Regulamin E-faktura

REGULAMIN PRZESYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ
przyjęty uchwałą nr 10/2012 z dnia 12 lipca 2012 r.
obowiązujące od dnia 13 lipca 2012 r.
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1)
2)
3)
Niniejszy Regulamin przesyłania faktur w formie elektronicznej (dalej:
„Regulamin”) określa zasady przesyłania, w tym udostępniania, faktur w
formie elektronicznej, wystawianych przez Idea Leasing S.A. (wcześniej
Panorama Finansów S.A.) z siedzibą we Wrocławiu, wpisaną do rejestru
przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia –
Fabrycznej pod numerem KRS: 0000307665, NIP: 5213482474, REGON:
141374292 (dalej: „Finansujący”) podmiotom, związanym z Finansującym
umową/-ami leasingu (dalej: „Korzystający”), w związku z tą/tymi
umową/-ami leasingu.
Regulamin obowiązuje w stosunku między Finansującym a Korzystającym
w przypadku wyrażenia przez Korzystającego zgody na przesyłanie, w tym
udostępnianie, przez Finansującego faktur w formie elektronicznej
w związku z umową/-ami leasingu.
Przedmiotem Regulaminu nie jest określenie obowiązków Korzystającego
w zakresie postępowania z fakturami przesłanymi, w tym udostępnionymi,
przez Finansującego w formie elektronicznej, które to obowiązki wynikają
z przepisów prawa.
a)
8)
II. ZASADY UDOSTĘPNIANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Przesyłanie, w tym udostępnianie, przez Finansującego faktur w formie
elektronicznej, opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym
weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu,
odbywa się przez przesyłanie Korzystającemu pocztą elektroniczną, na
podany przez niego na piśmie adres poczty elektronicznej, służący do
obsługi umowy/-ów leasingu, hiperłącza, przy czym otwarcie hiperłącza
pozwala pobrać fakturę z systemu informatycznego, w którym Finansujący
ją udostępnia; pobranie faktury przez Korzystającego możliwe jest po
wprowadzeniu przez niego w systemie informatycznym, w którym
Finansujący udostępnia faktury, hasła, przesyłanego przez Finansującego
Korzystającemu SMS-em na podany przez niego na piśmie numer telefonu
komórkowego, służący do obsługi umowy/-ów leasingu. Zastosowanie
dwóch kanałów komunikacji z Korzystającym (poczta elektroniczna,
zawierająca hiperłącze do faktury oraz SMS, zawierający hasło dostępu do
hiperłącza)
służy
zapewnieniu
poufności
udostępniania
faktur
Korzystającemu.
Do korzystania przez Korzystającego ze sposobu udostępniania faktur,
o którym mowa w punkcie II 1. powyżej, wymagane są:
a)
dostęp do Internetu;
b)
posiadanie adresu poczty elektronicznej, który Korzystający podaje
Finansującemu na piśmie w celu obsługi umowy/-ów leasingu (w tym
udostępniania faktur w formie elektronicznej);
c)
posiadanie aktywnego numeru telefonu komórkowego, który
Korzystający podaje Finansującemu na piśmie w celu obsługi umowy
/ -ów leasingu (w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej);
d)
oprogramowanie, pozwalające otwierać pliki w formacie *.pdf;
e)
w
celu
poprawnej
weryfikacji
podpisu
elektronicznego
Finansującego, którym opatrzone są faktury - właściwe
skonfigurowanie oprogramowania, pozwalającego otwierać pliki
w formacie *.pdf.
W przypadku, gdy Korzystający na piśmie powiadomił Finansującego
o zmianie swojego adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu
komórkowego, służących do obsługi umowy / -ów leasingu, o których
mowa w punkcie II 1. powyżej, celem realizacji tego punktu, Finansujący
posługuje się adresem poczty elektronicznej lub numerem telefonu
komórkowego Korzystającego, podanymi do obsługi umowy/-ów leasingu,
w ostatnim takim pisemnym powiadomieniu.
Korzystający może dodatkowo korzystać z innego sposobu dostępu do
faktur niż opisany w punkcie II 1. powyżej, o ile system informatyczny
zapewnia go w danym czasie, np. uzyskać dostęp do wszystkich
udostępnionych przez Finansującego faktur po założeniu indywidualnego
konta w tym systemie i zalogowaniu się do niego, przy czym Finansujący
nie jest zobowiązany zapewniać Korzystającemu takiego dodatkowego
sposobu dostępu do faktur.
