Księga Express (PKPiR)

Transkrypt

Przewodnik Użytkownika
Printed on 6 August, 2004
3
Spis Treści
WSTĘP
7
Od autora ................................................................................................... 8
Wymagania systemowe ............................................................................. 11
Ogólnie o programach ............................................................................... 12
Program KSIĘGA EXPRESS ......................................................................... 14
Porównanie wersji ..................................................................................... 15
START
19
Od czego zacząć
21
FAQ
23
O PROGRAMIE
27
Pożyteczne informacje ............................................................................... 28
Typowe Konwencje ................................................................................... 31
Skróty klawiaturowe w KE .......................................................................... 32
Wygląd programu KSIĘGA EXPRESS............................................................ 33
Informacje ogólne o systemie..................................................................... 34
Obsługa okien........................................................................................... 36
Ikony ....................................................................................................... 43
Ikony - Ogólnie ................................................................................. 44
Główne Menu Ikon programu KSIĘGA EXPRESS ................................... 45
Ikony do obsługi Baz Danych.............................................................. 48
Podgląd Raportu ........................................................................ 58
Grupowanie Kolumn................................................................... 61
Filtrowanie rekordów w bazie...................................................... 63
Edytor Wydruków RAVE ............................................................. 66
Pozostałe Ikony................................................................................. 70
OPCJE Z MENU
73
PLIKI........................................................................................................ 74
Archiwum danych .............................................................................. 75
Import danych z GM (TGSoft)............................................................. 78
Arkusz Kalkulacyjny ........................................................................... 81
Zmiana Firmy lub roku obrachunkowego ............................................. 88
SŁOWNIKI ................................................................................................ 90
Banki................................................................................................ 91
Grupy Kontrahentów.......................................................................... 92
4
Spis treści
Kontrahenci ...................................................................................... 93
Wskaźniki finansowe.......................................................................... 98
Wspólnicy ......................................................................................... 99
Lista Operacji Księgi .........................................................................100
Dane dotyczące pojazdów .................................................................101
Dane kadrowo-płacowe ....................................................................102
Składniki Listy Płac ...................................................................104
Funkcje do Formuł składników List płac......................................110
Źródła .....................................................................................121
Składniki List Płac dołączone do programu..................................124
Szablony List Płac w programie KE .............................................128
Słowniki ZUS w KE....................................................................132
Definicje deklaracji/sprawozdań.........................................................136
KSIĘGA + VAT .........................................................................................145
Księga Przychodów i Rozchodów........................................................146
Księga - Widok Zapisów ....................................................................156
Zbiorcze zestawienie Księgi wg miesięcy.............................................158
Bilans Księgi za Miesiąc.....................................................................159
Noty księgowe / Dowody wewnętrzne ................................................160
Ewidencja wyposażenia.....................................................................163
Ewidencja Środków Trwałych ............................................................164
Ewidencja przebiegu pojazdu i wydatków ...........................................171
Ewidencja przebiegu - Rozliczenia miesięczne .....................................173
Rejestry VAT....................................................................................174
Noty korygujące ...............................................................................179
Raporty - Sprawozdania ....................................................................180
ROZLICZENIA ..........................................................................................189
Raporty Kasowe ...............................................................................190
Raporty Bankowe .............................................................................194
Obroty finansowe (Kasa + Bank) .......................................................195
Rozrachunki .....................................................................................196
Rozrachunki - Zapisy, Anallizy............................................................203
Przelewy..........................................................................................206
KADRY ....................................................................................................212
Wykaz pracowników .........................................................................213
Okno edycyjne .........................................................................218
Świadczenia lub przerwy ...........................................................219
Wyszukiwanie - F4....................................................................220
Składniki Stałe - F6 oraz Tymczasowe - F7 ................................221
Dane ZUS ................................................................................224
Umowy - Zlecenia.....................................................................225
Dane o rodzinie - F10................................................................227
Lista płac pracowników .....................................................................229
Raporty z list zaksięgowanych w KE ...................................................232
Zbiorówki Roczne .............................................................................233
Eksport danych do Płatnika ...............................................................234
FUNKCJE .................................................................................................237
Dane Firmy......................................................................................238
Parametry Systemu ..........................................................................240
Contents
5
Zamknięte miesiące w KPiR .............................................................. 242
Otwarcie nowego roku ..................................................................... 244
Rejestracja programu....................................................................... 245
Kasowanie zbiorów indeksowych....................................................... 246
WIDOK................................................................................................... 247
BAZA DANYCH ........................................................................................ 248
OKNA ..................................................................................................... 249
POMOC .................................................................................................. 250
Program Kadry - Płace
251
Program Finansowo - Księgowy
252
Program !SUPERDruk
254
Program Gospodarka Magazynowa - Faktury
256
Index
259
7
ROZDZIAŁ 1
WSTĘP
Zobacz także
Spis Treści ..........................................................................3
W rozdziale
Od autora ...........................................................................8
Wymagania systemowe......................................................11
Ogólnie o programach .......................................................12
Program KSIĘGA EXPRESS .............................................14
Porównanie wersji ..............................................................15
8
Od autora
Firma powstała w roku 1989. Pierwsze aplikacje tworzone były na bazie programu Clipper. Do
dnia dzisiejszego, uległy wielokrotnym przeobrażeniom, aby w zmieniających się czasach mogły stać się
produktami najwyższej klasy. Wieloletnia obecność na rynku informatycznym, zaowocowała współpracą z
klientami w zakresie rozbudowy systemów. Ich spostrzeżenia, sugestie, pomysły, a także indywidualne
prośby, niejednokrotnie przyczyniały się do poszerzania programów o nowe funkcje, parametry. Jako jedna z
niewielu firm na terenie całego kraju, wystartowaliśmy równocześnie z wprowadzeniem w życie reformy
ubezpieczeniowej, z zupełnie nową aplikacją Kadry – Płace w wersji Windows (poprzednio wersja DOS).
Kompatybilność z Programem Płatnika – Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a także wiele innych nowych
możliwości, spowodowały ogromne zainteresowanie tym produktem naszych stałych oraz nowych klientów z
CAŁEGO KRAJU. Gorąco zachęcamy państwa do zapoznania się z wersjami demonstracyjnymi naszych
pakietów, dostępnych drogą internetową.
Obecnie do programowania używamy najnowocześniejszych narzędzi. Dzięki nim potrafimy
tworzyć elastyczne, uniwersalne systemy, gwarantujące profesjonalne zarządzanie firmami z wielu gałęzi
gospodarki i o zróżnicowanym statusie prawnym. Cieszy nas fakt, że z naszych usług zadowolone są nie
tylko duże przedsiębiorstwa zatrudniające kilkuset pracowników, ale też niewielkie podmioty, obsługiwane
przez nieliczne grona osób.
Wszystkie oferowane przez nas systemy współpracują ze sobą, a ponad to, także z innymi
aplikacjami lub urządzeniami. Na przykład:
Kadry-Płace – współpracują z Programem Płatnika – ZUS, a także z Bankami – poprzez generowanie
danych w odpowiednich standardach oraz czytnikami rejestrującymi czas pracy.
System Gospodarka Magazynowa – współpracuje z drukarkami oraz kasami fiskalnymi, a ponadto z
urządzeniami pozwalającymi prowadzić sprzedaż w terenie (np. SET).
Dodatkowo wszystkie programy generują raporty w trybie graficznym, które można przesłać do EXCEL'a,
by na przykład przetworzyć dane do innego, dowolnego programu. W każdym z programów mamy
możliwość wygenerowania danych w trybie HTML i PDF. Moduł ten z pewnością będą dużym
udogodnieniem dla osób zajmujących się analizą danych firmy. Automatyczne przenoszenie informacji
bezpośrednio do arkusza kalkulacyjnego, zdecydowanie skraca czas przygotowywania raportów
wynikowych, ponieważ żmudne wielogodzinne wklepywanie danych odbywa się teraz zaledwie w parę
chwil.
Dane z naszych programów mogą być analizowane przy pomocy:
SQL Calc & Report Express,
Przeglądarki wydruków RAVE,
Instant Report.
ROZDZIAŁ 1 WSTĘP
9
Wszystkie nasze systemy są "elastyczne" i charakteryzuje je przyjazny interfejs. Pomimo, że są
programami z bogatym zasobem opcji, obsługuje się je w prosty, intuicyjny sposób. Nowoczesne
rozwiązania oraz długoletnie doświadczenie w programowaniu aplikacji wspomagających zarządzanie,
zaowocowało stworzeniem systemów zapewniających optymalne warunki wykonywanej pracy.
Nasze produkty z powodzeniem pracują w firmach (przedsiębiorstwach, instytucjach,
spółdzielniach) o różnym statusie prawnym i często diametralnie innych sposobach zarządzania oraz
prowadzenia rozliczeń i analiz. Ogromną wagę przywiązujemy również do projektowania, generowanych
przez program wydruków. Szeroka paleta zestawień oraz łatwość odczytywania informacji z raportów, przez
osoby nie mające bezpośredniego kontaktu z naszymi aplikacjami, (szefowie oraz osoby zajmujące się
przeprowadzaniem analiz) poszerzają listę zalet naszego oprogramowania. W najnowszych produktach
zainstalowaliśmy specjalny najnowocześniejszy generator wydruków RAVE, w którym każdy może
zaprojektować dowolną ilość zestawień w różnych konfiguracjach. Zastosowanie takiego narzędzia z
pewnością zadowoli nawet najbardziej wymagających szefów i analityków. Dodatkowo programy umożliwiają
tworzenie, w prosty sposób, własnych skryptów SQL. Structured Query Language (w skrócie SQL) jest to
język programowania, który umożliwia nam szybkie generowanie z baz danych dowolnej ilości zestawień.
Ponadto możemy zlecać wykonywanie dodatkowych obliczeń, analiz oraz grupować informacje pochodzące
z różnych baz.
Programy w wersji Windows są ostatnim wydaniem pracujących od wielu lat, dosowych
systemów. W ciągu całego okresu, wielokrotnie ulegały przeobrażeniom, by użytkownik mógł zawsze
pracować z systemem opartym na najnowszych technologiach.
Oferta
Zakupy - Produkcja - Zbyt - zarządzanie gospodarką magazynową, zamówieniami, fakturowaniem.
GMF (zobacz "Program Gospodarka Magazynowa - Faktury" na stronie 256)
lub
Faktura (zobacz "Program Gospodarka Magazynowa - Faktury" na stronie 256)
lub
Faktura Express (zobacz "Program Gospodarka Magazynowa - Faktury" na stronie 256)
lub
Magazyn Express (zobacz "Program Gospodarka Magazynowa - Faktury" na stronie 256)
Kadry, Płace, obsługa RCP - naliczanie płac oraz obsługę zagadnień związanych z kadrami i
płacami; obsługa rejestratorów czasu pracy.
KP (zobacz "Program Kadry - Płace" na stronie 251)
Finanse - Księgowość - prowadzenie rozliczeń finansowych oraz księgowych (także budżetowych).
FK (zobacz "Program Finansowo - Księgowy" na stronie 252)
Księga Express - obsługa zagadnień z zakresu księgi przychodów i rozchodów.
Księga Express lub Księga Express PRO
!SuperDruk - przygotowanie, wydruk, archiwum przelewów oraz innych druków.
!SD (zobacz "Program !SUPERDruk" na stronie 254)
10
Księga Express Przewodnik Użytkownika
SQL - Report Express
Rave
Przeglądarka Wydruków RAVE
Instant Report
Instant Report Runner
Zapraszamy na naszą stronę INTERNETOWĄ www.tgsoft.pl (zobacz "http://www.tgsoft.pl http://www.tgsoft.pl")
Używane w opisie nazwy:
Microsoft, Windows, Windows NT, SQL Server, Office, Excell są znakami towarowymi lub
zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Microsoft Corporation.
Nazwa Rave jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Nevrona Designs.
Nazwa Delphi jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Borland.
11
Wymagania systemowe
Program przeznaczony jest do pracy z zestawami komputerowymi o parametrach:
Komputer
Minimum Pentium 100 32 MB (zalecany minimum Pentium 200 32 MB),
pracujących po kontrolą systemów: Windows 95, Windows 98, Windows
2000 lub Windows NT lub "wyższy";
Do sprawnej (szybkiej) Zalecany Celeron 64 MB RAM lub wyższy.
Drukarka
Atramentowa lub laserowa;
Monitor
Kolorowy z rozdzielczością nie gorszą niż: 800x600 oraz HighColor
(16bit)
Dodatkowo w programie Kadrowo-Płacowym można wykorzystać skaner, aby w kartotekach
pracowniczych umieścić zdjęcia. Nie jest on jednak niezbędny do prawidłowej pracy systemu. Na życzenie
niektórych klientów, program został wzbogacony o kartotekę zdjęcia pracownika. Aby przetransmitować
fotografię do komputera, posługujemy się właśnie skanerem.
12
Ogólnie o programach
Wszystkie programy napisane są w tym samym stylu (podobny układ okien, wygląd, obsługa,
aktywne klawisze itp.), dzięki temu użytkownik jednego programu bez problemu może obsłużyć kolejny.
Niejednokrotnie jest to przydatne w małych i średnich firmach, w których te same osoby prowadzą sprawy
np. kadrowe, płacowe, księgowe, a czasem wystawiają faktury.
Programy napisane są w tzw. trybie MDI. Daje nam to możliwość pracy z kilkoma
"dokumentami" jednocześnie. Podobnie jak w Excel'u możemy pracować z wieloma arkuszami, tak tutaj
możemy np. pracować z bazą kontrahentów, rejestrem wystawionych dokumentów, faktur, przeglądać
rozrachunki, itp. Ale to nie wszystko, możemy księgować jednocześnie kilka dokumentów w programie FK,
lub obsługiwać w tym samym czasie kilku klientów w programie GM przez otwarcie i edycję paru faktur VAT,
dokumentów magazynowych, itp.
Aplikacje są w dużym stopniu konfigurowalne i parametryzowane. Główne Menu programu i
paski narzędziowe możemy dowolnie modyfikować przez włączanie lub wyłączanie poszczególnych opcji
menu oraz przycisków na paskach, a także przez ustawianie dowolnej kolejności i położenia na ekranie. Tak
zdefiniowany układ możemy "zapamiętać" dla każdego użytkownika programu oddzielnie. Dzięki temu
administrator systemu może zdefiniować różne widoki, dla różnych pracowników o odpowiednich
predyspozycjach i uprawnieniach, uwzględniając przy tym ich poziom zaawansowania w posługiwaniu się
programem. Sposób ten jest identyczny jak w MS Office.
Większość okien posiada swoje paski narzędziowe, z typowymi dla danej opcji funkcjami
(ikonami). Jednak główny pasek narzędziowy obsługuje okna każdego z systemów, przy wykorzystaniu tej
samej grupy ikon. Funkcje uruchamiane przy ich pomocy, służą użytkownikowi do sprawnej obsługi (między
innymi): wydruków, filtrowania, poruszania się po rekordach w aktywnym oknie, eksporcie danych (HTML,
EXCEL, RAVE) oraz przystosowaniu wyglądu okna do potrzeb każdego operatora.
Wszystkie przyciski dostępne na tych paskach działają dla każdego okna programu jednakowo.
Dzięki temu po zapoznaniu się z ich obsługą (możliwościami), z powodzeniem możemy obsłużyć każdy z
programów.
Powyższe paski i ikony do Obsługi Bazy Danych, są domyślnie wyłączone. Pomimo iż dają nam
ogromne możliwości, zrobione to zostało celowo z myślą o nowych użytkownikach naszych programów.
"Ogrom" ikon i funkcji, dla nowych użytkowników był czasami barierą nie do pokonania, a program wydawał
się skomplikowany. Dla nich właśnie dodatkowe paski narzędziowe zostały schowane, w każdej jednak
chwili możemy je przywrócić i taką konfigurację zapisać. Zapis własnego układu pozwoli nam na
automatyczny start programu z ulubionym dla nas zestawem pasków i ikon.
Jeżeli zaczniesz już korzystać z dodatkowych funkcji, które dają Ci nasze programy, to z
pewnością nie powrócisz do starego programu, ani nie zaczniesz szukać czegoś innego.
UWAGA! Wszystkie funkcje są dostępne nawet bez wyświetlania dodatkowych pasków. Są one
zgromadzone w MENU/Baza Danych.
Kolejną zaletą wszystkich naszych systemów jest możliwość dowolnego i wielokrotnego
filtrowania danych. Każdy wygenerowany raport może być wydrukowany natychmiast, w myśl zasady, co na
ekranie to też na papier.
Przejrzystość Programów sprawia, że są proste w obsłudze. Operator, który zetknął się z
Windows, większość czynności wykonywać będzie intuicyjnie i praca z pewnością nie sprawi mu żadnego
kłopotu. Nie oznacza to oczywiście, że osoba początkująca nie poradzi sobie z naszymi systemami.
Wszystkie programy tworzymy na takich samych zasadach, dlatego współpracują pomiędzy sobą oraz z
innymi systemami (przyp. EXCEL, SQL, HTML, Program Płatnika(KP)), dzięki którym można je wykorzystać
w innych programach użytkowych.
Życząc owocnej współpracy z systemami pragnę dodać:
ROZDZIAŁ 1 WSTĘP
13
Drogi użytkowniku, nie obawiaj się zniszczenia wszystkich swoich danych przez przypadek,
ponieważ czynność, która spowoduje kasowanie lub przetworzenie danych, wymaga potwierdzenia. Zdarza
się jednak, że każdy z nas miewa czasami gorsze dni i nawet największy komunikat na ekranie, informujący
nas o groźnych skutkach dalszego postępowania, nie zawsze uchroni nas przed chwilowym brakiem rozwagi
i popełnieniem głupstwa. W takim wypadku wystarczy sięgnąć do szuflady po kopię danych i cofnąć się do
ostatniego archiwizowania.
Współpracując z wieloma klientami, widziałem już rozpacz tych, którzy zbagatelizowali potrzebę
kopiowania danych. Dlatego pragnę wyczulić Cię, na konieczność wykonywania tej jakże istotnej, a przecież
prostej czynności.
Podstawowe zalety, wspólne dla naszych programów:
Generator raportów RAVE umożliwiający tworzenie dowolnej ilości projektów zestawień lub
wykorzystanie już istniejących (skonstruowanych i udostępnionych przez nas lub naszych klientów).
Generowanie dodatkowych tabel w trybie SQL, z możliwością przesyłania ich do EXCEL-a i RAVE-a.
Transmisja danych w standardzie HTML, PDF.
Kreowanie wydruków.
Natychmiastowy dostęp do danych z lat ubiegłych.
Praca w sieci.
Współpraca pomiędzy programami.
Praca z wykorzystaniem myszki lub skrótów klawiaturowych.
Możliwość budowania własnych filtrów przy wyborze danych.
Własny archiwizator danych.
Praca z hasłami, chroniąca przed intruzami.
Definiowanie dostępu do poszczególnych opcji oddzielne dla każdego użytkownika.
Autor zapewnia modernizację programu przy zmianach obowiązujących przepisów.
Możliwość modyfikacji programu dostosowana do indywidualnych potrzeb klienta. Zmiany te wykonane
będą odpłatnie.
Bogactwo oraz przejrzystość wydruków.
Rekonstrukcja zbiorów (np. po awarii).
Podręczny kalkulator.
14
Program KSIĘGA EXPRESS
Księga Przychodów i Rozchodów jest naszym najnowszym produktem. Bardzo długo
zwlekaliśmy z decyzją napisania takiego programu ze względu na przeważającą część naszych klientów,
którzy pracują z wykorzystaniem systemu Finansowo Księgowego (pełne księgi rachunkowe). Jednak
sprzedaż programów magazynowych, (w tym fakturowanie) mniejszym podmiotom gospodarczym,
powodowała zawsze konieczność zaproponowania Księgi Przychodów i Rozchodów innych Firm.
System zajmuje się wszystkimi zagadnieniami potrzebnymi do prawidłowego prowadzenia
Księgi Przychodów i Rozchodów. Przyjazny interfejs sprawia, że obsługa jest prosta i szybka. Wiele
czynności zostało zautomatyzowanych, tak, aby operator nie musiał pamiętać o wszystkim (np.
automatycznie prowadzony rejestr wyposażenia, rejestry VAT, itd...).
Kilka dodatkowych cech:
Kody operacji finansowych pozwalające na głębszą analizę zapisów.
Kreator seryjnych not księgowych, dokumentów wewnętrznych, przelewów.
Praca w sieci.
Obsługa programu za pomocą myszki lub z wykorzystaniem skrótów klawiaturowych.
Generator wydruków RAVE, w którym każdy może zaprojektować dowolną ilość zestawień (w różnych
konfiguracjach), sprawozdań i deklaracji.
Eksport danych do Excel-a oraz export w trybie HTML i PDF.
Możliwość zapisu wydruku do pliku i wysłanie do klienta. Ten może go otworzyć i wydrukować
bezpłatnym programem Przeglądarka Wydruków RAVE, dostępnym na stronie internetowej.
Atrakcja dla Biur Rachunkowych, krok w stronę klienta!
Program w wersji niezarejestrowanej może otwierać wszystkie bazy bez ograniczeń, a
posiadając opcję archiwowania danych na dyskietkach (dzielone archiwum dla dużych baz) może zostać
udostępniony swoim klientom przez Biuro Rachunkowe BEZPŁATNIE. Dzięki temu klient oprócz
standardowych raportów wykonanych przez Biuro, może w domu wykonać szereg zestawień i analiz, ma
dostęp do wszelkich informacji zawartych w systemie. Rozpakowanie danych z dyskietki wykonywane jest
automatycznie przez program. Ograniczenie, jakie klient będzie miał u siebie, to brak możliwości skierowania
wydruku na drukarkę (dostępny jest podgląd wszystkich raportów na ekranie), oraz ograniczenie
wprowadzania własnych danych. Wszystkie pozostałe opcje są dostępne, w tym export do Excel'a.
Dodatkowo należy tutaj zaznaczyć, że program jak na swoje możliwości, ma stosunkowo małe wymagania
sprzętowe (w tym pojemność dysku i pamięci operacyjnej), co nie jest bez znaczenia dla potencjalnych
klientów Biura.
Biuro Rachunkowe w prosty i szybki sposób może obsługiwać wiele firm, w ramach jednego
systemu. Również "przechodzenie" pomiędzy danymi kolejnych firm, nie stanowi problemu.
15
Porównanie wersji
Księga Express PRO
przedstawionej niżej liście użyliśmy:
zawiera
wszystkie
opcje
podstawowej
wersji
programu.
Na
- dla opcji w obydwu wersjach programu,
- dla oznaczenia tych modułów, które dostępne są tylko w wersji PRO.
Podstawową Księgę Express zawsze można rozszerzy do wersji PRO. Po zamówieniu oraz zapłacie,
wygenerowane zostaną nowe kody umożliwiające korzystanie z dodatkowych opcji, bez
"przepisywania" danych.
Wykaz opcji:
Wewnętrzny Arkusz Kalkulacyjny, odczyt plików XLS wg formatu 97, 2000 oraz XP (nie korzysta z
Excel'a).
Integracja Arkusza z Księgą Przychodów i Rozchodów oraz deklaracjami podatkowymi, bezpośredni
odczyt danych za pomocą funkcji w Arkuszu Kalkulacyjnym.
Lista Banków.
Definiowanie grup Kontrahentów.
Lista Kontrahentów.
Tabela wskaźników finansowych (składki ZUS, podatki, itp.).
Automatycznie tworzona lista operacji Księgi.
Ewidencja Przebiegu Pojazdu:
Lista pojazdów.
Definicje tras przejazdu.
Stawki za przejazd 1 Km.
Ewidencja przebiegu pojazdów i wydatków, wydruki, zestawienia.
Automatyczne rozliczenie miesięczne, porównanie kosztów przebiegu i wydatków oraz zaksięgowanie do
Księgi PiR.
Możliwość samodzielnego definiowania deklaracji i sprawozdań oraz dostępne deklaracje
podatkowe:
VAT-7
PIT-4
PIT-5
PIT-5 wg wspólników
16
Rejestrowanie w Księdze
Księga PiR: rejestrowanie, wydruki, zestawienia.
Księgowanie przychodów i wydatków.
Księgowanie wybranych kolumn (z dostępnych wszystkich) w jednym zapisie.
Rozbudowany "widok" Księgi (wszystkie kolumny), wydruk, analizy.
Zbiorcze, narastające zestawienie Księgi wg miesięcy.
Zbiorcze zestawienie Księgi dla wybranego miesiąca.
Ewidencja Dowodów Wewnętrznych, rejestrowanie i wydruk za pomocą wewnętrznego edytora.
Rejestrowanie i wydruk dowodów wewnętrznych za pomocą Arkusza Kalkulacyjnego.
Ewidencja Wyposażenia.
Automatyczne połączenie zapisu Ew. Wyposażenia z Księgą podczas rejestrowania zapisu w Księdze
PiR.
Możliwość kodowania operacji księgowych w celu przeprowadzania dodatkowych analiz.
Podczas rejestrowania zapisu w Księdze, możliwość zarejestrowania danych dotyczących płatności
(ewidencja rozrachunków).
Możliwość wydruku dokumentu księgowego (wg projektu RAVE) na podstawie zarejestrowanych danych
w Księdze np. Dowód Wewnętrzny.
Możliwość zdefiniowania listy operacji księgowych ogólnej dla wszystkich firm, lub indywidualnej dla
każdej firmy.
Rozliczanie wspólników.
Rejestry VAT:
Zakupów i Kosztów.
Sprzedaży.
Zakupów i Kosztów - Korekty.
Sprzedaży - Korekty.
Rejestr Not korygujących.
Wydruk noty Korygującej według projektu.
Kreator Not korygujących z danych Rejestru Zakupów.
Ewidencja Środków Trwałych:
Przyjęcie środka, możliwość wprowadzenia środków już częściowo zamortyzowanych.
Modernizacja, sprzedaż, likwidacja, zmiana osoby odpowiedzialnej.
Kartoteka historii operacji.
Umorzenia miesięczne z warunkowym księgowaniem do Księgi PiR.
Podgląd umorzeń przed zaksięgowaniem.
Możliwość zmiany obliczonej raty.
Możliwość pominięcia wybranego środka w amortyzacji bieżącego miesiąca.
ROZDZIAŁ 1 WSTĘP
17
Kartoteka umorzeń i wartości inwentarzowych.
Wydruki zestawień oraz kartotek.
Kadry-Płace
Moduł Kadrowo- Płacowy i umowy Zlecenia.
Ewidencja czasu pracy, godzin nadliczbowych, nieobecności.
Ewidencja świadczeń i przerw ZUS.
Definiowanie składników płacowych dla poszczególnych pracowników (stałych i zmiennych).
Ewidencja i wydruk Umów Zleceń oraz Rachunków do UZ.
Definiowanie algorytmów obliczeniowych dla składników List Płac.
Szablony (zestawy) składników umożliwiające tworzenie różnych list płac.
Tworzenie List Płac, automatyczne obliczenie, możliwość modyfikacji obliczonych wartości.
Wydruk List Płac wg kilku projektów RAVE, możliwość zdefiniowania własnego formatu wydruku listy.
Automatyczne wprowadzanie danych z Rachunków UZ do listy płac.
Możliwość utworzenia kilku list w ciągu jednego miesiąca.
Rozliczenia Finansowe:
Raporty Kasowe, (dokumenty KP,KW).
Raporty Bankowe, wiele rachunków.
Zbiorcze zestawienia obrotów finansowych Kasa+Bank.
Rozrachunki z kontrahentami, rozliczenia, analizy, kontrola płatności.
Wezwania do zapłaty.
Wydruk należności i zobowiązań.
Przelewy i wpłaty bankowe wg "nowego" formatu.
Przelewy i wpłaty do ZUS.
Przelewy i wpłaty do Urzędu Skarbowego.
Przelewy i wpłaty zwrotne od Kontrahentów na własne konto.
Zbiorówki przelewów.
Planowanie przyszłych przelewów.
Opcje dodatkowe:
Archiwowanie danych, Zapis i odczyt danych z formatu ZIP.
Możliwość zapisu wydruków do pliku i ich przeglądanie/wydruk z poziomu programu.
Import danych do Księgi PiR i Rejestrów VAT z Systemów Sprzedaży TGSoft: Faktura1
Express
, Magazyn Express
, Gospodarka Magazynowa - Faktury
.
, Faktura
18
Możliwość tworzenia i uruchamiania dodatkowych (własnych) modułów programu za pomocą Instant
Report
.
Możliwość prowadzenia wielu firm.
Edycja i tworzenie własnych raportów za pomocą RAVE
.
Możliwość przeglądania zapisanych wydruków za pomocą zewnętrznej Przeglądarki Wydruków.
Możliwość udostępnienia Przeglądarki Wydruków swoim klientom przez Biuro Rachunkowe.
Export wydruków do Excel'a.
Export wydruków do formatu HTML.
Export wydruków do formatu PDF.
19
START
Pracę z programem możemy rozpocząć już w wersji demonstracyjnej, ponieważ po
wprowadzeniu kodów rejestrujących system nie kasuje wprowadzonych danych. Może je natomiast poddać
konwersji, ale o tym program zawsze powiadomi operatora komunikatem, podczas instalacji.
Konwersja danych wykonywana jest po instalacji nowszej wersji programu, gdy ten ma
zmienioną strukturę bazy danych (np. dodatkowe pola bazy).
Aby zarejestrować program należy przesłać do firmy TGSoft kod komputera wygenerowany
przez aplikację. Gdy kod podany jest na zamówieniu, klucze generowane są od razu i przesyłane wraz z
fakturą w paczce za zaliczeniem pocztowym. Jeśli kod nie był podany na zamówieniu, wtedy po otrzymaniu
przesyłki należy odczytać W PROGRAMIE kod i wraz z proponowaną (przez siebie) nazwą skróconą firmy
przesłać go do nas faxem, @ lub pocztą. Dodatkowo należy podać numer faktury zakupionego programu.
Informacja ta jest dla nas potwierdzeniem otrzymania przesyłki, a tym samym zapłaty za towar.
Odczytanie kodu komputera będzie możliwe po odblokowaniu opcji - Rejestracja programu
(klikamy w opcję).
20
Po uruchomieniu opcji /Rejestracja programu/, program wyświetli kod komputera (pod nazwą
„Local”), który należy nam podać. Otrzymane od nas klucze należy wprowadzić również w tym miejscu,
pamiętając o tym, że w kodach oraz w kluczach nie występuje litera „O” tylko zawsze 0 /zero/. Po
wprowadzeniu kodów należy wyjść z programu. Ponownie uruchomiony, będzie już pracował w pełnej wersji.
Można to sprawdzić w opcji Pomoc / O programie oraz podczas startu programu.
Księga Express generuje nowy kod nie tylko po każdej instalacji systemu operacyjnego, ale
także po wymianie niektórych podzespołów komputera. Jest to uzależnione od programów
narzędziowych, których używamy. Po wygenerowaniu nowego kodu komputera, należy przesłać na adres:
numer seryjny i nowy kod, w celu ponownej rejestracji.
21
Od czego zacząć
Aby rozpocząć pracę z programem Księga Express, należy wykonać następujące czynności:
W oknie zatytułowanym: „Wybierz firmę z listy” klikamy ikonę Nowy
i uzupełniamy podstawowe
dane dotyczące firmy lub firm, dla których prowadzona będzie ewidencja. Po ustawieniu roku
podatkowego klikamy ikonę Otwórz Firmę
. W przyszłości możemy zaznaczyć domyślną firmę, co
umożliwi pomijanie tego okna przy uruchamianiu programu. Oczywiście nadal będzie istniała możliwość
pracy z kilkoma firmami.
Kolejnym krokiem będzie uzupełnienie danych firmy. Z menu głównego wybieramy Funkcje / Dane Firmy
. Uzupełniamy wszystkie wymagane pola zgodnie ze stanem faktycznym.
Następnie wypełniamy rekordy w opcji Parametry Systemu (na stronie 240)
, znajdujące się także
w menu - Funkcje. Aby program funkcjonowała prawidłowo konieczne jest wypełnienie danych we
wszystkich zakładkach.
Teraz możemy dokonać podziału kontrahentów na grupy. W tym celu wybieramy z menu Słowniki /
. Klawisz <Insert> umożliwia dodanie kolejnej grupy. Wszystkich
Grupy Kontrahentów
kontrahentów można umieścić w jednej grupie, albo podzielić ich np. na: Dostawców, Odbiorców,
Urzędy, Inne, itp. Kolejnych kontrahentów dopisujemy także podczas rejestrowania dokumentów.
Należy także uzupełnić wskaźniki finansowe oraz w wersji
Pamiętajmy o aktualizowaniu tych danych.
wypełnić dane wspólnika (ów).
Rozpoczynamy księgowanie. W tym celu wybieramy z menu Księga+Vat / Księga Przychodów i
Rozchodów (na stronie 146)
lub CTRL+R. Ustawiamy okres księgowania (miesiąc) i naciskamy
klawisz <Insert> lub klikamy
. Następnie wybieramy z listy, interesujące nas zdarzenie (Przychód,
Wydatek, Nota Własna, Remanent) i uzupełniamy kolejne pola. Aby przejść przez wszystkie
przeznaczone do wypełnienia pola, proponuję korzystać z klawiatury, a poszczególne dane zatwierdzać
klawiszem <Enter>. Podobnie jak w parametrach, proszę zwrócić uwagę na kolejne zakładki.
Zapisy do rejestrów VAT wprowadzamy z pozycji Księgi.
22
Po wprowadzeniu i sprawdzeniu wszystkich zapisów do księgi, należy wykonać opcję zamknięcia
miesiąca
. Podczas tej operacji, liczba porządkowa pozycji w księdze nadawana jest
automatycznie. Można jednak wymusić rozpoczęcie numeracji od żądanego numeru. Taka sytuacja ma
miejsce w przypadku, gdy rozpoczynamy ewidencję w Księdze Przychodów i Rozchodów w trakcie roku.
Aby wprowadzić ręczny numer początkowy, z menu Funkcje wybieramy Zamknięte miesiące, a
następnie Blokada numeru początkowego. Po wykonaniu tej czynności można w tym samym menu, w
pozycji Numer początkowy wpisać liczbę, od której powinno rozpocząć się numerowanie pozycji w
Księdze.
Jeżeli po wykonaniu zamknięcia okaże się, że pominęliśmy jakąś pozycję podczas księgowania, to
należy odwrócić ten proces. W tym celu, z menu Funkcje wybieramy Zamknięte miesiące a następnie
opcję Odblokuj bieżący miesiąc. Teraz można dopisać brakujące pozycje (lub dokonać zmian w
istniejących zapisach) i ponownie wykonać zamknięcie miesiąca.
Jeżeli chcemy otworzyć dane z przed kilku miesięcy, musimy pamiętać, aby otworzyć także
wszystkie następujące po nim, a już zamknięte miesiące.
Zamkniętą i ponumerowaną Księgę należy wydrukować.
Pamiętać też należy o wydrukowaniu Rejestrów VAT (zobacz "Rejestry VAT" na stronie 174). Dostęp
do nich mamy z menu Księga+VAT.
Kolejnym krokiem jest wydruk deklaracji. Z menu Księga+VAT proszę wybrać Raporty, Sprawozdania,
Deklaracje (zobacz "Raporty - Sprawozdania" na stronie 180). Zaznaczamy odpowiednią deklarację i
klikamy ikonę <Nowy>
. Wykonujemy obliczenia, nanosimy odpowiednie zmiany, drukujemy
deklarację i koniecznie ją zapisujemy
lub CTRL+F2.
Bardzo ważnym punktem jest wykonywanie archiwum danych (na stronie 75). Z menu Plik należy
wybrać Zapisz / Odczyt archiwum. Archiwum można zapisać na HDD lub dyskietkach, a także na płytach
CD-R / CD-RW (jeśli posiadamy nagrywarkę).
Pamiętać też należy o uzupełnianiu danych zawartych w opcji: Słowniki / Wskaźniki (zobacz "Wskaźniki
finansowe" na stronie 98). Znajdują się tam dane pozwalające na poprawne wyliczenie deklaracji, (np.:
składki na cele społeczne i zdrowotne).
Jeśli nie jesteś pewna/y działania jakiejś opcji, przetestuj ją. Możesz to zrobić zakładając fikcyjną
firmę, a "w niej" fikcyjne dane.
23
FAQ
Jak usunąć całkowicie z księgi już dokonany wpis?
Aby całkowicie usunąć z księgi dokonany wcześniej wpis, należy ustawić kursor na pozycji i
nacisnąć kombinację klawiszy CTRL+DELETE.
Istnieje także drugi sposób usunięcia pozycji: należy się ustawić na pozycji do skasowania i z
głównego paska narzędziowego wybrać ikonę
.
Jak szybko wyszukiwać kontrahenta?
W oknie kontrahentów, proszę ustawić kursor w dowolnej kolumnie i „zacząć pisać” Np. w
kolumnie Nazwa1 piszemy „firma”, program automatycznie szuka podanej sekwencji (wpisane znaki
widoczne są w kolorze żółtym). Wyszukiwanie następnego rekordu spełniającego podane kryterium
CTRL+ENTER. Wyszukiwanie sekwencyjne nie zależy od aktualnie ustawionego indeksu (kolejności
wyświetlania).
Ile muszę zapłaci za kolejną aktualizację ?
Aktualizacje w ramach tej samej wersji są bezpłatne i można je pobierać z naszej strony
internetowej. Jeżeli posiadamy wersję 2.x to przysługują nam bezpłatnie wszystkie aktualizacje aż do wersji
3.x.
Jak aktualizować program ? (instalacja nowej wersji)
Jeżeli już masz zainstalowaną i zarejestrowaną pełną wersję programu, to w celu wykonania
aktualizacji wykonaj następujące kroki:
Wykonaj archiwum aktualnych danych. Program podmienia tylko pliki systemowe (w razie
potrzeby) nie "ruszając" Twoich danych. Jednak w celach bezpieczeństwa zalecane jest wykonanie kopii
danych.
Wykonaj program instalacyjny z nową wersją podając ten sam katalog (domyślnie c:\tgsoft).
Nie musimy usuwać poprzedniej wersji programu. Program nie będzie wymagał ponownego
wpisywania kluczy rejestracyjnych.
24
Jak zarejestrować Księgę Express?
Oto kolejne kroki, które należy wykonać:
1
uruchomić program
2
wyłączyć opcję: Funkcje/Blokada opcji rejestracja programu
3
wykonać opcję: Funkcje/Rejestracja programu
4
odczytać wygenerowany kod
5
kod oraz swój SN przesłać na adres [email protected]
6
czekać na nowe klucze aktywujące
7
po otrzymaniu nowych kodów powtórzyć kroki 1,2,3 i wpisać nowe dane
1) kod komputera musi być odczytany z komputera, na którym program będzie
zainstalowany!
2) w niektórych komputerach/systemach zaobserwowano problem podczas wprowadzania
nazwy skróconej firmy, która zawierała polskie litery. Problem polegał na przesuwaniu się kursora po
literze np."Ł" o dodatkowy znak, który na ekranie widoczny był jako spacja. Jeżeli zostawimy taki znak, to
oczywiście mogą wystąpić problemy z rejestracją. Aby tego uniknąć należy: a) należy skasować taki znak
klawiszem BackSpace, b) skopiować całą nazwę poprzez schowek, c) można wprowadzać polskie znaki
za pomocą kombinacji klawiszy <SHIFT> + <~> + <litera np.L>.
Dlaczego w Księdze oraz w rejestrach nie ma kolejnych numerów pozycji do nich wpisanych,
ewentualnie jak to można zmienić?
Numer pozycji w księdze jest nadawany automatycznie podczas zamykania miesiąca, ponieważ
numery Lp w księdze mogą ulec zmianie. Dzięki temu program pilnuje, aby wszystkie dokumenty znalazły
się w kolejności według daty, tak jak wymagają tego przepisy. Może się bowiem zdarzyć, że jeden z naszych
pracowników, przypomni sobie o kwitku za wyrób pieczątki na przykład po trzech dniach. Trudno w takim
wypadku wspomóc się datą wpływu, jeśli wykonawca pieczątki znajduje się dwie ulice dalej. Pamiętając o
tym, że dokumenty należy księgować codziennie (w razie kontroli US), wspomniany dokument musiałby
znaleźć się o kilka dni niżej, a to byłaby (według US) nierzetelność.
Rejestry VAT jak wyżej.
Dlaczego po każdym przeinstalowaniu Win98 Księga Generuje Inny KOD???
także po wymianie niektórych podzespołów komputera. Jest to uzależnione od programów narzędziowych,
których używamy. Po wygenerowaniu nowego kodu komputera, należy przesłać na adres [email protected]:
numer seryjny i nowy kod, w celu ponownej rejestracji.
ROZDZIAŁ 1 WSTĘP
25
Jak przenieść bazę kontrahentów do nowego roku?
Podczas startu programu w nowym roku (data systemowa) następuje założenie nowego
katalogu i pustych baz danych. Później należy wykonać opcję Funkcje - Otwarcie nowego roku .
Wspólna baza kontrahentów w programach Księga Express i Faktury-Magazyny
Wszystkie programy z serii Faktury-Magazyny oraz Księga Express mogą korzystać ze
wspólnej bazy kontrahentów. Przy czym w Księdze wykonujemy połączenie do bazy, która znajduje się w
naszym programie Faktury.
W tym celu należy ustawić w opcji "Funkcje/Parametry Systemu", w sekcji "Ścieżki dostępu do
plików" pozycję: "Baza danych kontrahenci"
C:\tgsoft\fs\firma1\r2003\dbf\dozew.adt - dla programu Faktura 1!
C:\tgsoft\fu\firma1\r2003\dbf\dozew.adt - dla programu Faktura Express
C:\tgsoft\fm\firma1\r2003\dbf\dozew.adt - dla programu Magazyn Express
C:\tgsoft\gm\firma1\r2003\dbf\dozew.adt - dla programu Gospodarka Materiałowa
Jeżeli naszym pierwszym programem była Księga Express, to aktualna baza kontrahentów
znajduje się w katalogu:
c:\tgsoft\ke\firma1\r2003\kontrahenci.adt
Dotychczasowe dane kontrahentów znajdują się w tym pliku. Po zainstalowaniu programu
Faktury, należy pliki kontrahenci.* (z katalogu Księgi) skopiować do odpowiedniego katalogu programu
Faktury (wymienione wyżej), zmieniając jednocześnie nazwę na Dozew.*
Znak * oznacza, że plików jest kilka, a dokładnie trzy z rozszerzeniami: ADT, ADM, ADI. Np.:
dla programu Faktura 1! należy wykonać kopiowanie:
z Katalogu
Do katalogu
C:\tgsoft\fs\firma1\r2003\dbf\dozew.adt
c:\tgsoft\ke\firma1\r2003\kontrahenci.adm
C:\tgsoft\fs\firma1\r2003\dbf\dozew.adm
c:\tgsoft\ke\firma1\r2003\kontrahenci.adi
C:\tgsoft\fs\firma1\r2003\dbf\dozew.adi
Opcję wspólnej bazy kontrahentów można wykorzystać np. w Biurze Rachunkowym, jeżeli
chcemy dla każdej firmy stosować tą samą bazę kontrahentów. Załóżmy, że nasza wspólna baza będzie w
katalogu Firmy1. W tym celu w "Parametrach Systemu" każdej następnej firmy wpisujemy:
27
ROZDZIAŁ 2
O PROGRAMIE
Zobacz także
Spis Treści ..........................................................................3
W rozdziale
Pożyteczne informacje .......................................................28
Typowe Konwencje ............................................................31
Skróty klawiaturowe w KE ..................................................32
Wygląd programu KSIĘGA EXPRESS...............................33
Informacje ogólne o systemie ............................................34
Obsługa okien.....................................................................36
Ikony ...................................................................................43
28
Pożyteczne informacje
Wszystkie pola, w których należy wprowadzić daty, są wyposażone w podpowiedź.
Można ją wywołać, klikając trójkącik znajdujący się za polem. Po wybraniu daty możemy dowolnie ją
modyfikować. Poruszamy się strzałkami:
Góra lub dół
zmienia kolejne dni, miesiące, lata.
W prawo lub w lewo
kursor porusza się pomiędzy dniem, miesiącem, rokiem.
Ręcznie datę wprowadzamy w formacie: DD-MM-RRRR (D-oznacza dzień, M-miesiąc, R-rok). Np.: 0101-1999, a nie 1-1-99.
W polu, które oznacza typ rekordu, zawsze znajduje się
.
Aby wyświetli listę możliwości do wyboru klikamy
lub naciskamy klawisz F4
lub ALT+ STRZAŁKA w dół.
Jeśli nie widać
klawisz F2.
, oznacza to, ze pole nie jest aktywne. Aby je uaktywnić klikamy w nie lub naciskamy
Na przykład po kliknięciu, otworzy się tabelka z propozycjami grupowania bazy w kolejności wg: kodów
lub alfabetycznie.
Znak
za polem oznacza, że możemy skorzystać z podpowiedzi.
Wystarczy nacisnąć klawisz F12 lub kliknąć LPM na znaku .
Obsługując program przy pomocy myszki, ustawiamy kursor i klikamy na odpowiedniej ikonie,
zakładce lub pozycji.
Możemy również poruszać się po ekranie naciskając lewy ALT i podporządkowany danej opcji klawisz
(podkreślona litera lub cyfra).
ROZDZIAŁ 2 O PROGRAMIE
Lewy ALT +
kaskadowym.
K
ustawia
okna
w
29
formacie
Lewy ALT + P ustawia okna poziomo.
......
Lewy ALT +3 przywraca na ekran opcję wykaz
pracowników.
Otwieranie opcji przy użyciu skrótu klawiaturowego
z zastosowaniem lewego klawisza ALT i
podkreślonej literki jest możliwe w momencie, gdy
na ekranie widzimy nazwę danej opcji, tak jak w
menu obok. Skróty klawiaturowe wykorzystujące
klawisz CTRL otwierają podporządkowane im opcje
z dowolnego miejsca w programie. Lista
występujących w programie skrótów tego rodzaju,
przedstawiona została wcześniej.
W polu, które działa na zasadzie zaznaczania/odznaczania, jeżeli nie używamy myszki należy
posługiwać się klawiszem SPACE.
Znak
lub
oznacza uaktywnienie.
Po ustawieniu kursora myszki na jednej z ikon (najlepiej “wjechać” na nią z dołu), poniżej pojawi się
dymek skrótowo objaśniający jej znaczenie.
Niektóre funkcje programu można uruchamiać przy pomocy: skrótów klawiaturowych, ikon (z
wykorzystaniem myszki), klawiszy funkcyjnych (F1 do F12) przypisanych do poszczególnych funkcji
lub za pomocą klawiszy, których użycie we wszystkich programach komputerowych oznacza to
samo:
INSERT, DELETE, HOME, END, PAGE DOWN, PAGE UP, ESC oraz klawiszy sterujących.
Znaczenie Klawiszy:
INSERT
Nowy (pozycja, rekord).
DELETE
Kasowanie (chęć skasowania należy potwierdzić).
CTRL + DELETE
Kasowanie (chęć skasowania należy potwierdzić).
TAB
Poruszanie się po polach w oknie edycyjnym do przodu.
SHIFT + TAB
Poruszanie się po polach w oknie edycyjnym do tyłu.
HOME
Początek linii.
END
Koniec linii.
CTRL + HOME
Pierwszy rekord.
CTRL + END
Ostatni rekord.
PAGE DOWN
Przesunięcie kursora o ekran w dół (w stronę ostatniej
pozycji).
30
PAGE UP
Przesunięcie kursora o ekran w górę (w stronę pierwszej
pozycji).
ESC
Wyjście z opcji.
Każde pole w bazie danych ma określony typ.
W opcjach, w których wybiera się spośród takich pól, takich jak np.: Export danych do EXCEL-a, SQL,
przed nazwą znajduje się ikonka wskazująca na typ. Możemy napotkać na następujące rodzaje:
W niektórych oknach włączona jest opcja automatycznego wyszukiwania.
Ustawiamy kursor na dowolnym rekordzie w kolumnie, według której chcemy przeprowadzić
wyszukiwanie. Wielkość liter nie ma znaczenia.
Przykład: kolumna - "Nazwa skrócona" - Szukamy firmy Bella.
Pierwszy krok to naciśnięcie litery - b. Program ustawia się na pierwszej (alfabetycznie) pozycji z literą B.
Nie jest to jednak ta firma, tylko na przykład - "Baca". Podajemy więc kolejną literkę - e. Również i tym
razem program odnalazł pierwszy (alfabetycznie) rekord, którego nazwa skrócona zaczyna się od
znaków - BE. W dalszym ciągu nie jest to ta firma, której szukamy, lecz powiedzmy - Beata. Nasz kolejny
krok to naciśnięcie następnej litery z wyszukiwanego słowa. Tym razem jest to - l. W naszym przykładzie
poprzestaniemy na tym stwierdzając, że jest to już rekord firmy Bella. Funkcja automatycznego
wyszukiwania pozwala na dalsze podawanie liter. Jeśli przeprowadzamy poszukiwania w kolumnie
numerycznej (na przykład: kolumna NIP), wtedy podajemy kolejno cyfry lub znaki w kolumnie tekstowej.
Kolejne podawane przez nas znaki są podświetlane przez program. Jeśli chcemy wyszukać inny rekord,
wtedy należy zmienić położenie kursora, a pamięć wyszukiwarki zostanie wyczyszczona.
31
Typowe Konwencje
Zanim zaczniemy korzystać z instrukcji, warto zapoznać się z kilkoma ważnymi terminami oraz
typowymi zwrotami używanymi w tej instrukcji.
Temat
Opis
aplikacja,
program
system,
nagłówek grupy kolumn
Każde z tych słów oznacza program komputerowy.
Oprócz normalnych nazw kolumn, w niektórych tabelach znajdują się
również nagłówki grupujące tematycznie kilka z nich. Przykład:
Tutaj nagłówkiem grupy kolumn jest "Adres".
rekord
Jeden wers (linia), ze znajdującej się na ekranie listy pozycji, aktywnej
bazy danych.
toolbar
Pasek narzędziowy z ikonami, służącymi do obsługi okna.
makieta, okno edycyjne,
okno dialogowe
Okno wyświetlane na ekranie, w którym podajemy dane
odczytujemy informacje.
DUŻYMI
piszemy:
Nazwy klawiszy na klawiaturze, np.: SHIFT, CTRL, ALT.
LITERAMI
KLAWISZ + KLAWISZ
Kombinacja kluczy (klawiszy), które powinny być naciśnięte
jednocześnie. Efekt taki uzyskamy naciskając pierwszy z podanych
klawiszy i nie puszczając go przyciskamy drugi. Następnie zwalniamy
obydwa. (Na przykład CTRL+P, ALT+F4.)
lub
Pogrubiony
wydzielony
tekst
lub
Wskazuje, że wyrazy nim napisane mają szczególne znaczenie. Na
przykład mogą to być tematy opisanego niżej (pod nimi) zagadnienia,
nazwy funkcji, kolejne opcje menu, lista pojęć lub komend, itd. Jej
zastosowanie sugeruje rozpoczęcie od tego miejsca opisu
wyszczególnionego wyrazu, podrozdziału lub sekcji.
ważny wyraz w tekście
użycie tego stylu podkreśla szczególne znaczenie danego wyrazu w
napisanym tekście.
Skróty Klawiaturowe
Wykorzystanie kombinacji klawiszy, do otwarcia opcji lub uruchomienia
funkcji.
LKM
lewy klawisz myszki/ kliknięcie lewego klawisza myszki
PKM
prawy klawisz myszki/ kliknięcie prawego klawisza myszki
LKM x 2
podwójne kliknięcie lewego klawisza myszki
PKM x 2
podwójne kliknięcie prawego klawisza myszki
32
Skróty klawiaturowe w KE
Ctrl + A
PLIK - Zapisz do archiwum (zobacz "Archiwum danych" na stronie 75)
Ctrl + B
SŁOWNIKI - Słownik Banków
Ctrl + D
KSIĘGA + VAT - Raporty, Deklaracje, Sprawozdania (zobacz "Raporty Sprawozdania" na stronie 180)
Ctrl + E
KSIĘGA + VAT - Ewidencja przebiegu pojazdów i wydatków (zobacz "Ewidencja
przebiegu pojazdu i wydatków" na stronie 171)
Ctrl + F
PLIK - Zmiana firmy lub roku (zobacz "Zmiana Firmy lub roku obrachunkowego"
na stronie 88)
Ctrl + F12
KSIEGA + VAT - Księga Przychodów i Rozchodów - Zamknięcie miesiąca (tylko z
okna księgi)
Ctrl + K
SŁOWNIKI - Słownik Kontrahentów (zobacz "Kontrahenci" na stronie 93)
Ctrl + L
KADRY-PŁACE - Lista płac pracowników (na stronie 229)
Ctrl + M
KSIĘGA + VAT - Zestawienie Księgi wg miesięcy (zobacz "Zbiorcze zestawienie
Księgi wg miesięcy" na stronie 158)
Ctrl + N
KSIĘGA + VAT - Noty korygujące (na stronie 179)
Ctrl + P
KADRY-PŁACE - Wykaz Pracowników (na stronie 213)
Ctrl + R
KSIĘGA + VAT - Rejestrowanie w Księdze Przychodów i Rozchodów (zobacz
"Księga Przychodów i Rozchodów " na stronie 146)
Ctrl + S
KSIĘGA + VAT - Rejestr sprzedaży (zobacz "Rejestry VAT" na stronie 174)
Ctrl + T
KSIĘGA + VAT - Ewidencja Środków Trwałych (na stronie 164)
Ctrl + W
KSIĘGA + VAT - Ewidencja Wyposażenia
Ctrl + Z
KSIĘGA + VAT -Rejestr Zakupów i Kosztów (zobacz "Rejestry VAT" na stronie
174)
Ctrl + X
Wyjście
Dodatkowo:
Zmiana miesięcy w oknie Księga, Tworzenie deklaracji, Rejestry VAT, Zestawienie Księgi miesięcznie: F7
(do przodu) oraz CTRL+F7 do tyłu
33
Wygląd programu KSIĘGA EXPRESS
34
Informacje ogólne o systemie
Nazwa Programu
Pierwszy pasek zawiera nazwę programu oraz ikonki
, które odpowiedzialne są za
ustawienie okna aplikacji na ekranie. Po kliknięciu pierwszej z nich, nasza aplikacja “zsunie się” do dolnego
paska narzędziowego WINDOWS. System nie zostanie zamknięty tylko chwilowo schowany. Można go
“wyciągnąć” klikając przycisk z nazwą programu, na wspomnianym pasku. Następna ikonka zmniejsza lub
powiększa (w zależności od ustawienia) okno naszego programu. Gdy jest ono już pomniejszone, wtedy
chwytając myszką jedną z krawędzi możemy przesuwać (ograniczając lub powiększając) jego granice. Ta
metoda pozwala na ustawianie na ekranie kilku okien i w prosty sposób (kliknięcie myszką na wybranej
makiecie) poruszanie się pomiędzy nimi. Gdy chcemy ponownie mieć duże okno, wtedy klikamy ikonę
kolejny raz. Ostatni znaczek X, zamyka program. Po potwierdzeniu praca aplikacji zostanie zakończona.
