Najczęściej pojawiające się błędy we wnioskach o płatność

Najczęściej pojawiające
się błędy we wnioskach
o płatność
Dymaczewo, 24-25.07.2014r.
Podstawy prawne:
a) Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 25 listopada 2011 r. zmieniające
rozporządzenie w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty
pomocy finansowej w ramach działania „Funkcjonowanie lokalnej grupy działania,
nabywanie umiejętności i aktywizacja” objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich
na lata 2007—2013. Dz.U. 2011 nr 268 poz. 1588
b) Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 12 sierpnia 2010 r. zmieniające
rozporządzenie w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty
pomocy finansowej w ramach działania "Funkcjonowanie lokalnej grupy działania,
nabywanie umiejętności i aktywizacja" objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich
na lata 2007-2013. Dz.U. 2010 nr 153 poz. 1029
c)
Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 31 lipca 2009 r. zmieniające
rozporządzenie w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty
pomocy finansowej w ramach działania "Funkcjonowanie lokalnej grupy działania" objętego
Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013. Dz.U. 2009 nr 129 poz. 1063
d) Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi w sprawie szczegółowych warunków i
trybu przyznawania oraz wypłaty pomocy finansowej w ramach działania "Funkcjonowanie
lokalnej grupy działania" objętego PROW 2007-2013 z dnia 23 maja 2008 r. Dz.U. 2008
nr 103 poz. 660
Błędy dotyczące Wniosku o Płatność:
• Sekcja III WoP:
a) Kwota pomocy niezgodna z ostatnim zatwierdzonym planem
finansowym. Instrukcja do WoP wyraźnie wskazuje, że jest to
ostatnia zatwierdzona kwota pomocy, zgodna z dokonanymi
zmianami w planie finansowym operacji.
Błędy dotyczące Wniosku o Płatność:
•Sekcja V WoP:
a) Ujęte są dokumenty, które nie dotyczą danego etapu (dokumenty
przedłożone w poprzednim etapie i podlegające korekcie nie
mogą być kosztem kwalifikowanych w etapie następnym).
b) Błędnie określony rodzaj dokumentu w kolumnie 1: np. umowa
zlecenie, a zawarte dane dotyczą rachunku – należy zachować
konsekwencję.
c) Błędnie określone daty zapłaty w kolumnie 9: nie są ujęte daty
ostatecznej płatności dotyczącej danej transakcji – często
dotyczy umów cywilnoprawnych i umów o pracę.
d) Błędne daty wystawienia dokumentów.
•Błędy dotyczące kompletności:
a) Brak dokumentów w teczce sprawy, pomimo ujęcia ich w Sekcji
V WoP (można uzupełnić).
b) Brak dokumentów w teczce sprawy i w Sekcji V WoP: ujęte w I
lub II uzupełnieniach nie mogą być kosztem kwalifikowanym,
jedynie można zaliczyć je do kosztów całkowitych, jeśli dotyczą
danego etapu operacji – wynika to z faktu, iż nie można
modyfikować kwoty pomocy z pierwotnego WoP.
c) Brak upoważnienia dla nowo zatrudnionej osoby, która swoim
nazwiskiem potwierdza kopie dokumentów.
d) Brak dowodów zapłaty (płatność gotówkowa i bezgotówkowa).
•Błędy dotyczące kompletności:
e) Brak załączników typu: listy obecności, listy odbioru nagród,
karty publikacji, karty udzielonego doradztwa. Załączniki do
WoP od 15a do 15e mają charakter formalny i potwierdzają
realizację danego zadania. Jeśli Beneficjent posiada dokumenty
zawierające wszystkie niezbędne informacje i są to elementy
podobne jak w ww. załącznikach, nie ma konieczności na nowo
sporządzać ich na wskazanych formularzach.
f)
Brak programów szkoleń, konferencji.
g) Brak regulaminów konkursów.
h) Brak śladów rewizyjnych na ogłoszenia i reklamy zamieszczone
w mediach.
•Błędy dotyczące kompletności:
i)
Brak fotografii tablic informacyjnych, banerów reklamowych,
namiotów promocyjnych itp.
j)
Brak WoP w formie elektronicznej lub niezgodne sumy
kontrolne.
k) Brak śladów rewizyjnych dotyczących filmów, reportaży lub
wskazania miejsca, gdzie można by je obejrzeć i zweryfikować.
l)
Brak licencji na zakupione oprogramowanie – na każdym etapie,
czy jest to zakup sprzętu i oprogramowania, czy też
przedłużenie oprogramowania należy przedłożyć umowę
licencyjną, zgodnie z przepisami o prawie autorskim i prawach
pokrewnych.
