Sprawozdanie z przeprowadzonych kontroli w 2009 r.

Warszawa, dnia 24 lutego 2010 r.
Działalność Zespołu Kontroli Sądu Apelacyjnego
w Warszawie za rok 2009
Działalność Zespołu Kontroli Sądu Apelacyjnego w Warszawie,
wyodrębniona jest z Oddziału Finansowo – Kontrolnego na podstawie
Zarządzenia Nr 1/04 Prezesa Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia
21.01.2004 r. w sprawie utworzenia oddziałów i samodzielnych stanowisk pracy
w Sądzie Apelacyjnym w Warszawie.
Zakres
działania
Zespołu
Kontroli
obejmuje
systematyczne
kontrolowanie procesów związanych z gromadzeniem środków publicznych i
ich rozdysponowaniem oraz gospodarowaniem mieniem Skarbu Państwa przez
jednostki sądownictwa powszechnego w obszarze Apelacji Warszawskiej.
Właściwości Zespołu podlegają :
- 1 Sąd Apelacyjny
- 4 Sądy Okręgowe, w tym 6 rodzinnych ośrodków diagnostycznokonsultacyjnych i 4 schroniska dla nieletnich
- 27 sądy rejonowe, w tym 4 ośrodki kuratorskie
Procedury związane z przeprowadzaniem kontroli zostały określone przez
Dyrektora Sądu Apelacyjnego w Warszawie w Decyzji Nr 3/07 z dnia 20 marca
2007 r. w sprawie szczegółowych zasadach wykonywania działalności
kontrolnej w sądach apelacji warszawskiej.
1
Na rok 2009 zaplanowano 23 kontrole, w tym :
- 2 problemowe,
- 16 kompleksowych,
- 5 sprawdzających
Ogółem planowanymi kontrolami objęto 22 jednostki organizacyjne.
Tematyka kontroli na rok 2009 została określona przez Dyrektora Sądu
Apelacyjnego w Warszawie i dotyczyła następujących obszarów działalności :
- realizacji dochodów i wydatków budżetowych działu 755 rozdziału 75502,
W okresie sprawozdawczym Zespół Kontroli skontrolował 22
jednostki, w tym :
- 3 kontrole w sądach okręgowych, w tym dwie kontrole problemowe i jedną
kontrolę sprawdzającą
- 18 kontroli w sądach rejonowych, w tym piętnaście kontroli kompleksowych
i trzy kontrole sprawdzające,
-1kontrolę
kompleksową
w
rodzinnym
ośrodku
diagnostyczno
–
konsultacyjnym ( Rodzinny Ośrodek Diagnostyczno – Konsultacyjny
w Mławie).
W wyniku przeprowadzonych 3 kontroli w sądach okręgowych ujawniono
następujące uchybienia :
- brak uaktualnionych już istniejących programów funkcjonalno – użytkowych
zgodnie z założeniami do projektowania budynków dla sądów powszechnych
i powszechnych jednostek prokuratury,
2
- brak opracowania programów funkcjonalno- użytkowych dla całego Sądu
Rejonowego w Warszawie, Sądu Rejonowego dla Warszawy Śródmieścia, Sądu
Rejonowego dla m.st. Warszawy,
- planując zadania remontowe oraz inwestycyjne nie przestrzeganie analizy
możliwości technicznych ich wykonania,
-
brak
odpowiedniego
przygotowania
od
strony
formalnej
zadań
inwestycyjnych,
-
nieprzestrzeganie
dwuetapowego
wprowadzania
zadania
z
zakresu
budownictwa do planu oraz zakresu prac przewidzianych dla danego etapu,
-
nieodpowiednie
stosownie do
kwalifikowanie
obowiązującej
planowanych
klasyfikacji
zadań
inwestycyjnych,
budżetowej w
porozumieniu
z Oddziałem Finansowym Sądu.
