docUchwała Nr 10/2005 - Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi
download 
Reklamacja Transkrypt
Uchwała Nr 10/2005 - Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi
Uchwała Nr 23/2008 Zespołu do spraw opracowania i modyfikacji procedur wykonywania zadań Instytucji Zarządzającej delegowanych do samorządów województw w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 z dnia 4 września 2008 r. w sprawie przyjęcia ostatecznego statusu uwag do Książki Procedur KP-012/v.1/r. Przeprowadzania wizytacji w miejscu w ramach działania „Funkcjonowanie lokalnej grupy działania” w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 – 2013 Zgodnie z Zarządzeniem nr 35 Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 13 listopada 2007 r. w sprawie powołania Zespołu do spraw opracowania i modyfikacji procedur wykonywania zadań Instytucji Zarządzającej delegowanych do samorządów województw w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 oraz zarządzeniem nr 12 z dnia 17 lipca 2008 r. zmieniającym zarządzenie nr 35 w sprawie powołania Zespołu do spraw opracowania i modyfikacji procedur wykonywania zadań Instytucji Zarządzającej delegowanych do samorządów województw w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013. Zespół do spraw opracowania i modyfikacji procedur wykonywania zadań Instytucji Zarządzającej delegowanych do samorządów województw w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 uchwala, co następuje: § 1. Przyjmuje się ostateczny status uwag do Książki Procedur KP-012/v.1/r. Przeprowadzania wizytacji w miejscu w ramach działania „Funkcjonowanie lokalnej grupy działania” w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 – 2013. Tabela uwag stanowi załącznik do niniejszej uchwały. § 2. Uchwała wchodzi w życie z dniem przyjęcia. Przewodniczący Zespołu do spraw opracowania i modyfikacji procedur wykonywania zadań Instytucji Zarządzającej delegowanych do samorządów województw w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 Załącznik 1 do uchwały Nr 23/2008 z dnia 4 września 2008 r. Uwagi MRiRW do Książki Procedur KP-012/v.1/r. Przeprowadzania wizytacji miejscu w ramach działania „Funkcjonowanie lokalnej grupy działania” w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 – 2013 Lp Pozycja Obecny zapis Propozycja zmiany Uzasadnienie 1. Ogólna Funkcjonowanie lokalnej grupy działania Uwaga techniczna 2. Ogólna Pracownicy urzędów marszałkowskich Uwaga techniczna 3. Ogólna Funkcjonowanie Lokalnej Grupy Działania Pracownicy Urzędów Marszałkowskich Brak legendy Wstawić legendę Uwaga techniczna 4. Ogólna do „Reguł związanyc hz przebiegie m procesu” Ujednolicić procedurę z zapisami rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 31 sierpnia 2007 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przeprowadzania kontroli na miejscu i wizytacji w miejscu w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 20072013 (Dz. U. Nr 168, poz. 1181) 5. R.9. Rozporządzenie w sposób jasny opisuje procedurę przeprowadzania wizytacji w miejscu. Nie ma potrzeby modyfikacji większości zapisów zaczerpniętych z rozporządzenia. W pewnych przypadkach modyfikacje te powodują zmniejszenie czytelności/przejrzystości procedury. Doprecyzowanie Raport z czynności kontrolnych (RL01/012) sporządzany jest w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach Raport z czynności kontrolnych (RL-01/012) sporządzany jest pisemnie w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach Instytucja zgłaszająca Status Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 31 sierpnia 2007 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przeprowadzania kontroli na miejscu i wizytacji w miejscu w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 (Dz. U. Nr 168, 1 poz. 1181) 6. R.10. 7. po 8. 9. R.10 R.12. R.12. 