Zasady realizacji Programu Erasmus na UZ 09_10

Zielona Góra, 30.03.2009
Zasady realizacji Programu Uczenie się przez całe
Ŝycie/Erasmus w roku akademickim 2009/10
I.
ZASADY OGÓLNE
Nadzór nad realizacją Programu na Uniwersytecie Zielonogórskim sprawuje Prorektor ds.
Nauki i Współpracy z Zagranicą.
Zasady realizacji oraz rekrutacji są publikowane na stronie Działu Współpracy z Zagranicą,
sekcja Erasmus: www.dwz.uz.zgora.pl.
II. MOBILNOŚĆ STUDENTÓW
Rekrutacja
Rekrutacja na wyjazdy w kolejnym roku akademickim jest ogłaszana po złoŜeniu do
Narodowej Agencji wniosku na realizację programu w kolejnym roku akademickim.
Zasady rekrutacji są podawane do publicznej wiadomości, poprzez publikację na stronie
uczelni.
W przypadku małej ilości zgłoszeń i niewyczerpania limitów miejsc na wyjazdy studentów, na
początku roku akademickiego ogłasza się rekrutację uzupełniającą.
Procedura aplikacyjna na wyjazd w ramach programu Erasmus jest dwuetapowa. Student
musi najpierw zostać zakwalifikowany przez uczelnię macierzystą, a następnie uzyskać
akceptacje uczelni/instytucji goszczącej.
Podstawowe kryteria formalne
•
•
•
•
•
•
kandydat powinien posiadać polskie obywatelstwo;
powinien być oficjalnie zarejestrowany na kierunku studiów prowadzącym do
otrzymania tytułu licencjata/ inŜyniera, magistra lub doktora;
powinien być (w momencie wyjazdu) studentem co najmniej drugiego roku studiów
pierwszego stopnia;
student powinien posiadać dobrą średnią ocen i dobrą znajomość języka obcego
kraju docelowego lub języka wykładowego uczelni/instytucji goszczącej;
studentowi, który wcześniej korzystał ze stypendium Programu SOCRATES/Erasmus
lub LLP/Erasmus nie moŜna przyznać prawa do ponownego wyjazdu w ramach
realizacji studiów, moŜna natomiast zakwalifikować go do wyjazdu na praktyki;
w czasie trwania stypendium nie jest moŜliwe korzystanie z dofinansowania
oferowanego przez inne programy Unii Europejskiej;
1
•
zatwierdzony przed wyjazdem za granicę Learning Agreement (porozumienie o
programie zajęć dla studentów wyjeŜdŜających na studia) lub Training Agreement
(porozumienie o programie praktyki dla studentów wyjeŜdŜających na praktyki).
Wyjazd na studia:
Uczelniane zasady składania wniosków o przyznanie stypendium
Student zainteresowany otrzymaniem stypendium składa do Działu Współpracy z Zagranicą
następujące dokumenty:
•
•
•
formularz
zgłoszeniowy
pobrany
ze
strony
internetowej:
www.dwz.uz.zgora.pl>>Erasmus>>Formularze wraz z ewentualnymi
załącznikami (np. opinia opiekuna roku, opinia Parlamentu Studenckiego,
zaświadczenia z odbytych praktyk zawodowych, wolontariatu lub udziału
w konferencjach itp. dokumenty świadczące na korzyść studenta),
zaświadczenie z Dziekanatu o średniej ocen za ostatni okres
rozliczeniowy (semestr) wraz z wykazem zaliczeń za dotychczasowy
okres kształcenia.
dokument potwierdzający znajomość języka obcego (np.: certyfikat,
zaświadczenie ze szkoły językowej, zaświadczenie od prywatnego
nauczyciela, zaświadczenie od nauczyciela akademickiego).
Terminy aplikowania
Terminy przyjmowania dokumentów ustala Koordynator Uczelniany Programu i po
zatwierdzeniu ich przez Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą publikuje na stronie
internetowej DWZ. Rekrutacja podstawowa nie powinna trwać dłuŜej niŜ do końca maja
2009 r.
W przypadku, gdy liczba zgłoszeń i zakwalifikowanych osób w rekrutacji wiosennej będzie
niŜsza niŜ ilość miejsc zakontraktowanych w ramach umów lub nie będzie wyczerpywać
środków finansowych przeznaczonych na wyjazdy studentów na studia, na początku roku
akademickiego 2009/10 zostanie ogłoszona uzupełniająca rekrutacja.
