Zapytanie ofertowe

Elbląg, dnia 27 listopada 2014 r.
DTE.7028.1.2014.AW
Zapytanie ofertowe
I. ZAMAWIAJĄCY
Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji
ul. Karowa 1
82-300 Elbląg
Tel: 55 625 63 00
Fax: 55 625 63 10
e-mail: [email protected]
REGON: 000662959
NIP: 578-10-08-771
zwraca się z prośbą o złożenie oferty cenowej
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest:
Usługa cateringowa - dostawa posiłków wg zamówień obiektów noclegowych
Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Elblągu w 2015 roku
w następujących wartościach szacunkowych:
Średnia ilość dostarczanych posiłków w ciągu jednego miesiąca na wszystkie obiekty hotelowe:



śniadania
obiady
kolacje
– 175 porcji
– 70 porcje
- 40 porcji
2. Zamawiający zastrzega, że uśredniona miesięczna wielkość posiłków, w trakcie trwania całej
umowy może być inna, niż oszacowano. Zamawiający informuje, że rzeczywiste ilości
dostarczanych posiłków w poszczególnych miesiącach mogą być różne i zależne od zamówień
gości hotelowych.
III ZAKRES ZAMÓWIENIA OBEJMUJE:
1.
2.
przygotowanie i dostawę posiłków: śniadań, obiadów, obiadokolacji i kolacji wg zamówień
obiektów noclegowych:
a) „Stadion”, ul. Brzeska 41 w Elblągu,
b) „ATLETIKON”, ul. Agrykola 8 w Elblągu,
z przeznaczeniem dla gości hotelowych,
sporządzanie propozycji minimum 3 stałych zestawów menu śniadaniowego, w tym 1 zestaw
jarski i 2 zestawów menu obiadów i kolacji - na każdy kolejny tydzień (od poniedziałku do
niedzieli) z określeniem rodzaju, składników i gramatury poszczególnych posiłków. Propozycje te
zostaną przedstawione do akceptacji dla Zamawiającego do piątku tygodnia poprzedzającego.
Zamawiający będzie miał możliwość wyboru zaproponowanego zestawu, jeśli dokona
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
zamówienia do godz. 17.00 dnia poprzedniego. Zamawiający dopuszcza niewielkie zmiany
zaproponowanych wcześniej posiłków i dostarczenia innych, po uprzednim telefonicznym
zgłoszeniu i za jego zgodą,
sporządzenie propozycji menu dla grup zorganizowanych i pobytów długoterminowych wg.
ewentualnych życzeń klienta,
świadczenie usługi na zastawie ceramicznej lub porcelanowej, z użyciem szklanek do napojów,
sztućców metalowych, serwetek papierowych ( dopuszcza się w wyjątkowych sytuacjach
podawanie posiłków na naczyniach jednorazowych, po uzyskaniu uprzedniej zgody
przedstawiciela hotelu),
usuwanie na własny koszt, w każdym dniu dostarczenia posiłków, brudnych naczyń i resztek
pokarmowych z obiektu noclegowego,
świadczenie usługi wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów
spożywczych,
estetyczne podawanie posiłków,
gotowość dostarczania posiłków w godzinach zmiennych określonych przez hotel między
700 a 2000,
zamawianie obiadów, obiadokolacji i kolacji z wyprzedzeniem nie krótszym niż 60 minut,
zamawianie śniadań do godz. 2000 – dnia poprzedniego i od godz. 630 w dniu zamówienia
zachowując 60 minutowe wyprzedzenie czasowe,
dostarczanie posiłków własnym transportem spełniającym wymogi prawne środków transportu
do przewożenia żywności, w pojemnikach gwarantujących utrzymanie odpowiedniej
temperatury oraz jakości przewożonych potraw,
zorganizowanie obsługi posiłków i zabezpieczenie obrusów materiałowych, przy jednorazowym
złożeniu zamówienia na co najmniej 12 posiłków,
prowadzenie ewidencji wydawanych posiłków oraz dostarczonej zastawy, szklanek, sztućców z
podziałem na obiekty noclegowe, potwierdzonych każdorazowo przez osoby odbierające posiłki,
wyznaczenie osoby odpowiedzialnej do współpracy z pracownikami zamawiającego
(recepcjonistkami obiektów noclegowych),
terminowe dostarczanie posiłków na obiekty noclegowe zgodnie z telefonicznym zgłoszeniem
zamówienia, z tolerancją opóźnienia maksymalnie do 10 minut,
przestrzeganie wymagań określonych w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie
żywności i żywienia (Dz. U. Nr 171, poz. 1225 z późniejszymi zmianami).
