REGULAMIN ORGANIZACYJNY zakładu budżetowego pn

2
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
zakładu budżetowego
pn. Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych
w Szczecinie
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1. Regulamin Organizacyjny Zarządu Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie,
zwany dalej „regulaminem”, określa:
1) zasady kierowania Zarządem Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie,
2) podział czynności i odpowiedzialność zatrudnionych osób,
3) strukturę organizacyjną Zarządu Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie,
4) zakres działania komórek organizacyjnych,
5) tryb pracy Zarządu Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie.
§ 2. Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie działa na podstawie:
1) uchwały Nr XXVIII/365/96 Rady Miasta Szczecina z dnia 9 grudnia 1996 r. sprawie likwidacji
zakładów budżetowych pod nazwą Administracja Budynków Komunalnych od nr 1 do nr 15 i
powołania sześciu zakładów budżetowych pod nazwą Zarząd Budynków i Lokali
Komunalnych,
2) uchwały Nr XXXVI/449/97 Rady Miasta Szczecina z dnia 30 czerwca 1997r. zmieniającej
uchwałę w sprawie likwidacji zakładów budżetowych pod nazwą Administracja Budynków
Komunalnych od nr 1 do nr 15 i powołania zakładów budżetowych pod nazwą Zarząd
Budynków i Lokali Komunalnych,
3) uchwały Nr XXVIII/718/2000 Rady Miasta Szczecina z dnia 25 września 2000 r. w sprawie:
- likwidacji Zarządów i Budynków i Lokali Komunalnych – komunalnych zakładów
budżetowych pn. ZBiLK Centrum Pomorzany, ZBiLK Centrum Warszewo, ZBiLK Centrum
Pogodno, ZBiLK Nad Odrą,
- zmiany Uchwały Nr XXVIII/365/96 Rady Miasta Szczecina z dnia 9 grudnia 1996 r. w
sprawie likwidacji zakładów budżetowych pod nazwą Administracja
Budynków
Komunalnych od nr 1 do nr 15 i powołania sześciu zakładów budżetowych pod nazwą
Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych oraz
- powierzenia zarządzania nieruchomościami wchodzącymi w skład gminnego zasobu
nieruchomości Miasta - z wyłączeniem niezabudowanych nieruchomości gruntowych zarządcom albo przedsiębiorcom zatrudniających takich zarządców,
4) uchwały Nr XLIX/1040/02 Rady Miasta Szczecina z dnia 25 lutego 2002 r. zmieniającej
uchwałę Rady Miasta Szczecina Nr XXVIII/365/96 z dnia 9 grudnia 1996 r. w sprawie
likwidacji zakładów budżetowych pod nazwą Administracja Budynków Komunalnych od nr 1
do nr 15 i powołania sześciu zakładów budżetowych pod nazwą Zarząd Budynków i Lokali
Komunalnych,
5) uchwały Nr XII/244/03 Rady Miasta Szczecina z dnia 24 listopada 2003 r. zmieniającej
uchwałę Rady Miasta Szczecina Nr XXVIII/365/96 z dnia 9 grudnia 1996 r. w sprawie
likwidacji zakładów budżetowych pod nazwą Administracja Budynków Komunalnych od nr 1
do nr 15 i powołania sześciu zakładów budżetowych pod nazwą Zarząd Budynków i Lokali
Komunalnych,
3
6) uchwały Nr XLVII/908/05 Rady Miasta Szczecina z dnia 12 grudnia 2005 r. zmieniającej
uchwałę w sprawie polityki mieszkaniowej Miasta Szczecina oraz zmieniającej uchwałę w
sprawie przyjęcia Strategii Rozwoju Szczecina i uchwałę w sprawie likwidacji zakładów
budżetowych pod nazwą Administracja Budynków Komunalnych od nr 1 do nr 15 i powołania
sześciu zakładów budżetowych pod nazwą Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych,
7) uchwały Nr VIII/263/07 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 kwietnia 2007 r. zmieniającej
uchwałę w sprawie likwidacji zakładów budżetowych pod nazwą Administracja Budynków
Komunalnych od nr 1 do nr 15 i powołania sześciu zakładów budżetowych pod nazwą Zarząd
Budynków i Lokali Komunalnych,
8) ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591 z
późn. zm.),
9) ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r., Nr 249, poz.2104 z
późn. zm.),
10) niniejszego regulaminu.
§ 3. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:
1) Mieście – należy przez to rozumieć Gminę Miasto Szczecin,
2) Urzędzie Miasta - należy przez to rozumieć Urząd Miasta Szczecin,
3) statucie - należy przez to rozumieć statut Zarządu Budynków i Lokali Komunalnych w
Szczecinie będący załącznikiem do uchwały wymienionej w § 2 niniejszego regulaminu,
3) ZBiLK – należy przez to rozumieć zakład budżetowy pn. Zarząd Budynków i Lokali
Komunalnych w Szczecinie,
4) Dyrektorze– należy przez to rozumieć Dyrektora ZBiLK,
5) działach – należy przez to rozumieć podstawowe, samodzielne komórki organizacyjne o tej
nazwie,
7) Zespole ds. zarządzania rejonem – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną,
stanowiącą wyodrębniony zespół pracowników, realizującą zadania polegające na administrowaniu
wydzielonej terytorialnie części zasobu komunalnego zarządzanego przez ZBiLK, zwanym dalej
Rejonem,
8) Koordynatorze rejonu – należy przez to rozumieć pracownika kierującego pracą Rejonu,
10) stanowisku pracy – należy przez to rozumieć samodzielne stanowisko pracy, jedno lub
wieloosobowe, realizujące grupę zadań i podporządkowane dyrektorowi, zastępcy dyrektora lub
kierownikowi działu,
11) komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć dział, Zespół ds. zarządzania rejonem lub
stanowisko pracy,
11) WGN – należy przez to rozumieć Wydział Gospodarki Nieruchomościami Urzędu Miasta
Szczecin,
12) STBS – należy przez to rozumieć Szczecińskie Towarzystwo Budownictwa Społecznego sp. z
o.o. w Szczecinie,
13) TBS „Prawobrzeże” – należy przez to rozumieć Towarzystwo Budownictwa
Społecznego„Prawobrzeże” sp. z o.o. w Szczecinie,
14) SCR – należy przez to rozumieć Szczecińskie Centrum Renowacyjne sp. z o.o. w Szczecinie.
Rozdział 2
Zasady funkcjonowania
§ 4. ZBiLK jest jednostką organizacyjną Gminy Miasto Szczecin, działającą w formie zakładu
budżetowego, nadzorowaną przez Prezydenta Miasta Szczecin przy pomocy właściwego Zastępcy
Prezydenta oraz Wydziału Gospodarki Nieruchomościami.
§ 5. 1. Przedmiotem działalności ZBiLK jest:
4
1) zarządzanie nieruchomościami wchodzącymi w skład zasobu mieszkaniowego Gminy Miasto
Szczecin oraz komunalnymi lokalami użytkowymi i garażami,
2) zarządzanie zasobem mieszkaniowym, lokalami użytkowymi oraz garażami stanowiącymi
nieruchomości Skarbu Państwa, którymi gospodaruje Prezydent wykonujący zadania starosty,
3) zarządzanie nieruchomościami bezpośrednio przylegającymi do nieruchomości, o których
mowa w pkt 1 i 2, jeżeli są one niezbędne do ich prawidłowego i racjonalnego funkcjonowania,
4) pełnienie roli inwestora zastępczego dla powierzonych zakładowi budżetowemu inwestycji
finansowanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin dotyczących komunalnego budownictwa
mieszkaniowego,
5) reprezentowanie interesów Gminy Miasto Szczecin:
a) z tytułu eksploatacji lokali, do których Gmina Miasto Szczecin posiada spółdzielcze
własnościowe prawo do lokalu lub użytkowanie,
b) w przypadku podpisywania przez Gminę Miasto Szczecin umów najmu lokali
mieszkalnych z osobami trzecimi.