Termin składania zgłoszeń na wyjazdy w semestrze letnim nie moŜe upływać później niŜ do
końca listopada 2009.
Kwalifikacja
•
Dokumenty kandydatów są przekazywane koordynatorom wydziałowym (bądź
Dziekanom), którzy dokonują kwalifikacji studentów na podstawie złoŜonych
dokumentów i rozmowy kwalifikacyjnej (w języku polskim lub obcym). Następnie
koordynatorzy wydziałowi sporządzają Protokół z rekrutacji studentów, który wraz
z listą osób zakwalifikowanych i rezerwowych jest zatwierdzany przez Dziekana
Wydziału/Rady Wydziału. Oryginał dokumentu zostaje przekazany do Koordynatora
Uczelnianego, a kopia do Dziekanatu.
Zasady aplikacyjne obowiązujące w uczelniach partnerskich
Studenci zakwalifikowani na wyjazd przygotowują dokumenty aplikacyjne do uczelni
partnerskiej. Dokumenty powinny być pobrane ze strony uczelni partnerskiej i powinny
zawierać m.in.:
• dokument aplikacyjny,
• Porozumienie o programie zajęć/Learning Agreement
oraz inne wymagane dokumenty.
2
Porozumienie o programie zajęć/Learning Agreement musi zostać przygotowane
w porozumieniu z koordynatorem wydziałowym oraz przez niego podpisane oraz
zatwierdzone przez Dziekana. LA jest podstawą do odbywania studiów w zagranicznej
uczelni.
Student powinien równieŜ zapoznać się z zasadami przyznawania zakwaterowania na
uczelni goszczącej i jeśli to moŜliwe dołączyć wypełniony formularz dotyczący
zakwaterowania do dokumentów aplikacyjnych.
Komplet dokumentów aplikacyjnych naleŜy dostarczyć do Koordynatora Uczelnianego
Programu Erasmus w okresie umoŜliwiającym ich terminowe wysłanie do uczelni
partnerskiej. Termin wysłania dokumentów jest uzaleŜniony od uczelni partnerskiej, dlatego
wcześniej naleŜy zapoznać się z warunkami przyjęcia w ramach programu Erasmus (termin
jest najczęściej publikowany na stronie internetowej partnera).
Na podstawie listu akceptującego (lub innej pisemnej informacji) wystosowanego przez
uczelnię goszczącą student otrzymuję umowę na wyjazd Erasmus.
Wyjazd na praktykę:
Student zainteresowany otrzymaniem stypendium składa do Koordynatora Uczelnianego
programu Erasmus (Dział Współpracy z Zagranicą) następujące dokumenty:
•
•
•
•
•
formularz
zgłoszeniowy
pobrany
ze
strony
internetowej:
www.dwz.uz.zgora.pl>>Erasmus >>Formularze
list motywacyjny kierowany do instytucji, w której ma się odbywać praktyka
wraz z Ŝyciorysem zawodowym (CV), przygotowane w języku kraju
docelowego lub języku, który obowiązuje w danej instytucji;
zaświadczenie z Dziekanatu o średniej ocen za ostatni okres
rozliczeniowy (semestr),
zgoda Dziekana Wydziału na indywidualną organizację studiów (jeśli
praktyka miałaby odbywać się w trakcie roku akademickiego);
dokument potwierdzający znajomość języka obcego (np: certyfikat,
zaświadczenie ze szkoły językowej, zaświadczenie od prywatnego
nauczyciela, zaświadczenie od nauczyciela akademickiego).
Terminy aplikowania
DWZ przyjmuje zgłoszenia studentów na wyjazdy na praktyki zagraniczne zgodnie
z terminami podanymi w procesie rekrutacji na studia, w przypadku braku zgłoszeń
złoŜonych w ww. terminach aplikacje będą rozpatrywane w sposób ciągły do momentu
wykorzystania środków finansowych.
