Wniosek beneficjenta o płatność w ramach PO KL

Wniosek beneficjenta o płatność
w ramach PO KL
Białystok, kwiecień 2011 r.
Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Umowa o dofinansowanie projektu
Pierwsza transza dofinansowania wypłacana jest po podpisaniu umowy
o dofinansowanie projektu, (bez składania wniosku o płatność).
Warunkiem wypłaty pierwszej transzy dofinansowania jest złoŜenie
przez beneficjenta wymaganego zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy
(weksel).
Przekazanie kolejnych transz dofinansowania następuje na podstawie
wniosków beneficjenta o płatność zaliczkową i uzaleŜnione jest
od wcześniejszego wydatkowania przez Beneficjenta oraz rozliczenia
we wnioskach o płatność co najmniej 70% kwoty otrzymanych transz
dofinansowania.
Umowa o dofinansowanie projektu
Terminy wynikające z umowy:
Beneficjent składa wniosek o płatność w terminie 10 dni roboczych
od zakończenia okresu rozliczeniowego określonego w Harmonogramie
płatności.
Końcowy wniosek o płatność składany jest w terminie do 30 dni
kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu.
WUP
dokonuje weryfikacji formalno-rachunkowej i merytorycznej
wniosku o płatność, w terminie do 20 dni roboczych od daty jego
otrzymania. Termin ten dotyczy kaŜdej złoŜonej przez beneficjenta wersji
wniosku o płatność.
W przypadku, gdy w ramach projektu jest dokonywana kontrola i złoŜony
został końcowy wniosek o płatność, termin weryfikacji ulega
wstrzymaniu do dnia przekazania do WUP podpisanej przez Beneficjenta
informacji pokontrolnej lub do dnia odmowy podpisania informacji
pokontrolnej.
Umowa o dofinansowanie projektu
W przypadku stwierdzenia błędów w złoŜonym wniosku o płatność WUP
wzywa Beneficjenta do poprawienia lub uzupełnienia wniosku
w wyznaczonym terminie.
WUP moŜe wezwać Beneficjenta do złoŜenia poświadczonych
za zgodność z oryginałem kopii dokumentów księgowych dotyczących
projektu.
Beneficjent zobowiązany jest do usunięcia błędów lub złoŜenia
pisemnych wyjaśnień w wyznaczonym przez WUP terminie, pod rygorem
wstrzymania wypłaty kolejnej transzy dofinansowania.
Umowa o dofinansowanie projektu
Po pozytywnym zweryfikowaniu wniosku beneficjenta o płatność,
WUP przekazuje beneficjentowi w terminie do 20 dni roboczych od daty
otrzymania poprawnego wniosku, informację o wynikach weryfikacji
wniosku o płatność zawierającą:
kwotę wydatków, które zostały uznane za niekwalifikowalne wraz
z uzasadnieniem;
zatwierdzoną kwotę rozliczenia kwoty dofinansowania oraz wkładu
własnego wynikającą z pomniejszenia kwoty wydatków rozliczanych
we wniosku o płatność o wydatki niekwalifikowalne;
kwotę środków dotychczas rozliczonych (pomniejszoną o korekty
finansowe i nieprawidłowości),
kwotę kolejnej transzy do wypłacenia zgodnie z harmonogramem.
Umowa o dofinansowanie projektu
WUP moŜe zawiesić wypłacenie transzy dofinansowania w przypadku
stwierdzenia:
nieprawidłowej realizacji projektu, w szczególności w przypadku
opóźnienia w realizacji projektu wynikającej z winy beneficjenta, w
tym opóźnień w składaniu wniosków o płatność w stosunku do
terminów przewidzianych umową,
utrudniania kontroli realizacji projektu,
dokumentowania realizacji projektu niezgodnie z postanowieniami
niniejszej umowy,
na wniosek instytucji kontrolnych.
Zawieszenie płatności, następuje wraz z pisemnym poinformowaniem
Beneficjenta o przyczynach zawieszenia.
Uruchomienie płatności następuje po usunięciu lub wyjaśnieniu
ww. przyczyn.
Umowa o dofinansowanie projektu
JeŜeli na podstawie wniosków o płatność lub czynności kontrolnych
uprawnionych organów zostanie stwierdzone, Ŝe dofinansowanie jest przez
Beneficjenta:
wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem,
wykorzystane z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr
157 poz. 1240),
pobrana nienaleŜnie lub w nadmiernej wysokości
Beneficjent zobowiązuje się do zwrotu całości lub części
dofinansowania wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla
zaległości podatkowych.
Umowa o dofinansowanie projektu
Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji
wydatków projektu w sposób przejrzysty, tak aby moŜliwa była
identyfikacja poszczególnych operacji związanych z projektem.
Obowiązek ten dotyczy równieŜ wszystkich partnerów, w zakresie tej
części projektu, za której realizację odpowiadają.
