Inowrocław, 13.01 2017 r. ZAPYTANIE O OFERTĘ

Inowrocław, 13.01 2017 r.
ZAPYTANIE O OFERTĘ
w trybie konkursu ofert
na dzierżawę 2 lokomotyw elektrycznych dla potrzeb CIECH Cargo Sp. z o.o. w
Inowrocławiu
(„Zapytanie”)
1. Informacje wstępne
1.1.
Zamawiający:
CIECH Cargo Sp. z o.o.
ul. Fabryczna 4
88-101 Inowrocław
wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w
Bydgoszczy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
REGON: 09253689
NIP: 556-23-45-497
KRS: 0000065799
Kapitał zakładowy: 27 652 500,00 PLN wpłacony w całości
1.2.
Informacje ogólne:
1.2.1. Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym Zapytaniu oraz udostępniane
Oferentom w trakcie postępowania, przekazywane są wyłącznie w celu
przygotowania oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w
inny sposób, ani udostępniane osobom nie uczestniczącym w postępowaniu.
1.2.2. Wszystkie koszty związane z udziałem w postępowaniu, w tym koszty związane
ze sporządzeniem i przedłożeniem oferty ponosi Oferent, niezależnie od wyniku
postępowania.
1.2.3. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może, w każdym czasie przed
upływem terminu składania ofert, zmodyfikować treść Zapytania. Dokonaną w
ten sposób modyfikację Zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim
Oferentom. W przypadku, gdy zmiana powodować będzie konieczność
modyfikacji oferty, Zamawiający przedłuży termin składania ofert z
uwzględnieniem czasu niezbędnego do wprowadzenia w ofertach zmian
wynikających z modyfikacji treści Zapytania.
1.2.4. Postępowanie może zostać odwołane lub unieważnione przez Zamawiającego
na każdym jego etapie, bez podania przyczyn takiego unieważnienia i nie daje
ono podstaw do występowania z jakimikolwiek roszczeniami w stosunku do
Zamawiającego.
1.2.5. Zamawiający może wykluczyć Oferenta z udziału w postępowaniu w
szczególności w przypadku, w którym Oferent umyślnie złożył nieprawdziwe
informacje.
1.2.6. Zamawiający może odrzucić złożoną przez Oferenta Ofertę, w szczególności,
gdy Ofertę złożono po terminie lub Oferta nie spełnia wymagań określonych w
niniejszym Zapytaniu.
1.2.7. Zarówno w przypadku wykluczenia Oferenta, jak i odrzucenia jego Oferty,
Zamawiający nie jest zobowiązany do składania wyjaśnień, a Oferentowi nie
przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego.
Strona 1 z 5
1.2.8. Pytania ze strony Oferenta, dotyczące uszczegółowienia Zapytania, mogą być
przedstawiane Zamawiającemu poprzez platformę LoginTrade w terminie do 2
dni roboczych przed terminem złożenia oferty. Odpowiedzi na dodatkowe
pytania Zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim Oferentom.
1.2.9. Oferta winna być złożona w języku polskim.
1.2.10. Osoby ze strony Zamawiającego uprawnione do kontaktowania się z
Oferentami:
Strona formalna:
Ewa Czuper – Koordynator ds. zakupów strategicznych
tel. 669 600 026, e-mail: [email protected]
Strona techniczna
Andrzej Mocek
- Menedżer dział techniczny
608051517
[email protected]
tel.+48 523541391 lub
2. Przedmiot konkursu ofert:
2.1.
Przedmiotem zamówienia jest wynajem/dzierżawa 2
lokomotyw
elektrycznych na DSU wynajmującego .
2.2.
Czas trwania umowy do dnia 01.02.2017- 30.04.2017
Wymagania
techniczne:
dla lokomotywy:
 lokomotywa elektryczna o minimalnej mocy ciągłej 3000KW, zapewniona przez
parametry techniczne oraz trakcyjne lokomotywy,
 prowadzenie pociągu o masie brutto min. 3000 ton (wymagane brutto pociągu jest
warunkiem minimalnym dla parametrów toru o pochyleniu 0 ‰ i zapewnienia min.
prędkości 70 km/h),
 lokomotywa elektryczna przystosowana do jazdy na terytorium RP posiadająca
stosowne dopuszczenia (zezwolenie na dopuszczenie do eksploatacji wg TSI /
świadectwo typu) oraz zatwierdzoną Dokumentację Systemu Utrzymania na teren
RP
 Lokomotywa elektryczna charakteryzująca się naciskiem na oś do 20 ton.

2.3.
zasady utrzymania technicznego:
opcja „full service: po stronie CIECH Cargo Sp. z o.o. uzupełnianie/wymiana
materiałów eksploatacyjnych (jak np. piasek, płyn do spryskiwaczy), po stronie
Wynajmującego wykonywanie pozostałych poziomów i czynności utrzymania.
