Rozliczanie rozrachunków
Transkrypt
Rozliczanie rozrachunków
Rozliczanie rozrachunków (transakcji) Aby rozrachunki zostały automatycznie rozliczone muszą być spełnione następujące czynniki: Zgodność konta, transakcji i MPK oraz saldo równe zeru (niezależnie od rodzaju wyróżnika). Jest to najważniejszy warunek rozliczania rozrachunków. W rozliczaniu rozrachunków jest brany pod uwagę MPK. Oznacza to iż jeśli mamy fakturę wystawioną w Kielcach z MPK kieleckim to nie zostanie ona rozliczona jeśli wprowadzimy zapłatę w MPK warszawskim. Przykłady rozrachunków, które powinny rozliczyć się automatycznie Przykład 1 Konto Transakcja Kwota WN Kwota MA 201-000001-000002 12345/BZ/01 100,00 0,00 201-000001-000002 12345/BZ/01 0,00 100,00 Przykład 2 Konto Transakcja Kwota WN Kwota MA 201-000001-000002 12345/BZ/01 100,00 0,00 201-000001-000002 12345/BZ/01 0,00 80,00 201-000001-000002 12345/BZ/01 0,00 20,00 Przykład 3 Konto Transakcja Kwota WN Kwota MA 201-000001-000002 12345/BZ/01 100,00 0,00 201-000001-000002 12345/BZ/01 -100,00 0,00 Wyróżnik Faktura Zapłata Wyróżnik Faktura Zapłata Zapłata Wyróżnik Faktura Faktura Ręczne rozliczanie rozrachunków (transakcji) – przycisk „Rozlicz” Ręczne rozliczanie rozrachunków oparte jest na następujących regułach: Zaznaczenie jednej zapłaty i kilku faktur powoduje przeksięgowanie zapłaty z kwotą przeciwną, a następnie wygenerowanie zapłat wszystkich faktur o ile oczywiście pozwala na to kwota zapłaty. W przypadku gdy zostanie wytworzona nadpłata, do transakcji zostaje dodany znak zapytania. Przeksięgowane oraz wygenerowane zapłaty zostają wytworzone w dokumencie prostym o symbolu “ROZR”. Nie rozliczają się rozrachunki w przypadku zaznaczenia kilku faktur i kilku zapłat Do rozliczania nie można zaznaczać częściowych zapłat przypisanych do faktury (korekty). System automatycznie przyjmie do rozliczania saldo danej transakcji. W wyświetlanych sumach zaznaczonych pozycji są uwzględniane salda transakcji. Zgodność kont i MPK. Wyjątki zostaną przedstawione w przykładach 6 i 7 Rozliczanie może odbywać się wg kolejności zaznaczania (decyduje operator) lub wg terminów płatności (najpierw kwoty ujemne a później dodatnie wg terminu płatności). Przykład 1 Jeśli jeden zapis pochodzi z rejestru lub jeden z zapisów jest fakturą, transakcja zostanie przepisana z faktury do zapłaty Przed wykonaniem operacji Konto Transakcja Kwota WN Kwota MA Wyróżnik 200-000001-000002 12345/BZ/01 100,00 0,00 Faktura 200-000001-000002 XXXXX6 0,00 100,00 Zapłata Po wykonaniu operacji Konto Transakcja Kwota WN Kwota MA Wyróżnik 200-000001-000002 12345/BZ/01 100,00 0,00 Faktura 200-000001-000002 12345/BZ/01 0,00 100,00 Zapłata Przykład 2 Jedna faktura i jedna zapłata. Jeśli kwota zapłaty jest większa od kwoty faktury następuje przeksięgowanie zapłaty. Przed wykonaniem operacji Konto 200-000001-000002 200-000001-000002 Transakcja 12345/BZ/01 ZAPLATAXXX Po wykonaniu operacji Konto Transakcja 200-000001-000002 12345/BZ/01 200-000001-000002 12345/BZ/01 200-000001-000002 ZAPLATAXXX? Kwota WN Kwota MA Wyróżnik 0,00 Faktura 120,00 Zapłata Kwota MA Wyróżnik 0,00 Faktura 100,00 Zapłata 20,00 Zapłata Kwota MA Wyróżnik -120,00 Zapłata 100,00 Zapłata 20,00 Zapłata 100,00 0,00 Kwota WN 100,00 0,00 Wygenerowane zapisy w dokumencie ROZR Konto Transakcja Kwota WN 200-000001-000002 ZAPLATAXXX 200-000001-000002 12345/BZ/01 200-000001-000002 ZAPLATAXXX? 