2. Zarządzanie zasobami nieruchomości, o których mowa w ust. 1, polega na wykonywaniu
funkcji właścicielskich, z wyłączeniem zbywania nieruchomości oraz obciążania ograniczonymi
prawami rzeczowymi, a w szczególności na:
1) prowadzeniu ewidencji całości zasobów komunalnych,
2) prowadzeniu nadzoru nad stanem technicznym oraz prawidłowością eksploatacji budynków,
budowli i lokali, którymi zarządza ZBiLK,
3) ustalaniu potrzeb w zakresie rozbiórek i remontów budynków, budowli
i lokali, którymi zarządza ZBiLK,
4) prowadzeniu, nadzorowaniu i finansowaniu rozbiórek, remontów budynków, budowli
i lokali, którymi zarządza ZBiLK,
5) prowadzeniu spraw związanych z regulowaniem stanów prawnych nieruchomości, którymi
zarządza ZBiLK,
6) współpracy z właściwymi przedmiotowo wydziałami Urzędu Miasta w zakresie gospodarki
lokalami mieszkalnymi i użytkowymi, w zakresie zarządzania kryzysowego, spraw obronnych
i obrony cywilnej oraz w zakresie organizacji i przeprowadzania referendów i wyborów do
organów ogólnokrajowych i samorządowych,
7) administrowaniu i utrzymywaniu w należytym stanie nieruchomości z zasobów nie
posiadających
administratora,
w
tym
gruntów
przyległych
do
budynków,
a w szczególności utrzymywanie czystości i zieleni, naprawa niewydzielonych dróg
dojazdowych i nawierzchni,
8) reprezentowaniu Gminy Miasto Szczecin oraz Prezydenta wykonującego zadania starosty we
wspólnotach mieszkaniowych,
9) zawieraniu umów na korzystanie z budynków, budowli i lokali, którymi zarządza ZBiLK,
10) zawieraniu umów na korzystanie z nieruchomości na zasadach określonych z właściwymi
wydziałami Urzędu Miasta Szczecin,
11) prowadzeniu nadzoru nad realizacją zawartych umów w zakresie wynikającym ze statutu,
12) udziale w postępowaniach mających na celu zapoznanie się z przebiegiem granic gruntów
przyległych do nieruchomości, którymi zarządza ZBiLK,
13) przyjmowaniu i rozpatrywaniu wniosków o przydział lokalu mieszkalnego,
14) zawieraniu umów najmu, w tym umów o przeprowadzenie prac remontowych w przypadku
lokali mieszkalnych oddawanych za remont,
15) prowadzeniu spraw z tytułu wykwaterowania i zabezpieczenia mieszkalnych lokali
zamiennych,
16) prowadzeniu całości spraw związanych z zapewnieniem lokali socjalnych, w tym wskazywaniu
lokali socjalnych w celu wykonywania wyroków eksmisyjnych oraz prowadzeniu postępowań
sądowych, w których Gmina Miasto Szczecin wzywana jest do wstąpienia do procesu w
charakterze interwenienta ubocznego,
17) prowadzeniu całości spraw związanych z realizacją roszczeń o zapłatę odszkodowania za
niedostarczenie lokalu socjalnego, do którego uprawnienie orzeczono w wyroku sądowym, w
tym postępowań sądowych,
5
18) zapewnieniu pomieszczeń tymczasowych w celu realizacji wyroków eksmisyjnych,
19) przygotowywaniu i kierowaniu spraw do rozpatrzenia przez Społeczną Komisję Mieszkaniową,
20) prowadzeniu spraw związanych z zamianą międzylokatorską, w tym zamianą mieszkań na
lokale stanowiące własność innych podmiotów niż Gmina Miasto Szczecin,
21) rozpatrywaniu wniosków o potwierdzenie uprawnień do przebywania w lokalu mieszkalnym,
22) prowadzeniu ewidencji komunalnego zasobu mieszkaniowego w zakresie aktualizacji stanów
prawnych lokali i ich obciążeń,
23) regulacji stanów prawnych lokali mieszkalnych w zakresie:
a) podnajmowania, oddawania w używanie części lub całości lokali mieszkalnych,
b) legalizacji pobytu w lokalu opuszczonym przez najemcę lub w którego najem nie wstąpiły
osoby uprawnione po zgonie najemcy,
c) wstępowania w najem po zgonie najemcy,
d) inicjowania wypowiadania umów najmu w związku z wynajmem, podnajmem lub
oddawaniem w używanie w całości lub części lokalu mieszkalnego bez zgody
wynajmującego, z powodu niezamieszkiwania najemcy przez okres dłuższy niż 12
miesięcy, osobom, którym przysługuje tytuł prawny do innego lokalu mieszkalnego oraz
osobom, które wykraczają w sposób rażący lub uporczywy przeciwko porządkowi
domowemu lub używają lokalu w sposób sprzeczny z umową,
e) powiększania przedmiotu najmu (tzw. rozgęszczenia),
24) prowadzeniu całości spraw dotyczących lokali mieszkalnych i użytkowych związanych z
regulacją zaległości czynszowych (umorzenia, ugody, raty) za wyjątkiem spraw zastrzeżonych
do decyzji Prezydenta na podstawie odrębnych przepisów,
25) rozpatrywaniu wniosków o wyrażenie zgody na dokonanie adaptacji (rozbudowy, zabudowy,
przebudowy) w budynkach stanowiących wyłączną własność Gminy Miasto Szczecin,
26) prowadzeniu całości spraw związanych z najmem lokali użytkowych, garaży oraz dzierżawą
terenu pod garaże (zawieranie umów, przywracanie tytułu prawnego, przeprowadzanie
przetargów itp.), za wyjątkiem określania warunków przetargowych,
27) przekwalifikowywaniu lokali użytkowych na lokale mieszkalne oraz lokali mieszkalnych na
użytkowe,
28) współudziale w akcjach ratowniczych powstałych na skutek zdarzeń losowych,
29) wykonywaniu innych zadań związanych z zarządzaniem nieruchomościami stanowiącymi
przedmiot działalności ZBiLK.
§ 6. 1. ZBiLK kieruje Dyrektor na zasadzie jednoosobowego kierownictwa na podstawie
pełnomocnictw udzielanych przez Prezydenta Miasta Szczecin.
2. Dyrektor wykonuje swoje zadania przy pomocy:
1) Zastępcy Dyrektora ds. Zarządzania Zasobami,
2) Zastępcy Dyrektora ds. Regulacji Prawnych,
3) Głównego Księgowego.
§ 7.1. Do zadań Dyrektora należy:
1) zapewnienie sprawnego funkcjonowania ZBiLK,
2) reprezentowanie ZBiLK na zewnątrz,
3) składanie oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków obejmujących statutową działalność
ZBiLK,
3) zarządzanie zasobami ludzkimi,
4) zarządzanie majątkiem zakładu,
5) wykonywanie innych zadań określonych dla Dyrektora ZBiLK, wynikających z przepisów
prawnych lub zleconych przez Prezydenta Miasta Szczecin odrębnym upoważnieniem.
2. W szczególności Dyrektor:
1) zapewnia funkcjonowanie i ciągłość pracy ZBiLK, warunki jego działania oraz organizację
pracy, a w tym:
a) sprawuje ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem zadań przez poszczególne
komórki organizacyjne (stanowiska pracy) ZBiLK,
6
b) ustala Regulamin Pracy, Regulamin Wynagradzania oraz Regulamin Zakładowego
Funduszu Świadczeń Socjalnych.
c) nadzoruje terminowe przygotowanie projektu budżetu i planu finansowego,
d) uzyskuje - poprzez kontrolę finansową, audyt wewnętrzny oraz kontrolę wewnętrzną obiektywną i niezależną ocenę funkcjonowania ZBiLK,
e) podejmuje, na podstawie sprawozdań z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, działania
mające na celu usunięcie uchybień oraz usprawnienie funkcjonowania zakładu,
f) zapewnia warunki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochronę przeciwpożarową
w ZBiLK,
g) zapewnia przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz ochronie danych
osobowych,
2) podejmuje decyzje dotyczące wydatkowania środków z budżetu ZBiLK,
3) zleca usługi i zakupy dla ZBiLK,
4) gospodaruje mieniem ZBiLK, zapewnia prowadzenie ewidencji majątku ZBiLK oraz
podejmuje decyzję w sprawach likwidacji majątku zakładu, którego jednostkowa wartość nie
przekracza 3 000 zł (słownie: trzy tysiące złotych),
5) podejmuje decyzje dotyczące gospodarki lokalami ZBiLK,
6) realizuje politykę personalną w zakładzie,
7) współpracuje wg kompetencji z wydziałami Urzędu Miasta,
8) aprobuje materiały merytoryczne i sprawozdawczo – informacyjne sporządzane na potrzeby
Miasta.
§ 8. Do wyłącznej kompetencji Dyrektora zastrzega się podejmowanie decyzji w sprawach
zastrzeżonych w udzielonych przez Prezydenta Miasta Szczecin upoważnieniach do jego
wyłącznej kompetencji.
§ 9.1. Dyrektor może udzielać upoważnień swoim zastępcom, Głównemu Księgowemu,
pracownikom, adwokatom lub radcom prawnym w zakresie ustalonym upoważnieniami
Prezydenta Miasta Szczecin.
2. Zastępca Dyrektora ds. Regulacji Prawnych zastępuje Dyrektora w czasie jego nieobecności
z wyłączeniem uprawnień zastrzeżonych dla Dyrektora.
3. Główny księgowy zastępuje Dyrektora w czasie jego nieobecności, przy jednoczesnej
nieobecności Zastępcy Dyrektora ds. Regulacji Prawnych, z wyłączeniem uprawnień
zastrzeżonych dla Dyrektora.
§ 10. 1. Wprowadza się następujący podział zadań i obowiązków pomiędzy Dyrektorem a jego
zastępcami:
1) Dyrektor sprawuje bezpośredni nadzór nad Działem Nadzoru Właścicielskiego, Działem
Lokali Użytkowych, Działem Zamówień Publicznych, Działem Lokali Mieszkalnych,
Audytorem wewnętrznym oraz stanowiskiem pracy ds. kontaktów z mediami,
2) Zastępca Dyrektora ds. Regulacji Prawnych kieruje pracą Działu Zamiany Mieszkań, Działem
Windykacji Lokali Mieszkalnych, Działem Organizacyjnym oraz stanowiskiem ds.
controllingu,
3) Zastępca Dyrektora ds. Zarządzania Zasobami koordynuje pracę Rejonów za pośrednictwem
pracowników którym powierzono wykonywanie funkcji Koordynatora rejonu, kieruje pracą
Działu Technicznego oraz sprawuje nadzór nad stanowiskiem ds. obrony cywilnej.
2. Dyrektor ZBiLK może przekazać swoim zastępcom do rozpatrywania część zadań komórek
organizacyjnych bezpośrednio mu podległych.
3. Główny Księgowy bezpośrednio kieruje pracą Działu Finansowego.
§ 11. Obsługę prawną ZBiLK wykonują kancelarie adwokatów lub radców prawnych
wyłonione zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.
7
Rozdział 3
Szczegółowa organizacja ZBiLK
§ 12.1. W skład ZBiLK wchodzą następujące komórki organizacyjne, zespoły lub stanowiska
pracy oznaczone symbolami:
1) Dział Nadzoru Właścicielskiego
- DNW,
2) Dział Lokali Użytkowych
- DLU,
3) Dział Zamówień Publicznych
- DZP,
4) Dział Lokali Mieszkalnych
- DLM,
5) Dział Finansowy
- DF,
6) Dział Zamiany Mieszkań
- DZM,
7) Dział Organizacyjny
- DO,
8) Dział Techniczny
- DT,
9) Dział Windykacji Lokali Mieszkalnych
– DW,
10) Stanowisko ds. controllingu
- SC,
11) Stanowisko ds. kontaktów z mediami
- SM,
12) Audytor wewnętrzny
- SA,
13) Stanowisko ds. obrony cywilnej
- OC,
14) Zespół ds. zarządzania rejonem nr 2, 3, 4-5, 6,7-9, 8, 10, 13, 14, 15
- R-..
2. Pracownicy wykonują swoje obowiązki w siedzibie ZBiLK przy ul. Mariackiej 25 oraz w
siedzibach Rejonów.
3. Rozdziału etatów pomiędzy komórkami organizacyjnymi, w zależności od potrzeb
organizacyjnych oraz w ramach możliwości finansowych wynikających z zatwierdzonych planów
finansowych dokonuje Dyrektor.
4. Strukturę organizacyjną ZBiLK określa schemat graficzny stanowiący załącznik do
niniejszego regulaminu.
§ 13.1. Kierownicy działów kierują komórkami organizacyjnymi na zasadzie jednoosobowego
kierownictwa oraz udzielają pomocy pracownikom Rejonów w zakresie swojego działania.
2. Koordynatorzy rejonów organizują pracę oraz sprawują bieżący nadzór nad pracownikami
Rejonu w zakresie należącym do działania Rejonu, zgodnie z § 18 niniejszego regulaminu. Pełnią
oni funkcję bezpośredniego przełożonego w stosunku do pracowników zatrudnionych w zespołach
ds. zarządzania rejonami z zastrzeżeniem, że merytoryczny nadzór nad wykonywaniem
obowiązków przez pracowników rejonu pełnią również Zastępcy Dyrektora, Główny Księgowy
oraz osoby kierujące działami w ramach swojego zakresu działania z uwzględnieniem ust.1.
§ 14.1. Osoby kierujące komórkami organizacyjnymi są odpowiedzialne za:
1) prawidłowe wykonywanie zadań objętych merytorycznym zakresem działania komórki,
2) właściwą organizację pracy i funkcjonowanie komórek organizacyjnych.
2.Do podstawowych obowiązków osób kierujących komórkami organizacyjnymi należy:
1) kierowanie pracą podległych pracowników zgodnie z przepisami prawa i wytycznymi
przełożonych,
2) dokonywanie racjonalnego podziału pracy i określenie zakresu czynności pracowników,
3) sprawowanie nadzoru nad prawidłowym i terminowym załatwianiem spraw przez
pracowników,
4) inspirowanie podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników,
5) inicjowanie usprawnienia procesów pracy w nadzorowanych dziedzinach,
6) sprawdzanie pod względem merytorycznym i redakcyjnym korespondencji oraz wszelkich
innych projektów opracowywanych przez pracowników,
7) udzielanie podległym pracownikom niezbędnej pomocy i instruktażu w zakresie
wykonywanych przez nich zadań i obowiązków,
8) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem przez pracowników porządku i dyscypliny pracy,
przepisów i zasad BHP, przepisów o ochronie informacji niejawnych, o ochronie danych
osobowych, a także przepisów o dostępie do informacji publicznej,
8
9) informowanie przełożonych o stanie realizacji zadań oraz o potrzebach związanych z
funkcjonowaniem komórki organizacyjnej,
10) osobiste opracowywanie spraw zleconych przez przełożonych.
§ 15.1. W razie nieobecności osoby kierującej komórką organizacyjną zastępstwo obejmuje
wyznaczony przez niego pracownik.
2. Zakres zastępstwa obejmuje całość spraw powierzonych do prowadzenia z wyjątkiem zadań
powierzonych do osobistego wykonania przez osobę powierzającą zastępstwo.
§ 16. 1. Stanowisko Audytora wewnętrznego podlega bezpośrednio Dyrektorowi, który
zapewnia Audytorowi wewnętrznemu organizacyjną odrębność wykonywania przez niego zadań
określonych w przepisach o finansach publicznych.
2. Sprawy dotyczące kadr, bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie merytorycznym podlegają
bezpośrednio Dyrektorowi.
Rozdział 4
Zakresy działania komórek organizacyjnych ZBiLK
§ 17. Do wspólnych zadań wszystkich komórek organizacyjnych oraz stanowisk pracy należy:
1) inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć w celu zapewnienia prawidłowej i terminowej
realizacji zadań zakładu,
2) programowanie i planowanie podstawowych zadań należących do komórki
organizacyjnej(stanowiska pracy),
3) wykonywanie zadań związanych z planowaniem i realizacją budżetu ZBiLK w części
dotyczącej danej komórki organizacyjnej, a w szczególności przygotowywanie materiałów
niezbędnych do opracowania jego projektu,
4) opracowywanie dla potrzeb przełożonych oraz właściwych organów okresowych ocen, analiz,
sprawozdań, bilansów, prognoz i innych materiałów w sprawach prowadzonych przez komórkę
organizacyjną (stanowisko pracy),
5) opracowywanie projektów zarządzeń wydawanych przez Dyrektora,
6) współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi (stanowiskami pracy) w celu
efektywnego i terminowego wykonywania zadań należących do zakresu działania zakładu,
7) zapewnienie - w zakresie właściwości komórki (stanowiska pracy) - współdziałania z jednostką
nadzorującą, oraz jednostkami administracji rządowej i samorządowej w zakresie dotyczącym
zakresu działania ZBiLK,
8) współdziałanie z radcami prawnymi w sprawach wynikających z reprezentowania ZBiLK w
postępowaniu przed sądami oraz w stosunku do kontrahentów,
9) prowadzenie nadzoru oraz kontroli nad innymi komórkami organizacyjnym w zakresie
określonym odpowiednimi unormowaniami,
10) współdziałanie z Działem Organizacyjnym w zakresie organizowania szkolenia pracowników,
11) usprawnianie organizacji, metod i form pracy komórek organizacyjnych z uwzględnieniem
stosowania informatyki, zwłaszcza w zakresie doskonalenia obsługi interesantów,
12) udzielanie – w ścisłej współpracy ze stanowiskiem ds. kontaktów z mediami - informacji
środkom masowego przekazu o działalności ZBiLK,
13) współdziałanie z właściwą jednostkę organizacyjną Urzędu Miasta w sprawach dotyczących:
a) zapobiegania zagrożeniu życia, zdrowia lub mienia oraz zagrożeniom środowiska,
bezpieczeństwa państwa i utrzymania porządku publicznego, ochrony praw obywatelskich, a
także zapobiegania klęskom żywiołowym i innym nadzwyczajnym zagrożeniom oraz
zwalczania i usuwania ich skutków - w zakresie należącym do właściwości wydziału,
b) wykonywania zadań z zakresu obrony cywilnej,
14) ochrona informacji niejawnych,
15) ochrona danych osobowych,
16) realizacja przepisów ustawy o zamówieniach publicznych,
9
17) przygotowywanie materiałów i informacji udzielanych zgodnie z postanowieniami ustawy o
dostępie do informacji publicznej,
18) zgłaszanie dyrektorowi uwag i spostrzeżeń o przypadkach nieprawidłowej działalności,
niewłaściwej organizacji pracy oraz naruszenia prawa przez pracowników ZBiLK.
§ 18.1. Do zakresu działania Rejonu należy administrowanie nieruchomościami objętymi
działaniem rejonu, a w szczególności:
1) prowadzenie ewidencji zarządzanego zasobu,
2) prowadzenie rejestrów zmian ewidencji zasobów komunalnych,
3) sporządzanie sprawozdań dotyczących zarządzanego zasobu,
4) nadzór na utrzymaniem czystości i porządku w budynkach, przestrzeniach międzyblokowych i
ich otoczeniu, wraz z rozliczeniem tych usług,
5) prowadzenie ewidencji wniosków oraz potrzeb w zakresie wycinki drzew ,
6) nadzór nad konserwacją zieleni wraz z rozliczeniem finansowym, zawieranie i nadzór nad
realizacją umów na dostawę mediów,
7) stała kontrola realizacji umów, (w szczególności: konserwacja, sprzątanie, usługi kominiarskie,
transportowe itp,), aktualizacja zapotrzebowań, kontrola zgodności obciążeń z faktycznym
zużyciem oraz egzekwowanie od kontrahentów należytej ich realizacji,
8) dokonywanie rozliczeń środków wydatkowanych na eksploatację zarządzanego zasobu, na
podstawie prowadzonej analizy podejmowanie działań zmierzających do minimalizowania
kosztów,
9) rozliczanie kosztów energii cieplnej, elektrycznej i gazu (co najmniej raz do roku) na
poszczególnych użytkowników, w terminie do końca pierwszego kwartału następującego po
okresie rozliczeniowym, z jednoczesnym jego zaksięgowaniem, powiadomieniem użytkownika i
aktualizacją zaliczek w programie „czynsze”,
10) udzielanie wyczerpujących informacji użytkownikom na temat zmian czynszu i opłat
związanych z użytkowaniem lokalu (wraz z kalkulacją),
11) nadzór i kontrola odczytu liczników mediów dokonywanych przez dostawców mediów poprzez
współudział w odczytach,
12) dokonywanie pomiarów temperatury w mieszkaniach niedogrzanych,
13) w uzasadnionych przypadkach organizowanie komisyjnego wejścia do lokalu razem z
odpowiednimi służbami oraz sporządzenie dokumentacji w tym zakresie ( protokół, zdjęcia itp.),
14) dokonywanie aktualizacji wielkości powierzchni sprzątanych,
15) dekorowanie budynków flagami z okazji świąt państwowych czy też lokalnych; rozlepianie i
usuwanie plakatów oraz obwieszczeń związanych z informacjami publicznymi, w granicach
zarządzanego rejonu,
16) współdziałanie z zakładem energetycznym, gazowniczym w zakresie uzyskiwania informacji o
lokalach, w których zdjęto liczniki,
17) współpraca z zarządami (zarządcami) wspólnot mieszkaniowych w zakresie bieżącej
eksploatacji i utrzymania nieruchomości,
18) sprawowanie nadzoru inwestorskiego nad realizacją zadań w zakresie konserwacji i remontów
jak również zadań inwestycyjnych,
19) sporządzanie protokółów zdawczo-odbiorczych lokali, protokółów pomiaru, szkiców,
aktualizacja kartotek ewidencyjnych,
20) sporządzanie inwentaryzacji lokali budynków lub ich części do wykupu,
21) prowadzenie i przechowywanie wszelkiej korespondencji w zakresie technicznego utrzymania
nieruchomości,
22) prowadzenie książki obiektu budowlanego dla zarządzanych nieruchomości i zamieszczanie w
niej wszystkich, wymaganych przepisami zapisów i protokołów,
23) prowadzenie kontroli i przeglądów stanu technicznego nieruchomości przez osoby posiadające
odpowiednie uprawnienia i sporządzanie z tych kontroli protokołów,
24) zlecanie z częstotliwością wymaganą przez przepisy okresowych przeglądów obiektów
budowlanych, instalacji gazowych, elektrycznych, przewodów kominowych. Przechowywanie
10
tych protokołów wraz z książkami obiektu budowlanego prowadzonymi dla poszczególnych
nieruchomości. Prowadzenie rejestrów dokonanych przeglądów,
25) przechowywanie książek rewizyjnych urządzeń i powiadamianie urzędu dozoru technicznego o
konieczności wykonania przeglądu,
26) kontrola, po zakończonym sezonie grzewczym, węzłów cieplnych w budynkach (np.
