PROTOKÓŁ Poradnia Psychologiczno – Pedagogiczna w Słupsku

Starostwo Powiatowe
Słupsk
PROTOKÓŁ
kontroli
realizacji planu wydatków oraz obowiązków wynikających z kontroli zarządczej
Nazwa jednostki kontrolowanej
Poradnia Psychologiczno – Pedagogiczna w Słupsku
ul. Fabryczna 1
76-200 Słupsk
Kierownik jednostki
Jolanta Kamińska
Główny księgowy
Monika Idzik
Osoby przeprowadzająca kontrolę
Kontrolę przeprowadziły Joanna Harasimiuk i Magdalena Osman, inspektorzy w Wydziale
Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Słupsku, działając na podstawie upoważnienia NR
OR.III.077.1.39.2011 Starosty Słupskiego z dnia 2 września 2011 r. Kontrolę przeprowadzono
w dniach 05.09 – 08.09 i 13.09.2011 r.
Przedmiot i zakres kontroli
Kontrola miała na celu sprawdzenie zasadności i celowości dokonywania wydatków,
dokumentowania ich zgodnego z obowiązującymi przepisami oraz sposób ewidencjonowania
i ujmowania w sprawozdaniach budżetowych i finansowych. Czynnościom kontrolnym poddano
również sposób realizacji obowiązków wynikających z kontroli zarządczej, zgodnie z art. 68 i 69
ustawy z dn. 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Zakres
kontroli obejmował rok 2011.
Wyniki poprzedniej kontroli
Poprzednia kontrola przeprowadzona została w jednostce w dniach 27.09 – 01.10.2010 r.,
i dotyczyła przestrzegania realizacji zadań statutowych oraz gospodarki finansowej w 2010 r. oraz
prawidłowości przeprowadzania inwentaryzacji. Stwierdzono uchybienia, które nie skutkowały
wydaniem zaleceń pokontrolnych.
Ustalenia ogólne
Poradnia Psychologiczno – Pedagogiczna w Słupsku (zwana dalej „PPP”) jest jednostką
organizacyjną powiatu słupskiego działającą w formie jednostki budżetowej.
Placówka została powołana przez Koszaliński Oddział TPD we wrześniu 1961 r. W 1999 r.
organem prowadzącym stała się Rada Powiatu Słupskiego. Organem sprawującym nadzór
pedagogiczny nad działalnością jednostki jest Kuratorium Oświaty w Gdańsku. Siedziba PPP
znajduje się w budynku przy ul. Fabrycznej 1 w Słupsku.
Zadaniem jednostki jest udzielanie dzieciom i młodzieży pomocy psychologiczno –
pedagogicznej i logopedycznej, pomocy w wyborze kierunku kształcenia i zawodu. Do zadań PPP
należy także udzielanie rodzicom i nauczycielom pomocy psychologiczno – pedagogicznej
związanej z wychowaniem i kształceniem dzieci i młodzieży.
Jednostka prowadzi swą działalność w oparciu o niżej wymienione akty prawne:

Ustawa z dn. 07.09.1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004, Nr 256, poz. 2572 ze zm.);

Ustawa z dn. 26.01.1982 r. Karta nauczyciela (Dz. U. z 2006, NR 97, poz. 674 ze zm.);

Ustawa z dn. 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) –
dalej: „ufp”;

Rozporządzenie MENiS z 17.11.2010 r. w sprawie szczegółowych zasad działania
publicznych poradni psychologiczno – pedagogicznych, w tym publicznych poradni
specjalistycznych (Dz. U. Nr 228 z 2010 r., poz. 1488);

Rozporządzenie MENiS z 17.11. 2010 r. w sprawie zasad udzielania i organizacji pomocy
psychologiczno - pedagogicznej w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach (DZ.
U. Nr 228 z 2010 r., poz. 1487);

Rozporządzenie MEN z 18.09.2008 r. w sprawie sposobu i trybu organizowania
indywidualnego obowiązkowego rocznego przygotowania przedszkolnego i indywidualnego
nauczania dzieci i młodzieży (Dz. U. Nr 175 z 2008 r., poz. 1086);

Rozporządzenie MEN z dnia 18.09.2008 r. w sprawie orzeczeń i opinii wydawanych przez
zespoły orzekające działające w publicznych poradniach psychologiczno - pedagogicznych
(dz. U. Nr 173 z 2008 r., poz. 1072);

Rozporządzenie MENiS z 3.02.2009 r. w sprawie organizowania wczesnego wspomagania
rozwoju dzieci (Dz. U. Nr 23, poz. 133);