10. R.13 Raport przekazuje się podmiotowi kontrolowanemu w terminie 14 dni od dnia zakończenia wykonywania czynności kontrolnych. Brak wyraźnej informacji o tym ile dni ma podmiot kontrolowany na podpisanie raportu Raport przekazuje się podmiotowi kontrolowanemu w celu podpisania, w terminie 14 dni od dnia zakończenia wykonywania czynności kontrolnych. Dodać stosowną informację (§ 8 ust. 1 rozp.) Doprecyzowanie celu przekazania raportu. (do podpisania, do wiadomości?) W przypadku, gdy podmiot kontrolowany nie zgadza się z ustaleniami zawartymi w Raporcie z czynności kontrolnych (RL-01/012), może zgłosić umotywowane zastrzeżenia, co do tych ustaleń osobie, która go sporządziła lub odmówić podpisania raportu. Zastrzeżenia należy wnieść przed podpisaniem raportu w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Zastrzeżenia, o których mowa powyżej podmiot kontrolowany zobowiązany jest wnieść na piśmie. Odmawiając podpisania raportu, podmiot kontrolowany może złożyć, w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania tego raportu, pisemne wyjaśnienie tej odmowy W przypadku, gdy podmiot kontrolowany nie zgadza się z ustaleniami zawartymi w Raporcie z czynności kontrolnych (RL01/012), może zgłosić zastrzeżenia, lub odmówić podpisania raportu. Zastrzeżenia należy wnieść na piśmie przed podpisaniem raportu w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Odmawiając podpisania raportu, podmiot kontrolowany może złożyć, w terminie 7 dni od dnia otrzymania tego raportu, pisemne wyjaśnienie tej odmowy Podmiot kontrolowany zgłaszać może każde zastrzeżenie. Ich zasadność/umotywowanie weryfikowane jest przez podmiot kontrolujący podczas rozpatrywania tych zastrzeżeń. Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Podmiot kontrolowany zgłasza zastrzeżenia do raportu instytucji kontrolującej a nie do osoby która sporządzała raport. W rozporządzeniu mowa jest mowa o dniach (czytaj kalendarzowych) a nie o dniach roboczych (§ 8 ust. 2) dodatkowo brak jest informacji o tym, co dzieje się z raportem w przypadku zgłoszenia zastrzeżeń przez podmiot kontrolowany. § 8 ust. 2 rozporządzenia mówi o konieczności zwrotu uprzednio otrzymanego raportu Brak jest jasnej informacji o Uwaga 2 11. R.14. Wniesienie przez podmiot kontrolowany umotywowanych zastrzeżeń na piśmie do ustaleń zawartych w Raporcie z czynności kontrolnych (RL-01/012) uznaje się za terminowe, gdy data stempla pocztowego (w przypadku przesłania zastrzeżeń za drogą pocztową) lub dzień wpływu do Urzędu Marszałkowskiego (w przypadku przesłania zastrzeżeń za pośrednictwem kuriera bądź złożenia ich osobiście) zawiera się w terminie wyznaczonym na dokonanie tych czynności (licząc od dnia potwierdzenia odbioru Raportu z czynności kontrolnych). Wniesienie przez podmiot kontrolowany zastrzeżeń na piśmie do ustaleń zawartych w Raporcie z czynności kontrolnych (RL01/012) uznaje się za terminowe, gdy data stempla pocztowego (w przypadku przesłania zastrzeżeń drogą pocztową) lub dzień wpływu do Urzędu Marszałkowskiego (w przypadku przesłania zastrzeżeń za pośrednictwem kuriera bądź złożenia ich osobiście) zawiera się w terminie wyznaczonym na dokonanie tych czynności (licząc od dnia następującego po dniu potwierdzenia odbioru Raportu z czynności kontrolnych przez podmiot kontrolowany). tym, czy przekazywany podmiotowi kontrolowanemu raport został zmieniony lub uzupełniony w wyniku rozpatrzenia zgłoszonych zastrzeżeń, a więc czy zastrzeżenia zostały uwzględnione w całości albo w części, czy też nie zostały uwzględnione. Wówczas podmiot kontrolowany powinien otrzymać pisemną informację zawierającą wskazanie przyczyn nieuwzględnienia tych zastrzeżeń. Podmiot kontrolowany zgłaszać może każde zastrzeżenie. Ich zasadność/umotywowanie weryfikowane jest przez podmiot kontrolujący podczas rozpatrywania tych zastrzeżeń nieuwzględnion a Pismo nr PL10/012. Uwaga uwzględniona uwaga techniczna Zgodnie z § 8 ust. 2 rozporządzenia podmiot kontrolowany ma na wniesienie zastrzeżeń 7 dni od dnia otrzymania raportu, a więc termin rozpoczyna bieg w dniu następującym po dniu otrzymania raportu, a nie w dniu jego otrzymania (jak czytamy w obecnym zapisie). 