Załączniki - PCPR Stargard

Załącznik nr 1
Do Zarządzenia nr 8/2009
Dyrektora Powiatowego Centrum
Pomocy Rodzinie
w Stargardzie Szczecińskim
z dnia 4 lutego 2009 r.
ZASADY / POLITYKA / RACHUNKOWOŚCI
POWIATOWE CENTRUM POMOCY RODZINIE
W
STARGARDZIE SZCZECIŃSKIM
-1-
SPIS TREŚCI
1.
Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
1.1. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych.
1.2. Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych.
1.3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych.
1.4. Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych.
2.
Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.
2.1. Obowiązujące zasady wyceny aktywów i pasywów.
3.
Sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych .
3.1 Zakładowy plan kont i wykaz kont ksiąg pomocniczych
3.2. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach
danych.
3.3. Opis systemu przetwarzania danych – systemu informatycznego.
4.
System ochrony danych w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Stargardzie
Szczecińskim.
4.1. Ochrona dokumentów i ksiąg rachunkowych.
4.2. Okresy przechowywania zbiorów.
4.3. Udostępnianie danych i dokumentów.
-2-
WPROWADZENIE
Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Stargardzie Szczecińskim jest jednostką
organizacyjną powiatu stargardzkiego powołaną Uchwałą Rady Powiatu nr V /35/99 do
wykonywania zadań wynikających z ustawy o pomocy społecznej, a także zadań powiatu w
zakresie pomocy osobom niepełnosprawnym określonych ustawą o rehabilitacji zawodowej i
społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie prowadzi rachunkowość według zasad określonych w
ustawie o rachunkowości z dnia 29 września 1994r ./ tekst jednolity Dz. U. z 2002r.,Nr 76,
poz.694 z późn. zm./ i sporządza sprawozdanie finansowe wymagane ustawą na dzień
zamknięcia ksiąg rachunkowych.
Centrum stosuje w pełni nadrzędne zasady rachunkowości określone ustawą o rachunkowości
tj.: zasadę rzetelności, zasadę ciągłości, zasadę memoriału , zasadę ostrożności i istotności.
Odpowiedzialnym za prowadzenie ksiąg rachunkowych jest Dyrektor Powiatowego Centrum.
Działalność PCPR jest finansowana ze środków powiatu oraz w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2007-2013 funduszy rozwojowych z Europejskiego Funduszu
Społecznego i budżetu państwa.
Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.
Dyrektor zapewnia sporządzenie sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3
miesięcy od dnia bilansowego.
Sprawozdanie finansowe podpisuje Dyrektor i Główny Księgowy
-3-
1.OGÓLNE ZASADY PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH
-Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej.
-Księgi rachunkowe prowadzi się przy użyciu licencjonowanego oprogramowania
komputerowego,
-księgi rachunkowe otwiera się na początek każdego roku obrotowego,
-księgi rachunkowe prowadzi się zgodnie z ustawą o rachunkowości w sposób bieżący,
rzetelny , bezbłędny i sprawdzalny,
-księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy,
-zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje poprzez nieodwracalne wyłączenie możliwości
dokonywania zapisów księgowych w zbiorach danych tworzących zamknięte księgi
rachunkowe.
1.1.Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Stargardzie Szczecińskim
prowadzone są w siedzibie jednostki w Stargardzie Szczecińskim ul. Skarbowa 1.
1.2.Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych
Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego , czyli rok kalendarzowy od 1 stycznia do
31 grudnia.
Najkrótszym okresem sprawozdawczym są poszczególne miesiące ,za które sporządza się :
- deklarację ZUS- sprawozdanie Rb -28 S z wydatków budżetowych –
- sprawozdanie Rb- 27 S z dochodów budżetowych-
do 5 dnia każdego miesiąca,
do 10 dnia każdego miesiąca,
do 10 każdego miesiąca.
W jednostce sporządza się także sprawozdania budżetowe zgodnie z uregulowaniami
zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej /Dz. U. Nr 115, poz.781 z późniejszymi zmianami/:
Za okresy kwartalne sporządza się sprawozdania :
- sprawozdania Rb Z- o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń,
- sprawozdania Rb N -o stanie należności,
- sprawozdania Rb 50 –o wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu
administracji rządowej oraz innych zadań zleconych.