Zamawiający przewiduje wynajem/dzierżawę dwóch lokomotyw
Kryteria formalne i ogólne, które bezwzględnie musi spełnić każdy
oferentów.
z
Miesięczny limit km 15 000 rozliczany w stosunku miesięcznym
Osoba do kontaktu sprawująca nadzór nad ofertą.
Termin ważności oferty do 20.02.2017r.
Skan podpisanego Oświadczenia Oferenta
Deklaracja dostarczenia w terminie 5 dni poprzedzających dostawę lokomotyw
następującej dokumentacji : instrukcja obsługi, DTR, DSU, potwierdzona kopia
świadectwa dopuszczenia do eksploatacji typu pojazdu kolejowego.
6. Przeprowadzenie niezbędnego szkolenia personelu obsługi i utrzymania po stronie
Wynajmującego.
1.
2.
3.
4.
5.
Strona 2 z 5
A. "Część handlowa" oferty musi zawierać:
1. Dobowa stawka czynszu wynajmu/dzierżawy.
2. Sposób rozliczenia.
3. Deklaracja niezmienności cen w trakcie realizacji przedmiotu usługi.
4. Przedstawienie oferty w dwóch wersjach:
a) z pełnym ubezpieczeniem casco taboru, umowa zawarta przez Wynajmującego z
możliwością dopisania Zamawiającego do umowy ubezpieczenia jako stronę
ubezpieczoną oraz zapis zrzeczenia się regresu przez ubezpieczyciela wobec
Zamawiającego.
b) wersja bez ubezpieczenia po stronie Wynajmującego ,ubezpieczenie po stronie
Zamawiającego dla wartości lokomotywy podanej przez Wynajmującego.
c) udostępnienie zawartej polisy ubezpieczeniowej lub innego dokumentu
potwierdzającego zawarcie umowy ubezpieczenia, która będzie stanowić załącznik do
umowy.
5. Określenie systemu ubezpieczenia lokomotywy: w jakim zakresie przedmiot dzierżawy
będzie ubezpieczony przez Wynajmującego (przedstawienie klauzul ubezpieczenia
dotyczących eksploatacji lokomotywy / Najemcy) oraz jakie obowiązki w tym zakresie
będą wymagane w okresie wynajmu względem CIECH Cargo Sp. z o.o.
6. Określenie limitu czasu w jakim CIECH Cargo Sp. z o.o. będzie zobowiązany do
uiszczania czynszu dzierżawnego w przypadkach braku możliwości korzystania z
lokomotywy w następujących przypadkach:
a) niesprawności lokomotywy z przyczyn technicznych leżących po stronie
wynajmującego,
b) wyłączenia lokomotywy w przypadkach innych (w tym wypadków/zdarzeń
kolejowych) niż w powyższym pkt. 6a) z wyłączeniem przypadków dla których
odpowiedzialność jest po stronie CIECH Cargo Sp. z o.o.
7. Potwierdzenie możliwych terminów dostaw lokomotyw do dzierżawy oraz ewentualne
określenie opcji lokomotyw zastępczych (opcja dla maksymalnie 3 miesięcy dzierżawy
– w uwzględnieniu wymaganego obowiązku pokrycia kosztów podmiany lokomotyw
zastępczych przez Wynajmującego).
B. "Część techniczna" oferty musi zawierać:
1. Określenie/propozycję podmiotów, które będą występować dla lokomotyw w roli
podmiotu ECM i dysponenta.
2. Opis organizacji współpracy związanej z eksploatacją podczas okresu dzierżawy
obejmujący : obowiązki i zakres raportowania danych związanych z eksploatacją,
dostępność dla Najemcy „hot line”, itp.
3. Opis i charakterystyka cyklu przeglądowo-naprawczego.
4. Opis techniczny i charakterystyka możliwości trakcyjnych lokomotywy.
5. Określenie oferowanej dyspozycyjności dla wydzierżawianych lokomotyw.
6. Określenie maksymalnych terminów dla przywrócenia sprawności lokomotywy w
przypadkach jej usterek/awarii (dla przyczyn leżących po stronie lokomotywy) oraz
propozycja kar za przekroczenie tych terminów.
7. Określenie maksymalnych terminów odpłatnych (koszt po stronie Najemcy) dostaw
części dla przypadków napraw lokomotyw, których konieczność wykonania nie była
spowodowana niewłaściwą jakością lokomotywy.
8. Określenie miejsca przekazania lokomotyw (preferowane lokalizacje – Inowrocław i
Górny Śląsk ).
Zastrzeżenia zapraszającego do składania ofert:
1. CIECH Cargo Sp. z o. o. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru
podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części
Strona 3 z 5
2.
3.
4.
5.
6.
7.
lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż jednym
dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować
całość lub część zakresu złożonej odpowiedzi na zapytanie ofertowe.
