Case Green and Joy IC

Dane Klienta:
Green&Joy Cash & Carry Sp z o.o.
Kartoszyno, Przemysłowa 5
84-110 Krokowa
www.greenandjoy.pl
Green&Joy
Cash
&
Carry
to
dynamicznie
rozwijająca
się
sieć
najnowocześniejszych hurtowni ogrodniczych w Polsce. W stałej ofercie firmy
znajdują się: środki ochrony roślin, nawozy ogrodnicze, cebulki kwiatowe,
pojemniki kwiatowe, folie ogrodnicze, grille i meble ogrodowe, sprzęt ogrodowy,
mieszanki trawnikowe, nasiona, narzędzia, podłoża ogrodnicze, sprzęt zraszający
i nawadniający itp. Green&Joy poprzez szeroką gamę asortymentową jest
doskonałym miejscem zaopatrzenia oferującym zarówno najbardziej rotujące jak
i inne produkty dostosowane do potrzeb i oczekiwań Klientów. Głównym celem
przedsiębiorstwa jest profesjonalna obsługa jak największej ilości sklepów
i centrów ogrodniczych na terenie całego kraju jak również innych firm związanych
z branżą (kwiaciarnie, punkty zakładające i pielęgnujące ogrody, zieleń miejska
i inne).
SYTUACJA BIZNESOWA
Pierwsza hurtowania
Green&Joy powstała w 2009 roku. Jej
sukces
zwiększenie
spowodował
nakładów
na
planowane
inwestycje, czego konsekwencją było otwarcie w kolejnych
miesiącach 5 nowych hurtowni (w Szczecinie, Toruniu, Ożarowie
Mazowieckim,
Katowicach,
Lublinie)
będących
odrębnymi
podmiotami prawnymi, działającymi w systemie „cash and carry”
oraz
tradycyjnym
sposobie
zaopatrywania
odbiorców.
„Od
początku działalności dążyliśmy do utworzenia nowoczesnego i skomputeryzowanego systemu
obsługi klienta. Dlatego jeszcze przed uruchomieniem sieci hurtowni przystąpiliśmy do wyboru
oprogramowania, dostosowanego do specyfiki naszej branży.“ – wspomina Wiktor Kacmajor.
Zakładano, że oprogramowanie powinno kompleksowo wspierać wszystkie procesy zachodzące
w różnych obszarach działalności przedsiębiorstwa, przy czym najistotniejsza była funkcjonalność
związana z obsługą zakupów i sprzedaży oraz gospodarki magazynowej w centrali i hurtowniach.
„Zdecydowaliśmy się na zakup nowoczesnego rozwiązania klasy ERP - Comarch ERP XL. O wyborze
zadecydowała zarówno jego rozwinięta funkcjonalność, jak i duża elastyczność, pozwalająca
na dostosowanie systemu do naszych indywidualnych potrzeb. Wdrożenie zrealizowała spółka Insoft
Consulting z Gdyni, posiadający wieloletnie doświadczenie wdrożeniowe oraz biznesowe.” –
kontynuuje Wiktor Kacmajor.
ROZWIĄZANIE
Implementacja
Comarch
ERP
XL
przebiegała
zgodnie
z harmonogramem wdrożenia, który był ściśle związany z planem
uruchamiania kolejnych lokalizacji. Wdrożenie rozpoczęło się
w 2009 roku od centrali, a następnie (w miarę otwierania nowych
hurtowni) sukcesywnie obejmowało kolejne punkty sprzedaży.
Wdrożono następujące funkcjonalności Comarch
ERP XL:
Sprzedaż, Zamówienia, Księgowość, Środki Trwałe, HR – Płace
i Kadry, a także Comarch Mobile oraz Mechanizm wymiany danych Comarch ERP XL / EDi. W
ramach implementacji Insoft Consulting wykonał takie usługi jak: analiza konfiguracyjna Comarch ERP
XL, projekt wdrożenia, instalacja Comarch ERP XL i bazy danych MS SQL Server, konfiguracja
funkcjonalna, migracja danych, szkolenia użytkowników oraz asysta personalna. Jak podkreśla Wiktor
Kacmajor: „Ważnym elementem były również szkolenia użytkowników. Przystaliśmy na ciekawą
propozycję przeprowadzenia szkoleń na odległość, co umożliwiło nam efektywnie przeszkolić naszych
Case Study
Strona 3 z 7
pracowników z rozproszonych geograficznie lokalizacji”. Oprócz tego wdrożenie obejmowało własne
rozwiązania dodatkowe Insoft Consulting, rozszerzające standard Comarch ERP XL.
Największym wyzwaniem było zapewnienie pełnej automatyzacji pracy oraz zachowanie spójności
danych we wszystkich lokalizacjach. Z racji odrębności prawnej hurtowni zakładano, że każda hala
posiadać będzie oddzielną ale identyczną bazę danych. Dlatego też zlokalizowano je na jednym
serwerze SQL i zapewniono ich pełną synchronizację.
Aktualnie Comarch ERP XL użytkowany jest w 5 lokalizacjach, na 28 stanowiskach i w pełni wspiera
obsługę gospodarki magazynowej oraz procesy sprzedaży w Green&Joy. Obsługą procesów
zaopatrzeniowych dla wszystkich hurtowni zajmuje się centrala, która analizuje w Comarch ERP XL
dane pod kątem zapotrzebowania poszczególnych lokalizacji na towary i na tej podstawie tworzy
zamówienie zakupu do dostawcy. Proces wymiany dokumentów handlowych między centralą
a głównym dostawcą również został w pełni zautomatyzowany za sprawą przygotowanego przez
Insoft Consulting mechanizmu eksportu dokumentów. Mechanizm ten kopiuje dokumenty handlowe