IV.TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Data rozpoczęcia: 01.01.2015 r.
Data zakończenia: 31.12.2015 r.
III. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT
1. Oferty można składać osobiście w siedzibie Zamawiającego w pok. nr 4, przesłać pocztą
w terminie do dnia 05 grudnia 2014 r. do godz. 12.00 na adres:
Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji
ul. Karowa 1, 82-300 Elbląg
tel./fax: 055 642-45-30
2. Oferty zostaną otwarte w dniu 05 grudnia 2014 r. o godz. 12.30 w siedzibie Miejskiego
Ośrodka Sportu i Rekreacji w Elblągu, przy ul. Karowej 1 w pok. nr 4.
3. Osobą upoważnioną do kontaktów z Wykonawcami w sprawach przedmiotu zamówienia jest
p. Aleksandra Wyżkiewicz tel. 55 625 63 12
OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY OFERTY
1. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta z najniższą ceną.
2. Zawiadomienie o wyniku postepowania zostanie zamieszczone na stronie internetowej
Zamawiającego (BIP) www.bip.mosir.elblag.eu w zakładce: zamówienia publiczne do 30 000
euro.
V. ZAŁĄCZNIKI
Zał. nr 1 – oferta cenowa
Zał. nr 2 - wzór umowy
/-/ Marek wnuk
Dyrektor MOSiR
Załącznik nr 1
OFERTA
ZAMAWIAJĄCY
Nazwa:
MIEJSKI OŚRODEK SPORTU I REKREACJI
Adres:
82-300 Elbląg, ul. KAROWA 1
WYKONAWCA /
Nazwa:
1.
Województwo:
Miejscowość:
Kod pocztowy:
Kraj:
Adres pocztowy (ulica, nr domu i lokalu):
E-mail:
Tel.:
Adres internetowy (URL):
Faks:
Nawiązując do zapytania ofertowego na: usługę cateringową - dostawę posiłków wg zamówień obiektów
noclegowych Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Elblągu w 2015 roku
1. Oferujemy wykonanie zamówienia za cenę:
Lp.
Posiłek
Uśredniona ilość
posiłków w
szt./miesiąc
1.
śniadanie
175 /miesięcznie
2.
Obiad/
obiadokolacja
70 /miesięcznie
3.
kolacja
40/miesięcznie
Cena
jednostkowa
netto zł/szt.
VAT
……….%
Ogółem
wartość
jednostkowa
brutto zł/szt.
Łączna kwota brutto stanowiąca
iloczyn miesięcy obowiązywania (12
m-cy ), szacunkowej miesięcznej ilości
posiłków oraz stawki brutto za 1
posiłek
/ 12 m-cy x cena brutto za 1 posiłek x
miesięczna szacunkowa ilość
posiłków/
Łączna kwota brutto:
łączna cena brutto: …………………………… zł
słownie złotych brutto: ………………………………………………………………………………………..
2. Zobowiązujemy się do wykonania przedmiotu zamówienia w terminie:
data rozpoczęcia:
data zakończenia:
01 stycznia 2015 r.
31 grudnia 2015 r.
3. Oświadczamy, że zawarte w zapytaniu ofertowym zaproponowane przez Zamawiającego warunki
płatności zostały przez nas zaakceptowane.
4. Oświadczamy, że wzór Umowy został przez nas zaakceptowany i zobowiązujemy się w przypadku
wybrania naszej oferty do zawarcia umowy na wyżej wymienionych warunkach w miejscu i terminie
wyznaczonym przez Zamawiającego.
.
PODPISANO
....................................................................................................
imię, nazwisko, podpis i pieczątka lub czytelny podpis osoby uprawnionej
(osób uprawnionych) do reprezentowania
Wykonawcy/Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia
.................................., dnia ..............................
Załącznik 2 – wzór umowy
UMOWA nr DTE-…./2014
zawarta w dniu …………………… 2014 roku
pomiędzy Miejskim Ośrodkiem Sportu i Rekreacji w Elblągu, ul. Karowa 1, NIP:578-10-08-771, Regon:
000662959, zwanym w dalszej części umowy „Zamawiającym”, w imieniu którego działa:
Marek Wnuk - dyrektor MOSiR
zwanym w dalszej części „Zamawiającym”
a
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
zwanym w dalszej części „Wykonawcą”.
na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, strony zawierają umowę,
o następującej treści:
Umowa została zawarta z Wykonawcą wyłonionym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,
którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro
§ 1.
Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania usługę cateringową - dostawę posiłków: śniadań,
obiadów, obiadokolacji i kolacji wg zamówień obiektów hotelowych z przeznaczeniem dla gości hotelowych.
§ 2.
Wykonawca zobowiązuje się do:
1) przygotowania i dowozu posiłków: śniadań, obiadów, obiadokolacji i kolacji w stałej dostawie i cenie wg
zamówień obiektów noclegowych MOSiR, tj. „Stadion” , przy ulicy Brzeskiej 41, „Atletikon”, przy ulicy
Agrykola 8 w Elblągu,
2) sporządzania propozycji minimum 3 stałych zestawów menu śniadaniowego, w tym 1 zestaw jarski oraz 2
zestawów obiadów i kolacji – na każdy kolejny tydzień (od poniedziałku do niedzieli)–z określeniem
rodzaju, składników i gramatury poszczególnych posiłków. Propozycje te zostaną przedstawione do
akceptacji dla Zamawiającego do piątku tygodnia poprzedzającego. Zamawiający będzie miał możliwość
wyboru zaproponowanego zestawu, jeśli dokona zamówienia do godz. 17.00 dnia poprzedniego.
Zamawiający dopuszcza niewielkie zmiany zaproponowanych wcześniej posiłków i dostarczenia innych, po
uprzednim telefonicznym zgłoszeniu i za jego zgodą.
3) sporządzenie propozycji menu dla grup zorganizowanych i pobytów długoterminowych wg. Ewentualnych
życzeń klientów,
4) świadczenia usługi na zastawie ceramicznej lub porcelanowej, z użyciem szklanek do napojów, sztućców
metalowych, serwetek papierowych ( dopuszcza się w wyjątkowych sytuacjach podawanie posiłków
na naczyniach jednorazowych, po uzyskaniu uprzedniej zgody przedstawiciela obiektu),
5) usuwania na własny koszt, w każdym dniu dostarczania posiłków, brudnych naczyń i resztek pokarmowych
z obiektu noclegowego,
6) świadczenia usługi wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych,
7) estetycznego podawania posiłków,
8) gotowości dostarczania posiłków w godzinach zmiennych określonych przez hotel między 7.00 a 20.00,
9) dostarczania posiłków własnym transportem, spełniającym wymogi prawne środków transportu do
przewożenia
żywności
w
pojemnikach
gwarantujących
utrzymanie
odpowiedniej
temperatury oraz jakości przewożonych potraw,
10) zorganizowania obsługi posiłków i zabezpieczenie obrusów materiałowych, przy jednorazowym złożeniu
zamówienia na co najmniej 12 posiłków,
11) prowadzenia ewidencji wydawanych posiłków oraz dostarczonej zastawy, szklanek, sztućców z podziałem
na obiekty noclegowe, potwierdzonych każdorazowo przez osoby odbierające posiłki,
12)wyznaczenia osoby odpowiedzialnej do współpracy z pracownikami zamawiającego (recepcjonistkami
obiektów noclegowych),
13) przestrzegania wymagań określonych w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności
i żywienia ( Dz. U. Nr 171, poz. 1225 z późniejszymi zmianami).
14) Terminowego dostarczania posiłków na obiekty noclegowe zgonie z telefonicznym zgłoszeniem
zamówienia, z tolerancją opóźnienia maksymalnie do 10 minut.
§ 3.
Zamawiający zobowiązuje się do:
1) zamawiania obiadów, obiadokolacji i kolacji z wyprzedzeniem nie krótszym niż 60 minut,
00
30
2) zamawiania śniadań do godz. 20 – dnia poprzedniego lub od godz. 6 – w dniu zamówienia
zachowując 60 minutowe wyprzedzenie czasowe.
§ 4.
Termin wykonania zamówienia od 01 stycznia 2015 r. do 31 grudnia 2015 r.
§ 5.
