Leżajsk Gmina 7 - Uchwały Kolegium Regionalnej Izby

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
w RZESZOWIE
35 - 064 Rzeszów, ul. Mickiewicza 10
WK.610-7/5/2007
Rzeszów, dnia 16 kwietnia 2007 r.
Pan
Mieczysław Tołpa
Wójt Gminy Leżajsk
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych
izbach obrachunkowych (Dz. U. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie w dniach od 4 stycznia 2007 r. do 16 marca 2007 r. przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej Gminy Leżajsk. Wyniki kontroli
zawarte zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 16 marca 2007 roku.
Przeprowadzona kontrola, obejmująca okres 2005 i 2006 roku, wykazała szereg
nieprawidłowości w zakresie gospodarki finansowej Gminy Leżajsk. Do przyczyn powstania tych nieprawidłowości należy zaliczyć nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa oraz zaniedbania w realizacji powierzonych obowiązków służbowych.
W oparciu o zapisy protokołu kontroli Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie, działając na podstawie art. 9 ust. 2 powołanej na wstępie ustawy, przedstawia
najistotniejsze nieprawidłowości stwierdzone w toku kontroli, wskazując zalecenia zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności oraz osoby odpowiedzialne
W zakresie kontroli wewnętrznej
•
Brak pisemnych procedur kontroli finansowej, dotyczących przeprowadzania
wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, oraz badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w
zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych.
Wniosek 1. Ustalić, wprowadzić do stosowania i zapewnić przestrzeganie pisemnych
procedur kontroli finansowej budżetu Gminy Leżajsk, o których mowa w art. 47 ust. 2
ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z
późn. zm.), zgodnie z art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.
•
Nieprzeprowadzenie w okresie 2005 r. i 2006 r. kontroli przestrzegania realizacji
procedur w zakresie zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
w jednostce organizacyjnej Gminy Leżajsk, jaką jest zakład budżetowy „Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej w Wierzawicach.
Wniosek 2. Kontrolować we wszystkich podległych Wójtowi Gminy jednostkach organizacyjnych gminy, przestrzeganie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania
2
zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, obejmując w każdym roku kontrolą
co najmniej 5% wydatków tych jednostek, zgodnie z art. 187 ustawy z dnia o finansach
publicznych.
Odpowiedzialność za powstanie nieprawidłowości wymienionych w punktach 1 i 2
wystąpienia ponosi Wójt Gminy Leżajsk Pan Mieczysław Tołpa.
W zakresie rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej
•
Nieokreślenie, w obowiązujących w urzędzie gminy zasadach prowadzenia rachunkowości, opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego
wykaz programów, procedur lub funkcji w zależności od struktury oprogramowania
wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu
ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania wraz z datą rozpoczęcia eksploatacji.
Wniosek 3. W przyjętych przez urząd zasadach rachunkowości, określić opis systemu
przetwarzania danych zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji w zależności
od struktury oprogramowania wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do
danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania wraz
z datą rozpoczęcia eksploatacji, o których mowa w art. 10 ust.1 pkt 3c ustawy z dnia 29
września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z
późn. zm.).
•
Brak kontroli merytorycznej i formalno rachunkowej składanych, przez kierowników
jednostek organizacyjnych gminy, do Wójta Gminy, budżetowych sprawozdań
jednostkowych.
Wniosek 4. Kontroli pod względem merytorycznym oraz formalno rachunkowym przedkładanych Wójtowi Gminy sprawozdań jednostkowych dokonywać zgodnie z art. 10 ust.
3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1426).
Odpowiedzialność za powstanie nieprawidłowości wymienionych w punktach 3 i 4
wystąpienia ponosi Wójt Gminy Leżajsk Pan Mieczysław Tołpa, oraz Skarbnik
Gminy Leżajsk Pani Jadwiga Ulman.
W zakresie dochodów podatkowych i dochodów z mienia komunalnego
•
Niezgodne z zasadami ustalonymi Uchwałą Rady Gminy Leżajsk przyjmowanie
opłaty targowej w kasie urzędu, a nie u wyznaczonych inkasentów opłaty.
Wniosek 5. Inkasa opłaty targowej dokonywać zgodnie z zasadami ustalonymi w
Uchwale Rady Gminy Leżajsk Nr II/12/2006 z dnia 30 listopada 2006 roku.
•
Nieegzekwowanie od podatników będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, obowiązku terminowego składania deklaracji podatkowych na podatek leśny, rolny oraz od nieruchomości.