Umowa o dofinansowanie projektu
Beneficjent zobowiązany jest do prawidłowego opisu wszystkich
dokumentów księgowych dotyczących projektu (oryginały), obejmującego
w szczególności:
numer umowy o dofinansowanie projektu,
informację, Ŝe projekt jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu
Społecznego,
nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie
projektu (lub adnotację, Ŝe dokument dotyczy kosztów pośrednich), w
ramach którego wydatek jest ponoszony,
kwotę kwalifikowaną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy
kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do kaŜdego zadania.
Jednocześnie kaŜdy dokument księgowy powinien zawierać informację
o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej, a w przypadku
gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego – równieŜ odniesienie
do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, lub
nabycia towaru / usługi z zastosowaniem zasady konkurencyjności –
równieŜ odniesienie do zastosowania ww. trybu.
Obowiązek wyodrębnienia ewidencji księgowej
Zgodnie z art. 60 lit. d) rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 istnieje
wymóg, aby beneficjenci oraz inne podmioty uczestniczące w realizacji
projektów utrzymywały odrębny system księgowy albo odpowiedni kod
księgowy dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem (odrębną
ewidencję księgową w ramach juŜ prowadzonych przez jednostkę ksiąg
rachunkowych). Oznacza to prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej – nie
zaś odrębnych ksiąg rachunkowych.
Zasady kwalifikowalności wydatków
Są niezbędne dla realizacji projektu
Są racjonalne i efektywne
Zostały faktycznie poniesione
Są udokumentowane
Zostały przewidziane w zatwierdzonym budŜecie projektu zgodnie
z zasadami jego konstruowania w ramach POKL
Są zgodne ze szczegółowymi zasadami określonymi w Wytycznych
w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL
Są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego
Dokumentacja księgowa
Dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub inny dokument
księgowy o równowaŜnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty.
Oznacza to, iŜ zobowiązanie wynikające z dokumentu powinno być
w całości zapłacone.
Wniosek o płatność powinien być sporządzony w oparciu o dokumenty
księgowe faktycznie zaksięgowane i zapłacone.
Dowody księgowe powinny zawierać elementy określone w art. 21, ust. 1
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Dowody zapłaty
Wyciągi bankowe
Raporty kasowe
Dokumenty opłacone gotówką (faktury, rachunki, inne dokumenty), które w swojej
treści zawierają adnotację o ich zapłacie, np. „zapłacono gotówką”
Dowody zapłaty powinny jednoznacznie odnosić się do faktury lub innego
dokumentu księgowego o równowaŜnej wartości dowodowej.
Dokumenty wygenerowane z systemów elektronicznych (np. wyciągi bankowe)
powinny być podpisane przez głównego księgowego lub inną uprawnioną osobę.
Do wniosku załączane są kopie dokumentów poświadczone za zgodność
z oryginałem przez uprawnione osoby.
Wniosek beneficjenta o płatność
Wniosek beneficjenta o płatność przygotowywany jest w obowiązującej
wersji Generatora Wniosków Płatniczych (GWP).
Obecnie obowiązuje GWP w wersji 3.2.8.
Generator Wniosków Płatniczych moŜna
www.pokl.up.podlasie.pl lub www.efs.gov.pl
pobrać
ze
strony:
Wniosek beneficjenta o płatność
WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ
1_WNIOSEK ZA OKRES: od 2011-04-01 do 2011-06-30
• Okres, za jaki składany jest wniosek musi być zgodny z aktualnym,
zaakceptowanym przez WUP Harmonogramem płatności.
• We wniosku o płatność za dany okres rozliczeniowy beneficjent wykazuje
wydatki poniesione w tym okresie z otrzymanych środków dofinansowania
oraz w ramach wniesionego do projektu wymaganego wkładu własnego.
W uzasadnionych przypadkach wydatki ujęte we wniosku mogą być
sfinansowane z czasowo zaangaŜowanych środków własnych beneficjenta,
w szczególności, gdy projekt jest realizowany zgodnie z Harmonogramem
realizacji projektu, a beneficjent zmuszony jest finansować działania
z własnych środków z uwagi na opóźnienie w przekazaniu transzy
dofinansowania przez Instytucję WdraŜającą.
Wniosek beneficjenta o płatność
2_PROJEKT
(1) Program Operacyjny Kapitał Ludzki
(2) Priorytet: VI. Rynek pracy otwarty dla wszystkich
(3) Działanie: 6.1. poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie
aktywności zawodowej w regionie
(4) Poddziałanie: 6.1.1 Wsparcie osób pozostających bez
zatrudnienia na regionalnym rynku pracy
(5) Nazwa projektu: „Nazwa projektu”
(6) Nr umowy/decyzji: POKL.06.01.01-20-0XX/11-00
(7) Okres realizacji projektu od 2011-01-01 do 2011-09-30
(8) Płatność: zaliczkowa
(9) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (PLN):
32 000,00
(10) Wnioskowana kwota (PLN): 42 000,00
Wniosek beneficjenta o płatność
Punkt 2_PROJEKT
(6) naleŜy wpisać numer zgodny z numerem zawartej umowy, w przypadku
zawartego aneksu naleŜy wpisać nr aneksu obowiązującego w dniu
przedłoŜenia wniosku o płatność do IP;
(7) okres realizacji projektu musi być zgodny z zatwierdzonym wnioskiem
o dofinansowanie projektu (punkt 1.8 wniosku o dofinansowanie);
(9) wartość wydatków rozliczanych niniejszym wnioskiem powinna być
zgodna
z wartością wskazaną w tabeli 4 wniosku, w kolumnie 3 „wydatki
poniesione
w okresie rozliczeniowym (PLN)”, w wierszu „wydatki ogółem”;
(10) wnioskowana kwota powinna być zgodna z harmonogramem płatności
stanowiącym załącznik do umowy lub z ostatnim harmonogramem
zatwierdzonym przez IP. NaleŜy wpisać kwotę zgodną z punktem 10_
Harmonogram płatności
na kolejne okresy rozliczeniowe (pierwszy wiersz kolumny „Planowana
kwota wnioskowana”).
