sprawozdanie DD Senior-Wigor

Radom, dnia 11.10.2016r.
BK.III.1711.28.2016
Sprawozdanie z kontroli gospodarki finansowej przeprowadzonej w Dziennym
Domu „Senior-WIGOR” w Radomiu
Na podstawie Polecenia służbowego Nr 28/2016 Prezydenta Miasta Radomia z dnia
20.07.2016r. pracownicy Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Radomiu przeprowadzili
kontrolę gospodarki finansowej za okres 6 miesięcy 2016r. w Dziennym Domu „SeniorWIGOR” w Radomiu, ul. Rwańska 7.
W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i zalecono:
1. Wskazywanie w zapisach księgowych jako datę dokonania operacji, datę ostatniego dnia
miesiąca w odniesieniu do operacji bankowych dotyczących dochodów i wydatków
dokonywanych w różnych dniach tego miesiąca, co pozostaje w sprzeczności z zasadami
wynikającymi z art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości
(j.t.Dz.U.2016.1047) i opisem konta 130 zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont (…) (j.t.Dz.U.2013.289 ze zm.).
Zaleca się:
W ewidencji księgowej operacje bankowe ujmować pod datą faktycznego ich dokonania.
2. Ustalenie przez Kierownika Dziennego Domu „Senior-WIGOR" zasad naliczania odpisów
za dni nieobecności dla osób korzystających z pobytu, pomimo braku w uchwale
Nr 171/2015 Rady Miejskiej w Radomiu z dnia 31 sierpnia 2015r. w sprawie
szczegółowych zasad ponoszenia odpłatności za pobyt w Dziennym Domu „Senior-WIGOR”
w Radomiu, ul. Rwańska 7, upoważnienia dla kierownika jednostki do wprowadzania takich
uregulowań.
Zaleca się:
Uzgodnić z Wydziałem Zdrowia i Polityki Społecznej UM w Radomiu sposób ustalania
odpłatności za pobyt w Dziennym Domu „Senior-WIGOR” dla osób, które były nieobecne
w trakcie miesiąca, a ich dzienna stawka za pobyt jest niższa od stawki żywieniowej.
3. Brak prowadzenia w okresie objętym kontrolą dokumentacji potwierdzającej obecność
w Dziennym Domu „Senior-WIGOR” osób korzystających z pobytu, a tym samym brak
możliwości:
a/ kontroli prawidłowości ustalenia kwot przypisów należności za pobyt,
b/ zweryfikowania ilości zakupionych obiadów w stosunku do ilości osób korzystających
z pobytu.
Zaleca się:
Prowadzić dokumentację potwierdzającą obecność w Dziennym Domu „Senior-WIGOR”
osób korzystających z pobytu, w celu:
a/ prawidłowego ustalenia kwot przypisów należności za pobyt,
b/ weryfikacji ilości zakupionych obiadów w stosunku do ilości osób korzystających
z pobytu.
4. Brak prowadzenia do konta 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”
szczegółowej ewidencji wg paragrafów dochodów klasyfikacji budżetowej, co pozostaje
w sprzeczności z opisem konta 720 zawartym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia
5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (…)
(j.t.Dz.U.2013.289 ze zm.).
Zaleca się:
1/ Zaprowadzić do konta 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” szczegółową
ewidencję analityczną według paragrafów klasyfikacji budżetowej.
2/ Zaksięgować przychody ujęte na koncie syntetycznym 720 na utworzone ww. konta
analityczne.
5. Dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych na podstawie dowodów księgowych
niespełniających warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r.
o rachunkowości (j.t.Dz.U.2016.1047) i art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r.
o finansach publicznych (j.t.Dz.U.2013.885 ze zm.), poprzez brak podpisów
potwierdzających dokonanie:
a/ kontroli merytorycznej i zatwierdzenia wydatku przez kierownika jednostki na fakturze
dotyczącej zakupu maty do ćwiczeń i 7 fakturach dotyczących prognozy zużycia gazu,
b/ kontroli merytorycznej, formalno – rachunkowej, wstępnej oraz zatwierdzenia wydatku
na fakturze dotyczącej prognozy zużycia gazu i liście płac nr 1/2016 za styczeń 2016r.,
c/ kontroli formalno – rachunkowej i wstępnej na 3 rachunkach o nr: 07/02/2016,
08/04/2016, 09/04/2016 do umów zleceń,
d/ kontroli merytorycznej, formalno – rachunkowej i wstępnej na listach płac nr 2/2016
za luty 2016r., nr 3/2016 za marzec 2016r., nr 4/2016 za kwiecień 2016, nr 5/2016 za
maj 2016r..
Zaleca się:
1/Uzupełnić wyżej wskazane dokumenty o podpisy potwierdzające dokonanie kontroli
oraz zatwierdzenia wydatku.
2/Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów księgowych
zawierających podpisy potwierdzające dokonanie kontroli merytorycznej, formalno –
rachunkowej, wstępnej i zatwierdzenia dokumentu.
6. Brak na liście płac nr 1/2016 wskazania nazwy i adresu jednostki, której ten dokument
dotyczy, co pozostaje w sprzeczności z art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września
1994r. o rachunkowości (j.t.Dz.U.2016.1047).
Zaleca się:
Umieszczać na listach płac nazwę i adres Dziennego Domu „Senior-WIGOR”.
7. Brak na niektórych fakturach zakupu wskazania zastosowanego trybu udzielenia
zamówienia, wynikającego z ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień
publicznych (j.t.Dz.U.2015.2164 ze zm.).