-4-
Na koniec roku sporządza się sprawozdania finansowe:
- bilans z wykonania budżetu
- rachunek zysków i strat
- zestawienie zmian w funduszu jednostki
Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych ,stosując
odpowiednie zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.
1.3.Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe jednostki prowadzone są przy użyciu komputera z wykorzystaniem
oprogramowania wspomagającego ich prowadzenie .
Księgi rachunkowe jednostki obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald które
tworzą: -dziennik,
-księgę główną,
-księgę pomocniczą
-zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
-wykaz składników aktywów i pasywów.
Dziennik prowadzony jest w sposób następujący:
- zdarzenia ,jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim
chronologicznie,
- zapisy są kolejno numerowane w okresie roku , co pozwala na ich jednoznaczne
powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi,
- sumy zapisów / obroty/ liczone są w sposób ciągły,
- jego obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.
Dzienniki częściowe prowadzone są dla określonych grup rodzajowych zdarzeń:
- Dziennik Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie
- Dziennik Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
- Dziennik kont pozabilansowych.
Na koniec roku obrotowego sporządzane jest zestawienie obrotów dzienników częściowych.
Księga główna / konta syntetyczne/ prowadzona jest w sposób spełniający następujące
zasady:
- podwójnego zapisu,
- systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z
zasadą memoriałową ,
- powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku.
- 5-
Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na
nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów.
Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis podwójny , który nie podlega uzgodnieniu
z dziennikiem ani innym urządzeniem ewidencyjnym .
Ujmowane są na nich –zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego
- zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych okresów.
Księgi rachunkowe prowadzi się w celu uzyskania odpowiednich danych wykorzystywanych
do sporządzania sprawozdań budżetowych, finansowych ,statystycznych i innych oraz
rozliczeń z budżetem państwa i z ZUS ,do których jednostka została zobowiązana.
Do prowadzenia ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest program komputerowy F-K
/ Finansowo-Księgowy/.
Program komputerowy zapewnia powiązanie poszczególnych zbiorów ksiąg rachunkowych w
jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Szczegóły dotyczące systemy
przetwarzania danych ,wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na
komputerowych nośnikach danych ,zasady przechowywania i archiwizowania zostały
zawarte w dokumentacji użytkownika , która również określa wersję oprogramowania.
Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego
miesiąca. Zawiera ono:
-symbole kont,
-salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych ,obroty za okres sprawozdawczy i
narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,
-sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych , obrotów za okres sprawozdawczy i
narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Obroty „ Zestawienia „ są zgodne z obrotami dziennika.
Konta ksiąg pomocniczych czyli konta analityczne prowadzi się w szczególności dla :
-środków trwałych ,
-wartości niematerialnych i prawnych ,
-pozostałych środków trwałych w używaniu objęte ewidencją ilościowo-wartościową,
-rozrachunków z kontrahentami / dostawcami/,
-rozrachunków pożyczkobiorcami PFRON,
-rozrachunków z pracownikami / imienne karty wynagrodzeń pracowników ,świadczeń
z tytułu ubezpieczenia społecznego oraz podatków/
-rozrachunków publiczno-prawnych,
-odpisów amortyzacyjnych,
-6-
Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzane jest na koniec roku
obrotowego dla składników objętych inwentaryzacją na dzień inwentaryzacji.
1.4.Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych
Sposoby i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zasady jej dokumentowania i
rozliczania różnic inwentaryzacyjnych wynikają z art.26 i 27 ustawy o rachunkowości oraz
zakładowej instrukcji inwentaryzacji .
W jednostce występują trzy formy przeprowadzania inwentaryzacji :
1/spis z natury, polegający na zliczeniu, oglądzie rzeczowych składników majątku i
porównania stanu realnego ze stanem ewidencyjnym oraz na wycenie różnic
inwentaryzacyjnych,
2/uzgodnienie z bankami i kontrahentami należności drogą potwierdzenia zgodności ich
stanu wykazywanego w księgach jednostki oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych
różnic,
3/porównanie danych zapisanych w księgach jednostki z odpowiednimi dokumentami
i weryfikacja realnej wartości tych składników.
