Opis FK

Opracowany przez Macieja Gabrysiaka system Finansowo-Ksi gowy składa si z
dwóch wyró nionych etapów. System opracowany został na komputery kompatybilne z IBM
PC pracuj ce pod systemem DOS lub Windows z procesorem 386/486 lub lepsze i
wyposa one w co najmniej 2 MB pami ci operacyjnej, dysk stały (twardy) 252 MB lub
wi kszy, nap d dyskietek oraz drukark z mo liwo ci wydruku 132 znaków w wierszu.
Pojemno
dysku stałego narzuca ograniczenia na liczb ksi gowanych dokumentów, dla
wi kszo ci firm małych i rednich (zatrudniajacych do 1000 osób) nie stanowi to
problemu.
Sterowanie procedurami systemu Finansowo-Ksi gowego odbywa si
poprzez wybór
jednej z kilku proponowanych akurat na ekranie mo liwo ci. U dołu ekranu wypisywany
jest komunikat bli ej obja niaj cy wybran aktualnie opcje.
Oto menu główne systemu Finansowo-Ksi gowego:
--------------------------------------------------------------------------------(C) "MaGaBit"--- =========================================== -tel.(29) 760-5797
----------------- |
System Finansowo-Ksi gowy (w.00/02)
| ---------------------------------- =========================================== ------------------------------------------------------------------------------------------------Obroty
Stany
Rozrachunki
Bilans
Inne
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|
Wyboru mo na dokona naciskaj c pierwsz liter
danej opcji,
|-------|
|-------|
albo przez ustawienie klawiszami strzałek i naci ni cie [Enter]
|-------|
|-------|
|-------| Powrót do DOS-u, oraz z podmenu do menu głównego przez klawisz [Esc] |--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Działania na zbiorach obrotowych
I etap
to
rejestracja dokumentów obrotowych
(polece
ksi gowania) z
wbudowanymi mechanizmami kontrolno-zabezpieczaj cymi, chroniacymi u ytkownika przed
niektórymi bł dami np. gdy wprowadzone polecenie jest bł dne, to startuje si automatycznie procedura umo liwiaj ca poprawienie tego polecenia. Wszystkie dokumenty
finansowo-ksi gowe
wyst puj ce w dowolnym przedsi biorstwie pogrupowano w dokumenty zwane tutaj (w tym systemie) poleceniami ksi gowania.
Polecenie ksi gowania musi spełnia
nast puj ce warunki:
- posiada niepowtarzalny w całym okresie gromadzenia danych (np. w ci gu miesi ca)
4-cyfrowy numer polecenia
- w skład polecenia wchodzi od 1 do 999 pozycji (nr kolejnej pozycji poczynaj c od
"1" nadawany jest automatycznie przez program w trakcie wprowadzania)
- ka da pozycja polecenia zawiera symbol konta oraz stron
Maciej Gabrysiak
- 1 -
ksi gowania
"1" gdy Wn
20 listopada 2000
lub
"2" dla strony Ma, oraz kwot
max 12 cyfrow
(w tym 2 poprzecinku)
- dla ka dej pozycji zawieraj cej konto rozrachunkowe (symbol konta rozrachunkowego) nale y poda nr dokumentu zródłowego np. nr faktury (max 8 znaków)
- suma kwot dla kont Wn musi by
równa sumie kwot kont Ma
Wybieraj c opcje "Obroty-Inne opcje" uka e nam si
nast puj ce podmenu:
--------------------------------------------------------------------------------(C) "MaGaBit"--- =========================================== -tel.(29) 760-5797
----------------- |
System Finansowo-Ksi gowy (w.00/02)
| ---------------------------------- =========================================== ------------------------------------------------------------------------------------------------Obroty
Stany
Rozrachunki
Bilans
Inne
-------------------------------------------------------------------------------| Wprowadzanie |
| Przegl danie |
| Zmiany w PK
|
| Usuni cie
|
| Aktualna KS
|
| Nowy miesi c |
| Kopiowanie
--------------------| Odtwarzanie
| Wprowadzanie PK |
| x Zbiorówka | Przegl danie PK |
| Sprawdzanie
| Zmiany nowego
|
| Inne opcje
| Usuni cie PK
|
-----------------| Stare obroty
|
| Indeksowanie
|
| Drukowanie PK
|
--------------------Wprowadzanie polecenia ksi gowania nowego miesi ca przed zamkni ciem starego
Wyboru opcji "Obroty - Inne opcje - Wprowadzanie PK" dokonujemy poprzez wybranie z menu głównego opcji "Obroty" (naciskaj c liter "O", albo po najechaniu na
wyraz "Obroty" za pomoc
strzałek naciskaj c klawisz [Enter]), a nast pnie z
ukazanego podmenu "Obroty" wybieramy wiersz "Inne opcje" (np. naciskaj c liter
"I") i na koniec z kolejnego podmenu wybieramy procedur "Wprowadzanie PK".
System umo liwia wprowadzanie obrotów nowego miesi ca sprawozdawczego przed
zako czeniem miesi ca bie cego.
Do tego wła nie słu
cztery pierwsze procedury
startowane poprzez "Obroty - Inne opcje" i dalej "Wprowadzanie PK" albo "Przegl danie PK" albo "Zmiany nowego" albo "Usuni cie PK".
Te cztery procedury odnosz ce si do nowego miesi ca słu
do wprowadzania i
zmian w zbiorze obrotów nowego miesi ca (FKOB_NEW) i funkcjonalnie odpowiadaj
procedurom "Wprowadzanie", "Przegl danie", "Zmiany PK" i "Usuni cie" dotycz cym
obrotów bie cego miesi ca (FKOBROTY).
W systemie przyj to,
e konto jest max 11-to znakowe. W czasie wprowadzania
polece
ksi gowania mo na wprowadza
tylko pierwsze cyfry konta wtedy program
uzupełni pozostałe znaki z prawej strony zerami. Trzy pierwsze pozycje stanowi
konto syntetyczne i musz
by
cyframi, a na pozycjach analitycznych mog by
wprowadzane litery i cyfry , albo tylko cyfry w zale no ci od sposobu instalacji
przez autora. Wprowadzana data musi zawiera si w przedziale: (1987.12.31 do data
bie ca + 180 dni). Rok, miesi c lub nawet cał dat dokumentu ródłowego mo na
ustawi na stałe (opcja "Inne-Ustalenie daty"), do czasu nast pnej zmiany lub poMaciej Gabrysiak
- 2 -
20 listopada 2000
wtórnego uruchomienia systemu. Po uruchomieniu systemu rok i miesi c daty dokumentu ustawiony jest zgodnie z dat bie c pozostawiaj c do wprowadzenia dzie . Za
pomoca klawisza "strzałka w lewo" w trakcie wprowadzania dnia mo na si cofn
i
poprawi miesi c, analogicznie w trakcie wprowadzania miesi ca mo na si cofn
do
roku.
Pierwsza wprowadzana
data jest dat
dokumentu,
druga (o
ile tak
skonfigurowano program) to data (termin) płatno ci. Poza tym w czasie wprowadzania
polece ksi gowania mo na korzysta z nast pujacych klawiszy:
Znaczenie klawiszy:
-------------------------------------------------------------------------------| F2 Faktura
Shift-F1 Czek
|
| F3 Przelew
Shift-F2 Nota
|
| F4 Rachunek
Shift-F3 Delegacja;
|
| F5 Zest.fakt.
Shift-F4 NPK poz.
|
| F6 Zest.obr.
Shift-F5 Sprzeda
|
| F7 kopiowanie "Tre ci" ostatnio wprowadzanej
Shift-F6 Raport
|
| F8 kopiowanie "Kwoty" ostatnio wprowadzanej
Shift-F7 Refaktura
|
| F9 kopiowanie "Konta" ostatnio wprowadzanej
Shift-F8 Utarg
|
| F10 kopiowanie "Faktury" ostatnio wprowadzanej
Shift-F9 Wyci g bankowy; |
| Ctrl-F9 podgl d kartoteki rozrachunków
Shift-F10 Raport kasowy;
|
|
|
| PgUp - poprzedni rekord (ekran)
|
| PgDn - nast pny rekord (ekran)
strzałka do góry - poprzednie pole|
| Esc - Zako czenie, Skre lenie
strzałka do dołu - nast pne pole |
|
|
-------------------------------------------------------------------------------1-ustaw dat ,
2-ustaw nr faktury,
3-ustaw tre
,
4-Sumator,
5-Powrót
Wybierz nr opcji : 5
Znaczenie powy szych klawiszy mo na obejrze
na ekranie, je li w trakcie
wprowadzania lub poprawiania polece ksi gowania nacisniemy klawisz F1. Poprzez F1
mo na tak e ustawi na stałe: dat (jak w opcji "Inne-Ustalenie daty"), nr faktury
(jak w opcji "Inne-Faktura"), oraz tre
(jak opcji w "Inne-Tre "). Typow tre
dost pn pod klawiszami F2-F6 oraz Shift F1 do Shift F10 u ytkownik mo e sam
zdefiniowa w opcji "Inne-Klawisze funk.".
rednik (;) na ko cu pola oznacza, e
pole to zostanie zako czone znakiem [Enter] powoduj cym przej cie do nast pnego
pola.
