BTrammer_Aspekty finansowe-CIP-ICT PSP - KPK

Warsztaty szkoleniowe dla osób uczestniczących w projektach
finansowanych z Programu CIP-ICT PSP
Warszawa, 09.12.2009
ASPEKTY FINANSOWE
CIPCIP-ICT PSP
Krajowy Punkt Kontaktowy
Programów Badawczych UE
Instytut Podstawowych Problemów Techniki
Polskiej Akademii Nauk
Barbara Trammer
GRANT AGREEMENT PREPARATIONS
http://ec.europa.eu/information_society/activities/ict_psp/parti
cipating/grant_agreement/index_en.htm
Model Grant Agreement
Guide to Financial Issues relating to ICT PSP Grant Agreements
1
CZĘŚĆ 1
KOSZTY
PROJEKTU
Jakie koszty powinniś
powinniśmy uwzglę
uwzględnić
dnić w budŜ
budŜecie projektu?
Jakie koszty powinniś
powinniśmy wykazać
wykazać w sprawozdaniu finansowym?
Jakie koszty bę
będą przez KE dofinansowane?
2
KOSZTY KWALIFIKOWALNE (1)
Rzeczywiś
Rzeczywiście poniesione przez beneficjenta
Zaksięgowane w księgach rachunkowych beneficjenta
Poniesione w okresie trwania projektu
WYJĄ
WYJĄTKI
sprawozdania koń
końcowe
świadectwa kontroli sprawozdań
sprawozdań finansowych
koń
końcowe przeglą
przegląd
do 60 dni
od zakoń
zakończenia
projektu
Zgodne z normalnymi zasadami rachunkowości i zarządzania oraz
praktykami beneficjenta
KOSZTY KWALIFIKOWALNE (2)
Konieczne dla realizacji projektu
Poniesione z zachowaniem zasad gospodarności, skuteczności i
wydajności
Zgodne z prawem podatkowym i przepisami o ubezpieczeniach
społecznych
Wskazane w aneksie I do Umowy Grantowej
VAT nie jest kosztem kwalifikowalnym
(chyba Ŝe beneficjent wykaŜe, Ŝe nie jest w stanie go odzyskać)
3
KOSZTY BEZPOŚ
BEZPOŚREDNIE
KOSZTY POŚ
POŚREDNIE
Koszty personelu personnel
Podwykonawstwo subcontracting
PodróŜe i diety
Materiały
Sprzęt trwały
other direct costs
4
KOSZTY PERSONELU
Wynikają
Wynikają z listy pł
płac
Wynagrodzenie brutto powię
enia
powiększone o obciąŜ
obciąŜenia
socjalne (skł
(składki emerytalne, ubezpieczenie zdrowotne,
dodatek wakacyjny itp.) i inne skł
składniki regulaminowe
Wyliczane indywidualnie dla kaŜ
kaŜdego pracownika
KOSZTY PERSONELU
WYNAGRODZENIA STAŁYCH PRACOWNIKÓW
WYNAGRODZENIA PRACOWNIKÓW ZATRUDNIONYCH NA CZAS OKREŚLONY
Osoby te muszą:
Być zatrudnione bezpośrednio przez beneficjenta zgodnie z jego
ustawodawstwem krajowym
Pracować pod wyłącznym nadzorem technicznym beneficjenta i na jego
wyłączną odpowiedzialność
Być wynagradzane zgodnie z normalnymi praktykami beneficjenta (które
powinny być zgodne z wymaganiami UE).
