Goniąc czas - Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera

STUDIUM PRZYPADKU
Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera
Goniąc czas
Sebastian Kopiec
Fantazja Ślubu
Fantazja Ślubu to jedna z najpopularniejszych agencji w Polsce, oferujących usługę kompleksowej
organizacji ślubu i przyjęcia weselnego oraz zaplanowania luksusowych imprez prywatnych, w tym
wieczorów panieńskich i kawalerskich. Klienci agencji mogą liczyć na kreatywne podejście,
zaangażowaną i elastyczną obsługę oraz bogatą ofertę.
Firma działa na rynku od 2005 roku, należąc także do Stowarzyszenia Konsultantów Ślubnych –
prestiżowa, rozpoznawalna organizacja w Polsce. Zdobyte doświadczenie w całej działalności
pozwala znaleźć się w czołówce liczących się konsultantów ślubnych w kraju. Rozpoznawalność
firmy w regionie (województwo zachodnio-pomorskie i okolice) jest znaczna. O sukcesie decyduje
wysoka jakość oferowanych usług, terminowość działania oraz bezpieczeństwo. Ważnym atutem
firmy jest bogate doświadczenie – blisko 150 zleceń, co obrazuje skalę działalności
przedsiębiorstwa.
Fantazja Ślubu jako pierwsza agencja ślubna w Polsce rozszerzyła swoją ofertę o organizację
ślubów za granicą. Doświadczenie w tej dziedzinie pozwala na obsłużenie klientów na najwyższym
poziomie, a zagraniczni podwykonawcy cenią Fantazję Ślubu za profesjonalizm, markę i
indywidualne podejście do każdego zlecenia. Liczne kontakty z podwykonawcami, stałe zlecenia
pozwalają na podnoszenie jakości oferowanych usług, która odpowiadają jakością nawet bardzo
wymagającym klientom.
Firma oferuje:
1. Kompleksową organizację ceremonii ślubnych i przyjęć w Polsce (obszar działania:
województwo zachodnio-pomorskie, lubuskie, wielkopolskie). Poleca sprawdzonych
partnerów w Szczecinie, Poznaniu i na Pomorzu)
2. Elementy ceremonii i ślubu m.in.:
 szukanie lokalizacji na ślub i wesele;
 opieka na Młodą Parą podczas okresu przygotowań;
 zaplanowanie konwencji uroczystości wraz z harmonogramem;
 pomoc w doborze menu, alkoholi, tortu, scenografii i dekoracji ślubnych;
 zapewnienie profesjonalnych podwykonawców m.in. zespół muzyczny, fotograf,
transport itd.
3. Kompleksową organizację ślubów za granicą (śluby cywilne oraz kościelne na Majorce,
Cyprze, Korsyce)
Klienci to przede wszystkim:

Osoby, które są bardzo zapracowane, ceniące sobie swój czas prywatny, nie mając czasu
organizację wesele chcą powierzyć fachowcom;