Menu Główne
Jest to pasek z nazwami wszystkich, głównych opcji. Każda z nich posiada swoje własne
rozwijane menu. Możemy poruszać się po nim strzałkami (i uruchamiać kolejne funkcje klawiszem ENTER),
myszką lub stosować skróty klawiaturowe naciskając prawy ALT + podświetloną literkę. Dodatkowo wiele
opcji posiada symbole, które służą do jej uruchamiania. Z lewej strony jest to ikonka, natomiast z prawej,
symbol kombinacji klawiszy.
Menu Główne możemy uaktywnić myszką lub klikając klawisz F10.
Menu Główne Ikon
Aby praca z programem była szybsza i łatwiejsza, na pasku tym umieszczone zostały ikony,
które uruchamiają odpowiednie moduły, najczęściej wybierane przez użytkowników. Rysunki podzielone
zostały na grupy. Każdą z nich możemy przenieść w dowolne miejsce na ekranie. Aby to zrobić należy,
“chwycić” myszką dwa pionowe “wypukłe” paski znajdujące się przed pierwszą ikoną z grupy i nie
puszczając klawisza myszki przenieść je w dowolne miejsce (i zwolnić przycisk).
W całym programie ikony te mają takie samo znaczenie i służą do otwierania tych samych
okien. Część z nich posiada również klucz (kombinacja klawiszy), dzięki któremu możemy uruchamiać opcje
bez myszki, wykorzystując klawiaturę. Skróty te podane są przy danej opcji w Menu Głównym. Każda grupa
z paska ikon może występować w dwóch formach: zadokowanej lub pływającej, w zależności od tego, w
którym miejscu na ekranie się znajduje.
Więcej informacji na ten temat znajdziesz w rozdziałach O PROGRAMIE - IKONY: Główne
Menu Ikon, Ikony do obsługi Baz Danych (na stronie 48), Pozostałe Ikony (na stronie 70).
35
Widoczność (lub nie) pasków ikon w oknie programu ustalamy w opcji WIDOK (na stronie 247),
poprzez kliknięcie wybranej grupy, lub naciśnięcie klawisza SPACE (gdy jest podświetlona kursorem).
Nazwa Okna Podstawowego i Nazwa Okna Dodatkowego
Nazwa opcji, którą wybraliśmy.
Okno Podstawowe
Jest to makieta z danymi, która wywołana została jako pierwsza. Większość opcji zezwala na
uruchamianie dodatkowych okien, których informacje mogą okazać się potrzebne podczas pracy z oknem
podstawowym. Otwieramy je z Menu Głównego, korzystając z kluczy danej opcji lub, co jest najprostsze,
klikając odpowiedni znaczek na pasku ikon.
Okno Dodatkowe
Jest to makieta z danymi, wywołana jako pomocnicza, po wcześniejszym wybraniu innej. Po
otworzeniu kilku okien, najlepiej poukładać je tak, aby widzieć nagłówki wszystkich i mieć łatwy dostęp do
każdego z nich. Segregowanie makiet ułatwiają funkcje dostępne w opcji: Okna (na stronie 249).
Ikony do obsługi Baz Danych
Ta grupa zawiera ikony obsługujące naszą bazę. Przy ich pomocy możemy tworzyć nowe
rekordy, kasować lub przeglądać już zapisane, przewijać listę w tył, w przód, wyszukiwać konkretne pozycje
pojedynczo lub poprzez filtrowanie... itd. Dokładny opis działania poszczególnych znaczków znajdziemy w
rozdziale O PROGRAMIE - IKONY: Ikony do obsługi Baz Danych (na stronie 48).
Pasek Przewijania
Jeśli klikniemy ikonę
włączającą tryb proporcjonalny na pasku,
wówczas zawsze wiemy, w którym miejscu na liście znajduje się aktywny rekord.
Ciemniejszy klocek (suwak) wskazuje nam położenie kursora. Jeżeli będziemy
przesuwać się po ekranie do rekordów położonych wyżej lub niżej, wtedy wskaźnik w
pionowym pasku będzie poruszał się odpowiednio w górę lub w dół. Gdy baza
danych jest bardzo duża, klocek przesuwa się nieznacznie, ponieważ inna jest skala
(długość paska jest taka sama, rozmiar bazy większy). Jeśli poruszamy się pomiędzy
polami w jednym rekordzie, wtedy przesuwać się będzie klocek na dolnym pasku
stanu.
Różnice w wielkości suwaków zależą od ilość: rekordów (w pasku
pionowym) oraz kolumn (w pasku poziomym). Im mniejsza liczba, tym większy
klocek.
36
Obsługa okien
W oknach edycyjnych, czyli w tych, w których wprowadzamy informacje, poruszamy się
klawiszem TAB, by przejść do następnego pola lub SHIFT+TAB by cofnąć się do poprzedniego. Do
następnego pola najwygodniej przechodzimy naciskając klawisz ENTER.
Najprostsze okna w programie służą do obsługi nieskomplikowanych słowników. Na przykład
Listy Banków, Urzędów Skarbowych, Stanowisk Pracy (w programie KP) itd. Przykład okna tego typu:
Warto w tym miejscu
zaznaczyć,
że
zarówno
okno
przedstawione obok, jak i te opisane w
dalszej części tego tematu, posiadają
swoje ustawienia. Aby zobaczyć
makietę z preferencjami należy kliknąć
PRAWY przycisk myszki. Oczywiście
na ekranie w tym czasie musi otwarta
być jakaś opcja. Mamy do dyspozycji
kilka ustawień, które (w zależności od
wyświetlanych informacji) pozwolą na
dobór odpowiedniego dla nas sposobu
przedstawiania informacji. Znak V
przed pozycją oznacza jej włączenie.
Menu ustawień to:
Widoczne linie siatki tabeli - wyświetlenie na ekranie
szarych linii oddzielających kolejne rekordy oraz
kolumny.
Widoczne banery - wyświetlenie
nagłówka dla grupy kolumn. Np.:
dodatkowego
Banerem jest panel z wyrazem
Adres, grupujący kolumny
składające się na adres.
37
Widoczne nagłówki - wyświetlenie lub ukrycie nagłówków kolumn.
Widoczne wiersze grupowania - dodatkowy wiersz sumujący wygenerowaną grupę kolumn.
Zobacz także opis opcji Grupowanie Kolumn (na stronie 61).
Widoczne wiersze sumowania - wyświetlenie na końcu listy dodatkowej linii sumującej
przedstawione w kolumnach wartości.
Ilość wierszy - dla jednego rekordu. Możemy wykorzystać w dwóch przypadkach. Pierwszy, jeśli
wybrany rekord posiada dodatkowe pola (np.: dodatkowa nazwa). Drugi, jeśli chcemy oddzielić
pustą linią kolejne rekordy, aby "przerzedzić" listę.
Szerokość wiersz - rozszerzanie wersów jest funkcją szczególnie przydatną operatorom
mającym słabszy wzrok lub zmęczonych wielogodzinną pracą.
Kolor banera - Ustalenie koloru tła dla banera.
Kolor kolumny - ustalanie koloru tła dla bieżącej kolumny.
Wiele z opcji programu obsługujemy w bardzo podobny sposób. Wygląd okien oraz sterowniki
są prawie takie same w większości z nich. Standardowa makieta do wprowadzania danych tworzona jest na
tych samych lub podobnych zasadach, z wykorzystaniem identycznych skrótów klawiaturowych lub ikon. Są
to przede wszystkim okna z danymi, które w większości składają się tylko z dwóch bloków. Pierwszy z nich
(lewy) zawiera listę już wprowadzonych rekordów, natomiast drugi (prawy), umożliwia edycję danych, tj. ich
wprowadzanie, korektę, przeglądanie pól aktywnego (podświetlonego) rekordu.
Kolejność występowania kolumn w lewym bloku użytkownik może ustalić według własnych
preferencji. Zmiana miejsca odbywa się w prosty sposób. Chwytamy myszką nagłówek wybranej kolumny i
przeciągamy ją w wybrane miejsce.
Przykłady okien występujących w programie
38
Pasek narzędziowy
- ikony do obsługi opcji. Przy opisie poszczególnych funkcji
programu, znajdziemy także charakterystykę ikon.
Lista rekordów danej bazy
- wykaz wszystkich pozycji wprowadzonych w danej bazie. Tabela,
w której przedstawiane są informacje może składać się z dwóch
grup, oddzielonych od siebie separatorami (grubymi pionowymi
kreskami). Kolumny z lewej strony podziału (oznaczone w
przykładzie jako 1 kod, nazwisko) ustawiono w tabeli "na stałe".
Oznacza to, że przesuwając bazę w prawo lub w lewo nie możemy
zmienić ich położenia. Natomiast grupa nr 2 przewija pozostałe
pola całej bazy. Zakotwiczenie niektórych kolumn zostało
wprowadzone umyślnie, aby operator miał lepszą kontrolę nad
przeglądanymi danymi.
W tym miejscu należy zaznaczyć, że program jest elastyczny i
dlatego pozwala użytkownikowi zakotwiczyć dodatkowe kolumny
i/lub uwolnić te zamrożone wcześniej. Tym sposobem, każdy
operator może wybrać optymalne dla siebie ustawienie.
Nie zawsze zakotwiczone są dwie kolumny. Są opcje gdzie
nieruchoma jest tylko jedna.
Lista pól jednego rekordu
- wykaz wszystkich pól bieżącego rekordu. W opcjach
słownikowych część wyświetlanych w tym miejscu informacji
możemy poddać korekcie (np.: błędy w nazwach kontrahentów,
asortymentów itd.). Pamiętajmy jednak, że niektóre pola zostały
umyślnie zablokowane przed zmianą, z uwagi na zabezpieczenie
programu przed niepożądaną ingerencją, która miałaby negatywny
wpływ na prawidłowe wyliczenia systemu.
Przykład: pole - stany - kartotek magazynowych. (program GM)
Nie wolno zmieniać stanu magazynowego bez zarejestrowania
odpowiednich dokumentów, potwierdzających istnienie danego
przychodu lub rozchodu, ponieważ sumy takich operacji nie
zgadzałyby się ze stanami na odpowiednich kartotekach. Pole to
jest obliczane przez program na podstawie wprowadzonych w
odpowiednich miejscach informacji.
Reasumując, program czuwa by sam użytkownik nie zafundował
sobie problemów.
Ustawienia bazy
- klocki do segregowania przedstawionych w głównym bloku
rekordów. Grupowanie zwykle możemy zyskiwać w kilku
wariantach, różnych w zależności od tematu opcji.
39
Drugi rodzaj okien występujących w programie, składa się z trzech bloków. Podobnie jak w
oknie wyżej, blok A zawiera listę pozycji. W tym przypadku jest to wykaz wszystkich dokumentów
Magazynowych. Blok B to lista pól jednego dokumentu (podświetlonego rekordu z grupy A). Blok C
natomiast zawiera wszystkie zapisy z tego dokumentu.
W każdym bloku znajdują się paski przewijarki. W bloku B oraz C są tylko pionowe (dla
kolejnych rekordów), ponieważ wszystkie pola (kolumny), tworzące rekordy danego bloku, mieszczą się na
ekranie. Pasek pionowy porusza naszą bazę w górę i w dół. W bloku A znajduje się przewijarka pozioma,
która porusza kursor w prawo i lewo po kolejnych kolumnach.
Każdy operator może dowolnie zmieniać rozmiary okna lub jego poszczególnych bloków. W tym
celu "chwytamy" myszką jedną z krawędzi (okna bądź bloku) i rozciągamy lub zmniejszamy, aż do uzyskania
pożądanego kształtu.
Przed wyjściem z opcji należy wprowadzone lub uaktualnione informacje zapisać. W tym celu klikamy
myszką ikonę
(znajdującą się na standardowym pasku ikon) lub klocek
.
40
Kolejnym oknem, które spotkamy w programie to okno bazy danych. Jest to okno, które
umożliwia operatorowi zabawę kolumnami.
Możemy dokonać wielu zmian w tym oknie, posługując się jedynie myszką.
1
Zmiana szerokości kolumny - "Chwytamy" myszką prawą krawędź ramki nazwy kolumny (kursor zmienia
się ze strzałki na dwie pionowe kreseczki) i przesuwamy w prawo lub w lewo. Pod kursorem pojawia się
pionowa kreska przebiegająca przez całą tabelę i wraz z naszymi ruchami, automatycznie zmieniana jest
szerokość tej kolumny.
2
Zmiana szerokości grupy kolumn - Gdy "chwycimy" pionową linię znajdującą się pomiędzy dwoma
grupami kolumn (na przykład pomiędzy grupą Struktura a Zaszeregowanie w oknie wyżej), wówczas
przesuwanie kursora w prawo lub w lewo powoduje zmianę rozmiaru wszystkich nagłówków (kolumn) w
grupie z lewej strony linii (w tym przypadku Struktury). Gdy któraś z kolumn robi się węższa niż jej
nazwa, częściowo zastępowana jest kropkami (Stan... zamiast Stanowisko). Zawsze układamy taki
rozmiar, aby widoczne były całe ZAPISY w poszczególnych rekordach danej kolumny. W omawianym
przypadku, możemy domyślić się, że Stan... oznacza Stanowisko i dlatego nie ma sensu rozszerzanie tej
kolumny. Oszczędzamy tym samym miejsce, którego przy tak wielu informacjach nigdy nie jest za wiele.
3
Zmiana miejsca występowania kolumny - " Chwytamy" nagłówek kolumny, przesuwamy go w wybrane
miejsce i dopiero teraz zwalniamy klawisz myszki.
4
Parametry w Menu okna - Po kliknięciu prawego przycisku myszki na ekranie pojawi się menu, które
pozwoli na "ubarwienie" tabeli. Dokładnie menu zostało opisane na początku tego rozdziału.
Jeśli chcemy skorzystać z wszystkich możliwości, myszka jest podstawą w obsłudze tego
rodzaju okna. Dodatkowo mamy jeszcze kolekcję Ikon do obsługi baz danych (zobacz "Ikony do obsługi
Baz Danych" na stronie 48) umieszczoną w Menu Głównym Ikon.
41
Przy ich zastosowaniu możemy nie tylko ukryć część kolumn, ale także wysłać dane do innych
programów lub dokonać dodatkowych obliczeń. Szczegóły w rozdziale o Ikonach.
Kolejne standardowe okno programu to baza przedstawiona w prostej tabeli:
Do obsługi okna służą wszystkie ikony z Menu Głównego Ikon, ale kolejność występowania
rekordów na ekranie nie wymaga ich zastosowania. Rady praktyczne:
1
Możemy zmieniać kolejność kolumn. Aby przenieść kolumnę Skrót na pierwsze miejsce, przed kolumnę
GR, musimy kliknąć nazwę kolumny, a następnie nie puszczając klawisza myszki, przesunąć ją w
wybrane miejsce i zwolnić myszkę. Kiedy nazwa kolumny jest przesuwana, zielone strzałki wskazują
miejsce jej wstawienia. Zwolnienie klawisza spowoduje przeniesienie wartości wszystkich komórek z
danej kolumny w nowe miejsce.
2
Możemy także zmienić kolejność ułożenia rekordów na ekranie według dowolnej kolumny. Zmiana taka
jest wyjątkowo prosta, ponieważ polega jedynie na kliknięciu nazwy wybranej kolumny. Pierwsze
kliknięcie spowoduje ułożenie rekordów w kolejności alfabetycznej od A do Z, kolejne kliknięcie zmieni je
na kolejność od Z do A. W polach numerycznych kolejne klikanie zmienia ułożenie według wartości
narastająco lub malejąco.
Jeśli rekordy "nie chcą" się ułożyć, oznacza to, że nie zostały odpowiednio "załadowane". Aby to zmienić
wystarczy uruchomić opcję "Ładuj wszystkie rekordy", znajdziemy ją w Menu Głównym - Baza Danych.
3
Wyszukiwanie rekordu odbywa się bez wyświetlania dodatkowego okna. Jeśli chcemy odnaleźć rekord
według SKRÓTU NAZWY należy:
42
Kliknąć dowolne pole, znajdujące się w kolumnie SKRÓT, aby uaktywnić
całą kolumnę.
Nacisnąć klawisz z pierwszą literką poszukiwanego rekordu.
Program odnajdzie pierwszą pozycje z ta literką, jeśli nie będzie to interesujący
nas rekord, wpisujemy drugą literę, itd... do uzyskania pożądanego rezultatu.
Jeśli wyszukiwaną kolumną będzie Miejscowość, wtedy, aby program odnajdywał kolejne
rekordy z tą samą nazwą należy naciskać klawisze CTRL oraz ENTER aż do uzyskania odpowiedniego
rekordu.
Innym rodzajem okna, na które można napotkać w pracy z naszymi programami jest:
Przykład pochodzi z programu Finansowo - Księgowego.
Ten typ okna posiada informacje pogrupowane i wyświetlane w układzie drzewka. Użytkownik
decyduje, którą gałąź otworzyć. Aby to zrobić należy kliknąć znak
znajdujący się w pierwszej kolumnie,
przed pozycją. W oknie przedstawionym wyżej otworzono tylko jedna syntetyką - 570 i dlatego znak
zmienił się na
klikając
, a odpowiednie dane zostały przedstawione poniżej. Możemy rozwinąć pełną strukturę
lub ją zwinąć, używając
.
Pozostałe ikony dostępne w tej opcji, zostały opisane w rozdziale Ikony do obsługi Baz
Danych (na stronie 48).
43
Ikony
44
IIkkoonnyy -- O
Oggóóllnniiee
Paski narzędziowe (toolbars) ułożone pod Menu Głównym, na linii MENU IKON, mogą być
ustawiane w dowolnym punkcie. Aby zmienić ich położenie wystarczy uchwycić myszką
blok w pożądane miejsce.
i przenieść
Każda grupa ikon, może być wyświetlana w jednej z dwóch postaci: zadokowanej lub
pływającej. Na przedstawionym obok rysunku widać, że ikony wyświetlone w szeregu na pasku zadokowane
zostały w części ekranu przeznaczonej na umieszczanie menu z opcjami.
Również w ramce ekranu możemy zadokować pasek narzędziowy, wtedy ikony będą
wyświetlane nie w układzie poziomym, lecz w pionowym.
W ciemniejszej części ekranu, gdzie wyświetlane są okna, grupa ikon przedstawiona została
jako obiekt “pływający” (może zmienić format i miejsce).
Ustawianie (przemieszczanie) toolbarów na ekranie odbywa się w bardzo prosty sposób:
Zadokowany
– “Chwytamy” myszką znaczek i przesuwamy cały pasek w dowolne miejsce.
Jeśli umieścimy go w ciemnoszarej części ekranu, wtedy ustawienie
automatycznie zamieni się na Pływające.
Pływający
– Przesuwamy go po ekranie "chwytając" linię z nazwą całego toolbar-a i po
ustawieniu w wybranym miejscu puszczamy przycisk myszki. Jeśli umieścimy
obiekt w jasnoszarej części ekranu, wtedy wygląd naszego toolbar-a zmieni się
automatycznie na Zadokowany.
Przycisk X chowa pasek narzędziowy.
Najlepsze ustawienie toolbarów jest takie, które odpowiada Użytkownikowi. Możesz ustawić
wszystkie paski “w doku” lub ułożyć część w dowolnym miejscu na ekranie.
Opis znajdujących się w grupach (toolbarach) poszczególnych elementów, przedstawiony został
(w kolejności ich występowania na paskach) w dalszej części instrukcji. Ikony te, uruchamiają najczęściej
używane opcje. Jeśli nie pracujemy z myszką, uaktywnienie ich uzyskujemy po naciśnięciu odpowiedniej
kombinacji klawiszy lub poprzez Menu Główne.
Gdy poruszamy się myszką po poszczególnych ikonkach, wyświetlane są dymki z nazwami
określającymi ich działanie.
45
G
Głłóów
wnnee M
Meennuu IIkkoonn pprrooggrraam
muu KKSSIIĘĘG
GAA EEXXPPRREESSSS
Główne Menu Ikon składa się z:
FUNKCJE SYSTEMU
ZMIANA FIRMY lub ROKU
OBRACHUNKOWEGO (na stronie
88)
W opcji możemy wybrać katalog z danymi innej
firmy (biura rachunkowe) lub otworzyć archiwum z
ubiegłych lat.
ARKUSZ
KALKULACYJNY
(zobacz "Arkusz Kalkulacyjny" na
stronie 81)
Dodatkowy program pozwalający na dokonywanie
dowolnych obliczeń w układzie pionowym i
poziomym. Dostępne funkcje pozwalają na
pobieranie danych bezpośrednio z baz Księgi.
KALKULATOR (zobacz "Pozostałe
Ikony" na stronie 70)
W każdym miejscu programu, możemy go
uaktywnić i wykorzystać do potrzebnych nam
obliczeń. Kalkulator dostępny jest w dowolnym
miejscu programu. Może występować w jednej z
dwóch form, wybieranych w menu głównym w opcji
Widok: Standardowej lub Profesjonalnej. Wersja
standardowa jest prostym kalkulatorem, służącym
do podstawowych obliczeń z użyciem pamięci.
Wybór profesjonalnego narzędzia spowoduje
przełączenie
się
kalkulatora
w
bardziej
rozbudowane okno, służące do prowadzenia
wyszukanych obliczeń matematycznych. Dokładny
opis profesjonalnego wykorzystania kalkulatora
otrzymamy w opcji Pomoc.
ARCHIWUM (zobacz "Archiwum
danych" na stronie 75)
Zapisywanie / Odczytywanie danych z archiwum.
SŁOWNIKI
BANKI
Słownik banków.
KONTRAHENCI (na stronie 93)
Słownik kontrahentów z wszystkimi danymi.
46
DEFINICJE
DEKLARACJI
SPRAWOZDAŃ (zobacz "Definicje
deklaracji/sprawozdań " na stronie
136)
Opcja została przygotowana do parametryzowania
raportów w oparciu o projekty wykonane w RAVE
(zobacz "Edytor Wydruków RAVE" na stronie 66).
Definiując sposób obliczania wartości w polach
(np.: funkcja Delphi lub wartość wpisana z ekranu),
możemy wykreować listę lub uzyskać wynik.
W opcji tej podajemy parametry poszczególnych
raportów. Po przygotowaniu schematu sprawozdań
lub deklaracji, okno to nie będzie zbyt często przez
nas otwierane, ponieważ drukowanie odbywa się w
opcji Wydruki - Raporty - Sprawozdania (na
stronie 180).
WYDRUKI
Księga I Rejestry
RAPORTY,
DEKLARACJE,
SPRAWOZDANIA
(zobacz
"Raporty - Sprawozdania" na
stronie 180)
Opcja została przygotowana do generowania drukowania, wcześniej zdefiniowanych raportów, w
oparciu o projekty wykonane w RAVE (zobacz
"Edytor Wydruków RAVE" na stronie 66).
Parametry każdego z raportów przygotowujemy w
opcji Słowniki - Definiowanie sprawozdań
(zobacz "Definicje deklaracji/sprawozdań " na
stronie 136).
KSIĘGA
(zobacz
"Księga
Przychodów i Rozchodów " na
stronie 146)
Księga przychodów i rozchodów. Wprowadzanie,
przeglądanie oraz grupowanie danych.
NOTY KSIĘGOWE, DOWODY
WEWNĘTRZNE (zobacz "Noty
księgowe / Dowody wewnętrzne"
na stronie 160)
Edytor do tworzenia dokumentów wewnętrznych.
EWIDENCJA
WYPOSAŻENIA
(zobacz "Ewidencja wyposażenia"
na stronie 163)
Ewidencja wyposażenia będącego w posiadaniu
firmy. Bieżące dane wprowadzamy podczas
Rejestrowania dokumentów (zobacz "Księga
Przychodów i Rozchodów " na stronie 146).
Wszystkie
wcześniejsze
zapisy
(zanim
rozpoczęliśmy pracę z programem Księga Express)
bezpośrednio w tej opcji.
EWIDENCJA
ŚRODKÓW
TRWAŁYCH (na stronie 164)
W opcji wprowadzamy, przeglądamy, drukujemy i
korygujemy dane dotyczące środków trwałych,
którymi dysponujemy. Tworzone automatycznie
noty mogą być zaksięgowane bezpośrednio w
Księdze.
REJESTRY SPRZEDAŻY (zobacz
"Rejestry VAT" na stronie 174)
Zbiór utworzonych rejestrów VAT dotyczących
sprzedaży.
REJESTRY
ZAKUPÓW
I
KOSZTÓW (zobacz "Rejestry VAT"
na stronie 174)
Zbiór utworzonych rejestrów VAT dotyczących
zakupów i kosztów.
NOTY KORYGUJĄCE (na stronie
179)
Edytor oraz ewidencja not korygujących.
ZESTAWIENIE KSIĘGI (zobacz
"Zbiorcze zestawienie Księgi wg
miesięcy" na stronie 158)
Opcja zawiera tabelę z sumami wszystkich kolumn
Księgi, w rozbiciu na poszczególne miesiące.
EWIDENCJA
PRZEBIEGU
POJAZDÓW
I
WYDATKÓW
(zobacz
"Ewidencja
przebiegu
pojazdu i wydatków" na stronie
171)
47
Rozliczenia dotyczące użytkowania samochodów.
Rozliczenia
RAPORTY KASOWE (na stronie
190)
Opcja Raporty Kasowe służy do całkowitego
rozliczania obrotów kasy. W opcji wystawiamy
wszystkie dokumenty związane z prowadzeniem
kasy. Są to dowody wpłaty KP, wypłaty KW oraz
Raporty Kasowe.
ROZRACHUNKI
Z
KONTRAHENTAMI
(zobacz
"Rozrachunki" na stronie 196)
Kartoteki sald kontrahentów wraz z możliwością
"ręcznego"
rozliczenia
rozrachunków
oraz
modyfikacji.
PRZELEWY
Opcja
do
wystawiania,
drukowania
oraz
przeglądania przelewów, a także generowania
różnych zestawień.
Kadry Płace
WYKAZ PRACOWNIKÓW
stronie 213)
(na
Wykaz
pracowników
zarejestrowanych osób.
to
lista
wszystkich
Każdy rekord w tej bazie składa się z wielu pól
pogrupowanych tematycznie.
LISTY PŁAC PRACOWNIKÓW
(zobacz "Lista płac pracowników"
na stronie 229)
Wykonywanie/ przeglądanie/ drukowanie/ list płac.
RAPORTY
Z
LIST
ZAKSIĘGOWANYCH
(zobacz
"Raporty z list zaksięgowanych w
KE" na stronie 232)
Generowanie raportów wyliczanych na podstawie
zaksięgowanych list płac.
ZBIORÓWKI ROCZNE (na stronie
233)
Tabela z sum składników przypadających na
poszczególne miesiące.
Eksport danych do Płatnika ZUS
(zobacz "Eksport danych do
Płatnika" na stronie 234)
Przygotowanie i wysłanie formularzy do Programu
Płatnika ZUS.
48
IIkkoonnyy ddoo oobbssłłuuggii BBaazz DDaannyycchh
Ikony do obsługi baz danych nie są widoczne po uruchomieniu programu po raz pierwszy.
Pomimo iż dają nam ogromne możliwości, zrobione to zostało celowo z myślą o nowych użytkownikach
naszych programów. "Ogrom" ikon i funkcji, dla nowych użytkowników był czasami barierą nie do pokonania,
a program wydawał się skomplikowany. Dla nich właśnie dodatkowe paski narzędziowe zostały schowane.
Ustawienie ich "bytności" w oknie znajduje się w opcji Widok (na stronie 247). Pasek możemy umieścić w
dowolnym miejscu na ekranie, w pozycji pływającej lub zadokować w ramce programu. Aby za każdym
razem pasek wyświetlał się automatycznie należy zapisać układ pasków, także w opcji Widok. Zapis
własnego układu pozwoli nam na automatyczny start programu z ulubionym dla nas zestawem pasków i
ikon.
Wszystkie funkcje są dostępne nawet bez wyświetlania dodatkowych pasków. Są one
zgromadzone w MENU/Baza Danych.
Jeżeli w programie nie otworzono żadnej bazy danych ikony do obsługi baz danych nie są
aktywne. Uaktywniają się, gdy wybierzemy opcję programu, otwierającą jedną z dostępnych baz danych.
Pierwsza linia to ikony odnoszące się do całej bazy, pozwalające na ustawianie różnych
właściwości wyświetlania, filtrowania lub drukowania informacji. Druga natomiast zawiera ikony służące do
nawigacji, czyli poruszania się po bazie danych.
USTAWIENIA STRONY przygotowywanego raportu.
W wyświetlonym oknie wybieramy odpowiednie dla danego wydruku ustawienia. Właściwości
papieru dotyczą przede wszystkim jego rozmiaru oraz źródła podawania do drukarki. Program
automatycznie ustawia dane na podstawie informacji pobranych z systemu Windows. Dodatkowe informacje
dotyczą pionowego lub poziomego ustawienia strony wydruku oraz kolejności przedstawiania stron. Na
pozostałych zakładkach znajdują się ustawienia marginesów, oraz nagłówków i stopek. Korzystając ze
standardowych okien programu Windows wybieramy rodzaj czcionki, a także tło. Ponad to możemy
wzbogacić nasz raport o dodatkowe informacje takie jak: data, czas, nazwa komputera, nazwa użytkownika
oraz jeden z kilku rodzajów numeracji stron. Dane tego typu pobierane są z systemu operacyjnego
komputera. Aby ikony umożliwiające ich wykorzystanie były aktywne należy kliknąć myszką jedno z
przedstawionych w tym oknie pól nagłówka lub stopki. W miejsce kursora wpisana zostanie odpowiednia
komenda.
Ustawienie " Vertical Alignment" dotyczy wyświetlania informacji w nagłówku lub stopce. Strzałki
wskazują położenie nad linią, pod linią lub po obydwu stronach.
Ostatnia zakładka zawiera ustawienia pozwalające dopasować wydruk do rzeczywistej
wielkości.
49
PODGLĄD RAPORTU
Podgląd wygenerowanego raportu jest bardzo rozbudowaną opcją, pozwalającą użytkownikowi
na wiele modyfikacji zarówno estetycznych (kolory liter, tła, rozmiary kolumn) jak też konstrukcyjnych danego
raportu. Opis opcji znajdziemy w dalszej części instrukcji pod hasłem: Podgląd raportu (na stronie 58).
WYDRUK RAPORTU
Standardowe, systemowe ustawianie parametrów wydruku raportu. Takie jak na przykład
numery stron do wydruku, liczba kopii, właściwości drukarki itd.
50
RAVE
Kreator raportów RAVE to potężne narzędzie do projektowania własnych wydruków.
Użytkownik dowolnego naszego programu, otrzymuje Generator Raportów bezpłatnie.
Niejednokrotnie potrzebujemy szybko wykonać raport, lub zakres naszej wiedzy informatycznej
jest niewystarczający do obsługi tego programu. W takich przypadkach niezastąpiony jest Kreator Raportów
RAVE. Za jego pomocą (w kilka sekund) utworzymy tabelaryczny raport, a otrzymany automatycznie projekt
możemy wykorzystywać w przyszłości bez ponownego powtarzania tych czynności, lub poddać dalszej
obróbce (kosmetycznej) za pomocą Generatora Raportów RAVE.
Można utworzyć kilka raportów do każdego okna z otwartą tabelą danych, które reprezentuje
bazę danych naszego systemu, lub jest wynikiem pewnych obliczeń. Program "pamięta", z którego okna
projekt został utworzony i zawsze będzie go proponował jako domyślny.
Po co jeszcze jeden sposób tworzenia wydruków, skoro programy posiadają już tyle
możliwości?. Możemy wykonać kilka dodatkowych projektów dla każdej tabeli, stosować różne techniki
kolorowania, wykorzystywać elementy graficzne oraz grafiki (zdjęcia, np. logo firmy). Dla zaawansowanych
użytkowników dostępny jest komponent TgsScripter, który umożliwia tworzenie raportów dynamicznych,
obliczanych w trakcie ich wykonania. Możemy np. wydrukować kolumnę z danymi, których nie ma w bazie
danych, a będą one wynikiem naszych obliczeń na podstawie danych zawartych w innych kolumnach.
Wydruki utworzone za pomocą RAVE można również przesłać w trybie (NDR, PDF, HTML).
Przesyłanie danych do Edytora Raportów RAVE. Dokładny opis opcji znajdziemy w dalszej
części instrukcji pod hasłem: Edytor wydruków RAVE (na stronie 66).
EXCEL
Przesyłanie danych do Arkusza Kalkulacyjnego Excel. Jeśli posiadasz program Excel, zostanie
on uruchomiony automatycznie, a cała zawartość bieżącej bazy znajdzie się w odpowiednich kolumnach w
arkuszu. Nazwy arkusza oraz pliku definiujemy sami, w oknie dialogowym, uruchomionym po uaktywnieniu
opcji. Kolumny oraz wiersze w arkuszu Excel będą wyglądały tak jak w oknie programu, z którego je
wysłaliśmy. Oznacza to, że jeśli wcześniej przefiltrowaliśmy bazę, arkusz w EXCELU zachowa wszystkie
nasze ustawienia i przeniesiony zostanie w takim samym układzie.
Eksportowane mogą być całe tabele, zaznaczone rekordy lub grupy rekordów. Jeżeli widok
tabeli jest zgrupowany wg kolumny lub kilku kolumn, to w takiej samej formie zostanie zapisany do pliku.
W programach TGSoft: Kadry-Płace, Finanse-Księgowość, Księga Express PRO, SQL Calc & Report
Express, mBank Express, znajduje się także wewnętrzny Arkusz Kalkulacyjny (na stronie 81), który jest
częścią składową systemu i nie wymaga instalowania (kupowania) Excela.
51
HTML
Przesyłanie danych w formacie HTML. Opcja szczególnie przydatna w firmach, które posiadają
oddziały w różnych miejscach. Wymiana informacji drogą internetową pomiędzy filiami, znacznie przyśpiesza
pracę. Możliwość śledzenia na bieżąco zestawień z różnych wydziałów, sklepów z pewnością zadowoli
każdego analityka oraz dyrekcję.
Opcje: PODGLĄD WYDRUKU, WYDRUK RAPORTU, EXCEL, HTML, operują na bieżących
danych. W myśl zasady, co operator widzi, program drukuje. Oznacza to, że jeśli ustawiliśmy filtry,
pochowaliśmy kolumny lub pozamienialiśmy je miejscami, (itd...) program wydrukuje lub przeniesie dane
w takiej postaci, w jakiej właśnie widzimy je na ekranie. Pozwala to na utworzenie wielu ciekawych
zestawień z każdej bazy danych.
Utworzony przez nas (dostosowany do naszych potrzeb) widok tabeli możemy wydrukować lub
podglądnąć na ekranie. To bardzo dużo, ale nie wszystko. Możemy takie dane zapisać do pliku w formacie
HTML lub XLS. Po zapisaniu plik zostanie automatycznie otwarty przez program skojarzony z danym
rozszerzeniem w naszym systemie. Dla plików HTML może to być Internet Explorer, dla plików XLS np.
EXCEL lub Open Office. Nie musimy nikogo przekonywać do korzyści jakie daje nam ta możliwość. W
formacie HTML możemy np. umieszczać cennik naszych produktów na stronie internetowej lub wysłać
kartotekę rozrachunków do kontrahenta w formie załącznika do poczty elektronicznej. Pliki XLS możemy
dalej obrabiać i obliczać za pomocą arkusza kalkulacyjnego. Eksportowane mogą być całe tabele,
zaznaczone rekordy lub grupy rekordów. Jeżeli widok tabeli jest zgrupowany wg kolumny lub kilku kolumn, to
w takiej samej formie zostanie zapisany do pliku.
52
ZAZNACZANIE REKORDÓW
Gdy włączymy tę funkcję (klikając ją myszką), wtedy ikona na pasku narzędziowym zmieni się.
Będzie wyglądała jakby była wciśnięta. Zaznaczanie rekordów odbywa się przy pomocy klawisza SHIFT oraz
lewego przycisku myszy.
Przykład: Bieżący rekord jest trzecią pozycją na naszej liście ( tabela a). Chcemy zaznaczyć rekordy do 10
pozycji, wtedy w 10 rekord, trzymając klawisz SHIFT, klikamy myszką. Pozycje zaznaczą się same (tabela
b).
Aby zaznaczyć rekordy występujące w tabeli w różnych miejscach (nie po kolei), posługujemy
się klawiszem CTRL i myszką.
Zaznaczanie rekordów wykorzystywane jest często do wykonania odpowiednich funkcji programu np.:
w Kadrach-Płacach - zbiorówki wykonywane są tylko dla zaznaczonych list roboczych;
w Finansach-Księgowości - automatyczne przelewy generowane są dla zaznaczonych pozycji w
Ewidencji Zakupu;
w Gospodarce Materiałowej - wczytanie do dokumentu roboczego tylko zaznaczonych kartotek
szczegółowych jednego "głównego" towaru;
w Księdze Przychodów i Rozchodów - wykonanie listy płac tylko dla zaznaczonych pracowników;
tworzenie nowych szablonów list płac, drukowanie przelewów, not korygujących;
w !SuperDruku - wydruk seryjny dla zaznaczonych przelewów itd.
Jednak opcja zaznaczania dostępna jest również w trybie przeglądania tabeli. Możemy
zaznaczać poszczególne rekordy ("klikając" z wciśniętym klawiszem CTRL), lub całe sekcje rekordów
(zaznaczamy pierwszy rekord, a następnie przy wciśniętym SHIFT zaznaczamy rekord ostatni). Tylko
zaznaczone rekordy można wydrukować lub eksportować do plików HTML oraz XLS.
53
Zobacz animację:
DOSTOSOWANIE UKŁADU KOLUMN do indywidualnych potrzeb użytkownika.
Tabela danych ("Grid") przedstawia kolumny naszej Bazy danych zgrupowane w odpowiednich
sekcjach. W niektórych oknach dodatkowe kolumny są zdefiniowane, lecz nie są widoczne. Takie kolumny
możemy "wywołać" za pomocą ikony paska narzędziowego "Układ kolumn/Dostosowanie układu kolumn".
Oczywiście możemy również niepotrzebne dla nas kolumny ukryć, lub ustawić ich kolejność wg własnego
uznania. Tak zdefiniowany układ tabeli możemy zapisać (zapamiętać), wówczas będzie ładowany jako
domyślny. Również wydruk zmodyfikowanej tabeli będzie zawierał tylko wybrane kolumny, w myśl zasady:
"Co na ekranie, to na wydruku".
Kliknięcie ikony spowoduje wyświetlenie w prawej, dolnej części ekranu okna-schowka.
Przenosimy do niego te kolumny lub całe grupy, których aktualnie nie chcemy w naszej bazie.
"Przeprowadzka" odbywa się w trzech krótkich etapach.
1
Chwytamy - klikamy nagłówek kolumny lub grupy
kolumn i nie zwalniamy klawisza myszki.
2
Przeciągamy - kierujemy myszkę w dół przesuwając tym
samym nagłówek kolumny "przyklejony" do kursora.
3
Uwalniamy - przycisk myszki, a kolumna lub grupa
kolumn ląduje w odpowiednim miejscu w schowku.
Rady praktyczne:
Chowając nagłówki do schowka nie musimy przeciągać ich
przez cały ekran. Wystarczy przemieszczenie o kilka
punktów poniżej linii oddzielającej nagłówki od listy bazy
danych. Po zwolnieniu myszki, trafią w odpowiednie miejsce
do schowka.
W drugą stronę, to znaczy podczas wycofania ukrytej kolumny (lub grupy), zasada ta nie działa.
Przyczyna jest prosta. Musimy wskazać miejsce w tabeli, w którym ma znaleźć się dana pozycja,
ponieważ program nie jest w stanie przewidzieć, pomiędzy którymi kolumnami operator życzy sobie
umieścić dany nagłówek.
54
TRYB AUTO-PODGLADU
W niektórych bazach program wyświetli dodatkowe informacje, (na przykład drugą nazwę w
bazie kontrahentów). Wybranie tej opcji spowoduje, że 1 rekord będzie składał się z dwóch wersów.
Dodatkowe, wyświetlone w nowej linii, informacje pochodzą z końcowych miejsc głównego rekordu. Dla
uzyskania lepszej przejrzystości wyświetlanych danych zastosowano niebieski kolor czcionki. Autopodgląd,
to możliwość wyświetlenia dodatkowych wierszy informacyjnych. Przeważnie w trybie autopodglądu
dostępne są kolumny, które standardowo są niewidoczne.
WYRÓWNANIE KOLUMN
Dostosowanie szerokości kolumn w wyświetlanym oknie, w taki sposób, aby wszystkie znalazły
się na ekranie (bez konieczności poruszania się strzałkami w lewo lub w prawo). Jeżeli łączna szerokość
wszystkich kolumn przekracza bieżącą szerokość naszego okna, to niewidoczne kolumny znajdują się na
końcu listy z prawej strony. Użycie funkcji Wyrównanie kolumn, powoduje że ich szerokość zostanie
automatycznie dostosowana do szerokości okna, tak aby wszystkie były widoczne. Funkcja działa też w
przypadku, gdy szerokość kolumn jest mniejsza od szerokości okna. Wówczas widzimy pustą przestrzeń z
prawej strony. Po użyciu funkcji kolumny zostaną automatycznie "rozciągnięte".
GRUPOWANIE KOLUMN
Ustalanie kolejności wyświetlanych informacji według poszczególnych kolumn. Jest to opcja,
którą z pewnością doceni każdy operator pragnący wydobyć z programu jak najwięcej analiz. Myślę, że
najlepszą reklamą dla niej jest posiadanie możliwość uzyskiwania raportów według każdej z kolumn. Na
przykład ze słownika Materiałów możemy (między innymi) wybierać listy asortymentów według: symboli,
nazw, SWW, cen wewnętrznych, zbytu, stanów magazynowych, itd... Dodatkowo zaznaczyć należy, że
kolejność grupowania informacji nie ogranicza się jedynie do jednej kolumny. Możemy grupować według
kilku parametrów, w dowolnie wybranej konfiguracji. Ponadto każdą listę możemy wydrukować w dwóch
postaciach: malejącej lub rosnącej.
Wykorzystanie zaawansowanych możliwości tej opcji jest niezwykle proste:
Włączamy dodatkowy pasek nad tabelą,
"Przeciągamy" wybraną kolumnę nad pasek i "puszczamy" (tak jak typowe operacje w systemie
Windows),
Rozwijamy poszczególne sekcje lub wszystkie elementy za pomocą ikony "Rozwiń"
Możemy użyć dowolnej kolumny lub KILKU kolumn w tym kolumn z wartościami (rysunek
poniżej). Jeżeli nasza kolumna reprezentuje dane liczbowe np. wartość sprzedaży, wartość odpowiedniej
kolumny w Księdze Przychodów i Rozchodów, to na końcu każdej grupy będzie jej suma, natomiast cała
tabela będzie zawierać sumy wszystkich rekordów.
Proszę zwrócić uwagę na nagłówki kolumn w "dodatkowym pasku" nad tabelą. W takiej
kolejności następuje grupowanie i sumowanie. Teraz wystarczy za pomocą myszki zmienić ich kolejność, a
uzyskamy zupełnie nowe zestawienie. W krótkim czasie możemy uzyskać wiele zestawień, wg różnych
przekrojów, a wszystko "tworzymy" sami, bez potrzeby budowania raportów, zestawień, aktualizacji
programu!!!. Oczywiście tak utworzony widok automatycznie drukujemy lub zapisujemy do pliku w formacie
HTML lub XLS !!!
Sposób postępowania jest jak zwykle bardzo prosty. Znajdziemy go w rozdziale Grupowanie
Kolumn (na stronie 61).
ROZWIŃ SZCZEGÓŁY
55
Funkcja przydatna do obsługi baz danych wyświetlanych w formacie drzewka. Kliknięcie ikony
spowoduje rozwinięcie pełnej struktury wraz z wszystkimi rozgałęzieniami.
UKRYJ SZCZEGÓŁY
Funkcja do ukrywania rozgałęzień struktury. Wyświetlenie tylko głównych szczebli bazy.
FILTROWANIE lub klawisz F11
Doskonały moduł do filtrowania rekordów na postawie wielu dowolnych kryteriów. Każdy
operator ustawia filtry według własnych potrzeb, oddzielnie dla różnych baz. Oznacz to, że wszystkie okna z
bazami danych mają własne listy filtrów dla poszczególnych użytkowników. Każdy operator natomiast może
posiadać różne listy warunków filtrowania, w zależności od opcji, w jakiej się znajduje. Więcej informacji na
ten temat w rozdziale: Filtrowanie rekordów w bazie (na stronie 63).
Dla każdej tabeli możemy zdefiniować wiele różnego rodzaju filtrów, a następnie zapamiętać w
celu późniejszego wykorzystania.
WYSZUKIWANIE DANYCH
Wyszukiwanie rekordu poprzez podanie pożądanej wartości.
Kliknięcie zdania <Naciśnij
tutaj, aby dodać nowy warunek filtrowania>,
spowoduje wpisanie wersu warunków.
Przykład:
Komenda do wyszukiwania składa się z trzech segmentów. Sposób jej podawania jest
identyczny jak w opcji FILTROWANIE (zobacz "Filtrowanie rekordów w bazie" na stronie 63)
. Po
wpisaniu komendy należy kliknąć strzałkę w prawo (Następny), aby wyświetlić pierwszy wyszukany na
podstawie filtra rekord. Pozostałe strzałki służą do poruszania się po przefiltrowanych rekordach. W menu
okna znajduje się dodatkowo klocek Opcje. Po jego kliknięciu będziemy mogli zaznaczyć lub odznaczyć
sprawdzanie wielkości liter.
Podstawowa metoda wyszukiwania danych wykonywana jest po naciśnięciu klawisza F4. Działa
dla aktywnego indeksu, czyli aktualnego "uporządkowania" bazy danych. Innymi słowy, musimy ustalić
odpowiedni aktywny indeks w celu wyszukiwania odpowiednich informacji.
56
1. Istnieje inna, prosta i szybka metoda wyszukiwania sekwencyjnego wg dowolnej kolumny
otwartej bazy danych. W tym celu należy ustawić kursor w odpowiedniej kolumnie i "zacząć" pisać. Jeżeli
szukane dane znajdują się w bieżącej kolumnie, to kursor zostanie przesunięty do odpowiedniego
rekordu, a wyszukane ("zgodne") znaki będą podświetlone w kolorze żółtym. Możemy wpisać następną
literę (z szukanego ciągu znaków). Wyszukanie następnego rekordu spełniającego szukane kryteria,
uzyskujemy po naciśnięciu klawiszy CTRL+ENTER.
Za pomocą tej opcji możemy wyszukiwać rekordy spełniające nawet kilka warunków, przy
tym możemy poruszać się "do przodu" i "do tyłu". Obsługa podobna do opcji: filtrowanie danych. Należy
zaznaczyć, że wyszukiwanie sekwencyjne nie zależy od aktualnego indeksu (uporządkowania) bazy
danych.
2. Uniwersalną metodą sortowania danych to "układanie" wg dowolnej kolumny otwartej
tabeli lub w trybie rozszerzonym, wg kilku kolumn. W tym celu należy wykonać opcję Baza danych/Ładuj
wszystkie rekordy. Teraz możemy sortować tabelę (wyświetlać w odpowiednim porządku np.
alfabetycznym) po "kliknięciu" w nagłówek kolumny. Sortowanie wg kilku kolumn wykonujemy przy
wciśniętym klawiszu SHIFT.
TRYB PROPORCJONALNY
Włączanie / Wyłączanie wyświetlania zapisów w trybie proporcjonalnym. Każde okno
zawierające jakiś wykaz może być ograniczone z prawej strony oraz z dołu paskiem przewijania z suwakiem,
który wskazuje nam miejsce rekordu w bazie. Jeśli chcemy na bieżąco śledzić ruchy kursora w bazie, należy
kliknąć ikonką. Ponowne kliknięcie wyłącza ustawienie.
Domyślnie pokazuje on tylko trzy stany położenia rekordu w bazie danych tj.: początek, środek i
koniec. W niektórych przypadkach potrzebujemy znać proporcjonalne położenie rekordu lub chcemy
"przewijać" bazę danych za pomocą suwaka. Możemy program przełączyć w taki tryb po wybraniu ikony
"Tryb proporcjonalny". Inny sposób to załadowanie rekordów w opcji Baza danych/Ładuj wszystkie rekordy.
Dlaczego program nie robi tego automatycznie? Otóż do obliczenia proporcjonalnego położenia
rekordu w bazie danych, program musi znać łączną ilość wyświetlanych rekordów. Dla dużych baz danych
(kilkadziesiąt/kilkaset tysięcy rekordów) może to zwolnić pracę, dlatego opcja włączana jest na życzenie.
ZAPISAĆ WIDOK BIEŻĄCEJ BAZY
Zapisanie ustawień bieżącej bazy danych. Skorzystanie z tej funkcji pozwoli nam na kolejne
otwarcie danej opcji, z zachowaniem ustalonego przez nas układu okna.
57
NAWIGACJA BAZY
PIERWSZY
Przejście do pierwszego rekordu z bazy.
POPRZEDNI
Cofnięcie się o jeden rekord w tył.
NASTĘPNY
Przejście do następnego rekordu.
OSTATNI
Przeskok do ostatniego rekordu z bazy.
NOWY
Dopisywanie nowej pozycji.
KASUJ
Kasowanie rekordu.
POPRAW
Edycja rekordu wraz z możliwością poprawy niektórych pól. Po dokonaniu
zmian należy wybrać klawisz
, aby uaktualnić dane w bazie.
ZAPISZ
Zapisywanie zmian.
WYJŚCIE
Wyjście z opcji bez zapisu wprowadzonych zmian.
ODŚWIEŻ
Odświeżanie rekordów bieżącej bazy. Funkcja przydatna podczas pracy w
sieci lub, jeśli pracujemy w kilku oknach jednocześnie. Po kliknięciu tej ikony
dane w bieżącym oknie zostaną uaktualnione.
ZAKRESY
BIEŻĄCY MAGAZYN
dot. programu
"Program
Magazynowa stronie 256)
ZAKRES DAT
GM (zobacz
Gospodarka
Faktury" na
Parametr podpowiadany w opcjach, w których
deklarujemy dostęp do danych z konkretnego
magazynu. Jeśli w naszej firmie najczęściej
korzystamy z magazynu 1, wtedy wpiszmy właśnie
taki numer.
Ustalenie zakresu dat dla wyświetlanych informacji.
Mogą to być miesiące (w programie KadrowoPłacowym) lub daty.
58
Podgląd Raportu
Opcja ta daje możliwości ingerencji w wygląd przygotowanego raportu. Na podstawie
dokonanych przez nas zmian, program automatycznie generuje aktualny wydruk.
Na ekranie, strona (lub strony) z wygenerowanego raportu, otoczona jest paskami stanu. Górny
przedstawia położenie wszystkich marginesów. Prawy zawiera suwak obrazujący, w którym miejscu raportu
znajduje się bieżąca strona. Dolny natomiast informuje o ilości stron wydruku oraz rozmiarach papieru. Paski
stanu możemy chować, zaznaczając odpowiednie pozycje w menu w opcji - Widok.
Wygenerowany przez program raport możemy poddać obróbce kosmetycznej. Opcja
PODGLĄD RAPORTU posiada swoje własne menu, składające się z 5 opcji. Są to:
PLIK - zaawansowane projektowanie raportu, ustawienia strony, drukowanie, tło, zagęszczanie
informacji na stronie.
WIDOK - ustawienia właściwości ogólnych dla opcji, takich jak: marginesy; ustawienie widzialność
marginesów i pasków narzędziowych; sposoby powiększania strony, a także wyświetlanie nagłówków
oraz stopek na stronach raportu.
FORMAT - ustawienia dla raportu: nagłówków i stopek, numeracji stron, formatu daty i czasu oraz tła.
IDŹ DO - poruszanie się po arkuszach raportu.
TOOLS - dostosowanie opcji podgląd Raportu do potrzeb operatora, a także podstawowe opcje.
Niektóre funkcje z menu mają swój pasek z ikonami. Poniżej przedstawiamy charakterystykę
poszczególnych opcji.
PLIK
PROJEKTANT RAPORTU
lub
CTRL+D
Okno składa się z czterech zakładek: Opcji, Kolorów,
Czcionek, Postępowania.
59
Obsługa projektanta raportu jest niezwykle prosta. Wybór kolejnych ustawień polega
jedynie na klikaniu myszką. Każda zakładka dzieli się na dwa bloki. W lewym dokonujemy
zmian, a w prawym na bieżąco możemy śledzić wyniki naszych poczynań. Nie ma, więc
możliwości, że pogubimy się w naszych wyborach. Zawsze możemy powrócić do
poprzedniego ustawienia klikając myszką to samo miejsce. Gorąco zachęcam do
eksperymentowania z projektorem raportu, ponieważ dzięki niemu, bogactwo wydruków
zostanie poszerzone.
W pierwszej zakładce, zaznaczamy (kliknięciem lub klawiszem SPACE), które informacje
mają znaleźć się na wydruku. Z prawej strony okna natychmiast wyświetlany jest przykład
nowej konfiguracji. W zależności od rodzaju informacji, które mają znaleźć się na wydruku
możemy w różny sposób komponować raporty.
Przypominam, że znak
oznacza uaktywnienie.
Zakładka druga służy do definiowania kolorystyki naszego raportu. Możemy pokolorować
wszystko, co znajduje się na wydruku, od linii siatki poczynając poprzez kolory tła w
poszczególnych grupach informacji, aż do kolorów czcionek tych grup. Ostatnia pozycja z
listy kolorów przenosi nas do standardowego okna programu Windows, gdzie znajduje się
paleta dodatkowych barw.
Trzecia zakładka to okno do ustalenia fontów poszczególnych części raportu, takich jak
np.: nagłówki, stopki, pozycje wydruku, banery, itd... Podwójne kliknięcie jednej pozycji z
listy, spowoduje otwarcie standardowego okna programu Windows do obsługi czcionek.
Ostatnia zakładka do pola do zaznaczania sposobów obsługi raportu. Znajdziemy tu
ustawienia dla wyświetlania (lub nie) na każdej stronie banerów lub/i nagłówków lub/i
stopek. Ponad to możemy uzyskać raport w formacie trójwymiarowym, z efektem 3D
łagodnym lub mocnym. Jeśli w raporcie znajduje się również grafika, możemy ustawić
także i dla niej parametry. Dodatkowo w zakładce tej znajdują się również sposoby
wyświetlania grup informacyjnych oraz generowania tylko zaznaczonych pozycji z
bieżącej bazy danych.
Miłej zabawy.
USTAWIENIA WYDRUKU
Standardowe, systemowe ustawianie cech wydruku.
Takie jak na przykład numery stron do wydruku, liczba
kopii, właściwości drukarki.
USTAWIENIA STRONY
Ustawienia strony przygotowywanego raportu.
Opcja opisana na początku rozdziału Ikony do Obsługi
Baz Danych (na stronie 48).
POWIĘKSZENIE
Powiększenie 100 %.
Przedstawienie na ekranie kilku (ilość
wybieramy sami) stron.
Dostosowanie
powiększenia
strony do szerokości ekranu.
Dostosowanie wyświetlanych stron do
źródłowej szerokości.
Wyświetlenie
ekranie.
Procent bieżącego powiększenia.
całej
strony
na
Wyświetlenie na ekranie dwóch
stron.
FORMAT
KOLOR TŁA
Kolor tła bieżącego raportu. Oprócz barw mamy także
do dyspozycji wzory efektów wypełnień.
60
ZAGĘSZCZENIE
STRONY
Automatyczne zwężanie kolumn oraz zmniejszanie
czcionek, w celu umieszczeniu na jednej stronie
raportu, jak największej ilości informacji. Efekt taki
uzyskujemy właśnie poprzez zagęszczenie kolumn.