rozdzielacze, odmulacze itp.) i określenie potrzeb konserwacji i napraw - o ile czynności te nie są
obowiązkiem dostawcy ciepła,
27) opiniowanie wniosków o wyrażanie zgody na wprowadzenie ulepszeń przez lokatorów lokali
mieszkalnych i sporządzanie projektu umowy - zgodnie z obowiązującymi regulaminami określającej sposób rozliczeń z tego tytułu, nadzór nad wykonaniem i odbiór ulepszenia, (Program
Małych Ulepszeń, zwroty lokatorskie),
28) opiniowanie spraw związanych z adaptacjami pomieszczeń, lokalami za remont, remontami w
lokalach, przygotowywanie umów na wykonanie prac w tych pomieszczeniach i nadzorowanie
robót do odbioru włącznie,
29) przygotowywanie i realizowanie prac remontowych w zarządzanym zasobie, a w
szczególności:
a) ustalanie potrzeb remontowych,
b) sporządzanie rocznych planów remontowych,
c) realizowanie rocznych planów remontowych,
d) sporządzanie planów remontów kapitalnych i coroczna ich aktualizacja,
e) przygotowywanie dokumentacji technicznej obiektów przeznaczonych do remontów
kapitalnych ze szczególnym uwzględnieniem Wieloletniego Planu Inwestycyjnego Miasta,
f) przygotowywanie dokumentacji kosztorysowej na remonty mieszkań, nadzór nad
wykonawstwem i odbiór robót od wykonawcy,
g) prowadzenie spraw dotyczących postawienia w stan likwidacji obiektów przewidzianych
do rozbiórki, a w szczególności: sporządzanie protokołów postawienia w stan likwidacji
obiektów przewidzianych do rozbiórki w oparciu o dokumentację techniczną lub ekspertyzy
budowlane,
h) weryfikowanie i przygotowywanie do zatwierdzenia dokumentacji technicznej dotyczącej
remontów lokali użytkowych prowadzonych przez najemców,
i) współpraca z organami nadzoru budowlanego,
j) prowadzenia spraw dotyczących zmiany sposobu użytkowania budynku lub lokalu czy też
jego części w zakresie określonym odrębnymi unormowaniami,
k) rozpatrywanie wniosków lokatorskich w zakresie kwalifikacji poszczególnych lokali do
remontu, naprawy bądź wymiany,
l) udział w realizacji programów „Małych Ulepszeń” oraz „Nasz Dom”,
m) realizacja tzw. „zwrotów lokatorskich”,
n) współpraca z Radami Osiedlowymi w sprawach dotyczących stanu technicznego zasobów
w poszczególnych rejonach Miasta,
30) zadania w zakresie dbałości o bezpieczeństwo nieruchomości:
a) utrzymywanie właściwego stanu bezpieczeństwa zarządzanego zasobu,
b) prowadzenie działań zmierzających do zapewnienia stałego bezpośredniego dojazdu do
nieruchomości dla jednostek ratowniczych (m.in. odpowiednie oznakowanie terenu i posesji),
c) ciągła dbałość o właściwe oznakowanie i sprawność techniczną urządzeń i instalacji
niezbędnych w tym zakresie,
d) dbałość o właściwe oznakowanie dróg ewakuacyjnych, dróg pożarowych oraz
wywieszenie odpowiednich instrukcji dla mieszkańców,
e) zapoznanie wszystkich pracowników z procedurą postępowania w przypadkach pożaru lub
innego zdarzenia losowego w zarządzanych nieruchomościach,
f) niezwłoczne powiadomienie jednostek ratowniczych i ZBiLK o każdym zdarzeniu
pożarowym lub innym zdarzeniu losowym,
31) zadania z zakresu obsługi interesantów:
a) przyjmowanie interesantów,
b) osobiste przyjmowanie interesantów przez koordynatora rejonu,
11
c) prowadzenie rejestru wszelkiej korespondencji, otrzymywanej od interesantów,
d) prowadzenie rejestru skarg,
e) udzielanie pisemnej odpowiedzi na otrzymaną korespondencję lub pozytywne załatwianie
spraw skierowanych przez interesanta, bez obowiązku udzielania odpowiedzi pisemnej,
f) doręczanie do użytkowników książeczek czynszowych,
g) na wniosek użytkownika wydawanie zaświadczeń i potwierdzanie wszelkich informacji
dotyczących wnioskodawcy,
h) przygotowanie dokumentacji niezbędnej do wydania decyzji w sprawie dodatku
mieszkaniowego dla wszystkich mieszkańców w granicach zarządzanego rejonu,
i) obsługa użytkowników wyrażających chęć nabycia lokalu komunalnego,
j) udzielanie informacji o warunkach wykupu,
k) sporządzenie dokumentacji niezbędnej do wykupu lokalu w zakresie określonym
odrębnymi unormowaniami,
32) podejmowanie wszelkich działań niezbędnych przy przejmowaniu lub zbyciu nieruchomości
budynkowych oraz innych zasobów powierzonych do zarządzania przez Miasto,
33) weryfikowanie i opisywanie pod względem merytorycznym faktur i rachunków za usługi
dotyczące zarządzanego zasobu,
34) analizowanie, we współpracy z działem finansowo-księgowym przedłożonych zestawień
nadpłat i niedopłat z tytułu rozliczenia zaliczek na pokrycie kosztów nieruchomości wspólnej za
poprzedni rok rozliczeniowy, z podziałem na wspólnoty mieszkaniowe,
35) analizowanie przeznaczenia nadpłat, zgodnie z podjętymi uchwałami wspólnot
mieszkaniowych,
36) sporządzanie, w miesięcznych okresach, not księgowych z tytułu:
a) wnoszonej zaliczki na utrzymanie nieruchomości wspólnej (wraz z dokonaniem
ewentualnych korekt),
b) środków finansowych wnoszonych na fundusz remontowy, zgodnie z podjętymi uchwałami
wspólnot mieszkaniowych,
37) uczestniczenie, na podstawie stosownych pełnomocnictw, w zebraniach wspólnot
mieszkaniowych oraz głosowanie nad uchwałami wspólnot mieszkaniowych w zakresie
określonym przez Dyrektora, a ponadto:
a) nadzorowanie archiwizacji dokumentów z zebrań wspólnot mieszkaniowych,
b) prowadzenie rejestru zebrań wspólnot mieszkaniowych,
c) prowadzenie rejestrów uchwał wspólnot mieszkaniowych,
d) bieżąca współpraca ze wspólnotami mieszkaniowymi i zarządcami w zakresie realizacji
uchwał,
e) prowadzenie rejestru wspólnot mieszkaniowych zawierającego informacje o zarządzie,
zarządcy, powierzchni, ilości lokali itp., niezbędnych do realizacji zadań ZBiLK,
f) prowadzenie (w ramach nadzoru właścicielskiego) kontroli we wspólnotach
mieszkaniowych w których gmina ma udziały, w zakresie określonym przez Dyrektora.
38) współpraca z właściwymi jednostkami organizacyjnymi Urzędu Miasta,
39) zadania w zakresie najmu i dzierżawy:
a) powiadomienie w terminie 7 dni o zwolnieniu lokalu, jego rodzaju, powierzchni i innych
istotnych szczegółach według obowiązującego wzoru (np. standard wyposażenia itp.), a w
przypadku konieczności dokonania remontu, także jego szacunkowego kosztu,
b) przygotowanie niezbędnej dokumentacji do zawarcia umowy lub podpisania aneksu do
umowy,
c) przekazywanie uprawnionym użytkownikom lokali i odbiór zwalnianych lokali na zasadzie
sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego,
d) naliczanie przy zajmowaniu i rozliczanie po zwolnieniu lub sprzedaży lokalu, kaucji
zabezpieczającej, wraz z pisemnym przedstawieniem stronie zasad przeprowadzonego
rozliczenia,
e) prowadzenie dla każdego lokalu teczki:
- czynszowej, oraz
- techniczno - eksploatacyjnej,
12
zawierających pełne informacje o lokalu jego użytkowniku i osobach z nim zamieszkujących
oraz wszelką korespondencję dotyczącą danego lokalu; w teczkach należy przechowywać
informacje w układzie chronologicznym; są one związane z lokalem, a nie z jego
użytkownikiem; dokumenty powinny być kolejno numerowane,
f) nadzór nad przestrzeganiem obowiązków użytkownika wynikających z zawartej umowy i
obowiązujących przepisów,
g) powiadomienie użytkowników o zmianach stawek czynszu i innych opłat,
h) sporządzanie i aktualizacja punktacji dotyczącej czynszów za lokale mieszkalne,
i) przygotowanie kompletu dokumentów wymaganych przy zamianie lokali w ramach zasobu
lub współdziałanie w tym zakresie z zarządcami innych zasobów lub pracownikami innego
rejonu zarządzania,
j) przygotowanie kompletu dokumentów dotyczących regulacji stanów prawnych w granicach
zarządzanego rejonu,
k) bieżące kontrolowanie tzw. pustostanów oraz prowadzenie działań zgodnie z przepisami
prawa w stosunku do osób, które samowolnie zajęły lokal - do przejęcia lokalu włącznie,
l) opiniowanie i przekazywanie wniosków użytkowników o podnajem lokali, oddanie w
bezpłatne użytkowanie, użyczenie lokalu w całości lub w części,
m) w przypadku gdy zaległość przekracza wymiar jednomiesięcznego obciążenia – wzywanie
użytkownika do zapłaty i wyznaczanie mu dodatkowego terminu do zapłaty,
n) w przypadku gdy zaległość użytkownika przekroczy wymiar trzymiesięcznego obciążenia
wzywanie użytkownika do zapłaty pod groźbą wypowiedzenia umowy i wyznaczanie mu
dodatkowego terminu do uregulowania zaległości wraz z odsetkami,
o) badanie sytuacji użytkownika i określanie przyczyn, z powodu których zalega on z
płatnością,
p) przygotowywanie niezbędnej dokumentacji oraz decyzji w zakresie rozkładania na raty
zaległości z tytułu czynszu i innych opłat związanych z zajmowanym zasobem,
q) przygotowywanie wniosków o umorzenie zaległości z tytułu czynszu i innych opłat
związanych z zajmowanym zasobem wraz z kompletem wymaganych dokumentów,
r) przygotowywanie projektów ugodowych w sprawie zapłaty zaległych i bieżących
należności,
s) dokumenty w sprawach o których mowa wyżej (tj. raty, ugody, umorzenia), Rejon
zobowiązany jest przygotować w terminie 7 dni od daty złożenia prawidłowo sporządzonego
wniosku wraz z załącznikami przez użytkownika,
t) przygotowywanie wypowiedzenia umowy ze względu na jej nieprzestrzeganie, a w
szczególności w przypadkach zalegania w opłatach w ciągu 14 dni od upływu terminu
wyznaczonego użytkownikowi na zrealizowanie zobowiązań,
u) prowadzenie klasyfikacji zadłużonego zasobu,
v) prowadzenie przedsądowej windykacji należności,
w) przygotowywanie odpowiedniej ilości kompletów dokumentacji celem skierowania sprawy
na drogę postępowania sądowego,
x) współpraca z adwokatami oraz radcami prawnymi w zakresie prowadzonego postępowania
sądowego,
y) kierowanie spraw na drogę postępowania egzekucyjnego-współpraca z komornikiem w
celu realizacji wyroków sądowych,
z) współdziałanie z właściwymi jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin w
zakresie kształtowania polityki mieszkaniowej.
40) zadania w zakresie obsługi „czynszu”:
a) naliczanie użytkownikom zasobu, zgodnie z obowiązującymi przepisami , czynszów i
innych opłat ich obciążających,
b) bieżące naliczanie odsetek od zaległości z tytułu należnych czynszów i opłat,
c) powiadamianie, w formie pisemnej, użytkowników o zmianach czynszów i innych opłat, z
zachowaniem odpowiedniego wyprzedzenia czasowego,
d) księgowanie wpłat wnoszonych przez poszczególnych użytkowników na ich
indywidualnych kontach,
13
e) drukowanie i dostarczenie faktur i innych dokumentów księgowych użytkownikom zasobu
w ciągu pierwszych pięciu dni roboczych danego miesiąca za dany miesiąc,
f) archiwizowanie podpisanych faktur i innych dokumentów księgowych,
41) zadania z zakresu prowadzenia ewidencji:
a) prowadzenie ewidencji zasobu z określeniem jego aktualnego stanu prawnego,
b) prowadzenie ewidencji wniosków o wykup i ewidencji sprzedaży,
c) prowadzenie ewidencji urządzeń pomiarowych wbudowanych w poszczególnych
budynkach i służących do pomiaru zużycia mediów obciążających użytkowników zasobu
(liczniki energii elektrycznej administracyjnej, wodomierze zbiorcze, gazomierze zbiorcze i w
pralniach, liczniki ciepła na przyłączach do budynku, itp.),
d) prowadzenie ewidencji urządzeń pomiarowych, wbudowanych w poszczególnych lokalach,
służących do rozliczeń pomiędzy właścicielem a użytkownikiem lokalu (wodomierze
indywidualne w lokalach, mierniki lub podzielniki ciepła, podliczniki energii elektrycznej itp.),
e) prowadzenie ewidencji wynikłych ze zgłoszeń interesantów lub z inspekcji własnych
zarządcy potrzeb, z terminem ich realizacji i podziałem na rodzaje robót w zakresie:
- konserwacji,
- remontów bieżących,
- remontów kapitalnych,
- modernizacji,
- rozbiórek,
42) zadania z zakresu ubezpieczeń:
a) niezwłoczne zawiadamianie ubezpieczyciela zasobu o powstaniu szkody na stosownych
formularzach,
b) prowadzenie wykazu szkód,
c) podjęcie wszelkich możliwych działań w celu minimalizacji szkody,
d) współpraca z zarządcą budynku i ubezpieczycielem zasobu w celu ustalenia okoliczności
powstania szkody, jej zakresu i wysokości strat,
e) sporządzenie i przedstawienie w uzgodnionym z ubezpieczycielem terminie szacunkowej
wysokości szkody,
43) zadania z zakresu sprawozdawczości:
a) terminowe i rzetelne sporządzanie sprawozdawczości na potrzeby Głównego Urzędu
Statystycznego,
b) dostarczanie do Działu Finansowo w terminie do 9-go dnia każdego miesiąca,
sprawozdania czynszowego za miesiąc poprzedni,
c) dostarczanie do odpowiednich stanowisk pracy w terminie do 10-go dnia każdego miesiąca,
sprawozdania za miesiąc poprzedni, zawierającego informację o użytkownikach posiadających
zaległości,
d) dostarczanie do odpowiedniej komórki organizacyjnej w terminie do 5-go dnia każdego
miesiąca informacji o wolnych lokalach, według stanu na ostatni dzień poprzedniego miesiąca,
e) bieżące dostarczanie (również w drodze elektronicznej) prowadzonych rejestrów,
44) przyjmowanie interesantów w sprawach petycji, skarg i wniosków, a w szczególności:
a) badanie petycji, skarg i wniosków dotyczących działalności Rejonu,
b) bieżąca współpraca z właściwymi jednostkami organizacyjnymi Urzędu Miasta w sprawach
kontroli i nadzoru właścicielskiego oraz petycji, skarg i wniosków, w szczególności w zakresie
ustosunkowywania się do skarg i wniosków składanych w Urzędzie Miasta,
c) prowadzenie rejestrów petycji, skarg i wniosków wpływających do Rejonu,
d) udzielanie odpowiedzi na petycje, skargi i wnioski wpływające do Rejonu,
e) opracowywanie zbiorczych informacji oraz sprawozdań z załatwiania petycji, skarg i
wniosków.
2. Dyrektor może ograniczyć zadania określone w ust. 1 i przekazać je do innych komórek
organizacyjnych.
§ 19. Do szczegółowego zakresu działania Działu Technicznego należy przygotowywanie i
koordynowanie prac remontowych we wszystkich rejonach zarządzania, a w szczególności:
14
1)
2)
3)
4)
5)
ustalanie potrzeb remontowych,
sporządzanie rocznych planów remontowych,
nadzór nad realizacją rocznych planów remontowych,
sporządzanie czteroletnich planów remontów kapitalnych i coroczna ich aktualizacja,
przygotowywanie dokumentacji technicznej obiektów i lokali przeznaczonych do
remontów,
6) sporządzanie lub zlecanie projektów dotyczących rozbiórek w oparciu o opinie techniczne i
ekspertyzy budowlane,
7) zlecanie wszelkich niezbędnych ekspertyz budowlanych ,
8) współpraca z organami nadzoru budowlanego,
9) prowadzenie zbiorczej ewidencji decyzji zezwalających na wycinkę drzew,
10) współpraca z Radami Osiedlowymi w sprawach dotyczących stanu technicznego zasobów
w poszczególnych rejonach Miasta.
§ 20. Do szczegółowego zakresu działania Działu Finansowego należy:
1) w dziedzinie planowania i realizacji budżetu:
a) wykonywanie we współpracy z działami, głównymi specjalistami oraz Rejonami czynności
związanych z opracowywaniem projektu planu finansowego ZBiLK (budżetu), koordynacja
prac i przekazywanie wytycznych w tym zakresie, instruktaż i bieżący nadzór,
b) opracowywanie we współpracy z działami, głównymi specjalistami oraz Rejonami układu
wykonawczego planu finansowego (budżetu) w granicach kwot dochodów i wydatków
określonych uchwałą budżetową oraz koordynacja prac z tym związanych,
c) sprawowanie nadzoru nad dokonywaniem przez działy, głównych specjalistów oraz Rejony
podziału ogólnych kwot dochodów i wydatków wynikających z planu finansowego ZBiLK na
poszczególne jednostki objęte tym planem – przygotowywanie i przedkładanie Dyrektorowi
opinii w tej sprawie,
d) przygotowywanie propozycji i opracowywanie projektów zmian w planie finansowym
ZBiLK wynikających z decyzji Miasta,
e) opiniowanie, pod kątem zgodności z przepisami, projektów zmian w układzie
wykonawczym planu finansowego (budżetu) ZBiLK wnioskowanych i opracowywanych przez
komórki organizacyjne,
f) przygotowywanie - na podstawie okresowej oraz rocznej sprawozdawczości i we
współpracy z komórkami organizacyjnymi - informacji i analiz z przebiegu realizacji planu
finansowego (budżetu) ZBiLK,
g) utrzymywanie współpracy z Miastem w sprawach związanych z planowaniem i realizacją
planu finansowego (budżetu) ZBiLK, obejmującej w szczególności realizację i rozliczenie
dotacji,
h) opiniowanie projektów umów wykonawczych zawieranych w celu realizacji i finansowania
zadań określonych w statucie ZBiLK.
2) w dziedzinie obsługi finansowo-księgowej budżetu ZBiLK:
a) prowadzenie spraw rachunkowości,
b) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
c) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji finansowych z planem finansowym,
d) dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących
operacji finansowych,
e) przekazywanie środków pieniężnych na sfinansowanie zadań realizowanych przez działy
oraz Rejony, na podstawie faktur (rachunków) zatwierdzonych do wypłaty przez Dyrektora,
f) prowadzenie ewidencji księgowej środków trwałych, w tym:
- nanoszenie zmian,
- naliczanie umorzeń,
- uaktualnianie udziałów w nieruchomościach,
g) prowadzenie ewidencji planowanych wydatków budżetowych i przekazywanych na ich
realizację środków pieniężnych,
15
h) prowadzenie rozliczeń z wspólnotami mieszkaniowymi, ustalanie bieżącego salda w
zakresie zaległości i nadpłat,
i) prowadzenie rozliczeń z kontrahentami z tytułu dokonywanych zakupów oraz zlecanych
usług,
j) prowadzenie rozliczeń z tytułu należnych podatków (dochodowego, VAT, od
nieruchomości, itp.),
k) przekazywanie środków pieniężnych na realizację wydatków przewidzianych w planie
finansowym ZBiLK, których obowiązkowe płatności wynikają z tytułów egzekucyjnych,
l) sporządzanie informacji, zestawień niezbędnych do wykonywania czynności związanych z
windykacją należnych dochodów ZBiLK,
ł) prowadzenie obsługi w zakresie wynagrodzeń i ubezpieczeń społecznych pracowników
ZBiLK, a w szczególności:
- sporządzanie list płac,
- dokonywanie obowiązkowych potrąceń,
- dokonywanie rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,
- dokonywanie rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych,
- naliczanie nagród jubileuszowych, odpraw emerytalnych, ekwiwalentów itp.
- sporządzanie wszelkich innych deklaracji lub dokumentów wymaganych prawem lub
niezbędnych do realizacji interesów prawnych pracowników ZBiLK,
3) w dziedzinie kontroli finansowej - prowadzenie kontroli procesów związanych z
gromadzeniem i rozdysponowywaniem środków finansowych oraz gospodarowaniem mieniem, a
w szczególności dotyczących:
a) przeprowadzania oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania
wydatków,
b) badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia
środków finansowych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
c) prowadzenia gospodarki finansowej,
d) przygotowywanie wniosków do właściwych organów o wszczęcie postępowania w
przypadku ujawnienia w wyniku kontroli przestępstw gospodarczych, szkód i naruszeń
dyscypliny finansów publicznych,
4) w dziedzinie sprawozdawczości, sporządzanie:
a) okresowych sprawozdań w zakresie dochodów i wydatków objętych planem finansowym
(budżetem) ZBiLK,
b) zbiorczej okresowej oraz rocznej sprawozdawczości z wykonania planu finansowego
(budżetu) ZBiLK,
c) sprawozdań w zakresie zatrudnienia oraz innych wynikających z przepisów
obowiązującego prawa.
§ 21. Do szczegółowego zakresu działania Działu Windykacji Lokali Mieszkalnych należy:
1) prowadzenie nadzoru nad windykacją należności z tytułu opłat wnoszonych przez najemców
lokali mieszkalnych, a w szczególności:
a) prowadzenie bieżącej analizy zaległości opłat czynszowych przez najemców zarządzanych
zasobów,
b) nadzór i kontrola nad przygotowaniem zgodnie z obowiązującymi przepisami:
- wniosków o rozłożenie na raty zaległości czynszowych,
- wniosków o umorzenie zaległości będących w kompetencji Dyrektora ZBiLK,
- wniosków o umorzenie zaległości będących w kompetencji Miasta,
c) prowadzenie rejestrów dotyczących umorzeń oraz wniosków o rozłożenie należności na
raty przez Dyrektora ZBiLK i Miasto,
d) przygotowywanie sprawozdań kwartalnych do jednostki organizacyjnej Urzędu Miasta
właściwej w sprawach gospodarowania lokalami mieszkalnymi,
e) nadzór na przygotowywaniem dokumentów celem skierowania sprawy do sądu,
f) analiza sprawozdań miesięcznych dotyczących zaległości czynszowych,
16
g) ścisła współpraca z radcami prawnymi przez cały okres trwania postępowania sądowego,
h) kierowanie spraw do komornika sądowego,
i) ścisła współpraca z komornikiem sądowym w okresie realizacji złożonych wniosków o
wszczęcie egzekucji,
j) współpraca z radami osiedlowymi, miejskimi ośrodkami pomocy społecznej i innymi
instytucjami mogącymi mieć wpływ na windykowanie należności należnych ZBiLK (dot.
szczególnie przypadków losowych),
2) nadzór nad kompletowaniem dokumentów niezbędnych do skierowania sprawy na drogę
postępowania sądowego lub egzekucyjnego z zakresu windykacji.
§ 22.1. Do zakresu działania Działu Zamówień Publicznych należy prowadzenie całokształtu
zagadnień związanych z zamówieniami publicznymi a w szczególności:
1) opracowywanie planu zamówień publicznych na bieżący rok budżetowy w oparciu o plan
finansowy oraz plan rzeczowy ZBiLK, we współpracy z pozostałymi komórkami organizacyjnymi,
2) przekazywanie do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszeń o planowanych w
danym roku kalendarzowym zamówieniach publicznych, których wartość w przypadku
zamówienia na roboty budowlane przekracza równowartość kwoty 500 000 EURO albo łączna
wartość w każdej kategorii dostaw lub usług przekracza równowartość kwoty 500 000 EURO,
3) sporządzanie wniosków o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz
uzasadnieniem,
4) wybór właściwego trybu udzielania zamówienia publicznego,
5) sporządzanie i kompletowanie we współpracy z właściwymi działami ZBiLK, dokumentacji
niezbędnej do dokonania zamówienia publicznego (ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
publicznego, specyfikacja istotnych warunków zamówienia, istotne warunki zamówienia, protokół,
umowa itp.),
6) ogłaszanie informacji o udzielanych zamówieniach w prasie lokalnej, Biuletynie Zamówień
Publicznych, siedzibie ZBiLK, na stronie internetowej oraz w inny sposób wskazany przez
Dyrektora,
7) przekazywanie oferentom dokumentów niezbędnych do sporządzenia oferty oraz udzielanie
wszelkich wyjaśnień w przedmiotowej sprawie,
8) udział w pracach komisji powołanej do udzielenia zamówienia publicznego,
9) prowadzenie rejestru zamówień publicznych,
10) prowadzenie rejestru umów zawartych w wyniku udzielonych zamówień publicznych,
11) sporządzanie sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych,
12) współpraca z pozostałymi działami, komórkami organizacyjnymi ZBiLK w zakresie
należytego przygotowania postępowania i realizacji przedmiotu zamówienia,
13) współpraca z właściwymi jednostkami organizacyjnymi Urzędu Miasta w zakresie
prawidłowości postępowań o udzielenie zamówień publicznych.
§ 23. Do szczegółowego zakresu działania Działu Nadzoru Właścicielskiego należy:
1) prowadzenie nadzoru nad zasobami powierzonymi ZBiLK do zarządzania, a w szczególności:
a) prowadzenie pełnej ewidencji zarządzanego zasobu,
b) prowadzenie rejestrów zmian ewidencji zasobów komunalnych,
c) sporządzanie sprawozdań z zarządzanego zasobu,
d) opracowywanie projektów stanowisk w sprawach dotyczących nieruchomości wspólnych,
e) koordynowanie uczestnictwa pracowników ZBiLK i innych wyznaczonych przez Miasto w
zebraniach wspólnot mieszkaniowych,
f) prowadzenie rejestrów uchwał kosztotwórczych,
g) prowadzenie kontroli nieruchomości budynkowych, w których Miasto posiada swoje
udziały,
h) badanie spraw zlecanych przez Miasto,
i) prowadzenie spraw wynikających z skarg i wniosków dotyczących działalności ZBiLK.
2) prowadzenie całokształtu spraw związanych z regulacjami prawnymi, stosunkami prawnymi
łączącymi ZBiLK z osobami fizycznymi i prawnymi, a w szczególności:
17
a) sporządzanie projektów umów i porozumień cywilnoprawnych zawieranych przez ZBiLK,
b) opiniowanie pod względem formalno-prawnym projektów umów i porozumień
zawieranych przez ZBiLK,
c) opiniowanie pod względem formalno-prawnym projektów zarządzeń, upoważnień
(pełnomocnictw) udzielanych przez Dyrektora,
d) koordynowanie współpracy z radcami prawnymi i adwokatami w zakresie dotyczącym
obsługi prawnej ZBiLK,
e) udzielanie wyjaśnień w sprawach należących do zakresu działania ZBiLK.
§ 24. 1. Dział Lokali Mieszkalnych prowadzi w ramach obowiązujących przepisów, całokształt
spraw związanych z zasiedlaniem i regulacją stanów prawnych lokali mieszkalnych. W jego skład
wchodzą:
1) Zespół ds. Zasiedleń Lokali Mieszkalnych,
2) Zespół ds. Regulacji Stanów Prawnych Lokali Mieszkalnych
2. Do szczegółowego zakresu działania Zespołu ds. Zasiedleń Lokali Mieszkalnych należy:
1) prowadzenie programu „Wolne lokale mieszkalne”,
2) ewidencjonowanie wolnych, zgłoszonych do zasiedlenia lokali mieszkalnych wchodzących
w skład mieszkaniowego zasobu gminy oraz lokali, których Gmina Miasto Szczecin jest
dysponentem, w tym lokali zabezpieczonych na potrzeby zakwaterowania ludności w
sytuacjach kryzysowych i zagrożenia,
3) zlecanie do właściwego Rejonu, STBS i TBS „Prawobrzeże” wykonania remontu lokalu
bądź wyceny wartości nakładów niezbędnych do przeprowadzenia remontu lokali na koszt
przyszłego najemcy,
4) monitorowanie przebiegu prac remontowych wykonywanych przez ZBiLK, STBS i TBS
„Prawobrzeże”,
5) ewidencjonowanie i uaktualnianie bieżących potrzeb Gminy Miasto Szczecin w zakresie
wskazywania wolnych lokali mieszkalnych,
6) udział w pracach zespołu ds. ustalania sposobu zasiedlania lokali mieszkalnych
wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasta Szczecin oraz lokali
stanowiących własność STBS i TBS „Prawobrzeże”,
7) prowadzenie ewidencji i opracowanie zgłoszeń wolnych lokali – wchodzących w skład
mieszkaniowego zasobu Gminy Szczecin oraz lokali stanowiących własność STBS i TBS
„Prawobrzeże”- celem zadysponowania, przez zespół ds. ustalania sposobu zasiedlania
lokali mieszkalnych, na stanowiska celem zasiedlenia,
8) występowanie do właściwego Rejonu ZBiLK, STBS, TBS „Prawobrzeże”, SCR o
sporządzenie wniosku o wymeldowanie,
9) udział w aktualizowaniu wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym
zasobem Gminy Miasto Szczecin,
10) prowadzenie spraw związanych z zasiedleniem lokali mieszkalnych wchodzącymi w skład
mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin i stanowiących własność Skarbu Państwa,
którym gospodaruje prezydent, wykonujący obowiązki starosty w szczególności spraw,
związanych z wykwaterowaniem osób fizycznych i prawnych w następujących
przypadkach:
a) przeznaczenia budynku do rozbiórki,
b) katastrofy budowlanej, pożaru, klęski żywiołowej lub innych nieprzewidzianych
zdarzeń trwale wykluczających możliwość zamieszkiwania w lokalu,
c) wykwaterowanie osób posiadających decyzje administracyjne o przydziale lub inne
tytuły prawne nadane przez właściwe organy z lokali położonych w budynkach
stanowiących własność osób fizycznych,
d) wykwaterowania najemców z budynków użyteczności publicznej, których Gminy
Miasto Szczecin jest właścicielem lub współwłaścicielem,
e) uznania lokali za nie nadające się na stały pobyt ludzi,
f) zmiany funkcji lokalu lub budynku,
18
g) przeznaczenia do zbycia w drodze przetargu nieruchomości gruntowej zabudowanej, w
której znajdują się lokale należące do mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin,
h) przeznaczenia nieruchomości gruntowej zabudowanej, w której znajdują się lokale
należące do mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin na cele inwestycyjne.
11) prowadzenie spraw związanych ze wskazaniem lokali zamiennych, w tym również na czas
remontu dotychczasowego lokalu mieszkalnego,
12) prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem wniosków o wynajęcie lokalu
mieszkalnego osobom posiadającym status uchodźcy,
13) prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem wniosków o wynajęcie lokalu
mieszkalnego na czas zatrudnienia w Gminie Szczecin oraz z uwagi na ważny interes
Gminy,
14) wydawanie skierowań do zawarcia umowy najmu na lokale zamienne, socjalne,
15) wydawanie upoważnień do zawarcia umowy najmu na lokale z zasobów STBS i TBS,
16) współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin oraz z komórkami
organizacyjnymi Urzędu Miasta w celu realizacji zadań,
17) współdziałanie z innymi podmiotami gospodarującymi zasobem mieszkaniowym,
18) prowadzenie spraw związanych z zasiedleniem lokali mieszkalnych wchodzących w skład
mieszkaniowego zasobu Gminy Szczecin i stanowiących własność Skarbu Państwa, którym
gospodaruje
prezydent,
wykonujący
obowiązki
starosty
w szczególności spraw związanych z:
a) adaptacją (rozbudową, zabudową, przebudową) części wspólnych w budynkach
stanowiących wyłączną własność Gminy Miasto Szczecin,
b) wynajęciem lokali mieszkalnych dla repatriantów,
c) wynajęciem lokali mieszkalnych dla pełnoletnich wychowanków opuszczających
placówki opiekuńczo-wychowawcze i rodziny zastępcze,
d) wynajęciem lokali dla osób o znacznym stopniu niepełnosprawności, związanym z
niezdolnością do samodzielnego poruszania się,
e) wynajęciem lokali zamiennych dla mieszkańców budynków przeznaczonych do
renowacji, modernizacji lub remontu kapitalnego,
f) przekazywaniem lokali na prowadzenie Rodzinnych Domów Dziecka, mieszkań
chronionych i prowadzenie ich ewidencji,
g) rozpatrywaniem wniosków o powiększenie przedmiotu najmu o wolną części lokalu lub
o tzw. „pokój z klatki schodowej”,
h) wydawanie skierowań do zawarcia umowy najmu lokali socjalnych na czas określony,
i) wydawanie skierowań do zawarcia umów o przeprowadzenie na koszt przyszłego
najemcy remontu lokali mieszkalnych,
j) przedłużanie umów najmu lokali socjalnych na czas nieokreślony,
k) wydawanie skierowań do zawarcia umowy najmu po wykonanym remoncie,
19) prowadzenie rejestru wydanych skierowań do zawarcia umowy najmu na lokal socjalny,
20) przedłużanie umów najmu lokali socjalnych na kolejne 24 miesiące w zasobie TBS
„Prawobrzeże” i STBS,
21) przekwalifikowywanie umów najmu na czas oznaczony na umowy najmu na czas
nieoznaczony i odwrotnie,
22) monitorowanie przebiegu prac remontowych wykonywanych przez przyszłego najemcę,
23) weryfikowanie wniosków osób oczekujących na lokal do remontu pod kątem wskazania
mieszkań z zasobów TBS „Prawobrzeże” i STBS.
3. Do szczegółowego zakresu działania Zespołu ds. Regulacji Stanów Prawnych Lokali
Mieszkalnych należy:
1) ewidencjonowanie i prowadzenie spraw związanych z regulacją stanów prawnych lokali
mieszkalnych:
a) po zgonie najemcy,
b) w ramach legalizacji pobytu w lokalu opuszczonym przez najemcę,
c) w zakresie posiadania tytułu prawnego do innego lokalu mieszkalnego,
d) w sprawach podnajmu lokalu mieszkalnego,
19
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
e) w pozostałym zakresie, o którym mowa w ustawie z dnia 21 czerwca 2001r. o ochronie
praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego,
ewidencjonowanie lokali będących w dyspozycji Wojskowej Agencji Mieszkaniowej,
Komendy Miejskiej Policji, Komendy Wojewódzkiej Policji, Straży Pożarnej i Straży
Granicznej,
ewidencjonowanie lokali będących pracowniami twórców do prowadzenia działalności w
dziedzinie kultury i sztuki i współpraca w tym zakresie z właściwym wydziałem Urzędu
Miasta,
przygotowywanie wniosków o wniesienie spraw na posiedzenia Społecznej Komisji
Mieszkaniowej,
ewidencjonowanie i prowadzenie spraw związanych z realizacją wyroków eksmisyjnych,
współpraca z komornikami w zakresie realizacji wyroków eksmisyjnych,
współpraca z innymi właścicielami w zakresie wykonywania ustawowego obowiązku
gminy i wskazania lokali socjalnych,
współpraca z innymi właścicielami w zakresie wykonywania ustawowego obowiązku
gminy uiszczania odszkodowania z tytułu niedostarczenia lokalu socjalnego,
§ 25. Dział Zamiany Mieszkań prowadzi w ramach obowiązujących przepisów, całokształt
spraw związanych z zamianą lokali mieszkalnych w ramach tzw. zamian międzylokatorskich.
§ 26. Dział Lokali Użytkowych prowadzi w ramach działalności statutowej ZBiLK,
całokształt spraw związanych z zarządzaniem komunalnymi lokalami użytkowymi, garażami
komunalnymi i Skarbu Państwa którymi gospodaruje Prezydent wykonujący funkcję Starosty, oraz
gruntowymi nieruchomościami zabudowanymi nie będącymi lokalami użytkowymi, a w
szczególności:
1) w zakresie zarządzania lokalami użytkowymi i garażami:
a) prowadzenie ewidencji komunalnych lokali użytkowych posiadających najemcę oraz ich
aktualizacja,
b) prowadzenie ewidencji komunalnych lokali użytkowych bezumownie użytkowanych oraz
ich aktualizacja,
c) prowadzenie ewidencji wolnych lokali użytkowych oraz ich aktualizacja,
d) zdjęcie ze stanu komunalnych lokali użytkowych lokali sprywatyzowanych,
e) prowadzenie rejestru lokali sprywatyzowanych (archiwum lokali),
f) lustracja wolnych lokali komunalnych przygotowywanych do przetargu na najem,
g) przygotowanie dokumentacji do przeprowadzenia przetargu na najem lokali użytkowych,
h) przeprowadzanie przetargów na najem lokali użytkowych lub garaży,
i) lustracja lokali pod względem zgodności zapisów umowy ze stanem faktycznym (może być
wykonywana planowo lub doraźnie),
j) przygotowywanie kompletu dokumentów do bezprzetargowego przydziału lokalu
użytkowego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
k) sporządzanie projektów umów najmu na lokale użytkowe,
l) sporządzanie projektów aneksów do umów najmu,
m) sporządzanie projektów umów podnajmu,
n) przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do zmiany najemcy, zakresu działalności i
ewentualnie związanej z tym zmiany stawki czynszu,
o) prowadzenie spraw związanych z remontami lokalu użytkowego (w tym uwzględnianie w
rozliczeniach poniesionych na te cele nakładów),
p) przygotowywanie dokumentów umożliwiających nawiązanie trwałości stosunku najmu,
q) przygotowywanie wniosków i decyzji związanych z realizacją postanowień umowy najmu,
r) prowadzenie spraw związanych z realizacją ustawy o pomocy publicznej dla małych i
średnich przedsiębiorców,
s) prowadzenie spraw związanych z zawieraniem umów na dzierżawę nieruchomości
komunalnych pod nośniki reklam,
t) sporządzanie, na potrzeby Urzędu Miasta kwartalnych i rocznych sprawozdań w zakresie:
20
- gospodarowania lokalami użytkowymi,
- pomocy publicznej.
2) w zakresie windykacji należności za używanie lokali użytkowych i garaży:
a) prowadzenie bieżącej analizy zaległości opłat czynszowych przez najemców komunalnych
lokali użytkowych,
b) przygotowywanie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, wniosków o udzielenie pomocy
publicznej, leżącej w kompetencjach Dyrektora ZBiLK i Prezydenta Miasta Szczecin,
c) prowadzenie rejestrów dotyczących udzielanej pomocy publicznej przez Dyrektora ZBiLK
i Prezydenta,
d) przyjmowanie interesantów w sprawach regulacji zaległego czynszu, określenia wielkości
zadłużenia oraz innych związanych z zaległościami w opłatach za użytkowanie komunalnych
lokali użytkowych,
e) przygotowywanie sprawozdań do WGN,
f) przygotowywanie dokumentacji celem skierowania sprawy do sądu,
g) wyjaśnianie spraw związanych z zadłużeniami najemców,
h) prowadzenie analizy zaległości czynszowych,
i) ścisła współpraca z radcami prawnymi i Urzędem Miasta przez cały okres trwania
postępowania sądowego,
j) kierowanie spraw do komornika sądowego,
k) ścisła współpraca z komornikiem sądowym i Urzędem Miasta w okresie realizacji
złożonych wniosków o wszczęcie egzekucji,
l) wnoszenie opłat sądowych oraz komorniczych związanych z windykowaną należnością,
postępowaniem o wydanie itp.
m) Współpraca z właściwymi przedmiotowo wydziałami Urzędu Miasta w zakresie windykacji
należności.
3) w zakresie zarządzania gruntowymi nieruchomościami zabudowanymi nie będącymi lokalami
użytkowymi ani garażami oraz windykacji należności za używanie tych nieruchomości,
podejmowanie wszelkich niezbędnych czynności w sposób odpowiedni jak czynności o których
mowa w pkt 1 i 2 - o ile Dyrektor nie wskaże innej komórki organizacyjnej do załatwiania i
prowadzenia spraw poszczególnych nieruchomości.