3 Załącznik 2 do uchwały Nr 23/2008 z dnia 4 września 2008 r. Uwagi samorządów województw do Książki Procedur KP-012/v.1/r. Przeprowadzania wizytacji miejscu w ramach działania „Funkcjonowanie lokalnej grupy działania” w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 – 2013 Lp. Lokalizacja / obecny zapis 1. Uwagi ogólne 2. Uwagi ogólne 3. Uwagi ogólne Zgodnie z zapisami niniejszej procedury proces wizytacji w miejscu każdorazowo inicjuje zlecenie jej przeprowadzenia wydane przez komórkę zajmującą się obsługą IUP Uwaga ogólna do całego dokumentu Schemat wizytacji w miejscu wraz z załącznikami KP -012/v.1/r- całość 4. 5. Zgłoszone uwagi KP KP dotyczy tylko działania: Funkcjonowanie lokalnej grupy działania. Czy nie warto rozszerzyć KP o pozostałe działania Leadera i stworzyć jedną KP dla całej osi Leader?. Stanowisko Kierownik jednostki kontrolującej wskazuje iż jest to Marszałek Województwa. W większości procedur sporządzone zostały legendy które uszczegóławiają między innymi kto może być osobą zatwierdzającą w danej procedurze. Właściwym byłoby sporządzenie takiej legendy również dla czynności kontrolnych, która miedzy innymi wskazywałby by kogo ma się ma myśli na stanowisku kierownika jednostki kontrolującej czyli mógłby to być dyrektor lub osoba upoważniona. Podobnie sytuacja dotyczy osoby upoważnionej do podpisywania karty weryfikacji raportu z czynności kontrolnej. Brak jest formularza pisma zlecającego przeprowadzenie kontroli na etapie IUP W pismach zawartych w książce procedur: od PL- 06 do PL-14 powinny być podpisywane przez Dyrektora , a nie kierownika Brakuje ścieżki postępowania ‘Sporządzanie, wysłanie pisma”, podobnie ja w innych procedurach Podmiot zgłaszający Status Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga nieuwzględniona Wizytacja w miejscu jest przewidziana tylko w niektórych działaniach Leadera. Uwaga uwzględniona Sporządzono legendę. Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga nieuwzględniona Procedura zawiera pismo PL-02/012, które określa zakres kontroli, w tym także z tytułu IUP. Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga nieuwzględniona W KP jest legenda, która opisuje stanowisko Kierownika. Uwaga nieuwzględniona KP nie przewiduje takiej ścieżki postępowania. Zasady podpisywania / zatwierdzania dokumentów/pism wysyłanych na zewnątrz urzędu marszałkowskiego określone są w regulaminie organizacyjnym urzędu. 1 6. 7. Diagram 1.5.1. (str. 5/14), w kolumnie „pracownik merytoryczny”, w „oknie” o treści „Powiadomienie podm. kontrol. i przekazanie dokumentacji Inspektorom Terenowym.” 1.5.1 „Schemat wizytacji w miejscu na etapie obsługi…” 8. pkt. 1.5.1. Schemat wizytacji w miejscu na etapie obsługi wniosku o przyznanie pomocy 9. Diagram 1.5.2. (str.7/14) połączono „okna” o tej samej treści „Sporządzenie raportu w biurze.” Schemat 1.5.2 Postępowanie z 10. Należy usunąć z treści zdania „Inspektorom Terenowym” i zastąpić „Pracownikom odpowiedzialnym za realizację czynności kontrolnych” W Urzędzie Marszałkowskim nie ma stanowiska „Inspektor Terenowy.” UM opolskie Ze schematu wynika, że pracownik upoważniony do zatwierdzania raportu z czynności kontrolnych w przypadku zgłoszenia przez beneficjenta zastrzeżeń do raportu z czynności kontrolnych dokonuje analizy tych zastrzeżeń i sporządza nowy raport z czynności kontrolnych. Czy to rzeczywiście tak jest, bo przecież w raporcie nie ma miejsca na podpis pracownika upoważnionego do zatwierdzania raportu z czynności kontrolnych? Powyższe informacje wynikają ze schematów natomiast brak jest takiej informacji w zakresach czynności niniejszej procedury? Zgodnie z zapisami zakresów czynności „weryfikacji zastrzeżeń…” oraz „sporządzenie raportu …” dokonuje pracownik odpowiedzialny za realizację czynności kontrolnych. 