pobierz
Transkrypt
pobierz
A/1 Sprawozdanie z prac grupy A W dniu 30 czerwca 2015 roku obyło się pierwsze spotkanie grupy roboczej „A”. W ramach projektu „Nowy Wymiar Konsultacji”. Projekt został dofinansowany ze środków Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz realizowany jest we współpracy z Urzędem Miasta Olsztyna. Prowadzącymi spotkanie były Monika osób, zrekrutowanych spośród osób angażujących w lokalną społeczność oraz osób z doświadczeniem w zakresie konsultacji społecznej w Olsztynie. Grupa składała się z 10:00 – 10:10 Informacja o projekcie oraz najbliższych działaniach Hausman- Pniewska i Paula Gębicka. Udział w nim wzięło 19 się Harmonogram spotkania: aktywnych 10:10 – 10:40 Przedstawienie się uczestników 10:40 – 12:00 Zbadanie oczekiwań grupy 12:00 – 12:15 Przerwa mieszkańców, członków Rad Osiedli, pracowników Urzędu Miasta Olsztyna zaangażowanych w proces konsultacyjny, aktywnych działaczy Uniwersytetu III Wieku oraz przedstawicieli organizacji pozarządowych z Olsztyna. Celem spotkania było zbadanie oczekiwań grupy roboczej dotyczące całego cyklu oraz wypracowanie wizji wzorcowego procesu konsultacji społecznych na wybranych przykładach. 12:15 – 14:00 Praca w grupach Proces konsultacyjny Spotkanie pierwsze Spotkanie rozpoczął Mateusz Kryżba, koordynator projektu, który przedstawił harmonogram spotkań grup roboczych. Kolejnym etapem było przedstawienie się uczestników grupy, którzy pracować będą nad standardami konsultacji społecznych. Grupa robocza składa się z osób o różnym wieku, pochodzących z różnych części miasta oraz pracujących w różnych obszarach. Jest to duży zasób grupy, która współpracować będzie ze sobą w trakcie kolejnych spotkań. Każda osoba jest spowodowało aktywnie dużą zaangażowana motywację w życie uczestników do społeczności uczestniczenia lokalnej, w co procesie grupowym. W trakcie badania oczekiwań grupy, uczestnicy odnieśli się do trzech głównych obszarów prowadzenia konsultacji społecznej: dobór odpowiednich kanałów informacji, formy prowadzenia oraz sposoby ewaluacji. Ważnym aspektem była analiza potrzeb mieszkańców, również dokładna diagnoza dotychczasowych instrumentów konsultacji. Uczestnicy oczekują, ze w trakcie odbytych spotkań poruszone zostaną aspekty związane z ewaluacją metod prowadzenia konsultacji oraz ukazane zostaną dotychczasowe dobre praktyki. Oczekiwania grupy odnosiły się do obszarów związanymi z dialogiem i współpracą wśród mieszkańców i pracownikami Urzędu Miasta. Oczekiwanie uczestników kładły również nacisk na takie aspekty jak zwiększanie zaangażowania i motywowanie mieszkańców do uczestniczenia w konsultacjach społecznych, który to tematem będzie zajmować się druga grupa robocza „B”. W drugiej części spotkania uczestnicy pracowali w trzech grupach nad wizją idealnego procesu konsultacji społecznych. Przedmiotem konsultacji zostały wybrane trzy tematy: nowa linia tramwajowa, park osiedlowy oraz Olsztyńskie Lato Artystyczne. Pierwsza grupa omawiała temat konsultacji społecznych dotyczących Olsztyńskiego Lata Artystycznego. Grupa podkreśliła istotę przygotowań do spotkań z mieszkańcami. W pierwszym etapie do wiadomości publicznej powinna zostać umieszczona informacja do wiadomości publicznej dotycząca: harmonogramu, budżet, proponowanych narzędzi i metod prowadzenia oraz osoby prowadzącej konsultacje społecznej. Ważnym aspektem jest dotarcie różnymi kanałami informacji i podanie tej informacji stosunkowo wcześnie. Kolejnym etapem jest sam proces konsultacji, na którego formę i przebieg duży wpływ powinni mieć mieszkańcy. Ważnym elementem poruszonym przez tą grupę, było opracowanie raportu z konsultacji społecznych, który powinien zostać również udostępniony publicznie. Druga grupa dyskutowała nad tematem konsultacji społecznych na przykładzie zagospodarowania parku osiedlowego. Grupa ta rozpoczęła przygotowania do spotkań konsultacyjnych od zebrania z Radą Osiedla, w trakcie którego zostanie podany zakres tematyczny, prośba o wsparcie w przygotowywaniach do procesu konsultacyjnego oraz wskazanie osób, które byłyby zainteresowane współuczestniczenie w procesie konsultacyjnym jako liderzy. W trakcie kolejnego spotkania z liderami zostaną omówione następujące aspekty konsultacji: miejsce, data i godzina, metodyka spotkań (treść, harmonogram, formy i narzędzia) oraz podział obowiązków pomiędzy koordynatorem a liderami. Druga grupa również podkreśliła wartość ewaluacji całego procesu konsultacji społecznych. Ostatnia grupa pracowała nad tematem powstania nowej linii tramwajowej. Zostały wymienione kolejne kroki w trakcie planowanie i realizacji konsultacji tego tematu: 1. Diagnoza stanu faktycznego za pomocą: dokumentów, inforgrafik, zaleceń. 2. Zebranie wniosków z opiniami mieszkańców. 3. Koncepcja techniczna udostępniona publicznie na platformie konsultacyjnej. 4. Konsultacje społeczne – cykl spotkań. 5. Projekt nowej linii tramwajowej. Trzecia grupa również podkreśliła wagę udostępniania raportów mieszkańcom w trakcie trwania procesu konsultacji. Jedną z metod może być umieszczenie nagrań, również audycji na żywo. Efektem pracy trzech grup było wskazania najważniejszych elementów w trakcie przygotowywania i realizacji konsultacji społecznych. Po pierwszy spotkaniu uczestnicy podkreślili, że zaangażowanie i aktywność w trakcie spotkania było jego ważną częścią. Uwagi innych uczestników dotyczące konsultacji wpłynęły pozytywnie na doświadczenia innych uczestników grupy. Ważnym elementem było również omówienie etapu „przedkonsultacyjnego” oraz kolejnych etapów procesu partycypacyjnego. Uczestnicy wskazali na następujące ważne aspekty dotyczące kolejnych spotkań: 1. Jasny harmonogram spotkania. 2. Więcej pracy w mniejszych grupach. 3. Zachowanie niezmiennej grupy uczestników w trakcie całego procesu. 4. Wypracowanie standardów konsultacji, głównie form konsultacji. 5. Prowadzenie spotkań dla trudnej grupy. Sprawozdanie opracowała: Paula Gębicka