EMAS Reference Document on Best Environmental

Transkrypt

Go4EMAS
Metodologia
Marzec 2013
Strona 1 z 190
INDEKS
1. TŁO ........................................................................................................................ 4
2. CEL ......................................................................................................................... 7
3. STRUKTURA I TREŚĆ ............................................................................................... 8
4. DEFINICJE ............................................................................................................. 11
5. AKRONIMY........................................................................................................... 15
6. METODOLOGIA GO4EMAS ................................................................................... 16
6.1.
ZOBOWIĄZANIE ZARZĄDU ..........................................................................................................16
6.1.1. KARTA 0.- ZOBOWIĄZANIE ZARZĄDU..............................................................................16
6.2.
POZIOM 1.- PLANOWANIE ..........................................................................................................22
6.2.1. KARTA 1.1.- POLITYKA ŚRODOWISKOWA ........................................................................22
6.2.2. KARTA 1.2.- ASPEKTY ŚRODOWISKOWE..........................................................................29
6.2.3. KARTA 1.3.- WYMOGI PRAWNE ......................................................................................50
6.2.4. KARTA 1.4.- PROGRAM ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO .........................................60
6.3.
POZIOM 2.- WDRAŻANIE I FUNKCJONOWANIE ..........................................................................69
6.3.1. KARTA 2.1.- ZASOBY, ROLE, ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA ..............................69
6.3.2. KARTA 2.2.- KOMPETENCJE, SZKOLENIE I ŚWIADOMOŚĆ ...............................................75
6.3.3. KARTA 2.3- KOMUNIKACJA..............................................................................................85
6.3.4. KARTA 2.4.- DOKUMENTACJA .........................................................................................94
6.3.5. KARTA 2.5.- STEROWANIE OPERACYJNE .......................................................................105
6.3.6. KARTA 2.6.- GOTOWOŚĆ I REAGOWANIE NA AWARIE .................................................112
6.4.
POZIOM 3.- WERYFIKACJA ........................................................................................................121
6.4.1. KARTA 3.1.- MONITOROWANIE I POMIARY ..................................................................121
6.4.2. KARTA 3.2.- OCENA ZGODNOŚCI ...................................................................................133
6.4.3. KARTA 3.3.- NIEZGODNOŚCI, DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE.................138
6.4.4. KARTA 3.4.- AUDYT WEWNĘTRZNY ...............................................................................144
Strona 2 z 190
6.5.
POZIOM 4.- PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA .....................................................................................156
6.5.1. KARTA 4.1.- PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA ..........................................................................156
6.6.
POZIOM 5.- REJESTRACJA EMAS ...............................................................................................165
6.6.1. KARTA 5.- REJESTRACJA EMAS ......................................................................................165
7. ANEKSY .............................................................................................................. 175
7.1.
LISTA ASPEKTÓW ŚRODOWISKOWYCH.....................................................................................175
7.2.
ARKUSZ ASPEKTÓW ŚRODOWISKOWYCH ................................................................................176
7.3.
LISTA WYMOGÓW PRAWNYCH I INNYCH WYMOGÓW ...........................................................177
7.4.
PROGRAM ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO .......................................................................178
7.5.
ARKUSZ PROFILU PRACOWNIKA ...............................................................................................180
7.6.
CURRICULUM VITAE..................................................................................................................181
7.7.
LISTA DOKUMENTACJI EMS ......................................................................................................182
7.8.
PROGRAM MONITOROWANIA I POMIARÓW ŚRODOWISKOWYCH .........................................183
7.9.
RAPORT NIEZGODNOŚCI (NC), DZIAŁAŃ KORYGUJĄCYCH (CA) I ZAPOBIEGAWCZYCH (PA) .....185
7.10. PROGRAM AUDYTU WEWNĘTRZNEGO ....................................................................................186
7.11. RAPORT AUDYTU WEWNĘTRZNEGO ........................................................................................187
7.12. PROTOKÓŁ Z PRZEGLĄDU PRZEZ ZARZĄD ................................................................................188
7.13. OŚWIADCZENIE ŚRODOWISKOWE ............................................................................................189
8. ODNIESIENIA...................................................................................................... 190
Strona 3 z 190
1. TŁO
Go4EMAS “Boosting the Eco-Management and Audit Scheme (EMAS) in European SMEs through the
Enterprise Europe Network” jest projektem dofinansowanym przez Komisję Europejską z Programu
Konkurencyjność i Innowacje1 (CIP). Głównym celem projektu jest zapewnienie pro-aktywnych usług związanych
z Rozporządzeniem EMAS2 europejskim małym i średnim przedsiębiorstwom (MŚP) z wybranych sektorów:
obróbki metali (Kody NACE 24 i 25), obróbki powierzchni (Kod NACE 25.6) i produkcji komponentów
elektrycznych/elektronicznych (Kody NACE 26 i 27).
Aby osiągnąć te cele, Go4EMAS jest wspierany przez działania Programu Wsparcia Zgodności Środowiskowej3
(ECAP), który zmierza do wspierania MŚP względem ich zgodności z szerokim zestawem prawa środowiskowego,
poprzez przyjęcie EMAS w MŚP z wybranych sektorów z udziałem Enterprise Europe Network4 (EEN). ECAP
promuje również aktywnie zrozumienie EMAS jako efektywnego kosztowo sposobu poprawy działalności
środowiskowej MŚP z jednoczesnym zwiększeniem ich zyskowności.
Szczególne cele projektu są następujące:
1. Opracowanie strategii ustanowienia długotrwałego partnerstwa w dziedzinie Systemów Zarządzania
Środowiskowego pomiędzy członkami Enterprise Europe Network, Dostawcami Usług Środowiskowych
(ESP), MŚP i innymi interesariuszami.
2. Identyfikacja szczególnych potrzeb i barier wdrażania EMAS przez MŚP w kluczowych sektorach
przemysłowych w wybranych regionach.
3. Opracowanie i wdrożenie dostosowaną do specyficznych potrzeb i charakterystyki MŚP, łatwej do
stosowania metodologii i narządzi wspierających wdrożenie EMAS w wybranych sektorach.
4. Promowanie i upowszechnianie korzyści wdrożenia EMAS poprzez działania komunikowania
i rozpowszechniania.
Konsorcjum projektu obejmuje 7 partnerów z 6 państw (Hiszpania, Włochy, Niemcy, Polska, Bułgaria
i Zjednoczone Królestwo), aby zbudować wzajemne zrozumienie Systemów Zarządzania Środowiskowego.
1
2
http://ec.europa.eu/cip/
Regulation (EC) No 1221/2009cxzccxzxc of the European Parliament and of the Council of 25 November 2009 on the voluntary
participation by organisations in a Community eco-management and audit scheme (EMAS).
3
http://ec.europa.eu/environment/sme/index_en.htm
4
http://portal.enterprise-europe-network.ec.europa.eu/
Strona 4 z 190
Koordynator
Coordinator
SPAIN
GERMANY
ITALY
POLAND
BULGARIA
UNIT KINGDOM
Rysunek 1.- Konsorcjum projektu Go4EMAS
Działania zaplanowane do wypełnienia celów projektu podzielono jak pokazuje poniższy rysunek:
Zarządzanie
Mapowanie interesariuszy
Studium
przygotowawcze
Rozwój metodologii
Go4EMAS
Wdrożenie metodologii
Go4EMAS (warsztaty)
Upowszechnianie
Rysunek 2.- Działania zaplanowane w projekcie Go4EMAS
Strona 5 z 190
1. Spisać kluczowych graczy w wybranych sektorach i dziedzinach, którzy będą zarówno wspierać, jak
i skorzystają z wdrożenia projektu.
2. Zidentyfikować szczególne potrzeby i charakterystyki MŚP z sektorów obróbki metalu, obróbki powierzchni
oraz produkcji komponentów elektrycznych/elektronicznych.
3. Zaprojektować Metodologię krok po kroku dostosowaną do specyficznych potrzeb i charakterystyki MŚP,
aby ułatwić zrozumienie Rozporządzenia EMAS.
4. Wdrożyć Metodologię przez zorganizowanie serii warsztatów w celu szkolenia MŚP, ESP i członków
Enterprise Europe Network we wdrażaniu EMS we właściwy i ustrukturyzowany sposób.
Strona 6 z 190
2. CEL
Metodologia Go4EMAS ma na celu pomoc MŚP z sektorów obróbki metalu, obróbki powierzchni oraz produkcji
komponentów elektrycznych/elektronicznych we wdrożeniu praktyk zarządzania środowiskowego w 4 etapach
zgodnie z Rozporządzeniem EMAS.
Projekt i opracowanie tej Metodologii jest oparte na badaniu i analizie szczególnych potrzeb i charakterystyk
MŚP z wybranych sektorów przeprowadzonym przez regiony uczestniczące w projekcie oraz na innych
istniejących modelach (metodologia e+5, model Acorn i EMAS easy) i normach międzynarodowych (ISO 14001,
Rozporządzenie EMAS oraz BS 8555).
Warto zaznaczyć, że instrukcje rozważane w tej metodologii dla danego MŚP zależą, wśród innych czynników, od
wielkości organizacji, rodzaju ich wpływów środowiskowych, etapu wdrożenia EMS, wymogów Weryfikatorów
Środowiskowych w każdym kraju, itp. Z tego względu, każde MŚP jest proszone o ocenę wykonalności przyjęcia
danej praktyki opisanej w tym dokumencie, jak i sposobu jej przeprowadzenia.
Strona 7 z 190
3. STRUKTURA I TREŚĆ
Jak pokazano na rysunku poniżej, od wymogów Rozporządzenia EMAS, biorąc pod uwagę szczególne potrzeby
i charakterystyki MŚP z wybranych sektorów, partnerzy projektu opracowali Metodologię wdrożenia EMS
w 4 etapach. Dlatego Metodologia Go4EMAS składa się z 4 poziomów. Każdy z tych poziomów zawiera Karty
niezbędne do spełnienia odpowiednich wymogów Rozporządzenia EMAS.
Rysunek 3.- Struktura Metodologii Go4EMAS
Instrukcje zawarte w każdej z tych Kart zostały uporządkowane i pokazane zgodnie ze strukturą Rozporządzenia
EMAS (aneks II) i w najogólniejszy sposób w celu łatwiejszego zrozumienia przez MŚP, aby ułatwić ich wdrożenie.
Dla każdego z wymogów zawartych w 4 poziomach, określono odpowiednie aspekty w następującej tabeli:
Strona 8 z 190
TYTUŁ POZIOMU
TYTUŁ ETAPU
O CZYM MÓWI ROZPORZĄDZENIE EMAS?
Wprowadzenie:
Krótki opis wymogów Rozporządzenie EMAS.
CZEGO WYMAGA?
Wymaganie:
Artykuł(y) Rozporządzenia EMAS.
CZEMU SŁUŻY?
Cele:
Co należy wykonać, aby wdrożyć wymogi Rozporządzenia EMAS
DLACZEGO?
Uzasadnienie:
Tło uzasadniające potrzebę wymogów Rozporządzenia EMAS.
JAK TO SIĘ ROBI?
Opis każdego działania koniecznego do spełnienia wymogów Rozporządzenia
EMAS, w tym instrukcje, rekomendacje, przykłady i, w kilku przypadkach,
modele i szablony, itp.
KTO?
Działania:
Osoby odpowiedzialne:
Odpowiedzialny (i) za wdrożenie wymogów Rozporządzenia EMAS.
KIEDY?
Harmonogram:
Dokumentacja:
Moment, w którym rekomendowane
Rozporządzenia EMAS.
JAKIE DOKUMENTY SĄ WYMAGANE?
jest
wdrożenie
wymogów
Jakie dokumenty i/lub zapisy są konieczne do opracowania, aby spełnić
wymogi Rozporządzenia EMAS.
SCHEMAT
Graficzne przedstawienie kolejności działań określonych do spełnienia wymogów Rozporządzenia EMAS.
WYNIKI
Fakty:
Jakie działania należy udokumentować, aby udowodnić zgodność z wymogami
ODNIESIENIA
Literatura badawcza.
Rysunek 4.- Treść każdej Karty zawartej w Metodologii Go4EMAS
Strona 9 z 190
W kilku przypadkach przygotowano też jasne i ilustrujące przykłady w celu ułatwienia zrozumienia wymogów
Ponadto, opracowano dwa towarzyszące narzędzia do ułatwienia wdrożenia i stosowania Metodologii:
1.
2.
Oprogramowanie, dla zredukowania obciążenia biurokratycznego, związanego z procesem
wdrażania EMS.
4 Przewodniki Sektorowe, dla pomocy we wdrożeniu EMAS w każdym wybranym sektorze.
Przewodniki będą zawierać rozwiązania szczególnych problemów środowiskowych często
napotykanych przez MŚP w wybranych sektorach, skupiając się szczególnie na tych etapach, które
mogą różnić się w sektorach (np. sterowanie operacyjne, ustalanie wskaźników wydolności).
Strona 10 z 190
4. DEFINICJE
 System zarządzania: jest grupą skorelowanych elementów stosowanych do ustanowienia polityki i celów
oraz sposobów osiągnięcia tych celów. System zarządzania zawiera strukturę organizacyjną, czynności
planowania, odpowiedzialności, praktyki, procedury, procesy i zasoby.
 System zarządzania środowiskowego: oznacza część ogólnego systemu zarządzania, która strukturę
organizacyjną, czynności planowania, odpowiedzialności, praktyki, procedury, procesy i zasoby dla
opracowania, wdrażania, osiągnięcia, przeglądania i utrzymywania polityki środowiskowej oraz zarządzania
aspektami środowiskowymi.
 Polityka środowiskowa: oznacza ogólne intencje i kierunki organizacji w odniesieniu do jej działalności
środowiskowej, formalnie wyrażone przez zarząd i zawierające deklaracje zgodności ze wszystkimi
stosowanymi wymogami prawnymi względem środowiska, jak i zaangażowania w stałe doskonalenie
wydolności środowiskowej. Nadaje ramy działania i ustalania celów środowiskowych.
 Zapobieganie zanieczyszczeniu: użycie procesów, praktyk, technologii, materiałów, produktów, usług lub
energii do uniknięcia, zredukowania lub kontroli (oddzielnie lub łącznie) tworzenia, emisji lub zrzutu każdego
czynnika zanieczyszczającego lub ścieków, w celu zredukowania niekorzystnych oddziaływań na środowisko.
Zapobieganie zanieczyszczeniu może obejmować redukcję lub eliminację surowca, zmiany w procesie,
produkcie lub usłudze, efektywne użycie zasobów, zamianę materiałów i energii, ponowne użycie, odzysk,
recykling, reklamacje i obróbkę.
 Interesariusz: osoba lub grupa zainteresowana działalnością środowiskową organizacji.
 Siedziba: wyodrębniona geograficzna lokalizacja podlegająca kontroli zarządczej organizacji obejmująca
działalności, produkty i usługi, łącznie z całą infrastrukturą, wyposażeniem i materiałami; siedziba jest
najmniejszą jednostką uwzględnianą do rejestracji.
 Organizacja: spółka, korporacja, firma, przedsiębiorstwo, organ władzy lub instytucja, zlokalizowana
wewnątrz lub poza Wspólnotą, część lub połączenie powyższych, zalegalizowanych lub nie, publicznych lub
prywatnych, mające własne funkcje i administrację.
 Klaster: grupa niezależnych organizacji związanych bliskością geograficzną lub działalnością biznesową
wspólnie wdrażająca system zarządzania środowiskowego.
 Małe organizacje:
o Mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa jak zdefiniowano w Rekomendacji Komisji 2003/361/EC
z 6 maja 2003 dotyczącej definicji mikro, małych i średnich przedsiębiorstw [10]; lub
o Władze lokalne zarządzające mniej niż 10000 mieszkańców lub inne władze publiczne, zatrudniające
mniej niż 250 osób i mające roczny budżet nie przekraczający 50 mln EUR, lub roczną sumę bilansową
nie przekraczającą 43 mln EUR, wliczając wszystkie z następujących:

rządowe i inne administracje publiczne lub publiczne organy doradcze na poziomie
krajowym, regionalnym lub lokalnym;

naturalne lub prawne osoby wykonujące funkcje administracji publicznej zgodnie z prawem
krajowym, wliczając szczególne obowiązki, działania lub usługi w odniesieniu do
środowiska; i
Strona 11 z 190

(naturalne lub prawne osoby mające publiczne odpowiedzialności lub funkcje, lub
świadczące usługi publiczne, w odniesieniu do środowiska pod kontrolą organu lub osoby
wymienionej w punkcie (b).
 Przegląd środowiskowy: oznacza wstępną obszerną analizę aspektów środowiskowych, wpływu na
środowisko i działalności środowiskowej w odniesieniu do działań, produktów i usług organizacji.
 Aspekt środowiskowy: oznacza element działań, produktów i usług organizacji, który ma lub może mieć
wpływ na środowisko.
 Bezpośredni aspekt środowiskowy: oznacza aspekt środowiskowy związany z działaniami, produktami
i usługami organizacji, nad którym ma ona bezpośrednią kontrolę zarządczą.
 Pośredni aspekt środowiskowy: oznacza aspekt środowiskowy, który może wynikać z interakcji organizacji
ze stronami trzecimi, i na który organizacja może w pewnym stopniu oddziaływać.
 Znaczący aspekt środowiskowy: oznacza aspekt środowiskowy, który ma lub może mieć znaczący wpływ na
środowisko.
 Wpływ środowiskowy: oznacza każdą zmianę dla środowiska, na gorsze lub korzystną, całkowicie lub
częściowo wynikającą z działań, produktów i usług organizacji.
 Wydolność środowiskowa: mierzalne wyniki zarządzania organizacji jej aspektami środowiskowymi. Wyniki
mogą być mierzone w oparciu o politykę środowiskową organizacji, cele środowiskowe i inne wymogi
wydolności środowiskowej.
 Ocena wydolności środowiskowej: proces ułatwiania decyzji zarządczych odnośnie
wydolności
środowiskowej organizacji przez wybór wskaźników, zbieranie i analizowanie danych, ocena informacji w
oparciu o kryteria wydolności środowiskowej, raportowanie i komunikowanie, oraz okresowe przeglądanie
i doskonalenie tego procesu.
 Wskaźnik wydolności środowiskowej: specjalne wyrażenie pozwalające na pomiar efektów działalności
środowiskowej organizacji.
 Wskaźnik efektów działalności środowiskowej EPI: specjalne wyrażenie dostarczające informacji
o wydolności środowiskowej organizacji.
 Ciągłe doskonalenie: powtarzający się proces modernizacji systemu zarządzania środowiskowego w celu
osiągnięcia poprawy w ogólnej wydolności środowiskowej zgodnie z polityką środowiskową organizacji.
 Najlepsza Praktyka Zarządzania Środowiskowego BEMP: oznacza najefektywniejszy sposób wdrożenia
systemu zarządzania środowiskowego przez organizację w odpowiednim sektorze, który może wynikać
z najlepszej wydolności środowiskowej w danych warunkach ekonomicznych i technicznych.
 Program środowiskowy: oznacza opis kroków, odpowiedzialności, środków podjętych lub przewidzianych
do osiągnięcia celów środowiskowych oraz terminy ich osiągnięcia.
 Cel środowiskowy: oznacza ogólny cel środowiskowy, wynikający z polityki środowiskowej, który
organizacja sobie postawiła, i który jest określony liczbowo, gdzie ma to wymiar praktyczny.
 Zadanie środowiskowe oznacza szczegółowy wymóg wydolności, wynikający z celów środowiskowych,
mający zastosowanie do organizacji lub jej części, który musi być określony i spełniony dla osiągnięcia tych
celów.
Strona 12 z 190
 Audytor: oznacza osobę lub grupę osób, należących do organizacji lub naturalną lub prawną osobę spoza tej
organizacji, działającą na rzecz tej organizacji, przeprowadzającą ocenę, w szczególności, systemu
zarządzania środowiskowego na miejscu i określającą zgodność z polityką i programem środowiskowym
organizacji oraz zgodność e stosowanymi wymogami prawnymi, odnoszącymi się do środowiska.
 Wewnętrzny audyt środowiskowy: oznacza systematyczną, udokumentowaną, okresową i obiektywną
ocenę efektów działalności środowiskowej organizacji, systemu zarządzania i procesu zaprojektowanego do
ochrony środowiska.
 Niezgodność: nie spełnienie wymogu.
 Działanie korygujące: Działanie w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej niezgodności.
 Działanie zapobiegawcze: Działanie w celu wyeliminowania przyczyny potencjalnej niezgodności.
 Procedura: Specjalny sposób przeprowadzenia działania lub procesu. Procedury mogą być dokumentowane
lub nie.
 Dokument: informacje i ich nośniki (papier, magnetyczny, elektroniczny lub optyczny dysk komputerowy,
fotografia lub próbka, lub połączenie powyższych).
 Zapis: Dokument potwierdzający osiągnięte wyniki lub dostarczający dowody przeprowadzonych działań.
 Oświadczenie środowiskowe: oznacza obszerną informację o organizacji dla publiczności i innych
zainteresowanych stron, odnośnie jej:
o struktury i działalności;
o polityki środowiskowej i systemu zarządzania środowiskowego;
o aspektów i wpływów środowiskowych;
o programu, celów środowiskowych;
o wydolności środowiskowej i zgodności ze stosowanymi obligacjami prawnymi względem środowiska,
wymienionymi w Aneksie IV.
 Zaktualizowane oświadczenie środowiskowe: oznacza obszerną informację o organizacji dla publiczności
i innych zainteresowanych stron zawierającą zaktualizowane, ostatnio zatwierdzone oświadczenie
środowiskowe, tylko pod względem efektów działalności środowiskowej organizacji i zgodności ze
stosowanymi wymogami prawnymi odnoszącymi się do środowiska, jak ustalono w Aneksie IV.
 Zatwierdzanie: potwierdzenie przez weryfikatora środowiskowego, który przeprowadza weryfikację, że
informacje i dane w oświadczeniu środowiskowym organizacji i zaktualizowanym oświadczeniu
środowiskowym są wiarygodne, prawidłowe i spełniają wymogi tego Rozporządzenia.
 Weryfikacja: proces oceny zgodności prowadzony przez weryfikatora środowiskowego dla przedstawienia,
czy przegląd środowiskowy, polityka środowiskowa, system zarządzania środowiskowego, wewnętrzny
audyt środowiskowy organizacji i ich wdrożenie spełniają wymogi tego Rozporządzenia.
 Rejestracja korporacyjna: pojedyncza rejestracja wszystkich lub kilku siedzib organizacji, zlokalizowanych
w jednym lub więcej państwach członkowskich lub w krajach trzecich.
 Organ akredytujący: krajowy organ akredytujący wyznaczony zgodnie z Artykułem 4 Rozporządzenia (WE)
Nr 765/2008, który jest odpowiedzialny za akredytację i nadzór nad weryfikatorami środowiskowymi.
Strona 13 z 190
 Władze zwierzchnie: właściwe kompetentne władze, jak określono przez państwa członkowskie, do
wykrywania, zapobiegania i badania naruszeń stosowanych wymogów prawnych związanych ze
środowiskiem i, gdzie to konieczne, do podejmowania stosownych działań.
 Organ licencjonujący: organ wyznaczony zgodnie z Artykułem 5(2) Rozporządzenia (WE) Nr 765/2008, który
jest odpowiedzialny za wydawanie licencji i za nadzór nad weryfikatorami środowiskowymi.
 Zgodność prawna: oznacza pełne wdrożenie stosowanych wymogów prawnych, włączając warunki
zezwoleń, odnoszących się do środowiska.
 Weryfikator środowiskowy: organ oceny zgodności jak określono w Rozporządzeniu (WE) Nr 765/2008 lub
każde stowarzyszenie bądź grupa takich organów, która otrzymała akredytację zgodnie z tym
Rozporządzeniem; lub każda osoba naturalna lub prawna, lub stowarzyszenie bądź grupa takich osób, która
otrzymała licencję na przeprowadzanie weryfikacji i zatwierdzanie zgodnie z tym Rozporządzeniem.
 Merytoryczna zmiana: oznacza każdą zmianę w działalności, strukturze, administracji, procesach,
produktach lub usługach organizacji, która ma lub może mieć znaczący wpływ na system zarządzania
środowiskowego organizacji, środowisko lub zdrowie ludzkie.
Strona 14 z 190
5. AKRONIMY
 Go4EMAS: Boosting the Eco-Management and Audit Scheme in European SMEs through the Enterprise
Europe Network.
 EMAS: Wspólnotowy Schemat Eko-zarządzania i Audytu.
 ECAP: Program Wsparcia Zgodności Środowiskowej.
 CIP: Program Konkurencyjność i Innowacje.
 EEN: Enterprise Europe Network.
 EMS: System Zarządzania Środowiskowego.
 MŚP: Małe i średnie przedsiębiorstwa.
 NGO: Organizacja pozarządowa.
 NC: Niezgodności.
 CA: Działania korygujące.
 PA: Działania zapobiegawcze.
Strona 15 z 190
6. METODOLOGIA GO4EMAS
6.1.
ZOBOWIĄZANIE ZARZĄDU
6.1.1. KARTA 0.- ZOBOWIĄZANIE ZARZĄDU
POZIOM 0
ZAANGAŻOWANIE ZARZĄDU
ETAP 0
ZAANGAŻOWANIE ZARZĄDU
Potencjalne korzyści z EMS w znacznym stopniu zależą od zarządu (najwyższego szczebla
kierownictwa w organizacji), który powinien zadeklarować i udowodnić swoje pełne
zaangażowanie we wdrożenie Systemu oraz uczynić z jego wymogów integralną część
codziennego zarządzania organizacją.
Zaangażowanie Zarządu w momencie wdrażania EMS ma podstawowe znaczenie i jest
kluczowe dla powodzenia lub porażki Systemu. Dlatego, aby EMS był naprawdę
skuteczny, zarząd będzie musiał pełnić rolę przywódcy, motywatora i zaangażować
wszystkie poziomy organizacji, aby osiągnąć cel.
Wprowadzenie:
Aby EMS okazał się sukcesem, zaangażowanie Zarządu musi być prawdziwe, a nie tylko
formalne. Jeśli Zarząd nie wykaże się wizją, optymizmem, zainteresowaniem, EMS
będzie tylko dodatkowym obciążeniem biurokratycznym. To samo dotyczy korzyści z
wdrożenia EMS, ponieważ jego pozytywne skutki nie są natychmiast zauważalne,
dlatego od wszystkich członków organizacji wymagany jest ogromny wysiłek, który
czasami wydaje im się niepotrzebny, co zmniejsza chęć pracy na rzecz dobrego
funkcjonowania Systemu.
Dlatego zaangażowanie Zarządu, odpowiedni stosunek i przywództwo pozwolą uniknąć
przypadków zniechęcenia opisanych powyżej. W tym celu, niezbędne jest potwierdzone
zaangażowanie Zarządu, które nie może szkodzić środowisku, w jakim działają
pracownicy osiągając cele organizacji.
JAKIE STAWIA WYMAGANIA?
Wymagania:
Części A.1, A.2 i A.4.1 Rozporządzenia EMAS.
CZEMU SŁUŻY?
Cele:
Zapewnienie sukcesu w tworzeniu i wdrażaniu systemu EMS oraz ciągłe doskonalenie
funkcjonowania firmy w obszarze ochrony środowiska.
DLACZEGO?
Uzasadnienie:
Aby zagwarantować powodzenie i ciągłość, zanim wprowadzimy lub usprawnimy EMS
musimy pozyskać zaangażowanie najwyższego kierownictwa w poprawę zarządzania
środowiskowego swoimi działaniami, produktami i usługami. Stałe zaangażowanie
Strona 16 z 190
najwyższego kierownictwa i jego przywództwo mają decydujące znaczenie. Wskazanie
korzyści z EMS pozwala uniknąć problemów i pomóc w zapewnieniu zaangażowania
i przywództwa najwyższego kierownictwa.
JAK TO SIĘ ROBI?
Zaangażowanie Zarządu ma na celu doprowadzenie organizacji do bezpośredniego
zaangażowania w wypełnianie zadań związanych z monitorowaniem EMS. Zadaniem
Zarządu jest stworzenie sytuacji, w której zaangażowani są wszyscy członkowie
organizacji; Zarząd musi też umieć przekazać znaczenie systemu EMS i osiągnięcia
ustalonych celów nie tylko osobom pracującym dla organizacji lub w jej imieniu, ale
również innym interesariuszom (klientom, dostawcom, konsumentom, itp.).
Ale nie wolno zadowalać się pisemnym raportem Zarządu, zaangażowanie powinno być
potwierdzone działaniem. W tym celu Zarząd będzie musiał wykonać poniższe zadania.
Fakt, że Zarząd nie uczestniczy w codziennych działaniach EMS, nie oznacza, że nie jest
zaangażowany. Swoje zaangażowanie jasno pokaże poprzez następujące działania:
 Określenie polityki środowiskowej i powiadomienie o niej.
 Uczestnictwo w planowaniu i monitorowaniu celów środowiskowych,
promowanie odpowiedniego klimatu, który sprzyja ich osiągnięciu.
 Alokowanie środków niezbędnych dla zagwarantowania ustanowienia,
wdrożenia i doskonalenia systemu EMS.
Działania:
 Wyznaczenie jednego lub kilku członków Zarządu, którzy, niezależnie od innych
zadań, zapewnią sprawne działanie systemu EMS i będą informować Zarząd
o efektach działań i skuteczności systemu EMS.
 Bezpośrednie zaangażowanie w przegląd systemu EMS.
 Motywowanie pracowników i promowanie inicjatyw gwarantujących poprawę
działań środowiskowych organizacji.
 Wszelkie inne działania, które udowadniają przywództwo w odniesieniu do
systemu EMS.
Krótko mówiąc, celem jest zdobycie i zapewnienie zaangażowania Zarządu
w zaprojektowanie i wdrożenie systemu
EMS. W tym celu niezbędne jest
przeprowadzenie następujących działań w ramach EMS:
1. Określenie zakresu EMS.
Najwyższe kierownictwo musi określić zakres systemu EMS w organizacji, tzn.
zdefiniować, w jakim zakresie system EMS będzie stosowany. Kiedy zakres EMS zostanie
określony, wszystkie działania organizacji, jej produkty i usługi nim objęte zostaną
włączone do EMS.
Strona 17 z 190
Jeśli chodzi o zakres EMS, organizacja może całkowicie swobodnie i elastycznie
zdecydować, czy wdroży EMS w całej organizacji, czy w jej konkretnych działach, pod
warunkiem, że zachowana zostanie wiarygodność Systemu. A więc, jeżeli jedna część
organizacji zostaje wykluczona z zakresu, takie wyłączenie trzeba wyjaśnić, a to można
zrobić w spójny sposób tylko, kiedy da się uzasadnić, że organizacja nie kontroluje ani
nie ma wpływu na aspekty środowiskowe związane z daną częścią. Dlatego określenie
zakresu i ocena obejmują wszystkie działania, produkty i usługi, które:
 Powstają w pomieszczeniach organizacji.
 Powstają, kiedy usługa jest dostarczana lub zarządza się nią z pomieszczeń
organizacji, przy czym może być to usługa produkcyjna i pomocnicza
realizowana przez pracowników własnych lub podwykonawcy.
Ogólnie, choć zależy to od specyfiki organizacji, aspekty środowiskowe produktów i
usług to:
 Miejsca prowadzenia działalności (dla organizacji produkcyjnych).
 Biura w na placu budowy (dla organizacji budowlanych).
 Biura, gdzie świadczone są usługi (dla organizacji usługowych).
2. Alokacja środków
Najwyższe kierownictwo organizacji powinno ustalić i zapewnić niezbędne środki
wdrożenia, utrzymania i doskonalenia EMS, takie jak:





Infrastruktura.
Systemy informatyczne.
Szkolenie.
Technologie.
Zasoby finansowe i osobowe oraz inne szczególne.
Alokując środki, Zarząd bierze pod uwagę bieżące i przyszłe potrzeby organizacji.
Środki i ich alokacja sprawdzane będą okresowo, kiedy sprawdzany będzie EMS, aby
zapewnić jego dostosowanie, czyli uwzględnić zmiany i nowe projekty lub działania.
Zasoby środków i struktura małej lub średniej firmy (MŚP)mogą narzucić pewne
ograniczenia we wdrażaniu Systemu EMS. Aby pokonać te ograniczenia, MŚP będą
mogły korzystać ze strategii współpracy z:
Strona 18 z 190
 Większymi klientami i/lub dostawcami, aby korzystać ze wspólnych
technologii i wiedzy.
 Innymi lokalnymi MŚP lub MŚP z tego samego łańcucha dostaw w
określeniu i radzeniu sobie ze wspólnymi aspektami, dzieleniu się
doświadczeniem, korzystaniu ze wspólnych rozwiązań, itp.
 Stowarzyszeniami, Izbami Handlowymi, itp. w zakresie szkoleń i
pogłębiania świadomości.
 Uniwersytetami i Centrami Badawczymi we wspieraniu innowacyjności i
poprawy wydajności.
Udane wprowadzenie i utrzymanie Systemu EMS zależy w znacznym stopniu od tego, jak
najwyższe kierownictwo zdefiniuje i przydzieli zadania i uprawnienia w organizacji
(patrz Karta 2.1 “Środki, stanowiska, zadania i uprawnienia”).
3. Rozpoczęcie ciągłego procesu doskonalenia
Głównym celem Systemu EMS jest ciągłe doskonalenie działań środowiskowych
organizacji a zatem zalecane jest, aby wiele wysiłku i środków zapewnionych przez
Zarząd skierować na ten cel.
Rozpoczęcie poszukiwania szans na doskonalenie może przynieść wiele korzyści
Systemowi EMS i organizacji. Dlatego, w pierwszym etapie ciągłego doskonalenia wysiłki
koncentrują się na określeniu ile działań, po bardzo małych kosztach, pozwoli poprawić
w łatwy i prosty sposób, główne słabe strony wykryte, np. podczas wstępnej oceny
wpływu na środowisko przeprowadzonej w związku z Systemem EMS.
Dlatego Zarząd organizacji powinien stworzyć pierwszy program na początku procesu
ciągłego doskonalenia, którym określa odpowiednie zadania, promuje inicjatywy na
rzecz poprawy i upowszechnia ich wyniki.
Najlepszy program tworzą same organizacje na podstawie konkretnych potrzeb
wykrytych po przeprowadzeniu, na przykład, wstępnej oceny wpływu na środowisko.
Doskonalenie to wszelkie działania, których celem jest zmiana sposobu przebiegu
procesu, czynności lub działania, np.:
 Ustandaryzowanie sposobu prowadzenia działalności (np. opracowanie
instrukcji działania lub procedur).
 Poprawa efektywności wykorzystania środków (np. poprzez
zainstalowanie urządzeń oszczędzających wodę w cysternach i kranach).
Strona 19 z 190
Jednak stałe doskonalenie idzie dalej, to ustrukturyzowany proces, w którym uczestniczą
wszyscy interesariusze w organizacji, aby stopniowo zmniejszyć lub zwiększyć (w
zależności od potrzeb) oddziaływanie na środowisko, konkurencyjność, wydajność i
zwiększyć skuteczność wykorzystania środków w zmieniającym się środowisku.
KTO?
Osoby
odpowiedzialne:
 Zarząd (lub Zespół na szczeblu Zarządu) organizacji.
KIEDY?
Harmonogram:
 Na początku procesu wdrażania Systemu EMS.
Zaangażowanie Zarządu nie zawsze jest wyrażane w postaci niezależnego dokumentu,
ale zwykle stanowi część innych dokumentów w ramach Systemu EMS, takich jak:
Dokumentacja:
 Polityka środowiskowa.
 Program Zarządzania Środowiskowego.
 Przegląd Systemu EMS przez Zarząd.
Strona 20 z 190
SCHEMAT
Określenie zakresu EMS
Alokacja środków
Rozpoczęcie ciągłego
procesu doskonalenia
Polityka środowiskowa
Program
Zarządzania
Środowiskowego
Przegląd
REZULTATY
Fakty:
 Określenie zakresu Systemu EMS, np., w Podręczniku Zarządu (Management
Manual).
 Przyjęta przez Zarząd Polityka Środowiskowa.
 Program Zarządzania Środowiskowego nadzorowany przez Zarząd.
 Dokument przeglądu Systemu EMS podpisany (nie jest to obowiązkowe)
przez Zarząd.
ODNIESIENIA
 Rozporządzenie (WE) Nr 1221/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 listopada 2009r.
w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie.
 Międzynarodowy Standard ISO 14001:2004 Systemy Zarządzania Środowiskowego.- Wymagania
i wytyczne stosowania.
 Brytyjska Norma BS 8555:2003 System Zarządzania Środowiskowego.- Przewodnik po fazach
wdrażania systemu zarządzania środowiskowego wraz z wykorzystaniem oceny efektów działań
środowiskowych.
 Metodologia e+5.
Strona 21 z 190
6.2.
POZIOM 1.- PLANOWANIE
6.2.1. KARTA 1.1.- POLITYKA ŚRODOWISKOWA
POZIOM 1
PLANOWANIE
ETAP 1.1.
POLITYKA ŚRODOWISKOWA
Polityka Środowiskowa, zgodnie z definicją w standardzie ISO 14001, to deklaracja
organizacji dotycząca zamiarów i zasad działania w odniesieniu do efektów jej
globalnej działalności środowiskowej, stanowiąca ogólną ramę, na której opierają się
cele środowiskowe.
Wprowadzenie:
Dlatego Polityka Środowiskowa jest dokumentem podstawowym dla wdrażania
jakiegokolwiek Systemu EMS, uszczegóławia ogólne wytyczne dotyczące planowania
Systemu i ukierunkowuje całą organizację na poprawę efektów jej działań
środowiskowych i zapobieganie zanieczyszczeniom.
Wymagania:
Część A.2 z Załącznika II Rozporządzenia EMAS.
CZEMU SŁUŻY?
Cele:
Wyznaczeniu ogólnych ram i ustanowieniu ogólnych wytycznych działania
organizacji w zakresie poprawy efektów jej działań środowiskowych i zapobiegania
zanieczyszczeniom. Jest też podstawą ustalenia celów środowiskowych.
DLACZEGO?
Polityka Środowiskowa jest podstawą dla wszystkich innych elementów niezbędnych
dla wdrożenia i doskonalenia Systemu EMS. Określa zasady postępowania w zakresie
poziomu odpowiedzialności za środowisko oraz efekty działań środowiskowych
wymagane przez organizację.
Uzasadnienie:
Z jednej strony, odzwierciedla ona zaangażowanie Zarządu w ciągłe doskonalenie
zarządzania działaniami, produktami i usługami organizacji z punktu widzenia
środowiska. Bez mocnego zaangażowania ze strony Zarządu inicjatywy środowiskowe
(podobnie, jak wszelkie inne) stracą swoje znaczenie i będą powoli zanikać. Poza tym,
zaangażowanie Zarządu ułatwia zaangażowanie w System EMS pozostałym
pracownikom w organizacji.
Z drugiej strony, musi być dopasowana do charakteru, skali i wpływu na środowisko
działań, produktów i usług organizacji. W tym celu, w organizacjach, które nie stosują
EMS i w związku z tym nie znają swojej sytuacji środowiskowej, można przeprowadzić
wstępną ocenę środowiskową i stworzyć podstawy dla EMS.
Strona 22 z 190
JAK TO SIĘ ROBI?
1. Wstępna ocena środowiskowa
Organizacja, która nie stosuje Systemu EMS powinna ocenić swoją obecną sytuację
środowiskową przeprowadzając wstępny przegląd środowiskowy. Taki przegląd nie
jest wymagany ani przez ISO 14001 ani przez Rozporządzenie EMAS, ale jest zalecany
dla organizacji, aby z góry wiedziały, jakie główne aspekty środowiskowe wiążą się z
ich działaniami, produktami i usługami, co pozwoli stworzyć podstawę rozpoczęcia
wdrażania Systemu EMS.
Organizacje, w których istnieje już System EMS nie muszą przeprowadzać
przeglądu środowiskowego, choć może on pomóc w doskonaleniu Systemu EMS.
Ocena wstępna musi dostarczyć wiedzy o potencjalnie znaczących skutkach
oddziaływania na środowisko, które pozwolą na pierwsze określenie priorytetów
działań, jakie należy przeprowadzić, aby poprawić działania i zarządzanie
środowiskowe w organizacji. Realizacja niektórych z działań priorytetowych pozwoli
szybko i prosto poprawić działania środowiskowe organizacji, nie wiedząc, jakie
aspekty działań organizacji są najbardziej znaczące.
Działania:
Przegląd powinien objąć, przynajmniej, następujące cztery podstawowe obszary:
1. Określenie aspektów środowiskowych, wynikających z normalnych,
nietypowych warunków działania i/lub sytuacji nagłych lub wypadków.
2. Określenie wymogów prawnych i innych wymogów, jakie wzięła na siebie
organizacja.
3. Analiza istniejących praktyk i procedur zarządzania środowiskowego, wraz z
tymi, które wiążą się z zaopatrzeniem i rekrutacją.
4. Ocena sytuacji nagłych i wypadków z przeszłości.
We wstępnym przeglądzie środowiskowym można wykorzystać poniższe metody:
 Rozmowy z pracownikami, którzy pracują dla organizacji lub w jej imieniu, które
pozwolą określić zakres działań, produktów i usług.
 Opracowanie informacji związanych z bieżącymi praktykami zarządczymi,
takimi, jak:
 Nadzór nad zakupami substancji niebezpiecznych.
 Nadzór nad zrzutami ścieków.
 Składowanie i obchodzenie się z chemikaliami.
 Metody utylizacji odpadów.
 Korzystanie z zasobów (woda, energia elektryczna, itp.).
 Itd.
Strona 23 z 190
 Wykorzystanie list pytań kontrolnych, schematów, kontroli bezpośredniej,
wyników poprzednich audytów, ...
Wyniki wstępnego przeglądu środowiskowego mogą pomóc organizacji nie tylko w
stworzeniu własnej Polityki Środowiskowej, ale również w określeniu zakresu
Systemu EMS, zdefiniowaniu celów środowiskowych oraz ustaleniu, na ile skutecznie
zakres zapewni wypełnianie wymogów prawnych i innych, jakie organizacja na siebie
przyjęła.
Na tym etapie, wyniki tego przeglądu środowiskowego mogą być punktem
odniesienia dla zdefiniowania podstawy Systemu EMS, bo dotyczy on przynajmniej
poniższych aspektów:
 Granic, w jakich System EMS będzie stosowany w organizacji. Kiedy określony
zostanie zakres EMS, wszystkie działania, produkty i usługi, które wchodzą w ten
zakres znajdą się w EMS.
 Główne wymogi prawne, jakich przestrzegać musi organizacja, co stwarza jej
pierwszą szansę zajęcia się wszelkimi aspektami prawnymi, które nie są
prawidłowo zarządzane.
 Poszukiwanie możliwości działań na rzecz doskonalenia działania
środowiskowego
W tym przypadku, wysiłki powinny koncentrować się na wskazaniu niewielkiej liczby
działań, które, po bardzo niskim koszcie, pozwalają rozwiązać problemy związane z
zarządzaniem środowiskowym w organizacji. Działania te zapoczątkują proces
ciągłego doskonalenia działania organizacji w wymiarze środowiskowym, który, jak
już wcześniej wspomnieliśmy, jest głównym celem EMS i będzie odzwierciedlony w
Polityce środowiskowej organizacji.
2. Zdefiniowanie i przyjęcie Polityki Środowiskowej
Polityka Środowiskowa powinna uwzględniać to, że wszystkie działania, produkty i
usługi wchodzące w zakres Systemu EMS mogą mieć wpływ na środowisko, dlatego
tematy poruszane przez Politykę Środowiskową zależą od rodzaju/ typu organizacji.
W Polityce Środowiskowej powinny zostać uwzględnione przynajmniej wszystkie
aspekty wymagane w Rozporządzeniu EMAS:
 Powinna być odpowiednia, co do charakteru, skali oraz wpływów na
środowisko w odniesieniu do działań, produktów i usług organizacji, czyli musi
być dostosowana do rzeczywistości środowiskowej danej organizacji (znaczące
aspekty środowiskowe) , nie powinna określać wytycznych, których organizacja
nie jest w stanie zrealizować. Dlatego zaleca się, aby Polityka została stworzona
po wstępnym przeglądzie Systemu EMS, w oparciu o rzeczywiste potrzeby.
Strona 24 z 190
 Musi zawierać zobowiązania, dotyczące co najmniej:
 Wypełnienia wymogów prawnych i innych.
 Zapobiegania zanieczyszczeniom.
 Ciągłego doskonalenia działań środowiskowych.
Pisząc Politykę Środowiskową zaleca się pamiętanie o następujących kwestiach:
 Posługiwaniu się prostym, jasnym i zwięzłym językiem zrozumiałym dla
osób pracujących dla organizacji lub w jej imieniu oraz dla innych
interesariuszy (dostawców, klientów, udziałowców, itp).
 Zintegrowaniu jej z innymi politykami organizacji: jakości, ochrony
zdrowia, bezpieczeństwa, itp.
 Musi być datowana i podpisana przez najwyższe kierownictwo
organizacji.
 Nie może być zbyt długa (nie dłuższa niż jedna strona).
 Czasami ogarnia nas gorączka środowiskowa, dajemy się ponieść
terminom takim, jak zrównoważony rozwój, cykl życia, zero emisji, itp.
Aby używać takich słów, organizacja musi być świadoma zobowiązań,
jakie przyjmuje w ramach danej polityki oraz tego, czy jest przygotowana
i zdolna je wykonać.
3. Zakomunikowanie Polityki Środowiskowej
Politykę należy zakomunikować wszystkim pracownikom pracującym dla organizacji
lub w jej imieniu, dlatego język przekazu musi być dostosowany do poziomu
pracowników.
Pracownicy muszą być w stanie zrozumieć Politykę, bo jeśli jej nie zrozumieją, nie
dojdzie do komunikacji (która wymaga wysłania przekazu przez mówcę i reakcji na
ten przekaz ze strony odbiorcy) tylko do poinformowania (mówca wysyła przekaz,
a po stronie odbiorcy nie ma reakcji).
Jest kilka metod komunikowania, które pozwolą upowszechnić Politykę, np.
bezpośrednie dostarczenie, włączenie Polityki w Pakiet Powitalny (dla nowych
pracowników), spotkania, umieszczenie na tablicach ogłoszeniowych, strony
internetowe, biuletyny, itp.
Poniższa tabela podaje niektóre przykłady sposobów komunikowania Polityki, w
zależności od tego, do kogo jest adresowana i na jakim etapie wdrażania Systemu
EMS mogą być stosowane:
Strona 25 z 190
KTO
JAK
Pracownicy
Szkolenie, uświadamianie,
tablice ogłoszeniowe
Goście
Plakaty, ulotki
Dostawcy
Listy, e-mail
Klienci
Listy, e-mail
Media
Informacje w prasie
Sąsiedzi
Fora publiczne
Społeczność lokalna,
użytkownicy końcowi
Prasa lub media lokalne
4. Polityka Środowiskowa dostępna opinii publicznej
Kiedy Polityka Środowiskowa zostanie przyjęta przez najwyższe kierownictwo
organizacji, będzie udostępniona opinii publicznej do konsultacji.
Jest kilka metod, np. opublikowanie na stronie internetowej organizacji, włączenie w
Deklarację Środowiskową, Raport Roczny, itp.
5. Przegląd Polityki Środowiskowej
Niezbędne są okresowe przeglądy Polityki Środowiskowej, aby dostosować ją do
zmian, jakie mogą zajść w działaniach, produktach, usługach, procesach, znaczących
aspektach środowiskowych i/lub przepisach prawnych, które, mówiąc krótko, mają
wpływ na obowiązujące cele środowiskowe.
6. Podstawa dla zdefiniowania celów środowiskowych
Jak już wcześniej wspomnieliśmy, Polityka Środowiskowa jest podstawą dla ustalenia
celów środowiskowych organizacji. Cele to praktyczna interpretacja wytycznych
sformułowanych w Polityce.
KTO?
Osoby
odpowiedzialne:
 Zarząd (lub Zespół Zarządzający) organizacją.
KIEDY?
Harmonogram:
 Po ukończeniu etapu 0 (Zaangażowanie Zarządu).
Strona 26 z 190
Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, Polityka Środowiskowa musi zostać
udokumentowana, włączona w Podręcznik Zarządzania lub inne polityki (Jakości,
Bezpieczeństwa) lub występować jako samodzielny dokument.
Dokumentacja:
Nie podajemy modeli Polityki Środowiskowej, ponieważ są one unikalne, nie dadzą
się przenieść i dopasowane są do charakteru, skali oraz wpływu na środowisko każdej
organizacji.
Można je znaleźć w Internecie, na stronach internetowych organizacji posiadających
ISO 14001 lub zarejestrowanych w Systemie EMAS, itp.
SCHEMAT
Zaangażowanie
Zarządu
Wstępna ocena środowiskowa
(jeśli jest wymagana)
Zdefiniowanie przyjęcie
polityki środowiskowej
Zakomunikowanie
dostępna publicznie
Przegląd
Polityki środowiskowej
Program Zarządzania
Środowiskowego
Strona 27 z 190
REZULTATY
Fakty:
 Polityka Środowiskowa przyjęta przez Zarząd i dostępna opinii publicznej.
ODNIESIENIA
 Rozporządzenie (WE) Nr 1221/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 listopada 2009r. w
sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie.
 Międzynarodowy Standard ISO 14001:2004 Systemy Zarządzania Środowiskowego.- Wymagania i
wytyczne stosowania.
środowiskowych.
Strona 28 z 190
6.2.2. KARTA 1.2.- ASPEKTY ŚRODOWISKOWE
POZIOM 1
PLANOWANIE
ETAP 1.2.
ASPEKTY ŚRODOWISKOWE
Wszystkie organizacje poprzez swoje działania, produkty i/lub usługi wywierają wpływ na
środowisko powodując, w mniejszym lub większym stopniu, efekty środowiskowe.
Wprowadzenie:
Dziś społeczeństwo wymaga od organizacji, aby angażowały się w ochronę środowiska.
Reagując na te oczekiwania, organizacje uznały System EMS za szansę na poprawę swojej
działalności środowiskowej.
Wdrożenie Systemu EMS pozwala organizacji zidentyfikować te aspekty środowiskowe
wynikające z jej działań, produktów i/lub usług, które mogą mieć wpływ na środowisko i w
związku z nimi ustalić odpowiednie działania, aby im przeciwdziałać i zminimalizować ich
wpływ.
Wymagania:
Części A.3.1 i B.1 Załącznika II do Rozporządzenia EMAS.
CZEMU SŁUŻY?
Cele:
Identyfikacji aspektów środowiskowych związanych z działaniami, produktami i/lub usługami
organizacji w celu ich ocenienia i ustalenia, które aspekty są priorytetowe i podjęcia działań
wobec nich.
DLACZEGO?
Uzasadnienie:
Aby upewnić się, że zarządzanie środowiskowe zaspokaja potrzeby organizacji należy
zidentyfikować wszystkie aspekty środowiskowe związane z działaniami, produktami i
usługami oraz ocenić je, aby nie pominąć żadnego aspektu, który ma lub może mieć istotny
Aspekty środowiskowe oceniane są dlatego, że nie jest możliwe, głównie z powodu
ograniczonych zasobów, wprowadzenie Systemu EMS wobec wszystkich aspektów
środowiskowych, a zatem konieczne jest wybranie tych najbardziej istotnych.
Strona 29 z 190
JAK TO SIĘ ROBI?
1. Wskazanie w organizacji potencjalnych obszarów problemowych
Jeśli chodzi o zakres EMS, organizacja może całkowicie swobodnie i elastycznie zdecydować, czy
wdroży EMS w całej organizacji, czy w jej konkretnych działach operacyjnych, pod warunkiem,
że zachowana zostanie wiarygodność Systemu. A więc, jeżeli jedna część organizacji zostaje
wykluczona z zakresu, takie wyłączenie trzeba wyjaśnić, a to można zrobić w spójny sposób
tylko wtedy, kiedy da się uzasadnić, że organizacja nie kontroluje ani nie ma wpływu na aspekty
środowiskowe związane z danym działem. Dlatego określenie zakresu i ocena obejmują
wszystkie działania, produkty i usługi, które:
 Powstają w pomieszczeniach organizacji.
 Powstają, kiedy usługa jest dostarczana lub zarządza się nią z pomieszczeń organizacji,
przy czym może być to usługa produkcyjna i pomocnicza realizowana przez
pracowników własnych lub podwykonawcy.
Ogólnie, choć zależy to od specyfiki organizacji, aspekty środowiskowe produktów i
usług to:
Działania:
 Miejsca prowadzenia działalności (dla organizacji produkcyjnych).
 Biura w na placu budowy (dla organizacji budowlanych).
 Biura, gdzie świadczone są usługi (dla organizacji usługowych).
2. Identyfikacja aspektów środowiskowych związanych z działaniami, produktami lub
usługami organizacji.
Organizacja musi zidentyfikować aspekty środowiskowe działań, produktów i usług, aby móc
kontrolować te, na które ma wpływ. Ale musi zidentyfikować nie tylko te aspekty
środowiskowe, które może kontrolować lub, na które ma wpływ (aspekty bezpośrednie), ale
również te, nad którymi ma pewną kontrolę i może na nie oddziaływać (aspekty pośrednie).
Bezpośrednie aspekty środowiskowe mogą być sterowane wewnętrznymi
decyzjami kierownictwa, podczas gdy pośrednie aspekty środowiskowe wymagają
kontaktu organizacji z podwykonawcami, dostawcami, klientami oraz
użytkownikami produktów i usług dla uzyskania korzyści środowiskowych.
(*) W przypadku organizacji nie przemysłowych/ nieprodukcyjnych, pośrednie aspekty środowiskowe
ich działań, produktów i usług stają się bardziej istotne.
Strona 30 z 190
Oto przykłady bezpośrednich i pośrednich aspektów środowiskowych:
 Firmy wynajęte przez organizację do konserwacji i czyszczenia sprzętu i
pomieszczeń produkują odpady w wyniku swoich działań. Te odpady będą
BEZPOŚREDNIM aspektem środowiskowym. Jednak paliwo, jakiego używają
wynajęte firmy, aby dojechać do pomieszczeń organizacji będzie aspektem
POŚREDNIM.
 Salon samochodowy oferuje swoim klientom usługę lakierowania, ale
podzleca ją zewnętrznemu warsztatowi. Aspekty środowiskowe generowane
przez podwykonawcę będą BEZPOŚREDNIMI aspektami dla salonu
samochodowego.
 Firmy konserwujące systemy klimatyzacji, przeciwpożarowe, ogrodnicze lub
sprzątające, które wykonują usługi w pomieszczeniach zleceniodawców.
Aspekty środowiskowe generowane przez takie firmy mają charakter
BEZPOŚREDNI.
Na diagramie pokazano przykładowo możliwe źródła pośrednich aspektów środowiskowych.
Nie ma potrzeby identyfikowania wszystkich źródeł w każdym przypadku.
Usługodawcy
Dostawy surowców
Organizacja
Transport
odpadów
Transport produktu
Użytkowanie produktu
Dystrybucja i
sprzedaż produktu
W momencie decydowania, czy aspekt środowiskowy jest bezpośredni czy pośredni, organizacja
powinna przeanalizować, na ile jest w stanie wpływać na te aspekty środowiskowe i jakie kroki
może podjąć, aby zmniejszyć ich efekty. Ważne jest, aby organizacja zidentyfikowała wszystkie
aspekty środowiskowe (bezpośrednie i pośrednie) i ustaliła mechanizm ich kontrolowania, tak,
aby ich znaczenie nie wzrosło lub aby uniemożliwić, żeby stały się istotne.
Z drugiej strony, wskazując aspekty środowiskowe, organizacja musi uwzględnić różne warunki,
w jakich działa oraz różne procesy i operacje. Dlatego, aby uzyskać jak najlepsze rezultaty ważne
jest postępowanie według poniższych kroków:
Strona 31 z 190
 Ustalenie warunków działania i okoliczności, w jakich musimy określić aspekty.
Biorąc pod uwagę możliwość zaistnienia, mamy do czynienia z dwiema sytuacjami w
związku z aspektami środowiskowymi, które dzielą się na dwie kategorie:
a. Oczekiwane aspekty środowiskowe:
 W warunkach normalnych: zwykłe warunki funkcjonowania i prowadzenia
działalności.
 W warunkach nietypowych: warunki, które, będąc bezpośrednio lub pośrednio
powiązanymi z głównym przedmiotem działania organizacji, są zaplanowane i
możliwe do przewidzenia. To działania, takie, jak: uruchomienie, zatrzymanie,
czyszczenie, konserwacja, itp.
b. Nieoczekiwane aspekty środowiskowe (potencjalne):
 Incydenty: nieoczekiwane sytuacje, powodujące ryzyko szkody w środowisku,
których konsekwencje środowiskowe, jeśli wystąpią, są niewielkie (drobne
wycieki, rozlania, plamy na podłodze, itp.). Rozporządzenie EMAS mówi o
sytuacjach nadzwyczajnych jako o szczególnym rodzaju incydentu.
 Wypadki: incydenty o poważnych konsekwencjach dla środowiska. Aspekty
środowiskowe są konsekwencją różnych scenariuszy ryzyka (pożar, wybuchy,
powodzie, wycieki na skutek wypadku, trzęsienie ziemi, itp.).
Uwzględniając wymiar czasowy powstania, możemy wyróżnić:
a. Działania przeszłe: które ustały w pewnym momencie. Działania te miały wyraźny
wpływ na środowisko, choć ich skutki w normalnych warunkach można zauważyć na
podłożu, ponieważ zmiany w innych zasobach naturalnych (powietrze i/lub woda)
widoczne są na podłożu.
b. Działania bieżące: które można zidentyfikować analizując bieżące produkty, usługi,
pomieszczenia.
c. Działania przyszłe: które, jak można przewidzieć zostaną wprowadzone w związku z
nowymi projektami lub powiększeniem obecnych pomieszczeń.
NORMALNE warunki
NIETYPOWE warunki
Incydenty i wypadki
Wskazanie aspektów
środowiskowych
Działania PRZESZŁE
Działania BIEŻĄCE
Działania PRZYSZŁE
Strona 32 z 190
 Zidentyfikowanie operacji i procesów związanych z działalnością.
Organizacja musi podzielić wszystkie operacje i procesy związane ze swoim działaniem,
produktami lub usługami ze względu na to, czy wywołują skutek w środowisku, zarówno w
normalnych, jak i nietypowych warunkach działania.
Prostym narzędziem w takiej identyfikacji są schematy, które pozwalają organizacji
zwizualizować wszystkie operacje i etapy związane z wytworzeniem produktu, dostarczeniem
usługi lub prowadzeniem działalności. Poza tym, bardzo użyteczny i praktyczny jest plan firmy,
w którym wskazane są różne działalności i pomieszczenia.
Aby przeprowadzić tę analizę zaleca się rozpocząć od zidentyfikowania kluczowych
działań związanych z czynnością, wytworzeniem produktu lub dostarczeniem usługi, a następnie
określić ewentualne operacje dodatkowe (usługi administracyjne, utrzymanie pomieszczeń,
stołówka, szatnie,…).
Przyjęcie surowców
Składowanie
surowców
Dystrybucja
Pakowanie
Produkcja
Sprzątanie
i konserwacja
 Analiza etapów związanych z operacjami i procesami
Kiedy już wybrane zostały operacje i procesy, każda operacja lub etap na schemacie
podlega analizie ze wskazaniem wszystkich czynników produkcji dla każdego z nich (woda,
energia, paliwo i materiały konsumpcyjne, itp.) i produktów (wycieki, odpady, emisje do
atmosfery, itp.), wraz z działalnością główną, pomocniczą i usługową. Czynniki produkcji
i produkty to aspekty środowiskowe.
Surowce
Emisje do powietrza
Zużycie
wody
Produkcja
Zużycie
energii
Odpady
Zrzuty
Produkt
Strona 33 z 190
 Zidentyfikowanie aspektów środowiskowych na każdym etapie
Kiedy organizacja podzieliła już różne operacje i sytuacje, ze względu na ich wpływ na
środowisko, kolejny krok to zdefiniowanie, spójne, każdego ze zidentyfikowanych aspektów
środowiskowych, aby otrzymać niezbędne informacje o każdym aspekcie.
W celu zidentyfikowania aspektów środowiskowych zaleca się wzięcie pod uwagę
następującej klasyfikacji opartej na ich cechach fizycznych:
a. Emisje do powietrza: substancje gazowe, kurz, cząsteczki, mgły, opary,
pary, hałas, wibracje, itp. Emisje charakteryzują się tym, że są
nieprzejrzyste, zawierają, tlenki węgla, azotu, lotne związki organiczne,
itp.
b. Odpady: komunalne, podobne do komunalnych, odpady niebezpieczne i
obojętne.
c. Zrzuty: do rzek, do morza lub do systemów zbierania odpadów. Zrzuty
charakteryzują się współczynnikiem pH, temperaturą (Tª), BZT, ChZT,
natężeniem przepływu, itp.
d. Zużycie zasobów: woda, energia i paliwo.
e. Wpływ na glebę: opisywany parametrami stężenia substancji
chemicznych znajdujących się w glebie na skutek działań z przeszłości.
Należy uwzględnić również inne aspekty, takie, jak:
a. Skalę aspektów: ilość w danych bezwzględnych (kg, tony,...) lub
względnych (tony odpadów/wielkość produkcji).
b. Konkretne okresy zbierania danych dla zapewnienia ich obiektywnego
porównania.
c. Pochodzenie aspektów od czynników produkcji w różnych
zidentyfikowanych procesach (zużycie wody, zużycie papieru
makulaturowego, itp.) oraz
miejsce ostatecznego przeznaczenia
aspektów wynikających z produktów (zrzuty do kolektora, składowanie
na wysypisku, itp.).
d. Cechy fizyczne i chemiczne, przynajmniej, w odpowiedni jakościowy
sposób, aby następnie ustalić własną klasyfikację aspektów i
przypisywanie ich do takiej albo innej kategorii (np. odpad można
sklasyfikować jako niebezpieczny lub nie na podstawie jego cech fizykochemicznych).
Strona 34 z 190
Uwzględnienie powyższych aspektów pozwala nam sporządzić dość długą listę aspektów
środowiskowych, takich, jak:
 Oczekiwane aspekty środowiskowe (normalne i nietypowe):
o Emisje do atmosfery: ze spalania (NOx, CO, SO2, cząsteczki), z
niektórych procesów (lotne związki organiczne, chlorki, pary,
cząsteczki), z czynników chemicznych (legionella) i hałas (dniem i
nocą).
o Zrzuty: z wód przemysłowych (ChZT, pH, ilość, Tª, ekotoksyczność), z
wód sanitarnych (BZT, SS i pH), przeznaczone do kanału (ilość i
temp.) oraz intensywność zrzutów w procesach.
o Odpady: niebezpieczne (resztki olejów i smarów, pojemniki
metalowe z resztkami chemikaliów, zużytych rozpuszczalników,
baterii ołowiowych, rtęciowych, odpady biomedyczne, osad
ściekowy)i nie niebezpieczne (stałe odpady komunalne, gruz, złom
metalowy, drewno, karton/ papier, opakowania plastikowe, zużyte
opakowania, które nie zawierały niebezpiecznych substancji).
o Zużycie wody: z sieci, woda ze studni.
o Zużycie energii: elektryczność, gaz ziemny, olej napędowy, paliwo.
 Potencjalne aspekty środowiskowe (incydentalne):
o
o
3.
Incydentalne: rozlanie oleju, wyciek.
Wypadkowe: emisje, zrzuty, odpady, zużycie, zanieczyszczenie wód
gruntowych, pożary, wybuchy, wycieki, rozlania, powodzie i
trzęsienia Ziemi.
Określenie aspektów, które mają lub mogą mieć znaczący wpływ na środowisko.
Kiedy zidentyfikowano już działania, produkty i/lub usługi, organizacja musi “określić” te
aspekty środowiskowe, które mają lub mogą mieć znaczący wpływ na środowisko oraz te, które
najprawdopodobniej mogą zmienić warunki środowiska naturalnego.
A zatem, ta część wymaga rozróżnienia znaczących aspektów środowiskowych, choć nie daje ku
temu narzędzi. Tak powstaje potrzeba działania zgodnie z systematyką opartą na wiedzy, czyli
stworzenie metodologii lub zastosowanie już istniejących po odpowiednich dostosowaniach,
uwzględniając fakt, że musi być to systemowa metodologia oparta na wiedzy o środowisku,
wystarczająco sprawdzona i stosowana. W celu zdefiniowania metodologii oceny zaleca się
postępować zgodnie z poniższymi krokami:
Strona 35 z 190
 Wybór kryteriów oceny aspektów środowiskowych.
Kryteria stosowane do ustalenia znaczenia aspektów środowiskowych muszą odzwierciedlać
problemy środowiskowe organizacji. W tym sensie należy stosować kryteria oceny zgodne z
poniższymi wymogami:
 Ogólne: takie, które mogą być stosowane do różnych kategorii aspektów (emisje
do atmosfery, zrzuty, odpady, zużycie lub skutki dla gleby).
 Odpowiednie: takie, które mogą stosować różne osoby, a wyniki będą zawsze takie
same.
 Środowiskowe: powiązane z cechami środowiska naturalnego (np. nie oparte na
aspektach ekonomicznych).
 Kryteria techniczne, które pozwalają na ciągłe doskonalenie: w oparciu o pomiary,
zmieniające się w czasie (np. skala i częstotliwość), co pozwala zmienić udział
danego kryterium w znaczeniu aspektu. Kryteria, które nie zmieniają się w czasie
(np. bycie niebezpiecznym) nie powinny być decydujące w bilansie ogólnym,
ponieważ stosując to kryterium zawsze uzyskamy taką samą wartość, niezależnie
od podjętych kroków.
Choć w procesie
identyfikowania aspektów środowiskowych (oczekiwanych i
niespodziewanych) należy uwzględnić wszystkie sytuacje, metoda oceny niekoniecznie
wymaga wspólnego traktowania ich wszystkich. De facto, często jest tak, że z jednej strony,
ocenia się oczekiwane aspekty środowiskowe, a z drugiej aspekty niespodziewane.
Niektóre kryteria, jakie można wybrać dla określenia metodologii oceny to:
Kryteria oceny oczekiwanych aspektów środowiskowych
Skala: określa mniej więcej ilość (lub objętość) wzrostów/ spadków
zużytych/wytworzonych aspektów w stosunku do wartości wyjściowej
(zwykle jest to średnia lub wartość referencyjna). Dane można porównywać
w wartościach bezwzględnych (tony, kilogramy, itp.) lub względnych (tony
emisji/liczbę przepracowanych godzin).
Charakter (niebezpieczne, poważne lub toksyczne): dodaje wartości temu, co
z natury jest bardziej szkodliwe dla środowiska.
Zbliżanie się do wartości granicznych określonych przez prawo: pokazuje,
jaki wpływ może mieć dany aspekt im bardziej zbliża się do wartości
granicznych określonych przez prawo lub wcześniej zdefiniowanych progów.
W zdefiniowanych kryteriach nie należy dopuszczać możliwości przekroczenia
wartości granicznych, ponieważ nie byłoby to spójne ze zobowiązaniem do
przestrzegania przepisów ochrony środowiska zawartym w Polityce
Środowiskowej organizacji.
Wrażliwość środowiska: podnosi znaczenie aspektu, kiedy występuje on w
bardzo wrażliwym otoczeniu.
Strona 36 z 190
Kryteria oceny niespodziewanych aspektów środowiskowych
Prawdopodobieństwo/Częstotliwość:
zwiększa
wartość
aspektów
środowiskowych, które są bardziej prawdopodobne/ mogą częściej wystąpić.
Dane można ustalić za pomocą danych historycznych organizacji, danych
historycznych sektora lub danej branży, historycznej bazy danych wypadków,
informacji producentów, dostawców, literatury specjalistycznej, itp.
Zakres: odzwierciedla obszar wpływu na otoczenie, uwzględniając, że
otoczenie może być naturalne, ludzkie lub społeczno-ekonomiczne,
przypisując największą wartość temu ryzyku, którego obszar wpływu jest
najbardziej oczywisty i największy. Każda organizacja musi zdefiniować obszar
wpływu lub granice, jakie weźmie pod uwagę.
Poziom niebezpieczeństwa: chodzi o immanentne niebezpieczeństwo
powodowane przez dane substancje, odzwierciedla, na ile substancja
mogłaby wpłynąć na środowisko w zależności od jej toksyczności, właściwości
kumulacji, właściwości wywołujących korozję i innych możliwych interakcji z
innymi skutkami, które mogłyby zwiększyć skutki oddziaływania substancji;
zwiększa wartość ryzyk wywołanych przez substancje, które są bardziej
niszczące dla środowiska.
Wrażliwość otoczenia: dotyczy jakości środowiska, w jakim może wystąpić
ryzyko, sytuacja nagła lub wypadek; większą wartość przypisuje się
sytuacjom, które mają miejsce w bardziej wrażliwym otoczeniu.
Jeśli chodzi o wybór liczby kryteriów, jakie będą stosowane do oceny aspektów
środowiskowych, nie zaleca się wybierania wielu kryteriów dla jednego aspektu, ponieważ
utrudni to stosowanie i może prowadzić do mylących wyników oceny. Zaleca się
maksymalnie dwa, trzy kryteria dla jednego aspektu.
Z drugiej strony, jeżeli chodzi o wybór kryteriów, nie ma potrzeby wybierania identycznych
kryteriów dla każdego aspektu, ale można ustalić jeden typ kryteriów dla kilku aspektów
i inne kryteria dla pozostałych. W każdym razie, nie zaleca się stosowania różnych rodzajów
dla tej samej rodziny aspektów, jak np.:
Warunki
działania
Kryteria
Emisje do powietrza
Normalne
Zbliżanie się do wartości
granicznych i poziom
niebezpieczeństwa
Odpady
Normalne
Skala (ilość) i poziom
niebezpieczeństwa
Aspekty środowiskowe
Strona 37 z 190
Zrzuty
Normalne
Zbliżanie się do wartości
granicznych i poziom
niebezpieczeństwa
Zużycie
Normalne
Skala (ilość) i poziom
niebezpieczeństwa
Wpływ na glebę
Wypadkowe
Częstotliwość i zakres
Dla każdego kryterium organizacja zdefiniuje przedziały lub granice wartości, zgodnie ze
swoimi problemami środowiskowymi, na podstawie wiedzy i danych, jakie posiada. Wybór
przedziałów wartości lub wartości granicznych jest subiektywny, ponieważ określa je sama
organizacja, ale odstęp pomiędzy przedziałami lub wartościami granicznymi nie może
dopuścić do powstania możliwości różnych interpretacji zależnie od osoby, która zastosuje
dane kryterium, np.:
Niewłaściwe zastosowanie kryterium “częstotliwość”:
o
o
o
Bardzo często: zdarza się wiele razy w miesiącu.
Często: zdarza się często.
Rzadko: zdarza się od czasu do czasu.
Prawidłowe zastosowanie kryterium “częstotliwości”:
o
o
o
o
Bardzo często: zdarza sie 10 razy dziennie.
Często: zdarza się rzadziej niż 10 razy dziennie, ale częściej niż 3 razy
co 6 miesięcy.
Rzadko: zdarza sie rzadziej niż 3 razy co 6 miesięcy.
Przykłady zastosowania tych kryteriów do różnych oczekiwanych aspektów środowiskowych
podano poniżej:
Kryterium SKALI
(wszystkie aspekty środowiskowe)
Klasyfikacja
jakościowa
Klasyfikacja
ilościowa
Wygenerowana ilość 100% roku
referencyjnego
Wysoka (H)
3
Wygenerowana ilość od 85% do 100% roku
referencyjnego
Średnia (M)
2
Wygenerowana ilość  85% roku
referencyjnego
Niska (L)
1
Strona 38 z 190
Kryterium NIEBEZPIECZEŃSTWA
(odpady)
Klasyfikacja
jakościowa
Klasyfikacja
ilościowa
Odpady niebezpieczne
Wysoka (H)
3
Odpady nie będące niebezpiecznymi
przeznaczone na wysypisko
Średnia (M)
2
przeznaczone do wyceny, recyklingu,
ponownego wykorzystania lub odpady
komunalne
Niska (L)
1
Kryterium ZBLIŻANIA SIĘ DO WARTOŚCI
GRANICZNYCH
(emisje, zrzuty i odpady)
Klasyfikacja
jakościowa
Klasyfikacja
ilościowa
Wartość parametru w granicach 80% - 100%
wartości granicznej lub referencyjnej
Wysoka (H)
3
Wartość parametru w granicach 50% - 80%
wartości granicznej lub referencyjnej
Średnia (M)
2
Wartość parametru  50% wartości
granicznej lub referencyjnej
Niska (L)
1
Kryterium WRAŻLIWOŚCI ŚRODOWISKA
(emisje)
Klasyfikacja
jakościowa
Klasyfikacja
ilościowa
Obszar miejski mieszkalny lub obszar istotny z
Wysoka (H)
ekologicznego punktu widzenia
3
Obszar przemysłowy w pobliżu domów lub
obszaru mieszkalnego
Średnia (M)
2
Obszar przemysłowy z dala od domostw lub
centrów miast
Niska (L)
1
Strona 39 z 190
Przykłady zastosowania tych kryteriów do niespodziewanych aspektów środowiskowych:
Kryterium
PRAWDOPODOBIEŃSTWA/CZESTOTLIWOŚCI
Klasyfikacja Klasyfikacja
jakościowa
ilościowa
Zdarza się częściej niż raz w miesiącu
Wysoka (H)
3
Zdarza się rzadziej niż raz w miesiącu, ale
częściej niż raz w roku
Średnia (M)
2
Zdarza się raz w roku lub rzadziej
Niska (L)
1
Kryterium NIEBEZPIECZEŃSTWA
NIEBEZPIECZNE:
Substancje sklasyfikowane jako łatwopalne,
toksyczne, drażniące i/lub szkodliwe dla
środowiska, niebezpieczne odpady lub
odpady, których dotyczą wymogi prawne lub
inne
MNIEJ NIEBEZPIECZNE:
Substancje sklasyfikowane jako szkodliwe,
drażniące, nie będące niebezpiecznymi
odpady nie nadające sie do odzysku i
substancje, które w przyszłości objęte będą
wymogami prawnymi lub innymi
NIE BĘDĄCE NIEBEZPIECZNYMI:
Substancje, którym nie przypisano cech
niebezpiecznych, nadające się do odzysku lub
recyklingu odpady, które nie są niebezpieczne
oraz odpady do odzysku i recyklingu
jakościowa
ilościowa
Wysoka (H)
3
Średnia (M)
2
Niska (L)
1
Strona 40 z 190
Kryterium WRAŻLIWOŚCI ŚRODOWISKA
Bardzo wrażliwe środowisko naturalne z florą i
fauną, obszarami ziemi, rzekami i
strumieniami, obszary o doskonałej jakości
powietrza, miejskie środowisko
rezydencjonalne, itp.
Wrażliwe, środowisko utwardzone, kolektor
komunalny, obszary o normalnej jakości
powietrza, obszary przemysłowe w pobliżu
domów, itp.
Nie wrażliwe, środowisko, gdzie zastosowano
środki prewencyjne, obszary, gdzie powietrze
jest zanieczyszczone, środowisko
przemysłowe oddalone od domów, itp.
Klasyfikacja
jakościowa
Klasyfikacja
ilościowa
Wysoka (H)
3
Średnia (M)
2
Niska (L)
1
Kryterium ZAKRESU
jakościowa
ilościowa
Obszary z wpływami zewnętrznymi,
wykraczające poza granice firmy
Wysoka (H)
3
Obszary z wpływami lokalnymi lub
częściowymi, nie przekraczające granic firmy
Średnia (M)
2
Obszary wpływu punktowego
Niska (L)
1
 Ocena aspektów środowiskowych
Aby przeprowadzić ocenę każdego z opisanych powyżej aspektów (jakościową lub ilościową)
można zastosować proste wzory matematyczne ze współczynnikami wagi , aby uzyskać
globalną klasyfikację każdego aspektu środowiskowego.
Rodzaj wzoru lub sposobu liczenia powinna określić organizacja.
Przykładem wykorzystania prostych obliczeń matematycznych jest pomnożenie wybranych
kryteriów, czyli określenie globalnej skali danego aspektu poprzez proste pomnożenie
obiektywnych wartości dla każdego aspektu:
Ocena globalna = skala x niebezpieczeństwo
Strona 41 z 190
Np. dla organizacji w branży metalowo-mechanicznej, która podwoiła
produkcję, globalna ocena generowania odpadu w postaci zużytej cieczy
smarująco – chłodzącej wyglądałaby tak:
o
o
o
Skala = 3 ponieważ produkcja wzrosła dwukrotnie, a więc powstaje
dwa razy więcej zużytej cieczy.
Niebezpieczeństwo= 3 ponieważ odpad jest niebezpieczny.
Ocena globalna = 9
Inny przykład wykorzystania współczynników wagi to przypisanie większego znaczenia
jednemu/kilku konkretnym kryteriom, takim jak:
Ocena globalna = częstotliwość x konsekwencje
Np.:
Konsekwencje = 2 niebezpieczeństwa + zakres + wrażliwość środowiska / 4
W tym przypadku, zastosowano współczynnik wagi (2), aby wzmocnić kryterium
niebezpieczeństwa przy obliczaniu konsekwencji, ponieważ organizacja uważa, że
konsekwencje lub wpływ ryzyka ściśle wiąże się z naturą danej substancji.
 Uszeregowanie aspektów środowiskowych według ważności
Po ustaleniu schematu oceny, każda organizacja zastosuje ten sam system do oceny wszystkich
aspektów środowiskowych, ponieważ gdyby zastosowała różne schematy lub metody oceny
nie można byłoby porównać uzyskanych wyników.
Kiedy zidentyfikowano już i oceniono aspekty środowiskowe, organizacja wskazuje te aspekty,
które mają lub mogą mieć znaczący wpływ na środowisko, czyli musi wskazać znaczące aspekty
środowiskowe dla organizacji.
Sama organizacja musi zdefiniować wartości graniczne, które pozwolą ustalić znaczenie
aspektów.
Strona 42 z 190
Kilka sposobów ustalania znaczenia podajemy poniżej:
 Macierz istotności: stosowana do ocen jakościowych, kiedy istotność ustala się
przy użyciu macierzy oceny. Dlatego dla każdego zidentyfikowanego aspektu, kiedy
znane są wyniki dla każdego wybranego kryterium, korzysta się z macierzy
istotności, aby ustalić, czy aspekt jest znaczący, czy nie.
Skala
Niebezpieczeństwo
Duże
Średnie
Małe
Duża
S
S
NS
Średnia
S
NS
NS
Mała
NS
NS
NS
(S) = znaczący (NS) = nieznaczący