Statut.
2
Dyrektorem PPP jest Pani Jolanta Kamińska, powołana na stanowisko Uchwałą Zarządu
Powiatu Nr 17/2006 z dnia 28.12.2006 r. na okres od 01.01.2007 r. do 31.08.2011 r. Powierzenie
obowiązków Dyrektora zostało przedłużone do końca sierpnia 2016 r. Uchwałą Nr 71/2011
Zarządu Powiatu Słupskiego z dn. 09.06.2011 r.
Uchwałą Zarządu Powiatu nr 96/2011 z dnia 25.08.2011 r. udzielono pełnomocnictwa do
dokonywania czynności prawnych związanych z kierowaniem bieżącą działalnością Poradni
Psychologiczno – Pedagogicznej w Słupsku, na czas określony do dnia 31.08.2016 r., natomiast
Uchwałą nr 202/2008 Zarządu Powiatu Słupskiego z dn. 31.07.2008 r. Dyrektor PPP otrzymała
pełnomocnictwo do przygotowania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia
publicznego.
Sposób wdrożenia kontroli zarządczej w Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej
Zarządzeniem nr 38/2011 Dyrektora PPP z dn. 01.07.2010 r. ustalony został sposób
organizacji kontroli zarządczej w Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej oraz zasady jej
koordynacji. W dokumencie tym wskazane zostały cele i funkcje kontroli zarządczej oraz ogólne
zagadnienia związane z funkcjonowaniem kontroli wewnętrznej w placówce (plan kontroli,
postępowanie przedkontrolne, udokumentowanie procesu kontrolnego). Zarządzenie określa także
ogólne zasady stosowanej kontroli finansowej, o której szczegółowo traktuje Procedura obiegu
dokumentów, polityki rachunkowości oraz zakładowego planu kont w PPP w Słupsku,
wprowadzona Zarządzeniem nr 10/2010 z dn. 16.11.2010 r. (obowiązuje od stycznia 2011 r.).
Zarządzeniem nr 39/2010 Dyrektora PPP z dn. 01.07.2010 r. został ustalony Regulamin
Kontroli Zarządczej oraz zarządzania ryzykiem w PPP. W § 5 został sformułowany podstawowy
cel samokontroli, do której zobowiązano wszystkich pracowników zatrudnionych w jednostce.
W Rozdziale 4 – System kontroli zarządczej i zarządzanie ryzykiem, zostały poruszone ogólne
kwestie związane z zakresem zadań, uprawnień i odpowiedzialności pracowników poradni za
realizację powierzonych im zadań.
Dokument
określa
zasady związane z
szacowaniem
i
zarządzaniem ryzykami,
występującymi w jednostce. Uwzględnione zostały kategorie ryzyka, jego możliwe poziomy,
sposób wyboru metody przeciwdziałania ryzyku. Szablon oceny ryzyka pod względem
prawdopodobieństwa i możliwych do wystąpienia skutków wraz z przyporządkowaną punktacją.
Załącznikiem nr 3 do zarządzenia jest Arkusz identyfikacji, oceny oraz określenia metody
przeciwdziałaniu ryzyku. Zgodnie z procedurą Arkusze przedkładane są koordynatorowi w terminie
do 30 listopada każdego roku.
3
Zarządzenie 26/2011 Dyrektora PPP z dn. 05.09.2011 r. szczegółowo charakteryzuje
poszczególne standardy kontroli zarządczej w jednostce, w obszarze środowiska wewnętrznego,
celów i zarządzania ryzykiem, mechanizmów kontroli, informacji i komunikacji oraz
monitorowania i oceny, wraz ze szczegółowym opisem każdego standardu oraz zdefiniowaniem
poszczególnych wskaźników.
Zarządzeniem nr 67/2011 z dn. 27.12.2010 r. w jednostce został wprowadzony plan działań
w ramach kontroli zarządczej na rok 2011. W załączniku nr 1 zostały określone cele do realizacji na
2011 rok, w załączniku nr 2 wskazano natomiast osoby odpowiedzialne za realizację
poszczególnych celów. W załączniku trzecim Dyrektor jednostki oszacowała możliwe do
wystąpienia w 2011 roku ryzyka oraz wskazała metody jakimi będzie przeciwdziałała tym
ryzykom. Załącznik nr 4 do Zarządzenia stanowi Harmonogram działań kontrolnych realizowanych
w ramach kontroli zarządczej w PPP w Słupsku w 2011 r.
W ramach procesu zarzadzania ryzykiem kierownik jednostki co kwartał sporządza raport
okresowy z realizacji celów i zadań przez osoby za nie odpowiedzialne w stosunku do
zidentyfikowanych ryzyk mogących mieć negatywne znaczenie dla ich powodzenia.
Raport okresowy za okres od 01.01.2011 r. do 31.03.2011 r. oraz raport okresowy za okres
od 01.04.2011 r. do 30.06.2011 r. stanowi załącznik nr 1 do protokołu.
Zarządzeniem nr 30/2010 Dyrektora Poradni z dn. 01.07.2010 r. wprowadzono w jednostce
Kodeks Etyki Pracowników PPP w Słupsku. W Kodeksie zostały wskazane zasady, jakimi
powinien kierować się pracownik PPP – praworządności, niedyskryminowania, współmierności,
zakaz nadużywania uprawnień, bezstronności i niezależności, obiektywizmu, uczciwości
i uprzejmości, w kontaktach z petentami, współodpowiedzialności. Oświadczenia o zapoznaniu się
z Kodeksem etyki załączone są do akt pracowników. Do dnia kontroli nie odnotowano przypadku
naruszenia jego zasad.
Realizacja planu wydatków i dochodów w 2011 r.
Kwota wydatków i dochodów na 2011 r. ustalona została na podstawie Uchwały Nr
III/15/2010 Rady Powiatu Słupskiego z dn. 28.12.2010 r. w sprawie ustalenia budżetu powiatu na
2011 r., ze zmianami.
Plan oraz wykonanie na dzień 31.01.2011 r. wydatków oraz dochodów jednostki przedstawia
tabela:
4