Kwalifikacja
•
Dokumenty kandydatów są przekazywane koordynatorom wydziałowym (bądź
Dziekanom), którzy dokonują kwalifikacji studentów na podstawie złoŜonych
dokumentów i rozmowy kwalifikacyjnej (w języku polskim lub obcym). Następnie
koordynatorzy wydziałowi sporządzają Protokół z rekrutacji studentów na wyjazd,
który jest przekazywany do Dziekana Wydziału/Rady Wydziału do zatwierdzenia.
Oryginał dokumentu wraz z listami osób zakwalifikowanych i rezerwowych jest
przekazywany Koordynatorowi Uczelnianemu, natomiast kopia do Dziekanatu.
•
W przypadku aplikacji złoŜonych po zamknięciu rekrutacji – decyzję o kwalifikacji
kandydata na wyjazd podejmuje koordynator wydziałowy/Dziekan.
3
W przypadku spłynięcia większej ilości zgłoszeń wyjazdów na praktyki niŜ środków
zagwarantowanych na realizację wymiany – pierwszeństwo w przyznaniu stypendiów będą
miały osoby:
- które osiągnęły najlepsze wyniki w nauce
- nie były wcześniej stypendystami programu Erasmus
W takim przypadku ostateczną decyzję o kwalifikacji kandydatów podejmuje Prorektor ds.
Nauki i Współpracy z Zagranicą.
Miejsce praktyki
Student moŜe skorzystać z oferty praktyk publikowanej na stronie internetowej Działu
Współpracy z Zagranicą. MoŜe równieŜ samodzielnie wskazać instytucję, w której praktykę
chciałby odbywać.
Praktyka odbywa się na podstawie podpisanego Porozumienia o programie praktyk/Training
Agreement (wraz z Kartą Jakości Praktyk), który zostaje uzgodniony pomiędzy studentem,
uczelnią a instytucją partnerską.
W przypadku wyjazdu na praktyki konieczna jest pisemna akceptacja studenta ze strony
instytucji partnerskiej, która daje podstawy do wystawienia umowy o grant Erasmus.
Ubezpieczenie
KaŜdy stypendysta Erasmusa jest zobowiązany ubezpieczyć się przed wyjazdem i uzyskać
odpowiednie ubezpieczenie zdrowotne. Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego
wydawana przez NFZ gwarantuje podstawowe ubezpieczenie zdrowotne; Karta obowiązuje
tylko w krajach Unii Europejskiej i obejmuje tylko część świadczeń związanych z leczeniem.
Na wniosek zainteresowanego pracownik Działu Współpracy z Zagranicą wystawia
zaświadczenie o wyjeździe na studia/praktyki zagraniczne, na podstawie którego NFZ
wydaje studentowi Europejską Kartę Zdrowia. Zalecane jest takŜe wykupienie innego
ubezpieczenia: od nieszczęśliwych wypadków (np. Euro 26) oraz w przypadku praktyki
zagranicznej ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.
4. Umowa i wypłata stypendium
Umowa zostaje sporządzoną w dwóch egzemplarzach: jeden dla uczelni, drugi dla
studenta. Na podstawie umowy wypłacane jest studentowi stypendium. Wypłata grantu
następuje w ratach w sposób określony w umowie. Umowa określa równieŜ zasady
rozliczenia pobytu w ramach Programu.
Ostateczne wysokości stawek stypendium zostaną ustalone po otrzymaniu z Narodowej
Agencji informacji o wysokości grantu na rok 2009/10.
5. Rozliczenie/przedłuŜenie pobytu
Po powrocie ze stypendium student zobowiązany jest przedstawić Koordynatorowi
Uczelnianemu (Dział Współpracy z Zagranicą) komplet dokumentów:
Wyjazd na studia:
•
•
•
wykaz uzyskanych zaliczeń (Transcript of Records);
zaświadczenie potwierdzające okres pobytu;
wypełnioną Ankietę Stypendysty Erasmus (forma on-line).
4
Wyjazd na praktyki:
•
•
•
•
zaświadczenie zaliczenia praktyki wraz z oceną;
zaświadczenie potwierdzające okres pobytu;
dzienniczek praktyk z odbytej praktyki;
wypełnioną Ankietę Stypendysty Erasmus (forma on-line).
Oryginały dokumentów dotyczące przebiegu studiów i praktyki odbytej za granicą
przekazywane są przez DWZ do Dziekanatu (z wiadomością do koordynatora wymiany na
wydziale) i są dołączane do akt studenta.