Rozliczane koszty godzin rzeczywiście przepracowanych
5
KOSZTY PERSONELU
Rejestracja czasu pracy
dzienna, tygodniowa lub miesięczna
wersja papierowa lub w systemie komputerowym
Zatwierdzana przez kierownika projektu lub innego przełoŜonego
KARTA CZASU PRACY – powinna zawierać
zawierać:
Pełna nazwa beneficjenta (instytucji)
Imię i nazwisko pracownika
Tytuł realizowanego projektu
Numer konta księgowego (analitycznego dot. danego projektu)
Okres, którego dotyczy (dzienna, tygodniowa, miesięczna)
Liczba godzin przepracowanych w danym projekcie oraz wskazanie wykonywanych
działań
Imię i nazwisko oraz podpis kierownika projektu lub innego przełoŜonego
Przykład karty czasu pracy
„Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions” str. 44
hftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf
KOSZTY PERSONELU
Godziny produktywne powinny być kalkulowane zgodnie z praktykami beneficjenta
(róŜnice w zaleŜności od charakteru instytucji, sektora, kategorii pracownika itp.)
PRZYKŁAD KALKULACJI GODZIN PRODUKTYWNYCH
Wszystkie dni w roku
Weekendy
Urlopy
Święta
Zwolnienia chorobowe/inne
Produktywne dni w roku
365
-104
-21
-15
-15
210
Z tego wynika, Ŝe jeśli w jednostce obowiązuje 8-godzinny dzień pracy, roczna ilość
godzin produktywnych będzie wynosiła 1680, co daje140 godzin produktywnych
miesięcznie.
6
KOSZTY PERSONELU
Godziny produktywne powinny być kalkulowane zgodnie z praktykami
beneficjenta wg jednej z dwóch metod:
Za pomocą standardowej liczby godzin produktywnych wyliczanej dla
wszystkich pracowników (lub poszczególnych grup pracowników) w danej
instytucji.
Za pomocą rzeczywistej liczby godzin produktywnych wyliczanej dla
kaŜdego pracownika indywidualnie.
Opcja pierwsza jest bardziej efektywna i wygodna, natomiast opcja druga
jest bardziej precyzyjna. Generalnie, wyliczona liczba godzin
standardowych powinna być maksymalnie zbliŜona do rzeczywistej liczby
godzin produktywnych w danej instytucji.
WYPŁ
WYPŁACANIE DODATKOWYCH WYNAGRODZEŃ
WYNAGRODZEŃ
System wypł
wypłacania dodatkowych wynagrodzeń
wynagrodzeń musi funkcjonować
funkcjonować na podstawie
wewnę
wewnętrznych regulacji oraz /lub praktyk instytucji (okreś
(określona metoda kalkulacji,
kategorie pracownikó
pracowników któ
których regulacja dotyczy, maksymalna wysokość
wysokość
wynagrodzeń
wynagrodzeń itd.)
System dodatkowych wynagrodzeń
wynagrodzeń musi obowią
obowiązywać
zywać we wszystkich typach
projektó
projektów (UE i innych, krajowych i mię
międzynarodowych)
System dodatkowych wynagrodzeń
wynagrodzeń nie moŜ
moŜe skutkować
skutkować zawyŜ
zawyŜeniem poziomu
wynagrodzeń
wynagrodzeń w stosunku do rynkowych wynagrodzeń
wynagrodzeń pracownikó
pracowników tego samego
rodzaju, o podobnym stopniu kwalifikacji i doś
doświadczenia
Dodatkowe wynagrodzenia muszą
muszą być
być księ
księgowane w księ
księgach rachunkowych
beneficjanta jako koszty wynagrodzeń
wynagrodzeń i muszą
muszą podlegać
podlegać opodatkowaniu i
obciąŜ
eniom socjalnym odnoszą
obciąŜeniom