Wydatki 2011 r.
Wydatki
Dział
Rozdział
Paragraf
853
Plan
Zaangażowanie
Wykonanie
Wykonanie
planu (%)
4117
4127
4177
4179
4217
4219
4247
4249
4307
4309
246 593,00
246 593,00
19 668,00
3 093,00
167 571,00
3 600,00
13 423,00
15 418,00
6 440,00
292,00
14 808,00
2 280,00
169 923,16
169 923,16
15 956,26
2 516,12
123 670,79
3 600,00
2 728,46
11 687,33
0,00
0,00
9 750,00
14,20
168 573,35
168 573,35
15 782,88
2 487,99
122 522,50
3 600,00
2 728,46
11 687,32
0,00
0,00
9 750,00
14,20
1 520 423,71
1 520 423,71
2 800,00
1 079 348,00
87 402,75
177 845,00
28 684,00
10 284,00
0,00
13 779,59
231,90
29 610,00
6 412,00
337,5
19 165,00
1 609,00
732,00
3 000,00
533,95
1 926,00
56 665,00
13,02
45,00
836 926,46
821 401,46
776,15
512 388,54
87 402,75
91 403,94
11 466,63
7 815,00
0,00
13 779,59
231,90
19 015,62
4 209,62
265,50
11 110,68
804,42
366,00
2 085,15
533,95
1 023,00
56 665,00
13,02
45,00
53,49
3020
4010
4040
4110
4120
4140
4170
4210
4240
4260
4270
4280
4300
4350
4360
4370
4410
4430
4440
4520
4700
1 564 620,00
1 542 542,00
2 800,00
1 079 348,00
88 808,00
177 845,00
28 684,00
10 284,00
375,00
19 784,00
800,00
29 610,00
6 412,00
972,00
19 165,00
1 609,00
732,00
3 000,00
1 200,00
1 926,00
67 124,00
14,00
2 050,00
4300
4410
4700
6 828,00
3 828,00
2 800,00
3 000,00
0,00
229,44
275,00
275,00
0,00
229,44
275,00
4,03
0,00
8,19
9,17
85395
854
85406
85446
5
68,36
68,36
80,25
80,44
73,12
100,00
20,33
75,80
0,00
0,00
65,84
0,62
53,25
27,72
47,47
98,42
51,40
39,98
75,99
0,00
69,65
28,99
64,22
65,65
27,31
57,97
50,00
50,00
69,51
44,50
53,12
84,42
93,00
2,20
85495
15 250,00
15 250,00
4440

