Wystąpienie pokontrolne - Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

WOJEWODA
Wojewoda ŁÓDZKI
Łódzki
Łódź, 20 września 2010 r.
PNK.IV.0932-15/10
Pan
Jan Jóźwik
Wójt Gminy Białaczów
Pani
Krystyna Ziębaczewska
Przewodniczący
Rady Gminy w Białaczowie
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 258 § 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania
administracyjnego (j. t. Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 ze zm., dalej przytaczanej jako „Kpa”)
w dniu 17 sierpnia 2010 r. w Urzędzie Gminy w Białaczowie przeprowadzona została kontrola
problemowa, której przedmiotem była organizacja przyjmowania i terminowość rozpatrywania
skarg i wniosków przez organy Gminy w roku 2009 i 2010 – do dnia kontroli.
Kontrolą objęto okres od dnia 1 stycznia 2009 r. do dnia 17 sierpnia 2010 r.
Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli, podpisanym przez Pana Wójta
w dniu 26 sierpnia 2010 r. bez zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń – w związku z powyższym
przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Przedmiotowa kontrola wykazała nieprawidłowości polegające na błędnej kwalifikacji pism
o znamionach skarg i wniosków oraz ich rozpatrywaniu przez niewłaściwe organy,
jak i nieprzekazywaniu właściwym organom do rozpatrzenia. W toku kontroli zbadane zostały
cztery sprawy, które zostały zakwalifikowane przez organy Gminy jako wnioski.
Pismo, które wpłynęło do Rady Gminy w Białaczowie w dniu 25 maja 2009 r.,
90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104
tel. (+48 42) 664 10 10, fax (+48 42) 664 10 40
(zatytułowane: ,,interpelacja samorządowa’’), dotyczące podjęcia przez Wójta Gminy Białaczów
działań w sprawie nielegalnego wysypiska śmieci, jest skargą na działalność wójta. Pismem z dnia
4 czerwca 2009 r. Przewodniczący Rady Gminy poinformował wnoszącego pismo o przekazaniu
sprawy do załatwienia Wójtowi Gminy. Zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.
o samorządzie gminnym (j. t. Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1591 ze zm.), utrzymanie czystości
i porządku jest zadaniem własnym gminy. Zadania własne gminy, na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy
o samorządzie gminnym, wykonuje wójt. Zgodnie zatem z art. 229 pkt 3 Kpa, w przedmiotowej
sprawie organem właściwym do rozpatrzenia skargi jest rada gminy.
Pismo, które wpłynęło do Urzędu Gminy w Białaczowie w dniu 13 lipca 2010 r., dotyczące
nieudzielenia informacji ustnej mieszkańcowi gminy odnośnie możliwości zatrudnienia w formie
prac interwencyjnych, ze względu na charakter zawartych w nim zarzutów, jest skargą
na działalność wójta. Zgodnie zatem z art. 231 w związku z art. 229 pkt 3 Kpa powinno nastąpić
przekazanie do rozpatrzenia właściwemu organowi, tj. Radzie Gminy w Białaczowie
z równoczesnym zawiadomieniem o tym skarżącego lub wskazanie skarżącemu właściwego
organu.
W dniu 7 czerwca 2010 r. do Rady Gminy w Białaczowie wpłynęło pismo Łódzkiego
Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, którym przekazano, na podstawie art. 229 pkt 3 Kpa,
do rozpatrzenia skargę na działalność Wójta Gminy Białaczów z zakresu pomocy społecznej.
Zgodnie bowiem z art. 7 ust. 1 pkt 6 ustawy o samorządzie gminnym, zadania z zakresu pomocy
społecznej należą do zadań własnych gminy, wykonywanych na podstawie art. 30 ust. 1 tej ustawy
przez wójta gminy. Na skutek dekretacji Wójta Gminy sprawa została przekazana do Gminnego
Ośrodka Pomocy Społecznej, w wyniku czego Dyrektor GOPS przekazał do Łódzkiego Urzędu
Wojewódzkiego w Łodzi wyjaśnienia w przedmiotowej sprawie. Wobec nierozpatrzenia sprawy
przez właściwy organ Wojewoda Łódzki skierował do Rady Gminy w Białaczowie pismo z dnia 27
lipca 2010 r. informując, że na podstawie art. 237 § 3 Kpa, skarżący winien być zawiadomiony
o sposobie załatwienia skargi; ponadto, zgodnie z orzecznictwem sądów administracyjnych, sprawa
winna być załatwiona przez Radę Gminy w formie uchwały. W dniu przeprowadzenia kontroli
sprawa nie została jeszcze rozpatrzona.