Wniosek 6. Od osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej egzekwować obowiązek składania deklaracji podatkowych na podatki:
3
od nieruchomości, rolny i leśny w terminie do 15 stycznia roku podatkowego, stosownie
do przepisów art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity:
Dz. U. z 2006 r. Nr 121, poz. 844 ), art. 6a ustawy o podatku rolnym (tekst jednolity: Dz.
U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 z późn. zm.), art. 6 ust 5 ustawy o podatku leśnym (Dz. U.
z 2002 r. Nr 200, poz.1682 z późn. zm.).
Żądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji i wzywać do jej
złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku, zgodnie z art.
274a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U z
2005 r. Nr 8 poz. 60 z późn. zm.).
O uchylaniu się podatników od obowiązku złożenia stosownych deklaracji podatkowych oraz informacji o zaistnieniu okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego zawiadamiać właściwe urzędy skarbowe, celem
wszczęcia postępowania o ukaranie za popełnienie czynu określonego w trybie art. 54 i
56 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. Nr 83, poz. 930 z
późn. zm.)
•
Nieegzekwowanie od podatników obowiązku przedkładania deklaracji na podatek
rolny, leśny i od nieruchomości sporządzonych według innego wzoru ustalonego
przez Radę Gminy.
Wniosek 7. Egzekwować od podatników przedkładanie deklaracji podatkowych na drukach według wzoru ustalonego przez Radę Gminy.
•
Przypadki nie zamieszczenia na deklaracjach podatkowych przedkładanych do organu podatkowego daty wpływu, co uniemożliwia ustalenia terminowości ich złożenia.
Wniosek 8. Na otrzymywanych deklaracjach podatkowych zamieszczać datę wpływu
stosownie do przepisu § 6 ust. 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22
grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.).
•
Przypadki braku adnotacji na deklaracjach oraz informacjach podatkowych
składanych przez osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające
osobowości prawnej i osoby fizyczne o przeprowadzonej kontroli merytorycznej
oraz formalno rachunkowej.
Wniosek 9. Dokonywać na bieżąco czynności sprawdzających formalną poprawność
składanych deklaracji podatkowych, stosownie do postanowień art. 272 i art. 274
Ordynacji podatkowej, dokumentując je stosowną adnotacją.
•
Przypadki nieegzekwowania od podatników obowiązku dołączenia pisemnego
wyjaśnienia przyczyny składania korekty deklaracji podatku od nieruchomości.
Wniosek 10. W przypadkach przekładania przez podatników korekt uprzednio
składanych deklaracji podatkowych, egzekwować obowiązek dołączenia pisemnego
uzasadnienia przyczyn korekty, zgodnie z art. 81 § 2 Ordynacji podatkowej.
•
Dopuszczenie do powstania wysokich zaległości podatkowych w podatku od
środków transportowych stanowiących 23,70% kwoty przypisu podatkowego na
2005 rok i 29,07% przypisu podatkowego na 2006 rok, oraz niesporządzanie
decyzji określających wysokości zobowiązania podatkowego w stosunku do
podatników posiadających zaległości podatkowe w zapłacie podatków gminnych, w
szczególności podatku od środków transportowych.
4
Wniosek 11. Wszczynać postępowanie podatkowe oraz wydawać decyzje w stosunku
do podatników niewpłacających podatków w terminie, określając wysokość zobowiązania podatkowego zgodnie z art. 21 § 1 pkt 1, § 2 i 3 w trybie art. 207 i art. 210 Ordynacji
podatkowej. Podejmować czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego wynikającego z przepisów art. 3a i art.15 §1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r.
o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: Dz. U. Z 2005 r. Nr 229,
poz. 1954 z późn. zm.) oraz § 3 i 5 pkt 1 rozporządzenia z dnia 22 listopada 2001 r. o
wykonaniu niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji
(Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.).
• Przypadki nieegzekwowania od podatników kosztów upomnień o zapłatę zaległych
podatków, oraz od najemców kosztów upomnień o zapłatę zaległości czynszowych.
Wniosek 12. Naliczać i egzekwować koszty upomnienia, a w przypadku uchylania się
podatników lub najemców od zapłaty wszczynać postępowanie egzekucyjne celem
egzekucji kosztów upomnienia zgodnie z postanowieniami art. 15 § 2 oraz art. 64c § 5
ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
• Brak zorganizowanego systemu kontroli podatkowej, oraz nie przeprowadzanie
kontroli podatkowych pozwalających na dokonanie weryfikacji wykazanych przez
podatników podatku od nieruchomości powierzchni budynków, gruntów podlegających opodatkowaniu, bezpośrednio u podatników.