Ocena procentowa: stosowana głównie w ocenach ilościowych. Po uzyskaniu wartości
globalnej dla każdego aspektu w postaci liczbowej, aspekty z najwyższymi wynikami
uznaje się za znaczące. Ustala się granicę procentową dla najwyższego wyniku zamiast
konkretnej wartości, np. ustalono, że 10% aspektów z najwyższym wynikiem jest
znaczących (tzn. wszystkie aspekty środowiskowe, których wynik indywidualny jest równy
lub większy od 10; 10 to 10% od 100; a 100 to całość).
Aspekty
środowiskowe
Emisje lotnych
związków
organicznych
Zużyta ciecz
chłodząco-smarująca
Skala
Niebezpieczeństwo Razem
Istotność
3
3
9
S
3
3
9
S
Zrzuty ścieków
2
3
6
NS
Zużycie oleju
napędowego
2
2
4
NS
Zużycie wody
2
1
2
NS
...
...
100
(S) = znaczące (NS) = nieznaczące
Strona 43 z 190
Po ocenieniu i ustaleniu znaczących aspektów, wyniki końcowe oceny aspektów
środowiskowych muszą być spójne z rzeczywistą sytuacją organizacji. W związku z tym, nie
miałoby sensu stwierdzenie, że ocena wszystkich aspektów środowiskowych organizacji
wskazuje, ze są one nieznaczące.
 Zapisywanie i uaktualnianie wyników oceny aspektów środowiskowych
Organizacja musi zapisywać wyniki oceny aspektów środowiskowych w dokumencie, który
pozwala pokazać wszystkie aspekty środowiskowe z jak największą ilością informacji
dotyczących każdego z nich, podając przynajmniej istotność (znaczący lub nie),
zidentyfikowanie aspektu (emisje, zrzuty, odpady, …) oraz kryteria oceny (skala,
niebezpieczeństwo, zakres, …).
Z drugiej strony, należy podkreślić, że zidentyfikowanie aspektów środowiskowych należy
przeprowadzić na początku wdrażania Systemu EMS, a później zaleca się powtarzać to
corocznie lub kiedy następuje jakakolwiek zmiana w działaniach, produktach lub usługach,
która pociąga za sobą pojawienie się nowych aspektów środowiskowych lub znaczących zmian
w już zidentyfikowanych aspektach.
4. Stworzenie i uruchomienie EMS na podstawie wyników oceny
Wyniki z procesu oceny aspektów środowiskowych mają podstawowe znaczenie dla stworzenia
i właściwego funkcjonowania EMS, ponieważ mają wpływ na:
 Wybór celów zarządzania środowiskowego.
 Wdrożenie wytycznych sterowania operacyjnego.
 Zastosowanie skutecznego monitoringu i pomiarów.
 Opracowanie odpowiedniej procedury dla nadzwyczajnych sytuacji środowiskowych.
Metodyczna i całościowa identyfikacja i ocena aspektów natychmiast weryfikuje potrzebę
wdrażania procedur sterowania operacyjnego, monitorowania wskaźników i pomiarów
analitycznych wymaganych, aby „znaczące” aspekty środowiskowe pozostały w odpowiednim
przedziale, co pozwoli zagwarantować odpowiednie efekty działalności środowiskowej
organizacji. Niezależnie od tego, choć wysiłki organizacji muszą koncentrować się na
ograniczaniu znaczących aspektów środowiskowych, aspekty środowiskowe sklasyfikowane jako
“nieznaczące” też będą uwzględnione w opracowaniu i wdrażaniu EMS.
Strona 44 z 190
KTO?
Osoby
odpowiedzialne:
 Osoba (lub Zespół) odpowiedzialna za Zarządzanie Środowiskowe
KIEDY?
Harmonogram:
 Po zakończeniu etapu 1.1 (Polityka Środowiskowa).
Każda organizacja określa wzór i liczbę dokumentów i rejestrów wyników pochodzących
z procesu identyfikacji oraz oceny aspektów środowiskowych, choć Rozporządzenie EMAS
wymaga, przynajmniej, udokumentowania następujących informacji:
 Wyników identyfikacji aspektów środowiskowych.
 Wyników oceny aspektów środowiskowych.
Dokumentacja:
 Metodologii oceny i kryteriów aspektów środowiskowych.
Proponuje się dwa przykłady rejestrów do przechowywania wyników identyfikacji i oceny
aspektów środowiskowych:
 Arkusz aspektów środowiskowych.
 Lista aspektów środowiskowych.
Strona 45 z 190
SCHEMAT
Wszystkie procesy
Identyfikacja
aspektów środowiskowych
Uszeregowanie
aspektów środowiskowych
Lista
aspektów
środowiskowych
Metodologia oceny
(kryteria)
Arkusz
aspektów
środowiskowych
Regularna aktualizacja
Opracowanie i wdrożenie
EMAS
Cele
zarządzania Środowiskowego
Sterowanie operacyjne
Monitoring środowiska
i pomiary
REZULTATY
Fakty:
 Identyfikacja aspektów środowiskowych związanych z usługami, produktami i/lub
przeszłymi, bieżącymi lub przyszłymi działaniami w warunkach normalnych,
nietypowych i awaryjnych.
 Ocena aspektów środowiskowych (znaczące lub nie).
 Ustalenie programu zarządzania środowiskowego, wytycznych sterowania
operacyjnego (również w sytuacjach awaryjnych) i wytycznych dla monitorowania i
pomiarów, przynajmniej dla znaczących aspektów środowiskowych.
Strona 46 z 190
ODNIESIENIA
 Brytyjska Norma BS 8555:2003 System Zarządzania Środowiskowego.- Przewodnik po fazach wdrażania
systemu zarządzania środowiskowego wraz z wykorzystaniem oceny efektów działań środowiskowych.
Strona 47 z 190
ARKUSZ ASPEKTÓW ŚRODOWISKOWYCH
Cechy ogólne
Identyfikacja:
Emisje lotnych związków organicznych
Źródło:
Kabina lakiernicza
Cel:
System oczyszczania (filtr z aktywnym węglem)
Data zapisu:
01/08/2012
Aktualizowano dn.:
-
Data wyjścia:
-
Kategoria
Sytuacja:
Emisje
Zrzuty
Odpady
Zużycie zasobów
Normalne działanie
Nietypowe działanie
Wypadek / awaria
Obliczenia
Zastosowane kryteria oceny:
Uzasadnienie obliczeń:
Skala (M):
300 jpm raport własny z dn. 01/01/2011)
600 jpm (report własny z dn. 01/01/2012)
3
Niebezpieczeństwo
2
(D):
Ocena końcowa (M x
6
D):
Substancja niebezpieczna z systemem oczyszczania
Wyniki oceny
ZNACZĄCY
NIEZNACZĄCY
Uwagi
Brak.
Strona 48 z 190
LISTA ASPEKTÓW ŚRODOWISKOWYCH
KOD
ASPEKT ŚRODOWISKOWY
ŹRÓDŁO
WYNIK OCENY
ISTOTNOŚĆ
1
Emisje
lotnych
organicznych (VOCs)
Kabina lakiernicza
9
S
2
Zużyty smar
Konserwacja
9
NS
3
Zrzuty ścieków
Produkcja
6
S
4
Zużycie oleju napędowego
Kocioł
4
S
5
Zużycie wody
Biura i toalety
2
S
związków
...
Strona 49 z 190
6.2.3. KARTA 1.3.- WYMOGI PRAWNE
POZIOM 1
PLANOWANIE
ETAP 1.3.
WYMOGI PRAWNE I INNE
Codziennie wiele organizacji podejmuje wysiłki, aby nie tylko spełniać wymogi przepisów
ochrony środowiska, ale również inne wymogi, które organizacja dobrowolnie na siebie
przyjęła, choć nie są to uregulowania prawne. Jednak wiele z nich stara się po prostu
wypełniać stosujące się do nich wymogi prawne, a inne nadal nie mają świadomości, jakie
przepisy ich dotyczą lub nie oceniły, na ile je spełniają.
Jest wiele przyczyn tej sytuacji, jednak zazwyczaj powodem jest to, że organizacje nie
znają przepisów lub nie potrafią przyjąć skutecznego systemu, który pozwoliłby im w
dowolnym czasie dowiedzieć się, do jakich wymogów prawnych mają się stosować.
Wprowadzenie:
EMS uznaje za podstawowe wypełnienie tych wymogów dotyczących środowiska, które
muszą być zagwarantowane. W tym celu nie wystarczy ich zidentyfikowanie. Należy
określić i zrozumieć, jak stosują się one do organizacji i ustalić niezbędne środki, które
zagwarantują ich wypełnienie lub, przynajmniej, zmniejszenie ryzyka ich niewypełnienia.
Poza tym, zagwarantowanie spełnienia wymogów środowiskowych pomoże utrzymać i
wzmocnić związki organizacji z władzami i głównymi interesariuszami, zwłaszcza z
klientami.
Wymagania:
CZEMU SŁUŻY?
Cele:
Identyfikacji wymogów prawnych i innych wymogów, jakie organizacja przyjęła
dobrowolnie, aby ustalić, jak są stosowane do aspektów środowiskowych, które wynikają
z działań, produktów i usług organizacji oraz, w konsekwencji, ustanowić podstawy
stworzenia i wdrożenia Systemu EMS.
Strona 50 z 190
DLACZEGO?
Bycie na bieżąco z wymogami środowiskowymi i zrozumienie, które wymogi nas dotyczą i
dlaczego mają wpływ na organizację, to jeden z najważniejszych aspektów dobrego
zarządzania środowiskiem i firmą.
Uzasadnienie:
Bez tych informacji trudno obiektywnie ocenić działania środowiskowe organizacji, co
znacznie zwiększa ryzyko nieprzestrzegania wymogów. Może mieć to negatywne
konsekwencje (raporty, wykroczenia, kary, zły wizerunek ...), nie tylko organizacji, ale
również jej interesariuszy.
Poza tym, wdrożenie EMS pozwala organizacji zidentyfikować wymogi prawne i inne
związane z ochroną środowiska oraz przełożyć je na wymogi wewnętrzne i ocenić, na ile
są spełniane.
JAK TO SIĘ ROBI?
1. Identyfikacja i dostęp do wymogów prawnych i innych
Organizacja musi znać wymogi prawne i inne dotyczące aspektów środowiskowych,
również te wynikające z sytuacji nietypowych, niespodziewanych lub awaryjnych. W tym
celu musi przyjąć metodologię identyfikowania i mieć dostęp do wymogów prawnych i
innych podejmowanych dobrowolnie oraz zagwarantować, że są aktualne.
Wymogi prawne ustala rząd (międzynarodowy, krajowy, regionalny lub lokalny). Są
wiążące prawnie, co oznacza, że są obowiązkowe.
Działania:
Koncepcja wymogów prawnych obejmuje też te wymogi, które ustalone są w
pozwoleniach, zezwoleniach, licencjach i innych podobnych dokumentach.
Oznacza to, że pozwolenie jest wymogiem prawnym samym w sobie. Poza tym
treść pozwolenia może określać szczególne wymogi wiążące prawnie.
Przykłady wymogów prawnych:
a. Wymogi dotyczące emisji do powietrza (również emisji hałasu).
b. Wymogi dotyczące substancji zrzucanych w dowolnym miejscu
(kanalizacja, koryto rzeki, morze, itp.)
c. Wymogi dotyczące
gospodarki
różnego
rodzaju
odpadami
(niebezpiecznymi, nie niebezpiecznymi, opakowaniami, odpadami z
rozbiórek, itp.).
Strona 51 z 190
d. Wymogi dotyczące gleby.
e. Wymogi dotyczące wykorzystania surowców naturalnych (np. zbieranie
wody gruntowej).
f.
Wymogi dotyczące pozwoleń, zezwoleń i licencji związanych z założeniem
i prowadzeniem firmy.
g. Wymogi bezpieczeństwa wymagane dla uniknięcia awaryjnej sytuacji w
środowisku, np. pomieszczenia produkcyjne, składowanie substancji
chemicznych, sprzęt przeciwpożarowy.
Na poziomie europejskim możemy wyróżnić następujące formy prawne:
 Dyrektywa: zasada ogólna, która wprowadza obowiązek osiągnięcia konkretnego
rezultatu w Państwie Członkowskim. Państwo Członkowskie musi przyjąć Dyrektywę
do swojego porządku prawnego przyjmując ustawę. Dopóki Dyrektywa nie zostaje
przyjęta nie jest wiążąca dla obywateli Państw Członkowskich. W przypadku gdy
Państwo Członkowskie nie przyjęło Dyrektywy, a upłynął termin jej wejścia w życie
ustalony przez Unię Europejską, staje się ona wiążąca.
 Rozporządzenie: zasada ogólna obowiązkowa dla każdego Państwa Członkowskiego
od daty opublikowania w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Rozporządzenia
nie trzeba przyjmować, ponieważ obowiązuje Państwa Członkowskie i nie musi być
publikowane w Dzienniku Urzędowym danego państwa.
 Decyzja: nietypowe akty prawne, za pomocą których instytucje Wspólnoty regulują,
w sposób obowiązujący, konkretne przypadki. Za pomocą decyzji instytucje
Wspólnoty mogą wymagać od Państwa Członkowskiego konkretnego działania lub
powstrzymania się od niego, dają im prawo lub nakładają obowiązki. Ma 3 cechy:
obowiązuje wobec konkretnych przypadków, jest wiążąca dla stron i nakłada
bezpośrednie zobowiązanie.
 Zalecenia, Komunikaty i Opinie: nie są prawnie wiążące dla Państw Członkowskich
lub osób.
Podsumowanie:
Typ aktu prawnego
Stosowanie
Obowiązywanie
Rozporządzenie
Bezpośrednie, nie musi
być przyjmowane
W całości, treść często
dość ogólna
Dyrektywa
Musi być przyjęta w
Państwach Członkowskich
Wiążąca po przyjęciu
Decyzja
Bezpośrednie, nie musi
być przyjmowana
Zalecenia, Komunikaty i
Opinie
Ogólne i/lub szczególne
Obowiązuje konkretne
Państwa lub jednostki, do
których jest adresowana
Nie są wiążące dla Państw
Członkowskich.
Ograniczona moc prawna.
Strona 52 z 190
Na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym nie jest możliwa ogólna
klasyfikacja form aktów prawnych, ponieważ zależą one od struktury rządu
każdego Państwa Członkowskiego.
Aby mieć dostęp i znaleźć różne wymogi prawne można skorzystać z różnych źródeł
informacji:

Strony internetowe organów władz publicznych.

Oficjalne biuletyny, takie jak Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej (skrót ang. OJEU).

Wynajęci prawnicy zewnętrzni.

Wpisanie się na darmowe listy mailingowe różnych instytucji, np. izb handlowych,
fundacji, stowarzyszeń, itp.

Specjalistyczne magazyny.

Utrzymywanie kontaktu z instytucjami, organami i stowarzyszeniami w różnych
rejonach geograficznych.
Wymogi przyjęte przez organizację to umowy lub zobowiązania złożone wobec agend
rządowych (np. jednostek lokalnych) lub pozarządowych (np. klientów, stowarzyszeń,
organizacji ochrony środowiska ...). Są one dobrowolne i niewiążące.
Niektóre z tych zobowiązań lub umów mogą dotyczyć kilku kwestii poza ochroną
środowiska; jednak ze względu na EMS bierze się pod uwagę jedynie te
zobowiązania lub umowy, które dotyczą kwestii środowiskowych w organizacji.
Poniżej podajemy przykłady wymogów przyjętych przez organizację:
a. Umowy z agendami rządu (np. zobowiązania dot. ochrony środowiska
wobec rządowych jednostek lokalnych).
b. Umowy z organizacjami ochrony środowiska.
c. Ratyfikacja zewnętrznych protokołów lub wymogów stowarzyszeń
ratyfikowane przez organizację (np. Wytyczne Federacji Przedsiębiorców
Hiszpańskiego Przemysłu Chemicznego-FEIQUE).
d. Dobrowolne wdrożenie wymogów branżowych, regionalnych, itp. (np.
wymogi oznakowania dla Etiqueta Doñana 21).
e. Wdrożenie kodeksów i zasad najlepszych praktyk branżowych i
środowiskowych.
Strona 53 z 190
f.
Wymogi wynikające z dobrowolnie wdrożonych zasad (np. : zasad dot.
eko-etykiety, standardy jakości dla produktu, itp. ).
Aby mieć dostęp i znaleźć różne wymogi prawne dobrowolnie przyjęte przez organizację
można skorzystać z różnych źródeł informacji:


Umowy klientów z wytycznymi dot. działania zgodnego z ochroną środowiska.
Umowy dot. środowiska ze stronami trzecimi, takimi, jak stowarzyszenia, władze
publiczne, dostawcy, itp.
Zazwyczaj powyższe źródła zawierają odniesienia do tekstów prawnych (jeśli chodzi o
wymogi prawne) lub umów albo zobowiązań (jeśli chodzi o zobowiązania przyjęte
dobrowolnie). To nie wystarczy, aby pozostać w zgodzie z Rozporządzeniem EMAS.
Musimy również posiadać teksty wymogów, jakie ma stosować organizacja (akty prawne,
umowy lub kontrakty).
Np.:
 W Hiszpanii gospodarka odpadami rządzi się różnymi wymaganiami
wobec tych, którzy generują dużo i mało odpadów. Zgodnie z klasyfikacją,
organizacja musi zapoznać się z tymi, które jej dotyczą.
 W Hiszpanii, dla emisji do powietrza są różne wartości graniczne i zasady
kontroli, zależnie od wpływu działalności organizacji na środowisko.
Należy ustalić, do jakiej grupy działalności należy organizacja i
zidentyfikować wymagania, które jej dotyczą.
Są różne sposoby znalezienia wymogów w dokumencie:

Wskazanie w tekście prawnym (także w zezwoleniach, licencjach, pozwoleniach, itp.)
poprzez odpowiednie zaznaczenie.

Skorzystanie z odrębnego dokumentu, w którym wymienione są wymagania
dotyczące organizacji.

Skorzystanie z komputerowej bazy danych (zwykle, aby ustalić również sposoby
kontrolowania, monitorowania i pomiarów związanych z tymi wymogami).

Wspomnienie o nich w dokumentach EMS związanych z tymi wymogami (np. jeśli jest
Arkusz Procesu dot. odpadów, można na nim podać wymagania dotyczące
odpadów).
Strona 54 z 190
I wreszcie, jeżeli chodzi o wymogi prawne, należy je zidentyfikować i stworzyć system
dostępu. W tym celu, niezależnie od metodologii, należy określić:
 Częstotliwość dostępu do źródeł informacji.
 Odpowiedzialność za dostęp i filtrowanie wymogów, które dotyczą
organizacji.
 Sprawdzanie ostatnich sprawdzanych odniesień do tekstów prawnych , aby
wiedzieć, od czego rozpocząć następnym razem.
 Sposób odzyskiwania wymogów z dokumentów referencyjnych.
 Organizacja musi prowadzić ewidencję i rejestr tych czynności.
2. Decyzja, jak stosować wymogi prawne i inne
Kiedy zidentyfikowano wymogi prawne i inne, organizacja musi zdecydować, jak je
stosować w odniesieniu do swoich aspektów środowiskowych. Zwykle robi się to
przekładając te wymogi na wymagania wewnętrzne, czyli dostosowując je do
dokumentacji EMS, procedur lub standardów sterowania operacyjnego.
Wymogi dostosowane przez organizację są podpisywane przez dyrekcję i dlatego tak
ważna jest dobra komunikacja pomiędzy dyrekcją a osobami odpowiedzialnymi za
zarządzanie środowiskowe, aby znali te wymagania i odpowiednio je przełożyli.
3. Stworzenie i uruchomienie EMS na podstawie wyników oceny
Wyniki identyfikacji wymogów prawnych i innych to podstawa dla późniejszego
stworzenia EMS i jego dobrego funkcjonowania, ponieważ wymogi te mają wpływ na:
 Wybór celów zarządzania środowiskowego.
 Wdrożenie standardów sterowania operacyjnego.
 Zastosowanie skutecznego systemu monitorowania i pomiarów.
 Stworzenie odpowiedniej procedury w awaryjnych sytuacjach środowiskowych.
Dokładna i pełna identyfikacja wymogów prawnych i innych potwierdza potrzebę
wprowadzenia standardów sterowania operacyjnego, monitorowania i dokonywania
pomiarów (np. analiza) oraz do ustalenia kryteriów działalności środowiskowej, aby
utrzymać aspekty środowiskowe w pewnych granicach i zawsze móc zagwarantować
przestrzeganie zasad ochrony środowiska. Niezależnie od tego, jeżeli nie ma żadnych
wymogów (np. prawnych), organizacja może przyjąć wewnętrzne kryteria działalności
środowiskowej. Oto przykłady takich kryteriów wewnętrznych: ograniczenia co do rodzaju
Strona 55 z 190
i ilości paliwa lub substancji niebezpiecznych stosowanych na terenie organizacji lub
ograniczenie emisji do powietrza, które nie są ujęte w prawnie obowiązujących
wymogach.
KTO?
Osoby
odpowiedzialne:
 Szef (lub Zespół) ds. Zarządzania Środowiskowego.
 Służby prawne.
 Specjalny zespół zajmujący się identyfikowaniem i aktualizacją wymogów
prawnych.
KIEDY?
Harmonogram:
 Po zakończeniu etapu 1.1 (Polityka Środowiskowa).
Każda organizacja ustala wzór i liczbę dokumentów i rejestrów, w których zapisuje wyniki
identyfikacji wymogów prawnych i innych. Rozporządzenie EMAS wymaga następujących
udokumentowania następujących informacji:
 Aktualna lista przepisów prawnych i innych, jakie będą stosowane.
Dokumentacja:
 Identyfikacja wymogów prawnych dotyczących każdej kwestii środowiskowej.
 Pozwolenia, licencje i inne dokumenty udowadniające spełnienie wymogów.
Proponowana Lista wymogów prawnych i innych:
 Lista wymogów prawnych i innych.
Strona 56 z 190
SCHEMAT
Wszystkie proesy
prawnych
i innych
Lista wymogów
prawnych i innych
Identyfikacja wymogów
prawnych i innych
Regularna aktualizacja
Zastosowanie wymogów
prawnych i innych
do aspektów środowiskowych
Opracowanie i wdrożenie EMAS
Cele Zarządzania
Środowiskowego
Ocena zgodności
z prawem
REZULTATY
Fakty:
 Zidentyfikowanie wymogów prawnych i innych przyjętych przez organizację i
związanych z kwestiami środowiskowym.
 Uruchomienie programu zarządzania środowiskowego i stosowania standardów
sterowania operacyjnego (również w sytuacjach awaryjnych) pamiętając o
wymogach prawnych i innych.
Strona 57 z 190
ODNIESIENIA
środowiskowych.
Strona 58 z 190
Lista wymogów prawnych i innych
Emisje do powietrza
Przepis
Rozporządzenie
2037/2000
Rady
Parlamentu
Hiszpanii z 29
września
2000r. dot.
substancji
zmniejszającyc
h warstwę
ozonową
Poziom5 Opublikowano w Status6
E
DOUE nº 244
(09/29/2000)
D
Wymogi
Zastosowanie
w EMS
Kontrola i
sprawdzenie
braku wycieków
Art. 17.w urządzeniach
zapobiegani
zamontowanych
e wyciekom
na stałe z
warstwą
chłodzącą >3 kg
Częstotliwość
Osoba
odpowiedzialna
Roczna
Szef Działu
Konserwacji
Roczna
Szef Działu
Ochrony
Środowiska
Dekret 73/2012
z 22 marca o
przyjęciu
Rozporządzenia
o odpadach w
Andaluzji
R
BOJA nº 81
(04/26/2012)
V
Art.13.1.e.Roczna
deklaracja
odpadów
niebezpiecz
nych
Deklaracja
odpadów
niebezpiecznych
składana jest
każdego roku do
31 marca w
Oddziale
gminnym
zgodnie ze
wzorem w
Załączniku II
5
Europejski (E), Krajowy (K), Regionalny (R), Gminny (G) Lokalny (L)
6
Obowiązujący (V), Anulowany (D) Zmieniony (M)
Strona 59 z 190
6.2.4. KARTA 1.4.- PROGRAM ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO
POZIOM 1
PLANOWANIE
ETAP 1.4.
PROGRAM ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO
Jednym z głównych narzędzi stałego doskonalenia i zapobiegania zanieczyszczeniom,
co powinno być kluczową sprawą dla każdej organizacji, oraz redukowania lub
minimalizowania wpływu na środowisko jest ustalenie celów zarządzania
środowiskowego.
Wprowadzenie:
Co do zasady ustalanie celów wydaje się łatwe, ale doświadczenie pokazuje, że
czasem wskazanie w organizacjach, które mają EMS obszaru, w którym powinny się
doskonalić wymaga dogłębnej analizy, w odróżnieniu od organizacji, które niedawno
wprowadziły EMS, gdzie obszary doskonalenia są bardziej oczywiste.
Dlatego, kiedy ustalamy cele, kluczowym elementem jest zaangażowanie i
uczestnictwo organizacji, ponieważ to oni znają personel i zasoby materiałowe oraz
wykonalność ewentualnych ulepszeń, jakie można wprowadzić w zarządzaniu
środowiskowym.
Aby ustalić i osiągnąć cele, organizacja musi opracować plan w podziale na konkretne
zadania i działania.
Wymagania:
Części A.3.3, B.3 i B.4 Załącznika II do Rozporządzenia EMAS.
CZEMU SŁUŻY?
Cele:
Zdefiniowanie celów środowiskowych
(zaplanowanie) ich osiągnięcia.
organizacji
i
opracowanie
programu
Strona 60 z 190
DLACZEGO?
Nie wszystkie kwestie związane ze środowiskiem zidentyfikowane przez organizację są tak
samo ważne i dlatego musimy dokonać oceny, aby poznać ich znaczenie. W dalszej części
aspekty środowiskowe ocenione jako znaczące organizacja uwzględni przy ustalaniu celów
dotyczących ochrony środowiska.
Uzasadnienie:
Poza tym, organizacja będzie mogła określić działania na rzecz doskonalenia, upewniając się,
że System EMS jest wystarczająco skuteczny, aby pójść dalej w procesie ciągłego
doskonalenia.
Ciągłe doskonalenie ma postać celów środowiskowych, a dzięki osiągniętym wynikom
organizacja będzie mogła zmierzyć i ocenić efekty swojej działalności środowiskowej.
Oznacza to, że cele pomogą przejść do działania. Dlatego powinny znaleźć się w planach
strategicznych organizacji, co ułatwi włączenie zarządzania środowiskowego w inne procesy
związane z zarządzaniem firmą.
JAK TO SIĘ ROBI?
1. Ustalenie celów środowiskowych
Aby realizować dobre zarządzanie środowiskowe, organizacja musi wiedzieć, jakie aspekty
środowiskowe wiążą się z jej działaniami, produktami i usługami i jaki wywiera wpływ na
środowisko. To pozwala na pierwsze oszacowanie działań priorytetowych, które mają
poprawić efekty działań środowiskowych i zarządzanie w organizacji. Zrealizowanie
niektórych z tych działań priorytetowych pozwoli łatwo i szybko poprawić efekty
działalności środowiskowej organizacji, bez potrzeby poznania szczegółów dotyczących
istotności aspektów organizacji.
Działania:
Dlatego głównym celem każdego EMS jest poprawa efektów działalności środowiskowej
organizacji. Jednak, aby ten cel osiągnąć organizacja musi ustalić cele śród-okresowe, które
można zmierzyć i ocenić.
Chodzi o to, aby ustalić poziom poprawy w zakresie efektów działalności środowiskowej
organizacji przed upływem konkretnego terminu, a potem stworzyć ramy zdefiniowania
działań (zadań) związanych z doskonaleniem EMS i efektów działalności środowiskowej
organizacji.
Cel to coś, do czego dążymy, co mamy osiągnąć. Podobnie jak w życiu codziennym,
kiedy ludzie dążą do poprawy swojego statusu społecznego, do kariery, itp.,
organizacja musi dążyć do poprawy otaczającego ją środowiska.
Zadanie oznacza działanie lub cykl działań, jakie należy ustalić i zrealizować, aby
osiągnąć cel. W codziennym życiu zadanie to działanie, które ma poprawić nasz
Strona 61 z 190
status społeczny, karierę, itp.
Aby ustalić cele musimy wziąć pod uwagę nie tylko politykę środowiskową i zobowiązania
organizacji, wymogi prawne i środowiskowe, ale również inne aspekty, jak np.:




Opinie interesariuszy.
Skutki zmian w działaniach i procesach.
Wybory technologiczne i ich wykonalność.
Kwestie finansowe i operacyjne oraz rozważania organizacji, w tym informacje o
dostawcach i wykonawcach.
 Ewentualne skutki dla reputacji organizacji.
ZNACZĄCE
kwestie środowiskowe
Wymogi prawne
i inne
Cele środowiskowe
Opinia interesariuszy
Wymogii handlowe
operacyjne i finansowe
Wybór technologii
Dlatego, ustalając cele dla zarządzania środowiskowego, organizacja powinna wziąć pod
uwagę poniższe zalecenia:
 Przynajmniej jeden cel powinien dotyczyć znaczącej kwestii środowiskowej w
organizacji, aby zrealizować zobowiązanie do doskonalenia zawarte w
polityce
środowiskowej. Nie ma sensu ustalanie jedynie celów
nieznaczących, które nie przyczyniają się do poprawy efektów działalności
 Ustalając cele, organizacja powinna pamiętać o opinii interesariuszy, czyli
pracowników organizacji, klientów, dostawców i o obszarze, w jakim działa
organizacja, bo każdy z nich może być kluczowy dla ich osiągnięcia.
 Organizacja ma świadomość zasobów i wyborów technologicznych
dostępnych na rynku, a więc ustalając cele środowiskowe, nie weźmie pod
uwagę rozwiązań niemożliwych technologicznie lub takich, na które nie ma
środków finansowych lub operacyjnych.
 Osiągnięcie celów musi prowadzić do poprawy stanu środowiska, nie
środków. Np.: zakup większego separatora (źle) zamiast zredukowania o XX%
stężenia odprowadzanego tłuszczu i smaru (dobrze).
Strona 62 z 190
 Certyfikowanie EMS lub jego utrzymanie, przestrzeganie przepisów ani
wdrożenie niektórych wymogów Rozporządzenia EMAS (np. zorganizowanie
szkolenia, przeprowadzenie konserwacji, itp.) nie mogą być uznane za cele.
 Celami nie są również “utrzymanie poziomu” lub “niewielki wzrost”. Np.:
utrzymanie poziomu emisji CO2 z ubiegłego roku lub zwiększenie zużycia
benzyny-oleju o mniej niż 5%. Tylko, jeżeli organizacja zwiększa produkcję
utrzymanie poziomu oznacza poprawę można zaakceptować cel “utrzymania
efektów działalności środowiskowej”. Można to zastosować w organizacjach,
które od jakiegoś czasu już mają EMS, gdzie możliwości doskonalenia są
bardziej ograniczone.
Z drugiej strony, ważne jest zadecydowanie, które cele i zadania są odpowiednie dla
organizacji i czy można ich wymagać od całej organizacji, czy od specjalistycznych jednostek.
Np. : w firmie produkcyjnej jako cel ogólny przyjęto zmniejszenie zużycia
energii, co można osiągnąć tylko poprzez działania konserwacyjne w
konkretnym dziale. Jednak w innych sytuacjach organizacja jako całość będzie
musiała przyczynić się osiągnięcia globalnego celu. Może też być tak, że
więcej niż jeden dział w tej samej organizacji realizujący ten sam cel globalny
będzie musiał realizować różne zadania dla osiągnięcia swoich celów.
Dlatego organizacja musi ustalić, jaki wpływ mają poszczególne poziomy i stanowiska, aby
uświadomić odpowiedzialność poszczególnym osobom.
Cele środowiskowe muszą być ułożone chronologicznie i, na tyle, na ile jest to możliwe,
powinny być mierzalne, aby można je było osiągnąć.
Mówiąc, że cel zarządzania musi być mierzalny mamy na myśli, że musi być
możliwe ustalenie, czy został osiągnięty i w jakim stopniu, czyli, mierzalny
jakościowo lub ilościowo.
Przykład celu zarządzania mierzalnego w wymiarze jakościowym:
 Budowa
oczyszczalni
ścieków
przemysłowych
(EDAR)
dla
zminimalizowania zrzutów.
Przykład celu mierzalnego w wymiarze ilościowym:
 Zmniejszenie zużycia wody o 10% w stosunku do poprzedniego roku.
Poza tym, jeśli cele zdefiniowane są ilościowo, można ocenić skuteczność działań i określić
wskaźniki efektywności lub wskaźniki efektów działania środowiskowego, które pozwolą
zmierzyć osiągnięty poziom wykonania.
Strona 63 z 190
Wskaźniki środowiskowe najszerzej można zdefiniować jako elementy
informacyjne, które pozwalają wykryć zmieniające się warunki, ich tendencje,
ocenić rezultaty Polityki Środowiskowej i poziom realizacji przyjętych zobowiązań.
Wszystko to może być użyte najpierw jako punkt odniesienia dla oceny i opisania
ewolucji organizacji, a potem do porównania efektów działalności środowiskowej
organizacji z innymi organizacjami w tym samym sektorze (pod warunkiem, że są
dane porównawcze).
Wskaźniki efektów działalności środowiskowej mają takie same cechy, jak cele zarządzania
środowiskowego, czyli powinny być mierzalne, obiektywne, sprawdzalne, powtarzalne i
odpowiednie do działań, produktów i usług organizacji, spójne z Polityką Środowiskową,
praktyczne, efektywne kosztowo i realne technologicznie. Wskaźniki mają monitorować
osiągnięcie celów i zadań organizacji (patrz również Arkusz 3.1 “Monitorowanie
środowiskowe i ocena”).
Przykłady wskaźników efektów działalności środowiskowej:







Ilość zużytych surowców i energii
Emisje, np. CO2
Ilość odpadów w stosunku do wyrobów gotowych.
% odpadów poddanych recyklingowi.
Liczba przejechanych kilometrów na jednostkę produkcji.
Liczba wypadków środowiskowych (np. nieplanowane zrzuty).
Itp.
Kiedy cele zarządcze zostaną osiągnięte, a w organizacji wprowadzono ulepszenia, należy
zastąpić je innymi.
Okres ważności celów zarządczych różni się w zależności od ich charakteru i od
tego, czy zostały osiągnięte. Zaleca się ustalanie celów zarządczych na rok
kalendarzowy lub podatkowy, nie przekraczając okresu ważności Polityki
Środowiskowej.
2. Planowanie celów środowiskowych: Program Zarządzania Środowiskowego
Po ustaleniu celów i zadań środowiskowych, organizacja musi stworzyć Program Zarządzania
Środowiskowego, czyli szczegółowy i udokumentowany plan organizacji, który definiuje
sposób osiągania celów i zadań.
Strona 64 z 190
Dlatego, bez planu działania dość szczegółowego w zakresie działań, zasobów,
odpowiedzialności i ram czasowych wykonania, proces ciągłego doskonalenia nie będzie
kontrolowany i mało prawdopodobne jest osiągnięcie celów przez organizację.
Program Zarządzania Środowiskowego musi być dynamiczny i podlegać regularnym
przeglądom, aby uwzględnić w nim zmiany w celach i zadaniach środowiskowych przyjętych
przez organizację.
W osiągnięciu celów i zadań środowiskowych organizacji może pomóc
postępowanie w podanej poniżej kolejności:
1. Zidentyfikowanie zobowiązań przyjętych w Polityce Środowiskowej.
2. Zidentyfikowanie, dla każdego zobowiązania, jednego lub więcej celów
oraz zdefiniowanie jednego lub więcej programów służących ich
osiągnięciu, czyli działań, terminów, środków i odpowiedzialności.
3. Zidentyfikowanie, dla każdego ustalonego celu, wskaźników efektów
działalności środowiskowej, które pozwolą monitorować osiąganie celów i
zadań.
Poniższa tabela podaje przykłady Programu Zarządzania Środowiskowego opracowanego na
podstawie oceny aspektów środowiskowych:
Aspekt
środowiskowy
Cele
Zużyć o 10%
Zużycie paliwa
paliwa mniej niż
w 2001r.
Zrzuty wody
Odpady
opakowaniowe
i pojemniki
Zadanie
Czas
Osoba
odpowiedzialna
Środki
Wymienić
palniki na
bardziej
1 rok
Szef Działu
Konserwacji
Wskaźniki
Ogrzewanie na
50.00 €
godzinę pracy
kotła
efektywne
Zmniejszenie
Odzyskać i
Dzienna średnia
średniej dziennej
ponownie
temp. ścieków
temp.
wykorzystać
Szef Działu
odprowadzanych
ciepło ze
ścieków o 5% w
ścieków w
1 rok
stosunku do
procesie ko-
2011
generacji
Zużyć o 35%
Zmiana
mniej materiału
projektu
6
na opakowania
opakowania
miesięcy
dla obecnej linii
produktu
Inżynierii
100.000€
Procesowej
Liczba i
różnorodność ryb
w stawie
Szef Działu
Projektowania
Produktu
Ilość materiałów
10.000€
opakowaniowych
na jednostkę
Strona 65 z 190
produkcyjnej w
% redukcja
stosunku do
Wprowadzenie
2011.
zmian w linii
produkcyjnej
6
miesięcy
materiałów
Szef Produkcji
35.000€
opakowaniowych
dla linii
produktów
Szacunkowa
redukcja odpadu
Test
pilotażowy i
opakowaniowego
1 rok
Szef Produkcji
produkcja
75.000€
produkowanego
przez
konsumentów
(jednostka/ilość)
KTO?
Osoby
odpowiedzialne:
 Biuro Zarządu wraz z Szefami różnych Działów oraz osoba (lub zespół) kierująca
Zarządzaniem Środowiskowym
KIEDY?
Harmonogram:
 Po zakończeniu etapów 1.2 (Aspekty środowiskowe) i 1.3 (Wymogi prawne i inne).
Każda organizacja ustala wzór i liczbę dokumentów i rejestrów, w których zapisuje cele i
zadania środowiskowe. Rozporządzenie EMAS wymaga udokumentowania następujących
informacji:
Dokumentacja:
 Cele i zadania środowiskowe
Cele i zadania środowiskowe można zaplanować na zaproponowanym wzorze dokumentu:
 Program Zarządzania Środowiskowego
Strona 66 z 190
SCHEMAT
Kwestie dotyczące
środowiska
Wymogi prawne
i inne
Zdefiniowanie
celów i zadań
środowiskowych
Zaplanowanie celów i zadań
środowiskowych
Monitorowanie
i pomiary
Program
Zarządzania
Środowiskowego
REZULTATY
Fakty:
 Powstanie Programu Zarządzania Środowiskowego
ODNIESIENIA
środowiskowych.
Strona 67 z 190
PROGRAM ZARZADZANIA ŚRODOWISKOWEGO
ASPEKT
ŚRODOWISKOWY
Zużycie paliwa
CEL
ZADANIE
Zużyć o 10% paliwa
Wymienić palniki na
mniej niż w 2001r.
bardziej efektywne
Zmniejszenie średniej
dziennej temp.
Zrzuty wody
odprowadzanych
ścieków o 5% w
stosunku do 2011
CZAS
1 rok
OSOBA
ODPOWIEDZIALNA
Szef Działu
Konserwacji
ŚRODKI
WSKAŹNIKI
Ogrzewanie na
50.00 €
godzinę pracy
kotła
Odzyskać i
Dzienna średnia
ponownie
temp. ścieków
wykorzystać ciepło
ze ścieków w
1 rok
Szef Działu Inżynierii
Procesowej
100.000€
Liczba i
procesie ko-
różnorodność
generacji
Zmiana projektu
opakowania
produktu
ryb w stawie
6
miesięcy
Szef Działu
Projektowania
10.000€
Produktu
opakowaniowyc
h na jednostkę
% redukcja
Wprowadzenie
Zużyć o 35% mniej
Odpady
opakowaniowe i
pojemniki
materiału na
zmian w linii
produkcyjnej
6
miesięcy
materiałów
Szef Produkcji
35.000€
opakowaniowyc
h dla linii
produktów
opakowania dla
Szacunkowa
obecnej linii
redukcja
produkcyjnej w
odpadu
stosunku do 2011.
Test pilotażowy i
produkcja
opakowanioweg
1 rok
Szef Produkcji
75.000€
o
produkowanego
przez
konsumentów
(jednostka/ilość)
Strona 68 z 190
6.3.
POZIOM 2.- WDRAŻANIE I FUNKCJONOWANIE
6.3.1. KARTA 2.1.- ZASOBY, ROLE, ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA
POZIOM 2
WDRAŻANIE I FUNKCJONOWANIE
ETAP 2.1.
ZASOBY, ROLE, ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA
CO MÓWI ROZPORZĄDZENIE EMAS?
Po zakończeniu etapu planowania (poziom 1) i stworzeniu bazy Systemu EMS, należy
zacząć budować System (poziom 2).
Pierwszym krokiem w nowym etapie jest zdefiniowanie struktury organizacji, aby
zagwarantować udane wprowadzenie EMS.
Wprowadzenie:
Struktura organizacji to narzędzie, które przyczyni się do osiągnięcia celów i realizacji
zadań firmy. Nieważne, jak mała jest organizacja i jak ograniczone jej zasoby, należy je
wykorzystać efektywnie, aby organizacja przetrwała i dobrze prosperowała. W tym
celu niezbędne jest zdefiniowanie celów oraz podział ról, odpowiedzialności
i uprawnień. W tym sensie, nawet jeśli organizacja składa się tylko z jednej osoby,
ważne jest przypisanie zadań, ponieważ osoba ta odpowiada za efektywne
zarządzanie czasem.
Dlatego można stwierdzić, że organizowanie firmy obejmuje wyposażenie jej w
niezbędne zasoby, aby mogła działać i prawidłowo realizować swoje funkcje, aby
osiągnąć ustalone cele.
Wymagania:
Część A.4.1 Załącznika II do Rozporządzenia EMAS.
CZEMU SŁUŻY?
Cele:
Zdefiniowaniu, udokumentowaniu i zakomunikowaniu ról, odpowiedzialności
i uprawnień pracownikom organizacji, aby zagwarantować odpowiednie I skuteczne
wdrożenie i utrzymanie EMS.
DLACZEGO?
Uzasadnienie:
Powodzenie i ciągłość EMS zależą głównie od zaangażowania Biura Zarządu
(najwyższego kierownictwa), które rozdziela zasoby niezbędne, aby System zadziałał.
Poza tym, aby zagwarantować właściwe i skuteczne działanie EMS niezbędne jest, aby
role, odpowiedzialność i związane z nim uprawnienia zostały jasno zdefiniowane
i rozdzielone pomiędzy pracowników organizacji.
Strona 69 z 190
JAK PRZEBIEGA REALIZACJA?
1. Zdefiniowanie struktury organizacyjnej
Kiedy najwyższe kierownictwo zidentyfikowało już i przypisało środki niezbędne dla
prawidłowego i skutecznego wdrożenia EMS (patrz Arkusz 0 “Zaangażowanie Biura
Zarządu”), powinno podzielić role, odpowiedzialność i uprawnienia pomiędzy osoby
pracujące dla organizacji lub w jej imieniu.
Aby zacząć budowanie EMS, po pierwsze trzeba wiedzieć, jaka jest struktura
organizacyjna (elementy i moduły).
Struktura organizacyjna to sposób podziału, organizowania i koordynowania działań
w organizacji, z uwzględnieniem wszystkich procesów, procedur i relacji pomiędzy
personelem.
Najważniejszą rzeczą przy definiowaniu struktury organizacji jest ustalenie hierarchii
pomiędzy różnymi jej poziomami, co ma zagwarantować jej stałą funkcjonalność,
praktyczność, a przede wszystkim, płynną wymianę informacji.
Schemat organizacyjny to graficzny obraz struktury firmy, który daje sumaryczny
obraz związków hierarchii i kompetencji wewnątrz organizacji.
Działania
Są różne struktury organizacyjne:
 Hierarchiczna: związki hierarchiczne pokazane są w postaci piramidy, od góry do
dołu.
 Płaska: związki hierarchiczne pokazane są od lewej do prawej.
 Macierzowa: jest mieszanką typu hierarchicznego i płaskiego.
 Cyrkularna: główna władza umieszczona jest w środku i otoczona kołami
koncentrycznymi, w których umieszczeni są bezpośredni przełożeni.
Wybierając odpowiednią strukturę należy zrozumieć, że każda firma jest inna i
powinna dobrać najbardziej odpowiednią strukturę do swoich potrzeb i priorytetów.
Strona 70 z 190
A zatem, w przypadku struktury hierarchicznej jest jeden szef na szczycie i coraz
więcej podwładnych na każdym niższym szczeblu zarządzania. W płaskiej strukturze
jest mniej poziomów zarządzania, a więcej stanowisk na każdym szczeblu. Organizacja
może mieć jedną osobę ds. środowiska w każdym dziale lub tylko jedną dla całej
organizacji. Najważniejsze jest to, aby nie wybierać struktury przypadkowo, tylko
dobrać najbardziej odpowiednią do charakteru i złożoności organizacji.
Główne wymagania, jakie musi spełniać schemat organizacyjny to:
 Najważniejsze, aby był przejrzysty i dlatego zaleca się, aby nie zawierał zbyt
wielu stanowisk.
 Nie musi zawierać wszystkich pracowników. Najczęściej rozpoczyna się od
Dyrektora Generalnego, a kończy na kierownikach na najniższym szczeblu.
 Nie musi podawać nazwisk osób, ale nazwy stanowisk.
2. Przypisanie ról, odpowiedzialności i uprawnień
Kiedy już zaprojektowaliśmy strukturę organizacji, Zarząd musi zdefiniować,
udokumentować i przekazać informacje o rolach, odpowiedzialności i uprawnieniach
osób pracujących dla lub w imieniu organizacji.
Uprawnienia można delegować, odpowiedzialności nie:
“Delegowanie uprawnień ma miejsce, kiedy osoba powierza innej osobie zadanie,
które mieści się w zakresie obowiązków osoby delegującej. Delegujący jest nadal
odpowiedzialny za wykonanie zadania, które delegował.
Jeśli chodzi o zdefiniowanie, role, odpowiedzialność i uprawnienia nie powinny
ograniczać się do spraw środowiskowych, mogą również obejmować inne obszary
działania organizacji, jak np. kierowanie operacjami lub inne funkcje pomocnicze (np.
zaopatrzenie, kontrola jakości, itp.).Poniżej podajemy przykłady odpowiedzialności w
obszarze środowiska:
Przykłady odpowiedzialności w
zakresie środowiska
Opracowanie polityki
środowiskowej
Opracowanie celów i zadań
środowiskowych
Zagwarantowanie przestrzegania
wymogów prawnych
Odpowiedzialni
Zarząd
Zarząd i szefowie Działów
Szef jednostki Zarządzania
Środowiskowego i
szefowie Działów
Strona 71 z 190
Zidentyfikowanie wymagań
dostawców
Szef Działu Zaopatrzenia
Spełnienie wymogów EMS
Wszyscy pracujący w organizacji
lub w jej imieniu
Utrzymanie odpadów na poziomie
dozwolonym przez prawo
Dostarczenie odpadów
upoważnionym odbiorcom
Szef Produkcji
Szef Działu Konserwacji
Role, odpowiedzialność i uprawnienia należy udokumentować w odrębnym
dokumencie (np. formularz Opis stanowiska) lub zawrzeć je w różnych dokumentach
EMS (np. w każdej z procedur lub instrukcji).
Zarząd musi mieć pewność, że pracownicy są zaangażowani we wdrażanie i
utrzymanie systemu EMS. W tym celu, każdy członek Zarządu powinien zostać
poinformowany o rolach, odpowiedzialności i uprawnieniach w zakresie zarządzania
środowiskowego w organizacji.
3. Mianowanie Przedstawiciela Zarządu ds. zarządzania środowiskowego
Zarząd mianuje jednego lub kilku przedstawicieli spośród najwyższego kierownictwa
(zwykle Szefa Działu ds. Środowiska lub ds. Zarządzania Środowiskowego),
posiadających odpowiednie uprawnienia, świadomość, kompetencje i środki do
realizacji następujących zadań:
 Zagwarantowania wdrożenia i utrzymania EMS na wszystkich poziomach
organizacji, których dotyczy.
 Informowania Zarządu o wynikach działania EMS i możliwościach udoskonalenia
Systemu.
Jednym z zadań przedstawiciela Zarządu jest kontaktowanie się z interesariuszami w
sprawach związanych z EMS. Przedstawiciel Zarządu może mieć różne obowiązki
niezwiązane z EMS. W małych organizacjach rolę tę pełni zazwyczaj sam Zarząd.
Zauważono, że firmy zmieniły pogląd na ochronę środowiska. Zmianę widać w
nowych tendencjach, które polegają na zapobieganiu ryzykom środowiskowym
zamiast działania dopiero po ich wystąpieniu. Funkcja Szefa Działu ds. Środowiska jest
kluczowa, a jego rola w podejmowaniu decyzji w firmie coraz ważniejsza. To nowe
podejście powoduje specyficzne potrzeby szkoleniowe. Szkolenie musi być
proaktywne, dawać umiejętność wdrażania koncepcji ciągłego doskonalenia w
codzienne działania firmy i identyfikowania szans na zwiększenie konkurencyjności
firmy.
Strona 72 z 190
Poza tym, zadania Szefa Działu ds. Środowiska wykraczają poza jego Dział, a nawet
poza firmę i dlatego , aby wykonać swoją pracę musi kontaktować się z różnymi
osobami wewnątrz organizacji i poza nią. Ma to istotne implikacje dla szkolenia, które
powinno podnieść kompetencje interpersonalne, aby osoby takie nawiązywały
skuteczne relacje z szeroką grupą ludzi.
Przykładowo podajemy zadania i uprawnienia Szefa Działu ds. Środowiska:
 Zagwarantowanie opracowania, wdrożenia i utrzymania EMS.
 Przegląd i regularna ocena EMS oraz jego realizacji w celu wskazania
możliwości ulepszeń.
 Informowanie Zarządu o tym, jak działa EMS, aby można było dokonać jego
przeglądu i stale go doskonalić.
 Identyfikacja i ocena aspektów środowiskowych.
 Aktualizacja informacji o przepisach dot. środowiska i regularne sprawdzanie
ich przestrzegania.
 Analiza wykrytych obszarów niezgodności z przepisami i opracowanie
odpowiednich działań korygujących i/lub zapobiegawczych.
 Monitorowanie zgodności z wymogami EMS oraz celami i zadaniami poprzez
obliczanie wskaźników zaproponowanych w EMS.
 Przygotowanie, przegląd i rozdawanie podstawowej dokumentacji EMS:
podręcznik, procedury, instrukcje, itp.
 Itp.
KTO?
Osoby
odpowiedzialne:
 Zarząd organizacji
KIEDY?
Harmonogram:
 Po zakończeniu etapu 1 (Planowanie).
Zgodnie z wymogami EMAS, role, zakres odpowiedzialności i uprawnienia muszą być
udokumentowane w odrębnym dokumencie (np. w formularzu opisu stanowiska) lub
zawarte w różnych dokumentach EMS (np. można zawrzeć je każdej procedurze lub
instrukcji).
Dokumentacja:
Proponujemy wzór Formularza Opisu Stanowiska, który zawiera informacje o rolach,
zakresie odpowiedzialności i uprawnieniach oraz kompetencjach, szkoleniu i
wymaganiach dotyczących świadomości (patrz Arkusz 2.2 “Kompetencje, szkolenia i
świadomość”):
 Formularz opisu stanowiska
Strona 73 z 190
SCHEMAT
Zaangażowanie Zarządu
Zdefiniowanie struktury
organizacji
Przypisanie ról odpowiedzialności
i uprawnień
Schemat organizacyjny
Profil pracownika
Mianowanie przedstawiciela
Zarządu
Kompetencje,
, szkolenie
i świadomość
REZULTATY
Fakty:
 Zdefiniowanie struktury organizacji (schemat organizacyjny).
 Przypisanie ról, zakresu odpowiedzialności i uprawnień (profil pracownika)
 Mianowanie jednego lub kilku przedstawicieli z Biura Zarządu.
ODNIESIENIA
środowiskowych.
Strona 74 z 190
6.3.2. KARTA 2.2.- KOMPETENCJE, SZKOLENIE I ŚWIADOMOŚĆ
POZIOM 2
ETAP 2.2.
KOMPETENCJE, SZKOLENIA I ŚWIADOMOŚĆ
W grupie tzw. procesów “wspierających”, zarządzanie zasobami ludzkimi, z punktu
widzenia ich kompetencji i świadomości, ma chyba największy wpływ na wyniki EMS,
zwłaszcza na efekty działalności środowiskowej organizacji. Z tego powodu, Zarząd
jest głównym odpowiedzialnym za uświadamianie i motywowanie pracowników,
wyjaśnianie, jakim wartościom dot. środowiska hołduje organizacja oraz jak angażuje
się w realizację polityki środowiskowej, a osoby pracujące dla organizacji lub w jej
imieniu powinny uznać znaczenie osiągnięcia celów i zadań środowiskowych. To
zaangażowanie każdej osoby zamienia EMS, który jest kawałkiem papieru na
skuteczny proces.
Wprowadzenie:
Zwykle mówi się, że bez klientów nie ma firmy. To truizm. Prawdą jest jednak, że bez
kompetentnego personelu, świadomego problemów interesariuszy (klientów, władz
publicznych, otoczenia, dostawców, współpracowników, itp.) przetrwanie firmy staje
się jeszcze mniej prawdopodobne.
Poza technicznymi aspektami wymogów zapisanych w Rozporządzeniu EMAS są
aspekty ludzkie, którymi trudno zarządzać, ponieważ dotyczą stosunków osobistych
wewnątrz organizacji. Choć Rozporządzenie EMAS nie dotyczy aspektów
międzyludzkich, są one bardzo ważne dla skuteczności przyjętych procedur.
Wymagania:
CZEMU SŁUŻY?
Cele:
Motywowanie i angażowanie osób pracujących w lub w imieniu organizacji do
procesu wdrażania EMS poprzez edukowanie, szkolenie, rozwijanie umiejętności i
uświadamianie.
Strona 75 z 190
DLACZEGO?
Aby wprowadzenie EMS się powiodło i aby System działał prawidłowo, ważne jest,
aby personel organizacji był świadomy tego procesu i czuł się zaangażowany oraz,
żeby wiedział, czego dotyczy System i rozumiał CO robi, DLACZEGO to robi i JAK musi
to zrobić.
Uzasadnienie:
Poza tym, jednym z kluczy do sukcesu jest uświadamianie i motywowanie
pracowników, aby chcieli stać się jego częścią oraz pomogli organizacji osiągnąć
założone cele.
Dlatego bardzo ważne jest włączenie tych działań od samego początku, stopniowo
wprowadzając nowe zadania i koncepcje. Jednak szkolenie i uświadamianie należy
prowadzić równolegle do postępów w procesie i odkrywania kolejnych potrzeb.
JAK PRZEBIEGA REALIZACJA?
1. Zdefiniowanie wymogów kompetencyjnych (wykształcenie, szkolenia i
doświadczenie)
Osoby realizujące czynności, które mogą mieć znaczący wpływ na środowisko
powinny mieć kompetencje, które pozwolą im działać w zgodzie z wymaganiami EMS.
Jeśli działania są bardzo ważne dla zarządzania kwestiami
środowiskowymi, organizacja określi wiedzę, zrozumienie, kwalifikacje i postawę,
jakie powinna posiadać osoba kompetentna do wykonania tego zadania. Po ich
określeniu, organizacja upewni się, że osoby odpowiedzialne mają takie kompetencje.
Kompetencje wynikają z odpowiedniego wykształcenia, szkolenia, kwalifikacji i/lub
doświadczenia. Wymogi kompetencyjne bierze się pod uwagę podczas rekrutacji,
szkolenia i rozwijania przyszłych umiejętności oraz przy wyborze podwykonawców i
innych osób pracujących dla lub w imieniu organizacji.
Działania:
W tym celu, po pierwsze musimy mieć jasność co do minimum kompetencyjnego
wymaganego dla każdego stanowiska w organizacji (czyli, dla każdego Profilu
pracownika zdefiniowanego na Etapie 2.1 “Role, odpowiedzialność i uprawnienia").
Oznacza to zdefiniowanie wymagań minimum dla każdej osoby wewnątrz organizacji.
Wymagania te można podzielić na:
 Wymagania edukacyjne: dowolne minimalne przeszkolenie (wykształcenie
podstawowe, średnie, wyższe, itp.).
Strona 76 z 190
Dla niektórych stanowisk może nie być żadnych wymagań; inne mogą mieć
konkretne wymagania, gwarantujące odpowiednie wykonanie zadań. Np.:
 Dla “pracownika magazynu” nie musi być żadnych wymagań
edukacyjnych (nawet “umie czytać i pisać”).
 Dla “szefa produkcji” może być wymagany “licencjat z nauk
technicznych”
 Wymagania szkoleniowe: wiedza zdobyta na szkoleniach zawodowych.
Jak w poprzednim przykładzie:
 “Pracownik administracyjny” nie musi mieć ukończonych żadnych
szkoleń
zawodowych,
poza
wymaganiem
odpowiedniego
wykształcenia.
 Od “Sprzedawcy”, można wymagać znajomości specjalistycznych
technik sprzedaży.
 Wymagane doświadczenie: okres, w jakim kandydat na stanowisko wykonywał
taką samą lub podobną pracę.
Tak samo, jak w poprzednich wymaganiach. Np.:
 “Asystentowi zaopatrzeniowca”, nie jest potrzebne doświadczenie,
ponieważ jego praca będzie w pełni nadzorowana przez innych, którzy
zajmują się zaopatrzeniem.
 “Szef magazynu chemikaliów”, poza wymaganiami edukacyjnymi i/lub
szkoleniowymi będzie potrzebował doświadczenia w obchodzeniu się
z takimi produktami.
 Wymagania dotyczące umiejętności: obejmują wszystkie umiejętności,
postawy, zachowania, itp. niezbędne w przypadku wykonywanych zadań. Np.:
 “Asystent w laboratorium” może nie mieć żadnych szczególnych
umiejętności.
 “Pakowacz" może musieć umieć obchodzić się z produktami (dobrym
przykładem są osoby pakujące ręcznie oliwki, wkładające je do słoika).
Strona 77 z 190
Należy zauważyć, że określając wymagania należy rozróżnić to, co jest potrzebne
od tego, co mogłoby być interesujące, ale nie jest niezbędne.
Minimalne kompetencje wymagane na każdym stanowisku udokumentowane są
w odpowiednim Formularzu Opisu Stanowiska (zakres obowiązków).
Po drugie, musi być spis wszystkich osób objętych zakresem EMS lub rejestr, który
potwierdza, że osoby te są odpowiednie do wykonywania czynności wymaganych na
danym stanowisku.
Wszystkie powyższe wymagania, które mają na celu ustalenie i udowodnienie
poziomu kompetencji stosują się jedynie do osób realizujących, dla i w imieniu
organizacji, zadania, które potencjalnie mogą spowodować znaczące efekty
środowiskowe.
Rejestr wypłat wynagrodzenia, składek na ubezpieczenie społeczne, itp. nie musi
być częścią dokumentacji EMS, jeśli są inne sposoby udowodnienia, że określone
osoby wypełniają przewidziane wymogi kompetencyjne.
Np.: jeżeli ustalono, że w przypadku konkretnego stanowiska wymagane jest, aby
osoba poprzednio już pracowała w danej organizacji, a nie mamy jej CV, dowód
wypłaty wynagrodzenia może być dowodem na spełnienie tego wymagania.
2. Identyfikacja szkoleń, edukacji, świadomości
Organizacja zidentyfikuje i oceni wszelkie różnice pomiędzy kompetencjami
potrzebnymi dla wykonywania danej pracy a kompetencjami osoby, która ją
wykonuje. Różnicę można zlikwidować poprzez edukację, szkolenia, kształcenie
umiejętności, itp.
Dobrym sposobem identyfikowania potrzeb szkoleniowych i innych nowo przyjętych i
starych pracowników jest zestawienie “Wykazu potwierdzonych umiejętności” z
“Opisem stanowiska pracy”.
Strona 78 z 190
Oto przykłady szkoleń dot. środowiska:
Rodzaj szkolenia
Grupa docelowa
Wzrost świadomości co
do
znaczenia Najwyższe
zarządzania
kierownictwo
środowiskowego
Wzrost
ogólnej
świadomości
środowiskowej
Szkolenie związane z
wymaganiami EMS
Szkolenie
dot.
wypełniania wymogów
prawnych
Cel
Zaangażowanie się i
dostosowanie
do
Zaangażowanie
w
politykę środowiskową,
Wszyscy pracownicy
jej cele i zadania oraz
stworzenie
poczucia
odpowiedzialności
Nauczenie, jak spełniać
Osoby odpowiedzialne wymagania
EMS,
w ramach EMS
przygotować
procedury, itp.
Pracownicy, działania
Osiągnięcie/poprawa
których mogą mieć
wypełniania wymogów
wpływ na wypełnienie
prawnych
wymogów prawnych
3. Realizacja szkoleń, edukacji i działań uświadamiających
Potrzeby szkoleniowe muszą być zaspokojone. Proces identyfikacji tych potrzeb
należy potraktować jako ważny. Nie może być wymówek ani przeszkód w
zaspokajaniu potrzeb, które pozwolą organizacji osiągnąć pożądane lub wymagane
efekty działalności środowiskowej.
Potrzeby szkoleniowe mogą wystąpić np., kiedy:
 Zmieniono standardy (Rozporządzenie EMAS) lub wprowadzono nowe
standardy, modele, itp.
 Pojawiły się nowe wymogi prawne, które wymagają wzmocnienia kompetencji
pracowników (nowe przepisy dot. środowiska, np. Dyrektywa o emisjach
przemysłowych).
Jest kilka typów szkoleń, najbardziej popularne z nich to:




Kursy,
Dni informacyjne i szkoleniowe,
Programy edukacyjne,
Staże.
Szkolenia można zlecić firmom zewnętrznym.
Strona 79 z 190
Planując szkolenia, można przyjąć, że przez jakiś czas nie będą organizowane (np. w
danym roku podatkowym), nawet jeśli przerwa miałaby trwać kilka lat. Fakt ten
jednak należy omówić z Zarządem podczas przeglądu Systemu (patrz Arkusz “Przegląd
Zarządu”) i wyciągnąć wnioski.
W każdym razie, jeżeli organizacja nie realizuje szkoleń przez kilka lat, uznaje się,
że nie realizuje odpowiednio zasady ciągłego doskonalenia i nie wykorzystuje
innowacji jako elementu strategicznego. Z tego powodu zaleca się, aby plan
szkoleń nigdy nie był pusty.
Choć nie wymaga tego Rozporządzenie EMAS, zaleca się, aby zawsze, kiedy
realizowane jest szkolenie ocenić jego skuteczność, aby było wiadomo, czy warto było
zainwestować czas i czy było ono użyteczne dla pracowników.
Ocenę powinien przeprowadzić przełożony osoby, która odbyła szkolenie. Ocena nie
ma być skomplikowana, trzeba powiedzieć, czy osoba nabyła wymagane
umiejętności.
Opinia lub ocena powinna pochodzić od osoby przeszkolonej i jej przełożonego,
aby można było je porównać.
Jeżeli chodzi o uświadamianie kwestii środowiskowych, organizacja powinna upewnić
się, że wszyscy pracujący dla niej lub w jej imieniu są świadomi znaczenia
przestrzegania wymagań określonych w polityce środowiskowej i Rozporządzeniu
EMAS, wykonywania swoich ról i zadań w ramach EMS, znaczących aspektów
środowiskowych, zalet lepszej działalności środowiskowej oraz konsekwencji
nieprzestrzegania wszystkich wymagań EMS, które ich dotyczą.
Niektóre aspekty wymagają szczególnej świadomości od osób, które pracują w
związku z nimi:
 W niektórych branżach, np. w ubojniach, zapach emitowany do
środowiska to GŁÓWNY aspekt, jaki należy kontrolować, aby uniknąć
mnożenia się skarg.
 W oddziałach opieki ratunkowej KLUCZOWYM elementem jest czas
(poza leczeniem).
 Klienci (zwłaszcza jeśli to obcokrajowcy) bardzo UWAŻNIE
obserwować będą zużycie wody na polu golfowym.
Strona 80 z 190
Jest wiele sposobów uświadomienia konkretnych aspektów, np. plakaty, tablice
ogłoszeniowe, komunikacja elektroniczna, artykuły w gazetkach pracowniczych,
wzory zachowań, itp. Jednak najbardziej skuteczny jest przykład dawany przez
przełożonych.
Złotą zasadą w uświadamianiu ludziom, że dobrze/źle wykonują swoje zadania,
odpowiedzialność i uprawnienia jest: “Nie czyń, lub nie mów, bliźniemu, co tobie
niemiłe”.
I wreszcie, Rozporządzenie EMAS stawia dodatkowe wymaganie związane z
zaangażowaniem pracowników we wdrożenie EMS, a zwłaszcza w zdefiniowanie
działań na rzecz poprawy działalności środowiskowej organizacji. Obejmuje to
działania informacyjne oraz udział wszystkich pracowników. Oznacza to, że
organizacja, podobnie jak w przypadku pozostałych swoich działań, powinna
zaplanować i doprowadzić do aktywnego uczestnictwa pracowników, przynajmniej w
następujących działaniach:
 Wprowadzenie EMS i audytów środowiskowych
 Komisja ds. Środowiska (jeśli istnieje), aby zbierać informacje i zagwarantować
komunikację pomiędzy Szefem (zespołem) ds. Zarządzania środowiskowego a
jego przedstawicielami
 Opracowanie Programu Zarządzania Środowiskowego i Programu Audytu
Środowiskowego
 Pisanie Raportu Środowiskowego
Organizacja może udowodnić takie uczestnictwo na kilka sposobów:
 Protokoły ze spotkań ze związkami zawodowymi, komitetami
pracowniczymi lub innymi organizacjami reprezentującymi
pracowników lub z innych spotkań w organizacji.
 Potwierdzenia przeszkolenia i poinformowania pracowników.
 Określenie środków komunikacji, aby pracownicy mogli zgłaszać swoje
sugestie (książka lub skrzynka na propozycje).
 Uczestnictwo w spotkaniu Zarządu poświęconym przeglądowi
Systemu EMS.
Strona 81 z 190
KTO?
Osoby
odpowiedzialne:
 Szef Działu HR (jeśli istnieje)
 Szef (lub Zespół) ds. Zarządzania Środowiskowego
KIEDY?
Harmonogram:
 Po zakończeniu etapu 2.1 (Role, odpowiedzialność i uprawnienia).
Dokumentacja:
Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, należy przechowywać rejestr
dowodów potwierdzających wypełnienie wymogów kompetencyjnych i
zorganizowanych szkoleń, działań edukacyjnych i uświadamiających.
Sugerowane wzory:
 Formularz opisu stanowiska (patrz
odpowiedzialność i uprawnienia”).
również
Arkusz
2.1
“Role,
 Curriculum Vitae.
Strona 82 z 190
SCHEMAT
Role, odpowiedzialność
i uprawnienia
Profil pracownika
Zdefiniowanie wymogów
kompetencyjnych
(szkolenia, wykształcenie i doświadczenie)
CV, certifikaty, i inne
Identyfikacja potrzeb
szkoleniowych i dot. świadomości
Realizacja szkoleń
i działań uświadamiających
Przegląd Zarządu
REZULTATY
Fakty:
 Określenie wymagań kompetencyjnych (Formularze opisu stanowisk).
 Dowody na spełnienie wymagań kompetencyjnych (CV, certyfikaty, itp.).
ODNIESIENIA
środowiskowych.
Strona 83 z 190
CURRICULUM VITAE
DANE OSOBOWE
Imię i nazwisko:
Zajmowane stanowisko:
Awanse w firmie:
Data
rozwiązania
umowy:
Data rozpoczęcia pracy:
WYKSZTAŁCENIE UZUPAŁNIAJĄCE I/LUB FORMALNE
DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE
Data
Firma
Stanowisko
Szkolenie
Czas trwania
PRZEBYTE SZKOLENIA
Data
UWAGI
Strona 84 z 190
6.3.3. KARTA 2.3- KOMUNIKACJA
POZIOM 2
ETAP 2.3.
KOMUNIKACJA
Rozporządzenie EMAS ustanawia wymagania, które pozwalają organizacji
komunikować się ze swoimi interesariuszami. Jakkolwiek wydaje się to oczywiste,
wiąże się z tym kilka kwestii:
1. Zagwarantowanie, że naprawdę dochodzi do komunikacji
Nie ma komunikacji, jeśli zawodzi lub brakuje jednego z poniższych elementów:
źródło, odbiorca, komunikat, język, kanał. Znaczy to, że komunikacja zakłada, iż
odbiorca zrozumiał komunikat. Jeśli tylko przekazano informacje, ale nie
sprawdziliśmy, czy została zrozumiana, informujemy, a nie komunikujemy się.
2. Wskazanie interesariuszy
Wprowadzenie:
Organizacje mogą mieć wielu interesariuszy (zainteresowanych stron) o różnym
poziomie zaangażowania, często reprezentujących różne sprzeczne interesy.
Dlatego nie wszyscy są tak samo ważni dla organizacji.
3. Świadomość, jaki rodzaj informacji jest wymagany
Informacje dotyczące efektów działalności środowiskowej organizacji wymagane
przez jej pracowników mogą różnić się od tych, jakich wymagają władze miejskie
lub stowarzyszenie właścicieli domów.
4. Zapewnienie najbardziej odpowiedniej odpowiedzi w danych warunkach
Nie wszystkie zapytania o informacje wymagają takiej samej odpowiedzi. Pytanie
pracownika o stopień zgodności z celami środowiskowymi nie wymaga
“formalnej” odpowiedzi (na piśmie). Jednak wymaga jej zapytanie od Urzędu
Kontroli Wód Śródlądowych o to, jak kontrolowane są odpady.
Wymagania:
Części A.4.3 i B.5 Załącznika II Rozporządzenia EMAS.
Strona 85 z 190
CZEMU SŁUŻY?
Cele:
Zdefiniowaniu i ustanowieniu najbardziej odpowiednich sposobów komunikacji
(wewnętrznej i zewnętrznej) aby móc reagować na zapytania o EMS ze strony
zainteresowanych, na których mają wpływ działania organizacji.
DLACZEGO?
Analiza i ocena informacji i opinii interesariuszy ma podstawowe znaczenie dla
zagwarantowania prawidłowego funkcjonowania i ciągłego doskonalenia EMS.
Jeśli sposoby komunikacji nie są skuteczne, łatwo można stracić kontrolę nad EMS, co
oznacza, że wiele działań związanych z Systemem nie będzie realizowanych prawidłowo
lub wcale, a w konsekwencji EMS straci zdolność realizowania ustalonych celów i zadań.
Uzasadnienie:
Z drugiej strony, należy zwrócić szczególną uwagę na sposoby komunikacji wewnętrznej,
aby skutecznie upowszechniać użyteczne informacje tak, aby dotarły do ustalonego
odbiorcy.
Należy również zdefiniować strategię komunikacji zewnętrznej, aby aktywnie informować
o usprawnieniach w organizacji, dzięki czemu wyprzedzi ona swoich konkurentów
i wzmocni relacje z zewnętrznymi interesariuszami (władze publiczne, organizacje
pozarządowe, itp.).
JAK TO SIĘ ROBI?
1. Zidentyfikowanie interesariuszy (zainteresowanych stron)
Standardowa definicja “interesariusza” to: osoby lub grupa osób, na które ma wpływ
działalność organizacji. Pod tym pojęciem rozumie się:
Działania:
inwestorzy, interesariusze, klienci (realni i potencjalni), pracodawcy,
ustawodawcy i władze samorządowe, media, związki zawodowe, organizacje
pozarządowe i inne grupy nacisku, wspólnoty lokalne, konkurenci, partnerzy,
liderzy opinii, wspólnoty naukowe i akademickie, instytucje
międzynarodowe, dostawcy, wykonawcy, sąsiedzi itp.
Dobrym sposobem poznania interesariuszy organizacji jest zadanie sobie poniższych
trzech pytań dotyczących relacji z różnymi podmiotami:
1. DLACZEGO mamy utrzymywać z nimi relacje?
2. PO CO?
3. Z KIM?
Strona 86 z 190
Celem tego działania jest sporządzenie listy
“potencjalnych” interesariuszy:
(niekoniecznie udokumentowanej)
 Osób lub instytucji powiązanych w wymiarze środowiskowym, prawnym,
finansowym i operacyjnym z organizacją. Np.: władze miejskie, pracownicy i
udziałowcy.
 Osób lub instytucji, które mogą mieć wpływ na efekty działalności
środowiskowej
organizacji. Np.: zleceniobiorca odpowiedzialny za
konserwację maszyn i urządzeń.
 Osób lub instytucji, na które wpływ mają działania, produkty i usługi
organizacji. Np.: stowarzyszenie właścicieli domów.
2. Ustalenie sposobów komunikowania się
Aby zdefiniować procedurę komunikowania informacji dot. środowiska wymaganych
przez interesariuszy (wewnętrznych i zewnętrznych) należy mieć jasność co do poniższych
kwestii:
 Odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie systemu komunikacji.
 Cel (jaki jest cel tego systemu)
 Procedura wraz z kontrolą otrzymywanych komunikatów, przetwarzaniem
informacji i udzielaniem odpowiedzi.
 Dokumentowanie komunikacji.
Należy pamiętać, że aby komunikacja (wewnętrzna lub zewnętrzna) była skuteczna
potrzebna nam jest:
 ZROZUMIAŁA i odpowiednio WYJAŚNIONA informacja.
 Informacja, którą możemy PRZEŚLEDZIĆ.
 Prawidłowe PRZEDSTAWIENIE zadań organizacji.
2.1 Komunikacja wewnętrzna
Jest to komunikacja pomiędzy różnymi poziomami i stanowiskami w organizacji. Np.:
1. Odgórna (z najwyższych poziomów struktury organizacyjnej do najniższych).
Strona 87 z 190
Rodzaj
Osoby
informacji
odpowiedzialne
Polityka
Zarząd
środowiskowa
Cele i zadania
Zarząd
Odbiorca
Częstotliwość
Cały personel
po przyjęciu i
aktualizacji
szefowie Działów
i przedstawiciele
pracowników
po przyjęciu i
aktualizacji
Kanały
komunikacji
Tablica
ogłoszeniowa
Spotkania
Szef ds.
Zainteresowany
po przyjęciu i
Sieć
Procedury
zarządzania
personel
aktualizacji
komputerowa
środowiskowego
Szef ds.
Szefowie
kiedy wynika
Spotkania
Wyniki audytu
zarządzania
zainteresowanych to z programu
i/lub e-mail
środowiskowego
Działów
audytu
Monitorowanie
Szef ds.
Szefowie
zależnie od
niezgodności,
zarządzania
Spotkania
zainteresowanych
okresu
zapobieganie i środowiskowego
i/lub e-mail
Działów
monitorowania
korygowanie
Zarząd
Szef ds.
Skargi, raporty
zarządzania
kiedy wystąpią
Spotkania
środowiskowe
środowiskowego
Zmiana
Zarząd
Raport
działalności
Cały personel
aktualizacja
Środowiskowy
środowiskowej
2. Oddolna (od niższych do wyższych poziomów)
Rodzaj
informacji
Prośba o
informacje,
wątpliwości
dotyczące
EMS
Osoby
odpowiedzialne
Cały personel
Cały personel
Sugestie
Propozycje
ulepszeń
Cały personel
Odbiorca
Częstotliwość
Szef ds.
zarządzania
w dowolnym
środowiskowego
momencie
Kanały
komunikacji
E-mail
Szef ds.
w dowolnym
Skrzynka na
zarządzania
momencie
pomysły
środowiskowego
Szef ds.
Przedstawiciele
w dowolnym
zarządzania
pracowników
momencie
środowiskowego
i/lub e-mail
Strona 88 z 190
3. Horyzontalna (na tym samym poziomie hierarchii)
Rodzaj
Osoby
informacji
odpowiedzialne
Konsultacje,
Cały personel
wątpliwości
dotyczące EMS
Odbiorca
Częstotliwość
Kanały
komunikacji
Cały
personel
codziennie
Telefon,
e-mail
Każdy kanał komunikacji (pisemnej lub ustnej) jest dobry, jeśli jest gwarancja, że
informacja wychodząca ze źródła trafi do odbiorcy. Np.:







Gazetka firmy
Tablice ogłoszeniowe
Skrzynka na pomysły
E-mail
Telefon
Spotkania
Przekazywana informacja
Nie cała komunikacja wewnętrzna wymaga “formalnej” odpowiedzi. To organizacja
decyduje, jaka odpowiedź (“formalna” czy “nieformalna” - ustna) jest wymagana.
2.2 Komunikacja zewnętrzna
Jest to komunikacja, kiedy źródło lub odbiorca nie należą do tej samej organizacji, np.:
 Powiadomienie o EMS w organizacji (polityka środowiskowa, cele i
zadania, znaczące aspekty środowiskowe).
 Odpowiedzi na zapytania ze strony odpowiednich władz publicznych.
 Odpowiedzi na zapytania mediów.
 Odpowiedzi na skargi i raporty środowiskowe.
 Odpowiedzi na zapytania innych zainteresowanych stron
zewnętrznych (stowarzyszenia, władze publiczne, klienci, dostawcy
lub podwykonawcy, opinia publiczna, itp.).
 Komunikacja w przypadku awarii środowiskowych.
Każdy kanał komunikacji (pisemnej lub ustnej) jest dobry, np.:




Tradycyjna korespondencja (przychodząca i wychodząca)
Poczta elektroniczna
Telefon
Fax
Strona 89 z 190





Spotkania
Oprowadzanie po zakładzie
Informacje prasowe i inne rodzaje reklam
Gazetka firmowa
Sprawozdania roczne (lub w innych odstępach czasu, jakie przyjęła
organizacja)
 Centra telefoniczne “call centers”
 Uczestnictwo w forach
W przeciwieństwie do komunikacji wewnętrznej, w której każdy sposób komunikacji jest
dobry, komunikacja zewnętrzna wymaga formalnej odpowiedzi, ale to organizacja
decyduje JAKIE informacje dotyczące znaczących aspektów środowiskowych przekaże,
JAK odpowie zainteresowanym stronom zewnętrznym i co będzie DOKUMENTOWAĆ.
Zgodnie z Rozporządzeniem EMAS nie ma potrzeby formalnego odpowiadania na
wszystkie zapytania ani przedstawiania informacji o wszystkich aspektach EMS czy
rejestrowania wszystkich zapytań i/lub odpowiedzi.
Np.: procedura odpowiedzi na raport środowiskowy nie jest taka sama, jak
procedura informowania dostawcy o polityce środowiskowej.
Inny ważny aspekt to powiadomienie o Raporcie Środowiskowym, kiedy trzeba wskazać
rodzaj przekazywanych informacji (są to przynajmniej informacje wymienione w
Załączniku IV do Rozporządzenia EMAS) oraz sposób udostępnienia opinii publicznej (np.
poprzez publikację na stronie internetowej organizacji). Minimalna treść Raportu
Środowiskowego oraz procedura jego upowszechniania podane są w Arkuszu “Rejestr
EMAS”.
3. Analiza wyników komunikacji (ocena)
Wyniki komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej zostaną przeanalizowane, aby zapewnić
ciągłe doskonalenie EMS i działalności środowiskowej organizacji. Dokonanie przeglądu
EMS przez Zarząd jest doskonałym momentem przeanalizowania działania, skuteczności i
dopasowania EMS do potrzeb organizacji.
KTO?
Osoby
odpowiedzialne:
 Wszyscy pracownicy organizacji
 Interesariusze zewnętrzni
Strona 90 z 190
KIEDY?
Harmonogram:
 W całym procesie wdrażania EMS.
Dokumentacja:
Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, należy udokumentować przynajmniej
ostateczna decyzję dotycząca powiadomienia zewnętrznych interesariuszy o znaczących
aspektach środowiskowych.
Nie opisano żadnego wzorca komunikacji, ponieważ to organizacja decyduje, jakie
informacje będzie komunikować, dla kogo są przeznaczone i czy komunikacja z
interesariuszami zewnętrznymi będzie dokumentowana.
Raporty środowiskowe są dostępne w Internecie lub na stronie organizacji zarejestrowanej
w EMAS. Poza tym, są różne wytyczne Komisji Europejskiej i niektórych państw
członkowskich, które pomagają opracować i upublicznić Raporty środowiskowe (opisane
w Arkuszu “Rejestr EMAS”).
SCHEMAT
Wszystkie procesy
Zidentyfikowanie interesariuszy
Ustalenie sposobów
komunikacji
Komunikacja
wewnętrzna
Komunikacja
zewnętrzna
Analiza wyników komunikacji
Raport Środowiskowy
EMAS
Komunikacja zewnętrzna
Raporty
Przegląd Zarządu
Strona 91 z 190
REZULTATY
Fakty:
 Zapytania, sugestie ulepszeń, opinie i inne wątpliwości pracowników dotyczące
EMS.
 Decyzja o formalnej komunikacji zewnętrznej w zakresie znaczących aspektów
środowiskowych.
 Raport środowiskowy (patrz formularz “Rejestr EMAS”).
ODNIESIENIA
 Rozporządzenie (WE) Nr 1221/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 listopada 2009r. w sprawie
dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie.
Strona 92 z 190
PROFIL PRACOWNIKA
Stanowisko:
Przykłady: Dyrektor ds. Środowiska, Dyrektor. Zaopatrzenia, Dyrektor Logistyki, Kierownik
Zakładu, Kierownik ds. utrzymania ruchu, itd.
Zadania i uprawnienia
Wykształcenie (wyższe i/lub dodatkowe)
Doświadczenie
Wymagania szczególne (specyficzna wiedza, postawa, itp.)
Uwagi (szkolenia, umiejętności, itp.)
Strona 93 z 190
6.3.4. KARTA 2.4.- DOKUMENTACJA
POZIOM 2
ETAP 2.4.
DOKUMENTACJA
Dokumentacja i zasoby (w postaci materiałów i ludzi) to główne filary EMS. Różne
rodzaje dokumentów mówią, co powinni robić ludzie w organizacji i stanowią dowód
wywiązania się z obowiązków.
Dokumentacja EMS składa się z dokumentów i zapisów, o których mówimy często,
jakby były takie same, ale traktowane są różnie:
Wprowadzenie:
 Dokument oznacza dokumentację w dowolnym formacie (papierową lub
elektroniczną), która mówi, co musi być zrobione, wykonane i/lub o czym
musimy pamiętać w konkretnym przypadku. Zawsze obowiązuje tylko jedna
wersja dokumentu, pozostałe tracą ważność.
 Zapis to rodzaj dokumentu w dowolnym formacie (papierowym lub
elektronicznym), który dokumentuje zgodność (lub nie) z zapisami w
dokumentach. Wszelkie zapisy są ważne w dowolnym momencie i aktualny
może być więcej niż jeden zapis.
Ważne jest ustalenie i wprowadzenie jednego zorganizowanego systemu kontroli
dokumentacji, aby pracownicy i osoby zainteresowane poznali role i zadania w
ramach EMS. System powinien umożliwić łatwą identyfikację dokumentów, ich
weryfikację, aktualizację i znalezienie oraz zniszczenie dokumentów nieaktualnych,
ponieważ ich zachowanie może mieć negatywny wpływ na EMS.
Wymagania:
Części A.4.4, A.4.5 i A.5.4 Załącznika II Rozporządzenia EMAS
CZEMU SŁUŻY?
Cele:
Zapewnienie, że w dowolnym momencie dokumentacja w ramach EMS podlega
nadzorowi i zagwarantowanie, że jest aktualizowana i dostępna dla pracowników,
którym może być potrzebna.
Strona 94 z 190
DLACZEGO?
Uzasadnienie:
Aby upewnić się, że EMS jest dobrze zrozumiany i działa skutecznie, należy znać
dokumenty, które wchodzą w jego skład i wiedzieć, gdzie są. Nie ma sensu posiadanie
dokumentacji, jeśli są wątpliwości, czego dotyczy, nie jest aktualizowana ani
przyjmowana i nie jest dostępna tam, gdzie jest potrzebna.
Jeżeli system nadzoru nad dokumentacją nie jest dość rygorystyczny, najpewniej
dojdzie do odstępstw od polityki środowiskowej organizacji oraz wymagań
Bardzo ważne jest także wprowadzenie systemu, który ma generować
i przechowywać zapisy składające się na EMS, ponieważ często jest to jedyny dowód
odpowiedniego funkcjonowania, możliwości i skuteczności EMS i są to ważne źródła
informacji dla przyszłych analiz i decyzji.
JAK TO ZROBIĆ?
Aby odróżnić dokument od zapisu, wystarczy zadać sobie pytanie, czy mogą
obowiązywać dwie podobne dokumentacje (dokument lub zapis). Jeżeli odpowiedź
jest negatywna, jest to dokument, jeśli pozytywna - zapis.
Przykłady z życia wzięte:
Działania:
 Czy mogą obowiązywać dwa Podręczniki Nauki Jazdy? NIE (bo nie
wiedzielibyśmy, który jest prawidłowy). A więc Podręcznik Nauki Jazdy jest
DOKUMENTEM.
 Czy mogą być dwa wzory formularza PIT? NIE (są różne wzory, ale dotyczą
różnych sytuacji, każdego z nas dotyczy tylko jeden). A zatem, formularz PIT
to DOKUMENT.
 Czy można mieć dwa ważne dowody osobiste? NIE (czyli jeden musi być
sfałszowany albo nieważny).Dowód osobisty jest DOKUMENTEM.
 Czy dwie faktury mogą być ważne? TAK (może być ich nawet więcej,
wszystkie ważne). Faktura jest ZAPISEM.
 Czy dwie kary pieniężne mogą obowiązywać jednocześnie? TAK (wszystkie są
ważne, nawet jeśli minął termin ich uiszczenia nadal obowiązują). Grzywna
jest ZAPISEM.
 Czy można mieć dwie ważne umowy z jedną firmą? TAK (każdy członek
rodziny może podpisać inną umowę z firmą telekomunikacyjną i każda będzie
ważna). Kontrakt jest zatem ZAPISEM.
Strona 95 z 190
Jeśli chodzi o EMS, poniżej podajemy przykłady dokumentów i zapisów:
Przykłady DOKUMENTÓW w EMS
Przykłady ZAPISÓW w EMS
Raporty z przeglądu Zarządu
Cele i zadania
Notatki o realizacji
Podręcznik zarządzania
Certyfikaty
Instrukcje działania
Raporty z konserwacji
Teksty prawne
Raporty z analiz laboratoryjnych
Rozporządzenie EMAS wymaga i wymienia w wielu miejscach, jakie aspekty mają być
dokumentowane. Zwykle nie jest wymagany jakiś konkretny format, dlatego
organizacja może wybrać to, co jest dla niej najbardziej praktyczne.
Częstym przypadkiem są dokumenty zwane “procedurami”. Rozporządzenie EMAS
często mówi, że organizacja powinna mieć określone “procedury”. Procedura oznacza
sposób postępowania. Jeżeli Rozporządzenie EMAS tego nie wymaga ani/lub nie
specyfikuje, sposób postępowania nie musi być udokumentowany; jeśli tego wymaga,
należy go odpowiednio udokumentować w formacie, jaki organizacja uzna za
odpowiedni.
Pierwsza rzecz, jaką należy wiedzieć i zdefiniować to struktura dokumentów w EMS,
czyli szkielet EMS, szczegółowy i ogólny:
1. Podręcznik zarządzania: choć Rozporządzenie EMAS go nie wymaga,
większość organizacji decyduje się uczynić z niego dokument EMS
najwyższego szczebla, w którym organizacja wyraża chęć stosowania się do
wymagań Rozporządzenia EMAS i określa najbardziej ogólne aspekty systemu
EMS. Te aspekty to:
 Zakres EMS, wraz z działaniami, produktami i usługami, które muszą
być zgodne z wymaganiami EMS. Np. włączając mapę z pokazanym
zakresem stosowania EMS.
 Odniesienie do udokumentowanych procedur przyjętych dla EMS.
Np. poprzez umieszczenie tabeli referencyjnej łączącej wymagania
Rozporządzenia EMAS z procedurami podręcznika Zarządzania
Środowiskowego.
 Główne elementy EMS i ich wzajemne oddziaływania. Np. w postaci
schematu.
2. Polityka środowiskowa: (patrz Karta 1.1 “Polityka środowiskowa”): to
dokument, który mówi, po co organizacja istnieje, jakie są jej cele, do czego
zmierza, czym chce być, podaje wytyczne i zasady osiągania tych celów.
Ogólne wspomina się o niej w “Podręczniku Zarządzania Środowiskowego”,
choć słuszne jest przedstawienie jej w odrębnym dokumencie, podpisaną
Strona 96 z 190
przez Zarząd, należy też ją upowszechnić i umieścić na widocznych miejscach
w organizacji.
3. Cele środowiskowe (patrz Karta 1.4 “Program zarządzania środowiskowego”):
to dokument definiujący cele, jakie mają być osiągnięte w ramach ciągłego
doskonalenia związanego z wdrożeniem EMS, zawierający również zadania
lub działania częściowe, ich plan oraz zadania na rzecz ich osiągnięcia i
monitorowania.
4. Udokumentowane procedury wymagane przez Rozporządzenie EMAS:
dokumenty niższego rzędu niż “Podręcznik Zarządzania Środowiskowego”,
które precyzują, jak wykonać wytyczne z Podręcznika, aby działania były
usystematyzowane, aby pozbyć się niepewności i improwizacji, które mogą
wywołać problemy zarządcze.
5. Dokumenty potrzebne organizacji, aby upewnić się co do skuteczności
planowania, funkcjonowania i nadzorowania procesów związanych ze
znaczącymi aspektami środowiskowymi: organizacja sama ustala, które
dokumenty przydadzą się do właściwego wykonania działań w ramach EMS.
6. Zapisy wymagane przez Rozporządzenie EMAS oraz potrzebne organizacji,
aby udowodnić zgodność ze wszystkimi wymaganiami EMS oraz skuteczne
funkcjonowanie EMS.
Choć dokumenty i zapisy są na tej samej karcie, stosowane są w związku z różnymi
wymaganiami kontrolnymi Rozporządzenia EMAS; dlatego ważne jest wcześniejsze
rozróżnienie typu dokumentacji.
Nadzór nad dokumentami
Jak pokazano na schemacie, w Rozporządzeniu EMAS można wyróżnić dwa rodzaje
dokumentów ze względu na ich pochodzenie: wewnętrzne (stworzone przez
organizację) i zewnętrzne (pochodzące z zewnątrz, ale dotyczące procesów i działań
organizacji, które objęte są EMS).
Dokumenty wewnętrzne
Należy przyjąć udokumentowaną procedurę, która określi nadzór nad dokumentami
w celu:
1. Sprawdzenia i zatwierdzenia dokumentów
Co oznacza sprawdzenie dokumentu?
Oznacza, że treść dokumentu zostaje przyjęta ponieważ jest spójna technicznie i
wykonalna, czyli można wykonać to, co zapisano w dokumencie. Dlatego
sprawdzenie treści dokumentu jest niezwykle ważne.
Strona 97 z 190
Co oznacza zatwierdzenie dokumentu?
Oznacza, że jest zgoda na przeprowadzenie tego, co zapisano w dokumencie od
określonego momentu (podobnie jak w przypadku obowiązywania wymogów
prawnych). Jest to również bardzo ważne, ponieważ wytyczne dokumentu są
wiążące.
2. Wskazania zmian w kolejnych wersjach tych samych dokumentów, np.
korzystając z opcji śledzenia zmian, podkreślania lub wpisywania ich kursywą.
3. Upewnienia się, że odpowiednie wersje są dostępne w miejscach gdzie muszą
być stosowane.
Rozporządzenie EMAS nie wspomina, że dokumentacja musi być PRZEKAZANA W
WERSJI PAPIEROWEJ.
Dokumenty i zapisy muszą być dostępne osobom, którym są potrzebne w celach
konsultacyjnych albo do wykonywania czynności. Jest wiele sposobów
udostępniania dokumentów, np.:
 Nadzorowanie dokumentacji za pośrednictwem sieci komputerowej.
W zależności od zakresu odpowiedzialności, każdy ma inny dostęp do
dokumentacji:
 Dokumentacja może być danej osobie niedostępna (np. pracownik,
który nie dokonuje zakupów ani nie kontroluje dowodów zakupu nie
musi mieć dostępu do informacji o procesie zaopatrzenia).
 Dokumentacja może być dostępna tylko do odczytu, aby np.
sprawdzić coś w polityce środowiskowej.
 Dokumentacja dostępna również do edycji, w której można
wprowadzać zmiany.
 Przechowywanie dokumentacji w konkretnym miejscu. Każdy, kto odpowiada
za kilka procesów i czynności ma dostęp do odpowiedniej dla niej/niego
dokumentacji, gdzie jej potrzebuje. Miejsce powinno być znane, a dostęp
powinien być kontrolowany: jeśli ktoś musi skorzystać z dokumentów,
powinien sie wpisać i wypisać w rejestrze, jak w bibliotece.
 Rozdawanie egzemplarzy dokumentacji, jeśli jest to potrzebne. Np. kierowcy
powinni mieć przy sobie dokumentację, która ich dotyczy, np. “Przewodnik
po dobrych praktykach prowadzenia samochodu”, zapisy obowiązkowych
kontroli pojazdu, przeglądów technicznych. W tym przypadku konieczne jest
rozdanie dokumentów.
4. Zapewnienia czytelności (język, rozmowa, itp.).
Strona 98 z 190
5. Zapewnienia, że nieaktualne dokumenty zostają oznaczone (etykietą,
znacznikiem lub trafiają do osobnego pliku) jako nieważne, aby nie stosować
się do wytycznych, które już nie obowiązują.
Rozporządzenie EMAS wymaga dokumentowania, ale nie precyzuje formatu
dokumentów. Dlatego organizacja powinna mieć dokumenty EMS.
 Nie ma wymagań, co do PRZYGOTOWANIA dokumentacji:
Organizacja ustala sposób przygotowania. Decyzja zależy od wielu czynników:
wielkość organizacji jest głównym z nich. Organizacja z wieloma działami, dużą
liczbą pracowników będzie pewnie musiała stworzyć system przygotowania
dokumentacji EMS. Mała organizacja, gdzie pracownicy widują się kilka razy
dziennie i każdy zna zakres swoich zadań może nie musieć wskazywać, kto ma
przygotować dokumentację.
 Nie ma wymogu KODOWANIA dokumentów:
To od organizacji zależy, czy ustali kody dla dokumentów i zapisów EMS. Zaleca się
korzystanie z kodowania, bo w ten sposób dokumenty można jednoznacznie
zidentyfikować i szybko odszukać, ułatwia to również odniesienia do dokumentów
(krótki kod jest lepszy od długiej nazwy).
 Nigdzie nie występuje słowo “PODPISAĆ”:
Podpisywanie dokumentacji to wymóg nakładany przez organizację. Nazwisko
osoby w dokumencie lub zapisie wystarczy, aby udowodnić, że wykonała ona to,
co jest wymagane przez dokument (sprawdzenie, przegląd, zatwierdzenie, decyzja,
itp.). Inne sposoby udowodnienia, że czynność została wykonana, bez
podpisywania, to założenie, że wykonywanie danej czynności oznacza, że
poprzednia została zakończona. Np. to, że dokument jest na ”Liście dokumentacji
EMS” dowodzi, że został sprawdzony i zatwierdzony .
Dokumenty zewnętrzne
Trzeba przyjąć udokumentowaną procedurę określającą sposób ich identyfikowania i
upowszechniania (i to wszystko!). Proszę pamiętać, że tu wymagania są znacznie
prostsze niż wobec dokumentów wewnętrznych.
Nadzór zakłada, że istnieje sposób identyfikowania dokumentów pochodzących z
zewnątrz i dotyczących EMS oraz ich udostępniania osobom, które mają sie do nich
stosować.
Strona 99 z 190
Przykłady dokumentów WEWNĘTRZNYCH:








Podręcznik Zarządzania Środowiskowego
Cele środowiskowe
Opisy stanowisk
rzykłady dokumentów ZEWNĘTRZNYCH:
Standardy referencyjne (np. ISO 14001 lub BS 8555:2003).
Wytyczne dot. konserwacji sprzętu
Teksty prawne
Specyfikacje od dostawców (np. katalogi handlowe).
Nadzór nad zapisami
Należy przyjąć udokumentowaną procedurę, która określa nadzór nad:
1. Identyfikacją zapisów (aby wiedzieć, które z nich dotyczą EMS; dokument “Lista
Dokumentacji EMS” jest sposobem na zapewnienie identyfikacji).
2. Przechowywaniem zapisów (w pliku).
3. Chronieniem zapisów (poufność danych i informacji w nich zawartych, możliwość
odczytu, itp.).
4. Odzyskiwaniem danych i informacji w nich zawartych (np. poprzez robienie kopii
plików komputerowych, powielanie zapisów w formie papierowej,
przechowywanie ich w sejfach lub miejscach chronionych przed ogniem lub
utratą).
5. Ustaleniem ich miejsca ostatecznego przeznaczenia (trzeba zdecydować, jak je
utylizować, niektóre informacje trzeba przechowywać).
Poza tym, Rozporządzenie EMAS wymaga, aby zapisy były:
 Dostępne dla osób podejmujących decyzje na podstawie zawartych w nich
danych i informacji.
 Przechowywane tak długo, jak jest to wymagane (na mocy prawa lub decyzji
wewnętrznej).
Strona 100 z 190
KTO?
Osoby
odpowiedzialne:
 Osoba (Zespół) odpowiedzialna za Zarządzanie środowiskowe
KIEDY?
Harmonogram:
 Podczas całego procesu wdrażania EMS
Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, dokumentacja musi zawierać:
 Politykę i cele środowiskowe
 Opis zakresu EMS
 Opis głównych elementów EMS i interakcji między nimi oraz odniesienia do
odpowiednich dokumentów
 Dokumenty i zapisy wymagane przez Rozporządzenie EMAS niezbędne dla
zapewnienia skuteczności planowania, funkcjonowania i nadzorowania
procesów dotyczących znaczących aspektów środowiskowych.
Zawsze, kiedy w Rozporządzeniu EMAS wymagane jest udokumentowanie czegoś,
jasno podawane są konkretne przykłady:
Dokumentacja:
 Zarząd powinien zapewnić, że polityka środowiskowa [...] jest
udokumentowana i utrzymywana [...] (patrz część A.2 Załącznika II do
Rozporządzenia EMAS).
 [...] Organizacja musi udokumentować te informacje i stale je aktualizować
(w wyniku procesu identyfikowania i oceny aspektów środowiskowych) [...]
(patrz część A.3.1 Załącznika II do Rozporządzenia EMAS).
 Organizacja musi ustanowić, wdrożyć i utrzymywać udokumentowane cele i
zadania środowiskowe [...] (patrz część A.3.3 Załącznika II do Rozporządzenia
EMAS).
 Role, odpowiedzialność i uprawnienia muszą zostać ustalone,
udokumentowane i upowszechnione [...] (patrz część A.3.1 Załącznika II do
 [...] Otrzymywanie, dokumentacja i udzielanie odpowiedzi w procesie
kontaktowania się z zewnętrznymi stronami zainteresowanymi [...] (patrz
część A.4.3 Załącznika II do Rozporządzenia EMAS).
Propozycja wytycznych:
 Lista dokumentacji EMS
Strona 101 z 190
SCHEMAT
Strona 102 z 190
REZULTATY
Fakty:
 Lista obowiązujących dokumentów EMS
ODNIESIENIA
środowiskowych.
Strona 103 z 190
Lista dokumentacji EMS
Kod
Tytuł
Wersja
MGA
Podręcznik Zarządzania
Środowiskowego
0
PG-01
Procedura Zarządzania
Środowiskowego: “Nadzór nad
Dokumentacją EMS”
0
DO-01
Lista aspektów środowiskowych
1
DO-02
Lista wymogów prawnych
1
Osoby
Lokalizacja
odpowiedzialne
Osoby
odpowiedzialne
Intranet
za zarządzanie
środowiskowe
Osoby
odpowiedzialne
Intranet
za zarządzanie
środowiskowe
Osoby
odpowiedzialne
Intranet
za zarządzanie
środowiskowe
Osoby
odpowiedzialne
Intranet
za zarządzanie
środowiskowe
Strona 104 z 190
6.3.5. KARTA 2.5.- STEROWANIE OPERACYJNE
POZIOM 2
WDRAŻANIE i FUNKCJONOWANIE
ETAP 2.5.
STEROWANIE OPERACYJNE
Wyniki oceny aspektów środowiskowych (patrz Karta 1.2 “Aspekty środowiskowe”) są
niezbędne dla stworzenia i właściwego funkcjonowania EMS, ponieważ mają wpływ
na inne aspekty, takie jak wdrożenie sterowania operacyjnego.
Aby zapewnić, że zidentyfikowane aspekty środowiskowe (przynajmniej te znaczące)
utrzymują się w przedziałach określonych w aktach prawnych lub przez samą
organizację, należy ustanowić i wdrożyć procedury sterowania operacyjnego, które
zapewnią, że aspekty te będą pod kontrolą i unikniemy zwiększenia ich znaczenia.
Wprowadzenie:
Krótko mówiąc, organizacja musi stosować sterowanie operacyjne, aby wypełnić
zobowiązania podjęte w polityce środowiskowej, osiągnąć cele, zrealizować zadania i
wypełnić wymogi legislacyjne i inne, jakie na siebie przyjęła oraz zarządzać swoimi
aspektami środowiskowymi (przynajmniej znaczącymi). Aby zaplanować skuteczny
nadzór, organizacja powinna wskazać, kiedy jest on potrzebny, jakie są jego cele oraz
ustanowić rodzaje i poziomy nadzoru. Nadzór ten powinien być utrzymywany i
regularnie oceniany, aby był ciągły (patrz Karta 3.2 “Monitorowanie i pomiary”).
Wymagania:
Część A.4.6 z Załącznika II do Rozporządzenia EMAS.
CZEMU SŁUŻY?
Cele:
Identyfikacji i wdrożeniu wytycznych i/lub kryteriów sterowania operacyjnego, aby
zagwarantować utrzymanie znaczących aspektów środowiskowych w ustalonych
granicach i zminimalizować ich wpływ na środowisko.
Strona 105 z 190
DLACZEGO?
Uzasadnienie:
Aby zagwarantować prawidłowe zarządzanie znaczącymi aspektami środowiskowymi
organizacja powinna, po pierwsze, wskazać te aspekty środowiskowe, które chce
kontrolować lub na które ma wpływ. Po drugie, powinna ustanowić niezbędne
mechanizmy kontrolne, aby aspekty te nie przekroczyły ustalonych granic.
JAK TO SIĘ ROBI?
STEROWANIE OPERACYJNE obejmuje identyfikację i planowanie działań
związanych ze znaczącymi aspektami środowiskowymi zidentyfikowanymi przez
organizację, zgodnie z celami jej polityki środowiskowej, w celu
zagwarantowania, że prowadzone są one w konkretnych warunkach.
Można to osiągnąć poprzez:
Działania:
 Ustanowienie i utrzymywanie jednej lub kilku udokumentowanych procedur
dotyczących sytuacji , gdy ich brak mógłby doprowadzić do odchyleń od polityki i
celów środowiskowych.
 Określenie w procedurze kryteriów operacyjnych w celu kontrolowania lub
zmniejszenia niepożądanych skutków dla środowiska.
 Ustanowienie i utrzymywanie procedur dotyczących znaczących aspektów
środowiskowych związanych z produktami i usługami wykorzystywanymi przez
organizację.
 Informowanie dostawców i wykonawców o procedurach i/lub wymaganiach
dotyczących sterowania operacyjnego, jeżeli pracują na terenie organizacji
(ujmując je jako warunki umowy, w specyfikacji technicznej lub udostępniając
dokumenty).
Bardzo ważne jest, aby nie mylić “Sterowania operacyjnego” z “Monitorowaniem i
pomiarami” (patrz Karta 3.1 dot. monitorowania i pomiarów środowiskowych).
W przypadku sterowania operacyjnego mamy do czynienia z planowaniem
(ustalanie wytycznych, wartości granicznych, aby można było kontrolować
wartość, itp.), a przy monitorowaniu i pomiarach sprawdza się, to co
zaplanowaliśmy na poziomie sterowania operacyjnego stosując pomiary i/lub
weryfikując.
EMS musi doprowadzić do powstania STANDARDOWEGO SYSTEMU działania, którego
celem jest osiągnięcie zaplanowanych rezultatów środowiskowych. W tym celu
niezbędne jest zaangażowanie całego personelu, a to osiągniemy jeśli System nie
będzie oznaczał dodatkowego obciążenia pracą, tylko stanie się częścią normalnego
działania. Jeśli to się uda, sterowanie operacyjne będzie działać, a to pozwoli też na
działanie Systemowi.
Strona 106 z 190
1. Określenie zastosowania sterowania operacyjnego
Organizacja stosować będzie sterowanie operacyjne, aby:




Zarządzać znaczącymi aspektami środowiskowymi.
Zapewnić zgodność z wymogami prawnymi i innymi.
Osiągnąć cele i zadania środowiskowe.
Unikać lub minimalizować ryzyka środowiskowe.
Aby określić potrzeby sterowania operacyjnego, organizacja powinna mieć na uwadze
wszystkie procesy, w których występują znaczące aspekty środowiskowe, które należy
kontrolować, aby wypełnić cele polityki środowiskowej, czyli wszystkie operacje
związane z:
 Zarządzaniem, np. zaopatrzenie, sprzedaż, projektowanie, itp.
 Operacje procesowe, np. wytwarzanie, konserwacja, składowanie, itp.
 Operacje zewnętrzne (prowadzone poza terenem organizacji), np. dystrybucja,
dostawa, świadczenie usługi, itp.
 Operacje prowadzone przez dostawców lub wykonawców, które mogą mieć
wpływ na zdolności zarządcze w organizacji.
Wskazując procesy, które wymagają sterowania operacyjnego nie możemy
zapomnieć o konserwacji, ponieważ wiele aspektów środowiskowych jest z nią
powiązanych.
Poniższe procesy mogą być sterowane operacyjnie:
Procesy
Działania
Produkcja
Wytwarzanie
Obowiązki administracyjne
Administracja
Zaopatrzenie (surowce, materiały
pomocnicze, sprzęt, itp.)
Składowanie, rozładowanie I
Magazynowanie
przyjmowanie paczek
Sprzątanie biur i pomieszczeń
Usługi typowe
Konserwacja sprzętu
Utrzymanie ogrodów
Gospodarka odpadami
Usługi w zakresie zarządzania
Ustawowe kontrole sprzętu i
środowiskowego
pomieszczeń
Strona 107 z 190
2. Ustanowienie sterowania operacyjnego
Kiedy organizacja ustali już, jakie procesy lub elementy EMS wymagają sterowania
operacyjnego, ustanowi wytyczne, kryteria, wartości graniczne, specyfikacje, itp.
Niezbędne do kontrolowania aspektów środowiskowych powiązanych z tymi
procesami.
Sterowanie operacyjne może przybrać formę: procedur, instrukcji, protokołów,
kontroli, wykorzystania pracowników o odpowiednich kompetencjach i przeszkoleniu
lub mieszanki wszystkich tych elementów.
Wybór metody sterowania zależy od kilku czynników, takich jak umiejętności
i doświadczenie osób wykonujących operacje, złożoności środowiska oraz znaczenia
organizacji.
Większość organizacji decyduje się na zawarcie sterowania operacyjnego
w procedurach lub udokumentowanych instrukcjach, w których podawane są
następujące informacje:
 JAKIE działania należy wykonać, aby sterować procesem
 KTO odpowiada za wykonania każdego działania
 KIEDY wykonywane są działania sterowania operacyjnego.
Należy pamiętać o prawidłowym SZKOLENIU personelu zaangażowanego w
sterowanie oraz pracowników odpowiedzialnych za sterowanie.
Procedury lub udokumentowane instrukcje w formie papierowej nie są najlepszym
sposobem upowszechniania wytycznych sterowania operacyjnego wśród
pracowników. Inne sposoby dokumentowania wytycznych to: np. znaki, filmy
video, zdjęcia, itp.
Znaki z wytycznymi sterowania operacyjnego:
Nie wyrzucaj odpadów byle gdzie
los lub
residuos
en cualquier
JeżeliNo
nie abandones
wiesz jak się nunca
ich pozbyć
nie możesz
znaleźć parte
odpowiedniego kosza, zapytaj Kierownika ds. środowiska
Strona 108 z 190
,
Papier i tektura
Pojemniki
plastikowe
Szkło
Odpady stałe
Poniżej podajemy przykłady wytycznych sterowania operacyjnego:
Substancje niebezpieczne
Zakup
substancji
niebezpiecznych
Załadunek, rozładunek i
transport
substancji
niebezpiecznych
Składowanie substancji
niebezpiecznych
Postępowanie
substancjami
niebezpiecznymi
z
Treść procedury
(przykłady
wytycznych
sterowania
operacyjnego)
 Zażądać kart charakterystyki
 Stworzyć i prowadzić listę posiadanych
produktów chemicznych
 Określić sprzęt i metody załadunku,
rozładunku i transportu wewnętrznego
substancji niebezpiecznych
 Oznakowanie
 Noty wysyłkowe, itp.
 Karty charakterystyki
 Warunki składowania
 Przechowywana ilość
 Identyfikacja substancji niebezpiecznych
 Instrukcje stosowania
Treść procedury
Sterowanie operacyjne (przykłady
wytycznych
operacyjnego)
 Lista odpadów niebezpiecznych
Zbieranie
odpadów
 Ustanowienie punktów zbiórki
niebezpiecznych
 Utylizacja odpadów
sterowania
Oznakowanie
 Odpowiedni pojemnik na każdy rodzaj
odpadów
pojemników na odpady

