004 harmonogram przekazywania dokumentacji do

Elektronicznie podpisany przez:
Jerzy Leszczyński; Starostwo Powiatowe w Kołobrze
dnia 18 stycznia 2017 r.
ZARZĄDZENIE NR 4/2017
STAROSTY KOŁOBRZESKIEGO
z dnia 18 stycznia 2017 r.
w sprawie określenia harmonogramu przekazywania dokumentacji spraw
zakończonych do archiwum zakładowego
Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym
(t.j. Dz. U. 2016 r. poz. 814), § 63 ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej, § 10 ust. 2, § 16 ust.1 i 2
Instrukcji archiwalnej, stanowiących załączniki nr 1 i 6 do rozporządzenia Prezesa Rady
Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych
rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji archiwów zakładowych (t.j.
Dz. U.
2011 r.
Nr 14 poz. 67 i Nr 27 poz. 140),
§
8 ust. 3 pkt 7 Regulaminu
Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kołobrzegu, stanowiącego załącznik do uchwały
Nr XX/141/2012 Rady Powiatu w Kołobrzegu z dnia 19 czerwca 2012 r. z późn. zm.
zarządza się, co następuje:
§ 1. Określa się harmonogram przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego,
stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom komórek organizacyjnych.
§ 3. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia sprawuje Sekretarz Powiatu.
§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Starosta Kołobrzeski
Tomasz Tamborski
Id: 93F010CD-10A3-4A45-B9CA-62F1DF66675D. Podpisany
Strona 1
Załącznik do Zarządzenia Nr 4/2017
Starosty Kołobrzeskiego
z dnia 18 stycznia 2017 r.
Harmonogram przekazywania dokumentacji do Archiwum Zakładowego
Zgodnie z § 63 ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej teczki przekazuje się do archiwum
zakładowego po upływie dwóch lat licząc od pierwszego stycznia roku następującego po
roku ich zakończenia. W związku z wejściem w życie Instrukcji kancelaryjnej z mocą
obowiązywania od 01 stycznia 2011 roku, w 2017 roku będzie przyjmowana
dokumentacja wytworzona do 2014 roku włącznie.
Harmonogram przyjęć dokumentacji do archiwum zakładowego przedstawia się
następująco:
1) Wydział Ochrony Środowiska, Wydział Geodezji Gospodarki Nieruchomościami (zmiana
kwalifikacji dokumentacji- decyzje ws. podziału działek, kategoria archiwalna „A”) - I lub
II połowa marca,
2) Powiatowy Rzecznik Konsumenta - II połowa marca,
3) Biuro Kadr - II połowa marca,
4) Audytor Wewnętrzny - I połowa kwietnia,
5) Wydział Edukacji i Kultury - I połowa kwietnia,
6) Biuro Rzecznika Prasowego - II połowa kwietnia,
7) Wydział Organizacji i Spraw Społecznych - II połowa kwietnia,
8) Wydział Finansów i Budżetu - I połowa maja,
9) Wydział Inwestycji i Zamówień Publicznych, Biuro Rady i Zarządu Powiatu- I połowa
maja,
10) Wydział Komunikacji - I połowa czerwca,
11) Biuro Zarządzania Kryzysowego i Spraw Obronnych- I połowa czerwca,
12) Archiwum Zakładowe - II połowa czerwca.
Przejęcie akt poprzedzone jest ich przeglądem przez Archiwum Zakładowe
w komórce organizacyjnej, która przygotowała akta (stwierdzenie kompletności
i prawidłowego uporządkowania). Przejęcie dokumentacji do archiwum zakładowego
następuje na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych. Przekazywana dokumentacja
spraw zakończonych musi być przygotowana i uporządkowana zgodnie z przepisami
Instrukcji kancelaryjnej, w przeciwnym wypadku nastąpi odmowa przyjęcia akt.
Szczegółowe terminy będą ustalane na bieżąco z koordynatorem czynności
kancelaryjnych - Archiwum Zakładowym.
Id: 93F010CD-10A3-4A45-B9CA-62F1DF66675D. Podpisany
Strona 1