Po zako czeniu wprowadzania obrotów bie cego miesi ca i zaktualizowaniu
kartotek stanów i rozrachunków, oraz zarchiwowaniu obrotów i kartotek na zapasow
dyskietk , ostatni procedur ko cz c miesi c jest opcja "Obroty-Nowy miesi c".
W procedurze tej mamy mo liwo
skopiowania bie cych obrotów i kartotek do katalogu (wydzielonego miejsca na twardym dysku) "STARE" pod numerem miesi ca, którego
to dotyczy. Je li dokonamy takiego kopiowania to do czasu nast pnego kopiowania z
tym samym nr miesi ca lub skasowania zbiorów dotycz cych tego miesi ca, mamy
mo liwo
przegl dania i drukowania obrotów i kartotek z tego miesi ca. Potrzeba
skasowania starych miesi cy mo e zaistnie , gdy mamy za mało miejsca na twardym
dysku.
Poza kopiowaniem pod nr miesi ca w trakcie procedury "Obroty-Nowy miesi c"
przepisywane s
obroty mowego miesi ca (FKOB_NEW) do zbioru obrotów bie cych
(FKOBROTY), a zerowany jest zbiór obrotów nowego miesi ca (FKOB_NEW).
W trakcie wprowadzania polece
ksi gowania program aktualizuje kartotek
stanów (KS_AKT) na bie co po ka dej wprowadzonej pozycji. Co 15 pozycji oraz po
zako czeniu wprowadzania polecenia obroty i kartoteka s
zamykane. Chroni to nas
przed całkowit utrat
wprowadzanych danych po awaryjnym zaniku zasilania komputera. Tracimy co najwy ej 15 ostatnich pozycji.
Maciej Gabrysiak
- 3 -
20 listopada 2000
Obroty i kartoteki s
zapisywane na twardym dysku w sposób uporz dkowany.
Obroty uło one s wg nr polece ksi gowania i nr pozycji, albo wg symbolu konta.
KS_AKT uporz dkowana jest narastaj co wg konta.
O uporz dkowaniu zbiorów decyduj
tzw. zbiory indeksowe (w nazwie moj ".CDX"),
które okre laj programowi komputerowemu kolejno
przegl dania zbioru. W normalnych warunkach zbiory indeksowe s
zapisywane i aktualizowane przez program samoczynie i na bie co.
Uwaga:
Je li w trakcie wprowadzania obrotów nast pi wył czenie zasilania pr du nale y
po powrocie napi cia zacz
od "Obroty - Inne opcje - Indeksowanie",
a nast pnie
nale y wykona procedur "Obroty - Aktualna KS",
poniewa zanik napi cia mo e nast pi w trakcie zapisywania zbiorów na twardy dysk
i
nie mo na przewidzie co
zostało ju zapisane, a co nie zostało. Opisany mechanizm chroni nas na 99 % ,
dlatego nale y regularnie na koniec dnia robi kopi obrotów i kartoteki KS_AKT.
W procedurze "Obroty - Aktualna KS" sprawdzana jest zgodno
stanów kartoteki
KS_AKT aktualizowanej na bie co w trakcie wprowadzania obrotów, ze stanem
kartoteki (FK_KS) stanów na koniec poprzedniego miesi ca + obroty. Wszystkie
niezgodno ci s
sygnalizowane i program proponuje poprawienie stanu w KS_AKT na
zgodny ze stanem na koniec poprzedniego miesi ca + obroty.
Oto struktura zbiorów
FKOBROTY.DBF
i
FKOB_NEW.DBF
:
Lp
Zawarto
pola
wielko
pola
-----------------------------------------------------------------------1
Symbol konta
11 znaków
2
Nr polecenia ksi gowania
4 cyfry
3
Nr pozycji w poleceniu
3 cyfry
4
Nr dokumentu ródłowego (faktury)
8 znaków
5
Strona (1-Wn, 2-Ma)
1 cyfra
6
Tre
operacji ksi gowej
16 znaków
7
Kwota
13 bajtów (9999999999.99)
8
Data dokumentu ródłowego
8 bajtów typu "data"
9
Ozn. Zobowi zania/Nale no ci
1 znak ("Z" albo "N")
10
Data (termin) płatno ci
8 bajtów typu "data"
11
Poprzedni nr dokumentu ródłowego
8 znaków
------------------------------------------------------------------------Razem:
81 bajtów (plus 1 bajt)
Zbiór FOBROTY.DBF (dla obrotów nowego miesi ca FOBR_NEW) stanowi "kontrolk "
wprowadzanych polece . Dla ka dego polecenia przechowuje si nast puj ce informacje: ilo
pozycji, sum polecenia, dat wprowadzania polecenia, ozn. czy polecenie jest poprawne oraz oznaczenie czy polecenie było drukowane (wska nik drukowania jest dla nowo-wprowadzanych oraz poprawianych polece ustawiany na niedrukowane, nawet gdy polecenie było ju drukowane).
Dodatkowo zbiór FOBROTY zawiera, oznaczenie czy pozycje w danym poleceniu
ksi gowania wyst puj kolejno poczynaj c od "1", a tak e inforacj o osobie która
ostatnio modyfikowała dane polecenie ksiegowania. Osoba zmieniaj ca polecenie
ksi gowania jest ustalana na podstawie nazwy u ytkownika podanej przy uruchamianiu
programu.
Poprawno
wszystkich polece jest sprawdzana w programie (opcja "Obroty-Sprawdzanie" patrz wydruk FK-1) i warunkuje dalsz prac z kartotekami: stanów/ obrotów
(FK_KS) oraz rozrachunków (FK_ROZR). W trakcie procedury "Sprawdzania" nasumowywane
s obroty po stronie Winien i Ma na wszystkie zarejestrowane polecenia ksi gowania.
Kwoty obrotów Winien i Ma dla ka dego polecenia powinny by równe sobie i równe
Maciej Gabrysiak
- 4 -
20 listopada 2000
odpowiedniej sumie ze zbioru FOBROTY.
Porównywana jest tak e ilo
pozycji w
FKOBROTY i w FOBROTY dla ka dego polecenia ksi gowania. Wszystkie nierówno ci s
sygnalizowane na wydruku FK-1 stosownym komunikatem w kolumnie uwagi.
Komunikat "Ilo
pozycji FKOBROTY#FOBROTY " oznacza, e ilo
pozycji dla danego polecenia ksi gowania ze zbioru FKOBROTY jest niezgodna (ró na) z ilo ci pozycji zapami tan w "kontrolce" FOBROTY.
Komunikat "Niekolejne pozycje" wypisywany jest w przypadkach, gdy w danym
poleceniu ksi gowania w zbiorze FKOBROTY poszczególne pozycje nie wyst puj kolejno
(jakie pozycje s zdublowane lub wyst puj braki). Ostatni komunikat nie przes dza
o negatywnym przebiegu procedury sprawdzania, wszystkie pozostałe komunikaty w
kolumnie "uwagi" o ile si pojawi
wiadcz o negatywnym wyniku sprawdzania.
W kolumnie "S4-S490" tabulogramu FK-1 wypisywane s ró nice pomiedzy sum kwot
Wn kont 400 do 469, a sum kwot Ma konta 490. W kolumnie S5-S490 drukowane s rónice pomiedzy sum Winien kont zespołu 5, 6 i konta 769, a sum kwot Ma konta 490.
Wprowadzone polecenia ksi gowania mo na wydrukowa
(wydruk FK-2) - w opcji
"Obroty - Inne opcje - Drukowanie PK".
Wydruk mo na wykona dla wybranego polecenia, lub wszystkich dotychczas niedrukowanych polece .
Za pomoca opcji "Obroty - Przegl danie" mo na przeglada dowolne wprowadzone
polecenie ksi gowania lub podaj c zero w odpowiedzi na pytanie o nr polecenia
ksi gowania, mo na obejrze
zbiorcze informacje o wprowadzonych poleceniach ze
zbioru FOBROTY.DBF .
