Łódź, dnia 30 grudnia 2010 roku Pani Marzena Kozanecka

Łódź, dnia 30 grudnia 2010 roku
Pani
Marzena Kozanecka-Zwierz
Dyrektor Muzeum
w Łowiczu
WK – 602/58/2010
Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku
o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55,
poz. 577 ze zm.) informuję Panią Dyrektor, Ŝe Regionalna Izba Obrachunkowa
w Łodzi przeprowadziła doraźną kontrolę w zakresie realizacji planu działalności
instytucji kultury, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych. Stwierdzone
w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały
z nieprzestrzegania obowiązujących przepisów, niedostatecznego nadzoru ze
strony kierownictwa jednostki oraz naruszenia procedur wewnętrznej kontroli
finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:
W zakresie ewidencji księgowej
1.
Kontrolujący stwierdzili, Ŝe zakładowy plan kont nie zawierał przyjętych
zasad klasyfikacji zdarzeń (opisu zasad funkcjonowania kont), co naruszało
art. 10 ust.1 pkt 3 lit. „a” ustawy z dnia 29 września 1994 roku
o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 roku, Dz. U. nr 152, poz. 1223 ze
zm.). Odpowiedzialność za powyŜszą nieprawidłowość ponosi Dyrektor
Muzeum w Łowiczu.
2.
Środki trwałe o wartości jednostkowej poniŜej 3.500,00 zł księgowane były
w koszty Muzeum na koncie 402 – „zuŜycie materiałów”, w momencie ich
wydania do uŜywania i podlegały tylko ewidencji ilościowej w księgach
inwentarzowych. Stwierdzono, Ŝe pomimo ujęcia w zakładowym planie kont
konta 013 – „Środki trwałe amortyzowane jednorazowo”, w okresie objętym
kontrolą (oraz w latach poprzedzających) w księgach rachunkowych (księdze
głównej i księgach pomocniczych) nie prowadzono wskazanego konta.
W związku z powyŜszym, nie prowadzono równieŜ konta 072 – „Umorzenie
jednorazowe środków trwałych”, które to konto ujęte było w zakładowym
planie kont. Odpowiedzialność za powyŜszą nieprawidłowość ponosi p.o.
Głównej Księgowej Muzeum w Łowiczu.
W zakresie realizacji dochodów
1.
W umowach najmu zawarto postanowienia o podnoszeniu stawek czynszu
corocznie o stopień inflacji, a w przypadku zaległości czynszowych naliczane
miały być odsetki umowne. Z przedłoŜonej kontrolującym dokumentacji
wynikało, Ŝe oddający w najem nie naliczał i nie egzekwował umownych
odsetek, równieŜ stawka czynszu nie była podnoszona (waloryzowana).
Odpowiedzialność za powyŜszą nieprawidłowość ponosi Dyrektor Muzeum
w Łowiczu.
W zakresie wydatków inwestycyjnych
1.
Kontrolujący sprawdzając, czy wykazane w planie inwestycji nakłady na
inwestycje i nabycie środków trwałych znajdują pokrycie w planie
działalności instytucji kultury na 2009 rok stwierdzili, Ŝe w planie inwestycji
wykazano nakłady przewyŜszające o kwotę 243.070,00 zł określoną w planie
działalności instytucji kultury kwotę przychodów finansujących planowane
nakłady na inwestycje i zakupy inwestycyjne. Kontrolujący ustalili, Ŝe
wykazana powyŜej rozbieŜność wynikała z: 1) zawyŜenia planu inwestycji
w pozycji dotyczącej zakupu komputerów o 5.000,00 zł (w planie inwestycji
wykazano kwotę 15.000,00 zł, a w planie działalności instytucji kultury
kwotę 10.000,00 zł), 2) faktu finansowania inwestycji środkami
gromadzonymi na koncie bankowym Muzeum na pokrycie równowartości
odpisów amortyzacyjnych, a pochodzącymi z dotacji otrzymanych ze
Starostwa Powiatowego w Łowiczu, oraz przychodów własnych Muzeum
w Łowiczu. Środki powyŜsze, w celu doprowadzenia do zgodności wyŜej
wymienionych planów powinny być wykazane w planie działalności instytucji
kultury np. w informacjach uzupełniających do tego planu, poniewaŜ plan
inwestycji będący integralną częścią planu działalności instytucji kultury
powinien być z nim zgodny (rozdział III ustawy z dnia 25 października
1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej - tekst
jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13 poz. 123 ze zm.). Odpowiedzialność za
powyŜsze ponosi Dyrektor Muzeum w Łowiczu.
