Sprawozdanie z kontroli sekretariatu I Zespołu Kuratorskiej Slużby

XI WW 4191 – 10/12
Sprawozdanie
z kontroli funkcjonowania sekretariatu I Zespołu Kuratorskiej Służby Sądowej ds. Karnych Sądu Rejonowego
w Gliwicach przeprowadzonej przez st. inspektora ds. biurowości sądowej Barbarę Urbanek w dniach 19 do 27 kwietnia
2012 roku w ramach realizacji planu pracy, zgodnie z poleceniem Pana Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia
16.04.2012 roku.
Kontrola pracy sekretariatu zespołu przeprowadzona została w oparciu o przepisy:
-
rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 października 2002 roku w sprawie trybu sprawowania nadzoru
nad działalnością administracyjną (Dz. U. Nr 187, poz. 1564),
-
zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 roku w sprawie organizacji i zakresu działania
sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. Min. Spr. z dnia 31 grudnia 2003
roku) zwanego dalej „zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości”,
-
ustawy z dnia 18 grudnia 1998 roku o pracownikach sądów i prokuratury (Dz. U. Nr 162, poz. 1125 z 1998 roku),
-
ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o kuratorach sądowych (Dz. U. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).
Kontrolą objęto całokształt zadań sekretariatu I Zespołu Kuratorskiej Służby Sądowej ds. Karnych za okres od
1 kwietnia 2009 roku do 30 kwietnia 2012 roku.
Poprzednia kontrola sekretariatu przeprowadzona została w marcu 2009 roku i obejmowała okres od 1.01.2007
roku do 31.03.2009 roku. Praca sekretariatu została oceniona pozytywnie, a w ramach zaleceń pokontrolnych wskazano
wówczas w szczególności m.in. konieczność czynienia w aktach sprawy adnotacji o wykonaniu zarządzenia przy wszelkiego
rodzaju zarządzeniach i opatrywaniu adnotacji tych czytelnym podpisem, bądź skróconym podpisem i pieczęcią z imieniem
i nazwiskiem podpisującego oraz przypomniano o bezzwłocznym obowiązku dołączania do akt zwrotnych potwierdzeń
odbioru oraz dołączania o akt oraz teczek dozoru pism nadsyłanych w toku postępowania według kolejności wpływu.
Zwrócono również uwagę na konieczność zamówienia aktualnej kontrolki Pp i prowadzenia jej zgodnie z obowiązującymi
przepisami.
Zakres czasowy i tematyczny kontroli
1.
Organizacja pracy sekretariatu zespołu
2.
Ruch spraw w zespole od 1.01.2009 roku do 31.12.2011 roku, średnie obciążenie w tym okresie pracowników
administracyjnych zespołu
3.
Stan i sposób prowadzenia ksiąg biurowych i innych urządzeń ewidencyjnych metodą tradycyjną, prawidłowość
wprowadzania danych oraz prowadzenie tych urządzeń w systemie informatycznym
4.
Terminowość i prawidłowość wykonywania zarządzeń kuratorów oraz prowadzenie akt oraz teczek dozoru
5.
Podsumowanie wyników kontroli
Podsumowanie wyników kontroli
Przeprowadzona kontrola sekretariatu I Zespołu Kuratorskiej Służby Sądowej ds. Karnych w zakresie obsługi
biurowej wykazała, iż pracę tę należy ocenić pozytywnie. Zastosowano się do zaleceń inspektora jakie wskazano w protokole
z kontroli sekretariatu w 2009 roku. Pracę biurową zespołu obecnie wykonuje starszy sekretarz sądowy Pani (...), która
wywiązuje się ze swoich obowiązków z dużym zaangażowanie, sumiennie i sprawnie wykonuje każdą powierzoną jej
czynność. Dobre wyniki osiągane na tym odcinku są niewątpliwie zasługą Pani kierownik zespołu, która koordynuje
prawidłowe jego funkcjonowanie oraz pozostałych kuratorów zawodowych.
Mimo tych okoliczności stwierdzono w działalności sekretariatu pewne niedokładności, mianowicie przypomniano
o obowiązku nanoszenia na pozostawianych w aktach/teczkach dozoru kopiach pism adnotacji o dacie ich wysłania – jak to
stanowi przepis § 20 zarządzenia M. S. oraz o obowiązku każdorazowego opatrywania adnotacji o wykonaniu
zarządzenia/polecenia, o wpływie sprawy do zespołu, o przedłożeniu akt/teczki kuratorowi czytelnym podpisem, bądź
skróconym podpisem i pieczęcią z imieniem i nazwiskiem podpisującego – zgodnie z przepisem § 14 ust. 1 i 16 ust. 3
zarządzenia M. S. Zwrócono również uwagę, że w okresie podlegającym kontroli pewna liczba zarządzeń kuratorów
wykonana została z opóźnieniem. Jak już wcześniej wspomniano pracę biurową zespołu wykonuje tylko jedna osoba, a więc
w przypadku każdorazowej jej nieobecności w pracy, czy to zaplanowany urlop wypoczynkowy, czy krótkotrwałe
zwolnienie lekarskie w pracy zespołu pojawiają się opóźnienia w wykonywaniu zarządzeń/poleceń kuratorów. Uważam, że
aktualna obsada sekretariatu zespołu nie zabezpiecza w pełni realizacji wszystkich zadań. Udogodnieniem byłoby
dokadrowanie zespołu, czy też sporadyczne skierowanie do pomocy dodatkowego pracownika.
Odnośnie systemu informatycznego, z którego korzysta zespół można stwierdzić iż funkcjonuje on w zasadzie
prawidłowo. Nie ma zastrzeżeń co do prowadzenia biurowości w zespole. Jednak, pomimo zaangażowania ze strony
kuratorów i pracownika obsługi zespołu wykazuje on pewne niedociągnięcia, mianowicie w dalszym ciągu zespół nie jest w
stanie sporządzić gotowego zestawienia statystycznego do MS. Ostatnia aktualizacja systemu tj. aplikacji Kuratela miała
miejsce we wrześniu 2011 roku, kolejna aktualizacja do programu wydana została 6 kwietnia br., ale z uwagi na błędy nie
można zastosować tej wersji, wykazuje ona błędne informacje. Przypomniano o możliwości sporządzania wydruków
statystyki i wszystkich urządzeń prowadzonych w systemie, ponieważ jak praktyka wskazuje bardzo często na tej podstawie
można stwierdzić nieprawidłowość w funkcjonowaniu danego urządzenia, czy też niedociągłości ze strony sekretariatu.
Pamiętać należy, gdy w zespole działa system informatyczny, do obowiązków pracownika obsługi należy informowanie
kierownika zespołu o stanie działania systemu, w szczególności pisemne zgłaszanie problemów z jego funkcjonowaniem
informatykowi sądu wyznaczonemu do współpracy ze spółką Currenda – jak to stanowi przepis § 5 ust. 2 pkt 9 zarządzenia
M. S.
Po przeprowadzeniu kontroli dokonano omówienia stwierdzonych uchybień z pracownikiem administracyjnym
zespołu i udzielono mu szczegółowego instruktażu co do sposobu ich wyeliminowania.
Wyniki kontroli przedstawiono Pani Prezes Sądu Rejonowego w Gliwicach, a także omówiono z Panią Kierownik
I Zespołu Kuratorskiej Służby Sądowej ds. Karnych.
Gliwice, dnia 24 maja 2012 roku
st. inspektor ds. biurowości sądowej
/-/ Barbara Urbanek
2