0,00 0,00 0,00 Jeśli kwota zapłaty jest mniejsza lub równa kwocie faktury następuje przepisanie transakcji z faktury do zapłaty. Przed wykonaniem operacji Konto Transakcja 200-000001-000002 12345/BZ/01 200-000001-000002 ZAPLATAXXX Po wykonaniu operacji Konto Transakcja 200-000001-000002 12345/BZ/01 200-000001-000002 12345/BZ/01 Przykład 3 Kwota WN Kwota MA Wyróżnik 0,00 Faktura 100,00 Zapłata Kwota MA Wyróżnik 0,00 Zapłata 100,00 Zapłata 100,00 0,00 Kwota WN 100,00 0,00 Jedna faktura i kilka zapłat. Jeśli suma zapłat jest mniejsza lub równa kwocie faktur następuje przepisanie transakcji z faktury do zapłaty Przed wykonaniu operacji Konto Transakcja 200-000001-000002 12345/BZ/01 200-000001-000002 ZAPLATA1 200-000001-000002 ZAPLATA2 201-000001-000002 ZAPLATA3 Po wykonaniu operacji Konto Transakcja 200-000001-000002 12345/BZ/01 200-000001-000002 12345/BZ/01 200-000001-000002 12345/BZ/01 200-000001-000002 12345/BZ/01 Kwota WN 0,00 20,00 120,00 -20,00 Wyróżnik Faktura Zapłata Zapłata Zapłata 0,00 20,00 120,00 -20,00 Wyróżnik Faktura Zapłata Zapłata Zapłata Kwota MA 120,00 0,00 0,00 0,00 Kwota WN Kwota MA 120,00 0,00 0,00 0,00 Jeśli suma zapłat jest większa od kwoty faktury następuje przeksięgowanie zapłaty, która spowoduje przekroczenie kwoty faktury (zapłaty pobierane są wg. daty zapłaty) Przed wykonaniu operacji Konto Transakcja 200-000001-000002 12345/BZ/01 200-000001-000002 ZAPLATA1 200-000001-000002 ZAPLATA2 200-000001-000002 ZAPLATA3 Po wykonaniu operacji Konto Transakcja Kwota WN Kwota MA 120,00 0,00 0,00 0,00 Kwota WN 0,00 20,00 200,00 30,00 Kwota MA Wyróżnik Faktura Zapłata Zapłata Zapłata Wyróżnik 200-000001-000002 200-000001-000002 200-000001-000002 200-000001-000002 200-000001-000002 12345/BZ/01 12345/BZ/01 12345/BZ/01 ZAPLATA2? ZAPLATA3 120,00 0,00 0,00 0,00 Wygenerowane zapisy w dokumencie ROZR Konto Transakcja Kwota WN 200-000001-000002 ZAPLATA2 200-000001-000002 12345/BZ/01 200-000001-000002 ZAPLATA2? Przykład 4 0,00 20,00 100,00 100,00 30,00 Kwota MA 0,00 0,00 0,00 Faktura Zapłata Zapłata Zapłata Zapłata Wyróżnik -200,00 Zapłata 100,00 Zapłata 100,00 Zapłata Kilka faktur i jedna zapłata Jeśli suma zapłat jest równa kwocie faktur następuje przeksięgowanie zapłaty Przed wykonaniu operacji Konto Transakcja 200-000001-000002 12345/BZ/01 200-000001-000002 54321/BZ/01 200-000001-000002 66666/BZ/01 200-000001-000002 ZAPLATA1 Po wykonaniu operacji Konto Transakcja 200-000001-000002 12345/BZ/01 200-000001-000002 12345/BZ/01 200-000001-000002 54321/BZ/01 200-000001-000002 54321/BZ/01 200-000001-000002 66666/BZ/01 200-000001-000002 66666/BZ/01 Kwota WN Kwota MA 120,00 20,00 -35,00 0,00 Kwota WN 0,00 0,00 0,00 105,00 Wyróżnik Faktura Faktura Faktura korygująca Zapłata 0,00 120,00 0,00 20,00 0,00 -35,00 Wyróżnik Faktura Zapłata Faktura Zapłata Faktura korygująca Zapłata Kwota MA 120,00 20,00 -35,00 0,00 Wygenerowane zapisy w dokumencie ROZR Konto Transakcja Kwota WN 200-000001-000002 ZAPLATA1 200-000001-000002 12345/BZ/01 200-000001-000002 54321/BZ/01 200-000001-000002 66666/BZ/01 Kwota MA 0,00 0,00 0,00 0,00 -105,00 120,00 20,00 -35,00 Wyróżnik Zapłata Zapłata Zapłata Zapłata Jeśli suma zapłat jest mniejsza od kwoty faktury następuje przeksięgowanie zapłaty, oraz rozliczenie faktur na które wystarczy środków. W przypadku większej kwoty następuje wytworzenie zapisów jak w powyższym przykładzie oraz dodatkowego zapisu z nadpłatą mającą kod transakcji z dodanym symbolem ‘?’. Przykład 5 Rozliczanie jednej faktury, korekty oraz zapłaty. Przed wykonaniu operacji Konto Transakcja 200-000001-000002 12345/BZ/01 200-000001-000002 K2000/BZ/01 200-000001-000002 ZAPLATA1 Po wykonaniu operacji Konto Transakcja 200-000001-000002 12345/BZ/01 200-000001-000002 K2000/BZ/01 Kwota WN Kwota MA Wyróżnik 0,00 Faktura 0,00 Faktura korygująca 100,00 Zapłata Kwota MA Wyróżnik 0,00 Faktura 0,00 Faktura korygująca 120,00 -20,00 0,00 Kwota WN 120,00 -20,00 200-000001-000002 200-000001-000002 -20,00 Zapłata 120,00 Zapłata 0,00 K2000/BZ/01 12345/BZ/01 Wygenerowane zapisy w dokumencie ROZR Konto Transakcja Kwota WN 200-000001-000002 ZAPLATA1 200-000001-000002 K2000/BZ/01 200-000001-000002 12345/BZ/01 Kwota MA 0,00 0,00 0,00 Wyróżnik -100,00 Zapłata -20,00 Zapłata 120,00 Zapłata Przykład 6 Rozliczanie faktur z różnymi kontami – jest możliwe wyłącznie jeśli zaznaczona zostanie jedna faktura i jedna zapłata Przed wykonaniu operacji Konto Transakcja 200-005010-000011 XXXXX1 200-005010-000022 YYYYY2 Po wykonaniu operacji Konto Transakcja 200-005010-000011 XXXXX1 200-005010-000011 XXXXX1 Kwota WN Kwota MA Wyróżnik 0,00 Faktura 150,00 Zapłata Kwota MA Wyróżnik 0,00 Faktura 150,00 Zapłata Kwota MA Wyróżnik -150,00 Zapłata 150,00 Zapłata 150,00 0,00 Kwota WN 150,00 0,00 Wygenerowane zapisy w dokumencie ROZR Konto Transakcja Kwota WN 200-005010-000022 YYYYY2 200-005010-000011 XXXXX1 0,00 0,00 Przykład 7 Rozliczanie faktur z różnymi kontami i różnymi MPK lub tylko z różnymi MPK – jest możliwe jeśli zaznaczona zostanie jedna faktura i jedna zapłata Przed wykonaniu operacji Konto Transakcja 200-005010-000011 XXXXX1 200-005010-000012 YYYYY2 Po wykonaniu operacji Konto 200-005010-000011 200-005010-000011 200-005010-000012 Transakcja XXXXX1 XXXXX1 YYYYY2 Kwota WN Kwota WN Wygenerowane zapisy w dokumencie ROZR Konto Transakcja Kwota WN 200-005010-000012 YYYYY2 200-005010-000012 YYYYY2? 200-005010-000011 XXXXX1 0,00 500,00 MPK 00 33 Wyróżnik Faktura Zapłata 0,00 150,00 350,00 MPK 00 00 33 Wyróżnik Faktura Zapłata Zapłata -500,00 350,00 150,00 MPK 33 33 00 Wyróżnik Zapłata Zapłata Zapłata Kwota MA 150,00 0,00 Kwota MA 150,00 0,00 Kwota MA 0,00 0,00 0,00 Kompensowanie rozrachunków (faktur) – przycisk „Kompensuj” Kompensowanie faktur polega na wytworzeniu zapłat z wyróżnikiem „Kompensata” do zaznaczonych faktur. Zapłaty są wygenerowane z kwotą mniejszego salda faktury. Kompensować można dowolną ilość dokumentów