Finansujący rozpoczyna udostępnianie faktur od początku obowiązywania
umowy/-ów leasingu w przypadku zgody Korzystającego na przesyłanie
faktur w formie elektronicznej udzielonej przy jej/ich zawarciu lub w
terminie maksymalnie 30 dni od dnia otrzymania zgody Korzystającego na
taki sposób przesyłania faktur, udzielonej w trakcie obowiązywania
umowy/-ów leasingu.
W przypadku cofnięcia zgody Finansujący traci prawo do przesyłania,
w tym udostępniania, Korzystającemu faktur w formie elektronicznej
najpóźniej z upływem 30 dni od dnia, w którym otrzymał oświadczenie
Korzystającego o cofnięciu tej zgody.
Finansujący przesyła Korzystającemu, na podany przez niego na piśmie
numer telefonu komórkowego, służący do obsługi umowy/-ów leasingu,
hasło/-a, pozwalające otworzyć hiperłącze do faktury:
REGULAMIN PRZESYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ
9)
10)
11)
12)
13)
z chwilą rozpoczęcia udostępniania faktur w formie elektronicznej
zgodnie z punktem II 5. powyżej, przy udostępnieniu w ten sposób
pierwszej faktury; hasło służy do otwierania wszystkich kolejnych
hiperłączy do kolejnych faktur, związanych z daną umową leasingu;
b)
po rozpoczęciu udostępniania faktur w formie elektronicznej
w odpowiedzi na wniosek Korzystającego o zmianę hasła; hasło służy
do otwierania wszystkich kolejnych hiperłączy do kolejnych faktur,
związanych z daną umową leasingu.
Korzystający może, w okresie obowiązywania zgody, o której mowa
w punkcie II 5. powyżej, złożyć wniosek o zmianę hasła, o którym mowa
w punkcie II 1. i 7. powyżej, wysyłając z numeru, który podał na piśmie
jako numer telefonu komórkowego do obsługi umowy/-ów leasingu, SMS na
numer: 661003048, o treści: EFH:NIP:HHHHHHHHHH (gdzie: EFH - to
komenda zmiany hasła, NIP - to numer NIP Korzystającego bez spacji
i myślników (10 cyfr); HHHHHHHHHH - to nowe, 10 znakowe, hasło
w którym dopuszczalne są: małe i wielkie litery od A do Z bez polskich
znaków, cyfry od 0 do 9, oraz znaki specjalne: # oraz @; niedopuszczalne
są znaki inne niż wymienione powyżej, w szczególności spacja).
Potwierdzenie skutecznej zmiany hasła, zawierające nowe hasło, zostanie
przesłane Korzystającemu SMS-em na jego numer telefonu komórkowego,
o którym mowa w punkcie II 1. i 3. powyżej.
Druga i kolejne zmiany hasła, o którym mowa w punkcie II 1. i 7. powyżej,
są odpłatne. Opłata wynosi 1 zł netto plus VAT.
Finansujący przesyła Korzystającemu hiperłącze, o którym mowa
w punkcie II 1. powyżej, w chwili udostępnienia faktury w systemie
informatycznym.
Chwila przesłania Korzystającemu hiperłącza, o którym mowa
w punkcie II 1.
powyżej
i
udostępnienia
faktury
w
systemie
informatycznym, o którym mowa punkcie II 1. powyżej, jest równoznaczna
z chwilą doręczenia faktury Korzystającemu.
Udostępnienie faktury w systemie informatycznym, o którym mowa
w punkcie II 1. powyżej, pozwala Korzystającemu co najmniej na jej
pobranie, to jest zapisanie w postaci dokumentu w formacie *.pdf
opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy
pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Faktura jest dostępna w systemie informatycznym, o którym mowa
w punkcie II 1. powyżej, co najmniej przez okres jednego miesiąca od daty
udostępnienia faktury. Udostępnienie faktury w tym systemie
informatycznym nie oznacza archiwizowania faktur na potrzeby
Korzystającego. Zaleca się zapisanie faktury, niezwłocznie po jej
udostępnieniu, celem umożliwienia dostępu do niej niezależnie od dostępu
do systemu informatycznego, o którym mowa w punkcie II 1. powyżej.
Finansujący zastrzega sobie prawo zmiany sposobu zabezpieczenia
autentyczności i integralności faktur, jak i sposobu ich przesyłania, w tym
udostępniania, w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku
zmiany podmiotu, współpracującego z Finansującym przy utrzymaniu
systemu informatycznego, służącego temu celowi. W takim wypadku
stosuje się punkt V 4. Regulaminu.