Błędy dotyczące faktur, rachunków i pozostałych dokumentów
o równoważnej wartości dowodowej:
a) Brak miernika lub miernik różny
szczegółowym opisie zadań dla etapu.
od
założonego
w
b) Błędne opisy zadań na drugiej stronie dokumentów (dotyczy
pozycji szoz, kosztów kwalifikowanych, brak dekretacji
księgowej).
c) Brak pieczęci Przedstawiono do refundacji.
d) Brak potwierdzenia zgodności dokumentów z oryginałami.
e) Niewidoczne dane na kopiach dokumentów.
•Błędy merytoryczne:
a) Płatność gotówkowa powyżej 1000 zł - rzadziej, ale występuje
jeszcze.
b) Brak logotypów (zgodnie z Księgą wizualizacji PROW 20072013) lub informacji wskazującej, iż projekt (zadanie) zostało
zrealizowane ze środków EFRROW (dotyczy głównie
informowania: plakaty, artykuły, publikacje).
•Błędy merytoryczne:
c) Błędnie określone mierniki: często niezgodne z załączonymi
dokumentami, np.:
i.
szkolenia: ilość osób na liście obecności nie jest zgodna
z sekcją VI WoP (wyjaśnienie rozbieżności),
ii. polecenia wyjazdów służbowych: jeśli miernikiem są km:
często źle zliczone,
iii. wyżywienie na szkoleniach, spotkaniach, konferencjach:
nie można określić miernika na podstawie faktury, gdyż
często wystawca podaje „usługa gastronomiczna/usługa
cateringowa” a w szczegółowym opisie zadań widnieje ilość
porcji/ilość osób,
iv. szkolenie określone w godzinach, natomiast na fakturze lub
rachunku brak takiej informacji,
v. usługa hotelowa – doby.
•Błędy merytoryczne:
d) Konieczność dokonywania zmian w szczegółowym opisie zadań
po zrealizowaniu danego etapu operacji – w ten sposób można
zapobiec wielu błędom we wnioskach o płatność, zwłaszcza
dotyczy to wysokości poniesionych kosztów kwalifikowanych, a
tym samym kwoty pomocy. Należy zwrócić szczególną uwagę na
wskazane terminy szkoleń , spotkań, imprez, mierniki,
wymienione przedmioty zakupu itp.
•Sprawozdanie z realizacji operacji za dany etap:
a) Błędne wskaźniki, często nie są narastająco.
b) Błędne kwoty kosztów całkowitych (zawsze rzeczywiście
poniesione i narastająco).
c) Błędne kwoty kosztów kwalifikowanych (nie uwzględniają
korekt i sankcji z poprzednich etapów).
d) Błędnie obliczona kwota kosztów bieżących (limit 15%
wszystkich operacji w ramach PROW 2007-2013 i rozdzielenie
kosztów administracyjnych LGD i LGR).
e) Bark informacji o ostatnich aneksach (numery aneksów i
terminy podpisania).
Dokumenty najbardziej obciążone błędami:
•Listy płac:
a) Brak zakresu obowiązków lub aneksów do umów o pracę
oraz umów cywilnoprawnych.
b) Błędne daty wystawienia dokumentów w Sekcji V WoP:
bierzemy pod uwagę datę wydruku (sporządzenia) danej listy
lub jej zatwierdzenia.
c) Brak dowodów zapłaty składek do ZUS i podatku do US
(terminy złożenia WoP).
d) Nieprawidłowe udokumentowanie kosztów składników
wynagrodzeń: przy dużej liczbie umów nie można
zweryfikować wysokości opłaconych składek do ZUS
i podatku do US, gdyż często są opłacane w tym samym
terminie i mamy wspólne wyciągi bankowe – należy
odpowiednio opisać dokumenty lub też ująć wszystkie koszty
tabelarycznie.
Dokumenty najbardziej obciążone błędami:
•Listy płac:
e) Zdarzają się nieprawidłowo sporządzone listy płac, inne
koszty wynikają z kalkulatorów płacowych.
f)
Jeśli planowane są składki brutto brutto – należy ująć
wszystkie wydatki w szczegółowym opisie zadań, wówczas
koszt jest kawilifikowalny, dotyczy to również
przewidzianych premii i nagród. Należy przy tym pamiętać,
by nie przekroczyć limitu wysokości wynagrodzenia w
ujęciu miesięcznym.
Dokumenty najbardziej obciążone błędami:
•Polecenie wyjazdów służbowych:
a) Brak daty wystawienia na dokumencie.
b) Data wystawienia delegacji w Sekcji V WoP różna od daty na
dokumencie.
c) Brak celu polecenia wyjazdu służbowego (należy
udokumentować racjonalność poniesionego kosztu i jego
związek z operacją).
d) Brak umów użyczenia pojazdu, gdyż właścicielem jest inna
osoba, a jeszcze inna wykorzystała dany pojazd w celach
służbowych.
