docUwalnianie zasobów – wkład własny w projektach i partnerstwo
download 
Reklamacja Transkrypt
Uwalnianie zasobów – wkład własny w projektach i partnerstwo
Barbara Pędzich - Ciach Uwalnianie zasobów – wkład własny w projektach i partnerstwo projektowe Tekst przygotowany na zlecenie Federacji MAZOWIA w ramach projektu „Prowadzenie Stołecznego Centrum Współpracy Obywatelskiej” współfiinansowanego ze środków m.st. Warszawy. Publikacja dystrybuowana jest bezpłatnie Ta praca objęta jest licencją Creative Commons Polska Creative Commons Uznanie autorstwa – Na tych samych warunkach 3.0 Polska. Aby zapoznać się z kopią licencji, należy odwiedzić stronę http://creativecommons.org/licenses/by-‐sa/3.0/pl/ lub wysłać list do Creative Commons: 543 Howard St., 5th Floor, San Francisco, California, 94105, USA. Prowadzenie Stołecznego Centrum Współpracy Obywatelskiej www.centrumwspolpracy.org.pl Spis treści Wstęp str. 3 Rodzaje wkładu własnego str. 4 Źródła wkładu własnego str. 8 Partnerstwa Projektowe str. 10 Fundusz wkładów własnych str. 13 Wkład własny w nowej perspektywie finansowej 2014-2020 str. 13 Partnerstwo projektowe w nowej perspektywie finansowej 2014-2020 str. 15 2 Wstęp Podczas aplikowania o środki finansowe organizacje pozarządowe, jako wnioskodawcy (podmioty składające wniosek o środki na realizację projektu), coraz częściej spotykają się z warunkiem wniesienia wkładu własnego. Dla organizacji non-profit, których główny przychód stanowią często składki członkowskie, darowizny oraz dotacje celowe (na jasno określone i uwzględnione w budżecie zadanie), wniesienie wkładu własnego nierzadko stanowi przeszkodę nie do pokonania w aplikowaniu o grant, a co za tym idzie – w otrzymaniu dotacji. Przedstawiciele organizacji często pytają nas, dlaczego od organizacji działających społecznie oczekuje się wnoszenia wkładu własnego. Powodów jest wiele. Najważniejsze z nich to: – ograniczone środki dawcy grantu; – zbyt duża liczba wnioskujących organizacji w stosunku do wysokości środków do rozdysponowania w konkursie; – nakłonienie organizacji i jej członków do większego zaangażowania się w działalność; – zwiększenie efektywności wydatkowania środków z dotacji poprzez uzupełnienie ich pieniędzmi z innych źródeł; – zachęcenie do poszukiwania partnerstw projektowych i łączenia zasobów; – zachęcenie organizacji pozarządowych, by uniezależniały się od jednego źródła dotacji (szczególnie publicznego), poszukując środków z wielu źródeł. Takie wytyczne zmuszają organizacje pozarządowe do sięgania po coraz to nowe rozwiązania w pozyskiwaniu środków na działania statutowe, w tym na pokrycie wkładu własnego w projekcie ii na zwiększanie swojej płynności finansowej, umożliwiającej swobodne funkcjonowanie w okresie przejściowym między dotacjami/grantami. Sformułowanie wkład własny nie odnosi się wyłącznie do środków własnych wnioskodawcy; wkład spełniający definicję może on pozyskać m.in. ze środków publicznych (inna dotacja), od uczestników (działalność odpłatna) lub z innego grantu (np. instytucji niepublicznej) – o ile taką sytuację dopuszcza dokumentacja konkursowa. Brakujące środki do niezbędnego wkładu własnego może nam również pomóc uzupełnić partner projektowy. Ponadto realizacja projektu w partnerstwie umożliwi kompleksowość działań, wymianę doświadczeń oraz zastosowanie innowacyjnych rozwiązań. 3 O wysokości takiego wkładu, jego rodzaju oraz źródle pochodzenia decyduje instytucja udzielająca dotacji/grantu, ustalając zasady, które następnie publikowane są w ogłoszeniu konkursowym i/lub w regulaminie konkursu. W niniejszej publikacji skupimy się na dwóch kluczowych kwestiach: rodzaju wkładu własnego oraz źródłach, z których można go pozyskać (patrz: grafika poniżej). Omówimy także m.in. pojęcie partnerstwa projektowego. Rodzaje wkładu własnego Rozróżniamy dwa rodzaje wkładu własnego: A. Finansowy – gdy organizacja musi fizycznie wnieść środki pieniężne do projektu, a więc – pokryć część kosztów projektu z własnych środków. Potwierdzeniem wniesienia przez organizację finansowego wkładu własnego są opłacane przez nią faktury. Skąd organizacja ma mieć środki na wkład własny finansowy, jeśli jest organizacją non-profit? Źródła majątku organizacji, z których może pochodzić gotówka na wkład własny, ogólnie określają m.in.: ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a szczegółowo – jej statut. 