KZ.1712.2.2012_Zagospod.terenu_Protokół_kontroli ZD

URZĄD MIASTA KĘDZIERZYN–KOŹLE
47-200 KĘDZIERZYN–KOŹLE UL.GRZEGORZA PIRAMOWICZA 32
www.kedzierzynkozle.pl
GŁÓWNY SPECJALISTA DS. KONTROLI ZARZĄDCZEJ
47-200 KĘDZIERZYN – KOŹLE UL. GRZEGORZA PIRAMOWICZA 32 TEL. 077/40 34 480
Kędzierzyn-Koźle, dn. 21 września 2012 r.
KZ.1712.2.2012
Wydział Zarządzania Drogami
Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle
Protokół kontroli
przeprowadzonej w Wydziale Zarządzania Drogami Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, przez pracownika
Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, głównego specjalistę ds. kontroli zarządczej Mariusza Wiśniewskiego,
działającego na podstawie upowaŜnienia Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle do przeprowadzenia kontroli
nr KZ.1712.2.2012 z dnia 19 września 2012 r.
Określenie tematyki kontroli:
Realizacja zadania pod nazwą Zagospodarowanie terenu zielonego (wyspa) w ciągu ul. X.
Dunikowskiego w Kędzierzynie-Koźlu
Ustalenia wstępne
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Celem kontroli było w szczególności ustalenie zakresu uczestnictwa w realizacji zadania pod nazwą
Zagospodarowanie terenu zielonego (wyspa) w ciągu ul. X. Dunikowskiego w Kędzierzynie-Koźlu (zwanego
w dalszej części protokołu Zadaniem) pracowników Urzędu Miasta zarówno na szczeblu decyzyjnym jak i
wykonawczym.
Czynności kontrolne prowadzono w oparciu o postanowienia Regulaminu instytucjonalnej kontroli
następczej prowadzonej przez upowaŜnionych pracowników Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle,
wprowadzonego Zarządzeniem nr 702/KZ/2012 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 15 marca 2012
r. z uwzględnieniem kryteriów: legalności i rzetelności.
Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw
związanych z realizacją Zadania.
Informacje dotyczące realizacji zagadnień związanych z zakresem kontroli uzyskano poprzez analizę
zastanych dokumentów źródłowych wykazanych w ustaleniach szczegółowych protokołu, na podstawie
prowadzonych w Wydziale Zarządzania Drogami akt, na podstawie oględzin miejsca realizacji zadania a
takŜe w oparciu o złoŜone oświadczenia osób merytorycznie związanych z obszarem kontroli
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielał kierownik Wydziału Zarządzania Drogami, Pan Marek
Mazurkiewicz.
Ustalenia szczegółowe kontroli
W trakcie czynności kontrolnych ustalono, iŜ zadanie pod nazwą Zagospodarowanie terenu zielonego
(wyspa) w ciągu ul. X. Dunikowskiego w Kędzierzynie-Koźlu w całości prowadził Wydział Zarządzania
Drogami (ZD).
-1-
Zgodnie z § 34 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle nadanym zarządzeniem
Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle Nr 485/Or/2011 z dnia 27 października 2011 r. (tekst jednolity
ogłoszony zarządzeniem nr 770/Or/2012 z dnia 16 kwietnia 2012 r. z późn. zm.), zwanym dalej
Regulaminem Organizacyjnym Urzędu zakres działania Wydziału ZD obejmuje między innymi
wykonywanie zadań Gminy określonych w przepisach o drogach publicznych.
W świetle postanowień § 8 pkt 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, odpowiedzialność za wykonanie
określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu zadań Wydziału Zarządzania Drogami ponosi
Zastępca Prezydenta ds. Gospodarki Przestrzennej i Inwestycyjno-Remontowej, do zakresu zadań którego
naleŜy takŜe między innymi nadzór i koordynacja działań podejmowanych w celu realizacji zadań Gminy w
zakresie budowy i modernizacji oraz zarządzania drogami gminnymi (§ 8 pkt 1, lit. l).