15 250,00
15 250,00
15 250,00
100,00
100,00
Dochody 2011 r.
Dział Rozdział
0920
Dochody
Plan
Wykonanie
360,00
208,40
360,00
208,40
360,00
208,40
0920
1 000,00
1 000,00
1 000,00
647,06
647,06
647,06
0970
2 568,00
2 568,00
2 568,00
2 516,00
2 516,00
2 516,00
2 928,00
2 724,40
Paragraf
758
75814
853
85395
854
85406
Razem:
Sprawozdania Rb-28S, Rb-27S za czerwiec 2011 r. przekazane zostały w wymaganym terminie. Do
sprawozdania Rb-28S została sporządzona korekta, przekazana do jednostki nadrzędnej dn.
20.07.2011 r. W wyniku kontroli stwierdzono, że wykazane w sprawozdaniach wydatki były
zgodne z prowadzoną ewidencją analityczną. Suma wydatków i zobowiązań nie przekroczyła planu
finansowego. Kopia sprawozdania Rb-28S i Rb-27S na dzień 30.06.2011 r. oraz wydruk
zestawienia obrotów i sald za czerwiec 2011 r. stanowią załącznik nr 2 do protokołu.
Procedury dokumentowania i księgowania wydatków i kosztów
W
badanej
jednostce
sprawdzono
prawidłowość
dokonywania,
dokumentowania
i ewidencjonowania wydatków. Zarządzeniem Dyrektora nr 57/2010 z dn. 16.11.2010 r.
wprowadzone zostały nowe procedury obiegu dokumentów, polityki rachunkowości oraz
zakładowego planu kont w PPP.
Wyrywkowej kontroli poddano wymienione w tabeli wydatki:
nr f-ry
1891/06
firma
ProgMan
Gdynia
rodzaj
wydatku
Aktualizacja
oprogramowania
zapłata
zapłata
po
termin
przed
kwota
zapłata
termin
zapłaty
terminem
ie
(dni)
(dni)
1.002,57
6
20.06
20.06
0
0
§
4300
813003107/
00001/0028
Energa Słupsk
En. Elektr.
10/2011
Brek Słupsk
Usługa
informatyczna
844,41
20.06
20.06
0
0
4260
600
27.06
27.06
0
0
4300
FGD026738
TP SA
44/06
Usługa Tele.
458,58
24.06
24.06
0
0
29-6/11
Net
Konserwacja
systemu/obsługa
systemu
246,00
25.06
24.06
1
0
10417/2011
EEG Instytut
Warszawa
Akcesoria/usługa
273,00
01.07
29.06
2
0
4236
09853
ODDK Gdańsk Książki
PGK Słupsk
wywóz śmieci
262,51
368,52
01.07
30.06
17.06
29.06
13
1
0
0
4350
/437
0
4300
/427
0
4300
/421
0
4210
4300
Poza jednym przypadkiem uregulowania zobowiązania 13 dni przed terminem, nie stwierdzono
nieprawidłowości w tym temacie. Wszystkie faktury zostały sprawdzone pod względem
rzeczowym, legalności, celowości, gospodarności, formalno-rachunkowym, zgodności z ustawą
o zamówieniach publicznych. Nie na wszystkich fakturach widnieje adnotacja o sposobie i terminie
dokonania zapłaty.
Na wniosku w sprawie zaangażowania i celowości budżetowych w 2011 r. do faktury nr
FGD02673844/006/11 z Telekomunikacji Polskiej SA stwierdzono poprawienie dokumentu
poprzez użycie korektora oraz nadpisywanie jednego na drugim numeru dowodu księgowego. Art.
22 ust. 1 ustawy z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 Nr 152, poz. 1223 ze
zm.) za niedopuszczalne wskazuje dokonywania w dowodach księgowych wymazywania
i przeróbek, a dodatkowo ust. 3 mówi, że: „w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez
skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb,
wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile
odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.” Kopia fy nr FGD02673844/006/11 z wnioskiem o zaangażowanie środków budżetowych stanowi
załącznik nr 3 do protokołu.
Analiza dokumentacji znajdującej się w jednostce pozwoliła ustalić, że sporządzane umowy
nie są podpisywane przez Głównego Księgowego PPP. Konieczność kontrasygnaty umów wynika
z art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze
zm.) i świadczy o dokonaniu wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych
z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji.
Kopia umowy nr 87/UK/2008 z dn. 13.11.2008 r. stanowi załącznik nr 4 do protokołu.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dn. 5 lipca 2010 r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
7
samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę
poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.) jednostka winna
księgować pod datą sporządzania okresowego sprawozdania budżetowego na koncie 222 Rozliczenie dochodów budżetowych, zrealizowane dochody wynikające ze sprawozdania Rb-27S,
oraz koncie 223 - Rozliczenie wydatków budżetowych, zrealizowane wydatki wynikające ze
sprawozdania Rb-28S w korespondencji z kontem 800 - Fundusz jednostki. Badana jednostka nie
przeprowadza w/w operacji na kontach 222 i 223. Wydruk z konta 222 stanowi załącznik nr 5 do
protokołu.
W PPP w sposób nieprawidłowy przeprowadzono angażowania środków budżetowych na
rok 2011. Operację księgowania zaangażowania przeprowadzono w dn. 01.01.2011 r. na podstawie
PK nr 4/11 w wielu paragrafach przyjmując wysokości planu. Szczegółowe zestawienie
przewidywało zaangażowanie środków już na początku roku budżetowego na wydatki:

§ 3020 - Wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń: dofinansowanie do okularów, zakup
środków higieny indywidualnej,

§ 4270 - Zakup usług remontowych: z umów wynikała kwota 3.523,80 zł, zaangażowano
4.342,00 zł,

§ 4300 - Zakup usług pozostałych: usługa związana z wyrobieniem pieczątek służbowych,
usługi szklarskie/ślusarskie.
Angażowanie środków budżetowych winno odbywać się na podstawie umów, decyzji i innych
postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych
w roku bieżącym. Nie jest możliwe wcześniejsze angażowanie kwot niewynikających z żadnych
dokumentów. Analityczne zestawienie obrotów sald do konta 998 – Zaangażowanie środków
budżetowych roku bieżącego §4270, kopia PK nr 4/11 oraz zestawienie zaangażowania środków
budżetowych na 2011 r. stanowią załącznik nr 6 do protokołu.
Inwentaryzacja
Ostatnia, pełna inwentaryzacja środków trwałych w PPP przeprowadzona była za 2010 r. na
podstawie Instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej Zarządzeniem nr 12/2010 z dn. 08.03.2010 r.
W dn. 08.03.210 r. Dyrektor jednostki wydała Zarządzenie nr 13/10, które ustalało skład komisji
oraz wyznaczało terminy przeprowadzenia spisu. W związku z odejściem z pracy w trakcie
przeprowadzania czynności inwentaryzacyjnych, pracownika wyznaczonego do pracy w komisji,
sporządzony został aneks do zarządzenia z dn. 17.12.2010 r. Zarządzenie Dyrektora nr 51/2010
8
z dn. 15.10.2010 r. precyzowało majątek, który należy zinwentaryzować w terminie od 01.10.2010
do 31.12.2010 r., wg stanu na 31.12.2010 r.
Inwentaryzację przeprowadziła komisja w składzie:
- Hanna Jastrzębska - przewodniczący,
- Leszek Wodzinowski - członek komisji,
- Katarzyna Oleszkiewicz - członek komisji.
Do dokumentacji obrazującej przebieg spisu dołączone zostały oświadczenia osób materialnie
odpowiedzialnych złożone przed i po przeprowadzeniu inwentaryzacji. Przeprowadzona została na
arkuszach spisu z natury (drukach ścisłego zarachowania) ponumerowanych od nr 1 do 80,
podpisana przez wszystkie osoby uczestniczące w pracach, na ostatnim arkuszu podano informację
o pozycji kończącej spis. Sprawozdanie ze spisu i sprawozdanie końcowe komisja sporządziła
w dn. 31.12.2010 r. Spisany majątek został wyceniony i porównany z zapisami w księgach
inwentarzowych i dokumentacji księgowej.
Ponadto jednostka przeprowadziła na zakończenie roku budżetowego weryfikację aktywów
i pasywów. Protokoły z weryfikacji przedłożone w trakcie kontroli sporządzone zostały przez w/w
komisję, natomiast do bilansu jednostki za 2010 r. złożonego w Starostwie Powiatowym w Słupsku,
załączone zostały protokoły z pominięciem komisji sporządzającej, podpisane przez Głównego
Księgowego i Dyrektora. Kopia protokołu weryfikacji pozostałych aktywów i pasywów stanowi
załącznik nr 7 do protokołu.
Za nieprawidłowość w przeprowadzonej inwentaryzacji należy uznać:
1. Zarządzenie Dyrektora 13/10 i 51/10 nie wskazuje osób odpowiedzialnych za
przeprowadzenie inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald.
2. W przepisach wewnętrznych brak wskazania sposobu dokumentowania inwentaryzacji
przeprowadzonej drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi
dokumentami i weryfikacji realnej wartości składników majątkowych, oraz wskazania osób
odpowiedzialnych za jej przeprowadzenie.
3. Nie wszystkie skreślenia na arkuszach spisowych zostały parafowane przez członków
komisji inwentaryzacyjnej.
4. Na jednym arkuszach spisu z natury spisano środki trwałe powierzone różnym osobom.
5. Nie przeprowadzono inwentaryzacji paliwa znajdującego się w samochodzie służbowym.
Na ostatnim arkuszu spisu z natury umieszczono tylko zapis: „Z uwagi na zmianę ceny
paliwa, jak również brak środków na prawidłową inwentaryzację etyliny, odstąpiono od
przeprowadzenia i spisania stanu paliwa na dzień 31.12.2010 r.”.
9