4 Do najczęstszych źródeł majątku należą: Składki członkowskie – to obowiązkowe wpłaty, które członkowie stowarzyszenia przeznaczają na rzecz jego działalności. Przychody ze składek mogą być dowolnie wydatkowane na realizację zadań statutowych, w tym na wkład własny (jednak z praktyki wynika, że środki te nie są zbyt wysokie). Darowizna – to dar pieniężny lub rzeczowy od danej osoby/podmiotu, przekazany organizacji bezinteresownie. Przychody z darowizn również mogą być wydatkowane na dowolne zadania statutowe, chyba że darczyńca jasno określi ich przeznaczenie. Dotacje (granty) – środki przyznawane przez samorządy, administrację publiczną oraz instytucje prywatne i społeczne (głównie organizacje grantodawcze). Dotacja (lub jej część) pochodząca z jednego źródła może stanowić wkład własny w innym dotowanym projekcie – pozwala to na uzupełnienie działań i zasobów. W projektach z dwóch źródeł nie mogą jednak być finansowane te same inwestycje. Działalność gospodarcza – jest to zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa lub usługowa, z której dochód służy do realizacji celów statutowych organizacji i nie może być przeznaczony do podziału między jego członków; ma służyć realizacji celów statutowych organizacji. Korzystny jest fakt, że dochód z działalności gospodarczej jest swobodnie wykorzystywany przez organizację pozarządową do finansowania kosztów w obrębie działalności statutowej, w tym może stanowić źródło środków do wkładu własnego w projektach. Sponsoring – oznacza odpłatne przekazanie organizacji pozarządowej: środków finansowych, materialnych lub usługi sponsorowanej – w zamian za reklamę lub inne działania promocyjne (sponsoring może być prowadzony tylko i wyłącznie w ramach działalności gospodarczej; często mylnie rozumiany jest jako darowizna). Odpisy 1% podatku dochodowego od osób fizycznych na organizacje o statusie organizacji pożytku publicznego – przychodami z 1% podatku organizacja pozarządowa może swobodnie dysponować w obrębie działalności statutowej. Zbiórka publiczna – to wszelkie publiczne zbieranie środków w formie pieniężnej lub rzeczowej, które przeznaczone są na góry określony z góry cel, które. Aby zorganizować zbiórkę, konieczne jest wcześniejsze uzyskanie pozwolenia właściwego urzędu. Należy pamiętać, że środki ze zbiórki można wykorzystać w dotacji tylko wtedy, gdy cele zbiórki i dotacji są tożsame. 5 Działalność odpłatna pożytku publicznego – jest to: – działalność prowadzona przez stowarzyszenie/fundację w ramach jej działań statutowych mieszczących się w sferze pożytku publicznego, określonej w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, za którą pobiera opłaty (wynagrodzenie) od beneficjentów; - sprzedaż towarów lub usług wytworzonych lub świadczonych przez osoby bezpośrednio korzystające z działalności pożytku publicznego, w szczególności w zakresie: rehabilitacji i przystosowania do pracy zawodowej osób z niepełnosprawnością oraz reintegracji zawodowej i społecznej osób zagrożonych wykluczeniem społecznym; - sprzedaż przedmiotów z darowizny. Przychód z działalności odpłatnej pożytku publicznego służy wyłącznie prowadzeniu działalności pożytku publicznego (nieodpłatnej lub odpłatnej). Przychody z działalności odpłatnej dają organizacji pewną swobodę w dysponowaniu środkami, jednak tylko w obrębie zakresu działalności odpłatnej i w danym roku. Organizacja może wykorzystać zgromadzone środki z działalności odpłatnej jako wkład własny w projekcie, ale tylko wtedy gdy projekt jest realizowany w tym samym zakresie merytorycznym co działalność odpłatna. Fundraising – to proces zdobywania funduszy poprzez nakłanianie: osób indywidualnych, firm, fundacji dobroczynnych lub instytucji rządowych do wsparcia organizacji. B. Wkład niefinansowy – wniesienie do projektu zasobów osobowych lub rzeczowych na podstawie wyceny, tj. oszacowania