obciążeniowych(faktury, korekty, noty). Dokumenty mogą być zaznaczane po obydwu stronach (WN i MA) lub po jednej stronie (kwoty dodatnie i ujemne). Do kompensowania nie można zaznaczać zapłat. System automatycznie przyjmie do kompensowania saldo danej transakcji. W wyświetlanych sumach zaznaczonych pozycji są uwzględniane salda transakcji. Kompensowanie może odbywać się wg kolejności zaznaczania (decyduje operator) lub wg terminów płatności (najpierw kwoty ujemne a później dodatnie wg terminu płatności). Przykład 1 Dwie lub kilka faktur po różnych stronach : Przed kompensatą Konto Transakcja Kwota WN 203-123456-000000 12345/BZ/01 150,00 200-123456-000000 XXXXXXX 0,00 Kwota MA 0,00 70,00 Wyróżnik Faktura Faktura Po kompensacie Konto 203-123456-000000 203-123456-000000 200-123456-000000 200-123456-000000 Kwota MA 0,00 70,00 70,00 0,00 Wyróżnik Faktura Kompensata Faktura Kompensata Transakcja 12345/BZ/01 12345/BZ/01 XXXXXXX XXXXXXX Kwota WN 150,00 0,00 0,00 70,00 Wytworzone zapisy po kompensacie w dokumencie ROZR lub zdefiniowanym dokumencie dla kompensat. Konto Transakcja Kwota WN Kwota MA Wyróżnik 203-123456-000000 12345/BZ/01 0,00 70,00 Kompensata 200-123456-000000 XXXXXXX 70,00 0,00 Kompensata Dwie lub kilka faktur dla których zapisy występują po jednej stronie. Konto Transakcja Kwota WN Kwota MA 200-000001-000002 12345/BZ/01 100,00 0,00 200-000001-000002 K1000/BZ/01 -100,00 0,00 Wygenerowane zapisy Konto Transakcja Kwota WN Kwota MA 200-000001-000002 12345/BZ/01 0,00 100,00 200-000001-000002 K1000/BZ/01 0,00 -100,00 Wyróżnik Faktura Faktura korygująca Wyróżnik Kompensata Kompensata Przykład 2 – transakcja 32145/BZ/01 ma częściową zapłatę 800,00 Przed kompensatą Konto 203-222222-000000 203-222222-000000 200-222222-000000 Transakcja 32145/BZ/01 32145/BZ/01 YYYYYYY Kwota WN 1000,00 0,00 0,00 Kwota MA 0,00 800,00 500,00 Wyróżnik Faktura Zapłata Faktura Po kompensacie Konto 203-222222-000000 203-222222-000000 203-222222-000000 200-222222-000000 200-222222-000000 Transakcja 32145/BZ/01 32145/BZ/01 32145/BZ/01 YYYYYYY YYYYYYY Kwota WN 1000,00 0,00 0,00 0,00 200,00 Kwota MA 0,00 800,00 200,00 500,00 0,00 Wyróżnik Faktura Zapłata Kompensata Faktura Kompensata Wytworzone zapisy po kompensacie w dokumencie ROZR lub w zdefiniowanym dokumencie dla kompensat. Konto Transakcja Kwota WN Kwota MA Wyróżnik 203-222222-000000 32145/BZ/01 0,00 200,00 Kompensata 200-222222-000000 YYYYYYY 200,00 0,00 Kompensata Przeksięgowania rozrachunków – przycisk „Przeksięguj” Przeksięgowanie wytwarza zapis wyksięgowujący kwotę z danego konta i zaksięgowanie na dowolne konto rozrachunkowe podane przez użytkownika. Przed przeksięgowaniem Konto Transakcja 200-222222-000000 TRANSAKCJA1 Kwota WN 1000,00 Kwota MA 0,00 Wyróżnik Faktura Kwota MA 0,00 Wyróżnik Faktura Kwota MA Wyróżnik Faktura Faktura Przeksięgowanie zapłaty na konto 200-222222-111111 Po przeksięgowaniu Konto 200-222222-111111 Transakcja TRANSAKCJA1 Kwota WN 1000,00 Wygenerowane zapisy w dokumencie ROZR Konto Transakcja Kwota WN 200-222222-000000 TRANSAKCJA1 -1000,00 200-222222-111111 TRANSAKCJA1 1000,00