Dostępność opakowań
niebezpieczne
Oznakowanie odpadów  Labeling of the packages.
 Features of the labels.
niebezpiecznych
Strona 109 z 190
Emisje do powietrza
Treść procedury
(przykłady
wytycznych
operacyjnego)
Zbieranie emisji
 Lista emisji: źródła zamknięte i rozproszone,
źródła stałe i ruchome.
Kontrolowanie
emisji
sterowania
 Czynności
kontrolne
i
prewencyjna
konserwacja, np. czyszczenie filtrów,
wymiana filtrów i kontrole planowane.
źródeł
 Środki kontrolne, np. zamykanie pojemników
z rozpuszczalnikami i farbami w celu
uniknięcia emisji cząsteczek, itp.
Patrz również Podręczniki najlepszych praktyk zarządzania środowiskowego, które są
kompilacją wytycznych sterowania operacyjnego stosowanych przez firmy w
następujących sektorach: metalurgiczny, obróbki powierzchniowej oraz produkcji
elementów elektrycznych i elektronicznych.
3.
Wdrożenie sterowania operacyjnego
Kiedy już sterowanie operacyjne zostanie ustanowione, organizacja MONITORUJE
ciągłe stosowanie i skuteczność sterowania (patrz Karta 3.3 Monitorowanie i pomiary
środowiskowe), ale również planuje i podejmuje niezbędne działania korygujące
(patrz Karta 3.3 Niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze). Postanowienia
dotyczące monitorowania mogą być zawarte w procedurach sterowania operacyjnego
lub w odrębnym dokumencie.
KTO?
Osoby
odpowiedzialne:
 Menadżerowie w obszarach lub działach, których dotyczy jeden lub kilka
znaczących aspektów środowiskowych.
 Dostawcy i wykonawcy.
KIEDY?
Harmonogram:
 Po zakończeniu poziomu 1 (Planowanie).
Dokumentacja:
Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, organizacja dokumentuje kryteria
sterowania operacyjnego (w postaci papierowej, ale może być również w postaci
znaków, plakatów, filmów video, itp.) tam, gdzie ich brak mógłby doprowadzić do
odchyleń polityki i celów środowiskowych organizacji.
Strona 110 z 190
Propozycje:
 Podręcznik najlepszych praktyk zarządzania środowiskowego w sektorze
metalurgicznym.
obróbki powierzchniowej.
produkcji komponentów elektrycznych i elektronicznych.
Każdy z tych podręczników podaje przykłady wytycznych sterowania operacyjnego w
odniesieniu do głównych aspektów środowiskowych.
Strona 111 z 190
6.3.6. KARTA 2.6.- GOTOWOŚĆ I REAGOWANIE NA AWARIE
POZIOM 2
ETAP 2.6.
GOTOWOŚĆ I REAGOWANIE NA AWARIE
Aby zrealizować zasadę ograniczania zanieczyszczeń, organizacja musi nie tylko
wskazać aspekty środowiskowe związane z działalnością, jaką prowadzi i ich wpływ na
środowisko w typowych i nietypowych sytuacjach, ale również sytuacje awaryjne i
wypadki, do jakich może dojść (patrz Karta 1.2 Aspekty środowiskowe).
Wprowadzenie:
Niestety, sytuacje nagłe, awarie i wypadki zdarzają się w organizacjach i mają wpływ
na infrastrukturę, produkty, klientów, personel, wizerunek firmy, itp. Mają również
Tak, jak organizacja identyfikuje niebezpieczeństwo i ocenia związane z nim ryzyko w
zakresie BHP, aby ustalić planowane działania, jakie trzeba będzie podjąć w razie
ewentualnego wypadku jednego z pracowników (i prowadzi np. ćwiczenia
przeciwpożarowe), tak samo powinna łagodzić wpływ nagłych sytuacji lub wypadków
na środowisko, przyjmując plan działań łagodzących to oddziaływanie.
Wymagania:
Część A.4.7 Załącznika II Rozporządzenia EMAS
CZEMU SŁUŻY?
Cele:
Zdefiniowanie wytycznych w celu zidentyfikowania i działania na wypadek sytuacji
niebezpiecznej lub awarii oraz zapobiegania i radzenia sobie z sytuacjami
niebezpiecznymi i awariami, a także zapobiegania i redukowania aspektów
środowiskowych, które mogą z nich wyniknąć.
Strona 112 z 190
DLACZEGO?
Sytuacje niebezpieczne i awarie mogą powodować szkody w środowisku, dlatego każdy
System EMS musi przewidywać działania zapobiegawcze i sposób reagowania na awarie i
ewentualne sytuacje niebezpieczne w celu zapobiegania i minimalizowania potencjalnych
skutków dla środowiska.
Uzasadnienie:
Dlatego bardzo ważne jest, aby wszystkie organizacje planowały i wdrażały procedury
przygotowania się i działania w nagłych sytuacjach, tak, aby można im zapobiegać, a jeśli
już nastąpią, działać zgodnie z ustalonymi procedurami.
Ważne jest również zapewnienie, aby w razie nagłej sytuacji lub awarii, wszyscy
pracownicy w organizacji wiedzieli, jak należy się zachować, aby zminimalizować
ewentualny wpływ na środowisko.
JAK TO SIĘ ROBI?
ZDARZENIE dotyczy każdej nieprzewidzianej sytuacji, w której może powstać
szkoda w środowisku, ale której konsekwencje środowiskowe, jeśli w ogóle
występują, uznaje się za nieznaczne (mały wyciek, rozlanie, drobne
zanieczyszczenie gleby, itp.). Według Rozporządzenia EMAS, NAGŁA SYTUACJA to
szczególny rodzaj zdarzenia.
AWARIA (wypadek) to zdarzenie o poważnych konsekwencjach dla środowiska.
Aspekty środowiskowe są konsekwencją scenariuszy ryzyka (pożary, wybuchy,
powodzie, rozlanie substancji na skutek wypadku, trzęsienia ziemi, itp.)
Działania:
Jest wiele innych definicji nagłych sytuacji i awarii środowiskowych, jak np.:
Zdarzenie
Wypadek/Awaria
Każda sytuacja
nieplanowana i
Każdy element związany
niekontrolowana, w której
ze środowiskiem, w
działanie lub reakcja
związku z którym wystąpił
podmiotu, substancji lub
lub mógł wystąpić
osoby powoduje
negatywny wpływ na
negatywny znaczący
środowisko.
Nagła sytuacja
Każda sytuacja
spowodowana
zdarzeniem/awarią, którą
należy zarządzać,
ponieważ może prowadzić
do wpływu na środowisko
Strona 113 z 190
Każda nieprzewidziana
sytuacja, potencjalnie
niebezpieczna lub
szkodliwa, która nie
powoduje obrażeń osób i
szkód środowiskowych.
sytuacja, potencjalnie
niebezpieczna lub
szkodliwa, która
powoduje obrażenia osób,
szkody środowiskowe i
inne.
sytuacja, która wymaga
udziału służb takich, jak
policja, straż pożarna,
pomoc medyczna lub
władze ochrony
środowiska.
Główną różnicą pomiędzy nagłą sytuacją a awarią jest CZAS, ponieważ nagła
sytuacja występuje przed awarią:
 Przykład 1: kierowca może osiągnąć prędkość 200 km/h jadąc pojazdem z
niebezpiecznymi produktami. Sytuacja jest niebezpieczna (nagła), ale nie
musi dojść do wypadku.
 Przykład 2: kocioł może przekroczyć temperaturę graniczną, generując
więcej emisji gazowych; jeśli zostanie to wykryte na czas, nie musi dojść do
wypadku (wybuch).
1. Określenie sytuacji nagłych i awarii
Określanie sytuacji nagłych i awarii środowiskowych jest częścią procesu identyfikowania
potencjalnych aspektów środowiskowych (patrz Karta 1.2 Aspekty środowiskowe).
Identyfikacja musi być realistyczna: nie jest logiczne spodziewać się, że na zakład spadnie
samolot, chyba, ze jest zlokalizowany w pobliżu lotniska, lub, że dojdzie do awarii
jądrowej.
W tym celu organizacja powinna przeanalizować swoje procesy i działania, aby ocenić, jak
mogłyby one wpłynąć na środowisko, gdyby doszło w związku z nimi do sytuacji nagłych
lub awarii.
Przykłady NAGŁYCH SYTUACJI ŚRODOWISKOWYCH:
 Pożar lub wybuch spowodowany obecnością nieodpowiednio
składowanych substancji chemicznych.
 Rozlanie lub wyciek niebezpiecznych substancji chemicznych do gleby lub
kanalizacji na skutek wylania zużytych olejów.
 Wyciek wody spowodowany pęknięciem rury w starych pomieszczeniach
lub brakiem odpowiedniej konserwacji.
 Wyciek gazów do atmosfery spowodowany pęknięciem rury w starych
pomieszczeniach lub brakiem odpowiedniej konserwacji.
Strona 114 z 190
2. Reakcja na nagłe sytuacje i awarie środowiskowe
Kiedy określono potencjalne nagłe sytuacje i awarie środowiskowe związane
z działaniami, produktami i/lub usługami organizacji, należy ustanowić jedną lub więcej
procedur określających środki pozwalające UNIKNĄĆ (środki zapobiegawcze) i/lub
ZMINIMALIZOWAĆ ich ewentualne skutki dla środowiska (środki korygujące).
Środki, wraz z niezbędnymi działaniami i sposobami kontroli, zapisane są w tzw.
ŚRODOWISKOWYM PLANIE AWARYJNYM, który określa cele, strategie i programy
zapobiegania ryzyku, redukcji ryzyka, zarządzania sytuacjami nagłymi na wypadek
katastrofy lub awarii. Plan zawiera, co najmniej, następujące kwestie:
 Wskazanie nagłych sytuacji i awarii środowiskowych.
 Wskazanie pracowników, którzy muszą przejąć kierownictwo w nagłych sytuacjach.
 Szczegóły działań, jakie mają wykonywać pracownicy w nagłych sytuacjach, wraz
z działaniami osób z zewnątrz obecnych na miejscu w nagłej sytuacji, tj.
wykonawców, gości.
 Zakres odpowiedzialności, uprawnień i zadania pracowników w nagłej sytuacji (np.
pracownicy odpowiedzialni za gaszenie ognia, udzielanie pierwszej pomocy,
eksperci od odpadów toksycznych, itp.).
 Procedury oceny.
 Lista kluczowych pracowników (służby medyczne, strażacy, itp.).
 Lista sprzętu na wypadek awarii (gaśnice, systemy alarmowe, itp.).
 Działania związane z komunikacją zewnętrzną i wewnętrzną (władze, służby
publiczne i firmy z okolicy).
 Informacje o materiałach niebezpiecznych (Arkusz z danymi dot. substancji
chemicznych i/lub niebezpiecznych).
 Specjalistyczne plany szkoleniowe dot. nagłych sytuacji.
Środki zapobiegawcze i korygujące na wypadek nagłych sytuacji i awarii
środowiskowych można wymienić w specjalistycznym dokumencie (Środowiskowy
Plan Awaryjny) lub włączyć je do środków zapobiegawczych bhp (znanych jako:
Plan awaryjnym, Plan bezpieczeństwa lub Plan oceny), ale wtedy organizacja musi
upewnić się, że środki zapobiegawcze i korygujące ujęte są z punktu widzenia
środowiska (środki zapobiegawcze i korygujące, które dotyczą wypadków przy
pracy nie wystarczą lub nie są zgodne z częścią A.4.7 Załącznika II do
Jeśli chodzi o SPRZĘT, organizacja ustala rodzaj sprzętu i zapewnia go w odpowiedniej
ilości. Sprzęt powinien być testowany w zaplanowanych odstępach czasu, aby
zagwarantować jego prawidłowe działanie w razie awarii.
Strona 115 z 190
Przykłady SPRZĘTU:
 Systemy alarmowe
 Oświetlenie i zasilanie awaryjne
 Sprzęt przeciwpożarowy (gaśnice, węże)
 Sprzęt pierwszej pomocy (prysznice, miejsca do przemywania oczu, itp.)
 Sprzęt do komunikowania się
Jeśli chodzi o plany szkoleń, pracownicy zaangażowani w działania związane ze
Środowiskowymi Planami Awaryjnymi przejdą odpowiedni COACHING I SZKOLENIE w
zakresie działań w nagłych sytuacjach oraz korzystania ze sprzętu.
Przykłady COACHINGU I SZKOLEŃ:
 Wskazanie wyjść awaryjnych i upewnienie się, że nie są zablokowane.
 Pokazanie, gdzie są znaki wskazujące wyjścia awaryjne i telefony.
 Przeprowadzenie ćwiczeń oceniających znajomość działań, jakie należy
podjąć w nagłej sytuacji i dróg ewakuacyjnych; działanie sprzętu i jego
prawidłowe użycie; przydatności lokalizacji informacji na wypadek nagłych
sytuacji.
 Pierwsza pomoc.
Przykłady NAGŁYCH SYTUACJI i ŚRODKÓW ZAPOBIEGAWCZYCH:
Nagłe sytuacje
Środki zapobiegawcze
Wyposażenie
miejsc
składowania
Niekontrolowane uwolnienie substancji
niebezpiecznych
substancji
w
niebezpiecznych do gleby lub kanalizacji
urządzenia na wypadek wycieku
Wyciek
paliwa
w
magazynie
Regularna konserwacja i sprawdzanie
zaopatrującym
kotły
i
system
kotłów
ogrzewania
3. Przegląd procedur gotowości i reagowania na sytuacje nagłe i awarie
Przegląd procedur gotowości i reagowania w związku z sytuacjami nagłymi i awariami
środowiskowymi odbywać się będzie w zaplanowanych odstępach i, co najmniej, po
awarii.
Strona 116 z 190
4. Testowanie procedur gotowości i reagowania na nagłe sytuacje i awarie (ćwiczenia)
ĆWICZENIA dotyczą procesu ustalania poziomu gotowości organizacji do
reagowania, kontrolowania i, w razie potrzeby, łagodzenia negatywnych skutków,
które mogą wynikać z nagłej sytuacji środowiskowej.
Organizacja przeprowadzi ćwiczenia na wypadek nagłej sytuacji w celu przetestowania
prawidłowego działania środków i sprzętu wymienionych w Środowiskowym Planie
Awaryjnym i ocenienia, czy planowane działania są wystarczające. W tym celu sprawdza
zasoby materialne oraz wiedzę pracowników, którzy mają poradzić sobie z nagłą sytuacją.
Ćwiczenia należy przeprowadzić według WCZEŚNIEJ USTALONEGO HARMONOGRAMU
(ćwiczenia lub testy należy przeprowadzić w odniesieniu wszystkich sytuacji nagłych
i awarii, przynajmniej w okresie ważności rejestru EMAS, który trwa trzy lata, i należy
prowadzić REJESTR przeprowadzonych ćwiczeń w postaci zapisów (dokumentów) lub
wizualnej (zdjęcia, video).
Wśród danych, jakie należy otrzymać z analizy ćwiczeń na wypadek awarii są:
 Źródło sytuacji nagłej
 Zaangażowany personel
 Czas wykrycia, powiadomienia, działania, rozpoczęcia reakcji, powiadomienia osób,
których sytuacja dotyczy, odpowiednich służb, itp.
 Konsekwencje dla środowiska
 Wykorzystane zasoby
 Ocena wyników
 Sugerowane ulepszenia.
5. Monitorowanie i pomiary
Poza regularnymi przeglądami procedur gotowości i reagowania w przypadku sytuacji
nagłych i awarii, organizacja MONITORUJE ciągłe stosowanie i skuteczność środków
zapisanych w Środowiskowym Planie Awaryjnym (patrz Karta 3.1 Monitorowanie i
pomiary) oraz planuje i podejmuje niezbędne działania korygujące (patrz Karta 3.3
Niezgodność, działania zapobiegawcze i korygujące).
KTO?
Osoby
odpowiedzialne:
 Osoba/osoby odpowiedzialne za BHP w organizacji i/lub z Zewnętrznej Służby
Zapobiegania Ryzyku.
Strona 117 z 190
KIEDY?
Harmonogram:
 Po zakończeniu poziomu 2 (Planowanie).
Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, organizacja określi i zareaguje na sytuacje
nagłe i awarie oraz dokona przeglądu i przetestuje (przećwiczy) procedury gotowości i
reagowania.
1. Sytuacja nagła i awaria środowiskowa opisane są w Liście Aspektów
Środowiskowych (patrz Karta 1.2 Aspekty środowiskowe), która podaje aspekty
środowiskowe w typowych i nietypowych warunkach funkcjonowania oraz w
sytuacjach nagłych i awaryjnych.
2. Środki korygujące (działania korygujące) i łagodzące lub zapobiegające
negatywnym wpływom na środowisko (działania zapobiegawcze) można opisać w
specjalnym dokumencie (Środowiskowy plan awaryjny) lub zawrzeć w Planie
awaryjnym dotyczącym bhp.
3. Wyniki ćwiczeń należy zapisać, aby udowodnić skuteczność środków zapisanych
w Środowiskowym planie awaryjny.
Dokumentacja:
Sugerowane wzory:
metalurgicznym.
 Podręcznik najlepszych praktyk zarządzania środowiskowego w sektorze obróbki
powierzchniowej.
produkcji komponentów elektrycznych i elektronicznych.
Każdy z tych podręczników podaje przykłady wytycznych sterowania operacyjnego w
odniesieniu do głównych aspektów środowiskowych (patrz Karta 2.5 Sterowanie
operacyjne), a także przykłady działań korygujących i zapobiegawczych, jakie należy
realizować w przypadku sytuacji nagłych i awarii.
Strona 118 z 190
SCHEMAT
AWARIA
aspekty środowiskowe
NAGŁA SYTUACJA
aspekty środowiskowe
IDENTYFIKACJA nagłych
sytuacji i awarii
środowiskowych
REAKCJA na sytuacje nagłe
i awarie środowiskowe
Plan w razie nagłej
sytuacji środowiskowej
WERYFIKACJA prodedur
przygotowania i reakcji na nagłe
sytuacje i awarie
TESTOWANIE procedur przygotowania
i reagowania na nagłe sytuacje i awarie
środowiskowe
Monitorowanie
i pomiary
Strona 119 z 190
REZULTATY
Fakty:
 Zidentyfikowanie potencjalnych sytuacji nagłych i awarii, które mogą mieć
wpływ na środowisko (Lista aspektów środowiskowych, patrz Karta 1.2
Aspekty środowiskowe).
 Ustanowienie sposobów reagowania (działania korygujące i zapobiegawcze)
w takich sytuacjach (Środowiskowy plan awaryjny lub włączenie części
dotyczącej środowiska do Planu Awaryjnego i BHP).
 Regularny przegląd środków zapisanych w Środowiskowym planie awaryjnym.
 Testowanie (ćwiczenia) środków zapisanych w Środowiskowym planie
awaryjnym.
ODNIESIENIA
środowiskowych.
Strona 120 z 190
6.4.
POZIOM 3.- WERYFIKACJA
6.4.1. KARTA 3.1.- MONITOROWANIE I POMIARY
POZIOM 3
WERYFIKACJA
ETAP 3.1.
MONITORIOWANIE I POMIARY
Każdy ruch lub działanie organizacji nie ma, a przynajmniej nie powinno, mieć
charakteru przypadkowego, a powinno być wynikiem wcześniejszego planowania.
System EMS daje organizacji narzędzie planowania ciągłego doskonalenia swojej
działalności środowiskowej, a co za tym idzie, poprawy lub redukcji wpływu jej działań
na środowisko.
Wprowadzenie:
Planowanie nie ma sensu, jeżeli organizacja nie realizuje planów. Monitorowanie
i mierzenie tego, co uprzednio zaplanowano da organizacji niezbędne dane
potwierdzające, co zostało osiągnięte i wskazujące pola manewru, jeżeli wyniki
cząstkowe nie spełniają tego, co wstępnie ustalono.
W wyniku tego, kiedy organizacja zna już dane dotyczące działania swojego Systemu
EMS, po ich przeanalizowaniu wykryje obszary, które należy poprawić i będzie mogła
zastosować niezbędne środki, aby dalej doskonalić efekty swojej działalności
środowiskowej.
Organizacja uzyska dane o funkcjonowaniu EMS m. in. z celów środowiskowych,
aspektów środowiskowych, wymogów prawnych i sterowania operacyjnego.
Wymagania:
CZEMU SŁUŻY?
Zaplanowanie i ustanowienie mechanizmów regularnego monitorowania i mierzenia
głównych charakterystyk działań, które mogą mieć znaczący wpływ środowiskowy.
Cele:
Główne charakterystyki, to te, które organizacja musi uwzględnić, aby określić sposób
kontrolowania
znaczących aspektów
środowiskowych,
osiągania
celów
środowiskowych, doskonalenia efektów swojej działalności środowiskowej
i dokładności monitorowania i sprzętu pomiarowego stosowanego przez organizację.
Strona 121 z 190
DLACZEGO?
Uzasadnienie:
Głównym celem EMS jest doskonalenie działalności środowiskowej organizacji, a aby
to osiągnąć należy wiedzieć, w jakim miejscu było się na początku drogi i jakich
dokonano postępów, o czym informują narzędzia monitorowania i mierzenia, które
pokazują ewolucję w działalności środowiskowej organizacji, osiągniętych celach i
zadaniach środowiskowych i skuteczności oraz trwałości funkcjonowania EMS na
rzecz osiągania zaplanowanych wyników.
JAK TO SIĘ ROBI?
1. Planowanie monitorowania i pomiarów
Organizacja określi SYSTEM monitorowania i mierzenia podstawowych charakterystyk
swoich działań, które mogą mieć znaczący wpływ na środowisko tak, aby
monitorować przynajmniej:
 Efekty działalności środowiskowej
 Osiągnięcie i zgodność z celami i zadaniami środowiskowymi
 Stosowane sterowanie operacyjne.
Aby skoncentrować zasoby na głównych pomiarach, organizacja określi
NAJWAŻNIEJSZE CHARAKTERYSTYKI procesów i działań, jakie można mierzyć i które
dają użyteczne informacje.
Aby osiągnąć te cele, organizacja musi ZAPLANOWAĆ CO będzie mierzyć, GDZIE i
KIEDY oraz JAKIMI metodami.
Działania:
Program Monitorowania i Pomiarów to rutynowy proces zawierający, obok innych
działań, pobieranie próbek, regularne i ciągłe zbieranie danych, monitorowanie
znaczących czynników środowiskowych oraz rejestrowanie wyników dla potrzeb
dalszej analizy i ustalenia niezbędnych działań.
Działania te prowadzone są w KONTROLOWANYCH WARUNKACH, aby zagwarantować
ważność wyników, sprzęt do monitorowania i mierzenia jest wzorcowany, czynności
wykonuje wykwalifikowany personel i stosowane są odpowiednie metody kontroli
jakości, które zapewniają spójne i wiarygodne wyniki pomiarów.
Poniżej podajemy treści i działania, jakie powinny znaleźć się w Programie
monitorowania i pomiarów związanym z efektami działalności środowiskowej, celami
i zadaniami środowiskowymi, stosowanym sterowaniem operacyjnym oraz sprzętem
do monitorowania i pomiarów:
Strona 122 z 190
2. Monitorowanie i mierzenie efektów działalności środowiskowej
Efekty działalności środowiskowej to zbiór MIERZALNYCH wyników zarządzania
aspektami środowiskowymi przez organizację.
Jak podano w Karcie 2.2 Aspekty środowiskowe, organizacja oceni swoje aspekty
środowiskowe, a może to zrobić z punktu widzenia:
 Bezwzględnego: nie biorąc pod uwagę produkcji lub świadczenia usług, lub
 Względnego: uwzględniając produkcję lub świadczenie usług.
Przykład:
 Organizacja zwiększyła sprzedaż o 20% w 2011r.. Ocena w wymiarze
bezwzględnym mogłaby wskazać, że w porównaniu do 2010r. ilość
odpadów opakowaniowych zwiększyła się.
 Ocena względna mogłaby wykazać, że ilość odpadów w 2011r., w
porównaniu do roku 2010, spadła na skutek kontrolowanego zarządzania
opakowaniami (uwzględniając zwiększenie produkcji w 2011 r.).
Podobnie, w celu monitorowania i oceny działalności środowiskowej i jej ewolucji w
czasie, organizacja przyjmuje szereg WSKAŹNIKÓW EFEKTÓW DZIAŁALNOŚCI
ŚRODOWISKOWEJ, które dostarczają informacji o ciągłym doskonaleniu osiągniętym
przez organizację w zakresie jej działalności środowiskowej.
Wskaźniki te muszą być maksymalnie jak to możliwe obiektywne, sprawdzalne,
powtarzalne, odpowiednie do działań, produktów i usług organizacji, spójne z Polityką
środowiskową, praktyczne, efektywne jeśli chodzi o koszt i wykonalne technicznie.
Poniżej podajemy przykłady takich wskaźników (w wymiarze bezwzględnym i
względnym):
Wskaźniki efektów działalności środowiskowej
BEZWZGLĘDNE
Ilość wyemitowanych
toksycznych (np. CO2)
WZGLĘDNE
gazów Ilość wyemitowanych gazów
toksycznych/ tony produkcji
Odpady
niebezpieczne Wytworzone
odpady
wytworzone w danym okresie
niebezpieczne/ liczba napraw
Ilość materii organicznej (BZT /
Ilość
materii
organicznej ChZT)
odprowadzonej
do
odprowadzonej do kanalizacji
kanalizacji/liczba
sprzedanych
jednostek
Strona 123 z 190
Dla każdego wybranego wskaźnika organizacja określa, między innymi, następujące
aspekty:







Opis wskaźnika
Jednostka miary
Sposób liczenia
Źródło danych
Częstotliwość obliczania
Osoba odpowiedzialna za obliczenia
Pożądana wartość możliwa do osiągnięcia (kryterium akceptacji lub
odrzucenia).
W duchu Rozporządzenia EMAS nie chodzi o to, aby organizacja poprawiała wpływ
na środowisko ograniczając produkcję lub stwierdzając, że działalności nie można
kontynuować. Celem jest poprawa efektów działalności środowiskowej, czyli
produkcja efektywna ze środowiskowego punktu widzenia. Odpowiada to
koncepcji ZRÓWNOWAŻONEGO ROZWOJU.
Należy podkreślić, że nowa wersja Rozporządzenia EMAS (Załącznik IV) wprowadza
obowiązek podawania przez organizację w Raporcie środowiskowym (patrz Karta
Rejestru EMAS) PODSTAWOWYCH WSKAŹNIKÓW (stosowanych do wszystkich typów
organizacji) jeśli wiążą się z jej znaczącymi aspektami środowiskowymi oraz
WSKAŹNIKÓW
SPECYFICZNYCH
(sektorowych)
dotyczących
działalności
środowiskowej.
Wskaźniki działalności środowiskowej można DOPASOWAĆ tak, aby skoncentrować
się na najbardziej użytecznych danych.
Komisja Europejska promuje opracowywanie WYTYCZNYCH SEKTOROWYCH, w
których definiowane są parametry, standardy postępowania i konkretne wskaźniki
środowiskowe, jakie mogą być przydatne dla firm, ponieważ dostarczają cennych
informacji o najlepszych praktykach w sektorze w zakresie zarządzania
środowiskowego. Poniższe sektorowe dokumenty referencyjne mają nadal status
projektów: handel detaliczny, władze publiczne, turystyka i budownictwo.
3. Monitorowanie i mierzenie celów i zadań środowiskowych
Organizacja monitoruje osiąganie celów i zadań, aby mieć dowód ich osiągnięcia oraz
ciągłego doskonalenia w zakresie wpływu swojej działalności na środowisko.
Strona 124 z 190
W tym celu należy ustalić, KTO za to odpowiada i CZĘSTOTLIWOŚĆ monitorowania
celów i zadań środowiskowych (patrz przykład programu zarządzania
środowiskowego w Karcie 1.4 Program zarządzania środowiskowego). I tak, np. za
każdym razem, kiedy osiągnięto zaplanowany cel, osoba odpowiedzialna sprawdza w
ustalonym czasie to osiągnięcie i skutki w zakresie poprawy, o jakich wspomina się w
danym celu.
Fakt, że cel środowiskowy nie został osiągnięty nie oznacza niezgodności z EMS.
Jednak, organizacja powinna przeanalizować przyczyny (np. złe zdefiniowanie, brak
planowania, zmiana warunków na rynku, itp.) i poprawić błędy proponując nowe
cele w przyszłości.
WSKAŹNIKI EFEKTÓW DZIAŁALNOŚCI ŚRODOWISKOWEJ opisane powyżej można
wykorzystać do monitorowania osiągnięcia celów i zadań środowiskowych, pod
warunkiem, że są one określone ilościowo (patrz Karta 1.4 Program zarządzania
środowiskowego), jak w poniższych przykładach:
Cel
Wskaźnik
Ograniczenie zużycia paliwa o Zużycie paliwa na godzinę pracy
10%w porównaniu do 2011 r.
kotła
Dzienne zmniejszenie średniej Dzienna śr. temperatura ścieków
temperatury zrzutów wody o 5%
Liczba i różnorodność ryb w
w porównaniu do 2011
zbiorniku
Ilość materiału na opakowania na
jednostkę
%
zmniejszenia
materiału
Zmniejszenie o 35% opakowania
opakowaniowego zużytego na linię
dla bieżącej linii produkcyjnej w
produktu
porównaniu do 2011
Szacowane zmniejszenie zużytych
opakowań
u
klienta
(jednostka/ilość)
Należy podkreślić, że choć tego rodzaju wskaźniki monitorowania nie są wymagane
przez Rozporządzenie EMAS, są praktycznym narzędziem określenia stopnia
realizacji celów i łatwo i praktycznie pozwalają stwierdzić, jaka zmiana zaszła w
działalności środowiskowej organizacji.
Strona 125 z 190
4. Monitorowanie i pomiary sterowania operacyjnego
Organizacja prowadzi monitorowanie zgodnie z wytycznymi sterowania operacyjnego,
które realizowane jest, aby kontrolować znaczące aspekty środowiskowe.
Należy podkreślić, że sterowanie operacyjne” i “monitorowanie i pomiary” to nie
to samo. W przypadku sterowania operacyjnego mamy do czynienia z
planowaniem (ustalanie wytycznych, wartości granicznych, aby można było
kontrolować wartość, itp.), a przy monitorowaniu i pomiarach sprawdza się, to
co zaplanowaliśmy na poziomie sterowania operacyjnego stosując pomiary i/lub
weryfikując.
Kiedy ustalono sterowanie operacyjne, organizacja MONITORUJE ciągłe stosowanie i
skuteczność sterowania oraz planuje niezbędne działania korygujące (patrz Karta 3.3
“Niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze”).
Poniżej podajemy przykład Programu monitorowania i pomiarów dla sterowania
operacyjnego związanego z następującymi aspektami środowiskowymi:
Emisje do powietrza
Kontrolowane aspekty Emisje ze źródeł zamkniętych
Metoda
Analityczna
Kryteria akceptacji
Emisje poniżej wartości określonych prawem
Częstotliwość
Źródło A: co 2 lata
Źródło B: co 3 lata
Źródło C: co 5 lat
Osoba odpowiedzialna Dyrektor ds. zarządzania środowiskowego
Rejestr
Raport jednostki współpracującej i zapisy w
księgach
Zrzuty
Kontrolowane aspekty Zrzuty wody za filtrem
Metoda
Test laboratoryjny
Kryteria akceptacji
Parametry zrzutów do kanalizacji publicznej
Częstotliwość
Kwartalnie
Osoba odpowiedzialna Dyr. Ds. konserwacji
Rejestr
Raport akredytowanego laboratorium
Strona 126 z 190
Składowanie odpadów niebezpiecznych
Sprawdzić, czy:
Obszar jest czysty i uporządkowany, czy nie
ma wycieków.
Kontrolowane aspekty Opakowania nie są uszkodzone.
Odpady są w wydzielonym magazynie.
Składowanie nie przekracza 6 miesiecy.
Są odpowiednie środki usuwania rozlanych
produktów.
Metoda
Wzrokowa
Kryteria akceptacji
Obszar składowania jest dobrze oznakowany,
czysty i uporządkowany.
Częstotliwość
Kwartalnie
Osoba odpowiedzialna Kierownik magazynu
Rejestr
Rejestr składowanych odpadów
5. Konserwacja, wzorcowanie i/lub sprawdzanie sprzętu do monitorowania i
pomiarów (sprzęt do kontroli środowiskowych)
Sprzęt do monitorowania i pomiarów to urządzenia stosowane do mierzenia
zgodności efektów działalności środowiskowej organizacji. Np.: termometr
(pomiar temperatury), miernik przepływu (pomiar przepływu) i miernik pH(pomiar pH).
Organizacja zapewni dobry stan sprzętu planując i wykonując następujące
czynności:
 Konserwacja
KONSERWACJA PREWENCYJNA to konserwacja zaplanowana w oparciu o
instrukcje producenta.
KONSERWACJA KORYGUJĄCA to konserwacja realizowana, kiedy sprzętu nie
można używać z nieplanowanych przyczyn.
Strona 127 z 190
Przykłady KONSERWACJI PREWENCYJNEJ:
 Wymiana oleju w silniku
 Oczyszczenie filtra w systemie chłodzącym
 Wymiana żarówki w urządzeniu pomiarowym.
Przykłady KONSERWACJI KORYGUJĄCEJ:
 Ciągłe awarie urządzenia zabezpieczającego
 Przerwa w systemie komunikacji
 Wymiana uszkodzonych elementów sprzętu.
 Wzorcowanie
Wzorcowanie to szereg operacji ustalających związki pomiędzy odczytami
urządzenia pomiarowego a normą referencyjną.
Rejestr wzorcowania (zwany “Certyfikatem wzorcowania”) nie zawiera informacji o
tym, czy urządzenie jest w stanie prawidłowo mierzyć.
 Sprawdzenie
Sprawdzenie porównuje wyniki wzorcowania z wymogami, aby potwierdzić, czy
sprzęt nadaje się do zamierzonego celu.
Rejestr sprawdzania (zwykle wewnętrzny rejestr organizacji) ocenia zgodność
sprawdzanego sprzętu z określonymi wymogami. Organizacja ustala kryteria
akceptacji lub odrzucenia wyników sprawdzania.
Celem WZORCOWANIA jest rzetelne wskazanie wad sprzętu i zapewnienie
możliwości ich prześledzenia. Nie ustala ono, czy sprzęt jest odpowiedni do
danych pomiarów.
Celem SPRAWDZENIA jest porównanie wyników wzorcowania z wymogami
określonymi, aby potwierdzić, że sprzęt nadaje się do zamierzonego użycia
(kryteria akceptacji/ odrzucenia).
Strona 128 z 190
Powinny istnieć dowody (REJESTRY) potwierdzające, że te trzy czynności prowadzone
są zgodnie z planem, zwykle w oparciu o wskazówki producenta i to, co ustali
organizacja.
Rejestry powinny określać, jakie działania zostały przeprowadzone i jakie są ich
wyniki. Należy unikać rejestrów, gdzie podaje się tylko TAK/NIE.
Jeśli próby, pobieranie próbek, testy laboratoryjne są PODZLECANE, należy żądać
certyfikatu wzorcowania sprzętu.
Przykłady planowania dotyczące sprzętu do monitorowania i pomiarów:
Kontrola filtra
Kontrolowane aspekty miernik pH
Metoda
sprawdzenie wewnętrzne + wzorcowanie
zewnętrzne
Kryteria akceptacji
odchylenie +-0,5
Częstotliwość
sprawdzane kwartalnie + wzorcowanie co 2
lata
Osoba odpowiedzialna kierownik laboratorium
Rejestr
sprawdzanie (rejestr wewnętrzny)
wzorcowanie
(rejestr
akredytowanego
laboratorium)
Kontrolowanie zużycia wody
Kontrolowane aspekty liczniki wody
Metoda
sprawdzanie wewnętrzne
Kryteria akceptacji
odchylenie 0,5 litra
Częstotliwość
kwartalnie
Osoba odpowiedzialna kierownik ds. konserwacji
Rejestr
oznakowanie sprawdzenia licznika wody
Strona 129 z 190
KTO?
Osoby
odpowiedzialne:
 Kierownicy danych obszarów lub Działów
 Akredytowane laboratoria, jednostki kontrolujące, itp.
KIEDY?
Harmonogram:
 Po zakończeniu poziomu 2 (Wdrażanie i funkcjonowanie).
Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, organizacja ustanawia, wdraża i
utrzymuje jedną lub kilka procedur w celu regularnego monitorowania i dokonywania
pomiarów kluczowych charakterystyk swoich operacji, które mogą mieć znaczący
Dokumentacja:
Proponuje się Program zarządzania środowiskowego, w którym określa się
czynności monitorowania i wykonywania pomiarów, ich częstotliwość, osobę
kierującą, kryteria akceptacji z punktu widzenia efektów działalności
środowiskowej, sterowanie operacyjne oraz realizację zadań środowiskowych.
 Program Zarządzania Środowiskowego
Strona 130 z 190
SCHEMAT
Efekty działań
środowiskowych
Program
zarządzania
środowiskowego
Sprzęt do monitorowania
i pomiarów
Planowanie
Pomiary
Monitorowanie
Konserwacja
wzorcowanie i/lub
sprawdzanie
Niezgodności
-działania
zapobiegawcze
i korygujące
Rejestr
Przegląd Zarządu
REZULTATY
Fakty:
 Planowanie działań monitorowania i pomiarów w zakresie efektów
działalności środowiskowej, ustalenie celów i zadań oraz sterowania
operacyjnego i związanych z nimi rejestrów.
 W razie potrzeby, planowanie i przeprowadzenie niezbędnych działań
korygujących (patrz Karta 3.3 Niezgodności, działania zapobiegawcze i
korygujące).
 Lista lub zestaw wskaźników efektów działalności środowiskowej.
 Rejestry udowadniające prawidłowość wzorcowania i/lub sprawdzania
sprzętu monitorującego i pomiarowego stosowanego przez organizację lub
podzlecanego, w zależności od tego, co zaplanowano.
Strona 131 z 190
ODNIESIENIA
środowiskowych.
Strona 132 z 190
6.4.2. KARTA 3.2.- OCENA ZGODNOŚCI
POZIOM 3
WERYFIKACJA
ETAP 3.2.
OCENA ZGODNOŚCI Z PRAWEM
CO MÓWI ROZPORZADZENIE EMAS?
Wprowadzenie:
Wyniki identyfikacji wymogów prawnych i innych, jakie organizacja na siebie przyjęła
mają kluczowe znaczenie dla odpowiedniego tworzenia i działania EMS. Ten sukces
zależy nie tylko od wskazania wymogów, ale od zrozumienia, jak stosują się one do
organizacji i ustanowienia niezbędnych sposobów zapewnienia, że są wypełniane lub,
przynajmniej, dla zminimalizowania ryzyka niezgodności.
Zapewnienie systematycznej zgodności z wymogami prawnymi i innymi pomoże
wzmocnić związki organizacji z władzami, głównymi interesariuszami, a zwłaszcza z
klientami.
Wymagania:
CZEMU SŁUŻY?
Cele:
Zaplanowanie i ustanowienie mechanizmu oceny stopnia zgodności z wszystkimi
wymogami prawnymi i innymi, jakie organizacja dobrowolnie na siebie przyjęła.
DLACZEGO?
Uzasadnienie:
Dokładna i pełna identyfikacja wymogów prawnych i innych gwarantuje, że aspekty
środowiskowe utrzymane są w granicach przewidzianych prawem. Niezależnie od
tego, jeżeli nie ma żadnych wymogów prawnych ani innych, organizacja może przyjąć
wewnętrzne kryteria efektów działalności środowiskowej, np. ustalając ograniczenia
co do rodzaju i ilości paliwa lub substancji niebezpiecznych stosowanych na terenie
organizacji lub ograniczenie emisji do powietrza, które nie są zgodne z wymogami
prawnymi.
Strona 133 z 190
JAK TO SIE ROBI?
1. Planowanie i ocena zgodności z prawem
Organizacja ustala system regularnej oceny zgodności z wymogami prawnymi i
innymi przyjętymi przez nią samą.
W tym celu PLANUJE KTÓRE wymogi będą oceniane (zakres), JAK będą oceniane
(stosowane metody) i KIEDY będą oceniane (częstotliwość).
2. Ocena zgodności z prawem
ZAKRES oceny zgodności może obejmować jeden lub więcej wymogów prawnych i
innych.
Ocenę można prowadzić stosując kilka METOD, w tym te, które już istnieją w
procesie, tj.:
Dzialania:






Audyty
Przegląd dokumentów
Kontrole wizualne pomieszczeń
Rozmowy z pracownikami
Analiza próbek rutynowych testów
Wizyty na miejscu i obserwacja bezpośrednia.
CZESTOTLIWOŚĆ ocen zależy od wielu czynników, jak np. wyniki zgodności
w przeszłości lub rodzaj wymogów. Dobrze byłoby przeprowadzić ocenę zgodności
przynajmniej:
 Na początku wdrażania EMS
 Raz w roku
 Po aktualizacji "Listy wymogów prawnych i innych" z powodu włączenia
nowych wymogów, zmian w zakładzie, procesie lub działaniach lub na skutek
niedotrzymania terminów określonych w prawie.
W przypadku wykrycia NIEZGODNOŚCI, należy podjąć działania, aby przywrócić
sytuację do normy (patrz Karta 3.3 Niezgodności, działania korygujące i
zapobiegawcze).
3. Rejestr oceny wymogów prawnych
Organizacja musi zapewnić DOWODY potwierdzające, że oceny przeprowadzono,
zapisano ich wynik oraz podjęto działania korygujące.
Strona 134 z 190
Rejestry informują, KTÓRE wymogi zostały ocenione i JAKI jest wynik oceny.
Należy unikać zapisów monosylabowych TAK/NIE.
KTO?
Osoby
odpowiedzialne:
 Służby prawne
 Specjalna służba ds. identyfikowania i aktualizacji wymogów prawnych.
KIEDY?
Harmonogram:
 Po zakończeniu poziomu 2 (Wdrażanie i funkcjonowanie).
Dokumentacja:
Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, nie jest potrzebna udokumentowana
procedura do oceny zgodności z prawem, ale należy posiadać udokumentowane
dowody (rejestry), potwierdzające regularne oceny oraz, że w każdym przypadku
podjęto niezbędne działania korygujące (patrz Karta 3.3 Niezgodności, działania
korygujące i zapobiegawcze).
Strona 135 z 190
SCHEMAT
Inne przyjęte
wymogi
Wymogi prawne
Planowanie
Niezgodności
działania zapobiegawcz
i korygujące
e
Ocena
Rejestr
Przegląd zarządzania
REZULTATY
Fakty:
 Lista wymogów prawnych i innych, które ma wypełnić organizacja (patrz Karta
3.3 Niezgodności, działania zapobiegawcze i korygujące).
 Planowanie regularnej oceny zgodności z prawem.
 Rejestry potwierdzające przeprowadzenie oceny i podjęcie odpowiednich
kroków (patrz Karta 3.3 Niezgodności, działania zapobiegawcze i korygujące).
Strona 136 z 190
ODNIESIENIA
środowiskowych.
Strona 137 z 190
6.4.3. KARTA 3.3.- NIEZGODNOŚCI, DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE
POZIOM 3
WERYFIKACJA
ETAP 3.3.
NIEZGODNOŚCI, DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE
O CZYM MÓWI ROZPORZADZENIE EMAS?
To jeden z najważniejszych procesów w EMS, ponieważ ustanawia zasady
identyfikowania, kontrolowania i rozwiązywania problemów, które zagrażają lub
mogą zagrozić spełnieniu wymogów prawnych i innych, jakie organizacja na siebie
przyjęła, działalności środowiskowej organizacji lub prawidłowemu funkcjonowaniu
EMS.
Posiadanie narzędzia kontrolowania rzeczywistych lub potencjalnych problemów
EMS jest niezbędne, aby nie słuchać poniższych wyjaśnień:
 “Takie rzeczy się zdarzają…”
 “To nie moja wina. Nie mnie należy winić ...”
 “Tak musiało się stać...”
Po pierwsze trzeba wiedzieć, co jest “problemem”, ponieważ każdy problem wymaga
innego rozwiązania: brak monitorowania celów środowiskowych (niezgodność z
wymaganiami EMS) to nie to samo, co skarga ze strony władz miasta.
Wprowadzenie:
Pod pojęciem “problem” rozumiemy:
 Odstępstwa od dokumentacji EMS. Odstępstwa to “niezgodności”, oto ich
przykłady:
 Brak planowania audytów wewnętrznych
 Brak monitorowania celów środowiskowych
 Niestosowanie się do wytycznych sterowania operacyjnego w
“Podręczniku najlepszych praktyk dotyczących środowiska ”.
 Skargi interesariuszy na działalność środowiskową organizacji
 Raporty interesariuszy.
Wymagania:
Część A.5.3. Załącznika II do Rozporządzenia EMAS.
Strona 138 z 190
CZEMU SŁUŻY?
Cele:
Kontrolowanie problemów pozwala organizacji zapoznać się z nimi i wprowadzić
działania na rzecz ich rozwiązania i monitorowania oraz prześledzenia ich przyczyn w
celu przyjęcia działań, które pozwolą uniknąć wystąpienia takich problemów w
przyszłości.
DLACZEGO?
To najmocniejsze narzędzie doskonalenia, z jakiego organizacja może skorzystać w
procesie weryfikacji (poziom 2).
Identyfikacja niezgodności w EMS oraz podejmowanie działań korygujących i
zapobiegawczych to użyteczne narzędzie realizowania i utrzymania EMS w organizacji
zgodnie z oczekiwaniami.
Uzasadnienie:
Organizacja najlepiej wykorzysta to narzędzie jeśli stosować je będzie w celach
zapobiegawczych, przewidując problemy, jakie mogą wystąpić, bo daje ono środki
niezbędne w ich zapobieżeniu. Należy jednak powiedzieć, że większość organizacji
działa raczej kreatywnie, a nie zapobiegawczo.
Zapobieganie jest zwykle tańsze niż korygowanie. Nie dziwi to, że im później odkryje
się problem, tym wyższe koszty.
Jak w przypadku wszystkich przepisów dotyczących zarządzania, zapobieganie jest
celem Rozporządzenia EMAS i dlatego zaleca się nauczyć pracowników przewidywać
problemy, a nie ciągle je korygować. Skutecznym narzędziem są w tym przypadku
uczestnictwo pracowników i szkolenia.
JAK TO SIĘ ROBI?
Rozporządzenie EMAS rozróżnia problemy rzeczywiste od potencjalnych. Działania
dotyczące tej pierwszej grupy nazywa się “korygującymi”, a działania wobec drugiej
grupy “zapobiegawczymi”.
Różnica pomiędzy działaniami korygującymi i zapobiegawczymi:
Działania:
 Działania “korygujące” stosuje się, kiedy problem już istnieje (już się coś
stało) i można go tylko skorygować.
 Działania “zapobiegawcze” stosowane są, kiedy organizacja potrafi
przewidzieć problem (jeszcze nic się nie stało).
Działania prewencyjne należy stosować do identyfikowania i zapobiegania
Strona 139 z 190
problemom, jakie mogą wystąpić. W odróżnieniu od działań korygujących, które
zakładają identyfikowanie i korygowanie problemów powstałych w ramach EMS.
Można wskazać dwa rodzaje rozwiązań każdego problemu. Wyjaśnia je poniższy
przykład:
 Rozwiązanie natychmiastowe (doraźne): “rana” jaką spowodował problem
jest szybko “zaleczona”, ale nie analizuje się, co wywołało lub mogło
wywołać problem.
 Rozwiązanie trwałe: analizuje się wszystkie potencjalne przyczyny, aby
“ranę” uleczyć na zawsze, jeśli okaże się, że wywołały ją ustalone
przyczyny.
Problemu nie można rozwiązać bez przeprowadzenia analizy jego przyczyn.
Rozwiązania natychmiastowe nie rozwiązują problemu na stałe i nie zapobiegają jego
powtórzeniu.
1. Identyfikacja
Kiedy problem został wykryty, należy go odpowiednio ZIDENTYFIKOWAĆ, np.
korzystając z “Raportu niezgodności”, który wskazuje wszystkie elementy, które
pozwalają zapanować nad problemem. Dlatego zaleca się korzystanie z niego,
ponieważ dostarcza wielu informacji o tym, co się dzieje i jakie rozwiązania przyjęto.
“Raport niezgodności” wypełnia się przechodząc przez różne procesy (identyfikacja,
rozwiązanie, sprawdzanie).
2. Rozwiązanie
Kiedy stajemy wobec problemu, najpierw trzeba określić jego WPŁYW, głównie jak
jest poważny i czy może się powtórzyć. Zależnie od wpływu, należy podjąć działanie,
czy należy przyjąć rozwiązanie natychmiastowe, nie analizując jego przyczyn, czy
przeprowadzić dogłębną analizę przyczyn, co dorowadzi do rozwiązania, ale określi
też działania, aby zapobiec powtórzeniu sie problemu.
 Poważny problem to taki, który, np. został wykryty zewnętrznie
(ignorując ustanowione zabezpieczenia) lub który prowadzi do zgłoszenia
przeciwko organizacji.
 Powtarzający się problem to problem, który powstaje więcej niż raz.
Może wynikać z braku świadomości pracowników, co mają robić, braku
staranności przy realizacji zadań, niedostatecznej kontroli, itp. Jeśli
problem powtarza się zbyt wiele razy, popełnianie błędów, celowo lub
nie, może stać się nawykiem.
Strona 140 z 190
Czy wprowadza się rozwiązanie doraźne, czy stałe, najpierw należy ustalić w EMS KTO
odpowiada za wyniki, choć zalecane jest także zaangażowanie osób odpowiedzialnych
za różne procesy, które mogły odegrać rolę w wystąpieniu problemu lub, na które
potencjalne rozwiązanie może mieć wpływ.
Poza tym, należy wskazać OSOBĘ, która odpowiada za wykonanie każdego działania
oraz termin wykonania. Można to wpisać do “Raportu niezgodności”.
3. Przegląd
Kolejny aspekt, jaki należy ująć w “ Raporcie niezgodności” to sposób sprawdzania,
czy działania zostały przeprowadzone w terminie przez osoby odpowiedzialne
zdefiniowane w “Raporcie” oraz, czy te działania doprowadziły do rozwiązania
problemu. W tym celu, OSOBA ODPOWIEDZIALNA za wykonanie, TERMIN oraz osoby
odpowiedzialne SPRAWDZAJĄ, czy działania poskutkowały w ustalonym terminie.
Nazywa się to “zakończeniem niezgodności”.
Następnie bardzo ważne jest jasne UDOKUMENTOWANIE, jakie czynności
sprawdzające przeprowadzono, aby skontrolować, czy wykonano zaproponowane
działania oraz, czy były one skuteczne, czy nie w usunięciu przyczyn problemu. Np.
niektóre organizacje, oprócz “Raportu niezgodności” przechowują kopie
dokumentacji, aby udowodnić przeprowadzone czynności, ich skuteczność lub jej
brak.
Co zrobić, jeśli działania nie zapobiegły powtórzeniu się problemu? Podejmujemy
kolejne działania. Wtedy ważna jest możliwość prześledzenia (związków) pomiędzy
różnymi “Raportami niezgodności” dotyczącymi tego samego problemu.
KTO?
Osoby
odpowiedzialne:
 Kierownicy obszarów lub Działów, których dotyczy problem
KIEDY?
Harmonogram:
 W czasie całego procesu wdrażania EMS.
Dokumentacja:
Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, organizacja powinna ustanowić
procedurę/-y postępowania z potencjalnymi niezgodnościami i podjąć działania
korygujące i zapobiegawcze, ale wymagane jest udokumentowanie (zapis) wyników
przeprowadzonych działań korygujących i zapobiegawczych. W tym celu
proponujemy:
 Raport z niezgodności, działań zapobiegawczych i korygujących
Strona 141 z 190
SCHEMAT
Wszystkie procesy
Identyfikacja
Rozwiązanie
Raport NC, CA i PA
Review
Przegląd
REZULTATY
Fakty:
 Identyfikacja problemu (niezgodności)
 Analiza przyczyn problemu
 Ustalenie działań w celu usunięcia przyczyn (działania korygujące) oraz
uniemożliwienia ich powtarzania się (działania zapobiegawcze).
 Monitorowanie lub przegląd wykonania przyjętych działań.
ODNIESIENIA
środowiskowych.
Strona 142 z 190
Raport niezgodności (NC), działań korygujących (CA) i zapobiegawczych (PA)
Opis niezgodności
(Opisać problem i wskazać obszary i działy, w których występuje)
Opis:
(Wskazać działania DORAŹNE (BEZ analizowania przyczyn)
Działania, jakie należy podjąć:
Osoba
Termin:
odpowiedzialna
(Podać nazwisko osoby odpowiedzialnej i termin
/ podjęcia działań)
Przyjęto / Data
Opis działań korygujących/zapobiegawczych
Analiza przyczyn:
(Wskazać wyniki analizy przyczyn problemu oraz nazwiska kierowników
Działów, których dotyczy)
(Podać działania STAŁE (WRAZ z analizą przyczyn)
Osoba
Termin:
odpowiedzialna
Weryfikacja działań:
(Podać nazwisko osoby odpowiedzialnej i termin sprawdzenia, czy działania
podjęto I czy były skuteczne, czy nie, (jeżeli nie były skuteczne, należy
rozpocząć kolejny “Raport niezgodności, działań korygujących i
zapobiegawczych” i zapewnić możliwość porównywania raportów pomiędzy
sobą)
Komunikacja z interesariuszami:
Zamknięcie Raportu:
Przyjęto / Data
Przyjęto / Data
(tylko w przypadku skargi lub zgłoszenia)
Strona 143 z 190
6.4.4. KARTA 3.4.- AUDYT WEWNĘTRZNY
POZIOM 3
WERYFIKACJA
ETAP 3.4.
AUDYT WEWNĘTRZNY
Termin “audyt” stosowany jest głównie w ekonomii i finansach, np. audyt finansowy.
Jednak “audyt”, zdefiniowany jako systematyczne, metodyczne i niezależne
testowanie danego podmiotu można zastosować do EMS. Proces
Audytu
wewnętrznego jest, de facto, również udoskonaleniem, jakiego wymaga
Rozporządzenie EMAS.
Wprowadzenie:
Audyt wewnętrzny stosowany jest, m.in. , do wykrywania niezgodności z EMS (patrz
Karta 3.3 “Niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze”). Niezgodności
najczęściej wiążą się ze stwierdzeniami: “nie ma sposobu, żeby zrobić to zgodnie z
procedurą” lub “nie będę tracić czasu na zapisywanie głupot na papierze”, które
często występują w audycie i pokazują zachowania, których nie można zmienić w
codziennych działaniach.
Audyt wewnętrzny robi organizacji zdjęcie efektów jej działalności środowiskowej ,
dlatego kluczowe znaczenie mają umiejętności fotografa.
Wymagania:
CZEMU SŁUŻY?
Cele:
Zaplanowanie regularnych audytów wewnętrznych w celu sprawdzenia, czy EMS jest
odpowiedni (odpowiada potrzebom), czy jest realizowany (czy działa) i czy spełnia
wymagania Rozporządzenia EMAS oraz, czy prawidłowo informuje Zarząd o wynikach
audytu, aby można było podjąć właściwe działania.
Strona 144 z 190
DLACZEGO?
Audyt wewnętrzny dostarcza informacji o tym, co jest robione i jak. Dlatego zaleca
się, aby właściwie korzystać z tego narzędzia, ponieważ jego wyniki dają organizacji jej
wewnętrzny wizerunek działania z jakościowego punktu widzenia.
Uzasadnienie:
Aby właściwie korzystać z tego narzędzia, organizacja musi zrozumieć znaczenie
audytu. W większości organizacji nie jest to oczywiste. Audyt wewnętrzny postrzega
się jako wymaganie Rozporządzenia EMAS, a nie szansę wskazania możliwości
poprawy. Z tego powodu, audyty wewnętrzne nie mogą liczyć na potrzebne środki i,
niestety, często przeprowadza je nieprzeszkolony personel, który nie ma dość czasu,
aby wypracować rzetelne wyniki i często nie potrafi pokazać aktualnej sytuacji tak,
aby zapobiec przyszłym problemom.
Proces powierza się zwykle jednostce zewnętrznej, która świadczy wyspecjalizowaną
usługę i zapewnia większy poziom niezależności przy przeprowadzaniu audytu
i opracowywaniu wyników.
JAK TO SIĘ ROBI?
Jest kilka RODZAJÓW audytu, klasyfikowanych ze względu na to, kto ich wymaga oraz
ze względu na zakres.
Jeśli chodzi o INTERESARIUSZA, stronę, która wymaga audytu, mamy do czynienia z
trzema rodzajami:
 Audyt pierwszej strony: zamówiony przez organizację. Zwykle przeprowadza go
wyspecjalizowana jednostka zewnętrzna.
 Audyt drugiej strony: audyt zleca klient i zwykle również go wykonuje, choć
może zlecić to jednostce zewnętrznej. To rozpowszechniona praktyka w
niektórych branżach, np. w sektorze rolno-spożywczym.
 Audyt strony trzeciej: niezależna organizacja żąda przeprowadzenia audytu. W
tej grupie znajdują się audyty jednostek certyfikujących.
Działania:
Jeśli chodzi o ZAKRES audytu, wyróżniamy cztery rodzaje:




Audyt produktu/usługi
Audyt procesu (produkcja, zaopatrzenie, handel, logistyka, itp.).
Audyt Systemu Zarządzania (jakość, ochrona środowiska, zintegrowane, itp.).
Audyt wymagań (realizacja celów, zgodność z prawem, itp.).
1. Planowanie
Najpierw musimy ZAPLANOWAĆ audyty wewnętrzne niezbędne w danym okresie.
Aby dowiedzieć się, JAKIE audyty i JAKIEGO rodzaju będą potrzebne, należy
uwzględnić następujące aspekty:
Strona 145 z 190






Wyniki poprzednich audytów
Informacje o niezgodnościach
Informacje o skargach i zgłoszeniach interesariuszy
Informacje o działalności środowiskowej
Informacje o ocenie zgodności z prawem
Informacje o nadchodzących zmianach w EMS.
W planowaniu należy wskazać przynajmniej następujące aspekty:
 Zakres audytu (obszary, stanowiska, procesy, produkty, itp.)
 Przewidywaną datę lub okres
 Przewidywany skład zespołu (wewnętrzny lub zewnętrzny)
Planowanie jest ważne, ponieważ pozwala zaangażowanym osobom dowiedzieć
się, kiedy nastąpi, aby zapewnić ich dostępność (jak wyjaśniono poniżej, to jedno
z zadań pracowników, którzy podlegają audytowi).
2. Harmonogram
Po drugie należy zaplanować indywidualny HARMONOGRAM każdego zaplanowanego
audytu, pamiętając o następujących kwestiach:






Dokumentacji dotyczącej zakresu audytu
Specyfikacji zakresu (sektor, rynek, produkty, itp.)
Wymaganiach (prawnych, branżowych, itp.)
Analizie pomieszczeń, jeśli jest potrzebna
Zaangażowanych osobach (w tym interesariuszach)
“Zwykłych” aspektach środowiskowych organizacji
W harmonogramie należy zawrzeć następujące informacje:






Daty przeprowadzenia audytu
Skład zespołu audytorskiego
Zakres audytu
Zaangażowanych pracowników
Wymagania, będące przedmiotem audytu
Datę i czas (jeśli to możliwe) spotkania, na którym przedstawione zostaną wyniki
Zaangażowanych
pracowników
należy
powiadomić
o
poszczególnych
harmonogramach, aby mieli czas na dokonanie audytu ich ról, odpowiedzialności i
uprawnień, zgodnie z dokumentacją EMS.
Strona 146 z 190
3. Realizacja
Po trzecie, trzeba ustalić KRYTERIA przeprowadzenia audytu wewnętrznego:
 Kryteria KOMPETENCJI audytora i zespołu audytorskiego (często audytora i szefa
zespołu audytorów)
 Kryteria WYBORU audytora I zespołu audytorskiego
 Kryteria AUDYTU (prezentacja audytu, przeprowadzenie audytu, sporządzenie
raportu, zamknięcie audytu).
Kompetencje audytorów
Kryteria kompetencji należy podać w “Opisie stanowisk” (patrz Karta 2.1 “Zasoby,
role, odpowiedzialność i uprawnienia), należy uwzględnić następujące wymagania:
 Szkolenie: minimalne wymogi w zakresie szkolenia, wiedzy o Rozporządzeniu
EMAS oraz o prowadzeniu audytów wewnętrznych.
 Doświadczenie: asystowanie przy audytach wewnętrznych w charakterze osoby
szkolonej.
 Specjalizacja: udokumentowana wiedza o działaniach będących przedmiotem
audytu.
 Umiejętności interpersonalne: cechy, jakie powinien posiadać audytor, np.
opanowanie, rzetelność, elastyczność, dyskrecja, uczciwość, itp.
Na gruncie Rozporządzenia EMAS audytorzy nie muszą mieć specjalistycznego
przeszkolenia, cech ani postaw. Jednak bardzo ważne jest, aby spełniali pewne
wymogi dotyczące kwalifikacji, abyśmy otrzymali profesjonalne rezultaty.
Wymóg dotyczący SZKOLENIA zależy od rodzaju audytu. Np.: kiedy prowadzimy
audyt EMS, zaleca się szkolenie o wymaganiach Rozporządzenia EMAS i
technikach prowadzenia audytu. Poza tym, dobrze jeżeli audytor poprzednio
asystował przy audycie.
Audytor powinien reprezentować następujące CECHY i POSTAWY:









Etyka (bezstronność, powaga, uczciwość, dyskrecja).
Opanowanie
Umiejętności dyplomatyczne
Spostrzegawczość i zdrowy rozsądek
Umiejętności analizowania i przyswajania wiedzy
Elastyczność przy interpretowaniu kryteriów audytu
Cierpliwość i dociekliwość
Rozsądek i budzić zaufanie
Umiejętności komunikacyjne
Strona 147 z 190
Audytor musi też postępować zgodnie z pewnymi zasadami. Nie powinien na
przykład:





Sterować audytem
Być wrogo nastawionym i agresywnym
Nie odpowiadać na pytania zespołu audytorskiego
Mówić zbyt wiele i przeszkadzać
Mówić zamiast wyjaśniać.
Dobór audytorów
W zależności od rodzaju audytu, organizacja wybiera najbardziej odpowiednia osobę
do pełnienia roli audytora, uwzględniając następujące aspekty:
 Empatię osób prowadzących audyt wobec osób audytowanych.
 Niezależność (brak relacji) osób audytujących od audytowanych procesów.
 Bezstronność (brak uprzedzeń) osób audytujących wobec osób audytowanych i
ich działalności.
 Obiektywizm (brak wpływów) osób audytujących wobec osób i obszarów
audytowanych.
Kiedy wybrano już ZESPÓŁ AUDYTORSKI, organizacja ustala kryteria przeprowadzenia
audytu.
Kryteria przeprowadzenia audytu
Każdy audyt powinien składać się, co najmniej, z następujących etapów:
 Wybór zespołu audytorskiego
 Analiza dokumentacji i danych z przeszłości niezbędnych do zaplanowania
audytu
 Harmonogram audytu
 Powiadomienie o harmonogramie audytu
 Spotkanie rozpoczynające audyt.
Zaleca się, aby osoby odpowiedzialne za procesy i działania objęte audytem,
przynajmniej, szef (lub zespół) ds. zarządzania środowiskowego, uczestniczyli w
SPOTKANIU ROZPOCZYNAJĄCYM audyt. Na tym spotkaniu:
 Dokonuje się prezentacji zespołu audytorskiego i ustala czas trwania każdego
elementu EMS.
 Ustala się dzień i godzinę spotkania końcowego.
Strona 148 z 190
Po ZAPLANOWANIU AUDYTU, zespół audytorski rozpoczyna realizację swoich zadań.
Każdy idzie swoją drogą, a szef zespołu informuje pozostałych, jak przeprowadzić
audyt.
Prowadząc audyt EMS można stosować różne techniki, oto niektóre z nich:
 Audyt zorientowany na Rozporządzenie EMAS
 Audyt zorientowany na procesy lub Działy (dostawy, produkcja, dostawy dla
klientów, rozwiązywanie problemów, szkolenie pracowników, itp.).
 Korzystając z najnowszego “Protokołu Zarządu z przeglądu EMS” (patrz Karta
4.1 “Przegląd zarządzania”) jako wytycznych i prowadząc audyt każdego
elementu oddzielnie.
Rozporządzenie EMAS nie wymaga regularnych spotkań w celu uzgodnienia
kryteriów interpretacji Rozporządzenia lub dokumentów EMS lub zapisania tych
kryteriów w dokumencie. Jednak jest to na pewno zalecane, aby
zestandaryzować audyt i jego wyniki, aby mniej zależały od tego, kto go
przeprowadza.
4. Powiadomienie o wynikach
Ostatni etap audytu to napisanie “RAPORTU Z AUDYTU WEWNĘTRZNEGO” przez
zespół audytorski. W tym celu, zbiera się aspekty, które były przedmiotem audytu,
potencjalne niezgodności i dowody na nie.
Zespół audytorski spotyka się i omawia powyższe kwestie. W tym spotkaniu
uczestniczą tylko członkowie zespołu, aby nie było nacisków z zewnątrz.
Zespół audytorski nie może stwierdzić niezgodności, jeśli nie ma na nią
odpowiednich dowodów, ponieważ niezgodność, z definicji, to niespełnione
wymaganie, co musi być poparte faktami i/lub dokumentacją, która tego
dowodzi.
Wyniki zespołu audytorskiego nie mogą opierać sie na opiniach, interpretacji lub
preferencjach, ale na DOWODACH, że nie spełnione są wymagania EMS.
NIEZGODNOŚĆ zawsze należy opisać podając: DOWODY + nie zrealizowane
WYMAGANIE + PRZYKŁAD potwierdzający niezgodność.
Strona 149 z 190
Np. : “W obszarze składowania odpadów niebezpiecznych znaleziono zbiornik z
niezidentyfikowanymi odpadami niebezpiecznymi, niezgodnie z procedurą
“gospodarki odpadami". Dowody: zbiornik z przepracowanym olejem, zbiornik
ze zużytym akumulatorem, zbiornik z zanieczyszczona odzieżą i rękawicami.
“Raport audytu wewnętrznego” powinien zawierać, przynajmniej, następujące
informacje:




Datę przeprowadzenie.
Skład zespołu audytorskiego
Zakres audytu
Podsumowanie wniosków, ze wskazaniem mocnych stron i kwestii, które należy
poprawić
 Wykryte niezgodności
 Uwagi (zwrócić uwagę na to, co musi być skorygowane, aby nie stało sie
niezgodnością).
Kiedy raport jest gotowy, zwołuje sie SPOTKANIE KOŃCOWE, na które, podobnie jak
na spotkanie rozpoczynające powinny przyjść osoby odpowiedzialne za procesy I
działania poddane audytowi i, przynajmniej, szef (lub zespół) ds. zarządzania
środowiskowego.
Spotkanie końcowe powinno stać się okazją przedstawienia wyników audytu,
podsumowania ich, przedstawienia wykrytych niezgodności i możliwości dokonania
ulepszeń.
Strona 150 z 190
KTO?
Osoby
odpowiedzialne:
 Kierownicy uczestniczących obszarów lub Działów
 Audytor lub Zespół audytorów (wewnętrzny i/lub zewnętrzny) EMS.
KIEDY?
Harmonogram:
 W całym procesie wdrażania EMS
Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, organizacja ustanawia procedurę/-y
audytu w celu ustalenia KRYTERIÓW audytu (zakres, częstotliwość, metodologia), ale
nie musi ich dokumentować.
Dokumentacja:
Proponujemy następujące wzory:
 Program audytu wewnętrznego
 Raport z audytu wewnętrznego
Strona 151 z 190
SCHEMAT
Wszystkie procesy
Planowanie
Plan audytu
Harmonogram
Wykonanie
Powiadomienie o
wynikach
Raport z audytu
REZULTATY
Dowody:
 Planowanie i harmonogram audytów wewnętrznych
 Powiadomienie Zarządu o wynikach audytu wewnętrznego
 Przyjęcie kryteriów audytu wewnętrznego (zakres,
metodologia).
częstotliwość,
Strona 152 z 190
ODNIESIENIA
środowiskowych.
Strona 153 z 190
PROGRAM AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
Przedmiot
Data:
Jednostki audytowane i interesariusze
Audytowane dokumenty
Zespół audytorski
Wymagania podlegające audytowi:
Spotkanie końcowe
Uczestnicy
Strona 154 z 190
RAPORT Z AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
Przedmiot
Data:
Obszar audytowany
Dokumentacja
Zespół audytorski
Interesariusze
Wykryte odchylenia
Przedstawiciel Zarządu
Szef zespołu audytorów / Audytor
Strona 155 z 190
6.5.
POZIOM 4.- PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA
6.5.1. KARTA 4.1.- PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA
POZIOM 4
ETAP 1
PRZEGLĄD
PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA
Kiedy normalne działania firmy i okres jej funkcjonowania zbliżają sie ku końcowi,
zwykle pod koniec roku kalendarzowego, dokonuje się podsumowania wyników, i
zmian pewnych aspektów ilościowych, takich jak:





Przychody zwykłe i nadzwyczajne
Sprzedaż
Wydatki ogólne i koszty personelu
Zakup surowców i materiałów pomocniczych
Zyski firmy.
Dlatego ilościowe spojrzenie na firmę i niektóre aspekty jej działalności planowane są
na kolejny rok podatkowy (wielkość sprzedaży, wynagrodzenia, zyski, itp.).
Wprowadzenie:
Poza tym, zwykle dokonuje się też innego przeglądu: funkcjonowania jakościowego.
Jednak nie robi się tego metodycznie, ani nie zapisuje w dokumentach. Taki przegląd
pozwala ustalić niektóre aspekty, takie jak:







Efekty działalności środowiskowej
Postępowanie dostawców
Istniejące wykryte problemy i zastosowane rozwiązania
Spełnienie potrzeb szkoleniowych pracowników
Wyniki audytów (zewnętrznych i wewnętrznych)
Sugerowane ulepszenia
Ocena zgodności z wymogami prawnymi.
Ważne jest dokonanie przeglądu tego, CO i JAK ZOSTAŁO OSIĄGNIĘTE.
Wymagania:
Część A.6 Rozporządzenia EMAS.
CZEMU SŁUŻY?
Cele:
Ocenić przydatność (czyli to, co organizacja uważa za użyteczne), odpowiedniość
(czego organizacja potrzebuje) i skuteczność (osiągnięcie przewidywanych rezultatów)
EMS.
Strona 156 z 190
DLACZEGO?
Znaczenie przeglądu przeprowadzonego przez Zarząd polega na tym, że daje świetną
okazję do prowadzenia ustrukturyzowanej rewizji i analizy istniejącego Systemu EMS,
jego skuteczności i odpowiedniości dla organizacji, ponieważ uczestniczą w nim
główne osoby odpowiedzialne za zaprojektowanie i działanie EMS. Z tego powodu
przegląd przez Zarząd jest odpowiednim momentem zdefiniowania i ustanowienia
działań zmierzających do udoskonalenia działań organizacji, funkcjonowania EMS,
przez co gwarantuje się jego ciągłe obowiązywanie i dopasowanie do potrzeb
organizacji.
Uzasadnienie:
Jest to odpowiedni czas, aby przetestować osiągnięcia organizacji, z punktu widzenia
ochrony środowiska i pod względem ekonomicznym, aby zagwarantować i utrzymać
zaangażowanie najwyższego kierownictwa. W zależności od wyników, jest to moment
na rozważenie aspektów środowiskowych jako kwestii strategicznych w organizacji.
Dlatego przegląd przeprowadzony przez Zarząd to jedno z najważniejszych narzędzi
doskonalenia i rozwiązywania problemów. Przegląd działania EMS pozwala
podejmować decyzje o przyszłych ulepszeniach Systemu, jak i o działalności
JAK TO SIĘ ROBI?
5.
Analiza i przetwarzanie danych
Przegląd oznacza analizę wyników dostarczonych przez EMS i podjęcie decyzji o
działaniu i promowaniu stałego ulepszania EMS oraz działalności środowiskowej
organizacji.
Po pierwsze, musimy zdefiniować CO będzie przedmiotem przeglądu. W analizie nie
można pominąć następujących informacji:
Działania:
TREŚĆ:
 Polityka środowiskowa
 Poziom realizacji celów i zadań środowiskowych
 Wyniki audytów
 Ocena zgodności z wymogami prawnymi i innymi przyjętymi przez organizację
 Ocena interesariuszy (skargi, zgłoszenia, itp.)
 Efekty działalności środowiskowej (z użyciem wskaźników)
 Stan działań korygujących i zapobiegawczych
 Monitorowanie działań wynikających z poprzednich przeglądów
 Zmiany, jakie mogą wpłynąć na EMS (nowe procesy, nowe produkty, nowy
zakład, nowa technologia), wraz ze zmiana wymagań prawnych (potencjalne
nowe przepisy i zasady, które nie muszą być stosowane) i inne wymagania
dotyczące aspektów środowiskowych.
 Szanse na działania zapobiegawcze
 Sugerowane ulepszenia.
Strona 157 z 190
Druga ważna sprawa, którą musimy wiedzieć, to JAKO przeprowadzić przegląd EMS.
Jest wiele zalecanych metod, należy je stosować biorąc pod uwagę wielkość i
strukturę organizacji. Oto przykłady:
METODOLOGIA:
 Spotkanie jedynie najwyższego kierownictwa organizacji (tych samych osób,
które odpowiadają za EMS: kontrola jakości, zarządzanie środowiskowe, itp.),
które już wcześniej zebrało i przeanalizowało dane i informacje od pozostałych
odpowiedzialnych za różne procesy.
Główna zaleta: jest dyskusja i decyzje komunikowane są natychmiast.
Główna wada: wymaga dużo czasu.
 Szefowie Działów zbierają sie i analizują dane i informacje ze swoich obszarów
odpowiedzialności i przedkładają najwyższemu kierownictwu dokumenty.
Zarząd przeprowadza wspólną analizę z jednego punktu widzenia.
Główna zaleta: prostota.
Główna wada: nie ma dyskusji.
 Spotkanie wszystkich szefów działów (zaopatrzenie, produkcja magazyn,
laboratorium , itd.), każdy informuje o swoich procesach, aby przeprowadzić
wspólną analizę z ogólnego punktu widzenia.
Główna zaleta: szeroka dyskusja i natychmiastowe komunikowanie
decyzji.
Główna wada: wymaga dużo czasu.
 Spotyka się Komisja, już wcześniej powołana.
Główna zaleta: systematyzacja i monitorowanie.
Główna wada: potrzeba regularnego spotykania się i brak elastyczności w
podejmowaniu decyzji.
We wszystkich przypadkach można dopuścić udział innych osób z organizacji, które
wniosą doświadczenie, cechy przywódcze, wiedzę, itp.
W małych organizacjach o prostej strukturze funkcjonalnej i operacyjnej
(menadżerowie, działy, obszary funkcyjne, itp.), najlepsze są metody pierwsza i
druga. W większych organizacjach, o rozproszonych funkcjach, najlepsze są
metody pierwsza i czwarta.
Strona 158 z 190
Na koniec trzeba ustalić nie mniej ważną CZĘSTOTLIWOŚĆ przeglądu. JEDEN przegląd
odbywa się zwykle w końcu roku. Mogą być również przeglądy częściowe, tzw.
“przeglądy monitorujące”, aby zapoznać się z ewolucją Systemu podczas roku
podatkowego. Częstotliwość zależy od organizacji, może wahać się od trzech do
sześciu miesięcy. Te przeglądy nie muszą być tak dogłębne, można nawet zastosować
inne metody niż w przypadku przeglądu głównego.
W niektórych przypadkach potrzebne mogą być “specjalne” przeglądy EMS (całkowite
lub częściowe, w zależności od elementów składowych) związane z nowymi
produktami lub procesami, przyjęciem nowych zasad lub protokołów (np. włączenie
EMS do BHP), niepokojącymi wynikami pomiarów (np. powtarzająca się niezgodność z
wymogami prawnymi), itp.
1. Prezentacja wyników przeglądu EMS przez najwyższe kierownictwo
Prowadzony jest REJESTR przeglądów EMS (znany jako “Protokół przeglądu EMS przez
Zarząd”·). Powinien on zawierać dowody dotyczące:
 Opinii Zarządu o opisanych sprawach
 Decyzji o ciągłym doskonaleniu.
Po pierwsze opinia o wdrożeniu EMS powinna być KRYTYCZNA (oceniająca). Nie ma
mówić o tym, co się stało, ale wyrażać opinię o tym co i jak się stało, np.:
 Organizacja musi podjąć kroki, jeśli nie przeprowadziła ćwiczeń w ramach
Środowiskowego Planu Awaryjnego, ponieważ mają one zagwarantować, że
na wypadek awarii pracownicy są wykwalifikowani i przygotowani do
stawienia czoła kryzysowej sytuacji.
 Nie wystarczy poinformować o osiągnięciu celów, należy przeprowadzić
głębsza analizę celów, poziomu ich ambicji, powodów nieosiągnięcia i
wyciągnąć wnioski, aby ustalić nowe cele.
Po drugie, poza krytyczną opinią o działaniu EMS, rejestr przeglądów powinien
informować o decyzjach o ulepszeniach podjętych przez najwyższe kierownictwo,
oraz o skuteczności EMS, a także o efektach działalności środowiskowej organizacji.
Oto kilka przykładów:
 Poprawa szkoleń dla pracowników w zakresie postępowania z materiałami,
aby zredukować ilość odpadów.
 Zmiana dróg dostaw w celu zmniejszenia zużycia paliwa przez firmy
transportowe.
 Wprowadzenie systemów oczyszczania ścieków w celu ponownego
wykorzystania wody.
Strona 159 z 190
Przegląd EMS może też być wykorzystany, aby zaplanować kolejne okresy. Aspekty,
które można zaplanować, to:
 Cele zarządcze
 Szkolenia
 Konserwacja, sprawdzanie, wzorcowanie i inne działania kontrolujące
infrastrukturę
 Ćwiczenia na wypadek awarii
 Audyty
 Wymogi prawne, jakie należy spełnić w tym okresie.
Wyniki przeglądu EMS nie powinny pozostać na najwyższym szczeblu organizacji
(dyrektorzy). Dyrektor każdego pionu POWADOMI osoby mu podległe o głównych
wnioskach I decyzjach, które ich dotyczą, w sposób dla nich zrozumiały.
KTO?
Osoby
odpowiedzialne:
 Kierownicy wszystkich Działów funkcyjnych
KIEDY?
Harmonogram:
 Zwykle na koniec roku podatkowego przeprowadza się ogólny przegląd (raz w
roku), ale można wprowadzić częściowe przeglądy o częstotliwości zależnej
od organizacji (zwykle co trzy lub sześć miesięcy).
Strona 160 z 190
Każda organizacja określa wzór i liczbę dokumentów i rejestrów, w których gromadzi
wyniki przeglądu prowadzonego przez Zarząd, choć Rozporządzenie EMAS wymaga,
aby rejestrować co najmniej decyzje i działania dotyczące ewentualnych zmian.
Przykłady to:
 Polityka środowiskowa
Dokumentacja:
 Cele i zadania
 Inne elementy EMS, zgodne ze zobowiązaniem do ciągłego doskonalenia.
Sugerowany wzór raportu z wynikami przeglądu przez najwyższe kierownictwo:
 Protokół z przeglądu EMS przez najwyższe kierownictwo, wraz z wynikami,
ocena odpowiedniości i skuteczności EMS.
Strona 161 z 190
SCHEMAT
REZULTATY
Fakty:
 Protokół przeglądu EMS z decyzjami i działaniami w kierunku potencjalnych
zmian w polityce środowiskowej, celach i zadaniach i innych elementach
EMS.
NIESIENIA
Strona 162 z 190
środowiskowych.
PROTOKÓŁ Z PRZEGLĄDU PRZEZ ZARZĄD
Powód:
Miejsca i data:
Uczestnicy:
OMAWIANE KWSTIE


Wyniki audytów wewnętrznych

Wyniki oceny zgodności z wymogami prawnymi i innymi

Komunikacja z interesariuszami (zgłoszenia, skargi, ...)

Efekty działalności środowiskowej organizacji

Cele i sposoby ich osiągnięcia

Stan działań korygujących i zapobiegawczych

Monitorowanie szkoleń i wskazanie nowych działań

Monitorowanie działań wynikających z poprzednich przeglądów Zarządu

Zmiany, które mogą wpłynąć na EMS, w tym zmiany wymogów prawnych i innych związanych ze
środowiskiem
Rekomendacje dalszych ulepszeń.

ANALIZA I WNIOSKI
Strona 163 z 190
PLANOWANIE
WNIOSKI KOŃCOWE
Strona 164 z 190
6.6.
POZIOM 5.- REJESTRACJA EMAS
6.6.1. KARTA 5.- REJESTRACJA EMAS
POZIOM 5
REJESTRACJA EMAS
ETAP 5
REJESTRACJA EMAS
Wspólnotowy Schemat Eko-Zarządzania i Audytu (EMAS) jest dobrowolnym
mechanizmem przeznaczonym dla dowolnego rodzaju organizacji publicznych lub
prywatnych (przemysłowych lub nie, MŚP ...) pragnących oceniać, zarządzać i
doskonalić swoje efekty działalności środowiskowej.
Udział w rejestracji EMAS jest dobrowolny. Ma on zastosowanie do wszystkich
krajów członkowskich Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Ekonomicznego
(Norwegia, Islandia i Liechtenstein) oraz do państw kandydujących do UE.
Wprowadzenie:
Oświadczenie Środowiskowe jest jednym z najważniejszych elementów tego EMS i
wyróżnia je od innych. Celem oświadczenia jest dostarczenie publiczności i
interesariuszom informacji o efektach działalności środowiskowej. Informacje zawarte
w oświadczeniu są publiczne i jako takie muszą być wiarygodne, dokładne i spójne
oraz pozwalać na śledzenie ewolucji wydolności środowiskowej organizacji w czasie.
Dokładność i przejrzystość tych informacji środowiskowych są podstawowymi
wyróżnikami Rozporządzenia EMAS od innych EMS i czyni organizację godną zaufania
dla interesariuszy.
Wymagania:
Aby uzyskać wpis do Rejestru EMAS, organizacja musi wystąpić do odpowiedniej
władzy w kraju członkowskim, w którym chce być zarejestrowana (rozdział II i
załącznik VI Rozporządzenia EMAS). Przed rejestracją EMAS, organizacja przygotowuje
Oświadczenie Środowiskowe (załącznik IV Rozporządzenia EMAS) I publikuje je, jak
również weryfikuje swój EMS i zatwierdza Oświadczenie Środowiskowe przez
autoryzowanego weryfikatora środowiskowego (rozdział V Rozporządzenia EMAS).
Strona 165 z 190
CZEMU SŁUŻY?
Cele:
Rejestr EMAS jest systemem przeznaczonym do rejestracji i publicznego uznania tych
firm i organizacji, które wprowadziły i utrzymują EMS ich działalności pozwalający na
ocenianie, zarządzanie i doskonalenie ich wydolności w tej dziedzinie.
DLACZEGO?
Główne korzyści dla organizacji uczestniczących w rejestrze EMAS to:
 Wysokiej jakości zarządzanie środowiskowe.
 Zgodność z aktualną legislacją środowiskową, ułatwiająca proces uzyskiwania
grantów, pozwoleń i licencji.
Ponadto, udział w EMAS skutkuje szeregiem korzyści związanych z wprowadzeniem
EMS. Są to dwa rodzaje korzyści:
 Policzalne. Wśród tych korzyści są te związane z redukcją kosztów, które są
możliwe dzięki:
Uzasadnienie:
 Zmniejszenia zużycia zasobów naturalnych (energii, wody i surowców).
 Minimalizacja wytwarzania odpadów.
 Recykling półproduktów przez ich powtórne użycie w tym samym lub innym
procesie.
 Niepoliczalne. Uczestnicząc w EMAS, większość korzyści organizacji trudno jest
policzyć i ocenić regularnymi metodami. Te nieuchwytne korzyści są zwykle
związane z:
 Poprawą w relacjach z władzami, co ułatwia dostęp do grantów, ulg fiskalnych,
itp. i zapewnia zgodność z wymogami prawnymi.
 Przewagami konkurencyjnymi: poprawia image wobec klientów,
interesariuszy, partnerów, itp.
 Motywacją pracowników: większa świadomość oraz lepiej wyszkoleni i
poinformowani pracownicy.
 Nowymi możliwościami biznesowymi.
 Poprawą w relacjach z klientami i wzrostem zaufania klientów.
 Korzyściami zamówień publicznych.
 Uproszczeniem procedur administracyjnych.
Strona 166 z 190
JAK TO SIĘ ROBI?
Jeśli organizacja ma być włączona do EMAS, musi przejść następujące etapy:
a) Przeprowadzić przegląd środowiskowy swoich działań, produktów i
usług.
b) Wprowadzić EMS i przeprowadzić audyty środowiskowe.
c) Przygotować Oświadczenie Środowiskowe.
d) Zweryfikować przegląd środowiskowy, EMS, procedurę audytu
środowiskowego i oświadczenie środowiskowe. Ten proces jest znany
jako weryfikacja.
e) Zatwierdzić oświadczenie środowiskowe. Ten proces jest znany jako
walidacja.
f) Zarejestrować zatwierdzone oświadczenie z odpowiednim organem i
opublikować je.
Etapy a i b są wyjaśnione w kartach należących do poziomów 0 do 4 Metodologii
Go4EMAS, mianowicie: “Zaangażowanie zarządu”, “Planowanie”, “Wdrażanie i
funkcjonowanie”, ”Weryfikacja” oraz ”Przegląd”. Ta karta odnosi się do etapów c, d, e,
i f.
Działania:
1. Przygotowanie oświadczenia środowiskowego
W celu przygotowania oświadczenia środowiskowego, należy podjąć następujące
kroki:
Strona 167 z 190
KROK 1: ZBIERANIE INFORMACJI O WPROWADZONYM EMS
W celu rozpoczęcia przygotowania oświadczenia środowiskowego, należy zebrać
niezbędne informacje o wprowadzonym EMS. W tym celu należy zebrać przynajmniej
następujące informacje:
 Streszczenie działań, produktów i usług organizacji.
 Polityka środowiskowa i krótki opis EMS (patrz Karta 1.1 “Polityka
Środowiskowa”).
 Opis odpowiednich bezpośrednich i pośrednich aspektów środowiskowych (patrz
karta 1.2 “ Aspekty Środowiskowe”).
 Opis celów i zadań środowiskowych uwzględniających odpowiednie aspekty
środowiskowe (patrz Karta 1.4 “ Program Zarządzania Środowiskowego”).
 Streszczenie dostępnych informacji nt. ewolucji wydolności środowiskowej
organizacji za pomocą kilku wskaźników (patrz Karta 3.1 “Monitorowanie i
Pomiary”).
 Śledzenie obowiązkowych środowiskowych wymogów prawnych i stopnia
zgodności z tymi wymogami (patrz Karta 3.2 “Ocena zgodności z prawem”).
KROK 2: WERYFIKOWANE JAKOŚCI DANYCH
Wysoka jakość zbieranych informacji jest ważna dla dostarczenia dokładnych,
prawdziwych i wiarygodnych informacji o następujących zagadnieniach:
 Jaki jest odpowiedni poziom szczegółowości dla interesariuszy?
 Czy wszystkie zebrane informacje są wiarygodne i prawdziwe?
 Czy dane nt. efektów działalności środowiskowej winny być wykazane we
wskaźnikach bezwzględnych, względnych lub w obu?
KROK 3: IDENTYFIKOWANIE INTERESARIUSZY
Poza weryfikacją jakości danych należy zidentyfikować INTERESARIUSZY oświadczenia
środowiskowego. Należy spróbować odpowiedzieć na następujące pytania:
 Kto jest obsługiwany przez naszą organizację?
 Kto wpływa na naszą działalność, produkty i/lub usługi?
Wiedząc kim oni są i jakimi zagadnieniami są zainteresowani, będziemy mogli określić
STRUKTURĘ oświadczenia środowiskowego.
Oświadczenie środowiskowe nie musi być długim i bardzo wypracowanym
dokumentem. Powinno być krótkim, dobrze zaprezentowanym oświadczeniem, które
pozwoli organizacji dostarczyć czytelnikowi odpowiednich informacji odnośnie
efektów działalności środowiskowej. W tym względzie Rozporządzenie EMAS nie
zawiera wskazówek o porządku lub strukturze, chociaż określa, które rozdziały winny
być w nim zawarte (załącznik IV Rozporządzenia EMAS).
Strona 168 z 190
Przykład indeksu oświadczenia środowiskowego zgodnie z porządkiem określonym w
załączniku IV Rozporządzenia EMAS przedstawiono poniżej:
Przykład indeksu oświadczenia środowiskowego:
1. Prezentacja organizacji.
2. Prezentacja EMS.
2.1. Polityka środowiskowa.
2.2. Opis wprowadzonego EMS.
3. Opis odpowiednich bezpośrednich i pośrednich aspektów środowiskowych
organizacji.
3.1. Bezpośrednie aspekty środowiskowe.
3.2. Pośrednie aspekty środowiskowe.
3.3. Potencjalne aspekty środowiskowe.
4. Program Zarządzania Środowiskowego.
5. Opis efektów działalności środowiskowej organizacji: surowce, zużycie
energii i wody; wytwarzanie odpadów, wycieki, emisje do atmosfery, itp.
6. Stopień zgodności z legislacją środowiskową.
7. Data kolejnego oświadczenia środowiskowego.
KROK 4: PRZYGOTOWANIE OŚWIADCZENIA ŚRODOWISKOWEGO
Gdy treść i interesariusze zostali wybrani, można tworzyć rozdziały i pracować nad ich
strukturą.
Oświadczenie środowiskowe powinno być napisane prostym i jasnym językiem i być
zgodne z następującymi wymaganiami:






Dokładne i wiarygodne.
Oparte na sprawdzalnych faktach.
Odpowiednie i używane we właściwym kontekście i miejscu.
Reprezentatywne dla wydolności środowiskowej organizacji.
Łatwe do zrozumienia.
Odpowiednie pod względem globalnego wpływu środowiskowego.
Użycie wykresów, tabel i obrazków ułatwia bardziej efektywne podanie informacji.
2. Publikacja Oświadczenia Środowiskowego
Oświadczenie środowiskowe powinno być podane do wiadomości publicznej i innych
zainteresowanych stron.
Do publikacji oświadczenia mogą być użyte różne środki: elektroniczne, publikacje
biblioteczne, kopie papierowe, itp.
Strona 169 z 190
Każdy interesariusz ma inne potrzeby informacyjne. Kilka przykładów potrzeb
informacyjnych różnych interesariuszy wymienione są poniżej:
GRUPY LOKALNE:
 Środowiskowe i zdrowotne aspekty produkowanych i emitowanych substancji.
 Zewnętrzne ryzyka i zapobieganie im lub eliminowanie przez organizację.
 Informacje o naturze, liczbie i rozpatrywaniu skarg oraz sposób traktowania
autorów reklamacji.
WŁAŚCICIELE,
/INWESTORZY:
UDZIAŁOWCY
ORGANIZACJI,
INSTYTUCJE
FINANSOWE
 Strategia i wydolność środowiskowa organizacji na poziomie korporacyjnym.
 Relacja pomiędzy informacją środowiskową i finansową.
 Wydolność prawna organizacji i jakość jej zarządzania środowiskowego.
KLIENCI:
 Klienci mogą stawiać specyficzne wymagania środowiskowe dostawcom
(polityki zakupowe) względem produktów, procesów, usług i zarządzania.
PRACOWNICY:
 Relacja pomiędzy sytuacją środowiskową i warunkami pracy, wliczając
wypadki i incydenty oraz sposób ich rozwiązywania.
 Programy szkoleń wewnętrznych i możliwości w zakresie środowiska.
INNE ZAINTERESOWANE STRONY (konsumenci, organizacje pozarządowe, itp.):
 Bieżące sprawy w dziedzinie polityki i mediów (np.: wysiłki zmierzające do
recyklingu produktów używanych przez przemysł elektroniczny).
3. Weryfikacja i walidacja
Kiedy organizacja wprowadzi EMS i przygotuje oświadczenie środowiskowe, musi
spełnić następujące wymagania, aby uzyskać rejestrację EMAS:
 Zlecić sprawdzenie EMS akredytowanej organizacji (weryfikator środowiskowy),
która zweryfikuje, czy EMS jest zgodny z wymaganiami Rozporządzenia EMAS.
Strona 170 z 190
Proces WERYFIKACJI składa się ze:
 Sprawdzenia zgodności z wymaganiami Rozporządzenia EMAS.
 Sprawdzenia dokumentacji EMS, procesu i wyników audytowania oraz
oświadczenia środowiskowego).
 Wizyty w organizacjach i wywiady z personelem.
 Zlecić zatwierdzenie
środowiskowego.
oświadczenia
środowiskowego
przez
weryfikatora
Proces WALIDACJI składa się z weryfikacji wiarygodności, autentyczności I
dokładności danych i informacji zawartych w oświadczeniu środowiskowym.
Obydwa procesy, weryfikacji EMS i walidacji oświadczenia środowiskowego, są
przeprowadzane przez organizację lub akredytowanego WERYFIKATORA
ŚRODOWISKOWEGO, który spełnia wszystkie kryteria kompetencji i nadzoru
określone przez Rozporządzenie EMAS.
WERYFIKATOR ŚRODOWISKOWY: jest osobą lub organizacją niezależną od
organizacji podlegającej weryfikacji, która została akredytowana zgodnie z
zasadami i procedurami ustalonymi przez Rozporządzenie EMAS.
Wprowadzony EMS i oświadczenie środowiskowe muszą być zweryfikowane w
okresie nie dłuższym niż 36 miesięcy po pierwszej weryfikacji. Informacje
środowiskowe związane z doskonaleniem EMS będą sprawdzane przez weryfikatora
raz w roku.
4.
Rejestracja w EMAS
Po wprowadzeniu EMS, uzgodnieniu i zweryfikowaniu wymagań ustanowionych przez
Rozporządzenie EMAS, organizacja może zarejestrować się w EMAS poprzez złożenie
w odpowiednim organie następujących dokumentów:
Strona 171 z 190
 Zwalidowane oświadczenie środowiskowe.
 Załącznik VII Rozporządzenia EMAS podpisany przez weryfikatora
środowiskowego.
 Załącznik VI Rozporządzenia EMAS.
 Dokumenty potwierdzające płatność odpowiednich opłat (jeśli mają
zastosowanie).
Gdy organizacja złożyła aplikację rejestracyjną i jeśli spełnia wszystkie
wymagania, kompetentna władza poinformuje organizację o jej
rejestracji i dostarczy jej numer rejestracyjny oraz logo EMAS, które
będzie mogło być używane tylko w okresie ważności rejestracji.
5.
Utrzymanie, odnowienie i/lub merytoryczne zmiany w rejestrze EMAS
W celu UTRZYMANIA w rejestrze EMAS, organizacje muszą wypełnić następujące
zadania ROCZNIE lub, CO 2 LATA (małe organizacje):
 Przeprowadzać audit wewnętrzny (patrz karta 3.4 “ Audyt Wewnętrzny”).
 Przygotować oświadczenie środowiskowe i zlecić jego walidację akredytowanemu
weryfikatorowi środowiskowemu.
 Wysłać zaktualizowane i zwalidowane oświadczenie środowiskowe
kompetentnemu organowi.
 Wysłać załącznik VI Rozporządzenia EMAS kompetentnemu organowi.
 Uiścić opłatę za utrzymanie w rejestrze (jeśli ma zastosowanie).
Przed ODNOWIENIEM rejestracji EMAS, organizacje muszą wypełnić następujące
zadania ROCZNIE lub, CO 2 LATA (małe organizacje):
 Weryfikacja całego EMS.
 Przygotować oświadczenie środowiskowe i zlecić jego walidację akredytowanemu
weryfikatorowi środowiskowemu.
 Wysłać zwalidowane oświadczenie środowiskowe kompetentnemu organowi.
 Wysłać załącznik VI Rozporządzenia EMAS kompetentnemu organowi.
 Uiścić opłatę za odnowienie rejestracji (jeśli ma zastosowanie).
Jeśli organizacja zarejestrowana w EMAS przewiduje MERYTORYCZNĄ ZMIANĘ, musi
przejrzeć i zaktualizować EMS oraz oświadczenie środowiskowe. Wszystkie te
zmodyfikowane dokumenty muszą być zweryfikowane i zatwierdzone w okresie nie
dłuższym niż sześć miesięcy i przedłożone kompetentnemu organowi.
KTO?
Osoby
odpowiedzialne:
 Zarząd (lub zespół) Zarządzania Środowiskowego
 Akredytowany weryfikator środowiskowy.
Strona 172 z 190
KIEDY?
Harmonogram:
 Po wprowadzeniu EMS (patrz karty poziomów 0 do 4).
Zgodnie z Rozporządzeniem EMAS, organizacja pragnąca zarejestrować się w EMAS
musi wystąpić o to do kompetentnego organu, przez złożenie następujących
dokumentów:
 Zatwierdzone oświadczenie środowiskowe.
 Załącznik VI do Rozporządzenia EMAS właściwie wypełniony i podpisany przez
reprezentanta organizacji.
Dokumentacja:
 Załącznik VII do Rozporządzenia EMAS właściwie wypełniony i podpisany
przez akredytowanego weryfikatora środowiskowego.
 Dokument potwierdzający
zastosowanie).
płatność
odpowiednich
opłat
(jeśli mają
Proponowane szablony:
 Indeks i treść oświadczenie środowiskowego.
Strona 173 z 190
SCHEMAT
REZULTATY
Fakty:
 Oświadczenie
środowiskowe
zatwierdzone
przez
akredytowanego
weryfikatora środowiskowego.
 Załączniki VI i VII do Rozporządzenia EMAS.
 Dokument potwierdzający płatność odpowiednich opłat (jeśli mają
zastosowanie).
ODNIESIENIA
Strona 174 z 190
7. ANEKSY
7.1.
KOD
ASPEKT ŚRODOWISKOWY
ŹRÓDŁO
WYNIK OCENY
ISTOTNOŚĆ
1
Emisje
lotnych
organicznych (VOCs)
Kabina lakiernicza
9
S
2
Zużyty smar
Konserwacja
9
NS
3
Zrzuty ścieków
Produkcja
6
S
4
Zużycie oleju napędowego
Kocioł
4
S
5
Zużycie wody
Biura i toalety
2
S
związków
...
Strona 175 z 190
7.2.
Cechy ogólne
Identyfikacja:
Emisje lotnych związków organicznych
Źródło:
Kabina lakiernicza
Cel:
System oczyszczania (filtr z aktywnym węglem)
Data zapisu:
01/08/2012
Aktualizowano dn.:
-
Data wyjścia:
-
Kategoria
Sytuacja:
Emisje
Zrzuty
Odpady
Zużycie zasobów
Normalne działanie
Nietypowe działanie
Wypadek / awaria
Obliczenia
Zastosowane kryteria oceny:
Uzasadnienie obliczeń:
Skala (M):
300 jpm raport własny z dn. 01/01/2011)
600 jpm (report własny z dn. 01/01/2012)
3
Niebezpieczeństwo
2
(D):
Ocena końcowa (M x
6
D):
Substancja niebezpieczna z systemem oczyszczania
Wyniki oceny
ZNACZĄCY
NIEZNACZĄCY
Uwagi
Brak.
Strona 176 z 190
7.3.
Lista WYMOGÓW PRAWNYCH I INNYCH WYMOGÓW
Lista wymogów prawnych i innych
Emisje do powietrza
Przepis
Poziom
Opublikow
ano w
Status
E
DOUE nº 244
(09/29/2000)
D
7
Rozporządzenie 2037/2000 Rady
Parlamentu Hiszpanii z 29 września
8
Wymogi
Zastosowanie w EMS
Art. 17.- zapobieganie wyciekom
Kontrola i sprawdzenie braku wycieków w
urzadzeniach zamontowanych na stałe z
warstwą chłodzącą >3 kg
2000r. dot. substancji zmniejszających
Osoba
Częstotliwość odpowiedzial
na
Annual
Szef Działu
Konserwacji
warstwę ozonową
Deklaracja odpadów niebezpiecznych
Dekret 73/2012 z 22 marca o przyjęciu
Rozporządzenia o odpadach w
Andaluzji
R
BOJA nº 81
(04/26/2012)
V
Art.13.1.e.- Roczna deklaracja
składana jest każdego roku do 31 marca w
odpadów niebezpiecznych
Oddziale gminnym zgodnie ze wzorem w
Załączniku II
Szef Działu
Annual
Ochrony
Środowiska
7
Europejski (E), Krajowy (K), Regionalny (R), Gminny (G) Lokalny (L)
8
Obowiązujący (V), Anulowany (D) Zmieniony (M)
Strona 177 z 190
7.4.
PROGRAM ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO
PROGRAM ZARZADZANIA ŚRODOWISKOWEGO
ASPEKT
ŚRODOWISKOWY
CEL
ZADANIE
CZAS
OSOBA
ODPOWIEDZIALNA
Szef Działu
Konserwacji
Zużycie paliwa
Zużyć o 10% paliwa
mniej niż w 2001r.
Wymienić palniki na
bardziej efektywne
1 rok
Zrzuty wody
Zmniejszenie
średniej dziennej
temp.
odprowadzanych
ścieków o 5% w
stosunku do 2011
Odzyskać i ponownie
wykorzystać ciepło
ze ścieków w
procesie ko-generacji
1 rok
Szef Działu Inżynierii
Procesowej
Odpady
opakowaniowe i
pojemniki
Zużyć o 35% mniej
materiału na
opakowania dla
obecnej linii
produkcyjnej w
stosunku do 2011.
Zmiana projektu
opakowania
produktu
6 miesięcy
Szef Działu
Projektowania
Produktu
ŚRODKI
50.00 €
100.000€
10.000€
WSKAŹNIKI
Ogrzewanie na
godzinę pracy kotła
Dzienna średnia
temp. ścieków
Liczba i różnorodność
ryb w stawie
opakowaniowych na
jednostkę
Strona 178 z 190
Wprowadzenie
zmian w linii
produkcyjnej
Test pilotażowy i
produkcja
6 miesięcy
1 rok
Szef Produkcji
Szef Produkcji
35.000€
% redukcja
materiałów
opakowaniowych dla
linii produktów
75.000€
Szacunkowa redukcja
odpadu
opakowaniowego
produkowanego
przez konsumentów
(jednostka/ilość)
Strona 179 z 190
7.5.
ARKUSZ PROFILU PRACOWNIKA
PROFIL PRACOWNIKA
Stanowisko:
Przykłady: Dyrektor ds. Środowiska, Dyrektor. Zaopatrzenia, Dyrektor Logistyki, Kierownik
Zakładu, Kierownik ds. utrzymania ruchu, itd.
Zadania i uprawnienia
Wykształcenie (wyższe i/lub dodatkowe)
Doświadczenie
Wymagania szczególne (specyficzna wiedza, postawa, itp.)
Uwagi (szkolenia, umiejętności, itp.)
Strona 180 z 190
7.6.
CURRICULUM VITAE
CURRICULUM VITAE
DANE OSOBOWE
Imię i nazwisko:
Zajmowane stanowisko:
Awanse w firmie:
Data
rozwiązania
umowy:
Data rozpoczęcia pracy:
WYKSZTAŁCENIE UZUPAŁNIAJĄCE I/LUB FORMALNE
DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE
Data
Firma
Stanowisko
Szkolenie
Czas trwania
PRZEBYTE SZKOLENIA
Data
UWAGI
Strona 181 z 190
7.7.
LISTA DOKUMENTACJI EMS
Lista dokumentacji EMS
Kod
Tytuł
Wersja
MGA
Podręcznik
Środowiskowego
Zarządzania
PG-01
Procedura
Zarządzania
Środowiskowego: “Nadzór nad
Dokumentacją EMS”
0
DO-01
Lista aspektów środowiskowych
1
DO-02
Lista wymogów prawnych
1
0
Osoby
Lokalizacja
odpowiedzialne
Osoby
odpowiedzialne
Intranet
za zarządzanie
środowiskowe
Osoby
odpowiedzialne
Intranet
za zarządzanie
środowiskowe
Osoby
odpowiedzialne
Intranet
za zarządzanie
środowiskowe
Osoby
odpowiedzialne
Intranet
za zarządzanie
środowiskowe
Strona 182 z 190
7.8.
PROGRAM MONITOROWANIA I POMIARÓW ŚRODOWISKOWYCH
CELE ŚRODOWISKOWE
Kontrola odpadów
DZIAŁALNOŚĆ
Zmniejszenie dziennej średniej temperatury zrzutów wody o 5% w porównaniu do 2011
CEL
Dzienna średnia temperatura ścieków
WSKAŹNIK
CZĘSTOTLIWOŚĆ OBLICZEŃ
Co tydzień
OSOBA ODPOWIEDZIALNA
Kierownik utrzymania ruchu
METODA OBLICZEŃ
Analityczna
KRYTERIA PRZYJĘCIA/ODRZUCENIA
Temperatura poniżej granic według przepisów
ŹRÓDŁO INFORMACJTION
Rejestr czujnika temperatury
KRYTERIA PRZYJĘCIA
DZIAŁALNOŚĆ
Kontrola odpadów
ASPEKTY DO KONTROLI
Woda odpadowa na wyjściu oczyszczalni ścieków
METODA
Analityczna
Parametry zrzutów do kanalizacji publicznej
CZĘSTOTLIWOŚĆ
Kwartalnie
Strona 183 z 190
Kierownik utrzymania ruchu
REJESTR
Raport akredytowanego laboratorium
SPRZĘT DO MONITOROWANIA I POMIARÓW
DZIAŁALNOŚĆ
Woda odpadowa na wyjściu oczyszczalni ścieków
ASPEKTY DO KONTROLI
miernik pH
METODA
wewnętrzna weryfikacja + zewnętrzna kalibracja
odchylenie +-0,5
CZĘSTOTLIWOŚĆ
kwartalna weryfikacja + kalibracja co dwa lata
kierownik laboratorium
REJESTR
weryfikacja (rejestr wewnętrzny)
kalibracja (rejestr akredytowanego laboratorium)
Strona 184 z 190
7.9.
(PA)
RAPORT NIEZGODNOŚCI (NC), DZIAŁAŃ KORYGUJĄCYCH (CA) I ZAPOBIEGAWCZYCH
Raport niezgodności (NC), działań korygujących (CA) i zapobiegawczych (PA)
Opis niezgodności
(Opisać problem i wskazać obszary i działy, w których występuje)
Opis:
(Wskazać działania DORAŹNE (BEZ analizowania przyczyn)
Osoba
Termin:
odpowiedzialna
Przyjęto / Data
Opis działań korygujących/zapobiegawczych
(Wskazać wyniki analizy przyczyn problemu oraz nazwiska kierowników
Działów, których dotyczy)
Analiza przyczyn:
(Podać działania STAŁE (WRAZ z analizą przyczyn)
Osoba
Termin:
odpowiedzialna
Weryfikacja działań:
/
podjęcia działań)
(Podać nazwisko osoby odpowiedzialnej i termin sprawdzenia, czy działania
podjęto I czy były skuteczne, czy nie, (jeżeli nie były skuteczne, należy
rozpocząć kolejny “Raport niezgodności, działań korygujących i
zapobiegawczych” i zapewnić możliwość porównywania raportów pomiędzy
sobą)
Komunikacja z interesariuszami:
Zamknięcie Raportu:
Przyjęto / Data
Przyjęto / Data
(tylko w przypadku skargi lub zgłoszenia)
Strona 185 z 190
7.10.
Przedmiot
Data:
Jednostki audytowane i interesariusze
Audytowane dokumenty
Zespół audytorski
Wymagania podlegające audytowi:
Spotkanie końcowe
Uczestnicy
Strona 186 z 190
7.11.
RAPORT AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
RAPORT Z AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
Przedmiot
Data:
Obszar audytowany
Dokumentacja
Zespół audytorski
Interesariusze
Wykryte odchylenia
Przedstawiciel Zarządu
Szef zespołu audytorów / Audytor
Strona 187 z 190
7.12.
Powód:
Miejsca i data:
Uczestnicy:
OMAWIANE KWESTIE


Wyniki audytów wewnętrznych

Wyniki oceny zgodności z wymogami prawnymi i innymi

Komunikacja z interesariuszami (zgłoszenia, skargi, ...)

Efekty działalności środowiskowej organizacji

Cele i sposoby ich osiągnięcia

Stan działań korygujących i zapobiegawczych

Monitorowanie szkoleń i wskazanie nowych działań

Monitorowanie działań wynikających z poprzednich przeglądów Zarządu

Zmiany, które mogą wpłynąć na EMS, w tym zmiany wymogów prawnych i innych związanych ze
środowiskiem
Rekomendacje dalszych ulepszeń.

ANALIZA I WNIOSKI
PLANOWANIE
WNIOSKI KOŃCOWE
Strona 188 z 190
7.13.
OŚWIADCZENIE ŚRODOWISKOWE
OŚWIADCZENIE ŚRODOWISKOWE
1. PREZENTACJA

Lokalizacja obiektów organizacji.

Działania, produkty i/lub usługi organizacji.
2. PREZENTACJA SYSTEMU ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO.

Polityka środowiskowa organizacji.

Opis EMS.
3. OPIS ASPEKTÓW ŚRODOWISKOWYCH ORGANIZACJI.

Bezpośrednie aspekty środowiskowe.

Pośrednie aspekty środowiskowe.
4. OPIS CELÓW PROGRAMU ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO.
5. OPIS DZIAŁALNOŚCI ŚRODOWISKOWEJ ORGANIZACJI. ZEBRANIE DANYCH ILOŚCIOWYCH.

Zużycie surowców.

Zużycie energii.

Zużycie wody.

Wytwarzanie odpadów.

Zrzuty ścieków.

Emisje do atmosfery.

Zanieczyszczenia.

Hałas.
6. STRESZCZENIE STOPNIA ZGODNOŚCI Z LEGISLACJĄ ŚRODOWISKOWĄ.
7. TERMIN PRZEDSTAWIENIA NASTĘPNEGO OŚWIADCZENIA ŚRODOWISKOWEGO, NAZWISKO I NUMER
AKREDYTOWANEGO WERYFIKATORA ŚRODOWISKOWEGO. DATA ZATWIERDZENIA.
Strona 189 z 190
8. ODNIESIENIA
 e+5 Metodologia: http://www.emas5.com/index.asp
 EMAS easy: http://www.emaseasy.eu/downloads.html
 ECAP: http://ec.europa.eu/environment/sme/index_en.htm
 EEN: http://portal.enterprise-europe-network.ec.europa.eu/
 CIP: http://ec.europa.eu/cip/
 Rozporządzenie (WE) No 1221/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z 25 listopada 2009 o
dobrowolnym udziale organizacji we Wspólnotowym systemie eko-zarządzania i audytu
(EMAS).
 Norma Międzynarodowa ISO 14001:2004 Systemy Zarządzania Środowiskowego.- Wymogi
z przewodnikiem stosowania.
 Norma Międzynarodowa ISO 14004:2004 Systemy Zarządzania Środowiskowego.- Ogólne
przewodniki o zasadach, systemie i technikach wsparcia.
 Norma Międzynarodowa ISO 9001:2008 Quality Management System Zarządzania
jakością.- Wymagania.
 Norma Brytyjska BS 8555:2003 System Zarządzania Środowiskowego.- Przewodnik etapów
wdrażania Systemu Zarządzania Środowiskowego wraz z oceną działalności środowiskowej.
Strona 190 z 190

EMAS Reference Document on Best Environmental

Transkrypt

Podobne dokumenty

Próba generalna