Umowa serwisu, aktualizacji i modyfikacji oprogramowania oraz

Umowa serwisu, aktualizacji i modyfikacji oprogramowania oraz

Załącznik nr 5
Umowa PUK/……/……../2016
UMOWA SERWISU, AKTUALIZACJI I MODYFIKACJI OPROGRAMOWANIA ORAZ
UDOSTĘPNIENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
zawarta w dniu ............. w Dębnie pomiędzy Przedsiębiorstwem Usług Komunalnych Sp. z o.o. z siedzibą w
Dębnie, ul. Baczewskiego, zarejestrowaną przez Sąd Rejonowy w Szczecinie, XVII Wydz. Gosp. pod nr
0000096942 NIP: 597-000-29-99 zwaną dalej Zamawiającym w imieniu której działają:
1. …………………………………………………..
a ………………………………………….
zwaną dalej Wykonawcą, w imieniu której działa: ……………………………
§ 1. DEFINICJE
1. Poniżej podanym określeniom, używanym w treści umowy, Strony nadają następujące znaczenie:
Definicje określeń używanych w umowie
Lp.
Określenie
1. Strony
2. Umowa
3.
ZSI
4. Moduł
oprogramowania
5.
Modyfikacja
6.
7.
8.
Środowisko
Aktualizacja
Serwis
9.
Awaria
10.
11.
Błąd
Usterka
12. Zgłoszenie
13.
System zgłoszeniowy
Definicja
Zamawiający, Wykonawca
Niniejszy dokument
Zintegrowany System Informatyczny ………………, którego autorem jest
Wykonawca, wykorzystywany przez Zamawiającego zgodnie z warunkami jego
licencjonowania, składający się z modułów oprogramowania objętych niniejszą
umową
Wydzielona i nazwana przez Wykonawcę jednostka oprogramowania
wchodząca w skład ZSI
Zmiana w kodzie modułu oprogramowania składającego się na ZSI, korygująca
jego funkcjonalność. Modyfikacja obejmuje dostosowanie modułów
oprogramowania do zmian w przepisach prawa odwzorowanych w modułach
oprogramowania
Oprogramowanie i osprzęt innych niż Wykonawca producentów, niezbędne do
prawidłowej pracy ZSI
Instalacja nowej wersji ZSI na potrzeby Zamawiającego zgodnie z warunkami
licencyjnymi korzystania z ZSI
Gotowość do udzielania i udzielanie pomocy Zamawiającego przez Wykonawcę
związanych z eksploatacją ZSI
Niepoprawne działanie ZSI - z powodu ZSI, która powoduje wstrzymanie pracy
ZSI, uniemożliwia jego wykorzystywanie w pełnym zakresie lub w zakresie
wykonywania operacji, których nie można realizować metodami zastępczymi
Niepoprawne działanie ZSI - z powodu ZSI, które powoduje utrudnienia w pracy
ZSI lecz umożliwia jego wykorzystywanie metodami zastępczymi
Utrudnienie, nieprawidłowe lub niezgodne z dokumentacją wykonywanie funkcji
ZSI bez konieczności wstrzymania eksploatacji ZSI
Informacja od Zamawiającego o awarii, błędzie lub usterce
System internetowy udostępniany Zamawiającemu przez Wykonawcę
umożliwiający Zamawiającemu rejestrację zgłoszeń oraz śledzenie ich napraw
32
14.
15.
16.
Naprawa
Czas reakcji
Czas naprawy
17.
Dzień roboczy
18.
