ZRZĄDZANIE SOBĄ W CZASIE I PRZEZ CELE Cel szkolenia

ZRZĄDZANIE SOBĄ W CZASIE I PRZEZ CELE
Cel szkolenia:
 Przekazanie menadżerom mikro- i małych przedsiębiorstw nowoczesnych
i praktycznych metod organizacji pracy tak, aby byli w stanie pracować
szybciej i efektywniej.
 Warsztatowy charakter szkolenia z nastawieniem na ćwiczenia posługiwania
się nowymi sprawdzonymi technikami planowania i gospodarowania czasem
i praktyką wiedzy posiadanej bądź nabywanej przez uczestników w trakcie
szkolenia.
 Nabycie
przez
uczestników
następujących
umiejętności
związanych
z zarządzaniem sobą na poziomie strategicznym (zarządzanie przez cele)
oraz poziomie operacyjnym (zwiększanie efektywności w pracy codziennej):

Umiejętność zaplanowania swojej pracy: Zarządzanie przez cele
(strategiczne) i planowanie krótkoterminowe (operacyjne) – Metoda
Kartezjusza

Wyznaczanie celów i „priorytetyzowanie” działań – Reguła Pareto,
Analiza ABC

Zwielokrotnianie własnej skuteczności i efektywności biznesowej
swojej i podwładnych

Lepsze wykorzystanie dostępnego czasu: Komasowanie czasu,
Godzina spokoju, Pożeracze czasu

Umiejętność planowania i zarządzania czasem w kontekście
dyspozycji fizjologicznej: Krzywa wydajności, Krzywa zakłóceń
Program szkolenia (2 dni x 8 godz.)
DZIEŃ 1
1. Świadomość istnienia czasu
 Priorytety, czyli wartości organizujące nasz czas
 Ocena własnych umiejętności zarządzania czasem
2. Planowanie a życie osobiste - zacznij praktykę planowania od
przybliżenia się do swoich marzeń
 Czy masz wizję swojej przyszłości?
 Formułowanie planów na przyszłość
 Wytycz sobie cele byś wiedział, kiedy i gdzie masz zamiar dojść
3. Podstawy zarządzania sobą w czasie
 Zarządzanie strategiczne – jak planować swoje życie
 Zarządzanie operacyjne – jak planować pracę i projekty
 Zarządzanie codzienne – jak być efektywnym na co dzień
 Zarządzanie „biurem” – jak organizować narzędzia biurowe
4. Praktyczne metody planowania i użytkowania czasu w życiu zawodowym
 Czy wszystko można zaplanować?
 Elastyczność w planowaniu
 Planowanie strategiczne
 Plany operacyjne : harmonogramy działań, procedury operacyjne
 Metoda Kartezjusza – jak praktycznie zaplanować pracę, zarządzać
projektem ?
 Czym jeszcze warto pamiętać - zasada Pareto
5. Zarządzanie przez cele (Management By Objectifs – MBO).
 Czym jest zarządzanie przez cele
 Zasady i kluczowe czynniki MBO
 Ustalenia z Zarządem i z podwładnymi
 Dlaczego MBO się nie udaje
 Gdzie i kiedy stosować MBO
DZIEŃ 2
1. Jak efektywnie ustalać cele ?

Metoda SMART

Jak efektywnie ustalać cele z podwładnymi?

Jak cel wpływa na zaangażowanie pracowników?




Wspólny cel - siła jedności
Wzbudzanie poczucia odpowiedzialności pracownika
Konkretne cele i wymierne standardy
Przedstawianie wizji i wspólnego celu
2. Metody zarządzania w zależności od stopnia dojrzałości pracowników
 Dla Początkujących – MBS (Management by Specifics) – Zarządzanie przez
Konkrety
 Dla Zaawansowanych – MBO (Management by Objectives) – Zarządzanie
przez Cele
 Dla Ekspertów – MBE (Management by Exceptions) – Zarządzanie przez
Wyjątki
3. Realizacja zadań zawodowych - zarządzanie czasem na co dzień
 Analiza własnej efektywności
 Wykorzystywanie karty zadań
 Jak wyznaczać priorytety ? - Sprawy pilne i ważne – analiza ABC
 Plan miesięczny, tygodniowy i dzienny
 Podstawowe zasady efektywnej organizacji czasu
 Planowanie rezerwy czasowej na realizację zadań nieprzewidzianych w planie
 Planowanie zadań w kontekście własnej efektywności i dyspozycji
fizjologicznej

Krzywa wydajności

Krzywa zakłóceń

Wyznaczanie przerw w trakcie realizacji zadania

Dopasowanie własnego rytmu do wagi zadań (analizy ABC)
 Organizacja własnego miejsca pracy

Organizacja biurka: poczta wchodząca-wychodząca, „organizer”, kartoteka,
podręczna, archiwum

Organizacja poczty mailowej
 Delegowanie zadań innym
4. Sposoby „zwiększenia” dostępnego czasu
 Pożeracze czasu i jak je eliminować
Dlaczego papiery, maile, telefony, „goście” zabierają mi dużą część czasu w pracy i jak tego
uniknąć.
 Komasowanie czasu – praca nad większymi projektami
Jak zorganizować sobie dłuższe odcinki nieprzerwanej pracy potrzebne przy skomplikowanych
projektach.
 Godzina spokoju – pomysł na załatwienie wielu spraw w krótkim czasie
Metody szkoleniowe:
 Jasne przedstawienie Uczestnikom celów, ról, procesu i logiki warsztatów
i całego projektu.
 Forma warsztatowa – koncentracja na praktycznych ćwiczeniach; cześć
teoretyczna w czasie zajęć stanowi 10% czasu.
 Optymalne natężenie czasu i tempo pracy.
 Praktyczne ćwiczenia indywidualne, w parach i grupach (nauka przez
doświadczenie).
 Metody aktywizujące:
 omówienie tematu i dyskusja grupowa uaktywniająca uczestników i
wprowadzająca w tematykę różnych problemów związanych z zarządzaniem
sobą
 mapa myślowa – na bazie wizualizacji w postaci „mapy myślowej”
uczestnicy w grupach określą kluczowe umiejętności niezbędne w każdym
etapie zarządzania sobą w czasie
 praca w grupach, case study