NAWIGACJA STRONY
Ikony te służą do poruszania się po stronach naszego raportu. Kolejno
oznaczają: skok do pierwszej strony, poprzedniej, wybór dowolnej strony, przewijanie pojedynczo w przód i
w tył, następna strona oraz skok do ostatniej strony.
W Menu Ikon okna, nie umieszczono wszystkich możliwych do wykorzystania opcji. Pozostałe
dostępne są w Menu Głównym.
Wspominaliśmy już, że w opcji FORAMT znajdują się ustawienia dla raportu: nagłówków i
stopek, numeracji stron, formaty daty i czasu, tła oraz zagęszczenie strony. Dwie ostatnie zostały opisane
parę wersów wcześniej, a pozostałe to:
W pierwszym wersie znajdują się ikony do obsługi
numeracji stron. Kolejno odpowiadają za:
wstawienie numeru strony (np.: 1),
liczby wszystkich stron raportu (np.: 9),
numeru strony z liczby (np.: 1 z 9),
formatowanie numeracji stron.
Po wybraniu ostatniej pozycji na ekranie wyświetlone
zostanie okno, w którym wybieramy rodzaj numeracji (np.:
1,2,3,4,5, ... lub a,b,c,d,e, ..... lub A,B,C,D,E, .... lub I, II, III,
IV, V, .....) oraz liczbę lub literę, od której należy rozpocząć
numerację.
W drugiej linii znajdują się pozycje odpowiedzialne za wstawianie do wydruku kolejno:
daty i czasu (np.: 2001-05-01 12:43),
daty (np.: 2001-05-01),
czasu (np.: 12:43),
lub formatowanie ustawień daty i czasu.
Ikony z kolejnego wersu wstawiają do wydruku nazwę użytkownika oraz komputera (pobieraną
z systemu operacyjnego), kasują tekst oraz pozwalają na wprowadzenie dowolnego tła do nagłówka oraz
stopki. 4 ostatnie ikony z tej opcji regulują miejsce ustawienia nagłówków oraz stopek.
Jeśli chcemy by ikony omówione przed chwilą znalazły się w menu okna, wystarczy je tam
zadokować, czyli przenieść cały pasek przy pomocy myszki lub kliknąć pozycję Nagłówek i Stopka
znajdującą się w Menu głównym w opcji Format. Znak
oznacza uaktywnienie paska w Menu ikon.
61
Grupowanie Kolumn
Grupowanie rekordów w bazie danych możemy rozpocząć po kliknięciu ikonki
uaktywnienie spowoduje wyświetlenie na ekranie dodatkowego pola.
. Jej
Jeśli chcemy posegregować rekordy na przykład według stanów wystarczy, że przeciągniemy
nagłówek tej kolumny do nowoutworzonego pola. Okno natychmiast zmienia wygląd, a informacje
pogrupowane zostaną według stanów. Dodatkowo chcemy jeszcze posegregować dane według symboli i
cen zbytu. Odpowiednie kolumny przeciągamy nad nagłówki. W efekcie, w polu wyboru grupowania,
powstanie drzewko (przykład 1).
Nie jesteśmy jednak zadowoleni z
efektu. Dochodzimy do wniosku, że
pogrupowanie według symboli, a
następnie według cen zbytu i stanów,
przedstawi nam lepszy obraz i
dostarczy więcej informacji. Zmiana
kolejności
grupowania
polega
również
na
zasadzie
chwyć,
przeciągnij i upuść. W ten sposób
przesuwamy, więc nagłówek stan na
koniec drzewka. Efekt - przykład nr
2.
Na koniec chcemy dokonać jeszcze jednej zmiany: kolejności przedstawiania stanów, z malejącej na
rosnącą. W tym celu wystarczy kliknąć trójkącik znajdujący się z prawej strony nagłówka Stan.
Przykład nr 3.
62
W efekcie uzyskamy nową listę pogrupowaną w wybrany przez nas sposób. Możemy ją teraz
wydrukować lub zmienić grupowanie na inne.
Wygląd okna, w którym kolumny zostały pogrupowane, zmienia się w znaczny sposób.
Obok znajduje się zdjęcie tej
części naszej nowopowstałej
tabeli, która może ulec dalszemu
przeobrażeniu.
Widać,
że
niektóre pozycje zawierają plusy,
a jedna minus. Plusy oznaczają,
że po kliknięciu rozwinięta
zostanie lista pozycji, mających
taką samą wartość grupowanego
pola, w tym wypadku - cenę
zbytu.
Ponowne kliknięcie zamknie listę
i znak minus zmieni się na plus.
Aby rozwinąć wszystkie pozycje
jednocześnie wystarczy posłużyć
. Jeśli chcemy
się ikoną
zwinąć strukturę posłużmy się
ikoną
.
Zobacz także rozdział Ikony do obsługi baz danych (na stronie 48).
63
Filtrowanie rekordów w bazie
Filtr jest wyjątkowo prosty w obsłudze. Po uaktywnieniu, na ekranie pojawia się okno,
zachęcające nas do ustawienia pierwszego warunku.
Kliknięcie zdania <Naciśnij tutaj,
aby dodać nowy warunek filtrowania>, spowoduje
wpisanie wersu warunków. Przykład:
Formuła składa się z trzech części: pola bazy danych (w naszym przykładzie Czynny), warunku
(np.: równy) oraz wybranej wartości (np.: True). Wyraz and znajdujący się na końcu warunku, umożliwia
utworzenie dodatkowego kryterium filtrowania, czyli nowego wersu ustawień.
Każda część składowa wyrażenia może zostać zmieniona przez użytkownika, zgodnie z jego
potrzebami. Gdy kursor myszki znajdzie się nad wybraną częścią formuły zmieni się ze strzałki w ikonę ręki.
Oznacza to, że kliknięcie wybranego słowa spowoduje wyświetlenie poniżej listy możliwości do wyboru.
Pierwszą częścią wyrażenia jest zawsze pozycja z listy pól danej bazy danych. Na przykład w programie
Kadrowo-Płacowym w opcji WYKAZ PRACOWNIKÓW będzie to:
(Pasek stanu pomoże Ci
poruszać się po pozycjach listy).
Kliknięcie jest równoznaczne z
wyborem pola.
Drugą część stanowi rodzaj warunku. Jest on zależny od typu wybranego pola. W programie
używane są cztery podstawowe typy pól: tekstowe, logiczne, liczbowe oraz data. Każde z nich posiada
swoją listę warunków.
Po wybraniu rodzaju warunku
musimy podać jego wartość.
Dla pola tekstowego może to
być litera lub ciąg znaków.
Pamiętajmy,
że
przy
wyszukiwaniu sekwencji liter
w
polach
takich
jak:
Nazwisko, Miejscowość lub
Imiona, ważnym jest podanie
dużej litery w odpowiednim
miejscu.
Dla
pola
liczbowego
podajemy cyfrę lub liczbę.
Jeśli wybierzemy warunek
"pomiędzy" podajemy dwie
wartości. (Możemy skorzystać
z kalkulatora. Kliknięcie znaku
= przeniesie bieżącą wartość
do wyrażenia.)
64
Dla pola logicznego podajemy wartość "True" - prawdziwy lub "False" - fałszywy. Oznaczenia odnoszą
się do pól, w których znajduje się (True) bądź nie znajduje (False) marker
.
Dla pola typu data podajmy daty w formacie dd-mm-rrrr. (Na przykład: 14-11-2000).
Możemy tworzyć dowolną ilość warunków. Pamiętajmy jednak o kolejności. Jeśli w pierwszym
wersie wybierzemy kody z zakresu 50 do 150, następny warunek będzie sprawdzany w przefiltrowanych
danych, gdzie rekordy będą zawierać się w zaznaczonym wcześniej przedziale.
Po wprowadzeniu pierwszego warunku, a później każdego następnego, program automatycznie
filtruje dane i wyświetla tylko te rekordy, które spełniają podane warunki. Drugą czynnością natychmiast
wykonywaną przez program jest zamiana podanego przez operatora warunku na wyrażenie. Znajduje się
ono w dolnym bloku okna filtra.
Każdy operator może własnoręcznie
podać wyrażenie. Pamiętajmy jednak, że po
pierwsze jest to bardziej pracochłonne, a po
drugie łatwiej o pomyłkę (literówki).
Warto jeszcze zaznaczyć, że aby
nasze wyrażenie zawierało pewne warunki w
nawiasach, musimy przesunąć je w prawo. (W
przedstawionym obok przykładzie pozycje
"Komorka równy 1" oraz "Komorka równy 2"). W
tym celu należy (ustawiając wcześniej kursor na
odpowiednim warunku) kliknąć prawy przycisk
myszki, aby pojawiło się dodatkowe menu. W nim
znajduje się pozycja Indent, która przesunie
warunek w odpowiednie miejsce. Outdent cofa
funkcję indent, przesuwając warunek w lewo.
W omawianym oknie możemy korzystać ze skrótów klawiaturowych:
INSERT
Dodawanie nowego warunku.
DELETE
Kasowanie warunku.
CTRL + DELETE
Kasowanie wszystkich warunków.
CTRL
prawo
+
strzałka
w
Przesuwanie warunku w prawo w celu stworzenia "podwarunku", czyli
wyodrębnieniu go w wyrażeniu w nawiasie.
CTRL + strzałka w lewo
Powrót do głównej listy warunków.
SHIFT + CTRL + S
Zapisywanie dodatkowych informacji dotyczących podanego warunku w
notesie.
SHIFT + CTRL + L
Odczytanie informacji z notesu.
Ikony do obsługi okna znajdujące się na zakładce Filtr
Budowanie składni warunków na podstawie wprowadzonego w dolnym bloku wyrażenia.
Włączanie filtrowania bazy danych. Funkcja ta działa, jeśli wprowadzamy warunki w
postaci wyrażenia w dolnym bloku okna (górny blok jest pusty).
lub F12
Kasowanie aktywnego filtra.
Zakładka druga służy do archiwowania list warunków.
Górny blok zawiera
listę wszystkich zapisanych w
danej opcji i dla konkretnego
operatora (hasło przy uruchamianiu
programu) warunków. W kolumnie
Filtr znajduje się ikona kartki z
literką A. Po jej kliknięciu na
ekranie
wyświetlone
zostanie
okienko dialogowe umożliwiające
korektę wyrażenia. Jeśli jest to "a"
(małe) wiemy, że okno dialogowe
jest puste. Dolny blok to również
wyrażenie bieżącej pozycji.
Możemy dopisywać,
aktualizować lub kasować pozycje,
wykorzystując dostępne w oknie
ikony. Są to:
Aktualizowanie bieżącego filtra. Wyrażenie zostanie zastąpione nowym, tym, które
znajduje się na zakładce Filtr w dolnym bloku.
Dopisywanie nowego filtra. Jeśli na zakładce pierwszej znajduj się nowy filtr,
wystarczy w tym momencie nazwać go i przekopiować przy pomocy ikonki
.
Kasowanie pozycji.
Kliknięcie tej ikony spowoduje załadowanie aktywnego filtra do bieżących ustawień.
Innymi słowami, przeniesienie do zakładki Filtr, a tym samym przefiltrowanie według
niego bazy danych.
65
66
Edytor Wydruków RAVE
W każdej bazie danych możemy skorzystać z Edytora Raportów “RAVE”. Aby go uruchomić
należy najpierw wybrać opcję, z której będziemy tworzyć raport, a następnie uruchomić Rave’a za pomocą
ikony
.
Po kliknięciu wymienionej ikony uruchomiony zostaje panel obsługi edytora, z domyślnie
załadowanym projektem.
Z tego miejsca możemy: wydrukować raport, wprowadzić parametry, dokonać edycji (np.: dla
celów korekty) lub utworzyć nowy raport.
Panel podzielony jest na trzy okna. Po lewej stronie znajduje się panel sterowania zadaniami. Jeżeli wybrana
jest zakładka “PROJEKTY”, to prawa część okna ukazuje nazwę aktualnie wybranego projektu, możliwe do
uzyskania z niego wydruki, a pod spodem opis raportu.
Polecenie Otwórz umożliwia otwarcie innego projektu niż obecnie wykorzystywany.
Poleceniem Wydruk – drukujemy zaznaczony w prawym oknie raport. Należy pamiętać, że wydruk danego
raportu jest możliwy tylko w wypadku, gdy uruchomiona jest wymagana przez raport baza danych. Jeżeli
więc korzystamy np. z programu Kadry Płace i chcemy wydrukować PIT – 11, wtedy musimy z menu
Pracownicy wybrać Wykaz Pracowników i dopiero wtedy drukować PIT-a. W innym miejscu programu jest to
niemożliwe, gdyż raport będzie próbował pobrać dane z baz, które akurat w danej chwili nie są otwarte.
67
Jeśli zaistnieje potrzeba uzupełnienia raportu dodatkowymi parametrami, w oknie po lewej
stronie wybieramy zakładkę “PARAMETRY”, zmieniając tym samym wygląd naszego okna na:
W takim
układzie prawą stroną
panelu są parametry,
które
zostały
wcześniej
zdefiniowane
w
projekcie, a które po
uzupełnieniu zostaną
wydrukowane
w
postaci wprowadzonej
przez użytkownika.
Lewa część panelu oferuje dwa klawisze. Są to Wydruk i Kasuj. Klawisz Wydruk działa tak samo jak
w poprzedniej zakładce, natomiast Kasuj służy do wykasowania, źle wprowadzonych wartości w
polach parametrów.
Gdy w zakładce projekty otworzymy jeden z plików okno zmieni wygląd. Pojawi się lista
utworzonych raportów wraz z ich opisem.
68
Prawa strona panelu wygląd podobnie jak przy zakładce “PROJEKTY”. Dodatkowo
jednak w lewym bloku znajduje się kilka nowych ikon. Ich użycie umożliwia tworzenie nowych i
zapisywanie zmian w raportach już istniejących.
Aby utworzyć nowy raport należy kliknąć myszką na przycisku NOWY. W prawym panelu
wyświetlona zostanie informacja o utworzeniu nowego raportu (nagłówek prawego bloku Projekt -.....). Aby
go zapisać pod odpowiednią nazwą należy kliknąć “ZAPISZ JAKO”, a następnie w wyświetlonym oknie,
wskazać miejsce zapisu tworzonego przez nas raportu. Po podaniu nazwy raportu oraz zaakceptowaniu
klockiem ZAPISZ, możemy przejść do projektowania, klikając pole oznaczone jako
RAVE.
Jak już wspomniane było wcześniej, po otwarciu edytora raportów “RAVE” mamy możliwość
utworzenia nowego lub wprowadzania zmian w raporcie już istniejącym. Do wykonania tych zadań służą
komponenty udostępnione nam prze autora edytora, znajdujące się pod menu tekstowym w górnej części
ekranu.
69
Zbiór ikon zamieszczonych w lewym górnym rogu, umożliwia nam włączanie i wyłączanie
poszczególnych grup komponentów służących np. do rysowania, wstawiania pól tekstowych, bazodanowych,
itp. Pod zbiorem komponentów zamieszczone jest Drzewo Projektu (Project Tree). Służy ono do
przełączania się między częściami składowymi danego projektu, a także umożliwia łatwe odnalezienie
poszukiwanego pola. Poniżej Drzewa Projektu, znajduje się Panel Właściwości (Property Panel), służący do
zmiany właściwości poszczególnych obiektów umieszczonych w projekcie. Największy widzialny obszar
okna, zajmowany jest przez sam projekt. Na rysunku powyżej, przedstawiony jest fragment projektu
dwustronnego. Oprócz dwu drukowanych stron (pit11a i pit11b), widać jeszcze stronę o nazwie Global Page.
Jest to strona, na której umieszcza się ogólne parametry dotyczące grupy komponentów zamieszczonych w
projekcie, mającej posiadać te same parametry np.: wybór nadrzędnej czcionki (nazwa, wielkość, kolor, itd.),
do której można się odwoływać tworząc pola wyświetlające tekst. Dzięki takiemu postępowaniu możemy
zaoszczędzić cenny czas, odwołując się do globalnego parametru umieszczając na stronie odpowiednie
składniki.
Opis tworzenia nowych raportów znajdziecie Państwo w szczegółowej instrukcji obsługi do programu RAVE.
70
PPoozzoossttaałłee IIkkoonnyy
Ikony przedstawione niżej spotykamy w wielu opcjach programu. Służą one do obsługi
aktywnego okna lub/i bazy danych.
Zapisanie zmian wprowadzonych w danym oknie,
zamknięcie go oraz powrót do poprzedniej makiety. (Gdy
nie korzystamy z myszki, wtedy do tego przycisku
przesuwamy się przy pomocy klawisza Tab, lub
uaktywniamy go naciskając lewy ALT + Z).
PODPOWIEDŹ
W polu z tym znakiem dostępna jest lista podpowiedzi.
Aby pole było aktywne naciskamy F2 lub ENTER, aby
wyświetlić listę F4 lub ALT + STRZAŁKA w DÓŁ.
PODPOWIEDŹ
Dostęp do odpowiedniego słownika zawierającego
potrzebny nam wykaz. Po odnalezieniu pozycji, klikamy w
nią lub naciskamy ENTER, program automatycznie
przeniesie zaznaczony rekord do pola wyjściowego
(poprzedzającego ten znaczek).
ZAZNACZ WSZYSTKO
Automatyczne zaznaczenie wszystkich pól.
lub
lub F12
Obsługa
niektórych
opcji
będzie
sprawniejsza, jeśli mając na przykład do zaznaczenie
większość pól, zaznaczymy wszystkie, by później
odznaczyć tylko te niepożądane (kliknięciem lub
klawiszem SPACE).
ODZNACZ WSZYSTKO
Automatyczne odznaczenie wszystkich pól.
KASUJ
Aby uniknąć “nieszczęścia” i usunięcia czegoś przez
przypadek, program po kliknięciu ikony lub naciśnięciu
klawisza F8, wyświetli na ekranie okno z pytaniem, aby
potwierdzić zamiar skasowania. W tym momencie
możemy się jeszcze wycofać klikając NIE lub naciskając
lewy ALT + N. Jeśli jesteśmy pewni, że to, co chcemy
usunąć powinno być skasowane, wtedy klikamy TAK lub
naciskamy lewy ALT + T.
OKNO EDYCYJNE
Wyświetlenie pełnej listy pól bieżącego rekordu.
WYDRUK
Możemy wysłać wydruk na drukarkę, na ekran (Podgląd)
lub do zbioru, którego nazwę należy wybrać po kliknięciu
ikonki, znajdującej się za polem.
lubF8
71
Kliknięcie
klocka
Ustawienia - spowoduje
wywołanie
dodatkowych
okien,
z
parametrami
wydruku. Użycie tej opcji
może być konieczne tylko w
nielicznych
przypadkach,
ponieważ informacje tam
zawarte
dotyczą
typu
drukarki, statusu wydruków,
parametrów papieru (jego
rozmiaru, źródła podawania,
a
także
orientację,
rozdzielczość i intensywność
wydruku).
Gdy wybierzemy jako miejsce drukowania - Plik, wówczas aktywne będzie pole
formatu tego pliku. Po kliknięciu znaczka
wybierzemy odpowiedni z dostępnej listy.
Po skierowaniu wydruku na ekran (wybieramy Podgląd), będziemy mogli obejrzeć
wygenerowany przez program wykaz. W tym miejscu mamy do dyspozycji kilka ikon, które pomogą nam
przeglądnąć wygenerowany raport.
73
ROZDZIAŁ 3
OPCJE Z MENU
Zobacz także
Spis Treści ..........................................................................3
W rozdziale
PLIKI ...................................................................................74
SŁOWNIKI ..........................................................................90
KSIĘGA + VAT ...................................................................145
ROZLICZENIA....................................................................189
KADRY ...............................................................................212
FUNKCJE ...........................................................................237
WIDOK................................................................................247
BAZA DANYCH ..................................................................248
OKNA..................................................................................249
POMOC ..............................................................................250
74
PLIKI
75
AArrcchhiiw
wuum
m ddaannyycchh
Dostęp do opcji:
MENU GŁÓWNE - Plik - Zapis/Odczyt Archiwum
IKONA -
SKRÓT - CTRL+A
Z tego miejsca możemy przesłać dane do archiwum lub je z niego odzyskać.
Okno zostało tak zaprojektowane, aby archiwowanie stało się prostą czynnością i nie wymagało
od przeciętnego operatora znajomości poszczególnych plików programu lub innych systemów
wspomagających kopiowanie danych. W górnej części okna jak zwykle znajdziemy Menu Opcji oraz Menu
Ikon, na którym znajdują się ikony uruchamiające podstawowe funkcje. Największą część okna stanowi lista
przedstawiająca zawartość wybranego pliku. Jego nazwa oraz ścieżka dostępu znajduje się pod tabelą.
Pasek Ikon
Zapisz dane
76
Po kliknięciu na ekranie wyświetlone zostanie okno, które umożliwi nam prawidłową
archiwizację danych.
Zapisz w – Wybieramy miejsce na dysku
(katalog), w którym chcemy umieścić
archiwum.
Program
automatycznie
podpowiada podkatalog ZIP, który jest
tworzony podczas instalacji systemu.
Poniżej znajduje się wykaz wszystkich
plików typu zip, umieszczonych w
Archiwum. Możemy wybrać również
inny katalog, aby skopiować do niego
upakowany plik (na przykład, gdy
chcemy skopiować dane na dyskietkę).
Nazwa
pliku
–
jest
tworzona
automatycznie. Składa się z dwóch liter
- symbolu programu - oraz aktualnej
daty pobranej z systemu operacyjnego.
Nasz przykład pochodzi z programu Kadrowo-Płacowego i otrzymał skrót Lp-listy płac. Dla
programu Gospodarka Materiałowa mamy GM, dla Finansowo-Księgowego - FK, a dla !SuperDruku - SD,
Księgi Express - KE. Możemy wpisać dowolną nazwę dla naszej kopii (np. środa lub maj99). W przypadku
podania nazwy, która już wcześniej została nadana, program po potwierdzeniu, stary plik zastąpi nowym.
Otwórz plik z archiwum
Jeśli potrzebujemy przywrócić dane z archiwum, (na przykład po awarii systemu lub
dokonaniu katastrofalnych błędów) wtedy korzystamy właśnie z tej opcji. Po uaktywnieniu
na ekranie pojawi się okno niemalże identyczne z tym, które pomagało nam zarchiwować
dane. Z podanej listy plików wybieramy odpowiedni i klikamy klocek Otwórz. W głównej
części okna wyświetlona zostanie lista wszystkich baz, w sposób, jaki przedstawia nasz
pierwszy przykład (z tego rozdziału).
Po upewnieniu się, że są to interesujące nas dane klikamy ikonę
Rozpakuj. W tym
momencie program wyświetli komunikat, który poinformuje nas o efektach
odpakowywania danych z archiwum. W tej chwili możemy jeszcze zrezygnować, jeśli
jednak potwierdzimy, dane w programie zostaną zastąpione, wskazanymi. Pamiętajmy,
że będą to dane z wcześniejszego okresu.
Zapisz pliki KDU ZUS - dane PP ZUS
Opcja ta służy do archiwowania danych przesłanych do Programu Płatnika (plików
*.KDU), ponieważ program oferowany przez ZUS nie przeprowadza samodzielnie takiej
operacji. Jeśli jednak chcemy mieć zabezpieczone dane, wtedy korzystamy z tej właśnie
opcji.
Ikony ta występuje jedynie w programie Kadrowo-Płacowym
.
ROZDZIAŁ 3 OPCJE Z MENU
77
Archiwum danych dla wszystkich firm.
Jeśli posiadamy programy FK lub KE, które umożliwiają rozliczenia finansowe wielu firm,
wtedy przy pomocy tej opcji możemy dodatkowo utworzyć główne archiwum.
Automatycznie generowana nazwa pliku zostanie wzbogacona o wyraz "Firmy".
Najlepszym rozwiązaniem kopiowania danych jest przygotowanie kilku dyskietek (na przykład na
każdy dzień lub tydzień oraz bezwarunkowo przed każdą aktualizacją danych) i przestrzeganie
ustalonych przez siebie dat tworzenia kopii. Archiwizacja trwa zaledwie kilka minut, a z pewnością
niejednokrotnie uchroni nas przed powtórnym wklepywaniem danych. Niestety, co jakiś czas zdarzają się
przykre niespodzianki w postaci na przykład: awarii komputera, zasilania itp., wtedy zawsze można
sięgnąć do kopii danych i kłopot mamy z głowy. Optymalne rozwiązanie to 7 dyskietek na każdy dzień
tygodnia. (np.: kopia z bieżącego poniedziałku wkopiowywana jest w miejsce tej z poprzedniego.)
Dodatkowa kopia na koniec każdego miesiąca i roku. Pamiętać należy o tym, że czasami może się
zdarzyć, że jakaś dyskietka “nie chce się dać odczytać”, dlatego warto wszystkie kopie wykonywać po dwa
razy na oddzielnych dyskietkach.
Program archiwum rozpakowuje wszystkie do jednego, głównego katalogu...Należy więc
rozpakować dane zewnętrznym programem ZIP.
Jeżeli w katalogach mamy zbiory indeksowe (stare) *.ADI, to należy je wykasować.
Noszę się z zamiarem zakupu 2 egzemplarzy na dwa różne komputery? Czy opcja zapis/odczyt
a raczej import/eksport - pozwoli mi na bezproblemowe przenoszenie i uzupełnianie danych na dwóch
komputerach?
Zapis do archiwum powoduje kompresję "całych" plików z katalogu bieżącej firmy bieżącego
roku oraz plików wspólnych dla całego programu KE. Kompresja wykonywana jest w formacie ZIP. Odczyt
powoduje dekompresję i nadpisanie aktualnych plików. Dlatego należy pamiętać od właściwej kolejności
zapisu/odczytu danych, aby nie utracić aktualnych wpisów odczytując "starsze" pliki. Program nie będzie
aktualizował danych w sposób różnicowy, czyli nie będzie dopisywał tylko tych rekordów, których nie ma w
"drugim" komputerze. Oczywiście nie ma tego problemu, gdy komputery pracują w sieci. Program może
pracować
w
trybie
"dzielonym"
w
sieci.
Czy program przy każdym wyjściu musi mnie pytać o chęć archiwowania danych?
Nie musi, wystarczy w Parametrach Systemu wpisać cyfrę O (zero), w polu "Po ilu dniach
przypominać o archiwowaniu danych."
78
IIm
mppoorrtt ddaannyycchh zz G
GM
M ((TTG
GSSoofftt))
Dostęp do opcji:
MENU GŁÓWNE - Plik - Import faktur z GM (TGSoft)
IKONA -
Jeśli wystawiasz faktury jednym z dostępnych u nas programów z serii GM (zobacz "Program
Gospodarka Magazynowa - Faktury" na stronie 256), możesz automatycznie zaksięgować je w Księdze
Przychodów I Rozchodów. Aby program wiedział, z którego miejsca ma pobierać dane, w Parametrach
Systemu (zobacz "Parametry Systemu" na stronie 240) musisz podać ścieżkę dostępu.
Import Rejestrów sprzedaży możemy wykonać z programów „fakturujących” TGSoft:
Faktura 1!,
Faktura Express,
Magazyn Express,
Gospodarka Materiałowa
79
W przedstawionym wyżej przykładzie FU to katalog programu Faktura Express. Pierwsza
ścieżka dostępu otwiera katalogi programu materiałowego, natomiast druga wskazuje plik kontrahentów. Po
ustawieniu tego parametru, obydwa programy korzystać będą z jednego wspólnego pliku (bazy danych
kontrahentów), co wykluczy potrzebę podwójnego wprowadzania tych samych dostawców lub odbiorców.
Import automatycznie wypełnia wszystkie dane w Rejestrach Sprzedaży oraz Księdze
Przychodów i Rozchodów, skracając tym samym czas potrzebny na rejestrowanie danych.
Testy można wykonać wersją DEMO dowolnego programu fakturującego, który znajdziesz
na naszej płycie CD lub stronie tgsoft.pl.
Jeżeli chcesz przetestować import, pracując w Księdze na swoich „prawdziwych” danych,
MUSISZ założyć dodatkową Firmę „Testową”.
W opcji Importu, na początek wybieramy zakres dat. Następnie klikamy ikonę
Faktury. Wyświetlona zostanie tabela z wszystkimi fakturami z wybranego zakresu.
Otwórz
80
W Księdze, w polu: Opis operacji, automatycznie wyświetlany jest tekst:
Sprzedaż towarów i usług.
Treść, możemy oczywiście zmienić.
W tabeli znajdziemy wiele informacji pogrupowanych tematycznie. Część z nich wymaga jednak
krótkiego opisu.
Znak
w pierwszym polu (ANUL) oznacza, że daną fakturę anulowano, dlatego nie zostanie ujęta w
rozliczeniach Księgi PiR.
Kolumna FK (w grupie Inne), również może zawierać znak
już zaimportowana do zapisów Księgi.
, który oznacza, że dana pozycja została
Sąsiednie pole - "R" informuje nas o rodzaju dokumentu sprzedaży. F - faktura Vat, f - faktura
korygująca Vat, P - paragon, p - korekta paragonu.
Jeśli wszystko jest Ok, możemy zaimportować dane do pozycji księgi. Aby to zrobić wystarczy
użyć magicznej różdżki
i gotowe. Po wykonaniu operacji faktury uzyskują marker w polu FK
,w
programie fakturującym i następnym razem, gdy odczytamy je (ustawiając taki sam zakres dat) w Księdze
Express, zostaną już wyświetlone z tym znakiem, który jest informacją dla programu, aby je pominąć przy
imporcie.
Faktury możemy otwierać (wczytywać tabelę z danymi kilkakrotnie), ponieważ otwarcie nie
oznacza AUTOMATYCZNEGO wpisania do pozycji księgi za każdym razem.
Jeżeli program Księga Express ponownie zaimportował te same faktury, oznacza to, że w
programie GM użytkownik odczytał dane z archiwum już po imporcie do Księgi. W takiej sytuacji znaczniki
były wyłączone, gdyż takie zostały do archiwum zapisane.
81
AArrkkuusszz KKaallkkuullaaccyyjjnnyy
Dostęp do opcji:
MENU GŁÓWNE - Plik - Arkusz Kalkulacyjny
IKONA -
Arkusz Kalkulacyjny wykorzystywany jest w programach:
Kadry - Płace;
Report Express;
Finanse - Księgowość;
Księga Express Pro;
SQL Calc &
mBank Express;
Wewnętrzny Arkusz Kalkulacyjny NIE POTRZEBUJE żadnych zewnętrznych bibliotek. Choć
łudząco przypomina znany program MS, nie wymaga jednak jego instalacji w naszym systemie. Z arkusza
kalkulacyjnego możemy czytać i zapisywać pliki w formacie XLS. Wykorzystujemy go do typowych obliczeń i
dokumentów, które nie są uzależnione od naszych danych.
Arkusz Kalkulacyjny został jednak dołączony do pakietu nie dla zwykłego wykorzystania, lecz
jako narzędzie, które w trybie bezpośrednim odczytują dane z NASZYCH PROGRAMÓW. Pozwala na
dynamiczne tworzenie raportów, które podają nam wyniki w trybie rzeczywistym z aktualnych danych!
Nie będziemy się tutaj rozpisywać nad podstawową obsługą tego programu, gdyż jest zgodna z
programem MS Excel, a ten prawie każdy zna :) Wygląd, Menu programu, okna dialogowe wszystkim z
pewnością są znajome.
Jedną z możliwości jest odczyt danych tabeli z dowolnego otwartego okna w programie (za
wyjątkiem okna dialogowego). Za pomocą funkcji:
PoleBazy("Nazwa pola")
uzyskujemy dostęp do danych jednego (bieżącego) rekordu. Możemy przygotować arkusz, w
którym pomiędzy naszymi polami opisowymi, tabelkami i innymi typowymi elementami Arkusza, wstawione
zostaną dane z określonych pól aktualnie otwartej bazy danych. Po otwarciu arkusza, dane są uzupełniane
w trybie rzeczywistym. Zmiana danych lub zmiana aktywnego rekordu, automatycznie widoczna jest w
naszym arkuszu.
Aby móc przemieszczać się pomiędzy oknami: bazy danych, a arkusza, należy w Menu
Głównym - Plik wyłączyć opcję - Otwieraj w trybie pełnoekranowym.
Do ułożenia okien na ekranie służy opcja Okna (na stronie 249).
82
Arkusz Kalkulacyjny korzystający z zawartości tabel baz danych jest doskonałym narzędziem
do przygotowywania wydruków (formatek) wg ustalonego wzoru, gdzie dane powinny się zmieniać w
zależności od naszej pozycji w bazie danych, czyli do tak zwanej korespondencji seryjnej. Chociaż nie
uzyskamy tutaj automatycznie wydruku dla wszystkich widocznych rekordów, co jest typowe dla
korespondencji seryjnej, to jednak łatwość i szybkość z jaką możemy wykonać nawet skomplikowany raport,
z pewnością nam to zrekompensuje.
Opcja znajdzie zastosowanie w połączeniu z bazą Kontrahentów oraz Pracowników np. przy
sporządzaniu umów o pracę, zaświadczeń, różnego rodzaju druków zgłoszeniowych, wezwań, informacji,
ofert, itp.
83
Funkcję, za pomocą której nasz Arkusz komunikuje się z bazą danych możemy wpisać
"ręcznie" lub automatycznie poprzez okno dialogowe, uaktywniane prawym przyciskiem myszki. Podręczne
MENU pozwala wiele czynności zautomatyzować oraz dodatkowo pokazuje nam aktualnie dostępne pola
bazy danych.
Druga zakładka
dodatkowe opcje.
zawiera
Pierwsza dotyczy sposobu
wyświetlania
danych
w
komórce:
"Formatuj komórkę w
trybie zawijania wierszy"
Kolejna wyświetla wszystkie
pola w arkuszu w dwóch
kolumnach, gdzie pierwsza
będzie zawierać dodatkowo
nazwy pól bazy danych:
"Wprowadź nazwy pól dla
listy".
Zaznaczanie pól w pierwszej zakładce może odbywać się na dwa sposoby:
1
Klikamy pole przed nazwą pola bazy danych, aby uzyskać marker
. Wypełnienie arkusza nastąpi po
zatwierdzeniu przyciskiem Lista. Po zaznaczeniu wybranych pól w pierwszej zakładce, możemy dodać je
w formie listy. Pierwsze pole zostanie umieszczone w bieżącej komórce, a następne kolejno poniżej.
2
Możemy wprowadzać pola do pojedynczej komórki arkusza przez podwójne kliknięcie myszką, a w
edytorze poniżej zakładek wyświetlone zostaną nazwy wybranych pól (tak jak w naszym przykładzie).
możemy je jeszcze zmodyfikować lub dopisać dodatkowe separatory, np. kreski rozdzielające. Jeżeli
dane nie mieszczą się w danej komórce, to będą one "zawijane" w kolejnych wierszach (domyślnie). Aby
całość była widoczna, należy zwiększyć szerokość bieżącego wiersza w Arkuszu. Wypełnienie arkusza
nastąpi po zatwierdzeniu przyciskiem OK
84
Przykłady funkcji:
=PoleBazy("Skrot") - tylko jedno pole
=PoleBazy("Nazwa1 & Nazwa2 & Ulica & NIP") - uzyskujemy tutaj połączenie kilku pól w jednej komórce
Arkusza
=PoleBazy("Kod_Pocztowy &' - '& Miasto") - dwa pola bazy danych rozdzielone znakiem "minus"
W programie Księga Express PRO możemy dodatkowo wykorzystać funkcję, która w trybie
bezpośrednim odczytuje dane z Księgi PiR. Nie potrzeba do tego otwierać okna z Księgą. W katalogu
Arkusze znajduje się plik Ksiega_Przyklady.xls z przykładowymi funkcjami, który tworzy zestawienie Księgi w
układzie miesięcznym. (Uruchamiamy z okna Arkusza Kalkulacyjnego - Plik - Otwórz - Arkusze) Otworzony
plik zawiera 3 arkusze: Sumy Księgi PiR, Opis funkcji, Przykłady.
Definicja funkcji:
KEobroty(mc1; mc2; "Nazwa_Kolumny")
Parametry funkcji:
mc1 -miesiąc początkowy mc1=0 dla bieżącego miesiąca
mc2 -miesiąc końcowy mc2=0 dla bieżącego miesiąca
Dostępne nazwy kolumn:
7 Sprzedaz
8 Pozostale_Przychody
10 Zakup_Towarow
11 Koszty_Uboczne
12 Reprezentacja
13 Wynagrodzenia
14 Pozostale_Wydatki
16 Inne_Kol16
Definicja funkcji:
Deklaracje("Arkusz"; Kod; rok1;rok2; mc1;mc2)
Parametry funkcji:
"Arkusz"
Nazwa raportu/deklaracji np. "VAT7", "PIT5"
Kod
Kod pozycji deklaracji
rok1
Rok początkowy
rok1=0 dla bieżącego roku
rok2
Rok końcowy
rok2=0 dla bieżącego roku
mc1
Miesiąc początkowy
mc1=0 dla bieżącego miesiąca
mc2
Miesiąc końcowy
mc2=0 dla bieżącego miesiąca
85
86
Parametry oddzielane są średnikami
W powyższym przykładzie widzimy automatyczne wprowadzanie kwot wyliczonych z Księgi do
poszczególnych komórek Arkusza. Okno z zestawieniem miesięcznym nie jest tutaj potrzebne (Funkcja
KEObroty odwołuje się do bazy bezpośrednio), ale zostało pokazane dla łatwego (obrazowego) porównania
obliczonych kwot.
Możemy więc otworzyć tylko Arkusz Kalkulacyjny i wczytać zapisany plik XLS, zawierający
opisy i funkcje, a po jego otwarciu dostaniemy zestawienie z aktualnymi danymi naszej Księgi.
Wywołanie funkcji bez podania miesięcy np. =KEObroty(0;0;"sprzedaz") pozwala na
wykonywanie obliczeń dla aktualnie ustawionego miesiąca na głównym pasku narzędziowym. Dodatkowo
należy podkreślić, że automatyczna zmiana wszystkich komórek Arkusza następuje po zmianie miesiąca.
Kolejna przydatna funkcja to:
DaneFirmy("NazwaPola"), np. DaneFirmy("Nazwa_Pelna1"), DaneFirmy("NIP")
87
Dzięki niej uzyskujemy dostęp do danych firmy (nazwa, adres, numery identyfikacyjne, itp).
Zastosowanie jej z funkcją PoleBazy z pierwszego przykładu pozwala na automatyczne wprowadzenie
naszych danych adresowych do Umowy o pracę, Pisma do kontrahenta, itp. Może mieć to olbrzymie
znaczenie w przypadku Biura Rachunkowego, które prowadzi księgi wielu firm. Zastosowanie tych rozwiązań
pozwala na posługiwanie się tym samym plikiem XLS dla wszystkich firm (dane będą automatycznie
aktualizowane).
W Menu Głównym - Narzędzia - znajdziemy opcję - Zamień formuły funkcji na ich wartości.
Wykonanie tej opcji spowoduje skasowanie wszystkich formuł obliczeniowych dla wszystkich
Arkuszy i ich komórek. W poszczególnych komórkach pozostaną wartości obliczone przez te funkcje. Opcję
możemy zastosować do zapisu wyniku obliczonego arkusza w celu późniejszego wykorzystania, bez
względu na wyniki obliczone z aktualnych baz danych. Oczywiście arkusz taki możemy teraz otworzyć za
pomocą Excel’a (który nie zna naszych funkcji) i wysłać do klienta Biura Rachunkowego.
88
ZZm
miiaannaa FFiirrm
myy lluubb rrookkuu oobbrraacchhuunnkkoow
weeggoo
Dostęp do opcji:
MENU GŁÓWNE - Plik - Zmiana Firmy lub Roku obrachunkowego
IKONA -
Każde biuro rachunkowe, korzystające z programu KSIĘGA EXPRESS, w miejscu tym zakłada
nagłówki dla wszystkich firm, które obsługuje. Pozostałe podmioty zakładają jeden rekord z własnymi
danymi. Okno to służy również do szybkiego przełączania się pomiędzy rocznikami w archiwum.
Pozycję zakładamy po kliknięciu ikony
. Wypełniamy pola podstawowymi danymi o firmie.
W przedstawionym wyżej przykładzie firma TGSoft, została zadeklarowana jako domyślna. (Po
wprowadzeniu danych należy kliknąć ikonę
, a wtedy w bieżącym rekordzie pojawi się znak
Kliknięcie ikony zaznaczania na innej pozycji, spowoduje zmianę domyślnej firmy.
Pozostałe ikony to:
Otwarcie książki przychodów i rozchodów bieżącej firmy. Także naciśnięcie
klawisza ENTER spowoduje wybór.
Odznaczenie domyślnej firmy.
Bieżący Rok
Otwieranie ksiąg z archiwum. Opcja najczęściej używana na przełomie roku
kalendarzowego, kiedy nieskończony "grudzień" może być uzupełniany nawet
do kwietnia następnego roku.
F2
Edycja pola. (Edycja danych po włączeniu
. Domyślnie jest wyłączona.)
).
89
Tabelę możemy sortować wg dowolnej kolumny, po kliknięciu jej nagłówka. Aktywna jest
również opcja "Automatycznego wyszukiwanie wg dowolnej kolumny" (naciskając kolejne znaki
powodujemy, że program ustawia kursor na pasującym rekordzie).
Czy można uzupełniać dane z dowolnego roku, miesiąca, ...?
TAK, po zmianie roku w opcji "Zmiana firmy lub roku obrachunkowego", program otwiera pliki w
nowym podkatalogu, w którym możemy księgować do woli. Nie wpłynie to na nasze bieżące zapisy.
Czy jest możliwość usunięcia założonej w KE firmy? Pozakładałem sobie do testów kilka firm i
chciałbym móc je usunąć.
Kasowanie rekordu z listy Firm CTRL+DELETE. Jednak pliki danych firmy należy wykasować
samodzielnie z dysku (cały podkatalog) np:
c:\tgsoft\ke\firma2
Program nie wykonuje automatycznego kasowania, gdyż w bardzo łatwy sposób moglibyśmy przez
przypadek stracić wszystkie dane.
90
SŁOWNIKI
91
BBaannkkii
Dostęp do opcji
MENU GŁÓWNE - Słowniki - Banki
IKONA -
SKRÓT - CTRL + B
Każdy bank posiada swój numer identyfikacyjny składający się z ośmiu znaków.
Uruchomione okno po raz pierwszy, będzie puste. Do obsługi, czyli dopisywania, korygowania,
drukowania, przewijania oraz filtrowania służą Ikony do obsługi Baz Danych (na stronie 48).
W oknie dialogowym oprócz kodu banku oraz jego nazwy oddziału (które widzimy w tabeli
powyżej) podajemy także adres. Podczas definiowania kontrahentów (opcja SŁOWNIKI - KONTRAHENCI
(na stronie 93)), w polach gdzie podajemy bank klienta (pierwsza zakładka) możemy skorzystać z
podpowiedzi (ALT + ß lub
). W okienku poniżej pola wyświetli się lista wpisanych w tym oknie banków.
92
G
Grruuppyy KKoonnttrraahheennttóów
w
Dostęp do opcji
MENU GŁÓWNE - Słowniki - Grupy Kontrahentów
IKONA -
Grupy kontrahentów jest prostym słownikiem kodów i nazw.
Aby móc wprowadzać poszczególnych kontrahentów, musimy podzielić ich na odpowiednie
grupy. Podział ten jest bardzo istotny przy uzyskiwaniu różnorodnych zestawień, a także aby połączyć
kontrahentów posiadających wspólne cechy.
Okno jest standardowym oknem programu (zobacz "Obsługa okien" na stronie 36),
sterowanym przez Ikony do obsługi Baz Danych (na stronie 48). Informacje podawane podczas
rejestrowania nowej pozycji zawierają jedynie kod - znak literowy - oraz nazwę.
Grupy należy zdefiniować poprzez litery od 'A' do 'Z'. Na przykład.: D - Dostawcy, O - Odbiorcy,
P - Pracownicy, S - Spółdzielcy, R - Różni, V - vatowcy, B - bez VAT-u.... itd.
93
KKoonnttrraahheennccii
Dostęp do opcji:
MENU GŁÓWNE - Słowniki - Grupy Kontrahentów
IKONA -
SKRÓT - CTRL + K
Jeśli posiadasz inne programy naszej firmy, możesz korzystać ze wspólnej biblioteki
kontrahentów. Aby program wiedział, z którego miejsca ma pobierać dane, w Parametrach Systemu
(zobacz "Parametry Systemu" na stronie 240) musisz podać ścieżkę dostępu.
W ramach zadeklarowanych wcześniej Grup Kontrahentów należy zdefiniować poszczególnych
kontrahentów. Po wybraniu opcji ukazuje się lista zdefiniowanych uprzednio Grup. Wybieramy odpowiednią
pozycję i zatwierdzamy klawiszem ENTER. Teraz możemy dopisywać konta analityczne.
Po naciśnięciu klawisza INSERT lub ikony
na ekranie pojawi się okienko, w którym
należy wprowadzić dane. Program automatycznie podpowiada kolejny wolny kod. Możemy go zmienić na
inny, niezajęty. Wybieramy typ kontrahenta, a następnie podajemy skrót nazwy. Jest on potrzebny do
szybszego wyszukiwania. Definiując na przykład nazwę firmy: Przedsiębiorstwo Państwowe „BETAPOL” w
skrócie wpiszemy samo, BETAPOL, ponieważ taką nazwę łatwiej jest zapamiętać.
94
Następnie podajemy pełną nazwę kontrahenta. Możemy skorzystać z dodatkowego wersu, jeśli
nazwa jest dłuższa, lub gdy chcemy ją celowo podzielić. Kolejne pozycje do wprowadzenia to: adres oraz
numer rachunku w banku. Przy wybieraniu banku możemy posłużyć się
. Jego kliknięcie spowoduje
wyświetlenie na ekranie listy zadeklarowanych wcześniej w opcji słowniki, banków (zobacz "Banki " na
stronie 91). Podczas definiowania kontrahenta możemy także podać numer (kod) banku, którego nie ma w
słowniku. Wtedy program zapyta czy założyć nowy i po potwierdzeniu wyświetli okno dialogowe.
Pierwsza zakładka została wypełniona. Teraz możemy (ale nie musimy) wprowadzić informacje
o danym kontrahencie, w przewidzianym do tego celu notesiku. Znajdziemy go w zakładce nr 2, do której
możemy przełączy się klikając myszką lub naciskając ALT + 2. Zapiski wprowadzane w tym polu mogą
dotyczyć czegokolwiek: np.: listy naliczonych do tej pory odsetek za zwłokę, trasy dojazdu, obserwacji
poczynionych przy bezpośrednich kontaktach,... itd.
W zakładce numer 3 (LKM lub ALT+3) podajemy dodatkowe dane, które pomogą nam w lepszej
charakterystyce kontrahenta, a później w grupowaniu (zobacz "Grupowanie Kolumn" na stronie 61). Dane
zawarte w tym miejscu, częściowo są już wypełnione (przeniesione z pierwszej zakładki), inne natomiast
możemy uzupełnić. Należy pamiętać, że baza danych kontrahentów pracuje w różnych programach TGSoft,
dlatego informacje w niej zawarte są tak obszerne. Użytkownik sam decyduje, które pola ma wypełnić.
Dane pogrupowane zostały tematycznie:
KONTRAHENT - grupa, kod, typ, skrót nazwy firmy, pełna nazwa, numer NIP, Regon.
ADRES
DANE IDENTYFIKACYJNE - Kod ILN, Grupa oraz Kod jeśli podlega płatnikowi.
DANE PERSONALNE - Pesel, dane z Dokumentu tożsamości, Imię Ojca, Matki.
RACHUNEK BANKOWY - wybieramy odpowiedni numer rozliczeniowy banku oraz jego nazwę z
proponowanej listy (otrzymamy ją po kliknięciu
, jeśli oczywiście dane o bankach wprowadziliśmy
wcześniej). Następnie podajemy numer rachunku kontrahenta. Jeśli w słownikach banków podaliśmy
także numer rachunku, zostanie on również wyświetlony. Oczywiście możemy go zmienić.
KONTAKTY - numery telefonów oraz Fax-u, Osobę "Kontaktową", daty kontaktów.
PŁATNOŚCI - sposób oraz termin zapłaty, stały rabat, dane osoby upoważnionej do odbioru faktury (lub
numer/datę oświadczenia VAT), dopuszczalne zadłużenie, walutę rozliczeniową.
PROJEKT FAKTURY - Nazwa pliku *.RAV oraz nazwa raportu.
CENY PROMOCYJNE - czy obowiązują i od kiedy do kiedy.
RODZAJ DZIAŁALNOŚCI - Podane w tym miejscu informacje charakteryzują działalność kontrahenta.
INTERNET - adresy: E-mail oraz strony WWW.
ADRES DO KORESPONDENCJI - podajemy jeśli jest inny niż w danych podstawowych kontrahenta.
95
Tabelę z kontrahentami filtrujemy/przeglądamy/drukujemy w dowolny sposób, posługując się
Ikonami do Obsługi Baz Danych (zobacz "Ikony do obsługi Baz Danych" na stronie 48). Oprócz tego
możemy zmieniać kolejność występowania kolumn, przeciągając wybrany nagłówek w nowe miejsce w
tabeli.
W górnej części okna znajduje się pole "Kolejność". W przykładzie umieszczonym poniżej
kolejność przedstawienia rekordów tabeli wybrano według kodów. Jeśli nie chcemy korzystać z myszki
można także układać rekordy korzystając z klawisza F3. Kolejne naciśnięcia zmieniają ustawienia według:
kodów / skrótów / nazw / miast / NIP-ów.
W Menu Okna znajdują się także inne ikony:
lub INSERT
- nowa pozycja.
Dopisywanie nowego kontrahenta
lub klawisz ENTER lub LKMx2
- poprawianie rekordu.
(po ustawieniu na wybranym rekordzie)
Otwarcie okna edycyjnego bieżącego rekordu w
celu poprawy.
lub klawisz F4
- wyszukiwanie
indeksu.
pozycji
według
aktualnego
Jeśli kolejność ustawiono według kodów, wtedy
nie dziwmy się, że program "nie potrafi" znaleźć
na przykład nazwiska.
CTRL+DELETE
- kasowanie pozycji.
lub F5
- wydruk bieżącego (czyli takiego, który jest
ustawiony w polu z lewej strony ikony drukarki)
raportu.
W przedstawionym wyżej przykładzie bieżący wydruk to "Etykietki adresowe". Oprócz nich
dostępne są także:
Książka telefoniczna, Lista - Kontrahenci + Bank, Poszerzona lista kontrahentów.
W oknie tym może pojawić się dodatkowo nazwa dowolnego, zaprojektowanego przez
użytkownika raportu. Jest tylko jeden warunek projekt ten musi powstać w tym samym
Raporcie RAVE (zobacz "Edytor Wydruków RAVE" na stronie 66).
(
->
-> tgs_bazakontrahenci.rav)
96
lub F7
- kartoteka rozrachunków bieżącego kontrahenta
wraz z saldami. Ikony znajdujące się w oknie
służą do obróbki tabeli.
Wydruk kartoteki rozrachunkowej z wybranego zakresu.
lub F5
Zakres dat.
lub F7
lub F9
Wprowadzanie zapisu BO. Okno służy do wprowadzania
dodatkowych zapisów do kartoteki rozrachunkowej (na przykład
przeksięgowań).
Kasowanie zapisu BO.
Pozostałe ikony znajdujące się w tym oknie to standardowe ikony do obsługi
baz danych (na stronie 48).
lub F8
- salda do rozliczenia bieżącego kontrahenta.
Tabela znajdująca się w tym oknie zawiera tylko
te rozrachunki, których saldo jest różne od zera.
Raporty możemy przygotować i wydrukować
korzystając ze standardowych ikon do obsługi
baz danych (zobacz "Ikony do obsługi Baz
Danych" na stronie 48).
Wyślij E-mail do kontrahenta
Strona domowa kontrahenta
Słownik kontrahentów oprócz głównej tabeli (patrz przykład), zawiera także Listę rozszerzoną,
znajdującą się w drugiej zakładce okna. Tam, dane każdego kontrahenta umieszczone zostały w dwóch
liniach.
Przy definiowaniu kodów należy pamiętać, że:
Dla kontrahentów (czyli dostawców i odbiorców) powinno się wypełnić jak najwięcej pól, ponieważ:
1
Skrót nazwy potrzebny jest do szybszego wyszukiwania. Przykład:
nazwa firmy: Przedsiębiorstwo Państwowe „BETAPOL” w skrócie wpiszemy samo BETAPOL, bo taką
nazwę łatwiej jest zapamiętać.
2
Adresy wykorzystywane są w korespondencji (np.: wezwania do zapłaty, PITy, ).
3
Nazwy banków oraz numery kont wykorzystywane są przy drukowaniu przelewów.
4
Adresy oraz numery NIP potrzebne są do prawidłowego prowadzenia rejestrów VAT. (Oczywiście dane
dla rejestru można także wpisywać w trakcie wprowadzania konkretnych pozycji, ale trzeba by było to
robić za każdym razem. Mając wszystkie informacje wprowadzone wcześniej wystarczy tylko wybrać
odpowiedni kod.)
5
97
Im więcej danych, tym więcej możliwości uzyskiwania analiz i innych raportów.(Np.: wydruki według:
kodów, nazw, miejscowości, NIP, skrótu nazwy, telefonów i faxów (zawsze przydają się, jeżeli chcemy
coś uzgodnić z daną firmą).
98
W
Wsskkaaźźnniikkii ffiinnaannssoow
wee
Dostęp do opcji
MENU GŁÓWNE - Słowniki - Wskaźniki finansowe
Jest to biblioteka wskaźników, które są wykorzystywane w prowadzeniu Księgi Przychodów i
Rozchodów, przy sporządzaniu deklaracji podatkowych oraz podczas tworzenia Formularzy ZUS
wysyłanych do Programu Płatnika:
Podstawa Składek Emerytalnych i Rentowych: Podstawa_ER
Podstawa Składek Chorobowych i Wypadkowych: Podstawa_CHW
Podstawa Składki Zdrowotnej (zamieniona z dotychczasowej Dochod_do_ZUS). Aktualna nazwa tej
podstawy to: Podstawa_ZDR. W obliczeniu składnika 48 deklaracji PIT-5 posługujemy się już nową
nazwą. Składka FGŚP .
Słownik podzielony został na trzy części, umieszczone na kolejnych zakładkach:
1
Roczne (LKM lub ALT + 1) - przedziały podatkowe, koszty zwykłe, podwyższone, ulga podatkowa,
koszty oraz podatek do umów zleceń.
2
Miesięczne (LKM lub ALT + 2) - składki ZUS podatnika (patrz okno wyżej).
3
Okresowe (Od daty) (LKM lub ALT + 3) - Zasiłki ZUS, Składki ZUS, granice składek, najniższą krajową.
Każdy zmieniony ustawowo wskaźnik, należy dopisać do istniejącej listy, aby kolejne
deklaracje mogły być wypełniane prawidłowo.
Koszty uzyskania oraz ulga podawane są w wysokości za jeden miesiąc, lecz znajdują się na
zakładce "Roczne", ponieważ podlegają zmianie co roku.