Pismo, które wpłynęło do Urzędu Gminy w Białaczowie w dniu 21 lipca 2010 r. dotyczy
zwolnienia z podatku od nieruchomości. Pismo nie stanowi skargi ani wniosku w rozumieniu działu
VIII Kpa, w związku z czym powinno zostać rozpatrzone w oparciu o przepisy ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.) w związku
z ustawą z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r., Nr 95, poz.
613).
90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104
tel. (+48 42) 664 10 10, fax (+48 42) 664 10 40
Jak wynika z wyjaśnień udzielonych w toku kontroli, błędna kwalifikacja wyżej
przedstawionych pism jako wniosków w rozumieniu art. 241 Kpa wynikała z: decyzji radcy
prawnego, tytułu pisma, czy też decyzji Wójta, podjętej po wcześniejszych rozmowach
z wnoszącym.
Przyczyną powstania ww. nieprawidłowości w przedmiocie kwalifikacji pism jest
niestosowanie przepisu art. 222 Kpa, wskazującego, że o kwalifikacji pisma jako skargi
albo wniosku decyduje treść, nie zaś jego forma zewnętrzna. W przepisach art. 227 i 241 Kpa
określony został zakres przedmiotowy spraw, według którego organ decyduje o tym, czy pismo jest
skargą, czy też wnioskiem.
Należy zaznaczyć, że w przypadku ustalania organów właściwych do rozpatrywania skarg
zastosowanie ma przepis art. 229 Kpa. Z kolei regulacja zawarta w art. 242 Kpa implikuje fakt,
iż pisma zakwalifikowane jako wnioski powinny być rozpatrywane przez organy właściwe
ze względu na przedmiot wniosku oraz zakres kompetencji organu, którego dotyczy pismo.
W kontekście wyżej przedstawionych nieprawidłowości należy także wskazać, iż zgodnie
z
brzmieniem art. 231 (w przypadku skarg) oraz 243 Kpa (w przypadku wniosków), pismo należy
przekazać celem rozpatrzenia organowi właściwemu w sytuacji, gdy organ, do którego
je skierowano, nie jest właściwy do rozpatrzenia.
Kontrola wykazała także nieprawidłowości polegające na nienadawaniu lub stosowaniu
niewłaściwych symboli klasyfikacyjnych na korespondencji w sprawach skarg i wniosków:
1) w przypadku ,,interpelacji samorządowej’’, informacja skierowana do wnoszącego nie została
opatrzona znakiem sprawy. Informacje uzyskane w toku kontroli wskazują, że było to
spowodowane przeoczeniem oraz brakiem dostatecznej wiedzy pracownika zajmującego się
klasyfikacją spraw;
2) odpowiedzi na pismo z dnia 13 lipca 2010 r., nadano znak sprawy: 0717/55/2010. W tym
przypadku udzielone zostały wykluczające się wzajemnie wyjaśnienia;
3) wyjaśnienia Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, skierowane do Łódzkiego Urzędu
Wojewódzkiego w Łodzi, otrzymały znak właściwy dla tej komórki organizacyjnej: GOPS
9141/798/10, co było wynikiem przekazania przez Wójta sprawy do GOPS;
4) pismu będącemu odpowiedzią na żądanie zwolnienia z podatku od nieruchomości, nadano znak:
2213/40/09. Zgodnie z uzyskanymi wyjaśnieniami, numer sprawy nadał pracownik referatu
merytorycznego, przebywający w dniu kontroli na urlopie wypoczynkowym.