Analogicznie procedura "Obroty - Inne opcje - Stare obroty"
umo liwia przejrzenie obrotów z poprzednich miesi cy.
Opcja "Obroty - x Zbiorówka" umo liwia wy wietlenie lub wydruk (patrz wydruk
FK12) zbiorówki na trzy, cztery, pi
albo sze
cyfr konta dla wybranego polecenia
ksi gowania.
Zbiór FKONTR.DBF spełnia pomocnicz , kontroln rol . Zawiera nast pujace pola:
ozn. czy wszystkie polecenia ksi gowania s poprawne, dat i godz. sprawdzania oraz
nr dyskietki zawieraj cej kopie zbioru FKOBROTY, ozn. czy zbiór FKOBROTY aktualizował kartoteki, dat aktualizacji, ilo
rekordów, itd. W opcji "Inne-Informacje"
mo na obejrze informacje wpisywane do zbioru FKONTR. Przegl d rekordów FKONTR zaczyna si od ostatnio zapisanego rekordu, za pomoc [PgUp] mo na si cofn
do poprzednich
rekordów. W trakcie wykonywania opcji "Obroty-Nowy miesi c" kasowane s
najwcze ciej zapisane rekordy, o ile ilo
rekordów FKONTR przekracza 50, tak aby
ilo
rekordów była nie wi ksza od 50 rekordów. Dopisywanie rekordów nast puje
samoczynie w trakcie wykonywania opcji :
"Obroty - Nowy miesi c" ,
"Stany Aktualizacja", "Rozrachunki - Aktualizacja", "Stany - Nazwy - FK_KS", "Rozrachunki
- Dopisanie", "Rozrachunki - Skre lenie",
"Obroty - Odtwarzanie", "Stany Odtwarzanie", Rozrachunki - Odtwarzanie", "Bilans - Bilans", "Bilans-Korekta BO"
II etap to aktualizacja kartotek: stanów/obrotów oraz rozrachunków obrotami ze
zbioru FKOBROTY, kopiowanie i/lub archiwizacja zbiorów, oraz procedura "Obroty-Nowy
miesi c". Przy aktualizacji kartotek zaleca si
aktualizowanie najpierw kartotek
stanów i obrotów (FK_KS), a nast pnie kartotek
rozrachunków (FK_ROZR), poniewa
na powy sz kolejno
aktualizacji s utworzone mechanizmy zabezpieczaj ce przed
przypadkowymi bł dami przetwarzania np. pojawi si stosowny komunikat z programu,
gdy b dziemy chcieli skasowa , poprzez przygotowanie
(Obroty - Nowy miesi c)
zbiorów obrotowych pod nowy miesi c, aktualnego zbioru FKOBROTY, gdy obroty te
aktualizowały FK_KS, a nie aktualizowały kartoteki rozrachunków FK_ROZR. Poza tym
programy korzystaj ce z kartoteki rozrachunkowej korzystaj cz sto tak e z FK_KS
(lub KS_AKT) w celu wy wietlenia lub wydrukowania nazwy konta.
Kartoteka stanów i obrotów FK_KS.DBF zawiera nast puj ce informacje:
Maciej Gabrysiak
- 5 -
20 listopada 2000
Lp
Zawarto
pola
wielko
pola
----------------------------------------------------------------------------1
Symbol konta
11 znaków
2
Nazwa konta
32 znaki
3
Kwota z B.O. Wn
13 bajtów (9999999999.99)
4
Kwota z B.O. Ma
13 bajtów (9999999999.99)
5
Kwota obrotów miesi cznych Wn
13 bajtów (9999999999.99)
6
Kwota obrotów miesi cznych Ma
13 bajtów (9999999999.99)
7
Kwota obrotów narastaj cych Wn + B.O.
14 bajtów (99999999999.99)
8
Kwota obrotów narastaj cych Ma + B.O.
14 bajtów (99999999999.99)
----------------------------------------------------------------------------Razem:
123 bajtów (plus 1 bajt)
Kartoteka stanów i obrotów (FK_KS.DBF) uporz dkowana jest (indeksowana FK_KS.CDX) narastaj co symbolami kont.
Identyczne pola ma kartoteka stanów aktualnych (KS_AKT.DBF), która dodatkowo
posiada dwa dodatkowe pola:
9
Kwota obrotów z nowego miesi ca Wn
13 bajtów (9999999999.99)
10
Kwota obrotów z nowego miesi ca Ma
13 bajtów (9999999999.99)
----------------------------------------------------------------------------Razem:
149 bajtów (plus 1 bajt)
Oto menu dla operacji z kartotek
stanów (FK_KS, KS_AKT):
--------------------------------------------------------------------------------(C) "MaGaBit"--- =========================================== -tel.(29) 760-5797
----------------- |
System Finansowo-Ksi gowy (w.00/02)
| ---------------------------------- =========================================== ------------------------------------------------------------------------------------------------Obroty
Stany
Rozrachunki
Bilans
Inne
-------------------------------------------------------------------------------| Aktualizacja
|
| Przegl danie
|
| Sumowanie
|
| Nazwy
|
| Tylko stany
|
| Cały okres
|
| Usuni cie
|
| Kopiowanie
|
| Odtworzenie
|
| Indeksowanie
|
| x Syntetyka
|
| Rachunek wyn. |
| F01 - wydruk
|
| Druk spr.P P
|
------------------Aktualizacja kartoteki stanów i obrotów (FK_KS) obrotami ze zbioru FKOBROTY
W trakcie aktualizacji kartoteki FK_KS obrotami mog
pojawi
si
w zbiorze
FKOBROTY konta, których dotychczas nie było w kartotece stanów (FK_KS). Konta takie
s automatycznie dopisywane do FK_KS z zerowymi kwotami pocz tkowymi, a nazwa jest
przepisywana z kartoteki KS_AKT.
W kartotece stanów aktualnych (KS_AKT) nazwy nowych kont wpisywane s na bie co w trakcie ksi gowania obrotów.
Maciej Gabrysiak
- 6 -
20 listopada 2000
Zmiany nazw kont mo na dokona
wybieraj c jako pierwszoplanow kartotek
KS_AKT (sposób zalecany), albo wybieraj c jako kartotek pierwszoplanow FK_KS
(sposób niezalecany). Robimy to procedur "Stany - Nazwy". Przy zmianie na kartotece FK_KS mo na drukowa raport zmian - patrz wydruk FK-4.
Kartoteki: stanów (FK_KS) oraz rozrachunków (FK_ROZR) maj
swoje zbiory
"nagłówkowe" odpowiednio FK_KS.MEM oraz FK_ROZR.MEM. Zbiory te zawieraj informacje
wy wietlane w programach korzystaj cych z kartotek.
Ma to na celu zabezpieczenie
si przed bł dami przetwarzania, np. aktualizacja niewła ciwej generacji kartoteki,
przy powtarzaniu przebiegu aktualizacji z powodu awarii zasilania. W tym celu
u ytkownik powinien sprawdza nr generacji kartoteki, ilo
rekordów, dat poprzedniej aktualizacji, sum stanów (przy rozrachunkach saldo), zwłaszcza w sytuacjach nietypowych.
W czasie aktualizacji kartoteki FK_KS obrotami (opcja "Stany - Aktualizacja")
drukowany jest wydruk kontrolny FK-3.
W procedurze "Stany - Aktualizacja" ukazuj
si nast puj ce przykładowe informacje:
Aktualizacja kartoteki FK_KS obrotami FKOBROTY.DBF
-------------------------------------------------------------------------------| Okres rejestracji od 88.03.08 do 90.02.22
Ilo
rekordów w FKOBROTY:
171 |
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| Data ostatniej modyfikacji : 90.10.27 |
|
|
| Nr generacji wej ciowej FK_KS:
32
|
--------------------------------------------------------------------------------------------------|
Ilo
rekordów w kart.FK_KS:
107
|
|
|
|
Suma stanów (narastaj cych):
13,437,766,665
|
|
|
|
Data ostatniej aktualizacji:
87.11.11
|
--------------------------------------------------------Czy kontynowa
? (T/N) :
T
W opcji "Stany - Przegl danie" mo na przegl da na ekranie lub drukowa tylko
okre lony (w trakcie wykonywania "Stany-Przegl danie") zakres kont obrotowych wraz
ze stanami za miesi c
oraz narastaj cymi z kartoteki KS_AKT / FK_KS (patrz wydruk
FK-10).
W procedurze "Stany - Tylko stany" mo na przeglada na ekranie (lub wydrukowa
- wydruk FK-5) kartotek stanów i obrotów KS_AKT / FK_KS .