Wniosek beneficjenta o płatność
3_NAZWA BENEFICJENTA: …………..
Ulica …
Nr domu …
Nr lokalu - …
Miejscowość ….
Kod pocztowy …
Osoba przygotowująca wniosek beneficjenta o płatność:
•
w części dot. postępu finansowego
Imię i nazwisko: …
telefon: …….. faks: ……. e-mail: …..
B) w części dot. postępu rzeczowego
Imię i nazwisko: ……
telefon:……… faks: …… e-mail:……
Wniosek beneficjenta o płatność
4_POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU
Lp.
Zadania/cele załoŜone
we wniosku
o dofinansowanie
Wydatki określone
we wniosku
o dofinansowanie
projektu (PLN)
Wydatki poniesione
w okresie
rozliczeniowym (PLN)
Wydatki
kwalifikowalne
od początku
realizacji projektu
(bez wydatków
w obecnym
okresie
rozliczeniowym)
(PLN)
1
2
3
4
% realizacji
5=(3+4)/2
50 000,00
10 000,00
0,00
20,00
0,00
0,00
0,00
0,00
100 000,00
20 000,00
0,00
20,00
0,00
0,00
0,00
0,00
wydatki pośrednie
10 000,00
2 000,00
0,00
20,00
3.
wydatki ogółem:
160 000,00
32 000,00
0,00
20,00
3.1.
w tym VAT
523,20
0,00
3.2.
w tym cross-financing
0,00
0,00
0,00
0,00
3.3.
w tym wkład niepienięŜny
0,00
0,00
0,00
0,00
3.4.
w tym objęte pomocą publiczną
100 000,00
20 000,00
0,00
20,00
3.5.
w tym stawki jednostkowe
0,00
0,00
0,00
0,00
3.6.
w tym kwoty ryczałtowe
0,00
0,00
0,00
0,00
1.1.
Zadanie 1 Zarządzanie projektem
1.1.1
… w tym wydatki personelu
1.2
Zadanie 2 Szkolenia
1.2.1
... w tym wydatki personelu
2
Wniosek beneficjenta o płatność
W punkcie 4 wniosku o płatność naleŜy zwrócić uwagę na:
aktualizowanie danych w kolumnie 2 zgodnie z kolejnymi
zatwierdzonymi wersjami wniosku o dofinansowanie projektu,
dane w kolumnie 3 powinny być zgodne z załącznikiem nr 1 do wniosku
o płatność; w przypadku kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem,
naleŜy wskazać wartość wynikającą z przemnoŜenia wartości kosztów
bezpośrednich rozliczanych w danym wniosku, pomniejszonych o
wydatki poniesione w ramach cross-financingu (rozliczane w danym
wniosku) przez procent wydatków pośrednich wynikający z umowy
o dofinansowanie;
uwzględnianie w kolumnie 4, w kolejnych wnioskach o płatność, kwot
rozliczonych i zatwierdzonych w poprzednich wnioskach o płatność
(zgodnie z dotychczas otrzymanymi od IP Informacjami o wynikach
weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność).
Wniosek beneficjenta o płatność
5_POSTĘP RZECZOWY REALIZACJI PROJEKTU
Zadania załoŜone
we wniosku o dofinansowanie
Stan realizacji
1
2
zadanie 1 Zarządzanie projektem
zadanie 2 Szkolenia
…
NaleŜy zwrócić uwagę, aby informacje zawarte w opisie stanu realizacji zadań były zgodne z
Harmonogramem
realizacji
projektu
oraz
odnosiły
się
do
wydatków
ujętych
we wniosku o płatność.
W opisie uwzględniamy równieŜ te działania, które zostały zrealizowane zgodnie
z Harmonogramem, lecz wydatki odnoszące się do tych działań nie zostały ujęte
we wniosku, poniewaŜ nie zostały w całości zapłacone – naleŜy wówczas zamieścić informację, iŜ
wydatki te zostaną rozliczone w kolejnych wnioskach o płatność.