ich wartości i zakresu wykorzystania w projekcie. a. Wkład osobowy – to wycena nieodpłatnej pracy wolontariuszy uczestniczących w projekcie. Koszt pracy oblicza się na podstawie stawek rynkowych – adekwatnie do zakresu zadań wykonywanych w projekcie oraz indywidualnych kwalifikacji i umiejętności wykorzystywanych w pracy w ramach projektu (inne więc będą stawki np. dla wolontariuszy będących opiekunami kolonijnymi, dla niepełnoletnich wolontariuszy pomagających w obsłudze obozu czy też dla psychologów). Wycena pracy powinna również opierać się na analizie stawek rynkowych i wymiaru pracy, który zapewni powodzenie realizacji projektu. Dokumentami potwierdzającymi wniesienie wkładu osobowego są m.in. umowa współpracy z wolontariuszem, określająca zadania (najlepiej w wymiarze godzinowym) i stawkę za godzinę, oraz ewidencja czasu pracy. Wolontariuszami mogą być członkowie organizacji lub osoby spoza organizacji. Dobrą 6 praktyką jest (i coraz częściej wymagają tego instytucje ogłaszające konkurs – w regulaminie konkursu, ogłoszeniu konkursowym) nieangażowanie w projekcie tej samej osoby do jednoczesnych prac odpłatnej i wolontariackiej – szczególnie gdy wymagałoby to łączenia funkcji koordynatora i wykonawcy zadań merytorycznych (przykład: Jan Kowalski zatrudniony w danym projekcie jako psycholog i jednocześnie pracujący jako koordynator-wolontariusz). b. Wkład rzeczowy – wycena wniesionego i wykorzystywanego na potrzeby projektu: sprzętu, nieruchomości, wyposażenia. Organizacja może jako wkład własny rzeczowy wnieść np. lokal – wówczas wycenia się powierzchnię wykorzystywaną w nim na potrzeby projektu (przykład: lokal ma pow. 30 m2, jego wartość to 3000 tys. zł; na rzecz projektu wykorzystywane jest 20 m2, co daje 2000 zł). Należy tu jednak rozróżnić wycenę powierzchni użytkowanej jako wkład własny rzeczowy (podstawą rozliczenia będzie tu tytuł prawny do lokalu, wyceny np. za metr kwadratowy lokalu) od kosztów eksploatacyjnych lokalu (woda, prąd, media), które zaliczane są do wkładu własnego finansowego, a więc kosztów, które organizacja ponosi regularnie. W drugim przypadku koszty eksploatacji lokalu na potrzeby projektu wylicza się w odniesieniu do kosztów w skali miesiąca (o ile organizacja rzeczywiście ponosi takie koszty). Przykład: Miesięczne koszty eksploatacyjne (woda, prąd) to 1500 zł, dziennie – 50 zł (1500 zł / 30 dni). Zajęcia w projekcie będą odbywały się przez 5 dni w miesiącu, więc koszty eksploatacji lokalu na potrzeby projektu to 250 zł (50 zł x 5 dni). Jeśli organizacja korzysta z lokalu należącego do miasta/gminy i wynajmowanego na preferencyjnych warunkach, tj. bezpłatnie, nie może go wykazać jako wkład własny we wniosku do projektu finansowanego przez to samo miasto bądź tę samą gminę. Nie dotyczy to sytuacji, gdy organizacja płaci miastu lub gminie za użytkowany lokal. Kalkulację każda organizacja przygotowuje indywidualnie – na podstawie stawek rynkowych. W większości projektów wystarcza dokument wewnętrzny organizacji, ale grantodawca może zażądać wyceny wkładu rzeczowego przeprowadzonej przez obiektywnego rzeczoznawcę. W wielu konkursach, szczególnie ze środków krajowych publicznych, nie dopuszcza się możliwości wnoszenia wkładu własnego niefinansowego rzeczowego – jasno określa to dokumentacja konkursowa. Wkład tego typu można jednak wnieść w projektach finansowanych ze środków niepublicznych, np. innych organizacji i/lub unijnych, takich jak: Program Rozwoju Obszarów Wiejskich, Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego, Program Wiedza Edukacja Rozwój, Program Infrastruktura i Środowisko, programy transgraniczne i europejskie. 