Warszawa, dnia 05 lutego 2009 r

Warszawa, dnia 05 lutego 2009 r.
Działalność Zespołu Kontroli Sądu Apelacyjnego
w Warszawie za rok 2008
Działalność Zespołu Kontroli Sądu Apelacyjnego w Warszawie,
wyodrębniony jest z Oddziału Finansowo – Kontrolnego na podstawie
Zarządzenia Nr 1/04 Prezesa Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia
21.01.2004 r. w sprawie utworzenia oddziałów i samodzielnych stanowisk pracy
w Sądzie Apelacyjnym w Warszawie.
Zakres
działania
Zespołu
Kontroli
obejmuje
systematyczne
kontrolowanie procesów związanych z gromadzeniem środków publicznych i
ich rozdysponowaniem oraz gospodarowaniem mieniem Skarbu Państwa przez
jednostki sadownictwa powszechnego w obszarze apelacji warszawskiej.
Właściwości Zespołu podlegają :
- 1 sąd apelacyjny
- 4 sądy okręgowe, w tym 6 rodzinnych ośrodków diagnostycznokonsultacyjnych i 4 schroniska dla nieletnich
- 27 sądy rejonowe, w tym 4 ośrodki kuratorskie
Procedury związane z przeprowadzaniem kontroli zostały określone przez
Dyrektora Sądu Apelacyjnego w Warszawie w Decyzji Nr 3/07 z dnia 20 marca
2007 r. w sprawie szczegółowych zasadach wykonywania działalności
kontrolnej w sądach apelacji warszawskiej.
1
Na rok 2008 zaplanowano 21 kontroli, w tym :
- 10 problemowych,
- 11 kompleksowych
Ogółem planowanymi kontrolami objęto 19 jednostek organizacyjnych.
Tematyka kontroli na rok 2008 została określona przez Dyrektora Sądu
Apelacyjnego w Warszawie i dotyczyła następujących obszarów działalności :
- realizacji dochodów i wydatków budżetowych działu 755 rozdział 75502,
W okresie sprawozdawczym Zespół Kontroli skontrolował 19
jednostek, w tym :
- 5 kontroli problemowych w sądach okręgowych,
- 11 kontroli w sądach rejonowych, w tym osiem kontroli kompleksowych i trzy
kontrole problemowe,
-3 kontrole problemowe rodzinnych ośrodków diagnostyczno – konsultacyjnych
(2-Sąd Okręgowy w Warszawie, 1-Sąd Okręgowy w Ostrołęce).
W wyniku przeprowadzonych 5 kontroli w sądach okręgowych ujawniono
następujące uchybienia :
- brak aktualnej instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych,
- nieterminowe realizowanie zaplanowanych wydatków budżetowych,
- nie przestrzeganie obowiązku dołączania dokumentów potwierdzających
poczynione wydatki z tytułu rozliczenia kosztów podróży przez wszystkich
pracowników,
- brak opracowanych zasad prowadzenia gospodarki magazynowej,
- brak staranności przy sprawdzaniu dokumentów finansowych pod względem
formalno – rachunkowym przez głównego księgowego,
2
- brak staranności przy sporządzaniu dokumentacji przetargowej,
- brak rejestru poleceń wyjazdów służbowych,
- nie przyznawanie zwrotu kosztów podróży biegłym sądowym i tłumaczom
przysięgłym według stawek obowiązujących w obszarze właściwości sądu
okręgowego.
Ponadto w zakresie realizacji dochodów i wydatków budżetowych Zespół
Kontroli przeprowadził 11 kontroli w sądach rejonowych, w wyniku
przeprowadzonych kontroli stwierdzono następujące uchybienia :
- brak aktualnych wewnętrznych uregulowań normujących przyjęte zasady
finansowo – księgowe,
- brak poświadczeń przez pracowników własnoręcznym podpisem zapoznania
się z uregulowaniami wewnętrznymi w ramach jednostki organizacyjnej,
- nieterminowe realizowanie zaplanowanych wydatków budżetowych,
- nieterminowe przekazywanie zgromadzonych dochodów budżetowych
na rachunek budżetu państwa,
- opóźnienia w realizacji wypłat biegłym sądowym występujące w sprawach
rozstrzyganych przez Wydział I Cywilny,
- przyjmowanie przez księgowość zestawień proponowanych ryczałtów
dla kuratorów społecznych nie zatwierdzonych przez Prezesa Sądu,
dokonywanie
-
wydatków
przez
jednostkę
organizacyjną
niezgodnie
z klasyfikacją budżetową,
- brak określenia w instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów
finansowo – księgowych Sądu, zasad obowiązujących przy dokonywaniu
i
rozliczaniu
wydatków,
zwłaszcza
niezwiązanych
bezpośrednio
z działalnością Sądu, a uznanych za celowe w ramach funkcjonowania
kontrolowanej jednostki,
- brak szczegółowych opisów dowodów rozchodowych w zakresie doraźnych
napraw,
3
- niewystarczający nadzór nad terminowym regulowaniem należności przez
najemców z tytułu wynajmowanych lokali mieszkalnych i garaży należących
do jednostki kontrolowanej,
- brak działań zmierzających do zmniejszenia kosztów przechowywanych na
parkingach samochodów i części samochodowych, stanowiących depozyty w
związku z prowadzonymi postępowaniami karnymi,
- brak pisemnych procedur udzielania zamówień publicznych dla towarów
i usług o wartości poniżej 14.000 euro,
- brak rejestru zawartych umów zleceń,
-niewykorzystywanie
zakupionego
oprogramowania
do
prowadzenia
księgowości w ramach jednostki.
W ramach przeprowadzonych kontroli w Rodzinnych Ośrodkach Diagnostyczno
– Konsultacyjnych stwierdzono :
- brak prowadzenia księgi inwentarzowej środków trwałych i pozostałego
wyposażenia,
- niedostosowanie programu finansowo – księgowego do prowadzenia
księgowości analitycznej na kartach wydatków z możliwością wydzielenia
pozycji wydatków dotyczących Rodzinnych Ośrodków Diagnostyczno –
Konsultacyjnych,
- nieprawidłową dekretację i ewidencję dowodów księgowych (faktur),
na skutek braku instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych oraz
procedur kontroli wewnętrznej.
Po
wzywające
zakończonych
kierujących
kontrolach
skontrolowanymi
wydawane
jednostkami
były
zarządzenia
organizacyjnymi
odpowiedzialnych za gospodarkę finansową do usunięcia stwierdzonych
uchybień. W wyznaczonym terminie kierownicy badanych jednostek udzielali
informacji o sposobie wykonania zarządzeń pokontrolnych.
4
W okresie objętym przedmiotowym sprawozdaniem w Zespole
Kontroli zatrudnionych było sześć osób (w przypadku realizacji planu kontroli
na I półrocze 2008 roku ). Aktualnie zatrudnione są cztery osoby i taki stan
osobowy przeprowadzał kontrole w II półroczu 2008 roku w zakresie badania i
weryfikacji działalności jednostek kontrolowanych.
Proces kontroli obejmował czynności dotyczące opracowania planu kontroli,
przygotowania planu kontroli, dokumentowania ustaleń z kontroli wraz ze
sporządzeniem protokołu kontroli oraz opracowaniem projektu zarządzeń
pokontrolnych.
Na bieżąco monitorowano zmiany legislacyjne, jak również publikacje związane
z rachunkowością budżetową i finansami publicznymi.
Pracownicy Zespołu Kontroli w 2008 roku uczestniczyli w szkoleniach
z zakresu rachunkowości oraz zasad i obowiązujących przepisów dotyczących
naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
5