Definiowane przez użytkownika systemy organizacji przepływu

Definiowane przez użytkownika systemy organizacji
przepływu pracy DocuShare® firmy Xerox
Wdrożenie zorientowanych na dokumenty procesów biznesowych bez
kodowania dedykowanego (Custom Coding)
Termin „workflow” (przepływ pracy) dla różnych
osób oznacza co innego, zależnie od roli
pełnionej przez nie w danej organizacji. Dla
przeciętnego pracownika wiedzy pojęcie to
dotyczy określonych procesów biznesowych.
Przykładem może być koordynator kredytów,
zarządzający licznymi dokumentami i wieloma
etapami procesu tworzenia i obsługi wniosku
kredytowego, albo pracownik działu zasobów
ludzkich mający do czynienia z formularzami
I-9, zobowiązaniami do zachowania
poufności, formularzami zatwierdzenia pensji,
zapotrzebowaniami na usługi informatyczne
i wieloma innymi drukami i formularzami
związanymi z angażowaniem pracownika.
Automatyzacja tego rodzaju procesów
biznesowych stanowi wspólny cel całej
organizacji. Jednakże koszty konfiguracji
technicznej, aplikacji projektowania
procesów oraz kodowania dedykowanego
(Custom Coding), częstokroć niezbędnych do
automatyzacji, mogą zniechęcać wiele firm.
Szczególnie dotyczy to sytuacji, w których
taki sam proces wygląda inaczej w różnych
grupach funkcjonalnych lub w różnych działach
bądź lokalizacjach. Dylemat ten rozwiązuje
system DocuShare, opracowany przez firmę
Xerox system organizacji przepływu pracy
definiowany przez użytkownika, gdyż umożliwia
właścicielom procesów zorientowanych
biznesowo na wdrażanie procesów organizacji
przepływu pracy za pomocą trzech prostych,
dostępnych dla użytkownika metod: metodą
powiadomień, metodą obiegu dokumentów
oraz metodą reguł kontentu. Posługiwanie się
nimi nie wymaga żadnego dedykowanego
programowania ani wiedzy technicznej.
Otrzymywanie powiadomień z chwilą
zaistnienia zmiany
Obieg dokumentów do przeglądu lub
zatwierdzenia
Powiadomienia to najprostsze narzędzie
służące do definiowania schematów organizacji
przepływu pracy oraz informowania odbiorców
poczta elektroniczna o każdorazowej
zmianie obiektu DocuShare. Zarejestrowani
użytkownicy mogą szybko konfigurować
powiadomienia dla siebie i innych osób
(łącznie z niezarejestrowanymi, zewnętrznymi
użytkownikami systemu DocuShare) o
zdarzeniach wyzwalających określone działania,
np.:
Obieg dokumentów wykracza poza podstawowe
powiadamianie pocztą elektroniczną służące
automatyzacji procesów związanych z
dokumentami i wymaga podjęcia określonego
działania po otrzymaniu dokumentu. Obejmuje
nawet potwierdzenie, że osoba proszona o
przejrzenie lub zatwierdzenie kontentu ma do
tego odpowiednie uprawnienia, co nie jest bez
znaczenia dla bezpieczeństwa dokumentów
podczas procesów organizacji przepływu pracy,
angażujących grupy uczestników.
• dodaniu kontentu do zbioru lub usunięciu
kontentu,
Łatwe w obsłudze metryczki obiegu cechują
się znaczną uniwersalnością i pozwalają
zarejestrowanym użytkownikom w pełni
kontrolować przebieg procesu przeglądu i
zatwierdzania dokumentów. Użytkownicy ci
mogą m.in.:
• edytowaniu dokumentu,
• zmianie właściwości dokumentu lub
zezwoleń,
• zablokowaniu, odblokowaniu lub sprawdzeniu
dokumentu,
• zmianie przynależności dokumentu.
Podejście to najlepiej nadaje się do prostych
schematów, ułatwiających procesy zwykle
realizowane ręcznie, np. powiadamianie
szefa rekrutacji o dodaniu do zbioru nowej
charakterystyki w związku z otwarciem
nowego postępowania rekrutacyjnego, albo
powiadamianie członków zarządu, że dostępny
jest już protokół z ostatniego posiedzenia.
• określać działania, jakie ma podjąć odbiorca
dokumentu (przegląd, aprobata, potwierdzenie
odbioru),
• wskazywać, czy dokument powinien
dotrzeć do całej grupy jednocześnie, czy
do poszczególnych odbiorców w określonej
kolejności,
• zamieszczać w e-mailu obiegowym instrukcje
dotyczące działań oczekiwanych od każdego
odbiorcy,
• określać, kto musi odpowiedzieć na żądanie:
jedna osoba, większość odbiorców czy wszyscy
odbiorcy,
• określać czy, jak i kiedy rozszerzać obieg,
jeżeli wymagana liczba uczestników nie
Jak działa proces organizacji przepływu pracy
Obieg i
zatwierdzeniel
Przejrzane dokumenty umieszcza się w
folderze Pending Approval (Czekające na
zatwierdzenie) w celu ich przejrzenia
przez dział prawny.
Odrzucone
Użytkownicy skanują lub ładują
dokumenty do folderu Review (Przegląd)
zgodnie z uprzednio ustaloną regułą
kontentu.
Dokumenty są automatycznie kierowane
do zespołu projektu do wykorzystania, a
następnie do szefa zespołu w celu
zatwierdzenia.
Dodanie dokumentu do folderu Rejected
(Odrzucone) automatycznie generuje
powiadomienie zespołu projektu.
Zatwierdzone dokumenty są publikowane
i udostępniane ogółowi.
odpowie w określonym terminie.