1. W przypadku odmowy podpisania raportu na miejscu przez wnioskodawcę wnioskujemy aby w raporcie zamieścić stosowną rubrykę o odmowie podpisania oraz zobligowania wnioskodawcy do przesłania w terminie 7 dni od przeprowadzonej kontroli zastrzeżeń do sporządzonego na miejscu raportu. Bezsensowne jest wysyłanie raportu do wnioskodawcy wiedząc ze on się z nim nie zgadza. W przypadku nie dostarczenia zastrzeżeń wysyłamy raport z czynności wraz z pismem o podjęciu dalszych czynności w stosunku do wnioskodawcy. 2. Brak informacji w schemacie/procedurach w jakim przypadku wizytacja nie jest możliwa do przeprowadzenia 3. Zgodnie ze schematem w przypadku , gdy osoba obecna przy kontroli zgłasza zastrzeżenia do raportu, powinna zostać przeprowadzona kolejna wizytacja w miejscu, w schemacie brakuje możliwości ponownego przeanalizowania dokumentów z kontroli pod katem zgłoszonych zastrzeżeń, bez konieczności przeprowadzenie ponownej wizytacji w miejscu W dolnym „oknie” należy zamieścić treść „Sporządzono raport w biurze.” Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Niezgodność schematu z zakresem czynności przypisanym do woj. Uwaga uwzględniona Uwaga nieuwzględniona Sporządzenia raportu z czynności kontrolnych nie wiążę z jego podpisaniem. Raport podpisuje zawsze osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli. Pracownik upoważniony do zatwierdzania raportu podpisuje się Karcie weryfikacji raportu (KL-01/012) Urząd Uwaga nieuwzględniona Marszałkowski 1. Informację o odmowie podpisania Województwa należy wpisać w rubryce Uwagi Małopolskiego Pracowników odpow. za realizację kontroli. Zapis o 7 dniach jest na końcu raportu. 2.KP nie przewiduje sytuacji w których wizytacja nie jest możliwa do przeprowadzenia, ze względu na szeroki katalog takich wypadków. 3. W tym przypadku nie chodzi o kolejną wizytację, tylko o ponowną analizę elementów, co do których są zgłaszane zastrzeżenia. UM opolskie woj. województwo Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona 2 raportem z czynności kontrolnych w przypadku nie przeprowadzenia czynności kontrolnych, odmowy jego odbioru przez podmiot kontrolowany bezpośrednio po wizytacji albo konieczności jego sporządzenia w biurze wielkopolskie Raport zawsze podpisuje pracownik odpowiedzialny za przeprowadzenie kontroli. Proponuje się ujednolicić sposób powiadamiania podmiotu kontrolowanego o wizytacji, tj. dodać obok pisma PL-09/012 możliwość powiadomienia telefonicznego (podobnie jak przewiduje procedura w przypadku pierwszej wizytacji u danego podmiotu) Brak jest informacji o zakresie kontroli powtórnej wizytacji w miejscu. Proponujemy dopisać: „W przypadku otrzymania zlecenia przeprowadzenia powtórnej wizytacji w miejscu weryfikacji podlegają jedynie elementy zlecone przez komórkę zajmującą się merytoryczną obsługa wniosków/obsługą IUP/obsługą odwołań ”. Zgodnie z pismem PL-04/12 jest to informacja o uzasadnionym podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga nieuwzględniona Zawsze kontroli podlegają elementy zlecone przez daną komórkę – opisuje to R. 2. Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga uwzględniona Brak w zakresie czynności poszczególnych osób wskazania kto przygotowuje raporty z czynności kontrolnych w przypadku nieprzeprowadzenia czynności kontrolnych Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga nieuwzględniona Raporty zawsze przygotowuje Pracownik merytoryczny zajmujący się przygotowaniem i obsługą dokumentacji. stanowiska pracownika odpowiedzialnego za zatwierdzenie raportu. Zgodnie ze schematem, pracownik odpowiedzialny za zatwierdzenie raportu przygotowuje nową wersję raportu po uwzględnieniu / nieuwzględnieniu zastrzeżeń. Tego obowiązku brak w zakresie czynności przypisanym temu pracownikowi. Pytanie: Kto powinien taki raport podpisać - inspektorzy terenowi, czy pracownik odpowiedzialny za zatwierdzanie raportu, który go przygotował? W raporcie brak miejsca na podpis pracownika zatwierdzającego raport. Jest: Powiadomienie podmiotu kontrolowanego o ponownej wizytacji. pismo PL-09/012 11. 