99
W
Wssppóóllnniiccyy
Dostęp do opcji
:
MENU GŁÓWNE - Słowniki - Wspólnicy
IKONA -
Na pierwszy rzut oka okno wygląda jak prosty słownik składający się z kilku kolumn. Jednak
podczas dopisywania nowego wspólnika (
lub INSERT) lub przy edytowaniu (
lub ENTER) już
wprowadzonego rekordu, przekonamy się, że każda pozycja przechowuje mnóstwo istotnych danych. Część
z nich umieszczono tylko informacyjnie (np: E-mail, strona WWW), większość jednak potrzebna jest do
prawidłowego obliczania deklaracji podatkowych (zobacz "Raporty - Sprawozdania" na stronie 180) oraz
do wysyłania Formularzy ZUS (zobacz "Eksport danych do Płatnika" na stronie 234). Na przykład: Kod
tytułu ubezpieczenia (podmiot podstawowy), Ustalone prawo do emerytury lub renty, Stopień
niepełnosprawności. Wszystkie w/w pola (3) tworzą pełny Kod tytułu ubezpieczenia wysyłany do PP.
W danych identyfikacyjny, przy wprowadzaniu udziałów wpisujemy, tylko liczbę, znaku " %"
nie wpisujemy.
100
LLiissttaa O
Oppeerraaccjjii KKssiięęggii
Dostęp do opcji
MENU GŁÓWNE - Słowniki - Lista Operacji Księgi
Kody operacyjne są wykorzystywane do opisania zdarzenia finansowego oraz do tworzenia
analiz, w rozbiciu na rodzaje operacji. Analizy przeprowadzamy w tych opcjach, w których tabele zawierają
kolumnę ze słownikiem operacji księgowych np: Księga PiR (zobacz "Księga Przychodów i Rozchodów " na
stronie 146), Księga - widok zapisów (na stronie 156), Rozrachunki (na stronie 196).
Kolejne pozycje możemy wprowadzać korzystając z menu Ikon do obsługi baz danych
(zobacz "Ikony do obsługi Baz Danych" na stronie 48).
Warto jednak wspomnieć, że właściwie nie ma potrzeby wcześniejszego definiowania tychże
kodów. Za każdym razem, gdy program stwierdzi nową treść, podaną w polu opis podczas rejestrowania
danych w księdze, automatycznie dopisze ją do słownika. Na koniec roku możemy jednak część z nich
wykasować.
Przykład operacji:
Lista operacji Księgi może być indywidualna dla firmy lub ogólna dla wszystkich firm. Przełącznik
znajduje się w Parametrach.
101
DDaannee ddoottyycczząąccee ppoojjaazzddóów
w
Dostęp do opcji:
MENU GŁÓWNE - Słowniki - Dane dotyczące pojazdów
Mamy do dyspozycji 3 tabele potrzebne do prawidłowego prowadzenia ewidencji przebiegu
pojazdów. Lista pojazdów, Definicje tras pojazdów, Stawki za 1 Km.
W pierwszym słowniku podajemy dane dotyczące wykorzystywanych służbowo pojazdów.
W kolejnym, definiujemy trasy na które te pojazdy wyjeżdżają. Przed wypełnianiem
miesięcznych wydatków i ewidencji przejazdów nie musimy dopisywać kolejnych tras, możemy je dopisać
podczas rejestrowania tych danych w opcji Ewidencja Przejazdów i Wydatków (zobacz "Ewidencja
przebiegu pojazdu i wydatków" na stronie 171). Kolejne trasy dopisujemy, po naciśnięciu klawisz F12 lub
kliknięciu
(oczywiście gdy kursor jest w polu dotyczącym tego tematu).
Ostatni słownik służy do podawania stawek za 1 km dla pojazdów. Pamiętać należy, że stawki
te regulują odpowiednie przepisy, które co pewien czas ulegają zmianom.
102
DDaannee kkaaddrroow
woo--ppłłaaccoow
wee
Dostęp do opcji
:
MENU GŁÓWNE - Słowniki - Dane kadrowo - płacowe
Dane kadrowo-płacowe zostały podzielone na 3 słowniki:
Składniki List Płac (zobacz "Składniki Listy Płac" na stronie 104) -
Szablony List Płac -
Słownik ZUS
Wstęp
Większość programów "Księga Przychodów i Rozchodów" nie ma modułu Kadrowo-Płacowego, lub posiada
bardzo ograniczony i ustawiony "na sztywno". Obliczy tylko podstawowe dane płacowe, a każda zmiana
przepisów, stawek lub realizacja własnych potrzeb, wymaga odpłatnej aktualizacji programu. Mała firma, to
nie tylko sklep z jednym sprzedawcą, którego wynagrodzenie jest co miesiąc jednakowe i wynosi "minimalną
krajową". Są firmy produkcyjne zatrudniające kilkunastu pracowników, rozliczanych wg godzin pracy,
mających różnego rodzaju dodatki, godziny nadliczbowe itp. Pracownicy chorują i pobierają świadczenia. Tu
już nie wystarczy "zwykły" program.
Program Księga Express PRO posiada:
zdefiniowane podstawowe składniki i szablony do natychmiastowego zastosowania w Małej Firmie,
gdzie nie ma potrzeby rozwijania systemu płac,
przygotowane składniki, które mogą być wykorzystane w przyszłości,
możliwość zdefiniowania nowych pozycji, które pojawią się w miarę rozwoju firmy,
możliwość zmiany sposobu liczenia, lub zmiany wyliczonej wartości w bieżącej liście płac, (a zmiana ta
automatycznie spowoduje przeliczenie pozostałych danych od tej wartości uzależnionych).
Dzięki temu program może dostosowywać się do naszych wymagań wraz z rozwojem naszej Firmy.
Stosowania zaawansowanej technologii do budowania naszego systemu płac, ułatwia
utworzenie listy płac w układzie standardowym, który jest już zdefiniowany i nie wymaga od użytkownika
żadnych wiadomości z zakresu programowania i budowania algorytmów. Na dodatek cały mechanizm jest
dostępny, ale "czeka z boku" do wykorzystania w odpowiedniej chwili.
Od czego zacząć?
Przede wszystkim od wprowadzenia danych pracowniczych (zobacz "Wykaz pracowników"
na stronie 213). Następnie przeglądamy listę składników (zobacz "Składniki Listy Płac" na stronie 104) i
jeśli zachodzi taka potrzeba dostosowujemy je do naszych potrzeb. Kolejny krok to ewentualne
przystosowanie szablonów list.
103
Opcja kadrowo-płacowa podzielona została na dwa główne bloki. Pierwszy to część
słownikowa ( -> MENU GŁÓWNE - Słowniki- Dane kadrowe), a drugi to część robocza (MENU GŁÓWNE
- Kadry Płace ).
Dane wprowadzane w części słownikowej rzadko kiedy ulegają zmianom. Stanowią szkielet
modułu płacowego. Program zawiera gotową listę składników płacowych oraz gotowe szablony dla listy
podstawowej oraz umów-zleceń.
Dane w części drugiej ulegają comiesięcznym przeobrażeniom, dlatego zostały zgrupowane
oddzielnie.
Co po kolei w miesiącu?
W każdym miesiącu pracę zaczynamy od skasowania składników tymczasowych z
poprzedniego miesiąca (MENU GŁÓWNE - Kadry Płace - Kasowanie skł. tymczasowych). Następnie
uzupełniamy dane w wykazie pracowników: harmonogram pracy, zwolnienia, składniki tymczasowe.
Wykonujemy listę płac, a później ją księgujemy.
104
Składniki Listy Płac
Dostęp do opcji:
IKONA
program KP
MENU GŁÓWNE - SŁOWNIKI - Składniki LIST PŁAC
program Księga Express PRO
MENU GŁÓWNE - SŁOWNIKI - Słowniki - Dane kadrowo płacowe - Definiowanie Składników List
Płac
Przed przystąpieniem do tworzenia własnych składników powinniśmy przeczytać do końca ten
rozdział.
W programie, który Państwo zakupili, przygotowana została kolekcja składników, która w
większości firm może być zastosowana do naliczania płac. Natychmiast Tym z Państwa, dla których jest ona
niewystarczająca, z pewnością będzie jednak dobrą wskazówką jak powinny być tworzone składniki list płac.
Prześledzenie przygotowanych pozycji pomoże przy tworzeniu własnych składników.
Wprowadzenie
Składniki list służą do wyliczania płac i są najważniejszą częścią modułu. Bazując na
składnikach należy skonstruować szablony list. Prawidłowe zdefiniowanie, (a tym samym późniejsze
działanie) ma decydujący wpływ na jakość wykonywanej przez operatora pracy.
Aby zrozumieć istotę tego zagadnienia, należy wyobrazić sobie pracownika, wykonującego listy
płac w firmie. Osoba ta potrzebuje wielu informacji do sporządzenia listy płac. Część z nich pamięta (ogólne
zasady liczenia premii), a część znajduje się w dokumentach posegregowanych w kilku miejscach. Na
przykład, aby obliczyć zasiłek rodzinny sięga do spisu dzieci danego pracownika. Podobnie postępuje w
wielu innych sytuacjach. W przypadku systemu płacowego wszystkie informacje o pracownikach są
skatalogowane w formie indeksu i aby wyliczyć prawidłowo płacę, program musi mieć podane, w którym
momencie, jakie dane należy poddać obliczeniom. Ścieżka postępowania, czyli wykonywania kolejnych
działań matematycznych to Szablon Listy Płac, natomiast składniki to informacje o sposobie liczenia (działania
matematyczne) oraz o miejscu pochodzenia wartości. Reasumując Składniki listy to szereg informacji
(przeznaczonych dla komputera) określających sposób liczenia naszych płac. Na ich podstawie program
ustali wartości, które powinny być uwzględnione oraz funkcje matematyczne, które winny być wykonane, aby
wynik tych działań był prawidłowy.
Poprawność i trafność skonfigurowania składników zależy w dużej mierze od doświadczenia
pracownika wykonującego listy płac, który bez komputera również także opracowywał schemat działań
prowadzących do wyliczenia płac. Teraz obliczenia będą prowadzone przez komputer, który musi jednak
poznać zasady (obowiązujące w naszej firmie) tworzenia list. Wspomniane zasady to działania
matematyczne wskazujące komputerowi sposób liczenia poszczególnych składników płac. Przypisanie
każdemu ze składników odpowiedniego wzoru funkcji należy właśnie do zadań operatora, który wie, co, z
czym należy pomnożyć, podzielić czy odjąć, aby końcowy wynik przeliczeń stanowił prawidłową płacę.
105
Jak należy tworzyć listę składników?
Aby zrozumieć cel przygotowywania składników, należy zdać sobie sprawę z tego, że dane,
które program będzie pobierał do obliczeń, znajdują się w różnych miejscach naszej aplikacji. Składniki są
pewnego rodzaju drogowskazami połączonymi z instrukcją obsługi. Brzmi to być może zawile, ale tak na
prawdę tworzenie składników oraz ich sposoby działania nie są zbyt skomplikowane. Pamiętajmy, że
tworząc listy płac ręcznie, również musieliśmy wyciągać dane z kilku różnych teczek, półek czy szuflad. Co
miesiąc wykonywaliśmy te same czynności. W przypadku pracy z komputerem składniki wprowadzamy tylko
na początku. Później troszczymy się jedynie o dostarczenie wszystkich danych, według których program
(znając już mechanizm działań) naliczy płace.
Oprócz kodu oraz nazwy znajdziemy tu również: Z - pochodzenie składnika - informacja o tym
skąd pobierana jest wartość, kod ZUS oraz typ. Ostatnia kolumna to formuła obliczeniowa. Oczywiście ilość
informacji wyświetlanych w tym oknie jest zależna od ustawień Dostosowania Układu Kolumn. W tym
wypadku automatyczne ukryto większość pól, które jednak, jeśli mamy takie życzenie, w prosty sposób
możemy ponownie wkleić do tabeli znajdujące się w oknie.
Funkcja ta, dostępna po kliknięciu ikony
a dokładne informacje na ten temat znajdziemy w
rozdziale Ikony do obsługi Baz Danych (na stronie 48).
106
Jeśli
chcemy
zobaczyć wszystkie dane
jednego składnika wystarczy
(po
wcześniejszym
ustawieniu
się
na
odpowiednim
składniku)
nacisnąć klawisz ENTER lub
LKM x 2.
Niżej
znajdziemy
szczegółowy
opis wartości, jakimi powinny
być
wypełnione
poszczególne pola.
Składnik
Sposób drukowania (DOTYCZY PROGRAMU
Kod - Numer składnika,
jakim
będziemy
się
posługiwać
podczas
tworzenia szablonów list
płac, a także przy pracy
ze składnikami stałymi
oraz tymczasowymi.
Nazwa - Opis składnika.
Skrót,
który
będzie
znajdował
się
w
nagłówkach list płac i ich
zbiorówkach.
Opis - Pełna
składnika.
nazwa
KP)
Format - Określamy sposób wyświetlania liczby. Z reguły w składnikach posługujemy się wartościami
numerycznymi i w kartotece składnika określamy tę wartość w następujący sposób: %12.2n - oznacza
liczbę o długości dwunastu znaków z dwoma miejscami po przecinku, gdzie n oznacza wartość
numeryczną.
Drukować na paskach - Zaznaczanie/odznaczanie odbywa się poprzez kliknięcie myszką lub naciśnięcie
klawisza SPACE. Nie wszystkie składniki muszą być drukowane na liście płac, niektóre służą tylko do
przeliczeń i wtedy ich obecność na wykazie nie jest konieczna.
Zobacz też: Szablony List Płac.
Znak ten oznacza drukowanie.
Częścią najważniejszą,
zdefiniowanie parametrów składnika.
gwarantująca
prawidłowe
działanie
programu
jest
107
poprawne
Parametry składnika
Źródło pochodzenia
Źródła pobierania danych mogą być różne,
zostały podzielone na 6 grup:
1. Dane pobierane z kartoteki osobowej
pracownika, która znajduje się w opcji
Wykaz Pracowników.
2. Dane pobierane ze zbioru Składników
Listy Płac (zobacz "Składniki Listy Płac" na
stronie 104).
3. Wartość wczytana z ekranu - w momencie naliczania listy program zatrzymuje się i prosi o
podanie wartości dla danego składnika (w ten sposób zdefiniowanego). (DOTYCZY PROGRAMU
KP)
4. Wyrażenie lub funkcja DELPHI - Wartość obliczona na podstawie innych składników (suma
brutto wyliczana jest na podstawie np. płacy zasadniczej i dodatków). Podany wzór może być
podany jako wyrażenie matematyczne lub funkcja napisana w języku Delphi.
5. Dane pobierane ze zbioru składników stałych pracownika.
Dokładniejszy opis Źródeł, wraz z przykładami znajdziemy w rozdziale Źródła
pochodzenia składnika (zobacz "Źródła" na stronie 121).
Typ - Wybieramy odpowiednią pozycję z dostępnej listy.
Po kliknięciu (ALT + strzałka w dół) na ekranie wyświetlona zostanie lista wszystkich kodów i przypisanych
im nazw lub Typów składnika. Kolejne pozycje są identyczne z wymaganymi przez Zakład Ubezpieczeń.
Właściwe ustawienie (wybranie z listy) kodów do danych składników, z pewnością przyspieszy nam pracę
przy wypełnianiu odpowiednich dokumentów. Ustawienie typów jest niezbędne dla prawidłowej pracy
systemu. Na ich podstawie, program rozróżnia, pod którymi składnikami kryję się np.: podstawa, składniki
ZUS, podatki, zasiłki, itp...
Kod ZUS - Wybieramy odpowiednią pozycję z dostępnej listy. Wykaz tworzony jest na podstawie
zawartości słownika z opcji: Słowniki ZUS – Kod wynagrodzenia. Kod ten wykorzystywany jest w
formularzach RNA, do grupowania składników wypłat.
Skrypt - Wybieramy sposób wprowadzania formuły: wyrażenie matematyczne lub funkcję Delphi.
Komentarz do sposobu obliczania - W polu memo możemy wpisać notatki dotyczące tego
składnika. Na przykład wyjaśniające daną formułę, lub zasady, jakie powinny być zachowane przy tworzeniu
tego składnika. Możemy także zostawić to pole puste.
108
Konta księgowe (dotyczy programu
KP)
Konto 1 - Strona Wn - Numer konta Podajemy do czterech numerów kont, które występują w programie finansowo-księgowym. Jeśli
składnik, zostanie oznaczony kontem programu finansowo - księgowego (Konto FK), wtedy dane z list
płac mogą być przenoszone do odpowiedniego systemu. Funkcja ta jest niezwykle przydatna przy
rozliczeniach pracowników np. z Kasą Zapomogowo-Pożyczkową, z Funduszem Mieszkaniowym i
wszędzie tam gdzie dane z list płac są pobierane do prowadzenia ewidencji kartotekowej. Aby nie trzeba
było księgować wszystkich pozycji ręcznie, rejestrowanie przeprowadzane jest automatycznie przez
program FK, z wykorzystaniem danych płacowych. Należy pamiętać o oznaczeniu strony WN lub MA
konta, żeby program prawidłowo przetransportował dane.
Przykłady zastosowania kont księgowych:
1. Wpisujemy konkretne konto, na które składnik listy zostanie zaksięgowany.
Na przykład: 234-01.
2. Wpisujemy konto syntetyczne i automatycznie generowane konto analityczne.
Na przykład: 234-01-?????.
W miejsce pytajników program wpisze numer pracownika, uzupełniając go zerami z lewej strony (do
liczby pytajników). W tym przykładzie dla pracownika z kodem 15 zapis będzie następujący: 234-0100015.
Ten sposób rozbicia analitycznego kont, pozwala na automatyczne księgowanie w programie finansowo
- księgowym danego składnika (personalnie dla każdego pracownika) np.: spłat kredytów, pożyczek,
podatków itp...
Warto zaznaczyć, że używanie takich samych analityk (dla pracowników) w programie finansowo księgowym jak kodów w programie płacowych, ułatwia i przyśpiesza pracę. W tym przypadku wszystkie
składniki z tym kontem zostaną dodane i przedstawione jako jedna pozycja.
3. Księgowanie kont kręgu kosztowego.
Na przykład: KOSZTY-431
W miejsce wyrazu KOSZTY program wpisze konto z kartoteki pracownika. Na przykład: 501-01-431.
Można również wykorzystać inny sposób tworzenia dekretu, z wykorzystaniem konta zespołu 5:
521-KOSZTY
Sposób pozwoli na zaksięgowanie na różnych kontach składników np.: płacy za dni przepracowane oraz
płacy za czas choroby. W tym przypadku w kartotece pracownika (Wykaz Pracowników) należy wpisać
końcówkę jego konta.
Sposób wyświetlania
Kolor tła i liter - Sposób wyświetlania kolejnych rekordów na ekranie możemy sami zaprojektować,
wybierając dla poszczególnych pozycji różny kolor tła oraz liter. Program automatycznie ustawia białe tło
oraz czarne litery. Jeśli chcemy zmienić barwy, wystarczy kliknąć
windowsową paletę kolorów.
aby uruchomić standardową
109
Formuła obliczeniowa
Formuła obliczeniowa, czyli sposób liczenia danego składnika przez program, może być podana
w dwojaki sposób:
1
Jako funkcja napisana językiem programowania Delphi - dla informatyków.
2
Jako wyrażenie matematyczne - dla każdego operatora.
Tworzenie formuł odbywa się na ogólnych zasadach, przy zastosowaniu znaków typu: + dodawanie, odejmowanie, / dzielenie,* mnożenie, () nawiasy itd. Dodatkowo jednak na potrzeby tego programu
przygotowana została lista kluczy-funkcji, które pomogą nam łączyć różne wartości. Na przykład
pomnożyć kwotę stawki zaszeregowania z kartoteki pracownika z % premii miesięcznej z jego
składników tymczasowych tak, aby w efekcie uzyskać wartość premii miesięcznej dla tej osoby. Opis
działania wszystkich kluczy-funkcji znajdziemy w rozdziale - Formuły Składników List Płac (zobacz
"Funkcje do Formuł składników List płac" na stronie 110).
110
Funkcje do Formuł składników List płac
ASum(X,Y) , ASum(X,Y,Z),
sum - ang. sumować
Oblicza wartość składnika X z kartoteki pracownika (z list zaksięgowanych).
X,Y – Wywołanie z dwoma parametrami
Y>0 - suma składnika X z ostatnich Y miesięcy
Przykład:
Sporządzamy listę za miesiąc marzec. W kartotece są następujące zapisy:
Miesiąc
Składnik
Wartość
Luty
100
70
Styczeń
100
brak (cały m-c chorobowe)
Grudzień
100
50
Listopad
100
50
ASum(100,3) wynik 120,00
Program obsługuje bazy z bieżącego i poprzedniego roku. Funkcja ASum może być
wywołana z miesiącem M1 oraz M2 równym ZERO, w takim przypadku zwraca nam wartość
zaksięgowanego składnika z bieżącego miesiąca.
X,Y,Z - Wywołanie z trzema parametrami
Program oblicza sumę składnika X w przedziale miesięcy od Y do Z bieżącego roku.
W/w funkcję należy używać przede wszystkim, jeśli stwierdzimy potrzebę wykorzystania danych
liczbowych pracownika z jego wypłat, z poprzednich miesięcy. Informacje te są niezbędne (na przykład)
do wyliczenia średniej do urlopu, z trzech ostatnich miesięcy.
Funkcja ta jest jednak najbardziej pomocna przy wyliczeniu wszystkich danych, potrzebnych do
wypełnienia deklaracji podatkowych PIT 8, 11oraz 40, gdzie musimy podać sumę podatku za kolejne
miesiące.
Jeżeli pracujemy jeszcze w roku bieżącym 1998, a wystawiamy PIT-y za zakończony rok lub deklarację
dla pracownika zwolnionego, to funkcja wyliczenia sumy podatku (załóżmy, że jest on oznaczony kodem
620), będzie wyglądała następująco:
ASum(620,1,12)
czyli suma składnika 620 od miesiąca stycznia do grudnia.
Natomiast, jeżeli pracujemy już w nowym roku w styczniu i wystawiamy PIT za rok poprzedni, wtedy ta
sama formuła będzie wyglądała następująco:
ASum(620,-1,-12)
111
czyli suma składnika 620 od miesiąca stycznia do grudnia z poprzedniego roku.
Znak “-“ jest dla programu informacją, że dane należy pobrać z roku poprzedzającego ten,
wpisany w parametrach systemu.
ASum(100,-1,-12)
suma z całego poprzedniego roku
DniMca(X)
Zwraca liczbę dni kalendarzowych miesiąca X z uwzględnieniem lat przestępnych. Dla
parametru X=0 zwraca liczbę dni bieżącego miesiąca (miesiąca z aktualnie przetwarzanej listy roboczej).
DniNN(X)
Podaje ilość dni nieobecności pracownika, wpisanych w kartotece osobowej, w harmonogramie
pracy dla bieżącego miesiąca.
Dla wartości parametru X zwracane są dni:
1. Dni robocze
2. Urlopu wypoczynkowego
3. Urlopu okolicznościowego
4. Urlopu bezpłatnego
5. Nieobecności nieusprawiedliwionej
6. Nieobecności usprawiedliwionej
7. Zasiłek chorobowy – Zakład
8. Świadczenie ciążowe – Zakład
9. Świadczenie powypadkowe- Zakład
10. Opieka nad zdrowym dzieckiem
11. Zasiłek chorobowy ZUS
12. Świadczenie ciążowe ZUS
13. Świadczenie powypadkowe ZUS
14. Zasiłek macierzyński
15. Zasiłek wychowawczy
16. Zasiłek opiekuńczy
17. Świadczenie rehabilitacyjne
18. Inne 1
19. Inne 2
112
Liczby od 1 do 19 odpowiadają numerom z Harmonogram pracy. Należy pamiętać, że liczba
kolejna przypisana jest do konkretnego rodzaju nieobecności. Dlatego jeżeli użyjemy funkcji DniNN(1),
program obliczy nam z harmonogramu ilość dni roboczych, natomiast jeśli użyjemy funkcji DniNN(4),
otrzymamy liczbę dni urlopu bezpłatnego, itd. Ilość wybranych dni z kalendarza osobistego pracownika,
użyta zostanie do wyliczenia wynagrodzenia, więc pamiętajmy o tym, aby kalendarz każdego pracownika
wypełnić na czas, odpowiednimi danymi.
Przykład:
DniNN(2) dla pracownika Kowalskiego wyniesie 3, jeżeli był on 3 dni na urlopie wypoczynkowym
w danym miesiącu i miał on te dni zaznaczone w swoim harmonogramie.
DniNZ
Zwraca liczbę dni, w których pracownik nie był zatrudniony w bieżącym miesiącu. Funkcję
możemy zastosować do wyliczenia płacy zasadniczej przy uwzględnieniu jego dni nieobecności (płaca musi
zostać pomniejszona)
Przykład:
xRound(Sum(98)*(30-Sum(4,19)-DniNZ)/30, 2)
DniRob(X)
Podaje ilość dni roboczych dla miesiąca X ( dni wpisane w Parametrach Systemu).
Jeżeli X=0, to podaje ilość dni roboczych dla bieżącego miesiąca.
Przykład:
DniRob(0) dla pracownika Kowalskiego wyniesie w miesiącu styczniu np.: 22, gdyż tyle było dni roboczych w
Zakładzie Kowalskiego. Funkcja ta nie odnosi się do konkretnego pracownika, tylko pobiera ilość dni
roboczych (firmy w danym miesiącu) jako liczbę potrzebną do przeliczeń np.: wynagrodzenia zasadniczego
Kowalskiego.
W zależności od sposobu liczenia w danym zakładzie niektórych składników wynagrodzenia - jeśli pracownik
był w lutym 3 dni na urlopie wypoczynkowym, wtedy wynagrodzenie zasadnicze musi być pomniejszone o
nieobecności.
Kolejność jest następująca:
Wynagrodzenia zasadnicze dzielone jest przez ilość dni roboczych, a następnie pomnożone przez liczbę dni
pracy (patrz funkcja DniPracy(0)), czyli obecności pracownika.
113
Natomiast jego wynagrodzenie za 3 dni urlopu liczone jest na innych zasadach, np. jako średnia
z trzech miesięcy, przypadająca na jeden dzień i pomnożona przez liczbę dni urlopu.
ETAT
Funkcja zwraca współczynnik wymiaru czasu pracy wpisany w kartotece osobowej pracownika
w opcji Wykaz Pracowników. Wartość podana jest w postaci ułamka np. 3/4, wynikiem będzie współczynnik
0.75
(W programie
Wykaz Pracowników - Dane o zatrudnieniu - Zatrudnienie - Wymiar czasu pracy,
W programie
Wykaz pracowników (na stronie 213))
114
GODZ(x)
Funkcja oblicz liczbę godzin z kalendarza pracownika GODZ(x) gdzie x:
1 - godziny przepracowane
2 - nadliczbowe 50%
3 - nadliczbowe 100%
4 - II zmiana
5 - III zmiana
6 - nocne
7 - w dni świąteczne
If(L,X,Y) if - ang., jeżeli, jeśli
Jest to funkcja logiczna, często stosowana w wyliczaniu list płac. Jej ogromne znaczenie
spowodowane jest tym, że program przy liczeniu kolejnych składników listy, ciągle musi “decydować”, co
powinien wybrać.
Każdy użytkownik powinien sobie zdawać sprawę z zasad jej działania.
Funkcja ta składa się z trzech parametrów. Rezultatem działania jest podanie parametru X,
jeżeli wartość L (wyrażenie logiczne określające parametr X) jest prawdziwe, w przeciwnym wypadku podaje
parametr Y.
Przykład:
Obliczanie zasiłku wychowawczego
IF(sk(827)=1,sk(832),IF(sk(827)=2,sk(833),0))
Jeżeli wartość składnika (stałego) 827 wynosi 1 to funkcja podaje wartość składnika 832, dla
wartości 2 podaje wartość składnika 8Składniki 832 i 833 mogą być typu "2" - ze zbioru składników listy płac.
Dla funkcji IF dopuszczalne są operatory logiczne: = równy, > większy, < mniejsze, <>różny.33, w
przeciwnym wypadku (np. składnik 827 nie występuje) podaje wartość 0,- (brak uprawnień do zasiłku
wychowawczego).
Parametry('X')
Funkcja zwraca wartość zasiłków, kosztów, podatków itp. zawartych w Parametrach Systemu.
X jest nazwą pola bazy danych PARAM.ADT zapisaną w pojedynczych "uszach".
115
Przykład:
Parametry('Koszty1') - koszty uzyskania zwykłe
Parametry('Koszty2') - koszty uzyskania podwyższone
Parametry('SK_Emerytalne') - procent składki na ub. Emerytalne
Podatek(X,Y)
Oblicza stawkę podatkową (współczynnik %), uwzględniając progi podatkowe zawarte w
Parametrach Systemu.
X - kod składnika Brutto do opodatkowania,
Y - współczynnik podwojonej górnej granicy podatkowej dla rozliczających się wspólnie z małżonkiem (liczba
2). Wszystkie inne wartości tego parametru traktowane są jako 1.
Przykład:
Podatek(602,SK(900))
602 - kod składnika brutto
900 - kod składnika stałego zawierającego ew. współczynnik 2
Nie musimy wprowadzać składnika stałego 900 z wartością jeden. Podatek(602,1) - gdy nie
mamy pracowników z podwójną granicą.
Przykład:
xRound(xRound(Sum(620),0)*Podatek(300,Sk(882))-Sum(610),1)
620 - Netto do opodatkowania (po odjęciu składek i kosztów).
300 - Ogółem przychody Brutto do opodatkowania.
882 - Składnik Stały (podwójny próg podatkowy).
610 - Ulga podatkowa.
116
Nie musimy definiować pracownikom składnika stałego z wartością 1. Wartość ta
przyjmowana jest domyślnie.
PoleBazy('PARAMETRY', 'Pr_Wypadkowe'), PoleBazy('ZUS', 'Kod_Tyt_Ubezp2')
W związku ze zmianą stawki procentowej Składki Ubezpieczenia Wypadkowego, która teraz
zależy od „parametrów” firmy, została ona dodatkowo zdefiniowana w Parametrach Systemu (Parametry są
indywidualne dla każdej firmy w bieżącym roku). W module Płacowym, dostęp do tej wartości możemy
uzyskać właśnie za pomocą tej funkcji:
Funkcja pobiera dane z następujących baz (pisanych dużymi literami i w pojedynczych "uszach"):
'OSOBY'
'ZUS'
'PARAMETRY'
'WSPOLNICY' - przy deklaracjach w programie
Sk(X)
Funkcja Sk(X) odwołuje się do innego składnika X Stałego, bądź Tymczasowego pracownika
(patrz funkcja Splata(X,Y)). Nie przelicza, a tylko odwołuje się (najczęściej w przypadku potrzeby skorzystania
z danego składnika przy używaniu innych funkcji).
(W programie
Stałe; Tymczasowe (zobacz "Składniki Stałe - F6 oraz Tymczasowe - F7"
na stronie 221) W programie
Tymczasowe - F7" na stronie 221))
Stałe oraz Tymczasowe (zobacz "Składniki Stałe - F6
oraz
Na przykład:
Składnik 130 naszej listy płac liczy 20 % premii od stawki zasadniczej bez względu na inne czynniki:
Formuła jest następująca: sum(sk(800)*0.2) gdzie Sk(800) jest pomnożone przez 0.2 (inaczej 20%). Sk(800) jest
odwołaniem się do składnika 800, gdzie umieszczono stawkę pracownika, np. w wysokości 1000 zł.
117
Rezultatem będzie suma 200 zł.
Splata(X,Y)
Spłata kredytu. Funkcja szeroko stosowana do rozliczeń spłacanych kwot kredytu. Jeżeli chcemy potrącać
pracownikowi, co miesiąc z wypłaty, pewną ustaloną kwotę np.:
ratę z kasy zapomogowo pożyczkowej,
ratę spłaty funduszu mieszkaniowego,
kwotę zwolnienia z podatku ustaloną dla pracownika przez Urząd Skarbowy,
lub inne kwoty (spłacane regularnie, co miesiąc),
wtedy nie musimy pamiętać, co miesiąc o tych potrąceniach, gdyż program sam będzie pobierał
z zadeklarowanej kwoty nazwijmy to kredytu X wyznaczone raty spłat Y.
System za pomocą tej funkcji potrąca odpowiednią kwotę, aż do wyczerpania kredytu. Za
każdym razem po wykonaniu operacji i po zaksięgowaniu listy (!!!!!!), automatycznie obniżane jest saldo
kredytu o spłacone raty, aż do zera.
Saldo kredytu X musi być zdefiniowane w Składnikach stałych (zobacz "Składniki Stałe - F6
oraz Tymczasowe - F7" na stronie 221). Rata Y może być składnikiem stałym lub może być podawana
jako liczba. Przykład:
Splata(852,sk(853)) - Saldo kredytu jest pod kodem 852, a rata pod kodem 853 w zbiorze
składników stałych.
Splata(852,50) - Saldo jw. Rata dla wszystkich pracowników 50 zł
Staz(X)
X - oznacza ilość lat.
Podaje aktualny staż, jeżeli przepracowany okres czasu jest większy od parametru X. Wartość zwracana jest
jako współczynnik tzn. dla 5% stażu będzie 0.05
Do prawidłowego działania funkcji należy w kartotece pracownika w opcji PRACOWNICY - Wykaz
Pracowników, wypełnić pola:
Aktualny staż
Data zmiany stażu
Data przyjęcia do pracy (w obecnym zakładzie)
Program oblicza bieżącą datę jako 01.mm.rrrr gdzie:
~ mm oznacza miesiąc, dla którego sporządzana jest lista np. 01
118
~ rrrr - rok (wpisany w parametrach systemu) np. 1999
W bieżącej dacie przyjmowany jest zawsze pierwszy dzień miesiąca np. 01.05.1998. Jeżeli
bieżąca data jest mniejsza od daty zmiany stażu (w kartotece), wtedy funkcja zwraca aktualny staż (z
kartoteki), w przeciwnym wypadku do aktualnego stażu dodawany jest jego przyrost z parametrów
systemu. Jeżeli bieżąca data jest większa bądź równa dacie zmiany stażu, to podczas zapisu listy
(klawisz F9 w przygotowaniu list) następuje aktualizacja pól:
Aktualny staż (zwiększenie o przyrost stażu - w Parametry Systemu).
Sum(X) i Sum(X,Y)
X,Y - oznaczają kody składników, które należy sumować
Formuła oblicza sumę wartości składnika (X) lub sumę wartości dla przedziału od składnika X do składnika Y
dla bieżącej listy.
Nie jest wymagane uzupełnianie zerami składników o kodach poniżej 100. Dla kodu 021
wystarczy wpisać 21. Funkcję można stosować także z jednym tylko parametrem, wówczas zwracana jest
wartość podanego składnika.
Przykład:
Sum(21,25) - podaje sumę składników od 21 do 25, czyli 21+22+23+24+25
Sum(100) - podaje wartość składnika 100
Funkcję stosujemy do sumowania składników aktualnie przetwarzanej listy roboczej. Oczywiste
jest, że funkcja może sumować składniki o kodach mniejszych niż kod składnika aktualniej obliczanej
formuły.
xRround(X,Y) round - ang. zaokrąglać
Zaokrągla wartość parametru X w zależności od parametru Y.
Przykład:
xRound(1425.75,-3) = 1000.00
xRound(1425.75,-2) = 1400.00
xRound(1425.74,-1) = 1430.00
xRound(1425.74, 0) = 1426.00
xRound(1425.74, 1) = 1425.70
xRound(1425.74, 2) = 1425.74
Jest to zwykła funkcja matematyczna, służąca do
zaokrąglania liczb. Podczas przeliczania listy płac,
niektóre składniki muszą być zaokrąglone do: 10gr.
, 1 grosza, całych złotych (np. przy obliczaniu
podatku czy składki ZUS.)
Może
być
również
funkcją
wewnętrzną,
tworzącą
bazę
dla
innej,
wykorzystującej liczby całkowite do dalszego
przeliczania wartości.
119
Funkcję xRound należy stosować we wszystkich formułach obliczeniowych, w których
wykorzystujemy mnożenie bądź dzielenie.
Należy ustawić zaokrąglenie do dwóch miejsc po przecinku (1-go grosza).
Na przykład: xRound(sum(100)*Sk(850)/100,2)
Jeśli wszystkie składniki zaokrąglone będą do pełnego grosza, wtedy nie będzie problemów z
uzgodnieniem zbiorówek.
ZasRP(X,Y)
Funkcja stosowana do obliczenia kwoty oraz ilości osób uprawnionych do zasiłku rodzinnego i
pielęgnacyjnego.
X=1 zasiłek rodzinny, X=2 zasiłek pielęgnacyjny
Y=1 kwota zasiłku, Y=2 ilość osób uprawnionych do zasiłku
Przykład:
ZasRP(1,1) - kwota zasiłku rodzinnego
ZasRP(1,2) - liczba osób uprawnionych do zasiłku rodzinnego
Do prawidłowego działania funkcji muszą być wypełnione stawki zasiłków w Parametrach
Systemu oraz zaznaczone uprawnienia odpowiednich członków rodziny w danych o rodzinie pracownika
(F10 lub) w opcji Wykaz Pracowników.
Zus(X)
Funkcja korzysta z danych zawartych w bazie ZUS.ADT. Dzięki jej zastosowaniu możemy
znacznie ograniczyć konieczność definiowania dodatkowych Składników Stałych.
Parametr X przyjmuje wartość od 1 do 14:
(1)
Zwraca cały kod tytułu ubezpieczenia (sześć cyfr). Otrzymana wartość jest liczbą,
dlatego dla kodu 011000 zwracana jest liczba 11000.
120
(2)
Zwraca tylko kod tytułu ubezpieczenia (cztery cyfry). Otrzymana wartość jest liczbą,
dlatego dla kodu 0110 zwracana jest liczba 110.
(3)
Zwraca kod: ustalone prawo do emerytury lub renty:
0 - nie ma ustalonego prawa;
1 - ma ustalone prawo do emerytury;
2 - ma ustalone prawo do renty.
(4)
Zwraca kod: stopień niepełnosprawności:
0 - nie posiada orzeczenia o niepełnosprawności;
1 - lekki stopień niepełnosprawności;
2 - umiarkowany stopień niepełnosprawności;
3 - znaczny stopień niepełnosprawności.
(5)
Kontrola bieżącej daty obliczonej jako 1-szy dzień miesiąca, za który obliczana jest
lista, z datą końcową okresu, na jaki orzeczony został stopień niepełnosprawności.
Jeżeli bieżąca data jest większa to zwracana jest wartość zero. W przeciwnym
wypadku jeden.
(6)
Podlega ubezpieczeniu emerytalnemu 1=Tak, 0=Nie.
(7)
Podlega ubezpieczeniu rentowemu.
(8)
Podlega ubezpieczeniu chorobowemu.
(9)
Podlega ubezpieczeniu wypadkowemu.
(10)
Wnosi o objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem emerytalnym.
(11)
Wnosi o objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem rentowym.
(12)
Wnosi o objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym.
(13)
Kod stopnia niezdolności do pracy.
(14)
Kontrola bieżącej daty obliczonej jako 1-szy dzień miesiąca, za który obliczana jest
lista, z datą końcową okresu, na jaki orzeczony został stopień niezdolności do
pracy. Jeżeli bieżąca data jest większa to zwracana jest wartość zero. W
przeciwnym wypadku jeden.
121
Źródła
Opis źródeł pobierania danych do składników Listy Płac
1. Dane pobierane z kartoteki osobowej pracownika.
Dane pobierane z kartoteki pracownika ograniczone są tylko do znajdujących się w niej pól
numerycznych (np. stawka zaszeregowania). Jako formułę pobierającą dane, używa się wtedy zakodowanej
nazwy tego pola, np. dla stawki zaszeregowania użyjemy kodu STAWKA.
Przykład:
Kod
800
Nazwa
STAWKA
Opis
Stawka zaszeregowania
Źródło
1. Z kartoteki osobowej pracownika
Kod ZUS
0. Składnik pomocniczy
Typ
0. Zwykły składnik
STAWKA
W formule obliczeniowej wyraz STAWKA jest nazwą pola z bazy danych.
2. Dane pobierane ze zbioru składników listy płac.
Dane pobierane z listy składników to najczęściej informacje potrzebne do wyliczeń, np.:
wskaźniki, średnie, koszty uzyskania, ulga podatkowa, wysokość zasiłku rodzinnego. Jest to zestaw
parametrów potrzebnych do przeliczeń nie związanych z konkretnym pracownikiem.
Przykład:
Kod
810
Nazwa
ZAS.R.I
Opis
Stawka zasiłku rodzinnego Gr. I
Źródło
2. Ze zbioru składników listy płac
Kod ZUS
Typ
35.30
122
W formule obliczeniowej znakiem oddzielającym grosze jest KROPKA. Przypominam, że
część numeryczna klawiatury (z prawej strony), wpisuje przecinek.
3. Wartość wczytana z ekranu (tylko w programie
KP)
W momencie naliczania listy program zatrzymuje się i prosi o podanie wartości dla danego
składnika (w ten sposób zdefiniowanego).
Przykład:
Kod
550
Nazwa
OBIADY
Opis
Potrącenia za obiady
Źródło
3. Wartość wczytana z ekranu
Kod ZUS
Typ
Wartość wczytana z ekranu to inaczej wpisywanie danych na gorąco w ostatniej chwili, już
podczas tworzenia listy płac.
Na przykład w ostatnim momencie dostarczono listę potrąceń za obiady. Operator nie decyduje
się na wpisywanie ich jak zwykle w składnikach tymczasowych, lecz zmienia źródło na wartość wczytaną z
ekranu i mając listę potrąceń przed sobą wpisuje konkretne dane na żądanie systemu, podczas
automatycznego tworzenia listy.
4. Wartość obliczona na podstawie innych składników
(Suma brutto wyliczana jest na podstawie np. płacy zasadniczej i dodatków.)
Wartość obliczona na podstawie innych składników, przy wykorzystaniu algorytmów
matematycznych.
Przykład:
Kod
100
Nazwa
ZASAD.
Opis
Płaca zasadnicza
Źródło
4. Wartość
składników
Kod ZUS
11. Wynagrodzenie zasadnicze
Typ
Sk(800)/DniRob(O)*DniNN(1)
obliczona
na
podstawie
123
innych
Użyty algorytm Sk(800)/ DniRob(0)*DniNN(1), oznacza, że wynikiem działania będzie pobranie
ze składnika 800 wartości stawki zaszeregowania, a następnie podzielenie jej na ilość dni roboczych w
bieżącym miesiącu (0) i pomnożenie przez ilość dni pracy danego pracownika, wyliczoną na podstawie jego
nieobecności w bieżącym miesiącu. Wszystkie formuły używane w składnikach, służące do wyliczania
wartości na podstawie innych składników, opisane zostały w dalszej części instrukcji. Zobacz Formuły do
Funkcji List Płac (zobacz "Funkcje do Formuł składników List płac" na stronie 110).
5. Dane pobierane ze zbioru składników stałych pracownika.
Przykład:
Kod
830
Nazwa
IL.DZIECI.
Opis
Ilość osób uprawnionych do zas. Rodzinnego
Źródło
5. Ze zbioru składników stałych pracownika
Kod ZUS
Typ
6. Dane pobierane ze zbioru składników tymczasowych pracownika.
Przykład:
Kod
150
Nazwa
NAGRODA
Opis
Nagroda okolicznościowa
Źródło
6. Ze zbioru składników tymczasowych pracownika.
Kod ZUS
50. Inne składniki wynagrodzenia
Typ
124
Składniki List Płac dołączone do programu
Przykładowa lista składników listy płac.
Lista składników składa się z reguły z kilkudziesięciu lub kilkuset pozycji, (ilość utworzonych
składników jest ograniczona do 999), z których każda posiada przede wszystkim: kod, nazwę skróconą,
nazwę pełną, sposób zaokrąglenia (ilość miejsc po przecinku), formułę obliczeniową. Aby lista była
przejrzysta, składniki układamy w grupy. Przedstawiony w dalszej części przykład nie musi być traktowany
jako standard. Każda firma może tworzyć własny, odpowiedni dla siebie schemat (lub po skorygowaniu (lub
nie), skorzystać z naszego).
Składniki od kodu 1 do 99 to składniki zawierające: dni obecności pracownika, dni nieobecności
pracownika, ilości godzin przepracowanych, godzin nadliczbowych, akordowych, współczynniki
wyliczone na podstawie innych składników, inne podstawy potrzebne do liczenia dalszej części listy.
125
W składnikach muszą się znaleźć wszystkie rodzaje nieobecności, godzin, itp., jakie mogą
wystąpić w naszej firmie. Niektóre zakłady nie wypłacają wynagrodzenia na podstawie ilości godzin czy
nieobecności, ale na podstawie pewnej kwoty za wykonany wyrób, akordowo itp., dlatego definiujemy tylko
te składniki, które występują w naszej firmie.
Druga grupa to najczęściej płaca podstawowa + jej pochodne, czyli premia, szkodliwe, nadliczbowe,
dodatki funkcyjne.
Kończymy tutaj część listy płaconej przez zakład pracy, a rozpoczynamy kolejną,
zawierającą świadczenia wypłacane w imieniu ZUS (dlatego oddzielamy ją od zakładowej).
Świadczenia wypłacane w imieniu ZUS.
126
W tym momencie posiadamy wyliczone wynagrodzenie brutto, składające się z płacy
podstawowej i jej pochodnych oraz ze świadczeń ZUS, które utworzone są ze świadczeń opodatkowanych i
nie opodatkowanych. Do podstawy podatku należy pobrać sumę świadczeń opodatkowanych i płacy
zasadniczej.
Od sumy tych wszystkich dochodów możemy liczyć podatki lub potrącać składki na różne cele
(kasa zapomogowo-pożyczkowa, składki na fundusz mieszkaniowy, związki zawodowe, ubezpieczenia,
potrącenia komornika, itp.). Należy utworzyć takie składniki, jakie występują w danej firmie.
To jest kolejny zakres składników listy płac.
Potrącenia z wypłaty, np.:
127
Ostatnią grupę stanowią składniki typu "zmienne", które mogą być wykorzystane w którejkolwiek z
przedstawionych wcześniej grup.
128
Szablony List Płac w programie KE
Dostęp do opcji
:
MENU GŁÓWNE - Słowniki - Dane kadrowo - płacowe - Definiowanie Szablonów List Płac
IKONA
Szablonem nazywamy zestaw składników płacowych, które mogą wystąpić w danym rodzaju
listy. Domyślnie program zawiera dwa szablony:
nr 1 dla ogólnej listy płac, zawierający typowe składniki płacowe
nr 11 dla listy Umów Zleceń
Przed przystąpieniem do tworzenia szablonów należy przeglądnąć (i ewentualnie
przystosować) składniki list płac (zobacz "Składniki Listy Płac" na stronie 104), które są ogniwami
tworzącymi odmienne łańcuchy (szablony) wzorów (składniki) naliczających różne płace. Wiadomo
przecież, że inna jest lista składników stanowiących wzór do naliczania płacy miesięcznej dla pracownika
umysłowego, a inna dla pracownika fizycznego pracującego w systemie akordowym. Każdy szablon jest
więc grupą tylko tych składników, które biorą udział w obliczaniu konkretnej płacy.
Konstruowanie szablonów jest bardzo prostym zajęciem i przypomina zabawę klockamiskładnikami. Z pewnością jednak nie będziemy tworzyć list z wszystkich dostępnych składników
jednocześnie. Większość firm przeważnie liczy oddzielne listy: ZUS, dodatkowych premii, nagród (wtedy
niepotrzebne nam są na przykład dni nieobecności czy też stawka zaszeregowania). Przy tworzeniu
szablonów powinniśmy wziąć pod uwagę wszystkie możliwości i potrzeby naszej firmy. Jednak, jeśli na
początku pracy z tym systemem nie jesteśmy w stanie stwierdzić czy zdefiniowane składniki będą
odpowiednie, możemy je skorygować/dopisywać w następnych miesiącach.
Konstruowanie szablonów
129
Okno szablonów list płac podzielono na dwa bloki:
Lewy blok to lista dostępnych w programie składników, natomiast prawy to wykaz składników
znajdujących się w bieżącym szablonie. Przez bieżący rozumiemy ten, którego nazwa widnieje w menu
okna. W naszym przykładzie jest to: 1-lista podstawowa.
Utworzenie nowego szablonu będzie możliwe po kliknięciu
w menu okna.
W okienku mamy do dyspozycji standardowe ikony:
lub INSERT
Dopisywanie nowego szablonu do listy. Podajemy numer oraz
nazwę.
Kasowanie bieżącego rekordu.
130
lub F4 lub LKM2x
Otwieranie bieżącego szablonu. Gdy otworzymy nowy szablon,
prawy blok okna będzie pusty.
lub ESC
W menu okna znajdują się dwie ikony.
Automatyczne dostosowanie szerokości kolumn do rozmiarów tabeli.
Wydruk/Podgląd zawartości szablonu.
Szczegółowy opis znajdziesz w rozdziale Ikony do obsługi baz danych (na stronie 48).
Konstruowanie szablonu.
Przenoszenie składników do szablonu może odbywać się na dwa różne sposoby.
Przesyłamy po jednym składniku.
Bieżący rekord zostanie przeniesiony do szablonu, po kliknięciu ikony
wyrzucić składnik z szablonu klikamy
(lub naciśnięciu F6). Aby
(lub naciśnięciu F8).
Pobranie składnika do szablonu nie oznacza oczywiście, że dla innych szablonów będzie już
niedostępny. Każdy szablon korzysta z pełnej kolekcji składników list płac, więc gdy utworzymy nowy,
zostanie ponownie wyświetlona lista wszystkich składników.
Przesyłamy zaznaczone składniki.
Zaznaczanie pozycji odbywa się przy pomocy klawisza SHIFT oraz LPM. Trzymając klawisz SHIFT
klikamy pierwszy rekord z grupy składników, które chcemy przenieść, a następnie ostatni. Wybrane
pozycje zostaną podświetlone na granatowo. Możemy także skorzystać z klawisza CTRL i LPM, aby
móc zaznaczać poszczególne rekordy, występujące w tabeli w różnych miejscach (nie po kolei), lub
odznaczać pojedyncze składniki z wybranej grupy.
Przesyłanie grupy składników nastąpi po kliknięciu
szablonu, korzystamy z ikony
.
. Jeśli chcemy skasować grupę składników z
131
Przedstawiony (na początku) przykład to podstawowa lista płac. Proszę zwrócić uwagę, że tych
składników, które tworzą zawartość szablonu na liście z prawej strony, nie ma na liście składników z lewej
strony. Taki sposób tworzenia szablonów jest przejrzysty, ponieważ lista dostępnych składników nie
wyświetla niepotrzebnie składników, które już zostały wybrane.
Gdy przez pomyłkę wybierzemy nieodpowiedni składnik do tworzonego szablonu, wyrzucamy go w
taki sam sposób, w jaki go tam umieściliśmy, korzystając z odwrotnej strzałki. Z listy zostanie usunięty i
na powrót znajdzie się w tabeli dostępnych składników w lewym bloku.
Pożyteczne informacje
Zawsze przed wydrukiem możemy podglądać listę płac na ekranie i określić parametry druku
przed jej ostatecznym wysłaniem na drukarkę. Patrz opis opcji: Ikony do obsługi baz danych (na stronie
48) oraz Pozostałe Ikony (na stronie 70).
Program Księga Express PRO zawiera kolekcję składników list płac, na których najczęściej
opiera się struktura płac w większości firm. Na ich podstawie zostały utworzone podstawowe szablony list
płac. Zbiory te przygotowano po to, aby każdy operator mógł prześledzić zasady tworzenia składników oraz
szablonów. Nie jest to jednak sztywny zbiór. Możemy go dowolnie modyfikować kasując, dopisując lub
zmieniając składniki, czy też pozbywając się wszystkich szablonów i tworząc zupełnie nowe, własne.
Pamiętać jednak należy aby nie postępować zbyt pochopnie.
132
Słowniki ZUS w KE
Dostęp do opcji
:
MENU GŁÓWNE - Słowniki - Dane kadrowo-płacowe - Słowniki ZUS
Poruszamy się po liście jak po każdym innym menu. Kliknięcie LPM lub naciśnięcie klawisza
ENTER, spowoduje wybranie bieżącego słownika.
Niżej przedstawiony przykład jest słownikiem Wykonywanych zawodów. Obsługa okna
jest niezwykle prosta.
(pasek
Po kliknięciu ikony
narzędziowy Ikon do obsługi Baz
Danych (zobacz "Ikony do obsługi
Baz Danych" na stronie 48) ) lub
naciśnięciu
klawisza
INSERT,
możemy wprowadzić nową pozycję.
Korekty dokonujemy po naciśnięciu
klawisza ENTER na danym polu lub
kliknięciu LKM.
133
Zbiory kodów ZUS- owych posegregowano w następujących grupach:
Podmiot podstawowy wraz z rozszerzeniem
Słownik wszystkich rodzajów podmiotów. Pierwsze dwa znaki kodu oznaczają podmiot
podstawowy, a następne dwa jego rozszerzenie.
Na przykład:
Kod 0311
03 oznacza członka spółdzielni; 11 opisuje rodzaj spółdzielni – w tym wypadku jest
to spółdzielnia kółek rolniczych. Cały kod oznacza członka spółdzielni kółek
rolniczych.
Przyczyna wyrejestrowania ubezpieczonego
Słownik zawierający listę możliwości, które przyczyniły się do wyrejestrowania
ubezpieczonego.
Na przykład:
Kod 100
rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy
..............
Kod 142
zaprzestanie wykonywania wolnego zawodu
Przyczyna wyrejestrowania płatnika z ubezpieczeń
Słownik ten składa się z kilku części pogrupowanych według kodów:
Kody od 111 do 117
Kody od 121 do 122
Osoby fizyczne opłacające składki wyłącznie za siebie.
Osoby fizyczne opłacające składki także za innych ubezpieczonych.
Kody od 211 do 240
Płatnicy składek posiadający osobowość prawną.
Kody od 311 do 350
Płatnicy będący jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi
osobowości prawnych (jednostki i zakłady budżetowe).
Kod 600
Oznacza inne przyczyny wyrejestrowania płatnika.
Stopień pokrewieństwa lub powinowactwa
Słownik z kodami określającymi pokrewieństwo z płatnikiem.
Na przykład:
Kod 40
Babka
134
Składniki wynagrodzenia
Nie jest to słownik ze składnikami listy płac, lecz słownik rodzajów wynagrodzenia, które
stosujemy w formularzach RNA.
Na przykład:
Kod 11
Wynagrodzenie zasadnicze.
Kod 22
Premia kwartalna.
Rodzaje choroby
Kod ten składa się z 1 znaku, a w przypadku zbiegu chorób przybiera postać X/X.
Stopień niezdolności do pracy
Poszczególne kody dzielą osoby według całkowitej lub częściowej niezdolności do
pracy, a także czasu, na jaki niezdolność ta została orzeczona.
Wykształcenie
Słownik zawiera rodzaje wykształcenia.
Wykonywany zawód
Kod wykonywanego zawodu składa się z 7 znaków. Pełny ich wykaz znajdziemy w
“Klasyfikacji Zawodów i Specjalności” wydanej na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Socjalnej z dnia 20 kwietnia 1995 roku, w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności dla potrzeb
rynku pracy oraz zakresu jej stosowania.(Dz. U. Nr 48 poz.253)
Świadczenie lub przerwa w wykonywaniu pracy
Słownik ten składa się z kilku części pogrupowanych według kodów:
Kody rozpoczynające się od cyfry 1
Określają powody przerwy w opłacaniu składek.