Spisowi z natury zgodnie z zakładową instrukcją inwentaryzacji podlegają:
- środki trwałe będące własnością jednostki,
- rzeczowe składniki aktywów obrotowych tj. objęte ewidencją ilościowo-wartościową,
Spis z natury dotyczy także składników aktywów , będących własnością innych jednostek
powierzonych jednostce do sprzedaży ,przechowania lub używania. Kopie tego spisu
należy wysłać do jednostki będącej ich właścicielem.
Uzgodnienie stanu przez jego potwierdzenie polega na uzyskaniu od kontrahentów
pisemnego potwierdzenia informacji o stanie środków na rachunkach bankowych, stanie
należności i stanie aktywów powierzonych innym jednostkom.
Potwierdzenie zgodności stanu podpisuje kierownik jednostki.
Uzgodnienie stanu dotyczy:
-aktywów pieniężnych na rachunkach bankowych ,
-należności od kontrahentów,
-należności z tytułu udzielonych pożyczek.
Salda należności uzgadniane są przez pisemne wysyłanie informacji i pisemne potwierdzenie
lub zgłoszenie zastrzeżeń do jego wysokości.
Tej formy inwentaryzacji nie stosuje się do :
-należności spornych i wątpliwych ,
-należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych,
-należności od pracowników,
-należności z tytułów publicznoprawnych.
- 7–
Porównanie stanu zapisów w księgach z dokumentami ma na celu
zweryfikowanie stanu wynikającego z dokumentacji ze stanem ewidencyjnym aktywów i
pasywów nie podlegających spisowi z natury i uzgodnienie stanu.
Ta forma inwentaryzacji dotyczy m.in.:
-wartości niematerialnych i prawnych ,
-należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników oraz
publicznoprawnych.
Inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych ma na celu weryfikację ich stanu
księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów
praw majątkowych oraz sprawdzenie prawidłowości wysokości dokonanych odpisów
umorzeniowych.
Rozliczenia międzyokresowe kosztów służą przede wszystkim równomiernemu
obciążaniu kosztów w układzie funkcjonalnym /zespół 5 kont/ co ma znaczenie w przypadku
sporządzania rachunku wyników oraz kalkulacji kosztów, w przypadku zaś jednostek
budżetowych ,które nie sporządzają rachunku wyników ani nie kalkulują kosztów , a
sprawozdawczość sporządzana jest z kasowego wykonania budżetu – nie ma potrzeby
rozliczania kosztów w czasie.
Terminy inwentaryzowania składników majątkowych
Na podstawie art. 26 ust.3 pkt.3- Ustawy o rachunkowości – w związku z tym , że składniki
majątkowe Powiatowego Centrum /środki trwałe i środki trwałe o niskiej wartości / znajdują
się na terenie strzeżonym -ustala się termin inwentaryzowania składników majątkowych –
nie rzadziej niż co 4 lata.
2.OBOWIĄZUJACE METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW
ORAZ USTALANIA WYNIKU FINANSOWEGO
Stosowane przez jednostkę zasady wyceny aktywów i pasywów wynikają z:
1/ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości , tj Dz. U. z 2002r.Nr76,poz.694
z późniejszymi zmianami,
2/ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych /Dz.U.nr 249 ,poz.2104
z późniejszymi zmianami/
3/rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 kwietnia 2008r.. w sprawie szczególnych zasad
-8-
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa , budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych /Dz. U. Nr 72,
poz.422 z 2008r./
4/rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006r. w sprawie sposobu i trybu
umarzania ,odraczania lub rozkładania na raty spłat należności pieniężnych ,
do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa,
/Dz. U. Nr 117, poz. 791 z 2006r./
5/rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004r w sprawie sposobu i trybu
gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym ,
zakładom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym, Dz.U. Nr.191,poz.1957.
2.1.Obowiązujące zasady wyceny aktywów i pasywów
2.1.1.Zasady ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i
prawnych
1).Do środków trwałych zalicza się rzeczowe aktywa trwałe o przewidywanym okresie
ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok , kompletne ,zdatne do użytku i przeznaczone
na potrzeby Powiatowego Centrum o wartości początkowej określonej ustawą z dnia 15
lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych.
Są to w szczególności:
-maszyny , urządzenia,
-meble,
-inny sprzęt ,wyposażenie.
Podstawowe środki trwałe finansuje się ze środków na inwestycje w rozumieniu ustawy
o finansach publicznych i rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 października 2001r. w
sprawie szczegółowych zasad finansowania inwestycji z budżetu państwa / Dz.U. Nr
133,poz.1480/.umarzane są stopniowo na podstawie aktualnego planu amortyzacji według
stawek amortyzacyjnych ustalonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.
Odpisów umorzeniowych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu
przyjęcia środka trwałego do używania.
Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości
niematerialnych i prawnych” .Amortyzacja obciąża konto 401 „Amortyzacja „ na koniec
roku obrotowego.
W jednostce przyjęto metodę liniową dla wszystkich środków trwałych .
-9-
Dla środków trwałych nie dokonuje się odpisów z tytułu trwałej utraty wartości.
Aktualizacji wartości początkowej i dotychczasowego umorzenia środków trwałych dokonuje
się wyłącznie na podstawie odrębnych przepisów , a wyniki takiej aktualizacji odnosi się na
fundusz jednostki w zakresie aktywów trwałych.
Podstawowe środki trwałe ewidencjonuje się na koncie 011.Ewidencja środków trwałych
prowadzona jest w księdze inwentarzowej środków trwałych .
Każdy środek trwały klasyfikowany jest zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych/ KST/.
2).Składniki majątkowe ,których cena nabycia jest wyższa niż 50 zł a okres używania wynosi
co najmniej 1 rok zalicza się do pozostałych środków trwałych w użytkowaniu.
Pozostałe środki trwałe w użytkowaniu to środki trwałe wymienione w paragrafie 5
ust.3 „rozporządzenia”, które finansuje się ze środków na bieżące wydatki .
Pozostałe środki trwałe ujmuje się w ewidencji ilościowo-wartościowej na koncie 013
„Pozostałe środki trwałe w używaniu „ i umarza się je w 100%w miesiącu przyjęcia do
używania , a umorzenie to ujmowane jest na koncie 072 „ Umorzenie pozostałych środków
trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych „ w korespondencji z kontem 400
„Koszty według rodzajów”.
Dla pozostałych środków trwałych prowadzona jest ewidencja ilościowo-jakościowa w
Księdze Inwentarzowej.
Księga inwentarzowa prowadzona jest w sposób chronologiczny dla wszystkich środków
trwałych z podziałem na grupy i zawiera następujące informacje:
-datę przyjęcia do użytkowania ,numer i rodzaj dowodu,
-numer inwentarzowy obiektu,
-nazwę środka trwałego
-specyfikację wszystkich części składających się na zespół komputerowy lub inny składający
się z określonych części złożony środek trwały,
-wartość początkową środka trwałego i wartości poszczególnych części składowych,
-wartość po aktualizacji,
-wartość po ulepszeniu,
-symbol klasyfikacji środków trwałych
-stawkę amortyzacji,
-roczną i miesięczną kwotę amortyzacji,
-metodę amortyzacji,
-rok produkcji lub budowy,
-miejsce eksploatacji/pole spisowe/
-datę rozchodu i numer dowodu,
-numer pozycji księgowania rozchodu,
-wartość umorzenia na moment rozchodu.
-10-
Ewidencja szczegółowa pozostałych środków trwałych prowadzona jest w postaci księgi
inwentarzowej.
Pozostałym środkom trwałym o wysokiej wartości początkowej albo szczególnie ważnym dla
jednostki nadaje się indywidualne numery inwentarzowe i ujmuje w księdze inwentarzowej w
oddzielnych pozycjach. Pozostałe mniej wartościowe środki ujmuje się w ewidencji zbiorczo
w grupach podobnych środków trwałych ,podając ich łączną ilość i wartość.