Wydruk FK-6 (opcja "Stany - Sumowanie") zawiera sumy obrotów miesiecznych,
obrotów narastaj cych od pocz tku roku + bilans otwarcia oraz sumy sald nasumowane
z kartoteki KS_AKT / FK_KS na 6, 5, 4 i 3 pierwsze cyfry konta. W tabulogramie
nie drukuje si sumy na 5 cyfr konta o ile suma na 5 jest identyczna jak suma na
6 cyfr konta, analogicznie nie drukuje si sumy na 4 cyfry konta, je li suma ta
jest identyczna jak suma na 5 cyfr konta itd.
W procedurze "Inne - Nasumowanie" mamy mo liwo
wy wietli na ekranie lub wydrukowa (wydruk FK-15) sumy obrotów miesi cznych, narastaj cych i sald na 7, 6,
5, 4 i 3 cyfry utworzonego konta według dowolnie wybranych 7 cyfr konta kartoteki
Maciej Gabrysiak
- 7 -
20 listopada 2000
KS_AKT / FK_KS i dla wybranego przedziału kont. Oto przykładowy wygl d ekranu,
pojawiwj cy si w trakcie realizacji opcji "Inne-Nasumowanie",
a umo liwiaj cy
ustawienie dla których cyfr konta kartoteki ma nast pi sumowanie:
Sumy na wybrane 7 cyfr konta z kartoteki KS_AKT
-------------------------------------------------------------------------------|
Zakres kont: od 500
do 599zzzzzz
|
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|
|
| Podaj pozycje znaków w koncie kartoteki stanów wg których chcemy nasumowa : |
|
|
|
|
| pierwsza
druga
trzecia
czwarta
pi ta
szósta
siódma
|
|
|
|
7
8
9
1
2
3
0
|
|
|
--------------------------------------------------------------------------------
Cyfry wg których ma nast pi sumowanie raz wprowadzone zapami tane s w zbiorze CYFRY.MEM i w ka dym nast pnym wywołaniu procedury "Inne-Nasumowanie" program
b dzie je nam proponował do zmiany lub akceptacji. Mo emy je zaakceptowa klawiszem
[PgDn].
W wydruku FK-13 (procedura "Stany - x Syntetyka") nasumowano obroty miesi czne
i narastaj ce oraz salda kont z KS_AKT / FK_KS tylko na konto syntetyczne (pierwsze
trzy cyfry).
Ostatnio opisane procedury od "Stany - Przegl danie" do "Stany - x Syntetyka"
w trakcie realizacji wy wietlaj na ekranie podmenu pozwalaj ce wybra kartotek
stanów z któr b dziemy chcieli dalej pracowa . Oto przykładowy widok ekranu po wybraniu opcji "Stany - x Syntetyka":
Syntetyka - Sumy na 3 cyfry konta z kartoteki
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------====================================================---------------------------|
Wybierz jedn z proponowanych opcji:
|---------------------------====================================================------------------------------|
1. Ze zbioru KS_AKT stanów bie .m.
|---------------------------------|
2. Ze zbioru KS_AKT z nowym mies.
|---------------------------------|
3. Ze stanów z poprzednich mies.
|---------------------------------|
4. Ze starych stanów z nap du A:
|---------------------------------|
5. Ze starych stanów z nap du B:
|---------------------------------|
6. Ze starych stanów z nap du I:
|---------------------------------==============================================----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------[Esc] - powrót do menu głównego
Maciej Gabrysiak
- 8 -
20 listopada 2000
Pierwsza pozycja dotyczy kartoteki stanów aktualnych (po ka dej zaksi gowanej
pozycji w obrotach) ze stanami za miesi c bie cy i ze stanami narastaj cymi od BO
do miesi ca bie cego wł cznie. W pozycji tej nie s uwzgl dnione obroty ze zbioru
nowego miesi ca (FKOBR_NEW).
Druga pozycja udost pnia stany nowego miesi ca (na podstawie obrotów FKOB_NEW)
i stany narastaj ce od BO do nowego miesi ca wł cznie.
Trzecia pozycja menu umo liwia dost p do kartotek FK_KS za (skopiowane w procedurze "Obroty - Nowy miesi c") miesi ce poprzednie z okresu ostatniego roku.
W opcji tej program pyta o nr miesi ca z którym dalej b dziemy chcieli pracowa .
Szósta pozycja mo e by wykorzystana do przegl dania jakiego miesi ca z jednego z wybranych lat poprzednich. Aby było to mo liwe musimy po zako czeniu roku
ksi gowego przepisa wszystkie zbiory z podkatalogu (folderu) STARE do jakiego
innego katalogu np STARErr, gdzie rr to dwie ostatnie cyfry z numeru roku którego
dotycz zbiory. Nast pnie poleceniem systemu operacyjnego SUBST (albo w sieci
poprzez "mapowanie") przypisujemy katalog wybranego roku do nap du "I:".
W opcji "Stany-Cały okres" istnieje mo liwo
wy wietlenia na ekranie lub wydrukowania dowolnego rekordu (konta) z kartoteki FK_KS ł cznie z obrotami z wszystkich zako czonych miesi cy tego roku.
W opcji "Stany-Usuni cie" mo na skasowa wybrane rekordy (pozycje) kartoteki
FK_KS (KS_AKT), dla których wszystkie kwoty s równe zeru. Wygodniejszym sposobem
usuni cia niepotrzebnych kont z kartotek stanów KS_AKT i FK_KS jest wyspacjownie
nazwy (wprowadzenie nazwy pustej) dla kont które chcemy usun . Program dla kont z
pust nazw i zerowymi kwotami we wszystkich polach sam usunie takie pozycje z kartotek. Wyspacjowanie nazwy najlepiej zrobi przez procedur "Stany - Nazwy - Kartoteka KS_AKT".
W procedurze "Stany-Rachunek wyn." po podaniu symboli kont kosztów i przychodów program wy wietli lub wydrukuje rachunek wyników na podstawie wybranej
kartoteki KS_AKT lub FK_KS. W kolumnie TYP
w procedurze "Stany-Rachunek wyników"
mo na wpisa jeden z nast puj cych znaków: "kKpPbB" lub spacje. "K" oznacza koszty
obliczone jako ró nica kwot dla konta Wn - Ma, "k" koszty wyliczone z kwoty strony
Wn konta. "B" to stan pocz tkowy z BO -> Wn-Ma, a "b" to BO -> Ma-Wn. "P" to
przychody liczone jako ró nica kwot dla konta Ma-Wn , "p" przychody wzi te ze strony Ma konta. Spacja oznacza, e koszty to strona Wn konta, a przychody to strona Ma
konta. "Z" oznacza zmian stanu produktów (Saldo k. - Saldo pocz.).
W opcji "Stany-F01 wydruk" mo emy okre li parametry (symbole kont syntetycznych lub analitycznych nasumowanych do poszczególnych wierszy sprawozdania) i
wydrukowa sprawozdanie F01 na podstawie wybranej kartoteki KS-AKT/FK_KS i aktualnie ustalonych parametrów. Przy okre laniu parametrów program rozró nia dwa przypadki parametrów: dla wierszy podstawowych (oznaczonych "D"), oraz dla wierszy zale nych (Sum niektórych wierszy podstawowych). U ytkownik musi poda tylko parametry dla wierszy podstawowych.
Wiersze zale ne, sumy innych wierszy sprawozdania,
zostały ju ustalone przez autora.
Przy okre laniu symboli kont dla poszczególnych wierszy sprawozdania powini my
przewidzie nie tylko ju istniej ce konta w naszym zakładowym planie kont, ale równie mog ce si pojawi . Istnienie w parametrach konta, którego nie ma w naszej
kartotece KS-AKT/FK_KS albo jest z zerowymi kwotami nie b dzie miało adnego wpływu
na wydruk sprawozdania F01. Z powodu trudno ci z okre leniem "na zapas" mo liwych
kont dla poszczególnych wierszy sprawozdania,nale y co jakis czas weryfikowa parametry na podstawie których program b dzie drukował sprawozdanie.
Maciej Gabrysiak
- 9 -
20 listopada 2000
W analogiczny sposób jak w opcji "Stany-F01 wydruk" w procedurze "Stany-Druk
spr.P P" mo emy drukowa sprawozdanie z przepływów pieni nych.