W punkcie tym naleŜy równieŜ zamieścić informację, czy w okresie objętym wnioskiem
o płatność beneficjent przeprowadzał postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego oraz czy
udzielał pomocy publicznej (jeŜeli dotyczy to beneficjenta).
WaŜne jest równieŜ aby zamieścić informacje dotyczące działań podjętych na rzecz równości szans
kobiet i męŜczyzn
Wniosek beneficjenta o płatność
6_UZYSKANY PRZYCHÓD w okresie objętym wnioskiem
Lp.
Rodzaj przychodu
Kwota (PLN)
1
2
1
0,00
suma:
0,00
Beneficjent ma obowiązek wykazywania wszelkich przychodów, które powstają
w związku z realizacją Projektu, (tj. wpływu w okresie realizacji projektu środków
finansowych pochodzących ze sprzedaŜy, wynajmu, usług, opłat wpisowych lub
innych równowaŜnych opłat). Opłaty wpisowe BO stanowią przychód projektu, o
ile nie zostały uwzględnione jako wkład własny w projekcie.
Odsetki bankowe od przekazanych beneficjentowi transz dofinansowania nie są
przychodem projektu (są dochodem beneficjenta) i nie są wykazywane we wniosku
o płatność.
Wniosek beneficjenta o płatność
7_KOREKTY FINANSOWE
Lp.
nr wniosku
o płatność,
w ramach
którego
wydatek
został
rozliczony
nr
rodzaj
źródło
dokumentu,
wysokość
wydatku
data wykrycia wyjaśnienie
którego
finansowa
niekorekty
korekty (PLN)
korekty
dotyczy
nia
kwalifikowalnego
korekta
1.
2.
suma:
Tabelę naleŜy wypełnić gdy Beneficjent dostrzegł niekwalifikowalność wydatków wykazanych
w złoŜonych wcześniej i zatwierdzonych wnioskach o płatność.
Mogą to być np..:
• wydatki podlegające zwrotowi od uczestników projektu (korekta jest wykazywana bez względu
na to, czy środki zostały juŜ odzyskane od uczestnika czy nie);
• wydatek zgłoszony przez beneficjenta jako omyłkowo dwukrotnie ujęty we wnioskach o
płatność;
• wydatek omyłkowo ujęty przez beneficjenta we wniosku o płatność w zawyŜonej wysokości (w
stosunku do dokumentu księgowego).
Wniosek beneficjenta o płatność
8_ŹRÓDŁA FINANSOWANIA WYDATKÓW
Lp.
w okresie rozliczeniowym
(PLN)
Źródło
od początku
realizacji projektu (PLN)
1
Krajowe środki publiczne:
28 000,00
0,00
2
3
- budŜet państwa
- budŜet jednostek samorządu terytorialnego
28 000,00
0,00
0,00
0,00
4
- inne krajowe środki publiczne
0,00
0,00
4.1
- Fundusz Pracy
0,00
0,00
4.2
- Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych
0,00
0,00
5
Pozostałe źródła:
4 000,00
0,00
5.1
- prywatne
4 000,00
0,00
32 000,00
0,00
suma:
Wydatki sfinansowane z przyznanego dofinansowania naleŜy wykazać w wierszu
„budŜet państwa”, natomiast wydatki sfinansowane z wkładu własnego w wierszu
„prywatne”. Wartości te powinny odpowiadać źródłom finansowania wskazanym w Zał.
Nr 1. NaleŜy równieŜ uwzględnić koszty pośrednie rozliczane ryczałtem.
W ostatniej kolumnie: „od początku realizacji projektu” naleŜy wykazać wyłącznie
wydatki zatwierdzone w poprzednich wnioskach o płatność (bez wniosku bieŜącego).
Wniosek beneficjenta o płatność
9_ROZLICZENIE KWOTY DOFINANSOWANIA I WKŁADU WŁASNEGO**
wkład własny (PLN)
kwota
dofinansowania
(PLN)
1.
Całkowita wartość projektu
2.
Środki przekazane dotychczas
beneficjentowi w formie zaliczki*
3.
Kwota dotychczas rozliczonych
środków
4.
Kwota rozliczana niniejszym
wnioskiem
5.
Procent rozliczenia
6.
Kwota pozostająca do rozliczenia
w kolejnym wniosku
140 000,00
budŜet
państwa
0,00
budŜet
inne krajowe
jednostki
środki
samorządu
publiczne
terytorialnego
0,00
0,00
wkład
Ogółem (PLN)
prywatny
20 000,00 160 000,00
28 000,00
28 000,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
28 000,00
0,00
0,00
0,00
4 000,00
32 000,00
100,00
0,00
0,00
0,00
20,00
20,00
0,00
0,00
0,00
0,00
16 000,00 128 000,00
* w tym wysokość ostatniej transzy
** tabela wypełniana w przypadku projektów, w których dofinansowanie przekazywane jest w formie zaliczki
Wniosek beneficjenta o płatność
Tabelę naleŜy wypełnić w podziale na kwotę dofinansowania oraz, jeŜeli dotyczy,
na poszczególne źródła wkładu własnego
(1) Całkowita wartość projektu –zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu;
(2) Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki – łączna kwota
otrzymanych przez beneficjenta transz kwoty dofinansowania na dzień sporządzania
wniosku
wraz z ostatnią transzą.
