Procedury otwarte i ograniczone
Procedury negocjacyjne
Systemy zamówień dynamicznych
Zastosowanie aukcji elektronicznych
Dialog konkurencyjny
Rozdział V - Udzielanie zamówień, dokumentowanie procedur i informacja zwrotna do
kandydatów
Załącznik I: Wykaz dostaw i sprzętu, dla których procedury udzielania zamówień są otwarte dla
kandydatów z Aruby, Kanady, Hongkongu, Izraela, Japonii, Singapuru, Korei
Południowej, Szwajcarii i Stanów Zjednoczonych Ameryki w przypadku zamówień na
kwotę powyżej 137 000 EUR
Załącznik II: Wykaz usług, dla których procedury udzielania zamówień są otwarte dla kandydatów
z Aruby, Kanady, Hongkongu, Izraela, Japonii, Singapuru, Korei Południowej,
Szwajcarii i Stanów Zjednoczonych Ameryki w przypadku zamówień na kwotę
powyżej 137 000 EUR
CZĘŚĆ III
Przepisy finansowe mające zastosowanie do wydatków finansowanych poprzez mechanizm
ATHENA bez udziału kwatery głównej operacji zapewnionej przez państwo członkowskie lub
środków i zdolności NATO
Rozdział I - Operacje po stronie wydatków
–
–
–
–
Sekcja 1
Sekcja 2
Sekcja 3
Sekcja 4
Budżetowanie wydatków
Walidacja i zatwierdzanie wydatków
Płatność wydatków
Terminy operacji po stronie wydatków
Rozdział II - Operacje po stronie dochodów
Rozdział III - Konta zaliczkowe
Rozdział IV - Audytor wewnętrzny
Rozdział V - Odpowiedzialność uczestników działań finansowych
2
PL
CZĘŚĆ IV
Przepisy finansowe mające zastosowanie do wydatków finansowanych poprzez mechanizm
ATHENA w operacjach wojskowych UE, w których kwaterę główną zapewniają państwa
członkowskie UE
CZĘŚĆ V
Przepisy finansowe mające zastosowanie do wydatków finansowanych poprzez mechanizm
ATHENA w operacjach wojskowych UE z udziałem środków i zdolności NATO
3
PL
Akt Specjalnego Komitetu
PRZEPISY FINANSOWE MAJĄCE ZASTOSOWANIE DO WYDATKÓW
FINANSOWANYCH POPRZEZ MECHANIZM ATHENA
SPECJALNY KOMITET,
uwzględniając decyzję Rady 2004/197/WPZiB z dnia 23 lutego 2004 r. ustanawiającą mechanizm
zarządzania finansowaniem wspólnych kosztów operacji Unii Europejskiej mających wpływ na
kwestie wojskowe lub obronne, zmienioną decyzjami Rady 2004/925/WE i 2005/68/WPZiB,
w szczególności jej art. 29 ust. 4-6,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Rada (w dok. 14956/04) wezwała „Specjalny Komitet mechanizmu ATHENA do przyjęcia do
końca 2005 roku przepisów finansowych dotyczących wykonywania wydatków związanych ze
wspólnymi kosztami operacji wojskowych UE, szczególnie w celu zapewnienia
niedyskryminujących i skutecznych procedur zamówień publicznych (zwłaszcza
zagwarantowania dostępu do procedur zamówień dla operacji wojskowych UE oferentom
z wszystkich państw mających udział w finansowaniu danej operacji oraz z państwa
przyjmującego), ułatwienia funkcjonowania kwatery głównej UE i określenia wydatków misji
podlegających wspólnemu finansowaniu.”
(2)
Specjalny Komitet, stanowiąc na wniosek administratora, starał się przyjąć przepisy, które
przyczyniałyby się do należytego zarządzania finansami, zachowując przy tym elastyczność
niezbędną do zaspokojenia bieżących potrzeb operacji UE mających wpływ na kwestie
wojskowe lub obronne.
(3)
Decyzja Rady 2004/197/WPZiB stanowi, że „ATHENA działa w imieniu uczestniczących
państw członkowskich lub, w odniesieniu do konkretnych operacji, państw wnoszących
wkład”; w związku z tym mechanizm ATHENA powinien być zgodny z prawodawstwem UE
i umowami międzynarodowymi obowiązującymi w dziedzinie zamówień publicznych
udzielanych przez instytucje zamawiające państw członkowskich w dziedzinie obronności,
szczególnie z dyrektywą 18/2004/WE, umowami, których Wspólnota Europejska lub jej
państwa członkowskie są stronami oraz umowami zawartymi w ramach Światowej
Organizacji Handlu.
(4)
W celu spełnienia bieżących potrzeb operacji należy umożliwić korzystanie z narzędzi
elastyczności przewidzianych we wspomnianym prawodawstwie i umowach.
(5)
Niniejszym ustanowione przepisy finansowe mają zastosowanie wyłącznie do wydatków
finansowanych poprzez mechanizm ATHENA; w żaden sposób nie zmieniają one praw
państw członkowskich w przypadku finansowania przez nie wydatków według zasad
krajowych, szczególnie w odniesieniu do zastosowania art. 296 Traktatu ustanawiającego
Wspólnotę Europejską.
(6)
W odniesieniu do rachunkowości, o ile należy uwzględnić specyficzne trudności napotykane
w operacjach wojskowych, należy dołożyć wszelkich starań, by stopniowo osiągnąć zgodność
z międzynarodowymi standardami rachunkowości dla sektora publicznego (IPSAS),
4
PL
POSTANAWIA:
Artykuł 1
Wydatki finansowane poprzez mechanizm ATHENA podlegają przepisom finansowym zawartym
w ZAŁĄCZNIKACH.
Artykuł 2
1
Niniejszy akt może być przedmiotem przeglądu w każdym momencie na wniosek prezydencji,
państwa członkowskiego lub administratora.
2
Progi wymienione w przepisach zawartych w ZAŁĄCZNIKACH są przedmiotem przeglądu na
podstawie rozporządzeń Komisji zmieniających dyrektywę 2004/18/WE w odniesieniu do ich
progów stosowania w procedurach udzielania zamówień.
3
Niniejszy akt jest przedmiotem przeglądu nie później niż trzy lata po jego wejściu w życie, na
wniosek administratora i na podstawie doświadczeń z jego wykonania.
Artykuł 3
Niniejszy akt wchodzi w życie 15 grudnia 2005 r.
Sporządzono w Brukseli, 9 grudnia 2005 r.
Przewodniczący Specjalnego Komitetu,
(podpis)
G. CLARK
Administrator,
(podpis) J-A MARIGUESA
5
PL
CZĘŚĆ I
PRZEPISY FINANSOWE MAJĄCE ZASTOSOWANIE
DO WSZYSTKICH WYDATKÓW FINANSOWANYCH POPRZEZ MECHANIZM
ATHENA
6
PL
ROZDZIAŁ I - ZASADY I UCZESTNICY DZIAŁAŃ FINANSOWYCH
PRZYPOMNIENIE: Decyzja Rady 2004/197/WPZiB wraz ze zmianami.
Artykuł 17
Zasady budżetowania
1. Budżet, sporządzany w euro, jest aktem ustalającym i autoryzującym wszystkie dochody i wydatki zarządzane przez
mechanizm ATHENA na każdy rok budżetowy.
2. Wszystkie wydatki są powiązane z konkretną operacją, z wyjątkiem odpowiednich przypadków dotyczących kosztów
wymienionych w załączniku I.
3. Środki przewidziane w budżecie autoryzowane są na czas trwania roku budżetowego, który rozpoczyna się dnia
1 stycznia, a kończy się dnia 31 grudnia tego samego roku.
4. W budżecie powinno się zachować równowagę dochodów i wydatków.
5. Żaden dochód ani wydatek nie może być zrealizowany w inny sposób niż poprzez przypisanie go do odpowiedniej
pozycji w budżecie i w ramach limitu środków w niej przewidzianych.
Artykuł 29
Zasady
1. Środki budżetowe mechanizmu ATHENA są wykorzystywane zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami,
tj. oszczędności, wydajności i skuteczności.
2. Urzędnicy zatwierdzający odpowiadają za realizację dochodów i wydatków mechanizmu ATHENA zgodnie
z zasadami należytego zarządzania finansami, aby zapewnić zachowanie zgodności z wymogami prawa oraz
prawidłowości. Urzędnicy zatwierdzający podejmują budżetowe i prawne zobowiązania, rozliczają i autoryzują wydatki
i prowadzą działania poprzedzające wydatkowanie środków budżetowych. Urzędnik zatwierdzający może delegować
swoje obowiązki na inne osoby na mocy decyzji określającej:
a)
pracowników odpowiedniego szczebla, zdolnych wykonać powierzone obowiązki;
b)
zakres przekazanych uprawnień; oraz
c)
zakres, w jakim beneficjenci mogą subdelegować powierzone uprawnienia.
3. Należy zapewnić, aby wydatkowanie środków budżetowych przebiegało z zachowaniem zasady rozdzielności funkcji
urzędnika zatwierdzającego i księgowego. Obowiązki urzędnika zatwierdzającego i księgowego wykluczają się
wzajemnie. Wszelkie płatności z funduszy zarządzanych przez mechanizm ATHENA wymagają dwóch podpisów:
urzędnika zatwierdzającego i księgowego.
4. W przypadku gdy realizacja wspólnych wydatków została powierzona państwu członkowskiemu, instytucji Wspólnoty
lub, w odpowiednim przypadku, organizacji międzynarodowej, wówczas - bez uszczerbku dla niniejszej decyzji powyższe państwo, instytucja lub organizacja stosuje przepisy obowiązujące w przypadku realizacji jej własnych
wydatków. Jeśli administrator bezpośrednio realizuje wydatek, postępuje zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie
wobec wykonania części budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich pt. „Rada”.
7
PL
5. Jednakże administrator może dostarczyć prezydencji elementy przydatne do opracowania wniosku do Rady lub
Specjalnego Komitetu w sprawie przepisów dotyczących realizacji wspólnych wydatków.
6. Specjalny Komitet może zatwierdzić zasady dotyczące realizacji wspólnych wydatków, które odbiegają od przepisów
ust. 4 powyżej.
Artykuł 30
Wspólne koszty poniesione w trakcie przygotowania lub realizacji operacji
Administrator pełni obowiązki urzędnika zatwierdzającego w przypadku wydatków dla pokrycia wspólnych kosztów
poniesionych w trakcie przygotowania lub realizacji operacji.
Artykuł 31
Wspólne koszty operacyjne
1. Dowódca operacji wykonuje obowiązki urzędnika zatwierdzającego wydatki pokrywające wspólne koszty operacyjne
operacji, którą dowodzi. Jednakże obowiązki te dotyczą wydatków poniesionych w trakcie fazy przygotowawczej
konkretnej operacji, zrealizowanych bezpośrednio poprzez mechanizm ATHENA lub odnoszących się do okresu po
zakończeniu aktywnej fazy operacji.
2. Administrator przelewa kwoty wymagane do realizacji wydatku związanego z operacją z konta bankowego
mechanizmu ATHENA dla dowódcy operacji, na jego wniosek, na konto bankowe otwarte w imieniu mechanizmu
ATHENA; dowódca operacji przekazuje szczegółowe dane dotyczące tego konta.
3. W drodze odstępstwa od art. 17 ust. 5, przyjęcie kwoty referencyjnej upoważnia administratora i dowódcę operacji,
w ramach ich kompetencji, do skorzystania z prawa do poniesienia kosztów związanych z daną operacją na poziomie do
30% kwoty referencyjnej, o ile Rada nie ustali wyższej kwoty. Specjalny Komitet, na wniosek administratora, ma prawo
w drodze decyzji zezwolić na poniesienie dodatkowych wydatków. Specjalny Komitet może, za pośrednictwem
prezydencji, przekazać sprawę do rozpatrzenia właściwym organom przygotowawczym Rady. Odstępstwo to przestaje
mieć zastosowanie od daty przyjęcia budżetu danej operacji.
4. W okresie przed przyjęciem budżetu operacji administrator i dowódca operacji lub jego przedstawiciel co dwa
tygodnie składają Specjalnemu Komitetowi sprawozdania dotyczące ich kompetencji, w odniesieniu do kosztów
kwalifikowanych jako wspólne koszty tej operacji. Specjalny Komitet, na wniosek administratora, dowódcy operacji lub
państwa członkowskiego, może wydać wytyczne w sprawie realizacji wydatków w ciągu tego okresu.
5. W przypadku poważnego zagrożenia życia pracowników uczestniczących w unijnej operacji wojskowej dowódca tej
operacji może, w drodze odstępstwa od art. 17 ust. 5, zrealizować niezbędne wydatki dla uratowania życia tych
pracowników, przekraczające środki zapisane w budżecie. Dowódca operacji jak najszybciej informuje o tym fakcie
administratora i Specjalny Komitet. W takim przypadku administrator, we współpracy z dowódcą operacji, występuje
z wnioskiem o dokonanie przesunięć środków niezbędnych do sfinansowania takich nieprzewidzianych wydatków.
W przypadku gdy nie można zapewnić wystarczających środków na tego rodzaju wydatki za pomocą przesunięcia,
administrator przedstawia wniosek dotyczący budżetu korygującego.
8
PL
Sekcja 1
Ogólna organizacja
Artykuł 1
Urzędnicy zatwierdzający
1.
Każdy dowódca operacji podczas swojej kadencji pełni funkcję urzędnika zatwierdzającego dla
tytułu budżetu mechanizmu ATHENA, który dotyczy dowodzonej przez niego operacji.
2.
Administrator pełni obowiązki urzędnika zatwierdzającego dla pozostałych środków budżetu
mechanizmu ATHENA.
Artykuł 2
Inni uczestnicy
Każda kwatera główna, której wspólne koszty finansowane są poprzez mechanizm ATHENA ma
swojego urzędnika zatwierdzającego na zasadzie delegacji lub subdelegacji. Urzędnik
zatwierdzający kieruje działem budżetowo-finansowym (J8), w którego skład wchodzą co najmniej:
a)
urzędnik odpowiedzialny za wykonanie budżetu;
b)
urzędnik odpowiedzialny za zamówienia;
c) księgowy.
Administratorzy środków zaliczkowych mogą być powoływani zgodnie z przepisami w sekcji
„Konta zaliczkowe”.
Osoby te otrzymują odpowiednie wsparcie, szczególnie w zakresie systemów informatycznych
i komunikacyjnych niezbędnych do wykonywania ich zadań.
9
PL
Artykuł 3
Powoływanie uczestników, delegacje, subdelegacje
1. W każdej kwaterze głównej, której wspólne koszty finansowane są poprzez mechanizm
ATHENA, urzędnicy zatwierdzający poprzez delegację lub subdelegację, urzędnik
odpowiedzialny za wykonanie budżetu, urzędnik odpowiedzialny za zamówienia
i księgowy, o których mowa w art. 2 powoływani są, w porozumieniu z administratorem,
przez dowódcę danej kwatery głównej.
2. Urzędników tych powołuje się spośród oficerów dowodzących lub cywilów o równorzędnej
randze. Rekrutacja nastawiona jest na zapewnienie personelu reprezentującego najwyższy
standard kompetencji, wydajności, uczciwości, kwalifikacji zawodowych i doświadczenia
w dziedzinie operacji wojskowych.
3. Administrator może ustanowić przepisy administracyjne określające pracowników
odpowiedniego szczebla, którym dowódca może przydzielić obowiązki urzędnika
zatwierdzającego, urzędnika odpowiedzialnego za wykonanie budżetu, urzędnika
odpowiedzialnego za zamówienia, oraz warunki dotyczące w szczególności wymaganych
umiejętności i doświadczenia zawodowego, zakres przyznanych uprawnień oraz możliwość
subdelegowania przez osoby, którym nadano te uprawnienia. Administrator może ustanowić
w przepisach administracyjnych warunki, dotyczące w szczególności wymaganych
umiejętności i doświadczenia zawodowego, mające zastosowanie przy powoływaniu
księgowych.
4. Administrator jest informowany o wszelkich wstępnych sprawozdaniach oceniających
kierownika działu budżetowo-finansowego (J8) w każdej kwaterze głównej, której wspólne
koszty finansowane są przez mechanizm ATHENA. Administrator wnosi do każdej takiej
oceny swój wkład, który włączany jest na jego wniosek do sprawozdania oceniającego.
5. Delegacje uprawnień w zakresie wydatków na wspólne koszty, w tym wspólnie
finansowane zamówienia i rachunkowość, podpisuje dowódca operacji, po zasięgnięciu
opinii administratora.
10
PL
6. Administrator jest niezwłocznie informowany o delegacjach przyznanych przez urzędnika
zatwierdzającego oraz subdelegacjach. Administrator umieszcza w rejestrze delegacje
i subdelegacje, o których został poinformowany.
7. Urzędnicy zatwierdzający, urzędnicy odpowiedzialni za wykonanie budżetu i urzędnicy
odpowiedzialni za zamówienia przez delegację lub subdelegację mogą działać jedynie
w granicach ustanowionych w dokumencie delegacji lub subdelegacji uprawnień.
Właściwemu urzędnikowi delegowanemu lub subdelegowanemu może pomagać
w obowiązkach jeden lub kilku pracowników, którym - na jego odpowiedzialność powierzono przeprowadzanie niektórych działań niezbędnych do wykonania budżetu
i przedstawienia sprawozdań.
Artykuł 4
Zasada rozdzielenia obowiązków
Obowiązki urzędnika zatwierdzającego i głównego księgowego są rozdzielone i wykluczają się
wzajemnie. Księgowy odmawia wykonania wszelkich poleceń, które uważa za niezgodne
z obowiązującymi przepisami prawa lub prawidłowym wykonywaniem swoich obowiązków.
Artykuł 5
Obowiązki urzędników zatwierdzających
1.
Urzędnicy zatwierdzający, w stosownych przypadkach w granicach delegowanych lub
subdelegowanych im uprawnień, są odpowiedzialni za realizację dochodów i wydatków
zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz za zapewnienie przestrzegania
wymogów zgodności z prawem i prawidłowości.
2.
W celu wykonania wydatków, urzędnicy zatwierdzający przez delegację lub subdelegację
zaciągają zobowiązania budżetowe i prawne, walidują wydatki, zatwierdzają płatności
i przygotowują preliminarze realizacji środków.
11
PL
3.
Na realizację dochodu składa się sporządzanie preliminarzy należności, ustalanie należności do
windykacji i wystawianie zleceń windykacji, a także odstąpienie od ustalonych należności,
w stosownych przypadkach.
4.
Urzędnicy zatwierdzający przez delegację przygotowują, z należytym uwzględnieniem
zagrożeń związanych ze środowiskiem zarządzania i charakterem finansowanych działań,
strukturę organizacyjną i wewnętrzne procedury zarządzania i kontroli odpowiednie do
wykonywania swoich obowiązków, wraz z weryfikacją ex post, w stosownych przypadkach.
Przed zatwierdzeniem operacji, aspekty operacyjne i finansowe podlegają weryfikacji przez co
najmniej jednego pracownika, który nie inicjował tej operacji. Administrator może ustanowić
standardy mające zastosowanie do takich struktur i procedur.
5.
Każdy urzędnik zatwierdzający przez delegację lub subdelegację przekazuje urzędnikowi
zatwierdzającemu, przez którego został delegowany lub subdelegowany, regularne
sprawozdania wraz z informacjami dotyczącymi finansów i zarządzania niezbędnymi do
wykonania przez urzędnika zatwierdzającego obowiązków w zakresie sprawozdawczości
określonych w art. 14 i 15 w części I niniejszego aktu.
6.
Każdy urzędnik zatwierdzający zapisuje w rejestrze swoje główne decyzje administracyjne,
szczególnie decyzje dotyczące:
a)
mianowania osoby uczestniczącej w zarządzaniu środkami lub funduszami mechanizmu
ATHENA;
b)
delegacji lub subdelegacji w celu wykonania budżetu mechanizmu ATHENA;
c)
otwarcia lub zamknięcia rachunku bankowego na rzecz mechanizmu ATHENA oraz
pełnomocnictwa do podpisywania transakcji dokonywanych na takim rachunku
bankowym;
d)
propozycji lub przyjęcia budżetu lub przesunięcia środków;
e)
każdej zawartej i podpisanej przez niego umowy;
f)
wyksięgowania sprzętu finansowanego poprzez mechanizm ATHENA.
12
PL
Artykuł 6
Pozostałe zadania kierownika działu budżetowo-finansowego (J8)
1.
Kierownik działu budżetowo-finansowego (J8) w każdej kwaterze głównej, której wspólne
koszty finansowane są poprzez mechanizm ATHENA wykonuje następujące zadania na rzecz
kwatery głównej, do której został przydzielony:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
zapewnia bezpieczne przechowywanie funduszy mechanizmu ATHENA przez cały czas;
sprawdza kwalifikowalność wydatków do finansowania poprzez mechanizm ATHENA;
zapewnia przestrzeganie przepisów określonych w decyzji Rady 2004/197/WPZiB
ustanawiającej mechanizm ATHENA, wraz ze zmianami, lub w niniejszym akcie
i w budżecie mechanizmu ATHENA;
przeprowadza wraz z właściwymi organami lokalnymi autentyczną inwentaryzację
wyposażenia budynków i terenów użytkowanych przez kwaterę główną lub siły, których
wspólne koszty finansowane są poprzez mechanizm ATHENA, przed rozpoczęciem i po
zakończeniu operacji, z użyciem odpowiednich map, fotografii i innych stosownych
materiałów dowodowych;
wyraża zgodę na podpisanie wszelkich umów finansowanych poprzez mechanizm
ATHENA, których wartość szacunkowa, bez podatku od wartości dodanej, przekracza
„wyższy próg” określony w części II art. 4 ust. 1 lub kwotę 136 000 EUR w operacji
z udziałem środków i zdolności NATO;
prowadzi spis wniosków o zastosowanie odstępstwa od przepisów w zakresie zamówień,
z zaznaczeniem decyzji w sprawie każdego wniosku i uzasadnienia;
prowadzi aktualny dziennik wszystkich zakupów dokonanych i finansowanych poprzez
mechanizm ATHENA, z wyszczególnieniem każdego zakupionego towaru lub usługi, daty
zakupu i dostawcy z podaniem jego nazwiska/nazwy i adresu oraz, w miarę możliwości,
odniesieniem do umowy;
zapewnia, że spis zasobów stanowiących mienie mechanizmu ATHENA jest prowadzony
na bieżąco;
sprawdza dostępność i odpowiednie utrzymanie tych zasobów co najmniej przy każdym
przekazaniu/odbiorze oraz pod koniec każdego roku kalendarzowego;
wydaje niezbędne standardowe procedury operacyjne na potrzeby organizacji kierowanego
przez niego działu;
organizuje system wewnętrznej kontroli/audytu niezbędny do osiągnięcia wyżej
wymienionych celów;
przekazuje administratorowi sprawozdania z wykonania zadań przewidziane
w obowiązujących przepisach, oraz bezpośrednio informuje administratora o wszelkich
wydarzeniach lub politykach mających wpływ na koszty finansowane poprzez mechanizm
ATHENA.
13
PL
2.
Kierownik działu budżetowo-finansowego (J8) w każdej kwaterze głównej, której wspólne
koszty finansowane są poprzez mechanizm ATHENA sprawdza, czy kierownik działu
budżetowo-finansowego (J8) w podległych jej kwaterach głównych, które finansowane są
poprzez mechanizm ATHENA, wykonuje zadania wymienione w ust. 1.
Artykuł 7
Rozdzielenie obowiązków inicjowania i weryfikacji operacji
1.
Inicjowanie, weryfikacja ex ante i weryfikacja ex post operacji finansowej stanowią trzy
oddzielne funkcje.
2.
Personel odpowiedzialny za kontrolowanie zarządzania operacjami finansowymi musi posiadać
niezbędne kwalifikacje zawodowe.
3.
Jakikolwiek pracownik, uczestniczący w zarządzaniu finansami i kontroli transakcji, który
uzna, że decyzja, którą jego przełożony nakazuje mu zastosować lub na którą nakazuje mu
przystać, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami lub
regułami zawodowymi, których powinien przestrzegać, powiadamia na piśmie delegowanego
urzędnika zatwierdzającego, a jeżeli urzędnik ten nie podejmie działań – administratora.
W przypadku jakiegokolwiek bezprawnego działania, nadużycia finansowego lub korupcji,
które mogą zaszkodzić interesom mechanizmu ATHENA pracownik ten powiadamia,
w zależności od przypadku, dowódcę sił lub dowódcę operacji oraz administratora.
Artykuł 8
Inicjowanie i weryfikacja operacji finansowej
1.
Każda operacja finansowa jest inicjowana. Inicjowanie operacji oznacza wszystkie operacje,
które normalnie przeprowadzane są przez uczestników działań finansowych, o których mowa
w art. 2 i które stanowią etap przygotowawczy do przyjęcia aktów wykonujących budżet przez
właściwego delegowanego lub subdelegowanego urzędnika zatwierdzającego.
14
PL
2.
Każda operacja finansowa podlega co najmniej jednej weryfikacji ex ante. Weryfikacja ex ante
operacji finansowej oznacza wszystkie kontrole ex ante dokonywane przez właściwego
urzędnika zatwierdzającego w celu zweryfikowania jej aspektów operacyjnych i finansowych.
3.
Celem tej weryfikacji ex ante jest zapewnienie:
a)
prawidłowości i zgodności wydatków i dochodów z obowiązującymi przepisami,
w szczególności przepisami budżetu, decyzji Rady w sprawie mechanizmu ATHENA,
niniejszego aktu i innych aktów Specjalnego Komitetu, z wszelkimi środkami przyjętymi
przez administratora lub dowódcę operacji dotyczącymi wykonania wydatków
finansowanych poprzez mechanizm ATHENA oraz, w stosownych przypadkach,
z warunkami umów;
b)
przestrzegania zasad należytego zarządzania finansami, tj. zasad oszczędności, wydajności
i skuteczności.
4.
Weryfikacje ex post dokumentów i, w stosownych przypadkach, weryfikacje na miejscu, służą
sprawdzeniu, czy operacje finansowane poprzez mechanizm ATHENA są prawidłowo
wykonywane, w szczególności czy przestrzegane są kryteria, o których mowa w ust. 3.
Weryfikacje te mogą być organizowane na zasadzie wyrywkowej, przy wykorzystaniu analizy
ryzyka.
5.
Pracownicy odpowiedzialni za weryfikacje, o których mowa w ust. 2 i 4 nie mogą wykonywać
zadań w zakresie rozpoczynania operacji, o których mowa w ust. 1 ani podlegać pracownikom
wykonującym zadania w zakresie rozpoczynania operacji.