Nast puj ce procedury, stanowi ce pewn funkcjonaln
kolejno jeden raz na zako czenie ka dego miesi ca:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
"Obroty - Aktualna KS"
"Obroty - Sprawdzanie"
Archiwizacja obrotów i KS_AKT
"Stany - Aktualizacja"
"Rozrachunki - Aktualizacja"
Archiwizacja kartotek FK_KS, FK_ROZR
"Obroty - Nowy miesi c"
i
cało c,
wykonywane s
FK_R_R
Punkty od "4" do "7" powinny by wykonane od razu jeden za drugim, poniewa
wykonanie opcji "Stany - Aktualizacja" i "Rozrachunki - Aktualizacja", a nie zrobienie procedury "Obroty - Nowy miesi c" spowoduje bł dne działanie opcji "Rozrachunki - Przegl danie - Z rozrachunków bie cego miesi ca" i "Obroty - Aktualna KS"
Procedura "Stany - Aktualizacja" ksi guje obroty bie ce całego miesi ca
(FKOBROTY) na kartotece FK_KS.
Jest to niezale ne zdublowanie operacji, które
zostały ju wykonane w trakcie wprowadzania obrotów na kartotece KS_AKT. Posiadanie
kartoteki stanów na koniec poprzedniego miesi ca (FK_KS), umo liwia sprawdzenie i
ewentualne poprawienie kartoteki aktualizowanej na bie co (KS_AKT) w sytuacjach
nietypowych np. po awarii zasilania lub problemach z poprawnym odczytaniem
kartoteki KS_AKT z powodu bł dów twardego dysku. Program w procedurze "Obroty Aktualna KS" dodaje obroty do kartoteki FK_KS i porównuje ze stanem w KS_AKT, w
przypadku niezgodno ci informuje o nich i proponuje poprawienie KS_AKT na stan z
FK_KS + obroty.
Oto menu dla operacji z kartotek
rozrachunków:
--------------------------------------------------------------------------------(C) "MaGaBit"--- =========================================== -tel.(29) 760-5797
----------------- |
System Finansowo-Ksi gowy (w.00/02)
| ---------------------------------- =========================================== ------------------------------------------------------------------------------------------------Obroty
Stany
Rozrachunki
Bilans
Inne
-------------------------------------------------------------------------------| Aktualizacja |
| Przegl danie |
| Rozliczone
|
| Nieterminowe |
| Dopisanie
|
| Skre lenie
|
| Wy wietlanie |
| Kopiowanie
|
| Odtworzenie
|
| Indeksowanie |
-----------------Wy wietlenie przedziałów kont rozrachunkowych (FK_KON_R)
Maciej Gabrysiak
- 10 -
20 listopada 2000
Kartoteka rozrachunków zawiera rekordy obrotowe (uzupełnione dat ksi gowania)
dotyczace rozrachunków, które si nie zamykaj w ramach danego kontrahenta na okrelony nr faktury, tzn. dla których kwoty faktur nie równaj si zapłatom.
Kartoteka rozrachunków (FK_ROZR.DBF) uporz dkowana (indeksowana -> FK_ROZR.CDX) jest narastaj co kontami, a w ramach konta numerami faktur.
Za konta rozrachunkowe przyj to konta z przedziału od
200000000 do 309999999.
U ytkownik mo e sam dowolnie okre la , które konta maj by traktowane jako konta rozrachunkowe. Przedziały
kont rozrachunkowych pami tane s w zbiorze FK_KON_R.DBF.
Wy wietlenie informacji o kontach traktowanych jako rozrachunkowe dokonuje si
w opcji "Rozrachunki-Wy wietlanie". Za pomoc opcji "Rozrachunki-Skre lenie" mo na
skre li konta (konto) wewn trz istniej cego przedziału kont rozrachunkowych, a w
opcji "Rozrachunki - Dopisanie" dopisa nowe konta, które maj by traktowane jako
rozrachunkowe.
W trakcie dopisywania nowego przedziału kont rozrachunkowych program sprawdza,
czy dopisywane konta maj w kartotece FK_KS salda. Dla dopisywanych kont maj cych
salda w FK_KS salda, program tworzy rekord obrotowy z kwot równ saldu. W trakcie
skre lania
(z istniej cego przedziału kont rozrachunkowych) jaki kont,
program
usuwa wszystkie dotychczasowe obroty w kartotece FK_ROZR dla skre lanych kont.
Kartotek rozrachunków FK_ROZR aktualizuje si (na koniec miesi ca) bie cymi
obrotami w opcji "Rozrachunki - Aktualizacja" (patrz wydruk FK7). Utworzon kartotek
rozrachunków FK_ROZR mo na przegl da
na ekranie lub wydrukowa
w opcji
"Rozrachunki - Przegl danie" (tabulogram FK-8). Sposób wydruku FK-8 mo na zmieni ,
po wybraniu "Rozrachunki-Przegł danie", klawiszem [F6]. W czasie aktualizacji
FK_ROZR powstaje zbiór FK_R_R zawieraj cy rozrachunki rozliczone (zamykaj ce si ).
W trakcie realizacji procedury "Rozrachunki -Przegl danie" wy wietlane jest na
ekranie podmenu pozwalaj ce wybra kartotek rozrachunków z któr b dziemy chcieli
dalej pracowa . Oto widok ekranu po wybraniu opcji "Rozrachunki - Przegl danie":
Wy wietlanie/wyDruk kartoteki rozrachunków
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------====================================================---------------------------|
Wybierz jedn z proponowanych opcji:
|---------------------------====================================================------------------------------|
1. Z rozrachunów bie cego miesi ca
|---------------------------------|
2. Z uwzgl dnieniem nowego miesi ca
|---------------------------------|
3. Z rozrachunków poprzednich mies.
|---------------------------------|
4. Ze starych rozrach. z nap du A:
|---------------------------------|
5. Ze starych rozrach. z nap du B:
|---------------------------------|
6. Ze starych rozrach. z nap du I:
|---------------------------------==============================================-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|
Rozrachunki dotycz miesi ca: 10
|------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------[Esc] - powrót do menu głównego
Maciej Gabrysiak
- 11 -
20 listopada 2000
Trzecia pozycja menu umo liwia dost p do kartotek FK_ROZR za (skopiowane w procedurze "Obroty-Nowy miesi c") miesi ce poprzednie z okresu ostatniego roku. W opcji
tej program pyta o nr miesi ca z którym dalej b dziemy chcieli pracowa . Podaj c
zero w numerze miesi ca mo emy wybra aktualny (ostatni) zbiór FK_ROZR.
Pierwsza i druga pozycja dotyczy roboczej kartoteki rozrachunków (R_AKT) tworzonej w trakcie wykonywania tej procedury.
Program do zbioru rozrachunków na koniec poprzedniego miesi ca (FK_ROZR) dopisuje wybrany zakres kont rozrachunkowych.
W pierwszej pozycji dopisuje tylko ze zbioru obrotów bie cych FKOBROTY, a w drugiej pozycji dopisuje obroty bie ce (FKOBROTY) i obroty nowego miesi ca FKOBR_NEW.
Opisany sposób tworzenia roboczej kartoteki rozrachunków (R_AKT) wyja nia dlaczego nie mo na wybiera pierwszej i drugiej pozycji podmenu opcji "Rozrachunki Przegl danie" zaraz po wykonaniu procedury "Rozrachunki - Aktualizacja",
a przed
zrobieniem procedury "Obroty - Nowy miesi c". Otó po wykonaniu aktualizacji rozrachunków bie ce obroty ju zostały uwzgl dnione, a wybranie pierwszej lub drugiej
pozycji podmenu w/w powoduje powtórne dopisanie obrotów bie cych.
Rozrachunki rozliczone mo na przejrze na monitorze lub wydrukowa je (tabulogram FK-9) w opcji "Rozrachunki - Rozliczone" lub "Rozrachunki - Nieterminowe".
W trakcie realizacji procedury "Rozrachunki -Nieterminowe" z rozrachunków rozliczonych (zamykaj cych si w ramach konta i nr faktury) wybierane s te pozycje dla
których zapłata jest spó niona w stosunku do wprowadzonego terminu płatno ci.
Przy analizie daty zapłaty z terminem płatno ci dla rozrachunków rozliczonych
przyj to,
e przy kilku ksi gowaniach na ten sam nr faktury, ilo
dni opó nienia
liczona jest dla przypadku najbardziej skrajnego (najpó niejsza zapłata, najwczeniejsza data faktury).