• Określać pojedynczy krok obiegu obejmujący
jedną czynność, np. przesłanie dokumentu
użytkownikom do zatwierdzenia, lub kilku
kolejnych kroków automatyzujących bardziej
pracochłonne procesy obróbki dokumentu.
Wariant obiegu dokumentów dobrze pasuje do
wielu procesów biznesowych, od podstawowego
procesu przeglądania i zatwierdzania
dokumentów przez jedną osobę do
wieloetapowych procesów angażujących duże
zespoły i cechujących się licznymi poziomami
zatwierdzania, cyklami edytowania i fazami
zbierania informacji. Dobrym przykładem tego,
co można osiągnąć wykorzystując jedynie
funkcje obiegu systemu DocuShare, jest typowy
proces oceny pracownika:
Przykładowo reguły kontentu mogą oznaczać
pewne foldery jako zakończone lub gotowe
do przejrzenia, a następnie przesuwać je
do przestrzeni roboczej lub zbioru do użycia
w następnym etapie procesu organizacji
przepływu pracy. Dzięki tym możliwościom
metoda reguł kontentu idealnie nadaje
się do obsługi wniosków kredytowych i
tym podobnych procesów, wymagających
automatycznej modyfikacji opisu kontentu,
formatu lub lokalizacji.
• każdy uczestnik procesu otrzymuje
elektroniczną metryczkę obiegu dokumentu
oceny, wraz e-mailem wprowadzającym
precyzującym wymagania dotyczące
postępowania z dokumentem oraz termin
wykonania (bazują one na ustawieniach
przewodnika obiegowego),
Użytkownik może utworzyć regułę zaznaczającą
folder jako „wniosek kredytowy wypełniony,
kredyt czeka na weryfikację przed podpisaniem”
w momencie pojawienia się w zbiorze
podpisanych oświadczeń o ujawnieniu. Ta
sama reguła może również powodować
skopiowanie folderu do przestrzeni roboczej
osoby podpisującej z jednoczesnym wysłaniem
do niej e-maila informującego o gotowości
wniosku do przejrzenia. Metodą obiegu ani
metodą powiadomień nie da się tego uzyskać.
Jednakże zarówno powiadomienia, jak i obieg
dokumentów mogą być uruchamiane pod
kontrolą reguły kontentu (lub uruchamiane
przez zmianę dokonaną wskutek działania reguł
kontentu).
• w pierwszym etapie prosi się większość
współpracowników o komentarze i uwagi,
• po zakończeniu pierwszego etapu zadaniem
kierownika jest edycja dokumentu, który potem
jest kierowany do działu zasobów ludzkich w
celu przeglądu,
• po ostatecznym zatwierdzeniu dokument
oceny wraca do przełożonego, który zapoznaje
z nim pracownika.
Każdy zarejestrowany użytkownik może szybko
utworzyć metryczkę obiegu, wskazującą
czynność lub działanie, jakie odbiorca
powinien podjąć: zaaprobować lub odrzucić
dokument, przejrzeć dokument i wprowadzić
ewentualne poprawki lub zmiany, lub
potwierdzić odbiór dokumentu. Definiowanie
kolejności obiegu jest równie proste, polega
na wyborze jednej z czterech możliwości: po
kolei, równocześnie z odpowiedzią od jednego,
jednocześnie z odpowiedzią od wszystkich,
oraz jednocześnie z odpowiedzią od większości.
Wykorzystanie reguł kontentu do
automatyzacji procesu
Reguły kontentu wykraczają poza podstawowe
funkcjonalności obiegu dokumentów,
umożliwiając użytkownikom łatwe definiowanie
zaawansowanych, zorientowanych na
dokumenty procesów organizacji przepływu
pracy. Każda reguła kontentu zawiera trzy
składowe: zdarzenia wyzwalające (podobne do
stosowanych w metodzie powiadomień), filtry
kontentu (warunki, które muszą być spełnione,
aby uruchomić działanie określone regułą),
oraz samo działanie. W odróżnieniu od metody
przeglądu i zatwierdzenia, w której zmiana
stanu dokumentu w procesie organizacji
przepływu pracy wymaga podjęcia przez
osobę działania związanego z dokumentem,
w metodzie reguł kontentu właściwości
dokumentu mogą być automatycznie
zmieniane bez udziału czynnika ludzkiego.
Chcesz wiedzieć więcej?
W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji prosimy o kontakt pod numerem
+48 42 230 20 30 lub odwiedzenie strony docushare.xsystem.pl
© 2014 Xerox Corporation. Wszelkie prawa zastrzeżone. Xerox®, znak Sphere of Connectivity oraz DocuShare® są zastrzeżonymi znakami handlowymi Xerox Corporation na terenie USA i/lub innych krajów. 2/2014
Integratorzy systemów mogą w razie
potrzeby skorzystać z narzędzia DocuShare
Enterprise Workflow do dalszego rozszerzenia
funkcjonalności reguł kontentu dostępnego
w systemie DocuShare. Narzędzie Enterprise
Workflow umożliwia integratorom generowanie
dedykowanych, indywidualnych zdarzeń
wyzwalających reguły kontentu oraz
definiowanie działań, które będą wykorzystane
w procesach organizacji przepływu pracy
zarządzanym przez system DocuShare.
Definiowane przez użytkownika procesy
organizacji przepływu pracy stanowią jedną z
kluczowych cech produktów Xerox DocuShare,
umożliwiającą organizacjom efektywniejsze
pozyskiwanie, współdzielenie, automatyzację
i wykorzystywanie kontentu niezbędnego do
najważniejszych funkcji biznesowych.