Artykuł 9
Procedury zarządzania i kontroli wewnętrznej
Systemy i procedury zarządzania i kontroli wewnętrznej opracowuje każdy urzędnik zatwierdzający
zgodnie z zakresem swoich obowiązków w celu:
a)
osiągnięcia celów operacyjnych zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami;
15
PL
b)
przestrzegania przepisów i minimalnych standardów kontroli określonych w decyzjach Rady
w sprawie mechanizmu ATHENA, aktach Specjalnego Komitetu i innych środkach
przyjętych przez administratora lub dowódcę operacji dotyczących wykonania wydatków
finansowanych poprzez mechanizm ATHENA;
c)
ochrony zasobów i danych mechanizmu ATHENY; zapewnienia w szczególności, że sprzęt
finansowany poprzez mechanizm ATHENA jest odpowiednio utrzymywany
i zinwentaryzowany;
d)
zapobiegania nieprawidłowościom, błędom i nadużyciom finansowym oraz ich wykrywania;
e)
rozpoznawania ryzyka związanego z zarządzaniem i zapobiegania mu;
f)
zapewnienia rzetelnego przedstawienia informacji dotyczących finansowania i zarządzania;
g)
przechowywania dokumentów uzupełniających odnoszących się do wykonania budżetu
i powstałych w wyniku jego wykonania oraz środków wykonania budżetu;
h)
przechowywania dokumentów dotyczących zabezpieczeń otrzymanych w związku
z zamówieniami i prowadzenia rejestru w celu umożliwienia odpowiedniego monitorowania
tych zabezpieczeń.
Artykuł 10
Zadania urzędnika odpowiedzialnego za wykonanie budżetu
Urzędnicy odpowiedzialni za wykonanie budżetu wspomagają delegowanych lub subdelegowanych
urzędników zatwierdzających w wykonywaniu następujących zadań:
a)
b)
c)
d)
zapewnianiu zgodności wykonywania wydatków finansowanych poprzez mechanizm
ATHENA z obowiązującym prawodawstwem i przepisami oraz z zasadami należytego
i skutecznego zarządzania;
przygotowywaniu wszelkich niezbędnych wniosków w sprawie projektów budżetu,
przesunięć i przeniesienia środków;
przygotowywaniu sprawozdań z wykonania budżetu;
wszelkich innych zadaniach, jakie delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający
uzna za konieczne.
16
PL
Artykuł 11
Zadania urzędników odpowiedzialnych za zamówienia
Urzędnicy odpowiedzialni za zamówienia wspomagają delegowanych lub subdelegowanych
urzędników zatwierdzających w wykonywaniu następujących zadań:
a)
zapewnianiu, że zamówienia finansowane poprzez mechanizm ATHENA realizowane są
w drodze najbardziej wydajnych procedur spełniających wymogi operacyjne, zgodnie
z obowiązującym prawodawstwem i przepisami oraz zasadami należytego i skutecznego
zarządzania;
b)
przygotowywaniu w tym celu dokumentów i aktów proceduralnych niezbędnych do realizacji
zamówień, zgodnie z wymogami;
c)
wszelkich innych zadaniach, jakie delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający
uzna za konieczne.
17
PL
Sekcja 2
Księgowi
Artykuł 12
Obowiązki księgowych
1.
Księgowi odpowiedzialni są w ramach swoich zadań za:
a)
prawidłową realizację płatności, pobór dochodów i windykację należnych kwot;
b)
przygotowywanie i przedstawianie sprawozdań finansowych;
c)
prowadzenie ksiąg rachunkowych;
d)
ustanawianie zasad i metod rachunkowości oraz opracowywanie planu kont;
e)
ustalanie i walidację systemów księgowych, a w stosownych przypadkach - walidację
systemów ustanowionych przez urzędnika zatwierdzającego w celu dostarczenia lub
uzasadnienia informacji księgowych;
f)
2.
zarządzanie, wspólnie z administratorem, środkami finansowymi.
Każdy księgowy uzyskuje od właściwego urzędnika zatwierdzającego wszelkie informacje,
których wiarygodność jest przez tego urzędnika gwarantowana, niezbędne do przygotowania
sprawozdań finansowych przedstawiających rzeczywisty obraz aktywów i pasywów
mechanizmu ATHENA oraz wykonania budżetu.
3.
Księgowi przestrzegają przepisów i standardów określonych przez księgowego mechanizmu
ATHENA.
18
PL
Artykuł 13
Zarządzanie środkami pieniężnymi i pozostałymi aktywami
Z wyjątkiem administratorów środków zaliczkowych jedynie księgowi są upoważnieni do
zarządzania środkami pieniężnymi i pozostałymi aktywami. Odpowiadają za ich bezpieczeństwo.
Artykuł 14
Wydatki poniesione na podstawie kwoty referencyjnej przed zapisaniem środków na operację
w budżecie mechanizmu ATHENA
1.
Dowódca operacji przekazuje administratorowi rejestr wydatków finansowanych poprzez
mechanizm ATHENA zgodnie z art. 31 ust. 3 decyzji Rady 2004/197/WPZiB przed zapisaniem
w budżecie mechanizmu ATHENA środków na operację. Rejestr ten przedstawia wydatki
z podziałem na rodzaj lub miejsce przeznaczenia zgodnie z załącznikami do decyzji Rady
2004/197/WPZiB. Przekazywany jest on co dwa tygodnie i nie później niż 15 dni po upływie
okresu, którego dotyczy.
2.
Po zapisaniu środków na operację w budżecie mechanizmu ATHENA wydatki poniesione
zgodnie z art. 31 ust. 3 decyzji Rady 2004/197/WPZiB księgowane są w budżecie mechanizmu
ATHENA.
Artykuł 15
Wydatki poniesione po zapisaniu środków na operację w budżecie mechanizmu ATHENA
1.
Zobowiązanie budżetowe oraz zobowiązanie prawne przyjmuje ten sam urzędnik
zatwierdzający, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków.
2.
W odniesieniu do wszelkich środków, które mogą spowodować powstanie wydatków
obciążających budżet, przed zaciągnięciem zobowiązania prawnego względem osób trzecich,
właściwy urzędnik zatwierdzający zaciąga najpierw zobowiązanie budżetowe.
19
PL
3.
Dokonywać można jedynie płatności pokrytych zobowiązaniem budżetowym.
4.
Sprawozdanie kwartalne przewidziane w art. 36 decyzji Rady 2004/197/WPZiB jest
przekazywane administratorowi przez każdego dowódcę operacji nie później niż jeden miesiąc
po upływie okresu, którego dotyczy. Sprawozdanie to zawiera co najmniej:
a)
tabele przedstawiające wykonanie budżetu i środki przeniesione z poprzednich lat
budżetowych, z podziałem na artykuły, rozdziały i tytuły, zarówno po stronie dochodów,
jak i wydatków, w stosunku do wszystkich środków;
b)
niezbędne uzasadnienia zrealizowanych wydatków;
c)
tabelę przepływu środków pieniężnych przedstawiającą środki pieniężne w kasie oraz
fundusze na rachunkach bankowych na początku i na końcu okresu sprawozdawczego oraz
przepływy między tymi datami.
5.
Na wniosek administratora sprawozdanie takie powinno również zawierać sprawozdanie
zarządcze, bilans przedstawiający aktywa i pasywa mechanizmu ATHENA względem stron
trzecich, wykaz aktywów będących własnością mechanizmu ATHENA, ocenę ryzyka
związanego z operacjami finansowymi finansowanymi poprzez mechanizm ATHENA oraz
informacje na temat funkcjonowania kontroli wewnętrznej.
Artykuł 16
Płatności
1.
Płatności dokonuje się po przedłożeniu dowodu, że dane działanie jest zgodne
z postanowieniami umowy i, z wyjątkiem płatności zaliczkowych, po wykonaniu
odpowiedniego działania. Można jednak dokonywać płatności pośrednich w miarę postępów
w odpowiednim działaniu.
2.
Płatności za zakup towarów, usług lub robót dokonuje się po przedstawieniu:
a)
zamówienia towarów, usług lub robót lub odniesień w stosownej umowie;
b)
faktury do zapłaty, lub, w wyjątkowych przypadkach, kiedy niemożliwe jest otrzymanie
faktury, zaświadczenia podpisanego przez urzędnika odpowiedzialnego za zakup; w takim
zaświadczeniu należy zaznaczyć powody, dla których niemożliwe było otrzymanie
faktury;
20
PL
c)
z wyjątkiem przypadków płatności zaliczkowych lub płatności pośrednich, zaświadczenia
potwierdzającego dostarczenie towaru, wykonanie usługi lub ukończenie robót,
podpisanego przez urzędnika odpowiedzialnego za sprawdzenie odbioru; w każdym
przypadku, w jakim ma to miejsce, zaświadczenie zawiera informację o płatnościach
dokonanych za usługi w zakresie wywiadu lub informacji; zapis musi zapewniać
bezpieczeństwo źródła informacji wywiadowczych;
d)
w przypadku płatności pośrednich - zaświadczenia o postępach poczynionych
w stosownym działaniu, podpisanego przez urzędnika odpowiedzialnego za zakup oraz
przez dostawcę.
3.
Wszelkie płatności z funduszy zarządzanych przez mechanizm ATHENA wymagają dwóch
podpisów: urzędnika zatwierdzającego i księgowego.
4.
Jeżeli jednak ograniczenia operacyjne uniemożliwiają obecność urzędnika zatwierdzającego
i księgowego w teatrze działań, administrator i dowódca operacji, każdy w zakresie własnych
kompetencji, mogą odstąpić od przepisów ust. 1 i 2, o ile jest to przewidziane w przepisach
danego państwa członkowskiego, instytucji wspólnotowej lub organizacji międzynarodowej,
której powierzono wykonanie wydatków finansowanych poprzez mechanizm ATHENA, lub
w przepisach niniejszego aktu. W takich okolicznościach można utworzyć konto zaliczkowe.
Artykuł 17
Podpis elektroniczny
W przypadku, gdy operacje po stronie dochodów i wydatków są zarządzane przy pomocy systemów
komputerowych, podpisy na dokumentach mogą być składane w formie elektronicznej.
21
PL
Artykuł 18
Dokumenty elektroniczne
W wyjątkowych okolicznościach, gdy wysłanie autentycznych dokumentów urzędnikowi
zatwierdzającemu jest fizycznie niemożliwie lub wysoce nieskuteczne, jako dowód płatności
dopuszcza się kopie dokumentów, o których mowa w art. 7 niniejszego aktu, szczególnie faktur,
zeskanowane i wysłane pocztą elektroniczną lub wysłane faksem, pod warunkiem że
odpowiedzialny urzędnik UE lub administrator środków zaliczkowych wyśle, w razie potrzeby
także pocztą elektroniczną lub faksem, niezależne potwierdzenie urzędnikowi zatwierdzającemu
odpowiedzialnemu za płatność.
Korzystanie z dokumentów elektronicznych musi być należycie uzasadnione.
Stosowne dokumenty autentyczne należy możliwie szybko przekazać właściwemu urzędnikowi
zatwierdzającemu.
22
PL
ROZDZIAŁ II - ZARZĄDZANIE FUNDUSZAMI
PRZYPOMNIENIE: Decyzja Rady 2004/197/WPZiB wraz ze zmianami.
Artykuł 8
Dowódca operacji
1. Dowódca operacji wypełnia z ramienia mechanizmu ATHENA swoje obowiązki w zakresie finansowania wspólnych
kosztów operacji, którymi dowodzi.
2. Dowódca podejmuje w odniesieniu do operacji, którymi dowodzi następujące działania:
a)
wysyła administratorowi swoje wnioski do części projektu budżetu „wydatki – wspólne koszty operacyjne”;
b)
jako urzędnik zatwierdzający, wykorzystuje środki przewidziane w budżecie na pokrycie wspólnych kosztów
operacyjnych; wykonuje swoje uprawnienia wobec osób uczestniczących w wykorzystaniu tych środków,
włącznie z finansowaniem wstępnym; może udzielać zamówień i zawierać umowy w imieniu mechanizmu
ATHENA; otwiera rachunek bankowy w imieniu mechanizmu ATHENA dla obsługi operacji, którą dowodzi.
3. Dowódca operacji ma prawo przedsięwziąć wszelkie środki, jakie uzna za stosowne w celu realizacji wydatków
finansowanych poprzez mechanizm ATHENA, związanych z operacją, którą dowodzi. Dowódca informuje o przyjętych
środkach administratora i Specjalny Komitet.
Artykuł 13
Zarządzanie funduszami
...
2. Fundusze zarządzane przez mechanizm ATHENA, włącznie z funduszami powierzonymi dowódcy operacji, mogą
zostać zdeponowane wyłącznie w renomowanej instytucji finansowej, w euro, na rachunku bieżącym lub
krótkoterminowym.
Artykuł 31
Wspólne koszty operacyjne
...
2. Administrator przelewa kwoty wymagane do realizacji wydatku związanego z operacją z konta bankowego
mechanizmu ATHENA dla dowódcy operacji, na jego wniosek, na konto bankowe otwarte w imieniu mechanizmu
ATHENA; dowódca operacji przekazuje szczegółowe dane dotyczące tego konta.
23
PL
Artykuł 19
Otwieranie rachunków bankowych
1.
Każda kwatera główna oferowana przez państwo członkowskie na potrzeby przyszłych operacji
UE ma swój własny stały rachunek bankowy na rzecz mechanizmu ATHENA w celu
otrzymywania, przechowywania i zarządzania funduszami przekazywanymi przez mechanizm
ATHENA.
2.
W innych przypadkach dowódca operacji otwiera rachunek bankowy na rzecz mechanizmu
ATHENA w celu otrzymywania, przechowywania i zarządzania funduszami przekazywanymi
przez mechanizm ATHENA na potrzeby operacji, którą dowodzi.
3.
Każdy dowódca odpowiedzialny za podległą kwaterę główną, której wspólne koszty
finansowane są poprzez mechanizm ATHENA zapewnia, że fundusze przekazywane przez
mechanizm ATHENA, w przypadku ich zdeponowania w banku, przechowywane są na
specjalnym rachunku bankowym otwartym i używanym wyłącznie w tym celu.
Artykuł 20
Depozyty i waluty w operacjach
1.
Fundusze zarządzane w imieniu mechanizmu ATHENA bezpośrednio przez dowódcę operacji
mogą zostać zdeponowane wyłącznie w renomowanej instytucji finansowej z siedzibą
w państwie członkowskim, w euro, na rachunku bieżącym lub krótkoterminowym.
2.
Fundusze zarządzane w imieniu mechanizmu ATHENA przez osobę w teatrze działań operacji,
która została w tym celu delegowana:
a)
deponowane są w miarę możliwości w renomowanej instytucji finansowej z siedzibą
w państwie członkowskim, w euro, na rachunku bieżącym lub krótkoterminowym;
b)
mogą być jednak zdeponowane w instytucji UE, państwie członkowskim lub instytucji
finansowej z siedzibą w państwie trzecim jeżeli w państwie przyjmującym nie działa żadna
instytucja finansowa z siedzibą w państwie członkowskim lub jeżeli instytucja taka nie
może zaoferować wystarczających gwarancji; fundusze deponowane są w euro, na
rachunku bieżącym lub krótkoterminowym;
24
PL
c)
mogą być przechowywane i przewożone w gotówce lub w czekach podróżnych, jeżeli
w państwie przyjmującym nie działa żadna instytucja finansowa lub jeżeli żadna taka
instytucja nie może zaoferować wystarczających gwarancji;
d)
mogą być deponowane lub przechowywane i przewożone w walucie innej niż euro, jeżeli
euro nie jest uznawane jako środek płatniczy w teatrze działań operacji.
3.
Salda deponowane lub przechowywane w walucie innej niż euro nie mogą przekraczać kwot
wymaganych do opłacenia przewidywalnych wydatków w teatrze działań operacji w okresie
dwóch miesięcy.
4.
W każdym przypadku należy dołożyć wszelkich starań w celu ograniczenia ryzyka
w odniesieniu do funduszy zarządzanych w imieniu mechanizmu ATHENA. Korzystanie
z usług instytucji finansowych z siedzibą w państwie trzecim, z gotówki i walut innych niż euro
ogranicza się do niezbędnego minimum.
5.
Dodatnie i ujemne różnice kursowe zapisywane są w budżecie mechanizmu ATHENA.
6.
Informacje o saldach rachunków bankowych i saldach gotówkowych z podziałem na waluty
włączane są do okresowych sprawozdań z wykonania budżetu przekazywanych Specjalnemu
Komitetowi.
Artykuł 21
Bezpieczeństwo funduszy w gotówce lub czekach podróżnych
1.
Fundusze przekazywane przez mechanizm ATHENA i przewożone lub przechowywane
w gotówce lub czekach podróżnych chronione są poprzez następujące środki bezpieczeństwa:
a) jeżeli pozwala na to Status Sił, fundusze przewożone są pod eskortą uzbrojonych
konwojentów w odpowiedniej i wystarczającej liczbie; zasady zaangażowania powinny
należycie uwzględniać użycie broni przez konwojentów;
b) fundusze przechowywane są w zamykanym na klucz sejfie; klucze i kod do sejfu posiada
jedna osoba; drugi zestaw kluczy i kopia kodu przechowywane są w zapieczętowanej
kopercie przez dowodzącego kwaterą główną, której przekazywane są fundusze; kod do
sejfu jest zmieniany co najmniej co sześć miesięcy i za każdym razem, gdy zmieniana jest
osoba dowodząca.
2.
W zależności od ograniczeń operacyjnych, urzędnik zatwierdzający może zezwolić na
odstępstwo od przepisów ust. 1.
25
PL
ROZDZIAŁ III - PRZESUNIĘCIA ŚRODKÓW
PRZYPOMNIENIE: Decyzja Rady 2004/197/WPZiB wraz ze zmianami.
Artykuł 20
Przesunięcia
1. Administrator, w stosownych przypadkach, może dokonać przesunięcia środków na wniosek dowódcy operacji.
Administrator informuje Specjalny Komitet o swoim zamiarze na trzy tygodnie przed dokonaniem przesunięcia, o ile
nagląca sytuacja na to pozwala. Wcześniejsza zgoda Specjalnego Komitetu jest jednak wymagana w przypadku gdy:
a)
planowane przesunięcie zmieniłoby łączną wysokość środków przewidzianych dla danej operacji;
lub
b)
planowane przesunięcia między działami w trakcie roku budżetowego przekroczyłyby 10% środków zapisanych
w dziale, z którego środki są podejmowane, jak wykazuje budżet przyjęty dla tego roku budżetowego według
stanu na dzień, w którym przedłożono wniosek o dane przesunięcie.
2. W ciągu trzech miesięcy od daty rozpoczęcia operacji dowódca operacji może dokonać przesunięcia środków
przydzielonych dla niej między poszczególnymi artykułami i działami części budżetu dotyczącej „wspólnych kosztów
operacyjnych”, jeżeli uzna to za konieczne dla prawidłowego przeprowadzenia operacji. Dowódca operacji informuje
o tym fakcie administratora i Specjalny Komitet.
Artykuł 22
Informacje o przesunięciach na wniosek dowódcy operacji
1.
Jeżeli dowódca operacji uważa przesunięcie środków za konieczne dla operacji, występuje do
administratora z wnioskiem wraz z odpowiednim uzasadnieniem i, w stosownych przypadkach,
ze wskazaniem, czy sytuacja jest nagląca.
2.
Administrator informuje dowódcę operacji o decyzji podjętej przez niego lub Specjalny
Komitet, zgodnie z art. 20 ust. 1 decyzji Rady 2004/197/WPZiB wraz ze zmianami.
26
PL
Artykuł 23
Informacje o przesunięciach dokonywanych przez dowódcę operacji
W drugim i czwartym miesiącu po rozpoczęciu operacji, którą dowodzi, dowódca operacji składa
Specjalnemu Komitetowi sprawozdanie z przesunięć środków dokonanych przez niego na mocy
art. 20 ust. 2 decyzji Rady 2004/197/WPZiB, o ile dokonał takich przesunięć, wraz z odpowiednim
uzasadnieniem.
27
PL
ROZDZIAŁ IV - PRZENIESIENIE ŚRODKÓW
PRZYPOMNIENIE: Decyzja Rady 2004/197/WPZiB wraz ze zmianami.
Artykuł 21
Przeniesienie środków
1. Zasadniczo środki przeznaczone na pokrycie wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowania lub realizacji
operacji, których nie przydzielono na inne przedsięwzięcia są anulowane na koniec roku budżetowego.
2. Środki przeznaczone na pokrycie kosztów składowania materiałów i sprzętu zarządzanego przez mechanizm
ATHENA mogą zostać przeniesione na następny rok budżetowy, jeśli dokonano ich stosownego przydziału przed 31
grudnia bieżącego roku budżetowego. Środki przeznaczone na pokrycie wspólnych kosztów operacyjnych mogą zostać
przeniesione, jeśli są niezbędne do realizacji operacji, która nie została w pełni zakończona.
3. Administrator przedkłada Specjalnemu Komitetowi wnioski o przeniesienie środków z poprzedniego roku
budżetowego do 15 lutego. Wnioski są uważane za zatwierdzone, chyba że Specjalny Komitet zadecyduje inaczej do
dnia 15 marca.
Artykuł 24
Decyzje Specjalnego Komitetu w sprawie przeniesień
1. Środki już przydzielone i niezbędne do pokrycia zobowiązań prawnych zaciągniętych przed
końcem roku budżetowego przenoszone są na następny rok budżetowy na podstawie decyzji
administratora. Administrator informuje Specjalny Komitet o takich decyzjach przed 15 lutego.
2. Wszystkie inne przeniesienia przedkładane są Specjalnemu Komitetowi przed 15 lutego.
Artykuł 25
Wykorzystanie przeniesionych środków
1. Przenoszone środki wykorzystywane są przed wykorzystaniem środków zatwierdzonych na ten
sam cel w budżecie na dany rok budżetowy.
28
PL
2. Przeniesione środki, po ich przydzieleniu, muszą zostać wykorzystane wyłącznie w celu,
w jakim zostały przydzielone.
3. Jeżeli przeniesione środki nie zostały przydzielone na koniec roku budżetowego, na który zostały
przeniesione lub gdy zostały umorzone, zostają one anulowane.
29
PL
ROZDZIAŁ V - RACHUNKOWOŚĆ
PRZYPOMNIENIE: Decyzja Rady 2004/197/WPZiB wraz ze zmianami.
Artykuł 9
Księgowy
1. Sekretarz Generalny Rady mianuje księgowego i co najmniej jednego zastępcę księgowego na okres dwóch lat.
2. Księgowy wykonuje swoje obowiązki z ramienia mechanizmu ATHENA.
3. Księgowy jest odpowiedzialny za:
a)
prawidłową realizację płatności, pobór dochodów i windykację należnych kwot;
b)
przygotowywanie rocznych sprawozdań finansowych dla mechanizmu ATHENA, a po zakończeniu każdej
operacji – sprawozdań finansowych dotyczących danej operacji;
c)
udzielanie wsparcia administratorowi, gdy ten składa Specjalnemu Komitetowi do zatwierdzenia roczne
sprawozdania finansowe lub sprawozdania finansowe dotyczące danej operacji;
d)
prowadzenie księgowości mechanizmu ATHENA;
e)
ustanawianie zasad i metod rachunkowości oraz opracowywanie planu kont;
f)
ustalanie i walidację systemów księgowania dochodów, a w stosownych przypadkach – walidację systemów
ustanowionych przez urzędnika zatwierdzającego w celu dostarczenia lub uzasadnienia informacji księgowych;
g)
przechowywanie dokumentów uzupełniających;
h)
zarządzanie, wspólnie z administratorem, środkami finansowymi.
4. Administrator i dowódca operacji dostarczają księgowemu wszystkich informacji niezbędnych do sporządzenia
sprawozdań finansowych przedstawiających w dokładny sposób stan aktywów finansowych mechanizmu ATHENA oraz
stan wykonania budżetu, którym zarządza mechanizm ATHENA. Administrator i dowódca operacji gwarantują
wiarygodność informacji.
5. Księgowy odpowiada przed Specjalnym Komitetem.
Artykuł 34
Rachunkowość wspólnych kosztów operacyjnych
Dowódca operacji prowadzi rachunkowość dotyczącą przesunięć środków otrzymanych od mechanizmu ATHENA,
poniesionych wydatków i dokonanych płatności, jak również inwentaryzację mienia ruchomego finansowanego
z budżetu mechanizmu ATHENA i wykorzystywanego do potrzeb operacji, którą dowodzi.
30
PL
Artykuł 35
Skonsolidowane sprawozdania finansowe
1. Księgowy prowadzi rachunkowość żądanych wkładów i dokonanych przesunięć. Ponadto księgowy sporządza
sprawozdania dotyczące wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowania i realizacji operacji oraz
zrealizowanych wydatków operacyjnych, za które bezpośrednio odpowiada administrator.
2. Księgowy sporządza skonsolidowane sprawozdania finansowe obejmujące dochody i wydatki mechanizmu ATHENA.
Poszczególni dowódcy operacji przesyłają księgowemu sprawozdania dotyczące poniesionych wydatków
i zrealizowanych płatności, jak również wstępnego finansowania, które księgowy zatwierdził w celu pokrycia wspólnych
kosztów operacji, którymi dowodzą.
Artykuł 38
Coroczna prezentacja sprawozdań
1. Administrator, z pomocą księgowego i dowódców poszczególnych operacji, sporządza i przedkłada Specjalnemu
Komitetowi, do kwietnia przypadającego po zakończeniu roku budżetowego, roczne sprawozdanie zarządcze, roczny
bilans mechanizmu ATHENA oraz sprawozdanie z działalności. W rocznych sprawozdaniach zarządczych odróżnia się
wspólne koszty mechanizmu ATHENA poniesione w trakcie przygotowania i realizacji operacji od wspólnych kosztów
operacyjnych związanych z poszczególnymi operacjami prowadzonymi w ciągu danego roku budżetowego, jak również
dochody różne i dochody od państw członkowskich i państw trzecich. W bilansie wykazuje się, w pozycji „aktywa”,
wszystkie aktywa należące do mechanizmu ATHENA, z uwzględnieniem ich amortyzacji oraz strat lub zbycia, zaś
rezerwy wykazuje się w pozycji „pasywa”. Administrator przedkłada sprawozdania zarządcze do badania kolegium
audytorów, które wydaje na ich temat opinię do lutego przypadającego po zakończeniu roku budżetowego.
2. Specjalny Komitet zatwierdza roczne sprawozdania zarządcze i bilanse. Komitet udziela administratorowi,
księgowemu i dowódcom poszczególnych operacji absolutorium za dany rok budżetowy.
3. Wszystkie sprawozdania i spisy inwentarza są przechowywane, według szczebla kompetencji, przez księgowego
i dowódców poszczególnych operacji przez okres pięciu lat od daty udzielenia stosownego absolutorium.
31
PL
Artykuł 26
Zasady
1.
Księgi rachunkowe ATHENY sporządza się zgodnie z ogólnie przyjętymi podstawowymi
zasadami rachunkowości, a mianowicie:
a) zasadą kontynuacji działalności;
b) zasadą ostrożności;
c) zasadą ciągłości (niezmienności) metod rachunkowych;
d) zasadą porównywalności danych;
e) zasadą istotności;
f)
zasadą zakazu kompensat;
g) zasadą wyższości treści nad formą;
h) zasadą memoriału.
2.
Zgodnie z zasadą memoriału, księgi rachunkowe wykazują koszty i przychody na rok
budżetowy, który zaczyna się 1 stycznia, a kończy 31 grudnia, niezależnie od terminu płatności
lub otrzymania kwoty.
3.
Wartość aktywów i pasywów zapisanych w księgach rachunkowych określana jest zgodnie
z przepisami ustanowionymi przez księgowego mechanizmu ATHENA.