Wniosek 13. Przeprowadzać kontrole podatkowe mające na celu sprawdzenie, czy
podatnicy wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego,
zgodnie z art. 281a §1 Ordynacji podatkowej.
• Przypadki wydawania decyzji w sprawach ulg podatkowych osób fizycznych bez
pełnej dokumentacji uzasadniającej ważny interes podatnika powodujący
przyznanie ulgi, oraz niewskazywanie w wydawanej decyzji kwoty konkretnej raty
umarzanego podatku i okresu, którego to umorzenie dotyczyło.
Wniosek 14. Decyzje podatkowe, o których mowa w art. 67a §1 Ordynacji podatkowej,
wydawać w oparciu o zgromadzone w postępowaniu podatkowym dowody określone w
art.181 Ordynacji podatkowej.
• Niedokonywanie na przestrzeni kilku ostatnich lat aktualizacji rocznych opłat z tytułu
użytkowania wieczystego gminnych gruntów, co skutkuje obniżeniem dochodów
gminy z tego tytułu.
Wniosek 15. Stosownie do art. 77 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce
nieruchomościami (j. t.: Dz. U z 2004 r. nr 261, poz. 2603 z późn. zm.) rozważyć
możliwość aktualizacji rocznych opłat z tytułu użytkowania wieczystego użytkowania
gruntów gminnych.
• Wysokie zaległości w realizacji dochodów z mienia komunalnego, w szczególności
dotyczące zapłaty za najem lokali użytkowych oraz dzierżawę gminnych gruntów,
nie prowadzenie skutecznej egzekucji tych zaległości.
Wniosek 16. Egzekwować od najemców lokali oraz od dzierżawców gminnych gruntów
zapłatę czynszów najmu oraz dzierżawy zgodnie z zasadami i terminami określonymi w
umowach. W stosunku do najemców i dzierżawców zalegających z zapłatą wszczynać
postępowanie egzekucyjne zgodnie z art. 2 § 1 pkt 3 i art.15 §1 ustawy z dnia 17
czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: Dz. U. z
2005 r. Nr 229, poz. 1954 z późn. zm.) oraz § 3 i 5 ust. 1 rozporządzenia z dnia 22
5
listopada 2001 r. o wykonaniu niektórych przepisów ustawy o postępowaniu
egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.).
Odpowiedzialność za powstanie nieprawidłowości wymienionych w punktach od 5
do 16 wystąpienia, ponoszą pracownicy Urzędu zatrudnieni na stanowiskach kierownika i inspektorów referatu podatków i opłat, którym zakresem czynności przypisano wykonywanie spraw związanych z wymiarem, poborem i egzekucją podatków gminnych, a z tytułu nadzoru Wójt Gminy Leżajsk jako organ podatkowy.
W zakresie wydatków bieżących
• Nieprawidłowe naliczenie i wypłacenie pracownikom Urzędu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za lata 2005 i 2006, polegające na wliczeniu do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego całości dodatku stażowego pracownika nieobecnego w pracy z powodu choroby, sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny lub przebywającego na urlopie macierzyńskim, zamiast tylko tej części, która przypada na dni pracy, wskutek czego zawyżono wynagrodzenie roczne
za lata 2005, 2006 na łączną kwotę 1078,24 zł.
Wniosek 17. Dodatkowe wynagrodzenie roczne dla pracowników urzędu naliczać
zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 z
późn. zm.), w związku z § 6 pkt 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z
dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.).
• Nieterminowe przekazanie na rachunek bankowy funduszu pierwszej raty odpisu na
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na 2005 rok.
Wniosek 18. Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przekazywać w terminach określonych w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t.: Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm. ), w szczególności I ratę odpisu w wysokości 75% planowanego odpisu w terminie do 31 maja
danego roku, resztę w terminie do 30 września tego roku budżetowego.
• Zatwierdzanie do wypłaty należności z tytułu podróży służbowych Wójta Gminy
przez niego osobiście, zamiast przez inną upoważnioną osobę.
Wniosek 19. W przyjętej do stosowania w Urzędzie instrukcji obiegu dokumentów oraz
zasad prowadzenia rachunkowości określić osobę upoważnioną do zatwierdzania do
wypłaty należności z tytułu stosunku pracy Wójta Gminy Leżajsk.