odnoszącym się
się do wynagrodzeń
wynagrodzeń, chyba Ŝe są
są z takich
obciąŜ
eń/opodatkowania wyłą
czone
obciąŜe
wyłączone
Dodatkowe wynagrodzenia mogą
mogą być
być wypł
wypłacane jedynie jako część
część wynagrodzenia
brutto
„Guide to Financial Issues relating to ICT PSP Grant Agreements”
Agreements” str. 28
7
PODRÓśE I DIETY
MATERIAŁY
SPRZĘ
SPRZĘT TRWAŁ
TRWAŁY (amortyzacja)
Amortyzacja wykazywana w zakresie, w jakim sprzęt był wykorzystywany w
projekcie, procent wykorzystania sprzętu i czas muszą być sprawdzalne
Wykazywana odpowiednio w kaŜdym odnośnym raporcie finansowym okresowym
RównieŜ od sprzętu, który został zakupiony przed datą rozpoczęcia umowy i który
będzie wykorzystywany w projekcie (uzgodnić z KE na etapie negocjacji)
8
PODWYKONAWSTWO
Generalnie beneficjent powinien być w stanie samodzielnie wykonać prace
przewidziane umową
Podwykonawstwo moŜe obejmować jedynie realizację ograniczonej części
projektu
Zasadniczo nie powinny być podzlecane wykonywanie podstawowych
zadań projektowych. Jeśli jest taka potrzeba, powinno to być zaaprobowane
przez KE
Konieczność skorzystania z podwykonawstwa musi zostać uzasadniona w
aneksie I
ZEWNĘ
ZEWNĘTRZNE USŁ
USŁUGI WSPIERAJĄ
WSPIERAJĄCE
PODWYKONAWSTWO
Procedura wyboru
Podmioty publiczne mają obowiązek zastosowania procedur
wynikających z Ustawy o zamówieniach publicznych
Podmioty prywatne muszą przeprowadzić konkurs ofert, w którym
wymagane jest złoŜenie min. 3 ofert
MoŜliwe do przyjęcia są umowy podwykonawstwa podpisane na
podstawie umów ramowych zawartych przed rozpoczęciem projektu
9
CZĘŚĆ 2
Omówienie
poszczególnych
instrumentów
PILOT A
PILOT B
10
PILOT A, B
(call 2007, 2008)
KOSZTY BEZPOŚREDNIE
RZECZYWISTE
KOSZTY POŚ
POŚREDNIE
RYCZAŁ
RYCZAŁT
NA KOSZTY POŚ
POŚREDNIE
Model ten mogą stosować instytucje
posiadające system księgowy
pozwalający na wyodrębnienie tego
typu kosztów
30% od kosztów personelu
PILOT A,B
(call 2009)
KOSZTY BEZPOŚ
BEZPOŚREDNIE
RYCZAŁ
RYCZAŁT
NA KOSZTY POŚ
POŚREDNIE
30% od kosztów personelu
11
PILOT A,B
DOFINANSOWANIE KE
50% kosztów kwalifikowalnych
Proposal Submission Forms - A3 Budget
PILOT A, B
Personnel Subcon
costs
tracting
Other
specific
direct
costs
Indirect
costs
Total
costs
Requested
reimburse
ment rate
Requested
EC
contribution
1)Coordinator
2)Participant
3)Participant
4)Participant
5)Participant
6)Participant
TOTAL
12
ĆWICZENIE 1
PILOT A, B
SPRAWOZDANIE
BEST PRACTICE NETWORKS
13
Best Practice Networks
KOSZTY BEZPOŚ
BEZPOŚREDNIE
KOSZTY POŚ
POŚREDNIE
NIE FINANSOWANE
Best Practice Networks
DOFINANSOWANIE KE
80% kosztów kwalifikowalnych
14
THEMATIC NETWORKS
Thematic Networks
Ryczał
Ryczałt na koszty
koordynacji
Ryczał
Ryczałt na koszty realizacji
Koordynator 3000euro/rok/beneficjenta
dla pierwszych 10
beneficjentó
czają
ąc
beneficjentów (włą
(włączaj
koordynatora)
2000 euro/rok/beneficjanta
od 1111-ego beneficjenta
Brak finansowania od 2121ego beneficjenta
Pozostali
beneficjenci
Ryczał
Ryczałt na
koszty udział
udziału
w spotkaniach