Ponadto w zakresie realizacji dochodów i wydatków budżetowych Zespół
Kontroli przeprowadził 18 kontroli w sądach rejonowych, w wyniku
przeprowadzonych kontroli stwierdzono następujące uchybienia :
- nieaktualna umowa na dystrybucję znaczków opłaty sądowej,
- brak opracowania uregulowań wewnętrznych w zakresie wystawiania
i rozliczania delegacji służbowych pracowników sądu,
- brak opracowanej uaktualnionej umowy z bankiem na prowadzenie rachunku
bankowego w złotych polskich z wykorzystaniem bankowości elektronicznej
przez Kierownika Finansowego Sądu,
- brak szczegółowej klasyfikacji wydatków według kolejnych pozycji
w paragrafie 4750 pod nazwą „Tusze i Tonery”,
- nie prowadzenie w sposób kompletny i aktualny rejestru wydanych poleceń
wyjazdów służbowych z chronologicznym zapisem przez rok kalendarzowy,
- opóźnienia w przekazywaniu do księgowości zarządzeń dotyczących wypłat
należności dla świadków, a tym samym ograniczanie związanych z tym opłat za
przekazy pocztowe,
3
- brak opracowanych procedur kontroli wewnętrznej,
- nie przestrzeganie obowiązujących terminów przekazywania zgromadzonych
dochodów budżetowych na centralny rachunek budżetu państwa,
- nieterminowość w realizacji wypłat biegłym sądowym i tłumaczom
przysięgłym,
- przyjmowanie przez księgowość zestawień
ryczałtów dla kuratorów
społecznych bez zatwierdzenia przez Prezesa Sądu,
- nieprawidłowe kwalifikowanie przez głównego księgowego wydatków
dotyczących szkoleń pracowników paragraf 4700 i tonerów 4750,
- nie przestrzeganie obowiązku dołączania dokumentów potwierdzających
poczynione wydatki (bilety, oświadczenia o dokonanym wydatku) przez
uprawnionych sędziów z tytułu zwrotu kosztów podróży z miejsca zamieszkania
do sądu,
- zawarcie umowy na używanie maszyny frankującej
na okres niezgodny
z okresem wskazanym w ustawie Prawo Zamówień Publicznych,
- brak uregulowania okresu trwania umowy na usługi samochodowego inkasa
utargów, stosownie do wymogów ustawy Prawo Zamówień Publicznych,
- brak uaktualnionych wewnętrznych uregulowań normujących przyjęte zasady
finansowo-księgowe w ramach jednostki organizacyjnej,
- brak szczegółowych opisów wykonywanych czynności przez pracowników
w ramach zawieranych umów zlecenia i o dzieło,
- brak szczegółowych opisów dowodów rozchodowych,
- brak określenia na piśmie zasad wykorzystywania prywatnych samochodów
do celów służbowych,
- nie dokonywanie precyzyjnej analizy planowania i wykorzystania środków
budżetowych i w związku z tym doprowadzenie do ich zwrotu wobec
występowania w jednostce zobowiązań niewymagalnych na koniec roku
kalendarzowego,
4
nieterminowe
-
realizowanie
zaplanowanych
wydatków
budżetowych
powodujące powstanie nadwyżek środków na koncie bankowym w trakcie
okresu budżetowego,
- nieprawidłowe kwalifikowanie w księgach rachunkowych dowodów
księgowych,
- niedostateczny nadzór nad terminowym regulowaniem należności na rzecz
jednostki organizacyjnej z tytułu wynajmu garażu,
- brak uregulowania okresu trwania umowy w zakresie opłat pocztowych za
przesyłki pocztowe, stosownie do wymogów ustawy Prawo Zamówień
Publicznych,
- brak opracowanych procedur udzielania zamówień publicznych dla towarów i
usług o wartości poniżej, jak i powyżej 14.000 euro,
- brak szczegółowej ewidencji analitycznej na kartach wydatków, według
kolejnych pozycji w par.4010 (wynagrodzenia osobowe pracowników,
- niezgodna z obowiązującym regulaminem wewnętrznym udzielania zamówień
publicznych umowa na usługi konserwacyjne kopiarek, drukarek i frankownicy,
W ramach przeprowadzonej kontroli w Rodzinnym Ośrodku Diagnostyczno –
Konsultacyjnym stwierdzono :
- nie przekazanie przez właściwy Sąd Okręgowy osobie upoważnionej
w
Ośrodku
księgi
inwentarzowej
środków
trwałych
i
pozostałego
wyposażenia,
- brak oznakowania składników majątku znajdującego się w pomieszczeniach
RODK,
- nie przestrzeganie przez Kierownika Ośrodka obowiązujących we właściwym
Sądzie Okręgowym instrukcji obiegu dowodów finansowych i procedury ich
kontroli oraz instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, gospodarki
magazynowej i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie.
5
Po
zakończonych
kontrolach
wydawane
były
zarządzenia
wzywające
kierujących skontrolowanymi jednostkami organizacyjnymi odpowiedzialnych
za gospodarkę finansową do usunięcia stwierdzonych uchybień. Kierownicy
badanych jednostek udzielali informacji o sposobie wykonania zarządzeń
pokontrolnych.
Ponadto
w
zakresie
przeprowadzonych
dwóch
kontroli
sprawdzających:
- w jednym przypadku (Sąd Okręgowy w Ostrołęce) zostały zrealizowane
wszystkie
zarządzenia
pokontrolne
skierowane
do
Dyrektora
Sądu
po przeprowadzonej kontroli kompleksowej.
- w drugim przypadku (Sąd Rejonowy w Pruszkowie), skierowano
do Kierownika Finansowego zarządzenie pokontrolne w przedmiocie podjęcia
prac nad dostosowaniem regulaminu udzielania zamówień publicznych
o wartości nie przekraczającej 14.000 euro do aktualnie obowiązujących
możliwości kadrowych jednostki.
- w trzecim przypadku (Sąd Rejonowy w Wyszkowie), skierowano do
Kierownika Finansowego zarządzenie pokontrolne w przedmiocie terminowego
realizowania zaplanowanych wydatków budżetowych w celu niedopuszczenia
do powstania nadwyżek środków na koncie bankowym w trakcie okresu
budżetowego, a w przypadku braku takiej możliwości wynikającej z
obiektywnych przesłanek, niezwłoczne występowanie z wnioskami o zmianę
harmonogramu finansowego.
Aktualnie w Zespole Kontroli zatrudnione są cztery osoby i taki stan
osobowy przeprowadzał kontrole w I i II półroczu 2009 roku, w zakresie
badania i weryfikacji działalności jednostek kontrolowanych.
Proces kontroli obejmował czynności dotyczące opracowania planu kontroli,
przygotowania planu kontroli, dokumentowania ustaleń z kontroli wraz ze
6
sporządzeniem protokołu kontroli oraz opracowaniem projektu zarządzeń
pokontrolnych.
7