W trakcie trwania czynności kontrolnych kontrolującemu nie przedstawiono Ŝadnej dokumentacji
źródłowej stanowiącej polecenie słuŜbowe będące podstawą uruchomienia realizacji zadania. W związku z
tym faktem, kontrolujący działając w oparciu o § 16 ust. 5, pkt 5 Regulaminu instytucjonalnej kontroli
następczej prowadzonej przez upowaŜnionych pracowników Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle zwrócił się w
dniu 20 września 2012 r. z prośbą do kierownika Wydziału Zarządzania Drogami o sporządzenie pisemnej
informacji wyjaśniającej okoliczności zlecenia realizacji przedmiotowego zadania.
W dniu 21 września kierownik Wydziału Zarządzania Drogami przedstawił pisemną informację, z treści
której wynika, iŜ sprawa wizerunku Wyspy była omawiana z Panią Ewą Dudzińską - Zastępcą Prezydenta
ds. Gospodarki Przestrzennej i Inwestycyjno-Remontowej podczas jednego ze spotkań roboczych. W
związku z przeprowadzoną rozmową z Zastępcą Prezydenta ds. Gospodarki Przestrzennej i InwestycyjnoRemontowej, dnia 17 kwietnia 2012 r. kierownik Wydziału Zarządzania Drogami przygotował odpowiedni
wniosek o skierowanie do Rady Miasta stosownego projektu uchwały dotyczącej zmian w budŜecie miasta
celem zabezpieczenia odpowiednich środków na realizację przedmiotowego zadania.
Realizacja zadania pod nazwą Zagospodarowanie terenu zielonego (wyspa) w ciągu ul. X.
Dunikowskiego w Kędzierzynie-Koźlu prowadzona była w oparciu o dokument pod nazwą Koncepcja
Zagospodarowania Wyspy opracowany przez Usługi Projektowe Krystyna Król z siedzibą w KędzierzynieKoźlu. W rozmowie telefonicznej przeprowadzonej przez kontrolującego w dniu 21 września 2012 r. z
Panią Król, Pani Król poinformowała, iŜ opracowanie Koncepcji Zagospodarowania Wyspy zleciła jej
Zastępca Prezydenta Miasta ds. Gospodarki Przestrzennej i Inwestycyjno – Remontowej, Pani Ewa
Dudzińska, w okolicy miesiąca marca 2012 r. Pani Król zadanie to zrealizowała w ramach zawartej z Gminą
Kędzierzyn-Koźle umowy nr 1/2011 z dnia 1 czerwca 2011 r. na świadczenie usług doradczych i
eksperckich w zakresie urbanistyki architektury i ładu przestrzennego.
W czasie trwania czynności kontrolnych kontrolującemu nie przedstawiono pełnej i zatwierdzonej
dokumentacji projektowej na wykonanie przedmiotowego zadania. W dokumentacji Wydziału Zarządzania
Drogami znajduje się jedynie dokument pod nazwą Koncepcja Zagospodarowania Wyspy, bez cech
autoryzacji ani zatwierdzenia przez Prezydenta Miasta lub osobę przez niego upowaŜnioną.
W dokumencie tym przewidziano, iŜ powstałe w trakcie realizacji zadania kwietniki, docelowo zostaną
obsadzone wg projektu roślinami kwietnikowymi w postaci:
- aster gawędka – 300 sadzonek o wysokości do 80 cm,
- trzmielina „Emerald Gold” – 150 sadzonek o wysokości 40 cm,
- Irga „Major” – 120 sadzonek o wysokości 15 cm.
Poza tym koncepcja przewidywała równieŜ rozścielenie nawierzchni Ŝwirowej na folii o powierzchni 130
m2 .
