zal_regulamin-zawierania-umow. - BIP

Załącznik do Zarządzenia Rektora
Nr 3/ 2015 z dnia 15 stycznia 2015 Uniwersytetu Medycznego w Lublinie
w sprawie trybu zawierania umów o współpracy UM w Lublinie
z podmiotami zagranicznymi.
REGULAMIN TRYBU ZAWIERANIA UMÓW O WSPÓŁPRACY UNIWERSYTETU
MEDYCZNEGO W LUBLINIE Z PODMIOTAMI ZAGRANICZNYMI
Rozdział I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1
1. Regulamin reguluje tryb zawierania umów o współpracy i porozumień z podmiotami
zagranicznymi z wyłączeniem umów dotyczących projektów i programów europejskich
oraz funduszy strukturalnych oraz współpracy nawiązanej w ramach projektów
naukowych, których realizacje monitoruje Dział Nauki.
2. Użyte w niniejszym Regulaminie pojęcia oznaczają:
a) Podmiot zagraniczny- międzynarodowa lub zagraniczna instytucja badawcza,
badawczo- dydaktyczna lub instytucja badawczo- rozwojowa;
b) UM- Uniwersytet Medyczny w Lublinie;
c) Strony- podmioty nawiązujące współpracę;
d) Zespół- Zespół ds. Współpracy z Zagranicą;
e) Konsultacja, akceptacja, zaopiniowanie- rozumie się przez to kontrasygnatę
wskazanych w przepisie podmiotów.
§2
1. Współpraca UM i poszczególnych Wydziałów odbywa się na zasadzie umów
międzynarodowych i porozumień zawieranych przez Rektora lub kierowników jednostek
organizacyjnych po uzyskaniu zgody Rektora.
2. W przypadku zawierania umów i porozumień z podmiotami zagranicznymi, których
przedmiotem jest prowadzenie wspólnej działalności naukowej konieczne jest wyrażenie
zgody przez Senat UM.
3. Nawiązanie współpracy UM z podmiotami zagranicznymi następuje w następujących
etapach:
a) wystąpienie z wnioskiem o nawiązanie współpracy;
b) wyrażenie zgody przez Senat w przypadkach, gdy przedmiotem umowy jest
międzynarodowa współpraca w zakresie badań naukowych ;
c) podpisanie listu intencyjnego, o ile Strony nie ustaliły wcześniej szczegółowych
warunków umowy ;
d) zawarcie umowy.
Rozdział II
ZAWIERANIE UMÓW MIĘDZYNARODOWYCH Z INICJATYWY UM
WNIOSEK O NAWIĄZANIE WSPÓŁPRACY
§3
1. Uprawnionymi do składania wniosku do Rektora o nawiązanie współpracy
międzynarodowej są:
a) pracownicy UM po uzyskaniu zgody kierownika jednostki organizacyjnej oraz
Dziekana;
b) Dziekan ;
1
c) studenci i doktoranci po uzyskaniu zgody odpowiednio samorządu studenckiego
i samorządu doktorantów.
2. W przypadku gdy wniosek składa więcej niż jedna jednostka organizacyjna
funkcjonująca w ramach jednego Wydziału, wymagana jest akceptacja wniosku przez
każdego z kierowników tych jednostek.
3. W przypadku gdy wniosek składają jednostki organizacyjne należące do różnych
Wydziałów, wymagana jest akceptacja każdego z kierowników tych jednostek oraz
każdego z Dziekanów tych Wydziałów.
§4
1.
a)
b)
c)
d)
e)
Wniosek o zawarcie porozumienia o współpracy międzynarodowej musi zawierać:
dane jednostki wnioskującej;
dane podmiotu zagranicznego;
planowany okres obowiązywania umowy;
cel i zakres współpracy;
formy i środki realizacji współpracy;
oraz w przypadku umów z czynnikiem finansowym wskazanie:
f) przewidywanego źródła finansowania;
g) wstępną kalkulację kosztów oraz zasady partycypacji każdej ze Stron w kosztach;
i) wstępny harmonogram planowanych wydatków.
2. Wzór wniosku określa załącznik nr 1.
§5
1. Zaakceptowany wniosek należy złożyć do Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą.
2. W Zespole wniosek weryfikowany jest pod względem formalnym, a następnie
przekazywany jest do zaopiniowania przez Prorektora ds. Współpracy z Zagranicą i
Szkolenia Podyplomowego, a następnie do akceptacji Rektora.