Artykuł 27
Struktura sprawozdania finansowego
1.
Sprawozdania finansowe mechanizmu ATHENA sporządzane są w euro i zawierają:
a) sprawozdania zarządcze składające się z:
–
rachunku wyniku budżetowego, który przedstawia wszystkie operacje budżetowe po
stronie dochodów i wydatków w danym okresie; jego struktura jest taka sama jak
struktura budżetu;
–
rachunku wyniku ekonomicznego, który przedstawia wynik ekonomiczny na koniec
okresu;
32
PL
b)
bilans, który przedstawia aktywa i pasywa oraz sytuację finansową na koniec danego
okresu;
c)
tabelę przepływu środków pieniężnych wykazującą kwoty pobrane i wydatkowane
w danym okresie, jak również początkowy i końcowy stan środków finansowych;
d)
sprawozdanie ze zmian w kapitale szczegółowo przedstawiające wzrosty i zmniejszenia we
wszystkich pozycjach kont kapitałowych w danym okresie.
2.
Załączniki do sprawozdania finansowego służą jako uzupełnienie i objaśnienie danych
przedstawionych w sprawozdaniu, o którym mowa w ust. 1 oraz dostarczają wszelkich
dodatkowych informacji zalecanych przez ogólnie przyjętą międzynarodową praktykę
rachunkowości, w przypadku gdy takie informacje odnoszą się do działalności finansowanej
poprzez mechanizm ATHENA.
Artykuł 28
Wpisy do ksiąg
1.
Wpisów należy dokonywać przy użyciu metody podwójnego zapisu, według której każda
zmiana zarejestrowana w księgach przedstawiona jest poprzez wpis stanowiący równoważność
między kwotą po stronie „winien” a kwotą po stronie „ma” na różnych kontach, których
dotyczy ten wpis.
2.
Wartość transakcji denominowanej w walucie innej niż euro zostaje przeliczona na euro
i wpisana do ksiąg. Transakcje w walutach obcych, które mogą być zrewaluowane, zostają
zrewaluowane co najmniej przy każdorazowym zamknięciu ksiąg rachunkowych. Do
przeliczenia euro na inną walutę w celu sporządzenia bilansu na dany dzień stosuje się kurs
wymiany z poprzedniego dnia roboczego.
Artykuł 29
Zapisy księgowe
Wszystkie zapisy księgowe określają pochodzenie, zawartość i odniesienia księgowe każdej pozycji
danych oraz odniesienia do odpowiednich dokumentów uzupełniających.
33
PL
Artykuł 30
Dokumenty uzupełniające
1.
Każdy wpis oparty jest na opatrzonym datą i numerem dokumencie uzupełniającym,
sporządzonym na papierze lub nośniku, który gwarantuje wiarygodność jego treści.
2.
Operacje tego samego rodzaju, przeprowadzane w tym samym miejscu i tego samego dnia,
mogą zostać zebrane w jednym dokumencie uzupełniającym.
Artykuł 31
Walidacja wpisów
1.
Wpisy w dzienniku i w księdze inwentarzowej stają się ostateczne poprzez zastosowanie
procedury walidacji wpisów uniemożliwiającej jakiekolwiek zmiany lub usuwanie wpisów.
2.
Procedura zamykania, mająca na celu zachowanie chronologii wpisów i gwarancję ich
nienaruszalności, wykonywana jest najpóźniej przed przedstawieniem końcowych sprawozdań
finansowych.
Artykuł 32
Spisy inwentarza
1.
Z upoważnienia właściwego urzędnika zatwierdzającego i pod nadzorem kierownika
właściwego działu budżetowo-finansowego (J8), każdy delegowany lub subdelegowany
urzędnik zatwierdzający ustanawia, z pomocą właściwego księgowego, system inwentaryzacji
majątku, za który jest odpowiedzialny.
2.
Taki system inwentaryzacyjny musi dostarczać wszystkich informacji wymaganych do
prowadzenia księgowości i zabezpieczenia majątku.
34
PL
3.
Wszystkie pozycje o okresie użytkowania zazwyczaj dłuższym niż jeden rok, które nie są
dobrami konsumpcyjnymi, zostają wprowadzone do spisu inwentarza i zapisane na kontach
środków trwałych. Spis inwentarza zawiera właściwy opis każdej pozycji i określa jej
lokalizację, datę przyjęcia i jednostkowy koszt zakupu lub produkcji.
4.
Urzędnik zatwierdzający przeprowadza kontrole celem zapewnienia, że każda pozycja
fizycznie istnieje, odpowiada danemu wpisowi w spisie i jest właściwie utrzymywana.
5.
Aktywa wyceniane są według ceny zakupu lub kosztu produkcji. W rocznych sprawozdaniach
mechanizmu ATHENA wartość środków trwałych jest jednak pomniejszana o odpisy
amortyzacyjne. Ponadto odpis można zastosować w przypadku spadku wartości danego środka
trwałego.
6.
Odpisy obliczane są i zapisywane w rocznych sprawozdaniach finansowych przez księgowego
mechanizmu ATHENA. Początkowa wartość, szacowana amortyzacja oraz wartość rezydualna
środków trwałych są wyraźnie wykazywane w rocznych sprawozdaniach finansowych
mechanizmu ATHENA przedkładanych kolegium audytorów i Specjalnemu Komitetowi.
Artykuł 33
Zadania księgowych
1. W ramach swoich obowiązków księgowi co najmniej prowadzą dziennik i księgę główną.
2. Księgi kontowe składają się z dokumentów elektronicznych, które określane są przez
księgowego i oferują pełną gwarancję w przypadku użycia ich jako dowodów.
3. Operacje księgowe zapisywane są w dzienniku, w miarę możliwości z wyszczególnieniem
wszystkich operacji wykonanych każdego dnia. Możne je jednak również zapisywać w formie
miesięcznego zestawienia całkowitych kwot operacji, pod warunkiem że przechowywane są
wszystkie dokumenty umożliwiające weryfikację poszczególnych operacji z każdego dnia.
35
PL
4. Wpisy do dziennika przenoszone są do księgi głównej, z wyszczególnieniem pozycji, zgodnie
z planem kont.
5. Dziennik i księga główna mogą zostać podzielone na tyle dzienników i ksiąg specjalnych, ile
potrzeba w celu spełnienia wymogów.
6. Wpisy zarejestrowane w dziennikach i księgach specjalnych podlegają centralizacji co najmniej
raz w miesiącu w dzienniku i księdze głównej.
7. Księgowi sporządzają zestawienia obrotów i sald obejmujące wszystkie konta księgi głównej,
włączając konta rozliczone w ciągu roku wraz z, w każdym przypadku:
a)
numerem konta;
b)
opisem;
c)
sumą zapisów po stronie „winien”;
d)
sumą zapisów po stronie „ma”;
e)
saldem.
8. Bilans kont w zestawieniu obrotów i sald jest okresowo uzgadniany, co najmniej w momencie
zamknięcia roku budżetowego, na podstawie danych z systemów zarządzania stosowanych
przez urzędników zatwierdzających do zarządzania aktywami i pasywami oraz do codziennego
wprowadzania danych do systemu rachunkowości.
9. Okresowo, a co najmniej przy każdorazowym zamknięciu ksiąg rachunkowych, księgowy
sprawdza, czy dane w księdze inwentarzowej odpowiadają sytuacji faktycznej, w szczególności,
jeżeli chodzi o środki pieniężne na rachunku bankowym i w kasie.
10. W ramach swoich obowiązków księgowi sporządzają i aktualizują sprawozdania finansowe
i załączniki, o których mowa w art. 27 niniejszego aktu. W zależności od potrzeb operacyjnych,
księgowi w teatrze działań operacji mogą prowadzić konta budżetowe według zasady
rachunkowości kasowej. Księgowi w kwaterze głównej operacji prowadzą co najmniej konta
budżetowe. Księgowy mechanizmu ATHENA sporządza roczne sprawozdanie finansowe
mechanizmu ATHENA zgodnie z zasadą rachunkowości memoriałowej.
36
PL
11. Księgowy mechanizmu ATHENA może ustanowić dalsze przepisy i standardy dotyczące
księgowania wydatków, dochodów, aktywów i pasywów mechanizmu ATHENA. Może
wydawać instrukcje księgowym odpowiedzialnym za część wydatków i dochodów mechanizmu
ATHENA oraz urzędnikom zatwierdzającym w odniesieniu do spisów inwentarza.
Artykuł 34
Przekazywanie informacji księgowemu mechanizmu ATHENA
Do 31 marca każdego roku, każdy dowódca operacji przekazuje księgowemu mechanizmu
ATHENA sprawozdania finansowe i załączniki, o których mowa w art. 27 niniejszego aktu, za
poprzedni rok dla operacji, którą dowodzi.
Artykuł 35
Audytor wewnętrzny
1. Każdy dowódca operacji powołuje audytora wewnętrznego dla operacji, którą dowodzi.
Audytor wewnętrzny sprawdza, czy systemy i procedury wykonania budżetu funkcjonują
właściwie.
2. Audytorem wewnętrznym nie może być urzędnik zatwierdzający ani księgowy mechanizmu
ATHENA.
Artykuł 36
Obowiązki i zadania audytora wewnętrznego
1. Audytor wewnętrzny doradza mechanizmowi ATHENA w kwestii kontroli ryzyka, poprzez
wydawanie niezależnych opinii na temat jakości systemów zarządzania i kontroli oraz poprzez
wydawanie zaleceń mających na celu poprawę warunków wykonywania operacji i wspieranie
należytego zarządzania finansami.
37
PL
2. W szczególności jest odpowiedzialny za:
a)
ocenę przydatności i efektywności wewnętrznych systemów zarządzania i ocenę pracy
działów w zakresie realizacji polityk i osiągnięcia założonych celów w odniesieniu do
związanych z nimi zagrożeń;
b)
ocenę przydatności i jakości wewnętrznych systemów kontroli i audytu mających
zastosowanie w każdej operacji wykonania budżetu.
3. Audytor wewnętrzny wykonuje swoje obowiązki we wszystkich działach uczestniczących
w poborze dochodów mechanizmu ATHENA lub realizacji wydatków finansowanych poprzez
mechanizm ATHENA. Korzysta z pełnego i nieograniczonego dostępu do wszystkich
budynków i wszystkich informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków, w razie
potrzeby na miejscu.
4. Audytor wewnętrzny dopilnowuje, żeby wszystkie osoby uczestniczące w jakimkolwiek
audycie wewnętrznym posiadały certyfikat bezpieczeństwa osobowego co najmniej na poziomie
„EU secret” lub równoważnym. Dopilnowuje, aby żadne tajne lub poufne informacje nie były
niewłaściwie rozpowszechniane.
5. Audytor wewnętrzny przeprowadza w trakcie roku budżetowego jeden audyt lub więcej,
stosownie do potrzeb. Przekazuje administratorowi i Specjalnemu Komitetowi wyniki audytu
i stosowne zalecenia. Specjalny Komitet i administrator zapewniają podjęcie działań
wynikających z zaleceń wydanych po przeprowadzeniu audytu.
6. Audytor wewnętrzny przedkłada również Specjalnemu Komitetowi roczne sprawozdanie
z audytu wewnętrznego zawierające liczbę i rodzaj przeprowadzonych audytów wewnętrznych,
przedstawione zalecenia i działania podjęte na podstawie tych zaleceń.
Artykuł 37
Audytor zewnętrzny
Audyt zewnętrzny przeprowadza się zgodnie z przepisami określonymi w decyzji Rady
2004/197/WPZiB wraz ze zmianami, w szczególności w jej art. 37.
38
PL
CZĘŚĆ II
PRZEPISY DOTYCZĄCE ZAMÓWIEŃ
39
PL
ROZDZIAŁ I - ZAKRES STOSOWANIA I ZASADA
Artykuł 1
Zakres stosowania
Finansowanie zamówień poprzez mechanizm ATHENA odbywa się na podstawie umów zawartych
w imieniu mechanizmu ATHENA dotyczących odpłatnej dostawy dóbr ruchomych lub
nieruchomych, świadczenia usług lub wykonania robót, w drodze kupna, dzierżawy, najmu lub
leasingu, z opcją lub bez opcji wykupu.
Artykuł 2
Zasada
Procedury prowadzone są w sposób zapewniający najbardziej skuteczne udzielanie zamówień
spełniające wymogi operacyjne w warunkach uczciwej i wolnej konkurencji. Wszyscy pracownicy
zaangażowani w procedury udzielania zamówień, w szczególności instytucje zamawiające,
zapewniają równe i niedyskryminujące traktowanie podmiotów gospodarczych oraz działają
w sposób przejrzysty.
40
PL
ROZDZIAŁ II - WYBÓR PROCEDURY
Artykuł 3
Zakres geograficzny
1. Równe traktowanie w procedurach udzielania zamówień zapewniane jest kandydatom,
w przypadku ich udziału, z następujących krajów:
a) Belgia, Republika Czeska, Dania, Niemcy, Estonia, Grecja, Hiszpania, Francja, Irlandia,
Włochy, Cypr, Łotwa, Litwa, Luksemburg, Węgry, Malta, Niderlandy, Austria, Polska,
Portugalia, Słowenia, Słowacja, Finlandia, Szwecja i Zjednoczone Królestwo1;
b) Bułgaria i Rumunia2;
c) Islandia, Liechtenstein, Norwegia3;
d) Chile, Była Jugosłowiańska Republika Macedonia i Meksyk4.
2. Procedury udzielania zamówień otwarte są również dla kandydatów z Aruby, Kanady,
Hongkongu, Izraela, Japonii, Singapuru, Korei Południowej, Szwajcarii oraz Stanów
Zjednoczonych Ameryki5 gdy celem tych procedur jest udzielenie zamówień, których:
a) wartość szacunkowa bez podatku od wartości dodanej przekracza 137 000 EUR oraz
dotyczy dostaw i sprzętu wymienionych w załączniku I lub usług wymienionych
w załączniku II,
lub
b) wartość szacunkowa bez podatku od wartości dodanej przekracza 5 278 000 EUR i dotyczy
robót publicznych.
3. Procedury udzielania zamówień dla wspólnych kosztów operacji otwarte są również dla
kandydatów z państwa przyjmującego.
1
2
3
4
5
Państwa członkowskie UE.
Na mocy układów europejskich z obydwoma krajami (Dz.U. L 357 i L 358 z 31.12.1994).
Na mocy porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym.
Na mocy umów dwustronnych (Meksyk: Dz.U. L 276 z 28.10.2000; Chile: Dz.U. L 352
z 30.12.2002; Była Jugosłowiańska Republika Macedonii: Układ o stabilizacji
i stowarzyszeniu, Dz.U. L 284 z 23.3.2004).
Porozumienie WTO w sprawie zamówień publicznych, w tym załącznik I do jego dodatku I,
którego kopię zamieszczono w załączniku I do niniejszego aktu.
41
PL
Artykuł 4
Progi
1. Do celów niniejszego aktu „wyższy próg” wynosi:
a) 137 000 EUR dla dostaw wymienionych w załączniku I i dla usług;
b) 211 000 EUR dla dostaw innych niż te wymienione w załączniku I;
c) 5 278 000 EUR dla robót publicznych.
2. Do celów niniejszego aktu „niższy próg” wynosi 30 000 EUR.
Artykuł 5
Stosowanie procedur
1. Zamówienia, których wartość szacunkowa, bez podatku od wartości dodanej, przekracza
„wyższy próg” określony w art. 4 ust. 1 udzielane są w drodze jednej z następujących procedur:
a) procedury przetargowej, która może być otwarta lub ograniczona, zgodnie z decyzją
instytucji zamawiającej, lub
b) systemu zakupów dynamicznych, lub
c) dialogu konkurencyjnego, lub
d) z zastrzeżeniem specjalnego uprzedniego zezwolenia na mocy art. 6:
–
w przypadkach, o których mowa w art. 8 - procedury negocjacyjnej obejmującej
uprzednią publikację ogłoszenia o zamówieniu i, w miarę możliwości, konsultacje z co
najmniej trzema kandydatami, lub
–
w przypadkach, o których mowa w art. 8 - procedury negocjacyjnej bez uprzedniej
publikacji zaproszenia do wyrażenia zainteresowania ani ogłoszenia o zamówieniu i bez
konieczności konsultacji z co najmniej trzema kandydatami, jednakże w razie potrzeby
z wolnej ręki.
42
PL
2. Zamówienia, których wartość szacunkowa, bez podatku od wartości dodanej, mieści się między
„niższym progiem” a „wyższym progiem”, określonymi w art. 4 ust. 1 i 2, udzielane są
w drodze jednej z następujących procedur:
a) procedury przetargowej, która może być otwarta lub ograniczona, zgodnie z decyzją
instytucji zamawiającej, lub
b) procedury negocjacyjnej obejmującej lub nie uprzednią publikację zaproszenia do
wyrażenia zainteresowania lub ogłoszenia o zamówieniu oraz konsultacje z co najmniej
trzema kandydatami, lub
c) z zastrzeżeniem specjalnego uprzedniego zezwolenia na mocy art. 6:
–
w przypadkach, o których mowa w art. 9 - procedury negocjacyjnej z wolnej ręki.
3. Zamówienia, których wartość szacunkowa, bez podatku od wartości dodanej, mieści się poniżej
„niższego progu” określonego w art. 4 ust. 2 udzielane są w drodze jednej z następujących
procedur:
a) w miarę możliwości - procedury negocjacyjnej obejmującej lub nie uprzednią publikację
zaproszenia do wyrażenia zainteresowania lub ogłoszenia o zamówieniu oraz konsultacje
z co najmniej trzema kandydatami, lub
b) w razie potrzeby - procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji zaproszenia do
wyrażenia zainteresowania lub ogłoszenia o zamówieniu, z wolnej ręki.
4. Płatności z kont zaliczkowych mogą polegać na opłaceniu kosztów na podstawie faktur, bez
wcześniejszej akceptacji oferty, jeżeli wydatki wynoszą poniżej 5 000 EUR.
5. Zamówienia udzielane poza Unią Europejską poprzez konto zaliczkowe mogą pochodzić
z wolnej ręki, na warunkach określonych w decyzji o założeniu konta zaliczkowego, chyba że
decyzja ta stanowi inaczej.
43
PL
Artykuł 6
Specjalne uprzednie zezwolenia
1. Specjalne uprzednie zezwolenie konieczne jest w celu:
a) zastosowania odstępstwa od przepisów dotyczących zakresu geograficznego określonych
w art. 3;
b) zastosowania procedury negocjacyjnej z udziałem kilku kandydatów zgodnie z art. 8 lub
procedury z wolnej ręki zgodnie z art. 9;
c) zastosowania odstępstwa od przepisów art. 5 w sprawie wyboru procedury; zezwolenia
takiego można udzielić jedynie w wyjątkowych i należycie uzasadnionych przypadkach;
d) zastosowania art. 10 w sprawie pilnych potrzeb;
e) zastosowania art. 11 w sprawie tajnych, specjalnych środków bezpieczeństwa i ochrony
podstawowych interesów UE lub jednego lub więcej spośród jej państw członkowskich;
f) zastosowania odstępstwa od przepisu art. 27, zgodnie z którym umowy sporządzane są
w formie pisemnej.
2. Specjalnego uprzedniego zezwolenia na zastosowanie odstępstwa od art. 5 ust. 1 lub od
przepisów niniejszego aktu dotyczących procedur przetargowych można udzielić jedynie:
a) zgodnie z art. 8 i 9, lub
b) jeżeli konieczne jest zastosowanie art. 11 w sprawie tajnych, specjalnych środków
bezpieczeństwa i ochrony podstawowych interesów UE lub jej państw członkowskich, lub
c) jeżeli zamówienie ma być realizowane poza Unią Europejską.
3. Specjalnego uprzedniego zezwolenia może udzielić:
a) kierownik działu budżetowo-finansowego kwatery głównej sił UE, jeżeli wartość szacunkowa
planowanego zakupu, bez podatku od wartości dodanej, wynosi mniej niż 137 000 EUR;
b) administrator, jeżeli wartość szacunkowa planowanego zakupu, bez podatku od wartości
dodanej, wynosi co najmniej 137 000 EUR, ale mniej niż 1 000 000 EUR;
c) Specjalny Komitet, jeżeli wartość szacunkowa planowanego zakupu, bez podatku od
wartości dodanej, wynosi co najmniej 1 000 000 EUR.
44
PL
4. Jeżeli nie powołano kierownika działu budżetowo-finansowego w kwaterze głównej sił UE,
administrator może udzielić niezbędnych specjalnych uprzednich zezwoleń zgodnie z ust. 3 lit. a).
5. W przypadku sytuacji nadzwyczajnych, o których mowa w art. 9 ust. 1.A lit. b), administrator
może udzielić niezbędnych specjalnych uprzednich zezwoleń.
6. W przypadku zezwolenia na zastosowanie odstępstwa, jest ono należycie umotywowane,
a niezbędne uzasadnienie załącza się do akt, szczególnie mając na uwadze zapewnienie
właściwej ścieżki audytu.
Artykuł 7
Korzystanie z zewnętrznych zdolności wojskowych
1. W przypadku gdy dowódca operacji wystąpił z wnioskiem o udostępnienie zdolności
wojskowych, ale niemożliwe było uzyskanie ich w procesie formowania sił zbrojnych, może on
zaproponować skorzystanie z zewnętrznych zdolności wojskowych.
2. Skorzystanie z zewnętrznych zdolności wojskowych możliwe jest dopiero po udzieleniu
zezwolenia przez Specjalny Komitet.
3. Przed podjęciem decyzji Specjalny Komitet może za pośrednictwem prezydencji zwrócić się do
Komitetu Wojskowego UE z wnioskiem o wydanie opinii. Specjalny Komitet może udzielić
zezwolenia w ramach procedury budżetowej.
4. Procedura udzielania zamówień w przypadku korzystania z zewnętrznych zdolności
wojskowych, na które wydano zezwolenie, jest zgodna z przepisami niniejszego aktu, łącznie
z przepisami dotyczącymi stosowania odstępstw.
45
PL
Artykuł 8
Stosowanie procedury negocjacyjnej z kilkoma kandydatami dla planowanych zakupów,
których wartość bez podatku od wartości dodanej przekracza „wyższy próg” określony
w art. 4 ust. 1
1. Instytucje zamawiające mogą również udzielać zamówień w ramach procedury negocjacyjnej
po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu, w miarę możliwości konsultując się co najmniej
z trzema kandydatami, w następujących przypadkach:
a) jeżeli w toku procedury otwartej lub ograniczonej nie złożono żadnej oferty lub żadnej
odpowiedniej oferty lub żadnego wniosku, o ile pierwotne warunki zamówienia nie zostały
w istotny sposób zmienione oraz pod warunkiem, że odpowiednia informacja zostanie
przesłana Komisji na jej wniosek;
b) w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości ofert lub złożenia ofert niemożliwych do
przyjęcia z prawnego punktu widzenia, lub ofert, z których wszystkie przekraczają środki
budżetowe, w ramach procedury otwartej lub ograniczonej, lub też dialogu
konkurencyjnego, o ile pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób
zmienione.
Instytucje zamawiające nie muszą publikować ogłoszenia o zamówieniu, jeśli uwzględniają
w procedurze negocjacyjnej wszystkich i jedynie tych oferentów, którzy spełniają kryteria
selekcji i którzy podczas wcześniejszej procedury otwartej, ograniczonej lub dialogu
konkurencyjnego złożyli oferty zgodne z formalnymi wymogami procedury przetargowej;
c) w wyjątkowych sytuacjach, gdy charakter robót budowlanych, dostaw lub usług, lub też
związanego z nimi ryzyka nie pozwala na wcześniejsze ustalenie całkowitej ceny;
d) w przypadku usług, między innymi usług należących do kategorii 6 załącznika II A do
dyrektywy 2004/18/WE, oraz usług intelektualnych, takich jak usługi związane
z projektowaniem robót budowlanych w zakresie, w jakim charakter usług, które mają
zostać zrealizowane uniemożliwia określenie specyfikacji zamówienia z dokładnością
pozwalającą na jego udzielenie w drodze wyboru najlepszej oferty według reguł rządzących
procedurą otwartą lub ograniczoną;
46
PL
2. W przypadkach, o których mowa w ust. 1, instytucje zamawiające negocjują z oferentami
złożone przez nich oferty w celu dostosowania ich do wymogów określonych przez te instytucje
w ogłoszeniu o zamówieniu, specyfikacjach istotnych warunków zamówienia i, ewentualnie,
dodatkowych dokumentach, w celu wyłonienia najlepszej oferty.
3. Podczas negocjacji instytucje zamawiające zapewniają równe traktowanie wszystkich
oferentów. W szczególności nie mogą one udzielać informacji w sposób dyskryminujący, który
może dać niektórym oferentom przewagę nad innymi.
4. Aby ograniczyć liczbę ofert będących przedmiotem negocjacji, instytucje zamawiające mogą
przewidzieć, że procedura negocjacyjna toczyć się będzie w następujących po sobie etapach,
z zastosowaniem kryteriów udzielania zamówienia wskazanych w ogłoszeniu o zamówieniu lub
specyfikacjach istotnych warunków zamówienia. Możliwość skorzystania z takiego rozwiązania
instytucja zamawiająca wskazuje w ogłoszeniu o zamówieniu lub specyfikacjach istotnych
warunków zamówienia.
Artykuł 9
Stosowanie procedury z wolnej ręki dla planowanych zakupów, których wartość bez podatku
od wartości dodanej przekracza „niższy próg” określony w art. 4 ust. 2
W razie potrzeby instytucje zamawiające mogą również udzielać zamówień publicznych w ramach
procedury negocjacyjnej z wolnej ręki:
A. w przypadku zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi:
a) jeżeli z przyczyn technicznych lub artystycznych, lub z przyczyn związanych z ochroną
praw wyłącznych, zamówienie może być udzielone tylko określonemu podmiotowi
gospodarczemu; jeżeli z podobnych przyczyn istnieje tylko dwóch potencjalnych
dostawców, zamówienia mogą być udzielane w drodze procedury negocjacyjnej z udziałem
tych dwóch podmiotów gospodarczych;
47
PL
b) w zakresie, w jakim jest to absolutnie konieczne, jeżeli ze względu na wystąpienie pilnej
konieczności spowodowanej wydarzeniami, których instytucje zamawiające nie mogły
przewidzieć, terminy przewidziane dla innych procedur nie mogą być dotrzymane.
Zaistnienie okoliczności uzasadniających taką pilną konieczność nie może być w żadnym
wypadku przypisane instytucji zamawiającej;
c) jeżeli celem zamówienia jest nabycie lub dzierżawa, niezależnie od sposobu finansowania,
gruntu, istniejących budynków lub innych nieruchomości albo praw do nich;
B. w przypadku zamówień publicznych na dostawy:
a) w przypadku dodatkowych dostaw realizowanych przez pierwotnego dostawcę, których
celem jest częściowe zastąpienie zwykłych dostaw lub instalacji, lub zwiększenie
istniejących dostaw lub rozbudowa istniejących instalacji, jeżeli zmiana dostawcy
zobowiązywałaby instytucję zamawiającą do nabywania materiałów o innych
właściwościach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność lub nieproporcjonalnie
duże trudności techniczne w użytkowaniu i utrzymaniu; czas trwania takich zamówień,
a także zamówień odnawialnych, nie może, co do zasady, przekraczać trzech lat;
b) w odniesieniu do dostaw towarów notowanych i nabywanych na giełdzie towarowej;
c) w odniesieniu do nabywania dostaw na szczególnie korzystnych warunkach od dostawcy
definitywnie likwidującego swoją działalność albo od syndyków masy upadłości lub
likwidatorów, lub też w wyniku układu z wierzycielami lub podobnej procedury
przewidzianej przez krajowe przepisy ustawowe lub wykonawcze;
C. w przypadku zamówień publicznych na usługi, jeżeli dane zamówienie jest udzielane w wyniku
konkursu na projekt i musi, na podstawie obowiązujących przepisów, być przyznane zwycięzcy
lub jednemu ze zwycięzców konkursu; w tym ostatnim przypadku, wszyscy zwycięzcy muszą
zostać zaproszeni do uczestnictwa w negocjacjach;
D. w przypadku zamówień publicznych na roboty budowlane i usługi:
a) w odniesieniu do dodatkowych robót budowlanych lub usług nieuwzględnionych we
wstępnie rozpatrywanym projekcie lub w pierwotnej umowie, które jednak z powodu
nieprzewidzianych okoliczności stały się niezbędne dla wykonania robót budowlanych lub
usług opisanych w wyżej wskazanych dokumentach, pod warunkiem że zamówienia udziela
się podmiotowi gospodarczemu wykonującemu te roboty budowlane lub usługi:
48
PL
–
gdy takich dodatkowych robót budowlanych lub usług nie można oddzielić technicznie
ani ekonomicznie od pierwotnego zamówienia bez przysporzenia poważnych
niedogodności instytucjom zamawiającym, lub
–
gdy takie roboty lub usługi są absolutnie niezbędne dla zakończenia realizacji
zamówienia, mimo że można je wyodrębnić z realizacji pierwotnego zamówienia.
Łączna wartość zamówień udzielonych w celu realizacji dodatkowych robót budowlanych
lub usług nie może jednak przekroczyć 50% kwoty, na którą opiewa pierwotne zamówienie;
b) w odniesieniu do nowych robót lub usług polegających na powtarzaniu podobnych robót lub
usług powierzonych podmiotowi gospodarczemu, któremu te same instytucje zamawiające
udzieliły pierwotnego zamówienia, pod warunkiem że takie roboty lub usługi pozostają
w zgodności z podstawowym projektem, na który udzielono pierwotnego zamówienia,
zgodnie z procedurą otwartą lub ograniczoną.
Możliwość zastosowania tej procedury wskazana jest w zaproszeniu do ubiegania się
o realizację pierwszego projektu, a całkowity szacunkowy koszt kolejnych robót
budowlanych lub usług uwzględniany jest przez instytucję zamawiającą w procedurach
udzielania zamówień.
Procedura ta może być stosowana wyłącznie w okresie trzech lat od chwili zawarcia
pierwotnej umowy.
Artykuł 10
Skrócenie terminów i pilne potrzeby
1. W przypadku gdy ogłoszenia są sporządzane i przesyłane za pomocą środków elektronicznych,
zgodnie z wymaganym formatem i procedurami przesyłania, terminy składania ofert
w procedurach otwartych oraz terminy składania wniosków o dopuszczenie do udziału
w procedurach ograniczonych i negocjacyjnych oraz w procedurze dialogu konkurencyjnego,
mogą zostać skrócone o siedem dni.
49
PL
2. Ponadto terminy składania ofert w procedurach otwartych lub ograniczonych mogą ulec
skróceniu o pięć kolejnych dni w przypadku, gdy instytucja zamawiająca oferuje
nieograniczony i pełny bezpośredni dostęp, za pomocą środków elektronicznych, do
dokumentów zamówienia oraz wszelkich dokumentów dodatkowych, począwszy od daty
publikacji ogłoszenia, wskazując w tekście ogłoszenia adres internetowy, pod którym
dokumenty te są dostępne.
3. Bez uszczerbku dla art. 9 ust. 1.A lit b) o wyjątkowo pilnej potrzebie oraz z zastrzeżeniem
specjalnego uprzedniego zezwolenia na mocy art. 6, jeżeli ze względu na należycie uzasadnioną
pilną potrzebę terminy ustanowione w niniejszym akcie dla procedur otwartych lub
ograniczonych lub procedur negocjacyjnych z wcześniejszą publikacją ogłoszenia
o zamówieniu nie mogą być zachowane, można ustalić następujące terminy, wyrażone w dniach
kalendarzowych:
a) termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w procedurze wynoszący nie mniej
niż piętnaście dni od wysłania ogłoszenia o zamówieniu lub zaproszenia do wyrażenia
zainteresowania;
b) termin składania ofert wynoszący nie mniej niż dziesięć dni od daty zaproszenia do
składania ofert.
Artykuł 11
Tajne, specjalne środki bezpieczeństwa
i ochrona podstawowych interesów UE lub jej państw członkowskich
1. Odstępstwa od niniejszego aktu mogą być przyznawane na podstawie specjalnego uprzedniego
zezwolenia udzielonego zgodnie z art. 6, jeżeli zamówienie jest określone jako tajne, jeżeli jego
realizacji muszą towarzyszyć szczególne środki bezpieczeństwa lub jeżeli wymaga tego ochrona
podstawowych interesów Unii Europejskiej lub jednego lub więcej spośród jej państw
członkowskich.
50
PL
2. Te odstępstwa i specjalne środki bezpieczeństwa są bezwzględnie ograniczane do niezbędnego
minimum. Co do zasady, zmieniają one procedury udzielania zamówień wyłącznie pod
względem publikacji. W możliwie największym stopniu zachowują rzeczywistą konkurencję
i są zgodne z zasadami proporcjonalności, równego traktowania i niedyskryminacji.
3. Odstępstwa takie mogą w szczególności przewidywać, że w drodze odstępstwa od innych
przepisów niniejszego aktu:
a) publikacja polega na przesłaniu ogłoszeń państwom członkowskim Unii Europejskiej, które
informują potencjalnych kandydatów;
b) specjalne środki bezpieczeństwa lub inne wymogi, szczególnie dotyczące przestrzegania
standardów lub wymaganych homologacji, zostają włączone do specyfikacji technicznych.
Artykuł 12
Anulowanie procedur
1. Przed podpisaniem umowy, instytucja zamawiająca może zrezygnować z zamówienia lub
unieważnić procedurę udzielenia zamówienia, przy czym kandydatom lub oferentom nie
przysługuje prawo do wystąpienia o odszkodowanie.
2. Decyzję należy uzasadnić oraz poinformować o niej kandydatów lub oferentów.
51
PL
ROZDZIAŁ III - PRZEPISY MAJĄCE ZASTOSOWANIE DO WSZYSTKICH
PROCEDUR
Sekcja 1
Przepisy dla instytucji zamawiających
Artykuł 13
Wartość szacunkowa zamówień
1. Podstawą obliczania szacunkowej wartości zamówienia publicznego jest całkowita kwota
należna, bez podatku od wartości dodanej, oszacowana przez instytucję zamawiającą.
W obliczeniu takim uwzględnia się całkowitą kwotę szacunkową, obejmującą także wszelkie
opcje lub wznowienia zamówienia. Żaden projekt budowlany ani żadne planowane nabycie
pewnej ilości dostaw, usług lub prac budowlanych nie mogą być dzielone w celu umożliwienia
zastosowania innej procedury.
2. W przypadku gdy przewidywane zamówienie na realizację robót lub nabycie dostaw lub usług
może zostać udzielone jednocześnie w postaci odrębnych zamówień, uwzględnia się całkowitą
szacunkową wartość wszystkich takich części.
Artykuł 14
Poufność informacji przekazywanych przez kandydatów
Bez uszczerbku dla przepisów niniejszego aktu, w szczególności tych dotyczących podawania do
wiadomości publicznej informacji o udzielonych zamówieniach oraz udostępniania informacji
kandydatom, urzędnicy uczestniczący w procedurach udzielania zamówień nie ujawniają informacji
oznaczonych jako poufne przez podmioty gospodarcze, które je przekazały; informacje takie
obejmują, w szczególności, tajemnice techniczne lub handlowe oraz poufne aspekty ofert.
52
PL
Artykuł 15
Zwolnienia podatkowe
Urzędnicy zatwierdzający i urzędnicy odpowiedzialni za zamówienia zapewniają, że wszelkie
zamówienia finansowane poprzez mechanizm ATHENA korzystają ze zwolnień podatkowych
przewidzianych w decyzji przedstawicieli państw członkowskich zgromadzonych w Radzie
w sprawie przywilejów i immunitetów przyznanych mechanizmowi ATHENA, w obowiązującym
porozumieniu w sprawie statusu sił i obowiązujących umowach międzynarodowych.
53
PL
Sekcja 2
Warunki wymagane od kandydatów
Artykuł 16
Certyfikaty bezpieczeństwa osobowego
1. Instytucja zamawiająca odpowiedzialna za zamówienia działając z upoważnienia dowódcy
operacji, określa wymagane certyfikaty bezpieczeństwa osobowego i sprawdza spełnianie tych
kryteriów przez kandydatów i ich pracowników. Wymóg ten jest określany w dokumentacji
przetargowej.
2. Kandydaci mogą tymczasowo uczestniczyć w procedurze udzielania zamówień do czasu
uzyskania niezbędnych certyfikatów bezpieczeństwa osobowego. Zamówienia nie można
jednak udzielić kandydatowi, który nie przedstawił dowodu na to, że on lub, w odpowiednich
przypadkach, jego pracownicy uczestniczący w realizacji zamówienia, uzyskali wymagane
certyfikaty bezpieczeństwa osobowego.
Artykuł 17
Wykluczenie kandydatów z procedur udzielania zamówień
1. Kandydaci są wykluczani z udziału w procedurze udzielania zamówień, jeżeli:
a) podlegają postępowaniu upadłościowemu, likwidacyjnemu lub zarządowi sądowemu,
prowadzą postępowanie układowe z wierzycielami, zawiesili działalność gospodarczą,
podlegają postępowaniu sądowemu w tych sprawach, lub znajdują się w podobnej sytuacji
wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w krajowych przepisach ustawowych lub
wykonawczych;
b) zostali skazani prawomocnym wyrokiem za przestępstwo dotyczące etyki zawodowej;
c) są winni zachowania niezgodnego z etyką zawodową potwierdzonego za pomocą wszelkich
środków, jakie instytucja zamawiająca może uzasadnić;
54
PL
d) nie wypełnili zobowiązań dotyczących opłacania składek na ubezpieczenia społeczne lub
płacenia podatków zgodnie z przepisami prawa kraju, w którym mają siedzibę, kraju
instytucji zamawiającej lub kraju, w którym zamówienie ma być zrealizowane;
e) wydany został w stosunku do nich prawomocny wyrok skazujący za oszustwo finansowe,
korupcję, udział w organizacji przestępczej lub jakiekolwiek inne działanie niezgodne
z prawem, określone w następujący sposób:
–
przypadki nadużyć finansowych, o których mowa w art. 1 Konwencji o ochronie
interesów finansowych Wspólnot Europejskich sporządzonej aktem Rady z dnia
26 lipca 1995 r.;
–
przypadki korupcji, o których mowa w art. 3 Konwencji w sprawie zwalczania korupcji,
w którą zaangażowani są urzędnicy Wspólnot Europejskich lub urzędnicy państw
członkowskich Unii Europejskiej, sporządzonej aktem Rady z dnia 26 maja 1997 r.;
–
przypadki udziału w organizacji przestępczej, określonej w art. 2 ust. 1 wspólnego
działania Rady 98/733/WSiSW;
–
przypadki prania pieniędzy, określonego w art. 1 dyrektywy Rady 91/308/EWG;
f) w następstwie innej procedury udzielania zamówień lub procedury przyznania dotacji
finansowanej z budżetu Unii Europejskiej lub poprzez mechanizm ATHENA, uznano, że
w istotny sposób naruszyli warunki umowy wskutek niewywiązania się ze swoich
zobowiązań umownych;
g) nie dysponują odpowiednimi zasobami w celu realizacji zamówienia lub nie mają
możliwości ich uzyskania;
h) nie są w stanie przestrzegać wymaganego harmonogramu dostaw lub realizacji zamówienia,
uwzględniając wszystkie istniejące zobowiązania handlowe i gospodarcze.
2. Kandydaci muszą zaświadczyć, że nie znajdują się w żadnej z sytuacji wymienionych w ust. 1.
Urzędnik odpowiedzialny za zamówienia ocenia, na ile jest to możliwe, czy kandydaci nie
znajdują się w żadnej z sytuacji wymienionych w ust. 1.
55
PL
3. Zamówienia nie mogą zostać udzielone kandydatom, którzy w trakcie procedury udzielania
zamówienia:
a) podlegają konfliktowi interesów;
b) są winni wprowadzenia w błąd przy dostarczaniu informacji wymaganych przez instytucję
zamawiającą jako warunek udziału w procedurze udzielania zamówień lub nie złożyli tych
informacji.
Artykuł 18
Zabezpieczenia finansowe wymagane od kandydatów lub wykonawców
1. We wszystkich procedurach zabezpieczenie jest wymagane w zamian za wypłacenie kwoty
finansowania wstępnego, którego kwota przekracza 150 000 EUR. Zabezpieczenie zostaje
zwrócone po odliczeniu kwoty finansowania wstępnego od płatności okresowych lub płatności
sald dokonanych na rzecz wykonawcy, zgodnie z warunkami zamówienia.
2. W przypadku zamówień o wartości przekraczającej 137 000 EUR w chwili podpisania
zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane od oferenta wymagane jest zabezpieczenie
należytego wykonania na kwotę określoną w dokumentacji oferty i odpowiadającą 5-10%
całkowitej wartości zamówienia. Zabezpieczenie obowiązuje co najmniej do końcowego
odbioru dostaw i robót budowlanych lub zakończenia świadczenia usług. Jeżeli zamówienie nie
zostało odpowiednio zrealizowane, część zabezpieczenia zostaje zatrzymana, proporcjonalnie
do zakresu poniesionych szkód. Zabezpieczenie takie może być wymagane w odniesieniu do
innych zamówień.
3. Zabezpieczenie należytego wykonania może być tworzone przez potrącenia z płatności w miarę
ich dokonywania. Może zostać ono zastąpione kwotą potrąconą z płatności końcowej, w celu
utworzenia zabezpieczenia do momentu końcowego odbioru usług, dostaw lub robót
budowlanych.
56
PL
4. W przypadku gdy dostawcy, wykonawcy lub usługodawcy są zobowiązani do wniesienia
wcześniejszego zabezpieczenia, musi ono dotyczyć kwoty i okresu wystarczających dla jego
uruchomienia. Zabezpieczenia dostarcza bank lub upoważniona instytucja finansowa. Może ono
zostać zastąpione solidarną gwarancją strony trzeciej. Zabezpieczenie denominowane jest
w euro lub w walucie zamówienia, którego dotyczy. Skutkiem zabezpieczenia jest
występowanie przez bank, instytucję finansową lub stronę trzecią jako nieodwołalne dodatkowe
zabezpieczenie lub główny gwarant zobowiązań wykonawcy.
Artykuł 19
Akceptowane dowody przyjmowane od kandydatów lub oferentów
1. Wymóg udowodnienia przez kandydatów, że nie znajdują się w żadnej z sytuacji opisanych
w art. 17 jest proporcjonalny do danego ryzyka, z uwzględnieniem rzeczywistych możliwości
i potrzeb operacyjnych.
2. W przypadku zamówień, których wartość szacunkowa bez podatku od wartości dodanej wynosi
mniej niż 137 000 EUR instytucja zamawiająca może przyjąć uroczyste oświadczenie na piśmie
jako wystarczający dowód na to, że kandydat nie znajduje się w żadnej z sytuacji opisanych
w art. 17.
3. W każdym przypadku instytucja zamawiająca przyjmuje jako wystarczający dowód na to, że
kandydat lub oferent nie znajduje się w żadnej z sytuacji opisanych w art. 17 ust. 1 lit. a), b) lub
e), przedstawienie aktualnego zaświadczenia o niekaralności lub, w przypadku jego braku,
aktualny równoważny dokument wydany przez organ sądowy lub administracyjny w kraju
pochodzenia, wykazujący, że wymogi te są spełnione.
4. Instytucja zamawiająca przyjmuje jako wystarczający dowód, że kandydat lub oferent nie
znajduje się w sytuacji opisanej w art. 17 ust. 1 lit. d), aktualne zaświadczenie wydane przez
właściwy organ danego państwa.
5. Jeżeli tego rodzaju zaświadczenie nie jest wydawane w danym kraju, może być ono zastąpione
oświadczeniem złożonym pod przysięgą lub, jeżeli to niemożliwe, uroczystym oświadczeniem
złożonym przez zainteresowaną stronę przed organem sądowym lub administracyjnym,
notariuszem lub odpowiednim organem zawodowym w jego kraju pochodzenia.
57
PL
6. W zależności od ustawodawstwa kraju, w którym oferent lub kandydat ma siedzibę, dokumenty,
o których mowa w ust. 1 i 2 odnoszą się do osób prawnych lub osób fizycznych, w tym, jeżeli
instytucja zamawiająca uzna to za niezbędne, dyrektorów spółek lub wszelkie osoby
uprawnione do reprezentowania, podejmowania decyzji lub prowadzenia kontroli w odniesieniu
do kandydata lub oferenta.
Artykuł 20
Możliwe sankcje nakładane na kandydatów lub oferentów
1. Kandydaci lub oferenci i wykonawcy, którzy są winni złożenia fałszywych oświadczeń lub
w stosunku do których stwierdzono poważne niedopełnienie ich zobowiązań umownych we
wcześniejszej procedurze udzielania zamówień są wykluczeni ze wszystkich zamówień i dotacji
finansowanych poprzez mechanizm ATHENA na maksymalnie dwa lata od dnia, kiedy wykryte
zostało naruszenie, potwierdzone w wyniku postępowania prywatno-dowodowego z udziałem
wykonawcy.
2. W przypadkach, o których mowa w art. 17 kandydaci lub oferenci są wykluczeni ze wszystkich
zamówień i dotacji przez minimalnie jeden rok, a maksymalnie dwa lata od dnia, kiedy wykryte
zostało naruszenie, potwierdzone w wyniku postępowania prywatno-dowodowego z udziałem
wykonawcy lub od dnia powiadomienia o ewentualnym wyroku.
Okresy te mogą zostać przedłużone do pięciu lat w przypadku kolejnego naruszenia w ciągu
pięciu lat od pierwszego naruszenia lub pierwszego wyroku.
3. Umowy mogą przewidywać wypłatę odszkodowań przez wykonawców, w stosunku do których
stwierdzono poważne niedopełnienie zobowiązań umownych lub którzy są winni złożenia
fałszywych oświadczeń. Umowy te mogą szczególnie stanowić, że opóźnienia w dostawie
towarów, świadczeniu usług lub wykonaniu robót budowlanych przewidzianych w stosownej
umowie wykonawca rekompensuje w wysokości co najmniej 0,2% wartości towaru, usługi lub
robót za każdy dzień opóźnienia.
58
PL
Artykuł 21
Zawieszenie zamówień w przypadku błędów lub nieprawidłowości
1. Zamówienia zawiesza się, jeżeli konieczne jest sprawdzenie, czy domniemane istotne błędy,
nieprawidłowości lub nadużycia finansowe faktycznie wystąpiły. Jeżeli nie zostaną one
potwierdzone, realizacja zamówienia zostaje wznowiona możliwie najszybciej.
2. Istotny błąd lub nieprawidłowość stanowi wszelkie naruszenie postanowień umowy lub
przepisów, wynikające z działania lub zaniechania, które powoduje lub może spowodować
stratę dla budżetu mechanizmu ATHENA.
59
PL
Sekcja 3
Specyfikacje, kryteria selekcji i dowód możliwości kandydatów
Artykuł 22
Specyfikacje techniczne
1. Specyfikacje techniczne muszą zapewniać równy dostęp dla kandydatów i oferentów oraz nie
mogą skutkować tworzeniem nieuzasadnionych przeszkód dla procedury konkurencyjnego
przetargu.
Określają one cechy wymagane od produktu, usługi, materiału lub robót, w odniesieniu do celu,
na jaki są one przeznaczone przez instytucję zamawiającą.
2. Cechy, o których mowa w ust. 1 obejmują:
a) poziomy jakości;
b) wykonanie z uwzględnieniem oddziaływania na środowisko;
c) wymogi dotyczące projektowania dla wszystkich (ang. design for all) (w tym dostępność
dla osób niepełnosprawnych);
d) poziomy i procedury oceny zgodności;
e) przydatność do użytku;
f) bezpieczeństwo lub wymiary, w tym, dla dostaw, nazwę/nazwisko sprzedawcy i instrukcję
obsługi oraz, dla wszystkich zamówień, terminologię, symbole, kontrole i metody kontroli,
opakowanie, oznakowanie i etykietowanie, procedury i metody produkcji;
g) w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane, procedury odnoszące się do zapewnienia
jakości i zasady odnoszące się do projektu i sporządzania kosztorysu, warunki kontroli
i odbioru robót budowlanych oraz metod lub technik budowy i wszystkie pozostałe warunki
techniczne, które instytucja zamawiająca może nałożyć na podstawie ogólnych lub
szczegółowych regulacji w związku z ukończonymi robotami i materiałami lub częściami,
które one obejmują.
60
PL
3. Specyfikacje techniczne są sformułowane w następujący sposób:
a) poprzez odniesienie do norm europejskich lub do europejskiej aprobaty technicznej lub
wspólnych specyfikacji technicznych, jeżeli takie istnieją, do norm międzynarodowych lub
do innych technicznych materiałów odniesienia opracowanych przez europejskie organy
normalizacyjne lub, jeżeli to nie wystarczy, ich krajowych odpowiedników. Po każdym
odniesieniu następuje wyrażenie „lub równoważny”; lub
b) w kwestii wymogów wykonawczych lub funkcjonalnych; są one wystarczająco
szczegółowe, aby umożliwić oferentom ustalenie celu zamówienia, a instytucjom
zamawiającym udzielenie zamówienia; lub
c) poprzez połączenie tych dwóch metod formułowania.
4. W przypadku gdy instytucje zamawiające korzystają z możliwości odniesienia się do
specyfikacji, o których mowa w ust. 3 lit. a), nie mogą one odrzucić oferty argumentując, że jest
ona niezgodna z tymi specyfikacjami, jeżeli oferent lub kandydat udowodni, w sposób
satysfakcjonujący instytucję zamawiającą, przy użyciu wszelkich właściwych środków, że
oferta spełnia podane wymogi w sposób równoważny.
5. W przypadku gdy instytucje zamawiające korzystają z przewidzianej w ust. 3 lit. b) możliwości
określenia specyfikacji w kwestii wymogów dotyczących wydajności lub wymogów
funkcjonalnych, nie mogą one odrzucić oferty, która jest zgodna z normami krajowymi
transponującymi normy europejskie, europejską aprobatą techniczną lub wspólnymi
specyfikacjami technicznymi, normą międzynarodową lub technicznym materiałem odniesienia
opracowanym przez europejski organ normalizacyjny, jeżeli specyfikacje te odnoszą się do
niezbędnych wymogów wykonawczych lub funkcjonalnych.
6. Poza przypadkami szczególnymi, należycie uzasadnionymi przez przedmiot zamówienia,
specyfikacje te nie mogą odnosić się do konkretnej marki lub źródła, lub konkretnego procesu,
lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub do szczególnego pochodzenia lub produkcji,
które skutkowałyby uprzywilejowaniem lub wyeliminowaniem niektórych produktów lub
podmiotów gospodarczych.
Jeżeli niemożliwe jest zapewnienie wystarczająco szczegółowego i zrozumiałego opisu
przedmiotu zamówienia, po odniesieniu następuje wyrażenie „lub odpowiednik/równoważny”.
61
PL
Artykuł 23
Kryteria selekcji
1. Instytucje zamawiające opracowują jasne i niedyskryminujące kryteria selekcji.
2. Następujące kryteria selekcji mają zastosowanie w każdej procedurze udzielania zamówień:
a) kryteria dopuszczenia oferenta lub kandydata do udziału w procedurze, po przeprowadzeniu
kontroli dotyczących możliwych podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 17;
b) kryteria oceny ich możliwości finansowych, ekonomicznych, technicznych i zawodowych.
Instytucja zamawiająca może określić minimalne poziomy możliwości, poniżej których nie
może ona dokonywać wyboru kandydatów.
3. Każdy oferent lub kandydat może zostać poproszony o udowodnienie, że jest on upoważniony
do wykonania zamówienia na mocy prawa krajowego, o czym świadczy włączenie do rejestru
handlowego lub zawodowego lub złożone pod przysięgą oświadczenie lub zaświadczenie,
członkostwo w konkretnej organizacji, wyraźne zezwolenie lub wpis do rejestru VAT.
4. Instytucje zamawiające określają w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do wyrażenia
zainteresowania lub w zaproszeniu do składania ofert, wybrane odniesienia w celu sprawdzenia
statusu i zdolności prawnej oferentów lub kandydatów.
5. Informacje wymagane przez instytucję zamawiającą jako dowód możliwości finansowych,
ekonomicznych, technicznych i zawodowych kandydata lub oferenta nie mogą wykraczać poza
przedmiot zamówienia i uwzględniają uzasadnione interesy podmiotów gospodarczych
w szczególności w odniesieniu do ochrony tajemnic natury handlowej i technicznej danego
przedsiębiorstwa.
62
PL
Artykuł 24
Możliwości kandydatów
Instytucja zamawiająca może wymagać od kandydatów i oferentów spełnienia minimalnych
poziomów możliwości ekonomicznych i finansowych, jak również zawodowych i technicznych.
Zakres informacji wymaganych w związku z konkretnym zamówieniem musi się odnosić do
przedmiotu zamówienia i być do niego proporcjonalny.
Artykuł 25
Dowód możliwości ekonomicznych i finansowych
1. Dowodem możliwości ekonomicznych i finansowych może być jeden lub więcej spośród
następujących dokumentów:
a) odpowiednie wyciągi bankowe lub dowód ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej
z tytułu wykonywanego zawodu;
b) przedstawienie bilansów lub wyciągów z bilansów za co najmniej ostatnie dwa lata, dla
których księgi rachunkowe zostały zamknięte, w przypadku gdy publikacja bilansów jest
wymagana na mocy prawa spółek kraju, w którym podmiot gospodarczy posiada siedzibę
działalności gospodarczej;
c) oświadczenie o obrocie ogólnym i o obrocie dotyczącym robót, dostaw lub usług objętych
zamówieniem w okresie, który nie może być dłuższy niż trzy ostatnie lata finansowe.
2. Jeżeli, z jakiejś wyjątkowej przyczyny, którą instytucja zamawiająca uważa za uzasadnioną,
oferent lub kandydat nie jest w stanie dostarczyć materiałów wymaganych przez instytucję
zamawiającą, może on udowodnić swoje możliwości ekonomiczne i finansowe przy
wykorzystaniu wszelkich innych środków, jakie instytucja zamawiająca uzna za właściwe.