Uwaga!
W przypadku poprawy wniosku o płatność, naleŜy wpisać wysokość otrzymanych
transz według stanu na dzień sporządzenia pierwszej wersji wniosku.
(3) Kwota dotychczas rozliczonych środków – łączna kwota rozliczanych środków
(narastająco) wykazanych w zatwierdzonych wnioskach o płatność (zgodnie z
przekazanymi przez IP Informacjami o wynikach weryfikacji wniosku o płatność za
poprzednie okresy rozliczeniowe).
(4) Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem – naleŜy wypełnić zgodnie z sumą wydatków
w pkt (8) wniosku;
(5) Procent rozliczenia – pole wyliczane automatycznie przez GWP;
(6) Kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku – pole wyliczane automatycznie
przez GWP.
Uwaga !
W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem naleŜy zwrócić uwagę, aby
suma wydatków rozliczanych niniejszym wnioskiem w wierszu 4 zawierała równieŜ kwotę
kosztów pośrednich.
Wniosek beneficjenta o płatność
10_HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA KOLEJNE OKRESY
Okres rozliczeniowy
Planowane wydatki (PLN) Planowana kwota wnioskowana (PLN)
45 000,00
42 000,00
od 01.07.2011 do 30.09.2011
50 000,00
40 000,00
od 01.10.2011 do 31.12.2011
33 000,00
30 000,00
od 01.04.2011 do 30.06.2011
Okresy rozliczeniowe nie mogą być dłuŜsze niŜ 3 miesiące.
Suma kwot wykazanych w kolumnie „Planowane wydatki”, kwoty wydatków
dotychczas rozliczonych oraz kwoty rozliczanej niniejszym wnioskiem powinna być
równa ogólnej wartości projektu.
Suma kwot wykazanych w kolumnie „Planowana kwota wnioskowana” oraz kwoty
dotychczas przekazanej beneficjentowi w formie zaliczek powinna być równa wartości
przyznanego dofinansowania projektu.
Wniosek beneficjenta o płatność
• Okresy rozliczeniowe wskazane w punkcie (10_) wniosku powinny być
toŜsame
z okresami rozliczeniowymi wskazanymi w Harmonogramie płatności
załączonym
do umowy o dofinansowanie projektu lub w ostatnim harmonogramie
płatności zatwierdzonym przez IP.
• W kolumnie Planowane wydatki naleŜy przedstawić informacje o
całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, jakie beneficjent planuje
wykazać
we
wnioskach
o płatność składanych w kolejnych okresach rozliczeniowych, aŜ do
zakończenia realizacji projektu.
• Kolumnę Planowana kwota wnioskowana naleŜy wypełnić zgodnie
z harmonogramem płatności załączonym do umowy lub z ostatnim
harmonogramem płatności zatwierdzonym przez IP.
• Beneficjent moŜe dokonać we wniosku o płatność aktualizacji ww.
harmonogramu, podając nowe kwoty oraz nowe kolejne okresy
rozliczeniowe, przy czym instytucja weryfikująca wniosek moŜe te zmiany
odrzucić.
Wniosek beneficjenta o płatność
Uwaga!
Planując wydatki na kolejne okresy rozliczeniowe naleŜy pamiętać,
Ŝe powinny być one zgodne z załoŜonym Harmonogramem realizacji projektu
i zaplanowanym na poszczególne lata budŜetem projektu.
Planując kwoty wnioskowane na kolejne okresy rozliczeniowe, naleŜy zwrócić
uwagę na to, Ŝe otrzymanie kolejnej transzy uzaleŜnione jest
od wcześniejszego wydatkowania co najmniej 70% kwoty dotychczas
otrzymanych transz dofinansowania.
Wniosek beneficjenta o płatność
11_PLANOWANY PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU DO CZASU ZŁOśENIA KOLEJNEGO WNIOSKU
W punkcie tym naleŜy zwięźle opisać planowany przebieg realizacji projektu
w następnym okresie rozliczeniowym – zgodnie z zaplanowanym Harmonogramem
realizacji projektu we wniosku o dofinansowanie projektu.
12_INFORMACJA NA TEMAT PROBLEMÓW/TRUDNOŚCI ZWIAZANYCH Z REALIZACJĄ
PROJEKTU
Punkt ten naleŜy wypełnić w przypadku problemów w realizacji projektu/zadań. NaleŜy tu
opisać istotę problemu i podjęte środki naprawcze. W punkcie tym Beneficjent wyjaśnia
równieŜ przyczyny odstępstw od harmonogramu realizacji projektu zawartego we
wniosku
o dofinansowanie projektu.
JeŜeli nie wystąpiły Ŝadne problemy w projekcie to równieŜ naleŜy zamieścić
odpowiednią informację. Punkt ten nie moŜe pozostać niewypełniony.