1.6. Reguły związane przebiegiem procesu z 12. R.16. O ujawnionych w toku wizytacji w miejscu okolicznościach wskazujących na popełnienie przestępstwa kontrolujący niezwłocznie zawiadamia na piśmie Marszałka Województwa. 13. 2.Czynności wykonywane na poszczególnych stanowiskach pracy (z uwzględnieniem postępowania z raportem w przypadku nieprzeprowadzenia czynności kontrolnych lub odmowy jego podpisania) 3 14. Kierownik jednostki kontrolującej Jest: Zatwierdzanie dokumentów Proponuje się: Zatwierdzanie / akceptowanie (parafowanie) dokumentów … województwo wielkopolskie Uwaga uwzględniona Uzasadnienie: Zasady podpisywania / zatwierdzania dokumentów/pism wysyłanych na zewnątrz urzędu marszałkowskiego określone są w regulaminie organizacyjnym urzędu 15. 2.Czynności wykonywane na poszczególnych stanowiskach pracy (z uwzględnieniem postępowania z raportem w przypadku nieprzeprowadzenia czynności kontrolnych lub odmowy jego podpisania) Kierownik jednostki kontrolującej − Zatwierdzanie dokumentów przygotowanych przez pracowników merytorycznych (zajmujących się przygotowaniem i obsługą dokumentacji) jednostki odpowiedzialnej za realizację czynności kontrolnych oraz Pracownika upoważnionego do zatwierdzania Raportów z czynności kontrolnych, w tym: 9 poleceń przeprowadzenia czynności kontrolnych; Z procedury i dokumentów nie wynika do czego się odnosi ten zapis? Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga uwzględniona Usunięto zapis. 16. Czynności wykonywane na poszczególnych stanowiskach pracy (z uwzględnieniem postępowania z raportem w przypadku nieprzeprowadzenia czynności kontrolnych lub odmowy jego podpisania) Kierownik jednostki kontrolującej Powtarza się w zakresie czynności – Zatwierdzanie Harmonogramu przeprowadzania czynności kontrolnych. Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga uwzględniona 4 17. Czynności wykonywane na poszczególnych stanowiskach pracy (z uwzględnieniem postępowania z raportem w przypadku nieprzeprowadzenia czynności kontrolnych lub odmowy jego podpisania) Pracownicy merytoryczni zajmujący się przygotowaniem i obsługą dokumentacji Załączniki / instrukcja 18. 19. 20. Załączniki – symbol instrukcji wypełniania Raportu z czynności kontrolnych Załączniki – opis Karty weryfikacji Raportu z czynności kontrolnych 21. RL-01/012- Raport z czynności kontrolnych 22. RL-01/012 Pkt. I Dane na temat kontroli akt. 2 Działanie Przyczyna kontroli : 1. Wizytacja terenowa na zlecenie IRL-01/012 I Dane na temat kontroli pkt. 2. W pkt 2 należy wpisać numer lub nazwę … 23. Czy kierownik referatu/biura może mieć w zakresie swoich obowiązków stanowisko pracownika merytorycznego zajmującego się przygotowaniem i obsługą dokumentacji w zakresie wykonywania czynności : 1. Zaplanowanie terminów realizacji czynności kontrolnych, przyporządkowanie Pracowników odpowiedzialnych za realizację czynności kontrolnych do ich realizacji, przygotowywanie harmonogramu przeprowadzania czynności kontrolnych ; 1. Przygotowywanie pisemnych upoważnień do wykonywania czynności kontrolnych. Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Na jaki czas ma być wystawiane upoważnienie do wykonywania czynności kontrolnych? W jakim czasie mają zostać przeprowadzone dodatkowe czynności kontrolne – wiadomo że należy je wykonać przed przystąpieniem do podpisywania Raportu z czynn. Kontr., tylko w jakim optymalnym czasie należy wykonać te czynności? Jest: IRL-01/002 Powinno być: IRL-01/012 UM woj. podlaskie Uwaga nieuwzględniona KP nie określa wspomnianych terminów. województwo wielkopolskie Uwaga uwzględniona Jest: … wypełniania przez Pracownika upoważnionego do zatwierdzania raportów z czynności kontrolnych. Proponuje się: … wypełniana przez Pracownika weryfikującego raporty z czynności kontrolnych oraz Pracownika upoważnionego do zatwierdzania raportów z czynności kontrolnych. Zgodnie ze schematem wizytacji w miejscu na etapie obsługi