63
PL
3. Podmiot gospodarczy może, w stosownych przypadkach i w ramach konkretnego zamówienia,
opierać się na możliwościach innych podmiotów, niezależnie od prawnego charakteru
powiązań, jakie go z nimi łączą. Musi on w takim przypadku udowodnić instytucji
zamawiającej, że będzie miał do dyspozycji zasoby niezbędne do wykonania zamówienia, na
przykład przedstawiając zobowiązanie ze strony tych podmiotów do przekazania ich zasobów
do jego dyspozycji.
Artykuł 26
Możliwości techniczne i zawodowe
1. Możliwości techniczne i zawodowe podmiotów gospodarczych są oceniane i weryfikowane
zgodnie z ust. 2 i 3. W procedurach udzielania zamówień na dostawy wymagające działań,
usług lub robót lokalizacyjnych lub instalacyjnych, możliwości te oceniane są w odniesieniu
w szczególności do ich know-how, skuteczności, doświadczenia i wiarygodności.
2. Dowody możliwości technicznych i zawodowych podmiotów gospodarczych mogą,
w zależności od charakteru, ilości lub skali i celu dostaw, usług lub robót, które mają być
zrealizowane, być dostarczone za pomocą następujących dokumentów:
a) wykształcenie i zawodowe kwalifikacje usługodawcy lub wykonawcy lub personelu
kierowniczego przedsiębiorstwa, a także, w szczególności, osoby lub osób
odpowiedzialnych za dostarczenie usług lub wykonanie robót;
b) wykaz:
(i)
głównych usług i dostaw zrealizowanych w ciągu ostatnich trzech lat, z podaniem
kwot, dat wykonania i odbiorców, publicznych lub prywatnych;
(ii)
robót budowlanych wykonanych w ciągu ostatnich pięciu latach, z podaniem kwot,
dat i miejsc realizacji. Wykazowi najważniejszych robót towarzyszą zaświadczenia
o zadowalającej realizacji, określające, czy zostały one wykonane w sposób
profesjonalny i zostały w pełni ukończone;
64
PL
c) opis wyposażenia technicznego, narzędzi i zakładów, jakie mają zostać wykorzystane przez
przedsiębiorstwo do wykonania zamówienia na usługi lub na roboty budowlane;
d) opis środków wykorzystywanych w celu zapewnienia jakości dostaw i usług oraz opis
obiektów naukowych i badawczych przedsiębiorstwa;
e) wskazanie uczestniczących pracowników technicznych lub instytucji technicznych,
niezależnie od tego, czy należą one bezpośrednio do przedsiębiorstwa, w szczególności tych
odpowiedzialnych za kontrolę jakości;
f) w odniesieniu do dostaw: próbki, opisy lub oryginalne fotografie lub świadectwa
sporządzone przez oficjalne instytuty lub agencje zajmujące się kontrolą jakości o uznanych
kompetencjach, stwierdzające zgodność produktów z obowiązującymi specyfikacjami lub
normami;
g) oświadczenie o średnim rocznym zatrudnieniu i liczbie osób zajmujących kierownicze
stanowiska u usługodawcy lub wykonawcy w ciągu ostatnich trzech;
h) wskazanie części zamówienia, którą usługodawca może zamierzać powierzyć
podwykonawcom.
W przypadku gdy usługi lub dostawy, o których mowa w akapicie pierwszym lit. b) punkt (i),
dostarczane są instytucjom zamawiającym, dowody wykonania przyjmują formę zaświadczeń
wydanych lub kontrasygnowanych przez właściwe organy.
W przypadku gdy usługi lub produkty, które mają zostać dostarczone, mają złożoną naturę lub,
w wyjątkowych sytuacjach, są wymagane do celów szczególnych, dowody możliwości
technicznych i zawodowych mogą być zapewnione poprzez kontrolę przeprowadzoną przez
instytucję zamawiającą lub w jej imieniu przez właściwy organ urzędowy kraju, w którym
usługodawca lub dostawca posiada siedzibę działalności gospodarczej, z zastrzeżeniem zgody
tego organu. Kontrole takie dotyczą możliwości produkcyjnych i technicznych dostawcy oraz,
jeżeli to konieczne, jego obiektów naukowych i badawczych oraz środków kontroli jakości.
65
PL
3. Podmiot gospodarczy może, w stosownych przypadkach i w ramach konkretnego zamówienia,
opierać się na możliwościach innych podmiotów, niezależnie od prawnego charakteru
powiązań, jakie go z nimi łączą. Musi on w takim przypadku udowodnić instytucji
zamawiającej, że będzie miał do dyspozycji zasoby niezbędne do wykonania zamówienia, na
przykład przedstawiając zobowiązanie ze strony tych podmiotów do przekazania ich zasobów
do jego dyspozycji.
66
PL
Sekcja 4
Umowy
Artykuł 27
Forma umów
1. Umowa sporządzana jest w formie pisemnej i składa się ze zobowiązania i specyfikacji.
2. Zobowiązanie stanowi:
a) dokument sporządzony przez nabywcę i podpisany przez strony;
b) lub podpisany dokument, w którym kandydat opisuje swoją ofertę lub propozycję
i przyjmuje warunki określone przez instytucję zamawiającą; zobowiązanie zostaje
następnie podpisane przez instytucję zamawiającą.
3. Umowa zawiera:
a) identyfikację stron, w tym mechanizmu ATHENA;
b) umocowanie sygnatariusza działającego w imieniu mechanizmu ATHENA, poprzez
odniesienie do delegacji przyznanej przez dowódcę operacji lub administratora
i, w stosownych przypadkach, uwagi komisji otwierającej i oceniającej;
c) cel umowy;
d) dokładna podstawa prawna dla zawarcia umowy, z odniesieniem do odpowiednich
artykułów w niniejszym akcie;
e) wykaz dokumentów stanowiących część umowy, według porządku pierwszeństwa
określonego przez strony, który ma decydujące znaczenie w przypadku sprzeczności między
kolejnymi dokumentami;
f) cena lub warunki jej obliczenia;
g) terminy wykonania;
h) warunki odbioru dostaw, usług lub robót budowlanych;
i) warunki płatności;
j) warunki rozwiązania umowy;
k) termin notyfikowania umowy;
l) wszelkie inne stosowne elementy.
Artykuł 28
67
PL
Właściwe prawo i warunki, jakie należy umieścić w umowach
1. Wszelkie spory pojawiające się w związku z procedurą udzielania zamówień do chwili
podpisania stosownej umowy można, za porozumieniem, przedkładać do celów postępowania
rozjemczego Specjalnemu Komitetowi, który opracowuje stosowne procedury.
2. Zawsze, gdy jest to możliwe, umowy, które mają być finansowane poprzez mechanizm
ATHENA stanowią, że:
a) właściwym dla nich prawem i jurysdykcją jest prawo i jurysdykcja właściwe dla miejsca,
w którym znajduje się kwatera główna operacji; może wiązać się to z wymogiem podpisania
umowy w państwie, w którym znajduje się kwatera główna operacji;
b) umowa zostaje rozwiązana bez rekompensaty w chwili wycofania sił wojskowych z teatru
działań lub zamknięcia danej kwatery głównej, stosownie do przypadku;
c) umowa może zostać rozwiązana lub zmieniona bez rekompensaty w przypadku redukcji sił
wojskowych lub kwatery głównej.
Artykuł 29
Cena stała lub podlegająca zmianie
1. Dokumenty odnoszące się do zaproszenia do składania ofert jasno określają, czy muszą zostać
podane stałe, niepodlegające zmianie ceny.
2. Jeżeli tak nie jest, dokumenty odnoszące się do zaproszenia do składania ofert określają warunki
lub formuły zmiany cen w okresie trwania zamówienia. W takich przypadkach instytucja
zamawiająca uwzględnia w szczególności:
a) przedmiot procedury udzielania zamówień i sytuację gospodarczą, w jakiej ma ona miejsce;
b) rodzaj zadań i zamówienia oraz czas ich trwania;
c) swój interes finansowy.
68
PL
Artykuł 30
Umowy ramowe
1. Umowa ramowa jest umową zawartą między instytucją zamawiającą a podmiotem
gospodarczym do celów określenia zasadniczych warunków regulujących serię zamówień
szczególnych, które mają zostać udzielone w danym okresie, w szczególności, w odniesieniu do
czasu trwania, przedmiotu, ceny, warunków wykonania i przewidywanych ilości.
2. Instytucja zamawiająca może również zawierać wielokrotne umowy ramowe, które są
oddzielnymi umowami o identycznych warunkach przyznanych kilku dostawcom lub
usługodawcom. Specyfikacje techniczne lub ogłoszenie o zamówieniu określają wtedy
maksymalną liczbę podmiotów gospodarczych, z którymi instytucja zamawiająca zawrze
umowy.
3. Czas trwania umów ramowych nie może przekroczyć czterech lat, z wyjątkiem przypadków
wyjątkowych, uzasadnionych w szczególności przez przedmiot umowy ramowej.
4. Instytucje zamawiające nie mogą w sposób nienależyty wykorzystywać umów ramowych lub
wykorzystywać ich w taki sposób, że celem lub skutkiem jest zapobieganie, ograniczanie lub
zakłócanie konkurencji.
5. W przypadku gdy umowę ramową zawiera się z jednym podmiotem gospodarczym, zamówień
opartych na takiej umowie udziela się na warunkach w niej określonych. Dla potrzeb udzielania
takich zamówień, instytucje zamawiające mogą w formie pisemnej konsultować się
z podmiotem będącym stroną umowy ramowej, żądając od niego uzupełnienia oferty, stosownie
do potrzeb.
69
PL
6. W przypadku gdy umowa ramowa zawierana jest z kilkoma podmiotami gospodarczymi, ich
liczba nie może być mniejsza od trzech, o ile istnieje wystarczająca liczba podmiotów
gospodarczych spełniających kryteria selekcji lub dopuszczalnych ofert spełniających kryteria
udzielania zamówień.
Zamówienia oparte na umowach ramowych zawartych z kilkoma podmiotami gospodarczymi
mogą być udzielane:
–
poprzez zastosowanie warunków określonych w umowie ramowej bez ponownego
otwierania procedury,
lub
–
w przypadku gdy nie wszystkie warunki określone zostały w umowie ramowej, gdy strony
ponownie uczestniczą w procedurze przetargowej na tych samych i, jeśli to konieczne,
bardziej szczegółowo sformułowanych warunkach, oraz, w stosownych przypadkach, na
innych warunkach, o których mowa w specyfikacjach umowy ramowej, zgodnie
z następującą procedurą:
a) w odniesieniu do każdego zamówienia, które ma zostać udzielone, instytucje zamawiające
konsultują się w formie pisemnej z podmiotami gospodarczymi zdolnymi do realizacji
zamówienia;
b) instytucje zamawiające wyznaczają termin wystarczający, aby umożliwić złożenie ofert
w odniesieniu do każdego konkretnego zamówienia, uwzględniając czynniki, takie jak
złożoność przedmiotu zamówienia oraz okres potrzebny do przesłania ofert;
c) oferty składane są w formie pisemnej, a ich treść pozostaje poufna do wygaśnięcia terminu
przewidzianego na odpowiedź;
d) instytucje zamawiające udzielają każdego zamówienia temu oferentowi, który złożył
najlepszą ofertę na podstawie kryteriów udzielania zamówień określonych w specyfikacjach
umowy ramowej.
70
PL
ROZDZIAŁ IV - PRZEBIEG PROCEDUR
Artykuł 31
Ogłoszenie ex-ante
1. W przypadkach gdy całkowita wartość szacunkowa, bez podatku od wartości dodanej,
zamówień lub umów ramowych, która ma zostać przyznana w ciągu kolejnych 12 miesięcy, jest
równa minimum 750 000 EUR w poszczególnych obszarach produktów lub kategorii usług, lub
minimum 5 278 000 EUR w przypadku robót budowlanych, instytucja zamawiająca przesyła
Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich wstępne ogłoszenie informacyjne
celem publikacji w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.
2. Wstępne ogłoszenie informacyjne przesyłane jest do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot
Europejskich możliwie najszybciej po zatwierdzeniu stosownego budżetu.
3. Ust. 1 jest jednakże obowiązkowy wyłącznie wtedy, gdy instytucja zamawiająca korzysta
z możliwości skrócenia terminów otrzymania ofert przetargowych w ramach procedur
otwartych lub ograniczonych, o czym mowa w art. 10. Nie ma to zastosowania do procedur
negocjacyjnych bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu.
4. W odniesieniu do zamówień, których całkowita wartość szacunkowa pozostaje powyżej
„wyższego progu”, o którym mowa w art. 4 ust. 1, w Dzienniku Urzędowym Wspólnot
Europejskich publikuje się zaproszenie do wyrażenia zainteresowania. Zaproszenie do
wyrażenia zainteresowania stanowi środek wstępnej selekcji kandydatów, którzy zostaną
zaproszeni do złożenia ofert w odpowiedzi na przyszłe ograniczone zaproszenia do udziału
w przetargach na zamówienia. Lista sporządzona w następstwie zaproszenia do wyrażenia
zainteresowania obowiązuje nie dłużej niż trzy lata od daty przesłania ogłoszenia do Urzędu
Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich. Każda zainteresowana osoba może złożyć
wniosek w dowolnym momencie w okresie obowiązywania listy, z wyjątkiem trzech ostatnich
miesięcy tego okresu. W przypadku gdy ma zostać udzielone konkretne zamówienie, instytucja
zamawiająca zaprasza do złożenia oferty wszystkich wpisanych na listę kandydatów lub tylko
niektórych z nich, na podstawie obiektywnych i niedyskryminujących kryteriów selekcji
właściwych dla tego zamówienia.
71
PL
5. Informacje o zamówieniach, których całkowita wartość szacunkowa pozostaje poniżej
„wyższego progu”, o którym mowa w art. 4 ust. 1, ogłaszane są za pomocą odpowiednich
środków wybranych przez instytucję zamawiającą, w celu zapewnienia konkurencyjnego
przetargu i jego bezstronności w procedurze udzielania zamówień publicznych. Ogłoszenie
takie może się w szczególności pojawić w prasie lokalnej lub specjalistycznej.
6. W przypadkach gdy niniejszy akt przewiduje opublikowanie ogłoszenia w Dzienniku
Urzędowym Wspólnot Europejskich, Urząd Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich
zapewnia publikację nie później niż dwanaście dni kalendarzowych po wysłaniu takiego
ogłoszenia.
Okres ten skraca się do pięciu dni kalendarzowych w przypadkach pilnych oraz w przypadku
sporządzenia i przesłania ogłoszeń drogą elektroniczną. Instytucja zamawiająca musi być
w stanie udowodnić datę wysłania.
7. Ponadto informacje o zamówieniach można ogłaszać przy użyciu wszelkich innych środków,
w szczególności w postaci elektronicznej lub poprzez prasę ogólną, lokalną lub specjalistyczną.
Wszelkie takie informacje zawierają odniesienie do ogłoszenia opublikowanego w Dzienniku
Urzędowym Wspólnot Europejskich, jeżeli taka publikacja miała miejsce, i nie mogą poprzedzać
publikacji tego ogłoszenia, które jako jedyne stanowi wersję autentyczną.
8. Ogłoszenia te nie mogą wprowadzać żadnej dyskryminacji między kandydatami lub oferentami
ani nie mogą zawierać szczegółów innych niż zawarte w ogłoszeniu o zamówieniu, jeżeli
zostało ono opublikowane.
72
PL
Sekcja 1
Procedury otwarte i ograniczone
Artykuł 32
Wybór między procedurą otwartą a ograniczoną
1. Zaproszenia do składania ofert są otwarte, gdy wszystkie zainteresowane podmioty gospodarcze
mogą złożyć ofertę.
2. Zaproszenia do składania ofert są ograniczone, gdy wszystkie podmioty gospodarcze mogą
wnioskować o dopuszczenie do udziału w przetargu, ale jedynie kandydaci, którzy spełniają
kryteria selekcji określone w art. 23 i którzy zostali równocześnie i w formie pisemnej
zaproszeni przez instytucję zamawiającą do udziału w postępowaniu, mogą składać oferty.
3. Urzędnik zatwierdzający odpowiedzialny za postępowanie dokonuje wyboru między procedurą
otwartą a ograniczoną.
Artykuł 33
Publikacja ogłoszeń w procedurze otwartej i ograniczonej
1. Wstępne ogłoszenie informacyjne lub zaproszenie do wyrażenia zainteresowania publikowane
jest w przypadkach przewidzianych w art. 31 niniejszego aktu prawnego.
2. Jeżeli nie opublikowano zaproszenia do wyrażenia zainteresowania, publikowane jest
ogłoszenie o zamówieniu, które jest środkiem informowania przez instytucję zamawiającą
o zamiarze wszczęcia procedury udzielania zamówień. Ogłoszenie o zamówieniu zawiera
następujące informacje:
a) cel i niedyskryminujące kryteria lub zasady, jakie instytucja zamawiająca zamierza
zastosować,
b) z wyjątkiem procedur otwartych, minimalną liczbę kandydatów, których instytucja
zamawiająca zamierza zaprosić do złożenia ofert i, w stosownych przypadkach,
maksymalna liczba kandydatów.
73
PL
3. W procedurach otwartych termin przyjęcia ofert jest nie krótszy niż pięćdziesiąt dwa dni od
daty przesłania ogłoszenia o zamówieniu. W przypadku jednak, gdy instytucja zamawiająca,
zgodnie z art. 31 niniejszego aktu, przesłała do publikacji wstępne ogłoszenie informacyjne
zawierające wszystkie informacje wymagane w ogłoszeniu o zamówieniu nie mniej niż
pięćdziesiąt dwa dni i nie więcej niż dwanaście miesięcy przed datą przesłania ogłoszenia
o zamówieniu, termin przyjmowania ofert może zostać skrócony do dwudziestu dwóch dni od
daty przesłania ogłoszenia o zamówieniu.
4. W procedurach ograniczonych termin przyjmowania wniosków o udział w postępowaniu jest
nie krótszy niż trzydzieści siedem dni od daty wysłania ogłoszenia o zamówieniu.
Artykuł 34
Dostarczanie informacji kandydatom w procedurach otwartych
1. Jeżeli wszystkie dokumenty dotyczące zaproszenia do składania ofert są swobodnie, całkowicie
i bezpośrednio dostępne w formie elektronicznej, ogłoszenie o zamówieniu zawiera adres strony
internetowej, na której dokumenty te są udostępnione.
W takich przypadkach wszelkie dodatkowe dokumenty i informacje są również swobodnie,
całkowicie i bezpośrednio udostępniane, natychmiast po dostarczeniu ich wszystkim
podmiotom gospodarczym, które złożyły wniosek o specyfikacje istotnych warunków
zamówienia lub wyraziły zainteresowanie złożeniem oferty.
2. W przypadku gdy instytucja zamawiająca nie oferuje nieograniczonego i pełnego,
bezpośredniego dostępu za pomocą środków elektronicznych, specyfikacje istotnych warunków
zamówienia i dokumenty uzupełniające wysyłane są podmiotom gospodarczym w terminie
sześciu dni od daty złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, pod
warunkiem że wniosek ten został złożony w odpowiednim czasie przed upływem ostatecznego
terminu składania ofert.
3. Pod warunkiem, że wniosek w tej sprawie został złożony w odpowiednim czasie, dodatkowe
informacje dotyczące specyfikacji istotnych warunków zamówienia dostarczane są równocześnie
wszystkim podmiotom gospodarczym, które złożyły wniosek o takie specyfikacje lub wyraziły
zainteresowanie złożeniem oferty nie później niż sześć dni przed terminem przyjmowania ofert lub,
w przypadku wniosku o informacje otrzymanego mniej niż osiem dni kalendarzowych przed
terminem przyjmowania ofert, możliwie najszybciej po otrzymaniu wniosku.
74
PL
4. Jeżeli, z jakiegokolwiek powodu, specyfikacje istotnych warunków zamówienia i dodatkowe
dokumenty lub informacje nie mogą zostać dostarczone w terminach określonych w ust. 2 i 3
lub jeżeli oferty mogą zostać złożone dopiero po wizycie na miejscu lub po sprawdzeniu na
miejscu dokumentów załączonych do specyfikacji, terminy przyjmowania ofert przedłuża się
w celu umożliwienia wszystkim podmiotom gospodarczym zapoznania się z wszystkimi
informacjami koniecznymi do przygotowania ofert. Takie przedłużenie terminu ogłaszane jest
we właściwy sposób, zgodnie z ustaleniami określonymi w art. 33.
Artykuł 35
Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i zaproszenia do składania ofert
w procedurach ograniczonych
1. Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu można przesyłać instytucji zamawiającej
przy użyciu wszystkich środków przekazywania informacji, pod warunkiem że data i czas ich
otrzymania może zostać stwierdzona ponad wszelką wątpliwość. W przypadku telefonicznego
zgłaszania wniosków o dopuszczenie do udziału, należy przesłać pisemne potwierdzenie ich
wysłania przed upływem terminu składania takich wniosków.
2. Wnioski o dopuszczenie do udziału oceniane są zgodnie z art. 37 i 38.
3. Instytucja zamawiająca równocześnie i w formie pisemnej zaprasza wybranych kandydatów do
składania ofert. Etap selekcji może być powtarzany dla każdego poszczególnego zamówienia
lub może obejmować sporządzenie listy potencjalnych kandydatów.
4. Liczba kandydatów zaproszonych do złożenia oferty nie może być mniejsza niż pięć, pod
warunkiem że wystarczająca liczba kandydatów spełnia kryteria selekcji. Instytucja
zamawiająca może również przewidzieć udział maksymalnie dwudziestu kandydatów,
w zależności od przedmiotu zamówienia i na podstawie obiektywnych i niedyskryminujących
kryteriów selekcji. W takich przypadkach, zakres i kryteria są wskazane w ogłoszeniu
o zamówieniu lub w zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania, o których mowa w art. 31 i 33.
5. W każdym przypadku liczba kandydatów zaproszonych do składania ofert musi być
wystarczająca dla zapewnienia rzeczywistej konkurencji.
75
PL
6. Termin przyjmowania ofert wynosi nie mniej niż czterdzieści dni od daty przesłania zaproszeń
do składania ofert. W przypadku jednak, gdy instytucja zamawiająca, zgodnie z art. 31
niniejszego aktu, przesłała do publikacji wstępne ogłoszenie informacyjne zawierające
wszystkie informacje wymagane w ogłoszeniu o zamówieniu nie mniej niż pięćdziesiąt dwa dni
i nie więcej niż dwanaście miesięcy przed datą przesłania ogłoszenia o zamówieniu, termin
przyjmowania ofert może zostać skrócony do dwudziestu dwóch dni od daty przesłania
ogłoszenia o zamówieniu.
7. Dokumenty dotyczące zaproszenia do składania ofert obejmują:
–
co najmniej zaproszenie do składania ofert; dołączone specyfikacje istotnych warunków
zamówienia, do których załączone są warunki ogólne, jak również wszelkie warunki
specjalne, mające zastosowanie do zamówień; wzór umowy; lub
–
informacje o sposobie dostępu do specyfikacji istotnych warunków zamówienia i innych
dokumentów wskazanych w tiret pierwszym, gdy zostaną one udostępnione za pomocą
środków elektronicznych.
Dokumenty dotyczące zaproszenia do składania ofert zawierają odniesienie do środków, które
podjęto w celu udostępnienia ogłoszenia, w szczególności odniesienie do opublikowanego
ogłoszenia o zamówieniu.
8. Zaproszenie do składania ofert co najmniej:
a) określa zasady składania i przedstawiania ofert, w tym w szczególności termin składania
ofert, wszelkie wymogi dotyczące stosowania standardowego formularza odpowiedzi,
dokumenty, które należy załączyć, w tym dowody możliwości finansowych,
ekonomicznych, technicznych i zawodowych, o których mowa w art. 24-26, adres, na który
mają one zostać wysłane i język lub języki, w których należy sporządzić oferty;
b) stwierdza, że złożenie oferty oznacza przyjęcie specyfikacji istotnych warunków
zamówienia i warunków ogólnych, do których odnosi się oferta, oraz że takie złożenie
oferty jest zobowiązujące dla wykonawcy, któremu zamówienie zostanie udzielone
w trakcie realizacji tego zamówienia;
76
PL
c) określa okres, w którym oferta pozostanie ważna i nie może być zmieniona pod żadnym
względem;
d) zakazuje wszelkich kontaktów między instytucją zamawiającą a oferentem w trakcie
trwania procedury, z wyjątkiem konieczności poprawienia błędów urzędniczych lub
sprecyzowania charakteru zamówienia, oraz, w przypadku gdy przewiduje się wizyty na
miejscu, w celu podjęcia uzgodnień dotyczących takiej wizyty.
9. Specyfikacje istotnych warunków zamówienia określają co najmniej:
a) kryteria wykluczenia i kryteria selekcji mające zastosowanie do danego zamówienia,
z wyjątkiem procedury ograniczonej; w takich przypadkach, kryteria te określone są
wyłącznie w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania;
b) kryteria udzielania zamówienia i ich względne znaczenie, jeżeli nie zostało to określone
w ogłoszeniu o zamówieniu;
c) specyfikacje techniczne, w tym wszelkie stosowne plany i planowany harmonogram
realizacji zamówienia;
d) czy dopuszcza się oferty wariantowe, a jeśli tak, minimalne wymogi, jakie muszą spełniać
takie wariantowe oferty w procedurach, na podstawie których zamówienie jest udzielane
oferentowi proponującemu najkorzystniejszą ofertę, w przypadkach, gdy instytucja
zamawiająca nie zaznaczyła w ogłoszeniu o zamówieniu, że oferty wariantowe nie są
dopuszczane;
e) walutę zamówienia;
f) czy mają zastosowanie jakiekolwiek zwolnienia podatkowe lub inne przywileje lub
immunitety;
g) dowody na dostęp do zamówień, określone w art. 19.
77
PL
10. Wzór umowy w szczególności:
a) określa odszkodowanie za nieprzestrzeganie postanowień umowy;
b) określa szczegółowe dane, jakie muszą być zawarte na fakturach lub w odpowiednich
dokumentach uzupełniających;
c) określa prawo, któremu podlega umowa oraz sąd właściwy do rozpatrywania sporów;
d) zawiera zestawienie cen (wypełniane przez oferenta);
e) zawiera w załączniku formularze gwarancji bankowej (lub podobnej), wypłaty zaliczek
i odpowiedniego wykonania.
11. Instytucja zamawiająca może zażądać od oferenta informacji dotyczących dowolnej części
zamówienia, jaką oferent może zamierzać powierzyć podwykonawcom i dotyczących
tożsamości wszelkich podwykonawców.
12. W celu zachowania tajemnicy i uniknięcia wszelkich trudności w przypadku ofert przesyłanych
w formie listownej, zaproszenie do składania ofert musi zawierać następujący zapis:
„Oferty należy składać w zaklejonej kopercie umieszczonej w drugiej zaklejonej kopercie. Na
kopercie wewnętrznej należy umieścić, poza nazwą działu, do którego jest adresowana,
wskazanego w zaproszeniu do składania ofert, słowa: „Zaproszenie do składania ofert - nie
otwierać przy rozdzielaniu poczty”. W przypadku zastosowania kopert samoprzylepnych muszą
one być zaklejone taśmą klejącą, a nadawca musi złożyć swój podpis na taśmie.”