Wniosek beneficjenta o płatność
Poprzez zaznaczenie pola TAK lub NIE naleŜy wskazać, czy realizowany projekt jest
zgodny z zasadami polityk wspólnoty (np. rozwój lokalny, równość szans itp.),
do przestrzegania których beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie.
W przypadku nie przestrzegania polityk wspólnotowych (tj. wybór pola NIE) naleŜy opisać
na czym polega nieprawidłowość oraz wskazać podjęte działania naprawcze.
W powyŜszym opisie naleŜy ująć wyniki kontroli wskazujące na naruszenie zasad polityki
UE.
31
Wniosek beneficjenta o płatność
14_OŚWIADCZENIE BENEFICJENTA
Ja, niŜej podpisany, niniejszym oświadczam, Ŝe informacje zawarte we wniosku
są
zgodne
z prawdą, a wydatki wykazane we wniosku są zgodne z zatwierdzonym budŜetem
projektu, zostały zapłacone oraz nie są współfinansowane z innych wspólnotowych
instrumentów finansowych. Jestem świadomy odpowiedzialności karnej wynikającej z art.
271 kodeksu karnego, dotyczącej poświadczania nieprawdy co do okoliczności mającej
znaczenie prawne.
Wniosek podpisuje osoba lub osoby uprawnione do składania oświadczeń i
podejmowania decyzji wiąŜących w imieniu Beneficjenta. Z zasady są to osoby, które
podpisały
umowę
o dofinansowanie projektu.
W przypadku, gdy wniosek podpisują inne osoby, naleŜy złoŜyć do WUP stosowne
pełnomocnictwa, upowaŜniające te osoby do podpisywania wniosków o płatność.
Podpisy powinny być opatrzone pieczęcią imienną lub złoŜone w sposób czytelny.
Strony wniosku o płatność oraz załączniki powinny być zaparafowane.
Uwaga! Data sporządzenia wniosku powinna być zawsze aktualna. Gdy Beneficjent składa
poprawiony wniosek o płatność musi równieŜ uaktualnić datę!
Wniosek beneficjenta o płatność
Załączniki do Wniosku Beneficjenta o płatność:
Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem
(Załącznik nr 1 do wniosku o płatność)
Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia (Załącznik nr 2) – wzór
załącznika nr 2 stanowi załącznik do Zasad systemu sprawozdawczości PO KL
Ponadto Beneficjent zobowiązany jest, zgodnie z umową o dofinansowanie
projektu, do przedkładania wraz z wnioskiem o płatność:
poświadczonych za zgodność z oryginałem kserokopii wyciągów
z rachunków bankowych, potwierdzających wydatki objęte wnioskiem
o płatność,
raportów kasowych (gdy prowadzi pełną księgowość) lub podpisanych
przez beneficjenta zestawień płatności gotówkowych objętych wnioskiem
o płatność (gdy nie prowadzi pełnej księgowości),
informacji o wszystkich uczestnikach projektu (PEFS),
aktualnego Oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT (równieŜ partnera).
Beneficjent zaznacza odpowiednie załączniki dotyczące składanego wniosku o płatność w GWP.
Wniosek beneficjenta o płatność
Załącznik nr 1: Zestawienie dokumentów potwierdzających
poniesione wydatki objęte wnioskiem
Wszystkie wydatki wykazane we wniosku o płatność muszą być zapłacone
w całości.
Wydatki naleŜy ponosić z wyodrębnionego na potrzeby realizacji projektu rachunku
bankowego. Wyjątek stanowią np. składki ZUS, podatek dochodowy, koszty pośrednie
rozliczane na postawie rzeczywiście ponoszonych wydatków, które mogą być opłacane
z
rachunku
podstawowego
beneficjenta,
a
następnie
refundowane
z konta projektowego – w kol. 5 Zestawienia naleŜy podać datę refundacji wydatku
z rachunku projektu.
W przypadku braków środków na rachunku projektu, naleŜy czasowo zasilić rachunek
środkami własnymi a następnie, po otrzymaniu środków z IP, zwrócić wcześniej
przelaną kwotę z rachunku projektowego na rachunek podstawowy.
NaleŜy pamiętać, aby przed złoŜeniem wniosku do IP, dokonać refundacji z rachunku
projektu, wykazanej we wniosku kwoty kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem.
Wniosek beneficjenta o płatność
Załącznik nr 1: Zestawienie dokumentów potwierdzających
poniesione wydatki objęte wnioskiem
Dokumenty księgowe naleŜy pogrupować zgodnie
w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu.
z
zadaniami
wykazanymi
JeŜeli koszty pośrednie rozliczane są na podstawie rzeczywiście ponoszonych
wydatków naleŜy je ująć w tabeli w taki sam sposób jak koszty bezpośrednie.
Rozliczane wydatki muszą być ujęte w budŜecie projektu, oraz spełniać wymogi
efektywnego zarządzania finansami.
W Zestawieniu nie naleŜy wykazywać kwot ujemnych (np. korekty faktury).
W przypadku gdy wydatek został poniesiony w danym okresie rozliczeniowym
i jednocześnie w tym samym okresie został skorygowany powinna zostać wskazana
poprawna wartość kwoty kwalifikowalnej. W pozostałych przypadkach tj. gdy korekta
wydatku kwalifikowalnego dotyczy wcześniej zatwierdzonego wniosku o płatność,
powinna zostać ujęta w punkcie 7_ korekty finansowe.
Wypełniając Załącznik nr 1 nie naleŜy pozostawiać Ŝadnego pustego pola.
NaleŜy pamiętać o zaznaczaniu T/N w kolumnie „cross – financing” oraz „zadania
zlecone”.
Wniosek beneficjenta o płatność
Załącznik nr 1: Zestawienie dokumentów potwierdzających
poniesione wydatki objęte wnioskiem
Jeśli w ramach jednej faktury rozliczane są wydatki opodatkowane róŜnymi stawkami
VAT, wówczas naleŜy je pogrupować wg stawek VAT i ująć w Zestawieniu w
oddzielnych pozycjach.
Wynagrodzenie jest rozliczane we wniosku dopiero wówczas, gdy zapłacone są
wszystkie jego składniki, tj. wynagrodzenie netto, składki ZUS oraz podatek
dochodowy.
Datą zapłaty, którą naleŜy podać w kol. 4 Zestawienia nr 1 jest data faktycznej zapłaty
dokumentu, a nie data refundacji wydatku z rachunku projektu.
JeŜeli jest kilka dat zapłaty dotyczących jednego wydatku (np. w przypadku
wynagrodzeń, gdy na kwotę brutto składa się kilka przelewów - kwota netto
i pochodne) to w kol. 4 Zestawienia naleŜy wpisać wszystkie daty.
Nazwy towaru lub usług w kol. 5 Zestawienia powinny odpowiadać podkategoriom
wydatków zaplanowanych w szczegółowym budŜecie projektu.
W przypadku deklaracji ZUS P DRA kwota brutto i netto stanowi łączną sumę
do zapłaty.
Dowody zapłaty
Do wniosku o płatność naleŜy dołączyć:
Wyciągi bankowe z rachunku projektu za cały okres rozliczeniowy - naleŜy zachować
ciągłość numeracji wyciągów;
Wyciągi bankowe z rachunku podstawowego beneficjenta poświadczające zapłatę
wydatków poniesionych pierwotnie ze środków własnych beneficjenta (np. zapłata
składek ZUS, zaliczki na podatek dochodowy, kosztów pośrednich rozliczanych na
podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków) – moŜna dołączyć tylko część stron
zawierających ww. operacje dotyczące projektu oraz dane posiadacza rachunku i
numer rachunku bankowego;
Raporty kasowe (w przypadku pełnej księgowości) lub zestawienie operacji
gotówkowych zawierające m.in. okres za jaki jest sporządzane, podpis osoby
sporządzającej, datę, podsumowanie, a takŜe wyszczególnienie operacji tzn. data
zapłaty, nr dokumentu, data wystawienia, kwota.
W tytułach przelewów naleŜy podawać dane pozwalające na jednoznaczną
identyfikację płatności, np. pełne numery faktur, numery rachunków, list płac,
miesiąc za który jest płacone wynagrodzenie. W przypadku niezgodności z danymi
wskazanymi w Zestawieniu nr 1 do wniosku naleŜy załączyć oświadczenie
wyjaśniające niezgodność.
Postęp rzeczowy – Załącznik nr 2 do wniosku o płatność
W tej części wniosku Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia postępu
rzeczowego realizowanego projektu. Poszczególne tabele wypełniane są
zgodnie ze stanem faktycznym na dzień wypełniania wniosku.
Załącznik nr 2 do wniosku o płatność
Załącznik nr 2 do wniosku beneficjenta o płatność zawiera siedem
tabel.
Tabele nr 1-4 powinny zostać wypełnione w momencie rozpoczęcia
udziału w projekcie jego uczestników.
Tabela nr 1
Przepływ uczestników projektu
Tabela nr 1
Przepływ uczestników projektu
Osoby rozpoczynające udział w projekcie – osoby, które podpisały
deklarację uczestnictwa.
Osoby powracające do projektu – osoby, które były wcześniej
objęte wsparciem w ramach danego przedsięwzięcia i zakończyły
bądź przerwały w nim udział.
Tabela nr 1
Przepływ uczestników projektu
Osoby, które zakończyły udział w projekcie – osoby, które
zakończyły uczestnictwo we wszystkich formach wsparcia
określonych dla nich w projekcie. Uczestników, którzy nie mogą
kontynuować udziału w projekcie z powodu podjęcia pracy naleŜy
wykazywać
jako
osoby,
które
zakończyły
udział
w projekcie zgodnie z zaplanowaną ścieŜką – tylko w przypadku
projektów, których głównym celem jest podjęcie zatrudnienia.
Tabela nr 1
Przepływ uczestników projektu
Osoby przerywające udział w projekcie – osoby, które nie
zakończyły zaplanowanej zgodnie z programem formy wsparcia
realizowanej w ramach projektu oraz odstąpiły od dalszego
uczestnictwa w projekcie.