Student przebywający juŜ na Stypendium Erasmus ma moŜliwość przedłuŜenia pobytu
i otrzymania grantu na kolejny semestr pod warunkiem, Ŝe:
• przedłuŜenie pobytu dotyczy przedłuŜenia na semestr letni;
• student uzyskał zaliczenia za pierwszy semestr i uzyskał pisemną zgodę
koordynatora wydziałowego/Dziekana Wydziału na przedłuŜenie pobytu oraz
pisemną zgodę instytucji goszczącej na przedłuŜenie pobytu;
• uczelnia dysponuje jeszcze środkami na wypłaty stypendiów Erasmus na dany rok
akademicki.
PrzedłuŜenia
praktyki
są
moŜliwe
po
otrzymaniu
zgody
koordynatora
wydziałowego/Dziekana Wydziału oraz instytucji goszczącej. PrzedłuŜenie finansowania
zaleŜy od dostępności środków finansowych programu Erasmus, przeznaczonych na
wypłatę stypendiów na praktyki.
III. MOBILNOŚĆ PRACOWNIKÓW
Pracownicy uczelni mają moŜliwość uzyskania stypendium na wyjazdy w celu:
•
•
Prowadzenia zajęć dydaktycznych (tzw. Teaching Staff Mobility)
Szkoleniowym (Staff Training Mobility)
Podstawowe kryteria formalne:
Do udziału w programie są uprawnieni:
•
•
pracownicy uczelni posiadający polskie obywatelstwo
osoby nie będące obywatelami polskimi, posiadający obywatelstwo krajów Unii
Europejskiej bądź mający kartę stałego pobytu lub status uchodźcy.
Kryteria podstawowe stawiane kandydatom do wyjazdu:
•
•
kompetencje językowe;
doświadczenie zawodowe.
Osoby zainteresowane wyjazdem powinny w terminie wyznaczonym przez Koordynatora
Uczelnianego (publikowane na stronie Działu Współpracy z Zagranicą) złoŜyć w Dziale
Współpracy z Zagranicą swoje zgłoszenie zatwierdzone przez przełoŜonego. Zgłoszenie
zawiera:
•
Formularz zgłoszeniowy pobrany ze strony internetowej Działu Współpracy
z Zagranicą, sekcja Erasmus: www.dwz.uz.zgora.pl
• Indywidualny Program Nauczania
Na podstawie złoŜonych aplikacji zostanie dokonana kwalifikacja kandydatów do wyjazdu.
Decyzję dotycząca osób zakwalifikowanych do wyjazdu podejmuje Prorektor ds. Nauki i
5
Współpracy z Zagranicą. Osoby, które nie zostały zakwalifikowane do wyjazdu zostaną
wpisane na listę oczekujących.
W przypadku niewyczerpania środków finansowych – dodatkowe aplikacje będą
przyjmowane w sposób ciągły do wyczerpania środków z grantu.
Zasady Realizacji wyjazdów:
Wyjazd w celu realizacji zajęć dydaktycznych (tzw. Teaching Staff Assignments )
•
•
•
•
wyjazdy w ramach Teaching Staff Assignments mają na celu prowadzenie zajęć
dydaktycznych w uczelni partnerskiej dla studentów tej uczelni;
pobyt w uczelni zagranicznej moŜe trwać od kilku dni do 6 tygodni;
minimalna liczba przeprowadzonych zajęć dydaktycznych wynosi 5 godzin (przy
wyjazdach trwających tydzień lub mniej);
przed wyjazdem nauczyciel akademicki jest zobowiązany ustalić planowany program
dydaktyczny w zagranicznej uczelni (Indywidualny Program Nauczania), który musi
zatwierdzić uczelnia macierzysta i goszcząca. Indywidualny Program Nauczania jest
podstawą do realizacji wyjazdu. Na podstawie Indywidualnego Programu nauczania
przygotowywana jest Umowa na wyjazd w celach dydaktycznych.
W przypadku duŜej ilości zgłoszeń pierwszeństwo na wyjazdy kadry w celach dydaktycznych
będą mieli koordynatorzy oraz młodzi pracownicy naukowi (dorobek naukowy).
Wyjazd szkoleniowy
Ze stypendium na wyjazd szkoleniowy mogą skorzystać pracownicy uczelni – nauczyciele
akademiccy i inni pracownicy.