Działania uzupełniaj ce (na kartotece rozrachunkowej) w stosunku do programu
podstawowego spełnia program ROZR_W. Umo liwia on wydrukowanie wezwania do zapłaty,
wezwania do potwierdzenia sald, czy noty odsetkowej za nieterminowe zapłaty. Oto
przykładowe menu programu:
(C) "MaGaBit"
tel. 0-29 760-5797
------------------------------------------------------------------------------------------------- ========================================== ----------------------------------- | Rozrachunki - Wezwania, odsetki w.99 | ----------------------------------- ========================================== ------------------------------------------------------------------------------------------------Wezwania
Odsetki
Inne
-------------------------------------------------------------------------------| Numery faktur
|
| Daty zapłaty
|
| Gdzie drukowa
|
| Jak rozró nia
|
| Odbiorcy kart. |
| Tre
operacji |
| Indeksowanie
|
-------------------Ustalenie jak rozró nia
faktury od zapłat
W sytuacjach, gdy w kartotece rozrachunkowej FK_ROZR istniej obroty, które
nie bilansuj sie z powodu bł dnie wprowadzonego nr faktury (np. jedna kwota przelewu za kilka faktur) mo na wykorzysta doł czony do systemu Finansowo-Ksi gowego
program "ROZR_W.EXE", który umo liwia w prosty sposób zmian
dowolnego numeru
faktury na dowolny inny. Mo e si zdarzy ,
e dla potrzeb zbilansowania zapłat z
Maciej Gabrysiak
- 12 -
20 listopada 2000
fakturami zmieniamy istniej cy poprawny nr faktury na np nr przelewu. W takiej
sytuacji program zapami tuje pierwotny nr faktury (dokumentu
ródłowego) w polu
"stary nr faktury". Po uruchomieniu programu ROZR_W, aby zmienia nr faktur w
kartotece rozrachunków nale y wybra procedur "Inne-Nr faktur".
Program ROZR_W w opcji "Wezwania-Przegl danie rozr." pozwala wydrukowa
wezwania do zapłaty dla wybranych kont rozrachunkowych, a w opcji "Wezwania-Sald
potwierdzenie" wezwania do potwierdzenia sald. Natomiast procedur "Odsetki-Liczenie odset." mo emy dla wybranych kont rozrachunkowych wydrukowa noty odsetkowe.
Zarówno wezwania do zapłaty jak i noty odsetkowe drukowane s z pozycji oznaczonych w trakcie wprowadzania polece ksi gowania jako Nale no ci. Istotne znaczenie b dzie miała równie data/termin płatno ci. W obu w/w przypadkach program
proponuje nam na podstawie wybranej kartoteki rozrachunków jaki pierowzór, który
mo emy przed wydrukiem zmieni , poprawiaj c wcze niejsze bł dne wprowadzenie np
daty płatno ci lub oznaczenia Zobowi zanie/Nale no .
Procedur "Wezwania-Zadłu enia przeter." mo na wydrukowa zestawienie kwot nale no ci przeterminowanych z podziałem na ilo
dni opó nienia (patrz wydruk ZADL).
W opcji "Odsetki-Tablica odsetek" mo emy sprawdzi i ewentualnie zmieni stop
procentow do wyliczenia odsetek. Je li chcemy doda nowy okres obowi zywania nowej
stopy procentowej, to naciskamy [Ctrl-F5] i ustalamy dat od kiedy ma obowi zywa
nowa stawka jak i sam stawk . Powinni my tak e skorygowa dat do kiedy obowi zywała poprzednia stawka.
Oto menu dla operacji zwi zanych z bilansem zamkni cia i ł czeniem zbiorów:
--------------------------------------------------------------------------------(C) "MaGaBit"--- =========================================== -tel.(29) 760-5797
----------------- |
System Finansowo-Ksi gowy (w.00/02)
| ---------------------------------- =========================================== ------------------------------------------------------------------------------------------------Obroty
Stany
Rozrachunki
Bilans
Inne
-------------------------------------------------------------------------------| Bilans
|
| Korekta B.O. |
| Wyzerowanie
|
| Zmiana nazwy |
| Doł czanie
|
| Tekstowy
|
| Ł czenie
|
| 1. Obroty z. |
| 2. Obroty z. |
| 3. Obroty z. |
| ROB/Ł czenie |
| Otwarcia B.
|
-----------------Bilans zamkni cia kartoteki stanów FK_KS
Przy tworzeniu bilansu zamkni cia (opcja "Bilans - Bilans") mo na posłu y si
zbiorem PARAM zawierajacym przedziały kont z których ewantualne saldo, nasumowane z
kartoteki sald i obrotów, jest ksi gowane na podane konto wynikowe, a wszystkie
konta wewnatrz przedziału s zerowane. Zbiór ten jest tworzony przez autora (pod
potrzeby u ytkownika) przy wdra aniu systemu.
Maciej Gabrysiak
- 13 -
20 listopada 2000
Ewentualne zmiany zbioru PARAM.DBF w trakcie eksploatacji wykonuje u ytkownik
sam na własn odpowiedzialno
za pomoca komend dBASE III Plus.
Nale y zwróci
uwag , aby s siednie przedziały kont nie zachodziły na siebie, oraz aby konto pocz tkowe było mniejsze od ko cowego. W czasie tworzenia bilansu zamkni cia (b d cego jednocze nie bilansem otwarcia na nowy rok) zerowane s kwoty obrotów miesi cznych Wn i Ma oraz wyliczane jest saldo konta (o ile nie jest to konto wewnatrz
przedziału kont ze zbioru PARAM), które stanowi kwot bilansu otwarcia na nowy rok.
Je li nie chcemy aby program dla jakiego
konta (przedziału kont) zerował
obroty narastajace, to mo emy je umie ci w zbiorze POMIN.DBF . Standardowo zbiór
POMIN jest pusty.
Bilans otwarcia z kartoteki FK_KS mo na wydrukowa
cia B." patrz wydruk FK-14.
procedur
Przy korekcie bilansu otwarcia nale y po zako czeniu jakiego
nast puj ce czynno ci:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
"Bilans - Otwar-
miesi ca wykona
Skopiowa aktualn kartotek FK_KS ("Stany - Kopiowanie")
Wprowadzi do bie cych obrotów tylko polecenia koryguj ce BO
Utworzy kartotek FK_KS z zerowymi stanami ("Bilans - Wyzerowanie")
Zaktualizowa obrotami koryguj cymi bie c kartotek FK_ROZR i
utworzon w punkcie 3 kartotek FK_KS ("Rozrachunki - Aktualizacja"
i "Stany - Aktualizacja")
Na kartotece FK_KS z punktu 4 wykona "Bilans-Bilans" (bilans zamkni cia)
Zmieni nazw FK_KS z punktu 5 na KFK_KS ("Bilans - Zmiana nazwy")
Odtworzy kartotek FK_KS z punktu 1 w której ma by korygowany B.O.
("Stany - Odtworzenie")
Wykona program koryguj cy FK_KS zbiorem KFK_KS ("Bilans - Korekta B.O.")
Wykona procedur "Obroty - Nowy miesi c" jako nr miesi ca podajemy "13"
W systemie przewidziano doł czanie zbiorów (OBR_ZEWN.DBF lub FKOBROTY.TXT)
zawieraj cego polecenia ksi gowania utworzone w innych systemach (opcja "Bilans Doł czanie" lub "Bilans - Tekstowy"). Zbiór obrotów zewn trznych (.DBF) musi mie
identyczn struktur jak opisany wcze niej zbiór FKOBROTY.DBF, a zbiór FKOBROTY.TXT
musi by zbiorem tekstowym o polach takich samych jak FKOBROTY,
a rozdzielonych
zgodnie z opisem jednej z komend j zyka dBASE III Plus - "APPEND FROM .. DELIMITED"
Podobnie opcje "Bilans-Ł czenie", "Bilans-1.Obroty z.", "Bilans-2.Obroty z."
oraz "Bilans-3.Obroty z." umo liwiaj doł czenie zbioru obrotów zwen trznych (.DBF)
z wybranego katalogu na twardym dysku lub napedu dyskietek A: lub B:. Okre lenie
"drogi do zbioru" jak i nazw doł czanych w poszczególnych procedurach zbiorów
zewn trznych dokonuje si w opcji "Inne-Parametry".
Opcja "Bilans- ROB\Ł czenie" umo liwia doł czenie zbioru FKOBROTY.DBF z podkatalogu ROB katalogu w którym zainstalowany jest system Finansowo-Ksi gowy. Ostatni
przypadek ł czenia ("Bilans - ROB\Ł czenie) wykorzystywany jest przy korzystaniu z
programu rozliczaj cego koszty.
W trakcie doł czania obrotów sprawdzany jest numer polecenia ksi gowania, czy
nie pokrywa si
z ju
istniej cym w dotychczasowym zbiorze
FOBROTY.DBF i
FKOBROTY.DBF . W przypadku zdublowania polece ksi gowania mo na albo polecenie o
powtarzaj cym si numerze pomin ,
albo doł czy je pod nowym numerem polecenia.