Określają rodzaje świadczenia.
Określają rodzaje świadczenia i przerwy.
Rodzaj uprawnienia
Słownik rodzajów zezwoleń, koncesji i wpisów do różnych rejestrów.
135
Typ identyfikatora
P
PESEL
N
NIP
R
REGON
dowód osobisty
1
paszport
2
Praca w szczególnych warunkach lub w szczególnym Charakterze
Kody pracy w szczególnym charakterze składa się z 9 znaków. 5 pierwszych, określa załącznik do
Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lutego 1983r. W sprawie wieku emerytalnego pracowników
zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (Dz. U. Nr 8, poz. 43 ze
zm.), z których:
Pierwszy to litera A lub B
oznaczająca nazwę wykazu.
Drugi i trzeci znak
to numer działu w wykazie (podanym cyframi arabskimi).
Czwarty i piąty znak
to numer rodzaju pracy w dziale.
Szósty i siódmy znak
oznaczają kod zarządzenia resortowego. (Właśnie takie kody zostały
standardowo wpisane do tego słownika.)
Ósmy i dziewiąty znak
to numer określający stanowisko pracy jako punkt w pozycji rodzaj
pracy określony w wykazie szczegółowym, stanowiącym załącznik do
zarządzenia resortowego, stosowanego przez płatnika składek na
podstawie odrębnych przepisów.
Jeśli w naszym zakładzie zatrudniane są osoby do prac w szczególnych warunkach lub
w szczególnym charakterze, wtedy odpowiednie kody musimy zbudować według przedstawionego
przez ZUS schematu.
Kody pracy w szczególnych warunkach, nie są często wykorzystywane. Ich konstruowanie zależy od
branży naszego zakładu i dlatego mogą występować w różnych konfiguracjach.
Kasa chorych
Kod Kasy Chorych wprowadzamy po naciśnięciu klawisza INSERT, a następnie F2.
136
DDeeffiinniiccjjee ddeekkllaarraaccjjii//sspprraaw
woozzddaańń
Dostęp do opcji:
MENU GŁÓWNE - Słowniki - Definicje deklaracji / sprawozdań
IKONA -
Opcja została przygotowana do parametryzowania raportów w oparciu o projekty wykonane w
RAVE (zobacz "Edytor Wydruków RAVE" na stronie 66). Definiując sposób obliczania wartości w
poszczególnych polach (np.: funkcja Delphi lub wartość wpisana z ekranu), możemy skonstruować listę
wyników.
W opcji tej podajemy parametry poszczególnych raportów. Po przygotowaniu schematu
sprawozdań lub deklaracji, okno to nie będzie zbyt często przez nas otwierane, ponieważ drukowanie
odbywa się w opcji:
program FK
Wydruki - Raporty - Sprawozdania (na stronie 180).
program
Księga + VAT - Raporty / Deklaracje PIT / Sprawozdania (zobacz "Raporty Sprawozdania" na stronie 180)
Definiowanie oraz drukowanie raportów zostało umyślnie rozdzielone tak, aby początkujący
operator podczas drukowania raportów, nie zmienił, przez niewiedzę, istotnych składowych projektu.
137
Górna część okna zawiera ikony do obsługi opcji. Dodatkowo, w menu głównym programu,
dostępnych jest kilka innych ikon, wspomagających naszą pracę. Poznaliśmy je już wcześniej, jeśli jednak
potrzebujemy przypomnienia, koniecznie musimy wrócić do rozdziałów: Ikony do obsługi Baz Danych (na
stronie 48) oraz Pozostałe Ikony (na stronie 70). Oprócz nich znajdziemy również nowe, które służą do
tworzenia gałęzi drzewa. Pierwsza z nich
Grupa, pozwoli na dodanie nowej grupy, druga natomiast
na dopisywanie w niej kolejnych pozycji.
Pracę rozpoczynamy od utworzenia grupy. Następnie klikamy nazwę nowoutworzonej gałęzi, a
program pozwoli na jej zmianę. Kolej na utworzenie nowego raportu. W analogiczny sposób zmieniamy jego
nazwę na przykład na PIT 4.
Kolejna kolumna zawiera pola typu memo,
dla każdego utworzonego przez nas projektu oraz grupy.
W zależności od tego, czy zostały wypełnione dane (w
zakładce drugiej), ikona zmienia wygląd:
Po kliknięciu znaczka LKM lub naciśnięciu klawisza ENTER, pod polem wyświetlona zostanie
okienko, w którym podajemy objaśnienia danego pola. Jeśli jest to pole należące do całego raportu
podajemy jego nazwę. Na przykład "Deklaracja VAT-7".
Jeśli chcemy opuścić pole typu memo, używamy myszki lub kombinacji klawiszy
CTRL+ENTER, (a nie samego ENTER).
Kolejne kolumny służą do podania nazwy pliku oraz konkretnego raportu, przygotowanego w
RAVE (zobacz "Edytor Wydruków RAVE" na stronie 66).
RAVE
Nazwa Pliku
Nazwa pliku, w którym znajdują się raporty RAVE (zobacz "Edytor Wydruków
RAVE" na stronie 66), czyli projekty na przykład deklaracji.
Nazwa
Raportu
Nazwa konkretnego raportu znajdującego się w podanym wcześniej pliku programu
RAVE.
138
Naciśnięcie klawisza ENTER na pozycji (oprócz pola MEMO), lub LKM 2x lub ikona
wyświetlenie okna z wszystkimi parametrami bieżącej pozycji:
spowoduje
W zakładce pierwszej (zdjęcie) znajdują się podstawowe dane dotyczące skryptu. Zakładka
druga to pole memo, które omówiliśmy wcześniej. Dodatkowo mamy jeszcze 3 zakładkę, w której podajemy
dane o EXCEL.
EXCEL
Nazwa
Pliku
Podajemy nazwę pliku odpowiedniego dla programu EXCEL, w którym umieszczony
zostanie nasz raport.
Skoroszyt
W polu wpisujemy nazwę dla arkusza.
139
Po utworzeniu nowej grupy, a później nowego raportu, przystępujemy do definiowania kolejnych
pól. Na początek klikamy
lub naciskamy klawisz F6, aby tworzyć (lub korygować) elementy składowe
(kolejne pozycje) bieżącego raportu.
Podobnie jak przy zakładaniu raportu, klikamy
(lub naciskamy klawisz INSERT lub
), a następnie wpisujemy nazwę określającą daną pozycję. Po przejściu do pola memo podajemy
objaśnienie. Na przykład:
140
W następnych komórkach wpisujemy kod pozycji oraz nazwę.
W polu kod możemy również podawać wartości ujemne.
Kody w jednym raporcie nie mogą się powtarzać.
Kolejne pole do wypełnienia to typ. Mamy do wyboru kilka:
Puste pole TYP zostawiamy dla rekordów, które są na przykład nagłówkami kolejnych
segmentów deklaracji. W przedstawionym przykładzie pustym jest bieżący rekord (pierwszy w wyświetlonej
liście).
141
Funkcja
Przy pomocy języka programowania Delphi, użytkownik może dokonać dowolnych obliczeń.
Program trochę nam w tym pomaga i dlatego nawet osoba, która wcześniej nie miał kontaktu z językami
programowania, poradzi sobie po krótkim treningu.
Aby otworzyć okno edycyjne do podawania funkcji, klikamy
Funkcja lub naciskamy
klawisz F12. Wyświetlone zostanie puste okno przygotowane do podawania treści funkcji. W menu okna
edycyjnego funkcji, również znajduje się klocek
. Jego kliknięcie spowoduje, że program
automatycznie poda nam podstawowy zapis domyślnej funkcji. Uzupełniamy go odpowiednio, w zależności
od tego, co chcemy uzyskać.
Podany przykład przedstawia, w jaki sposób wiążemy poszczególne pozycje raportu. Skrót
"rSk" jest odwołaniem się do składnika, czyli wybranej pozycji. Jej kod podajemy w nawiasie zaraz, za "rSk".
Jeśli chcemy uzyskać wynik na podstawie kilku składników, korzystamy ze słowa "Result" (wynik), które
pozwala na skonstruowanie wyrażenia matematycznego. Możemy dodawać, odejmować, dzielić, mnożyć,
obliczać średnie, procenty, itd... Wzorując się na przedstawionym przykładzie z pewnością po kilku próbach,
sami będziemy konstruować funkcje.
"Result" jest konieczny bez względu na to czy będzie to jeden składnik, suma składników, czy
pole z bazy. "Result:=" oznacza zwróć wynik w postaci tego co wpiszemy po znaku "=".
W oknie możemy wykorzystać kilka ikon:
Zapisywanie wprowadzonych zmian.
(lub CTRL + S)
Strzałki mają dokładnie takie samo znaczenie jak, w
każdym innym programie Windows-owym. Pierwsza cofa
postępowanie operatora o krok, a następna je przywraca.
Wyświetlenie kolejnych numerów linii (wersów) funkcji.
Linie
Standardowa Windows-owa wyszukiwarka
lub CTRL+F
142
Szukaj i zmień.
Zmień lub CTRL + R
Skok lub CTRL + G
Dzięki ikonie z wyrazem "Zmień", możemy dokonać
poprawek w formule, zastępując jeden tekst innym.
Idź do linii.
Pozwala na przeniesienie kursora do dowolnej linii
bieżącej funkcji.
Wprowadza podstawową treść funkcji.
Sprawdza poprawność składni DELPHI.
lub CTRL + F9
Parametr - wartość
Jeżeli wybierzemy ten typ, wówczas podczas drukowania raportu z opcji Wydruki - Raporty Sprawozdania (na stronie 180), program będzie wyświetlał pola do podawania wartości. Jeśli musimy
wykorzystać ten typ, pamiętajmy o tym, aby kody pozycji z takim typem, znajdowały się w pierwszych liniach.
Najlepszym rozwiązaniem powinna być wymiana wszystkich tych kodów na wartości ujemne. Na przykład
zamiast "12" podajmy " - 1". W związku z tym, że pozycja znajdzie się na początku układu, program o
wszystkie tego typu wartości upomni się po kolei, na samym początku generowania raportu.
Oznaczenie użytkownika
Dodatkowo przygotowano 5 typów, które operator programu może wykorzystać dla wyróżnienia
pozycji. Zostały
umyślnie dodane, aby użytkownik mógł dokonywać własnych grupowań, w już
przygotowanych raportach (zobacz "Raporty - Sprawozdania" na stronie 180). Na przykład wyświetlać
pozycje według typów.
143
Wracamy do pozycji raportu.
Po wyborze typu pola, decydujemy o typie danych. Mamy do wyboru:
Float - liczby dziesiętne. Na przykład kwoty.
Integer - Liczby całkowite.
Date - Format daty.
String - teksty.
Ostatnie dwie grupy kolumn dotyczą domyślnych wartości oraz danych potrzebnych do
wypełniania arkuszy w Excel'u.
W pierwszym przypadku znajdziemy dwa pola: jedno - typu memo - w którym podajemy treść
lub wartość. (Możemy je na przykład wykorzystać do wpisania Imienia oraz Nazwiska osoby sporządzającej
deklarację.) Aby pole było aktywne przy generowaniu, musimy je aktywować klikając (lub naciskając klawisz
SPACE) w następnym polu
.
(W następnych wersjach - wypełnienie pól w drugiej grupie kolumn spowoduje, że dana pozycja
zostanie umieszczona dokładnie w tym miejscu arkusza EXCEL, którą wybierzemy.)
W przedstawionym wcześniej oknie z pozycjami raportu, każdy rekord opatrzony został
indywidualną nazwą, która pozwala na jego identyfikację. Dodatkowo niektóre zostały pokolorowane w
grupy. Aby zmienić tło pozycji, należy przede wszystkim zaznaczyć rekordy, które chcemy pokolorować.
(Sposób zaznaczania rekordów został szczegółowo omówiony w rozdziale Ikony do obsługi Baz Danych
(na stronie 48) .) Po wybraniu pozycji, klikamy klocek
ZAZNACZ, aby uruchomić standardowe,
Windows-owe okno do wybierania kolorów. Przy doborze tła pamiętajmy, że program korzysta z dwóch
kolorów tła podczas sporządzania raportów (zobacz "Raporty - Sprawozdania" na stronie 180) - szarego
(pozycje korygowane przez operatora) oraz bladoróżowego (pozycje z ujemnym kodem).
FUNKCJE WYKORZYSTYWANE DO OBLICZEŃ
ASumX(Grupa, Komorka, Kod, Mc1, Mc2, Ilosc, Rozliczeniowy)
Funkcja ta, zastosowana na przykład w PIT-4 służy także do liczenia:
sumy składnika z podanych miesięcy dla wszystkich pracowników
liczbę pracowników dla podanego składnika
Obliczenia można prowadzić dla miesiąca księgowego i rozliczeniowego.
PoleBazy('PARAMETRY', 'Pr_Wypadkowe')
W związku ze zmianą stawki procentowej Składki Ubezpieczenia Wypadkowego, która teraz
zależy od „parametrów” firmy, została ona dodatkowo zdefiniowana w Parametrach Systemu (Parametry są
indywidualne dla każdej firmy w bieżącym roku). W module Płacowym, dostęp do tej wartości możemy
uzyskać właśnie za pomocą tej funkcji:
144
Funkcja pobiera dane z następujących baz (pisanych dużymi literami i w pojedynczych "uszach"):
'OSOBY'
'ZUS'
'PARAMETRY'
'WSPOLNICY' ( przy deklaracjach w programie
)
Function rSumKw(Kod, Rok1,Rok2, kw1,kw2: Integer) : Currency;
Jest to funkcja do obliczania Deklaracji VAT 7- kwartalnie.
(Kod składnika, od roku, do roku, od kwartału, do kwartału: typ pola - liczba całkowita)
Jeśli w roku lub kwartale podamy 0 "zero" program będzie pobierał dane z bieżacego roku lub kwartału.
145
KSIĘGA + VAT
146
KKssiięęggaa PPrrzzyycchhooddóów
w ii RRoozzcchhooddóów
w
Dostęp do opcji:
MENU GŁÓWNE - Księga + VAT - Księga Przychodów i Rozchodów
SKRÓT - CTRL+R
IKONA
Ważne informacje na temat wprowadzania danych
1.
Sposób ewidencjonowania dokumentów został przygotowany w taki sposób, aby operator mógł
wprowadzić jak najwięcej danych, w jak najkrótszym czasie. NIE WPROWADZAMY ODDZIELNIE FAKTUR
VAT W REJESTRZE, A ODDZIELNIE W KSIĘDZE. Program Rejestry: sprzedaży oraz zakupów tworzony
jest AUTOMATYCZNIE.
Każdy dokument finansowy, który znajduje się w aktach firmy jest zapisywany do księgi, a
CZĘŚĆ Z NICH (!!!) nie trafia do jednego z rejestrów (np.: noty własne, rozliczenie amortyzacji, opłat
pocztowych, bankowych, parkingowych, wynagrodzenie, itd..).
Przyjęliśmy więc zasadę, że rejestracja dokumentów odbywa się od strony księgi w opcji Wydruki - Księga przychodów i Rozchodów (uruchamiana z: Menu Głównego, Menu Ikon lub za pomocą
CTRL +R). Tam deklarujemy jeżeli nie chcemy by dany dokument znalazł się w rejestrze (znak
pozycji Rejestr VAT).
przy
W pozostałych przypadkach wypełniamy tabele rejestrów bezpośrednio po wprowadzeniu
danych księgi.
Na podstawie dokonanego wcześniej wyboru: Wydatków lub Przychodów, program wyświetla
odpowiednie tabele dla księgi oraz do prowadzenia rejestrów. Tam też, (po wprowadzeniu danych księgi,)
automatycznie wypełniana jest pierwsza pozycja dla rejestru. Jeśli pomniejszymy zaproponowaną kwotę,
program w następnej pozycji (INSERT) wstawi różnicę (wcześniejszej pozycji i kwoty z księgi). Jeśli znowu
pomniejszymy kwotę, w następnej pozycji znowu zostanie wyliczona odpowiednia wartość.
2.
Opcja wprowadzania danych do rejestru VAT powinna być ograniczona tylko do sporadycznych
przypadków, gdy na przykład:
Faktura Vat (abonencka) została zaksięgowana w miesiącu grudniu, jednak jej termin płatności
wyznaczony został na styczeń. (W pozostałych miesiącach program automatycznie przenosi dane na
podstawie podanej daty Terminu płatności podczas księgowania.
Przed rozpoczęciem pracy z programem Księga Express posiadaliśmy omówioną wyżej fakturę, którą
należy uwzględnić w pierwszym rejestrze VAT.
Przez przypadek operator wyłączył opcję rejestru podczas księgowania i dokument nie został do niego
wprowadzony.
3.
Ponad to jeśli Użytkownik, chce jeszcze bardziej ograniczyć nakład pracy przy księgowaniu,
może zupełnie zrezygnować z "klepania" danych dotyczących sprzedaży własnej. Program Księga Express
PRO posiada opcję IMPORTU danych z programu do Sprzedaży firmy TGSoft. W tym przypadku
wprowadzamy dane tylko raz, podczas sprzedaży towarów lub usług, a reszta dodawana jest automatycznie
po wybraniu opcji PLIKI - Import danych z GM (zobacz "Import danych z GM (TGSoft)" na stronie 78).
147
4.
W dolnej linii okna Wprowadzanie Dokumentu, znajduje się pole Auto Rekord. Znak
pozwala na automatyczne otwarcie nowego okna do rejestracji danych, dzięki czemu nie musimy ponownie
naciskać klawisza INSERT lub klikać ikony
. Zaraz za nim znajduje się pole Duplikat. Zaznaczamy pole
jeśli chcemy, aby następny rekord wywołany został jako kopia poprzedniego. Możemy w nim zmienić na
przykład tylko treść lub kwotę (w zależności od potrzeb).
Rejestrowanie dokumentów
Sposób ewidencjonowania dokumentów został przygotowany w taki sposób, aby operator mógł
wprowadzić jak najwięcej danych, w jak najkrótszym czasie. W księgowości ogromne znaczenie ma fakt, że
zwykle jedną ręka przewracamy dokumenty, a drugą księgujemy, korzystając z części numerycznej
klawiatury. Dlatego też, zadbaliśmy, o doskonałą ergonomię pracy i program może być obsługiwany bez
pomocy myszki, która w tym przypadku ewidentnie spowalnia rejestrowanie. Dodać jeszcze należy, że nie
korzystamy z klawisza TAB (który jest z przeciwnej strony klawiatury), ponieważ przechodzenie pomiędzy
polami odbywa się za pomocą ENTERA, który od zawsze (już w DOSie) służy do akceptacji. A przede
wszystkim jest "pod ręką".
Rozpoczynamy klawiszem INSERT lub myszką klikając ikonę
Na ekranie wyświetlone zostanie okno dialogowe. W pierwszym polu decydujemy się na rodzaj
wprowadzanego dokumentu, aby program mógł wyświetlić odpowiednie pola.
148
Jak pamiętamy z wcześniejszych rozdziałów znak
oznacza, że w polu dostępna jest
podpowiedź. W tym miejscu znajduje się lista możliwości do wyboru: wydatek, przychód, nota własna lub
remanent. Jeśli chcemy wybrać inną pozycję niż ta zaproponowana przez program mamy do wyboru kilka
sposobów:
strzałkami w górę lub w dół - najprostszy,
naciskając literki "w", "p","n","r" - równie prosty,
naciskając kombinację klawiszy ALT+strzałka w dół, a następnie z wyświetlonej przez program listy
odpowiednią pozycję (strzałka i akceptacja klawiszem ENTER),
myszką klikamy znak
, a następnie odpowiednią pozycję - dla wielbicieli myszy,
naciskamy klawisz F4.
Przychody
i Wydatki
Po wyborze rodzaju dokumentu "w" lub "p", podajemy grupę oraz kod kontrahenta (zobacz
"Kontrahenci" na stronie 93). Podobnie jak wyżej, również i w tych polach możemy posłużyć się pomocą. W
drugim polu nie będzie to jednak krótka lista, lecz cały słownik kontrahentów. Aby go otworzyć wystarczy w
W otwartym słowniku
pustym polu nacisnąć klawisz ENTER lub F12. Można także kliknąć znak
wyszukiwanie rekordu odbywa się w bardzo prosty sposób. Jeśli chcemy odnaleźć rekord według SKRÓTU
NAZWY (przykładowo, ponieważ wyszukiwanie może odbywać się wg dowolnej kolumny, wybieranej
kursorem) należy nacisnąć klawisz z pierwszą literką poszukiwanego rekordu, ponieważ program
automatycznie ustawia sortowanie wg kolumny „Skrót”. Również kursor domyślnie jest pozycjonowany na tej
kolumnie.
Program odnajdzie pierwszą pozycje z tą literką, jeśli nie będzie to interesujący nas rekord,
wpisujemy drugą literę, itd... do uzyskania pożądanego rezultatu. Jeśli wyszukiwaną kolumną będzie
Miejscowość, wtedy, aby program odnajdywał kolejne rekordy z tą samą nazwą należy naciskać klawisze
CTRL oraz ENTER, aż do uzyskania odpowiedniego rekordu.
Gdy w słowniku nie ma odpowiedniego kontrahenta, należy założyć nową kartotekę, naciskając
klawisz INSERT lub klikając ikonę
KONTRAHENCI (na stronie 93).
Wprowadzanie danych jest identyczne jak w opcji SŁOWNIKI -
Po wyborze z listy (akceptacja ENTEREM lub LKM 2x) odpowiedniego kontrahenta klikamy
ENTER, aby przejść do następnego pola, w którym podajemy numer dokumentu. Następnie opisujemy
pozycję. Program, na podstawie wprowadzanych w tym miejscu zapisów, tworzy słownik (zobacz "Lista
Operacji Księgi" na stronie 100). Znajdziemy w nim wszystkie podane wcześniej opisy operacji. Warto
jednak wspomnieć, że jeśli pamiętamy treść wcześniej wykorzystywanych opisów pozycji, nie musimy
wybierać go z dostępnej listy (po kliknięciu lub ALT + strzałka w dół). Wystarczy wpisać kilka pierwszych
liter, a program sam uaktywni wyszukiwarkę, która zaproponuje odpowiedni tekst.
Kolejna pozycja to Kod operacji. Jeśli zależy nam na uzyskaniu dodatkowych analiz, wtedy
możemy założyć słownik kodów. Możemy w nim na przykład podać wszystkich akwizytorów, aby później
sprawdzić, jaką sprzedaż każdy z nich uzyskał. Dzięki wpisaniu wszystkich samochodów firmy, będziemy
mogli sprawdzić koszty utrzymania każdego z osobna. Pomysłów oczywiście może być o wiele więcej,
wszystko zależy od profilu działalności firmy oraz od inwencji operatora.
Kolejne pole jest typu memo. Aby
wpisać w nim jakieś uwagi należy nacisnąć ALT +
strzałka w dół lub kliknąć znak
Po
wprowadzeniu treści mała litera "a" zmieni się na
dużą, aby operator programu wiedział, że w
rekordzie znajduje się dodatkowy opis.
149
Pole Rejestr VAT jest aktywowane automatycznie. Wyłączamy je naciskając klawisz SPACE.
znika, a rejestr VAT nie jest dostępny. W przeciwnym wypadku, po wypełnieniu pól
Wówczas znak
"książkowych" program automatycznie zmieni zakładkę, aby operator mógł podać odpowiednie stawki. Jeśli
są złe lub jeszcze niewypełnione, wtedy obok tego pola wyświetlany jest znak
nieprawidłowości.
informujący o
Jak już wspomnieliśmy wcześniej, w zależności od wyboru rodzaju dokumentu (wydatek,
przychód, nota własna lub remanent), w dolnej części okna wyświetlane są różne pola. Różna jest też ilość
zakładek.
150
Dla wydatków przewidziano dodatkowe pole daty Termin płatności. Jeśli VAT od wprowadzanej
faktury ma być odliczony dopiero w miesiącu, w którym następuje termin płatności, wtedy podajemy
odpowiednią datę.
Po wypełnieniu danych książkowych i naciśnięciu klawisza ENTER program przenosi nas do
zakładki "2. Rejestr VAT". Na początek wybieramy rodzaj rejestru: Sprzedaży/Zakupów i Kosztów lub Korekt
Sprzedaży/Korekt Zakupów i Kosztów. W tabeli ewidencji VAT wg stawek i rodzajów zakupów wybieramy typ
(odpowiednie pola z deklaracji), a następnie podajemy netto, lub akceptujemy wartość zaproponowaną
automatycznie przez program. Jeśli faktura zawiera kilka stawek, kolejne pozycje możemy wprowadza po
naciśnięciu klawisza INSERT.
151
Dodatkowo w
Ostatnia zakładka 3.Rozrachunki, może być pominięta. Wystarczy nacisnąć klawisz TAB, aby
kursor przeskoczył do klocka
Gdy jednak korzystamy z opcji rozrachunków należy nacisnąć
ALT + 3 lub kliknąć trzecią zakładkę. Tam wypełniamy pola, które pozwolą na prawidłowe prowadzenie
rozrachunków.
Dane wprowadzane bez Rejestrów VAT, księgowane są w rozrachunkach automatycznie.
Na zakładce tej znajduje się także klocek EWIDENCJA WYPOSAŻENIA, którego wybranie
(kliknięcie myszką) uruchomi okno z listą wyposażenia (zobacz "Ewidencja wyposażenia" na stronie 163).
152
Po wybraniu nowej pozycji (INSERT lub
, program większość pól wypełni automatycznie
na podstawie wprowadzonych przed chwilą danych. Pozostaje nam do wprowadzenia imię i nazwisko osoby
odpowiedzialnej za daną "sztukę". Pole to można pominąć lub wypełnić w dowolnym czasie korzystając z
ikony
w opcji Ewidencja Wyposażenia (na stronie 163). Pole Pozycja pomijamy, ponieważ program
wstawia numer automatycznie, po zamknięciu miesiąca. Każda zmiana numeru (na przykład po dopisaniu
rekordów i ponownym zamknięciu m-ca) zostanie skorygowana przez program.
Po zakończeniu rejestrowania, aby nie "enterować" wszystkich pól do końca tabeli, posługujemy
się kombinacja klawiszy CTRL+ENTER, a dane zostaną zapisane.
W dolnej części okna znajdują się dwa ustawienia: Autorekord oraz Duplikat. Aby były aktywne
muszą zawierać znak
. Włączanie klawiszem SPACE lub ALT + R i ALT + D.
AUTOREKORD - uruchamia automatycznie nowe okno do rejestrowania dokumentu (nie
musimy ponownie naciskać klawisza INSERT lub klikać
).
DUPLIKAD - w otwartym oknie powieli ostatnio zapisany rekord.
Jeśli mamy kilka takich samych dokumentów, lub tylko nieznacznie różniących się (na przykład
faktury abonamentowe gdzie treść, daty, kwoty są identyczne a inny jest kontrahent i numer faktury), wtedy
możemy skorzystać z duplikatu. Znak
oznacza, że kolejny dokument będzie kopią poprzedniego. Przed
zapisem możemy dokonać w nim dowolnych zmian.
Podczas rejestrowania danych w PKPiR możemy także utworzyć nowy rekord jako kopię
bieżącego (podświetlonego) rekordu za pomocą klawiszy SHIFT+INSERT. (Z głównej tabeli, gdy okno do
wprowadzania danych nie jest wyświetlone, ustawiamy się na wybranej pozycji i naciskamy SHIFT +
INSERT.)
Przy wyborze dokumentu Przychodu (jeśli nie korzystamy z IMPORTU dokumentów (zobacz
"Import danych z GM (TGSoft)" na stronie 78)) informacje dotyczące rejestru VAT znajdziemy w zakładce
pierwszej, natomiast dane rozrachunkowe w drugiej. Mamy dwa sposoby wypełniania pól w pierwszej
zakładce.
1
Wypełniamy kolejne pola książki, a następnie tabelę rejestru, w której pierwszą pozycję podpowiada
nam automatycznie program. Możemy ja zaakceptować lub zmienić, a następnie dopisać kolejne stawki
VAT.
2
Wypełniamy najpierw pola w rejestrze (pozycje książki pomijamy klawiszem ENTER), a następnie
program sam automatycznie oblicza netto faktury i wyliczoną kwotą uzupełnia pole (numer 7 w księdze)
Sprzedaż towarów i usług.
153
Nota własna
Jeśli wybierzemy notę własną, program na ekranie wyświetli pola zarówno dla przychodów jak i
wydatków. W tym przypadku nie ma kontrahenta. Pierwszym krokiem jest podanie numeru dokumentu. W
polu możemy skorzystać z podpowiedzi (klawisz F12 lub
). W pomocy znajduje się lista sporządzonych
przez nas not księgowych (zobacz "Noty księgowe / Dowody wewnętrzne" na stronie 160). Z tego miejsca
również możemy dopisywać nowe dokumenty własne lub korygować te sporządzone wcześniej. W dalszej
części okna postępujemy podobnie jak przy wprowadzania pozostałych dokumentów.
Remanent
Jest to "ubogie" (w wyglądzie) okno, ponieważ wartość remanentu nie wymaga podawania w
księdze zbyt wielu danych. Podana kwota drukowana będzie informacyjnie w księdze Przychodów i
Rozchodów, w kolumnie numer 16 - INNE.
Okno księgi z zarejestrowanymi dokumentami.
154
Możemy zmieniać kolejne miesiące w oknie Księgi. Klawisz F7 służy do wczytania danych z następnego
miesiąca, natomiast kombinacja CTRL + F7 - powoduje zmianę na dane z poprzedniego miesiąca.
W Menu Głównym okna, w jego drugiej linii znajduje się przycisk Narastająco. Kliknięcie go spowoduje
zmianę ustawienia dat. To znaczy program pierwszą datę zakresu ustawi jako 01.01.br. Na ekranie
znajdą się także dane z podanego okresu. Kolejne kliknięcie przycisku Narastająco przywróci ustawienie
bieżącego miesiąca.
W pierwszej kolumnie znajduje się informacja o rodzaju dokumentu, dla którego zarejestrowano pozycję.
W naszym przykładzie jest to
(dokumenty rozchodu - zakupy, koszty) i
przychodu - sprzedaż). Mogą także pojawić się ikony:
dla (dokumenty
- remanent (wartość w kolumnie 16 - INNE)
nota własna (pozycje przychodu lub/i rozchodu).
Numery pozycji nadawane są automatycznie po wykonaniu opcji Zamknięcia Miesiąca, ponieważ
numery Lp w księdze mogą ulec zmianie. Dzięki temu program pilnuje, aby wszystkie dokumenty
znalazły się w kolejności według daty, tak jak wymagają tego przepisy. Może się bowiem zdarzyć, że
jeden z naszych pracowników, przypomni sobie o kwitku za wyrób pieczątki na przykład po trzech
dniach. Trudno w takim wypadku wspomóc się datą wpływu, jeśli wykonawca pieczątki znajduje się dwie
ulice dalej. Pamiętając o tym, że dokumenty należy księgować codziennie (w razie kontroli US),
wspomniany dokument musiałby znaleźć się o kilka dni niżej, a to byłaby (według US) nierzetelność.
Znak
w kolumnie VAT oznacza, że dla pozycji księgowej istnieje odpowiedni zapis w rejestrze VAT.
Kasowanie pozycji w księdze. - ustawić kursor na odpowiedniej pozycji i nacisnąć kombinację klawiszy
CTRL+DELETE lub kliknąć
na pasku nawigacji bazy.
W oknie działają wszystkie Ikony do Obsługi Baz Danych (na stronie 48). Mamy do nich dostęp
poprzez Menu Główne, lub bezpośrednio z Menu Ikon po uprzednim ustawieniu ich obecności na
ekranie, w opcji WIDOK (na stronie 247).
155
Jak należy prawidłowo księgować sprzedaż na podstawie raportów miesięcznych z kasy
fiskalnej? W zapisie księgi wybrałem "nowy"-->"przychód" i tutaj wymogiem jest podanie kontrahenta.
Założyłem w tym celu nową grupę kontrahentów z jednym, pustym rekordem. Program wyświetlił komunikat
"brak NIP w kartotece kontrahenta" ale operacja przeszła.
Można założyć osobną grupę kontrahentów i wprowadzić do niej jednego kontrahenta, lub też w
ramach grupy już posiadanej założyć "klienta" dla paragonów. Pole NIP może pozostać puste. Program
jednak poinformuje nas o tym, aby uniknąć sytuacji, w której dla jakiegoś kontrahenta zapomnimy o NIP-ie.
Jeśli jednak za każdym razem, nie chcemy oglądać komunikatu o braku NIP-u, można w odbiorcy "Paragon"
wprowadzić własny NIP.
Jak i gdzie należy wpisywać korekty tak, aby korekty uwzględnione zostały w PKPIR i VAT?
Korekty zakupów wprowadzamy podobnie jak faktury zakupowe. Informacje rejestrujemy w
księdze w identyczny sposób. Gdy mamy korektę zmniejszającą, wprowadzamy ją z minusem. Natomiast w
zakładce drugiej podczas wprowadzania danych VAT, musimy pamiętać o zmianie typu Ewidencji VAT,
ponieważ program automatycznie podpowiada "Zakupów i Kosztów". Będąc w polu Ewidencja VAT
naciskamy klawisz F4 lub strzałkę w dół, aby wybrać "Korekty zakupów". Podobnie postępujemy podczas
księgowania korekt sprzedaży. Dane w księdze podajemy tak jak faktury sprzedaży, natomiast w danych
VAT zmieniamy typ Ewidencji (pierwsza zakładka) na Korekty sprzedaży.
Zapisy minusowe wyświetlone są na czerwono.
Jak zmienić wydruk księgi (chce przesunąć kilka napisów), zachować to i używać przy
drukowaniu?
Proszę wejść do Księgi (Księga+VAT/Księga Przychodów i Rozchodów). W oknie Księgi proszę
wcisnąć ikonę <Rave> Teraz wybieramy <Wydruk graficzny> i z okna, które się otworzy, wybieramy ikonę
<Rave> Dokonujemy zmian w wydruku księgi, a następnie z menu Project wybieramy Save Po wyjściu z
Rave'a możemy drukować Księgę według projektu z naniesionymi zmianami.
Aby możliwe było "wejście" do Rave'a należy go zainstalować z płyty, na której była wersja
instalacyjna Księgi Express lub pobrać z naszej strony internetowej www.tgsoft.pl (zobacz
"http://www.tgsoft.pl
http://www.tgsoft.pl").
Jak wydrukować dokument księgowy?
Ustawić się na wybranej pozycji i nacisnąć klawisz F6.
156
KKssiięęggaa -- W
Wiiddookk ZZaappiissóów
w
Dostęp do opcji
MENU GŁÓWNE - Księga + VAT - Księga- Widok zapisów.
W opcji, w kolumnach ułożonych w podwójnych rzędach, znajdują się wszystkie informacje
zaewidencjonowane w księdze. Umieszczone je tu po to, aby każdy operator mógł wykonać dowolną
analizę. Pamiętamy, że możemy ułożyć raport według dowolnej kolumny lub kolumn. Jeśli nie pamiętasz jak
w prosty sposób wykonać jakąkolwiek analizę, koniecznie musisz wrócić do rozdziału: Wygląd i obsługa
okien (zobacz "Obsługa okien" na stronie 36) oraz Ikony do obsługi Baz Danych (na stronie 48).
W menu okna znajduje się kilka zmiennych, które ułatwią nam pracę. Po pierwsze możemy
wybrać jeden z miesięcy księgowych lub dowolny przedział czasowy (np.: 1 tydzień, kwartał, półrocze). Do
dyspozycji są również dwa ustawienia kolumn na ekranie. Pierwsze z nich wszystkie "wartościowe" kolumny z wybranego okresu.
Oblicz sumy - sumuje
Drugie ustawienie -
157
Oblicz według dni - grupuje i sumuje dane według poszczególnych
dni.
Dowolnie przefiltrowaną bazę możemy wydrukować.
Do bazy tej nie dopisujemy nowych pozycji. Możemy natomiast skasować rekord, korzystając z ikony
znajdującej się na pasku nawigacji bazy.
158
ZZbbiioorrcczzee zzeessttaaw
wiieenniiee KKssiięęggii w
wgg m
miieessiięęccyy
Dostęp do opcji:
MENU GŁÓWNE - Księga + VAT - Zestawienie Księgi wg miesięcy
IKONA -
.
SKRÓT - CTRL + M
Standardowa tabela tej opcji, zawiera sumy wszystkich kolumn Księgi, w rozbiciu na
poszczególne miesiące. Nie służy jednak tylko i wyłącznie do przeglądania lub drukowania w podstawowym
układzie, posiada także bogatą paletę wykresów, pozwalających na lepszą analizę finansową.
Po wejściu do opcji wybieramy miesiąc, do którego chcemy przeprowadzi obliczenia.
Możemy zmieniać kolejne miesiące w oknie Księgi. Klawisz F7 służy do wczytania danych z
następnego miesiąca, natomiast kombinacja CTRL + F7 - powoduje zmianę na dane z poprzedniego
miesiąca.
lub naciśnięcie klawisz F9. Odpowiednie pozycje
Kolejny krok to kliknięcie klocka
zostaną zsumowane, a uzyskane wyniki przedstawione w tabeli.
Okno obsługujemy (zobacz "Obsługa okien" na stronie 36) w standardowy sposób i jak zwykle
możemy wykorzystać Ikony do obsługi Baz Danych (na stronie 48).
Aby otworzyć narzędzie do zabawy z grafami klikamy
zmiany są od razu widoczne na ekranie.
lub naciskamy klawisz F6. Kolejne
159
BBiillaannss KKssiięęggii zzaa M
Miieessiiąącc
Dostęp do opcji
:
MENU GŁÓWNE - Księga + VAT - Bilans Księgi za dany miesiąc
Wybieramy miesiąc, a po zatwierdzeniu na ekranie wyświetlony zostanie podgląd
wygenerowanego raportu (zobacz "Podgląd Raportu" na stronie 58).
Gotowy raport możemy wydrukować lub poddać dalszej obróbce.
160
NNoottyy kkssiięęggoow
wee // DDoow
wooddyy w
weew
wnnęęttrrzznnee
Dostęp do opcji
:
MENU GŁÓWNE - Księga + VAT - Noty Księgowe / Dowody Wewnętrzne
IKONA -
Opcja ta służy do wystawiania not księgowych. Na początek wybieramy typ dowodu: edytor
tekstów lub arkusz kalkulacyjny (będąc w polu naciskamy ALT+strzałka w dół lub klikamy
) . Następnie
zakładamy nagłówek dokumentu, w którym podajemy datę oraz opis. Numer nadawany jest automatycznie.
W polu pozycja znajdzie się numer wewnętrzny (automatyczny), pod którym nota zostanie zapisana w
księdze. W polu "opis" dostępna jest podpowiedź. Uzyskamy ją klikając ikonę
lub naciskając klawisz
F12. Wyświetlona lista utworzona została z wszystkich opisów pozycji, podawanych podczas rejestrowania
różnych dokumentów w Księdze (zobacz "Księga Przychodów i Rozchodów " na stronie 146).
161
Edytor noty
jest prostym narzędziem, które obsługujemy podobnie jak inne tego typu programy, na przykład:
Microsoft Word.
Wydruk Noty
lub F5
162
Arkusz kalkulacyjny
jest uniwersalnym arkuszem kalkulacyjnym, w którym możemy dokonywać prostych
wspomagających tworzenie not. Obsługa arkusza jest podobna do obsługi programu Excel® .
Wydruk noty sporządzonej w arkuszu - z Menu Głównego - Plik -
Wydruk
obliczeń,
163
EEw
wiiddeennccjjaa w
wyyppoossaażżeenniiaa
Dostęp do opcji:
MENU GŁÓWNE - Księga + VAT - Ewidencja Wyposażenia
SKRÓT - CTRL + W
IKONA -
Z pewnością przed rozpoczęciem pracy z programem Księga Express w firmie jest już kilka lub
kilkanaście sztuk wyposażenia. Wszystkie pozycje należy wprowadzić. Jak zwykle służy do tego klawisz
INSERT lub ikona
.
Podczas bieżącego rejestrowania (zobacz "Księga Przychodów i Rozchodów " na stronie 146)
dokumentów w księdze nie podajemy numeru pozycji. Pole to program wypełnia automatycznie w momencie
zamknięcia miesiąca. Jeśli skasujemy lub dodamy kolejne dokumenty, i ponownie zamkniemy miesiąc,
numer pozycji zostanie również skorygowany.
Oprócz standardowych Ikon do Obsługi baz danych (zobacz "Ikony do obsługi Baz Danych"
na stronie 48), znajdujących się na pasku głównym programu, w oknie (zobacz "Obsługa okien" na stronie
36) mamy także kilka dodatkowych.
Widoczne
Filtr wyświetlania danych
W tabeli możemy włączyć filtr, który pozwoli na
wyświetlenie wszystkich pozycji z listy wyposażenia,
lub tylko zlikwidowanych, lub tylko czynnych.
Edycja bieżącego rekordu
Wyświetlenie okna edycyjnego bieżącego rekordu.
Oblicz wartość
widocznych kartotek.
RAVE
(zobacz
"Edytor
Wydruków RAVE" na stronie
66)
Projektowanie wydruku ewidencji wyposażenia.
Wydruk ewidencji
według bieżącego zestawienia.
lub
ENTER
lub
F9
lub
F5
164
EEw
wiiddeennccjjaa ŚŚrrooddkkóów
w TTrrw
waałłyycchh
Dostęp do opcji
:
MENU GŁÓWNE - Księga + VAT - Ewidencja środków trwałych
SKRÓT - CTRL + T
IKONA
W opcji wprowadzamy, przeglądamy, drukujemy i korygujemy dane dotyczące środków
trwałych, którymi dysponujemy. Tworzone automatycznie noty mogą być zaksięgowane bezpośrednio w
Księdze PiR.
Wprowadzanie danych rozpoczynamy jak zwykle po naciśnięciu klawisza INSERT lub kliknięciu
ikony
w menu okna. W otwartym oknie wypełniamy dane. Pierwsze dwa pola program podpowiada
automatycznie. L.P. to liczba porządkowa, którą program zaznacza (dla siebie) w bazie kolejne rekordy. Nie
można wprowadzić dwóch takich samych numerów, ponieważ program kontroluje ich poprawność. Jeśli
zmienimy L.P., przy kolejnym dopisywaniu środka trwałego program zaproponuje następny. Tym sposobem,
jeśli zmieniamy numer, mogą powstać dziury w numeracji L.P.
Zanim zaczniesz wprowadzać bieżące zakupy środków trwałych, zarejestruj wszystkie środki już
użytkowane w firmie.
Przed wprowadzeniem środków trwałych, (użytkowanych przed zakupem naszego programu)
przygotuj sobie listę według kolejności przyjmowania środków do firmy. Tym sposobem wszystkie ŚT
znajdą się na liście według LP i daty zakupu.
165
Kolejne pole, które wypełnia program to Nr ewidencyjny. Również i tutaj automatycznie
otrzymany numer możemy zmienić. W tym przypadku jest to jednak uzasadnione, ponieważ przy
wprowadzeniu możemy sami ustalić format numeru. Na przykład:
łamany przez rok zakupu - 1/2001, 2/2001, 3/2001,......, 134/2001, 1/2002....
z członem literowym - komp1/2001, komp2/2002,
Po podaniu nazwy środka trwałego przystępujemy do jego klasyfikacji oraz szczegółowego
opisu. W jednej z kolejnych wersji programu, w pierwszym polu kartoteki można będzie skorzystać z pomocy
czyli gotowego słownika KRŚT.
Kartoteka środka trwałego została podzielona na kilka grup:
Zakup (nabycie)
Pole Sprzedawca (w którym zapisujemy od kogo ŚT został nabyty) posiada typ memo, oznacza to, że
klawisz ENTER przenosi nas w nim do kolejnej linii pola, a nie do następnej pozycji kartoteki. Gdy już
wprowadzimy dane sprzedawcy, naciskamy klawisz TAB.
Data zakupu - faktyczna data nabycia, potwierdzona dowodem zakupu (fakturą).
Cena zakupu - w polu tym podajemy wartość netto, jeśli jesteśmy płatnikami VAT i podatek ten
będziemy odliczać w deklaracji VAT 7. Pamiętać oczywiście należy o tym, aby w danym miesiącu
zaksięgować pozycję tą bezpośrednio w REJESTRZE ZAKUPU I KOSZTÓW (zobacz "Rejestry VAT" na
stronie 174), bez księgowania w Księdze. Druga uwaga dotyczy środków przyjętych do użytkowania
wcześniej (przed rozpoczęciem pracy z tym programem), pamiętajmy aby to była faktyczna data zakupu
(z dokumentu), a nie na przykład 01.01.br. Poprawne wypełnienie danych ma istotne znaczenie dla
prawidłowego naliczania amortyzacji.
Nr dokumentu - podajemy numer faktury lub rachunku.
Sposób nabycia - wybieramy odpowiedni spośród pozycji z dostępnej listy. (Lista pojawia się po
kliknięciu znaczka
lub naciśnięciu klawiszy ALT + strzałka w dół.)
Użytkowanie
Jeśli jest ktoś odpowiedzialny za użytkowanie danego środka trwałego, jego nazwisko
wpisujemy właśnie w tym polu.
Amortyzacja podatkowa
Liczyć amortyzację podatkową - pole działa na zasadzie wyłącz/włącz. O aktywacji świadczy znak
Zaznaczanie klawiszem SPACE lub myszką.
.
Data przyjęcia (początkowa amortyzacji) - na podstawie wprowadzonej wcześniej daty zakupu program
zaproponuje datę według zasady, przyjęcia do amortyzacji w następnym miesiącu. Pamiętajmy jednak,
że niektóre środki mogły być (lub mogą być) przekazane do użytkowania w miesiącu późniejszym,
dlatego datę tą możemy zmienić. Jest to bardzo istotna informacja dla programu, która pozwoli na
prawidłowe naliczanie rat amortyzacyjnych.
Wartość początkowa - w polu program podpowiada wartość wprowadzoną w pozycji cena zakupu.
Wartość przyjęta do ewidencji amortyzowana - w polu program podpowiada wartość wprowadzoną w
pozycji cena zakupu.
166
Przy wprowadzania środków trwałych starych (użytkowanych przed rozpoczęciem pracy z
programem), pamiętajmy, że niektóre z nich mogą mieć inną wartość. Na przykład gdy:
- części dokupione do ŚT zostały w nim zamontowane na stałe, zwiększając tym samym jego
wartość,
- ŚT został częściowo uszkodzony, co zmniejszyło jego wartość.
Dotychczasowe umorzenie - jeśli ŚT jest nowy, wtedy pole to pomijamy. Gdy jednak wprowadzamy
wcześniejszy ŚT, należy podać wartość, jaka do danego miesiąca została zamortyzowana.
Data ostatniego odpisu - data ostatniej zaksięgowanej noty amortyzującej dany ŚT.
Metoda - Aktualnie program może wykonywać amortyzację liniową/miesięczną oraz jednorazową.
Stawka amortyzacyjna - wartość wyrażona liczbą. Przy jej podawaniu pomijamy znak %.
Współczynnik - przeliczeniowy dla amortyzacji. Jeśli jest wyrażony ułamkiem wpisujemy liczbę z
przecinkiem. Współczynnik amortyzacji musi być ustalony podczas przyjęcia środka trwałego.
Program posiada metodę Liniową, Jednorazową oraz Przyśpieszoną. Jednak ta ostatnia musi
mieć współczynnik określony na początku amortyzacji.
Amortyzacja Bilansowa (pola nie muszą być wypełniane)
Jeśli wartość amortyzacji wpisywanej w koszty jest inna niż rzeczywista, wtedy do wpisania
faktycznych wydatków, posłużą nam pola należące do tego akapitu. Dobrym przykładem takiej sytuacji jest
zakup samochodu osobowego, którego wartość przekracza 10 tys. EUR. Powyżej podamy dane obliczone
na podstawie odpowiedniego kursu, natomiast w polach tych wprowadzimy realne wydatki.
(Pola wypełniamy jak w Amortyzacji Podatkowej)
Charakterystyka
Dla każdego ŚT przewidziane zostały także pola pozwalające na jego dokładny opis.
Wypełnienie tych danych nie jest konieczne, ale niewątpliwie "może się przydać". Pamiętajmy, że z pól typu
memo wychodzimy po naciśnięciu klawisza TAB.
167
Po wprowadzeniu ŚT ich lista pojawi się w oknie.
Tabelę w oknie obsługujemy (zobacz "Obsługa okien" na stronie 36) także przy pomocy Ikon do
obsługi Baz Danych (zobacz "Ikony do obsługi Baz Danych" na stronie 48).
W menu okna znajdują się kilka ikon:
lub INSERT
przyjęcie nowego środka.
lub ENTER
zmiana danych. Edycja rekordu.
Projektowanie wydruku ewidencji w trybie
graficznym
lub
tekstowym.
Wyboru
dokonujemy po kliknięciu
lub F5
Kolejna ikona
.
Wydruk ewidencji.
ukrywa listę operacji. Aby ją wyświetlić klikamy myszką w
znajdujący się
za nią.
Przyjęcie nowego środka.
Zmiana wartości (modernizacja). Jeśli w trakcie
użytkowania wartość amortyzowana ŚT uległa
zmianie, należy ją skorygować. W oknie, które
pojawi się po wybraniu tej operacji, znajdziemy
pola, które pozwolą na taką modernizację.
Pamiętajmy, że jeśli chcemy pomniejszyć
wartość ŚT, wpisywaną kwotę musimy
poprzedzić znakiem "minus". Jak zwykle należy
zwrócić uwagę na datę, która ma wpływ na
wystawienie
w
odpowiednim
miesiącu
poprawnej noty amortyzacyjnej. Dlatego istotna
jest też kolejność modernizowania i tworzenia
noty amortyzacyjnej, żeby się później nie
okazało, że modernizacja nie została ujęta w
naliczaniu amortyzacji.
168
Sprzedaż spowoduje, że noty amortyzacyjne przestaną być naliczane. Dodatkowo, aby wyróżnić taki
środek na naszej liście, w pierwszej kolumnie znajdzie się ikona
pozycja: Drukarka atramentowa.)
. (Zobacz zdjęcie ekranu wyżej -
Likwidacja - również spowoduje nie naliczanie not amortyzacyjnych. Pozycja zlikwidowana oznaczana
jest symbolem
.
Zmiana osoby/miejsca - podajemy datę zmiany oraz nazwisko nowej osoby lub nowe miejsce
użytkowania.
Historia operacji (
lub klawisz F6). W kartotece znajdziemy zapisy wszystkich operacji, które
przeprowadzane były z danym ŚT. Drukujemy po naciśnięciu klawisza F5 lub kliknięciu ikony (zobacz
"Ikony do obsługi Baz Danych" na stronie 48)
, a następnie ikony
.
Kasuj wszystkie (środki + amortyzacje) - opcja została zablokowana umyślnie, aby przez przypadek nie
zniszczyć sobie pracy. Jeśli jesteśmy pewni, że wprowadzone dotychczas dane były tylko testowe, opcję
można odblokować, klikając pozycję niżej - "Blokada opcji kasowania".
Jeśli testujesz opcję Ewidencji Środków trwałych NIE MOŻESZ KSIĘGOWAĆ not amortyzacyjnych do
książki. Opcja ta jest dostępna podczas Obliczania amortyzacji za dany miesiąc - ikona
klawisz F9.
Po zaksięgowaniu ich do książki możemy zapomnieć o skasowaniu i później będzie problem,
ponieważ deklaracja zostanie zaniżona.
lub
169
Kolejna ikona, która znajduje się w oknie Ewidencja Środków Trwałych to
Kartoteka
Umorzeń (także klawisz F8). W niej znajdziemy dane dotyczące umorzenia: ile było do umorzenia, ile
pozostało i ile umorzono.
Na koniec pozostał jeszcze parametr z miesiącem oraz ikona
. Po wejściu do opcji
program automatycznie ustawia miesiąc, który powinien być zamknięty, czyli ten za który nie naliczono
jeszcze not amortyzacyjnych. Aby to zrobić klikamy ikonę
. Po akceptacji pytania: "Obliczyć
amortyzację za miesiąc?", odpowiednie dane zostaną wyświetlone w oknie - przykład 1.
Gdy dla danego miesiąca nie ma podstaw do naliczenia noty amortyzacyjnej odpowiedni komunikat pojawi
się na ekranie - przykład 2. Jak informuje nas umieszczony w oknie komunikat powinniśmy zapisać pustą
amortyzację (zamknąć miesiąc). Sytuacja taka najlepiej będzie widoczna na przykładzie. Pierwszy środek
trwały zakupiono w miesiącu marcu. Do tego czasu nie występowały w firmie żadne środki, które byłyby
amortyzowane. Mimo to należy zamknąć kolejne miesiące (Obliczyć i ZAPISAĆ puste
lub F9) :
styczeń, luty i marzec. W miesiącu kwietniu komunikat o braku danych do amortyzacji nie pojawi się już i
naliczanie not od tej pory przebiegać będzie jak w przykładzie 1. Przed zapisaniem notę NALEŻY
wydrukować: F5 lub
, ponieważ później nie ma takiej możliwości.
170
Pamiętajmy, by nie księgować do Księgi not jeśli jesteśmy w fazie testowania programu. ( Patrz wyżej) Jeśli
wszystko jest prawidłowo naliczone, a dane są rzeczywiste wybieramy oczywiście opcję z zapisem do
książki. Teraz pozostaje nam już tylko Zapis
księdze znajdzie się odpowiednia nota.
lub F9 i wszystkie kartoteki zostaną uaktualnione, a w
Zwiększyłem wartość ŚT, jako cenę wpisałem nową wartość (cena początkowa plus
modernizacja) zamiast (chyba ?) ceny modernizacji. Teraz mam podstwę naliczania ponad dwukrotnie
większą od początkowej. Z tego co wiem nie da się tego modyfikować :(( . Jeżeli usunę cały środek i
ponownie wprowadzę, czy nie zamiesza mi to w już wyliczonych ratach amortyzacyjnych ??
W pozycji Wartość modernizacji wpisujemy tylko KWOTĘ SAMEJ ZMIANY, a nie łączną kwotę
po modernizacji.
Proszę wprowadzić jeszcze raz modernizację, podając w polu "Wartość" UJEMNĄ kwotę, o tórą
łączna wartość inwentarzowa ma się zmniejszyć.
171
EEw
wiiddeennccjjaa pprrzzeebbiieegguu ppoojjaazzdduu ii w
wyyddaattkkóów
w
Dostęp do opcji:
MENU GŁÓWNE - Księga + VAT - Ewidencja przebiegu pojazdów i wydatków
SKRÓT - CTRL + E
IKONA -
Przed rozpoczęciem rejestrowania przebiegów i wydatków wybieramy pojazd (zobacz "Dane
dotyczące pojazdów" na stronie 101) ( ) oraz miesiąc, którego dane te dotyczą. Po kliknięciu ikony
lub naciśnięciu klawisza INSERT rozpoczynamy rejestrowanie. Jeśli aktywna jest zakładka pierwsza, pola
dotyczą ewidencji przejazdów, jeśli druga podajemy dane o wydatkach związanych z danym pojazdem.