Pracownicy uczelni mogą wyjechać do partnerskich uczelni albo do instytucji
nieakademickich za granicą (np. przedsiębiorstw, placówek badawczych, organizacji) w celu
doskonalenia swoich umiejętności i kwalifikacji, wymiany doświadczeń, poszerzania wiedzy
w danej dziedzinie (udział w szkoleniach, seminariach, warsztatach, wizyta studyjna, itp.).
Pobyt w zagranicznej instytucji moŜe trwać od 1 do 6 tygodni.
Podstawą realizacji wyjazdu tego typu jest Indywidualny Plan Pracy (Individual Work
Programme) przygotowany przez pracownika. Plan ten musi zostać zaakceptowany przez
macierzystą uczelnię i instytucję goszczącą oraz podpisany przez wszystkie trzy strony (obie
instytucje i pracownika).
Pierwszeństwo kwalifikacji
nieakademickim.
na
wyjazdy
szkoleniowe
przysługuje
pracownikom
Wyjazdy realizowane są zgodnie z procedurą wyjazdów zagranicznych obowiązującą na
uczelni. Minimum 14 dni przed planowaną realizacją wyjazdu do Działu Współpracy
z Zagranicą naleŜy dostarczyć Polecenie wyjazdu słuŜbowego wraz z podpisaną
i zatwierdzoną przez instytucję przyjmującą ostateczną wersję Indywidualnego Programu
Nauczania/Indywidualnego Programu Pracy.
Umowa o wypłatę grantu (stypendium)
Pracownik realizujący wyjazd podpisuje umowę z Uczelnią o wypłatę grantu Erasmus.
Ostateczna wysokość stawek stypendium zostanie określona po otrzymaniu z Narodowej
Agencji Programu Erasmus informacji o wysokości grantu na rok 2009/10.
6
Rozliczenie wyjazdu:
Po zrealizowaniu wyjazdu pracownik zobowiązany jest dostarczyć Uczelni następujące
dokumenty:
•
•
zaświadczenie z instytucji przyjmującej potwierdzającej okres pobytu oraz ilość
przeprowadzonych zajęć dydaktycznych lub Ŝe planowany program nauczania/ pracy
został zrealizowany;
sprawozdanie z wyjazdu – Ankietę Stypendysty Erasmus (forma on-line).
Wizyta monitorująca
Pracownicy zaangaŜowani w realizację programu na uczelni mają moŜliwość odbycia tzw.
wizyty monitorującej w instytucji partnerskiej. Celem wizyty jest monitorowanie osiągnięć
studentów przebywających na stypendium oraz realizacji postanowień umowy partnerskiej.
Zgłoszenia na wizyty monitorujące naleŜy kierować poprzez złoŜenie formularza
zgłoszeniowego za pośrednictwem DWZ do Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą.
Wyjazdy realizowane są zgodnie z procedurą uczelnianą dotycząca wyjazdów
zagranicznych. Finansowanie wyjazdu opiera się o krajowe przepisy dotyczące słuŜbowych
wyjazdów zagranicznych.
Przyjęcie studenta z zagranicy
Student zagraniczny zainteresowany odbyciem studiów na Uniwersytecie Zielonogórskim
zobowiązany jest postarzyć do Działu Współpracy z Zagranicą UZ wypełniony formularz
zgłoszeniowy: Application form dostępny na stronie: www.dwz.uz.zgora.pl wraz z programem
studiów: Learning Agreement zatwierdzonym przez swoją uczelnię macierzystą.
Na podstawie formularza zgłoszeniowego Dział Współpracy z Zagranicą przygotowuje
Skierowanie na studia na stosownym Wydziale. Dokumenty są przekazywane do
Dziekanatu, który rejestruje studenta w wykazie studentów UZ i wydaje legitymację
studencką.
Student zagraniczny zwolniony jest z opłat za studia.
Potwierdzeniem zaliczenia programu studiów jest Wykaz zaliczeń (Transcript of Records)
podpisany przez Dziekana Wydziału. Wykaz zaliczeń przygotowany jest przez koordynatora
na wydziale na podstawie karty zaliczeń. Oryginał dokumentu jest przekazywany studentowi
lub uczelni partnerskiej.
Zatwierdził:
Prof. dr hab. Czesław Osękowski
Rektor
7