78
PL
Artykuł 36
Składanie ofert
Kandydaci mogą składać oferty instytucji zamawiającej przy użyciu wszystkich środków
przekazywania informacji, pod warunkiem że data i czas ich otrzymania mogą zostać stwierdzone
ponad wszelką wątpliwość i że zachowana jest poufność ofert. Jedna koperta zawiera wymagane
informacje na temat kandydata, a druga koperta zawiera ofertę.
Artykuł 37
Otwarcie wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz ofert
1. Wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i oferty, które spełniają wymogi
art. 36 są otwierane.
2. Właściwy urzędnik zatwierdzający wyznacza komisję, której zadaniem jest otwarcie i ocena
ofert.
3. Komisja składa się z co najmniej trzech osób reprezentujących co najmniej dwa wydziały danej
kwatery głównej, pomiędzy którymi nie zachodzi stosunek podległości. Osoby te unikają
wszelkich sytuacji o charakterze konfliktu interesów.
4. Jeden lub więcej członków komisji otwierającej parafuje dokumenty potwierdzając datę
i godzinę wysyłki każdej oferty.
Członkowie komisji parafują również:
a) każdą stronę każdej oferty; lub
b) stronę tytułową i strony zawierające szczegóły finansowe każdej oferty, przy czym
integralność oferty początkowej jest zagwarantowana za pomocą wszelkich odpowiednich
metod stosowanych przez dział, który jest niezależny od działu zatwierdzającego.
79
PL
5. Członkowie komisji podpisują pisemne sprawozdanie z otwarcia otrzymanych ofert, które
określa oferty spełniające wymogi, i te, które ich nie spełniają, oraz podaje przyczyny
odrzucenia ofert ze względów formalnych, przez odniesienie do metod składania ofert,
o których mowa w art. 36.
Artykuł 38
Ocena wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz ofert
1. Wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i oferty uznane za spełniające
wymogi są oceniane i klasyfikowane przez komisję oceniającą na podstawie ogłoszonych
wcześniej kryteriów wykluczenia, selekcji i udzielania zamówień.
2. Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i oferty, które nie spełniają wszystkich
zasadniczych wymogów określonych w dokumentacji uzupełniającej do zaproszeń do składania
ofert lub szczególnych wymogów w niej ustanowionych, są odrzucane.
3. W otwartych lub ograniczonych postępowaniach przetargowych nie dopuszcza się żadnych
negocjacji z kandydatami. Komisja oceniająca może jednak poprosić kandydatów lub oferentów
o dostarczenie, w wyznaczonym terminie, dodatkowych materiałów lub o objaśnienie
dokumentów uzupełniających złożonych w związku z kryteriami wykluczenia i kryteriami
selekcji.
Artykuł 39
Wyjątkowo niskie oferty
1. Jeżeli, w przypadku konkretnego zamówienia, oferty wydają się wyjątkowo niskie, przed
odrzuceniem tych ofert z tego tylko powodu, instytucja zamawiająca zwraca się na piśmie do
oferenta o podanie szczegółów dotyczących tych elementów składowych oferty, które uważa za
istotne, i, po należytym wysłuchaniu stron, weryfikuje je z uwzględnieniem otrzymanych
wyjaśnień.
80
PL
2. Instytucja zamawiająca może w szczególności uwzględnić wyjaśnienia odnoszące się do:
a) ekonomiki procesu produkcyjnego, świadczenia usług lub metody budowy;
b) wybranych rozwiązań technicznych lub szczególnie korzystnych warunków dostępnych
oferentowi;
c) oryginalności oferty.
3. W przypadku gdy instytucja zamawiająca ustali, że oferta jest wyjątkowo niska ze względu na
zastosowanie pomocy państwa, może on odrzucić ofertę wyłącznie na tej podstawie jedynie
wtedy, gdy oferent nie jest w stanie udowodnić, w rozsądnym terminie ustalonym przez
instytucję zamawiającą, że dana pomoc została przyznana ostatecznie i zgodnie z procedurami
i decyzjami określonymi w przepisach wspólnotowych dotyczących pomocy państwa.
Artykuł 40
Wynik procedury
Instytucja zamawiająca podejmuje decyzję o tym, komu przyznać zamówienie na podstawie
klasyfikacji opracowanej przez komisję oceniającą.
Artykuł 41
Brak rozstrzygnięcia procedury
W przypadku, gdy żadna oferta nie spełnia kryteriów określonych w opublikowanych ogłoszeniach
lub w zaproszeniu do składania ofert, instytucja zamawiająca informuje każdego z kandydatów
o nierozstrzygnięciu postępowania przetargowego. Instytucja zamawiająca podejmuje następnie
decyzję o rozpoczęciu nowego postępowania przetargowego lub zwróceniu się o specjalne
uprzednie zezwolenie na rozpoczęcie procedury negocjacyjnej zgodnie z art. 8 lub 9.
81
PL
Sekcja 2
Procedury negocjacyjne
Artykuł 42
Zasady ogólne
1. W procedurach negocjacyjnych instytucje zamawiające kontaktują się z wybranymi oferentami,
którzy spełniają kryteria selekcji ustanowione w art. 23, i negocjują warunki zamówienia
z jednym lub z wieloma z nich.
2. W przypadku konieczności opublikowania ogłoszenia o zamówieniu, jak określono w art. 8,
termin przyjmowania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu nie może być
krótszy niż trzydzieści siedem dni od daty wysłania ogłoszenia o zamówieniu. Wnioski
o dopuszczenie do udziału w postępowaniu można przesyłać instytucji zamawiającej przy
użyciu wszelkich środków zapewniających, że data ich otrzymania jest znana z całą pewnością,
a poufność jest zachowana. Instytucja zamawiająca równocześnie i w formie pisemnej zaprasza
wybranych kandydatów do negocjacji.
3. Liczba kandydatów zaproszonych do negocjacji nie może być mniejsza niż trzy, pod warunkiem
że wystarczająca liczba kandydatów spełnia kryteria selekcji. W każdym przypadku,
z wyjątkiem procedur z wolnej ręki, liczba kandydatów zaproszonych do składania ofert musi
być wystarczająca dla zapewnienia rzeczywistej konkurencji.
Artykuł 43
Przebieg procedur
1. Instytucja zamawiająca negocjuje z oferentami złożone przez nich oferty w celu dostosowania
ich do wymogów określonych w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacjach istotnych
warunków zamówienia i wszelkich innych dodatkowych dokumentach oraz w celu znalezienia
najkorzystniejszej oferty.
2. W trakcie negocjacji instytucja zamawiająca zapewnia równe traktowanie wszystkich
oferentów.
82
PL
3. Właściwy urzędnik zatwierdzający wyznacza komisję, której zadaniem jest ocena wyników
negocjacji.
4. Komisja składa się z co najmniej trzech osób reprezentujących co najmniej dwa wydziały danej
kwatery głównej, pomiędzy którymi nie zachodzi stosunek podległości. Osoby te unikają
wszelkich sytuacji o charakterze konfliktu interesów.
5. Komisja:
a) ocenia, czy co najmniej jedna oferta spełnia wymogi specyfikacji technicznych;
b) ocenia, czy prawdopodobieństwo, że negocjacje przyniosą lepsze rezultaty jest
niewielkie i w związku z tym można zamknąć negocjacje;
c) ocenia i klasyfikuje oferty otrzymane w trakcie negocjacji.
6. Instytucja zamawiająca podejmuje decyzję o tym, komu przyznać zamówienie na podstawie
klasyfikacji opracowanej przez komisję oceniającą.
83
PL
Sekcja 3
Systemy zamówień dynamicznych
Artykuł 44
Zasady ogólne
1. Instytucja zamawiająca może stosować systemy zamówień dynamicznych.
2. W celu utworzenia systemu zamówień dynamicznych instytucja zamawiająca postępuje zgodnie
z zasadami procedury otwartej na wszystkich etapach aż do udzielenia zamówień w ramach
tego systemu. Wszyscy oferenci, którzy spełniają kryteria selekcji i przedstawili ofertę
orientacyjną zgodną ze specyfikacją i wszelkie możliwe dokumenty dodatkowe, dopuszczani są
do udziału w systemie; oferty orientacyjne mogą być ulepszane w każdej chwili, pod
warunkiem że pozostają zgodne ze specyfikacją. Mając na uwadze utworzenie systemu oraz
udzielanie zamówień w ramach systemu, instytucja zamawiająca korzysta wyłącznie ze
środków elektronicznych, które muszą być niedyskryminujące, ogólnie dostępne i muszą
współpracować z produktami informatycznymi i technologicznymi będącymi w powszechnym
użyciu. Informacje dotyczące specyfikacji niezbędnych do elektronicznego składania ofert
i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, w tym kodowania, są dostępne dla
zainteresowanych stron. Instytucja zamawiająca może zażądać, aby oferty składane drogą
elektroniczną były opatrzone zaawansowanym podpisem elektronicznym.
Artykuł 45
Przebieg procedur
1. W celu utworzenia systemu zamówień dynamicznych instytucja zamawiająca:
a) publikuje ogłoszenie o zamówieniu, zaznaczając wyraźnie, że dotyczy ono systemu
zamówień dynamicznych;
b) wskazuje w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, między innymi, charakter
zamówień przewidywanych w ramach systemu, jak również wszystkie niezbędne
informacje dotyczące systemu zamówień, wykorzystywanego sprzętu elektronicznego
oraz uzgodnień i specyfikacji dotyczących połączeń technicznych;
84
PL
c) oferuje za pomocą środków elektronicznych, od chwili opublikowania ogłoszenia aż do
wygaśnięcia systemu, nieograniczony, bezpośredni i pełny dostęp do specyfikacji
istotnych warunków zamówienia i wszelkich dokumentów dodatkowych oraz wskazuje
w ogłoszeniu adres internetowy, pod którym można zapoznać się z tymi dokumentami.
2. Instytucja zamawiająca zapewnia każdemu podmiotowi gospodarczemu, w trakcie całego
okresu funkcjonowania systemu zamówień dynamicznych, możliwość złożenia oferty
orientacyjnej i dopuszczenia do systemu na warunkach, o których mowa w art. 44 ust. 2.
Instytucja zamawiająca dokonuje oceny oferty orientacyjnej w terminie nieprzekraczającym 15
dni od daty jej złożenia. Może ona jednak przedłużyć okres przeznaczony na ocenę, pod
warunkiem że w międzyczasie nie zostało wystosowane żadne zaproszenie do składania ofert.
3. Instytucja zamawiająca informuje oferenta, o którym mowa w ust. 2, w najbliższym możliwym
terminie, o dopuszczeniu go do systemu zamówień dynamicznych lub o odrzuceniu jego oferty
orientacyjnej.
4. Każde zamówienie musi być przedmiotem zaproszenia do składania ofert. Przed
wystosowaniem zaproszenia do składania ofert instytucja zamawiająca publikuje uproszczone
ogłoszenie o zamówieniu, zapraszając wszystkie zainteresowane podmioty gospodarcze do
złożenia oferty orientacyjnej, zgodnie z ust. 2, w terminie, który nie może być krótszy niż 15 dni
od daty wysłania uproszczonego ogłoszenia. Instytucja zamawiająca nie może kontynuować
postępowania ofertowego przed zakończeniem oceny wszystkich ofert orientacyjnych
otrzymanych w tym terminie.
5. Instytucja zamawiająca zaprasza wszystkich oferentów dopuszczonych do systemu do złożenia
oferty na każde konkretne zamówienie, które ma zostać udzielone w ramach systemu. W tym
celu wyznacza ona termin składania ofert.
6. Instytucja zamawiająca udziela zamówienia oferentowi, który przedstawił najlepszą ofertę
według kryteriów udzielenia zamówienia określonych w ogłoszeniu o zamówieniu dotyczącym
utworzenia systemu zamówień dynamicznych. Kryteria te mogą, w stosownych przypadkach,
zostać sformułowane bardziej precyzyjnie w zaproszeniu, o którym mowa w ust. 5.
85
PL
7. System zamówień dynamicznych nie może obowiązywać przez okres dłuższy niż cztery lata,
z wyjątkiem należycie uzasadnionych wyjątkowych przypadków.
8. Instytucja zamawiająca nie może odwoływać się do tego systemu w celu zapobiegania,
ograniczania lub zakłócania konkurencji.
Zainteresowane podmioty gospodarcze ani inni uczestnicy systemu nie mogą być obciążani
żadnymi opłatami.
86
PL
Sekcja 4
Zastosowanie aukcji elektronicznych
Artykuł 46
Zasady ogólne
1. W procedurach otwartych, ograniczonych lub negocjacyjnych, w przypadku, o którym mowa
w art. 8 ust. 1 lit. b), instytucja zamawiająca może zadecydować, że udzielenie zamówienia
publicznego zostanie poprzedzone aukcją elektroniczną, jeżeli specyfikacje zamówienia można
określić w sposób precyzyjny.
W takich samych okolicznościach aukcja elektroniczna może zostać przeprowadzona
w przypadku ponownego otwarcia przetargu pomiędzy stronami umowy ramowej, zgodnie
z art. 30 ust. 6 akapit drugi tiret drugie oraz w przypadku rozpoczęcia procedury udzielania
zamówień w ramach systemu zamówień dynamicznych, o którym mowa w art. 44 i 45.
2. Aukcja elektroniczna oparta jest:
–
wyłącznie na cenach, gdy zamówienie udzielane jest według kryterium najniższej ceny,
–
lub na cenach lub nowych wartościach cech ofert wskazanych w specyfikacji istotnych
warunków zamówienia, gdy zamówienie udzielane jest według kryterium oferty
najkorzystniejszej ekonomicznie.
Artykuł 47
Przebieg procedur
1. Instytucja zamawiająca, która podejmuje decyzję o przeprowadzeniu aukcji elektronicznej,
podaje tę informację w ogłoszeniu o zamówieniu. Specyfikacje istotnych warunków
zamówienia zawierają, między innymi, następujące dane:
a) cechy, których wartości będą przedmiotem aukcji elektronicznej, pod warunkiem że cechy
te są wymierne i mogą być wyrażone w postaci liczbowej lub procentowej;
b) wszelkie ograniczenia co do przedkładanych wartości, wynikające ze specyfikacji
dotyczących przedmiotu zamówienia;
87
PL
c) informacje, które zostaną udostępnione oferentom w trakcie aukcji elektronicznej,
i, w stosownych przypadkach, termin ich udostępnienia;
d) stosowne informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej;
e) warunki, na jakich oferenci będą mogli licytować, a w szczególności, minimalne różnice,
które, w stosownych przypadkach, wymagane będą podczas licytacji;
f) stosowne informacje dotyczące wykorzystywanego sprzętu elektronicznego oraz ustaleń
i specyfikacji technicznych w zakresie połączeń.
2. Przed przystąpieniem do aukcji elektronicznej instytucja zamawiająca dokonuje pełnej wstępnej
oceny ofert, zgodnie z ustalonym kryterium/ustalonymi kryteriami udzielania zamówień oraz
przypisanym im znaczeniem. Wszyscy oferenci, którzy złożyli dopuszczalne oferty, zapraszani
są równocześnie za pomocą środków elektronicznych do przedstawienia nowych cen lub
nowych wartości; zaproszenie takie zawiera wszystkie istotne informacje dotyczące
indywidualnego połączenia z wykorzystywanym sprzętem elektronicznym, a także datę
i godzinę rozpoczęcia aukcji elektronicznej. Aukcja elektroniczna może odbywać się w kilku
kolejnych etapach. Aukcja elektroniczna nie może rozpocząć się wcześniej niż po upływie
dwóch dni roboczych od daty wysłania zaproszeń.
Jeżeli zamówienie udzielane jest według kryterium oferty najkorzystniejszej ekonomicznie, do
zaproszenia dołączany jest również wynik pełnej oceny danego oferenta przeprowadzonej
zgodnie ze znaczeniem kryteriów przewidzianym w art. 50 ust. 5. Zaproszenie wskazuje
również formułę matematyczną, która zostanie wykorzystana w aukcji elektronicznej do
automatycznego tworzenia kolejnych klasyfikacji na podstawie przedstawianych nowych cen
lub wartości. Formuła ta uwzględnia znaczenie przypisane wszystkim kryteriom w celu
ustalenia oferty najkorzystniejszej ekonomicznie, jak wskazano w ogłoszeniu o zamówieniu lub
w specyfikacjach istotnych warunków zamówienia; w tym celu wszystkie przedziały są jednak
wcześniej redukowane do konkretnej wartości. W przypadku dopuszczenia ofert wariantowych,
dla każdej takiej oferty określa się odrębną formułę.
88
PL
3. Na każdym etapie aukcji elektronicznej instytucja zamawiająca niezwłocznie przekazuje
wszystkim oferentom co najmniej wystarczającą ilość informacji, aby umożliwić im ustalenie
w dowolnym momencie swojej względnej pozycji w klasyfikacji. Może ona przekazywać
również inne informacje dotyczące innych przedstawionych cen lub wartości, pod warunkiem
że zostało to określone w specyfikacjach istotnych warunków zamówienia. Może ona również
w dowolnym momencie ogłosić liczbę uczestników danego etapu aukcji. W żadnym wypadku
nie może ona jednak ujawniać tożsamości oferentów na żadnym z etapów aukcji elektronicznej.
4. Instytucja zamawiająca zamyka aukcję elektroniczną w jeden lub więcej z następujących
sposobów:
a) w zaproszeniu do udziału w aukcji podaje ustaloną z góry datę i godzinę;
b) w przypadku gdy nie otrzymuje już żadnych nowych cen lub wartości spełniających
wymogi dotyczące minimalnych różnic. W takim przypadku instytucja zamawiająca określa
w zaproszeniu do udziału w aukcji dopuszczalny czas, jaki może upłynąć od otrzymania
ostatniej propozycji do zamknięcia aukcji elektronicznej;
c) w przypadku przeprowadzenia liczby etapów aukcji określonej w zaproszeniu do udziału
w aukcji. Jeżeli instytucja zamawiająca podjęła decyzję o zamknięciu aukcji elektronicznej
zgodnie z lit. c), ewentualnie w połączeniu z warunkami określonymi w lit. b),
w zaproszeniu do udziału w aukcji wskazany jest harmonogram dla każdego etapu aukcji.
5. Po zamknięciu aukcji elektronicznej instytucja zamawiająca udziela zamówienia zgodnie
z art. 50 na podstawie wyników aukcji elektronicznej.
6. Instytucja zamawiająca nie może korzystać z aukcji elektronicznych w niewłaściwy sposób ani
też w sposób uniemożliwiający, ograniczający lub zakłócający konkurencję, ani też w celu
zmiany przedmiotu zamówienia, określonego w opublikowanym ogłoszeniu o zamówieniu oraz
zdefiniowanego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
89
PL
Sekcja 5
Dialog konkurencyjny
Artykuł 48
Zasady ogólne
W przypadku szczególnie złożonych zamówień, jeżeli instytucja zamawiająca uzna, że
zastosowanie procedury otwartej lub ograniczonej nie pozwoli na udzielenie zamówienia, może ona
skorzystać z procedury dialogu konkurencyjnego zgodnie z niniejszym artykułem. Zamówienie
publiczne udzielane jest wyłącznie na podstawie kryterium oferty najkorzystniejszej ekonomicznie.
Artykuł 49
Przebieg procedur
1. Instytucja zamawiająca publikuje ogłoszenie o zamówieniu, przedstawiając swoje potrzeby
i wymagania, które definiuje w tym ogłoszeniu lub w dokumencie opisowym.
2. Po przeprowadzeniu selekcji kandydatów w sposób zgodny z właściwymi przepisami mającymi
zastosowanie do otwartych lub ograniczonych procedur, instytucja zamawiająca rozpoczyna
z nimi dialog, którego celem jest określenie i zdefiniowanie środków, które najlepiej zaspokoją
jej potrzeby. W ramach dialogu instytucja zamawiająca może omówić z wybranymi
kandydatami wszystkie aspekty zamówienia.
3. Podczas prowadzenia dialogu instytucja zamawiająca zapewnia równe traktowanie wszystkim
oferentom. W szczególności instytucja zamawiająca nie udziela informacji w sposób
dyskryminujący, który mógłby pozwolić niektórym spośród oferentów uzyskać przewagę nad
pozostałymi. Instytucja zamawiająca nie może ujawniać innym uczestnikom proponowanych
rozwiązań ani innych poufnych informacji udzielanych przez kandydata biorącego udział
w dialogu bez jego zgody.
90
PL
4. Aby ograniczyć liczbę rozwiązań omawianych na etapie dialogu, instytucja zamawiająca może
przewidzieć, że procedura toczyć się będzie w następujących po sobie etapach, stosując kryteria
udzielania zamówienia wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumencie opisowym.
Możliwość skorzystania z takiego rozwiązania instytucja zamawiająca wskazuje w ogłoszeniu
o zamówieniu lub dokumencie opisowym. Instytucja zamawiająca prowadzi dialog do
momentu, gdy jest w stanie określić, w wyniku porównania, jeśli okaże się ono konieczne,
rozwiązanie lub rozwiązania, które mogą zaspokoić jej potrzeby.
5. Po oświadczeniu, iż dialog dobiegł końca oraz poinformowaniu o tym fakcie jego uczestników,
instytucja zamawiająca zaprasza uczestników do złożenia ostatecznych ofert w oparciu
o rozwiązanie lub rozwiązania przedstawione i określone podczas dialogu. Oferty te zawierają
wszystkie elementy wymagane i niezbędne do realizacji projektu. Oferty te mogą być
wyjaśniane, precyzowane i dopracowywane na żądanie instytucji zamawiającej. Takie
wyjaśnienie, sprecyzowanie, dopracowanie lub dodatkowe informacje nie mogą jednak
pociągać za sobą zmiany podstawowych właściwości oferty ani zaproszenia do składania ofert,
które to zmiany mogłyby spowodować zakłócenie konkurencji lub mieć charakter
dyskryminujący.
6. Instytucja zamawiająca ocenia otrzymane oferty na podstawie kryteriów udzielania zamówień
określonych w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumencie opisowym, a następnie zgodnie z
art. 50 wybiera ofertę najkorzystniejszą ekonomicznie.
7. Na żądanie instytucji zamawiającej oferent wyłoniony jako ten, który złożył ofertę
najkorzystniejszą ekonomicznie, może zostać poproszony o udzielenie wyjaśnień dotyczących
pewnych jej aspektów lub o potwierdzenie zobowiązań sformułowanych w ofercie, o ile
działanie takie nie spowoduje modyfikacji istotnych aspektów oferty lub zaproszenia do
składania ofert i nie niesie ryzyka zakłócenia konkurencji, ani nie ma charakteru
dyskryminującego.
8. Instytucja zamawiająca może określić ceny lub płatności dla uczestników dialogu.
91
PL
ROZDZIAŁ V - UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ
DOKUMENTOWANIE PROCEDUR
I INFORMACJA ZWROTNA DO KANDYDATÓW
Artykuł 50
Zasady udzielania zamówień
1. Wszystkie kontrakty zawierane w ramach mechanizmu ATHENA są zgodne z zasadami
przejrzystości, proporcjonalności, równego traktowania i niedyskryminacji.
2. Zamówienia udzielane są w jeden z dwóch następujących sposobów:
a) na podstawie automatycznej procedury przetargowej, w którym to przypadku zamówienie
jest udzielane oferentowi, który, złożywszy prawidłową ofertę i spełniwszy określone
warunki, proponuje najniższą cenę;
b) poprzez przyjęcie oferty najkorzystniejszej ekonomicznie.
3. Najniższa cena według automatycznej procedury przetargowej, zawsze kiedy to możliwe,
uwzględnia wszystkie koszty, jakie zostaną poniesione w trakcie całego procesu dostawy
towarów, świadczenia usług lub wykonania robót budowlanych lub w trakcie planowanego
okresu trwania operacji.
4. Oferta najkorzystniejsza ekonomicznie to ta, która przedstawia najkorzystniejszą relację między
ceną a jakością, przy uwzględnieniu kryteriów uzasadnionych przedmiotem zamówienia, takich
jak proponowana cena, zalety techniczne, cechy funkcjonalne, cechy środowiskowe, koszty
eksploatacyjne, rentowność, termin ukończenia lub termin dostaw, serwis posprzedażny
i pomoc techniczna.
5. W ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacjach istotnych warunków zamówienia instytucja
zamawiająca określa znaczenie, jakie zastosuje do każdego z kryteriów w celu określenia oferty
najkorzystniejszej ekonomicznie.
6. Znaczenie przypisane cenie w odniesieniu do innych kryteriów nie może powodować
neutralizacji ceny przy wyborze wykonawcy.
92
PL
7. Jeżeli, w szczególnych przypadkach, zastosowanie znaczenia kryteriów oceny jest technicznie
niemożliwe, w szczególności z uwagi na przedmiot zamówienia, instytucja zamawiająca określa
jedynie kolejność stosowania kryteriów od najważniejszego do najmniej ważnego.
Artykuł 51
Informowanie kandydatów i oferentów
1. Instytucja zamawiająca informuje kandydatów i oferentów możliwie najszybciej o podjętych
decyzjach dotyczących zawarcia umowy ramowej, udzielenia zamówienia lub dopuszczenia do
systemu zamówień dynamicznych, w tym także o podstawach podjęcia wszelkich decyzji
o rezygnacji z zawarcia umowy ramowej lub udzielenia zamówienia, dla którego wszczęto
postępowanie, lub o wznowieniu postępowania lub wdrożeniu systemu zamówień
dynamicznych; informacje takie udzielane są w formie pisemnej na wniosek przedkładany
instytucji zamawiającej.
2. W przypadku, gdy zamówienie jest dokumentem podpisywanym przez strony, wybrany
kandydat jest o tym powiadamiany. W przypadku, gdy zamówienie jest ofertą akceptowaną
przez instytucję zamawiającą, wybrany kandydat jest powiadamiany o takiej akceptacji.
Powiadomienie może zostać dokonane za pomocą wszystkich środków gwarantujących, że data
jego otrzymania przez drugą stronę jest znana ponad wszelką wątpliwość. Zamówienie zaczyna
obowiązywać tego dnia, chyba że podana jest inna data.
3. Na wniosek zainteresowanej strony instytucja zamawiająca możliwie najszybciej informuje:
–
–
każdego odrzuconego kandydata o przyczynach odrzucenia jego wniosku,
każdego odrzuconego oferenta o przyczynach odrzucenia jego oferty, w tym, w przypadkach,
o których mowa w art. 22 ust. 4 i 5, o przyczynach stwierdzenia braku równoważności lub
stwierdzenia, że roboty budowlane, dostawy lub usługi nie spełniają wymogów dotyczących
dobrego wykonania lub wymogów funkcjonalnych, każdego oferenta, który złożył
dopuszczalną ofertę o cechach i względnych zaletach oferty, która została wybrana, jak również
o nazwisku/nazwie wybranego oferenta lub stron umowy ramowej.
Termin udzielenia powyższych informacji nie może w żadnym przypadku przekroczyć 15 dni
od daty otrzymania pisemnego wniosku.