Zaleca się:
Umieszczać na fakturach zakupu adnotacje potwierdzające zastosowany tryb udzielenia
zamówienia wynikający z ww. ustawy.
8. Brak uregulowań wewnętrznych w zakresie:
a/ obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych oraz wskazania osób
odpowiedzialnych za kontrolę i zatwierdzanie dokumentów księgowych,
b/ zasad ewidencji i sporządzania sprawozdań Rb-WSa w zakresie wydatków
strukturalnych,
c/ udzielania zamówień publicznych do kwoty 30.000 euro, w tym zasad szacowania
wartości zamówienia.
Zaleca się:
W celu zapewnienia skutecznej, adekwatnej i efektywnej kontroli zarządczej,
o której mowa w art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych
(j.t.Dz.U.2013.885 ze zm.) opracować i wprowadzić uregulowania wewnętrzne w ww.
zakresie.
9. Stosowanie niewłaściwej klasyfikacji budżetowej poprzez zakwalifikowanie wydatków
z tytułu:
a/ czynszu za najem do §4300 „Zakup usług pozostałych” zamiast do §4400 „Opłaty
za administrowanie i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe”,
b) opłat za odprowadzenie ścieków do §4260 „Zakup energii” zamiast do §4300 „Zakup
usług pozostałych”. W fakturach wystawianych przez „Rewitalizację” spółka z o. o. wartość
opłat za zużycie wody i odprowadzanie ścieków podawano łącznie w jednej kwocie.
Zaleca się:
1/ Wystąpić z pismem do „Rewitalizacji” spółki z o. o. z prośbą o rozdzielenie opłat
za zużycie wody i odprowadzanie ścieków w wystawianych fakturach dla Dziennego Domu
„Senior-WIGOR”.
2/ Przy klasyfikowaniu wydatków przestrzegać zasad określonych w załączniku Nr 4
do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej
klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze
źródeł zagranicznych (j.t.Dz.U.2014.1053 ze zm.).
10. Posiadanie i dysponowanie kartą płatniczą przez Dzienny Dom „Senior-WIGOR”,
pomimo braku uregulowań w tym zakresie wynikających z art. 247 ust. 3 ustawy z dnia 27
sierpnia 2009r. o finansach publicznych (j.t.Dz.U.2013.885 ze zm.).
Zaleca się:
Dokonać zwrotu karty płatniczej będącej w posiadaniu Domu w związku z brakiem
uregulowań, o których mowa powyżej.
11. Posiadanie dokumentu pn. „Politechnika rachunkowa dla jednostki budżetowej Dzienny
Dom „Senior-WIGOR” w Radomiu, ul. Rwańska 7”, określającego obowiązujące zasady
rachunkowości, który:
a/ nie spełnia wszystkich wymogów określonych w art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t.Dz.U.2016.1047), poprzez:
a.1. brak określenia:
- metod ustalania wyniku finansowego (ust. 1 pkt 2),
- wykazu ksiąg rachunkowych (ust. 1 pkt 3b),
- opisu systemu przetwarzania danych (ust. 1 pkt 3c),
- systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów (ust. 1 pkt 4),
a.2. brak podpisu kierownika jednostki – dokument zawiera jedynie parafkę osoby
sporządzającej (ust. 2).
b/ zawiera w „Podstawie prawnej opracowania”:
- nieaktualny przepis prawny dotyczący sprawozdawczości budżetowej,
- nieaktualne publikatory.
12. Ustalenie przez Kierownika jednostki „Regulaminu wynagradzania pracowników
zatrudnionych w Dziennym Domu „Senior-WIGOR" przy ulicy Rwańskiej 7 w Radomiu",
w którym:
a/ nie określono szczegółowych warunków wynagradzania, w tym maksymalnego poziomu
wynagrodzenia zasadniczego, tj. obowiązkowych wymogów wynikających z art. 39 ust. 1
ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U.2016.902),
b/ ustalono maksymalną stawkę dodatku funkcyjnego dla kierownika jednostki, pomimo że
zgodnie z art. 39 ust. 3 ww. ustawy maksymalne miesięczne wynagrodzenie kierownika
określa w drodze zarządzenia prezydent miasta,
c/ wyszczególniono stanowiska, które nie funkcjonują w Dziennym Domu „Senior-WIGOR”
(tabela określająca wymagania kwalifikacyjne).
Zaleca się:
1/ Dostosować uregulowania wewnętrzne, w tym:
a/ zasady (polityki) rachunkowości do art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (j.t. Dz.U.2016.1047),
b/ regulamin wynagradzania do art. 39 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach
samorządowych (j.t. Dz.U.2016.902).
13. Brak w umowach najmu pomieszczeń zawartych z „Rewitalizacją” spółka z o. o.
określenia sposobu ustalania opłat za energię elektryczną, wywóz nieczystości stałych,
dostawę wody, zużycie gazu, co uniemożliwia kontrolę poprawności naliczenia tych opłat
w otrzymywanych przez DD „Senior-WIGOR” fakturach.
Zaleca się:
Wystąpić do „Rewitalizacji” spółka z o. o. z prośbą o umieszczenie w umowach najmu
zapisów określających sposób ustalania opłat za ww. media.
14. Brak ujęcia na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”, jak również w zestawieniu
„Ewidencja wyposażenia”, robota kuchennego „Zelmer” o wartości 134,07zł zakupionego
na podstawie faktury nr 206570012311 z dnia 10.03.2016r.
Zaleca się:
Ująć na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” i przyjąć na stan wyposażenia robot
kuchenny „Zelmer”.