2.
W wyniku kontroli realizacji inwestycji dotyczącej rekonstrukcji kościoła
p.w. Św. Marcina z 1758 roku, przeniesionego w 2006 roku z miejscowości
Wysokienice do Skansenu w Maurzycach – III etap, (zamówienie publiczne
udzielone w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości mniejszej niŜ
kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych – tekst jednolity
z 2010 r., Dz. U. nr 113, poz. 759 ze zm.) stwierdzono, Ŝe Muzeum przed
przystąpieniem w 2006 roku do wykonania robót budowlanych w ramach
I etapu nie wystąpiła do Starosty Łowickiego o pozwolenie na odbudowę
kościoła w Skansenie, co naruszało art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 7 lipca
1994 roku Prawo budowlane (jednolity tekst z 2006 r., Dz. U. nr 156,
poz. 111 ze zm.). Za powyŜszą nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi
były Dyrektor Muzeum w Łowiczu.
3.
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na prace budowlane
przy rekonstrukcji kościoła p.w. Św. Marcina z 1758 roku, przeniesionego
w 2006 roku z miejscowości Wysokienice do Skansenu w Marzycach –
IV etap, o wartości zamówienia mniejszej niŜ kwoty określone w przepisach
2
wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych,
stwierdzono, Ŝe w treści zawiadomień o wyborze oferty skierowanych do
wykonawców oraz w informacjach zamieszczonych na stronie internetowej
oraz w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego nie podano
nazwy (firmy), siedziby i adresu wykonawcy, który złoŜył ofertę (a nie został
wybrany), wraz ze streszczeniem oceny i porównania złoŜonych ofert, co
naruszało art. 92 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 ustawy Prawo zamówień
publicznych. Za powyŜszą nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Dyrektor
Muzeum w Łowiczu.
4.
Kontrolujący ustalili, Ŝe inwestycja dotycząca przeniesienia kościoła
z Wysokienic do Skansenu w Maurzycach składała się z czterech etapów. Po
zakończeniu IV etapu prac dotyczących rekonstrukcji kościoła i dzwonnicy
wystawiono dowód zakończenia inwestycji i przyjęcia eksponatu do uŜywania
(nr 1/M/2009 z dnia 31 grudnia 2009 roku) o nazwie: „Zespół sakralny:
kościół p.w. Św. Marcina z 1758 roku przeniesiony w 2006 roku wraz
z dzwonnicą z 1774 roku przeniesioną w 2009 roku do Skansenu w
Maurzycach (wraz z wyposaŜeniem)” o wartości 918.287,68 zł. Kontrolujący
stwierdzili, Ŝe nie wszystkie koszty związane z translokacją kościoła
ewidencjonowane były na koncie 080 – „środki trwałe w budowie”, poniewaŜ
z dokonanego przez jednostkę rozliczenia księgowego kosztów badanego
zadania inwestycyjnego wynikało, Ŝe na wykonanie zadania w III etapie
wydatkowano ogółem 226.817,18 zł. Na wskazaną wartość składało się
wyłącznie wynagrodzenie za prace budowlane przy rekonstrukcji kościoła,
wynikające z zawartej umowy z wykonawcą wyłonionym w drodze przetargu,
tj. Zakładem Projektowo – Wykonawczym „BUDOWA” w Łowiczu. Kwota
wynikająca z rozliczenia nie obejmowała innych kosztów poniesionych na
realizację powyŜszego zadania (etap III), jak np. kosztów poniesionych za
nadzór inwestorski, które zostały zaewidencjonowane na koncie zespołu
czwartego „Koszty wg rodzajów”, tj. na koncie 407 – „umowy o dzieło”,
zamiast na koncie 080. W wyniku kontroli ustalono, Ŝe na koncie 080 nie
ujęto takŜe następujących kosztów (zaewidencjonowanych na kontach
zespołu czwartego): opłaty za akty notarialne w kwotach: 719,80 zł
i 209,84 zł; zapłata za ocenę poprawności wykonania prac przy przenoszeniu
kościoła w I etapie w kwocie 600,00 zł; wynagrodzenie za nadzór budowlany
nad montaŜem konstrukcji drewnianej kościoła w II etapie w kwocie
600,00 zł; zapłata za nadzór budowlany nad wykonaniem robót budowlanych
przy rekonstrukcji kościoła w III etapie w kwocie 600,00 zł; wynagrodzenie
za sporządzenie kosztorysu inwestorskiego prac w IV etapie w kwocie
244,00 zł. W związku z powyŜszym wartość eksponatu – kościoła
przeniesionego z Wysokienic do Skansenu w Maurzycach, ze względu na jej
zaniŜenie, naleŜało zwiększyć o kwotę 2.973,64 zł. Zgodnie z art. 28 ust. 8
ustawy o rachunkowości - koszt wytworzenia środków trwałych powinien
obejmować ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy,
montaŜu. Za powyŜszą nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi p.o.
