Klauzula Best Practices

Klauzula Best Practices
Klauzula Best Practices to zestaw reguł i sposobów postępowania, którymi powinni się
kierowad główni wykonawcy przy zawieraniu umów z podwykonawcami. Wzorem do ich
opracowania stały się zasady zawierania kontraktów pomiędzy ESA a głównymi
wykonawcami.
Aby realizowad projekt we współpracy z Europejską Agencją Kosmiczną, niekoniecznie trzeba mied
podpisany kontrakt bezpośrednio z tą organizacją. Można wziąd udział w postępowaniu
konkursowym, ogłoszonym przez podmiot, którego ESA wybrała jako głównego wykonawcę (Prime
Contractor) swojego projektu. W ten sposób, jako podwykonawca (Sub-contractor), można byd
odpowiedzialnym za wykonanie określonego elementu kontraktu.
Ogłoszenia
o postępowaniach
przeprowadzanych przez
podmioty inne niż ESA
również są publikowane w
systemie EMITS.
Jeśli dane postępowanie jest objęte (w całości lub w części) klauzulą Best Practices, taka informacja
pojawia się w treści ogłoszenia.
Najczęściej dotyczy ona
postępowao na łączną
sumę powyżej
20 000 000 €.
Może też byd stosowana
w innych
postępowaniach,
niezależnie od ich
wartości oraz programu,
jeśli ESA uzna to za
stosowne, pod
EADS ASTRIUM GMBH (D)
Intended Invitation To Tender
14.DSFR.002
Title:
Status:
Budget Ref.:
Special
provision:
Tender Type:
Quarter:
Price range:
MetOp-SG ITT 144: Wind Scatterometer (SCA) for MetOpSG
INTENDED
E/0068-01 - MetOp-SG Development
A+B+CH+CZ+D+DK+E+FIN+F+I+NL+N+PL+RO+S+GB
C
143
> 500 KEURO
warunkiem, że nie
stanowią zbytniego
obciążenia dla głównego
wykonawcy.
*Large System
Integrators to
przedsiębiorstwa, które
równocześnie spełniają
następujące warunki:

są w trakcje realizacji
przynajmniej jednego
kontraktu z ESA na sumę
przekraczającą €200m w
zakresie infrastruktury
kosmicznej, wynoszenia
na orbitę lub satelitów
oraz

mają roczny obrót lub
sumę bilansową powyżej
€200m.
Przykłady:








EADS-Astrium SAS
EADS-Astrium GmbH
EADS-Astrium Ltd
EADS-Space
Transportation SAS
EADS-Space
Transportation GmbH
Thales Alenia Space
France SAS
Thales Alenia Space Italia
Spa
OHB System AG
Establishment:
Directorate:
Service:
Officer:
Keywords:
Astrium GmbH
Earth, Navigation & Science
MetOp-SG
Felix Braun
PAYLOAD / EARTH OBSERVATION / Radars
The MetOp-SG Programme is a cooperative programme between ESA and EUMETSAT, where ESA is
responsible for the development of the first satellites and, on behalf of EUMETSAT, for the
procurement of the recurrent satellites. MetOp-SG consists of two series of satellites
(called Satellite A and Satellite B), with up to three satellites in each series.
The MetOp-SG satellites will provide continuity, with improved products performances, of the
observations carried out since 2006 by the first generation of MetOp satellites. The first MetOp-SG
satellites will be launched in 2021 (Satellite A) and 2022 (Satellite B), with a target of 21
years of in-orbit operations from each series.
Airbus Defence and Space has been selected by ESA as the Prime Contractor for Phases B2/C/D and
Support to Phase E for the MetOp-SG satellites, with Astrium GmbH as Prime Contractor for
Satellite B.
In this framework, Astrium GmbH will release an ITT for the procurement of The Wind
Scatterometer (SCA). The Wind Scatterometer (SCA) instrument is a real aperture C-band radar,
which will deliver Earth surface radar backscatter measurements for primarily deriving wind
vector fields over ocean and soil moisture over land as inputs to numerical weather prediction,
operational oceanography and hydrology services.
Interested Tenderers shall consider that a Core Team limitation of 50% (by value) will be
introduced
in the ITT and that the remaining Subcontractors for the industrial SCA consortium will be
further selected in Best Practices. Furthermore, 50% (by value) of the remaining subcontractors to
be selected as per above, shall be selected among non-Large System Integrators (non-LSI)*.
The Invitation To Tender will be addressed to companies and organisations residing in all ESA
Member and associated States. Nevertheless, when placing a contract, preference shall be
given to companies or organisations (including sub-contractors) residing in such Member States
which participate in the ESA MetOp-SG Programme. The following States are participating in said
Programme: Austria, Belgium, Czech Republic, Denmark, Finland, France, Germany, Italy,
Netherlands, Norway, Poland, Romania, Spain, Sweden, Switzerland, United Kingdom.
Potential Tenders are hereby informed that a draft SCA specification, still subject to
modification until ITT publication, is available upon request. It is hereby clarified that this
document is provided for information only and that its use at this early stage is at the Potential
Tenders' risk, it being understood that changes and / or modifications shall not be deemed
to constitute a reason for extending the closing date for submission of proposals as identified
the ITT cover letter.
Zasady Best Practices zostały opisane w dokumencie, przyjętym przez ESA Industrial Policy
Committee we wrześniu 2012 r.
BEST PRACTICES "For the Selection of Subcontractors by Prime Contractors in the frame of ESA 's
Major Procurements" (ESA/IPC(2012)65,rev.2).
Dodatkowo częścią Best Practices jest dokument ESA Code of Conduct for Industrial Activities, który
reguluje sposób utrzymywania kontaktów biznesowych z ESA.
2
Cel Best Practices
Zapewnienie przejrzystości i sprawiedliwości przy wyborze podwykonawców.
Podstawowe zasady Best Practices
W celu zapewnienia przejrzystości postępowania główny wykonawca zapewnia ESA możliwośd
wpływu na kształt ogłoszenia o przetargu Invitation to Tender (ITT) lub Request for Quotation (RFQ),
ocenę i wybór ofert, z prawem do przeprowadzenia audytu całej procedury.
Sytuacje sporne
W przypadku podejrzenia o naruszenie zasad postępowania,
a także problemów w komunikacji z głównym wykonawcą,
jego uczestnicy mogą zwrócid się do ombudsmana ESA w celu
pomocy w rozwiązaniu sporu. Od 2013 r. funkcję tę sprawuje
Jack Bosma.
ESA Industrial Ombudsman
Jack Bosma
Waterbospark 126,
2231 JZ Rijnsburg, Holandia,
tel: +31 714081804, +31652598140,
email: [email protected])
Za przeprowadzenie postępowania według Best Practices
odpowiada główny wykonawca i nie podlega ono rewizji zgodnie
z Częścią VI ESA Procurement Regulations, w której szczegółowo
opisano sposób składania odwołao (jeśli istnieje
prawdopodobieostwo poniesienia straty ze względu na złamanie
Procurement Regulations przez ESA) i przeprowadzania rewizji
postepowao prowadzonych przez ESA.
Sposób przeprowadzania postępowania przez głównego wykonawcę
Sposób przeprowadzania postępowania wyboru podwykonawców i oceny ofert w ramach Best
Practices został zawarty w podręczniku Tender Evaluation Manual, który stanowi załącznik nr 1 do
Best Practices. Główny wykonawca powinien się do niego zastosowad.
Główny wykonawca może startowad w prowadzonym przez siebie postępowaniu konkurencyjnym –
może się ubiegad o wykonywanie jednego z elementów, które są przedmiotem postępowania. W
takiej sytuacji, aby zachowad bezstronnośd, ESA ma dwie możliwości:


albo wykluczyd go z udziału w ocenie ofert – wtedy główny wykonawca może byd tylko
obserwatorem w Komisji Przetargowej (w tym wypadku ESA prowadzi procedurę zgodnie z
podręcznikiem, stanowiącym załącznik nr 1 do Best Practices),
albo zezwolid mu na przeprowadzenie oceny, ale tylko wtedy, gdy przewodniczącym Komisji
Przetargowej jest przedstawiciel ESA.
Nawet jeśli główny wykonawca jest częściowo lub całkowicie wykluczony z procesu oceny ofert,
ponosi odpowiedzialnośd za jego przeprowadzenie. W każdym momencie ESA może przeprowadzid
równoległą procedurę oceny ofert.
3
Jak wygląda ogłoszenie?
Sposób wyłaniania podwykonawców musi zostad opisany przez głównego wykonawcę w dokumencie
Industrial Procurement Plan (IPP) i byd zgodny z wymogami ESA (w formie postępowania
konkursowego, ograniczonego postępowania konkursowego, otwartych negocjacji).
Następnie główny wykonawca przygotowuje ogłoszenie o przetargu ITT/RFQ, określając budżet
przewidziany dla każdego elementu. Ogłoszenie jest sporządzane zgodnie ze szczegółowymi
instrukcjami i na podstawie dokumentacji ESA i przekazywane ESA do publikacji w systemie EMITS.
Ogłoszenie nie różni się od ogłoszenia ESA – powinno zawierad następujące elementy:







list przewodni,
zakres planowanych prac,
specyfikację (np. techniczną, w zakresie zarządzania),
wzór umowy,
warunki postępowania,
kryteria oceny,
datę zakooczenia postępowania.
Źródła:
BEST PRACTICES "For the Selection of Subcontractors by Prime Contractors in the frame of ESA 's Major
Procurements", http://emits.sso.esa.int/emitsdoc/e_support/GCE/BEST%20PRACTICES%20ESA%20IPC%20275%2065%20rev%202%20Final%20DG.pdf
ESA Procurement Regulations and related Implementing Instructions, http://emits.sso.esa.int/emitsdoc/e_support/GCE/esa_reg_001revision_3_final_dg.pdf
EMITS, http://emits.sso.esa.int/emits/owa/emits.main
The ESA Industrial Ombudsman,
http://www.esa.int/About_Us/Industry/Industry_how_to_do_business/The_ESA_Industrial_Ombudsman
4