Doł czane obroty aktualizuj na bie co kartotek KS_AKT podobnie jak w trakcie
normalnego wprowadzania obrotów.
Oto podmenu
"Inne"
umo liwiaj ce mi dzy innymi ustawienie lub zmian
dost pu do systemu Finansowo-Ksi gowego :
Maciej Gabrysiak
- 14 -
hasła
20 listopada 2000
--------------------------------------------------------------------------------(C) "MaGaBit"--- =========================================== -tel.(29) 760-5797
----------------- |
System Finansowo-Ksi gowy (w.00/02)
| ---------------------------------- =========================================== ------------------------------------------------------------------------------------------------Obroty
Stany
Rozrachunki
Bilans
Inne
-------------------------------------------------------------------------------| Ustalenie daty |
| Faktura / Płat |
| Tre
|
| Opis systemu
|
| Informacje
|
| Parametry
|
| Klawisze funk. |
| Gdzie drukowa
|
| Nasumowanie
|
| Zakł.plan kont |
| Hasło dost pu
|
| Stare-indeks.
|
-------------------Ustalenie czy wydruki kierowa na drukark , czy zapisywa do zbioru na dysku
W procedurze "Inne - Gdzie drukowa " ustawiana jest zmienna Z_TEXT. W przypadku
gdy zmienna Z_TEXT ma warto
".T." ,
wtedy wszystkie wydruki zapisywane s do
zbiorów tekstowych w podkatalogu "WYDRUKI". Poszczególne tabulogramy zapisywane s
pod nazwami b d cymi symbolami tych wydruków np. tabulogram FK-10 zostanie zapisany
do zbioru FK-10.TXT . Wydruki zapisane do zbioru mo na za pomoc polecenia systemu
operacyjnego ("Print" w DOS-ie, COPY *.TXT >LPT1 w Win95) drukowa w tle, tzn. zleci wydruk za pomoc polecenia np.
PRINT FK-10.TXT
i w czasie kiedy system operacyjny drukuje mo na wykonywa inne czynno ci na komputerze.
W przypadku, gdy zmienna Z_TEXT ustawiona jest na "N" (Nie) lub ".F." (Fałsz),
wydruki kierowane s bezpo rednio na drukark .
Podkatalogi "WYDRUKI" oraz "ROB" musz si znajdowa w tym samym katalogu w
którym zainstalowany jest system Finansowo-Ksi gowy. Podkatalog "ROB" przeznaczony
jest na zbiory robocze wykorzystywane chwilowo przez system Finansowo-Ksi gowy.
Do rozliczania kosztów słu y dodatkowy program FK-RK.EXE
ekranu:
.
Oto
przykładowy widok
(C) "MaGaBit"
tel. 0-29 760-5797
------------------------------------------------------------------------------------------------- =========================================== ---------------------------------- | System F-K, rozliczenie kosztów (w.6) | ---------------------------------- =========================================== -----------------------------------------------------------------------------------------------Zbiór 1
Zbiór 2
Zbiór 3
-------------------------------------------------------------------------------| Dopisywanie
|
| Skre lenie
|
| Zmiany
|
| Na konta
|
| Według wska . |
| Rozliczenie
|
| Indeksowanie
|
------------------Dopisanie nowego rekordu do zbioru FK_KOSZ i uzupełniaj cych rekordów FK_KONT
Maciej Gabrysiak
- 15 -
20 listopada 2000
W programie mamy
mo liwo
zdefiniowania trzech niezale nych zestawów
parametrów do rozliczania kosztów. Ka dy zestaw parametrów składa si
z trzech
powi zane ze sob
zbiorów: FK_KOSZ1, FK_KONT1 i FK_MODY1 , to pierwszy zestaw
parametrów (FK_KOSZ2, FK_KONT2 i FK_MODY2 drugi itd). W zbiorze FK_KOSZ zapami tane
s konta które nale y rozliczy .
W FK_KONT konta na które rozliczamy, oraz wskaniki lub symbole kont według których rozliczamy.
Ilo
kont rozliczanych, jak i
kont na które rozliczamy jest praktycznie nieograniczona (ograniczona tylko pojemno ci twardego dysku). W zbiorze FK_MODY pami tane s konta do modyfikacji kwoty
do rozliczenia np. gdy rozliczane s odchylenia od cen materiałów lub wyrobów proporcjonalnie do stosunku odchyle do zapasów.
W opcji "Zbiór 1" wywołujemy pierwszy zestaw parametrów, w "Zbiór 2" drugi, a
w "Zbiór 3" trzeci. Oto przykładowy wygl d ekranu po wybraniu procedury "Zbiór 1 Dopisanie" :
Dopisywanie rekordu do zbioru FK_KOSZ1 i uzupełniaj cych rekordów FK_KONT1
Konto rozliczane w kolejno ci ( 0 - pierwszej, 1 - drugiej, itd. do 99 ) :
1
Podaj symbol rozliczanego konta: 521-1XX-XXX
Symbol rozliczanego pola: RN
Procent rozliczanej kwoty:
100.0
Czy rozlicza wg wska ników (T/N): T
Tre
operacji ksi gowej :
Rozlicz. 521-1XX
Rozliczy :
0
Rozliczenie ksi gowa po stronie (1-Wn, 2-Ma, 0-nie ksi gowa rozliczenia) :
2
Czy modyfikowa kwot do rozliczenia: F
Podstawa :
0
-------------------------------------------------------------------------------Symbol rozliczanego pola mo e przyjmowa
WM
MM
WN
MN
RM
RN
SK
dla
dla
dla
dla
dla
dla
dla
rozliczenia
rozliczenia
rozliczenia
rozliczenia
rozliczenia
rozliczenia
rozliczenia
wg zgromadzonej
wg zgromadzonej
wg zgromadzonej
wg zgromadzonej
wg zgromadzonej
wg zgromadzonej
stałej kwoty do
warto ci:
w FK_KS kwoty Winien za miesi c
w FK_KS kwoty Ma za miesi c
w FK_KS kwoty Winien narastaj co od B.O.
w FK_KS kwoty Ma narastaj co od B.O.
w FK_KS ró nicy (Wn - Ma) miesi cznie
w FK_KS ró nicy (Wn - Ma) narastaj co od BO
wysoko ci salda w FK_KS (RM lub RN)
Po wprowadzeniu pogrubionych danych pojawi si
nast pny ekran:
Dopisywanie rekordu do zbioru FK_KOSZ1 i uzupełniaj cych rekordów FK_KONT1
Konto rozliczane w kolejno ci ( 0 - pierwszej, 1 - drugiej, itd. do 99 ) :
1
Podaj symbol rozliczanego konta: 521-1XX-XXX
Symbol rozliczanego pola: RN
Procent rozliczanej kwoty:
100.0
Czy rozlicza wg wska ników (T/N): T
Tre
operacji ksi gowej :
Rozlicz. 521-1XX
Rozliczy :
0
Rozliczenie ksi gowa po stronie (1-Wn, 2-Ma, 0-nie ksi gowa rozliczenia) :
2
Czy modyfikowa kwot do rozliczenia: F
Podstawa :
0
-------------------------------------------------------------------------------na konto
strona
znak
wg konta
symbolu
wska nika
501-000-000
1
+
RN
120
501-100-000
1
+
RN
350
501-300-000
1
+
RN
25
501-823-123
2
RN
213
501-111-111
1
+
RN
0
501-222-222
1
+
RN
0
501-333-333
1
+
RN
0
501-444-444
1
+
RN
96
[Esc] aby zako czy
Maciej Gabrysiak
[Ctrl-W] - poprzednie konto
- 16 -
[PgUp] - poprzedni rekord
20 listopada 2000
W symbolu konta rozliczanego i konta wg którego rozliczamy, mo emy u y "X" od
jakiej pozycji konta do ko ca dla oznaczenia, e dotyczy to wszystkich kont analitycznych, dla których pocz tkowy symbol jest identyczny z podanym.
Na podstawie takich przykładowych parametrów zapami tanych w zbiorach FK_KOSZ1
i FK_KONT1 program wywoływany procedur "Zbiór 1 - Rozliczenie" utworzy, o ile
saldo obrotów narastaj cych aktualnej kartoteki KS_AKT dla wszystkich kont analitycznych
5211XXXXX
znajduje si warto
ró na od zera, sze
pozycji polecenia
ksi gowania o zadanym numerze w zbiorze ROB\FKOBROTY.DBF .