III. OBOWIĄZKI I UPRAWNIENIA KORZYSTAJĄCEGO
1)
2)
Korzystający może wyrazić zgodę na przesyłanie, w tym udostępnianie,
faktur w formie elektronicznej, składając Finansującemu oświadczenie
o takiej treści przy zawarciu umowy/-ów leasingu w tej/tych umowie/wach leasingu lub w późniejszym terminie, w aneksie do umowy/-ów
leasingu, którego treść przedstawia Finansujący. W przypadku, gdy
Korzystającego i Finansującego wiąże więcej niż jedna umowa leasingu,
Korzystający może wyrazić zgodę na przesyłanie, w tym udostępnianie,
przez Finansującego faktur w formie elektronicznej wyłącznie w związku
z tymi wszystkimi umowami leasingu. W przypadku jej nieudzielenia
Finansujący nie ma obowiązku przesyłania, w tym udostępniania, faktur
w formie elektronicznej w związku z żadną z umów leasingu, zawartych
z Korzystającym.
Wolę skorzystania z przesyłania, w tym udostępniania, faktur w formie
elektronicznej,
Korzystający może zgłosić Finansującemu poprzez
formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie internetowej Finansującego
pod adresem: www.pfleasing.pl. Po przyjęciu zgłoszenia Finansujący
przygotuje stosowne oświadczenia do podpisania przez Korzystającego.
Korzystający może cofnąć zgodę na przesyłanie, w tym udostępnianie,
faktur w formie elektronicznej, składając Finansującemu oświadczenie
o takiej treści na piśmie. W przypadku, gdy Korzystającego i Finansującego
wiąże więcej niż jedna umowa leasingu, Korzystający może cofnąć zgodę
na przesyłanie, w tym udostępnianie, przez Finansującego faktur w formie
elektronicznej wyłącznie w odniesieniu do wszystkich tych umów leasingu.
Jeżeli oświadczenie o cofnięciu nie będzie dotyczyło wszystkich umów
leasingu zawartych z Korzystającym, Finansujący nie ma obowiązku
przesyłania, w tym udostępniania, faktur w formie elektronicznej
w związku z żadną z umów leasingu, zawartych z Korzystającym. W celu
cofnięcia zgody na przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie
Nr EFVR/001/2012
Strona 1 z 3
3)
4)
5)
6)
7)
8)
elektronicznej, Korzystający może skorzystać ze wzoru, stanowiącego
Załącznik nr 1 do Regulaminu.
Korzystający zobowiązany jest zapoznać się z Regulaminem i stosować się
do jego postanowień w aktualnym brzmieniu, z uwzględnieniem
punktu V 2.- 4. Regulaminu.
Korzystający jest zobowiązany posiadać i niezwłocznie powiadamiać
Finansującego o każdej zmianie swojego adresu poczty elektronicznej lub
numeru telefonu komórkowego, o których mowa w punkcie
II 1. Regulaminu, na piśmie. W przypadku braku powiadomienia
Finansujący jest uprawniony przesyłać hiperłącze i/lub hasło, o których
mowa w punkcie II 1. Regulaminu, na ostatnio podany przez
Korzystającego na piśmie adres poczty elektronicznej lub numer telefonu
komórkowego, służące do obsługi umowy/-ów leasingu.
Korzystający zobowiązany jest zachować w poufności hasło, o którym
mowa w punkcie II 1. Regulaminu i nie udostępniać go osobom trzecim
w okresie obowiązywania umowy/-ów leasingu, jak i po jego/ich upływie.
Korzystający może złożyć na piśmie wniosek o wydanie duplikatu faktury.
Wzór wniosku o wydanie duplikatu faktury dostępny jest na stronie
internetowej Finansującego pod adresem: www.pfleasing.pl oraz
w siedzibie i oddziałach Finansującego. Duplikat faktury zostanie przesłany
(udostępniony) w sposób, o którym mowa w punkcie II 1. powyżej, jeżeli
w momencie wystawienia duplikatu Finansujący posiada ważną zgodę
Korzystającego na przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie
elektronicznej.
W przypadku gdy konieczne będzie wystawienie faktury korygującej przez
Finansującego zostanie ona przesłana (udostępniona) w sposób, o którym
mowa w punkcie II 1. powyżej, jeżeli w momencie wystawienia faktury
korygującej Finansujący posiada ważną zgodę Korzystającego na
przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej.
Korzystający może złożyć na piśmie notę korygującą do faktury
udostępnionej w formie elektronicznej.