7 Źródła wkładu własnego a) Zasoby1 własne wnioskodawcy – zasoby będące w posiadaniu wnioskodawcy, które mogą być udokumentowane jako jego własność. Środki zgromadzone na rachunku bankowym lub w kasie organizacji – w niektórych przypadkach, szczególnie w odniesieniu do dotacji ze środków publicznych i w wysokich kwotach, od wnioskodawcy może wymagać się przedstawienia salda rachunku bankowego. Służy to potwierdzeniu posiadania przez wnioskodawcę deklarowanych środków na wkład własny. Kadra – opis potencjału kadrowego, członków i pracowników organizacji wraz z ich kwalifikacjami, doświadczeniem. Wszystkie zawarte umowy (o pracę, cywilnoprawne i porozumienia wolontariackie) powinny być umieszczone w rejestrze. b) Lokal, wyposażenie – posiadane przez organizację dokumenty potwierdzające np. tytuł prawny do lokalu, akt własności, umowa dzierżawy lub najmu, ewidencja środków trwałych i wyposażenia, faktury zakupu środków trwałych i wyposażenia. c) Zasoby z innych źródeł – zasoby finansowe, osobowe i rzeczowe niebędące w posiadaniu wnioskodawcy, a które planuje on pozyskać w trakcie realizacji projektu, lub zasoby pozyskane już przez wnioskodawcę i deklarowane jako wymagany wkład własny z innych źródeł. Biorąc pod uwagę źródło pochodzenia zasobów, rozróżniamy: wkład prywatny i wkład publiczny. a) Wkład z zasobów prywatnych – wkład pochodzący od osób i/lub podmiotów prywatnych, który organizacja otrzymała/zebrała na konkretny projekt, na własne konto i z którego pokrywać będzie wydatki projektu, lub wkład ze środków innych nich wnioskodawcy, dzięki któremu dany wydatek w projekcie zostanie pokryty bez przepływu środków. 1. Wkład tego rodzaju może pochodzić z działalności odpłatnej: Opłaty pobierane od uczestników projektu – wnioskodawca w ramach działalności odpłatnej (o ile taką prowadzi, a więc nie stoi ona w sprzeczności ze statutem organizacji i pozwalają na to odpowiednie zapisy w ofercie konkursowej) deklaruje uzyskać środki na wkład własny, m.in. z opłat zebranych od uczestników projektu, o którego dofinansowanie się stara. Ze środków zgromadzonych z działalności 1 Zasoby: finansowe, osobowe, techniczne, organizacyjne. 8 odpłatnej w danym roku – w ramach takiego samego zakresu merytorycznego działalności odpłatnej, jak zakres merytoryczny ofert (wnioskodawca informuje o tym grantodawcę). Środki te można w danym wniosku wykazać jako własne, niepobierane od uczestników projektu. Przychody z działalności odpłatnej dają organizacji pewną swobodę w dysponowaniu środkami na cele statutowe, w tym na pokrycie wkładu własnego, jednak tylko w zakresie działalności odpłatnej i tylko w danym roku obrotowym . Prowadzenie działalności odpłatnej ma swoje zalety i wady. Jedną z zalet jest zwiększenie samodzielności finansowej organizacji. Ponadto partycypowanie odbiorców działań w kosztach ponoszonych przez organizację kształtuje w nich postawy obywatelskie, a zapobiega – roszczeniowym. Nie zawsze jednak pobieranie odpłatności od uczestników projektu jest uzasadnione (np. w przypadku osób ubogich i ich rodzin). Często grantodawca, przekazując środki, oczekuje również, że uczestnicy projektu będą ze wsparcia korzystać bezpłatnie – bez względu na rzeczywiste potrzeby, np. sytuację finansową .. b) Wkład z zasobów publicznych – wkład ze środków instytucji publicznych, który wnioskująca o grant organizacja otrzymała lub planuje otrzymać od innej publicznej lub niepublicznej instytucji dysponującej zasobami publicznymi (najczęściej w formie finansowej) i przyznającej je. Aby organizacja wnioskująca mogła uwzględnić zasoby/środki z innego projektu finansowanego ze środków publicznych, konieczna jest zgoda obu instytucji (tej, z której organizacja ma już środki, oraz tej, do której aplikuje) na łączenie środków i źródeł finansowania, w tym ze środków publicznych. Informacja o takiej możliwości znajduje się w dokumentacjach konkursowych i/lub regulaminach konkursu właściwych instytucji. Instytucja ogłaszająca konkurs (szczególnie publiczna), chcąc wymusić większe zaangażowanie środków prywatnych w realizację zadania, może zabronić możliwości finansowania wkładu własnego ze środków publicznych. Kolejny warunek, który należy spełnić, by środki na wkład własny móc uzupełnić ze źródeł publicznych, to zbieżność zakresu merytorycznego planowanych projektów i wydatków oraz ich synchronizacja w czasie. Wymaga to od wnioskodawcy planowania projektów z wyprzedzeniem oraz podejmowania pewnego ryzyka 9 (w sytuacji, gdy środki na wkład własny mają zostać pozyskane przez organizację wnioskującą w drodze otwartego