Audyt Wewnetrzny

PROCEDURA
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
ISO 9001:2008 (8.2.2)
Numer dokumentu:
PRC/DSJ/AW
Tytuł:
Audyty Wewnętrzne
Opracował:
Sprawdził / Zatwierdził :
Radosław Zawiliński
Tomasz Piekoszewski
Data obowiązywania:
Wydanie:
2013-04-20
B
1. CEL
Celem
procedury
jest
określenie
zasad
przeprowadzania
audytów
wewnętrznych
zdefiniowanych procesów występujących w Organizacji.
Celem audytów wewnętrznych procesów jest:
- ocena funkcjonowania głównych procesów i procesów wspierających
- sprawdzenie efektywności audytowanych procesów
- sprawdzenie zgodności stanowisk z obowiązującymi standardami
- poszukiwanie obszarów do usprawnień
- sprawdzenie zgodności systemu zarządzania jakością w procesach objętych audytem z
wymaganiami normy ISO 9001:2008.
2. ZAKRES
Procedura obowiązuje w całym Zakładzie Handlowo Usługowym Józef Skrzypa
3. WŁAŚCICIEL PROCESU
Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością
4. DEFINICJE
Audyt – systematyczne i niezależne badanie mające określić, czy działania i ich wyniki
odpowiadają zaplanowanym ustaleniom, są zgodne z wymaganiami ISO 9001:2008, są skutecznie
realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów.
Audytor Wiodący – osoba odpowiedzialna za przygotowanie, prowadzenie, podsumowanie i
zamknięcie audytu.
Audytor Wspierający – osoba wspierająca audyt wyznaczonego procesu / stanowiska.
Plan Audytów – zestaw audytów, zaplanowanych w określonych ramach czasowych i mających
określony cel.
Niezgodność – niespełnienie ustalonych wymagań. Znacząco odbiega od ustalonych zasad /
standardów lub nie spełnia / nie realizuje ich w całości. Proces jest niezgodny z wymogami jeżeli
ocena z audytu jest poniżej 0,7 pkt.
1/7
Wydruk jest kopią nienadzorowaną – aktualna zawsze jest wersja elektroniczna
PROCEDURA
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
ISO 9001:2008 (8.2.2)
Numer dokumentu:
PRC/DSJ/AW
Tytuł:
Audyty Wewnętrzne
Spostrzeżenie – odstępstwo od ustalonych wymagań, nie mające wpływu na jakość
produkowanych wyrobów.
5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Pełnomocnik ds. ISO jest odpowiedzialny za:
-
Opracowanie i nadzór nad realizacją Planu Audytów
-
Powołanie audytorów wiodących oraz ewentualnych audytorów wspierających
-
Przechowywanie dokumentów i zapisów związanych z audytami
Audytor Wspierający jest odpowiedzialny za:
-
Przygotowanie się do przeprowadzenia audytu
-
Przeprowadzenie audytu we wskazanym obszarze
Audytor Wiodący odpowiedzialny jest za:
-
Koordynację prac pozostałych audytorów
-
Sporządzenie raportu z audytu
-
Informowanie o wynikach audytu
Właściciel procesu jest odpowiedzialny za:
-
Przeprowadzenie działań korygujących i zapobiegawczych, wraz z odpowiednim
zespołem, zgodnie z zaplanowanym terminem
6. DOKUMENTY I PROCESY ZWIĄZANE
PRC/DSJ/DK - Działania Korygujące i Zapobiegawcze
7. TRYB POSTĘPOWANIA
7.1 Ogólne założenia
Brak
7.2 Tryb postępowania – schemat procesu (Flow Chart)
2/7
Wydruk jest kopią nienadzorowaną – aktualna zawsze jest wersja elektroniczna
PROCEDURA
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
ISO 9001:2008 (8.2.2)
Numer dokumentu:
PRC/DSJ/AW
Tytuł:
Audyty Wewnętrzne
POCZĄTEK
- 10 Opracowanie planu
audytów
Plan audytów
Zespół audytorów
- 20 Przeprowadzenie
audytu
Raport z audytu
- 30 Niezgodność?
NIE
TAK
- 40 Opisanie
niezgodności
Karta Działań
Poaudytowych
- 50 Dystrybucja raportu i
Kart
- 60 Podjęcie działań
korygujących /
zapobiegawczych
- 70 Zakończenie działań
poaudytowych
- 80 Weryfikacja
skuteczności działań
poaudytowych
NIE
- 90 Akceptacja?