Informacje poufne
Obsługa zgłoszenia - awarii, błędu lub usterki – lub złożenie adekwatnych
wyjaśnień przez Wykonawcę
okres od chwili zgłoszenia awarii, błędu, usterki przez Zamawiającego do
chwili podjęcia działań przez Wykonawcę w celu jej usunięcia
okres od chwili zgłoszenia awarii, błędu, usterki przez Zamawiającego do
chwili jej usunięcia przez Wykonawcę
Dzień od poniedziałku do piątku, w godzinach pracy od 7.00 do 15.00,
z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy na terenie Rzeczpospolitej
Polskiej
Wszelkie informacje, dokumenty oraz materiały dotyczące działalności jednej ze
Stron, do których druga Strona uzyskała dostęp w związku z wykonywaniem
umowy. Informacjami poufnymi są w szczególności informacje finansowe,
organizacyjne, technologiczne, dane osobowe oraz inne informacje o działalności
jednej ze Stron, które posiadają wartość gospodarczą i mogą być uznane za
poufne lub zostały udostępnione drugiej Stronie z zastrzeżeniem poufności
§ 2. PRZEDMIOT UMOWY
Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do realizacji, serwis, modyfikację i aktualizację ZSI obejmującą
niżej wymienione moduły oprogramowania:
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
Fakturowanie i obsługa sprzedaży wywozu odpadów oraz innych usług
Finanse i księgowość
Obsługa sprzedaży pozostałej
Kontroling
Środki trwałe
Kadry - płace
Kasa – banki
E – bok
na 1 stanowisko
na 1 stanowisko
na 1 stanowisko
na 1 stanowisko
na 1 stanowisko
na 1 stanowisko
na 1 stanowisko
na 1 stanowisko
§ 3. ZOBOWIĄZANIA WYKONAWCY
1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonania prac będących przedmiotem umowy zgodnie z aktualnym
poziomem wiedzy technicznej i należytą starannością,
2. Ponadto Wykonawca zobowiązuje się wobec Zamawiającego do:
a) prowadzenia prac w sposób zapewniający poprawne i stabilne działanie ZSI,
b) wspomaganie pracowników Zamawiającego, poprzez udzielanie konsultacji i pomocy, w użytkowaniu
i administrowaniu ZSI; preferowanym sposobem wspomagania będzie obsługa telefoniczna oraz z
wykorzystaniem Internetu, a jeżeli okaże się to niezbędne to także wizyta w siedzibie Zamawiającego,
c) instalowania nowych wersji ZSI, tj. aktualizacji z tym, że jeśli instalacja nowych wersji ZSI będzie
wymagała instalacji środowiska na komputerach użytkowników to wykona ją Zamawiający wg
szczegółowych wytycznych Wykonawcy,
d) świadczenia usług zdalnie poprzez Internet,
e) dokonywania napraw z zachowaniem terminów podanych w §4,
f) Zgłoszenia oraz istotne prace z ZSI u Zamawiającego będą dokumentowane w formie pisemnej przez
pracowników Stron; do dokumentowania Strony będą stosowały wzory dokumentów (notatka służbowa,
karta zlecenia, protokół przekazania, protokół zdawczo-odbiorczy, a także pismo i e-mail) opisanych w
Zintegrowanym Systemie Zarządzania Jakością dla norm ISO 9001 i 27001 Wykonawcy,
g) sprawdzania integralności danych gromadzonych w bazie danych ZSI,
h) sprawdzanie poprawności administrowania ZSI,
i) nadzoru nad stanem danych i modułów oprogramowania po usunięciu awarii lub błędu,
j) analizowania zgłoszonych przez Zamawiającego sugestii odnośnie zmian w modułach oprogramowania
i informowania go o podjętych w tym zakresie decyzjach. Wykonawca ma prawo do odmowy wprowadzenia
sugerowanego rozwiązania lub jego realizacji lecz po zaakceptowaniu przez Zamawiającego warunków
jego wprowadzenia,
33
k) dostarczanie Zamawiającemu nowych wersji modułów oprogramowania - modyfikacji, zawierających
dostosowanie ZSI do zmian w obowiązujących przepisach prawa, które były odwzorowane w ZSI – w
terminach zapewniających nie zakłóconą działalność Zamawiającego, lub innych zmian wynikających z
prowadzonych przez Wykonawcę prac rozwojowych,
l) dostarczanie Zamawiającemu udoskonaleń i nowych wersji modułów oprogramowania – modyfikacji,
zawierających dostosowanie ZSI do zmian wynikających z prowadzonych przez Wykonawcę prac
rozwojowych, z zastrzeżeniem §5 ust. 2.