CIECH Cargo Sp. z o. o. zastrzega sobie prawo do odwołania zamknięcia procesu
wyboru dostawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie
przysługują żadne roszczenia wobec zapraszającego.
Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c.
Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty i nie
przysługuje mu prawo do zwrotu tych kosztów.
Wyboru oferenta wg przedstawionych kryteriów oceny.
Dokonania korekt i uściśleń zakresu w trakcie analizy ofert, proszenia o ewentualną
jego aktualizację.
Przeprowadzenie dodatkowych negocjacji cen.
3. Termin realizacji:
3.1.
Zamawiający oczekuje realizacji dostawy 2 lokomotyw do dnia 01.02.2017r.
4. Wymagania zamawiającego dotyczące lokomotyw.
4.1.
Lokomotywy w momencie dostawy powinny być sprawne technicznie i gotowe
go eksploatacji.
4.2.
Razem z lokomotywami, dostawca powinien dostarczyć następującą
dokumentację:
a) świadectwo dopuszczenia do eksploatacji typu pojazdu kolejowego i dokument
potwierdzający zgodność wagonu z tymże świadectwem,
b) świadectwo sprawności technicznej,
c) dokumentację techniczno-ruchową (DTR), instrukcję obsługi i warunki techniczne
wytwarzania i odbioru (WTWiO),
d) zaświadczanie o wpisie lokomotyw do krajowego rejestru pojazdów kolejowych, ze
wskazaniem podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie,
e) zatwierdzoną przez Prezes UTK Dokumentację Systemu Utrzymania,
5.
Przebieg i harmonogram postępowania
5.1.
Termin składania ofert wskazany został w punkcie 8 Zapytania.
5.2.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość poproszenia Oferentów o dodatkowe
informacje, wyjaśnienia, spotkania, prezentacje, itp. na każdym etapie postępowania.
6. Warunki udziału w postępowaniu
Wykaz niezbędnych dokumentów, które Oferent winien przedłożyć Zamawiającemu,
określony został w punkcie 9 Zapytania.
7. Wybór Wykonawcy
Zamawiający wybierze Wykonawcę, który spełni wymagania Zamawiającego oraz którego
oferta uznana zostanie za najkorzystniejszą.
Strona 4 z 5
8. Termin, miejsce i sposób złożenia oferty
8.1.
Oferty należy przesłać poprzez Platformę LOGINTRADE oznaczoną nr sprawy
Z65/89543 w terminie: do godziny 15.00 dnia 17.01.2017 r.
8.2.
Proszę o przesłanie ofert w 2 osobnych plikach zgodnie z podziałem poniżej:
8.2.1. Oferta techniczna odnosząca się do zakresu zapytania – nie należy dołączać
cen
8.2.2. Oferta handlowa – Oferent powinien w ofercie zawrzeć cenę netto za wynajem
lokomotywy Oprócz ceny, oferent powinien w ofercie takie informacje jak:
a) termin płatności,
b) przewidywany czas dostawy całości zamówienia w dniach,
c) okres gwarancji w miesiącach,
9. Sposób przygotowania i zawartość oferty
9.1.
Oferta powinna być wyrażona w polskich złotych. Zamawiający dopuszcza
możliwość złożenia oferty w EUR. Dla celów porównania ofert, wartość EUR zostanie
przeliczona na PLN wg kursu średniego NBP z dnia otwarcia ofert.
9.2.
Oferent musi ustalić i uwzględnić wszystkie koszty i opłaty związane z
charakterem prac, wynikające z lokalnych warunków i ograniczeń oraz uwzględnić
wszystkie inne czynniki mogące wpłynąć na koszty kontraktu.
9.3.
Wymaga się, aby wszystkie strony oferty były ponumerowane i podpisane przez
osobę uprawnioną do składania oświadczeń w imieniu Oferenta, a całość połączona i
opatrzona datą złożenia oferty.
9.4.
Wymaga się, by oferta była przygotowana na formularzu stanowiącym
Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania oraz złożona wraz z wymaganymi
dokumentami w formie elektronicznej, w jednym pliku zawierającym spis treści, w
formacie Microsoft Office bądź PDF.
9.5.
W przypadku, jeśli oferta jest podpisywana przez osoby, które nie są wskazane
w aktualnym odpisie KRS jako upoważnione do reprezentacji Oferenta, wymagane jest
załączenie do oferty upoważnienia dla osób podpisujących ofertę udzielonego przez
osoby wskazane w aktualnym odpisie KRS do reprezentacji Oferenta.
9.6.
Oferent powinien złożyć według poniższej kolejności następujące dokumenty:
9.6.1. Ofertę na druku stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania.
9.6.2. Listę i opis referencji (co najmniej dwie) wraz z dokumentami potwierdzającymi
prawidłowe wykonanie usług w podobnym zakresie (ewentualnie listy
referencyjne).
Załączniki:
1. Formularz ofertowy
2. Oświdaczenie
Strona 5 z 5