Osoby kontynuujące udział w projekcie – osoby, które nie
zakończyły ani nie przerwały udziału w przedsięwzięciu, nadal
uczestniczą w zaplanowanych formach wsparcia.
Tabela nr 1
Przepływ uczestników projektu
Liczba osób, które rozpoczęły udział w projekcie = liczba osób,
które zakończyły udział w projekcie + liczba osób, które przerwały
udział
w projekcie + liczba osób, które kontynuują udział w projekcie
na koniec okresu rozliczeniowego
Tabela nr 1
Przepływ uczestników projektu
Tabela nr 2
Określenie statusu na rynku pracy osób, które rozpoczęły
udział w projekcie
Tabela nr 2
Określenie statusu na rynku pracy osób, które rozpoczęły
udział w projekcie
Tabela nr 2 stanowi uszczegółowienie informacji przedstawionych w
tabeli nr 1.
Uczestników projektu naleŜy wykazać odpowiednio w poszczególnych
kategoriach/podkategoriach.
Tabela nr 2
Określenie statusu na rynku pracy osób, które rozpoczęły
udział w projekcie
„Obszary wiejskie” zgodnie z definicją Głównego Urzędu
Statystycznego
to
tereny
połoŜone
poza
granicami
administracyjnymi miast, czyli obszary gmin wiejskich oraz część
wiejska gmin miejsko-wiejskich.
Tabela nr 3
Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie, znajdujące się
w dwóch grupach wiekowych 15-24 i 55-64 lata
Tabela nr 3
Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie, znajdujące się
w dwóch grupach wiekowych 15-24 i 55-64 lata
Wiek osoby objętej wsparciem naleŜy określić w chwili rozpoczęcia jej
udziału w projekcie.
W wierszu „osoby młode (15-24 lata)” wykazujemy uczestników,
którzy w dniu przystąpienia do projektu mają ukończone 15 lat i nie
skończyli jeszcze 25 lat.
W wierszu „osoby w wieku starszym (55-64 lata)” wykazujemy
uczestników, którzy w dniu przystąpienia do projektu mają
ukończone 55 lat i nie skończyli jeszcze 65 lat.
Tabela nr 4
Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie ze względu
na wykształcenie
Wykształcenie uczestników przedsięwzięcia naleŜy określić w chwili rozpoczęcia
ich udziału w projekcie, biorąc pod uwagę ostatni zakończony formalnie etap edukacji.
Załącznik nr 2 do wniosku o płatność
KaŜdą osobę wykazaną w tabeli nr 1 naleŜy obowiązkowo wykazać w tabeli
nr 2 i tabeli nr 4.
Tabela nr 5
Liczba przedsiębiorstw, które przystąpiły do udziału
w projekcie
Pomiar wskaźników dokonywany jest z chwilą przystąpienia
przedsiębiorstwa do projektu.
Tabela nr 6
Wartość udzielonej i wypłaconej pomocy publicznej oraz
pomocy de minimis
na rzecz mikro, małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) w
ramach projektu
W tabeli nr 6 naleŜy wskazać kwotę środków stanowiących pomoc
publiczną oraz pomoc de minimis wypłaconych na rzecz MŚP w
ramach projektu na podstawie zatwierdzonych/ zrealizowanych
wniosków o płatność.
W przypadku, gdy tabela nr 5 i tabela
nr 6 nie są wypełniane w komentarzu wpisujemy „nie dotyczy”.
Tabela nr 7
Osiągnięte wartości wskaźników
Tabela nr 7
Osiągnięte wartości wskaźników
Tabela nr 7 dotyczy osób, które zakończyły udział w
przedsięwzięciu. Monitorowane są w niej wskaźniki określone dla
danego Działania oraz inne wskaźniki, które zostały określone we
wniosku o dofinansowanie.
W przypadku, gdy wskaźniki określone dla Działania wskazano we
wniosku o dofinansowanie naleŜy podać ich wartość docelową
oraz wyliczyć stopień realizacji wskaźnika. JeŜeli nie wskazano
ich we wniosku o dofinansowanie to przy wartości docelowej
naleŜy wpisać „nie określono”, a przy stopniu realizacji – „nie
dotyczy”.
Projektodawca ma obowiązek monitorowania wszystkich
wskaźników, które przewidział do realizacji w projekcie, zarówno
twardych jak i miękkich.
Szczegółowych informacji udziela:
Wydział Informacji i Promocji EFS
Punkt Informacyjny EFS
Czynny:
Poniedziałek 8.00 – 16.00
Wtorek – Piątek 7.30 – 15.30
tel.: 85 74 97 247
fax: 85 74 97 209
email:
[email protected]
www.pokl.up.podlasie.pl
Spotkanie
współfinansowane ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Wojewódzki Urząd Pracy w Białymstoku
tel. (085) 74 97 200; fax. (085) 74 97 209
www.up.podlasie.pl
62