§ 4. CZASY REAKCJI I NAPRAWY
Wykonawca zobowiązuje się wobec Zamawiającego do naprawy zgłoszeń z zachowaniem następujących czasów
reakcji i czasów naprawy:
Ważność zgłoszenia
Awaria
Błąd
Usterka
Czas reakcji
Czas naprawy
1 dzień roboczy
do 2 dni roboczych
do 7 dni roboczych, lub inny ustalony przez Strony.
Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach żądać od
Wykonawcy usunięcia błędu w szybszym terminie lecz nie
krótszym niż 6 dni roboczych
do 60 dni roboczych, lub inny ustalony przez Strony zgodnie
2 dni robocze
7 dni roboczych
§ 5. WYŁĄCZENIA ZOBOWIĄZAŃ WYKONAWCY
1.
2.
Z zakresu obowiązków Wykonawcy wyłącza się w szczególności:
a) naprawę i konserwację sprzętu komputerowego,
b) zmianę rodzaju modułów oprogramowania oraz ilości licencji,
c) dokonywania zmian w modułach oprogramowania nie związanych ze zmianą przepisów,
d) modyfikację raportów indywidualnych, które wykorzystuje Zamawiający,
Wykonawca może wykonać usługi, o których mowa w §5 ust. 1, na warunkach określanych w odrębnych
umowach.
§ 6. ZOBOWIĄZANIA ZAMAWIAJĄCEGO
1.
2.
W ramach umowy Zamawiajacy zobowiązuje się wobec Wykonawcy do:
a) udostępniania pracownikom Wykonawcy w umówionym terminie uzgodnionym przez strony dostępu do
ZSI przez łącza internetowe, pomieszczeń, sprzętu komputerowego, modułów oprogramowania,
środowiska niezbędnych do wykonania umowy oraz potwierdzania wykonania prac związanych z realizacją
umowy przez upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego,
b) stosowania się do zaleceń pracowników Wykonawcy w zakresie obsługi ZSI,
c) po wystąpieniu awarii, błędu lub usterki Zamawiający powiadomi Wykonawcę niezwłocznie po jej
ujawnieniu w formie pisemnego zgłoszenia: wpisem do systemu zgłoszeniowego Wykonawcy, faxem,
pocztą elektroniczną lub telefonicznie – zgodnie z wyborem Zamawiającego. W zgłoszeniu Zleceniodawca
opisze stwierdzoną awarię, błąd lub usterkę. Zgłoszenie uważa się za skuteczne jeśli opisuje ono
wystarczająco dokładnie stwierdzoną awarię, błąd lub usterkę.
Zamawiający zobowiązuje się także do dokonywania na nośnikach zewnętrznych bieżącej archiwizacji danych i
modułów oprogramowania, które są objęte umową.
§ 7. SPOSÓB KOMUNIKOWANIA
1. Osobą upoważnioną do reprezentowania Zamawiającego w sprawach związanych z realizacją umowy, w
szczególności dokonywania zgłoszeń awarii, błędów lub usterek jest Pani Monika Widecka oraz Pani Anna
Robakowska, a w przypadku ich nieobecności inna osoba wskazana przez Zamawiającego,
2. Zgłoszeń awarii, błędów lub usterek najlepiej jest dokonywać w systemie zgłoszeniowym ewentualnie na adres
poczty elektronicznej …………………………………………….
34
3. Upoważnienie do reprezentowania Zamawiającego, o którym mowa w ust. 1 nie obejmuje prawa do składania
oświadczeń woli.