3. Prorektor ds. Współpracy z Zagranicą i Szkolenia Podyplomowego może skierować
wniosek do zaopiniowania przez inne wskazane przez niego osoby.
LIST INTENCYJNY
§6
1. Sporządzenie umowy z Partnerem może być poprzedzone wystąpieniem z listem
intencyjnym będącym formą wyrażenia woli Stron celem zawarcia w przyszłości umowy
po wcześniejszych negocjacjach.
2. Jednostka występująca z wnioskiem o nawiązanie współpracy międzynarodowej
przygotowuje projekt listu intencyjnego w języku polskim i angielskim, a następnie składa
go do Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą.
3. List intencyjny musi określać przynajmniej dane zawarte we wniosku w §4 ust. 1.
4. Zespół konsultuje treść listu intencyjnego z Pełnomocnikiem Rektora
ds. Administrowania Danymi Osobowymi oraz z radcą prawnym.
5. W przypadku gdy list intencyjny zawiera regulacje finansowe, jego treść wymaga
konsultacji z Kwestorem UM.
2
6. Treść listu intencyjnego wymaga zaakceptowania przez Prorektora ds. Współpracy
z Zagranicą i Szkolenia Podyplomowego.
7. List intencyjny podpisuje Rektor.
8. W sprawach dotyczących nadawania numeru ewidencyjnego i archiwizowania stosuje
się zapisy dotyczące umów międzynarodowych z §13.
UMOWA Z PODMIOTEM ZAGRANICZNYM
§7
1. Po pozytywnym zatwierdzeniu wniosku o nawiązanie współpracy międzynarodowej,
jednostka wnioskująca na jego podstawie, sporządza projekt umowy międzynarodowej
w języku polskim i języku angielskim i składa go do Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą.
§8
1. Umowa Międzynarodowa zawiera co najmniej następujące elementy:
a) dane teleadresowe UM;
b) osobę/ osoby reprezentujące UM;
c) dane teleadresowe podmiotu zagranicznego;
d) osobę/ osoby reprezentujące podmiot zagraniczny;
e) cel współpracy;
f) przedmiot umowy;
g) formy realizacji współpracy;
h) zasady finansowania;
i) zapisy dotyczące przetwarzania danych osobowych, w przypadku gdy umowa wiąże
się z dostępem lub wymianą tych danych;
j) zapisy dotyczące poufności informacji;
k) zapisy dotyczące ochrony własności intelektualnej o ile przedmiot umowy je
przewiduje;
l) zapisy dotyczące praw własności do efektów współpracy o ile przedmiot umowy je
przewiduje;
m) zapisy dotyczące aneksów do umowy;
n) zapisy dotyczące zasad wypowiedzenia umowy oraz przedłużenia okresu jej trwania
o ile strony dopuszczają taka możliwość;
o) okres obowiązywania umowy;
p) jednostki lub osoby odpowiedzialne za wykonanie warunków umowy;
q) sposób rozstrzygania sporów;
r) podpisy osób uprawnionych do podpisania umowy oraz miejsce i datę podpisania;
oraz w przypadku umów z czynnikiem finansowym wskazanie:
s) źródła finansowania;
t) kalkulację kosztów oraz zasady partycypacji każdej ze Stron w kosztach;
u) harmonogram planowanych wydatków.
§9
1. Zespół przekazuje projekt umowy do konsultacji z :
a) Pełnomocnikiem Rektora ds. Administrowania Danymi Osobowymi;
b) Radcą prawnym;
c) Kwestorem;
oraz do zaopiniowania przez
3
d) Prorektora ds. Współpracy z Zagranicą i Szkolenia Podyplomowego.
2. Zespół przygotowuje ostateczny projekt umowy w języku polskim i angielskim
i przekazuje go do podpisu Rektora.
3. Umowa z podmiotem zagranicznym sporządzana jest przynajmniej w 4 egzemplarzach:
dwa w języku polskim, dwa w języku angielskim. Dopuszcza się sporządzenie umowy
w języku Strony innym niż język angielski. Wszystkie egzemplarze umowy, wersje
językowe są jednakowo autentyczne.