Ewidencja ilościowa dotyczy następujących grup rodzajowych środków trwałych o wartości
powyżej 50 zł.i okresie używalności dłuższym niż 1 rok:
IIIIIIIVVVIVII
VIII
IX X
XI
maszyny do liczenia
krzesła
telefony
inne wyposażenie biur
szafy
wieszaki
biurka
urządzenia komputerowe
stoły, stoliki
inne maszyny, urządzenia
czajniki
3)za wartości niematerialne i prawne uznaje się nabyte ,nadające się do gospodarczego
wykorzystania w dniu przyjęcia do używania:
- licencje do programów komputerowych o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym
niż rok nabyte na potrzeby centrum.
Urządzenia ewidencji szczegółowej podstawowych środków trwałych obejmują księgę
inwentarzową i tabele amortyzacyjne.
Wartość początkową środków trwałych podwyższa się – jeżeli uległy ulepszeniu w wyniku
modernizacji, przebudowy, rekonstrukcji – o sumę wydatków na ich ulepszenie.
Środki trwałe w dniu przyjęcia do użytkowania wycenia się :
-w przypadku zakupu –według ceny nabycia lub ceny zakupu , jeśli koszty zakupu nie
stanowią istotnej wartości ,
-w przypadku ujawnienia w trakcie inwentaryzacji – według posiadanych dokumentów
z uwzględnieniem zużycia, a przy ich braku według wartości godziwej,
-w przypadku spadku lub darowizny – według wartości godziwej z dnia otrzymania ,
niższej wartości określonej w umowie o przekazaniu lub według wartości księgowej z
poprzedniego miejsca użytkowania,
-w przypadku otrzymania w sposób nieodpłatny od Skarbu Państwa lub jednostki samorządu
terytorialnego – w wysokości określonej w decyzji o przekazaniu , w przypadku zaś środka
trwałego otrzymanego w trybie paragrafu 38 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11
sierpnia 2004r. – według wartości początkowej z poprzedniego miejsca użytkowania,
-11-
-w przypadku otrzymania środka na skutek wymiany środka niesprawnego - w wysokości
wynikającej z dowodu dostawcy , z podaniem cech szczególnych nowego środka.
-w przypadku otrzymania środka w ramach kontraktu finansowanego z funduszy unijnychwedług posiadanych dokumentów /protokół przekazania/ przeliczając wartość wyrażoną w
EURO na walutę polską po średnim kursie ,ustalonym przez Narodowy Bank Polski na
dzień przyjęcia środka.
Na dzień bilansowy środki trwałe wycenia się w wartości netto, tj z uwzględnieniem odpisów
umorzeniowych ustalonych na dzień bilansowy.
Należności krótkoterminowe to należności o terminie spłaty krótszym od jednego roku
od dnia bilansowego. Wyceniane są w wartości nominalnej łącznie z podatkiem VAT ,
a na dzień bilansowy w wysokości wymaganej zapłaty ,czyli łącznie w wymagalnymi
odsetkami z zachowaniem zasady ostrożnej wyceny , tj. w wysokości netto , czyli po
pomniejszeniu o wartość ewentualnych odpisów aktualizujących dotyczących należności
wątpliwych /art.35 b ust.1 ustawy o rachunkowości/.
Odsetki od należności ujmuje się w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych
na koniec kwartału.
Środki pieniężne na rachunkach bankowych wycenia się według wartości nominalnej.
Zobowiązania z tytułu dostaw wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty, czyli
łącznie z odsetkami naliczonymi na podstawie not odsetkowych otrzymanych od
kontrahentów.
Ustalanie wyniku finansowego jednostki – o wysokości osiągniętego wyniku
finansowego decydują zaewidencjonowane według zasady memoriałowej przychody i koszty.
Wynik finansowy ustalany jest na koncie 860 „ Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik
finansowy”. Jednostka otrzymuje środki na finansowanie działalności od Zarządu Powiatu ,
natomiast wszelkie wpływy odprowadza do budżetu powiatu.