głównej księgowej Muzeum w Łowiczu.
W zakresie ewidencji dóbr kultury – konto 016
Stwierdzono przypadek wpisania muzealiów do księgi inwentarzowej po upływie 60
dni od dnia objęcia ich w posiadanie. Niedotrzymanie terminu wpisu do księgi
inwentarzowej, po udokumentowaniu objęcia muzealia w posiadanie, naruszało
§ 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 roku w sprawie
zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (Dz. U. nr 202,
3
poz. 2073). Za powyŜszą nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Dyrektor
Muzeum w Łowiczu.
Informując o powyŜszych nieprawidłowościach proszę Panią Dyrektor o podjęcie
działań mających na celu ich wyeliminowanie oraz zapobieŜenie występowaniu
w przyszłości. W związku z powyŜszym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski
pokontrolne:
1.
Uzupełnić zakładowy plan kont o opis przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń
(opis kont), zgodnie z art. 10 ust.1 pkt 3 lit. „a” ustawy z dnia 29 września
1994 roku o rachunkowości.
2.
Zapewnić prawidłowe prowadzenie ewidencji księgowej na kontach 013 i
072, zgodnie z postanowieniami zakładowego planu kont.
3.
Zapewnić przestrzeganie postanowień zawartych w umowach najmu w zakresie naliczania i egzekwowania umownych odsetek za nieterminowe
płatności czynszu oraz w zakresie waloryzacji wysokości stawki czynszu.
4.
Zapewnić wewnętrzną zgodność planu działalności kultury i stanowiącego
jego część planu inwestycji.
5.
Zapewnić przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo
budowlane, a zwłaszcza przepisów rozdziału 4 określających postępowanie
poprzedzające rozpoczęcie robót budowlanych, w tym art. 28 odnośnie
obowiązku uzyskania pozwolenia na budowę.
6.
Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia
29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
7.
Dokonać stosownych księgowań korygujących, w celu ustalenia prawidłowej
wartości ewidencyjnej eksponatu o nazwie: „Zespół sakralny: kościół p.w.
Św. Marcina z 1758 roku, przeniesiony w 2006 roku wraz z dzwonnicą
z 1774 roku przeniesioną w 2009 roku do Skansenu w Maurzycach (wraz z
wyposaŜeniem)”. Przestrzegać art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości
zgodnie z którym - koszt wytworzenia środków trwałych powinien
obejmować ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy,
montaŜu.
8.
Przestrzegać terminu wpisu muzealium do księgi inwentarzowej, określonego
w § 4 ust. 3 rozporządzenia z dnia 30 sierpnia 2004 roku Ministra Kultury
w sprawie zakresu, form i sposoby ewidencjonowania zabytków w muzeach.
4
Podając powyŜsze do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia
7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Panią
Dyrektor o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub
przyczynach ich nie wykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego
wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, Ŝe stosownie do art. 9 ust. 4 ww. ustawy, do wniosków
zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeŜeń
do Kolegium Izby.
ZastrzeŜenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od
otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą
zgłoszenia zastrzeŜenia moŜe być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną
jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyŜej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia
zastrzeŜeń, w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeŜeniem.
Do wiadomości:
Starosta Łowicki
5