wniosku o przyznanie pomocy dokument ten trafia do pracownika upoważnionego za zatwierdzania raportów z czynności kontrolnych jednak w dokumencie RL-01/012 nie ma miejsca na jego podpiswobec tego w jaki sposób ma zatwierdzić ten raport? województwo wielkopolskie Uwaga nieuwzględniona Pracownik upoważniony do zatwierdzania raportów zarówno weryfikuje jak i zatwierdza raport. Uwaga nieuwzględniona Pracownik upoważniony do zatwierdzania raportów potwierdza ten fakt podpisując się w Karcie weryfikacji Raportu z czynności kontrolnych (KL01/012). Uwaga uwzględniona Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Powinno być : 27. Wizytacja w miejscu Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Czy nie warto usunąć „ numer lub” i wpisać nazwę działania skoro powyżej ( w nr raportu) wpisuje się numer Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona 5 24. 25. 26. 27. 28. IRL-01/012 Informacja wstępna Wszystkie skreślenie w Raporcie z czynności kontrolnych należy parafować. IRL-01/012 Informacja wstępna Każda ze stron Raportu z czynności kontrolnych zawiera miejsce przeznaczone na podpisanie ich przez pracowników odpowiedzialnych za realizację czynności kontrolnych oraz podmiot kontrolowany. Osobą obecną przy czynnościach kontrolnych może być wnioskodawca ustanowiony pełnomocnik (wskazany we Wniosku o przyznanie pomocy) lub osoba posiadające IRL-01/012 I pkt. 2 Określając przyczynę kontroli spośród dostępnych opcji należy tę kategorię, która bezpośrednio określa czynniki i komórkę inicjującą czynności kontrolne IRL-01/012 III. osoba upoważniona do reprezentacji Osobą upoważnioną do reprezentacji może być osoba posiadające… IRL-01/012 IV. Powiadamianie o czynnościach kontrolnych W przypadku, gdy wykorzystanie telefonu do poinformowania o wizytacji okazało się nieskuteczne (w związku z brakiem posiadania telefonu Powinno być : skreślenia Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga uwzględniona Powinno być: posiadająca Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga uwzględniona Po wyrazie należy brakuje wyrazu zaznaczyć. Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga uwzględniona Powinno być: posiadająca Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga uwzględniona Brak takiego pisma – powinno być pismo PL-03/012 Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga uwzględniona 6 29. 30. 31. 32. przez podmiot kontrolowany lub braku możliwości uzyskania połączenia) należy wysłać, na co najwyżej pięć dni przed kontrolą, priorytetowy list polecony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (pismo 07). IRL-01/012 VI. Dane osobowe osób uczestniczących w czynnościach kontrolnych Pkt. 2 W wyznaczony do tego polach należy wpisać dane osobowe osoby obecnej przy czynnościach kontrolnych… UL-01/012 RL-01/012 RAPORT Z CZYNNOŚCI KONTROLNYCH NR / /…/ z dnia ………………/20 (nr UM/nr działania/ nr rap./rok) IKL-01/012 – Instrukcja wypełniania Karty weryfikacji Raportu z czynności kontrolnych III. ZATWIERDZENI E RAPORTU Z CZYNNOŚCI KONTROLNYCH Pkt 1. Czy Raport z czynności kontrolnych sporządzono poprawnie? Dodatkowo w przypadku niepoprawnego wypełnienia Raportu z czynności kontrolnych należy wezwać pracowników odpowiedzialnych za realizację Powinno być: wyznaczonych Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga uwzględniona Formularz upoważnienia jest niezgodny z Rozporządzeniem Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 31 maja 2007 r. w sprawie wzoru imiennego upoważnienia ….W jakim celu w KP zamieszczono formularz upoważnienia, skoro wzór określony jest w powyższym Rozporządzeniu? Zgodnie z Instrukcją wypełniania Raportu z czynności kontrolnych numer raportu zaczyna się od numeru województwa a nie urzędu marszałkowskiego. Prośba o poprawienie. Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga nieuwzględniona Formularz upoważnienia został zamieszczony w celu pokazania, jak należy uzupełnić zakres czynności kontrolnych. Uwaga uwzględniona Co w przypadku złożenia różnych wyjaśnień przez pracowników? Czy nie powinny być dwie osobne rubryki dla każdej osoby w KL01/012? Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga uwzględniona 7 33. 34. 35. czynności kontrolnych do złożenia wyjaśnień. Składają oni wyjaśnienia w przeznaczonym do tego celu polu, potwierdzając złożone oświadczenia własnoręcznymi podpisami. IKL-01/012 – Instrukcja wypełniania Karty weryfikacji Raportu z czynności kontrolnych Sposób wypełniania poszczególnych elementów Karty weryfikacji Raportu z czynności kontrolnych NAGŁÓWEK KARTY WERYFIKACJI RAPORTU Z CZYNNOŚCI KONTROLNYCH IRL-01/012 – Instrukcja wypełniania Raportu z czynności kontrolnych VI. DANE OSOBOWE OSÓB UCZESTNICZĄCYCH W CZYNNOŚCIACH KONTROLNYCH Pkt 1. Pracownicy odpowiedzialni za realizację czynności kontrolnych Należy wpisać dane osobowe pracowników odpowiedzialnych za realizację czynności kontrolnych, którzy przeprowadzili czynności kontrolne z określeniem zajmowanego przez nich stanowiska. KL-01/012 II. WSTĘPNA WERYFIKACJA RAPORTU Z CZYNNOŚCI KONTROLNYCH Prośba o wpisanie informacji o konieczności uzupełniania Znaku sprawy w nagłówku karty weryfikacji. W formularzu raportu nie ma rubryki, żeby móc wpisać stanowisko. Prośba o umieszczenie dodatkowej rubryki lub usunięcie informacji z instrukcji Prośba o uzupełnienie pól (kwadratów) przy odpowiedziach: TAK, NIE, ND. Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga uwzględniona Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga nieuwzględniona Określenie zajmowanego stanowiska podczas kontroli tzn. kierownik zespołu i członek zespołu. Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga uwzględniona 8 1.Czy przeprow adzono TAK NIE ND czynności kontrolne ? 36. 37. 1. 38. PL-03/012 „Zakres czynności kontrolnych obejmuje weryfikację informacji zawartych we Wniosku o przyznanie pomocy i załączonych oświadczeniach”. Uwaga ogólna do pism PL03,PL- 09 Uwaga dot. odpowiedzi na pismo PL-02/012 Pismo PL-04/012 Prośba o zmianę zapisu „Zakres czynności kontrolnych obejmuje weryfikację informacji zawartych we Wniosku o przyznanie pomocy i załączonych oświadczeniach”. Do wniosku są jeszcze dołączane załączniki w związku z tym w piśmie powinna się znaleźć odpowiednia adnotacja na ten temat (nie chodzi przecież o weryfikację samych oświadczeń wnioskodawcy). Należy rozpatrzeć procedurę powiadamiania. Wydaje się, że przyjęcie powiadamiania telefonicznego jako sposobu podstawowego nie jest właściwe. Powinniśmy powiadomić kontrolowanego „skutecznie” – telefon jest mało skuteczny. Inne sposoby są stosowane dopiero w przypadku, gdy telefon zawodzi. Ponadto w pismach należy dopisać termin, do którego beneficjent może poinformować IW o zmianie terminu kontroli W procedurach brak jest pisma odpowiadającego na pismo PL02/012 Jest: Informacja o uzasadnionym podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości … mogące wskazywać na wystąpienie nieprawidłowości. Szczegółowe informacje nt. wykrytych nieprawidłowości …. Powinno być: Informacja o okolicznościach wskazujących na popełnienie przestępstwa … mogące wskazywać na popełnienie przestępstwa. Szczegółowe informacje nt. okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa … Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga uwzględniona Uwaga nieuwzględniona Z doświadczenia DKM wynika, iż powiadamianie telefoniczne jest najbardziej skuteczne (m.in. jeśli chodzi o czas). Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego województwo wielkopolskie Uwaga nieuwzględniona Uwaga uwzględniona Uzasadnienie zmiany: Zgodnie z § 6 powyżej wskazanego rozporządzenia „o ujawnionych w toku kontroli na miejscu lub wizytacji w miejscu okolicznościach wskazujących na popełnienie przestępstwa kontrolujący niezwłocznie zawiadamia na piśmie kierownika jednostki kontrolującej”. Jednocześnie, w związku z powyższą uwagą, proponuje się skorygować zapis znajdujący się w „Książce Procedur” pkt. 3 9 39. 