konkursu ofert, którego może nie wygrać).c) Łączenie zasobów własnych z prywatnymi, publicznymi – przekazanie organizacji pozarządowej (będącej wnioskodawcą) zasobów/środków przez: osobę/podmiot prywatny, instytucje publiczną lub inną organizację odbywa się zgodnie m.in. z: ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, ustawą o rachunkowości, statutami i regulaminami wewnętrznymi, w których opisane są formy i źródła gromadzenia majątku przez stowarzyszenia, fundacje. W zależności od rodzaju podmiotu (osoba fizyczna, urząd) oraz sytuacji, wybierane są różne formy przekazania zasobów/środków. Partnerstwa projektowe – – różnica między podmiotem, który przekazuje swoje zasoby na wkład własny w projekcie wnioskodawcy, a partnerem projektowym Konieczność wnoszenia wkładów własnych w projektach, ograniczone zasoby wnioskujących podmiotów, w tym organizacji, uwarunkowania ekonomiczne oraz powszechnie stosowane strategie zrównoważonego rozwoju zachęcają (lub wręcz zmuszają) podmioty (nie tylko organizacje pozarządowe) do realizacji projektów w partnerstwie. Należy pamiętać, że realizacja zadań publicznych przez instytucje publiczne oraz organizacje powinna być zgodna zasadami: pomocniczości, suwerenności stron, partnerstwa, efektywności, uczciwej konkurencji, jawności oraz równości szans. Ponieważ zarówno organizacje, jak i instytucje publiczne (w tym, oczywiście, samorządowe) realizują zadania publiczne ze środków własnych oraz pozyskanych (często z tych samych źródeł i dla tej samej grupy odbiorów), podejmowane działania powinny być przemyślane, kompleksowe, efektywne i spójne. Ułatwia to współpraca i realizacja projektów w ramach partnerstwa. Skoro więc działanie w partnerstwie się opłaca, dlaczego jest tak mało popularne? Przede wszystkim, aby organizacja/instytucja mogła złożyć projekt partnerski, musi wcześniej znać i darzyć zaufaniem inne podmioty działające w tej samej sferze i tym samym obszarze terytorialnym, a także umieć określić wspólne obszary i wypracować rozwiązania. Ten praco- i czasochłonny proces należy bezwzględnie wykonać przed przejściem do etapu złożenia wniosku partnerskiego. Zanim partnerzy podpiszą umowę o partnerstwie, powinni przewidzieć ewentualne szanse i zagrożenia. Trudnościami mogą okazać się np. różnice w formach prawnej i organizacyjnej partnerów lub rozbieżności w kulturze organizacyjnej stron. Partnerzy mogą mieć odmienne 10 doświadczenia wynikające z różnych faz rozwoju swoich organizacji, ale też np. ze względu na różnicę wieku członków zespołów. Przeważnie największą obawą organizacji jest dzielenie się swoim know-how, czyli wiedzą, doświadczeniami, a także umiejętnościami, którymi dysponują. Częstym źródłem niepowodzeń bywa rozbieżność zamierzeń – dlatego rozmowy warto rozpocząć od przedstawienia własnych celów. W zależności od zaangażowania stron w realizację danego projektu, możemy rozróżnić kilka rodzajów współpracy lub partnerstwa, których skutkiem jest łączenie zasobów współpracujących ze sobą podmiotów, i ewentualnego uwzględniania ich potencjału jako wkładu własnego wnioskodawcy. W poniższych punktach przyjrzymy się im bliżej. a) Współpraca podmiotów ograniczająca się do dofinansowania działań wnioskującej o dotację organizacji przez podmiot niebędący wnioskodawcą ani realizatorem – wówczas odpowiedzialność za całkowitą realizację projektu oraz poszczególnych zadań ponosi organizacja wspierana finansowo. Nie mamy w tej sytuacji do czynienia z partnerstwem projektowym, ale ze współpracą na rzecz realizacji projektu. Przykład: wpłata darowizny na rzecz warsztatów artystycznych w kwocie 1000 zł i/lub udzielenie dotacji przez inną organizację instytucję publiczną w kwocie 3000 zł w drodze małego grantu, ogłoszonego konkursu, zakupionej usługi lub darowizny. We wniosku o dofinansowanie uwzględniamy wkład, wskazując jego źródło. Nie ma obowiązku wskazywania i charakteryzowania podmiotu, który je przekazał. b) Partnerstwo projektowe nieformalne – umowna współpraca podmiotów: lidera i partnerów na rzecz realizacji projektu w zakresie ograniczającym się do uzupełnienia niezbędnych zasobów i współdziałania. Decyzyjność i odpowiedzialność za realizację projektu spoczywa na wnioskodawcy. Współpraca nie ma charakteru formalnego, współpartnerzy nie są realizatorami zadań, z tytułu współpracy w ramach projektu nie otrzymują również wynagrodzenia. We współpracy nie ma ustalonego podziału zadań i odpowiedzialności, a jeśli jest, to ma on charakter umowny. Przykład: gmina udostępnia bezpłatnie lokale na rzecz realizacji projektu, a informacje o nim zamieszcza na swojej stronie WWW lub: inna organizacja pozarządowa przyjeżdża, by gościnnie poprowadzić warsztaty dla osób starszych). We wniosku o dofinansowanie możemy wpisać potencjalnych nieformalnych partnerów, ale nie musimy podawać ich szczegółowych danych. 11 c) Partnerstwo projektowe formalne – to współpraca podmiotów na rzecz realizacji projektu, polegająca na połączeniu zasobów ludzkich, organizacyjnych, technicznych bądź finansowych dwóch (lub więcej) instytucji realizujących projekt wspólnie z liderem (partnerem wiodącym) – na warunkach, które zostały określone w umowie partnerskiej. Jest to sformalizowane partnerstwo (umowa partnerska) z podziałem zadań i odpowiedzialności poszczególnych partnerów. Oferta składana na konkurs, podpisana przez wszystkich partnerów, zawiera ich dane wraz z opisem potencjału, realizowanych zadań i związanego z nimi zaangażowania budżetowego. Umowę z instytucją grantodawczą podpisują wszyscy partnerzy lub lider (partner wiodący) na mocy umowy partnerskiej, która jest załącznikiem do oferty oraz umowy o dofinansowanie. W przypadku gdy o środki publiczne ubiega się kilka organizacji zawiązujących partnerstwo, składana jest oferta wspólna. W jej konsekwencji umowa podpisywana jest przez każdego z partnerów – w zakresie zadań deklarowanych przez nich do realizacji (inaczej jest w funduszach unijnych, w których partnerstwo projektowe reprezentowane jest przez lidera – partnera wiodącego). Organizacja pozarządowa może stworzyć partnerstwo projektowe z instytucją publiczną; to tzw. partnerstwo publiczno-społeczne, które jest kwintesencją konstytucyjnej zasady pomocniczości. Możemy tu wyróżnić dwie istotne sytuacje z zastosowaniem takiego partnerstwa: 1. Organizacja pozarządowa zaprasza do partnerstwa projektowego podmiot prywatny lub urząd (administrację publiczną) i to ona pełni funkcję lidera (partnera wiodącego). Wówczas nie stosuje się żadnej procedury wyłonienia partnera projektowego. 2. Organizacja pozarządowa zostaje zaproszona do partnerstwa projektowego, a liderem jest urząd (administracja publiczna). Mamy tu do czynienia z projektem partnerskim realizowanym przez urząd (partnera wiodącego) – w takim przypadku partnera należy wyłonić zgodnie z procedurą dla projektów partnerskich realizowanych na podstawie umowy partnerskiej. Podmiot, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, ubiegający się o dofinansowanie, dokonuje wyboru partnerów spoza sektora finansów publicznych, z zachowaniem zasady przejrzystości i równego traktowania podmiotów. W szczególności jest zobowiązany do: ogłoszenia otwartego naboru partnerów – informacja powinna ukazać się w dzienniku ogólnopolskim lub lokalnym oraz w Biuletynie Informacji Publicznej. W ogłoszeniu należy wskazać, do kiedy trwa proces zgłaszania partnerów (termin ten powinien wynosić co najmniej 21 dni); 12 uwzględnienia przy wyborze partnerów: zgodności działań potencjalnego partnera z celami partnerstwa, oferowanego przez niego wkładu w realizację celu partnerstwa, doświadczenie w realizacji projektów o podobnym charakterze, współpracę z beneficjentem w trakcie przygotowania projektu; podania do publicznej wiadomości informacji o stronach umowy o partnerstwie oraz zakresu zadań partnerów. Procedura wyłonienia partnera trwa minimum 21 dni, a ogłoszone konkursy – od 21 do 30 dni. Oznacza to, że proces wyboru partnera w omawianej sytuacji powinien być przeprowadzony odpowiednio wcześniej; dzięki temu po jego zakończeniu będzie jeszcze czas na przygotowanie dokumentacji projektu partnerskiego. Fundusz wkładów własnych Samorząd, w ramach wsparcia organizacji pozarządowych w realizacji zadań publicznych i pozyskiwaniu na ten cel środków zewnętrznych, może ustanowić fundusz wkładów własnych do projektów ze środków zewnętrznych. Potrzebę jego powstania należy uwzględnić w programie współpracy miasta/gminy z organizacjami pozarządowymi. Następnie – co roku – do miasta/gminy powinny z wyprzedzeniem wpływać informacje o planowanych przez organizacje projektach i wysokości środków potrzebnych na wkład własny – tak, aby stworzyć w budżecie rezerwę na ten cel. W sytuacji gdy organizacja wygra konkurs na dotację z innego źródła, miasto/gmina ogłasza konkurs na wkład własny do ww. projektu w wysokości ustalonej wcześniej. Takie rozwiązania ułatwiają organizacjom pozyskiwanie środków, które wciąż są wydatkowane na potrzeby lokalne, lecz za ich finansowanie nie musi już w 100% odpowiadać miasto/gmina. Wkład własny w nowej perspektywie finansowej 2014-2020 1. Wysokość wkładu własnego do projektów realizowanych z programów współfinansowanych ze środków unijnych jest różna. W przypadku projektów nieinwestycyjnych dla organizacji pozarządowych wynosi średnio od 5% do 20%. 2. Wkład może być finansowy i niefinansowy (nie ma określonych limitów – z wyjątkiem punktu 4.). 3. Wkład niefinansowy /niepieniężny musi spełniać poniższe warunki: 13 powinien być wnoszony przez beneficjenta: ze składników jego majątku lub z majątku innych podmiotów, jeżeli możliwość taka wynika z przepisów prawa oraz zostanie to ujęte w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, lub w postaci świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy; polega na wniesieniu (wykorzystaniu na rzecz projektu) nieruchomości, urządzeń, materiałów (surowców), wartości niematerialnych i prawnych, ekspertyz lub nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie; wartość wkładu niepieniężnego została należycie potwierdzona dokumentami o wartości dowodowej równoważnej fakturom; wartość przypisana wkładowi niepieniężnemu nie przekracza stawek rynkowych; wartość i dostarczenie wkładu niepieniężnego mogą być poddane niezależnej ocenie i weryfikacji; w przypadku wykorzystania nieruchomości na rzecz projektu jej wartość nie przekracza wartości rynkowej; ponadto wartość nieruchomości jest potwierdzona operatem szacunkowym – sporządzonym przez uprawnionego rzeczoznawcę, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r., poz. 518, z późn. zm.) – aktualnym w momencie złożenia wniosku o płatność; wydatki poniesione na wycenę wkładu niepieniężnego są kwalifikowalne; w przypadku nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy, powinny zostać spełnione łącznie następujące warunki: – wolontariusz musi być świadomy charakteru swojego udziału w realizacji projektu (tzn. musi wiedzieć, iż udział jest nieodpłatny, należy zdefiniować rodzaj wykonywanej przez niego pracy, tj. określić stanowisko w projekcie, a zadania wykonywane i wykazywane przez wolontariusza muszą być zgodne z tytułem jego nieodpłatnej pracy (stanowiska); – w ramach wolontariatu nie może być wykonywana nieodpłatna praca dotycząca zadań, które są realizowane przez personel projektu dofinansowany w ramach projektu; – wartość wkładu niepieniężnego w przypadku nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariusza określa się z uwzględnieniem ilości czasu poświęconego na jej wykonanie oraz średniej wysokości wynagrodzenia (wg stawki godzinowej lub dziennej) za dany rodzaj pracy: obowiązującej u danego pracodawcy lub w danym regionie (wyliczonej 14 np. w oparciu o dane GUS) bądź płacy minimalnej określonej na podstawie obowiązujących przepisów. Uwaga! W zależności od zapisów wniosku o dofinansowanie projektu, wycena nieodpłatnej dobrowolnej pracy może uwzględniać wszystkie koszty, które zostałyby poniesione w przypadku jej odpłatnego wykonywania przez podmiot działający na zasadach rynkowych. Wycena uwzględni zatem koszt składek na ubezpieczenia społeczne oraz wszystkie pozostałe koszty wynikające z charakteru danego świadczenia. Wycena świadczenia wykonywanego przez wolontariusza może być przedmiotem odrębnej kontroli i oceny. 