93
PL
4. Instytucja zamawiająca może jednak podjąć decyzję o nieudzielaniu pewnych informacji,
o których mowa w ust. 1, w odniesieniu do udzielania zamówień, zawierania umów ramowych
lub dopuszczania do udziału w systemie zamówień dynamicznych, jeżeli ich ujawnienie
mogłoby utrudnić stosowanie przepisów prawa, byłoby w inny sposób sprzeczne z interesem
publicznym, mogłoby szkodzić legalnym interesom handlowym podmiotów gospodarczych,
publicznych lub prywatnych, lub też mogłoby zaszkodzić uczciwej konkurencji pomiędzy nimi.
Artykuł 52 Sprawozdania po udzieleniu zamówienia
1. Dla każdego udzielonego zamówienia lub zawartej umowy ramowej o całkowitej szacunkowej
wartości, bez podatku od wartości dodanej, przekraczającej „niższy próg” określony w art. 4
ust. 2, i dla każdego ustanowionego systemu zamówień dynamicznych, instytucja zamawiająca
sporządza pisemne sprawozdanie zawierające co najmniej:
a) nazwę i adres instytucji zamawiającej, przedmiot i wartość zamówienia, umowy ramowej
lub systemu zamówień dynamicznych;
b) nazwy/nazwiska wybranych kandydatów lub oferentów oraz powody ich wyboru;
c) nazwy/nazwiska odrzuconych kandydatów lub oferentów oraz powody ich odrzucenia;
d) przyczyny odrzucenia ofert uznanych za wyjątkowo niskie;
e) nazwę/nazwisko wybranego oferenta i powody wyboru jego oferty oraz, jeśli jest to
wiadome, wskazanie części zamówienia lub umowy ramowej, którą wybrany oferent
zamierza zlecić do wykonania stronom trzecim;
f) w przypadku procedur negocjacyjnych, okoliczności, o których mowa w art. 5, 8 lub 9,
uzasadniające zastosowanie tych procedur;
g) wszelkie specjalne uprzednie zezwolenia udzielone w trakcie procedury zamówień
publicznych zgodnie z art. 6;
94
PL
h) w odniesieniu do dialogu konkurencyjnego, okoliczności określone w art. 48 uzasadniające
zastosowanie tej procedury;
i) w razie potrzeby, powody, dla których instytucja zamawiająca zrezygnowała z udzielenia
zamówienia lub zawarcia umowy ramowej lub z ustanowienia systemu zamówień
dynamicznych. Instytucja zamawiająca podejmuje odpowiednie działania mające na celu
udokumentowanie postępów w procedurach udzielania zamówień publicznych
odbywających się za pomocą środków elektronicznych. Przedmiotowe sprawozdanie lub
jego główne elementy są przekazywane Komisji na jej żądanie.
2. Sprawozdanie to zapisywane jest w rejestrze prowadzonym przez urzędnika zatwierdzającego
zgodnie z art. 5 części I niniejszego aktu.
Artykuł 53
Publikacja ogłoszenia o udzieleniu zamówienia
1. Instytucja zamawiająca, która udzieliła zamówienia lub zawarła umowę ramową o całkowitej
wartości, bez podatku od wartości dodanej, przekraczającej „wyższy próg” określony w art. 4
ust. 1, przesyła ogłoszenie o wynikach procedury udzielenia zamówienia publicznego do
publikacji w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich w terminie 48 dni od udzielenia
zamówienia lub zawarcia umowy ramowej.
2. W przypadku umów ramowych zawartych zgodnie z art. 30 instytucja zamawiająca nie jest
zobowiązana do przesłania ogłoszenia o wynikach procedury udzielania zamówienia dla
każdego zamówienia opartego na takiej umowie.
3. Instytucja zamawiająca przesyła ogłoszenie o wynikach procedury udzielania zamówienia
w ramach systemu zamówień dynamicznych w terminie 48 dni od udzielenia każdego zamówienia.
Instytucja zamawiająca może jednak grupować takie ogłoszenia kwartalnie. W takim przypadku
zgrupowane ogłoszenia przesyłane są w terminie 48 dni od końca każdego kwartału.
95
PL
4. Można odstąpić od publikacji niektórych informacji dotyczących udzielania zamówień lub
zawierania umów ramowych, jeżeli ich ujawnienie mogłoby utrudnić stosowanie przepisów
prawa lub byłoby sprzeczne z interesem publicznym, mogłoby zaszkodzić legalnym interesom
handlowym podmiotów gospodarczych, publicznych lub prywatnych, lub też mogłoby
zaszkodzić uczciwej konkurencji pomiędzy nimi.
Artykuł 54
Cykl udzielania zamówień
Kierownik działu budżetowo-finansowego (J8) jakiejkolwiek kwatery głównej, której wspólne
koszty są finansowane za pomocą mechanizmu ATHENA, ustanawia zasady organizujące cykl
udzielania zamówień w kwaterze głównej. Zasady te określają w szczególności:
a) osoby odpowiedzialne za każdy etap procedur udzielania zamówień, począwszy od wniosku
aż po końcową akceptację;
b) procedurę akceptowania dostarczonych towarów lub wykonanych robót budowlanych
o wartości przekraczającej „niższy próg” określony w art. 4 ust. 2.
Artykuł 55
Komitet ds. projektu
1. Dowódca każdej kwatery głównej, której koszty wspólne są finansowane za pomocą
mechanizmu ATHENA, ustanawia komitet doradczy mający za zadanie analizowanie projektów
i zarządzanie nimi, w szczególności projektów dotyczących infrastruktury i zakupów o wartości
przekraczającej „wyższy próg” określony w art. 4 ust. 1.
2. W analizie poszczególnych projektów dotyczących infrastruktury lub zakupów uczestniczy
w ramach powyższego komitetu co najmniej kierownik wydziału kwatery głównej
odpowiedzialnego za dany projekt oraz kierownik działu budżetowo-finansowego (J8).
3. Komitet pełni funkcje doradcze wobec właściwego urzędnika zatwierdzającego. Protokoły ze
spotkań komitetu sporządzane są w formie pisemnej.
96
PL
Artykuł 56
Wyksięgowania
1. Dowódca każdej kwatery głównej, której koszty wspólne są finansowane za pomocą
mechanizmu ATHENA, ustanawia komitet ds. wyksięgowań.
2. W analizie mającej na celu ustalenie, czy dany sprzęt powinien zostać wyksięgowany,
uczestniczy w ramach powyższego komitetu co najmniej kierownik działu budżetowofinansowego (J8), kierownik wydziału kwatery głównej odpowiedzialny za dany sprzęt
i urzędnik odpowiedzialny za jego utrzymanie.
3. Sprzęt, którego początkowa wartość, bez podatku od wartości dodanej, przekracza „niższy próg”
określony w art. 4 ust. 2, a finansowany za pomocą mechanizmu ATHENA, może zostać
wyksięgowany przez dowódcę kwatery głównej za pisemną zgodą powyższego komitetu lub,
poza aktywną fazą operacji, przez administratora za zgodą Specjalnego Komitetu. Sprzęt
o wartości poniżej tego progu może zostać wyksięgowany przez dowódcę kwatery głównej lub,
poza aktywną fazą operacji, przez administratora.
4. Uzasadnienie dla każdej operacji wyksięgowania określone jest w podpisanym dokumencie
umieszczonym w rejestrze przewidzianym w art. 5 części I niniejszego aktu.
5. Wszelkie wnioski dowódcy operacji do Specjalnego Komitetu w sprawie końcowego
przeznaczenia sprzętu i infrastruktury składane są w porozumieniu z dowódcą kwatery głównej
odpowiedzialnym za dany sprzęt lub infrastrukturę.
97
PL
ZAŁĄCZNIK I
WYKAZ DOSTAW I SPRZĘTU,
DLA KTÓRYCH PROCEDURY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ SĄ OTWARTE DLA KANDYDATÓW Z
ARUBY, KANADY, HONGKONGU, IZRAELA, JAPONII, SINGAPURU, KOREI POŁUDNIOWEJ,
SZWAJCARII I STANÓW ZJEDNOCZONYCH AMERYKI
W PRZYPADKU ZAMÓWIEŃ NA KWOTĘ POWYŻEJ 137 000 EUR
Dział 25:
Sól, siarka, ziemie i kamienie, materiały gipsowe, wapno i cement
Dział 26:
Rudy metali, żużel i popiół
Dział 27:
Paliwa mineralne, oleje mineralne i produkty ich destylacji; substancje
bitumiczne; woski mineralne
z wyjątkiem:
ex 27.10: specjalne paliwa silnikowe, paliwa grzewcze i silnikowe
Dział 28:
Chemikalia nieorganiczne; organiczne i nieorganiczne związki metali
szlachetnych, metali ziem rzadkich, pierwiastków promieniotwórczych
i izotopów
z wyjątkiem:
ex 28.09: materiały wybuchowe
ex 28.13: materiały wybuchowe
ex 28.14: gaz łzawiący
ex 28.28: materiały wybuchowe
ex 28.32: materiały wybuchowe
ex 28.39: materiały wybuchowe
ex 28.50: produkty toksyczne
ex 28.51: produkty toksyczne
ex 28.54: materiały wybuchowe
98
PL
Dział 29:
Chemikalia organiczne
z wyjątkiem:
ex 29.03: materiały wybuchowe
ex 29.04: materiały wybuchowe
ex 29.07: materiały wybuchowe
ex 29.08: materiały wybuchowe
ex 29.11: materiały wybuchowe
ex 29.12: materiały wybuchowe
ex 29.13: produkty toksyczne
ex 29.14: produkty toksyczne
ex 29.15: produkty toksyczne
ex 29.21: produkty toksyczne
ex 29.22: produkty toksyczne
ex 29.23: produkty toksyczne
ex 29.26: materiały wybuchowe
ex 29.27: produkty toksyczne
ex 29.29: materiały wybuchowe
Dział 30:
Produkty farmaceutyczne
Dział 31:
Nawozy
Dział 32:
Ekstrakty garbników i środków barwiących; garbniki i ich pochodne;
barwniki, substancje barwiące; farby i lakiery; kit, spoiwa i masy
uszczelniające; atramenty
Dział 33:
Olejki eteryczne i rezinoidy; preparaty perfumeryjne, kosmetyczne lub
toaletowe
Dział 34:
Mydło, organiczne środki powierzchniowo czynne, preparaty piorące,
preparaty smarowe, woski syntetyczne, woski preparowane, preparaty do
czyszczenia lub szorowania, świece i artykuły podobne, pasty modelarskie
i „woski dentystyczne”
99
PL
Dział 35:
Substancje białkowe, kleje, enzymy
Dział 37:
Materiały fotograficzne i kinematograficzne
Dział 38:
Produkty chemiczne różne
z wyjątkiem:
ex 38.19: produkty toksyczne
Dział 39:
Żywice syntetyczne i materiały z tworzyw sztucznych; estry i etery
celulozowe; artykuły z nich
z wyjątkiem:
ex 39.03: materiały wybuchowe
Dział 40:
Kauczuk, kauczuk syntetyczny, faktysa i artykuły z nich
z wyjątkiem:
ex 40.11: opony kuloodporne
Dział 43:
Skóry futerkowe i futra sztuczne; wyroby z nich
Dział 45:
Korek i artykuły z korka
Dział 46:
Wyroby ze słomy, z esparto i pozostałych materiałów do wyplatania; wyroby
koszykarskie oraz wyroby z wikliny
Dział 47:
Materiał do wytwarzania papieru
Dział 65:
Nakrycia głowy i ich części
z wyjątkiem:
ex 65.05: wojskowe nakrycia głowy
Dział 66:
Parasole, parasole przeciwsłoneczne, laski, bicze, szpicruty i ich części
100
PL
Dział 67:
Pióra i puch, preparowane oraz artykuły z piór lub puchu; kwiaty sztuczne;
artykuły z włosów ludzkich
Dział 68:
Artykuły z kamienia, gipsu, cementu, azbestu, miki i podobnych materiałów
Dział 69:
Wyroby ceramiczne
Dział 70:
Szkło i wyroby ze szkła
Dział 71:
Perły, kamienie szlachetne i półszlachetne, metale szlachetne, platerowane
metale szlachetne, i artykuły z nich; sztuczna biżuteria
Dział 73:
Żeliwo i stal, i artykuły z nich
Dział 74:
Miedź i artykuły z miedzi
Dział 75:
Nikiel i artykuły z niklu
Dział 76:
Aluminium i artykuły z aluminium
Dział 77:
Magnez i beryl, i artykuły z nich
Dział 78:
Ołów i artykuły z ołowiu
Dział 79:
Cynk i artykuły z cynku
Dział 80:
Cyna i artykuły z cyny
Dział 81:
Pozostałe metale nieszlachetne stosowane w metalurgii, i artykuły z nich
101
PL
Dział 82:
Narzędzia, przybory, noże, łyżki i widelce, z metali nieszlachetnych; ich
części
z wyjątkiem:
ex 82.05: narzędzia
ex 82.07: narzędzia, części
ex 82.08: narzędzia ręczne
Dział 83:
Artykuły różne z metali nieszlachetnych
Dział 84:
Kotły, maszyny i urządzenia mechaniczne; ich części
z wyjątkiem:
ex 84.06: silniki
ex 84.08: pozostałe silniki
ex 84.45: maszyny
ex 84.53: maszyny do automatycznego przetwarzania danych
ex 84.55: części maszyn objętych pozycją 84.53
ex 84.59: reaktory jądrowe
Dział 85:
Maszyny i urządzenia elektryczne; ich części
z wyjątkiem:
ex 85.03: ogniwa i baterie elektryczne
ex 85.13: sprzęt telekomunikacyjny
ex 85.15: aparatura nadawcza
Dział 86:
Lokomotywy pojazdów szynowych, tabor szynowy i jego części; osprzęt
i elementy torów kolejowych i tramwajowych; urządzenia sygnalizacyjne
wszelkich typów (nie zasilane elektrycznie)
z wyjątkiem:
ex 86.02: lokomotywy opancerzone, elektryczne
ex 86.03: pozostałe lokomotywy opancerzone
102
PL
ex 86.05: wagony opancerzone
ex 86.06: wagony techniczne
ex 86.07: wagony
Dział 87:
Pojazdy nieszynowe oraz ich części
z wyjątkiem:
ex 87.08: czołgi i pozostałe pojazdy opancerzone
ex 87.01: ciągniki
ex 87.02: pojazdy wojskowe
ex 87.03: pojazdy pogotowia technicznego
ex 87.09: motocykle
ex 87.14: przyczepy
Dział 89:
Statki, łodzie oraz konstrukcje pływające
z wyjątkiem:
ex 89.01: okręty wojenne
ex 89.01 A: okręty wojenne
ex 89.03: konstrukcje pływające
Dział 90:
Przyrządy i aparatura, optyczne, fotograficzne, kinematograficzne,
pomiarowe, kontrolne, precyzyjne, medyczne i chirurgiczne; ich części
z wyjątkiem:
ex 90.05: lornetki
ex 90.13: przyrządy różne, lasery
ex 90.14: dalmierze
ex 90.28: elektryczne i elektroniczne przyrządy pomiarowe
ex 90.11: mikroskopy
ex 90.17: przyrządy medyczne
ex 90.18: sprzęt do mechanoterapii
ex 90.19: sprzęt ortopedyczny
ex 90.20: aparat rentgenowski
103
PL
Dział 91:
Zegary i zegarki oraz ich części
Dział 92:
Instrumenty muzyczne, rejestratory lub odtwarzacze dźwięku, rejestratory
lub odtwarzacze obrazu i dźwięku, części i akcesoria do tych artykułów
Dział 94:
Meble i ich części; pościel, materace, stelaże pod materace, poduszki
i podobne artykuły wypychane
z wyjątkiem:
ex 94.01 A: fotele lotnicze
Dział 95:
Artykuły i wyroby z materiałów rzeźbiarskich lub modelarskich
Dział 96:
Miotły, szczotki, puszki do pudru i sita
Dział 97:
Zabawki, gry i artykuły sportowe; ich części
Dział 98:
Artykuły przemysłowe różne
104
PL
ZAŁĄCZNIK II
WYKAZ USŁUG,
DLA KTÓRYCH PROCEDURY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ SĄ OTWARTE DLA KANDYDATÓW Z
ARUBY, KANADY, HONGKONGU, IZRAELA, JAPONII, SINGAPURU, KOREI POŁUDNIOWEJ,
SZWAJCARII I STANÓW ZJEDNOCZONYCH AMERYKI
W PRZYPADKU ZAMÓWIEŃ NA KWOTĘ POWYŻEJ 137 000 EUR
Nr
kategorii
Przedmiot
Nr referencyjny
CPC1
1
Usługi konserwacyjne
i naprawcze
6112, 6122,
633, 886
2
Usługi transportu
lądowego2, włączając
usługi samochodów
opancerzonych i usługi
kurierskie/posłańców,
z wyjątkiem transportu
poczty
712 (z
wyjątkiem
71235),
7512, 87304
3
Usługi lotniczego
73 (z wyjątkiem
transportu pasażerskiego
7321)
i towarowego, z wyjątkiem
transportu poczty
71235, 7321
Transport poczty drogą
lądową3 i drogą powietrzną
4
5
Usługi
telekomunikacyjne
752
6
Usługi finansowe:
ex 81, 812, 814
a) Usługi
ubezpieczeniowe
b) Usługi bankowe
i inwestycyjne4
1
2
3
4
Nr referencyjny CPV
Od 50100000 do 50982000
(z wyjątkiem 50310000 do 50324200
i 50116510-9, 50190000-3,
50229000-6, 50243000-0)
Od 60112000-6 do 60129300-1
(z wyjątkiem 60121000 do 60121600,
60122200-1, 60122230-0), i od
64120000-3 do 64121200-2
Od 62100000-3 do 62300000-5
(z wyjątkiem 62121000-6, 622210007)
60122200-1, 60122230-0
62121000-6, 62221000-7
Od 64200000-8 do 64228200-2,
72318000-7, i
od 72530000-9 do 72532000-3
od 66100000-1 do 66430000-3 i
od 67110000-1 do 67262000-11
Nomenklatura CPC (wspólna klasyfikacja produktów) (wersja tymczasowa), zastosowana do
określenia zakresu stosowania dyrektywy 92/50/EWG.
Z wyjątkiem usług transportu kolejowego objętego kategorią 18.
Z wyjątkiem usług transportu kolejowego objętego kategorią 18.
Z wyjątkiem usług finansowych związanych z emisją, sprzedażą, nabyciem lub transferem
papierów wartościowych lub innych instrumentów finansowych, lub usług świadczonych
przez bank centralny.
Również wyłączone: usługi obejmujące nabycie lub najem, bez względu na zastosowane
procedury finansowania, gruntu, istniejących budynków lub innych nieruchomości, lub usługi
dotyczące praw do nich; niemniej jednak usługi finansowe świadczone w dowolnej formie
równocześnie, przed lub po zawarciu umowy nabycia lub najmu podlegają przepisom
niniejszej dyrektywy.
105
PL
7
Usługi komputerowe
i pokrewne
84
8
Usługi badawczorozwojowe1
85
9
Usługi w dziedzinie
księgowości,
rachunkowości, kontroli
finansowej i prowadzenia
ksiąg rachunkowych
Usługi polegające na
badaniu rynku i opinii
publicznej
Usługi konsultingowe
związane z zarządzaniem2
i usługi pokrewne
862
10
11
12
13
14
15
16
1
2
864
Od 74130000-9 do 74133000-0, i
74423100-1, 74423110-4
865, 866
Od 73200000-4 do 73220000-0,
Od 74140000-2 do 74150000-5
(z wyjątkiem 74142200-8), i
74420000-9, 74421000-6,
74423000-0, 74423200-2,
74423210-5, 74871000-5,
93620000-0
Od 74200000-1 do 74276400-8, i
Od 74310000-5 do 74323100-0,
i 74874000-6
Usługi architektoniczne;
867
usługi inżynieryjne
i zintegrowane usługi
inżynieryjne;
usługi inżynieryjne
z zakresu urbanistyki
i architektury krajobrazu;
pokrewne usługi doradczotechniczne i naukowe;
usługi techniczne
i analityczne
Usługi reklamowe
871
Usługi w zakresie
sprzątania budynków
i administrowania
nieruchomościami
Usługi wydawnicze
i poligraficzne
wykonywane za
honorarium lub na
podstawie umowy
Usługi kanalizacyjne
i wywóz odpadów; usługi
sanitarne i pokrewne
Od 50300000-8 do 50324200-4,
Od 72100000-6 do 72591000-4
(z wyjątkiem 72318000-7 i od
72530000-9 do 72532000-3)
Od 73000000-2 do 73300000-5
(z wyjątkiem 73200000-4, 732100007, 7322000-0)
Od 74121000-3 do 74121250-0
874, 82201 do
82206
Od 74400000-3 do 74422000-3
(z wyjątkiem 74420000-9, 74421000-6)
Od 70300000-4 do 70340000-6, i
Od 74710000-9 do 74760000-4
88442
Od 78000000-7 do 78400000-1
94
Od 90100000-8 do 90320000-6, i
50190000-3, 50229000-6,
50243000-0
Z wyjątkiem usług badawczo-rozwojowych innych niż te, z których korzyści przypadają
wyłącznie instytucji zamawiającej dla potrzeb jej własnej działalności, pod warunkiem że
usługa jest w całości opłacana przez tę instytucję zamawiającą.
Z wyjątkiem usług arbitrażowych lub pojednawczych.
106
PL
CZĘŚĆ III
PRZEPISY FINANSOWE MAJĄCE ZASTOSOWANIE
DO WYDATKÓW FINANSOWANYCH POPRZEZ MECHANIZM ATHENA
BEZ UDZIAŁU
KWATERY GŁÓWNEJ OPERACJI ZAPEWNIONEJ PRZEZ PAŃSTWO
CZŁONKOWSKIE
LUB ŚRODKÓW I ZDOLNOŚCI NATO
107
PL
Artykuł 1
Zasada
Wydatki finansowane poprzez mechanizm ATHENA bez udziału kwatery głównej operacji
zapewnianej przez państwo członkowskie lub środków i zdolności NATO reguluje decyzja Rady
2004/197/WPZiB wraz ze zmianami, część I Zasady finansowe mające zastosowanie do wszystkich
wydatków finansowanych poprzez mechanizm ATHENA, część II Zamówienia i niniejsza część III.
108
PL
ROZDZIAŁ I - OPERACJE PO STRONIE WYDATKÓW
Artykuł 1
Przegląd procedur wydatkowych
Każdą pozycję wydatków przeznacza się na określone zobowiązanie, waliduje, zatwierdza
i wypłaca.
Sekcja 1
Budżetowanie wydatków
Artykuł 2
Definicje zobowiązań
1. Zobowiązanie budżetowe jest operacją polegającą na rezerwacji środków niezbędnych do
pokrycia płatności będących następstwem zobowiązania prawnego.
2. Zobowiązanie prawne jest czynnością, poprzez którą urzędnik zatwierdzający zaciąga lub
stwierdza zobowiązanie, którego skutkiem jest obciążenie finansowe.
3. Zobowiązanie budżetowe ma charakter indywidualny, gdy beneficjent oraz kwota wydatków są
znane.
4. W przeciwnym razie zobowiązanie budżetowe ma charakter ogólny lub tymczasowy.
109
PL
Artykuł 3
Zasady mające zastosowanie do zobowiązań
1. W odniesieniu do wszelkich środków, które mogą spowodować powstanie wydatków
obciążających budżet, przed zaciągnięciem zobowiązania prawnego względem osób trzecich
właściwy urzędnik zatwierdzający musi najpierw zaciągnąć zobowiązanie budżetowe.
2. Zobowiązanie budżetowe i zobowiązanie prawne przyjmowane jest przez tego samego
urzędnika zatwierdzającego, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków stwierdzonych
w sprawozdaniu.
3. Zobowiązania budżetowe z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy można
rozłożyć na kilka lat na roczne raty za zgodą Specjalnego Komitetu i na wydatki związane
z personelem. W przypadku, gdy zobowiązanie budżetowe podzielone zostaje w ten sposób na
roczne raty, zobowiązanie prawne określa to, z wyjątkiem wydatków związanych z personelem.
4. Ostateczny termin realizacji zobowiązań prawnych zaciągniętych z tytułu działań trwających
dłużej niż jeden rok budżetowy oraz odpowiadających im zobowiązań budżetowych,
z wyjątkiem wydatków związanych z personelem, ustala się zgodnie z zasadą należytego
zarządzania finansami. Wszelkie części takich zobowiązań, które nie zostały wykonane
w terminie sześciu miesięcy po tym terminie zostają umorzone, a odpowiadające im środki
anulowane. W przypadku gdy zobowiązanie prawne nie zostało opłacone po okresie trzech lat,
właściwy urzędnik zatwierdzający umarza je, a odpowiednie środki zostają anulowane.
5. Ogólne zobowiązania budżetowe zaciągnięte w roku budżetowym n pokrywają całkowity koszt
odpowiednich indywidualnych zobowiązań prawnych podjętych do dnia 31 grudnia roku n.
6. Kwota każdego indywidualnego zobowiązania prawnego przyjętego w następstwie
zobowiązania ogólnego, przed podpisaniem, podlega rejestracji przez właściwego urzędnika
zatwierdzającego na kontach budżetowych oraz wpisaniu do zobowiązań ogólnych.
110
PL
7. Z zastrzeżeniem ust. 3 powyżej indywidualne zobowiązania prawne odnoszące się do
indywidualnych lub tymczasowych zobowiązań budżetowych podejmowane są do dnia 31
grudnia roku n.
8. Zobowiązania budżetowe, które nie zostały wykorzystane do 31 grudnia roku n i które nie
zostały przeniesione na kolejny rok budżetowy na mocy decyzji administratora lub Specjalnego
Komitetu, zostają umorzone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.
Artykuł 4
Kontrole prowadzone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego przed przyjęciem
zobowiązania
1. Przyjmując zobowiązanie budżetowe, właściwy urzędnik zatwierdzający dopilnowuje, aby:
a) wydatek został przypisany odpowiedniej pozycji w budżecie;
b) środki były dostępne;
c) wydatki były zgodne z postanowieniami traktatów, budżetu, przepisami niniejszej decyzji
i obowiązującym prawodawstwem;
d) zasada należytego zarządzania finansami, tj. zasada oszczędności, wydajności
i skuteczności, była przestrzegana.
2. Rejestrując zobowiązanie prawne, urzędnik zatwierdzający dopilnowuje, aby:
a) zobowiązanie miało pokrycie w odpowiadającym mu zobowiązaniu budżetowym;
b) wydatki były prawidłowe i zgodne z postanowieniami traktatów, budżetu, przepisami
niniejszej decyzji i obowiązującym prawodawstwem;
c) przestrzegana była zasada należytego zarządzania finansami.
111
PL
Sekcja 2
Walidacja i zatwierdzanie wydatków
Artykuł 5
Walidacja wydatków
Walidacja wydatków jest czynnością, poprzez którą właściwy urzędnik zatwierdzający:
a) weryfikuje istnienie roszczenia wierzyciela;
b) określa lub weryfikuje stan faktyczny i kwotę wierzytelności;
c) weryfikuje warunki wymagalności wierzytelności.