IV. OBOWIĄZKI I UPRAWNIENIA FINANSUJĄCEGO
1)
2)
3)
4)
5)
Finansujący zobowiązany jest udostępniać Korzystającemu faktury,
zgodnie z zasadami, opisanymi w punkcie II Regulaminu, w okresie
obowiązywania zgody Korzystającego z punktu I 2. Regulaminu,
z zastrzeżeniem punktów II 13., III 1. i 2. Regulaminu oraz
punktów IV 2.-5. poniżej.
Finansujący zobowiązany jest stosować się do postanowień Regulaminu
w jego
aktualnym
brzmieniu,
z
uwzględnieniem
punktu
V 2.-4. Regulaminu.
Wyrażenie przez Korzystającego zgody na przesyłanie, w tym
udostępnianie, faktur w formie elektronicznej, wystawianych przez
Finansującego, nie wyłącza w żadnym wypadku prawa Finansującego do
wystawiania i przesyłania temu Korzystającemu faktur w formie
papierowej. W każdym przypadku dana faktura będzie wystawiona
i przysłana Korzystającemu przez Finansującego w jednej formie,
papierowej albo elektronicznej.
Finansujący może ograniczyć czas dostępności faktury, opóźnić termin
przesłania hiperłącza, o którym mowa w punkcie II 1. lub w inny sposób
zmodyfikować tryb opisany w punkcie II Regulaminu, jeżeli będzie to
niezbędne z przyczyn technicznych lub organizacyjnych.
Finansujący nie odpowiada za odstępstwa od trybu opisanego w punkcie
II Regulaminu, wynikające z przyczyn od niego niezależnych,
w szczególności leżące po stronie dostawców usług telekomunikacyjnych.
V. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1)
2)
3)
4)
Do Regulaminu stosuje się przepisy rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie
elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania
organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r.,
Nr 249, poz. 1661) i inne przepisy prawa.
Regulamin
przyjmowany
jest
uchwałą
Zarządu
Finansującego
i publikowany na stronie internetowej Finansującego pod adresem:
www.pfleasing.pl.
Regulamin wchodzi w życie z chwilą publikacji.
Finansujący może zmienić Regulamin z powodu zmiany przepisów prawa,
a także z przyczyn technicznych lub organizacyjnych. Zmieniony
Regulamin zostanie opublikowany na stronie internetowej Finansującego
pod adresem: www.pfleasing.pl i wejdzie w życie z chwilą
opublikowania. O
zmianie
Regulaminu
Finansujący
zawiadomi
Korzystającego pocztą elektroniczną na adres email wskazany w punkcie
II 1. lub II 3. Regulaminu.
REGULAMIN PRZESYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ
Nr EFVR/001/2012
Strona 2 z 3
Załącznik nr 1 – Oświadczenie o cofnięciu zgody na otrzymywanie e-faktur
…………………………, dnia …………………………
……………………………………………
Nazwa Korzystającego
……………………………………………
Adres: ulica nr domu
……………………………………………
Adres: kod miejscowość
……………………………………………
NIP
jako Korzystający
Idea Leasing S.A.
ul. Strzegomska 42b
53-611 Wrocław
jako Finansujący
Oświadczenie o cofnięciu zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej
dotyczy:
wszystkich
Umów
Leasingu
Operacyjnego
zawartych
z Idea
Leasing
S.A.
Panorama Finansów S.A.) obowiązujących w dniu sporządzenia niniejszego zgłoszenia
(wcześniej
Na podstawie § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie
elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli
skarbowej (Dz. U. 2010 r. Nr 249, poz. 1661), jako Korzystający cofam/-y zgodę na przesyłanie, w tym udostępnianie,
faktur wystawianych przez Finansującego w formie elektronicznej, w związku z wszystkimi Umowami Leasingu
Operacyjnego, obowiązującymi w dniu sporządzenia niniejszego oświadczenia.
Oświadczam/-y, że mamy świadomość, iż Finansujący traci prawo do przesyłania, w tym udostępniania, faktur w formie
elektronicznej najpóźniej z upływem 30 dni od dnia, w którym otrzymała niniejsze oświadczenie.
…………………………………………………
(podpis Korzystającego zgodnie z Reprezentacją)
Niniejsze Zgłoszenie zmiany danych w formie oryginalnego papierowego dokumentu podpisanego przez uprawnionego
przedstawiciela Korzystającego należy dostarczyć korespondencyjnie lub osobiście do siedziby Idea Leasing S.A. (wcześniej
Panorama Finansów S.A.).
REGULAMIN PRZESYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ
Nr EFVR/001/2012
Strona 3 z 3