TAK
KONIEC
3/7
Wydruk jest kopią nienadzorowaną – aktualna zawsze jest wersja elektroniczna
PROCEDURA
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
ISO 9001:2008 (8.2.2)
Numer dokumentu:
PRC/DSJ/AW
Tytuł:
Audyty Wewnętrzne
7.3 Opis
- 10 – Opracowanie planu audytów
Plan audytów jest opracowywany i nadzorowany przez Pełnomocnika ds. ISO
Zaplanowane audyty są przeprowadzane, co najmniej raz do roku dla każdego stanowiska.
Zespół audytorów powinien składać się z dwóch osób:
- Audytora Wiodącego odpowiedzialnego za przygotowanie, prowadzenie, podsumowanie i
zamknięcie audytu;
- Audytora Wspierającego – osoba wspierająca audyt wyznaczonego procesu / stanowiska
Plan audytów oraz ich częstotliwość może być aktualizowana w przypadku:
-
braku możliwości przeprowadzenia audytu w zaplanowanym okresie,
-
niezadowalających wyników poprzednich audytów,
-
przeglądów kierownictwa,
-
uruchomienia nowych projektów
Plan audytów może być aktualizowany tylko przez Pełnomocnika ds. ISO.
- 20 – Przeprowadzenie audytu
Każdy z audytorów wiodących jest odpowiedzialny za:
- przeprowadzenie audytów w terminach wyznaczonych w Planie Audytów
- identyfikację audytowanych procesów / stanowisk
- weryfikację Raportów Audytu Wewnętrznego wystawionych w trakcie poprzedniego audytu
- identyfikację wymaganych dokumentów / instrukcji / standardów
- przygotowanie raportu z audytu wraz z wystawieniem Raportu Audytu Wewnętrznego.
W pierwszej kolejności weryfikowana jest skuteczność działań poaudytowych z poprzedniego
audytu (patrz etap 80). Następnie weryfikowany jest aktualny stan procesu / stanowiska w oparciu o
zebrane dowody. Zbieranie dowodów odbywa się przez prowadzenie rozmów, obserwację działań
oraz badanie dokumentów.
Wszystkie niezgodności, spostrzeżenia i uwagi poczynione w trakcie audytu należy dokumentować
na formularzu Raportu Audytu Wewnętrznego. Niezgodności i spostrzeżenia należy określać w
odniesieniu do poszczególnych wymagań i innych dokumentów związanych, na podstawie, których
był wykonywany audyt. Stwierdzone niezgodności i spostrzeżenia muszą być uznane przez
właściciela audytowanego procesu.
Wyszczególnione procesy / stanowiska w Planie Audytów są weryfikowane zgodnie z listą pytań
kontrolnych zawartych w raporcie z audytu.
4/7
Wydruk jest kopią nienadzorowaną – aktualna zawsze jest wersja elektroniczna
PROCEDURA
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
ISO 9001:2008 (8.2.2)
Numer dokumentu:
PRC/DSJ/AW
Tytuł:
Audyty Wewnętrzne
Wynik audytu obliczany jest w punktach zgodnie z formułą:
suma ocen pytań : sumę punktów możliwych do zdobycia = ocena audytowanego procesu
Skala oceny tematu/pytania :
1,0 pkt – pytanie/temat nie budzi zastrzeżeń,
0,9 pkt – pytanie/temat – zawiera płaszczyzny do doskonalenia bezpośrednio nie mające wpływu na
zgodność procesu z wymaganiami (potencjał do doskonalenia)
0,7 pkt – pytanie/temat – zawiera spostrzeżenie
0 pkt – pytanie/temat – zawiera niezgodność
Przełożenie wyniku uzyskanego podczas audytu na ocenę audytowanego procesu:
od 0,9 do 1,0 pkt. : proces zgodny
od 0,7 do 0,9 pkt. : proces akceptowalny
poniżej 0,7 pkt. : proces niezgodny
Jeśli ocena audytu wynosi mniej niż 0,7 pkt. to dany proces / praca na stanowisku zostają
wstrzymane do czasu podjęcia dalszych decyzji przez Pełnomocnika ds. ISO.
Raport z audytu przechowuje Właściciel Procesu w odpowiednio wyznaczonym miejscu. Numeracja
raportu powinna być prowadzona wg poniższego wzoru:
NR TYGODNIA/SKRÓT NAZWY ODDZIAŁU /ROK
Przykład: 01/SZCZ/13 (audyt przeprowadzony w tygodniu 01 w oddziale Szczecin w 2013 roku).
- 30 – Niezgodność?
Decyzja czy zaobserwowane działanie jest nie/zgodne lub nosi potencjał do doskonalenia.
- 40 – Opisanie niezgodności
W przypadku wystąpienia niezgodności należy wypisać Karty Działań Poaudytowych – do jednej
niezgodności przygotować jedną kartę.