Opisane wyżej nieprawidłowości zaistniały na skutek niezastosowania przepisu § 18 ust. 1
Instrukcji kancelaryjnej – załącznika do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia
1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych
90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104
tel. (+48 42) 664 10 10, fax (+48 42) 664 10 40
(Dz. U. z 1999 r., Nr 112, poz. 1319 ze zm.), zgodnie z którym, znak sprawy jest stałą cechą
rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.
W przypadku skarg i wniosków znak sprawy winien zatem składać się z kategorii jednolitego
rzeczowego wykazu akt (0561 dla skarg lub 0562 dla wniosków) oraz numeru odpowiadającego
pozycji sprawy w rejestrze skarg i wniosków. Ten sam numer powinny mieć wszystkie pisma
wychodzące w danej sprawie.
Nieprawidłowością stwierdzoną w toku kontroli jest także nierejestrowanie pism mających
znamiona skargi lub wniosku bezpośrednio po ich kwalifikacji. Spośród czterech badanych spraw
dwie nie zostały ujęte w rejestrze skarg i wniosków (skarga na działalność Wójta Gminy Białaczów,
przekazana Radzie Gminy w Białaczowie pismem Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi
z dnia 4 czerwca 2010 r. oraz pismo, które wpłynęło do Urzędu Gminy dnia 21 lipca 2010 r.).
Wyjaśnienia udzielone w toku kontroli wskazują na niezarejestrowanie ww. spraw z powodu ich
przekazania do innych komórek organizacyjnych Urzędu w celu rozpatrzenia.
Przyczyną zaistnienia omawianej nieprawidłowości jest niezastosowanie przepisu art. 254
Kpa, obligującego do rejestrowania i przechowywania skarg i wniosków w sposób ułatwiający
kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków. Skutkiem zaś jest
naruszenie tegoż przepisu, w wyniku czego zaistniał stan niezgodny z przepisami prawa.
Przeprowadzona kontrola wykazała również nieprawidłowość polegającą na niewypełnieniu
dyspozycji wynikającej z art. 244 § 2 Kpa, który zobowiązuje zawiadomienie wnioskodawcy
o sposobie załatwienia wniosku. W odniesieniu do skarg ten sam obowiązek wynika z art. 237 § 3
Kpa. Powyższe stwierdzono w przypadku ,,interpelacji samorządowej”, (osoba wnosząca pismo
została powiadomiona wyłącznie ustnie przez Wójta Gminy o ostatecznym załatwieniu sprawy)
oraz sprawy przekazanej pismem Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego. Skutkiem jest naruszenie
ww. przepisu prawa, w wyniku czego wnoszący pismo nie został poinformowany w ogóle
o sposobie załatwienia sprawy lub został zawiadomiony w sposób niewłaściwy. Należy wskazać,
że jedną z zasad postępowania administracyjnego jest zasada, określona w art. 14 § 1 Kpa,
obligująca organy administracji publicznej do załatwiania spraw w formie pisemnej. Przepis art. 14
ust. 2 Kpa przyznaje organowi administracji publicznej możliwość załatwienia sprawy w formie
ustnej, jednak w tej sytuacji muszą być spełnione określone warunki.
Ponadto przedmiotowa kontrola wykazała uchybienie polegające na niezastosowaniu
przepisu art. 253 § 3 Kpa, stanowiącego, że dni i godziny przyjęć interesantów w sprawach skarg
i wniosków przez kierownika jednostki powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym
przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy.
Zgodnie z zamieszczoną w Urzędzie Gminy w Białaczowie informacją, przyjęcia w sprawach skarg
90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104
tel. (+48 42) 664 10 10, fax (+48 42) 664 10 40
i wniosków odbywają się od poniedziałku do piątku w godzinach 7.30 – 15.30. Z uwagi na to,
że kontrolowany Urząd obsługuje tereny wiejskie należy uznać, że wypełniona została pierwsza
część dyspozycji ww. przepisu – dni i godziny przyjęć dostosowane są do potrzeb mieszkańców.
Osobami odpowiedzialnymi za wyżej określone nieprawidłowości oraz uchybienie są:
1) Pan Jan Jóźwik - Wójt Gminy Białaczów – w ramach nadzoru nad pracownikami Urzędu
Gminy w Białaczowie, zgodnie z zapisem § 7 ust. I pkt 1 Regulaminu Organizacyjnego
Urzędu Gminy w Białaczowie;
2) Pani Barbara Goworek – Zastępca Wójta Gminy Białaczów, do obowiązków której, zgodnie
z zakresem czynności, odpowiedzialności i uprawnień z dnia 8 kwietnia 1999 r., należy
rozpatrywanie skarg i wniosków;
3) Pani Urszula Kałużyńska (do 10 kwietnia 2010 r.: Mazur), która, zgodnie z zakresem
czynności, odpowiedzialności i uprawnień z dnia 1 lipca 2007 r., zajmuje się
rozpatrywaniem skarg i wniosków. Jednak, zgodnie z wyjaśnieniami Pani Urszuli
Kałużyńskiej, od dnia 20 kwietnia 2010 roku do dnia kontroli przebywała ona na urlopie
macierzyńskim, w związku z czym, była zastępowana przez Panią Krystynę Gołąb –
zatrudnioną na samodzielnym stanowisku ds. rolnictwa i gospodarki komunalnej. Należy
również zaznaczyć, że jak podała podczas kontroli Pani Urszula Kałużyńska, zastępująca
ją osoba nie zajmowała się sprawą pisma z dnia 13 lipca 2010 r.
Przedmiotowa kontrola wykazała, że w kontrolowanej jednostce przestrzegany jest przepis
§ 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania
i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r., Nr 5, poz. 46), stanowiący o konieczności
powierzenia wyodrębnionej komórce organizacyjnej lub imiennie wyznaczonym pracownikom
przyjmowania i koordynowania rozpatrywania skarg i wniosków oraz umieszczenia stosownej
informacji w widocznym miejscu w siedzibie danej jednostki organizacyjnej. Zgodnie z ustaleniami
kontroli, w hallu Urzędu Gminy w Białaczowie znajduje się informacja wskazująca, że osobą
przyjmującą w sprawach skarg i wniosków jest Wójt Gminy Białaczów.
Ponadto w trakcie kontroli ustalono także, że w sprawach, w których udzielono odpowiedzi,
zachowany został termin wynikający z art. 244 § 1 Kpa, wskazujący na konieczność załatwienia
wniosku bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.
W oparciu o przyjęty protokół kontroli i w nawiązaniu do zawartych w nim ustaleń,
działalność
organów
Gminy
w
kontrolowanym
zakresie
oceniam
pozytywnie
z nieprawidłowościami.
W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami wskazuje się na konieczność
przestrzegania przepisów Kpa w przedmiocie właściwej kwalifikacji skarg i wniosków,
90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104
tel. (+48 42) 664 10 10, fax (+48 42) 664 10 40
przestrzegania właściwości organów do rozpatrywania spraw, kwalifikowanych jako skargi
i wnioski, należytego rejestrowania i przechowywania skarg i wniosków oraz zapoznanie
pracowników ze sposobem znakowania pism, wynikającym z Instrukcji kancelaryjnej.
Na podstawie § 38 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi
(Załącznik do Zarządzenia Nr 210/2010 Wojewody Łódzkiego z dnia 1 lipca 2010 r.) informuję,
że jest Pan Wójt zobowiązany do powiadomienia Wojewody Łódzkiego w terminie 30 dni od daty
otrzymania wystąpienia pokontrolnego o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania
zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. Ponadto, w przypadku
niewykonania zalecenia pokontrolnego informuję, że jest Pan Wójt zobowiązany do wskazania
innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości lub wykonania
innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym
czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych
w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków.
Z up. Wojewody Łódzkiego
/-/ Elżbieta Stępczyńska-Gortat
Z-ca Dyrektora Wydziału
Prawnego, Nadzoru i Kontroli
90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104
tel. (+48 42) 664 10 10, fax (+48 42) 664 10 40