Załącznik nr 4 - Urząd Miasta Nowy Targ

Załącznik nr 4 do instrukcji
SCHEMAT OBIEGU DOKUMENTÓW
ZEWNĘTRZNYCH I WEWNĘTRZNYCH
Lp.
Nazwa
dokumentu
1
2
I.
Dowody
księgowe
zewnętrzne
1.
Faktury,
rachunki za
zak.materiały,
wykonane
usługi, roboty,
akt notarialny
Umowy
zlecenia na
roboty, dostawy,
usługi
2.
Dokument sporządza i
podpisuje za prawidłowe
wystawienie
Stanowisko
Data
Wydział
3
4
Dokument otrzymuje
Kontrola
- stwierdzająca wykonanie
- merytoryczna
Wydział
Data
5
6
W.M.
WM
- formalno-rachunkowa
WF
na bieżąco po
otrzymaniu
Kierownik J.
Głowny K
WF
na bieżąco
podpis
Nacz.WM=kont
r.meryt
WF
podpis GK jest
równoznaczny z
kontr.form.-rach.
Kierownik J.
Głowny K
WF
do7 dni od
podpisania
na bieżąco po
otrzymaniu
Kierownik J.
Główny K
WF
nie później niż 3
dni przed
terminem zapłaty
Kierownik J.
Główny K
WF
na bieżąco
WF
na bieżąco po
otrzymaniu
na bieżąco
WF
na bieżąco
WF
4.
Noty księgowe
uznaniowe
WM
na bieżąco po
otrzymaniu
WF
5.
Wyciągi bankowe
II.
Dowody
księgowe
wewnętrzne
do 26 każdego mca
Wydział
Organizacyjny +
dla Straży
Miejskiej
Komendant
Straży Miejskiej
po
sporządzeniu
WF
po sporządzeniu
Kierownik J.
Główny K.
W.F.
w dniu wypłaty
WO
po
sporządzeniu
WF
po sporządzeniu
Kierownik J.
Główny K
WF
co najmniej na 3
dni przed
terminem wypłaty
Główny K.
WF
na bieżąco
Główny K.
WF
na bieżąco
Kierownik J.
Główny K
WF
na bieżąco
WF
do 7 dni od
wykonania
polecenia
1.
Listy płac
pracowników
UM
2.
Listy płac diet
radnych
WO
do końca każdego
m-ca
3.
Polecenie
księgowania
WF
na bieżąco
WF
4.
Zestawienie
dowodów
księgowych
WF
na bieżąco
WF
6.
Polecenie
wyjazdu
WM
WO
11
na bieżąco
na bieżąco po
otrzymaniu
Noty księgowe
10
9
WM
5.
Termin
Data
8
Noty księgowe
obciążeniowe
WF
Wydział
Wydział
7
3.
WF
Dokument
zatwierdza
do 3 dni od
otrzymania
materiałów z
wydz.meryt.
na bieżąco
podpis
nacz.wydz.meryt.
na dowodach
źródłowych
Naczelnik
Wydz.meryt.,
Kierownik J. dla
na bieżąco
podpis GK jest
równoznaczny z
kontr.form.-rach.
podpis GK jest
równoznaczny z
kontr.form.-rach.
WF
podpis GK jest
równoznaczny z
kontr.form.-rach.
WF
na bieżąco
Kierownik J.
Głowny K
służbowego
Naczelników
7.
Wniosek o
zaliczkę
WM
w miarę potrzeb
Naczelnik
Wydz.meryt.
8.
Rozliczenie
zaliczki
W.M.
w terminie
rozliczenia
zaliczki
Naczelnik
Wydz.meryt.
9.
Dowody wpłat
do kasy
WF
na bieżąco
10.
Czek
gotówkowy
Pracownik WF
poniedziałki,
środy, piątki, lub
w wyj.sytuacjach
11.
Czek
bezgotówkowy
pracownik W.F.
przed wydaniem
osobie
zainteresow.
12.
Kwitariusze
przychodowe
pracownik W.F.
na bieżąco
13.
Polecenie
przelewu
W.F.
najpóźniej na 1
dzień przed
terminem zapłaty
14.
Raporty kasowe
W.F.
codziennie
W.M.
na bieżąco
15.
16.
Umowy
zlecenia na
roboty, dostawy,
usługi
Umowy
zlecenia i o
dzieło z
osobami nie
prow.dzial.gosp.
18.
Umowy najmu i
dzierżawy
19.
Faktury,
rachunki
wystawiane
kontrahentom
20.
Dowody
magazynowe
(PZ, RW, WZ)
21.
Dowody
przyjęcia środka
trwałego (OT)
22.
Dowody
likwidacji
na bieżąco
X
x
x
x
WM
WF
na bieżąco
Kierownik J.
Głowny K
WF
na bieżąco
Kierownik J.lub
upow.prac.
Główny K
WF
podczas kontroli
form.-rach.raportu
kasowego
WF
WF
osoby
upoważn. zg.z
kartą wzorów
podpisów
osoby
upoważn. zg.z
kartą wzorów
podpisów
osoby
upoważnione
przez B.M.
WF
na bieżąco
WF
na bieżąco
WF
do 3 dni od
otrzymania
Podpis
Nacz.WM=kont
r.meryt
WF
podpis GK jest
równoznaczny z
kontr.form.-rach.
Kierownik J.
Głowny K
WF
do7 dni od
podpisania
WF
podpis GK jest
równoznaczny z
kontr.form.-rach
Kierownik J.
Głowny K
WF
do7 dni od
podpisania
Kierownik J.
Głowny K
WF
do7 dni od
podpisania
WF
na bieżąco
na bieżąco
WM
WOrg.
W.M.
na bieżąco
W.M.
Podpis
Nacz.WM=kont
r.meryt
WF
do 3 dni od
otrzymania
dokum.źródłowyc
h
W.M.
na dokumencie
źródłowym
WF
W.M.
w dniu
przyjęcia lub
wydania,
Podpis
Nacz.WM=kont
r.meryt
WF
podpis GK jest
równoznaczny z
kontr.form.-rach.
Główny K
WF
w dniu
wystawienia,
Podpis
Nacz.WM=kont
r.meryt
WF
podpis GK jest
równoznaczny z
kontr.form.-rach.
Kierownik J.
Główny K
WF
podpis GK jest
równoznaczny z
Kierownik J.
Główny K
na bieżąco
W.M.
do 21 dni od daty
zapłaty ostatniej
faktury
dot.zakupu śr.trw.
W.M.
W.M.
na bieżąco
W.M.
na bieżąco
WF
W.M.
W.M.
na bieżąco
bank
Podpis Nacz.WM
+
Podpis
prac.W.Org.=kont
r.meryt.
W.F.
wyjazdu
służbowego, nie
później niż do
31.12.
co najmniej na 1
dzień przed
dokonanie
wypłaty
w terminie
określonym we
wniosku o
zaliczkę
w dniu
wystawienia,
WF
podpis GK jest
równoznaczny z
kontr.form.-rach.
Podpis osoby
upoważ.do
wyst.faktur
VAT=kontr.form.rach.
WF
PZ z fakturą,
pozostałe na
bieżąco, nie
później niż do 5
dnia następnego
m-ca
7 dni od
sporządzenia, nie
później niż do
końca danego
roku
kalendarzowego
7 dni od
sporządzenia, nie
Podpis
Nacz.WM=kont
r.meryt
środka trwałego
(LT)
23.
24.
25.
Dowody
przekazania
środka trwałego
Dowody
przekazania
środków
rzeczowych
(PT)
Arkusze
spisowe i
zestaw.różnic
inwentaryzac.
kontr.form.-rach.
W.M.
na bieżąco
W.M.
w dniu
wystawienia
WF
podpis GK jest
równoznaczny z
kontr.form.-rach.
Kierownik J.
Główny K
WF
W.M.
w dniu
sporządzenia
W.M.
Podpis
Nacz.WM=kont
r.meryt
W.F.
podpis GK jest
równoznaczny z
kontr.form.-rach.
Kierownik J.
Główny K
WF
Komisja
inwentaryzacyjna
do 14 dni od
dokonania spisu
W.F.
podpis GK jest
równoznaczny z
kontr.form.-rach
Kierownik J.
Główny K
WF
26.
Mandaty karne
Straż Miejska
na bieżąco
WF
27.
Sprawozdawczo
ść
Jedn.organiz.
W terminach
ustaw.
WF
28.
Nota księgowa
przych-rozch.
W.F.
Na bieżąco
29.
Nota księgowa
do
ewid.zaangaż.
W.M.
30.
Zawiad.o
zwrocie,
zarach.nadpł.
W.F.
31.
32.
33.
Dowody Mt
Zlecenie
wykon.zakupu/u
sługi
Nota odsetkowa
W.M.
W.F.
do 7 dni od
podpisania
umowy
do 7 dni od
wpływu wniosku
o zwrot lub
zarach.
przed
dokonaniem
zakupu
do 30 dni od daty
upływu terminu
płatności
W.F.
W.M.
W.M.
Podpis
Nacz.WM=kont
r.meryt
Podpis
Nacz.WM=kont
r.meryt
W.F.
Podpis osoby
sporz.=kontr.form
.-rach.
Podpis osoby
sporz.=kontr.form
.-rach.
później niż do
końca danego
roku
kalendarzowego
7 dni od
sporządzenia, nie
później niż do
końca danego
roku
kalendarzowego
7 dni od
sporządzenia, nie
później niż do
końca danego
roku
kalendarzowego
do 7 dni od
nałożenia
w terminach
ustawowych
Główny K.
WF
na bieżąco
Nacz.WM
Główny K.
WF
do 7 dni od
podpisania
umowy
W.F.
Podpis osoby
sporz.=kontr.form
.-rach.
Główny K.
WF
na bieżąco
W.F.
podpis GK jest
równoznaczny z
kontr.form.-rach
Kierownik J.
Główny K
WF
z fakturą
upoważniony
WF
pracownik WF
na bieżąco
III. DOKUMENTY TOWARYSZĄCE
Lp.
I
Nazwa dokumentu
Finanse i księgowość
Dokument sporządza i
podpisuje za prawidłowe
wystawienie
Stanowisko
Data
Wydział
3
4
Weryfikacja dokumentu
Wydział
5
Data
6
Wydział
7
Wezwanie do zapłaty
W.F.
2.
Potwierdzenie salda
W.F.
3.
Nota korygująca
W.M.
na bieżąco
Dokument
zatwierdza
Wydział
Termin
9
10
11
Data
8
do 30 dni od
upływu terminu
płatności
w terminach
określonych
przepisami
1.
II.
Dokument otrzymuje
Upoważniony
WF
pracownik WF
na bieżąco
Główny
Księgowy
WF
na bieżąco
Główny
Księgowy
WF
na bieżąco
Burmistrz
Miasta
Wydział Organizac.
na bieżąco
i Finansowy
Wydział Organizac. na bieżąco
Kadry i płace
1.
Umowa o pracę, powołanie na
stanowisko, zmiany dot. umów o
pracę, przesunięć na inne stanowisko
Wydział
Organizacyjny
w dniu
sporządzenia
Wydział
Organizacyjny
w dniu
sporządzenia
2.
Kwestionariusz osobowy
ubiegający się
w dniu
sporządzenia
Skrócony kwestionariusz osobowy do
umowy zlecenia, o dzieło
Oświadczenie podatnika pod.
dochodowego od os. fiz.
Oświadczenie pracownika,
wykonawcy zlecenia dot. Ubezpieczeń
-Wypowiedzenie umowy o pracę,
- wypowiedzenie warunków płacy i
pracy,
- rozwiązanie umowy o pracę bez
wypowiedzenia
zleceniobiorca
dowód obcy
zleceniobiorca
dowód obcy
zleceniobiorca
dowód obcy
w dniu
sporządzenia
Wydział
Organizacyjny
Wydział
Organizac.
Wydział
Organizac.
Wydział
Organizacyjny
w dniu
sporządzenia
w dniu
otrzymania
w dniu
otrzymania
w dniu
sporządzenia
Wydział
Organizacyjny
w dniu
sporządzenia
Wydział
Organizacyjny
w dniu
sporządzenia
Burmistrz
Miasta
Wydział Organizac.
na bieżąco
i Finansowy
Wydział
Organizacyjny
Wydział
Organizacyjny
Wydział
Organizacyjny
Wydział
Organizacyjny
Wydział
Organizacyjny
w dniu
sporządzenia
w dniu
sporządzenia
w dniu
sporządzenia
w dniu
sporządzenia
w dniu
sporządzenia
Wydział
Organizacyjny
Wydział
Organizacyjny
Wydział
Organizacyjny
Wydział
Organizacyjny
Wydział
Organizacyjny
w dniu
sporządzenia
w dniu
sporządzenia
w dniu
sporządzenia
w dniu
sporządzenia
w dniu
sporządzenia
Burmistrz
Miasta
Wydział Organizac.
na bieżąco
i Finansowy
-
Wydział Organizac. na bieżąco
Wydział
Organizacyjny
w dniu
sporządzenia
Wydział
Organizacyjny
w dniu
sporządzenia
Burmistrz
Miasta
Wydział
Organizacyjny
w dniu
sporządzenia
Wydział
Organizacyjny
w dniu
sporządzenia
Burmistrz
Miasta
Dowód obcy
-
Wydział
Organizacyjny
w dniu
otrzymania
Wydział
Organizacyjny
w dniu
sporządzenia
Wydział
Organizacyjny
w dniu
sporządzenia
Burmistrz
Miasta
Wydział Organizac.
na bieżąco
i Finansowy
Wydział
Organizacyjny
w dniu
sporządzenia
Wydział
Organizacyjny
w dniu
sporządzenia
Burmistrz
Miasta
Wydział Organizac.
na bieżąco
i Finansowy
4.
5.
6.
7.
8.
Świadectwo pracy
9
Lista obecności
10.
Karta urlopowa
11.
12.
13.
14.
17.
18.
19.
Zlecenie wypłaty nagrody
jubileuszowej
Zlecenie wypłaty odprawy w związku
z przejściem na emeryturę lub rentę
Protokół przyznania premii, nagrody
lub dodatkowego wynagrodzenia
(trzynastki)
Imienne zestawienie potrąceń z
wynagrodzeń
Zaświadczenie lekarskie o czasowej
niezdolności do pracy
Zlecenie wypłaty odszkodowania z
tytułu utraty zdrowia na skutek
choroby zawodowej
Zlecenie wypłaty odszkodowania z
tytułu wypadku przy pracy
-
-
-
-
-
-
-
Wydz.Org. Wydz
Fin
-
Wydział Finansowy
na bieżaco
Wydział
Wydział Organizac.
na bieżąco
Organizacyjny
i Finansowy
-
-
Burmistrz
Miasta
Burmistrz
Miasta
Burmistrz
Miasta
Wydział Organizac. na bieżąco
Wydział Organizac.
na bieżąco
i Finansowy
Wydział Organizac.
na bieżąco
i Finansowy
Wydział Organizac. do
i Finansowy
15-go
Wydział Organizac. do
i Finansowy
20-go
na bieżąco,
łącznie z listą
Wydział Finansowy ostatni do
wy-nagrodzeń
20-go
Lp.
Nazwa dokumentu
Dokument sporządza i
podpisuje za prawidłowe
wystawienie
Stanowisko
Data
III
1.
2.
3.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Środki trwałe,
wyposażenie, materiały
Wniosek o uruchomienie
procedury zam.
publicznych
Wydział
3
WM
4
w dniu
sporządzenia
Dokument
otrzymuje
Kontrola
-stwierdzająca wykonanie
-merytoryczna
Wydział
Data
5
6
WM
-formalno-rachunkowa
Wydział
7
Data
8
w dniu
sporządzenia
Dokument
zatwierdza
10
11
Burmistrz
Miasta
Referat
Zam.Publ.
Wydział
zamawiący
Na
bieżąco
Ogłoszenie o
postępowaniu o zam.
Publiczne
Specyfikacja istotnych
warunków zamówienia
Oferta przetargowa
wg odrębnych przepisów
Protokół z postępowania
o zam. publiczne
Ogłoszenie o wynikach
postępowania o zam.
publiczne
Protokół konieczności
robót
Protokół przekazania
przedmiotów trwałych
Protokół odbioru robót i
usług w
toku(częściowego)
WM
WM
w dniu
sporządzenia
w dniu
sporządzenia
komisja z
pracowników
w dniu
sporządzenia
WM
WM
komisja,
zainteresowane
Wydziały
komisja,
zainteresowane
Wydziały
w dniu
sporządzenia
w dniu
sporządzenia
Burmistrz
Miasta
Burmistrz
Miasta
w dniu
podpisania
WF
podpisując
fakturę
w dniu
podpisania
WF
podpisując
fakturę
x
komisja z
pracowników
w dniu
sporządzenia
1.
Dokumentacja
techniczna
dowód obcy
-
Wydział
zamawiający
do 14 dni od
otrzymania
-
-
-
2.
Protokół odbioru
gwarancyjnego budowyodbiór ostateczny
komisja
w dniu
sporządzenia
protokołu
komisja,
zainteresowane
Wydziały
w dniu
podpisania
-
-
-
komisja
w dniu
sporządzenia
komisja
w dniu
sporządzenia
W.F.
do 3 dni od
otrzymania
Protokół (konieczności)
likwidacji środka
trwałego
komisja
Protokół likwidacji
wyposażenia
w dniu
sporządzenia
wszystkie
Wydziały
prowadzące
ew.wyposaż.
w dniu
otrzymania
W.F.
do 3 dni od
otrzymania
Wydz.meryt. na
W.F. łącznie bieżąco
z fakturą
Wydz.meryt. na
W.F. łącznie bieżąco
z fakturą
Protokół końcowy
odbioru robót
9
Termin
9
9.
6.
Wydział
Kierownik
Jednostki
Kierownik
Jednostki
Naczelnik
Wydz.Org.
Wydział
na
zamawiając bieżąco
y
Wydz.meryt. na
W.F.z
bieżąco
dysp.zwrotu
zabezpiecz.
Wydział
prowadz.ew
id.
Wydz.Fin.
Wydz.Organ
izac.Wydzia
ł Finansowy
na
bieżąco
na
bieżąco