Legal Alert – Czerwiec / Czerwiec 2016

D.DOBKOWSKI sp.k.
Kancelaria Prawna stowarzyszona z KPMG w Polsce
Legal Alert
Zatwierdzenie roku 2015 – wspólnicy
powinni pamiętać o przedłużeniu
mandatu członkom zarządu 2015 financial year approval –
shareholders should remember
to extend appointment of the
management board members Czerwiec 2016 / June 2016
KPMG.pl
LEGAL ALERT | 2
Zatwierdzenie roku 2015 – wspólnicy powinni
pamiętać o przedłużeniu mandatu członkom zarządu
Trwa obecnie czas zatwierdzania roku finansowego 2015
(zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć
się w terminie sześciu miesięcy od zakończenia roku
obrotowego, który w większości spółek pokrywa się z rokiem
kalendarzowym). Podejmując uchwały w tym przedmiocie
wspólnicy zobligowani są podjąć szereg decyzji, w tym
m.in. powinni rozpatrzyć i zatwierdzić sprawozdanie zarządu
z działalności oraz sprawozdanie finansowe za ubiegły rok
obrotowy, zadecydować o sposobie podziału zysku (np.
przeznaczając go na wypłatę dywidendy lub alokując go na
kapitale zapasowym) lub o sposobie pokrycia straty (np.
z przyszłych zysków), a także o udzieleniu członkom organów
spółki absolutorium z wykonywania przez nich obowiązków
w analizowanym okresie.
Warto pamiętać, że sama uchwała w przedmiocie udzielenia
danemu członkowi zarządu absolutorium, może nie być
wystarczająca dla jego dalszego funkcjonowania w spółce. Sąd
Najwyższy stanął bowiem na stanowisku, iż mandat członka
zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników
zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny
rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, także wtedy,
gdy według uchwały wspólników powołanie nastąpiło na
czas nieokreślony (kwestię tą można uregulować odmiennie
w umowie spółki). Nadal panuje przekonanie, że członek
zarządu powołany na czas nieokreślony pełni swoją funkcję
bezterminowo, tj. do odwołania czy rezygnacji.
Tymczasem powołanie na czas nieoznaczony, nie jest tożsame
z powołaniem bezterminowym. Ww. stanowisko statuuje,
że w przypadku braku uregulowania zasad trwania mandatu
w umowie spółki, powołanie członka zarządu na czas
nieokreślony oznacza, że jest on de facto powołany na
okres 1 roku i po tym czasie (w praktyce musi to być pełen
rok obrotowy, więc czas trwania mandatu jest dłuższy – tj. do
czasu odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego
sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy
pełnienia funkcji) jego mandat wygasa.
Przykładowo, członek zarządu powołany w dniu
15 grudnia 2014 roku – na czas nieokreślony (przy
braku odmiennych uregulowań w umowie i jeśli rok
obrotowy pokrywa się z kalendarzowym), zakończy
swój mandat z dniem odbycia zgromadzenia
wspólników zatwierdzającego rok 2015 (będzie to
bowiem pierwszy pełen rok obrotowy pełnienia
funkcji).
© 2016 D.Dobkowski spółka komandytowa jest kancelarią prawniczą stowarzyszoną z KPMG w Polsce.
Nazwa i logo KPMG są zastrzeżonymi znakami towarowymi bądź znakami towarowymi KPMG International.
Zatem jeśli w spółce powołano członków zarządu na czas
nieokreślony i nie uregulowano sposobu wygaśnięcia
mandatu, aby mieć pewność, że dany członek zarządu
kontynuować będzie pełnienie funkcji, jego mandat
powinien być rokrocznie przedłużany.
Brak przedłużenia mandatu może oznaczać, iż dana osoba
przestała być członkiem zarządu, co może mieć bardzo
kłopotliwe następstwa, zwłaszcza przy braku świadomości
powyższego. Liczne są bowiem sytuacje, gdy nieświadomi
powyższej zasady członkowie zarządu pełnią swoje funkcje
przez lata, de facto bez mandatu. Konsekwencje powyższego
mogą być niezwykle szkodliwe. Brak mandatu oznaczać może
bowiem, że dany członek zarządu nie był upoważniony do
reprezentowania spółki i podejmowania działań w jej imieniu –
a zatem dokonane przez niego czynności mogą zostać uznane
za bezwzględnie nieważne.
W zbliżających się zgromadzeniach wspólników należy zatem
pamiętać – jeśli taka jest wola wspólników – o przedłużeniu
mandatów członkom zarządu powołanym na czas
nieokreślony.
Autor:
Natalia Kotłowska
Radca prawny
E: [email protected]
LEGAL ALERT | 3
2015 financial year approval – shareholders
should remember to extend appointment of the
management board members
2015 financial year is under approval now (an ordinary meeting
of shareholders should be held within six months from the
end of a financial year, which – at most companies – equates
a calendar year). When passing resolutions in that respect,
the shareholders are required to make several decisions, for
example they should review and approve the management
board’s report on activity and financial statements for
a previous financial year, take a decision on the manner of
distribution of profit (e.g. designate it for the payment of
a dividend or to transfer it to the supplementary capital), or
the manner of coverage of a loss (e.g. from future profits), as
well as on acknowledgement of performance of duties by the
governing bodies’ members in the analysed period.
It is worth remembering that the resolution on
acknowledgement of the performance of duties by a certain
member of the management board may prove insufficient
for his further service for the company. The Supreme
Courts presented a position – in accordance wherewith
an appointment of a management board member expires
on the day of holding a meeting of shareholders approving
financial statements for the first full financial year, in which the
member served on the management board, also in a situation
where, in accordance with a resolution of shareholders,
a member was appointed for an indefinite period (though
the Articles of Association may include other provisions in
that respect). A management board member appointed for
an indefinite period is generally thought to hold his position
indefinitely, i.e. until he is recalled or resigns.
However, an appointment for an unlimited period is not
equivalent with an indefinite appointment. The abovementioned position defines that if the company’s Articles of
Association do not determine the rules of the appointment
validity, an appointment of a member of the management
board for an indefinite period means that he, in fact, is
appointed for a period of one year and after that time
(in practice, it must be one full calendar year, thus the
appointment lasts longer – i.e. until a meeting of shareholders
approving financial statements for the first full financial year of
service is held) his appointment expires.
For example, an appointment of a member of the
management board appointed on 15 December
2014 for an unlimited period (if the Articles of
Association do not provide otherwise and if
© 2016 D.Dobkowski sp.k., a Polish limited partnership is a law firm associated with KPMG in Poland.
The KPMG name and logo are registered trademarks or trademarks of KPMG International.
the company’s financial year equals a calendar
year) will expire on the day of holding a meeting
of shareholders approving the 2015 financial
statements (as it will be the first full financial year
when this member served at the board).
Therefore, if members of the management board were
appointed for an indefinite period and the appointment
expiry was not provided for, in order to make sure, for
a certain member of the management board to be able to
continue his service, his appointment should be extended
on an annual basis.
A failure to extend the appointment may mean that a certain
person is not a management board member anymore, which
may give rise to certain problems, in particular in a situation
where a person concerned is unaware of an absence of
his appointment. Due to the above, there occur numerous
situations where the management board members,
unaware of the above principle, serve at the company’s
management board, in fact, without having been appointed.
Consequences of the above may be really harmful, as the
absence of appointment means that a certain member of the
management board was not authorised to act on its behalf,
hence the actions he undertook may be found invalid.
Thus, during the meetings to come, it is worth remembering
that – if this is the shareholders’ intention –members of the
management board appointed for unlimited period should
have their appointments extended.
Author:
Natalia Kotłowska
Attorney-at-Law
E: [email protected]
Znajdź nas:
kpmg.pl
youtube.com/kpmgpoland
facebook.com/kpmgpoland
twitter.com/kpmgpoland
linkedin.com/company/kpmg_poland
instagram.com/kpmgpoland
pinterest.com/kpmgpoland
kpmg.com/pl/app
itunes.com/apps/KPMGThoughtLeadership
itunes.com/apps/KPMGGlobalTax
itunes.com/apps/KPMGPolandCareer
Kontakt:
Elżbieta Dobrzyńska-Bajger
E: [email protected]
D.Dobkowski sp.k.
ul. Inflancka 4A
00-189 Warszawa
T: +48 (22) 528 13 00
E: [email protected]
kpmglegal.pl
© 2016 D.Dobkowski spółka komandytowa jest kancelarią prawniczą stowarzyszoną z KPMG w Polsce.
Nazwa i logo KPMG są zastrzeżonymi znakami towarowymi bądź znakami towarowymi KPMG International.