§ 8. CZAS TRWANIA UMOWY
Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony i wchodzi w życie z dniem podpisania protokołu końcowego
przedmiotu umowy nr PUK/…../…./ 2016 z możliwością jej wypowiedzenia z zachowaniem trzymiesięcznego
okresu, licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym nastąpiło wypowiedzenie ze skutkiem na ostatni dzień 3-go
miesiąca.
§ 9. WYNAGRODZENIE
1. Wysokość wynagrodzenia Wykonawcy za wykonanie na rzecz Zamawiajacego czynności wymienionych w:
a) §3 lit. a-j, ustala się opłatę miesięczną w wysokości …………………. netto (słownie: netto),
b) §3 lit. k-l, ustala się opłatę miesięczną w wysokości ………………….. netto (słownie: netto),
c) za zmiany w środowisku - wg cenników producentów elementów tego środowiska - jeśli wystąpi taka
potrzeba,
d) dodatkowo za ewentualne wizyty pracowników Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego oraz za
ewentualne wykonanie zmian pod indywiaduale zapotrzebowanie Zamawiającego – wg ustaleń spisanych
np. w ofercie przygotowanej przez Wykonawcę i zaakceptowanej przez Zamawiającego
Do podanych kwot dolicza się podatek VAT wg obowiązującej stawki,
2. Wysokość wynagrodzenia będzie indeksowana przez Wykonawcę raz w roku w oparciu o wskaźnik wzrostu
przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw publikowany przez GUS, co nie wymaga
formy pisemnej w postaci aneksu,
3. Wypłata wynagrodzenia następować będzie na podstawie faktury wystawionej na koniec każdego miesiąca
płatnej w formie przelewu w ciągu 21 dni od daty wystawienia faktury przez Wykonawcę - na konto
Wykonawcy podane na fakturze.
§ 10. KARY UMOWNE
Zamawiający może obciążyć Wykonawcę karami umownymi za nieterminowe usunięcie awarii w wysokości
200,00 zł brutto, a błędu wysokości 100,00 zł brutto za każdy dzień zwłoki liczonych za okres od dnia
wyznaczonego na usunięcie awarii lub błędu do dnia naprawy.
§ 11. POUFNOŚĆ I OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
1. Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w celu realizacji przedmiotu
umowy określonego w § 2,
2. Informacje uzyskane przez Strony w związku z realizacją przedmiotu umowy, w tym informacje poufne, nie
mogą być wykorzystane bez obopólnej pisemnej zgody Stron do celów innych niż realizacja przedmiotu umowy.
3. Wykonawca oświadcza, iż zna przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.
U. z 2014 r. , poz. 1182 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych Administracji z dnia
29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i
organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania
danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024) i zobowiązuje się do przetwarzania danych zgodnie z
tymi przepisami oraz gwarantuje, że dostarczony przez niego ZSI spełnia wymagania w/w przepisów.
§ 12. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. W sprawach nie uregulowanych w umowie zastosowanie mają przepisy Ustawy z dnia 04.02.1994 r. o prawie
autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r., Nr 90, poz. 631 z późn. zm.) oraz Kodeksu Cywilnego,
2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zawinione i niezawinione działania oraz zaniechania osób którym
powierzy wykonanie czynności wynikających z umowy,
35
3. Treść i warunki umowy są elementami tajemnicy handlowej i nie będą ujawniane osobom trzecim chyba, że
Strony wyrażą na to zgodę na piśmie,
4. Wszelkie zmiany i uzupełnienia umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej w postaci aneksu,
5. Umowa stanowi integralną część zapytania ofertowego wraz ze specyfikacją Zamawiającego,
6. Spory związane z wykonywaniem umowy podlegają rozpoznaniu przed sądem powszechnym właściwym
miejscowo dla siedziby Zamawiającego,
7. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
WYKONAWCA
ZAMAWIAJĄCY
36