40. Uwaga do pisma PL-04 42. PL-06/012 „W związku z brakiem możliwości przekazania Raportu z czynności kontrolnych bezpośrednio po zakończeniu czynności kontrolnych w dniu …, z powodu z powodu odmowy jego odebrania …”. Dokument o numeracji „PL06/012” dotyczy treści pkt „c”, która brzmi „odmówić podpisania Raportu z czynności kontrolnych i przesłania w terminie do 7 dni od dnia jego otrzymania pisemnych wyjaśnień zawierających wskazanie tej odmowy do Urzędu Marszałkowskiego.” Pismo PL-07/012 43. Pismo PL-10/012 41. Załączniki PK-04/012 kolumna „Opis dokumentu”: Jest: nieprawidłowości powinno być: przestępstwa W nagłówku pisma adresatem powinien być kierownik komórki odpowiedzialnej za rozpatrywanie IUP i IUS, a nie Marszałek Województwa Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Uwaga nieuwzględniona Pismo przekazujące Raport z czynności kontrolnych do jednostki zlecającej przeprowadzenie wizytacji w miejscu – PL 05/012. Uwaga uwzględniona Prośba o usunięcie powtórzonego zwrotu „z powodu” . Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego W niniejszej treści nie została zawarta informacja dla podmiotu kontrolowanego regulująca zwrot Raportu z przeprowadzonych czynności kontrolnych. Niniejsza treść powinna brzmieć: „ odmówić podpisania Raportu z czynności kontrolnych i przesłania w terminie do 7 dni od dnia jego otrzymania pisemnych wyjaśnień zawierających wskazanie tej odmowy do Urzędu Marszałkowskiego wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanego Raportu z czynności kontrolnych.” UM woj. opolskie Uwaga uwzględniona Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 31 sierpnia 2007 r. (Dz. U. nr 168 poz. 1181) wnioskodawca po otrzymaniu raportu ma możliwość „odmówienia podpisania Raportu z czynności kontrolnych i przesłania w terminie do 7 dni od dnia jego otrzymania pisemnych wyjaśnień zawierających wskazanie tej odmowy do jednostki kontrolującej”. Taki zapis proponuje się wprowadzić do pisma. Jest: W związku z tym przesyłam Panu/Pani dwa egzemplarze Raportu z czynności kontrolnych z prośbą o ich podpisanie i odesłanie jednego z nich do … województwo wielkopolskie Uwaga nieuwzględniona Taki zapis jest w piśmie PL06/012. województwo wielkopolskie Uwaga nieuwzględniona Przywołanie terminu 7 dni jest w drugiej części tego pisma. Proponuje się: W związku z tym przesyłam Panu/Pani dwa egzemplarze Raportu z czynności kontrolnych z prośbą o ich podpisanie i odesłanie jednego z nich w terminie do 7 od otrzymania Raportu do … 10 44. PL-10/012 „Pragnę poinformować, że zgłoszone w dniu … zastrzeżenia do Raportu z czynności kontrolnych nie zostały uwzględnione w całości/części z powodu …”. KL-01/012 II.pkt 3. Czy sprawdzono wszystkie punkty z listy kontrolnej? Prośba o usunięcie wyrazu „części” w zdaniu „Pragnę poinformować, że zgłoszone w dniu … zastrzeżenia do Raportu z czynności kontrolnych nie zostały uwzględnione w całości/część z powodu …”. Jeśli zastrzeżenia nie zostały uwzględnione w całości to znaczy, że zostały uwzględnione w części. A jeśli nie zostały uwzględnione w części, to co to znaczy? Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga nieuwzględniona Zastrzeżenia mogą być nieuwzględnione w części bądź w całości. Punkt 3 należy usunąć, gdyż na tym etapie nie ma typowania wniosków do kontroli. Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 46. Dokument o numeracji „KL01/012.” UM woj. opolskie 47. IRL-01/012 I . Pkt. 1 I.. Pkt 2 W punkcie 1 „Czy przeprowadzono czynności kontrolne” brak „kwadratów” niezbędnych do zaznaczenia wymaganych informacji. Pkt. 1. Na końcu zdania po IUP powinna być kropka, a nie przecinek. Pkt 2 Na końcu zdania należy usunąć nawias kwadratowy. Uwaga nieuwzględniona Formularz jest uniwersalny, będzie wykorzystywany w innych KP, w tym przypadku należy zaznaczyć odpowiedź ND. Uwaga uwzględniona 45. Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Uwaga uwzględniona 11