Stwierdzone nieprawidłowości naruszają przepisy art. 17 ust. 2 pkt. 4, art. 22 ust. 3 ustawy z dn.
29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 Nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz postanowienia
instrukcji Inwentaryzacyjnej z dn. 03.08.2010 r.
W orzecznictwie Głównej Komisji Orzekającej i Naczelnego Sądu Administracyjnego
stwierdza się, iż wszelkie odstępstwa od warunków inwentaryzowania, wynikających z ustawy
o rachunkowości, a więc zarówno niepodjęcie inwentaryzacji, jak i niepełne jej przeprowadzenie,
czy też przeprowadzenie jej w taki sposób, że nie zostanie odzwierciedlony stan rzeczywisty
wszystkich składników majątkowych danej jednostki, musi skutkować odpowiedzialnością
sprawcy za czyn określony w art. 18 pkt. 1 ustawy z dn. 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za
naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 Nr 14, poz. 114 ze zm.). Celem
inwentaryzacji jest bowiem ustalenie stanu środków majątkowych jednostki sektora finansów
publicznych i odzwierciedlenie go w księgach rachunkowych jednostki za ten rok obrotowy, na
który przypadał termin inwentaryzacji. Należy przyjąć, że ustawodawca nie dopuszczał częściową
tylko realizację tego celu. Kopie arkuszy spisu z natury nr 29 i 40 stanowią załącznik nr 8 do
protokołu.
Likwidacja zużytego majątku
Dyrektor jednostki w dn. 15.10.2010 r. wydała Zarządzenie nr 52/2010 w sprawie
przeprowadzenia likwidacji środków trwałych oraz przedmiotów nieposiadających wartości
użytkowej. Likwidacja zużytego majątku PPP przeprowadzana była w oparciu o Zarządzenie nr
14/10 z dn. 08.03.2010 r. w sprawie powołania komisji likwidacyjnej, określenia trybu jej pracy
oraz sposobu likwidacji środków trwałych PPP w Słupsku. Do zarządzenia sporządzone zostały
załączniki:
- Załącznik nr 1 - tryb pracy komisji likwidacyjnej,
- Załącznik nr 2 - zasady likwidacji środków trwałych,
- Załącznik nr 3 stanowi wzór wniosku do komisji likwidacyjnej w sprawie likwidacji majątku,
- Załącznik nr 4 stanowi wzór protokołu likwidacyjno - kasacyjnego.
Ponadto powołana została stała komisja likwidacyjna w składzie:
- Jolanta Natora - przewodniczący,
- Małgorzata Daglis - Hopało - członek komisji,
- Honorata Jamróz - członek komisji,
- Agnieszka Wojewoda - Łukowczyk - członek komisji.
Wniosek do komisji likwidacyjnej w dn. 15.11.2010 r. złożyła Pani Jolanta Natora, został on
zaakceptowany przez Kierownika Gospodarczego Panią Annę Woronowicz oraz zatwierdzony
10
przez Dyrektora PPP. Przedmioty przeznaczone do likwidacji spisane zostały na arkuszach spisu
z natury od nr 1 do 3 (151 pozycji). Stwierdzono, że zarówno arkusze spisu z natury przeznaczone
do przeprowadzenia inwentaryzacji oraz przeznaczone do spisania likwidowanego majątku
numerację zaczynają od początku. Tym samym numeracja druków ścisłego zarachowania jakimi są
druki spisu z natury została powtórzona. W dn. 30.11.2010 r. komisja sporządziła protokół
likwidacji składników majątkowych o wartości 20.789,24 zł. W protokole zaznaczono stan, który
powodował konieczność zlikwidowania rzeczy znajdujących się we wniosku. Opinię odnośnie
braku przydatności sprzętu elektrycznego i kalkulatorów wystawił konserwator, nieprzydatność
komputerów do dalszej eksploatacji ocenił Pan […]* z firmy Usługowo - Handlowej „Break” ze
Słupska wystawiając ekspertyzę o stanie sprzętu. W protokole komisja wskazała sposób
przeprowadzenia fizycznej likwidacji spisanych przedmiotów, które zostały wyrzucone na śmietnik,
książki zniszczone w niszczarkach. Na dzień przeprowadzenia kontroli sprzęt elektryczny
i komputerowy został posegregowany i czekał na przekazanie do firmy utylizacyjnej (9 miesięcy!).
Akta osobowe pracowników oraz wydatki na wynagrodzenia
Wg stanu na dzień 30.06.2010 r. PPP zatrudnia 31 osoby, w tym:
- kadra pedagogiczna – 25 osób
- administracja – 3 osoby,
- obsługa – 3 osoby.