Analiza zgromadzonej dokumentacji wskazuje, iŜ postępowanie o udzielenie zamówienia na
Zagospodarowanie terenu zielonego (wyspa) w ciągu ul. X. Dunikowskiego w Kędzierzynie-Koźlu
prowadzone było poza planem zamówień na rok 2012.
W dniu 17 kwietnia 2012 r. kierownik Wydziału Zarządzania Drogami wystąpił do Prezydenta Miasta z
wnioskiem (znak: ZD.3021.13.2012.MM) o skierowanie do Rady Miasta stosownego projektu uchwały
dotyczącej zmian w budŜecie miasta polegającej na zwiększeniu planowanych wydatków w ramach rozdz.
60016, § 4300 klasyfikacji budŜetowej o kwotę 40 000,00 zł. W uzasadnieniu podano potrzebę
zagospodarowania terenu zielonego na wyspie w pasie drogowym ul. Dunikowskiego. Zagospodarowanie
-2-
obejmuje około 37 arów i 80 mb kwietnika (wg koncepcji opracowanej przez Panią Krystynę Król).
Wniosek podpisała w dniu 17 kwietnia 2012 r. Zastępca Prezydenta Miasta ds. Gospodarki Przestrzennej i
Inwestycyjno – Remontowej, Pani Ewa Dudzińska, oraz w dniu 18 kwietnia 2012 r. Skarbnik Miasta, Pani
Joanna Hariasz.
W dniu 30 kwietnia 2012 r. Skarbnik Miasta pismem znak Fn.I.3021.1.5.2012 powiadomiła Wydział
Zarządzania Drogami, Ŝe uchwałą Nr XXI/281/12 Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 26 kwietnia 2012
r. dokonano zmian w planie wydatków zwiększając wydatki w ramach rozdz. 60016 miedzy innymi o kwotę
40 000,00 zł - z przeznaczeniem na zagospodarowanie terenu zielonego na wyspie w pasie drogowym ul.
Dunikowskiego.
W dniu 12 czerwca 2012 r. kierownik Wydziału Zarządzania Drogami – Pan Marek Mazurkiewicz,
sporządził notatkę słuŜbową zawierającą ustalenia dotyczące odpowiednio:
1. przedmiotu i wartości zamówienia: Zagospodarowanie terenu zielonego (wyspa) w ciągu ul. X.
Dunikowskiego w Kędzierzynie-Koźlu, o szacunkowej wartości netto 41 968,53 zł,
2. podstaw prawnych i faktycznych wyłączenia obowiązku stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), zwanej dalej
Ustawą,
3. sposobu udzielenia zamówienia: poprzez zaproszenie kilku wykonawców do udziału w postępowaniu,
4. kryteria oceny i wyboru najkorzystniejszej oferty: dokonanie oceny i wyboru najkorzystniejszej oferty
spośród złoŜonych ofert przez wykonawców w oparciu o kryterium ceny.
Do notatki załączono dokument szacowania wartości zamówienia - kosztorys z dnia 13 czerwca 2012 r.
podpisany przez kierownika Wydziału Zarządzania Drogami. Dokument ten został sporządzony przy
pomocy programu NORMA PRO. Uwzględnia koszty wg rodzajów:
Tabela 1 Kosztorys zadania w PLN.
Robocizna
Netto
Brutto (+23%VAT)
11 481,19
14 121,86
Materiały
22 247,80
27 364,79
Sprzęt
8 236,54
10 130,94
Razem
41 965,53
51 617,60
Notatkę słuŜbową, w myśl postanowień § 8 ust. 3 Regulaminu postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego przez Gminę Kędzierzyn-Koźle, prowadzonego przez UM Kędzierzyn-Koźle, (stanowiącego
załącznik do Zarządzenia nr 151/Or/2011 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 24 marca 2011 r.)
zaopiniował pozytywnie w dniu 12 czerwca 2012 r. kierownik Wydziału Zamówień Publicznych – Pan
Stanisław Łyczkowski, oraz zatwierdził Prezydent Miasta – Pan Tomasz Wantuła.