4.W UM pozostają:
a) przynajmniej dwa podpisane przez obie Strony egzemplarze jeden w języku polskim,
jeden w języku angielskim;
b) jeden w języku Strony innym niż angielski ( o ile Strony tak zadecydowały);
c) wzór umowy zaakceptowany zgodnie z §9 ust. 1.
5. Zespół ds. Współpracy z Zagranicą:
a) nadaje numer ewidencyjny umowy i wprowadza ją do rejestru;
b) wysyła do partnera;
c) wprowadza do rejestru podpisaną umowę i archiwizuje.
§10
1. Za wykonanie umowy z podmiotem zagranicznym odpowiedzialne są jednostki
lub osoby wskazane w treści umowy.
ROZDZIAŁ III
ZASADY FINANSOWANIA WSPÓŁPRACY
§11
1. Finansowanie działań odbywać się będzie zgodnie z postanowieniami umowy
z zachowaniem przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz przepisów
wewnętrznych uczelni.
2. Rozliczanie kosztów podroży służbowych pracowników UM oddelegowanych w celu
realizacji umowy odbywać się będzie zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uczelni
z uwzględnieniem prawa powszechnie obowiązującego.
ROZDZIAŁ IV
ZAWARCIE UMOWY Z INICJATYWY PODMIOTU ZAGRANICZNEGO
§12
1. Podmiot zagraniczny zainteresowany podjęciem współpracy z UM może złożyć
wniosek o podjęcie współpracy w postaci listu intencyjnego lub projektu umowy
za pośrednictwem pracowników UM bezpośrednio zainteresowanych podjęciem
współpracy, a w szczególności:
a) Rektora i Prorektorów UM
b) Kierownika wydziałowej jednostki organizacyjnej;
c) Dziekana;
d) Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą.
4
2. Niezależnie od osoby pośredniczącej w nawiązaniu współpracy z podmiotem
zagranicznym, wszystkie wnioski o nawiązanie takiej współpracy składane są do Zespołu
ds. Współpracy z Zagranicą, który dokonuje weryfikacji wniosku pod względem
formalnym.
3. Wniosek w postaci listu intencyjnego lub projektu umowy musi być sporządzony
w języku angielskim lub polskim i musi zawierać przynajmniej następujące elementy:
a) dane teleadresowe partnera;
b) dane osoby reprezentującej podmiot zagraniczny;
c) proponowany cel umowy;
d) proponowany przedmiot umowy;
e) proponowany sposób realizacji umowy;
f) proponowany termin obowiązywania umowy;
g) proponowane zasady wypowiedzenia umowy;
h) data, miejsce i podpis osoby reprezentującej partnera zagranicznego;
oraz w przypadku listów intencyjnych i umów z czynnikiem finansowym:
i) proponowane źródła finansowania;
t) wstępną kalkulację kosztów oraz zasady partycypacji każdej ze Stron w kosztach;
u) wstępny harmonogram planowanych wydatków.
4.
a)
b)
c)
Pracownik Zespołu odpowiedzialny jest za:
przetłumaczenie umowy na język polski;
skonsultowanie jej z osobami wymienionymi w §9 ust. 1;
dostosowanie pod względem wymogów formalno- prawnych zapisanych w §8 ust. 1.
5. Zawarcie umowy odbywa się zgodnie z §9 ust. 3-5 z zastrzeżeniem §1 ust. 2.
6. Umowa może być podpisana wyłącznie prze osobę
do reprezentowania podmiotu zagranicznego w danym zakresie.
mającą
uprawnienia
7. UM ma prawo żądać od Strony pisemnego potwierdzenia uprawnień, o których mowa
w §12 pkt 6.
ROZDZIAŁ V
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§13
1. Tworzy się rejestr umów międzynarodowych, których stroną jest UM.
2. Rejestr jest prowadzony przez Zespół ds. Współpracy z Zagranicą. Wzór rejestru
określa załącznik nr 2.
3. Opis graficzny procedury zawierania umów o współpracy z podmiotami
zagranicznymi określa załącznik nr 3.
4. Oryginały lub potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie obustronnie podpisanych
listów intencyjnych i umów międzynarodowych przechowywane są w Zespole
ds. Współpracy z Zagranicą.
§14
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
5