Lista zatrudnionych osób stanowi załącznik nr 9 do protokołu.
Wyrywkowej kontroli poddano akta osobowe i naliczenie wynagrodzeń pracowników:
1.
[….]* – nauczyciel kontraktowy, zatrudniona na stanowisku […]* od dn. 01.09.2008 r. na czas
nieokreślony, 22/22 etatu. W aktach znajduje się zapytanie o udzielenie informacji o sobie do
KRK z dn. 18.08.2008 r. z adnotacją: nie figuruje. Przyznany został dodatek za trudne warunki
pracy.
2.
[….]* - zatrudniona na okres próbny od 01.01.2011 r. do 31.03.2011 r. na stanowisku [….]*, a
następnie na czas określony od dn. 01.04.2011 r. do 30.09.2011 r. Zaznaczyć należy, że ustawa
z dn. z dn. 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.)
nie przewiduje możliwości zatrudnienia pracownika na okres próbny, umowa powinna być
podpisana jedynie na czas określony bądź nieokreślony.
3.
[….]* - zatrudniona od dn. 01.04.1993 r. na czas nieokreślony ¾ etatu, na stanowisku [….]*.
Dokumentacja kadrowa kompletna.
4.
[….]* - nauczyciel mianowany, zatrudniona od dn. 01.09.2005 r. na stanowisku [….]*.
5.
[….]* - nauczyciel dyplomowany, zatrudniona od dn. 01.10.1999 r. na stanowisku […..]*.
11
6.
[….]* - nauczyciel mianowany, zatrudniona na czas nieokreślony od dn. 01.10.2009 r., na
stanowisku [….]*, w aktach znajduje się zapytanie o udzielenie informacji o sobie z dn.
13.03.2008 z informacją: nie notowana. Pracownicy, w związku z urodzeniem dziecka w dn.
29.05.2011 r. udzielony został urlop macierzyński od 29.05.2011 r. do dnia 14.10.2011 r.
(winno być do 15.10.2011), oraz dodatkowy macierzyński 14 dni od dn. 15.10.2011 do
27.10.2011 r. (winno być od dn. 16.10.2011 do 29.10.2011 r.).
7.
[…..]* - nauczyciel dyplomowany, zatrudniona od dn. 01.09.2001 r. na stanowisku [….]*.
W jednostce obowiązuje Regulamin wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami z dn.
01.04.2009 r. wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora PPP nr 7/09 z dn. 18.03.2009 r. W załączniku
nr 2 - Tabela zaszeregowania stanowisk pracy, brak jest wykazu stanowisk urzędniczych, a tym
samym brak jest stanowiska referent, na którym zatrudniona została Pani [….]*. Zatrudnienie
referenta nastąpiło w wyniku przeprowadzonego naboru na wolne stanowisko urzędnicze,
ogłoszonego w dn. 10.06.2011 r. Jednostka ogłaszając nabór nie miała dostosowanego Regulaminu
wynagradzania oraz struktury organizacyjnej, tym samym ogłoszenie nastąpiło bez stosownych
regulacji wewnętrznych w badanej jednostce.
We wszystkich aktach znajdują się ważne badania lekarskie. Kopie dokumentów potwierdzone są
za zgodność z oryginałem.
Analiza wynagrodzeń za miesiąc czerwiec 2011 r. w/w pracowników wykazała błędne
naliczanie zasiłków chorobowych i macierzyńskich pracownikom zatrudnionych na stanowiskach
pedagogicznych. Badana jednostka w podstawie obliczenia zasiłków nie uwzględnia dodatku
stażowego. Dodatek stażowy wypłacany jest obok zasiłku chorobowego obciążając koszty
pracodawcy. W związku z tym, że w regulaminie wynagradzania nauczycieli w szkołach
i placówkach powiatu słupskiego (załącznik do Uchwały Nr XXVII/198/2009 Rady Powiatu
Słupskiego, zm. Uchwała nr IV/29/2011 z dn. 22.02.2011 r.) nie ma zapisów mówiących
o przysługującym dodatku za wysługę lat za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do
pracy wskutek choroby lub konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym
członkiem rodziny, należy dodatek stażowy wliczyć w podstawę wymiaru przysługującego zasiłku.
Kopia opinii prawnej Radcy Prawnego mgr Ireny Łońskiej stanowiąca załącznik nr 10 do protokołu
przekazana została również jednostce badanej.
Błędne naliczenie zasiłków stwierdzono na podstawie listy płac nr 83 - Lista płac
nauczycieli mianowanych, u pracownika zatrudnionego na stanowisku [….]*, Pani [….]*. Z
zapisów na liście płac wynika, że pracownik otrzymał wypłatę za 3 dni zasiłku macierzyńskiego (od