§ 27. Do szczegółowego zakresu działania Działu Organizacyjnego należy:
1) prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem ZBiLK w zakresie
administracyjno-gospodarczym,
2) obsługa organizacyjno-techniczna pracowników ZBiLK,
3) gospodarka wyposażeniem ZBiLK, zabezpieczenie potrzeb techniczno-materiałowych,
4) prowadzenie spraw kadrowych pracowników ZBiLK,
5) prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ppoż.,
6) prowadzenie obsługi kancelaryjnej,
7) zabezpieczenie realizacji potrzeb transportu osobowego i towarowego,
8) współpraca i nadzór nad prawidłowością realizacji umów z podmiotami wykonującymi
terminowe prace zlecone w zakresie zabezpieczenia prawidłowego funkcjonowania
siedziby ZBiLK oraz siedzib rejonów zarządzania,
9) współdziałanie z innymi działami i rejonami zarządzania w zakresie usprawniania obiegu
dokumentów, przepływu informacji oraz obowiązujących procedur załatwiania spraw,
10) realizacja spraw związanych z polityką informacyjną ZBiLK,
11) prowadzenie rejestru zarządzeń Dyrektora ZBiLK,
12) prowadzenie Rejestru petycji, skarg i wniosków wpływających do ZBiLK.
§ 28. Stanowisko ds. obrony cywilnej prowadzi w ramach obowiązujących przepisów,
całokształt
spraw w zakresie związanym z obronnością kraju, obroną cywilną oraz
bezpieczeństwem w zakresie należących do zadań ZBiLK.
21
§ 29. Stanowisko ds. kontaktów z mediami prowadzi całokształt spraw związanych z
promowaniem, kształtowaniem oraz ochroną wizerunku ZBiLK.
§ 30. Audytor wewnętrzny prowadzi całokształt spraw, których zakres jest określony w
przepisach odrębnych.
§ 31. Stanowisko ds. controllingu prowadzi sprawy z zakresu zarządzania, przetwarzania oraz
konfigurowania baz danych i informacji posiadanych przez ZBiLK.
§ 32. Zakresy działania komórek organizacyjnych (stanowisk pracy) oraz przydział zadań nie
opisane w niniejszym regulaminie określa Dyrektor bądź wynikają one z obowiązujących
przepisów.
Rozdział 5
Zarządzenia
§ 33. Dyrektor kieruje ZBiLK między innymi poprzez wydawanie zarządzeń i pism okólnych
oraz poleceń służbowych.
§ 34. Przedmiotem zarządzeń mogą być sprawy porządkowe oraz związane z wewnętrznym
funkcjonowaniem ZBiLK.
§ 35. Redakcja projektów zarządzeń powinna być zgodna z zasadami określonymi w
przepisach odrębnych.
§ 36.1. Opracowywanie projektów zarządzeń Dyrektora należy do właściwości tej komórki
organizacyjnej (stanowiska pracy), w którego zakresie działania znajduje się problematyka
regulowana zarządzeniem .
2. Dyrektor wydaje zarządzenia z własnej inicjatywy w każdej sprawie dotyczącej działalności
ZBiLK.
3. Ewidencję i zbiór Zarządzeń Dyrektora prowadzi Dział Organizacyjny.
Rozdział 6
Podpisywanie pism i decyzji
§ 37. Do podpisu Dyrektora zastrzega się:
1) podpisywanie korespondencji kierowanej do:
a) naczelnych i centralnych organów administracji publicznej,
b) organów samorządu terytorialnego,
2) udzielanie odpowiedzi w sprawach wynikających z interpelacji i zapytań Marszałka i Zarządu
Województwa Zachodniopomorskiego, radnych Sejmiku Województwa Zachodniopomorskiego,
Prezydenta Miasta Szczecin i jego zastępców, radnych Rady Miasta Szczecin,
3) podpisywanie korespondencji w sprawach zastrzeżonych do osobistej kompetencji Dyrektora
ZBiLK.
§ 38. Zastępcy Dyrektora podpisują korespondencję w sprawach powierzonych przez
Dyrektora, natomiast inni pracownicy mogą podpisywać korespondencję na podstawie
odpowiednich upoważnień udzielonych przez Dyrektora.
§ 39.1. Osoby kierujące komórkami organizacyjnymi lub inni uprawnieni do tego pracownicy
odpowiadają za merytoryczną prawidłowość i zgodność z prawem przygotowywanych projektów,
co potwierdzają parafą na kopii tych projektów.
22
2. Projekty pism, decyzji i innych rozstrzygnięć przedkładają Dyrektorowi do podpisu
osoby kierujące komórkami organizacyjnymi lub inni uprawnieni do tego pracownicy.
3.Korespondencję w sprawach należących do zakresu działania Rejonu podpisują
Koordynatorzy rejonów. Prawidłowość i zgodność z prawem przygotowywanych projektów
potwierdzają parafą pracownicy rejonu na kopii tych projektów.
§ 40.1. Czynności o charakterze przygotowawczym, techniczno-kancelaryjnym oraz związane
z doręczeniem korespondencji wewnątrz ZBiLK wykonują komórki organizacyjne we własnym
zakresie.
2. Obieg dokumentów finansowo-księgowych określa instrukcja opracowana przez Głównego
Księgowego i wprowadzona przez Dyrektora w drodze zarządzenia.
3. Zasady postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne określają przepisy
szczególne.
§ 41. Kierownik Działu Organizacyjnego sprawuje nadzór nad stosowaniem pieczątek przez
pracowników ZBiLK.
§ 42. Organizację prac kancelaryjnych ZBiLK, obieg korespondencji i dokumentów, a także
sposób gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania oraz udostępniania materiałów
archiwalnych i wszelkiej dokumentacji określają odrębne przepisy.
Rozdział 7
Upoważnienia do załatwiania spraw
§ 43. Upoważnienia udzielane przez Dyrektora ZBiLK udzielane są na piśmie, i zawierają co
najmniej:
1) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe (wykonywaną funkcję) osoby upoważnionej,
2) rodzaj spraw (decyzji, rozstrzygnięć) objętych upoważnieniem,
3) termin obowiązywania upoważnienia.
§ 44.1. Projekty upoważnień, a także projekty zmian w tych upoważnieniach wraz z
uzasadnieniem przygotowują osoby kierujące komórkami organizacyjnymi i składają je w Dziale
Organizacyjnym, po uprzednim sprawdzeniu w zakresie formalno-prawnym. Pracownik działu
przedkłada je Dyrektorowi wraz z opinią.
2. Udzielone upoważnienia składane są w teczkach osobowych pracowników ZBiLK.
Rozdział 8
Zawieranie porozumień i umów cywilnoprawnych
§ 45. Dyrektor może zawierać porozumienia dotyczące realizacji spraw z zakresu swojej
właściwości.
§ 46. Projekty porozumień podlegają zaopiniowaniu przez:
1) Głównego Księgowego - jeżeli porozumienie powoduje zmiany w budżecie ZBiLK lub inne
skutki finansowe,
2) radcę prawnego.
§ 47.1 Umowy cywilnoprawne zawiera Dyrektor.
2. Dyrektor może upoważnić innych pracowników ZBiLK do zawierania w swym imieniu
umów cywilnoprawnych.
3. Propozycje wydatków powodujących skutki finansowe powyżej minimalnego progu
określonego w przepisach dotyczących zamówień publicznych - przed zawarciem umowy
23
cywilnoprawnej - podlegają wstępnej akceptacji pod względem prawidłowości wyboru procedury
zamówień publicznych przez osobę kierującą właściwą komórką organizacyjną.
§ 48. Przepisy niniejszego rozdziału nie naruszają zasad postępowania w zakresie zamówień
publicznych .
Rozdział 9
Organizacja załatwiania petycji, skarg i wniosków
§ 49.1. Przyjmowanie przez pracowników interesantów w sprawach petycji, skarg i wniosków
odbywa się w Rejonach, każdego dnia w godzinach pracy.
2. Koordynator rejonu lub osoba go zastępująca przyjmuje interesantów w sprawach petycji,
skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godzinach od 1500 do 1700. Jeżeli poniedziałek jest
dniem wolnym od pracy, przyjmowanie odbywa się w najbliższy dzień powszedni.
3. Dyrektor lub inne wyznaczone osoby w jego imieniu przyjmują interesantów w sprawach
skarg i wniosków co najmniej raz w tygodniu przez dwie godziny.
4. Organizację przyjmowania petycji, skarg i wniosków, z zastrzeżeniem zasad określonych w
ust.1-3 ustala Dyrektor.
Rozdział 10
Realizacja zaleceń pokontrolnych
§ 50.1.Dział Organizacyjny prowadzi ewidencję wniosków i zaleceń pokontrolnych organów
kontroli, skierowanych do ZBiLK.
2. Osoby kierujące komórkami organizacyjnymi informują bezzwłocznie Kierownika Działu
Organizacyjnego o otrzymanych wnioskach i zaleceniach pokontrolnych, przekazując kopie tych
wystąpień.
3. Osoby kierujące komórkami organizacyjnymi opracowują projekty odpowiedzi na
wystąpienia pokontrolne.
4. Projekty odpowiedzi podlegają wstępnej akceptacji Działu Nadzoru Właścicielskiego - w
terminie umożliwiającym podjęcie działań, a następnie przedłożenie je Dyrektorowi do akceptacji.
5. Kopie udzielonych odpowiedzi przekazywane są do Działu Organizacyjnego, który
gromadzi dokumentację w zakresie realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych.
§ 51. 1. Kierownik Działu Organizacyjnego we współpracy z Zastępcą Dyrektora ds. Regulacji
Prawnych prowadzi analizę stanu wykorzystania i realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych na
podstawie otrzymanych informacji oraz ustaleń dokonanych we własnym zakresie.
2. W miarę potrzeby, analiza o której mowa w ust.1, przedstawiana jest Dyrektorowi.
Rozdział 11
Postanowienia końcowe
§ 52. Projekt Regulaminu Organizacyjnego ZBiLK, a także projekty jego zmian opracowują
wspólnie Zastępca Dyrektora ds. Regulacji Prawnych oraz Kierownik Działu Organizacyjnego.
§ 53. Osoby kierujące komórkami organizacyjnymi zobowiązane są do bezzwłocznego
przekazywania Kierownikowi Działu Organizacyjnego wniosków dotyczących wprowadzenia
niezbędnych zmian w Regulaminie Organizacyjnym ZBiLK, w szczególności polegających na
uzupełnieniu zakresów działania o nowe zadania nałożone przez ustawy lub uchwały Rady Miasta.