• Przypadki nieprawidłowego rozliczania delegacji zagranicznych pracowników Urzędu Gminy polegające na zastosowaniu zaniżonej stawki diety zagranicznej, oraz
nieterminowe rozliczanie delegacji zagranicznych pracowników dokonywane po
upływie 14 dni od czasu zakończenia podróży służbowej.
Wniosek 20. Rozliczać koszty zagranicznych podróży służbowych zgodnie z zasadami
określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19
grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
6
budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z
późn. zm.).
Odpowiedzialność za powstanie nieprawidłowości wymienionych w punktach od
17 do 20 wystąpienia ponoszą pracownicy Urzędu Gminy Leżajsk, którym zakresem czynności przypisano między innymi wykonywanie spraw związanych z naliczaniem o wypłatą wynagrodzeń oraz innych należności pracowniczych, ustalanie
i przekazywanie odpisów na fundusz socjalny, a w ramach nadzoru Pani Jadwiga
Ulman Skarbnik Gminy.
W zakresie zamówień publicznych i wydatków majątkowych
• W specyfikacji istotnych warunków zamówienia na nadzór inwestorski nad realizacją inwestycji pn. „Rozbudowa Zespołu Szkół w Wierzawicach” brak sposobu obliczenia ceny jednostkowej jednego pobytu inspektorów nadzoru na budowie, która
była podstawą ustalenia ceny oferty, a następnie wynagrodzenia umownego zamówienia.
Osobą odpowiedzialną za powyższą nieprawidłowość jest Wójt Gminy Leżajsk,
występujący jako kierownik zmawiającego.
Wniosek 21. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia określać przedmiot zamówienia oraz sposób obliczenia wynagrodzenia ofertowego zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt
3 i 12 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity:
Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.).
• Niezgodne z terminem określonym w uchwale Nr XXIX/223/2004 Rady Gminy Leżajsk z dnia 30 grudnia 2004 roku w sprawie wydatków budżetu gminy, które nie
wygasają z upływem roku budżetowego, wydatkowanie kwot związanych z rozbudową i remontem Zespołu Szkół w Wierzawicach wraz z urządzeniami technicznymi.
Osobą odpowiedzialną za nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa w zakresie pkt 22 wystąpienia jest Wójt Gminy Leżajsk, którego Rada Gminy zobowiązała
do wykonania przedmiotowej uchwały.
Wniosek nr 22. Realizacji wydatków budżetu gminy, które nie wygasają z upływem roku budżetowego, dokonywać w terminach określonych stosowną uchwałą Rady Gminy.
• W dowodach księgowych dotyczących przekazania-przyjęcia środka trwałego brak
szczegółowego opisu środków trwałych powstałych w wyniku realizacji inwestycji
gminnej pn. „Rozbudowa Zespołu Szkół w Wierzawicach”, a w szczególności określenia jakich kosztów inwestycji dotyczą, dokładnej charakterystyki środka trwałego,
wszystkich dostawców lub wykonawców realizujących inwestycję.
Osobą odpowiedzialną za nieprawidłowość jest Skarbnik Gminy Leżajsk, któremu
zostały powierzone obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki.
Wniosek Nr 23. Dowody księgowe dokumentujące przyjęcie na stan środków trwałych
zrealizowanych inwestycji gminnych sporządzać i opisywać w sposób szczegółowy
zgodnie z treścią dowodu określoną w wewnętrznych uregulowaniach urzędu dotyczących obiegu dokumentów, oraz art. 21 ustawy o rachunkowości.
• W ogłoszeniach o przetargach na sprzedaż nieruchomości gminnych nieokreślenie
innych niż gotówkowej formy wpłaty wadium przetargowego.
7
Osobą odpowiedzialną za nieprawidłowość jest Wójt Gminy Leżajsk, organizator
przetargu.
Wniosek 24. W ogłoszeniach o przetargach na zbycie nieruchomości gminnych podawać formy wpłaty wadium przetargowego określone w § 4 ust. 3 i 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania
przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108).
Przedstawiając powyższe zalecenia, Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie wnosi o wykorzystanie przedstawionych w zaleceniach sposobów usunięcia nieprawidłowości. Jednocześnie, na podstawie art. 9 ust. 3 powołanej na wstępie ustawy,
Izba oczekuje przedłożenia w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o wykonaniu zaleceń w nim zawartych, bądź o przyczynach ich niewykonania.
Do wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu przysługuje prawo zgłoszenia
zastrzeżeń do Kolegium Izby, za pośrednictwem Izby, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa, poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Do wiadomości:
Rada Gminy Leżajsk