Kartę w wersji elektronicznej przechowuje Pełnomocnik ds. ISO w odpowiednio wyznaczonym
miejscu – folderze na dysku sieciowym. Wszystkie Karty muszą być umieszczone w Rejestrze Kart
Działań Poaudytowych.
- 50 – Dystrybucja Raportu Audytu Procesu
5/7
Wydruk jest kopią nienadzorowaną – aktualna zawsze jest wersja elektroniczna
PROCEDURA
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
ISO 9001:2008 (8.2.2)
Numer dokumentu:
PRC/DSJ/AW
Tytuł:
Audyty Wewnętrzne
Audytor Wiodący przesyła za pomocą poczty elektronicznej Raport wraz z Karctą Działań
Poaudytowych do Menedżera oddziału/działu w którym przeprowadzono audyt, w przeciągu dwóch
dni roboczych od terminu przeprowadzenia audytu. W kopii tej widomości należy umieścić również
Właściciela audytowanego Procesu.
- 60 – Podjęcie działań korygujących / zapobiegawczych
W przypadku wystąpienia niezgodności należy wdrożyć działania korygujące (działania te powinny
eliminować nie tylko skutek, ale również i przyczynę stwierdzonej rozbieżności).
Planowane działania określa Menedżer oddziału w terminie 1 tygodnia od otrzymania Raportu
Audytu oraz Kart Działań Poaudytowych. Termin realizacji działań korygujących i zapobiegawczych
nie może być dłuższy jak 12 tygodni.
Menedżer oddziału odsyła wypełnione Karty Działań Poaudytowych do audytora wiodącego, który
dokonuje ich merytorycznej oceny. Jeśli poszczególne działania zostaną zakwestionowane to
Menedżer oddziału otrzyma zwrotną informację od audytora wiodącego w przeciągu 3 dni
roboczych.
- 70 – Zakończenie działań poaudytowych
Menedżer
oddziału
informuje
audytora
wiodącego
o
zakończeniu
wszystkich
działań
wyszczególnionych w Karcie Działań Poaudytowych. Audytor wiodący odnotowuje datę ukończenia
wszystkich działań w rejestrze i zmienia jego status na „Zamknięty”.
- 80 – Weryfikacja skuteczności działań poaudytowych
Weryfikacja skuteczności działań poaudytowych odbywa się po zakończeniu wszystkich działań
przez Menedżera oddziału i jest wykonywana przez audytora wiodącego podczas przeprowadzania
kolejnego audytu danego procesu.
- 90 – Akceptacja?
Podjęcie decyzji czy działania uważa się za wdrożone i efektywne w przypadku pozytywnej oceny
przyznanej przez audytora. W przeciwnym przypadku, audytor wystawia nową kartę działań
poaudytowych.
6/7
Wydruk jest kopią nienadzorowaną – aktualna zawsze jest wersja elektroniczna
PROCEDURA
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
ISO 9001:2008 (8.2.2)
Numer dokumentu:
PRC/DSJ/AW
Tytuł:
Audyty Wewnętrzne
Kierownictwo
odpowiedzialne
nieuzasadnionego
opóźnienia
za
audytowany
podjęto
działania
powinno
obszar
dotyczące
zapewnić,
wyeliminowania
aby
bez
stwierdzonych
niezgodności i ich przyczyn.
8. ZAŁĄCZNIKI
FO/DSJ/002 – Lista Audytorów
FO/DSJ/003 – Plan Audytów
FO/DSJ/004 – Raport Audytu Wewnętrznego
FO/DSJ/005 – Karta Działań Poaudytowych
FO/DSJ/006 – Rejestr Kart Działań Poaudytowych
9. ZAPISY
Lp.
Kto jest
przechowywania
odpowiedzialny przechowywany
Zasoby sieciowe
Właściciel
i/lub pokój Dyrekcji
Procesu
Zasoby sieciowe
Właściciel
i/lub pokój Dyrekcji
Procesu
Zasoby sieciowe
Właściciel
i/lub pokój Dyrekcji
Procesu
Rejestr Kart Działań
Zasoby sieciowe
Właściciel
Poaudytowych
i/lub pokój Dyrekcji
Procesu
Plan Audytów
1
Raporty z audytów wewnętrznych
2
Karty Działań Poaudytowych
3
4
Jak długo
Miejsce
Zapis
10. OPIS ZMIAN
Wydanie: Opis zmiany:
Nazwisko:
3 lata
3 lata
3 lata
3 lata
Data aktualizacji
A
Utworzenie Procedury
Zawiliński
2013-02-01
B
Zmiany treści procedury w
Zawiliński
2013-04-20
punkcie 4 oraz 7.3
7/7
Wydruk jest kopią nienadzorowaną – aktualna zawsze jest wersja elektroniczna