W pierwszej pozycji b dzie konto Ma 521199999 z kwot "YY" wynikaj c z salda
pól ("Kwota obrotów narastaj cych Wn" - "Kwota obrotów narastaj cych Ma") aktualnej
kartoteki KS_AKT dla kont od 521100000 do 5211zzzzz.
W drugiej pozycji b dzie konto Wn 501000000 z kwot wyliczon ze wzoru:
YY * (120/(120+350+25+213+96))
W trzeciej pozycji b dzie konto Wn 501100000 z kwot wyliczon ze wzoru:
YY * (350/(120+350+25+213+96))
W czwartej pozycji b dzie konto Wn 501300000 z kwot wyliczon ze wzoru:
YY * (25/(120+350+25+213+96))
W pi tej pozycji b dzie konto Ma 501823123 z kwot wyliczon ze wzoru:
-(YY * (213/(120+350+25+213+96)))
W szóstej pozycji b dzie konto Wn 501444444 z kwot wyliczon ze wzoru:
YY * (96/(120+350+25+213+96))
Zamiast konkretnych wska ników w naszym przykładzie mogliby my posłu y si
np. analityk kont sprzeda y (lub kosztu własnego sprzeda y), o ile tylko nasza
analityka sprzeda y odzwierciedla sposób rozliczenia naszych przykładowych kosztów
wydziałowych. W takim przypadku warto ci poszczególnych wska ników według których
program rozliczyłby nam koszty wydziałowe, zale ałyby od aktualnych stanów w kartotece KS_AKT i raz przygotowane parametry nie trzebaby zmienia (chyba, e pojawiłyby si
nowe miejsca powstawania kosztów). Je li kosztów wydziałowych w danym
miesi cu nie poniesionoby, to kwota do rozliczenia byłaby równa zeru i program sam
pomin by tak pozycj .
Je eli w koncie rozliczanym u ywamy symbolu"X", to w poleceniu ksi gowania
powstaj cym w wyniku rozliczenia "X" zast powany jest przez "9".
Dla kont rozliczanych w pierwszej kolejno ci, rozliczaniu podlega kwota tylko
z KS_AKT, w drugiej kolejno ci rozliczeniu podlega kwota z KS_AKT i kwoty rozliczone na dane konto w kolejno ci pierwszej, w trzeciej kolejno ci rozliczane s
konta według kwot z KS_AKT i kwot z rozliczenia w kolejno ci pierwszej i drugiej,
itd.
W przypadku odpowiedzi "N" na pytanie "Czy rozlicza wg wska ników (T/N):" dla
naszego przykładowego konta 5211XXXXX powstałoby dziewi
pozycji polecenia ksi gowania z kwot YY. We wszystkich pozycjach w polu "Tre " byłaby wpisana tre
podana w odpowiedzi na pytanie "Tre
operacji ksi gowej :"
W opcji
"Zbiór 1 - Skre lenie" mo emy skre li rekord ze zbioru FK_KOSZ i
odpowiednie rekordy z FK_KONT (FK_MODY), a procedur "Zbiór 1 - Zmiany" zmieni
dowolny rekord zbioru FK_KOSZ wraz z odpowiadaj cymi rekordami z FK_KONT. W procedurze "Zbiór 1 - Na konta" mamy mo liwo
zmiany w zbiorze FK_KONT kont na które
rozliczamy i wska ników wg których rozliczamy (albo kont b d cych podstaw wyliczenia wska ników), dla wybranych z FK_KOSZ kont rozliczanych. W opcji "Zbiór 1 Według wska ." mo emy zmienia tylko same wska niki w zbiorze FK_KONT dla wybranych
kont rozliczanych ze zbioru FK_KOSZ, które maj ustawione pole "Czy według wska ników".
Maciej Gabrysiak
- 17 -
20 listopada 2000
W czasie realizacji procedury "Zbiór 1 - Rozliczenie" na podstawie wszystkich
kont rozliczanych (rekordów zbioru FK_KOSZ) i wszystkich pozycji kont na które
rozliczamy (rekordy FK_KONT) tworzone s kolejne pozycje polecenia ksi gowania o
numerze zadanym i zapisywane do zbioru ROB\FKOBROTY.DBF . Zbiór ROB\FKOBROTY mo na
doł czy do bie cego zbioru obrotowego FKOBROTY w opcji "Bilans - ROB\Ł czanie" .
Rekordy zbioru FK_KOSZ posiadaj
nast puj c
stuktur :
Lp
Zawarto
pola
wielko
pola
------------------------------------------------------------------------------1
Konto rozliczane
11 znaków
2
Procent rozliczanej kwoty
5 bajtów (999.9)
3
Strona (1-Wn, 2-Ma)
1 cyfra
4
Symbol rozliczanego pola
2 znaki
5
Czy konto rozliczane wska nikami
1 bajt typu "Logiczny"
6
Kolejno
rozliczania
2 cyfry
7
Tre
operacji ksi gowej
16 znaków
8
Robocze na kwot rozliczan
14 bajtów postaci "99999999999.99"
9
Robocze na kwot podstawy rozbicia
14 bajtów postaci "99999999999.99"
10
Czy kwota rozliczana modyfikowana
1 bajt typu "Logiczny"
------------------------------------------------------------------------------Razem:
67 bajtów (plus 1 bajt)
Zbiór FK_KOSZ i FK_KONT indeksowane s według kolejno ci rozliczania i konta
rozliczanego (FK_KOSZ.CDX , FK_KONT.CDX). W trakcie procedury "Zbiór n - Rozliczanie" zbiór FK_KONT porz dkowany jest, w ramach kolejno ci i konta rozliczanego,
dodatkowo wg konta na które rozliczamy. A oto struktura zbioru FK_KONT :
Lp
Zawarto
pola
wielko
pola
------------------------------------------------------------------------------1
Kolejno
rozliczania
2 cyfry
2
Konto rozliczane
11 znaków
3
Konto na które rozliczamy
11 znaków
4
Strona (1-Wn, 2-Ma)
1 cyfra
5
Znak kwoty (+,-)
1 znak
6
Konto podstawy do rozliczenia
11 znaków
7
Symbol pola dla postawy
2 znaki
8
Warto
wska nika do rozliczenia
14 bajtów postaci "99999999999.99"
------------------------------------------------------------------------------Razem:
53 bajty (plus 1 bajt)
Autor zaleca regularne kopiowanie kartotek: KS_AKT i FK_KS (opcja "Stany Kopiowanie") i FK_ROZR (procedura "Rozrachunki - Kopiowanie") na dyskietki, po
ka dej aktualizacji obrotami, oraz kopiowanie zbiorów obrotowych zwi zanych z dan
aktualizacj (procedura "Obroty - Kopiowanie"). Kartotek stanów i obrotów KS_AKT i
FK_KS nale y równie kopiowa po dopisywaniu nazw kont w procedurze "Stany - Nazwy"
zwłaszcza, gdy dopisywanych czy zmienianych nazw kont było du o. Kartotek rozrachunków FK_ROZR nale y kopiowa tak e po zmianach nr faktur programem "ROZR_W.EXE"
lub zmianach zakresu kont rozrachunkowych (opcje "Rozrachunki - Dopisywanie" i
"Rozrachunki - Skre lenie").
Posiadanie aktualnych i poprzednich kopii kartotek i zbiorów obrotowych pozwoli w sytuacjach wyj tkowych, np. po wył czeniu napi cia zasilaj cego w trakcie
aktualizacji kartoteki obrotami, odtworzenie z dyskietki ostatniej poprawnej wersji
kartoteki lub zbiorów obrotowych i powtórzenie poprawne ostatnio wykonywanych czynno ci.
Kartoteki kopiowane s ze swoimi zbiorami "nagłówkowymi" odpowiednio FK_KS.MEM i
FK_ROZR.MEM. W czasie odtwarzania kartotek z dyskietek (opcje "Stany - Odtwarzanie"
i "Rozrachunki - Odtwarzanie") odtwarzane s równie odpowiednie zbiory "nagłówkowe", oraz odtwarzane s zbiory indeksowe.
Maciej Gabrysiak
- 18 -
20 listopada 2000
Wygodniej zamiast kopiowania w systemie Finansowo-Ksi gowym mo emy robi
archiwowanie (pakowanie) zbiorów wybieraj c odpowiedni pozycj
z proponowanego
menu "batch-owego". Przez archiwowanie mamy mniej czynno ci do wykonania i zbiory
s pakowane, tzn. zajmuj
znacz co mniej miejsca na dyskietce w stosunku do
kopiowania w systemie FK.
Maciej Gabrysiak
- 19 -
20 listopada 2000