Zatwierdzona notatka słuŜbowa oraz ujęcie zadania będącego przedmiotem postępowania w rocznym
planie wydatków, zawartym w budŜecie miasta, stanowiła podstawę do wszczęcia postępowania w sprawie
udzielenia zamówienia publicznego, wyłączonego z obowiązku stosowania przepisów Ustawy.
Przeprowadzenie postępowania w myśl § 12 ust. 2 wskazanego wyŜej Regulaminu stanowiło zadanie
właściwego kierownika, w rozpatrywanym przypadku – kierownika Wydziału Zarządzania Drogami.
W dniu 19 czerwca 2012 r., za pismem znak ZD.2710.9.2012.KB kierownik Wydziału Zarządzania
Drogami wystosował zaproszenie do złoŜenia oferty na Zagospodarowanie terenu zielonego (wyspa) w
ciągu ul. X. Dunikowskiego w Kędzierzynie-Koźlu do niŜej wymienionych podmiotów:
1. Usługi Komunalne Sp. z o.o. w Kędzierzynie-Koźlu,
2. Remondis Tarnowskie Góry Sp. z o.o.,
3. Zakład Usług WielobranŜowych Mirosław Pietraszyn w Kędzierzynie-Koźlu,
4. Zakład Konserwacji Terenów Zielonych Leon Kryszniew w Cisku,
wyznaczając termin odpowiedzi na zapytanie ofertowe na dzień 30 czerwca 2012.
W opisie przedmiotowego zamówienia podano, iŜ usługa obejmuje:
1. mechaniczne karczowanie gęstych krzaków i podszycia,
2. wywoŜenie gałęzi na odległość 8 km,
3. oczyszczenie terenu z resztek budowlanych, gruzu i śmieci,
4. orka glebogryzarką,
5. bronowanie mechaniczne,
6. rozścielenie ziemi urodzajnej – 10 cm,
-3-
7. wykonanie trawników dywanowych siewem,
8. obsadzenie kwietników roślinami kwietnikowymi i rozścielenie nawierzchni Ŝwirowej wg projektu
stanowiącego załącznik do zaproszenia,
9. pielęgnacja trawnika (zraszanie, pierwsze koszenie, nawoŜenie, odchwaszczanie, uzupełnianie ubytków)
do 31 października 2012 r.,
10. zabezpieczenie prac i unieszkodliwienie odpadów.
Termin realizacji zadania określono na dzień 15 sierpnia 2012 r.
Ze złoŜonych w trakcie kontroli przez kierownika Wydziału Zarządzania Drogami wyjaśnień oraz z
zgromadzonej w aktach sprawy dokumentacji wynika, iŜ na złoŜone zapytanie ofertowe odpowiedziała tylko
jedna z firm: Remondis Tarnowskie Góry Sp. z o.o. W przesłanej ofercie, datowanej na dzień 29 czerwca
2012 r., Remondis Tarnowskie Góry Sp. z o.o. oferuje wykonanie w/w przedmiotu zamówienia za łączną
cenę 28 455,28 zł netto plus naleŜny podatek VAT (23%), co łącznie daje kwotę brutto w wysokości
34 999,99 zł.
W aktach sprawy znajduje się dokumentacja mailowa prowadzona pomiędzy Remondis Sp. z o.o. a
Wydziałem Zarządzania Drogami, z której wynika iŜ kierownik Wydziału Zarządzania Drogami dokonał
dodatkowej wyceny robót w przedmiotowym zadaniu, obejmującej dodatkową rozbiórkę obrzeŜa 20x6 cm z
wywiezieniem czystego gruzu. Za roboty dodatkowe ustalono cenę 3 800,00 zł. W dniu 20 lipca 2012 r. na
adres mailowy Wydziału Zarządzania Drogami wpłynęła odpowiedź z firmy Remondis Sp. z o.o.
zawierająca zgodę na przedstawione dodatkowe warunki cenowe, łącznie oferta na wykonanie usługi
opiewała zatem na wartość 38 799,99 zł.