sieci i innych
imprezach
zwią
związanych z
dział
działaniem
sieci
5000euro/rok/
beneficjenta
3000 euro/rok/beneficjenta
15
Thematic Networks
DOFINANSOWANIE KE
100% wyliczonego ryczał
ryczałtu
ĆWICZENIE 2
Thematic Networks
SPRAWOZDANIE
16
Annex 3 - Summary Financial Report - Thematic Network (to be filled by coordinator)
Project Acronym
dd/mm/yy
Reporting period from:
Beneficiary Nb
Page 1/1
Project Nb
Beneficiary
Short Name
Requested
Community
contribution
COORDINAT
ION (flat-rate
based on
scale-of-unit
cost)
dd/mm/yy
to:
Requested
Community
Contribution
IMPLEMEN
TATION
(lump sum)
Requested
Community
Contribution
MEETING
ATTENDANC
E (lump sum)
TOTAL
Request
ed
Commu
nity
contribu
tion
Interest
Coordinator
2
3
4
5
TOTAL
CZĘŚĆ 3
SPRAWOZDAWCZOŚĆ
PŁATNOŚCI
KONTROLA
17
SPRAWOZDANIE OKRESOWE
W terminie 60 dni od daty zakończenia danego okresu
sprawozdawczego
Opis postępu prac wykonywanych w ramach realizacji projektu
(Progress report)
Sprawozdanie finansowe kaŜdego z beneficjentów oraz zbiorcze
sprawozdanie finansowe (w przypadku Thematic Networks
wymagane jest jedynie sprawozdanie zbiorcze).
KURS PRZELICZANIA WALUTY
Kurs wymiany obowiązujący w pierwszym dniu miesiąca
następującego po dacie zakończenia okresu
sprawozdawczego
Kursy Europejskiego Banku Centralnego
http://www.ecb.int/stats/eurofxref/
18
ODSETKI OD WYPŁ
WYPŁACONEJ ZALICZKI
TYLKO KOORDYNATOR
powinien w kaŜdym ze sprawozdań okresowych informować
Komisję o kwotach naliczonych odsetek (oprocentowane
konto bankowe w przypadku koordynatora
jeŜeli wartość zaliczki przekazanej przez KE jest wyŜsza od
kwoty 50 000 EUR
PŁATNOŚCI
Projekty o długości <= 18 miesięcy
Zaliczka - wypłacona w ciągu 45 dni od wejścia w Ŝycie umowy
Generalnie w wysokości ok. 75% całkowitego dofinansowania KE.
Płatność końcowa
19
PŁATNOŚCI
Projekty o długości > 18 miesięcy
Zaliczka - wypłacona w ciągu 45 dni od wejścia w Ŝycie umowy
Generalnie dla projektów z więcej niŜ dwoma okresami sprawozdawczymi
wysokość zaliczki będzie wynosiła ok. 160% średniej wysokości
dofinansowania KE przypadającego na okres sprawozdawczy
Płatności okresowe - wypłacane na podstawie
przedstawianych sprawozdań (płatność = zaakceptowane koszty x
stawka dofinansowania)
Płatność końcowa
Suma płatności wynikających z wypłaconej zaliczki i płatności okresowych
nie moŜe przekroczyć 90% maksymalnego dofinansowania ze strony KE
ĆWICZENIE 3
PŁATNOŚ
ATNOŚCI
20
ŚWIADECTWO KONTROLI SPRAWOZDAŃ
FINANSOWYCH
Jeśli łączna Ŝądana wysokość dofinansowania do
danego projektu z KE wynosi 325 000 EUR lub więcej
na rzecz pojedynczego uczestnika
w ujęciu kumulatywnym za wszystkie okresy, za które
świadectwo kontroli sprawozdań finansowych nie było
przedstawiane
Dziękuję za uwagę
Osoby do kontaktu:
Barbara Trammer
[email protected]
Krajowy Punkt Kontaktowy
Programów Badawczych UE
Instytut Podstawowych Problemów Techniki
Polskiej Akademii Nauk
ul. świrki i Wigury 81
02-091 Warszawa
tel: 0 22 828 74 83
fax: 0 22 828 53 70
e-mail: [email protected]
21