1. Za jednostkę rozliczeniową strony przyjmują:
a) cenę brutto 1 porcji śniadania: . ……………..zł
tj.:
za cenę bez VAT: ……………… zł
+ VAT …… % tj. …………………. zł
(stawka)
słownie złotych brutto: ……………………………………………………………………………………….
b) cena brutto 1 porcji obiadu/obiadokolacji: ……………………… zł
tj.:
za cenę bez VAT: ………… zł
+ VAT ….. % tj. ………….. zł
(stawka)
słownie złotych brutto: ……………………………………………………………………………………..
c) cena brutto 1 porcji kolacji : …..…….. zł
tj.:
za cenę bez VAT :……… zł
+ VAT …… % tj. …………… zł
(stawka)
słownie złotych brutto: ……………………………………………………………………………………….
d) Szacunkowa wartość wykonania przedmiotu zamówienia wynosi: ………………………………zł brutto.
Kwota ta stanowi iloczyn miesięcy obowiązywania (12 m-cy ), szacunkowej miesięcznej ilości posiłków
oraz stawki brutto za 1 posiłek śniadania, obiadu/obiadokolacji i kolacji.
Zamawiający zastrzega, że uśredniona miesięczna wielkości dostarczanych posiłków może być inna, niż
oszacowano. W związku z powyższym całkowita wartość wykonania umowy może być inna.
2. Ceny jednostkowe podane w ust. 1 są cenami stałymi i nie ulegną zmianie w czasie obowiązywania umowy
oraz zawierają wszelkie koszty związane z podaniem posiłków.
3. Za okres rozliczeniowy strony przyjmują 1 miesiąc.
4. Faktury VAT wystawiane będą przez Wykonawcę osobno na każdy obiekt noclegowy. Każdorazowo do
faktury miesięcznej Wykonawca będzie załączał zestawienie dostarczonych posiłków, z uwzględnieniem
dnia, rodzaju i ilości posiłków.
5. Nazwa płatnika (dane do faktury): Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji ,ul. Karowa 1 82-300 Elbląg,
NIP: 578-10-08-771
6. Termin płatności wynosić będzie 14 dni od daty złożenia faktury Zamawiającemu i zatwierdzenia przez
kierownika obiektu zestawienia dostarczonych posiłków w danym okresie.
7. Zapłata następować będzie bezgotówkowo, przelewem na wskazane konto Wykonawcy.
§ 6.
1. Wykonawca oświadcza, że jest w stanie wykonać zamówienie z dołożeniem należytej staranności pod
względem jakości.
2. Wykonawca oświadcza, że posiada pełne zabezpieczenie finansowe, organizacyjne, techniczne, pozwalające
na wykonanie umowy.
3. W razie stwierdzenia wad w realizacji usługi, Zamawiający niezwłocznie poinformuje, telefonicznie lub
mailem o ich zaistnieniu Wykonawcę. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia wad niezwłocznie po
otrzymaniu zgłoszenia.
§ 7.
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia oceny oferowanych posiłków, pod kątem
sprawdzenia ich gramatur oraz zgodności sporządzonych potraw z zaplanowanymi zestawami i jakości
wykorzystanych surowców.
2. Zamawiający jest uprawniony do rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym w razie nienależytego
wykonania warunków umowy przez Wykonawcę, a w szczególności czterokrotnego :
a) dostarczania posiłków z opóźnieniem, lub
b) dostarczania posiłków niskiej jakości, lub
c) dostarczania posiłków o gramaturze niższej niż określono w zestawieniu tygodniowym, lub
d) dostarczenia posiłków innych niż zaproponowane w zatwierdzonym zestawie bez zgody Zamawiającego
3. Zamawiający pomimo rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym zachowuje roszczenia o naprawienie
wynikłej szkody.
§ 8.
W razie nienależytego wykonania umowy lub powstania szkody z winy Wykonawcy, zobowiąże się on do
naprawienia powstałej szkody w całości i pokryje koszty nienależytego wykonania zamówienia.
§ 9.
Zamawiający może odstąpić od umowy w okolicznościach przewidzianych w art. 145 ustawy Prawo zamówień
publicznych. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej i zawierać uzasadnienie.
§ 10.
Ewentualne kwestie sporne wynikłe w trakcie realizacji niniejszej umowy strony rozstrzygać będą polubownie.
W przypadku nie dojścia do porozumienia spory rozstrzygane będą przez właściwy sąd powszechny.
§ 11.
W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy kodeksu cywilnego,
a w sprawach procesowych przepisy kodeksu postępowania cywilnego.
§ 12.
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
WYKONAWCA:
ZAMAWIAJĄCY: