Protokół z kontroli w Domu Dziecka w Skwierzynie

Protokół z kontroli przeprowadzonej
w Domu Dziecka w Skwierzynie
Kontrolę w dniu 4 i 5 lipca 2005 r. przeprowadził zespół kontrolny w składzie:
1. Przewodnicząca - Halina Mucha
2. członek
- Andrzej Wański
3. członek
- Anna Spychała
Kontrolą objęto:
1. Przestrzeganie procedur obowiązujących w działalności finansowej ustalonych
w formie pisemnej przez kierownika jednostki.
2. Ocenę celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywanie
wydatków.
3. 5% wydatków kontrolowanej jednostki.
4. Ewidencję księgową.
5. Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji.
Informacji i wyjaśnień w toku kontroli udzielali:
- Dyrektor Domu Dziecka
- Magdalena Lichuta - Sadulska
- Główna Księgowa
- Alina Zarzecka
I. Przestrzeganie procedur obowiązujących w działalności finansowej ustalonych
w formie pisemnej przez kierownika jednostki.
Zarządzeniem Dyrektora Domu Dziecka im. Janusza Korczaka Nr 4/04 z dnia
30.09.2004r. wprowadzono w życie procedury kontroli obiegu i archiwizowania
dokumentów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
W związku z Ustawą z dnia 25 listopada 2004 r. o zmianie Ustawy o finansach
publicznych oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 273 poz. 2703) oraz Uchwałą
Nr XXIX/222/05 Rady Powiatu w Międzyrzeczu z dnia 30 marca 2005 r. w sprawie
utworzenia rachunku dochodów własnych, zarządzeniem Nr 3/2005 z dnia 1 kwietnia
2005 r. zaktualizowano stan prawny i dostosowano zasady polityki rachunkowości
w Domu Dziecka w Skwierzynie.
Kontrola potwierdziła, iż jednostka w okresie kontrolowanym tj. od 01 stycznia 2005
do 31 maja 2005 przestrzegała procedur wprowadzonych w życie. Na przełomie
stycznia i marca 2005 r. jednostka miała problemy z dostawcą mięsa i wędlin
polegających na tym, iż dostawca zmieniał asortyment zamawianych wędlin
w związku z tym na niektóre towary zmieniał ceny, np. zamawiano kiełbasę
szynkową, 1 kg. 13,50 zł. dostawca dostarczał kiełbasę żywiecką za 1 kg. 13,90 zł.,
a kiełbasę szynkową wyceniał za 14,50 zł., natomiast w umowie zawartej w dniu
01 kwietnia 2004 r. cena kiełbasy szynkowej stanowiła kwotę13,50 zł. w związku
z problemami rozwiązano umowę pomiędzy sklepem mięsnym Mirosław Kucz
oś. Grunwald w Skwierzynie i w wyniku postępowania przetargowego od dnia
1 kwietnia 2005 r. Dom Dziecka w Skwierzynie podpisał umowę na dostarczanie
mięsa i wędlin z innym dostawcą i w tym okresie kontrola nie stwierdziła różnic.
Dostarczane mięso i wędliny są zgodne ze specyfikacją, zamówieniem i z zawartą
umową.
II. Ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywanie
wydatków.
W toku kontroli ustalono, że jednostka w trakcie realizacji wydatków w okresie od
01.01.2005 do 31.05.2005r. nie zaciągnęła zobowiązań wymagalnych.
III. 5% wydatków kontrolowanej jednostki.
Wykonanie wydatków za 5 m-cy przedstawia się następująco:
Dział 851
rozdział 85156
§4130
Razem
Plan
19.200,00
19.200,00
Dział 852
rozdział 85295
§ 4440
Razem
2.226,00
2.226,00
Dział 852
rozdział 85201
§ 3110
§ 4010
§ 4040
§ 4110
§ 4120
§ 4210
§ 4220
§ 4260
§ 4270
§ 4300
§ 4410
§ 4430
§ 4440
Razem
1.800,00
509.480,00
39.530,00
95.730,00
13.230,00
15.760,00
90.000,00
26.600,00
33.379,00
18.310,00
250,00
3.850,00
26.460,00
874.379,00
Wykonanie
6.283,20
6.283,20
440,00
186.824,70
38.673,85
34.429,88
4.732,91
15.760,52
38.595,67
8.895,08
7.056,93
98,00
5.000,00
340.507,54
2
Dział 852
rozdział 85201
§ 0750
§ 0920
Razem
1.320,00
400,00
1.720,00
1.321,85
583,29
1.905,14
Dokumenty źródłowe sprawdzone są pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym oraz prawidłowo dekretowane, zgodnie z przyjętą procedurą.
Z dokumentów źródłowych wynika w jakim trybie zamówień publicznych dokonano
wydatków.
Jednostka nie ustaliła pogotowia kasowego i w okresie kontrolowanym w m-cu
styczniu 2005 r. w raportach kasowych występowało saldo w kwocie 7,01 zł.
31 stycznia 2005 r. zlikwidowano saldo kasowe. W trakcie kontroli przewodniczący
zespołu kontrolnego udzielała instruktarzu
Jednostka organizacyjna posiada wewnętrzne regulacje dotyczące zamówień
publicznych. Sprawy zamówień publicznych prowadzi Pani Barbara Rokicka.
Realizowane zakupy artykułów spożywczych, chemicznych, mięsa i jego przetworów,
pieczywa oraz warzyw i owoców poprzedzane były należytym rozpoznaniem
cenowym i warunków dostawy. Zawierano umowy z dostawcą, który proponował
najkorzystniejsze warunki dostawy.
Podczas ustalania trybu postępowania popełniono błędy w ustaleniu wartości
zamówienia (nie segregowano dostaw wg grup CPV), co powodowało wybór trybu
nieadekwatnego do wartości zamówienia. W prowadzonych sprawach popełniono
błędy świadczące o braku wiedzy na temat realizacji postępowań o zamówienie
publiczne. Mimo, że popełnione błędy nie wywołują skutków prawnych, przywołuję je
dla celów edukacyjnych:
− brak oświadczeń uczestników postępowań ze strony zamawiającej,
− brak protokołu postępowania ZP–2,
− brak dokumentu zawierającego wykaz wykonawców zaproszonych do złożenia
oferty,
− dokumenty sprawy rozproszone w kilku teczkach,
− nie dotrzymanie terminu podpisania umowy,
− mało precyzyjne określenie warunków i wymagań stawianych wykonawcom.
IV. Ewidencja księgowa.
Jednostka ewidencję księgową prowadzi w sposób ręczny, na kontach syntetycznych
w księdze głównej (Amerykanka). Księgi rachunkowe otwarto na początek roku,
bilans otwarcia – salda są zgodne z bilansem zamknięcia 2004 r. Obroty kont zamyka
się co miesiąc, sporządza się zestawienie obrotów i sald co zgodne jest z art. 12
ustawy o rachunkowości. Dla kont analitycznych prowadzi się księgi pomocnicze –
księgę kontową, rozrachunki konta 201, 229, 222, 240, analitykę do konta 130, karty
wydatków w rozbiciu na paragrafy. Zapisy w księdze głównej i w analityce
prowadzone są chronologicznie zgodnie z art. 13§14 ustawy o rachunkowości.
3
V. Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji.
Na podstawie zarządzenia Nr 9/2004 z dnia 20.12.2004r. została przeprowadzona
inwentaryzacja na dzień 31.12.2004 r. inwentaryzację przeprowadzono ilościowo –
wartościową w następujących magazynach: żywnościowym, odzieżowym,
gospodarczym i opakowań.
Powołano zespół spisowy w składzie:
- Jasiakiewicz Joanna - przewodnicząca komisji
- Plac Marta – zastępca przewodniczącego komisji
- Kabicka Jadwiga – członek komisji
- Wiśniewska Dorota – członek komisji
Brak protokołu ze szkolenia zespołu spisowego, z wyjaśnień głównej księgowej
wynika, iż od lat inwentaryzacją zajmują się te same osoby i tylko ustnie powołanemu
zespołowi przypomniała o ich obowiązkach jak powinien przebiegać, być
przeprowadzony i udokumentowany spis z natury.
Sporządzono sprawozdanie z przebiegu spisu z natury na dzień 31.12.2004 r.
Jednostka posiada instrukcję inwentaryzacyjną, przebieg inwentaryzacji był zgodny
z posiadaną instrukcją.
Protokół kontroli sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których
jeden otrzymuje kontrolowany. Protokół po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń.
Skwierzyna, dnia 7 września 2005 r.
Dyrektor Domu Dziecka
w Skwierzynie
Magdalena Lichuta-Sadulska
Główna
Księgowa
Alina Zarzecka
Zespół
kontrolujący
Halina Mucha
Andrzej Wański
Anna Spychała
4