Podczas ewidencjowania danych korzystamy z założonych wcześniej słowników (zobacz
"Dane dotyczące pojazdów" na stronie 101) (F12, Alt +strzałka w dół,
, ). Możemy także dopisywać
kolejne trasy podczas rejestrowania. Nie musimy wtedy tracić czasu na otwieranie kolejnych okien. Pamiętać
jednak należy, że co pewien okres czasu ustalane są nowe stawki. Aby obliczenia były poprawne musimy
uaktualnić dane pojazdów (zobacz "Dane dotyczące pojazdów" na stronie 101).
Księgowanie w „Ewidencji Wydatków” dotyczących eksploatacji pojazdu jest połączone z
Rejestrami VAT zakupów. Oznacza to, że bezpośrednio z okna „Wydatku” możemy otworzyć wpis do
Rejestru VAT. Wprowadzone tam dane (data, nr dokumentu, opis, treść, kwota netto) zostaną automatycznie
zapisane w „EW”. (Aby zakładka "VAT" została otworzona należy zaznaczyć
w polu "Odliczać VAT".)
W drugiej zakładce podajemy podstawowe dane, na podstawie rachunków wystawionych na
dany pojazd. Oprócz daty, numeru faktury oraz wartości (brutto), wpisujemy także opis to znaczy, czego
dany rachunek dotyczy. W polu tym możemy skorzystać z już istniejącego słownika opisu operacji (F12 lub
).
172
Jeżeli chcemy wprowadzać dane kolejnego pojazdu musimy wybrać odpowiedni w górnej
części okna (w naszym przykładzie druga linia menu ikon).
Za polem wyboru pojazdu znajduje się ikona
. Jej kliknięcie spowoduje wyświetlenie na
ekranie danych wszystkich samochodów. Taką tabelę możemy poddać kolejnej obróbce, grupując na
przykład dane. Korzystamy z ikony
lub naciskamy klawisz F7.
W oknie znajdują się także ikony:
Sumowanie wartości.
(lub F9)
Projektowanie wydruków ewidencji pojazdów. Zobacz także RAVE (zobacz
"Edytor Wydruków RAVE" na stronie 66).
Włącz/wyłącz ustawienie początkowego numeru. Jeśli chcemy kontynuować
numerację z poprzedniego okresu (np.: przed rozpoczęciem pracy w Księdze), w
polu poprzedzającym tą ikonę, podajemy liczbę, od której program ma
rozpocząć numerowanie. Ikona działa na zasadzie przełączania.
Wykonaj numerowanie pozycji dla bieżącego pojazdu, w bieżącym miesiącu.
Jeśli pole "Od numeru" jest aktywne i wpisana jest w nim jakaś liczba, program
przenumeruje pozycje rozpoczynając właśnie od tej liczby.
Po wprowadzeniu wszystkich miesięcznych danych możemy przystąpić do rozliczenia miesięcznego
(zobacz "Ewidencja przebiegu - Rozliczenia miesięczne" na stronie 173).
173
EEw
wiiddeennccjjaa pprrzzeebbiieegguu -- RRoozzlliicczzeenniiaa m
miieessiięęcczznnee
Dostęp do opcji
:
MENU GŁÓWNE - Księga + VAT - Ewidencja przebiegu - Rozliczenia miesięczne.
W oknie po wykonaniu obliczenia-sumowania (
lub F9), znajdą się miesięczne sumy
wprowadzonych wcześniej danych (zobacz "Ewidencja przebiegu pojazdu i wydatków" na stronie 171).
Program przedstawia je w formie rozwijanych tabel (
tego miesiąc zostały już zaksięgowane w Księdze (
). Znak
w pierwszym polu oznacza, że dane z
).
Do obsługi okna (zobacz "Obsługa okien" na stronie 36) możemy także wykorzystać Ikony do
Baz Danych (zobacz "Ikony do obsługi Baz Danych" na stronie 48).
174
RReejjeessttrryy VVAATT
Dostęp do opcji:
Rejestr sprzedaży
MENU GŁÓWNE - Księga + VAT - Rejestry VAT - Sprzedaży
SKRÓT - CTRL+S
IKON -
Rejestr VAT - Sprzedaży
Rejestr zakupów i kosztów
MENU GŁÓWNE - Księga + VAT - Rejestry VAT - Zakupów i kosztów
SKRÓT - CTRL + Z
IKONA -
Rejestry VAT - korekty
MENU GŁÓWNE - Księga + VAT - Rejestry VAT - Sprzedaży (Korekty)
MENU GŁÓWNE - Księga + VAT - Rejestr VAT - Zakupów i Kosztów (Korekty)
W Rejestrach VAT NIE KSIĘGUJEMY dokumentów. Służy do tego opcja Księga
Przychodów i Rozchodów (na stronie 146), w której zapisy do Rejestrów VAT tworzone są
automatycznie. Podczas księgowania zakupów dane VAT znajdują się w zakładce 2. Podczas
księgowania sprzedaży dane VAT znajduje się w zakładce 1.
Zdarzyć się jednak mogą wyjątkowe sytuacje, kiedy to dana pozycja musi znaleźć się w
rejestrze, a nie może w księdze. Wtedy należy dopisać taką pozycję w tej opcji.
Takimi wyjątkowymi sytuacjami mogą być na przykład:
>pomyłkowe wyłączenia wpisu do rejestru podczas rejestrowania dokumentów w Księdze,
>specyficzne księgowania na przełomie roku, itd...
175
Wszystkie rejestry składają się z takiego samego układu kolumn. Również menu każdego z nich
jest prawie takie samo. W rejestrze Zakupów znajdują się dodatkowe opcje, które zostaną opisane niżej.
Ikony z Menu Głównego:
Oblicz Sumy Rejestru
W dolnej części ekranu wyświetlone zostaną sumy dla
rejestru z wybranego okresu.
Oblicz Sumy według Dni
Każdy dzień z wybranego okresu zostanie pogrupowany i
podsumowany. Dodatkowo dla całego rejestru wyświetlone
zostaną sumy w dole tabeli.
lub F9
RAVE
W zależności od posiadanej drukarki, wybieramy odpowiedni
projekt wydruku.
Wydruk
lub F5
Wydruk Rejestru VAT z wybranego okresu i według
wybranego ustawienia: według kategorii lub według stawek
VAT.
176
Sumy według stawek VAT
W
wyświetlonej tabeli program umieści sumy
poszczególnych stawek VAT w rozbiciu na NETTO, VAT,
BRUTTO oraz na typ.
Wygenerowaną tabelę możemy wydrukować
lub po "obróbce"
Szczegóły
VAT
według
stawek
od razu
.
Podobnie jak wyżej na ekranie wyświetlona zostanie tabela z
sumami poszczególnych stawek w rozbiciu na typ oraz
wartości n,vat, b. Dodatkowo jednak poszczególne stawki
obdarzone zostały znaczkami
, które informują nas o
istnieniu dodatkowych gałęzi. Rozwinięcie którejś z nich
(kliknięcie myszką) lub wszystkich (
) wzbogaci naszą
tabelę o pozycje z których składa się suma danej stawki.
Ikona
ukryje szczegóły. Tabelę możemy wydrukować
w postaci takiej jak na ekranie lub po dokonaniu
zmian. Zobacz opis Podgląd Raportu (na stronie 58).
MIESIĄC
Klawisz F7 służy do wczytania danych z następnego miesiąca, natomiast kombinacja
CTRL + F7 - powoduje zmianę kolejnych miesięcy do tyłu. Możemy się także
posłużyć myszką. Zmienna ta daje nam możliwość utworzenia tabeli z danymi
miesięcznymi, a także z wszystkimi pozycjami z danego kwartału.
Zakres Dat
Jeśli interesują nas informacje z innych okresów, wystarczy wybrać odpowiedni, w
polach ograniczających daty.
Okna:
Rejestrów Zakupów i Kosztów oraz Rejestrów Zakupów i Kosztów (Korekty)
w wersji
zawierają jeszcze dodatkowe ikony w menu głównym:
Kreator Not Korygujących
Kreator w prosty sposób wygeneruje noty dla wszystkich, bądź
dla wybranych pozycji. Zaznaczanie rekordów (zobacz "Ikony
do obsługi Baz Danych" na stronie 48) należy wykonać przed
uruchomieniem kreatora.
Program odpowiednimi komunikatami prowadzi nas poprzez zakładki, wymagające podania
danych, niezbędnych do utworzenia not.
Wygenerowane noty korygujące pojawiają się w opcji dostępnej z MENU GŁÓWNEGO - Księga + VAT Noty Korygujące (na stronie 179) lub z Menu Ikon programu
otwiera tę opcję.
. Także skrót klawiaturowy CTRL + N
W notach Korygujących nie zmieniamy ilości, cen, wartości. Do takich zmian służy Faktura korygująca
wystawiana przez sprzedawcę. W notach poprawiamy naszą nazwę, adres, NIP, daty, jeśli stwierdzimy, że
dane na fakturze są błędne. Notę korygującą wystawia odbiorca faktury lub faktury korygującej.
Kreator przelewów
177
Kreator w prosty sposób wygeneruje przelewy dla
wszystkich, bądź dla wybranych pozycji. Zaznaczanie
rekordów (zobacz "Ikony do obsługi Baz Danych" na stronie
48) należy wykonać przed uruchomieniem kreatora.
Podobnie jak przy tworzeniu not korygujących, także i tutaj operator prowadzony jest przez
kolejne zakładki w celu ustawienia podstawowych parametrów przelewów. Przygotowane przelewy
znajdziemy w opcji Rozliczenia - Przelewy Bankowe (zobacz "Przelewy" na stronie 206).
W REJESTRACH możemy dopisywać kolejne, nowe pozycje, które nie są ujmowane w
zapisach Księgi Przychodów i Rozchodów (np.: zakupy środków trwałych). Służy do tego ikona
lub
klawisz INSERT. Okna do ewidencjonowania pozycji VAT są takie jak w opcji Rejestrowania danych do
Książki (zobacz "Księga Przychodów i Rozchodów " na stronie 146) (dla Zakupów - druga zakładka, dla
Sprzedaży - pierwsza). Wypełniamy w ten sam sposób. W przedstawionym niżej przykładzie "włączono" listy
typów. (Będąc w polu F4 lub ALT + strzałka w dół.)
178
W obydwu przypadkach wprowadzany w tej opcji rekord oznaczony zostanie ikoną
.W
pierwszym przykładzie tego topika znajdziemy taki, w ostatnim rekordzie Rejestru Zakupów i Kosztów. Znak
ten informuje nas, że dana pozycja nie znajduje się w zapisach w Księdze Przychodów i Wydatków.
W Rejestrach Korekt pozycje zmniejszające wartość faktury podajemy ze znakiem "minus".
Pamiętajmy, aby przy wypełnianiu danych wybrać typ KOREKTY w polu Ewidencja VAT pozycje z
nie z
a
.
Okna z pozycjami z rejestrów obsługujemy (zobacz "Obsługa okien" na stronie 36) w sposób
opisywany już wcześniej. Możemy skorzystać również z bogactwa możliwości, jakie daje nam zastosowanie
Ikon do obsługi Baz Danych (zobacz "Ikony do obsługi Baz Danych" na stronie 48).
Jak i gdzie należy wpisywać korekty tak, aby korekty uwzględnione zostały w PKPIR i VAT?
1
Korekty zakupów wprowadzamy podobnie jak faktury zakupowe. Informacje rejestrujemy w księdze w
identyczny sposób. Gdy mamy korektę zmniejszającą, wprowadzamy ją z minusem. Natomiast w
zakładce drugiej podczas wprowadzania danych VAT, musimy pamiętać o zmianie typu Ewidencji VAT,
ponieważ program automatycznie podpowiada "Zakupów i Kosztów". Będąc w polu Ewidencja VAT
naciskamy klawisz F4 lub strzałkę w dół, aby wybrać "Korekty zakupów". Podobnie postępujemy
podczas księgowania korekt sprzedaży. Dane w księdze podajemy tak jak faktury sprzedaży, natomiast
w danych VAT zmieniamy typ Ewidencji (pierwsza zakładka) na Korekty sprzedaży.
2
Zapisy minusowe wyświetlone są na czerwono.
3
W Rejestrach Zakupów i Sprzedaży (KOREKTY) można księgować pozycje korygujące tylko VAT.
179
NNoottyy kkoorryygguujjąąccee
Dostęp do opcji
:
MENU GŁÓWNE - Księga + VAT - Noty korygujące
SKRÓT - CTRL + N
IKONA -
Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę/fakturę korygującą zawierającą pomyłki
dotyczące informacji dotyczącej sprzedawcy lub nabywcy, oznaczenia towaru lub usługi oraz dat, z
wyjątkiem pomyłek w pozycjach wartościowych lub ilościowych faktury, może wystawić notą korygującą.
W sprawie błędów ilościowych lub wartościowych, nabywca może żądać od sprzedawcy
wystawienia faktury korygującej. Oryginał i kopię noty korygującej nabywca przesyła wystawcy faktury VAT
lub faktury korygującej, której nota dotyczy. Jeśli odbiorca zgadza się z treścią noty, potwierdza to swoim
podpisem (podpisem osoby uprawnionej).
Rejestr not korygujących zawiera wszystkie wystawione noty, także te generowane w opcji
REJESTRY ZAKUPÓW i REJESTRY ZAKUPÓW (KOREKTY (zobacz "Rejestry VAT" na stronie 174)).
Rejestrowanie danych dotyczących treści korygowanej i treści prawidłowej odbywa się według
jednego z 2 projektów, ustawianych w menu okna:
Według danych adresowych - adres i NIP
Według pól opisowych - pole memo, gdzie możemy korygować pozostałe błędy, na przykład jednostkę
miary, nazwę towaru, datę, itd..
W zależności, którą opcję ustawimy, uzyskamy inny wydruk noty
lub F5. Istnieje
możliwość seryjnego przygotowania not, w opcji Rejestry Zakupów i Korekty Rejestrów Zakupów. Możemy
także seryjnie wydrukować wystawione noty. Aby to zrobić, należy zaznaczyć pożądane rekordy. Po
kliknięciu ikona
ZAZNACZAMY REKORDY zmieni wygląd. Klikamy poszczególne rekordy z
wciśniętym klawiszem CTRL. Jeśli chcemy podświetlić całą sekcję rekordów, zaznaczamy pierwszy
interesującą nas pozycję, a następnie przy wciśniętym SHIFT zaznaczamy rekord ostatni.
W oknie znajduje się jeszcze
w graficznym. Wyboru dokonamy po kliknięciu
z dwoma projektami noty, jeden w trybie tekstowym, drugi
.
Po tabeli w oknie poruszamy się (zobacz "Obsługa okien" na stronie 36) także przy użyciu
Ikon do obsługi Baz Danych (zobacz "Ikony do obsługi Baz Danych" na stronie 48).
180
RRaappoorrttyy -- SSpprraaw
woozzddaanniiaa
Dostęp do opcji:
FK
!SuperDruk
MENU GŁÓWNE - WYDRUKI - Raporty Sprawozdania
IKONA -
Księga Express
MENU GŁÓWNE - KSIĘGA + VAT Raporty, Deklaracje PIT, Sprawozdania
IKONA SKRÓT - CTRL + D
Opcja została przygotowana do generowania - drukowania, wcześniej zdefiniowanych raportów,
w oparciu o projekty wykonane w RAVE (zobacz "Edytor Wydruków RAVE" na stronie 66). Parametry
każdego z raportów przygotowujemy w opcji Słowniki -Definicje deklaracji, sprawozdań (zobacz "Definicje
deklaracji/sprawozdań " na stronie 136)
.
Opcja definiowania oraz drukowania raportów została umyślnie podzielona, aby początkujący
operator podczas drukowania raportów, nie zmienił przez niewiedzę, istotnych składowych projektu.
181
Górna część okna zawiera ikony do obsługi opcji.
Dodatkowo, w menu głównym programu, dostępnych jest kilka innych ikon wspomagających
naszą pracę. Poznaliśmy je już wcześniej. Jeśli jednak potrzebujemy przypomnienia, koniecznie należy
wrócić do rozdziałów: Ikony do obsługi Baz Danych (na stronie 48) oraz Pozostałe Ikony (na stronie 70).
W oknie znajdują się dwa bloki. Prawy blok wyświetla listę dostępnych raportów. W naszym
przykładzie są PITy - VAT7 i PIT5. Lewy, podzielony dodatkowo na dwie grupy kolumn, zawiera
sporządzone (wygenerowane wcześniej) raporty bieżącego projektu. Pamiętać należy o zapisywaniu
tworzonych raportów, aby program prawidłowo wyliczał narastające dane.
W internecie, na stronie www.tgsoft.pl (zobacz "http://www.tgsoft.pl - http://www.tgsoft.pl"),
dostępne są wszystkie projekty. Warto więc, co pewien czas odwiedzać tę stronę, aby sprawdzić czy nie
znajduje się tam jakiś nowy, interesujący nas projekt lub uaktualnienie.
Obok nazwy projektu znajduje się kolumna Opis, a w niej pola typu memo. Pamiętamy
zapewne, że w zależności od tego czy został wypełnione czy też nie, ikona-znak zmienia wygląd. Po
kliknięciu lub naciśnięciu klawisza ENTER, pod polem tym, wyświetlone zostanie okienko Memo, w
którym podajemy lub odczytujemy objaśnienie danej pozycji. Jeśli chcemy opuścić pole typu memo,
używamy myszki lub kombinacji klawiszy CTRL+ENTER, (a nie samego ENTER).
Pracę rozpoczynamy od wygenerowania nowego raportu na podstawie jednego z dostępnych
projektów. Po ustawieniu kursora na odpowiedniej pozycji w lewym bloku, klikamy
lub naciskamy
klawisz INSERT. Nowe okno nie będzie zawierało żadnego wykazu. Uzyskamy go po podaniu kilku
parametrów.
Rok, Miesiąc - dla którego chcemy utworzyć raport. Program podpowiada ustawienia bieżące.
Wspólnik - dla którego chcemy obliczyć deklarację. Wpisujemy kod lub wybieramy z dostępnego
lub F12). Jeśli wspólnika brakuje w wyświetlonej liście, możemy go do niej dopisać także
słownika (
z tego miejsca.
182
Dodatkowo w programie FK
Informacja o sumach, na których będą przeprowadzane obliczenia. Wybieramy pozycję "narastająco" lub
"za miesiąc". W Wartości dla typu "Narastająco" są przeliczane na podstawie wszystkich
zaksięgowanych miesięcy, a z typu "za miesiąc" tylko z jednego miesiąca.
Informacja o pochodzeniu danych. Parametr ten dotyczy programu Finansowo-Księgowego, w którym
możemy posługiwać się danymi zaksięgowanymi (zbiory główne) oraz wszystkimi zarejestrowanymi i
częściowo niezaktualizowanymi (zbiory główne + robocze).
(FK,SD)
(KEX) lub
Po podaniu odpowiednich parametrów klikamy
naciskamy klawisz F9. Program wygeneruje listę pozycji - pól, potrzebnych do prawidłowego wypełnienia
bieżącego raportu. Jeśli pole zdefiniowane zostało typem
(w opcji Definiowanie Raportów (zobacz
"Definicje deklaracji/sprawozdań " na stronie 136)), wtedy program podczas generowania ominie je
(pozostawi puste). Należy w pozycji tej podać odpowiednią wartość i ponownie przeliczyć raport, posługując
się klockiem
lub klawisz F9. Po wpisaniu przez nas wartości cała pozycja zostaje
podświetlona jasnym tłem i dodatkowo w ostatniej kolumnie wykazu umieszczony zostanie znak
, który
informuje program o blokadzie tego pola do przeliczeń. W ten sposób, możemy poprawiać także inne pola.
Po ponownym przeliczeniu raportu, program nie zmieni nam podanej wartości, a jedynie uaktualni pozostałe
pola, mające powiązania z tą pozycją. Również i w takim wypadku tło zostanie zmienione (na szare), a w
kolumnie Blokada pojawi się znak
.
Jeśli dokonamy zmiany, a później chcemy przywrócić pierwotne wyliczenie programu, wtedy
należy skasować pozycję (kombinacja klawiszy CTRL + DELETE) i ponownie przeliczyć raport. Gdy
pogubimy się w korektach lub nie jesteśmy pewni czy wszystko, co poprawiliśmy jest odpowiednio
wyliczone, wówczas najlepszym rozwiązaniem będzie opuszczenie opcji bez zapisu lub jeśli już została
zapisana, skasowanie raportu. Ustawiamy kursor na odpowiedniej pozycji i posługując się ikoną
usuwamy niepewny raport, a następnie rozpoczynamy generowanie od początku.
,
Po wygenerowaniu danych, czyli po obliczeniu raportu (
uaktywnione zostaną pozostałe ikony.
(Okno z rozbudowanymi parametrami pochodzi z programu FK)
,
183
lub F9) w oknie
184
Część z nich znamy, a pozostałe to:
Parametry RAVE
Jeśli projekt, wykonany w programie RAVE (zobacz "Edytor Wydruków RAVE" na stronie 66),
potrzebuje parametrów mogących zmieniać się przy każdorazowym generowaniu, wtedy w oknie
otworzonym po kliknięciu tej ikony będzie znajdował się odpowiedni ich wykaz.
Parametry
zostały
przygotowane w projekcie RAVE.
W tym oknie operator wprowadza
jedynie odpowiednie informacje w
kolumnie
Wartość.
Przed
wyjściem z opcji nie zapomnijmy
kliknąć
, ponieważ
parametry te zapamiętywane są
wraz z konkretnym raportem.
Po
ponownym
uruchomieniu okna, możemy je
jednak zmienić.
WYDRUK
Drukowanie wygenerowanego raportu. Zobacz Pozostałe Ikony (na stronie 70).
Przygotowane projekty deklaracji są pełnymi drukami. To znaczy, że program drukuje również
zacienienia. Jeśli chcemy uzyskiwać tylko nadruk na gotowych formularzach, musimy dokonać odpowiednich
zmian w projekcie RAVE. Przed wysłaniem wydruku na drukarkę warto zobaczyć go na podglądzie, aby
upewnić się, że wszystko jest OK.
Każdą deklarację przed oddaniem do US powinniśmy sprawdzić, ponieważ jest wiele
sytuacji, których program nie potrafi przewidzieć za operatora. Do nich zaliczyć możemy na przykład
nieprzemyślaną ingerencję w pola wyliczonej deklaracji.
185
PRJEKTOWANIE
Zobacz projektowanie w RAVE (zobacz "Edytor Wydruków RAVE" na stronie 66).
Projekt drukowanej deklaracji możemy skorygować sami. Jeśli chcemy na przykład zlikwidować
zacienienie, wtedy parametr takiego pola <FillColor> ustawiamy jako <White>. Niektóre wykorzystywane w
deklaracjach kolory nie są standardowe, czyli oznaczone słowem (np: White, Black,...) przed zmianą takiego
parametru warto zapisać sobie oryginalny numer, by móc wrócić do pierwotnego ustawienia. Na przykład
kolor szary wykorzystywany w naszych deklaracjach to <$00E0E0E>.
Zanim zaczniesz zmieniać deklaracje skopiuj je. Projekty RAVE znajdują się w katalogu
programu, w podkatalogu RAVE i mają rozszerzenie " .rav ".
FUNKCJA
Przy pomocy języka programowania Delphi, operator może dokonać dowolnych obliczeń.
Program trochę nam w tym pomaga i dlatego nawet operator, który wcześniej nie miał kontaktu z językami
programowania, poradzi sobie po krótkim treningu. Funkcję podajemy w opcji Definiowanie Raportów
(zobacz "Definicje deklaracji/sprawozdań " na stronie 136), ale w tym oknie możemy ją skorygować.
Oczywiście po zmianie należy ponownie przeliczyć raport.
Aby otworzyć okno edycyjne do podawania funkcji, klikamy klocek
tym, że uaktywnianie funkcji odbywa się tylko dla pozycji z tym typem.
Funkcja. Pamiętajmy o
186
Podany przykład przedstawia, w jaki sposób wiążemy poszczególne pozycje raportu. Skrót
"rSk" jest odwołaniem się do składnika, czyli wybranej pozycji. Jej kod podajemy w nawiasie zaraz, za "rSk".
Jeśli chcemy uzyskać wynik na podstawie kilku składników, wówczas korzystamy ze słowa "Result" (wynik),
które pozwala na skonstruowanie wyrażenia matematycznego. Możemy dodawać, odejmować, dzielić,
mnożyć, obliczać średnie, procenty, itd... Wzorując się na przedstawionym przykładzie z pewnością po kilku
próbach, sami będziemy konstruować funkcje. Niebieskie, angielskie słowa są kluczami, na których
podstawie program wiąże poszczególne elementy funkcji. "Result" jest konieczny bez względu na to czy
będzie to jeden składnik, suma składników, czy pole z bazy. "Result:=" oznacza zwróć wynik w postaci tego
co wpiszemy po znaku "="
Filtry wyświetlania rekordów.
Kliknięcie pierwszej z ikon, spowoduje wyświetlenie tylko tych rekordów, których wyliczona
wartość jest różna od zera. Druga ikona przywraca na ekran wszystkie pozycje.
Podgląd Raportu
Podgląd wydruku wygenerowanej tabeli. Jeśli nie wiesz jak postępować, zajrzyj do opisu Ikon
do obsługi baz danych (zobacz "Ikony do obsługi Baz Danych" na stronie 48) - Podgląd Raportu (na
stronie 58).
AutoPodgląd danych tekstowych
Jeśli pole zawiera tekst, a nie wartości, wtedy wyświetlany jest w dodatkowej linii. Na przykład
imię lub nazwisko płatnika.
Zapisanie wprowadzonych zmian.
Proszę pamiętać, że każdą pozycję wyliczonej deklaracji można zmienić. Należy tylko
ponownie ją (deklarację) przeliczyć, aby składniki uzależnione od zmienianej wartości zostały
zaktualizowane.
Drogi użytkowniku zaglądaj na naszą stronę internetową www.tgsoft.pl (zobacz "http://www.tgsoft.pl http://www.tgsoft.pl") lub/i czytaj grupy dyskusyjne http://www.tgsoft.pl/support.htm, ponieważ
wzbogacamy nasze programy kolejnymi projektami RAVE, a tam właśnie możesz znaleźć informacje
na temat nowości.
187
Gdzie mam zaznaczyć, że podlegam tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu? (program wprowadza
mi sam kwoty ubezpieczenia społecznego, któremu nie podlegam - kasuję to po kolei ręcznie)
Kwoty składek na ubezpieczenie społeczne
"Słowniki/Wskaźniki finansowe" (zakładka 2 - miesięczne).
pobierane
są
ze
słownika:
opcja
Proszę wpisać 0 (zero) a składki nie będą proponowane w deklaracji PIT-5. W wersji PRO
zaznaczamy haczykami w danych Wspólnika
Dlaczego u.zdrowotne nie wylicza się automatycznie mimo podanej podstawy i procentu
składki?(wyliczam ręcznie i wpisuje wynik).
Procent składki zdrowotnej wykorzystywany jest do obliczeń płac pracowników. Natomiast
składka zdrowotna prowadzącego działalność, pobierana jest podobnie jak składki społeczne. Należy wpisać
kwotę, którą ZUS podaje co trzy miesiące. W przyszłości program będzie dodatkowo obliczał (proponował)
składkę po podaniu podstawy w słowniku.
Aktualnie (2003) składka zdrowotna obliczana jest jako 7,75% z podanej podstawy.
W deklaracji PIT 5 program jako składki zdrowotne od początku roku wpisuje kwotę tylko jednej
składki z bieżącego miesiąca! jak to zmienić?
W deklaracji PIT-5 program proponuje składkę bieżącego miesiąca plus składki z poprzedniej
deklaracji. W tym celu kolejne deklaracje, po obliczeniu muszą zostać ZAPISANE !!!
.
Deklaracje PIT 5 robię, gdy osiągnę określony dochód, niekoniecznie już w styczniu, jednak,
aby program uwzględniał składki zdrowotne (płacę je zawsze, bez względu, czy i ile zarobiłem), muszę
zapisywać kolejne PITy od stycznia, nawet przy stracie - tj. takie, których nie wysyłam, bo ich nawet nie
powinno być. Czy to jedyny sposób na uwzględnianie w PITach wszystkich składek zdrowotnych?
W takim przypadku zapłacone składki należy podać w pierwszym obliczonym i zapisanym PIT5. Następny zostanie już wyliczony automatycznie. Można zmienić sposób obliczeń, tak aby pierwszy PIT
"zaproponował"
odpowiednią
składkę,
ale
nie
zawsze
firma
działa
od
stycznia.
Wykorzystując możliwość definiowania raportów, deklaracji i sprawozdań możemy we własnym
zakresie zmodyfikować sposób obliczania składki zdrowotnej w PIT-5. W opcji "Słowniki - Definicje
deklaracji sprawozdań (zobacz "Definicje deklaracji/sprawozdań " na stronie 136)" wybieramy PIT-5 i jego
pozycje (klawisz F6). Pod kodem 48 znajduje się formuła do obliczenia Składki Zdrowotnej. Kasujemy jej
zawartość i wpisujemy:
Function MyFunc(Input: Currency) : Currency;
Begin
If Raport_Miesiac1=1 Then
188
// składki za grudzień poprzedniego roku (płacone są w styczniu)
Result:=Wskazniki(2, -1, 12, 0, 'Podstawa_ZDR')*0.0775*PlaciSkladke(5)
else
// suma z poprzedniej deklaracji plus wskaźnik z poprzedniego miesiąca
Result:=rSum(48, 0,0, -1,-1)+
Wskazniki(2, 0, Raport_Miesiac1-1, 0, 'Podstawa_ZDR')*0.0775*PlaciSkladke(5);
Result:=_xRound(Result,2)
End;
Funkcja oblicza składkę jako sumę kwot z poszczególnych miesięcy. Kwoty składek pobierane
są jak zwykle z opcji "Wskaźniki finansowe". Funkcja działa przy milczącym założeniu, że płaciliśmy
sumiennie
składki
w
poprzednich
miesiącach!
Drukując deklarację VAT 7 za styczeń uzyskałem puste pola "Imię" i "Nazwisko" na końcu
formularza przy dacie wypełnienia i podpisie. Przeglądając formularz w RAVE zauważyłem, że jest w tych
polach odwołanie do bazy. Gdzie mam wprowadzić dane, żeby były widoczne w tych polach?
Są to pola naszego raportu, czyli pozycje 67 i 68. Po obliczeniu raportu, lub teraz gdy jest już
zapisany, należy ustawić się w kolumnie "Wartość" pozycji 67 i nacisnąć <ENTER>. W otwartym oknie
(memo) należy wpisać imię. I analogicznie dla pola 68 "Nazwisko". Możemy te dane wpisać "na stałe". W
tym celu proszę to zrobić w opcji "Słowniki/Definicje deklaracji sprawozdań". Odpowiednie dane należy
wpisać w kolumnie "Domyślna wartość", a następnie zaznaczyć w kolumnie "Ustaw".
Wykonując deklaracje Vat-7 program wylicza niestworzone dane. Wg moich 'ręcznych' wyliczeń
kwota Vat do zapłacenia przeze mnie za luty jest inna niż ta wyliczona z programu. Gdzie tu jest błąd?
Prawdopodobnie deklaracja styczniowa została utworzona starszą wersją programu wg wzoru
już nieaktualnej deklaracji. nowa Deklaracja może mieć inne pozycje (kody), dlatego odwołanie do kodu z
poprzedniej deklaracji "trafia w inną pozycję". Wszystko powinno być OK, jeżeli obydwie deklaracje
utworzone są wg nowego wzoru. Dlatego też wskazane jest skasowanie deklaracji za styczeń, i wyliczenie
jej nowym programem wg wzoru za rok 2003.
189
ROZLICZENIA
190
RRaappoorrttyy KKaassoow
wee
Dostęp do opcji:
IKONA -
Programy do sprzedaży
MENU GŁÓWNE - Obroty- Obroty Kasy i Banku - Raporty Kasowe
Programy Księga Express PRO
MENU GŁÓWNE - Rozliczenia - Raporty Kasowe
Opcja Raporty Kasowe służy do całkowitego rozliczania obrotów kasy. W opcji wystawiamy
wszystkie dokumenty związane z prowadzeniem kasy. Są to dowody wpłaty KP, wypłaty KW oraz Raporty
Kasowe.
Każdy użytkownik programu, który przyjmuje i wypłaca pieniądze, powinien mieć swój raport
kasowy. Takie rozwiązanie pomaga utrzymać ład i porządek w kasie firmy. Ponad to łatwiej wtedy rozliczyć
kasę.
Okno Raportów Kasowych składa się z tabeli, w której znajdować się będą wszystkie rekordy
oraz z paska narzędziowego z ikonami. Część z nich znamy z wcześniejszych rozdziałów: Ikony do obsługi
Baz Danych (na stronie 48) oraz Pozostałe Ikony (na stronie 70). Nowe ikonki to:
Wpłata
Zaksięgowana pozycja wprowadzana jest do rozrachunków po stronie
Ma, a do obrotów kasy po stronie Przychodów.
Wypłata
Zaksięgowana pozycja wprowadzana jest do rozrachunków po stronie
Wn, a do obrotów kasy po stronie Wydatków.
lub F2
lub F3
Wybranie wypłaty lub wpłaty spowoduje wyświetlenie na ekranie okna o odpowiedniej nazwie:
191
W bloku Kontrahent - Grupa, Kod wybieramy odpowiedniego klienta. Następnie przechodzimy
do zatwierdzenia lub skorygowania daty. Kolejne pola w bloku dokument dotyczą drukowania dokumentu
(klawisz SPACE lub LKM) oznacza akceptację dla
oraz ewentualnie nadania własnego numeru. Znak
pola. W przedstawionym wyżej przykładzie wybrano drukowanie dokumentu (będzie to KP, ponieważ to jest
wpłata) i nie wybrano podania własnego numeru. Główna i największa część okna operacji kasowej to tabela
z pozycjami dokumentu. Klawisz F4 lub kliknięcie
znajdującego się z prawej strony pola w kolumnie treść,
spowoduje wyświetlenie na ekranie listy nierozliczonych sald z konta rozrachunkowego tego kontrahenta po
stronie WN. W ten sposób łatwo możemy odnaleźć pozycje, za które klient musi zapłacić. Wybranie
odpowiedniego rekordu (lub rekordów) z tego wykazu, gwarantuje automatyczne rozliczenie transakcji.
Przykład: kontrahent (SHIFT), przynosi gotówkę za fakturę nr 12. Wpisując Fra 12 lub F 12, faktura 12 itd...,
nie mamy możliwości automatycznego rozliczenia transakcji przez program, ponieważ dla komputera jest to
tylko ciąg znaków, który nie ma identycznego odpowiednika w wykazie sald WN danego kontrahenta.
Oczywiście kwota zostanie wpisana na odpowiednią kartotekę po stronie MA, ale obie pozycje trzeba będzie
rozliczyć w opcji rozrachunków, ręcznie (to znaczy zaznaczając do rozliczenia). Wybranie faktury z
zaznaczonego wykazu po pierwsze jest prostsze, po drugie szybsze (nie trzeba wpisywać treści, wystarczy
kliknąć odpowiednią pozycję), po trzecie oszczędza nam dalszej pracy przy ręcznym rozliczaniu transakcji, a
po czwarte wskazuje aktualne (być może częściowo zapłacone) saldo. Również, jeżeli przyjmujemy wpłatę
częściową wybieramy odpowiednią pozycję z listy, a dopiero po jej zatwierdzeniu, w polu kwota podajemy
wpłacaną wartość. W oknie możemy skorzystać z podpowiedzi:
lub F7
Kartoteka rozrachunkowa kontrahenta. Zobacz także Rozrachunki (na stronie
196).
Wykaz sald nierozliczonych bieżącego kontrahenta.
lub F8
Aby rozrachunki były poprawne i rozliczały się automatycznie należy pamiętać o wpisywaniu
poszczególnych faktur a nie jednej kwoty np.: sumy 3 faktur z treścią zapłata za faktury.
Po wpisaniu kwoty wpłaty możemy jeszcze podać kod operacji finansowej lub wybrać go z
dostępnej listy (F4 lub
). Naciśnięcie klawisza ENTER (także gdy kod operacji zostawiamy pusty)
przeniesie kursor do następnej pozycji. Jeśli nie chcemy dopisywać kolejnej wpłaty, naciskamy klawisz TAB,
który uaktywni klocek
wstawiliśmy
. ENTER lub kliknięcie go zapisze dane i wydrukuje dokument KP, jeśli
, przed pytaniem "Drukować dokument?".
192
Przy wystawianiu dokumentu KW, czyli wtedy, kiedy pieniądze wypłacamy z kasy, postępujemy
analogicznie. Dowód KW - kasa wypłaci wystawiamy na podstawie wypłat dla kontrahentów.
W oknie Raporty Kasowe oprócz ikon odpowiedzialnych za wpłaty i wypłaty z kasy (
), mamy także:
Projektowanie dokumentów.
Generator raportów RAVE, umożliwia zmiany w wyglądzie drukowanych z opcji
Raporty Kasowe oraz Raporty Bankowe dokumentów. Po uruchomieniu okna
wybieramy jeden z projektów. Kliknięcie
(panel RAVE - lewa strona okna)
uruchomi projekt do edycji.
Zanim dokonasz jakiś danych skopiuj (zewnętrznie) oryginalne pliki
z katalogu RAVE, abyś w razie błędów mógł przywróci pierwotny stan.
Wydruk Raportu Kasowego z zaznaczonego okresu.
lub F5
lub F6
Wydruk dokumentu KP lub KW, w zależności od rodzaju bieżącej pozycji. Dla
przychodu będzie to KP, a dla rozchodu KW.
Zakres dat.
lub F7
Ustalanie okresu z jakiego chcemy przeglądać/drukować dane.
lub F8
Anulowanie bieżącego dokumentu. Anulowanie pozycje jest możliwe tylko wtedy,
kiedy nie dokonano rozrachunku z nim związanego. Jeśli transakcja została
rozliczona, przed anulowaniem pozycji należy przywrócić saldo. Operację taką
wykonujemy w opcji Rozrachunki (na stronie 196).
Zmiana bieżącego dokumentu. Poprawę pozycji możemy wykonać tylko wtedy,
kiedy nie dokonano rozrachunku z nim związanego. Jeśli transakcja została
rozliczona, przed anulowaniem pozycji należy przywrócić saldo. Operację taką
wykonujemy w opcji Rozrachunki (na stronie 196). Korekta pozycji dotyczy pól:
data, treść, kwota oraz kod operacji.
lub F9
Zamknięcie raportu, wykonywane jest po to, aby można było rozliczyć kasę.
Otwarcie nowego raportu możemy wykonać automatycznie, jeśli podczas
zamknięcia zaznaczymy
w polu Otwarcia automatycznego. Po każdym
uzgodnieniu kasy (np. na koniec dnia lub tygodnia) należy wydrukować RAPORT
KASOWY (
lub F5). Podajemy datę następnego dnia od zamknięcia
(uzgodnienia). Program automatycznie podpowiada dzień „jutrzejszy”. Po
wykonaniu opcji program generuje w dniu otwarcia kasy dokument KO ze stanem
początkowym kasy. Saldo obliczone zostanie przez program i dlatego pole salda
początkowego, następnego raportu jest zablokowane. Jeśli chcemy wprowadzić
saldo początkowe dla obrotów kasy, w której nie było do tej pory żadnych
transakcji, należy wyłączyć opcję automatycznego otwarcia i wprowadzić kwotę w
odpowiednim polu.
193
Należy pamiętać o tym, że zamknięcie kasy poprzedzone powinno być jej uzgodnieniem,
ponieważ opcja ta jest nieodwracalna.
W dolnej linii okna Raporty Kasowe, na pasku stanu, znajduje się zakres dat określający okres
czasu, dla którego wyświetlone zostały pozycje w tabeli głównej okna.
194
RRaappoorrttyy BBaannkkoow
wee
Dostęp do opcji
MENU GŁÓWNE - Obroty- Obroty Kasy i Banku - Raporty Bankowe
MENU GŁÓWNE - Rozliczenia - Raporty Bankowe
Aby można było wystawić dokument wpłaty (lub wypłaty) na konto bankowe należy najpierw w
opcji SŁOWNIKI - Słowniki Pozostałe - Rachunki Bankowe, wpisać wszystkie nazwy banków oraz numery
rachunków, jakie posiada nasza firma.
Po wejściu do opcji na ekranie wyświetlone zostanie okno z listą wprowadzonych we
wspomnianej opcji banków. Wybieramy odpowiednią pozycję i po naciśnięciu klawisza ENTER
przystępujemy do wystawiania dokumentu.
Okno, w którym wprowadzamy dane oraz sposób ich rejestrowania jest identyczny jak w opcji
Raporty Kasowe (na stronie 190). Różnica polega jedynie na pochodzeniu dokumentów, w opcji tej
rejestrujemy operacje na podstawie Wyciągów Bankowych.
195
O
Obbrroottyy ffiinnaannssoow
wee ((KKaassaa ++ BBaannkk))
Dostęp do opcji
MENIU GŁÓWNE - Obroty- Obroty Kasy i Banku - Obroty finansowe (Kasa + Bank)
MENU GŁÓWNE - Rozliczenia - Obroty finansowe (Kasa + Bank)
Opcja grupująca obroty finansowe firmy. Znajdziemy tutaj wszystkie pozycje z Raportów
kasowych każdego operatora oraz wszystkie Rachunki Bankowe naszej firmy. Dane przedstawione są w
układzie rozwijanym.
Lewa część okna to układ stanowisk kasowych oraz rachunków bankowych naszej firmy.
Kolejne kolumny to dane obliczone (
lub F9) za okres wybrany w menu okna.
Obliczenia przeprowadzane są na podstawie wszystkich dowodów wprowadzanych w obrotach
kasy: KW (kasa wypłaci), KP (kasa przyjmie), KO otwarcia kasy, oraz banku: BP (wpływ na konto), BW
(przelew z konta) oraz BO (Bilans otwarcia).
Aby dane były aktualne należy pamiętać o bieżącym rejestrowaniu.
Okno obsługujemy (zobacz "Obsługa okien" na stronie 36) także przy użyciu Ikon do baz
danych (zobacz "Ikony do obsługi Baz Danych" na stronie 48).
196
RRoozzrraacchhuunnkkii
Dostęp do opcji
IKONA Programy do sprzedaży
MENU GŁÓWNE - Obroty- Rozrachunki
MENU GŁÓWNE - Rozliczenia - Rozrachunki z kontrahentami
Okno składa się z kilku zakładek.
Pierwsza zakładka
Zawiera listę kontrahentów z wszystkich grup. Kolejność na liście wyznacza aktualnie wybrany
indeks. Pole, w którym dokonujemy wyboru kolejności znajduje się w górnej części okna na pasku
narzędziowym (poniżej nazw trzech zakładek). Po uruchomieniu opcji program układa pozycje w kolejności
Grupa-Kod. To znaczy, że pierwszym kryterium ułożenia jest oznaczenie grupy, a kolejnym numer kodu. Tak
więc, pozycja z grupy K o kodzie 99, na pewno znajdzie się przed pozycją z grupy P o kodzie 1. Możemy
zmienić ustawienie kolejności na jedną z poniższych:
Grupa-Skrót - pierwsze kryterium Grupa, a kolejne alfabetycznie według Skrótu nazwy.
Grupa-Nazwa - pierwsze kryterium Grupa, a kolejne alfabetycznie według Pełnej Nazwy.
Grupa-Miasto - pierwsze kryterium Grupa, a kolejne alfabetycznie według nazwy Miejscowości.
Grupa-NIP - pierwsze kryterium Grupa, a kolejne rosnąco według numerów NIP.
Skrót - wszystkie pozycje ze słowników kontrahentów ułożone w kolejności alfabetycznej według
skrótu nazwy.
Nazwa -wszystkie pozycje ze słowników kontrahentów ułożone w kolejności alfabetycznej według
Nazwy pełnej.
Miasto -wszystkie pozycje ze słowników kontrahentów ułożone w kolejności alfabetycznej według
nazwy miasta.
NIP - wszystkie pozycje ze słowników kontrahentów ułożone w kolejności rosnącej według numerów
NIP,
W zakładce tej mamy do dyspozycji następujące ikony:
Ikona
lub klawisz F4 to funkcja wyszukiwarki według aktualnie przełączonego indeksu.
Okno "wydruk rozrachunków", otwierane po kliknięciu ikony
lub naciśnięciu klawisza F5, zawiera
kilka opcji do wyboru. Parametry zostały zgrupowane na dwóch zakładkach. W pierwszej znajdziemy
podstawowe, najczęściej wybierane opcje. Możemy wybrać z:
197
Rodzaj - należności lub zobowiązania.
Kolejność - przedstawiania informacji na wydruku - według terminów płatności lub według
kodów kontrahentów.
Datę rozrachunków - na dzień. Aby znać rzeczywistą wartość rozrachunków, pamiętajmy
o podawaniu odpowiedniej daty, uwzględniającej dłuższe terminy płatności. Przykład:
Dzisiejszy dzień jest dniem 12.12.2000. Jeśli chcemy poznać listę wszystkich dłużników,
także tych, którym termin płatności jeszcze nie minął, należy wpisać taką datę, która
obejmie wszystkie nierozliczone pozycje. Na przykład 31.12.2000. Jeśli udzielamy
dłuższych niż 14 terminów płatności, wybierany termin powinniśmy przesunąć jeszcze
dalej. Na przykład: 31.01.01.
Dla grup Kontrahentów - jeśli zależy nam na ujęciu na wydruku kilku grup, wtedy
podajemy je kolejno, oddzielając przecinkami.
W drugiej zakładce tego okienka, znajdują się parametry dla bardziej złożonych zestawień.
Podobnie jak poprzednio, mamy również ustawienie, dla daty rozrachunków oraz dla grup kontrahentów.
Dodatkowo w oknie znajduje się:
Rodzaj - należności lub zobowiązania lub należności i zobowiązania (razem).
Rozrachunki - rozliczone, nierozliczone lub wszystkie.
Nim przystąpimy do wydruku rozrachunków, upewnijmy się wcześniej, czy wszystkie
transakcje zostały prawidłowo rozliczone. Jeśli salda nie są jednostronne, wtedy na wydruku znajdą się
wszystkie nierozliczone pozycje ze strony WN lub MA, a nie saldo wszystkich zapisów (czyli persaldo
konta). Przy ręcznym przeprowadzaniu rozrachunków pamiętajmy jednak, że w sporadycznych
przypadkach, (na przykład błędnie dokonanych przelewach) obustronne salda są niezbędne.
LKM na ikonie
(lub klawisz F7) wyświetli nam kartotekę rozrachunkową bieżącej pozycji.
Znajdziemy na niej wszystkie zapisy z bieżącego roku. Przeglądany okres możemy zawęzić posługując się
ikoną
(lub F7). Wybrane daty wyświetlone będą w nagłówku okna.
198
W menu umieszczono grupę kod oraz nazwę kontrahenta. Za polem znajduje się
, który wskazuje
nam, że możemy uzyskać dodatkowe informacje. W tym przypadku będzie to pełna nazwa kontrahenta,
adres oraz NIP.
W kartotece mogą występować pozycje stornujące, poprzedzone "minusem" i dodatkowo w
kolumnie saldo oznaczone kolorem czerwonym.
Możemy zauważyć puste pola w kolumnie Data wpływu. Pole to wypełniane jest przez program
automatycznie podczas księgowania wypłat oraz wpłat (kasa/bank (zobacz "Raporty Kasowe" na stronie
190)), gdy pozycję wybierzemy z dostępnej tam listy (skojarzymy z operacją bankową).
W pierwszym rekordzie tabeli, w polu data wpływu znajdziemy 17-03-2003, tą samą datę, co
we wpłacie za tą fakturę w pozycji przedostatniej. W związku z tym, że w tabeli wypełnione są wszystkie
salda, należy wnioskować, że przywrócone zostały rozrachunki.
Kolumna SD wskazuje pochodzenie pozycji:
K+
z księgi - wpływ
K-
z księgi - wydatek
BP
z raportu bankowego - przelew przychodzący
BW
z raportu bankowego - przelew wychodzący
KP
z raportu kasowego - wpłata
KW
z raportu kasowego - wypłata
Opis pozostałych ikon
Wydruk kartoteki bieżącego rekordu.
lub F5
199
Wprowadzanie pozycji BO.
lub F9
Funkcja ta służy do wprowadzenia wszystkich transakcji nierozliczonych, jakie miały
miejsce przed rozpoczęciem pracy z tym programem Jest to niezbędne do
uzyskania realnych sald.
Kasowanie dowolnej operacji z kartoteki rozrachunkowej kontrahenta. Jedynym
warunkiem do wykonania tej czynności jest saldo operacji, które nie może być
rozliczone.
Kliknięcie kolejnej ikony
(lub klawisz F8) spowoduje wyświetlenie kartoteki sald nierozliczonych
bieżącego kontrahenta. Do obsługi okna (zobacz "Obsługa okien" na stronie 36) możemy wykorzystać
poznane już wcześniej Ikony do obsługi baz danych (na stronie 48).
Aby wydrukować wezwanie do zapłaty dla bieżącego kontrahenta klikamy
znajduje się w programie RAVE (zobacz "Edytor Wydruków RAVE" na stronie 66).
Wzorzec monitu
200
Druga zakładka
Przeglądanie oraz rozrachunki ręczne, nierozliczonych transakcji odbywa się w drugiej
zakładce. Aby się w niej znaleźć wystarczy ustawić kursor na wybranym kontrahencie (w zakładce nr 1) i
nacisnąć klawisz ENTER lub LKM 2x lub kliknąć zakładkę numer 2.
Na ekranie pokaże się okno, podzielone na dwie części: lewą dla zapisów obciążających
kontrahenta -WN, oraz prawą dla zapisów uznających - MA.
Rozrachunki przeprowadzane są automatycznie, jeśli podczas rejestrowania zapłaty
wskazujemy odpowiednią pozycję. Jeżeli miały miejsce całkowite lub częściowe płatności, a operator
wprowadzając zapłatę, nie wybrał jej z dostępnej listy (zmieniając kwotę transakcji dla częściowych), tylko
wprowadził z inną treścią, wtedy transakcja nie zostanie rozliczona. Również w przypadku kompensat lub
korekt, należy przeprowadzić rozrachunki "ręcznie", kojarząc pozycje do rozliczenia. Kojarzenie polega na
podświetleniu pozycji, które mają być rozliczone. W aktywnym oknie poruszamy się strzałkami w górę i w dół
oraz w bok, jeżeli chcemy zobaczyć więcej danych o nierozliczonej transakcji (symbol i numer dowodu, datę,
obroty, dni opóźnienia w zapłacie). Aby zaznaczyć kwoty do rozliczenia należy po stronie Wn i Ma ustawić
kursor na odpowiednich pozycjach.
Pomiędzy stronami WN i MA najwygodniej jest poruszać się myszką, klikając po prostu wybraną
stronę. Możemy również wykorzystać ikony
Wn
Ma lub klawisze F8-Wn i F9-Ma.
W przedstawionym wyżej przykładzie widzimy, rozrachunki firmy Słoik (nazwa oraz numer
kontrahenta na pasku stanu, w dolnej linii okna). Teraz, przy przeprowadzaniu rozrachunków, trzeba
rozliczać pozycje według kolejnych dat lub treści. Rozliczenia możemy dokonać na kilka sposobów.
1
Po stronie Wn kursor jest ustawiony na pierwszej pozycji . Po stronie Ma, bieżącą jest pierwsza pozycja
(szary kolor tła w polu). Ramka otaczająca ikonę
lub
wskazuje, która strona rozrachunku
jest aktywna. Dodatkowo informują nas o tym również kolory tła, bieżących pozycji. W aktywnym oknie
jest granatowe, a w nieaktywnym szare. W przedstawionym wyżej przykładzie możemy już rozliczyć
pozycje, posługując się ikoną
lub klawiszami CTRL+F9. Jeżeli kwoty po obydwu stronach są takie
same, wówczas obydwie pozycje „znikną”. Jeżeli natomiast pozycje są różne, wtedy na ekranie zostanie
zapis z jednej strony, z różnicą (saldem) do rozliczenia. Można dokonać kolejnego rozliczenia.
2
włączającą
Gdy po jednej stronie znajduje się więcej niż jedna pozycja do rozliczenia klikamy ikonę
tryb zaznaczania pozycji. Zaznaczanie (lub odznaczanie pozycji) odbywa się z użyciem klawisza SHIFT i
myszki. (Trzymając klawisz SHIFT klikamy wybraną pozycję, lewym przyciskiem myszy.) Po
zaznaczeniu odpowiednich rekordów klikamy ikonę
wybranych pozycji.
3
201
WSZYSTKIE, odpowiedzialną za rozliczenie
Trzecim sposobem jest rozliczenie wszystkich zapisów. Służy do tego ikonę
pamiętać, że gdy chcemy rozliczyć wszystkie zapisy, ikona
"wciśniętą").
WSZYSTKIE. Należy
nie może być aktywna (wyglądać na
Po wybraniu rozliczania wszystkich zapisów, program przeprowadzi rozrachunki kolejno, aż do
wyczerpania rekordów z jednej ze stron.
Opis pozostałych ikon z paska narzędziowego
Tylko nierozliczone.
lub F3
Wyświetlenie na ekranie pozycji, które nie zostały jeszcze całkowicie
rozliczone.
Wszystkie pozycje.
lub F4
Wyświetlenie wszystkich zapisów, także tych z saldami zerowymi dla
danego kontrahenta.
Rozlicz o kwotę.
Jeżeli chcemy dokonać tylko częściowego rozliczenia, wówczas po
kliknięciu tej ikony należy podać konkretną kwotę.
Przywróć wszystkie rozrachunki.
Jeżeli chcemy dokonać korekty rozrachunków, musi przywrócić ich
pierwotny wygląd. Po kliknięciu ikony na ekran, przywrócone zostaną
zapisy po obydwu stronach, z pełnymi saldami, z całego roku.
Wezwanie do zapłaty.
Wyświetlenie kartoteki wszystkich rozrachunków bieżącego kontrahenta.
lub F7
Do poruszania się pomiędzy kolejnymi kartotekami rozrachunkowymi służą przedstawione
poniżej ikony.
202
Prawidłowe rozliczenie transakcji daje realne salda i persalda na kontach rozrachunkowych.
203
RRoozzrraacchhuunnkkii -- ZZaappiissyy,,AAnnaallliizzyy
Dostęp do opcji
:
MENU GŁÓWNE - Rozliczenia - Rozrachunki Zapisy Analizy
Opcja ta jest całą bazą danych zapisów rozrachunkowych. Znajdziemy tutaj wszystkie
informacje, które w jakikolwiek sposób powiązane są z rozrachunkami (zobacz "Rozrachunki" na stronie
196) (na przykład z: dokumentów księgi (zobacz "Księga Przychodów i Rozchodów " na stronie 146),
raportów kasowych (zobacz "Raporty Kasowe" na stronie 190) oraz bankowych (zobacz "Raporty
Bankowe" na stronie 194).
Zanim na ekranie wyświetlona zostanie tabela z danymi możemy najpierw ustawić kilka
warunków. W polach dostępne mamy następujące parametry:
Do dnia (księgowania)
Strona:
Wn - zapisy ze strony Wn
Ma - zapisy ze strony Ma
Wn i Ma - zapisy z obydwu stron
Anulowany:
Nie - tylko zapisy nieanulowane
Ustawienie
dokumentów.
daty
Ustawienie daty według terminów płatności.
Tak - tylko zapisy anulowane
Wszystkie
Nierozliczone - zapisy z saldem różnym od zera
Rozliczone - zapisy z saldem równym zero
Wszystkie
Aby wygenerować tabele klikamy
księgowania
Na dzień (Termin)
Rozrachunki:
według
Oblicz lub naciskamy klawisz F9.
204
Otrzymaną tabelę możemy filtrować (zobacz "Filtrowanie rekordów w bazie" na stronie 63)
(
lub F11) i grupować (zobacz "Grupowanie Kolumn" na stronie 61) (
) wg różnych kryteriów
(kolumn), a następnie wydrukować (zobacz "Ikony do obsługi Baz Danych" na stronie 48) (
wysłać do Arkusza kalkulacyjnego (
) oraz w formacie HTML (
) lub
)
W oknie korzystamy z Ikon do obsługi Baz Danych (zobacz "Ikony do obsługi Baz Danych" na
stronie 48) oraz z Pozostałych Ikon (zobacz "Pozostałe Ikony" na stronie 70). Dowolne konfigurowanie
układu kolumn w poszczególnych tabelach, umożliwiają wspomniane wcześniej ikony do obsługi baz
danych.
Dane w tabeli umieszczone zostały w kilku grupach kolumn.
DOKUMENT
Anul - informacja na temat istnienia zapisu. Jeśli w polu znajduje się znak
została anulowana i wartości z nią związane nie są ujmowane w sumach.
, oznacz to, że pozycja
Data dowodu.
SD - symbol dowodu. Dzięki niemu w łatwy sposób zorientujemy się z jakiego dokumentu pochodzi
pozycja.
Nr dow - numer dowodu.
Treść - pozycji podawana podczas rejestrowania danego dokumentu. (np.: numer faktury).
Kod operacji - księgowej.
KONTRAHENT
Grupa, numer kodu oraz Skrót nazwy.
WARTOŚCI
W czterech kolumnach znajdują się najważniejsze zapisy rozrachunkowe:
Obroty Wn
Obroty Ma
oraz Salda, jakie pozostały do rozliczenia
Saldo Wn
Saldo Ma
DATY
Termin płatności.
Data wpływu.
Po kliknięciu
DOSTOSOWANIE UKŁADU KOLUMN (zobacz "Ikony do obsługi Baz
Danych" na stronie 48), możemy mieć dostęp do jeszcze kilku dodatkowych kolumn.
205
MENU OKNA
W górnej części okna oprócz ustawień mamy także kilka ikon, dzięki którym będziemy mogli
uzyskać dostęp do innych kartotek lub funkcji.
Wydruk dokumentu wezwania do zapłaty. Przed wysłaniem,
wydruku kontrahentowi, pamiętajmy, aby sprawdzić, czy zaległość
nie została uregulowana w ostatnim (nich) wyciągach bankowych,
które nie zostały jeszcze zarejestrowane w programie.
lub F5
Treść wezwania możemy zmienić korzystając z ikony
znajdującej się na pasku Ikon do obsługi baz danych (zobacz
"Ikony do obsługi Baz Danych" na stronie 48).
Kartoteka rozrachunków bieżącego kontrahenta.
lub F7
(Opis znajdziesz w Rozrachunkach (zobacz "Rozrachunki" na
stronie 196))
Kartoteka sald nierozliczonych bieżącego kontrahenta.
lub F8
(Opis znajdziesz w Rozrachunkach (zobacz "Rozrachunki" na
stronie 196))
Kreator przelewów
Kreator w prosty sposób wygeneruje przelewy dla
wszystkich, bądź dla wybranych pozycji. Zaznaczanie
rekordów (zobacz "Ikony do obsługi Baz Danych" na stronie
48) należy wykonać przed uruchomieniem kreatora.
Operator prowadzony jest przez kolejne zakładki w celu ustawienia podstawowych parametrów
przelewów. Przygotowane przelewy znajdziemy w opcji Rozliczenia - Przelewy Bankowe (zobacz
"Przelewy" na stronie 206).
Włącza sumowanie tabeli. Obliczone wartości wyświetlone zostaną pod tabelą w
ramce okna.
Pogrupowanie tabeli według kontrahentów i podsumowanie wartości dla każdego.
206
PPrrzzeelleew
wyy
Dostęp do opcji:
IKONA
MENU GŁÓWNE - Obroty- Obroty Kasy i Banku - Przelewy bankowe
Program Księga Express PRO
MENU GŁÓWNE - Rozliczenia - Przelewy
SKRÓT - CTRL + P.
Po wejściu do opcji na ekranie wyświetlone zostaną pozycje, które odpowiadają ustawianym
automatycznie zakresom. Oznacza to, że jeśli uruchomimy opcję po raz pierwszy (w ogóle lub w bieżącym
dniu) okno będzie puste. Gdy jednak w danym dniu wystawimy jakieś przelewy, odpowiednie pozycje
zostaną wyświetlone.
Okno obsługujemy (zobacz "Obsługa okien" na stronie 36) także przy użyciu Ikon do Baz Danych (zobacz
"Ikony do obsługi Baz Danych" na stronie 48).
207
Przygotowanie przelewu rozpoczynamy od uruchomienia nowego okna edycyjnego. Pamiętamy
,
. W pierwszej kolejności podajemy Kod
zapewne, że służy do tego klawisz INSERT lub ikony
Banku, w którym nasza firma posiada konto i chce z niego przekazać pieniądze.
Poprawne wypełnienie danych w słownikach Banków oraz Kontrahentów (zobacz
"Kontrahenci" na stronie 93), gwarantuje szybszą pracę podczas wystawiania przelewów, ponieważ nie
trzeba każdorazowo wpisywać numerów kont. Jeśli nie znamy kodu banku, posłużmy się listą podpowiedzi
dostępną w polu Nazwa (po kliknięciu
lub F4).
208
Pierwszy bank oraz numer rachunku dotyczy naszego konta. Jeśli posiadamy kilka rachunków
bankowych, należy wszystkie wprowadzić w opcji Funkcje - Dane Firmy (na stronie 238).
Po wybraniu odpowiedniego banku, kolej na informacje o przelewie.
Data wykonania - przelewu.
Planowany Termin - w polu tym podajemy termin płatności, po to, aby program mógł nam codziennie
podpowiadać, które przelewy należy w dniu dzisiejszym przesłać. Nie wypełnienie pola spowoduje, że
nie będziemy mieć nad terminami płatności kontroli. Oczywiście, jeśli wystawiamy przelew, by zaraz po
jego zrobieniu i wydrukowaniu zanieść go do banku, pole to można ominąć, ponieważ program
automatycznie podaje bieżącą datę.
Pole termin nie może zostać puste. Program, aby wyświetlić wystawione przelewy sprawdza,
czy mieszczą się one w wybranym zakresie. Gdy napotka na niewypełnione pole, uzna, że rekord ten nie
mieści się w podanym okresie.
Następnie wybieramy ( /F4) Grupę Kod kontrahenta. Jeśli poprawnie (czytaj rzetelnie)
wypełniliśmy pola w słownikach kontrahentów, wówczas pozostałe dane wypełnią się automatycznie po
zatwierdzeniu kodu firmy, której chcemy przelać pieniądze. W przeciwnym wypadku dane dotyczące nawy
banku numeru rachunku oraz adresu kontrahenta musimy wprowadzić.
Kwota - do przelania
Treść 1, Treść 2 - Na druku przelewu znajdują się dwie linie przeznaczone na informację wskazującą, za
co przelewamy pieniądze.
W programie możemy skorzystać z podpowiedzi. Naciśnięcie klawisza F12 lub kliknięcie ikony
,
spowoduje wyświetlenie kartoteki z transakcjami nierozliczonymi danego kontrahenta. Możemy wybrać
jedną pozycję, kilka lub wszystkie. Zaznaczania odpowiednich rekordów rozpoczynamy po kliknięciu
ikony (zobacz "Ikony do obsługi Baz Danych" na stronie 48)
. Po "podświetleniu" rekordów
klikamy ikonę
, która przeniesie odpowiednie dane do okna przelewu. W polu treść wpisane zostaną
wszystkie opisy pozycji, a w polu kwota łączna suma wybranych sald.
Po wprowadzeniu danych klikamy przycisk
.
Z pewnością każdy operator wie, co należy wpisać w polach: Kwota oraz Treść. Warto jednak
jeszcze raz powiedzieć kilka słów na temat Daty. Przygotowując przelew wcześniej pamiętajmy, aby
wpisać dzień, w którym dokument ten zostanie do banku przekazany. Ponad to warto przyjąć zasadę
sporządzania przelewów w momencie powstania płatności. Jeśli wpiszemy datę upłynięcia terminu
płatności (lub na przykład 1 dzień przed jego upływem), wtedy program będzie za nas kontrolował nie
przekroczenie jej.
209
Każdy przelew, który został przekazany z naszego konta należy odnotować. Aby to zrobić
musimy wpierw odszukać odpowiednią pozycję z listy. Najszybciej uda nam się odnaleźć dany rekord,
wpisując odpowiednie terminy w polach zakres dat, znajdujących się w górnej części okna. Następnie
otwieramy (ikona
lub klawisz ENTER lub LKM) okno edycyjne danego przelewu. Pierwsze pole
wskazuje na to czy przelew został wykonany. Jeśli tak należy zaznaczyć je kliknięciem lub klawiszem
SPACE
.
Na menu Ikon okna składają się następujące pozycje:
Filtr wyświetlanych pozycji
Wybieramy
jedną
z
możliwości:
widoczne
wszystkie
zarejestrowane przelewy, tylko wykonane lub tylko niewykonane.
Rejestrowanie nowego przelewu.
lub INSERT lub
Edycja bieżącego rekordu
,
Kolejne pozycje dotyczą rodzaju wydruku. (Zobacz pierwszy ekran w tym topiku). Ikona
służy do wybierania ilości drukowanych przelewów. Jeśli chcemy wydrukować tylko jeden, bieżący, wtedy
klikamy ikonę drukarki lub naciskamy klawisz F5. Gdy jednak mamy do wydrukowania kolekcję przelewów,
wówczas najwygodniejsze będzie wykorzystanie możliwości zaznaczania pozycji i grupowe drukowanie. Po
kliknięciu znaczka
znajdującego się za ikoną drukarki, wyświetlone zostanie menu z pozycjami:
Wydruk bieżącego -czyli jednego - przelewu.
Wydruk seryjny - zaznaczonych przelewów.
Zbiorcze polecenie przelewu.
Sposób zaznaczania rekordów zostało opisany wcześniej w opcji Ikony do obsługi baz
danych (na stronie 48). Pamiętaj, aby można było markować rekordy musi być aktywna funkcja zaznaczania
(prościej "wciśnięta" ikona
).
W dalszej części menu znajduje się ikona
, po której kliknięciu obliczona zostanie suma
wyświetlanych na ekranie pozycji. Kolejny przycisk z napisem "Wg terminów", przeprowadzi za nas operację
grupowania rekordów i ustawi wszystkie pozycje według terminów zapłaty.
Kolejną linię Menu ikon zajmują pola do ustawiania filtra zakresu dat.
210
Główny tabela okna, w której znajduje się lista pozycji składa się z 5 zakładek. Każda z nich
grupuje wystawione przelewy/wpłaty, w zależności od adresata.
1. Przelewy lub Wpłaty gotówkowe - podstawowa baza przelewów/wpłat, w której wykonywane
są druki z konta naszej firmy, na konta dostawców towarów lub usług.
2. Przelewy lub wpłaty gotówkowe do US - lista wystawionych przelewów/wpłat do Urzędów
Skarbowych. Podczas wystawiania druków w tej zakładce, podajemy dodatkowo kilka istotnych informacji
dotyczących rozliczeń z Urzędem.
Wydruk polecenia przelewu „podatkowego” zawiera w tle duży napis PODATKI.
3. Przelewy lub wpłaty gotówkowe do ZUS - lista wystawionych przelewów/wpłat do ZUS.
Podczas tworzenia druków w tej zakładce, podajemy dodatkowo kilka ważnych informacji dotyczących
rozliczeń z ZUS-em.
211
4. Dokumenty zwrotne (przelewy lub wpłaty gotówkowe) - Lista przelewów/wpłat na nasze
konto. W zakładce tworzymy druki przelewów lub wpłat gotówkowych, w których sami jesteśmy odbiorcami.
Opcja przydatna, gdy na przykład wysyłamy towar za zaliczeniem pocztowym.
5. Wpłaty na własne konto - baza wpłat gotówkowych na nasze konta bankowe.
Korzystam z gotowych druków podatkowych 4 przelewy na A4. Nadruk nie trafia w pola.
Jeżeli nie trafia, to nie pozostaje nic innego jak "delikatna" korekta w projekcie RAVE. Można
ustawić położenie całej sekcji, jeżeli wszystkie pozycje nadruku są tak samo przesunięte lub na stronie
globalnej ustawić położenie poszczególnych elementów. Zmianę wykonujemy tylko w jednej "formatce",
wszystkie pozostałe automatycznie zostaną skorygowane. Różnice mogą być spowodowane innymi
drukami, sposobem pracy drukarki (inne początkowe marginesy, podajnik papieru itp). Jednak dzięki
Generatorowi Raportów RAVE możemy dowolnie modyfikować projekt we własnym zakresie.
212
KADRY
213
W
Wyykkaazz pprraaccoow
wnniikkóów
w
Dostęp do opcji
:
MENU GŁÓWNE - Kadry-Płace - Wykaz Pracowników
IKONA -
SKRÓT - CTRL + P
Program Księga Express PRO posiada:
zdefiniowane podstawowe składniki i szablony do natychmiastowego zastosowania w Małej Firmie,
gdzie nie ma potrzeby rozwijania systemu płac,
przygotowane składniki, które mogą być wykorzystane w przyszłości,
możliwość zdefiniowania nowych pozycji, które pojawią się w miarę rozwoju firmy,
możliwość zmiany sposobu liczenia, lub zmiany wyliczonej wartości w bieżącej liście płac, a zmiana ta
automatycznie spowoduje przeliczenie pozostałych danych od tej wartości uzależnionych.
Dzięki temu program może dostosowywać się naszych wymagań wraz z rozwojem naszej
Firmy.
Należy zwrócić uwagę na fakt, że pomimo stosowania zaawansowanej technologii do
budowania naszego systemu płac, utworzenie listy wynagrodzenia w układzie standardowym, który jest już
zdefiniowany, nie wymaga od użytkownika żadnych wiadomości z zakresu programowania i budowania
algorytmów. Cały mechanizm jest dostępny, ale "czeka z boku" do wykorzystania w odpowiedniej chwili.
Dane potrzebne do przygotowania listy gromadzimy w oknie Wykaz Pracowników. Tu w Menu
Ikon znajduje się kilka ikon, uruchamiających dodatkowe, kartoteki. Większość z rejestrowanych danych
będzie zdefiniowana jednorazowo lub okresowo, a cześć rejestrowana w cyklu miesięcznym.
214
Wykaz pracowników to lista wszystkich zarejestrowanych osób. Po wprowadzeniu danych
każdy rekord w tej bazie składał się będzie z wielu pól pogrupowanych tematycznie. Naciśnięcie klawisza
ENTER, spowoduje (jak zwykle) wyświetlenie okna edycyjnego bieżącej pozycji. Znajdziemy tam wszystkie
dane o konkretnym pracowniku. Pamiętajmy, że w Menu ikon programu znajduje się ikona odpowiedzialna
(Zobacz Ikony - Ikony do obsługi Baz danych (zobacz "Ikony do
za "ukrywanie" kolumn na ekranie
obsługi Baz Danych" na stronie 48) oraz Grupowanie Kolumn (na stronie 61)).
W opcji Wykaz Pracowników możemy skorzystać z dwóch globalnych ustawień:
Kolejność
Sposób przedstawiania listy pracowników na ekranie. Mamy do dyspozycji
kolejność alfabetyczną lub według kodów.
Czynny
Zakres wyświetlania pracowników. Wybieramy czynnych lub zwolnionych. Możemy
również wyłączyć filtry, decydując się na ustawienie: wszyscy.
W zależności od wybranego ustawienia (w naszym przykładzie - Lista pracowników ze stawką),
po kliknięciu Ikony
(lub F5), wydrukujemy odpowiedni raport.
Po wejściu do opcji okno będzie puste, ale już po kliknięciu
lub
lub naciśnięciu
klawisza INSETR, możemy rozpocząć wpisywanie danych. Informacje podzielono na 10 grup.
Aby najpełniej wykorzystać możliwości programu należy podać jak najwięcej informacji. Wpisanie ich
od razu, podczas rejestrowania pracownika jest najlepszym rozwiązaniem, ponieważ nie musimy
pamiętać o potrzebie uzupełniania danych.
Dane Identyfikacyjne
Numery
identyfikacyjne
- takie jak KOD pracownika, jego PESEL oraz NIP. Przy tworzeniu
nowego rekordu, program podpowiada kolejny wolny kod. Poprawność
podawanych Numerów Pesel oraz NIP jest kontrolowana przez program i
jeśli nie zgadzają się z podaną niżej datą urodzenia, na ekranie w
odpowiednim momencie wyświetlony zostanie komunikat o błędzie.
(Odpowiedni moment to przejście do kolejnego pola po podaniu daty
urodzenia.)
Dane personalne
- podajemy Nazwisko, IMIONA pierwsze i drugie, Datę oraz Miejsce
Urodzenia.
Praca
- dane umieszczone w tej grupie informują czy pracownik jest Czynny
zawodowo. Pamiętamy, że pola
zaznaczamy lub odznaczamy klikając
myszką lub naciskając klawisz SPACE. Kolejne pole służy do podziału
pracowników na fizycznych lub Umysłowych. Znak
oznacza osobę
pracującą umysłowo, a puste pole to pracownik fizyczny). Numer akt to
wewnętrzny numer zakładowy. Większość zakładów pracy przed
komputeryzacją posługiwała się "numerami teczek" do segregowania
kartotek pracowniczych. Jeśli chcemy zachować informacje o tych
numerach, wpisujemy je właśnie w tym polu.
Dokument
tożsamości
- wprowadzamy informacje potrzebne do wystawiania zaświadczeń,
czyli: Rodzaj dokumentu, Numer, Datę wystawienia oraz Przez Kogo
został wydany.
215
Adres stałego zameldowania
Podajemy kolejno Ulicę, Nr domu, Nr lokalu, Kod pocztowy, Miejscowość, Pocztę, Gminę,
Powiat, Województwo, Telefon i Fax (jeśli pracownik posiada). Pamiętajmy, że dane te drukowane są na
deklaracjach podatkowych, więc powinny być wypełnione.
Dane o zatrudnieniu
Zatrudnienie
Wprowadzamy - Data przyjęcia oraz ewentualnie Data zwolnienia. Następnie
podajemy Wymiar czasu pracy, pamiętając, że X/Y to postać ułamkowa dla
zobrazowania częściowych etatów. Przy wpisywaniu Stawki zaszeregowania
możemy posłużyć się kalkulatorem, ukrytym pod znaczkiem
(LKM lub F4).
W polu Kod wykonywanego zawodu możemy skorzystać ze słownika
zawodów, który sami prowadzimy w opcji Słowniki - Dane kadrowo - płacowe
- Słowniki ZUS - Wykonywany zawód.
Dodatek
stażowy
Wartość Aktualnego dodatku stażowego wyrażona jest procentowo, dla 30 %
podajemy 30. Poniżej podajemy Datę następnej zmiany.
Dane do PIT
W polach Rodzaj Pit-u oraz Rodzaj Kosztów uzyskania wybieramy spośród
dostępnych pozycji, podobnie jak Urząd Skarbowy.
Dane dotyczące urlopów
Zaliczony
okres pracy
W polach podajemy zsumowane wartości dotyczące przepracowanego
okresu w innych zakładach oraz lata spędzone w szkole, jeśli powinny być
zaliczone. Sumy podajemy w trzech wartościach: Lata, Miesiące, Dni.
W tym okres pracy w innych zakładach.
Obliczone
dni
Ilość dni z poprzedniego roku, pozostałych do wykorzystania. Przy
wpisywaniu wartości korekty wyliczonych dni posługujemy się znakami plus,
jeśli należy dodać oraz minus, jeśli należy odjąć. Kolejne pole to liczba
Pozostałych do wykorzystania dni w bieżącym roku.
Pozostałe dane
Inne dane kadrowe
Płeć, Nazwisko rodowe, Obywatelstwo, Imię Ojca oraz Matki, Nazwisko
rodowe matki, Stan cywilny, Stosunek do służby wojskowej (mamy do
wyboru: uregulowany lub nieuregulowany).
Wykształcenie
W sekcji tej obok typu, nazwy szkoły oraz daty jej ukończenia podajemy
również język obcy, jakim pracownik potrafi się posługiwać.
Rachunki bankowe
Możemy wprowadzić 2 różne konta bankowe, na które możemy przelewać płacę.
Adres zamieszkania
Adres do korespondencji
Kliknięcie znaczka
spowoduje przekopiowanie adresu stałego zameldowania podanego
wcześniej.
Terminy badań oraz szkoleń
W polach podajemy daty kolejnego badania lekarskiego oraz następnego szkolenia BHP.
Dane cudzoziemców
Jeśli pracownik naszego zakładu jest cudzoziemcem, wtedy należy zaznaczyć czy posiada
kartę stałego czy czasowego pobytu.
Sposób wyświetlania na ekranie
Sposób wyświetlania kolejnych rekordów na ekranie możemy sami zaprojektować. Każda z
pozycji może mieć inny kolor tła oraz liter. Program automatycznie ustawia białe tło oraz czarne litery. Jeśli
chcemy zmienić wystarczy kliknąć
, aby uruchomić standardową windowsowa paletę kolorów.
216
Pól opisujących każdą z osób jest około setki. Większość z nich nie jest nam jednak potrzebna
na głównym wykazie pracowników, dlatego standardowo zostały ukryte, aby nie zagęszczały niepotrzebnie
wykazu.
Okno edycyjne (na stronie 218) - wszystkie dane bieżącego rekordu.
Gdy już ustalimy, które informacje chcemy mieć na liście i w jakiej kolejności, możemy zapisać
ustawienie. Służy do tego ikona
, znajdująca się na głównym menu ikon.
Dla każdego zarejestrowanego pracownika możemy zakładać dodatkowe kartoteki tematyczne.
Program będzie z nich korzystać podczas tworzenia list płac. Do dyspozycji mamy:
lub F3 - HARMONOGRAM PRACY
W oknie Ewidencji czasu pracy wprowadzamy dni pracy, nieobecności, urlopów i ewentualnie
(jeżeli będą wykorzystane) godziny pracy, godziny nadliczbowe. NIE wprowadzamy tutaj dni świadczeń,
które mają wpływ na raporty RSA w programie Płatnik ZUS. Takie dane rejestrujemy w kartotekach
(ALT + F3), a ich dni absencji "trafiają" tutaj automatycznie. Przy czym należy
Świadczeń lub przerw
pamiętać, że po skasowaniu rekordu w kartotece świadczeń, w harmonogramie należy przeprowadzić
korektę, odznaczając pozycje.
W nagłówku okna znajduje się kod, nazwisko oraz imię pracownika, poniżej ikony, a największą
część zajmują dwa bloki:
1
Lewy z kalendarzem trzech miesięcy.
Możemy je przewijać w przód i tył, posługując się czarnymi trójkątami znajdującymi się w rogach nazwy
górnego miesiąca. Jeśli klikniemy w nazwę miesiąca i nie puścimy klawisza myszki, pod kursorem pojawi
się lista miesięcy. Nie puszczając klawisza przesuwamy się w wybrane miejsce (w zakresie jednego roku
oczywiście). Zwolnienie myszki spowoduje przejście do wskazanego miesiąca. Numery dni mogą być
wpisane różnymi kolorami, zależnymi od rodzaju nieobecności pracownika w pracy.
Dzień roboczy to kolor standardowy, czyli czarny. Pozostałe barwy są nawiązaniem do kolorów tła
dymków określających typy absencji.
Zaznaczanie dni do wypełnienia w tabeli listy obecności odbywa się właśnie w tym bloku. Trzymając
klawisz CTRL klikamy w wybrane dni lewym przyciskiem myszy. Ta metoda stosowana jest do
zaznaczania dni nie sąsiadujących ze sobą, kiedy na przykład pracownik był dwa dni na urlopie
wypoczynkowym następne dwa przepracował i znowu wziął 1 dzień, a po tygodniu poszedł na kolejne 3
dni urlopu wypoczynkowego. Następny sposób jest podobny, również stosujemy klawisz myszki oraz
klawisz klawiatury. Tym razem jest to SHIFT. Jeśli chcemy zaznaczyć okres czasu wtedy należy kliknąć
pierwszy dzień zakresu, następnie trzymając klawisz SHIFT kliknąć ostatni dzień zakresu. Inny sposób
zaznaczania jakiegoś okresu to kliknięcie jakiegoś dnia i nie puszczając klawisza myszki przesunięcie
się w dół lub w górę. Zwolnienie przycisku spowoduje zaznaczenie okresu pomiędzy tymi dwoma
klikniętymi dniami. Jednorazowo możemy zaznaczyć do 42 dni.
2
217
Prawy z tabelą, w której oprócz dni wpisany będzie typ absencji oraz ilość i rodzaj godzin pracy.
Gdy już zaznaczymy zakres, wybieramy rodzaj nieobecności spośród dostępnej listy, w menu
narzędziowym okna. Następnie klikamy /WYPEŁNIJ/ i odpowiedni typ absencji wypełni zaznaczony
wcześniej zakres. Numer oraz nazwa pojawi się w odpowiednim dniu w prawej tabeli.
Przy dniach roboczych, podajemy również ilość godzin nadliczbowych (jeśli wystąpiły), a dla tych osób,
które pracują w systemie zmianowym, należy wypełnić odpowiednie wartości w kolejnych kolumnach.
Godziny mogą być wpisane z klawiatury lub wybrane po naciskaniu “trójkącików” (w górę dodajemy w
dół odejmujemy).
Po wypełnieniu danych (pkt 1 i 2) klikamy
by zapisać zmiany.
Pod tabelą znajduje się informacja ile dni zasiłków przypada na zakład pracy. Jeśli wartość ta
jest większa niż 35, wtedy informacja o liczbie wyświetlona będzie w na czerwonym tle. Należy dokonać
korekty, dzieląc świadczenia wypłacane przez zakład oraz ZUS. (Program przelicza dni po kliknięciu
.)
W oknie znajduje się kilka ikon do obsługi baz danych (zobacz "Ikony do obsługi Baz Danych"
na stronie 48) oraz przycisków ułatwiających pracę z harmonogramem. Są to:
(po wprowadzeniu danych lub ich korekcie pamiętaj o zapisie).
lub Alt +F3 Świadczenia lub przerwy (na stronie 219)
lub F6
Stałe składniki (zobacz "Składniki Stałe - F6 oraz Tymczasowe - F7" na stronie 221) oraz
lub F7 Składniki Tymczasowe
lub F8
Dane ZUS (na stronie 224)
lub ALT + F9 Wydruk Rocznej Kartoteki wynagrodzeń pracownika (bieżącego)
Po wejściu do opcji okno jest puste. Po ustawieniu parametrów i obliczeniu zbiorówek
lub
F9, wyświetlone zostaną sumy kolejnych składników, w rozbiciu na poszczególne miesiące. Dla każdego
pracownika wyświetlane są tylko te składniki, które brały udział w naliczaniu jego płacy. Kod oraz nazwisko i
imię osoby, znajdują się w górnej linii okna.
lub F9 Umowy - Zlecenia (na stronie 225)
lub F10 Dane o rodzinie (zobacz "Dane o rodzinie - F10" na stronie 227)
218
Okno edycyjne
lub ENTER - Okno edycyjne - wszystkie dane bieżącego rekordu.
Wykaz pracowników składa się z około setki kolumn (pól), aby nie był zbyt zagmatwany,
większość z nich została ukryta. Każdy operator może sobie sam ustalić, które pola chce widzieć na ekranie,
. Zobacz - Dostosowanie układu kolumn (zobacz "Ikony do obsługi Baz Danych"
służy do tego ikona
na stronie 48). Aby móc zobaczyć wszystkie pola danego rekordu wystarczy nacisnąć klawisz ENTER,
kliknąć ikonę
lub LKMx2 bieżącego pracownika. W efekcie otwarte zostanie okno z informacjami, które
podaliśmy podczas jej zakładania. Możemy przeglądać dane lub je korygować. Po zmianie pamiętajmy, aby
je zapisać przed wyjściem z opcji -
.
W górnej linii okna edycyjnego, w którym znajduje się kartoteka bieżącego (czyli tego, na
którym aktualnie znajduje się kursor w głównym wykazie pracowników) rekordu znajduje się imię oraz
nazwisko danego pracownika. Aby obejrzeć dane innego pracownika nie musimy wracać do listy wszystkich
osób. W dolnej linii okna znajduje się "przewijarka" bazy. Dzięki ikonom umieszczonym na tym pasku
możemy przejść do rekordu:
pierwszego,
poprzedniego,
następnego,
ostatniego.
Mamy również do dyspozycji inne ikonki ułatwiające obsługę okna:
nich rozwija wszystkie plusiki, czyli całą strukturę kartoteki, a druga zwija.
i
.Pierwsza z
Dodatkowo w programie KADRY-PŁACE
W pracy kadrowej niejednokrotnie musimy zmieniać różne dane znajdujące się w kartotece
osobistej pracownika. Modyfikacja pola nie kasuje jego poprzedniego zapisu a jedynie go zastępuje.
Poprzednia wartość jest przenoszona do historii pola. Dzięki temu nawet po kilku latach będziemy mogli
przeglądać wszystkie wcześniejsze zmiany. Aby wyświetlić na ekranie listę, wystarczy kliknąć ikonę
.
Oprócz wartości, jakie były poprzednio w danym polu, możemy również zobaczyć, kto i kiedy dokonał zmian.
219
Świadczenia lub przerwy
lub Alt +F3 Świadczenia lub przerwy
Każdy pracownik z listy posiada własną kartotekę Nieobecności / Świadczeń. Ich wykaz
znajduje się w zakładce numer 1(Lista świadczeń) i zawiera dane posegregowane w kolumnach. Zakładka nr
2 (Definicja) to komplet danych dotyczących jednego, bieżącego zwolnienia. Przy wprowadzaniu nowej
pozycji (INSERT lub
), program automatycznie uruchamia okno drugiej zakładki. Na początek
wybieramy typ nieobecności. Możemy posłużyć się podpowiedzią po kliknięciu (lub F4). W zależności od
typu wyświetlane lub blokowane są inne pola oraz wprowadzane odpowiednie wartości i kody. Następnie
zaznaczamy zakres dat, gdy pola będą aktywne dla świadczeń okresowych, w których daty są wymagane.
Jeśli naciśniemy ENTER, po wprowadzeniu drugiej daty, ilość dni zostanie wyliczona automatycznie. Jeżeli
wprowadzamy np. Zasiłek porodowy lub pogrzebowy, to w polu tym należy podać liczbę zasiłków.
Po podaniu numeru zwolnienia, należy wprowadzić kod Rodzaju świadczenia oraz Kod
choroby. W tych polach również możemy skorzystać z podpowiedzi. Wystarczy kliknąć
(lub F12), a na
ekranie wyświetlone zostanie okno z odpowiednim Słownikiem ZUS. Wybranie pożądanej pozycji i
akceptacja klawiszem ENTER spowoduje wpisanie jej w pole.
Druga część okna (prawa) zawiera Podstawy z 6 lub 12 miesięcy (wyboru dokonujemy w
pierwszym polu, nad tabelami). Podczas rejestrowania Nieobecności/Świadczeń, można wybrać podstawy z
6 lub 12 miesięcy oraz dodać 1/12 „trzynastki”. Podstawy służą do obliczenia średniej na bazie której
zostanie naliczone wynagrodzenie za czas świadczenia. Jeżeli w programie posiadamy już zapisane dane z
poprzednich miesięcy, to możemy skorzystać z dodatkowej pomocy, przycisków poniżej listy podstaw.
i
, które
Do pomocy przy wypełnianiu pól, mamy dwa klocki:
zajmują się wpisaniem danych do tabeli. Pierwszy z nich jednak dodatkowo przelicza wynagrodzenie
pracownika w stosunku do całego miesiąca (jeśli na przykład osoba pracowała tylko kilka/kilkanaście dni).
Drugi klocek wprowadza wartości prosto z kartoteki bez żadnych kalkulacji. Po naciśnięciu klawisza ENTER
na ostatniej kwocie (z m-ca -6 lub Trzynastki), program przechodząc do pola Podstawa (w lewym bloku Obliczanie wynagrodzenia), automatycznie wylicza średnią wartość. Dane wynagrodzenia ujęte jest w trzech
pozycjach: Podstawa, Procent do wypłaty, (np. 80% lub 100% wypłaty danego świadczenia; wartość ta
zależy od aktualnych przepisów ZUS) oraz (kwota) Do wypłaty.
Gdy program stwierdzi przekroczenie kwoty zasiłków wypłacanych przez zakład (za dużo dni),
zgłosi odpowiedni komunikat przed wyjściem z opcji. Dodatkowo informacja o tej sytuacji wyświetlana jest w
dolnej linii okna. Należy podzielić zwolnienie na świadczenie wypłacane przez zakład i przez ZUS, dzieląc
jedno zwolnienie na dwie pozycje!!!.
Wprowadzone tutaj wypłaty zasiłków chorobowych (ZUS i Zakład) zostaną automatycznie
zapisane wraz z dniami do składników tymczasowych, po kliknięciu
. Podobnie jak: zasiłki
wychowawcze, porodowe, dni przerwy w pracy (przerwa w opłacaniu składek). Z danych tymczasowych
informacje te trafiają do list roboczych, a następnie po ich zaksięgowaniu mogą zostać wysłane do
formularza RSA.
Ogólnie można powiedzieć, że jest to moduł wymiany danych z formularzami ZUS-RSA. W celu
prawidłowego podania danych, muszą być wpisane wszystkie (odpowiednie dla naszego zakładu) typy
składników. Zobacz także Składniki List Płac (zobacz "Składniki Listy Płac" na stronie 104).
220
1. Po aktualizacji informacji, przed wyjściem z okna, należy pamiętać o zapisie.
2. Wydruk Kartoteki świadczeń lub przerw pracownika zawiera obliczoną dzienną stawkę
zasiłku.
3. Aby dane automatycznie wypełniły harmonogram pracy należy kliknąć
.
4. Po skasowaniu zwolnienia, musisz poprawić dane w harmonogramie, ręcznie modyfikując
pola.
Okno obsługujemy (zobacz "Obsługa okien" na stronie 36) także przy pomocy Ikon do baz
danych (zobacz "Ikony do obsługi Baz Danych" na stronie 48).
DODATEKOWO w programie KADROWO - PŁACOWYM
Jeśli chcemy zobaczyć całą listę zwolnień lekarskich nie tylko dla bieżącego pracownika, ale dla
wszystkich osób, wtedy korzystamy z opcji z Głównego Menu Ikon (pod tą samą ikoną
Głównego - Pracownicy - Świadczenia i przerwy.
) lub z Menu
Po aktualizacji informacji, przed wyjściem z okna, należy pamiętać o zapisie.
Wydruk Kartoteki świadczeń lub przerw pracownika zawiera obliczoną dzienną stawkę zasiłku.
Wyszukiwanie - F4
lub F4 Wyszukiwanie danych według aktualnego indeksu
Wyszukiwanie rekordu według kodu lub alfabetycznie. Okno wyszukiwarki wygląda identycznie
zarówno wtedy, gdy oczekuje na podanie kodu pracownika, jak też jego nazwiska czy pierwszych liter.
Kolejność, w jakiej przedstawiony jest wykaz osób na ekranie decyduje o tym, według którego indeksu
program będzie szukał. Pamiętajmy o tym i nie denerwujmy się, jeśli podajemy programowi kod, a on
reaguje na to błędem, ponieważ lista posegregowana jest alfabetycznie. Wystarczy zmienić kolejność.
221
Składniki Stałe - F6 oraz Tymczasowe - F7
lub F6 Stałe składniki
Kartoteka stałych składników bieżącego rekordu.
Bardzo często zdarza się, że do prawidłowego wyliczenia płacy pracownika, potrzebne są
indywidualne dane. Przeważnie dotyczą dodatków, na przykład: stażowego, spłat zaciągniętych pożyczek,
potrąceń alimentacyjnych, itd. Okno to służy właśnie do wybierania składników, które nie dotyczą wszystkich
pozostałych pracowników. Należy zdefiniować pozycje, które przez dłuższy czas, będą brały udział w
naliczeniu płacy danej osoby. Po kliknięciu tej ikony, na ekranie wyświetlone zostanie okienko z wybranymi
składnikami. (Otwarte po raz pierwszy jest oczywiście puste.)
Naciśnięcie klawisza INSERT, pozwoli na utworzenie nowej pozycji. Kod oraz nazwisko i imię
pracownika umieszczone zostanie w nazwie okna edycyjnego.
Wybieramy kod składnika. W zależności od rodzaju składnika wpisujemy odpowiednią wartość.
Jeśli nie jesteśmy pewni, co należy wpisać w polu wartość, wtedy należy jeszcze raz przestudiować
zagadnienie SKŁADNIKI LIST PŁAC (zobacz "Składniki Listy Płac" na stronie 104).
222
Możemy (ale nie musimy) także podać okres, w jakim składnik będzie brał udział w naliczaniu
płacy. Nie zapomnijmy więc o prawidłowym podaniu dat ważności. Na koniec pozostaje zapisanie informacji
ikoną
. Posługujemy się nią również po zaktualizowaniu wcześniejszych danych. Aby otworzyć
okno edycyjne istniejącej pozycji naciskamy ENTER lub LKM 2x.
PRZYKŁADY:
Kod 550 - Kwota ubezpieczenia potrącanego pracownikowi (ubezpieczenie własne pracownika).
Kod 565 - Potrącenie komornika.
Kod 801 - Czy pracownik należy do KZP (Kasa Zapomogowo Pożyczkowa), jeżeli TAK to wprowadzamy
1.
Kod 881 - Współczynnik wykorzystywany do obliczenia Ulgi Podatkowej (kod 604).
·
Wartość "1" - NIE naliczamy pracownikowi Ulgi.
·
Wartość "2" - naliczamy ulgę w podwójnej wysokości.
·
Domyślnie przy braku tego składnika program naliczy Ulgę w wysokości podstawowej.
Dodatkowo w programie KADROWO - PŁACOWYM
Jeśli uruchamiamy opcję z Menu Głównego - Pracownicy - Składniki Stałe, wtedy musimy
wpisać kod pracownika, jeśli znamy, a jeśli nie wybrać go z dostępnej listy (kliknięcie
lub F12).)
223
lub F7 Składniki Tymczasowe
Jest to bufor składników, które w większości przypadków są wymieniane (rejestrowane i
kasowane) w cyklu miesięcznym. Składniki Tymczasowe w pewnych przypadkach wypełniane są
automatycznie:
Po zarejestrowaniu Świadczenia (przykład powyżej - Świadczenie i przerwy)
Po zarejestrowaniu Rachunku do Umowy Zlecenia
Podobnie jak przy stałych składnikach, należy wprowadzić w tym oknie pozycje, dotyczące
konkretnej osoby. Różnica polega na okresie, w którym dany składnik będzie miał wpływ na wyliczanie
płacy. Jeśli komuś jednorazowo musimy coś doliczyć lub odliczyć, wtedy właśnie wykorzystamy tę opcję.
Po obliczeniu listy i jej zaksięgowaniu, Składniki Tymczasowe należy SKASOWAĆ, aby nie
zostały pobrane do przeliczeń w następnym miesiącu. PAMIĘTAJMY o TYM !!!!
Opcja kasowania dla jednego pracownika w bieżącym oknie znajduje się pod ikoną
F8). Można również jednorazowo skasować Składniki Tymczasowe wszystkich pracowników:
Księga Express PRO
Kadry Płace
F8).
(lub
- MENU GŁÓWNE - Kadry Płace - Kasowanie składników Tymczasowych.
- MENU GŁÓWNE - Listy - Składniki tymczasowe - (lub CTRL + T) - ikona
(lub
Ważnym zastosowaniem Składników Tymczasowych, jest możliwość wpisania dowolnego
składnika z listy płac i nadanie mu Własnej wartości. Oczywiście możemy to zrobić nawet dla składnika
wyliczanego. Wówczas podczas tworzenia listy płac, składnik zostanie wpisany z taką wartością jaką
ustaliliśmy "ręcznie", bez "zwracania uwagi" na jego definicję (czytaj formułę obliczeniową).
Zobacz także Składniki Tymczasowe (zobacz "Składniki Stałe - F6 oraz Tymczasowe - F7" na
stronie 221) otwierane z Menu Głównego. Jest to ta sam opcja, ale podobnie jak przy składnikach stałych,
dopisywanie startuje z listy wszystkich składników tymczasowych, jakie zostały wystawione dla
poszczególnych pracowników.
224
Dane ZUS
lub F8 Dane ZUS
Na ekranie wyświetlone zostanie kartoteka danych ZUS bieżącego pracownika. Informacje
pogrupowane zostały tematycznie w 6 gałęziach. :
1. Ub. Obowiązkowe - Obowiązkowe ubezpieczenie społeczne.
2. Ub. Dobrowolne - Dobrowolne ubezpieczenia społeczne.
3. Inne dane - Pozostałe dane.
4. Kasa Chorych - Dane o kasie chorych.
5. Wyrejestrowanie lub kontynuowanie ubezpieczenia - Dane organizacyjne.
6. Formularze ZUS ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń lub zgłoszenie zmiany danych
ZZA - zgłoszenie do ubezpieczeń zdrowotnych lub zgłoszenie zmiany danych
ZIUA – zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej
ZCNA – zgłoszenie danych o członkach rodziny dotyczących zmiany adresu
ZCZA – zgłoszenie danych o członkach rodziny nie związanych ze zmianą adresu
ZWUA – zgłoszenie wyrejestrowanie z ubezpieczeń lub kontynuacji
W poszczególnych polach zaznaczamy, czy wysłać informacje w następnym formularzu i czy
dotyczą one zgłoszenia, czy zmiany.
Wszystkie podawane w tej opcji dane są wymagane przez ZUS i na ich podstawie tworzone
będą odpowiednie formularze, dlatego należy je wypełnić przed tworzeniem formularzy do Programu
Płatnika. Podczas rejestrowania danych możemy korzystać ze słowników utworzonych wcześniej w opcji
SŁOWNIKI ZUS (F12 lub
). Większość danych słownikowych została dostarczona wraz z tym
programem. Może się jednak zdarzyć, że kody (dla niektórych gałęzi gospodarki) będą niekompletne,
wówczas należy je uzupełnić w odpowiednim słowniku we wspomnianej opcji.
W oknie mamy dostępne ikony
Rozwiń szczegóły.
Zwiń szczegóły.
Wydruk/podgląd wszystkich danych.
225
Umowy - Zlecenia
lub F9 Umowy - Zlecenia
Okno przeznaczone do tworzenia Umów-Zleceń oraz do wystawiania odpowiednich do nich
rachunków. Z wszystkich utworzonych w tym miejscu dokumentów, powstanie biblioteka.
Możemy (lecz nie musimy) rejestrować tutaj Umowy Zlecenia oraz Rachunki. W oknie tym
wprowadzamy kolejne umowy i rachunki dla danego pracownika. Po zapisaniu Rachunku jego dane trafiają
do Składników Tymczasowych (zobacz "Składniki Stałe - F6 oraz Tymczasowe - F7" na stronie 221) a
następnie do tworzonej listy płac. Jeżeli nie interesują nas dobrodziejstwa jakie daje nam ta opcja, to
możemy wykonać listę UZ wprowadzając wartość Brutto UZ (Kod 760) do Składników Tymczasowych.
Jednak dzięki wprowadzaniu danych UZ w tej opcji uzyskujemy:
Rejestr wszystkich UZ dla poszczególnych pracowników.
Rejestr Rachunków do UZ.
Wydruk Umowy Zlecenia oraz Rachunku wg projektu RAVE (zobacz "Edytor Wydruków RAVE" na
stronie 66).
Możliwość "łatwego" włączania i wyłączania poszczególnych składek ZUS na etapie liczenia
Rachunku.
Możliwość zmiany kosztów uzyskania.
Po pierwszym uruchomieniu tej opcji okno składa się z dwóch pustych bloków oraz Paska Ikon.
Większość z nich jest już znana z poprzednich stron opisu. Poniżej krótkie przypomnienie.
Rozwiń całą strukturę (zobacz "Ikony do obsługi Baz Danych" na stronie 48).
Ukryj strukturę.
226
Wydruk Dokumentu (zobacz "Pozostałe Ikony" na stronie 70).
Wydruk aktywnego dokumentu: Umowy-zlecenia lub rachunku.
Projektowanie Rave (zobacz "Edytor Wydruków RAVE" na stronie 66).
Jeśli chcemy dokonać korekty dołączonego do programu projektu umowy, bądź też
rachunku do niej, posługujemy się generatorem RAVE.
Składniki Tymczasowe (zobacz "Składniki Stałe - F6 oraz Tymczasowe - F7" na stronie
221).
Dostęp do okna składników tymczasowych, w celu wybrania odpowiednich pozycji.
Składniki List Płac (zobacz "Składniki Listy Płac" na stronie 104).
Dostęp do okna Składników Listy Płac, w celu wybrania odpowiednich pozycji do
prawidłowego wypełnienia umowy-zlecenia. (Ikona dostępna w programie Kadry-Płace)
Kasowanie Dokumentu.
Oprócz znanych nam już ikon w oknie znajdziemy dwie nowe:
Nowa Umowa
W prawym bloku okna znajdują się pola potrzebnych do tworzenia nowej umowy.
Program podpowiada nam kolejny wolny numer. Następnie wybieramy (z dostępnej
listy
lub F12) Kod tytułu ubezpieczenia, ustalone prawo do emerytury lub renty oraz
stopień niepełnosprawności. Dalsze pola określają datę zawarcia umowy oraz okres jej
trwania. Po podaniu kwoty, na jaką zawarta została umowa, należy zaznaczyć, czy na
rachunku mają być uwzględnione pozycje określające zapłatę składek społecznych. W
ostatnim, największym polu wpisujemy zakres czynności, jakie musi wypełnić osoba, z
którą zawierana jest umowa.
Po zapisaniu danych
, okno jest gotowe do rejestrowania nowej umowy.
Nowy Rachunek dla bieżącej umowy
W polu pod numerem umowy, program podpowiada kolejny numer rachunku. (Do
jednej umowy możemy mieć kilka numerów rachunków). Data wystawienia
proponowana jest taka sama jak data zakończenia trwania umowy. Program
podpowiada również kwotę BRUTTO, ale możemy ją zmienić.
W dolnej części okna znajdują się 3 klocki. Kliknięcie pierwszego z nich
,
spowoduje przeliczenie wartości w polach. Jeżeli w umowie, dla której wystawiamy
rachunek zadeklarowaliśmy znakiem
"płaci składki społeczne", wtedy podczas
edycji rachunku aktywne będą pola Ubezpieczeń Społecznych.
Podczas tworzenia Rachunku do UZ program oblicza Składkę ZUS na Wypadkowe
pobierając stawkę z Parametrów Systemu (danej Firmy). Jeżeli w Parametrach stawka
jest równa 0 (zero), to stawka pobierana jest ze Wskaźników finansowych (są one
ogólne dla całego programu).
Można wystawić kilka rachunków do jednej umowy. Na przykład umowę zawarto na okres 6-ciu
m-cy, a rachunki wystawiano miesięcznie. Zapisanie Rachunku spowoduje dopisanie odpowiednich danych
do Składników Tymczasowych, a następnie pobranie ich podczas tworzenia listy. Wymagane jest jednak
odpowiednie ustawienie typów składników dla Umów-Zleceń. Zobacz Składniki list Płac (zobacz "Składniki
Listy Płac" na stronie 104).
Przed wyjściem z opcji pamiętajmy o zapisie
.
227
Dane o rodzinie - F10
lub F10 Dane o rodzinie
W oknie należy wprowadzić dane o osobach, które pozostają na utrzymaniu ubezpieczonego.
W nagłówku okna znajduje się jego nazwisko oraz imię. Pod nim natomiast umieszczono standardowe Ikony
do obsługi Baz Danych (na stronie 48). Poniżej paska narzędziowego znajduje się lista wszystkich
wprowadzonych przez użytkownika członków rodziny.
Podczas wprowadzania danych należy podać następujące informacje:
Dane osobowe - Nazwisko oraz Imię członka rodziny;
Dane identyfikacyjne - Data urodzenia, Pesel, NIP, Rodzaj oraz Numer dokumentu, którym członek
rodziny się legitymuje.
Dane ZUS
Formularz
ZCNA/ZCZA
wysyłać
w
zgłoszeniu?,
Data
zgłoszenia,
Zgłoszenie/Wyrejestrowanie, Data uzyskania lub utraty uprawnienia do ubezpieczenia
zdrowotnego przez członka rodziny;
Dane do zgłoszenia - Czy: spokrewniony, Pozostaje na wyłącznym utrzymaniu osoby
ubezpieczonej, Pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym, Stopień pokrewieństwa,
Inny adres;
Zasiłek rodzinny - Czy przysługuje i od kiedy, do kiedy?;
Zasiłek pielęgnacyjny - j/w;
Adres zamieszkania - Wprowadzamy adres tylko wtedy, jeśli jest on inny niż osoby ubezpieczonej.
228
Przy wypełnianiu pól danymi w wielu miejscach możemy korzystać z podpowiedzi. Znajdziemy je pod
ikonkami
(lub F12) - dostępny słownik lub (lub F4) - dostępna lista możliwości. Pola wyboru
zaznaczamy lub odznaczamy przy pomocy myszki lub klawisza SPACE. W oknie dostępnych mamy
także kilka IKON do obsługi Baz danych (zobacz "Ikony do obsługi Baz Danych" na stronie 48).
Aby zobaczyć listę członków rodziny wszystkich pracowników należy uruchomić opcję - Menu
Główne - Pracownicy - Członkowie Rodziny (lub
z Głównego Menu Ikon, lub F10).
229
LLiissttaa ppłłaacc pprraaccoow
wnniikkóów
w
Dostęp do opcji
:
MENU GLOWNE - Kadry Płace - Listy Płac Pracowników
SKRÓT - Ctrl + L
IKONA -
Pierwsza lista płac
Listę płac możemy wykonać bez znajomości sposobu jej definiowania, korzystając z gotowych
szablonów.
Wyświetlone okno zawiera dwie zakładki (gdy są już listy płac) lub tylko pierwszą zakładka, gdy
list jeszcze nie ma. Pierwsza z nich zawiera wykaz list utworzonych w naszym systemie.
Opis kolumn oraz informacje jakie należy podać podczas tworzenia nowej listy:
Rodzaj - znacznik, czy lista jest już zaksięgowana. Po wybraniu przycisku "Księgowanie" (F9) dane z
listy roboczej zostaną zapisane w kartotekach pracowników. Listy zaksięgowanej nie można już
poprawiać. Jeżeli będzie taka potrzeba, to listę można skasować i ponownie utworzyć.
Księgowy - miesiąc, za który tworzymy listę płac.
Rozliczeniowy - domyślnie jest równy miesiącowi Księgowemu. Jednak w sytuacji, gdy wypłata w
naszej Firmie następuje na początku miesiąca następnego, to składki ZUS oraz podatek płacone są
z przesunięciem o jeden miesiąc. Podajemy wówczas np. Księgowy=10, Rozliczeniowy=11. Jeżeli
jest to lista za grudzień, a wypłata następuje w styczniu roku następnego, to podajemy:
Księgowy=12, Rozliczeniowy=13.
Nr listy - numer kolejny listy płac. Pole wypełniane automatycznie, można je jednak zmienić.
Nazwa listy - możemy wpisać dowolną nazwę, która będzie drukowana na liście.
Szablon - domyślnie proponowany jest szablon 1, zawierający składniki potrzebne do utworzenia
listy standardowej. Możemy tutaj wpisać lub wybrać z rozwijanej listy inny szablon. Szablonem
nazywamy zestaw składników płacowych, które mogą wystąpić w danym rodzaju listy.
230
Po "przełączeniu" się na drugą zakładkę (można również za pomocą przycisku "Otwórz" lub F6)
otrzymamy widok jak wyżej. Po wybraniu przycisku "Dodaj pracownika (ów)" lub za pomocą klawisza
INSERT (będąc w lewym oknie) otwieramy okno z listą pracowników. Możemy zatwierdzić (wprowadzić do
listy) jednego pracownika przez potwierdzenie klawiszem ENTER lub LKM x2. Drugi sposób, to możliwość
zaznaczenia kilku rekordów i wybraniu przycisku "Wybierz" (F12). Wówczas do listy zostaną kolejno dodane
zaznaczone rekordy z okna lista pracowników. Dodanie pracownika do listy, automatycznie wywołuje
wszystkie składniki, które zawarte są w szablonie (wg którego lista jest tworzona). Następnie składniki są
wyliczane wg zadanych algorytmów.
Podsumowując, lista jest automatycznie utworzona i gotowa do wydruku, jeżeli wszystkie dane
wejściowe są prawidłowo podane. Jeżeli nie, to możemy zmienić odpowiednie dane wejściowe (stałe,
tymczasowe, współczynniki, funkcje) i ponownie przeliczyć (F9), lub zmienić odpowiednią wartość w liście
już wyliczonej. Po zmianie takiej wartości, należy składniki listy danego pracownika zaktualizować przez
wybranie przycisku "Oblicz" (F9). Czynność ta jest konieczna, ponieważ zmiana pewnej wartości może mieć
wpływ na wartości składników od niej uzależnionych.
Pozostałe przyciski mają takie samo znaczenie i skróty klawiaturowe (za wyjątkiem UZ) jak
odpowiednie opcje w oknie "Wykaz Pracowników". Podczas tworzenia listy mamy więc dostęp do wszystkich
danych w "zasięgu ręki". Możemy zmienić wartość w Składnikach Stałych, Tymczasowych, Świadczeniach,
Kalendarzu, a po powrocie do listy przeliczyć składniki listy (F9) uwzględniając wszelkie zmiany jakie zaszły
w systemie.
231
Przykłady wydruków wg projektów
Wydruki list płac można wykonać wg kilku projektów wykonanych w RAVE. Jak wiemy
użytkownik otrzymuje (bezpłatnie) graficzne środowisko projektowania wydruków, dzięki czemu wszystkie
nasze propozycje może dowolnie zmienić lub utworzyć własne. Lista tworzona jest wg szablonu, który
zawiera określone składniki. Dlatego też dla każdego szablonu musimy zdefiniować oddzielny projekt
wydruku. Dodatkowo możemy skonstruować wydruki w postaci tabelarycznej, lub wg formatek składających
się z dwóch lub czterech pracowników na jednej stronie. W zależności od przyjętych parametrów wydruku,
program korzysta z odpowiedniego projektu o nazwie: tgs__lista_szablon_xxx_y.rav gdzie:
xxx - to numer szablonu
y - to ilość pracowników na jeden rekord
y = 1, dla wydruku tabelarycznego
y = 2, dla wydruku wg formatek (dwie osoby)
y = 4, dla wydruku wg formatek (cztery osoby)
Tworzona lista płac będzie zawierać tylko składniki, które znajdują się w szablonie.