W następstwie przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i w sytuacji
złoŜenia tylko jednej oferty, oferent ten został wybrany do wykonania zamówienia.
W dniu 1 sierpnia 2012 r. zawarto umowę nr 2D.2720.11.2012 pomiędzy Gminą Kędzierzyn-Koźle,
reprezentowaną przez Pana Tomasza Wantułę – Prezydenta Miasta (Zamawiający) a firmą Remondis
Tarnowskie Góry Sp. z o.o. (Wykonawca), w oparciu o notatkę słuŜbową z dnia 12 czerwca 2012 r. W
umowie określono zakres zamówienia, oraz termin wykonania zadania:
- prace związane z zagospodarowaniem terenu: 31.08.2012
- pielęgnacja trawnika i nasadzeń: 31.10.2012.
W § 3 ust. 2 umowy zastrzeŜono dla zamawiającego moŜliwość akceptacji materiału roślinnego oraz
ziemi urodzajnej. W treści § 5 ust. 1 umowy postanowiono, iŜ przed przystąpieniem Wykonawcy do
nasadzenia roślin Zamawiający sprawdzi jakość materiału roślinnego. § 5 ust. 2 przewiduje, iŜ w przypadku
stwierdzenia , iŜ materiał uŜyty do realizacji prac objętych umową nie odpowiada warunkom umowy,
Wykonawca na własny koszt wymieni i nasadzi materiał roślinny na spełniający warunki umowy.
W § 9 ustalono wysokość i warunki wypłaty wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy. Wykonawcy
przysługuje wynagrodzenie w wysokości 38 799,99 zł brutto. W myśl postanowień § 9 ust. 2 podstawą do
wystawienia faktury za wykonanie nasadzeń i ich pielęgnacji będzie protokół odbioru prawidłowo
wykonanych prac. Dokumentami stwierdzającymi, w myśl § 7 ust.1 umowy, naleŜyte wykonanie prac
objętych umową będą odpowiednio:
1. protokół odbioru nasadzeń,
2. protokoły pielęgnacji nasadzonych roślin,
3. protokół odbioru końcowego.
Projekt umowy został pozytywnie zaopiniowany w dniu 27 lipca 2012 r. przez radcę prawnego Urzędu
Miasta Kędzierzyn-Koźle oraz posiada kontrasygnatę Głównego Księgowego Urzędu Miasta KędzierzynKoźle, jako osoby upowaŜnionej przez Skarbnika Miasta z dnia 1 sierpnia 2012 r.
Na dzień trwania czynności kontrolnych tj. 20 września 2012 r. w aktach sprawy Wydziału ZD znajdował
się protokół odbioru nr 1 robót bieŜących spisany w dniu 10 września 2012 r. przez komisję w składzie: z
ramienia Zamawiającego – Pan Marek Mazurkiewicz Kierownik Wydziału Zarządzania Drogami, z
ramienia wykonawcy – Pani Małgorzata Buszka.
Z treści protokołu wynika, iŜ komisja nie stwierdza usterek i nie wnosi uwag do wykonanych robót w
zakresie:
1. mechaniczne karczowanie gęstych krzaków i podszycia,
2. wywoŜenie gałęzi,
3. oczyszczenie terenu z resztek budowlanych, gruzu i śmieci,
-4-
4. orka glebogryzarką,
5. bronowanie mechaniczne,
6. rozścielenie ziemi urodzajnej,
7. wykonanie trawników dywanowych siewem,
8. obsadzenie kwietników roślinami kwietnikowymi i rozścielenie nawierzchni Ŝwirowej.
W rubryce Wnioski Komisji: mało czytelny zapis o prawdopodobnej treści: Pielęgnacja zgodne z umową.