Dokumenty najbardziej obciążone błędami:
•Polecenie wyjazdów służbowych:
e) Brak dowodów rejestracyjnych oraz umów o wykorzystanie
pojazdu prywatnego w celach służbowych.
f) Ewidencje przebiegu pojazdów niezgodne z samymi
dokumentami.
g) Przekroczenie limitu km, sztuk, miesięcy lub kosztu w
danym okresie wnioskowanym.
h) Brak numeru konta bankowego na poleceniu, dotyczy
płatności bezgotówkowej.
Dokumenty najbardziej obciążone błędami:
•Umowy cywilno prawne:
a) Zakresy obowiązków nie pokrywają się z rzeczywiście
zrealizowanym zadaniami – należy zwrócić uwagę na to, co
było przedmiotem umowy.
b) Brak udokumentowania wykonania danego zlecenia lub
dzieła – ślady rewizyjne (wydruki, zdjęcia, nagrania).
c) Wykonanie zadania nie jest zgodne ze szczegółowym
opisem zadań – miejsce, czas i obowiązki.
Weryfikacja wniosku o płatność
W celu uniknięcia korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych oraz
kwoty pomocy należy:
a)prawidłowo udokumentować wydatki ujęte we wniosku o płatność
poprzez złożenie faktur lub dokumentów o równoważnej wartości
dowodowej oraz dowodów zapłaty,
b)dopilnować aby dane Beneficjenta wpisane we wniosku były zgodne z
danymi w fakturach lub dokumentach równoważnej wartości
dowodowej,
c)przyporządkować towar, materiał lub usługę do odpowiedniej pozycji
w szczegółowym opisie zadań z realizacji operacji,
d)transakcje gotówkowe nie mogą przekraczać limitu, tj. 1 tys. zł.
Transakcje, których wartość bez względu na liczbę wynikających z nich
płatności przekracza 1 tys. zł muszą zostać poniesione w formie
rozliczenia bezgotówkowego.
Weryfikacja wniosku o płatność
W celu uniknięcia korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych oraz
kwoty pomocy należy:
e)uzasadnić wzrost kosztów kwalifikowalnych dla danej pozycji jeżeli
jest wyższy niż 10% wartości danej pozycji szczegółowego opisu zadań.
f)dopilnować aby koszty przedstawione do refundacji zawarte w
załączonych do wniosku fakturach lub dokumentach o równoważnej
wartości dowodowej były kosztami kwalifikowanymi;
g)prowadzić oddzielny system rachunkowości albo korzystać z
odpowiedniego kodu rachunkowego dla wszystkich zdarzeń
gospodarczych (transakcji) związanych z realizacją operacji, tj. kosztów
kwalifikowalnych.
Terminy dotyczące uzupełnienia dokumentów we wniosku o
płatność za dany etap
a)W przypadku konieczności złożenia wymaganych wyjaśnień do
wniosku, Beneficjent zostanie o tym poinformowany listem poleconym
za potwierdzeniem odbioru, jak również telefonicznie, albo jeżeli istnieje
taka możliwość kontaktu po stronie Beneficjenta za pomocą faksu lub
poczty elektronicznej. Beneficjent ma 14 dniowy termin na uzupełnienie
/poprawienie Wniosku licząc od dnia następnego po odebraniu
przesyłki. Wyszczególnione zostaną wszystkie nieprawidłowości i/lub
braki.
b)Ponadto w przypadku braku możliwości uzupełnienia wniosku o
płatność we wskazanym terminie 14 dni, Beneficjent ma możliwość
przedłużenia terminu na dokonanie ww. czynności w trakcie weryfikacji
łącznie na okres 6 miesięcy. Przy czym przedłużenie terminu o więcej niż
miesiąc wymaga udokumentowania przyczyn tego przedłużenia.
Przyczyną korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych jest poza
wymienionymi wcześniej elementami:
Sytuacja, gdy wnioskowana przez Beneficjenta we wniosku o płatność
kwota pomocy przekroczy kwotę pomocy obliczoną przez SW po
sprawdzeniu wniosku o płatność o więcej niż 3%. Stosuje się wówczas
dodatkowe zmniejszenie zgodnie z przepisami wspólnotowymi. Czyli
wnioskowana kwota pomocy zostaje dwukrotnie zmniejszona
o zaistniałą różnicę.
Departament Programów Rozwoju
Obszarów Wiejskich
Urząd Marszałkowski Województwa
Wielkopolskiego
ul. Szyperska 14, 61-754 Poznań
tel. (61) 62 66 000