Biorąc pod uwagę specyfikę
jest z reguły ujemny.
działalności jednostek budżetowych , ich wynik finansowy
Ewidencja kosztów działalności podstawowej prowadzona jest w:
- zespole 4 na koncie 400- tj. według podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków oraz z
uwzględnieniem amortyzacji ujmowanej na koncie 401- „Amortyzacja”.
-12-
3.SPOSÓB PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH
3.1.Zakładowy plan kont
Jednostka prowadzi księgi rachunkowe w oparciu o zakładowy plan kont –załącznik nr 1.
Zakładowy plan kont zawiera wykaz kont księgi głównej i wykaz ksiąg pomocniczych oraz
opis przyjętych przez jednostkę zasad klasyfikacji zdarzeń , a także zasady prowadzenia kont
ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
Księga główna zakładowego planu kont obejmuje następujące konta:
KONTA BILANSOWE
Zespół 0 – majątek trwały
011 Środki trwałe
013 Pozostałe środki trwałe
020 Wartości niematerialne i prawne
071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
072 Umorzenie pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
Zespół 1 – środki pieniężne i rachunki bankowe
131 Rachunek bankowy bieżący PCPR
132 Rachunek dochodów własnych PCPR
135 Rachunek bankowy bieżący Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób
Niepełnosprawnych
137 Rachunek bankowy – środków pomocowych
Zespół 2 – rozrachunki i roszczenia
201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami
221 Należności z tytułu dochodów budżetowych
222 Rozliczenie dochodów budżetowych
223 Rozliczenie wydatków budżetowych
225 Rozliczenie z budżetami
228 Rozliczenie środków pomocowych
229 Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne
231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń
234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami
240 Pozostałe rozrachunki
Zespół 4 – koszty według typów działalności i ich rozliczenie
400 koszty według rodzajów – paragrafów klasyfikacji budżetowej wydatków.
401-amortyzacja
-13-
Zespół 7- przychody i koszty ich uzyskania
750 Przychody i koszty finansowe
760 Pozostałe przychody i koszty
761 Pokrycie amortyzacji
Zespół 8 – fundusze, rezerwy i wynik finansowy
800 fundusz jednostki
853 państwowy fundusz celowy – PFRON
860 straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy
KONTA POZABILANSOWE
998 zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego
999 zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych okresów.
Opis i zasady funkcjonowania kont zawarte są w załączniku nr 1 do polityki.
Zasady klasyfikacji zdarzeń oraz zakres ksiąg pomocniczych do poszczególnych kont księgi
głównej wynikają z komentarza zamieszczonego w załączniku nr 2 w/w „rozporządzenia”.
Księgi pomocnicze tworzy się do następujących kont księgi głównej:
-środków trwałych
-pozostałych środków trwałych
-wartości niematerialnych i prawnych
-umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
-rachunku środków funduszy specjalnego przeznaczenia
-rachunku środków pomocowych / według źródeł finansowania/
-innych rachunków bankowych
-rozrachunków z dostawcami i odbiorcami
-rozrachunków z budżetami
-rozrachunków z tytułu wynagrodzeń
-pozostałych rozrachunków z pracownikami
-pozostałych rozrachunków
-kosztów wg rodzajów
-odpisów amortyzacyjnych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
-przychodów i kosztów finansowych / według paragrafów klasyfikacji budżetowej dochodów/
Księgi pomocnicze mają różną postać : zbiorów kont, kartotek, tabel , komputerowych
zbiorów danych i innych urządzeń szczegółowo charakteryzujących przedmiot ewidencji
konta głównego / m.in. dla składników rzeczowych jego: dane techniczne, wartość z dnia
przyjęcia do ewidencji, dokonane odpisy umorzeniowe, miejsce użytkowania-pole spisowe,
dla rozrachunków : osoby transakcji, stan należności i zobowiązań wobec poszczególnych
stron, dokonane odpisy z tytułu utraty wartości/.
-14-
3.2.Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na
komputerowych nośnikach danych.
Księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego –
System finansowo-księgowy , Budżet , Przelewy
zakupionego w firmie : Zakład Elektronicznej Techniki Obliczeniowej Koszalin
Ul.4 Marca 38.
Użytkowanie odbywa się na podstawie umowy nr 2453 zawartej 12.09.2000r. której
przedmiotem jest udostępnienie licencji na użytkowanie systemów:
„ F-K” , „Budżet”, „Przelewy” .
System komputerowy rachunkowości obejmuje następujące moduły :
- finansowo-księgowy
- budżet
- przelewy
Dokumentacja opisująca poszczególne programy użytkownika zawiera :
-oznaczenie wersji oprogramowania i datę rozpoczęcia jego eksploatacji,
-wykaz programów ,
-procedury / funkcje wraz z opisem algorytmów i parametrów,
-wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych
z określeniem ich struktury , wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości
ksiąg rachunkowych i w procesie przetwarzania danych.
Opis systemu komputerowego rachunkowości.
W jednostce do prowadzenia ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest program:
Finansowo-księgowy / F-K/ pracujący pod systemem operacyjnym DOS.
Zgodnie z decyzją kierownika jednostki program w oznaczonej wersji jest wykorzystywany
od dnia 01.01.2001r.
Zasady stosowania algorytmów i paramentów poszczególnych programów zostały opisane w
dokumentacji użytkownika , stanowiącej załączniki do zarządzenia :
-BUDŻET- dokumentacja użytkowania - załącznik nr 2
-SYSTEM FINANSOWO-KSIĘGOWY- dokumentacja eksploatacyjna- zał. Nr 3
-MODUŁ – PRZELEWY-instrukcja użytkowania – zał.nr. 4.
SYSTEM OCHRONY DANYCH W JEDNOSTCE.
Ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych zapewniają sprawdzone zabezpieczenia
pomieszczeń , w których przechowuje się zbiory księgowe. Są to zamki zamontowane w
drzwiach oraz monitoring całego obiektu.
-15-
Szczególnie ochronie są poddane dokumenty
-księgowy system informatyczny,
-kopie zapisów księgowych,
-dowody księgowe,
-dokumentacja inwentaryzacyjna,
-sprawozdania budżetowe,
zgromadzone w szafach posiadających zamki.
Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się :
-regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa ,tzw backupów – np. na płyty CD ,dyskietki
na koniec każdego tygodnia pracy,
-odpowiedni poziom zarządzania dostępem do danych pracowników na różnych stanowiskach
/imienne konta użytkowników z bezpiecznie przechowywanymi hasłami dostępu, możliwość
różnicowania dostępu do baz danych i dokumentów w zależności od zakresu obowiązków
danego pracownika/,
-profilaktykę antywirusową- opracowane i przestrzegane odpowiednie procedury oraz
stosowane programy zabezpieczające,
-systemy podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej / UPS/,
-fizyczne odseparowanie komputerów z danymi księgowymi od sieci i internetu ogólnie
dostępnego.
Kompletne księgi rachunkowe drukowane są nie później niż na koniec roku obrotowego.
Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny
komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie
krótszy niż 5 lat.
W sposób trwały / nie krótszy niż 50 lat/ przechowywane są zatwierdzone sprawozdania
finansowe, a także dokumentacja płacowa / listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody ,
na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty/, licząc od
dnia , w którym pracownik przestał pracować u danego płatnika składek na ubezpieczenie
społeczne / art.125 a ust.4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998r. o emeryturach i rentach z FUS,
tj. Dz.U.z 2004r.Nr 39, poz353 z późniejszymi zmianami/.
Okresowemu przechowywaniu podlegają:
-dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy
niż 5 lat od upływu ich ważności,
-księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe i
dokumenty – przez okres 5 lat.
Powyższe terminy oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego
dane zbiory / dokumenty/ dotyczą.
Udostępnienie sprawozdań finansowych i budżetowych oraz dowodów księgowych, ksiąg
rachunkowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości jednostki ma miejsce
w siedzibie jednostki po uzyskaniu zgody kierownika lub upoważnionej przez niego osoby.