Z informacji uzyskanych od kierownika Wydziału Zarządzania Drogami wynika, iŜ na dzień trwania
czynności kontrolnych Wykonawca nie przedstawił faktury a Urząd Miasta nie zrealizował zapłaty za
wykonanie przedmiotowego zadania. Zdarzenie to nastąpi dopiero po podpisaniu protokołu odbioru
końcowego, o którym mowa w § 9 ust. 2 wskazanej powyŜej umowy.
Dodatkowo kierownik Wydziału Zarządzania Drogami poinformował, iŜ po konsultacji fachowcami w
zakresie ogrodnictwa uznano, iŜ wskazanym jest aby odchwaszczenie trawnika ujęte zakresem zamówienia
zostało przeprowadzone z zastosowaniem pestycydów dopiero po odpowiednim zawiązaniu się trawnika.
W dniu 21 września 2012 r. kontrolujący przeprowadził oględziny miejsca realizacji zadania w ciągu ul.
X. Dunikowskiego w Kędzierzynie-Koźlu. Przedmiotem oględzin była realizacja umowy nr
2D.2720.11.2012. W wyniku oględzin stwierdzono, Ŝe:
− w środkowym pasie kwietnika nasadzono rośliny (aster gawędka) o średniej wysokości 15 cm, (w
Koncepcji Zagospodarowania Wyspy wysokość tą określono do 80 cm),
− obustronnie, wzdłuŜ zewnętrznych krawędzi kwietnika nasadzono rośliny (irga „Major”) o średniej
wysokości 8-10 cm (w Koncepcji Zagospodarowania Wyspy wysokość tą określono na 15 cm),
− obustronnie wzdłuŜ zewnętrznych krawędzi kwietnika, za linią irgi, nasadzono rośliny (trzmielina
„Emerald Gold” ) o średniej wysokości 15 cm (w Koncepcji Zagospodarowania Wyspy wysokość tą
określono na 40 cm),
− rozścielona nawierzchnia Ŝwirowa wg dokonanego pomiaru w linii prostej, pomiędzy punktami
krańcowymi posiada długość 52 mb (z rozmowy z autorem Koncepcji- Panią Krystyną Król, długość ta w
linii prostej winna wynosić 60 mb), ponadto miejscami zauwaŜyć moŜna wystające ponad warstwę Ŝwiru
fałdy folii podkładowej,
− na podstawie wzrokowej oceny rozplantowanie (rozścielenie) ziemi przeprowadzono w sposób, który
powoduje, Ŝe obrzeŜa zdają się być wyŜej rozścielone od obszaru usytuowanego centralnie, wadliwe
wyprofilowanie ukształtowania powierzchni stanowi prawdopodobnie przyczynę obserwowanego w trakcie
intensywnych opadów zalegania wody.
Na tym protokół zakończono.
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz
przekazano kierownikowi Wydziału Zarządzania Drogami Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, jeden
zamieszczono w aktach kontroli.
Poinformowano kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle
o prawie zgłoszenia Prezydentowi Miasta Kędzierzyn-Koźle, w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu
umotywowanych zastrzeŜeń, co do ujętego w protokole opisu stanu faktycznego oraz złoŜenia wyjaśnień.
Pouczono równieŜ o moŜliwości odmowy podpisania protokołu i złoŜenia na tę okoliczność stosownego
pisemnego wyjaśnienia.
Na oryginale właściwe podpisy:
Główny specjalista
ds. kontroli zarządczej
Mariusz Wiśniewski/-/
………………………………………..………
podpis kontrolującego
Kierownik Wydziału
Zarządzania Drogami
Marek Mazurkiewicz/-/
…………………………………...………………
podpis kierownika Wydziału ZD
Kędzierzyn – Koźle, dnia 21 września 2012 r.
Kędzierzyn – Koźle, dnia 21 września 2012 r.
-5-
-6-