z Comarch ERP XL do systemu informatycznego dostawcy. Mechanizm ten wykorzystywany jest
również do eksportu kartotek towarów. Po przysłaniu przez dostawce kart towarowych, są one
automatycznie przenoszone z centrali i obowiązują we wszystkich hurtowniach. W momencie
rozdysponowania towarów i wystawienia przez centralę dokumentów wydania, w hurtowniach
tworzone
są
dokumenty
przyjęcia.
Dodatkowo
Insoft
Consulting
przygotował
mechanizm
umożliwiający określenie dla całej grupy jednolitej polityki cenowej. Polega on na tym, że ceny
przygotowywane przez centralę propagują się do wszystkich hurtowni. Aktualizacja cenników jest
możliwa dla pojedynczego towaru, grupy towarowej lub towarów wyfiltrowanych według określonych
kryteriów.
Kolejnym istotnym elementem, na który położono nacisk w trakcie wdrożenia Comarch ERP XL było
zorganizowanie maksymalnie sprawnej obsługi kontrahentów. Klientami
Green&Joy są zarówno
sklepy, centra oraz hurtownie ogrodnicze, jak i architekci terenów zielonych, deweloperzy, firmy
budowlane, spółdzielnie mieszkaniowe, czy też hotele, pensjonaty i kwiaciarnie. Każdy kontrahent
przechodzi procedurę rejestracyjną, która jest w pełni zautomatyzowana. Hurtowanie korzystają
ze specjalnej aplikacji do zakładania kart kontrahentów, które są wspólne dla wszystkich lokalizacji,
ale podlegają rejonizacji. Oznacza to, że momencie rejestracji nowego kontrahenta w Comarch ERP
XL, jego kartoteka pojawia się we wszystkich bazach, przy czym jest przypisana do hali która
dokonała rejestracji. Każdemu klientowi przyporządkowany jest jego unikalny numer, otrzymuje on
również Kartę Klienta Green&Joy, upoważniającą do zakupów. Na tej podstawie każdy kontrahent jest
identyfikowalny jednoznacznie z hurtownią, ma wyznaczonego opiekuna oraz posiada przypisany
cennik, według którego jest obsługiwany.
W chwili obecnej klienci Green&Joy mają możliwość samodzielnego zaopatrzenia się w hurtowni
w systemie Cash & Carry lub mogą skorzystać z profesjonalnej obsługi poprzez sieć przedstawicieli
handlowych. Przedstawiciele, wyposażeni w urządzenia mobilne z zainstalowanym oprogramowaniem
Comarch Mobile, w czasie wizyt u klienta przyjmują i rejestrują zamówienia sprzedaży.
Case Study
Strona 4 z 7
Po zarejestrowaniu i przesłaniu dokumentu, dalsza obsługa i realizacja zamówienia odbywa się
w danej hurtowni. Kontrahenci mają również możliwość samodzielnego składania zamówienia on-line
za pomocą systemu B2B, który jest zintegrowany z Comarch ERP XL. Wybrani odbiorcy mogą
zalogować się do niego poprzez przeglądarkę internetową i dokonywać zamówień, które generują
zamówienia sprzedaży w Comarch ERP XL wraz z listą pakową dla magazynierów. W przypadku
logowania się klientów z rozproszoną strukturą, system rozpoznaje z którego oddziału jest dany
użytkownik i automatycznie kieruje zamówienie do odpowiedniej (najbliższej) hurtowni. Następnie,
w zależności od wybranej opcji (odbiór osobisty lub dostawa kurierska), klient przyjeżdża po
zamówiony towar lub jest on do niego wysyłany.
Klienci Green&Joy mają możliwość zbierania punktów przy każdym dokonanym zakupie, a następnie
wymiana punktów na nagrody. Na potrzeby obsługi programu lojalnościowego, Insoft Consulting
przygotował mechanizm generujący z Comarch ERP XL raport z zestawem informacji o wartości
i ilości sprzedaży. Raport ten jest wysyłany codziennie do zewnętrznej firmy zajmującej się
zarządzaniem programem lojalnościowym. Na podstawie tych danych aktualizowana jest baza nagród
dostępnych dla klientów Green&Joy na dedykowanej stronie internetowej greennagrodyjoy.pl.
W Comarch ERP XL prowadzona jest także ewidencja kadrowo – płacowa i księgowa wszystkich
hurtowni. Firma, która prowadzi księgowość wszystkich spółek wchodzących w skład grupy
Green&Joy posiada dostęp on-line do faktur sprzedaży i zakupu, dokumentów księgowych
poszczególnych hurtowni. Następnie dokumenty te są przez nią weryfikowane, księgowane oraz jest
przygotowywana cała sprawozdawczość z działalności spółek. Dotyczy to również ewidencji środków
trwałych.
Nieodłącznym elementem implementacji Comarch ERP XL w Green&Joy było wdrożenie narzędzi
analitycznych,
które
dostarczają
wiarygodne
informacje
na
temat
wszystkich
obszarów
funkcjonowania przedsiębiorstw wchodzących w skład grupy. Aktualnie Zarząd oraz Menadżerowie
mają dostęp do zestawień dotyczących sprzedaży i gospodarki magazynowej.
Na bieżąco są analizowane plany sprzedaży wraz z ich realizacja przypisane dla:

grup towarowych,

grup kontrahentów,

centrum kosztów i przychodów.
Dzięki wykorzystaniu prostych obsłudze narzędzi kadra zarządzająca ma wiedzę niezbędną
do podejmowania dalszych decyzji. Może również kontrolować spójności danych, czy też spójność
polityki cenowej. Nie obyło się bez wdrożenia rozwiązań dodatkowych wynikających ze specyfiki
branży. Przykładem jest mechanizm identyfikacji partii nasion. Informacje na temat partii nasion są
ewidencjonowane i propagowane automatycznie do całej sieci, a następnie udostępniane klientom
w momencie sprzedaży nasion. Tym samym Green&Joy pozostaje w zgodzie z obowiązującymi
przepisami.
Case Study
Strona 5 z 7
UZYSKANE KORZYŚCI
Comarch ERP XL jako zintegrowany system informatyczny klasy
ERP wspomaga zarządzanie wszystkimi obszarami działania
Green&Joy. W szczególności pozwala na pełną obsługę
zakupów, sprzedaży oraz gospodarki magazynowej w firmie
(gdzie baza towarów liczy około 12.000 pozycji, a ilość
dokumentów wystawianych miesięcznie przekracza 2.300).
Comarch
ERP
XL
umożliwia
kompleksowe
zarządzanie
przedsiębiorstwem, zapewniając łatwy dostęp do zasobów informacyjnych i wsparcie obsługi
procesów biznesowych oraz ułatwiając podejmowanie trafnych decyzji biznesowych, umożliwiając
osiągnięcie przewagi konkurencyjnej.
Inne efekty wdrożenia systemu:

dobrze zorganizowane procesy logistyczne,

sprawna i zautomatyzowana praca,

pełna kontrola nad rozbudowaną polityką cenową,

sprawne sterowanie procesem zakupów,

dostęp do internetowych kanałów sprzedaży,

redukcja kosztów i oszczędność czasu za sprawą systemu B2B,

sprawne zarządzenie przedstawicielami handlowymi w terenie,

bieżąca kontrola obecnej sytuacji przedsiębiorstwa,

gwarancja ciągłości pracy,

bezpieczeństwo danych.
ZAKRES WSPÓŁPRACY - PODSUMOWANIE
Współpraca Insoft Consulting z firmą Green&Joy w zakresie:

dostawy licencji oprogramowania Comarch ERP XL,

kompleksowego wdrożenia systemu Comarch ERP XL,

szkoleń użytkowników,

dostawy infrastruktury IT – serwery IBM, platforma serwerowa Microsoft,

usług asysty Insoft Consulting.
Lokalizacje objęte wdrożeniem – 5 hurtowni, łącznie 28 stanowisk
Case Study
Strona 6 z 7
Wdrożone moduły Comarch ERP XL:

Administrator,

Sprzedaż,

Zamówienia,

Księgowość,

Środki Trwałe,

Płace i Kadry,

EDI – Dostawcy i Odbiorcy,

Comarch Mobile.
RELACJE Z KLIENTEM
„Potwierdzamy swoje zadowolenie ze współpracy z Insoft Consulting.
Chętnie
ją
kontynuujemy
powierzając
Insoft
Consulting
realizację
kolejnych przedsięwzięć np. związanych z infrastrukturą IT. Polecamy
również Comarch ERP XL, jako system skutecznie wspierający działanie
sieci handlowych”
Wiktor Kacmajor
Prezes Zarządu Green&Joy Cash & Carry Sp z o.o.
Tekst został przygotowany w grudniu 2010 roku.
Case Study
Strona 7 z 7