29.05 do 31.05), za 28 dni zasiłku chorobowego (od 01.06 do 28.06) pomimo, że przysługiwał już
zasiłek macierzyński oraz dodatek za staż pracy, który nie został wliczony do podstawy obliczenia
12
zasiłku. Kopia list płac nr 83 oraz obliczenia podstawy zasiłku macierzyńskiego Pani [….]* stanowi
załącznik nr 11 do protokołu.
Wynagrodzenia zasadnicze, dodatki funkcyjne i dodatki stażowe naliczone zostały na
podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz przepisów wewnętrznych.
Poniżej przedstawiono zestawienie list płac za miesiąc czerwiec 2011 r.:
Nr listy
płac
Nazwa listy płac
Wynagrodzenie
brutto
82
Lista płac dla nauczycieli dyplomowanych
42.354,88
83
Lista płac nauczycieli mianowanych
4.527,70
84
Lista płac – nauczyciele kontraktowi
8.741,87
85
Lista płac nauczycieli stażyści
4.078,00
86
Lista płac – nauczyciele kontraktowi 1-sza dodatkowa
2.266,92
87
Świadczenia urlopowe
88
Dofinansowanie do wypoczynku letniego
4.990,00
89
Lista płac dla obsługi
6.131,40
90
Lista płac dla administracji
9.399,32
91
Ryczałt za używanie prywatnego telefonu
61,00
92
Dodatek za trudne warunki pracy - stażyści
203,90
93
Dodatek za trudne warunki pracy n. kontraktowi
104,95
94
Dodatek za trudne warunki pracy n. dyplomowani
95
Dodatek za trudne warunki pracy - n. mianowani
190,65
96
Dodatek za trudne warunki pracy - n.
412,80
97
Godziny ponadwymiarowe
283,28
98
Odprawa
24.608,87
1.714,39
5.635,50
Razem wynagrodzenia brutto:
115.705,40
Składki ZUS i podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzeń finansowanych ze
środków unii europejskiej przekazany został dn. 28.06.2011 r. (WB 83) i 29.06.2011 r. (WB 44), od
wynagrodzeń finansowanych z budżetu dn. 05.07.2011 r. (WB 004/2011) i 20.07.2011 r. (WB
014/2011), od umowy zlecenia dn. 05.07.2011 r. (WB 003/2011) i 20.07.2011 r. (WB 007/2011).
Kopie deklaracji ZUS DRA 01.06.2011 oraz potwierdzenia wykonania operacji bankowych
stanowią załącznik nr 12 do protokołu.
13
Na tym kontrolę zakończono.
Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Poinformowano Dyrektora jednostki o prawie do
odmowy podpisania protokołu wraz ze złożeniem na tę okoliczność pisemnego wyjaśnienia
i żądania ponownego przebadania tematu.
Poinformowano także o prawie do zgłoszenia pisemnych wyjaśnień do treści protokołu
w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.
Wykaz załączników:
1.
Raport okresowy za okres od 01.01.2011 r. do 31.03.2011 r. oraz raport okresowy za okres
od 01.04.2011 r. do 30.06.2011 r.
2. Kopia sprawozdania Rb-28S i Rb-27S na dzień 30.06.2011 r. oraz wydruk zestawienia
obrotów i sald za czerwiec 2011 r.
3. Kopia f-ry nr FGD02673844/006/11 z wnioskiem o zaangażowanie środków budżetowych.
4. Kopia umowy nr 87/UK/2008 z dn. 13.11.2008 r.
5. Wydruk z konta 222 - Rozliczenie dochodów budżetowych.
6. Analityczne zestawienie obrotów sald do konta 998 – Zaangażowanie środków budżetowych
roku bieżącego §4270, kopia PK nr 4/11 oraz zestawienie zaangażowania środków
budżetowych na 2011 r.
7. Kopia protokołu weryfikacji pozostałych aktywów i pasywów za 2010 r.
8. Kopie arkuszy spisu z natury nr 29 i 40.
9. Lista zatrudnionych osób wg stanu na 30.06.2011 r.
10. Kopia opinii prawnej Radcy Prawnego mgr Ireny Łońskiej.
14
11. Kopia list płac nr 83 oraz obliczenia podstawy zasiłku macierzyńskiego Pani […..]*.
12. Kopie deklaracji ZUS DRA 01.06.2011 oraz potwierdzenia wykonania operacji bankowych
stanowią.
Słupsk, dnia 13 października 2011 r.
DYREKTOR
INSPEKTOR
Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej
w Słupsku
ds. kontroli
Joanna Harasimiuk
mgr Jolanta Kamińska
INSPEKTOR
ds. kontroli
Magdalena Osman
…………………………
jednostka kontrolowana
……………………..
kontrolujący
[….]* usunięto w zw. z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r., o ochronie danych osobowych (Dz. U.
z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)]
15