Osoby niezależne, nowoczesne, ceniące jakość, komfort, bezpieczeństwo i własne dobre
samopoczucie;
Nowe zlecenie – ślub w 3 miesiące
W dniu 12 marca 2011 zgłosiła się do Fantazji Ślubu para Nowożeńców, która chciała zlecić firmie
ekspresową organizację swojego ślubu wraz z weselem. Konsultantka ślubna Marta umówiła się na
spotkanie z przyszłą Parę Młodych, aby przedyskutować życzenia Młodych oraz opracować plan
działania, wraz w wstępnym harmonogramem i budżetem. Młodzi nie byli zdecydowani na
dokładny charakter imprezy. Priorytetem była dla nich data, którą wyznaczyli na koniec czerwca, co
podkreślała na każdym kroku Marta jest terminem bardzo krótkim i należy bardzo szybko
przystąpić do działania.
Na spotkaniu Marta przedstawiła ograniczenia związane z ekspresową organizacją ślubu, tak aby
Para Młoda miała od początku pełnią świadomość zagrożeń, które są integralną częścią takiego
przedsięwzięcia.
Najistotniejszym ograniczeniem projektu jest krótki czas przeznaczony na przygotowania oraz
miesiąc wydarzenia tj. czerwiec jako szczyt sezonu ślubnego, obok sierpnia najbardziej popularny
miesiąc wśród polskich par. Kolejne ograniczenia przedsięwzięcia to trudność znalezienia pięknego
miejsca na wesele, które będzie jeszcze wolne w wymarzonej dacie Młodych oraz dogranie
wysokiej jakości podwykonawców, na których zależy większości nowożeńcom z nieelastyczną
datą, które nie może ulec zmianie. Na to wszystko ma również ograniczony budżet, który
szacowany jest na ok 35-40 tyś złotych.
Po spotkaniu Marta przygotowuje szacunkowy zakres, harmonogram i budżet projektu. Do
uruchomienia zlecenia Para Młoda musi zapoznać się z załącznikami, zaakceptować je oraz
podpisać umowę. Dopiero wtedy firma przystępuje do realizacji powierzonego zlecenia. Przed
dograniem szczegółów konsultanci mając doświadczenie w pracy z klientami, wiedzą, że ślub jest
wydarzeniem unikatowym, na którym zależy bardzo zleceniodawcom. Zatem mają także różne
życzenia, sugestie, a czasem żądania. Umowa ma zmniejszyć ryzyko niezadowolenia klientów oraz
zwiększania roszczeń, tym samym zakresu już w czasie przygotowań do ślubu.
Marta przygotowała zakres projektu, który przedstawiła klientom na początku kwietnia. Wszystkie
działania są integralną częścią ślubu i wesela. Znajdują się w nim tylko te działania, które są
niezbędne do zorganizowania profesjonalnej i pięknej ceremonii. Niektóre zadania wymagają
uszczegółowienia. Idealnym rozwiązaniem byłoby przygotowanie struktury podziału prac.
Lista zadań
Kod
A
Zadanie
Formalności
ślubne
w
Czas trwania
urzędzie
stanu
7 dni
cywilnego oraz w kościele
B
C
Wybór miejsca ślubu i wesela (Przedstawienie
oferty rynkowej, wybór miejsc wg. wytycznych
klienta, wspólna wizyta)
Przygotowanie zaproszeń, winietek, menu,
naklejek na alkohol
(indywidualny projekt z grafikiem,
drukowanie)
5 dni
14 dni
D
Przygotowanie listy gości
6 dni
E
Przygotowanie listy prezentów
10 dni
F
Wybór z Panią Młodą sukienki, próbny
14 dni
makijaż, fryzura
G
Wybór fotografa, kamerzysty (przedstawienie
oferty rynkowej, prezentacja materiałów,
umówienie spotkanie)
7 dni
Poprzednik
H
Wybór obrączek, zakup i odebranie obrączek
21 dni
I
Zaplanowanie
10 dni
i
zorganizowanie
wieczoru
panieńskiego i kawalerskiego
J
Ubranie Pana Młodego
10 dni
K
Lekcje tańca – 6 lekcji
12 dni
L
Zaplanowanie transportu dla gości i Pary
2 dni
Młodej
M
Wybór dekoracji, bukietu ślubnego
5 dni
N
Ustalenie menu weselnego
4 dni
O
Wybór zespołu/Dja na wesele plus oprawa
7 dni
muzyczna w kościele
P
Negocjacje, podpisanie umów i rozliczenie z
60 dni
podwykonawcami
R
Koordynacja przedsięwzięcia w dniu wesela
1 dzień
S
Wysłanie zaproszeń
1 dzień
T
Potwierdzenie liczby gości
2 dni
Okres przygotowań rozpoczął się 02 kwietnia i musiał być zakończony do 24 czerwca. W dniu 25
czerwca miała się odbyć ceremonia zaślubin Młodej Pary.
W czasie wdrażania harmonogramu konsultantka ślubna spotkała się z paroma opóźnieniami
wynikającymi z czynników zewnętrznych, jak i wewnętrznych projektu.
Zmiany:
 Panna Młoda nie miała problemu z wyborem sukni ślubnej, natomiast wydłużył się czas
wyboru całej stylizacji tj. uczesania, makijażu i dodatków. Czas opóźnienia 3 dni.
 Zdecydowano się na wybór sali w dalszej miejscowości, jednak wiązało się to z
wprowadzeniem dodatkowego zadania jakim było zapewnienie noclegów dla wszystkich
gości. Dodatkowe min. 2 dni.
 Rodzicom Państwa Młodych bardzo zależało na wyborze menu. Konsultacje z nimi trwały
ok. 6 dni. Aż w końcu osiągnięto kompromis.
 Każdy podwykonawca poszukiwany w tak krótkim czasie do dodatkowy 1 dzień.
 Analiza potencjalnego ryzyka oraz częste spotkania z Parą Młodą w celu zmian wyborów
spowodowały, że zaproszenia zostały wysłanie dopiero 20 kwietnia.
 Okazało się, że suknia ślubna będzie do odebrania w dniu 22 czerwca.
 Para Młoda miała spore ograniczenia czasowe, z uwagi na wykonywane zawody. W
związku z tym formalności były opóźnione o 7 dni.
Wobec tych zmian Marta musiała opracować nowy harmonogram. Plus realizować bardzo napięty
plan działania. Czy udało się zmieścić wszystkie działania w czasie? Czy należało jednak z czegoś
zrezygnować?