Poprzednio wspomnieliśmy o możliwości wprowadzenia własnej wartości do składników tymczasowych,
nawet dla pozycji obliczanych. Jednak taka wartość zostanie wprowadzona do listy, tylko dla składników
znajdujących się w szablonie.
Wykasowanie składnika będącego podstawą wyliczeń dla innych składników, doprowadzi do
błędnego wyliczenia listy.
Po zakończeniu naliczania danej listy, powracamy do zakładki numer 1, gdzie korzystając z
dostępnych ikon możemy:
1
Drukować -
(F5) - listę według bieżącego ustawienia.
2
Kasować (F8) - bieżącą listę. Jeżeli lista, którą wyliczyliśmy jest nieprzydatna np. w wyniku
zmiany dużej ilości danych do przeliczeń, w wyniku czego należałoby dokonać wielu poprawek, wtedy
lepiej taką listę skasować i obliczyć na nowo.
3
(F9) - bieżącą listę płac. Wszystkie dane z listy zostaną wpisane pracownikom, do ich
Księgować osobistych kartotek, skąd zostaną pobrane do zestawień i wyliczeń, (w tym przede wszystkich zestawień
dla ZUS).
Funkcję tę należy wykonać dopiero po wypłaceniu listy i nie stwierdzeniu reklamacji.
232
RRaappoorrttyy zz lliisstt zzaakkssiięęggoow
waannyycchh w
w KKEE
Dostęp do opcji
:
MENU GŁÓWNE - kadry - Płace - Raporty z List Zaksięgowanych
IKONA -
Opcja służy do generowania raportów na podstawie list zaksięgowanych, dlatego pamiętajmy
by przed jej uruchomieniem sprawdzić, czy wszystkie potrzebne nam do zestawień list zostały
zaksięgowane.
W górnej partii okna wybieramy miesiąc, za który chcemy uzyskać obliczenia. W związku z tym,
że część wypłat za dany miesiąc jest wypłacana dopiero w następnym (pracownicy fizyczni), musimy
wskazać, czy interesuje nas miesiąc rozliczeniowy (z ZUS oraz z US) czy też księgowy (koszty). W kolejnym
parametrze raportu wybieramy wszystkie składniki lub tylko jeden. Po wybraniu pojedynczego składnika,
, w którym będziemy mogli dokonać wyboru interesującego nas
uaktywnione zostanie okno z ikoną
składnika.
Po ustaleniu parametrów, możemy przystąpić do generowania zestawienia, posługując się
ikoną
. Na ekranie wyświetlona zostania tabela z odpowiednimi informacjami. Jak zwykle możemy ją
przesłać na drukarkę korzystając z
.
233
ZZbbiioorróów
wkkii RRoocczznnee
Dostęp do opcji
IKONA
program Księga Express Pro
MENU GŁÓWNE - Kadry - Płace - Zbiorówki roczne
program Kadry Płace
MENU GŁÓWNE - LISTY - Zbiorówki roczne
Po wejściu do okna w górnej jego części wybieramy miesiące, dla których chcemy przygotować
raport. Pola zaznaczamy klawiszem SPACE lub myszką.
Oznacza wybór miesiąca. W momencie wejścia
do opcji zaznaczone są wszystkie pola. (Odznaczamy je w taki sam sposób jak zaznaczamy.) Kolejne pole
to rodzaj miesięcy. Wybieramy rozliczeniowe (miesiąc wypłaty) lub księgowe (miesiąc, za który dokonano
wypłaty). Po ustawieniu parametrów klikamy
lub
. Program wygeneruje zbiorówkę. Jeśli
baza posiada dużo rekordów, wówczas generowanie może chwilkę potrwać. Aby wydrukować raport klikamy
(lub F5).
Okno - Zbiorówki roczne dla wszystkich składników zawiera listę kodów i nazw składników oraz
ich sumy w podziale na poszczególne miesiące danego roku. Kolejne pozycje zamyka suma składnika z
całego roku.
234
EEkkssppoorrtt ddaannyycchh ddoo PPłłaattnniikkaa
Dostęp do opcji:
IKONA -
program KSIĘGA Express PRO
MENU GŁÓWNE - Kadry - Płace - Eksport do Płatnika ZUS
program KADRY - PŁACE
MENU GŁÓWNE - FUNKCJE - Formularze ZUS
Opcja przeznaczona jest do tworzenia i eksportowania formularzy ZUS. Sposób wysyłania
formularzy jest zależny od kilku ustawień, znajdujących się w górnej części okna, na paskach
narzędziowych. Przede wszystkim wybieramy miesiąc rozliczeniowy. Data wysłania formularza
proponowana przez system, generowana jest na podstawie informacji wprowadzonych w Parametrach
Systemu w danych podstawowych. Znajdziemy tam pole na podanie "Katalogu z danymi (*.KDU) Programu
Płatnika" oraz Termin przesyłania deklaracji ZUS.
Dodatkowo z opcją "wysyłania formularzy do Programu Płatnika" połączone są także:
Definicja Wspólnika (zobacz "Wspólnicy" na stronie 99):
Kod tytułu ubezpieczenia (podmiot podstawowy)
Ustalone prawo do emerytury lub renty
Stopień niepełnosprawności
Wszystkie w/w pola (3) tworzą pełny Kod tytułu ubezpieczenia wysyłany do PP
Wskaźniki finansowe (na stronie 98) (miesięczne):
Podstawa Składek Emerytalnych i Rentowych: Podstawa_ER
Podstawa Składek Chorobowych i Wypadkowych: Podstawa_CHW
Podstawa Składki Zdrowotnej (zamieniona z dotychczasowej Dochod_do_ZUS). Aktualna nazwa tej
podstawy to: Podstawa_ZDR. W obliczeniu składnika 48 deklaracji PIT-5 posługujemy się już nową
nazwą.
Składka FGŚP
Możemy eksportować dane (pracowników) do Programu Płatnika ZUS według:
Formularzy z List Płac: RCA, RZA, RSA
Formularzy zgłoszeniowych: ZCNA, ZCZA, ZUA, ZWUA, ZZA
235
Możemy wysłać wszystkie formularze lub tylko niektóre. Odpowiednie zaznaczamy myszką w
menu okna (patrz okno poniżej).
Z okna eksportu (lewy blok) mamy dostęp do danych ZUS
oraz rodziny pracownika
(bez potrzeby przechodzenia do okna „Wykaz pracowników (na stronie 213)”). Opcje okażą się
przydatne, gdy będziemy chcieli uzupełnić lub zmienić dane wysyłane do PP. Dodatkowo możemy też
edytować dane kadrowe pracownika
.
Zestawy formularzy możemy przygotować dla każdej Grupy Pracowników. Zaznaczamy
SHIFT+LKM (rekordy od ... do) oraz CTR+LKM (dowolne rekordy).
Ostatnim punktem tworzenia formularzy jest przesłanie ich do katalogu Programu Płatnika, przy
pomocy
lub klawisza F2. Program we wskazanym katalogu zapisze plik, zwierający wybrane
formularze. W menu okna, w polu "Zapisz do pliku" znajduje się ścieżka dostępu do katalogu z programem
PP ZUS. Możemy ją zmienić (
bieżącej dacie.
lub F3). Proponowana przez program nazwa pliku opiera się na
Parametry utworzonych formularzy
W prawym bloku, w układzie drzewka znajdziemy informacje, na temat wysłanych formularzy i
osób, dla których zostały przygotowane. W bloku tym dostępna jest ikona
szczegółami formularza RCA lub RSA bieżącej osoby.
, która uruchamia okno ze
236
Dane wspólników będą wysyłane do PP nawet bez obliczania płac dla pracowników.
Jeśli chcemy uzyskać wydruki kontrolne posługujemy się odpowiednią Ikoną do obsługi Baz
Danych (zobacz "Ikony do obsługi Baz Danych" na stronie 48).
Co należy zrobić przed wysłaniem danych do Programu Płatnika.
Uzupełnić wszelkie dane w Słownikach:
Wskaźnikach finansowych,
Wspólnikach.
Uzupełnić w Parametrach Systemu:
Ścieżkę do katalogu z danymi Programu Płatnika,
Termin przesyłania deklaracji do ZUS.
Przygotować listę płac.
Zaksięgować listę płac.
Uruchomić opcję Kadry Płace / Eksport do Płatnika ZUS
.
Ustawić miesiąc rozliczeniowy, formularze ZUS i nazwę pliku.
Nacisnąć klawisz Zapisz do PP
.
Po otwarciu PP wykonać weryfikację dokumentów. (Najlepiej ustawić kursor na miesiącu w bloku
"RODZAJ DOKUMENTÓW" , a później z menu okna wybrać ZESTAW - WERYFIKUJ WSZYSTKIE
DOKUMENTY).
Sprawdzić dokumenty rozliczeniowe i jeśli znajdują się w nich błędy to je oczywiście poprawić.
Jeśli dokumenty rozliczeniowe są OK., wybrać edycję deklaracji DRA.
W DRA nacisnąć WYLICZ.
Wyliczoną deklarację sprawdzić ze zbiorówką list płac i jeśli jest OK., wykonać weryfikację i zapisać.
Zapisać zmiany w pliku.
Wydrukować dokumenty rozliczeniowe.
Wydrukować dokumenty płatnicze składek. Można to zrobić na dwa sposoby:
Z menu Narzędzia wybrać KREATOR DOKUMENTÓW PŁATNICZYCH SKŁADEK i postępować
zgodnie z poleceniami programu.
W prawym oknie deklaracji DRA zaznaczyć deklarację i nacisnąć prawy klawisz myszy (na
deklaracji). Z menu podręcznego wybrać: DOKUMENTY PŁATNICZE SKŁADEK i postępować
zgodnie z poleceniami programu.
237
FUNKCJE
238
DDaannee FFiirrm
myy
Dostęp do opcji:
MENU GŁÓWN- FUNKCJE - Dane Firmy.
IKONA -
.
W oknie należy wprowadzić dane identyfikacyjne firmy, które podobnie jak parametry systemu
pogrupowano tematycznie.
Dane identyfikacyjne
Na początek informacja o statusie firmy (osoba fizyczna czy prawna). Następnie podajemy
kolejno: NIP, Regon, Pesel oraz Nazwę skróconą. Na przykład: nasza firma to Przedsiębiorstwo
Produkcyjno-Usługowo-Handlowe Import Export "Maniek" spółka z o.o. - w polu tym wpiszmy PPUH I-E
"MANIEK" sp. z o.o.
Dane firmy
W polach podajemy pełną nazwę naszej firmy. Mamy do dyspozycji dwie linie.
Rachunek podstawowy (domyślny)
W polach podajemy informacje dotyczące podstawowego (najczęściej używanego) konta
firmowego. Podane tutaj konto będzie podpowiadane w odpowiednich miejscach w programie (np: w
przelewach).
Adres siedziby
Oprócz podstawowych danych teleadresowych znajdziemy tutaj także pola dotyczące strony
www oraz E-mail. Dodatkowo należy podać dane Urzędu Skarbowego według adresu zamieszkania.
Firma - Osoba Fizyczna
Jeśli firma posiada status prawny osoby fizycznej, w grupie tej należy podać dodatkowe dane,
takie jak: nazwisko, imiona, miejsce oraz datę urodzenia, obywatelstwo, rodzaj oraz numer dokumentu
tożsamości.
Adres do korespondencji i adres zamieszkania
Odpowiednie pola wypełniamy, gdy dane te różnią się od adresów siedziby.
W dolnej części okna znajduje się tabela, w której definiujemy wszystkie rachunki bankowe
firmy. Dane te są niezbędne, jeżeli chcemy korzystać z możliwości wystawiania dokumentów wpłat lub
wypłat z banku. Wprowadzanie rachunków bankowych rozpoczynamy klawiszem INSERT lub po kliknięciu
ikony
.
Słownik ten nie jest zbyt skomplikowany, z uwagi na to, że wymaga podania podstawowych
danych o bankach i ich numerach. Dodatkowo możemy wypełnić pole "Opis rachunku" dla charakterystyki
danego konta (np. Fundusz Socjalny albo KZP itd...).
Jeżeli chcemy poprawić rekord wówczas należy ustawić na nim kursor i nacisnąć klawisz F2.
Jeśli w uaktywnionym polu znajdzie się
, wtedy klawisz F4 (lub LKM na znaku) wyświetli listę możliwości.
239
W dolnej ramce okna znajdują się ikony:
- Rozwija szczegóły, czyli wyświetla wszystkie pola w oknie.
- Zwija całą strukturę, wyświetlając tylko nagłówki grup danych.
- Wydruk/ podgląd wszystkich danych.
W Danych Firmy - wypełniłem domyślny rachunek bankowy, jednak nie przenosi się do okna
"wszystkie rachunki bankowe" - czy wpisać to jeszcze raz w drugim miejscu? - nie mogę jednak wpisać
nowego rekordu w okno "wszystkie rachunki bankowe" - nie działa!
Tak, należy dodatkowo wypełnić listę "Wszystkie rachunki". Dodanie nowej pozycji klawiszem
<Insert> lub ikona
. Jednak nie jest to potrzebne. Lista tych rachunków wykorzystywana jest w KE
PRO do wystawiania przelewów oraz do prowadzenia Raportów Bankowych. W Księdze Express rachunki te
nie są wykorzystywane.
240
PPaarraam
meettrryy SSyysstteem
muu
Dostęp do opcji:
MENU GŁÓWN - FUNKCJE - Parametry Systemu
IKONA
Do prawidłowego funkcjonowania programu niezbędne jest poprawne
Parametrów Systemu. Informacje podawane w tej opcji podzielone zostały na kilka grup:
zdefiniowanie
Dane podstawowe
Znajduje się tutaj bieżącego rok, który jest aktualizowany automatycznie przez program.
Definiujemy także domyślną Grupę Kontrahentów, aby program podpowiadał jej symbol automatycznie
wszędzie tam, gdzie jest ona wykorzystywana. (Wybieramy jedną z wprowadzonych wcześniej grup.)
Ponadto w parametrach programu Księga Express wybieramy dostępność Słownika operacji
księgowych. Podajemy także ścieżkę dostępu do katalogu z danymi (*.KDU) Programu Płatnika oraz termin
przesyłania deklaracji ZUS.
Ścieżka dostępu do plików.
Jeśli posiadamy kilka programów firmy TGSoft, możemy zastosować już istniejące słowniki (na
przykład kontrahentów). W opcji tej w odpowiednich polach podajemy ścieżki dostępu do plików z
poszczególnymi słownikami.
W programie
dodatkowo ścieżkę dostępu do danych programu do sprzedaży (TGSoft),
abyśmy mogli importować dane.
Stosowanie wspólnych słowników jest bardzo pomocne, ponieważ:
1
Nie musimy w każdym programie oddzielnie wprowadzać tych samych danych kilkakrotnie. Na przykład:
słowniki kontrahentów możemy wykorzystać w programie !SuperDruk, Finanse-Księgowość oraz
Gospodarka - Materiałowa. Słowniki Banków w programie Kadrowo-Płacowym, !SuperDruk oraz
Finanse-Księgowość.
2
Jeśli pracujemy w sieci nie musimy kontrolować międzydziałowego dopisywania rekordów. Oznacza to,
że jeśli w dziale zbytu wystawiamy fakturę dla nowego klienta, nie musimy informować działu
księgowości o nadanym numerze, ponieważ w swoich komputerach panie księgowe mają automatycznie
wprowadzonego tego kontrahenta. Tym sposobem nie użyją tego samego kodu dla innego klienta,
ponieważ będzie już zajęty. Ponadto łatwiej jest o porozumienie i uzgodnienia międzydziałowe, jeśli
pracujemy na tych samych kodach.
241
Inne parametry konfiguracyjne
W grupie tej podajemy: Po ilu dniach program powinien przypominać o archiwowaniu danych?.
Jest to szczególnie istotne, jeśli chcemy by program podpowiadał nam o kopiowaniu danych. Jeśli nie
chcemy, aby komunikat pojawiał się zawsze podczas zamykania programu, w polu należy wpisać: 0 (zero).
W drugim punkcie wybieramy wzór najczęściej drukowanego przelewu oraz jego domyślną
treść, np.: "podatek za miesiąc luty". Dla każdej z prowadzonych przez biuro rachunkowe firm, wykorzystamy
podany tutaj tekst (lub go zmienimy). W następnym miesiącu treść poddamy drobnej korekcie i znów będzie
wykorzystana dla większej grupy przygotowywanych przelewów. W polu możemy też wpisać: "zapłata za
fakturę:", a odpowiednie numery podawać podczas tworzenia nowych przelewów.
Stawki VAT
Do wyboru mamy kilka stawek VAT. Operator sam ustala, ile z nich będzie wykorzystywać i w
jakiej wysokości będą one występować.
Ilość dni roboczych
Podajemy ile jest dni roboczych w danym miesiącu (bieżącego roku).
Wskaźniki
Podajemy aktualna stawkę Ubezpieczenia Wypadkowego. Parametr ten jest wyrażony
procentem. W polu podajemy liczbę.
W drugiej zakładce możemy ustawić dodatkowo:
Włączanie/wyłączanie rejestrów VAT podczas księgowania.
Włączanie/wyłączanie domyślnych systemowych nagłówków dla projektów RAVE.
Opcja włączona jest zaznaczona znakiem
.
Po wprowadzeniu lub skorygowaniu danych nie zapomnijmy o zapisie
.
242
ZZaam
mkknniięęttee m
miieessiiąąccee w
w KKPPiiRR
Opcja dostępna:
Z MENU GŁÓWNEGO - Funkcje - Zamknięte Miesiące
W oknie znajduje się lista miesięcy i kilka opcji:
Znak
znajdujący się przed nazwą
miesiąca oznacza jego zamknięcie. Jeśli jednak
wystawione zostaną kolejne dokumenty, które
powinny być zarejestrowane w tym miesiącu, należy
go odblokować. Pod listą miesięcy znajduje się
opcja:
"Blokada numeru początkowego"
Pamiętajmy, że bieżący miesiąc w
programie określa parametr znajdujący się w Menu
Głównym Ikon.
Podczas zamykania miesiąca, program
ustala liczbę kolejną, dla każdego zaksięgowanego
dokumentu, aktualizuje kartoteki, a następnie
wyświetla komunikat, że dany miesiąc został
zamknięty.
243
Możemy zmienić numer, od którego program powinien rozpocząć numerację. Przed
wprowadzeniem odpowiedniej cyfry lub liczby, należy odblokować numer początkowy, naciskając klawiszem
SPACE lub klikając myszką w opcję blokady.
Aby program kontynuował numerację w kolejnych miesiącach, opcja "blokada numeru
początkowego musi być" włączona (zamarkowana w menu Funkcje, wtedy jest aktywna). Numer pozycji
oraz jego blokada to opcje przeznaczone dla tych użytkowników, którzy rozpoczęli pracę z programem w
trakcie trwania roku rozliczeniowego, bez uzupełniania danych od stycznia. Innymi słowy jeśli prowadziliśmy
księgę PiR ręcznie, od miesiąca stycznia do marca (na przykład) i numeracja doszła do numeru 1000 (na
przykład), a my nie chcemy rejestrować wcześniejszych danych, (albo zaksięgowaliśmy sumy końcowe
każdego z miesięcy), dokumentacja kwietniowa musi rozpocząć się od numeru 1001. Program podczas
zamykania przenumeruje dokumenty od 1001 gdy w opcji tej numer początkowy operator wpisze jako 1001 blokada numeru początkowego będzie wyłączona (nie będzie przed nią markera). Podczas zamykania
kolejnych miesięcy (maj,.....) blokada znów musi być włączona (marker w menu), aby program mógł
kontynuować numerację kwietniową.
Zamknięcie miesiąca wykonujemy w opcji Wydruki - Księga Przychodów i Rozchodów,
posługując się ikoną
.
Załóżmy, ze prowadzę PKPiR przez kilka miesięcy a następnie musze poprawić dane lub
uzupelnić je w zamkniętych już miesiącach... (złe wpisy, zapomniane dane). Czy takie poprawianie ksiegi
odbywa się bezproblemowo z automatycznym uaktualnieniem danych w całej książce?
Zmiany możemy wykonywać po odblokowaniu zamkniętego
"Funkcje/Zamknięte miesiące". Po ich wykonaniu należy miesiąc ponownie zamknąć.
miesiąca
w
opcji
244
O
Ottw
waarrcciiee nnoow
weeggoo rrookkuu
Dostęp do opcji:
MENU GŁÓWNE - Funkcje - Otwarcie nowego roku
Wykonanie opcji "Otwarcie nowego roku" spowoduje:
3
Automatyczne założenie nowego podkatalogu dla bieżącej firmy oraz pustych baz danych.
4
Skopiowanie wybranych danych, które są niezbędne do zachowania ciągłości pracy lub mogą być dalej
wykorzystane.
Program prowadzi nas przez kolejne zakładki, na których wybieramy dodatkowe ustawienia dla
otwieranego roku.
245
RReejjeessttrraaccjjaa pprrooggrraam
muu
Opcja dostępna:
Z MENU GŁÓWNEGO - Funkcje - Rejestracja programu.
Po wykonaniu tej opcji KONIECZNA będzie ponowna rejestracja programu !!!
Wejście do opcji i naciśnięcie klawisza ENTER bez podania kodów spowoduje, że program
ponownie przełączy się w wersję DEMO.
Opcja rejestracji programu służy nam, gdy zmienione zostaną składniki KODÓW. Na przykład:
1
Nazwy firmy.
2
Numeru NIP.
3
Konfiguracji komputera.
4
Przeinstalowanie systemu WINDOWS.
także po wymianie niektórych podzespołów komputera. Jest to uzależnione od programów narzędziowych,
których używamy. Po wygenerowaniu nowego kodu komputera, należy przesłać na adres: numer seryjny i
nowy kod, w celu ponownej rejestracji.
Standardowo opcja jest zablokowana, aby nieodpowiedzialny operator, nie uruchomił jej
przypadkowo. Gdy jednak jesteśmy pewni, że rejestracja programu jest konieczna, wtedy pierwszym
krokiem będzie odbezpieczenie tego modułu. Służy do tego opcja znajdująca się w menu w bezpośrednim
sąsiedztwie rejestracji programu. (Menu Główne - Funkcje - Blokada opcji Rejestracja Programu.) Działa na
zasadzie przełączania, czyli ponowne kliknięcie na przemian włączają i wyłączają blokadę.
Przed aktywną blokadą znajduje się znak
uruchomić.
, a opcji "Rejestracja programu" operator nie może
246
KKaassoow
waanniiee zzbbiioorróów
w iinnddeekkssoow
wyycchh
Dostęp do opcji:
MENU GŁÓWNE - Funkcje - Kasowanie zbiorów indeksowych.
Jeśli stwierdzimy, że w programie coś nie działa tak jak powinno lub praca systemu została
przerwana awaryjnie, wtedy konieczne jest skasowanie indeksów, w których mogło zostać zapisane coś, co
znaleźć się tam nie powinno. Opcja ta nie ingeruje w bazy danych programu, a jedynie służy do ułożenia
ścieżek, pozwalający w różny sposób przedstawić na ekranie informacje zawarte w tychże bazach.
Przed wykonaniem kasowania, program zgłosi komunikat:
Wykonanie tej opcji spowoduje skasowanie zbiorów indeksowych *.ADI. Następnie program
zostanie automatycznie zamknięty. Ponowne uruchomienie, samoczynnie odtworzy wszystkie zbiory
indeksowe. Indeksowanie zbiorów można wykonać profilaktycznie lub w sytuacji awaryjnej. Skasowane
pliki zostaną umieszczone w Koszu Windows.
Chęć skasowania zbiorów należy potwierdzić klikając Tak lub naciskając ALT + T.
247
WIDOK
W opcji Widok możemy chować lub wyświetlać na nowo, grupy pasków narzędziowych na
głównym Menu Ikon. Znak
, przed nazwą, oznacza włączenie paska do menu.
W menu Widok znajduje się kilka ustawień, które proponowane będą we wszystkich miejscach
programu. W programie
w
SD i
KP jest to Bieżący miesiąc, w
GMF Bieżący Magazyn oraz zakres dat, a
Księga PiR tylko zakres dat.
Ostatnia pozycja na liście Pasków Narzędziowych to Modyfikacja, która pomaga zarządzać
opcjami programu.
Otworzone okno jest standardową makietą do ustawiania preferencji operatora. Składa się z
trzech zakładek. W pierwszej znajduje się lista wszystkich pasków narzędziowych. Znak
oznacza
aktywne, czyli wyświetlane na ekranie. Możemy dopisać nowy pasek i umieścić go w menu. W kolejnej
zakładce znajdziemy wszystkie komendy, uruchamiające wszystkie opcje programu. Pogrupowano je w
kategoriach - opcje posiadające swoje własne Menu. W każdej kategorii znajduje się więc lista komend, z
których część posiada własne ikony. Każdą z nich możemy przenieść do utworzonego przed chwilą nowego
paska. Na pasku tym możemy również położyć ikony pobrane z innych, istniejących w Menu Głównym Ikon
pasków. Wówczas będziemy pewni, że pobrana ikona nie występuje w innym miejscu. W ten sposób
możemy całkowicie zmienić wygląd całego ikonkowego menu. W trzeciej zakładce znajdziemy jeszcze kilka
ustawień, które mogą pomóc nam w pracy. Na przykład wybór dużych ikon dla operatorów ze słabszym
wzrokiem.
248
BAZA DANYCH
Wszystkie opcje z tego menu zostały szczegółowo opisane wcześniej przy omawianiu ikon z
Menu Głównego. Zobacz Ikony do obsługi Baz Danych (na stronie 48).
Dodatkowo w menu znajduje się opcja Ładuj wszystkie rekordy, która odpowiada za
przygotowanie bazy w stan gotowości do innych działań, przeprowadzanych przy pomocy wszystkich
dostępnych powyżej ikon-funkcji.
249
OKNA
Opcja ta pozwala na różne ustawianie okien na ekranie. Wszystkie makiety można rozszerzać,
zwężać oraz przenosić w dowolne miejsce. Po otworzeniu kilku okien i zmianie ich wielkości zdarza się, że
na ekranie powstaje bałagan. Warto wtedy użyć jednej z możliwości segregowania. Wybieramy spośród:
Kaskady, Ustawienia poziomego lub pionowego. Ikony znajdujące się przed nazwami, obrazują sposób
ułożenia na ekranie.
Kolejne ustawienia to:
Minimalizuj okna
–
Oznacza, że każde wybrane okno zostanie zmniejszone do nagłówka (w
którym znajduje się jego nazwa) i umieszczone w dolnej partii ekranu.
Uporządkuj okna
–
Odpowiada za przywrócenie porządku na ekranie.
Pod opcjami zamykającymi jedno bieżące okno lub wszystkie jednocześnie, znajdują się
ponumerowane nazwy wszystkich otworzonych okien.
250
POMOC
Dostęp do opcji
MENU GŁÓWNE - Pomoc
Jest to opcja informacyjna.
O programie - Otwiera okno zgłoszeniowe programu z danymi dotyczącymi: autora oraz numerów
seryjnych wersji.
Opis programu - Będzie nam służył, gdy napotkamy jakieś problemy w trakcie pracy z systemem.
Co nowego - “List” autora do użytkowników, informujący o zmianach dokonanych w kolejnych
uaktualnieniach systemu.
Licencja użytkownika - wydruk licencji.
Zamówienie programu - druk zamówienia programu.
Zasoby w INTERNECIE
TGSoft w internecie - zaprowadzi nas na stronę internetową firmy TGSoft.
Opis programu w Internecie - uruchamia instrukcję programu w trybie HTML.
Pobierz nową wersję programu - wejście na stronę z linkiem do pobierania uaktualnień programu.
Uwaga !!!! Użytkownik kupując program ma prawo do bezpłatnych uaktualnień dotyczących tej
samej wersji programu. Oznacza to, że posiadając wersję 2.0.05 możemy bezpłatnie ściągać
kolejne aż do 2.9.99. Wersja 3.000 będzie już płatna. Program poprosi o nowe kody, które
zostaną przesłane po uiszczeniu dopłaty do nowej wersji.
Informacje o programie - na stronie oprócz krótkich opisów przedstawiających zalety danego
programu, znaleźć można także prezentacje video.
Grupy dyskusyjne NEWS - uruchomienie okna do czytania grup dyskusyjnych.
251
Program Kadry - Płace
Kadry - Płace są sparametryzowanym system do kompleksowej obsługi kadr oraz płac
firmy, współpracującym z Programem Płatnika, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz rozliczającym
zobowiązania podatkowe. Program wprowadzony od 01.01.1999, czyli od dnia wprowadzenia w życie
reformy ubezpieczeń.
Podstawowe funkcje systemu to:
Prowadzenie pełnych, automatycznie aktualizowanych kartotek personalnych, rozliczeniowych,
rozrachunkowych, czasu pracy (ZFM, KZP, ZUS, RCP).
Ewidencja czasu pracy (np.: godziny nadliczbowe, nocne itd.).
Ewidencja i rozliczanie akordu, kart BZ.
Współpraca z czytnikami Rejestrującymi Czas Pracy (RCP);
Kontrola wyjść służbowych;
Personalne kalendarze z definiowalnymi świętami, niedzielami, dniami wolnymi dla całego zakładu
lub dla każdego pracownika oddzielnie.
Ewidencja nieobecności w podziale na rodzaj absencji.
Automatycznie przeliczany staż pracy.
Możliwość zróżnicowanego grupowania pracowników (grupy pracownicze, komórki, stanowiska,
itd.).
Kartoteki zwolnień lekarskich.
Prowadzenie kartotek obrazujących historię wykształcenia oraz zatrudnienia pracowników.
Lista zmian w kartotekach pracowniczych (kariera, zmiany stawek zaszeregowania itp.).
Możliwość utworzenia własnej bazy danych, składającej się z dowolnej ilości pól.
Możliwość przechowywania skanowanych zdjęć w kartotekach osobowych.
Dodatkowy notes dla każdej kartoteki.
Pełna obsługa Umów - Zleceń.
Naliczanie płacy w dowolny sposób (stawki godzinowe, akordowe, płaca zasadnicza, karty pracy BZ,
prowizja, umowy-zlecenie itd.)
Deklaracje PIT.
Definiowanie własnych stałych oraz tymczasowych składników (w dowolnej ilości).
Możliwość parametryzowania składników list płac według wielu kategorii.
Stosowanie formuł obliczeniowych dla poszczególnych składników z możliwością ich modyfikowania.
Szybkość generowania list.
Możliwość konstruowania wielu szablonów (oddzielnych do naliczania list płac oraz wynikowych do
wydruku).
Drukowanie zbiorówek oraz specyfikacji.
Tworzenie dyskietek bankowych w formacie kilku największych banków.
Tworzenie rozdzielników kosztów do systemu Finansowo-Księgowego.
252
Program Finansowo - Księgowy
Program Finanse - Księgowość jest nowoczesną aplikacją, służącą do prowadzenia
księgowości finansowej, w dowolnej firmie, także w jednostkach budżetowych. Niewątpliwą zaletą tego
systemu jest możliwość (natychmiastowego) otrzymania informacji, na temat aktualnego stanu firmy. Jeśli
więc operatorzy rzetelnie wypełniają swoje obowiązki, na biurku dyrektora codziennie może znaleźć się
aktualny raport. Zapamiętane przez program dane mogą być przedstawione w postaci wielu zestawień
zarówno syntetycznych, analitycznych, jak też "mieszanych". Ponadto program zapewnia ciągłość
wszystkich zaksięgowanych informacji z możliwością archiwowania zamkniętego roku obliczeniowego i
automatycznym bilansem otwarcia.
Program FK firmy TGSoft, posiada ogromne możliwości. Opisanie wszystkich zawartych w nim
opcji, zajęłoby zbyt dużo miejsca, dlatego poprzestaniemy tylko na najważniejszych oraz tych,
wyróżniających go spośród innych dostępnych na rynku aplikacji finansowo - księgowych. Przed zakupem
programu, można zapoznać się z jego dokładną instrukcją (w trybie HTML), dostępną w internecie na
stronie: www.tgsoft.pl.
System ten przeznaczony jest do prowadzenia pełnej księgowości finansowej. Jego działanie
opiera się na "podwójnym księgowania". Oznacza to, że na dekrecie suma zapisów ze strony Wn, musi być
równa sumie ze strony Ma. Dzięki temu unika się wielu błędów, jakie można popełnić przy księgowaniu
ręcznym, np.:
Zaksięgowanie po jednej stronie obydwu kont.
Zaksięgowanie dokumentu, którego suma dekretów wykazuje inną wartość po Wn a inną po Ma.
Opuszczenie zapisu po jednej stronie.
Błędnego sumowania.
Zaksięgowanie dwukrotnie tej samej pozycji lub dwukrotnie dowodu księgowego o tym samym numerze.
Nie ma więc możliwości, aby obroty i salda kont się nie bilansowały.
Program prowadzi kartoteki kont syntetycznych i analitycznych do trzeciego stopnia oraz
biblioteki kont analitycznych, umożliwiające wykorzystanie ich do różnych kont syntetycznych (np. zleceń,
rozliczeń z pracownikami (KZP, ZFM, Udziały, Nagrody, itd.)). Obsługuje również koszty, kontrolując między
innymi dekretację kręgu kosztowego podczas rejestrowania. Generowany przez program Rozdzielnik
Kosztów oraz automatyczne przeksięgowania, powodują, że prowadzenie kont zespołu "5" w układzie
rodzajowym i w podziale na miejsce powstawania kosztów odbywa się w prosty i przyjemny sposób.
To jednak nie wszystko. W programie wiele czynności wykonywanych jest automatycznie.
Wśród nich jest na przykład zamknięcie miesiąca oraz automatycznie prowadzone dzienniki. Także
rozrachunki, mogą być przeprowadzane automatycznie lub ręcznie, na zasadzie kojarzenia nierozliczonych
pozycji.
Każda firma, także i ta nie będąca jednostką budżetową, może skorzystać z możliwości
kompleksowej obsługi rozliczania Budżetu: Planu, Dochodów, Wydatków, Zmian Planu, Zadań Budżetowych
oraz % realizacji planu. Jeśli nie prowadzimy księgowości budżetowej nie musimy korzystać z udogodnień,
które daje nam prowadzenie planu dochodów i wydatków oraz możliwość śledzenia jego realizacji.
Zachęcam jednak do przeczytania opisu tej opcji (dostępny w trybie HTML), a być może wprowadzenie
planowania w Twojej firmie okaże się pomysłem, który przyczyni się do osiągnięcia większych sukcesów
zawodowych. Gorąco polecam.
Program Finansowo- Księgowy
253
Tym, co wyróżnia produkt firmy TGSoft spośród innych programów finansowo-księgowych, jest
natychmiastowa informacja o aktualnym stanie finansowym firmy. Program oprócz standardowych obrotów i
sald, prowadzi także bieżące obroty i salda, bieżące rozrachunki oraz bieżące rejestry VAT. Umożliwiają to
DATKOWE - ROBOCZE kartoteki, generowane przez program automatycznie na podstawie wprowadzanych
danych. Informacje te (pod warunkiem, że są rejestrowane na bieżąco) obrazują stan finansowy przed
aktualizacją dokumentów.
Innym ciekawym rozwiązaniem zastosowanym w programie jest filtrowanie rekordów w
poszczególnych bazach danych, na zasadzie grupowania kolumn. Mówiąc krótko - ustalanie kolejności
wyświetlanych informacji, według poszczególnych kolumn. Jest to opcja, którą z pewnością doceni każdy
operator, pragnący wydobyć z programu jak najwięcej analiz. Dodatkowo zaznaczyć należy, że kolejność
grupowania informacji nie ogranicza się jedynie do jednej kolumny. Możemy grupować według kilku
parametrów, w dowolnie wybranej konfiguracji. Ponadto, jak przystało na dobry program Windows-owy,
każdą listę możemy wydrukować w dwóch postaciach: malejącej lub rosnącej. Sposób postępowania jest jak
zwykle bardzo prosty. Bogactwo zastosowanych filtrów umożliwia tworzenie wielu różnych zestawień
syntetycznych i analitycznych
W programie FK znajdziemy także kilka drobnych udogodnień, które choć może nie tak istotne,
ułatwiają jednak pracę. Mam tutaj na myśli archiwum danych z natychmiastowym dostępem do danych z lat
ubiegłych, stosowanie kodów operacji finansowych pozwalające na głębszą analizę zapisów poszczególnych
kont, a także możliwość otwierania kont syntetycznych i analitycznych na przestrzeni całego roku. Szybki
dostęp do kartotek, dokumentów oraz możliwość księgowania kilku miesięcy i wielu rodzajów dokumentów
jednocześnie, również wpływają korzystnie na jakość obsługiwanego programu.
Na koniec warto wspomnieć jeszcze o korespondencji, którą prowadzi program FK. Drukowanie
przelewów, not odsetkowych, wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald możemy poprzedzić własnym
zredagowaniem treści. Także wspomniane już wcześniej deklaracje i sprawozdania, każdy operator może
skorygować natychmiast po zmianie oficjalnych druków lub ściągnąć uaktualnione projekty ze strony firmy
TGSoft.
254
Program !SUPERDruk
Program SUPER!Druk służy do przygotowywania przelewów oraz wpłat bankowych, a także
deklaracji podatkowych, sprawozdań finansowych itp. Wszystkie druki zaprojektowane są w aktualnie
obowiązującym standardzie, które operator może korygować, jeśli przepisy ulegną zmianie. Możliwe jest
także pobranie nowych wersji, z naszej strony internetowej.
Program zapewnia:
Możliwość prowadzenia przelewów od kilku zleceniodawców (np.: w biurach podatkowych).
Prowadzenie słowników banków oraz kontrahentów. Kartoteki kontrahentów, oprócz nazw firm,
adresów oraz numerów rachunków bankowych posiadają także pola do wprowadzania dodatkowych
informacji na temat: NIP-ów, Regonów, numerów telefonów, faxów, nazwisk osób "kontaktowych”,
rodzaju działalności, itd.. Podane informacje charakteryzują działalność kontrahenta. Możemy je
później wykorzystać do generowania zestawień klientów według różnych typów. Ponad to z bazy tej
możemy korzystać również w innych programach firmy TGSoft, na przykład magazynowofakturowych.
Korzystając z tworzonego w programie !SUPER Druk słownika Kontrahentów możemy wykorzystać
RAVE-a do korespondencji seryjnej, adresowania kopert lub konstruowania ofert promocyjnych. W
prosty sposób uzyskujemy także listy kontrahentów z telefonami, adresami oraz wszystkimi innymi
wprowadzonymi przez siebie danymi.
Przelewy lub Wpłaty Gotówkowe do Urzędów Skarbowych oraz ZUS - nadruki na gotowych
egzemplarzach lub na czystych kartkach.
Przelewy i Wpłaty gotówkowe zwrotne, od kontrahenta na własne konto. Opcja przydatna w
przypadku wysyłania towaru za zaliczeniem pocztowym.
Zbiorcze polecenie przelewów.
Możliwość seryjnego drukowania przelewów, po zaznaczeniu odpowiednich pozycji.
Wpłaty własne na konto.
Wpłaty gotówkowe na rachunki kontrahentów.
Przygotowywanie przelewów w jednym z 7 proponowanych wzorów:
2 odcinki skrócone oraz 2 pełne na jednym arkuszu A4
4 odcinki na jednym arkuszu A4
po 2 odcinki na dwóch arkuszach A4
2 odcinki na jednym arkuszu A4
2 odcinki skrócone oraz 2 pełne na jednym arkuszu A4 (NADRUK)
4 odcinki na jednym arkuszu A4 (NADRUK)
2 odcinki na jednym arkuszu A4 (NADRUK)
255
Przygotowywanie wpłat gotówkowych wg wzorów jw.
Drukowanie w aktualnie obowiązującym standardzie.
Zestawienia przelewów: wykonanych, niewykonanych, w podziale na kontrahentów oraz wiele
innych, konstruowanych według własnych potrzeb i pomysłów.
Generator wydruków RAVE, w którym każdy może zaprojektować dowolną liczbę zestawień (w
różnych konfiguracjach), sprawozdań i deklaracji lub wykorzystanie już istniejących
(skonstruowanych i udostępnionych przez naszych klientów). Do programu dołączone są gotowe
projekty PIT5 oraz VAT7.
Możliwość korekty druków za pomocą udostępnionego RAVE.
Wydruki projektowane w RAVE dostępne także w trybie tekstowym.
Wydruki/Raporty-Sprawozdania; możliwość wykonania sprawozdań np.: PIT w układzie
miesięcznym dla poszczególnych Firm oraz zapamiętania wszystkich obliczonych danych. Daje nam
to możliwość utworzenia bazy wszystkich wykonanych raportów z możliwością powtórnego ich
wydruku.
Wysyłanie e-mail z kartoteki kontrahenta.
Eksport danych do Excel-a oraz export w trybie HTML i PDF.
Archiwum przelewów.
Archiwowanie danych. Natychmiastowy dostęp do danych z lat ubiegłych.
Współpraca pomiędzy programami.
Obsługa programu za pomocą myszki lub z wykorzystaniem skrótów klawiaturowych.
Możliwość budowania własnych filtrów przy wyborze danych.
Firma zapewnia modernizację programu przy zmianach obowiązujących przepisów oraz możliwość
dostosowania programu do indywidualnych potrzeb klienta. Zmiany te wykonane będą odpłatnie.
256
Program Gospodarka Magazynowa Faktury
Program Gospodarka Materiałowa może być wykorzystywany zarówno w małej hurtowni,
sklepie jak też w dużym przedsiębiorstwie posiadającym wiele oddziałów i zatrudniającym kilkuset
pracowników, przy produkcji oraz handlu. Firma TGSoft wprowadziła na rynek kilka wersji programu,
zróżnicowanych pod względem zasobu opcji. Najprostsza wersja jest przeznaczona dla firm nie
posiadających magazynów. Wystawca faktur nie musi, więc kupować dużego pakietu, w którym znajdują się
opcje zupełnie dla niego nieprzydatne. Kolejne wersje posiadające coraz więcej możliwości, są
proporcjonalnie droższe. Operator, który na początku swojej działalności zakupi uboższą wersję, może ją
zawsze rozszerzyć płacąc różnicę cenową. Dane, które zgromadził do tej pory nie będą wymagały, żadnej
konwersji, a tym samym dodatkowych opłat.
Program GMF firmy TGSoft, posiada ogromne możliwości. Opisanie wszystkich zawartych w
nim opcji, zajęłoby zbyt dużo miejsca, dlatego poprzestaniemy tylko na najważniejszych oraz tych,
wyróżniających go spośród innych dostępnych na rynku aplikacji tego typu. Przed zakupem programu,
można zapoznać się z jego dokładną instrukcją (w trybie HTML), dostępną w internecie na stronie:
www.tgsoft.pl.
Zachęcam do przeczytania opisu programu (dostępny w trybie HTML), a być może
wprowadzenie jednego z proponowanych systemów w Twojej firmie okaże się pomysłem, który przyczyni się
do osiągnięcia większych sukcesów zawodowych. Gorąco polecam.
1.
Faktura 1
Najprostszy system o nazwie - FAKTURA 1! - zapewnia zakładanie kartotek asortymentowych
oraz słownika kontrahentów. W programie obok faktur VAT oraz paragonów, wystawiamy także faktury
korygujące. Jeśli program pracuje w sieci, operatorzy mogą tworzyć kilka dokumentów jednocześnie. Część
z nich można przechowywać w buforze (jeśli klient nie jest do końca zdecydowany). Na podstawie
wystawianych dokumentów, generowane są zestawienia sprzedaży według kilku kryteriów.
Mimo, że jest to najprostszy z oferowanych przez firmę TGSoft programów, prowadzi rejestry
VAT (sprzedaży, korekt, zwrotów(paragonów)). Ponad to użytkownik może zdefiniować stawki VAT, które
występują w jego firmie, a także redagować wygląd dokumentów, dzięki zintegrowanemu generatorowi
raportów RAVE.
Dołączony do systemu archiwizator danych pozwala na kompresję w formacie ZIP, a moduł
użytkowników programu, umożliwi nadawanie uprawnień dostępu dla poszczególnych opcji. Zapis wydruków
w jednym z dostępnych formatów HTML, XLS, PDF,NDR sprawia, że możemy na przykład wysłać fakturę w
postaci załącznika HTML.
Ciekawym rozwiązaniem zastosowanym we wszystkich programach jest filtrowanie rekordów w
bazach danych, na zasadzie grupowania kolumn. Mówiąc krótko - ustalanie kolejności wyświetlanych
informacji, według poszczególnych kolumn. Jest to opcja, którą z pewnością doceni każdy operator,
pragnący wydobyć z programu jak najwięcej analiz. Dodatkowo zaznaczyć należy, że kolejność grupowania
danych nie ogranicza się jedynie do jednej kolumny. Możemy grupować według kilku parametrów, w
dowolnie wybranej konfiguracji. Ponadto, jak przystało na dobry program Windows-owy, każdą listę możemy
wydrukować w dwóch postaciach: malejącej lub rosnącej. Sposób postępowania jest jak zwykle bardzo
prosty. Bogactwo zastosowanych filtrów umożliwia tworzenie wielu różnych zestawień lub wyszukiwania
rekordów.
257
Listę zalet programów z serii GMF poszerza, możliwość dowolnego i wielokrotnego filtrowania
danych. Każdy wygenerowany raport może być natychmiast wydrukowany, w myśl zasady, co na ekranie to
też na papier. Praca w trybie WYSIWYG pozwala na drukowanie (podglądnięcie lub wysłanie do HTML lub
XLS) tabeli przedstawianej na ekranie (może być dowolnie przefiltrowana, a program utworzy odpowiedni
raport).
Dostępny jest także eksport danych do Excel-a oraz export w trybie HTML i PDF.
Automatyczne przenoszenie informacji bezpośrednio do arkusza kalkulacyjnego, zdecydowanie skraca czas
przygotowywania raportów wynikowych, ponieważ żmudne wielogodzinne wklepywanie danych odbywa się
teraz zaledwie w parę chwil.
2.
Faktura Express
Kolejna wersja programu, oprócz wszystkich możliwości opisanych wcześniej, pozwala
dodatkowo na tworzenie raportów kasowych i bankowych. Poza wystawianiem dokumentów KP, oraz wpłat i
wypłat bankowych, zapewnia także automatyczne prowadzenie rozrachunków. Ponadto rozliczenia z
kontrahentami mogą być uzupełniane zobowiązaniami firmy, mimo, że ta wersja programu nie posiada
magazynu, a tym samym nie prowadzi rejestrowania zakupu towarów. Doksięgowanie wartości należnych
dostawcom, spowoduje, że użytkownik będzie mógł w pełni skorzystać z możliwości wydruków raportów z
rozliczeniami sald należnych oraz zobowiązań. Dodatkowo dla wszystkich klientów, którzy są dłużnikami
firmy można wydrukować wezwania do zapłaty.
W programie wiele czynności wykonywanych jest automatycznie. Między innymi rozrachunki,
mogą być przeprowadzane automatycznie lub ręcznie, na zasadzie kojarzenia nierozliczonych pozycji.
Ta wersja programu, poza pełną obsługą rozrachunków oraz rozliczeń kasowych i bankowych
została także poszerzona o współpracę z drukarkami fiskalnymi oraz o automatyczne dekrety do programu
Finansowo-Księgowego.
3.
Magazyn Express
W kolejnej wersji programu wprowadzony został magazyn i wszystkie związane z tym
rozliczenia. Prowadzone kartoteki materiałowe aktualizowane są po każdej operacji. Dodatkowa atrakcja tej
wersji, to kartoteki szczegółowe, stosowane dla dokładniejszego opisu asortymentu lub dla uzyskania
pełniejszej analizy sprzedaży. Zakładanie kartotek z różnymi cenami ewidencyjnymi pod wspólnym
symbolem, umożliwia analizy kartoteki zbiorczej lub indywidualnej według ceny.
W wersji tej jest też możliwość korzystania z norm minimalnych i maksymalnych określających
ilości zapasu materiałów (program sygnalizuje różnice). Kolejne atuty programu to łatwość sporządzania
dokumentów inwentaryzacyjnych, "ukrywanie" kartotek ze stanem zerowym, możliwość redagowania
każdego wystawianego przez program dokumentu, przelewy i wiele, wiele innych.
Zapamiętane przez program dane mogą być przedstawione w postaci wielu zestawień. Ponadto
program zapewnia ciągłość wszystkich zaksięgowanych informacji z możliwością archiwowania zamkniętego
roku obliczeniowego i automatycznym bilansem otwarcia.
4.
GMF
258
Następna wersja programu do prowadzenia gospodarki materiałowej dysponuje wszystkimi
opisanymi wcześniej opcjami. Dodatkowo umożliwia prowadzenie wielu magazynów i wystawianie
dokumentów MM pomiędzy nimi. Także w tej wersji aktywna jest opcja rozliczania akwizytorów oraz
wystawianie i archiwowanie wszystkich dokumentów stosowanych pomiędzy partnerami handlowymi, a
także w zakładzie pomiędzy oddziałami firmy. Wraz z większą ilością oddziałów oraz magazynów przybywa
również klientów, dlatego program poszerzono o prowadzenie zamówień kontrahentów oraz o możliwość
prowadzenia wielu stanowisk kasowych, z zachowaniem odrębnych rozliczeń dla każdego z nich (kontrola
kas). Ponad to dodano także opcję pozwalającą na wystawianie dokumentów w terenie poprzez urządzenie
SET.
Dodatkowo, program umożliwia tworzenie (w prosty sposób) własnych skryptów SQL.
Structured Query Language (w skrócie SQL) jest to język programowania, który w sposób prosty i szybki
generuje z baz danych dowolną ilość zestawień. Ponadto możemy zlecać wykonywanie dodatkowych
obliczeń, analiz oraz grupować informacje pochodzące z różnych baz.
Aby obsługa tego rozbudowanego programu była sprawniejsza możliwa jest praca w trybie C/S
z zastosowaniem Advantage Database Server.
5.
Ostatnia, a zarazem najbogatsza wersja programu, oprócz wszystkich wcześniejszych
zagadnień, zajmuje się także pełnym rozliczaniem produkcji.
259
Index
A
Archiwum danych • 22, 32, 45, 75
Arkusz Kalkulacyjny • 45, 50, 81
B
Banki • 91, 94
BAZA DANYCH • 248
Bilans Księgi za Miesiąc • 159
D
Dane dotyczące pojazdów • 101, 171
Dane Firmy • 208, 238
Dane kadrowo-płacowe • 102
Dane o rodzinie - F10 • 217, 227
Dane ZUS • 217, 224
Definicje deklaracji/sprawozdań • 46, 136, 180,
182, 185, 187
E
Edytor Wydruków RAVE • 46, 50, 66, 95, 136,
137, 163, 172, 180, 184, 185, 199, 225, 226
Eksport danych do Płatnika • 47, 99, 234
Ewidencja przebiegu - Rozliczenia miesięczne •
172, 173
Ewidencja przebiegu pojazdu i wydatków • 32,
47, 101, 171, 173
Ewidencja Środków Trwałych • 32, 46, 164
Ewidencja wyposażenia • 46, 151, 152, 163
F
FAQ • 23
Filtrowanie rekordów w bazie • 55, 63, 204
FUNKCJE • 237
Funkcje do Formuł składników List płac • 109,
110, 123
G
Główne Menu Ikon programu KSIĘGA
EXPRESS • 45
Grupowanie Kolumn • 37, 54, 61, 94, 204, 214
Grupy Kontrahentów • 92
I
Ikony • 43
Ikony - Ogólnie • 44
Ikony do obsługi Baz Danych • 34, 35, 40, 42, 48,
59, 62, 91, 92, 95, 96, 100, 105, 130, 131, 132,
137, 143, 154, 156, 158, 163, 167, 168, 173,
176, 177, 178, 179, 181, 186, 190, 195, 199,
204, 205, 206, 208, 209, 214, 217, 218, 220,
225, 227, 228, 236, 248
Import danych z GM (TGSoft) • 78, 146, 152
Informacje ogólne o systemie • 34
K
KADRY • 212
Kasowanie zbiorów indeksowych • 246
Kontrahenci • 32, 45, 91, 93, 148, 207
Księga - Widok Zapisów • 100, 156
KSIĘGA + VAT • 145
Księga Przychodów i Rozchodów • 21, 32, 46,
100, 146, 160, 163, 174, 177, 203
L
Lista Operacji Księgi • 100, 148
Lista płac pracowników • 32, 47, 229
N
Noty korygujące • 32, 46, 176, 179
Noty księgowe / Dowody wewnętrzne • 46, 153,
160
O
O PROGRAMIE • 27
Obroty finansowe (Kasa + Bank) • 195
Obsługa okien • 36, 92, 156, 158, 163, 167, 173,
178, 179, 195, 199, 206, 220
Od autora • 8
Od czego zacząć • 21
Ogólnie o programach • 12
OKNA • 35, 81, 249
Okno edycyjne • 216, 218
OPCJE Z MENU • 73
Otwarcie nowego roku • 25, 244
P
Parametry Systemu • 21, 78, 93, 240
PLIKI • 74
Podgląd Raportu • 49, 58, 159, 176, 186
POMOC • 250
Porównanie wersji • 15
Pozostałe Ikony • 34, 45, 70, 131, 137, 181, 184,
190, 204, 226
Pożyteczne informacje • 28
260
OPCJE Z MENU
Program !SUPERDruk • 9, 254
Program Finansowo - Księgowy • 9, 252
Program Gospodarka Magazynowa - Faktury • 9,
57, 78, 256
Program Kadry - Płace • 9, 251
Program KSIĘGA EXPRESS • 14
Przelewy • 177, 205, 206
R
Raporty - Sprawozdania • 22, 32, 46, 99, 136,
142, 143, 180
Raporty Bankowe • 194, 203
Raporty Kasowe • 47, 190, 194, 198, 203
Raporty z list zaksięgowanych w KE • 47, 232
Rejestracja programu • 245
Rejestry VAT • 22, 32, 46, 165, 174, 179
ROZLICZENIA • 189
Rozrachunki • 47, 100, 191, 192, 196, 203, 205
Rozrachunki - Zapisy, Anallizy • 203
S
Składniki List Płac dołączone do programu • 124
Składniki Listy Płac • 102, 104, 107, 128, 219,
221, 226
Składniki Stałe - F6 oraz Tymczasowe - F7 • 116,
117, 217, 221, 223, 225, 226
Skróty klawiaturowe w KE • 32
SŁOWNIKI • 90
Słowniki ZUS w KE • 132
START • 19
Szablony List Płac w programie KE • 102, 128
Ś
Świadczenia lub przerwy • 217, 219
T
Typowe Konwencje • 31
U
Umowy - Zlecenia • 217, 225
W
WIDOK • 35, 48, 154, 247
Wskaźniki finansowe • 22, 98, 234
Wspólnicy • 99, 234
WSTĘP • 7
Wygląd programu KSIĘGA EXPRESS • 33
Wykaz pracowników • 32, 47, 102, 113, 213, 235
Wymagania systemowe • 11
Wyszukiwanie - F4 • 220
Z
Zamknięte miesiące w KPiR • 242
Zbiorcze zestawienie Księgi wg miesięcy • 32, 46,
158
Zbiorówki Roczne • 47, 233
Zmiana Firmy lub roku obrachunkowego • 32, 45,
88
Ź
Źródła • 107, 121

Księga Express (PKPiR)

Transkrypt

Podobne dokumenty

przy ul. Gołębiej - Resto Illuminati