Artykuł 6
Zatwierdzenie wydatków
Zatwierdzenie wydatku jest czynnością, poprzez którą właściwy urzędnik zatwierdzający, po
stwierdzeniu, że środki są dostępne i wystawieniu zlecenia płatniczego, poleca księgowemu
dokonanie płatności z tytułu wydatku, który został przez niego lub przez nią walidowany.
112
PL
Sekcja 3
Płatność wydatków
Artykuł 7
Różne rodzaje płatności
1. Płatności dokonuje się, co do zasady, po przedłożeniu dowodu, że stosowne działanie zostało
wykonane i jest zgodne z postanowieniami umowy.
2. W razie potrzeby jednakże, z wyjątkiem płatności ex post całkowitej należnej kwoty, płatności
należnej kwoty można dokonać na jeden z następujących sposobów:
(i)
płatność zaliczkowa, która może zostać podzielona na kilka płatności;
(ii) jedna lub kilka płatności okresowych;
(iii) płatność salda kwot należnych.
3. W księgach należy dokonać rozróżnienia między różnymi rodzajami płatności, o których mowa
w ust. 2, w chwili ich dokonywania.
Artykuł 8
Zasady mające zastosowanie do płatności
1. Płatności wydatków dokonuje księgowy w ramach limitu dostępnych środków.
2. Płatności inne niż dokonywane z konta zaliczkowego, określonego w sekcji Konta zaliczkowe,
wymagają zarówno podpisu księgowego lub księgowego delegowanego lub subdelegowanego,
jak również urzędnika zatwierdzającego lub urzędnika zatwierdzającego delegowanego lub
subdelegowanego.
113
PL
Sekcja 4
Terminy operacji po stronie wydatków
Artykuł 9
Terminy standardowe
1. Z wyjątkiem wydatków związanych z personelem i przypadków gdy umowa przewiduje
inaczej, kwoty należne wypłacane są w terminie nieprzekraczającym czterdziestu pięciu dni
kalendarzowych od daty zarejestrowania dopuszczalnego wniosku o płatność przez
upoważniony dział właściwego urzędnika zatwierdzającego; data płatności oznacza dzień,
w którym stosowny rachunek bankowy został obciążony.
2. Wniosek o płatność nie jest dopuszczalny, jeżeli co najmniej jeden z zasadniczych wymogów
nie został spełniony.
Artykuł 10
Zawieszenie terminów
1. Właściwy urzędnik zatwierdzający może zawiesić termin płatności przez powiadomienie
wierzycieli, w dowolnym momencie w trakcie okresu, o którym mowa w ust. 1, że wniosek
o płatność nie może zostać zrealizowany, ponieważ kwota nie jest należna lub ponieważ nie
zostały przedstawione odpowiednie dokumenty uzupełniające.
2. Jeżeli informacja dotrze do wiadomości właściwego urzędnika zatwierdzającego, który podaje
w wątpliwość kwalifikowalność wydatków figurujących we wniosku o płatność, urzędnik
zatwierdzający może zawiesić termin płatności do celów dalszej weryfikacji, obejmujących
kontrole na miejscu, w celu zapewnienia przed dokonaniem płatności, że dane wydatki
faktycznie się do niej kwalifikują. Urzędnik zatwierdzający powiadamia zainteresowanego
beneficjenta możliwie najszybciej.
3. Pozostałego okres na dokonanie płatności ponownie rozpoczyna bieg od dnia, w którym
prawidłowo sformułowany wniosek o płatność został po raz pierwszy zarejestrowany.
114
PL
ROZDZIAŁ II - OPERACJE PO STRONIE DOCHODÓW
Artykuł 11
Ustalanie należności
1. Ustalenie należności jest czynnością, poprzez którą właściwy urzędnik zatwierdzający:
a) weryfikuje istnienie należności;
b) określa lub weryfikuje stan faktyczny i kwotę należności;
c) weryfikuje warunki wymagalności należności.
2. Wszelkie należności określone jako pewne, opiewające na określoną kwotę i wymagalne, muszą
zostać ustalone w drodze zlecenia windykacji przekazanego księgowemu oraz noty debetowej
przesłanej dłużnikowi, które są sporządzane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.
3. Niesłusznie wypłacone kwoty odzyskiwane są jako dochody przeznaczone na cel, na który
została dokonana płatność. Środki na taką samą kwotę i cel wpisuje się do budżetu.
Artykuł 12
Zatwierdzenie windykacji
Zatwierdzenie windykacji jest czynnością, poprzez którą właściwy urzędnik zatwierdzający poleca
właściwemu księgowemu, poprzez wystawienie zlecenia windykacji, windykację kwot należnych,
które ustalił.
115
PL
Artykuł 13
Windykacja
1. Właściwy księgowy działa na podstawie zleceń windykacji wystawionych na kwoty należycie
ustalone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego. Działa on z należytą starannością, aby
zapewnić, że dochody należne mechanizmowi ATHENA zostały otrzymane i dopilnowuje, żeby
prawa mechanizmu były chronione.
2. Właściwy księgowy, w każdym możliwym przypadku, dokonuje windykacji kwot poprzez
odliczenie ich od stosownych wierzytelności, jakich mechanizm ATHENA może wymagać od
dłużnika, który ze swej strony wysuwa względem mechanizmu ATHENA roszczenie pewne, na
określoną kwotę i wymagalne.
3. W przypadku, gdy właściwy urzędnik zatwierdzający zamierza odstąpić od windykacji
ustalonej należności, zapewnia on, że taka rezygnacja jest prawidłowa i zgodna z zasadą
należytego zarządzania finansami i zasadą proporcjonalności. Decyzja dotycząca odstąpienia
musi być uzasadniona.
116
PL
ROZDZIAŁ III - KONTA ZALICZKOWE
Artykuł 14
Warunki korzystania z kont zaliczkowych
1. Konta zaliczkowe można w wyjątkowych przypadkach zakładać do celów płatności wydatków
wtedy, gdy przeprowadzanie operacji płatniczych z wykorzystaniem procedur budżetowych
jest, ze względów operacyjnych, zasadniczo niemożliwe lub wysoce nieskuteczne, oraz gdy:
a) ustanowienie urzędnika zatwierdzającego i księgowego w miejscu poniesienia wydatku jest
niemożliwe;
lub
b) w odniesieniu do takiego samego rodzaju wydatków należy dokonać kilku płatności, a żadna
pojedyncza pozycja wydatków nie przekracza 5 000 EUR.
2. Administrator środków zaliczkowych może tymczasowo, w granicach limitów określonych
w decyzji o utworzeniu konta zaliczkowego i z upoważnienia właściwego urzędnika
zatwierdzającego, walidować i dokonywać płatności wydatków.
3. Utworzenie konta zaliczkowego i wyznaczenie administratora środków zaliczkowych podlega
decyzji właściwego księgowego, na należycie uzasadniony wniosek właściwego urzędnika
zatwierdzającego. Decyzja ta określa odpowiednie obowiązki i zakres odpowiedzialności
administratora środków zaliczkowych i urzędnika zatwierdzającego.
4. Zmiana warunków obsługi konta zaliczkowego również podlega decyzji właściwego
księgowego, na należycie uzasadniony wniosek właściwego urzędnika zatwierdzającego.
5. Wszelkie decyzje o założeniu konta zaliczkowego, wyznaczeniu administratora środków
zaliczkowych lub zmianie warunków obsługi konta zaliczkowego przekazywane są
administratorowi mechanizmu ATHENA w terminie siedmiu dni.
117
PL
6. Za pomocą regularnych sprawozdań z wykonania zadań dotyczących kont zaliczkowych
Specjalny Komitet informowany jest w szczególności o limitach ustalanych zgodnie z ust. 2
powyżej.
Artykuł 15
Warunki regulujące zakładanie kont zaliczkowych i płatności
1. Decyzja o utworzeniu konta zaliczkowego i wyznaczająca administratora środków
zaliczkowych oraz decyzja zmieniająca warunki obsługi konta zaliczkowego określa
w szczególności:
a) maksymalną kwotę, która może być początkowo przekazana jako zaliczka, i jej cel;
b) czy rachunek bankowy lub pocztowy rachunek przelewowy ma być otwarty w imieniu
mechanizmu ATHENA, czy też płatność za wydatki może być dokonana w gotówce;
c) charakter i maksymalną kwotę każdej pozycji wydatków, która może być wypłacona przez
administratora środków zaliczkowych osobom trzecim lub pobierana od nich;
d) częstotliwość, z jaką muszą być przedstawiane dokumenty uzupełniające, procedurę
przedstawiania tych dokumentów i uzgodnienia dotyczące przekazywania ich urzędnikowi
zatwierdzającemu do rozliczenia;
e) tryb postępowania w przypadku konieczności uzupełnienia zaliczki;
f) że transakcje zaliczkowe będą rozliczane przez urzędnika zatwierdzającego nie później niż
do końca następnego miesiąca, tak aby saldo księgowe i saldo rachunku bankowego mogły
zostać uzgodnione;
g) okres ważności upoważnienia udzielonego administratorowi środków zaliczkowych przez
księgowego;
h) tożsamość wyznaczonego administratora środków zaliczkowych.
2. We wnioskach dotyczących decyzji w sprawie utworzenia konta zaliczkowego właściwy
urzędnik zatwierdzający zapewnia, że:
a) pierwszeństwo zostanie przyznane wykorzystaniu procedur budżetowych w przypadku, gdy
istnieje dostęp do centralnego skomputeryzowanego systemu rachunkowości;
b) konta zaliczkowe są wykorzystywane wyłącznie w uzasadnionych przypadkach.
118
PL
3. Administrator środków zaliczkowych może przyjmować zobowiązania prawne i dokonywać
płatności na rzecz osób trzecich na podstawie i w granicach:
a) decyzji w sprawie założenia konta zaliczkowego;
b) wcześniejszych zobowiązań budżetowych podpisanych przez właściwego urzędnika
zatwierdzającego;
c) dodatniego salda na koncie zaliczkowym, w gotówce lub na rachunku bankowym.
4. Płatności z kont zaliczkowych mogą być dokonywane przelewem bankowym, czekiem lub
w inny sposób, w szczególności gotówką i w walucie innej niż euro.
5. Po dokonaniu płatności właściwy urzędnik zatwierdzający podpisuje formalne ostateczne
decyzje walidujące lub zlecenia płatności.
Artykuł 16
Wybór administratorów środków zaliczkowych
Administratorzy środków zaliczkowych wybierani są spośród oficerów mianowanych lub
niemianowanych, osób cywilnych o równoważnym stanowisku w hierarchii służbowej, personelu
podlegającego regulaminowi pracowniczemu urzędników Wspólnot Europejskich lub personelu
podlegającemu warunkom zatrudnienia pozostałych pracowników Wspólnot Europejskich.
Administratorzy środków zaliczkowych wybierani są na podstawie swej wiedzy, umiejętności
i szczególnych kwalifikacji, potwierdzonych dyplomami lub stosownym doświadczeniem
zawodowym lub ukończeniem odpowiedniego programu szkoleniowego.
119
PL
Artykuł 17
Zasilanie kont zaliczkowych
1. Księgowy dokonuje płatności zasilających konta zaliczkowe i monitoruje te konta z punktu
widzenia otwarcia rachunków bankowych i przekazania uprawnień do składania podpisów oraz
kontroli na miejscu i na rachunkach scentralizowanych. Księgowy zasila konta zaliczkowe.
Zaliczki są wypłacane na rachunek bankowy przeznaczony na zaliczki lub w gotówce. Mogą
być wypłacane w walucie innej niż euro w granicach przewidywalnych wydatków w okresie
dwóch następnych miesięcy.
2. Konta zaliczkowe mogą być również zasilane bezpośrednio przez różne dochody lokalne, takie
jak wynikające z:
(a) sprzedaży wyposażenia;
(b) różnych spłat;
(c) odsetek.
3. Zaliczkę rozlicza się, w zakresie wydatków lub dochodów różnych lub przeznaczonych na
określony cel, zgodnie z decyzją w sprawie założenia konta zaliczkowego. Kwoty te
uwzględniane są przez urzędnika zatwierdzającego przy późniejszym uzupełnianiu odnośnych
kont zaliczkowych.
4. W celu, w szczególności, uniknięcia wszelkich ujemnych różnic kursowych administrator
środków zaliczkowych może dokonywać przesunięć środków między różnymi rachunkami
bankowymi odnoszącymi się do tej samej zaliczki.
5. Wszelkie wydatki poniesione lub dochody otrzymane poprzez konto zaliczkowe zapisywane są
bez wyrównania w księgach mechanizmu ATHENA.
120
PL
Artykuł 18
Kontrole prowadzone przez urzędników zatwierdzających i księgowych
1. Administrator środków zaliczkowych prowadzi rachunek środków finansowych, którymi
dysponuje, w gotówce oraz na rachunku bankowym oraz rachunek dokonanych płatności
i otrzymanych kwot, zgodnie z zasadami i zaleceniami wydanymi przez księgowego.
Zestawienia dla takiego rachunku są dostępne w dowolnym momencie dla właściwego
urzędnika zatwierdzającego, a wykaz transakcji wraz z dokumentami uzupełniającymi
przesyłany jest urzędnikowi zatwierdzającemu przez administratora środków zaliczkowych
w celu rozliczenia operacji zaliczkowych:
a) na zakończenie zadania administratora środków zaliczkowych, jeżeli okres jego trwania nie
przekracza miesiąca;
b) lub każdego miesiąca, w terminie trzydziestu dni od końca miesiąca.
2. Księgowy przeprowadza, lub zleca przeprowadzenie przez specjalnie upoważnioną do tego celu
osobę w swoim dziale lub w dziale zatwierdzającym, kontrole, które normalnie powinny być
przeprowadzane na miejscu i bez ostrzeżenia, aby zweryfikować istnienie środków finansowych
przydzielonych administratorom środków zaliczkowych i prowadzenie ksiąg rachunkowych
oraz aby sprawdzić, czy transakcje zaliczkowe są rozliczane w ustalonym terminie. Księgowy
przekazuje wyniki tych kontroli właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu.
Artykuł 19
Procedura udzielania zamówień
Płatności dokonane z kont zaliczkowych mogą, w granicach określonych w art. 5 ust. 4 część II
Zamówienia niniejszego aktu (5 000 EUR), polegać na zwykłym pokryciu kosztów wynikających
z faktur bez uprzedniego przyjęcia oferty. Powyższy limit może zostać zwiększony na mocy decyzji
dotyczącej założenia konta zaliczkowego lub decyzji zmieniającej warunki obsługi konta.
121
PL
ROZDZIAŁ IV - AUDYTOR WEWNĘTRZNY
Artykuł 20
Audytor wewnętrzny
3. Audytor wewnętrzny Rady Unii Europejskiej wykonuje na rzecz mechanizmu ATHENA
funkcje związane z audytem wewnętrznym zgodnie ze stosownymi standardami
międzynarodowymi. Audytor wewnętrzny weryfikuje właściwe funkcjonowanie systemów
i procedur dotyczących wykonania budżetu.
4. Audytorem wewnętrznym nie może być urzędnik zatwierdzający ani księgowy mechanizmu
ATHENA.
Artykuł 21
Obowiązki i zadania audytora wewnętrznego
7. Audytor wewnętrzny doradza mechanizmowi ATHENA w kwestii kontroli ryzyka, poprzez
wydawanie niezależnych opinii na temat jakości systemów zarządzania i kontroli oraz poprzez
wydawanie zaleceń mających na celu poprawę warunków wykonywania operacji i wspieranie
należytego zarządzania finansami.
8. W szczególności jest odpowiedzialny za:
a) ocenę przydatności i efektywności wewnętrznych systemów zarządzania i ocenę wyników
pracy działów w zakresie realizacji polityk i osiągnięcia założonych celów w odniesieniu do
związanych z nimi zagrożeń;
b) ocenę przydatności i jakości wewnętrznych systemów kontroli i audytu mających
zastosowanie w każdej operacji wykonania budżetu.
122
PL
9. Audytor wewnętrzny wykonuje swoje obowiązki we wszystkich działach uczestniczących
w poborze dochodów mechanizmu ATHENA lub realizacji wydatków finansowanych poprzez
mechanizm ATHENA. Korzysta z pełnego i nieograniczonego dostępu do wszystkich
budynków i wszystkich informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków, w razie
potrzeby na miejscu.
10. Audytor wewnętrzny dopilnowuje, żeby wszystkie osoby uczestniczące w jakimkolwiek
audycie wewnętrznym posiadały certyfikat bezpieczeństwa osobowego co najmniej na poziomie
„EU secret” lub równoważny. Dopilnowuje, aby żadne tajne lub poufne informacje nie były
niewłaściwie rozpowszechniane.
11. Audytor wewnętrzny przeprowadza w trakcie roku budżetowego jeden audyt lub więcej,
stosownie do potrzeb. Przekazuje administratorowi i Specjalnemu Komitetowi wyniki audytu
i stosowne zalecenia. Specjalny Komitet i administrator zapewniają podjęcie działań
wynikających z zaleceń wydanych po przeprowadzeniu audytu.
12. Audytor wewnętrzny przedkłada również Specjalnemu Komitetowi roczne sprawozdanie
z audytu wewnętrznego zawierające liczbę i rodzaj przeprowadzonych audytów wewnętrznych,
przedstawione zalecenia i działania podjęte na podstawie tych zaleceń.
13. Audytor wewnętrzny otrzymuje z mechanizmu ATHENA zwrot wydatków poniesionych
w związku z delegacjami w trakcie wykonywania zadań na rzecz mechanizmu ATHENA
zgodnie z zasadami mającymi zastosowanie do urzędników Sekretariatu Generalnego Rady Unii
Europejskiej takiej samej kategorii.
123
PL
ROZDZIAŁ V - ODPOWIEDZIALNOŚĆ UCZESTNIKÓW DZIAŁAŃ FINANSOWYCH
Artykuł 22
Wycofanie delegacji lub subdelegacji
1. Bez uszczerbku dla wszelkiego postępowania dyscyplinarnego, delegowanym
i subdelegowanym urzędnikom zatwierdzającym, organ, który ich delegował lub subdelegował
może w każdym momencie tymczasowo lub ostatecznie wycofać uprawnienia.
2. Bez uszczerbku dla wszelkiego postępowania dyscyplinarnego, organ, który delegował lub
subdelegował księgowych, może w każdym momencie tymczasowo lub ostatecznie zawiesić ich
w pełnieniu obowiązków.
3. Bez uszczerbku dla wszelkiego postępowania dyscyplinarnego, organ, który wyznaczył
administratorów środków zaliczkowych, może w każdym momencie tymczasowo lub
ostatecznie zawiesić ich w pełnieniu obowiązków.
Artykuł 23
Odpowiedzialność karna
1.
Niniejsze przepisy pozostają bez uszczerbku dla odpowiedzialności karnej, którą może ponieść
każdy urzędnik zatwierdzający, księgowy, urzędnik odpowiedzialny za zamówienia, urzędnik
odpowiedzialny za wykonanie budżetu lub administrator środków zaliczkowych, zgodnie
z obowiązującym prawem krajowym i z przepisami obowiązującymi w zakresie zwalczania
korupcji wśród urzędników Wspólnot Europejskich lub urzędników państw członkowskich.
2.
W przypadku niezgodnych z prawem działań, oszustw lub korupcji mogącym zaszkodzić
interesom mechanizmu ATHENA, właściwe organy krajowe zainteresowanego urzędnika
bezzwłocznie otrzymują pełne informacje umożliwiające wszczęcie postępowania
dyscyplinarnego lub sądowego zgodnie z obowiązującym prawem.
124
PL
CZĘŚĆ IV
PRZEPISY FINANSOWE MAJĄCE ZASTOSOWANIE
DO WYDATKÓW FINANSOWANYCH POPRZEZ MECHANIZM ATHENA
W OPERACJACH WOJSKOWYCH UE,
W KTÓRYCH KWATERĘ GŁÓWNĄ ZAPEWNIAJĄ PAŃSTWA CZŁONKOWSKIE UE
125
PL
PRZYPOMNIENIE: Decyzja Rady 2004/197/WPZiB wraz ze zmianami.
Artykuł 29
Zasady
...
4. W przypadku gdy realizacja wspólnych wydatków została powierzona państwu członkowskiemu, instytucji Wspólnoty
lub, w odpowiednim przypadku, organizacji międzynarodowej, wówczas - bez uszczerbku dla niniejszej decyzji powyższe państwo, instytucja lub organizacja stosuje przepisy obowiązujące w przypadku realizacji jej własnych
wydatków. Jeśli administrator bezpośrednio realizuje wydatki, jest to zgodne z zasadami mającymi zastosowanie do
wykonania sekcji budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich pt. „Rada”.
5. Administrator może jednak dostarczyć prezydencji elementy przydatne do opracowania wniosku do Rady lub
Specjalnego Komitetu w sprawie przepisów dotyczących realizacji wspólnych wydatków.
6. Specjalny Komitet może zaaprobować przepisy dotyczące realizacji wspólnych wydatków, które odbiegają od
przepisów ust. 4.
Artykuł 1
Zasada
1. W operacjach wojskowych UE, w których kwatery główne zapewniają państwa członkowskie
UE, każda kwatera główna stosuje do wydatków finansowanych wspólnie poprzez mechanizm
ATHENA zasady mające zastosowanie do wydatków finansowanych przez państwo, które
zapewnia kwaterę główną
2. Niemniej jednak w pierwszej kolejności stosuje się przepisy decyzji Rady 2004/197/WPZiB
wraz ze zmianami, w części I Przepisy finansowe mające zastosowanie do wszystkich wydatków
finansowanych poprzez mechanizm ATHENA, i w części II Zamówienia, niniejszego aktu.
126
PL
CZĘŚĆ V
PRZEPISY FINANSOWE MAJĄCE ZASTOSOWANIE
DO WYDATKÓW FINANSOWANYCH POPRZEZ MECHANIZM ATHENA
W OPERACJACH WOJSKOWYCH UE
Z UDZIAŁEM ŚRODKÓW I ZDOLNOŚCI NATO
127
PL
PRZYPOMNIENIE: Decyzja Rady 2004/197/WPZiB wraz ze zmianami.
Artykuł 29
Zasady
...
4. W przypadku gdy realizacja wspólnych wydatków została powierzona państwu członkowskiemu, instytucji Wspólnoty
lub, w odpowiednim przypadku, organizacji międzynarodowej, wówczas - bez uszczerbku dla niniejszej decyzji powyższe państwo, instytucja lub organizacja stosuje przepisy obowiązujące w przypadku realizacji jej własnych
wydatków. Jeśli administrator bezpośrednio realizuje wydatki, jest to zgodne z zasadami mającymi zastosowanie do
wykonania sekcji budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich pt. „Rada”.
5. Administrator może jednak dostarczyć prezydencji elementy przydatne do opracowania wniosku do Rady lub
Specjalnego Komitetu w sprawie przepisów dotyczących realizacji wspólnych wydatków.
6. Specjalny Komitet może zaaprobować przepisy dotyczące realizacji wspólnych wydatków, które odbiegają od
przepisów ust. 4.
Artykuł 1
Zasada
1. W operacjach wojskowych UE prowadzonych z udziałem środków i zdolności NATO, do
wydatków finansowanych wspólnie poprzez mechanizm ATHENA zastosowanie mają przepisy
finansowe NATO.
2. Niemniej jednak w pierwszej kolejności stosuje się przepisy decyzji Rady 2004/197/WPZiB
wraz ze zmianami, w części I Przepisy finansowe mające zastosowanie do wszystkich wydatków
finansowanych poprzez mechanizm ATHENA niniejszego aktu oraz przepisy zawarte w art. 2-4
poniżej.
Artykuł 2
Polityka
W każdym możliwym przypadku zamówienia do wyłącznego użytku UE należy realizować poprzez
kwatery główne UE, państwa członkowskie UE lub organy UE.
128
PL
Artykuł 3
Zakres geograficzny
1. Równe traktowanie w procedurach udzielania zamówień zapewniane jest kandydatom,
w przypadku ich udziału, z następujących krajów:
e) Belgia, Republika Czeska, Dania, Niemcy, Estonia, Grecja, Hiszpania, Francja, Irlandia,
Włochy, Cypr, Łotwa, Litwa, Luksemburg, Węgry, Malta, Niderlandy, Austria, Polska,
Portugalia, Słowenia, Słowacja, Finlandia, Szwecja i Zjednoczone Królestwo1;
f) Bułgaria i Rumunia2;
g) Turcja3;
h) Islandia, Liechtenstein, Norwegia4
Chile, Była Jugosłowiańska Republika Macedonii i Meksyk5.
i)
2. Procedury udzielania zamówień są również otwarte dla kandydatów Aruby, Kanady,
Hongkongu, Izraela, Japonii, Singapuru, Korei Południowej, Szwajcarii oraz Stanów
Zjednoczonych Ameryki6, gdy celem tych procedur jest udzielenie zamówień, których:
a) wartość szacunkowa bez podatku od wartości dodanej przekracza 137 000 EUR oraz
dotyczy dostaw i sprzętu wymienionych w załączniku I lub usług wymienionych
w załączniku II,
lub
b) wartość szacunkowa bez podatku od wartości dodanej przekracza 5 278 000 EUR i dotyczy
robót publicznych.
1
2
3
4
5
6
Państwa członkowskie UE.
Na mocy układów europejskich z obydwoma krajami (Dz.U. L 357 i L 358 z 31.12.1994).
Niewymieniony wcześniej członek NATO.
Na mocy porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym.
Na mocy umów dwustronnych (Meksyk: Dz.U. L 276 z 28.10.2000; Chile: Dz.U. L 352
z 30.12.2002; Była Jugosłowiańska Republika Macedonii: Układ o stabilizacji i
stowarzyszeniu, Dz.U. L 284 z 23.3.2004).
Porozumienie WTO w sprawie zamówień publicznych, w tym załącznik I do jego dodatku I,
którego kopię zamieszczono w załączniku I do niniejszego aktu.
129
PL
3. Procedury udzielania zamówień dla wspólnych kosztów operacji otwarte są również dla
kandydatów z państwa przyjmującego.
Artykuł 4
Odstępstwa
1. Zezwolenia na odstępstwo od przepisów art. 1 lub 3 może udzielić:
a) do kwoty 136 000 EUR, kontroler finansowy kwatery głównej sił UE;
b) powyżej 136 000 EUR i do kwoty 680 000 EUR, kontroler finansowy kwatery głównej
operacji UE;
c) powyżej kwoty 680 000 EUR, Specjalny Komitet.
2. W przypadku udzielenia zezwolenia na odstępstwo:
a) zamówienie dla operacji, które ma być finansowane wspólnie poprzez mechanizm
ATHENA musi się odbyć poprzez najskuteczniejszy proces udzielania zamówień
spełniający wymogi operacyjne i podlegający ścieżce audytu;
b) w każdym przypadku liczba kandydatów zaproszonych do negocjacji jest w możliwie
największym stopniu wystarczająca dla zapewnienia rzeczywistej konkurencji;
c) liczba dostawców zaproszonych do składania ofert nie może być mniejsza niż trzy, pod
warunkiem że wystarczająca liczba kandydatów spełnia kryteria selekcji.
_______________
130
PL