4. W przypadku wniesienia do projektu wkładu niepieniężnego, współfinansowanie z funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności, a także z innych środków publicznych (krajowych), niebędących wkładem własnym beneficjenta, nie może przekroczyć wartości całkowitych wydatków kwalifikowalnych pomniejszonych o wartość wkładu niepieniężnego2. 5. Wnioskodawca nie może wnieść wkładu własnego niepieniężnego, np. środka trwałego, nieruchomości bądź wyposażenia, który w ciągu 7 poprzednich lat (dla nieruchomości okres ten wynosi 10 lat) był współfinansowany ze środków UE lub/oraz dotacji z krajowych środków publicznych. Partnerstwo projektowe w nowej perspektywie finansowej 2014-2020 Partnerstwo projektowe oznacza wspólną realizację projektu przez beneficjenta i podmioty wnoszące do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe, na warunkach określonych w porozumieniu albo umowie partnerskiej. W przypadku realizacji projektów partnerskich, partnerzy są wskazywani indywidualnie we wniosku o dofinansowanie projektu. Umowę o dofinansowanie projektu i odpowiedzialność za całkowitą jego realizację przed instytucją ogłaszającą konkurs ponosi jednak wnioskodawca (lider partnerstwa), natomiast zakres odpowiedzialności między partnerami reguluje umowa partnerstwa. Wszystkie partnerstwa powinny wykorzystywać pełen potencjał podmiotów je tworzących. Przyczynia się to do zmniejszenia ryzyka wystąpienia sytuacji, w której jeden z partnerów zleca usługę 2 Por.: Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 15 innemu partnerowi tego samego projektu. W projektach finansowanych z funduszy UE nie ma możliwości zlecania usług pomiędzy partnerami. Realizacja projektów partnerskich wymaga spełnienia łącznie następujących warunków: posiadania lidera partnerstwa (partnera wiodącego), który jest jednocześnie beneficjentem/wnioskodawcą projektu (stroną umowy o dofinansowanie); uczestnictwa partnerów w realizacji projektu na każdym jego etapie, co oznacza również wspólne przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu oraz wspólne zarządzanie projektem (przy czym partner może uczestniczyć w realizacji tylko części zadań w projekcie); adekwatności udziału partnerów, co oznacza odpowiedni udział partnerów w realizacji projektu (wniesienie zasobów: ludzkich, organizacyjnych, technicznych lub finansowych odpowiadających realizowanym zadaniom). Pomiędzy wnioskodawcą a partnerem zawarta zostaje pisemna umowa o partnerstwie lub porozumienie. Określają one w szczególności: przedmiot porozumienia albo umowy, prawa i obowiązki stron, zakres i formę udziału poszczególnych partnerów w projekcie i kto będzie partnerem wiodącym (uprawnionym do reprezentowania pozostałych partnerów projektu)). Ponadto w umowie tej należy zawrzeć informacje o: sposobie przekazywania dofinansowania na pokrycie kosztów ponoszonych przez poszczególnych partnerów projektu (umożliwi to określenie kwoty dofinansowania udzielanego każdemu z partnerów), a także metodach postępowania w przypadku naruszenia warunków porozumienia lub umowy bądź niewywiązywania się przez jedną ze stron z ich postanowień. W programach finansowanych ze środków unijnych pojawia się kryterium budżetowe w brzmieniu: „roczny obrót wnioskodawcy i partnerów (o ile budżet projektu uwzględnia wydatki partnera) jest równy lub wyższy od rocznych wydatków w projekcie”3. Co to oznacza dla organizacji pozarządowych? M.in. to, że nie mogą one pisać projektów, przez które aplikowałyby o środki wyższe (w skali roku) od ich rocznego obrotu za rok poprzedni. Co więcej, kryteria konkursowe mogą określać minimalną wartość projektu wynoszącą 100 tys. zł – dla wielu organizacji, szczególnie młodych stażem, oznacza to dyskwalifikację w ubieganiu się o środki w tym konkursie o takich kryteriach. . 3 Cyt za: Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 16 W świetle powyższych wytycznych liczba korzyści z realizacji projektów partnerskich rośnie. Realizacja projektu w partnerstwie z inną organizacją, firmą lub samorządem o przychodach wyższych niż organizacji wnioskującej nie tylko zwiększa jej szanse na pozyskanie środków, ale często wręcz ją warunkuje. 17
